Ökad effektivitet och bättre användarstöd med BPM

18
ANNONS
HELA DENNA TEMATIDNING ÄR EN ANNONS FRÅN MEDIAPLANET
ANNONS
BPM
Datakvalitet
allt viktigare
för företag
Felaktiga data kan förstöra vilket
BI-system som helst. Utgå från att
allt som kan gå fel kommer att göra
det. Ett väl fungerande beslutsstöd
kan hjälpa ett företag att bli än mer
effektivt och mer lönsamt. Men för
att få ut absolut bästa effekt måste
de data som används vara av högsta
kvalitet.
För att få kvalitet på data krävs
att hela verksamheten pratar samma
språk. Det räcker att en användare
får se ett felaktigt resultat en gång
för att systemets trovärdighet ska
försvinna. Ett företag med rätt information av högsta kvalitet har
stora möjligheter att lyckas och bli
bäst inom sin bransch.
Med hjälp av Business
Process Management,
BPM, är det möjligt att
mäta, effektivisera och
optimera företagets olika
processer samtidigt som
handläggarna får ett
bättre stöd och överblick
över de uppgifter som
ska utföras.
TEXT: BERTIL HÅKANSSON
Iphone, affärsmannens nya
ögonsten?
"JÚRN%RIK7ILLOCHMANAGEMENTKONSULTPÍ#ORDIAL"USINESS!DVISERS
Apples mobiltelefon har ännu inte
gått om Nokia och Sony Ericsson på
de svenska företagen. Men många
leverantörer av affärssystem, säkerhetsprodukter och e-postsystem har
börjat anpassa sina produkter för
Apples plattform.
Danska Excitor håller på att utveckla en e-postklient till Iphone.
Microstrategy använder telefonen
för beslutsstöd och Check Point gör
den säker. Nu vill alla hjälpa till att
övertyga företagens beslutsfattare
om att satsa på heta Iphone som
förutom att ha snygg design också
är väldigt lätthanterlig och användarvänlig.
Excitor, företaget bakom DME
som många svenska företag använder för hantering av mobil e-post,
vill bredda vägen för Apples intåg
på marknaden.
Eftersom Iphone precis kommit
till Sverige är det lite för tidigt att
se hur stora företagssatsningar blir
på den. Men inom en snar framtid kanske vi ser Iphone kliva om
de redan inbitna affärstelefonerna
från bland annat Blackberry, Sony
Ericsson och Nokia.
Källa: Computer Sweden
Ökad effektivitet och bättre
användarstöd med BPM
E
xempel på verksamheter
som lämpar sig för BPM är
processer som inkluderar
interaktioner mellan människor,
till exempel beställningar, arbete
med flera tillämpningar samtidigt
eller hantering av processregler och
dynamiska förändringar där man
har uppgifter som ger flera alternativ och olika resultat.
För att åskådliggöra processerna
är det viktigt att flödena tydliggörs genom bland annat modellering, som utgör ett viktigt verktyg på vägen mot användning av
BPM. Vid modellering får man en
beskrivning av delprocesserna som
ingår i den verksamhet som bedrivs
och vad som skall uppnås.
Göra på annat sätt?
'050"-&9"/%&3)"'&."//*450$,1)050
– När man jobbar på detta sätt blir
det också möjligt att ställa frågor
om varför man gör som man gör
och om uppgifterna kanske kan
utföras på ett bättre sätt, säger
Björn-Erik Willoch som är managementkonsult på Cordial Business
Advisers.
Modellering av processerna är
alltså första steget. Därefter övergår man till att analysera och testa
systemet för att hitta fel och kanske
också göra förbättringar.
– I detta avseende skiljer sig
BPM från traditionella, monolitiska
affärssystem, där det är svårt att
både testa och ändra på processnivå. Istället arbetar man med att
bygga upp ett system som är lätt att
manövrera och ändra när detta blir
nödvändigt med hänsyn till verksamhetens utveckling, säger BjörnErik Willoch.
Efter testning och justering av
BPM-modellen ska denna integreras med företagets övriga affärsoch datasystem samt tillämpningar.
Detta för att användarna ska få
tillgång till all information som behövs för att utföra sina uppgifter.
Bättre förståelse
På Försäkringskassan har man sedan ett antal år tillbaka arbetat
med att åskådliggöra och ena sina
processer för att nå upp till de mål
man satt upp, bland annat:
s ENKELHET n KONTAKTVËGAR SOM
passar medborgarna, effektiv telefonkundtjänst, bra Internettjänster,
besked direkt, språk som alla förstår.
s SNABBHETnKORTAHANDLËGGNINGStider, snabb service, snabba besked
och utbetalningar.
s KORREKTHET n KORREKTA BESLUT I
hela landet, professionellt bemötande, hög trovärdighet.
För att klara detta är det viktigt
att alla ärenden handläggs på samma
sätt.
– Genom att alla processerna är
kartlagda skapar vi större förståelse för hur vi kan öka vår gemensamma produktivitet samtidigt som
vi skapar stor kundnytta. Delaktigheten i att bli bättre ökar då handläggarna kan vara med och förbättra processerna, säger Peter Sahlin på
Försäkringskassan och fortsätter:
– Användning av BPM ger enhetlig och effektiv hantering av alla
olika ärenden, vilket gör det smidigare för medborgarna. Alla får en
enkel, snabb och rätt service. Samtidigt blir det möjligt att också ge
personlig handläggning när så är
nödvändigt.
Stora transaktionsvolymer
Pelle Sandö, affärsområdeschef på
konsultföretaget Kerfi, anser att
BPM är särskilt lämpligt för företag
som hanterar stora transaktionsvolymer eller har behov av infor-
“
Modellering av
processerna är alltså
första steget. Därefter
övergår man till att
analysera och testa
systemet för att hitta
fel och kanske också
göra förbättringar.
mation från flera system eller avdelningar. Oftast är det i medelstora
eller stora företag som effektiviseringarna blir störst.
Vid införandet av BPM definierar man processerna och vem som
är ansvarig för vad och vilken information som behövs. Sen kan
man styra hårt eller mjukt, men för
medarbetarna innebär det en bättre
överblick av arbetet. Man måste
dock se till att processerna verkligen stöder företagets mål och strategi. Ibland glömmer man bort det.
– BPM ger förutsättningar för
styrning, kontroll och spårbarhet
av de olika processerna. Man får
koll på vem som har gjort vad, när
och hur. Det ger mindre fel i den
värdeskapande kedjan och snabbar
upp arbetet, säger Pelle Sandö som
från sin verksamhet har exempel på
stora besparingar.
Ett av Kerfis kundföretag hanterar årligen ca 180 000 kundärenden. Innan man införde BPM tog
det 17 dagar att hantera ett ärende.
Idag tar det 3 dagar.
– Hela investeringen inklusive
verktyg och arbetsinsats var betald
under ett år, säger Pelle Sandö och
beskriver hur det gick till:
– Man tittade på vilka processer
som gav mest affärsnytta och därefter bestämde man hur processerna borde se ut. Skillnaden analyserades och utifrån detta har sju
kärnprocesser automatiserats.
– Tillämpning av BPM förutsätter att man beskriver sina affärsprocesser. Det ger förutsättningar
för mätning, ständiga förbättringar
och högre effektivitet. Samtidigt
blir det enklare att möta nya krav
från kunder, leverantörer, partner
och myndigheter.
Marknaden för BPM i Sverige
uppskattas idag vara värd ca 250
miljoner SEK. Under de närmaste
fem åren räknar man med en
fyrdubbling av marknaden.