Riskanalyser 2015

Riskanalys 2015
2015-03-12
Jörgen Jepson Charlotta Abramo
Lisa Johansson
1. Riskanalyser Gatukontoret Tekniska nämnden
Riskanalysen har inför 2015 uppdaterats och reviderats i samband med att
internbudgeten/verksamhetsplanen togs fram.
1.1.
Rutiner
Riskanalys görs för varje tillgång/process/rutin/aktivitet/mål som anses vara kritisk
eller central för verksamheten.
Riskanalys
Riskidentifiering
Vilka risker
finns
Riskuppskattning
Bedöm
sannolikhet
Bedöm
konsekvens
Riskbehandling
Acceptera
risken
Behandla
risken
Eliminera
risken
Överföra
risken
I en riskidentifiering identifieras först de risker som kan förekomma. Sedan
uppskattas konsekvensen och sannolikheten för att risken ska inträffa i en
riskuppskattning.
I en riskbehandling avgörs sedan om resultatet av riskuppskattningen kan accepteras
utan åtgärd, eller om åtgärd ska sättas in. Det finns fyra alternativ för riskbehandling:




Acceptera risken: Att medvetet och objektivt acceptera risken, förutsatt att de
tillgodoser Gatukontorets policy och kriterier för riskacceptans.
Behandla risken: Att sätta in lämpliga säkerhetsåtgärder för att minska risken.
Eliminera risken: Att undvika risken genom att inte tillåta aktiviteter som kan
orsaka att risken uppkommer.
Överföra risken: Att överföra risken (helt eller delvis) till andra parter, t.ex.
försäkringsgivare eller leverantörer.
2015-03-12
Jörgen Jepson Charlotta Abramo
Lisa Johansson
1.2.
Steg för steg
1. Utgå från målen samt verksamhetens ansvarsområden
2. Riskanalysen
a. Identifiera risker
b. Värdera risker – med hänsyn till nuvarande åtgärder
c. Prioritera viktigaste riskerna
3. Föreslå riskåtgärder och kontroller
4. Plan för löpande riskhantering
Risk= En oförutsedd framtida händelse som negativt påverkar kommunens
måluppfyllelse
1.3.
Konsekvens*sannolikhet= risk
För att gradera risk bedöms konsekvens och sannolikhet för olika aktiviteter och
multipliceras.
1 Försumbar
2 Lindrig
3 Kännbar
4 Ganska
allvarlig
5 Allvarlig
1 Osannolik
2 Mindre
sannolik
3 Möjlig
4 Ganska
sannolik
5 Sannolik
1.4.
Konsekvenser
är obetydlig för såväl intressenterna och
kommunen
uppfattas som liten av såväl intressenter
som kommun
uppfattas som besvärande för
intressenter och kommunen
Målrelaterad
Risken har begränsade konsekvenser för
verksamheten, tredje man eller annan part
Konsekvensen är kännbar men kan hanteras i det
löpande arbetet, konsekvenser för tredje man
eller annan part är inte betydande
Allvarliga störningar uppstår i den löpande
verksamheten, vilket kan påverka vårt anseende
och/eller medföra betydande skada för tredje man
eller annan part
är så stor att fel helt enkelt inte får inträffa Mycket allvarliga störningar uppstår i den löpande
verksamheten, vilket påverkar vårt anseende
och/eller förorsakar mycket stora skador för tredje
man eller annan part
Sannolikhet
risken är praktiskt taget obefintlig för att
fel ska uppstå eller att händelsen/risken
ska inträffa
risken är mycket liten för att fel ska
uppstå/händelsen kan komma att inträffa
om inga åtgärder vidtas
det finns en möjlig risk för att fel ska
uppstå/ händelsen kommer att inträffa
om inga åtgärder vidtas
Händelsen/risken kommer att inträffa om
inga åtgärder vidtas inom 3-6 månader
det är mycket troligt att fel ska uppstå.
Händelsen kommer att inträffa om inte
omedelbara åtgärder vidtas
Anseenderelaterad
Enstaka eller inga negativa
inslag i massmedia
Ett flertal negativa inslag i
massmedia under en kortare
period (1-2 veckor)
Flera negativa inslag i
rikstäckande massmedia
under flera veckor
Ekonomisk påverkan
<1% el <1 mnkr
1-5% ca 1-5 mnkr
5-10% ca 5-50 mnkr
Inslag i alla viktiga massmedia >10% >150 mnkr
kanaler vecka efter vecka, GD
och övrig ledning ifrågasätts
starkt
Prioritet
Kan både ha och mista åtgärden
Åtgärden är viktig
Åtgärden är så viktig så att den är en förutsättning
för vår verksamhets fortsättning - åtgärd måste
ske ngn gång
Åtgärden är så viktig så att den är en förutsättning
för vår verksamhets fortsättning - åtgärd måste
ske inom snar framtid - 12 mån
Åtgärden är så viktig så att den är en förutsättning
för vår verksamhets fortsättning - åtgärd måste
ske inom snar framtid - 3 mån
Bakgrund
Tidigare har riskanalyser uppdaterats av en mindre grupp (i samband med
sårbarhetsanalys gjordes för gatukontoret) utan att förtroendevalda involverades.
Inför 2013 fattade KS beslut om att granska att verksamhetens mest väsentliga
risker finns med i riskanalysen samt att förtroendevalda involveras i arbetet med
risker, se kapitel 3 nedan.
För att säkerställa att väsentliga risker i verksamheterna kommer med i riskanalysen
ansvarar respektive avdelning/verksamhet för sin del av riskanalysen i samband med
att internbudgeten och verksamhetsplanen för nästa år tas fram. När avdelningarna
3 av 18 │
är klara med sina riskanalyser kommer förtroendevalda att involveras genom att de
väsentligaste riskerna presenteras i samband med internkontroll-rapporteringen.
Fördjupad information kring risker och gjorda rapporter kommer att göras på
trafiknämnden.
Avdelningarna uppdaterar
risker, åtgärder och kontroller
Ekonomienheten
sammanställer riskerna
Förtroendevalda involveras
2. Intern kontroll och styrning
Ska ”ägarna” få en verksamhet att göra som ägarna vill så måste den styras och
kontrolleras, så att ägarna får grepp om kvalitet, intäkter och kostnader i genomförda
åtgärder.
Intern styrning och kontroll handlar om ordning och reda med fem fokusområden:
1. Frågan att uppnå målen med verksamheten
2. Hantering av risker för att målen ska uppnås
3. Fokus på de viktigaste riskerna för att målen ska uppnås.
4. Verksamhetsledningens aktiva stöd och engagemang.
5. Åtgärder och kontroller för att hantera identifierade risker.
2.1.
Systemet
Fördjupad kontroll = Årligen väljs ett antal områden ut för utredning och fördjupade
analyser samt intervjuer. Rapport skrivs enligt COSO och åtgärdsförslag till
förbättringar lämnas. Verksamhetsansvarig ansvarar för att prioritera bland
åtgärdsförslagen.
Löpande kontroll = Respektive verksamhetsansvarig och stödfunktion ansvarar för att
tillräckliga kontroller finns inom respektives ansvarsområde.
2.2.
Ansvar
I den interna kontrollkedjan ingår alla ansvarsnivåer på Gatukontoret. För att inte
kedjan ska brista måste rapporteringssystemet mellan nivåerna vara väl utvecklat.
De olika nivåerna har olika ansvar för olika frågor. Varje nivå ansvarar för att
riskanalys görs inom respektives verksamhetsområde och att det finns ett antal
kontroller av verksamheten.
Det finns ”tre försvarslinjer” som en del i den interna kontrollen och styrningen
 Första försvarslinjen – cheferna i verksamheten: chefen har ett delegerat
ansvar för verksamheten och i detta ingår att upptäcka och förhindra
felaktigheter, ta fram riskanayser etc. I denna linje ingår även projektledare
och verksamhetsansvariga.
 Andra försvarslinjen – controllers och andra stödfunktioner: ledningen behöver
stöd för att bygga upp, underhålla och granska den interna styrningen och
kontrollen.
 Tredje försvarslinjen – internrevisionen. Den är oberoende och granskar hela
verksamheten.
2.2.1.
ANSVAR OCH ORGANISATION
Gatudirektören och stabs chefen ansvarar för att informera nämnden om genomförda
fördjupade kontroller.
4 av 18 │
Chefen för ekonomienheten ansvarar för den fördjupade interna kontrollen på
Gatukontoret.
Respektive chef, projektledare och verksamhetsansvarig ansvarar för den löpande
interna kontrollen inom sin verksamhet och på respektives nivå. Controllers och
centrala stödkompetenser ansvarar för den löpande interna kontrollen inom sina
ansvarsområden och verksamheter.
5 av 18 │
3. Identifierade risker inför 2015
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Administration
Administrativa strukturen kan försvåra "ett GK"
Ineffektiva arbetssätt och möten tar tid och
resurser
Oförutsedda & oplanerade händelser kräver
resurser och omprioriteringar
Aktivering av investering
Anställdas ansvar
2015-03-12
Jörgen Jepson Charlotta Abramo
Lisa Johansson
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
Säkring av rutiner och lyhört följa eventuella
försvårande "hinder"
Avstämning halvårsvis
Flexibelitet i verksamhetsplaneringen och skapa
möjlighet att möta oförutsedda och oplanerade
händelser
Oförutsedda beslut från styrande myndighet som Löpande kontroll och styrning och planering för
ger merarbete
att kunna hantera oförutsedda beslut
Upphandlingsregler försenar projektens framdrift Ha större marginaler i tidplanerna.
Bemanning på uppgifter relaterade till
Säkra att det finns backup och
myndighetsutövning, backup
rutinbeskrivningar
Datasystem och databaser kraschar
Löpande underhållsplan och beredskap för att
reducera skadan
Hårddiskar går sönder
Löpande underhållsplan och beredskap för att
reducera skadan
Omorganisation på gatukontoret
Beredskap för förändringar och vid
omorganisation ha aktiv dialog för att möta de
problem som kan uppstå i entreprenader och
projekt
Bristande erfarenhetsåterföring
Säkring av rutiner och avsätt resurser för att
arbeta med erfarenhetsåterföring
Budget reduceras
Beredskap för förändringar men samtidigt
kunna ha rimligt långa entreprenadkontrakt
Att företagslotsen tar mer tid i anspråk
Lyhört följa resursbehovet i förhållande till
planerade resurser
Felaktig hantering av aktivering av investeringar Regelbunden utbildning och information samt
styrning och kontroll från ekonomienheten
De anställda får felaktig information
Löpande intern kontroll och styrning samt
utbildning och information
Fel information från HR i arbetsrättsliga frågor
Utbilda och informera kring arbetsrättsliga
frågor regelbundet
slh kons
Summa
3
3
9
3
3
9
4
3
12
2
3
6
3
3
3
5
9
15
2
5
10
1
5
5
1
3
3
3
4
12
3
3
9
2
5
10
2
2
4
3
3
9
1
5
5
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Användardator
Dataintrång
Dator stulen
Virusangrepp
Arbetsmiljö
Arbetsplatsträffar enligt
samverkansavtalet
Arrangemang
Användardator går sönder
Arbetsskada
Arbetsrelaterad stress
Otydliga roller och ansvar inom GK
Ökad arbetsbelastning avseende inkommande
ansökningar om polistillstånd.
Personalen får ej tillräcklig information eller
information enligt överenskommelse med facken
Arrangemang genomförs på olika sätt och med
otillräcklig kvalitet
Arrangemang följer ej upprättade rutiner.
Arrangemang och scen
Scen som rasar
Arrangemang och tält
Brand i tält/bod - arrangemang
Avtalshantering
Avtal hanteras på felaktigt sätt vad gäller
underskrift, arkivering och förnyelse
Badplatsolycka, drunkning
Badplatsansvaret
Barnkonventionen
Bemötande mot personal
Betalning av leverantörsfakturor
Bygga och underhålla internationella
partnerskap
Central lagring
7 av 18 │
Barnkonventionen beaktas inte vid
ärendeberedning och beslut
Hot mot personal inkl inhyrda entreprenörer
Hot mot personal inkl inhyrda entreprenörer
Leverantörsfakturor betalas ej i tid
Personella resurser saknas.
En användare får inte tillgång till centrala
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
Använder Malmö stads lösenordsregler, minst 8
tecken och bytes efter 180 dagar
Datorerna fastlåsta med stöldvajer. Finns 1-2
datorer på lager
Använder Malmö stads automatiskt
uppdaterade virusskydd
Garantiservice inom en arbetsdag
Följ upp årlig skyddsrond tillsammans med
medarbetarna
Inkludera stress i arbetsmiljödiskussionerna
Se över roller och ansvar regelbundet
Inkludera stress i arbetsmiljödiskussionerna
Löpande intern kontroll och styrning, säkring av
rutiner samt utbildning och information
Säkring av rutiner och löpande intern kontroll
och styrning
Löpande intern kontroll och styrning avseende
arrangemang, riskanalyser vid planerade
arrangemang samt information och utbildning
Löpande kontroll och styrning, beredskap
avseende kommunikation men också tydliga
föreskrifter till entreprenörer/leverantör
Utbildning av personal, tillgång till mobila
brandsläckare, utrymningsrutiner.
Utbildning regelbundet och utvecklat
introduktionsprogram kring avtalsrätten
Beredskap för oförutsedda händelser men även
aktivt arbete med entreprenörer och
underhållsplaner för att reducera risken,
löpande intern kontroll och styrning
Löpande kontroll och styrning och säkring av att
rutinen kring barnkonventionen följs
Genomför utbildning för utsatt personal
Utbildning regelbundet
info från ek, kontinuerligt. Påminelser kring
ek.fakta och rutiner, regler. Via mail, komin,
möten, förklara konsekvenser och bakgrund.
etc.
Säkra backuprutiner och planera ledigheter om
möljigt
Påverka Malmö stads centrala lagringspolicy..
slh kons
Summa
2
3
6
1
5
5
2
5
10
3
2
1
4
3
8
3
3
3
3
3
4
9
9
12
3
2
6
3
4
12
2
4
8
1
5
5
2
4
8
3
4
12
2
3
6
2
2
4
3
4
3
3
4
3
9
16
9
2
2
4
3
3
9
Aktivitet/uppdrag
Centrala system
Chefens ansvar
Chefens ansvar och befogenheter
Citytunnel
Distribuera remisser
Drift av tivoli
Enhetsresa
Exploateringsprocessen
Fakturering i försystem
8 av 18 │
Risker som finns
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
dokument
Malmö stad måste skriva SLA/avtal med ITS
Alla Gatukontorets användare får inte tillgång till Påverka Malmö stads centrala lagringspolicy..
centrala dokument
Malmö stad måste skriva SLA/avtal med ITS
System haveri
Malmö stad centrala IT sköter dessa system
Arbetsmiljö/Samverkan
Utbilda cheferna i arbetsmiljöfrågor regelbundet
Arbetsrätt
Utbilda och informera kring arbetsrättsliga
frågor regelbundet
Avveckling
Säkring av rutiner
Lön
Säkring av rutiner
Omställning
Säkring av rutiner
Rehabilitering
Rutiner för rehabilitering
Rekrytering/anställning
Säkring av rutiner
Ej tydligt och oklart
Löpande intern kontroll och styrning samt
utbildning och information
allvarlig vattenläcka citytunnel
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
elavbrott i citytunnel
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
långvarig elavbrott citytunnel
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
PUT (person under tåg) citytunnel
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
påkörning av uppgångar citytunnel
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
tågbrand på stationen
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
tågurspårning på stationen
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
utrustningshaveri citytunnel
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
Personella resurser saknas.
Säkra backuprutiner och planera ledigheter om
möljigt
Lagar och regler avseende dokumenthantering
Löpande intern kontroll och styrning, säkring av
följs ej, tex sekretessprövning
rutiner samt utbildning och information
Tivoliolycka, arrangemang/festival
Säkra att arrangör har förebyggande
säkerhetsgenomgångar
Olycka med hel enhet inom Gatukontoret, bortfall Arbets- och verksamhetsbeskrivningar ska
kompetens
finnas
Redovisning i exploateringsprocessen ej korrekt Regelbunden utbildning och information samt
styrning och kontroll från ekonomienheten
Intäkter som faktureras i försystem kommer ej
Regelbunden utbildning och information samt
vidare till redovisningen
styrning och kontroll från ekonomienheten
slh kons
Summa
2
5
10
2
3
1
5
5
5
10
15
5
1
2
1
2
2
3
5
5
3
5
5
4
5
10
3
10
10
12
1
5
5
4
2
8
1
3
3
3
3
9
1
3
3
1
3
3
1
3
3
3
2
6
2
2
4
2
3
6
3
5
15
1
5
5
1
1
1
1
3
3
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Fakturering och krav
Riktlinjer för fakturering och krav följs ej
GIS
Fler externa förfrågningar för data/tematiska
kartor
Fler ledningsägare går med i Ledningskollen ökat antal förfrågningar
Ritningar & kartunderlag kommer ej i tid
GK
GK Projekt
Introduktion av nyanställda och
tillfälligt anställda
IT
9 av 18 │
Summa
3
9
1
2
2
3
3
9
1
5
5
2
3
6
Löpande intern kontroll och styrning samt
långsiktig planering och beräkning av
driftskonsekvsenser så att vi får kompensation
för alla idrifttagna ytor
Intern kontroll och styrning tidigt i
investeringsprojekt samt avsätt resurser för
kvalitetsanalyser
Tydliggör processen och kommunicera
avvikande åsikter i rätt forum
Intern kontroll och styrning och säkring av
rutiner hos remissinstanser
Löpande intern kontroll och styrning samt lyhört
följa rutiner och säkra remissinstansers rutiner
Avsätt resurser för granskning
1
1
1
2
5
10
3
4
12
4
3
12
5
3
15
4
4
16
Utbildning och information
3
5
15
Avsätt resurser för att ge input till kalkyler
Aktiv medverkan i projektet så att materialval
påverkas i tidigt skede
Utbildning och utvecklat introduktionsprogram
samt tydliggör vilka rutiner som gäller
4
2
2
2
8
4
4
3
12
3
4
12
Brister i introduktionen
Uppdatera riskanalyser och tidplaner
regelbundet
Utveckling av introduktionsprogrammet
4
3
12
Användarfel i Hrut avseende lön och arbetstid
Hrut inte fungerar - kort sikt (timmar)
Säkra rutinerna kring lön och arbetstid i Hrut
Säkring av rutiner om inte Hrut fungerar
3
3
5
1
15
3
Korta tidsramar för att lägga in nya
exploateringsormåden
Byggboom - fler exploateringsområden viktigt
med driftskompensation
Att man bygger med för låg kvalitet, som får
kostsamma konsekvenser i framtiden
För lång remisstid internt GK vid större
ledningsdragningar
Mängden projekt är övermäktig för projekt och
granskning
Interna diskussioner på kontoret, ifrågasättande
av Teknisk handbok
Bristande input till kalkyler
Påkostat material, hög kostnad vid framtida byte
Information
slh kons
3
Att man inom kontoret inte lyssnar på
granskningssynpunkter
Uteblivna remissvar på beläggningsprogrammet
Hantering av ritningar
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
info från ek, kontinuerligt. Påminelser kring
ek.fakta och rutiner, regler. Via mail, komin,
möten, förklara konsekvenser och bakgrund.
etc.
Löpande uppföljning och planering med
beredskap om antalet förfrågningar ökar
Löpande uppföljning och planering med
beredskap om antalet förfrågningar ökar
Intern kontroll och styrning, utbildning,
information och säkring av att rutiner är
optimala
Ha beredskap för att lägga in nya områden
Ritningsarkivet uppdateras ej vad gäller korrekta
ritningar vad gäller ombyggnader på allmän
platsmark
Planerade informationsinsatser försenas
Aktivitet/uppdrag
Kalkyler i projekt
Klassificering av vad som är
drift/underhåll/investering
Kommunikation
Kontering av baskonton
Koppling mellan inventarier och
fysiska investeringar
Krishantering
Kvittohantering
Leverera måluppföljning
Lokala skrivare
Lokalsäkerhet
10 av 18 │
Risker som finns
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
kortsiktigt
Hrut inte fungerar - lång sikt (veckor)
Säkring av rutiner om inte Hrut fungerar under
längre period
IT och teknik fungerar relaterat till beslut av LTF Löpande kontroll och styrning samt lyhört följa
processen
It system som inte fungerar i ex. trafiksignaler,
Löpande kontroll och styrning samt beredskap
analyser o räkningar
för att systemen kan krascha
Fördyrade projekt pga entreprenadpriser etc
Göra riskanalyser inför anbudsutskick och gör
anbuden attraktiva för många. Tät rapportering
och uppföljning i "kritiska" projekt
Felaktig klassificering av
Regelbunden utbildning och information samt
drift/underhåll/investering
styrning och kontroll från ekonomienheten
Avsaknad av gemensam kommunikationsstrategi Ta fram gemensam kommunikationsstrategi
Besvärliga personer vid dialogprojekt
Genomför utbildning för personal som har
dialogprojekt
Extremt väder - oro bland medborgana,
Beredskap för oförutsedda händelser
informationsbehov, skadeståndshantering
Otydlig vht-styrning och
Avstämning halvårsvis
resursplaneringsprocess mot medarbetarna
Stora oförutseeda händelser som påverkar
Kan inte påverka vädret, endast ha beredskap
samhällsfunktionerna exempelvis extremt väder, för åtgärder vid "fel" väder
olyckor etc
Besvärliga personer
Utbildning kring hot och våld men även kring
kommunikation och dialog
Baskonton konteras ej enligt anvisningar
Regelbunden utbildning och information samt
styrning och kontroll från ekonomienheten
Det är inte möjligt att spåra aktiverade
Regelbunden utbildning och information samt
investeringar fysiskt
styrning och kontroll från ekonomienheten
Ryktesspridning i samband med kris, falska
Proaktiv planering av kommunikationsinsatser
eller riktiga
vid kriser och aktiva insatser av kommunikatörer
vid kriser
Ej redovisa kvitton till utlägg/Eurocard
Kontroll av att fakturan följer reglerna
Personella resurser saknas.
Säkra backuprutiner och planera ledigheter om
möljigt
Skrivaren går sönder
Vi har extra skrivare i lager. Hänvisar till central
skrivare.
Brand i datorrum
Genomgång av standard i datorrrum samt
backupservers
Brand i gatukontorets lokaler
Brandsyn genomförs regel bundet
Brand i gatukontorets lokaler FP
Rökdetektorer och allmän riskmedvetenhet
samt skyddsrond årligen
Brand i gatukontorets lokaler Slottsträdgården
Utbildning av personal, tillgång till mobila
slh kons
Summa
1
5
5
2
4
8
2
5
10
3
4
12
1
1
1
4
3
3
3
12
9
2
4
8
4
3
12
3
4
12
3
3
9
2
2
4
4
1
4
3
3
9
1
2
2
2
2
4
2
2
4
2
5
10
2
2
5
5
10
10
3
5
15
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Miljöledning
Mobila telefoner
Uppföljning inte görs i miljöledningsarbetet
Flera telefoner går sönder
Telefonen blir stulen
Virus angrepp
En telefon går sönder
Momshantering
Felaktig momshantering
Multifunktionsskrivare/Plotter
Centrala skrivarpoolen avstängd
En felutskrift som låser skrivaren
Framkallningsenheten behöver bytas
Hög belastning
Papperstrassel
Pappert tar slut
Strömavbrott
Större haveri
Tonern tar slut
Mutor och brott
Kriminellt beteende inom Gatukontoret
Mutbrott
Nyttjande av kontokort
Nätverk
Felaktig användning av konto/betalkort
Strömavbrott i hela Stadshuset
Strömavbrott i switchskåp
Felaktig hantering av resor
11 av 18 │
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
brandsläckare, utrymningsrutiner.
Gör uppföljning
Vi har telefoner och SIM-kort på lager, byte kan
ske direkt
Informerat anv. om riktlinjerna för
telefonanvändning, har "hitta min iPhone"
påslaget på telefonerna. Spärra abonnemang &
telefon, göra polisanmälan och byta lösenord,
göra klart manual för backup av iPhone.
Lobbar mot Stadskontorets IT-avd. för införande
av ett manageringsverktyg.
Vi har telefoner och SIM-kort på lager, byte kan
ske direkt
Regelbunden utbildning och information samt
styrning och kontroll från ekonomienheten
Felanmäla till IT:s
Informera användaren. Alla har tillgång till minst
2 st skrivare.
Regelbunden tillsyn. Alla har tillgång till minst 2
st skrivare.
Alla har minst tillgång till 2 st skrivare
Kontrollerar alla magasin att papperet ligger rätt
och att det inte finns något fel på magasinet.
Alla har tillgång till minst 2 st skrivare.
Regelbunden tillsyn. Alla har tillgång till minst 2
st skrivare.
Kontrollera att skrivarna återstartat
Vi har serviceavtal med 8 arbetstimmar
inställelsetid
Regelbunden tillsyn. Alla har tillgång till minst 2
st skrivare.
Information, utbildning samt löpande och
regelbunden intern kontroll och styrning
Information, utbildning samt löpande och
regelbunden intern kontroll och styrning
Kontroll av underlag till fakturan
Switchskåpens batterieUPS förser switcharna
med ström tills Stadshusets reservkraft startar.
Switchskåpens batterieUPS förser switcharna
med ström i 20-30 min.
Löpande intern kontroll och styrning samt
utbildning
slh kons
Summa
2
1
3
3
6
3
2
4
8
1
5
5
2
2
4
2
2
4
1
3
4
2
4
6
1
2
2
1
3
2
2
2
6
2
2
4
2
1
2
2
4
2
1
2
2
1
3,5
4
1
3,5
4
2
2
3
4
6
8
3
3
9
2
3
6
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Föräldraledigheter, rekryteringar i samband med
detta
Konflikter och samarbeten som inte fungerar
(intern, externt)
Långvarig sjukdom, någon slutar hastigt
Personalrekrytering
Processer
Programlicensserver
Programvara, centrala
Programvara, gatukontoret
Projekt
Projekt som följer projekthandboken
12 av 18 │
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
Backuprutiner där det är möjligt och säkra
rutiner för överlämnande när någon blir ledig
Följ processer för att förebygga problem
Ha roterande backup och andra rutiner för att
reducera risken
Otydliga uppdragsformuleringar/beskrivningar
Gör tydliga
för medarbetarna
uppdragsformuleringar/beskrivningar och säkra
att mottagaren förstått uppdraget
Pensionsavgångar
Planera överlämnande och rekrytera ersättare i
god tid innan pensionsavgång
Personal analyser
Se över resursplaneringen regelbundet
Personal skolverksamhet
Se över resursplaneringen regelbundet
Personal trafikräkningar
Se över resursplaneringen regelbundet
Personal Trafiksignaler
Översyn av arbetsfördelningen - utse
backuppersoner och skapa rotation i
arbetsuppgifterna
Personer ensamma om expertisområden,
Översyn av arbetsfördelningen - utse
överbelastning
backuppersoner och skapa rotation i
arbetsuppgifterna
Samarbeten som inte fungerar (intern, externt)
Personligt samtal. Kontoret har många
kontakter och ansvariga följer detta område
inom sitt verksamhetsområde
Långvarig frånvaro
Backuprutiner där det är möjligt och säkra
rutiner för överlämnande när någon slutar
Någon slutar hastigt
Backuprutiner där det är möjligt och säkra
rutiner för överlämnande när någon slutar
Andelen personal med utländsk bakgrund ökar ej Aktivt arbete för att locka medarbetare med
i enlighet med KF-mål
utländsk bakgrund
Planprocessen och samsyn mellan förvaltningar Ha tydlig dialog i rätt forum kring planprocessen
och där samsyn saknas
Programmet hittar ingen giltig licens hos någon Analysera antalet använda licenser
av användarna
Programmet slutar fungera
Håller kontakt med ITS
Programmet slutar fungera
Regelbunden kontroll av uppdateringarna, till de
flesta programmen har vi tecknat supportavtal
Projekt som ska genomföras men som inte fanns Säkerställa rutiner i projekt och tydliggöra
med i planen från början
respektive ansvarigs roll och ansvar. Säkra
planeringsprocessen genom att ha en tydlig
styrning
Mindre projekt som ej är förankrade, remissade, Interna kvalitetsavstämningar - arbete pågår för
beslutade eller följer projekthandboken eller
att säkra rutinerna kring projekthandboken och
slh kons
Summa
2
4
8
3
3
9
2
3
6
4
2
8
4
3
12
3
3
3
3
2
4
2
4
6
12
6
12
4
3
12
3
4
12
3
4
12
3
4
12
3
1
3
4
3
12
1
4
4
1
1
2
2
2
2
4
4
16
5
4
20
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Rapportering i lönesystemet
andra regler
Otillräcklig rapportering till lönesystemet
Regelbundet återkommande arbete
utöver det löpande samt
utredningsuppdrag
Stress och ojämn arbetsfördelning
Regler i bidragsprojekt
Bidragsprojekt som ej följer bidragslämnande
myndighets regler - eller egna regler
Felaktig hantering av representation
Felaktig hantering av resor
Representation
Resor
Resurser
Riskarbete hos chefer
Riskhantering
Rutiner
Rutiner i stort projekt
Sammanträdesrum
Serva direktören
13 av 18 │
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
ekonomistyrningen kring projekt.
Vissa automatiska kontroller, vissa manuella.
Manuella är t tex uppföljning av kostnader
Möjligt att prioritera bort alla utredningar till
förmån för löpande och regelbundna uppgifter.
Diskussion inför regelbundet återkommande
arbetsuppgifter kring arbetsfördelning/planering
samt uppföljning
Kontroll av att projektet följer reglerna
Chef granskar fakturan
Reseansökan görs i system och godkänns av
chef. Reseräkning godkänns av chef
Ingen personal - personalflykt
Regelbundet se över andra förmåner än lön
samt arbetsförhållanden
Nyckelpersonal slutar
Backuprutiner där det är möjligt och säkra
rutiner för överlämnande när någon slutar
Svårigheter rekrytera kompetens, extern
Personalvårdande/utvecklande insatser och
konkurrens
marknadsmässiga villkor
Chefer och ansvariga arbetar inte med
Implementera i vht, mer användarvänligt, hur vill
riskanalyser - med att förebygga etc
vht ha det? Arbeta med den i lg-grupperna samt
på enhetsnivå.
Otillräcklig riskhantering i samband med intern
Fördjupade interna kontroller samt information
kontroll
och utbildning
Rutiner kring planprocessen, SBK samt internt
Löpande kontroll och styrning samt lyhört följa
processen
Rutiner som inte följs i ett projekt
Interna kvalitetsavstämningar, checklistor,
nyckeltal och utveckling av "användarvänliga"
rutiner.
Rutiner som inte följs i ett projekt
Avrapportering
Rutiner som inte följs i ett stort projekt
Säkerställa rutiner i projekt och tydliggöra
respektive ansvarigs roll och ansvar. Säkra
planeringsprocessen genom att ha en tydlig
styrning
Stort projekt som ej går som planerat och rutiner Löpande avstämn. Och ha fokusprojekt som
inte följs
följs upp vid andra tillfällen ej bara vid prognos.
Stort projekt som ej är förankrade, remissade,
Säkerställa rutiner i projekt och tydliggöra
beslutade eller följer projekthandboken eller
respektive ansvarigs roll och ansvar. Säkra
andra regler
planeringsprocessen genom att ha en tydlig
styrning
Dator går sönder
Vi har reservdator
Personella resurser saknas.
Säkra backuprutiner och planera ledigheter om
slh kons
Summa
2
4
8
3
3
9
3
4
12
3
2
3
3
9
6
1
5
5
3
4
12
4
4
16
4
4
16
2
4
8
3
3
9
4
4
16
4
2
3
4
12
8
4
3
12
2
3
6
2
2
3
1
6
2
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Servrar
Dataintrång
Hårddisk havererar
Hårddiskkabinett havererar
Strömavbrott i hela Stadshuset
Strömavbrott i serverrum
Virusangrepp
En av Gatukontorets fysiska servrar havererar
Serverrummet på 5:e våning slås ut
Sladd som ligger på golvet
Anställd snubblar på sladd som ligger på golvet
Stationära telefoner
Svara i gatukontorets telefon
En telefon går sönder
Flera telefoner går sönder
Dokumenten följs ej i planering och
genomförande av verksamheten
Personella resurser saknas.
Svara på remisser
Personella resurser saknas.
Systemgenererade intäkter
Säkerhet
Otillräcklig hantering av ej systemgenererade
intäkter
Dålig säkerhet vid avstängningar
Säkerhet vid arrangemang
Skottlossning eller bomb under arrangemang
Trafiksignaler
Inte hålla utbytestakten på signalinvesteringar
Styrdokument
14 av 18 │
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
möljigt
Malmö stads brandvägg, avancerat lösenord
Automatisk övergång till reservhårddisk.
Garantiservice inom en arbetsdag.
Automatisk övergång till resterande 2 fysiska
hårdiskkabinett. Garantiservice inom en
arbetsdag.
Serverrummets batterieUPS förser servrarna
med ström tills Stadshusets reservkraft startar.
Förutsatt att reservkraften startar inom 15-20
min.
Serverrummets batterieUPS förser servrarna
med ström i 15 - 20 min. Serverrummet har eget
proppskåp. Larm via mail till alla på IT-enheten.
Malmö stads brandvägg och automatiskt
uppdaterat antivirus program som skickar larm
direkt vid misstänkt angrepp. Vi tar daglig
backup att återställa ifrån.
Automatisk övergång till resterande 3 fysiska
servrar. Garantiservice inom en arbetsdag.
Reserv servrar finns på 2:a våningen i
Fastighetskontorets serverhall. Information
flyttas varje natt från 5:e vån till 2:a vån.
Säkra regelbundet sladdsanering och
uppmärksamma var och en på respektives
ansvar
Vi har telefoner på lager, byte kan ske direkt
Vi har telefoner på lager, byte kan ske direkt
Löpande intern kontroll och styrning samt
utbildning och information
Säkra backuprutiner och planera ledigheter om
möljigt
Säkra backuprutiner och planera ledigheter om
möljigt
Regelbunden utbildning och information samt
styrning och kontroll från ekonomienheten
Löpande kontroll och styrning samt uppföljning
av incidenter
Beredskap för kommunikation vid oförutsedda
händelser
Säkra och kommunicera tidplanen och
följ/rapportera när utbytestakten avviker från
slh kons
Summa
2
3
5
1
10
3
2
4
8
2
5
10
2
5
10
1
5
5
2
3
6
1
5
5
1
5
5
2
1
4
2
3
3
4
3
12
3
3
9
2
3
6
1
3
3
2
5
10
1
5
5
3
4
12
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Komponentbrist, trafiksignaler, svåra att få tag
på, gammal teknik
Uppdatering av system
Uppföljning av investeringsprojekt
Upphandling
Ej tillräckliga och uppdaterade rutiner kring
verksamhetssystem
Kontoret fortsätter uppföljning av årskalkyler
och ändrar inte arbetssätt med inriktning mot
totalkalkyler i projekt
Att ny driftentreprenör har mycket högre priser
än dagens (offentlig belysning)
För få inlämnade anbud
Upphandling enligt LOU
Utlandsresor
Upphandling sker ej enligt LOU eller eget
regelverk
Upphandling bidrar ej till att
konkurrensmöjligheterna gynnas på bästa sätt
Utlandsresor generellt
Väder
Väderpåverkan och verksamhetskonsekvens
Yttre
Risk att bel.stolpar blåser ner pga att man hängt
upp reklam eller skyltar
Risk att många kabelfel medför tillfälliga
omkopplingar, vilket kan leda till tillbud vid
bristande dokumentation
Styrsystemet för gatubel ligger hos extern part
Ny konsult för inventering av underhållsbehov,
beräknar olikt förra (beläggning)
Upphandling gynnar konkurrens
Gamla ledningar påverkar
beläggningsprogrammet, ex VA-syd
Ledningsägare förljer inte
grävningsbestämmelserna
Försening av grävtid
Nya växtsjukdomar
Bristande garantiskötsel
15 av 18 │
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
plan
Säkra att det finns lager till gamla signaler och
uppgradera komponenterna till nyare när
möjlighet finns
Regelbunden översyn av rutiner kring system
slh kons
Summa
3
5
15
3,5
3
11
Säkerställa rutiner i projekt och tydliggöra
respektive ansvarigs roll och ansvar. Säkra
planeringsprocessen genom att ha en tydlig
styrning
Beredskap och lyhört följa processen vid
upphandlingar. Ha möljighet att vara flexibel i
mängdförteckningar
Göra riskanalyser inför anbudsutskick och gör
anbuden attraktiva för många
Genomgång av ansvar och LOU för alla
nyanställda och tillfälligt anställda
Skapa upphandlingar som gynnar
konkurrensmöjligheterna
Säkring av rutiner och löpande intern kontroll
och styrning
Kan inte påverka vädret, endast ha beredskap
för åtgärder vid "fel" väder
Löpande kontroll och styrning och rutiner för
vad som får hänga i belysningsstolpar
Säkra dokumentationen för kabeldragningar
2
4
8
5
2
10
3
4
12
4
4
16
4
4
16
1
3
3
4
3
12
5
2
10
5
3
15
Löpande kontroll och styrning
Intern kontroll och styrning avseende
konsultinsatser och analys av konsultrapporter
för att se om det finns alternativa lösningar
Intern kontroll och styrning och säkring av
rutiner hos remissinstanser
Intern kontroll och styrning samt utbildning,
kommunikation och säkring av rutiner hos
ledningsägare
Intern kontroll och styrning samt proaktiv
uppföljning av grävtider
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
Intern kontroll och styrning samt proaktiv
1
4
4
5
4
20
5
3
15
4
3
12
3
3
9
2
5
10
4
3
12
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Okunskap som leder till felaktiga beslut
(oljeutsläpp, strandbad, bekämpning, miljögifter,
miljöbalken…)
Dålig koll på underhållsbehovet
Summa
5
15
Intern kontroll och styrning samt säkring av
rutiner och kompetensnivå hos berörd personal
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
Löpande intern kontroll och styrning samt lyhört
följa entreprenörernas ekonomiska status
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
Skapa möjlighet för flera leverantörer
4
5
20
2
5
10
1
5
5
1
3
3
3
5
15
Bevaka och följa processen kring förtätning av
staden och ta strategiska beslut kring kontorets
strategi
Skadegörelse
Reducera risken genom väktare,
närvarobelysning och genom att öppna
upp/stänga av beroende på behov och
möjligheter
Snö
Krisorganisation för att hantera stora
snömängder
Strejk hos entreprenör
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
Strejk hos entreprenörer
Risk som är svår att påverka
Översvämning
Krisorganisation för att hantera stora
regnmängder
Oljeutsläpp
Krisorganisation vid oljeutsläpp för att reducera
konsekvenserna
Vandalisering
Rutiner för att reducera risken för vandalisering
samt rutiner för att åtgärda vandalisering
snarast efter upptäckt
Otrygg miljö på stan
Förebyggande arbete kring trygghetsfrågor men
även gemensamma insatser med andra aktörer
Foton ej godkända att använda av personerna på Nya bilder: genomgång av Malmö stads rutin.
bild eller av fotografen
Fotografens namn ska finnas i bildfilen,
fotografens ansvar. Verka för att man central tar
fram en bättre rutin och utbildning.
Foton på identitetsskyddade personer används
Löpande intern kontroll och styrning, säkring av
rutiner samt utbildning och information
4
4
16
2
4
8
4
3
12
1
5
5
3
3
4
4
12
12
3
5
15
5
2
10
2
3
6
4
1
4
2
5
10
Brutna kontrakt med entreprenör (konkurs)
Demonstration oanmält
Få leverantörer på trafiksignalsidan, risk för
monopolsituation
Förtätning, grönytor exploateras
16 av 18 │
slh kons
3
Terrordåd
Yttre
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
kommunikation i projekten och med
entreprenörer
Beredskap för kommunikation och olika
alternativa lösningar vid oförutsedda händelser
Aktivitet/uppdrag
GK:s IT-system
Systemmjukvara
Risker som finns
inaktiva konton på sociala medier som
fortfarande är öppna men ingen övervakar. Risk
att frågor och synpunkter inte besvaras och att
förtroendet skadas.
ingen interninfo kommer ut på komin pga
kommunikatörers
frånvaro/resursbrist/överbelastning
Ändringar i trafiksituationen kring stora
arrangemang utan förvarning
Se Ifacts. Malmö stads IT-stöd för att förteckna
och klassificera informationstillgångar som
system och e-tjänster.
Dataintrång
Korrupt databas
System haveri
Dokumenthantering
Lagar och regler avseende dokumenthantering
följs ej
Arrendatorer
Arrendatorer påverkar verksamhetens rykte
negativt.
Arrendatorer går i konkurs, minskade intäkter +
tomma lokaler
Riskträd
Träd/gren som ramlar på person/bil t ex pga
almsjuka
Lekplatstillsyn
Lekredskap med personskador/dödsfall
Organsiation hos entreprenör
Belysning
Entreprenörens personal och UE uppfyller ej
ställda krav
Släckt belysning
Underhåll
Bristande underhåll
17 av 18 │
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
Översyn av rutiner och information/utbildning
slh kons
Summa
2
2
4
Backup och prioritering av arbetsuppgifter vid
behov
1
2
2
Löpande kontroll och styrning samt beredskap
och aktiv dialog vid stora arrangemang
Se Ifacts
2
3
6
(tom)
0
1
5
5
2
5
10
1
5
5
5
3
15
4
3
12
4
5
20
3
3
9
3
3
9
4
2
8
3
2
6
1
3
3
Centrala brandväggar, centralt administrerat
virusskydd, information till användarna.
Alla virtuella servrar säkerhetskopieras varje
natt, dessutom kopieras databaserna till en
NAS-enhet varje natt
Alla virtuella servrar säkerhetskopieras varje
natt
Processutveckling och utbildning vilket kommer
att ske i samband med att Medverka
implementeras
Tydliga avtal med arrendatorer som även anger
inriktning för verksamheten. Möjlighet att bryta
avtal.
Noggrann verksamhetsuppföljning hos
arrendatorer. Kontroll av soliditet vid
avtalsteckning. Överlappande avtal för att
undvika att alla byts samtidigt.
Beredskap för oförutsedda händelser men även
aktivt arbete med entreprenörer och
underhållsplaner för att reducera risken,
löpande intern kontroll och styrning
Beredskap för oförutsedda händelser men även
aktivt arbete med entreprenörer och
underhållsplaner för att reducera risken,
löpande intern kontroll och styrning
Regelbunden intern kontroll och styrning av
entreprörer kring att kraven uppfylls
Beredskap för olika åtgärder när offentlig
belysning är släckt
Beredskap för oförutsedda händelser men även
(tom)
Aktivitet/uppdrag
Risker som finns
Allmänt arbete i IT-stöd
Frustration och stress över IT-system som inte
fungerar när de måste fungera
Arbetsplatsen
För trånga kontorslokaler - för "lite luft" per
medarbetare - två personer i ett rum
Kontroll av parkeringsintäkter
Uppföljning
Kontroll av markupplåtelseintäkter
Verksamhetsansvarig/projektledare slutar
Budgetprocessen
Objektsgodkännade
18 av 18 │
Stora avvikelser på driftsverksamhet av olika
skäl
Stora avvikelser på investeringsprojekt av olika
skäl avseende enskilda bokslutsår
Stora avvikelser på investeringsprojekt av olika
skäl avseende totaler
Se till att objektsgodkännade tas fram
Kontroller/åtgärder/förebyggande
åtgärder/rutiner
aktivt arbete med entreprenörer och
underhållsplaner för att reducera risken,
löpande intern kontroll och styrning
Lyhört följa de problem som användarna
upplever för att proaktivt arbeta med att
förbättra systemen
Planera för ett aktivitetsbaserat kontor som
möter de behov som finns
Löpande intern kontroll och styrning, säkring av
rutiner samt utbildning och information
Löpande intern kontroll och styrning, säkring av
rutiner samt utbildning och information
Ha roterande backup och andra rutiner för att
reducera risken
Fördjupad intern kontroll och styrning, säkring
av rutiner samt utbildning och information
Följ utvecklingen och säkra processen och ha
en bra löpande intern kontroll och styrning
Följ utvecklingen och säkra processen och ha
en bra löpande intern kontroll och styrning
Löpande intern kontroll och styrning, säkring av
rutiner samt utbildning och information
slh kons
Summa
4
3
12
5
3
15
2
5
10
2
5
10
3
3
9
4
4
16
4
2
8
3
4
12
3
2
6