Så lyckas ni med ert mässdeltagande. Checklista för utställare.

Så lyckas ni med
ert mässdeltagande.
Checklista för utställare.
H
ur kommer det sig att vissa utställare kommer hem från mässan med mängder av nya
leads och andra bara med ett fåtal? Konjunkturen påverkar – men det är inte allt. Med
över 50 års mässerfarenhet i bagaget kan vi se att de utställare som lyckas allra bäst
är de som planerat och målmedvetet ­jobbat med sitt mässdeltagande. Framgångar kommer
sällan av en slump.
Vi har därför tagit fram denna checklista som vi hoppas kan hjälpa er att förbereda och
genomföra ert mässdeltagande på bästa sätt. Men håll utkik, ytterligare tips och
information ­presenteras i kommande nyhetsbrev och på webben. Lycka till!
Glöm inte att skriva ut utställarkort,
parkeringskort och byggnationskort
NU!
Planera ert mässdeltagande
Börja med att sätta upp ett mål för mässan och vilket budskap ni vill
nå ut med. Ska ni lansera en ny produkt? Vill ni nå nya branscher?
Eller profilera ert varumärke? Fundera, diskutera och sätt ert mål på
pränt. Det ni bestämmer er för ska sedan genomsyra hela ert mäss­
arbete, från era inbjudningar till uppföljningsarbetet.
Har ni bokat hotell än? Om inte, kontakta Elmia Meetings och ange att
ni är utställare på Elmia Subcontractor.
Maj – augusti
Planera och utforma er monter
En bra monter är inbjudande och lockande för besökaren. D
­ en ska
också skapa förtroende och intresse!
Har ni inte egna resurser eller tid för detta, anlita expertis. Elmia
Monterdesign designar, ritar, bygger och ser till att du har teknisk utrust­
ning och annat nödvändigt. Du kan få hjälp med både små och stora
uppdrag.
Maj – september
Boka reklamexponering
Berätta att ni ska ställa ut och se till att ni syns. Planera in och boka den
exponering ni kan dra nytta av. Det finns exempelvis möjligheter att ha
banners på mässans hemsida, annonsera i mässkatalog och i magasinet
SUBstance samt synas på strategiskt viktiga platser på själva mässområdet. Men tänk på att de bästa platserna går först. Vi kör med princi­
pen först till kvarn...
15 augusti
Lämna uppgifter till mässkatalogen
Mässkatalogen används flitigt av besökarna när de letar nya leverantörer och intressanta utställare. Fyll i er företagspresentation och
produktregister noga – och i tid – så ökar träffsäkerheten. Ni som är
arrangör av en samlingsmonter – kom ihåg att anmäla era medutställare
i god tid så att de också får en bra chans att synas. Att fylla i produktre­
gistret är en förutsättning för att besökarna ska hitta ditt företag i den
kostnadsfria online-matchningen.
Tänk på att endast monter­personalen bär
utställarkort. Övrig personal från samma företag
registrerar sig som besökare. Nytt för i år är att
ni själva även skriver ut era parkeringskort
och byggnationskort.
Augusti – oktober
Planera aktiviteter i er monter
Aktiviteter i montern lockar besökare och skapar nyfikenhet.
Det kan vara allt från att servera riktigt goda espressos till att arran­
gera föredrag och tävlingar. Tänk ut aktiviteter som passar ert mål och
det budskap ni vill föra ut. Informera era kunder om detta i förväg!
Se till att besökarna kommer till just er monter!
Augusti – oktober
Bjud nya och befintliga kunder till er monter
Elmia marknadsför mässan och bjuder in besökare. Men låt inte slum­
pen avgöra vilka ni möter i er monter, utan bjud in de företag ni vill
träffa och se till att så många som möjligt kommer till just er! Med Elmias
inbjudningsverktyg är det enkelt gjort. Med detta kan ni beställa fria
inbjudningskort och/ eller använda er elektroniska inbjudningskod som
ger era kunder fri entré till ­mässan.
Ni kan också berätta att ni ställer ut genom att lägga en blänkare på
era annonser, placera en banner på er hemsida samt skicka ut nyhets­
brev till nya och befintliga kunder. Se till att skapa en nyfikenhet kring
er monter.
Augusti – november
Lyft fram era nyheter för att
locka press och besökare
Både besökare och journalister är nyfikna på nyheter som presenteras
på mässan. Se till att lyfta fram det som är nytt, unikt eller intresse­
väckande. Logga in med ert weblogin för att publicera ert pressmaterial
på Elmia Subcontractors hemsida.
Ringa eller maila oss med tips så kanske ni får läsa om just ert företag i
ett nyhetsbrev, på hemsidan eller i magasinet SUBstance.
Tips
Tänk på att det är kombinationen av inbjudan, monter, aktiviteter, monter­
agerande och uppföljning som påverkar besökarens minnesbild. Se till att
få en röd tråd genom alla dessa delar. Med god planering och genomtänkt
strategi ökar era chanser att lyckas.
Nu!
Planera ert
mässdeltagande. Boka hotell
25 september
Deadline för beställning av
monterdesign/byggnation
Boka och beställ den hjälp ni behöver för att bygga/utforma er monter.
Oktober
Förbered er leads-lista
Lägg grunden för effektiv hantering av de kontakter ni knyter på mässan
med hjälp av Elmias kostnadsfria webbverktyg Leads. Genom att logga
in i på mina sidor kan ni se era förregistrerade besökare, ladda ner
kontaktuppgifter på besökarna som ni registrerar i montern och
förenkla uppföljningen efter mässan.
Oktober – november
Peptalk med personalen
En viktig del i förberedelsearbetet är att förankra era mål hos persona­
len så att de är motiverade och ”på tårna”. Samla personalen och ha en
gemensam uppladdning inför mässan där ni samlar kraft, glädje – och
säkerställer att alla vet vilka målen är och vad som ska göras för att nå
dessa.
Glöm inte enkla saker som raster, mat och att fylla på med vätska. Ge
er personal bra förutsättningar att orka jobba effektivt under hela mässan.
10-13 november
Mässa
Det är nu det är dags att agera! Var aktiv och utåtriktad, möt människor
– och lyssna på dem. Efter avslutat samtal, doku­mentera vad ni kom
fram till och vad som ligger på dig att göra. Och kom ihåg att ha kul!
November – december
Uppföljning och utvärdering
Hemkommen från mässan är det lätt att prioritera allt som blivit liggande
medan ni inte varit på plats. Men glöm för den delen inte bort era nya
leads och löften från mässan. Följ upp era kontakter, skicka de offerter ni
utlovade etc.
Det är också nyttigt att göra en utvärdering av mässan. Vad fung­
erade bra och vad var mindre bra? Skriv ner och ta med till nästa
mässplanering. Det finns inget som inte går att göra bättre!
Maj – augusti
Planera och utforma er
monter
Maj – september
Boka reklamexponering
15 augusti
Lämna uppgifter
till mässkatalogen
Augusti – oktober
Planera aktiviteter i er monter
Augusti – oktober
Bjud nya och befintliga kun­
der till er monter
Augusti – november
Lyft fram era nyheter för att locka
press och besökare
25 september
Deadline för beställning av
monterdesign/byggnation
Oktober
Förbered er leads-lista
Oktober – november
Peptalk med personalen
10 - 13 november
Mässa
November – december
Uppföljning och utvärdering
Läs mer på vår hemsida elmia.se/subcontractor. Gå till ”För utställare”, där hittar ni
bland annat Utställarguiden och Teknisk guide under rubriken ”Planera ditt mäss­
deltagande”. Alla beställningar görs via hemsidan med ert weblogin. Vi kommer
löpande serva med mer information, tips och fakta både på hemsidan och i nyhets­
brev. Men har ni frågor redan nu – ring oss!
Kontakta oss på Elmia Subcontractor.
Mässansvarig
Karla Eklund
[email protected]
Tel +46 36 15 22 61
Utställarsupport
Siv Karlsson
[email protected]
Tel +46 36 15 22 06
Kommunikationsansvarig
Charlotta Malmberg
[email protected]
Tel +46 36 15 22 09
Reklamexponering
och annonsbokning
Birgitta Lundgren
[email protected]
Tel +46 36 15 22 52
Pether Nork
[email protected]
Tel +46 36 15 22 12
Key Account Manager
Birgitta Lundgren
[email protected]
Tel +46 36 15 22 52
Monterdesign
Jenny Arvidsson
[email protected]
+46 36 15 22 23
Johanna Bjurevik
[email protected]
+ 46 36 15 22 24
Eva Alexandersson
[email protected]
+46 36 15 22 73
Nina Wilson
[email protected]
Tel +46 36 15 22 75
Produktionsspecialist och
monterbyggarkontakt
Katarina Claesson
[email protected]
+46 36 15 22 20
Hotellbokning
Elmia Meetings
[email protected]
Tel +46 36 15 22 22
Pether Nork
[email protected]
Tel +46 36 15 22 12
elmia.se/subcontractor