Kallelse och handlingar socialnämnden 24

1(2)
KALLELSE/
FÖREDRAGNINGSLISTA
Socialnämnden
Tid
Tisdagen den 24 februari 2015 kl. 9:00
Plats
Socialförvaltningen, Fabriksgatan 31, sammanträdesrum plan 3
Partigruppmöten
Partigruppmöten hålls under dagen. S, V, C i sammanträdesrum plan 3.
M, FP, KD i grupprum plan 3.
Förhinder anmäls omgående till Socialförvaltningen, Martina Eriksson, telefon
0480-45 07 59 eller e-post [email protected].
Välkomna!
Enligt uppdrag
Martina Eriksson
Nämndsekreterare
Behandling av mötesärende
1. Fastställande av dagordning samt protokolljusterare
Förslag Veronica Selén Ericsson (S)
Beslutsärenden
2. Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till Kalmar
Tingsrätt, adoption. Sekretess, omedelbar justering
3. Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till Kalmar
Tingsrätt, adoption. Sekretess, omedelbar justering
4. Anmälan till Kalmar Tingsrätt om behov av särskilt
förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a föräldrabalken.
Sekretess
5. Anmälan till Kalmar Tingsrätt om behov av särskilt
förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a föräldrabalken.
Sekretess
6. Utförd intern- och egenkontroll 2014
7. Årlig bedömning av verksamhetsledningssystem 2014
2 (2)
Socialnämnden
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
KALLELSE/
FÖREDRAGNINGSLISTA
Informationsärenden
Information från förvaltningschef och ordförande
Utvärdering av projekt Navigatorskolan
Information om dopingprojekt
Årsrapport 2014 inklusive måluppföljning
Medarbetarenkät 2014
Utbildning för socialnämnden - Sociala barn- och
ungdomsvården
Anmälan av delegationsärenden
Anmälan av kännedomsärenden
Inbjudningar och förrättningar
Övrigt
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Birgitta Jansson
0480-450940
2015-01-13
SN 2015/0014.11.03
Socialnämnden
Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till
Kalmar Tingsrätt, mål nr Ä 2653-14, 2:3
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag.
Bakgrund
I ärende om adoption skall rätten inhämta upplysningar från socialnämnden
om barnet och sökanden. En utredning ska undersöka om en adoption är till
barnets bästa.
Birgitta Jansson
Enhetschef
Cecilia Frid
Socialchef
Bilaga
Yttrande daterat 2015-01-07
Socialförvaltningen Familjerätt
Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Birgitta Jansson
0480-450940
2015-01-13
SN 2015/0015.11.03
Socialnämnden
Yttrande enligt 4 kap 10 § föräldrabalken till
Kalmar Tingsrätt, mål nr Ä 2653-14, 2:3
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag.
Bakgrund
I ärende om adoption skall rätten inhämta upplysningar från socialnämnden
om barnet och sökanden. En utredning ska undersöka om en adoption är till
barnets bästa.
Birgitta Jansson
Enhetschef
Cecilia Frid
Socialchef
Bilaga
Yttrande daterat 2015-01-07
Socialförvaltningen Familjerätt
Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Birgitta Jansson
0480-450940
2015-02-06
SN 2015/0044.11.03
Socialnämnden
Anmälan till Kalmar tingsrätt om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a
föräldrabalken
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag.
Bakgrund
Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 § socialtjänstförordningen skyldighet att göra
en framställning eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i
fråga om vårdnad.
När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i
den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar
emot det (10 § Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant
förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap.9 § FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8a § FB). En prövning av vad
som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av
tingsrätten.
Birgitta Jansson
Enhetschef
Cecilia Frid
Socialchef
Bilaga
Utredning daterad 2015-01-19
Socialförvaltningen Familjerätt
Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Birgitta Jansson
0480-450940
2015-02-06
SN 2015/0063.11.03
Socialnämnden
Anmälan till Kalmar tingsrätt om behov av särskilt förordnad vårdnadshavare enligt 6 kap 8a
föräldrabalken
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar i enlighet med socialförvaltningens förslag.
Bakgrund
Socialnämnden har enligt 5 kap. 2 § socialtjänstförordningen skyldighet att göra
en framställning eller ansöka hos domstol om någon åtgärd behöver göras i
fråga om vårdnad.
När ett ensamkommande barn beviljas uppehållstillstånd skall socialnämnden i
den kommun där barnet vistas, väcka talan om eller anmäla behov av en särskilt förordnad vårdnadshavare hos domstolen, om inte särskilda skäl talar
emot det (10 § Lgeb). De grunder som främst kan komma i fråga för ett sådant
förordnande är att barnets föräldrar är döda (6 kap.9 § FB) eller varaktigt förhindrande att utöva vårdnaden om barnet (6 kap. 8a § FB). En prövning av vad
som är bäst för barnet ska alltid ske. Ny vårdnadshavare ska förordnas av
tingsrätten.
Birgitta Jansson
Enhetschef
Cecilia Frid
Socialchef
Bilaga
Utredning daterad 2015-02-09
Socialförvaltningen Familjerätt
Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Kristina Appert
0480-45 09 50
2015-02-11
SN 2013/0666.11.01
Socialnämnden
Utförd intern- och egenkontroll 2014
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar godkänna redovisningen av utförd egen- och internkontroll för 2014.
Bakgrund
Socialnämnden har fastställt egen- och internkontrollplan för 2014 enligt
kommunens reglemente. I bilaga finns sammanfattning av kontrollerna.
Kristina Appert
Avdelningschef, ekonomi
Cecilia Frid
Socialchef
Bilaga
Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2014
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare
Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]
SOCIALFÖRVALTNINGENS VERKSAMHETSHANDBOK
Fastställt av
Dokumentansvarig
Datum
2014-02-09
Sammanfattning av utförd egen- och internkontroll 2014
Uppföljning 2014
Kontrollmoment
Chefer
Aktgranskning
Journalgranskning
Utbetalningar från
verksamhetssystemet
Kompetensutvecklingsplaner
Ekonomiavdelningen
Aktivitet
Granskning av
myndighetsdokumentation
Rapportering
Ansvariga enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör
kontinuerligt aktgranskningar enligt rutinen. Det finns vissa brister i dokumentationen men
arbetet har förbättrats jämfört med 2013. Fortsatt utbildning kommer att ske under 2015.
Granskning av
Ansvariga enhetschefer inom verksamhetsområdena för insatser gör kontinuerligt
verkställighetsdokumentation journalgranskningar enligt rutinen. Det finns vissa brister i dokumentationen dock inte av
allvarligare slag. Arbetet har förbättrats jämfört med 2013. Fortsatt utbildning kommer att ske
under 2015.
Kontroll av utbetalningar
Enhetschefer inom verksamhetsområdet för myndighet och handläggning gör dagligen
från Procapita.
kontroll av attestlistor över beviljade utbetalningar ur Procapita i samband med att
betalningsfil skickas till plusgiro och bankgiro. Inga avvikelser har rapporterats.
Kontroll av att samtliga
Enhetschef, avdelningschef, verksamhetschef, förvaltningschef. I blankett för
månadsavlönade som varit
medarbetarsamtal finns punkt angående kompetensutvecklingsplan.
anställda minst ett år har en Kompetensutvecklingsplan finns med få undantag hos samtliga månadsavlönade men någon
skriftlig
dokumenterad kontroll för samtliga anställa inte utförts under året.
kompetensutvecklingsplan
1 (4)
2 (4)
Attestrutiner
Kontroll av att befintlig
attestförteckning är aktuell
Utbetalningar från
verksamhetssystemet
Kontroll av att utbetalningar Ekonom har gjort stickprov på 10 st utbetalningar vid tre tillfällen under året. Resultatet blev
från Procapita skett
att det inte fanns någon avvikelse att rapportera.
redovisningsmässigt korrekt.
Handkassor
Boendes tillgångar
Inköpskort
Ekonom har uppdaterat attestlistan när det skett någon förändring i verksamheten och detta
har skett 15 gånger under 2014.
Kontroll att rutinen kring
rättning av stoppade
betalningar i Girovisionen
följts.
Kassakontroll av handkassor samt kontroll av
förvaring av handkassan
Ekonom har kontrollerat 10 rättningar av stoppade betalningar. Vanligaste anledning till att
rättning måste ske är p g a felaktigt angivet OCR-nummer. Stickprovet visar att rutinen följs
men att aktanteckning saknas till några rättningar.
Kontroll att utkvitterade
kassor är aktuella. Om inte
ska de återredovisas.
Kontroll av kassaböcker,
kvittounderlag, förvaring av
tillgångar
Kontroll av att koden och
kort förvaras inlåsta och
åtskilda.
En genomgång har gjorts av samtliga handkassor. Ekonom har uppdaterat förteckningen
över handkassor så att den innehåller rätt innehavare och rätt belopp
Kvitton kontrolleras alltid i samband med utbetalningar till handkassor.
Ekonomiadministratörer har dessutom kontrollerat sex handkassor som finns ute i
verksamheterna. I två av handkassorna konstaterades att det fanns för mycket pengar i
kassan, den ena 317 kr och den andra 2307 kr. Avvikelserna har utretts och är åtgärdade. I
samband med kontroll av handkassa upptäcktes att ett bränslekort förvarades tillsammans
med kod. Detta åtgärdades omedelbart. I övriga fanns inga avvikelser.
Kontroll har skett vid ett tillfälle i samband med granskning av handkassa. Det fanns ingen
avvikelse att rapportera. Uppdatering av rutinen har påbörjats och kommer att slutföras
under 2015.
Ekonomiadministratörer. Alla kortinnehavare får information om att kort och kod ska
förvaras inlåsta och åtskilda. Särskilda kontroller har inte gjorts under 2013.
Kontroll av att rutinen kring Ekonomiadministratörer. Kvitton kontrolleras alltid i samband med att fakturor betalas från
inköpskort följts.
inköpen med kort. Kontinuerlig dialog sker med kortinnehavare som t ex inte lämnat in
kvitton i tid. I några fall har kvitton saknats. Efter dialog med berörda enhetschefer har
konstaterats att det funnits godtagbara anledningar till att kvitto har saknats. Innan en
kortinnehavare kvitterar ut ett inköpskort läser denne igenom rutinerna kring inköpskort
samt får information från kommunens redovisningschef. Under 2015 kommer ytterligare
genomgångar att ske med enhetschefer för att påminna om vikten av att kvitton lämnas in i
3 (4)
tid.
Kontroll av att inköp med
inköpskorten ej görs hos
leverantörer som det finns
ramavtal med.
Behörigheter i Procapita Kontroll av att användaren
har rätt behörighet och skall
finnas i behörighetsregistret
Ekonom. Av totalt 174 inköp är 13 st gjorda hos 4 leverantörer där avtal finns. Dessa
leverantörer skulle därmed ha fakturerat förvaltningen istället. Inköpen uppgår sammanlagt
till 3 tkr. Vi ska under 2015 arbeta med att förtydliga och påminna om vad som gäller för
användning av inköpskorten.
IT-ansvarig. Under 2014 har IT-ansvarig gjort kontroller vid två tillfällen. Behörighetsrollerna
har granskats och ej aktuella användare har stängts. Loggning sker i Procapita enligt rutin.
Personalavdelningen
Långvarig sjukfrånvaro/ Kontroll av ärendehantering Personalutvecklare. Kontroll sker av långvarig sjukfrånvaro i systemet Adato och samarbete
rehabilitering
i Adato.
sker med berörd chef. Kontroll visar att några ärenden som avslutats fortfarande ligger öppna
i Adato. Fortsatt utbildning och information till chefer kommer att ske under 2015.
Lön
Kontroll av utbetald lön mot Löneadministratör. I samband med löneläsning inför varje löneutbetalning sker kontroll av
korrekt lön.
de löner som ska betalas ut. Vid felaktigheter rättas detta till.
Rekrytering
Genomförd lagstadgad
Personalutvecklare. Registerkontroll har skett vid vissa rekryteringar. Rutiner kommer dock
registerkontroll vid
att utvecklas vidare under 2015.
rekrytering till
barnverksamhet.
Arbetsmiljö
Uppföljning av att tillbuds- Personalutvecklare. Sammanställning görs centralt av tillbud och arbetsskadeanmälningar.
och arbetsskadeanmälningar Anmälningarna hanteras i lokal samverkan. Kontrollen av hur dessa har hanterats lokalt
hanteras i lokal samverkan.
kommer fortsätta att utvecklas under 2015.
Avdelningen för verksamhetsutveckling
Kontroll av
Uppföljning av att
åtgärdsplaner Lex Sarah åtgärdsplaner slutförts
Processmätetal
Utredning och beslut process
Processmätetal Tillsyn
Enligt process
Enligt process
Ledningsgruppen har upprättat en förteckning över samtliga Lex Sarah-utredningar. Varje
verksamhetschef ska kontinuerligt göra uppdateringar men arbetet är inte helt färdigställt för
2014. Därför har en total uppföljning av åtgärdsplanerna inte kunnat slutföras.
Verksamhetsutvecklare. Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i
verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014.
Verksamhetsutvecklare Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i
4 (4)
generell – process
Processmätetal
Enligt process
Överklagan/omprövning
av beslut - process
verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014.
Verksamhetsutvecklare Parametrarna för att följa upp mätetalen saknas i
verksamhetssystemet och därför har kontrollen inte kunnat utföras under 2014.
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Cecilia Frid
0480-453891
2015-02-13
SN 2015/0031.11.01
Socialnämnden
Årlig bedömning av verksamhetsledningssystem 2014
Förslag till beslut
Socialnämnden beslutar godkänna bifogad information om genomförd årlig
bedömning.
Bakgrund
Den övergripande ledningen för kommunens verksamhetsledningssystem skall
varje år göra en samlad bedömning av verksamhetsledningssystemet och utifrån denna fastställa om systemet är lämpligt, tillräckligt och väl fungerande.
Därutöver skall den övergripande ledningen ta ställning till om kravet på ständiga förbättringar är uppfyllt och fatta nödvändiga beslut om eventuella förändringar av det fortsatta arbetet.
Som underlag för detta arbete skall de lokala ledningarnas genomgång (förvaltningsledningarna) i februari varje år svara på ett antal frågor om förvaltningens
arbete med ledningssystemet. I bifogad handling redogörs för de svar som
lämnats från socialförvaltningen till den övergripande ledningen.
Cecilia Frid
Socialchef
Bilaga
Sammanställning av genomförd årlig bedömning av verksamhetsledningssystemet 2014, delas ut vid sammanträdet
Socialförvaltningen förvaltningschef
Tel 0480-45 00 00 vx │[email protected]
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Kristina Appert
Tel: 0480-45 09 50
2015-02-09
SN 2013/0688.03.01
Socialnämnden
Årsrapport 2014
Förslag till beslut
Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Bakgrund
Socialnämndens årsrapport redovisas muntligt vid sammanträdet. Förutom att
årsrapporten är en sammanställning av viktiga händelser, ekonomisk analys
samt måluppföljning för 2014 ingår även ett framtidsavsnitt som är ett viktigt
underlag inför arbetet med den kommunövergripande verksamhetsplanen för
2016-2018.
Handlingar kommer att skickas ut till marssammanträdet då socialnämnden ska
fastställa årsrapporten.
Kristina Appert
Avdelningschef, ekonomi
Bilagor
Inga bilagor
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare
Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]
Cecilia Frid
Socialchef
TJÄNSTESKRIVELSE
Handläggare
Datum
Ärendebeteckning
Barbro Schött
0480-450931
2015-02-13
SN 2015/0071.04.01
Socialnämnden
Medarbetarenkät 2014
Förslag till beslut
Socialnämnden fattar inget beslut med anledning av informationen.
Bakgrund och syfte
I arbetsmiljölagen finns regler om skyldigheter för arbetsgivare och andra
skyddsansvariga om att förebygga ohälsa och olycksfall i arbetet. Det finns
också regler om samverkan mellan arbetsgivare och arbetstagare, till exempel
regler om skyddsombudens verksamhet.
Arbetsmiljön omfattar alla faktorer och förhållanden i arbetet:





tekniska
fysiska
arbetsorganisatoriska
sociala
arbetets innehåll
För att undersöka den psykosociala arbetsmiljön har Kalmar kommun sedan
2012 använt sig av en medarbetarenkät som gäller för samtliga förvaltningar,
vissa bolag och Kalmarsundsregionens renhållare.
Frågorna bygger på fyra teoretiska modeller för hur man åstadkommer en hälsofrämjande verksamhet. Enkäten återkommer vartannat år, så att jämförelser
kan göras mellan de olika mätningarna.
Kalmar kommun har upphandlat företaget Entergate som sköter distribution
och sammanställning av enkäten.
I oktober 2014 genomfördes den senaste undersökningen.
Det huvudsakliga syftet med medarbetarenkäten är att kartlägga, bedöma och
åtgärda förbättringsområden i den psykosociala arbetsmiljön, förebygga riskfaktorer och utveckla friskfaktorer. Enkäten är således en del i det systematiska
arbetsmiljöarbetet och ska vara ett underlag för dialog.
Socialförvaltningen Verksamhetschef och handläggare
Tel 0480-45 00 00 vx │ [email protected]
SN 2015/0071
2 (2)
Enkäten består av 50 frågor och 10 frågeområden (faktorer)
 Kompetens och utveckling
 Medarbetarskap
 Arbetsmotivation
 Information
 Arbetssätt och mål
 Kommunikation och arbetsgemenskap
 Ledarskap
 Medarbetarsamtal
 Kränkande särbehandling, diskriminering, hot och våld
 Arbetsbelastning
Dessutom ingår nio frågor angående hållbart medarbetarengagemang (HME)
från Sveriges kommuner och landsting (SKL), som ska användas för att jämföra med andra.
Resultat
Enkäten 2014 skickades ut till 1107 medarbetare vid Socialförvaltningen och
svarsfrekvensen var 69,8 % (74,6 % 2012).
Totalt i Kalmar kommun var svarsfrekvensen 79,7 % (79,7 % 2012).
Det frågeområde som fick högst värde i förvaltningen var arbetsmotivation
93 % (96 % 2012).
Ett annat område som visade på högt värde var kommunikation och arbetsgemenskap 85 % (84 % 2012).
Det finns två områden som förvaltningen kan bli bättre i och det är arbetssätt
och mål som visade på 61 % (64 % 2012) och ledarskap 62 % (67 % 2012).
Övriga områden visar på ett relativt gott resultat, men kan givetvis också förbättras och utvecklas.
Barbro Schött
Avdelningschef personal
Cecilia Frid
Socialchef