Revisionplan 2015 - Region Jämtland Härjedalen

1 (20)
Dnr: REV
7/2015
REVISORERNA
ReVision 2015
Plan för revisionsverksamheten .
2 (20)
INNEHÅLL
REGION JÄMTLAND HÄRJEDALENS REVISORER .............................................. 3
AV REGION JÄMTLAND HÄRJEDALEN UTSEDDA REVISORER I FÖRETAG,
KOMMUNALFÖRBUND MM ....................................................................................... 4
Fullmäktiges kontrollorgan ................................................................................... 5
Politiskt förtroendeuppdrag .................................................................................. 5
Självständighet ................................................................................................... 5
Revisorerna är ingen nämnd ................................................................................ 5
Oberoende ......................................................................................................... 5
Dialog och kommunikation ................................................................................... 5
Offentlighet gäller även för revisionen. ................................................................. 6
FÅR MEDBORGARNA MESTA MÖJLIGA FÖR SKATTEN? .............................................. 6
Väsentlighet och risk är vägledande för vad som granskas...................................... 6
Verksamhets- och redovisningsrevision ................................................................. 7
SAMORDNAD ”KONCERNREVISION” ......................................................................... 7
REVISIONSBERÄTTELSEN OCH ÖVRIG RAPPORTERING TILL FULLMÄKTIGE ................ 7
Anmärkning ........................................................................................................ 8
REVISORERNA SKALL BITRÄDAS AV SAKKUNNIGA .................................................... 9
Revisionskontoret................................................................................................ 9
Rätt till upplysningar ........................................................................................... 9
DET HÄR AVSER VI GÖRA 2015 .....................................................................10
REVISIONENS INRIKTNING ................................................................................... 10
GRUNDLÄGGANDE GRANSKNING ........................................................................... 12
Regionplan, protokoll, hearings, verksamhetsbesök m m ...................................... 12
SÄRSKILDA GRANSKNINGAR ................................................................................. 13
Verksamhetsrevision ......................................................................................... 13
Förstudier......................................................................................................... 13
Redovisningsrevision ......................................................................................... 13
Fördjupade granskningar ................................................................................... 13
Uppföljning av tidigare granskningar................................................................... 13
PLANERADE REVISIONSINSATSER 2015 ................................................................. 14
KALENDER 2015 ...........................................................................................19
3 (20)
REGION JÄMTLAND
HÄRJEDALENS
REVISORER
Fullmäktige
Revisorer
2015 - 2018
Styrelse
*
Mona Nyberg (s)
Ordförande
Adress: Bergsgatan 22 A
832 41 Frösön
Tfn bost: 063 – 856 44
Tfn mob 070 – 554 41 03
E-post: [email protected]
.
Finn Cromberger (fp)
Vintervägen 26
832 45 Frösön
Tfn bost: -Tfn mob 070-667 50 22
E-post: [email protected]
*=Fotograf: Fotograftina
*
*
Annelie Bengtsson (m)
V ordförande
Lugnviksvägen 107
831 52 Östersund
063-10 23 90
070 – 688 81 75
Gustaf Onilsgård (v)
Eva Simonsson (mp)
Lillfjällvägen 2 C
831 71 Östersund
063 - 864 22
076 - 839 00 37
Vigge 652
840 40 Svenstavik
[email protected]
[email protected]
[email protected]
*
Adress:
Nämnder
.
073 - 181 33 68
.
Bernt Söderman (c)
Odens väg 11
836 94 Ås
063-380 44
070-592 53 00
Christer Jonsson (sd)
Tallåsvägen 22
831 42 Östersund
-070-374 47 00
Lars-Olof Eliasson (kd)
Jämtlandsgatan 33
842 32 Sveg
--
[email protected]
[email protected]
[email protected]
070-206 20 04
4 (20)
Så som föreskrivs i kommunallagen är några av oss också lekmannarevisorer/revisorer i de bolag, stiftelser, samordningsförbund och kommunalförbund som Region Jämtland Härjedalen har
ett inflytande i respektive är medlemmar i.
AV REGION JÄMTLAND HÄRJEDALEN UTSEDDA REVISORER I FÖRETAG,
KOMMUNALFÖRBUND MM
Mona Nyberg (s)
Norrlandstingens regionförbund
Annelie Bengtsson (m)
Stiftelsen Jamtli
Gustaf Onilsgård (v)
Bostadsrättsföreningen Torvalla centrum
Bostadsrättsföreningen Åkerärtan
Bostadsrättsföringen Lugnvik
Landstingsbostäder i Jämtland AB
Eva Simonsson (mp)
Länstrafiken i Jämtlands län
Bernt Söderman (c)
Almi Företagspartner Mitt AB
Finn Cromberger (fp)
Norrtåg AB
Lars-Olof Eliasson (kd)
Torsta AB
Christer Jonsson (sd)
Samordningsförbundet i Jämtlands län
5 (20)
FULLMÄKTIGES KONTROLLORGAN
Vi revisorer i Region Jämtland Härjedalen är utsedda av fullmäktige för att kontrollera att Regionstyrelsen, Patientnämnden, Vårdvalsnämnden och Regionala utvecklingsnämnden genomför
den verksamhet m.m. som fullmäktige bestämt och uppdragit åt dem att utföra. Vårt uppdrag
omfattar även att - i samma avseende - kontrollera de företag inkl. stiftelser och andra organ,
som Region Jämtland Härjedalen äger, är delägare i, är stiftare till eller är medlem i.
Men revisionen syftar också framåt som ett medel att främja effektivitet och kvalitet
- Kort sagt: Vårt uppdrag handlar om att bidra till att få ut så mycket som möjligt för de skattemedel som länets invånare betalar till Region Jämtland Härjedalen!
POLITISKT FÖRTROENDEUPPDRAG
Revisor i kommunala sektorn är ett politiskt förtroendeuppdrag som kanske mer än andra politiska uppdrag kräver en gedigen erfarenhet av politiskt arbete och god insikt i kommunal verksamhet eftersom uppgiften är att granska hur andra förtroendevalda genomför sitt uppdrag.
Revisorn är lekman och uppdraget kräver inte någon speciell yrkesbakgrund som ekonom, jurist, polis etc. I stället är personlig integritet och förankring i det egna partiet viktiga egenskaper.
SJÄLVSTÄNDIGHET
Varje revisor utför sitt uppdrag självständigt i förhållande till övriga revisorer.
Normalt utför vi dock våra uppdrag genom gemensamma granskningar och överlägger med
varandra om vilka slutsatser etc. som skall förmedlas från revisionsarbetet.
REVISORERNA ÄR INGEN NÄMND
Tillsammans utgör vi emellertid ingen
nämnd men vi måste gemensamt besluta
om hur revisionsanslaget skall användas
och föra protokoll över besluten. Vi har
på så sätt en egen förvaltning.
OBEROENDE
Revisorn skall vara både formellt och synbart oberoende i förhållande till dem
vi är satta att granska. Formellt markeras oberoendet av kommunallagens föreskrifter om valbarhet, jäv, god revisionssed och egen förvaltning samt att vårt budgetäskande behandlas av ett
särskilt beredningsorgan. Sakligt skall oberoendet ta sig uttryck i att vi utför vårt uppdrag opartiskt och med objektivitet.
DIALOG OCH KOMMUNIKATION
Självständigheten och oberoendet i revisorsuppdraget får självklart inte medföra att revisionsarbetet utförs utan kommunikation och dialog med verksamheten. Tvärtom kräver arbetet att vi
har en väl utvecklad sådan dialog och dessutom att vi håller kontakt med våra förtroendevalda
kollegor i det egna och övriga partier, genom att delta i partigrupper, fullmäktiges sammanträden etc.
6 (20)
OFFENTLIGHET GÄLLER ÄVEN FÖR REVISIONEN.
Varje granskning dokumenteras i en rapport eller promemoria av de sakkunniga yrkesrevisorerna.
Offentlighet och sekretess gäller i revisionen på samma sätt som inom Region Jämtland Härjedalens verksamhet i övrigt. De skrivelser, rapporter, promemorior etc. som vi lämnar till fullmäktige, styrelsen och till den personal som direkt berörs av våra granskningar m.fl., är således
också tillgängliga för allmänheten, massmedia och andra utomstående intressenter. Skrivelserna,
rapporterna och rapportsammandragen kan även hämtas på vår hemsida
www.regionjh.se/revisionsrapporter.
FÅR MEDBORGARNA MESTA MÖJLIGA FÖR SKATTEN?
Är verksamheten effektiv, utförs och redovisas den enligt regelverket och på det sätt som fullmäktige bestämt?
Det skall vi revisorer söka svaren på. Eller som vår uppgift uttrycks i kommunallagen:
"Revisorerna granskar årligen i den omfattning som följer av god revisionssed all verksamhet
som bedrivs inom nämndernas 1) verksamhetsområden. De granskar på samma sätt, genom de
revisorer eller lekmannarevisorer som utsetts i företag enligt 3 kap 17 och 18 §§, även verksamheten i de företagen”.
Revisorerna prövar:
– om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt
tillfredsställande sätt,
– om räkenskaperna är rättvisande och
– om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig.
Vidare sägs: ”Om revisorerna i sin granskning finner att det föreligger misstanke om att brott av
förmögenhetsrättslig karaktär förövats eller om att allmän förvaltningsdomstols avgörande åsidosatts, skall de anmäla förhållandet till berörd nämnd. Om nämnden efter sådan anmälan inte
vidtar åtgärder utan oskäligt dröjsmål, är revisorerna skyldiga att rapportera det till fullmäktige.
Detta gäller dock inte om anmälan avser misstanke om att brott förövats och nämnden finner
att det inte föreligger en sådan misstanke.”
VÄSENTLIGHET OCH RISK ÄR VÄGLEDANDE FÖR VAD SOM GRANSKAS
Alla delar av Region Jämtland Härjedalens verksamhet skall granskas under ett år. De resurser
som avsätts för revision är begränsade och revisionsinsatserna måste därmed prioriteras till de
områden som är mest angelägna.
Prioriteringen görs utifrån en väsentlighets- och riskbedömning. Denna syftar till att ge underlag
för att revisionsinsatserna riktas till de delar av verksamheten som är mer väsentlig än andra
med avseende på ekonomisk omfattning, nytta för mottagarna, brukarna etc. och där risken för
bristande effektivitet eller säkerhet är störst.
1)
I Region Jämtland Härjedalen: Regionstyrelsen, nämnderna (Regionala utvecklingsnämnden, Vårdvalsnämnden, Patientnämnden) samt de
gemensamma nämnderna.
7 (20)
VERKSAMHETS- OCH REDOVISNINGSREVISION
•
VERKSAMHETSREVISION ..
.. kallar vi vår utvärdering av verksamhetens produktivitet och effektivitet och om verksamheten
styrs och följs upp på ett tillfredsställande sätt. Dessa revisionsinsatser är också normalt de som
tar i anspråk den största delen av våra granskningsresurser.
•
REDOVISNINGSREVISION ..
..kallar vi vår utvärdering av om verksamheten redovisas på ett rättvisande sätt och om det finns
en tillfredsställande kontroll och säkerhet i medelsförvaltningen. Revisionsinsatserna här varierar i omfattning från tid till annan med hänsyn till hur stabila organisation, system och rutiner
är. Ju mera förändringar desto större behov av granskning från vår sida.
Styrelsens/nämndens
verksamhet och förvaltning
Verksamhetsrevision
Ändamålsenlighet och
tillfredsställande ekonomi= effektivitet?
Styrning och uppföljning?
Redovisningsrevision
Rättvisande redovisning?
Kontroll och säkerhet i
medelsförvaltningen?
SAMORDNAD ”KONCERNREVISION”
Som tidigare nämnts är några av oss också lekmannarevisorer/revisorer i de bolag, stiftelser,
samordningsförbund och kommunalförbund som Region Jämtland Härjedalen har ett dominerande inflytande i respektive är medlem i. På det sättet samordnas revisionen för hela "koncernen".
REVISIONSBERÄTTELSEN OCH ÖVRIG RAPPORTERING TILL FULLMÄKTIGE
Sammanfattar revisionens
resultat för det gångna året
Revisionsberättelsen är den lagstadgade och formella, årliga redovisningen av revisionens resultat till fullmäktige, vår uppdragsgivare. Berättelsen är underlag för fullmäktiges beslut i frågan om ansvarsfrihet
skall beviljas eller vägras de verkställande förtroendemannaorganen
under fullmäktige (Region Jämtland Härjedalens styrelse och andra
nämnder och styrelser).
ANSVARSPRÖVNING
Lagen kräver att vi i revisionsberättelsen uttalar oss om ansvarfrihet bör tillstyrkas eller inte
för styrelsen och de enskilda förtroendevalda i styrelsen. Detsamma gäller övriga nämnder, beredningar, styrelser och dess förtroendevalda. Fullmäktige skall sedan motivera sitt beslut i frågan om ansvarfrihet, oavsett om beslutet följer vårt förslag eller inte.
8 (20)
Vidare lämnar vi i revisionsberättelsen en rekommendation till fullmäktige om den av styrelsen
lämnade årsredovisningen bör godkännas eller inte.
Vi skall också varje år lämna vår bedömning till fullmäktige över om det resultat som redovisas i
delårsrapporten per april och per augusti respektive i årsredovisningen är förenligt med de mål
som fullmäktige har beslutat om. Bedömningen i samband med årsredovisningen lämnas i revisionsberättelsen.
Vi kan löpande under året också ta initiativ till förslag om att fullmäktige beslutar om åtgärder
med anledning av våra iakttagelser och synpunkter m.m.
Granskningsresultat kommenteras samt synpunkter och annan information från revisionsverksamheten lämnas även vid varje fullmäktige under punkten ”revisorernas dialog”.
ANMÄRKNING
När vi avstyrker ansvarfrihet för något organ eller enskilda ledamöter så riktar vi samtidigt
anmärkning mot dem. ”Anmärkning” är det begrepp som lagen använder i sammanhanget och
ger uttryck för stark kritik från revisorerna. Även om vi tillstyrker ansvarsfrihet, kan vi i revisionsberättelsen rikta anmärkning mot dem som vi har granskat.
Anmärkning medför också en särskild handläggning av frågan om ansvarfrihet och årsredovisningen i fullmäktige. Innan beslut om ansvarfrihet skall beviljas eller inte och årsredovisningen
godkänns skall fullmäktige inhämta förklaring från det organ (styrelse, nämnd) eller den/de (enskild/enskilda ledamöter) som vi riktar anmärkning mot. Därefter skall fullmäktige också ta
ställning till och motivera om anmärkningen skall framställas också från fullmäktiges sida.
Fullmäktige kan även rikta anmärkning även om inte vi revisorer har gjort så. Även här skall
fullmäktiges motivera sitt beslut.
Utan att vi riktar anmärkning mot styrelsen, annan nämnd eller enskild förtroendevald kan vår
redovisning av revisionens resultat i revisionsberättelsen omfatta negativ kritik.
Vidare kan revisionsberättelsen innehålla förslag till åtgärder och upplysningar om verksamheten som inte framgår av styrelsens eller andra nämnders redovisning till fullmäktige.
9 (20)
REVISORERNA SKALL BITRÄDAS AV SAKKUNNIGA
Vi förtroendevalda revisorer och lekmannarevisorer behöver sakkunniga till vår hjälp vid planering och genomförande av revisionsverksamheten.
Kommunallagen föreskriver att sakkunniga som vi själva väljer skall biträda oss i den omfattning som behövs i revisionsarbetet.
Vårt eget revisionskontor med anställda yrkesrevisorer tillgodoser i första hand behovet av sakkunniga. De biträder oss också med administrativ service för vårt uppdrag. Vid behov anlitar vi
även andra experter t ex jurister, läkare, ADB-konsulter etc. Våra anställda sakkunniga yrkesrevisorer presenteras nedan.
REVISIONSKONTORET
Majvor Enström
Revisionsdirektör
Certifierad kommunal revisor
Tfn: 063-14 75 28
Jan-Olov Undvall
Certifierad kommunal revisor
Tfn: 063-14 75 24
Ulf Rubensson
Certifierad kommunal revisor
Tfn: 063-14 75 29
Carina Hemmingsson
Kval. adm. Assistent
Tfn: 063-14 75 26
Therese Norrbelius
Yrkesrevisor
Tfn: 063-14 75 27
RÄTT TILL UPPLYSNINGAR
Våra sakkunniga har samma rätt att ta del av uppgifter och få upplysningar om Region Jämtland
Härjedalen respektive dess företags verksamhet som vi själva.
10 (20)
DET HÄR AVSER VI GÖRA 2015
REVISIONENS INRIKTNING
Riskanalys
Revisionsverksamheten uppdelas på grundläggande respektive särskilda/ fördjupade granskningsinsatser. Underlaget för att bestämma vilka fördjupade granskningar som skall utföras tas fram i en analys där Region Jämtland Härjedalens
verksamheter bedöms utifrån vilken risk som finns för att det förekommer väsentliga brister i servicen till länets medborgare, i verksamhetens ledning och uppföljning, produktiviteten, effektiviteten, medelsförvaltning eller i andra avseenden.
Analysen bygger på ett omfattande underlag bland annat den kunskap om verksamheten som revisorerna har fått genom tidigare granskningar, från särskilt insamlat material, omvärldsanalys mm.
För 2015 planeras revisionsverksamheten med fokus på styrelsens och nämn-
dernas styrning och uppföljning.
Som tidigare år ligger fokus även på ekonomin . Trots ett antal åtgärder har styrelsen inte heller under 2014 lyckats komma tillrätta med det mycket bekymmersamma ekonomiska läget. Regionen uppnår inte balans i ekonomin och är
långt ifrån att uppnå en god ekonomisk hushållning. Vi ser med stor oro på den
mycket allvarliga ekonomiska situationen framförallt i sjukvårdsverksamheten.
Regionen kommer att inom några år stå inför en ytterst allvarlig situation, med ett
förbrukat eget kapital, om man inte lyckas med beslutad Långsiktig utvecklingsplan
(LUP), Leanarbetet mm.
Riskanalysen har identifierat risker som är kopplade till de förändringar som sker i
samband med regionbildningen och det övertagande av verksamheter från Regionförbundet Jämtlands län som skett fr.o.m. årsskiftet.
I en personalintensiv och dessutom kunskapsorienterad verksamhet som Region
Jämtland Härjedalens verksamhet är medarbetarna en nyckelresurs. I åratal har det
funnits svårigheter att bemanna vissa tjänster med personal med adekvat kompetens. Den besvärliga rekryteringssituationen för vissa kompetenser är bekymmersam och medför stora kostnader för inhyrd personal, främst läkarstafetter men
även sjuksköterskeresurser köps in.
Landstinget har även haft svårigheter att komma tillrätta med den ökande sjukfrånvaron bland medarbetarna. Enligt månadsrapport per november 2014 var
sjukfrånvaron något lägre än föregående år men var fortfarande hög.
Ett ytterligare riskområde är införandet av nytt patientadministrativt system
(Cosmic) . Byte av rutiner, i detta fall ett landstingsövergripande system med ett
stort antal rutiner, medför rent allmänt en ökad risk för brister i den interna kontrollen i rutinerna. Införandet av Cosmic medför även en ökad arbetsbelastning
som kan inverka negativt både på effektiviteten i verksamheten och patientsäkerheten
Regionens uppdrag är att verksamheten ska vara av god kvalité i den service som
ges till medborgarna. Under 2014 har vi kunnat notera att landstinget haft svårigheter att uppnå vissa målsättningarna om förbättrad kvalitet i vården. I det sammanhanget har vi noterat att andelen patienter som drabbas av vårdrelaterade
11 (20)
infektioner fortfarande är hög.
Övriga områden som identifierats i riskanalysen är; finansförvaltningen, IT, led-
ningssystmet, röntgen, lab., förrådet och beredskapsplanen.
Regionens ekonomiska ansvar omfattar även medfinansiering av Samordningsförbundet i Jämtlands län och Norrlandstingens regionförbund. Regionens möjligheter till kostnadsstyrning i dessa organisationer är begränsade och Region Jämtland
Härjedalen kan därför drabbas av extrakostnader. Likaså bör Regionen räkna med
ökade kostnader för, med övriga norrlandsting samfinansierade, bolaget Norrtåg
AB. Av Norrtågs riskanalys framgår att den under år 2014 påbörjade upphandlingen av ny tågoperatör beräknas medföra ökade kostnader för bolaget. Jämtlands
läns landsting har inför upphandlingen beslutat (2014-06-17—18 § 143)att finansiera sin del av den trafik som omfattas av operatörsupphandlingen för kommande
trafikperiod 2016-08-19 – minst 2021-06-30.
Revidering i
plan
Regionens ekonomi samt redovisningen av produktion och ekonomi kommer att
granskas i sedvanlig ordning i samband med delårs- och årsbokslut samt genom ett
antal granskningar av den interna kontrollen i arbetsorganisation, rutiner och system inom administration och service.
Den bekymmersamma ekonomiska situationen som Region Jämtland Härjedalen
befinner sig i kan, för 2015 i likhet med föregående år, ge upphov till omprioriteringar i revisionsplanen. Detta på grund av att riskbilden i Region Jämtland Härjedalens verksamhet påverkas av organisationsförändringar, nya rutiner mm och att
den risk- och väsentlighetsanalys, som bildade grund till ursprungliga revisionsplan, kan behöva omprövas till vissa delar.
Revisionsverksamheten, som omfattar många aspekter på verksamheten, kräver att
fortbildning och erfarenhetsutbyte för både förtroendevalda och yrkesrevisorerna
genomförs kontinuerligt. Vi avsätter därför årligen tid för erfarenhetsutbyte och
deltar i gemensamma kurser, konferenser och seminarier med övriga norrlandstingens revisorer, inom kretsen av kommuner och landsting med egna revisionskontor (Starev), Föreningen för förtroendemannarevisorer i mellannorrland (FFR),
Sveriges kommuner och landsting (SKL) och Sveriges kommunala yrkesrevisorer
(Skyrev).
12 (20)
GRUNDLÄGGANDE GRANSKNING
REGIONPLAN, PROTOKOLL, HEARINGS, VERKSAMHETSBESÖK M M
Mål
Den grundläggande revisionen syftar till att uppfylla det lagstadgade kravet på att all verksamhet skall granskas varje år. Vidare skall denna del av
revisionen ge underlag för den väsentlighets- och riskanalys som ligger till
grund för att bestämma omfattningen av särskilda såväl verksamhetssom redovisningsrevisionella granskningar.
Metod och
Omfattning
Studier av det löpande flödet av ärenden och beslut (handlingar och protokoll), av grundläggande dokument (verksamhetsplan, budget, riktlinjer,
delårsrapporter, årsredovisning etc) samt genom verksamhetsbesök och
redovisningar (hearings) från verksamhetsansvariga.
Genomförande
Utöver nämnda dokumentstudier genomförs hearings och besök i Region
Jämtland Härjedalens olika verksamheter i anslutning till ett eller ett par
av revisorernas sammanträden. Verksamhetsbesök görs också genom
nyttjande av revisorernas s.k. egna dagar under mandatperioden.
Ytterligare granskningsområden kan komma att läggas till under året.
Iakttagelser, synpunkter och frågor med anledning av revisionen kommuniceras löpande både muntligt och/eller skriftligt (skrivelser, promemorior etc) med de verksamhetsansvariga. Till fullmäktige lämnas rapporter i
samband med revisorernas s.k. dialog samt i form av rapportsammandrag.
Årets revision avslutas med att den lagstadgade revisionsberättelsen lämnas till fullmäktige.
Årsredovisning för 2014 och delårsrapporter 2015
Granskningsmål
Granskningen syftar till att pröva om redovisningen av verksamhetens
resultat och ekonomi är rättvisande och fullständig samt om resultatet är
förenligt med de mål som fullmäktige har lagt fast.
Omfattning/
Avgränsning
Granskningen omfattar styrelsens och nämnders delårsrapporter samt
årsredovisning och underlaget för detta (verksamhetens prognoser, verksamhetsberättelser och underlag för delårsbokslut och årsbokslut).
Metod
Granskning av verksamhetsberättelser, specifikationer till balanskonton,
samt att fullmäktiges beslut och föreskrifter efterlevs. Verifiering av balansposter, s.k. substansgranskning, görs genom stickprov.
Tidplan
Granskningen genomförs i samband med delårsrapporteringen per april
och augusti. Årsredovisningen för 2014 granskas under februari och mars
2015 och avslutas då med att revisionsberättelsen för det gångna året
fastställs och överlämnats till fullmäktige.
Rapportering
Efter granskningen av delårsrapporten per april respektive per augusti
lämnas ett särskilt utlåtande till fullmäktige om revisorerna bedömer av
om det resultat som redovisas är förenligt med fullmäktiges beslut. Efter
granskningen av årsredovisningen lämnas revisionsberättelse för år 2014
till fullmäktige. En promemoria med resultatet av granskningen av årsredovisningen lämnas till styrelse och nämnder.
13 (20)
SÄRSKILDA GRANSKNINGAR
VERKSAMHETSREVISION
Verksamhetsrevisionen syftar till att undersöka om verksamheten bedrivs effektivt, d v s på ett
ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om Region Jämtland
Härjedalens styrelse samt övriga nämnders och styrelsers styrning och uppföljning (interna kontroll) av verksamheten är tillräcklig.
Revisionen genomförs genom utvärdering av verksamhetens produktion, organisation och effekter.
FÖRSTUDIER
Förstudier omfattar en kunskapsinhämtning och översiktlig probleminventering inom de områden som skall granskas. De syftar också till att ge underlag för beslut om en verksamhet, ett
område eller delar av detta skall granskas/utvärderas närmare i en särskild/fördjupad granskning (huvudstudie).
REDOVISNINGSREVISION
Redovisningsrevisionen syftar till att undersöka om redovisningen är rättvisande och tillförlitlig
samt om säkerheten och (interna) kontrollen i medelsförvaltningen är tillfredsställande.
Utöver granskning av räkenskaps- och annat redovisningsmaterial i samband med års- och delårsbokslut granskas redovisningens och medelsförvaltningens organisation, system, rutiner, kontroller mm. Det sker genom studier av systemdokumentation och användaranvisningar, intervjuer med systemansvariga, attestanter och användare. Verifiering av funktioner görs genom att
följa ett urval av transaktioner genom system och rutiner.
FÖRDJUPADE GRANSKNINGAR
De redovisningsrevisionella granskningarna av rutiner och system som avses genomföras under
år 2015 är:
• Verifikationsgranskning – Innehåller verifikationer uppgifter enligt krav i kommunala
redovisningslagen?
Ytterligare granskning kommer att genomföras enligt senare bestämmande, bl.a. utifrån iakttagelser i samband med granskningen av delårsrapporter och årsredovisningen för år 2014.
UPPFÖLJNING AV TIDIGARE GRANSKNINGAR
Tidigare granskningar följs upp för att undersöka om resultaten av dessa har beaktats i verksamheten och om sådana åtgärder genomförts som fullmäktige eller styrelse/nämnd/förvaltningen
har beslutat om med anledning av granskningarna. Revisionsinsatser i samband med uppföljningarna varierar beroende på förhållanden för det området som ska följas upp. Uppföljningar
kan därför ske genom bl.a. förnyade granskningar, hearings, verksamhetsbesök samt genom att
inhämta skriftliga redovisningar från styrelse/nämnder och de verksamhetsansvariga inom förvaltningarna.
14 (20)
PLANERADE REVISIONSINSATSER 2015
Region Jämtland Härjedalen befinner sig i ett uppstartsskede med åtföljande förändringar.
Formen för genomförande (hearing, förstudie, fördjupad granskning) av planerade revisionsinsatser kommer därför att bestämmas inför starten av respektive insats.
Styrelsen
Styrelsen
- kostnadskontroll
Har styrelsen utvecklat former/rutiner för kostnadskontrollen
så att man i tid får relevanta signaler om avvikelser?
Tas beslut, i tid, om åtgärder med anledning av identifierade
avvikelser?
Styrelsen
– uppföljning av verksamheterna
Har styrelsen en strukturerad och dokumenterad uppföljning
av samtliga verksamheter?
Vidtas åtgärder när avvikelser konstateras?
Följer styrelsen upp beslutade åtgärder?
Styrelse
- interna kontrollplanen
Har internkontrollplanen upprättats i överensstämmelse med
reglementet och kommunallag?
Görs avrapporteringar och uppföljningar i enlighet med internkontrollplanen? Vidtas åtgärder vid avvikelser?
Ledningssystemet
- en uppföljning
Uppföljning (REV/19/2014):
Har de brister som revisorerna i tidigare granskning pekat på
åtgärdats?
Finns rutiner för att även i framtiden säkra aktualiteten i dokumenten?
Systematiskt kvalitetsarbete
- kunskapsstyrning
Sker en tillräcklig styrning mot att ”Best Pratice” tillämpas
och att föråldrade metoder utmönstras?
Finns aktuella styrdokument för kunskapsstyrningen? Sker
uppföljning?
Lean
”För att uppnå egna mål och nationella krav och för att utveckla vårt kvalitetsarbete har landstinget tagit beslutet att
arbeta enligt Lean:s filosofi och principer”.
Finns en styrning som ger förutsättningar för att handlingsplanen för Lean kan genomföras?
Följer styrelsen upp att:
•
•
beslutat arbetssätt tillämpas?
önskade effekter nås?
Har verksamheterna det stöd de behöver för sitt arbete med
Lean?
Tillvaratas (sprids) identifierade förbättringsmöjligheterna
inom organisationen? Samarbete med övriga norrlandsting?
15 (20)
Medarbetarna
Finns plan och uppföljning för:
•
•
•
sjukfrånvaron,
arbetsmiljön och
”Attraktiva arbetsplatser”
Finns en ändamålsenlig uppföljning av att åtgärder får avsedd
effekt?
Vidtas tillräckliga åtgärder vid ev. avvikelser?
IT-enheten
Har åtgärder vidtagits med anledning av de synpunkter som
kom fram från verksamheterna i "Översyn administrationen i
Jämtlands läns landsting" vad avser IT-enheten?
IT-säkerhet
Finns plan och uppföljning och vidtas tillräckliga åtgärder
avseende IT-säkerheten?
Beredskapsplanering
Finns en beredskapsplan inför extraordinära händelser/katastrofer?
Sker övningar, utvärderingar och återförande av erfarenheter?
Är planerna kända av de som omfattas av dem?
Sker tillräcklig utbildning/spridning av information?
Finansförvaltning
- interna kontrollen
Är den interna kontrollen tillgodosedd i förvaltningen av
värdepapper m.m.?
Finansförvaltning
- Vindkraften
Har åtgärder vidtagits för att säkerställa att LOU har efterlevts i hela processen?
Bedöms investeringen fortfarande lönsam?
Internrevisorernas
granskning
Finns rutiner för handläggning av resultatet av granskningarna?
Görs uppföljande granskningar?
Cosmic - införandet
Har man säkrat implementeringen av systemet avseende upprätthållande av verksamhetsdriften, patientsäkerheten och
arbetsmiljön?
Fakturarutinen för
patientavgifter
Finns tillfredsställande intern kontroll i:
- Kassarutiner
- Fakturarutinen
Förrådet (Sesam) – interna kontrollen
Har den interna kontrollen tillgodosetts i såväl manuella som
datastödda rutiner?
Konsultanvändning
Finns tydliga krav i upphandlingen?
Görs uppföljning av avtal, fakturering, m.m.?
16 (20)
Tandvård
Folktandvården - redovisningsmodell
Har folktandvården en redovisningsmodell som ger transparens?
Folktandvården - patientinforma- Finns rutiner som säkerställer att alla patienter ges adekvat
tion
information om behandling, taxor, garantiåtgärder mm?
Länssjukvården
Planeringen av läkarnas
arbetstid
Uppföljning (REV/26/2009):
Planeras läkarnas arbetstid med utgångspunkt i verksamhetens behov av läkarresurser?
Görs planeringen av läkarnas arbetstid på ett sådant sätt att
det utrymme som avtalet ger utnyttjas?
Akutvård med läkare i utbildning
Sker planeringen av läkarbemanningen, med läkare under
utbildning, på ett sådant sätt att:
- patientsäkerheten säkrats
- kravet på handledning säkerställts
- arbetsmiljön för läkare i utbildning har säkrats vid
tjänstgöringen på akuten?
Ambulansverksamheten
Finns mål avseende insatstider?
Görs uppföljning av måluppfyllelse?
Planeras åtgärder med anledning av uppföljningar?
Röntgen
Sker en styrning som medför att röntgenresurserna i primärvården nyttjas på ett effektivt sätt? Följs nyttjandet upp?
Har det säkerställts att utrustningen utnyttjas på bästa sätt
utifrån ett patientperspektiv? Ex vis nyttjas röntgenutrustning
på HC så att onödiga resor undviks och att det underlättar för
patienten?
Finns en bemanning som svarar mot behovet?
Arbetet för att förhindra/minska
självmord
Finns en tillräcklig styrning och ges förutsättningar för att
målen i handlingsplanen för ”suicidpreventivt arbete” kan
nås?
Finns en fungerande samverkan med andra aktörer?
Vårdprogram avseende återbesök Genomförs återbesök enligt vårdprogrammen? (centrumen
för operation & medicin)
Finns intern kontroll som säkerställer att det inte sker undanträngningar?
17 (20)
Primärvård
Planeringen av primärvården
och dess ekonomiska förutsättningar
Finns en planering av primärvården, i samverkan med kommuner och externa vårdgivare, som ger förutsättningar för att
uppfylla bestämmelserna i Hälso- och sjukvårdslagen?
Görs en planering och genomförs åtgärder som ger förutsättningar att skapa balans i primärvåden avseende ekonomi och
uppdrag?
Bättre liv för sjuka äldre
Uppföljning (REV/5/2013):
Har man formaliserat ledningsfunktionen?
Har man säkrat arbetet efter projektslut 2014?
- upprätthålls samverkansformerna?
Läkarmedverkan i äldrevården
Har läkarmedverkan i äldrevården reglerats i Ädelavtalen på
ett ändamålsenligt sätt?
Sker en uppföljning av efterlevnaden av ingångna avtal?
Görs läkemedelsuppföljningar?
Lab verksamheten
Har man säkerställt effektiva flöden avseende
lab.verksamheten i Primärvården?
Regionala utvecklingsnämnden
Regional utveckling
– övergången till Regionen
Har landstingets planering inför Regionbildningen och åtgärder inför övertagandet av verksamheterna i Regionförbundet
Jämtlands län varit tillräckliga?
Har tillräckliga åtgärder vidtagits för att säkra interna kontrollen i organisation (delegationer m.m.) och i administrativa
rutiner (manuella och datastödda)?
Regional utveckling
– statlig medfinansiering
Har det säkerställts att regelverket för statliga medel efterlevs?
Regional utveckling
– bidrag till externa organisationer
Finns tillfredsställande regler och kontroll avseende bidrag till
externa organisationer?
Hanteras medfinansiering över flera år på ett ändamålsenligt
sätt vad avser budgetering?
Patientnämnden
Patientnämnden
Uppföljning (REV/17/2010):
Har nämnden genomfört de åtgärder som man angav att
skulle göras, med anledning av revisorernas tidigare granskning?
18 (20)
Vårdvalsnämnden
Externa vårdgivare
- fakturakontroll mm
Uppföljning:
Finns en tillräcklig intern kontroll av vården som ges av externa vårdgivare och som faktureras Region Jämtland Härjedalen?
Övrigt
Löpande granskning
LUP
Handlingsplaner
Vårdgarantin
Ekonomin
Följs kontinuerligt under året
19 (20)
KALENDER 2015
Organ
Region Jämtland Härjedalens revisorer
Jan
Feb
Mars
19
16
31
911
Regionfullmäktige
Revisorernas överläggningar
med fullmäktiges presidium,
inkl särskild budgetberedning.
Regionstyrelsen
Ekonomi-, fastighets- och
upphandlingsutskottet
Personalpolitiska utskottet
Utskott för jämställd
och jämlik vård
Arbetsutskott
8,
2021
27
2425
19
Patientnämnden
2526
15
Sep
Okt
Nov
Dec
7
5
1617
7
2
6
12
27
17
9
12
1-2
23
16
13
13
3
27
16
21
6
19
2526
20
2930
2325
10
3-4
8
1
5
10
1
6
5
15
9
14
13
9
14
2
1
13
15
1
3
13
19
3
17
2122
16
19
12
21
13
1,
23
15
12
28
10
29
1011
1920
2728
18
17
16
20
18
7
10
1-2
28
19
7-8
2627
Revisionskonferens i Norrbotten (SKL)
FFR årsmöte
Aug
2021
2627
18
Norrlandstingens revisionskonferens i Östersund
STAREV
årskonferens
Juli
1517
2829
21
Direktionen för Norrlandstingens regionförbund
Regionens samverkansråd
Juni
2526
19
Utskott för infrastruktur
och kommunikationer
Utskott för hållbar
omställning
1415
Maj
23,
31
Utskott för folkhälsa
och rehabilitering
Regionala utvecklingsnämnden
April
2728
2425
Ovanstående utgör en översikt av de möten som var planerade 15-02-18. Förändringar kan komma att ske.
För aktuell information se: Sammanträdeskalender 2015 .
(www.regionjh.se/politikochinsyn/sammantradenochmoten/sammantradeskalender2015)
30
20 (20)