Protokoll 2 16 02 2015 - Lycée Français Saint Louis de Stockholm

1 Fondation Lycée Français Saint Louis de Stockholm – registreringsnummer 9020041852
___________________________________________________________________
Protokoll från styrelsemötet den 16 februari 2015 Protokoll från möte No 2014/2015 -­‐ 4 Stockholm 16 februari 2015, från 17.30 till 21.35, sal 210 på LFSL
Närvarande :
Mme S. Maraux, Mr. L. Clavel, Mme A. Lebas, Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn,
Mme Hind Bernhard, Mr. B. Montoriol, Mme F. Guionneau, Mme E. Rodriguez, Mme N.
Lillo, Mme V. Hansson.
Frånvarande:
Mr. L Grundberg, ordförande i tjänst, Mr Philippe Cailluet.
Då Mr. Lars Grundberg är frånvarande föreslår Mme M. Goubaud, Mr. T. Loyau-Kahn, Mme
Hind Bernhard, Mr. B. Montoriol, och Mme F. Guionneau att Mme Hind Bernhard ska vara
mötets ordförande. Denna accepterar uppdraget.
1. Mötets öppnande
Mötets ordförande, Mme Hind Bernhard förklarar mötet öppnat kl. 17.45
2. Val av mötessekreterare
Styrelsen väljer Mme F. Guionneau till mötessekreterare
3. Kallelse och deltagarlista
3.1 Närvarande ordinarie medlemmar:
• Laurent Clavel, Kultur- och vetenskapsråd vid Franska Ambassaden
• Amandine Lebas, fransk konsul
• Sophie Maraux, rektor
Påminnelse om att, sedan 31 maj 2013, avstår dessa medlemmar från att rösta. (Se protokoll
från 31 maj 2013)
• Malin Goubaud, föräldrarepresentant
• Thomas Loyau-kahn, föräldrarepresentant
2 • Hind Bernhard, föräldrarepresentant
• Bertrand Montoriol, personalrepresentant
• Françoise Guionneau, personalrepresentant
3.2 Frånvarande ordinarie medlemmar:
• Lars Grundberg, styrelseordförande, extern medlem
• Philippe Cailluet, personalrepresentant och Jérémie Lamart, suppelant
• Clara Tronêt-Guillon, extern medlem, har avgått (7 december 2014)
• Caroline Devaux-Scaramoni, extern medlem, har avgått (12 januari 2015)
3.3 Personer med konsultativ roll:
• Elsa Rodriguez, Biträdande rektor låg- och mellanstadium, LFSL
• Nina Lillo, Förskolechef
• Valérie Hansson, Ekonomi- och administrationschef
4 Godkännande av dagordningen
Dagordningen godkännes, utan tillägg.
5 Godkännande av styrelseprotokollet från 19 januari 2015
Protokollet från 19 januari 2015 godkänns, med följande kommentar:
Skrivfel: kommittén ansvarig för att skapa en extern medlemsbank är inte en
rekryteringskommitté, utan en urvalskommitté.
6 Valprocedur vid urval av externa medlemmar samt vid de ordinarie medlemmarnas inval av
de nya externa medlemmarna
I väntan på inrättandet av en urvalskommitté är det ”stadgekommissionen” som har tagit emot
kandidaturerna, vilka, i detta fall, har föreslagits av styrelsens ordinarie medlemmar.
Tre (3) kandidaturer till två (2) poster presenteras för styrelsen:
- Mr. Michel Wlodarczyk, presenterad av L. Clavel
- Mr. Lucien Herly, presenterad av L. Grundberg
- Mme Beata Gianelli, presenterad av par H. Bernhard
3 De ordinarie medlemmarna fick en vecka i förväg, såsom proceduren kräver, CV och
presentationsbrev för att ha möjlighet studera dem och räknas därmed förmögna att
genomföra den slutna omröstningen av inval av två (2) externa medlemmar, för att ersätta C.
Tronêt-Guillon och C. Devaux-Scaramoni, vilka har avgått och vilkas mandat avslutades i
oktober 2015.
Efter presentationen av de tre (3) kandidaterna och efter att ha diskuterat deras kompetenser,
erfarenheter samt fördelarna med deras ambition att integrera LFSL:s styrelse, genomförde de
ordinarie medlemmarna en sluten omröstning.
Amandine Lebas, fransk konsul, håller i rösträkningen. Resultatet är följande:
Gianelli : 4/5
Herly : 5/5
Wlodarczyk : 1/5
Med utgångspunkt i resultatet fattas tre beslut.
Beslut 6.1 :
Lucien Herly väljs in.
Beslut 6.2 :
Varken Beata Gianelli eller Michel Wlodarczyk har uppnått de enligt reglementet
nödvändiga 5/5 och väljs därmed inte in.
Décision 6.3 :
En elektronisk omröstning ska upprättas så att de 7 ordinarie medlemmarna ska kunna
rösta in den tredje externa medlemmen. Ett protokoll rörande detta val kommer att
bifogas till detta protokoll.
L. Herly ska meddelas sitt inval som extern medlem av Thomas Loyau-Kahn, som för
styrelsens talan, och Hind Bernhard ska informera om de förändringar som skett i styrelsen
för Länsstyrelsen, så snart som den tredje externa personen har blivit vald.
7 Administration: godkännande av betalning av skatter och moms
Betalningarna är à jour.
8 Förskola/Maternelle
- Långsiktig reflektion:
Den långsiktiga reflektionen har ännu inte ägt rum « förskolekommissionen » konstituerad av
Nina Lillo, Malin Goubaud, Hind Bernhard och Françoise Guionneau inväntar den slutgiltiga
4 rapporten från UF samt ett möte som, trots att det begärdes för flera veckor sedan inte
kommer att äga rum förrän efter slutförandet av rapporten från inspektionen.
- Rekrytering av en « förskolelärare »
Nödvändigheten av att rekrytera en ny förskolelärare med en mycket hög ekonomisk inverkan
på budgeten.
- Översättning av de franska programmen till svenska
Nina Lillo ber om en översättning av de franska programmen till svenska, d.v.s. av innehållet
i de relevanta dokumenten.
Två (2) texter rekommenderas Förskolechefen N. Lillo:
• Programmet för förskolan, hors-série N0: 3, från 19 juni 2008
• Progressionsmatriser för inlärning på förskolan
Dessa basdokument kommer att vara till stor hjälp i fortsatta diskussioner med UF. N.Lillo
ber om att få en budget om 7000 kronor för att göra översättningen.
Beslut 8:
Kan vi rösta för ett godkännande av en budget om 7000 kronor för en översättning av
de franska programmen till svenska?
Omröstning:
För: 5/5
Emot: 0/5; nedlagda röster: 0/5.
Förfrågan godkännes.
9 Förfrågan till UF om dispens för mottagandet av barn 1-2 år
M.Goubaud presenterar brevet som ska skickas till UF för att förlänga dispensen för
mottagandet av barn 1-2 år.
Beslut 9.1:
Ska vi skicka brevet i sin nuvarande form (bilaga 1)?
Omröstning: 5/5
Brevet ska skickas.
V. Hansson tar upp ämnet « nollan » för femåringar och ber om att följande fråga ska tas upp
med UF:
5 Skulle det vara möjligt att skapa en « nollan » på LFSL ?
Detta skulle medföra att vi får bidrag samtidigt som vi kan följa de franska programmet i en
”grande section” knuten till den internationella skolan LFSL.
Beslut 9.2:
Ska vi ställa denna fråga till UF?
Omröstning: 5/5
Det beslutas att denna fråga ska ställas under mötet med UF.
10 Byggnadsarbeten – projektet byggnad på skolgården
T. Loyau-Kahn informerar att mötet, som skulle ha ägt rum fredag 13 februari, har ställts in
p.g.a. sjukdom hos en av SISAB:s medarbetare. Det har beslutats om ett nytt möte, men inte
om någon ny mötestid, men, kanske till nästa vecka. Han informerar om att ett minimöte ägde
rum på LFSL, samma fredag, under vilket det uppdagades att Sandy återupptäckte en akt,
rörande en byggnad på två våningar, vilken han tidigare hade hand om, men inte har haft
sedan 1 ½ år tillbaka. Denna akt hade den tidigare styrelsen hand om och de kommunicerade
direkt med SISAB, med det senaste mailet daterat november 2013.
Ett nytt projekt skickades av SISAB under 2014 med ett förslag på en byggnad på tre
våningar.
Det visar sig att den gamla styrelsen inte engagerade sig med SISAB i projektet med
byggnaden som ska byggas på skolgården av SISAB, förmodligen p.g.a. avsaknad av
information om kostnaden från SISAB:s sida.
Den nya styrelsen har bett om ett möte med SISAB sedan november 2014, utan resultat.
Styrelsemedlemmarna kräver omedelbart en projektplan från SISAB med följande punkter:
Till slutet av juni:
- Återidentifiera LFSL:s behov för att komplettera och slutföra den existerande listan.
- Identifiera Stockholms kommuns intressen i projektet för att kunna förena deras behov med
våra.
Så snart som möjligt och framförallt före slutet av 2015:
Få ett förslag av SISAB som möjliggör att vi kan inleda projektet. Detta förslag ska innehålla
en praktisk beskrivning och en ekonomisk beskrivning.
I det fall SISAB inväntar ett utlåtande om byggnaden från styrelsen, kan denna inte göra
något sådant utan att ha konkreta fakta, bl.a. om kostnader och betalningssätt.
Vår kontakt med SISAB heter Lars Sandström.
6 På grund av vikten av ett brådskande möte med SISAB har det beslutats att Kommissionen
ska utvidgas.
Förutom Thomas Loyau-Kahn och Sophie Maraux, ska följande personer delta:
- Valérie Hansson
- Hind Bernhard
- Laurent Clavel.
Beslut 10:
Kan dessa personer integrera « kommission SISAB » tillsammans med T. Loyau-Kahn
och Sophie Maraux?
En omröstning genomfördes för var och en av de nya medlemmarna i kommissionen. Varje
person fick 5 röster av 5.
Kommissionen är konstituerad.
11 Förändringar i stiftelsens stadgar
Efter en fördjupad läsning och efter att alla hade fått möjlighet att kommentera, vilket
resulterade i några korrigeringar, ställde mötets ordförande, H. Bernard, två (2) frågor till de
ordinarie medlemmarna:
Beslut 11.1:
Har vi fått tillräcklig information av medlemmarna i « Stadgekommissionen » gällande
de förändringar som behöver ske i Stiftelsens stadgar för att kunna rösta om dem
ikväll?
Omröstning:
För: 5/5
Emot: 0 ; nedlagda röster: 0.
Röstningen accepteras.
Beslut 11.2:
Ska vi godkänna de förändringar som « Stadgekommissionen » föreslår?
Omröstning:
För: 5/5
Emot: 0 ; nedlagda röster: 0.
7 Beslutet att överlämna Stiftelsens nya stadgar, reviderade av styrelsen, till Kammarkollegiet
är enhälligt.
De nya stadgarna som är skrivna på franska, ska översättas av en auktoriserad översättare, så
att de kan överlämnas till Kammarkollegiet för offentliggörande.
12 Uppföljning av CHS (Kommissionen för Hälsa och Hygien) arbete
Ombuden för CHS är Sophie Maraux och Nina Lillo.
Nina Lillo informerar att en säkerhetsrond nyligen har utförts på förskolan.
Sophie Maraux rapporterar att enligt dokument som utarbetats kring de ”nödvändiga
behoven” som LFSL har, bör antalet toaletter öka. Av denna anledning ska arkitekten från
byrån «Dive architects AB», vilken även ansvarade för den senaste ombyggnationen, komma
för att prata om det som behövs göras. Det rör sig om arbeten för nära en miljon kronor, vilka
redan är budgeterade.
V. Hansson ska göra en besiktning av vad som är nödvändigt att göra.
13 Införande av suppleanter i utskickslistan – diskussion bakom stängda dörrar mellan de
ordinarie medlemmarna
Mötets ordförande, H. Bernhard, ställer följande fråga till de ordinarie medlemmarna:
Beslut 13:
Ska suppleanterna systematiskt inkluderas i utskicken av dokument från styrelsen?
Omröstning:
NEJ: 5/5
JA: 0/5 ; nedlagda röster : 0/5
Beslutet att inte inkludera suppleanterna i utskicken av dokument från styrelsen fattas.
14 IT-säkerhet
Tre punkter läggs fram:
- Fas I: Säkerställande av användarnamn/lösenord/datorer
Denna fas är avslutad.
- Fas II: Administration av nyttjanderätter : Denna fas är påbörjad med följande principer:
• En systemadministratör administrerar fördelningen av de tekniska resurserna, men ska inte
ha rättighet att skriva eller läsa innehållet i dokumenten, i mesta möjliga mån.
8 • Varje resurs ska administreras av en praktisk administrator, användaren, som innehar
rättigheterna att läsa och skriva innehållet i dokumenten. Användaren ska själv kunna
kontrollera rättigheterna av de resurser hen ansvarar för. Denna fas är påbörjad.
- Fas III: Gästwifi : lösenordet bör bytas ut regelbundet. Det ska inte finnas någon portal.
15 Skattmästarens roll i styrelsen
Valérie Hansson presenterar ett dokument med de huvudsakliga uppdragen för skattmästaren.
Efter att ha konsulterat skolor i Köpenhamn och Oslo och applicerat dokumentet
”Användarguide till AEFE:s konvention” framgår det att de huvudsakliga uppgifterna är
följande:
- Vara DAF behjälplig i arbetet med anbud av stora kontrakt (städ, el, revisor).
- Vara DAF behjälplig i administrationen av Stiftelsens fondplaceringar.
- Följa upp budgeten, speciellt vid förberedande möten inför styrelsemöten.
- Godkänna fakturor, de som hänskjuts till skattmästaren.
I det specifika fallet med Stiftelsen LFSL, beslöt styrelsen att två typer av fakturor ska
hänskjutas och godkännas:
• De som inte är återkommande och som överskrider 30 000 kronor.
• De som ligger utanför budgeten och som överskrider 30 000 kronor.
Beslut 15:
Vilka är de fakturor ska hänskjutas till och godkännas av skattmästaren?
En omröstning genomförs för att fatta beslut om dessa klausuler.
Omröstning:
För: 5/5
Emot: 0/5 ; nedlagda röster : 0/5
Kalusulerna är antagna.
- Administrera bankkontot tillsammans med styrelsens ordförande, samt godkänna
betalningarna: Ordföranden och skattmästaren kan inte själva registrera inbetalningar, de kan
endast godkänna inbetalningarna gjorda av administrationsavdelningen.
16 Fritids: förening och kontakt
Den 28 augusti 2014, beställer den dåvarande styrelsen en förstudie av advokatbyrån
Holmgrenhansson Advokatbyrå AB, för en summa av 75 000 kronor.
9 Det förstudien ska undersöka är de juridiska, ekonomiska, skattemässiga och organisatoriska
aspekterna. (Se protokoll N0: 2013/14 – 14 från 28 augusti 2014)
Den nuvarande styrelsen som valdes den 10 oktober 2014, har bett V. Hansson, DAF, att
stämma av med advokaterna, för att bättre förstå anledningarna till denna beställning, samt
utvärdera den pågående processen.
Resultatet av undersökningen ledd av V. Hanson är följande:
2/3 av budgeten är redan förbrukad.
Styrelsen har därmed två (2) möjligheter:
• Avsluta den pågående förstudien och endast få ett partiellt resultat, vilket skulle vara
meningslöst.
• Acceptera att binda upp den sista tredjedelen av budgeten för att få ett komplett resultat av
den pågående undersökningen.
Beslut 16:
När det kommer till frågan, Ska vi fortsätta den pågående förstudien? Är resultatet av
omröstningen följande:
För: 5/5
Emot: 0/5 ; nedlagda röster : 0/5
Det beslut som fattas är att advokaterna ska avsluta sitt arbete med förstudien. V. Hansson
fortsätter, för närvarande, att vara vår kontakt med dem.
17 Införandet av nytt bokföringsprogram och dess konsekvenser
Under vecka 12, d.v.s. 16-20 mars 2015, kommer en utbildning i det nya
bokföringsprogrammet kallat « Économique » att ges administrationen. Under arbetet med
införandet av detta fundamentala instrument, kan det förväntas att DAF under ca två (2)
månader inte kommer att kunna utfärda någon slutgiltig rapport.
Samtliga närvarande styrelsemedlemmar accepterar detta, vilket inom kort kommer att ge oss
en större insikt.
18 Punkten mänskliga resurser
Styrelsen ber om att en undersökning av uppgifter, kontrakt och löner ska göras för att kunna
utveckla en politik kring mänskliga resurser som är hälsosam och transparent. V. Hansson
ombeds ta fram en grov lägesrapport. B.Montoriol hänvisar till « Styrningsseminariet » vid
vilket han närvarade den 16 och 17 januari 2015, och föreslår att använda de dokument som
då föreslogs.
10 19 Administration av den elektroniska brevlådan [email protected] samt synlighet av denna adress
på hemsidan LFSL
Den är aktiv och endast T. Loyau-Kahn har tillgång till den för närvarande. Han ber
emellertid att andra personer ska ta på sig administrationen. Den var väldigt värdefull inför
mötet CA/CE – föräldrar/personal den 5 februari 2015.
Ett extranät ska snart skapas och säkerställas. Det kommer att möjliggöra elektroniska
omröstningar och skapandet av arbetsgrupper.
20 Elektronisk omröstning för val av föräldrarepresentanter CA/CE jämfört med den metod
som används idag.
S. Maraux föreslog under styrelsemötet den 19 januari 2015, ett inköp av tjänster från
«Eurovote » för att kunna genomföra valet av föräldrarepresentanter till CA/CE via
elektronisk omröstning.
Kostnaden för dessa tjänster är 1 500€, exklusive moms, d.v.s. 16 875 kronor, inklusive
moms.
Styrelsen bad då om att en undersökning skulle göras av nuvarande kostnader. Resultatet är
talande:
Material 04 143 kronor
Genomförandet av omröstningen 08 684 kronor
(2personerx2dagarx8timmarx206,5sekx1,3142)
Utskick 03 257 kronor
Röstsammanräkning 08 141 kronor
Hjälp vid röstsammanräkningen 02 171 kronor
TOTALT: 26 396 kronor
Föräldrarna hjälper till utan ersättning, om den dolda kostnaden för deras deltagande dras av
blir totalsumman 20 968 kronor.
« Eurovote » skulle alltså medföra en minskning med 19,5% jämfört med den nuvarande
kostnaden på 20 968 kronor och med 36,1% om man inkluderar den dolda kostnaden av de
ideellt arbetande föräldrarna.
Beslut 20:
Bör vi köpa in « Eurovotes » tjänster?
För en elekronisk omröstning : 5/5
Emot : 0/5 ; nedlagda röster : 0/5.
11 Elektronisk omröstning är antagen.
21 Övriga punkter
Inga övriga punkter
22 Mötets avslutande
Mötet avslutades kl.21.35
Hind Bernhard
Sophie Maraux
Françoise Guionneau
Mötets ordförande
Rektor
Mötessekreterare