Handbok för klubbtjänstemän

Transcription

Klubbtjänstemäns
teamhandbok
LA-15.SW
Lions Clubs International
Syften
Etik
Att organisera, chartra och ha tillsyn över
serviceklubbar under namnet Lions Clubs.
Att visa min tro på min dagliga gärning som ett kall och
sköta den på ett sätt som skapar tillit och förtroende.
Att samordna lionklubbarnas aktiviteter och
standardisera administrationen.
Att sträva efter att göra mitt arbete framgångsrikt. Jag
må be om skälig ersättning för min möda, men icke söka
vinna orättmätiga fördelar.
Att skapa och upprätthålla en anda av samförstånd
mellan jordens folk.
Att inte köpa mina framgångar på en annans bekostnad,
och att vara lojal mot mina medmänniskor och ärlig mot
mig själv.
Att främja god samhällsanda hos alla medborgare.
Att alltid, om tvekan uppstår beträffande riktigheten i
mitt handlande, uppträda mot min nästa som jag önskar
att denne skulle uppträda mot mig.
Att visa aktiv intresse inom civil, kulturell, social
och moralisk välfärd i samhället.
Att förena klubbarna med band av vänskap, gott
kamratskap och ömsesidig förståelse.
Gör vänskapen till ett mål, icke ett medel. Sann vänskap
fordrar ingenting för egen del och får aldrig göras
beroende av ömsesidiga tjänster.
Att utgöra ett forum där frågor av allmänt intresse
må fritt och allsidigt dryftas, dock skall klubbarna i
politiskt och religiöst hänseende vara neutrala.
Alltid fullgöra mina medborgerliga plikter i ord.
handling och gärning. Var lojal mot ditt land och ditt
samhälle.
Att uppmuntra serviceinriktade personer att tjäna
på sina hemorter utan personlig ekonomisk
belöning, och att uppmuntra till duglighet och stort
etiskt ansvar i både privat-, affärs- och yrkesliv.
Bistå dina medmänniskor i deras svårigheter.
De sörjande behöver ditt deltagande, de svaga och
nödlidande ditt stöd.
Var försiktig med din kritik och frikostig med ditt beröm.
Bygg upp istället för att riva ner.
Vision
ATT VARA DEN GLOBALA LEDAREN
avseende samhällsservice och humanitär service.
Målbeskrivning
Att göra det möjligt för de frivilliga att tillhandahålla service i samhället, tillgodose
humanitära behov,samt främja fred och internationell förståelse genom Lions klubbar.
2
Handbok för teamet klubbtjänstemän
Innehåll
Inledning ……………………………………….…………………………………..… 5
Arbeta i team…………………………………………………………………….…… 6
Klubbledarskap ……………………………….…………………………………….. 7
Tjänstemännens uppgifter
Kommittéer
Ledarutveckling……………………………………………………………………… 10
Utbildning för klubbtjänstemän
Utveckla medlemmarnas ledarskapsförmågor
Medlemskap ……………………..………………………………………………… 11
Kvalifikationer
Kategorier
Transfermedlemmar
Återinförda medlemmar
Rekrytering och behålla medlemmar
Typer
Bilda en ny klubb
Tidslinje för klubbens verksamhe ………………………………………………… 14
Inför det nya året
Förberedelse
Sätta upp mål
Tillsätta kommittéer
Klubbarkivet
Ekonomi och budget
Klubbverksamhet under året
Genomför möten
Kommunicera effektivt
Hantera korrespondens
Delta i zonmöten
Distriktsguvernörens klubbesök
Delta i distriktsmöten och riksmöten
Slutet av året
Övergång till nästa års klubbledning
Erkänsla vi årets slut
Ansök om klubbens excellensutmärkelse
Klubbverksamhet ………………………………...……………………………..….. 19
Klubbmöten
2
Idéer om program vid möten
Öka mötesnärvaron
Närvaro
Rapportering och formulär: ............................................... ……………….
Medlemskap
Klubbtjänstemän
Serviceaktivitet
Beställa klubbrekvisita
Ändring av klubbnamn
Beställning av ett nytt charterbrev
Sammanslagning av klubbar
Varumärkespolicy
Status quo och upplösning av klubbar
Prioriterad klubbstatus
21
Finanser…………………………………………………………………………….…. 28
Klubbens finanser
Finansiellt ansvar
Betalningsinstruktioner till LCI
Betalningsinstruktioner till LCIF
Finansiella rapporter
Finansiell avstängning av klubbar
Hjälpinsatser…………………………………………………………………………...33
Val av hjälpprojekt
Planera hjälpprojekt
Uppföljning av hjälpprojekt
Utvärdera hjälpprojekt
Fira!
Marknadsför din klubb…………………………………………..…………………….34
PR
E-klubbhus
Erkänsla…………………………………………………..………………………….…36
Formell och informell erkänsla
Resurser………………………………………...…………………………………….. 36
LCI:s webbplats
Webbplatsen MyLCI
Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2)
Tidningen LION och nyhetsbrev
Internationellt tema
Distriktstjänstemän
LCIF
LCI:s huvudkontor
3
INLEDNING
Gratulerar! Att bli vald till klubbtjänsteman är ett privilegium och ett bevis på att
klubbens medlemmar uppskattar dina ledarfärdigheter och förmåga att leda klubbens
verksamhet effektivt. Du kommer att ha många möjligheter att inhämta nya kunskaper,
förbättra dina färdigheter och att utvecklas till en ännu bättre ledare. Genom att dra
nytta av tillfällena att inhämta nya kunskaper och att utvecklas personligen kommer du
att få erfarenheter som du har nytta av så länge du lever.
Det är klubbtjänstemännens skyldighet att verka för att medlemmarna arbetar som ett
sammansvetsat team för att uppnå klubbens mål. Att ha mål och göra upp planer för att
uppnå dem är två viktiga steg mot framgång. Varje medlem har en viktig uppgift att fylla.
Genom att samarbeta kan medlemmarna medverka till att klubben lever upp till sin fulla
potential och gör meningsfulla insatser i samhället.
I denna handbok finns information som kommer att hjälpa dig under året som
klubbtjänsteman. Organisationen är medveten om att varje lionklubb är unik och att
olika människor har olika ledarstilar. Så länge som ni följer de grundläggande
bestämmelserna i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) kan ni själva
bestämma hur verksamheten ska skötas.
(LA-2).
4
Arbeta i team
I dagens snabbt föränderliga värld måste medlemmarna förena familj, arbete och
frivilliginsatser. Samtidigt som en individuell klubbtjänstemans ansvarsområden kan
vara krävande har han/hon möjlighet att dela med sig av utmaningar, idéer och
perspektiv till de övriga tjänstemännen. Det här teamet av klubbtjänstemän främjar
samarbete och tillhandahåller ett gemensamt fokus och arbetsätt beträffande klubbens
verksamhet.
Klubbens president, sekreterare och kassör utgör kärnan i
klubbtjänstemannateamet, och de arbetar tillsammans för att tillhandahålla effektiva
klubbledare. Förutom att övervaka klubbens verksamhet är klubbens president
ansvarig för att utveckla teamets strategier, stödja och motivera teamets medlemmar
och följa upp teamets alla insatser.
Detta samarbetsteams metod kan inte bara förbättra klubbens verksamhet, utan kan
även:
•
ge alla tjänstemän bättre självförtroende att effektivt samarbeta och använda
individernas kunskap, färdigheter och talanger.
•
uppmuntra kreativitet genom kommunikation och att dela utmaningar, möjligheter
och idéer som genererar nya insikter eller perspektiv som en enskild person
kanske inte skulle ha upptäckt själv.
•
stödjer uppnåendet av mål inom angiven tid då alla medlemmar arbetar med
specifika syften och tar sitt ansvar till stöd för det gemensamma målet.
Presidenten är klubbens viktigaste ledare och har mycket att göra. Genom att effektivt
delegera lämpliga ansvarsområden till teamet av klubbtjänstemän kan klubbens
verksamhet förbättras samtidigt som dessa teammedlemmar förbereds för framtida
ledarroller.
I teamet av klubbtjänstemän, precis som i alla effektiva team, har varje medlem
specifika ansvarsområden och uppgifter. En översikt av dessa poster finns på
efterföljande sidor.
5
KLUBBLEDARSKAP
Att arbeta i team är en av nycklarna till framgångsrikt ledarskap. Klubbens
tjänstemän bör gemensamt bestämma det samarbetssätt som passar dem. Oavsett
hur teamet av klubbtjänstemän samarbetar ska ledarteamet säkerställa att klubben
har ledarutvecklingsmål och planerar att uppnå dem. Zonordföranden och andra
medlemmar av distriktets GLT kan vara en resurs för teamet av klubbtjänstemän
vad gäller att skapa och införa en ledarutvecklingsplan.
Varje tjänsteman har emellertid sina speciella skyldigheter och befogenheter.
Nedan följer allmänna riktlinjer som kan följas när ni fastställer det effektivaste
sättet att leda klubben.
president
Han/hon är klubbens högsta verkställande tjänsteman och leder alla
styrelsesammanträden och klubbsammanträden, utfärdar kallelse till alla ordinarie
möten och extra styrelsesammanträden och klubbsammanträden, utser ständiga
och särskilda kommittéer och samarbetar med ordförandena i dessa för att främja
föreskriven verksamhet och rapportering av dessa kommittéer, tillser att föreskrivna
valsammanträden sammankallas och avhålls i vederbörlig ordning samt samarbetar
med och är aktiv medlem i distriktsguvernörens rådgivande kommitté i den zon
klubben tillhör.
Klubbpresidenten har inte oinskränkt befogenhet, utan skall handla på direktiv från
styrelsen, klubben som helhet, klubbens stadgar och arbetsordning eller
organisationens Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2).
Närmast föregående president(er)
Han/hon hälsar medlemmarna och deras gäster välkomna vid klubbmöten och
representerar klubben när nya servicesinnade personer i det samhälle där klubben
verkar hälsas välkomna.
Vicepresident(er)
Om presidenten av någon anledning är förhindrad att fullgöra sina åligganden skall
den vicepresident som står närmast i tur fullgöra hans/hennes åligganden med
samma befogenheter som presidenten själv. Varje vicepresident skall under
presidentens överinseende övervaka verksamheten i de klubbkommittéer som
presidenten bestämmer.
Sekreterare
Han/hon står under presidentens och styrelsens överinseende och ledning och
fungerar som förbindelselänk mellan klubben, det distrikt (enkeldistrikt eller
deldistrikt och multipeldistrikt) som klubben tillhör, samt organisationen.
Sekreteraren:
• Skickar månatliga medlemsrapporter, aktivitetsrapporter och andra rapporter till
organisationens internationella huvudkontor.
• Skickar rapporter på begäran av distriktsrådet.
6
•
•
•
•
•
Samarbetar med och är aktiv medlem i distriktsguvernörens
rådgivande kommitté i den zon klubben tillhör.
Ansvarar för, förvarar klubbens handling, till exempel protokoll från
klubb- och styrelsesammanträden, närvaro, kommittéuppdrag, valförrättningar,
samt medlemmarnas kontaktinformation och betalningar.
Sänder i samverkan med kassaförvaltaren, kvartals- eller
halvårsvis, uppgifter till varje medlem om vederbörandes avgifter och övriga
ekonomiska förpliktelser gentemot klubben, uppbär dessa medel och överlämnar
dem till klubbens kassaförvaltare.
Ställer i förekommande fall säkerhet för korrekt fullgörande av sin post med
det belopp och den borgen som fastställts av styrelsen.
Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna klubbens handlingar
till sin efterträdare på denna post.
Kassaförvaltare
Han/hon skall:
• Motta alla medel från sekreteraren och andra samt placera dem i den eller de
banker, som rekommenderats av finanskommittén och godkänts av styrelsen.
• Göra utbetalningar för klubbens räkning med styrelsens medgivande. Alla
checkar
och andra utbetalningshandlingar skall vara undertecknade av kassaförvaltaren
och kontrasignerade av någon annan av styrelsen utsedd tjänsteman i klubben.
• Föra klubbkassabok samt ansvara för förvaring av redovisningshandlingar,
innefattande kvitton på inbetalningar
och utbetalningar.
• Sammanställa och till klubbstyrelsen varje månad och halvår överlämna
finansiella rapporter.
• I förekommande fall ställa säkerhet för korrekt fullgörande av sin post med
det belopp och den borgen som fastställts av styrelsen.
• Så snart som möjligt efter ämbetsperiodens slut överlämna klubbens medel,
bokföring och andra finansiella handlingar till sin efterträdare på denna post.
Medlemsordförande
Läs Handboken för klubbens medlemsordförande för mer information. Han/hon skall:
• Utarbeta ett medlemsprogram för klubbtillväxt som skall föreläggas styrelsen för
godkännande.
• Regelbundet uppmuntra medlemmarna vid klubbmötena att rekrytera
kvalificerade nya medlemmar.
• Se till att rekrytering och retention genomförs på lämpligt sätt i klubben.
• Planera och genomföra informationsmöten.
• Lämna förslag till styrelsen om hur eventuell medlemsförlust kan minskas.
• Samarbeta med de övriga klubbkommittéerna för att fullgöra dessa skyldigheter.
• Ingå som medlem i zonens medlemskommitté.
7
Styrelsen
Styrelsen består av president, närmast föregående president, vice president(er),
sekreterare, kassör, klubbmästare (inte obligatorisk), tail twister (inte obligatorisk),
medlemsordförande, filialsamordnare, i förekommande fall, och alla andra valda
direktorer.
Vad styrelsen kan och inte kan göra anges i Normalstadgar och arbetsordning för
lionklubb (LA-2), Den här informationen finns på organisationens webbplats.
Liknande information kan även finnas i klubbens stadgar och arbetsordning.
Alla klubbestämmelser, förfaringssätt och villkor som strider mot klubbens,
distriktets, multipeldistriktets stadgar och arbetsordning eller organisationens
internationella stadgar och arbetsordning är ogiltiga.
Styrelsen har följande skyldigheter och befogenheter:
(1) Den skall utgöra klubbens verkställande organ och skall
genom sina tjänstemän ansvara för verkställandet av de beslut, som godkänts av
klubben. Styrelsen skall granska och bereda alla nya ärenden och intentioner
inom klubben, innan de framläggs för godkännande av klubbmedlemmarna vid
ett ordinarie eller extra klubbsammanträde.
(2) Den skall godkänna alla utgifter och får inte sätta klubben i skuld över
sina tillgångar eller godkänna utbetalningar utanför de budgetramar och övriga
villkor som fastställts vid ett klubbsammanträde.
(3) Den skall ha befogenhet att modifiera eller upphäva åtgärder vidtagna av en
klubbtjänsteman.
(4) Den skall årligen, eller oftare om det anses lämpligt, låta granska klubbens
bokföring och verksamhet och ha rätt att begära att en förklaring avges eller en
revision görs ifråga om en tjänstemans, kommittés eller klubbmedlems
handhavande av någon av klubbens kassor. Varje klubbmedlem, som har
fullgjort sina skyldigheter mot klubben, har rätt att efter begäran på lämplig tid
och plats ta del av varje sådan revision eller förklaring.
(5) Den skall på rekommendation av finanskommittén utse en eller flera banker
där klubbens medel skall sättas in.
(6) Den skall i förekommande fall godkänna den borgen som klubbens tjänstemän
skall ställa.
(7) Den får inte godkänna eller tillåta utbetalningar för administrativa
ändamål från nettobehållningen av projekt och aktiviteter där medlen har samlats
in från allmänheten.
(8) Den skall hänskjuta alla frågor, som rör nya affärer och ny policy inom klubben till
respektive ständiga och särskilda klubbkommittéer för studium och
rekommendation till styrelsen.
(9) Den skall med klubbmedlemmarnas godkännande utse klubbens delegater och
suppleanter till distriktsmöten (enkel eller del och multipeldistrikt) och
internationella kongresser.
(10) Klubben måste i sin bokföring ha två olika kassor i enlighet med god
bokföringssed. Den första av dem är avsedd för administrativa medel såsom
8
medlemsavgifter, tail twister-böter och andra medel som uppbärs internt. Den
andra kassan är avsedd för medel som samlas in från allmänheten för aktiviteter
och välgörande ändamål. Alla utbetalningar skall ske i överensstämmelse med
stycke (7) ovan.
Klubbmästare (inte obligatorisk)
Klubbmästaren ska ha uppsikt över och vara ansvarig för egendom och rekvisita
tillhörig klubben såsom flaggor, standar, gonggong, ordförandeklubba, sångböcker
osv. Han/hon skall även placera varje sak på rätt plats före varje sammanträde och
vid sammanträdets slut återföra dem till förvaringsplatsen. Vidare ska klubbmästaren
fungera som ceremonimästare vid möten, se till att alla fått lämplig placering samt
dela ut medlemsblad, trycksaker och annat som kan behövas för mötet. Av särskild
vikt är att se till att nya medlemmar placeras tillsammans med olika grupper vid varje
sammanträde, så att de efter hand får tillfälle att lära känna samtliga
klubbmedlemmar.
Tail Twister (inte obligatorisk)
Han/hon ska främja samförstånd, gott kamratskap, skapa liv och entusiasm vid
mötena med hjälp av skämtsamma och glada upptåg samt med gott omdöme
utdöma böter av klubbmedlemmarna. Bötesföreläggandet kan inte överklagas, dock
under förutsättning att det inte överstiger det belopp som fastställts av klubbens
styrelse och att ingen medlem bötfälls mer än två gånger under ett och samma
möte. Tail twistern kan inte bötfällas med mindre än att alla vid mötet närvarande
medlemmar röstar för det. Alla av tail twistern inkasserade medel skall omedelbart
mot kvitto överlämnas till kassaförvaltaren.
Kommittéer
Kommittéerna bidrar till klubbens framgångar genom att koncentrera sig på
speciella områden och försäkra sig om att klubbens mål för respektive område
uppnås. Det är vanligt att klubbar utser kommittéer för program, hjälpaktiviteter
på hemorten, insamlingar, finanser, medlemsutveckling, PR samt stadgar och
arbetsordning. Alla klubbar uppmanas också att utse en IT-ordförande för att
samordna användandet av modern teknik. De kan också utse andra kommittéer
efter behov.
LEDARUTVECKLING
Leadership Division vid det internationella huvudkontoret tillhandahåller material till
distriktets GLT-koordinator, vilket kan användas av klubbarna för att utveckla viktiga
ledarfärdigheter. Lions ledarskapsresurscenter på organisationens webbplats erbjuder
många resurser och verktyg inom ledarskapsområdet.
Klubbtjänstemannautbildning på distriktsnivå
Alla distrikt uppmanas att arrangera informationsprogram för klubbtjänstemän, vilka
bidrar till utveckling av färdigheter och personlig utveckling. Klubbtjänstemännen
uppmuntras att delta i dessa program, som brukar genomföras i samband med ett
9
distriktsmöte eller speciella möten på distrikts-, region- eller zonnivå. Kontakta
zonordföranden, distriktsguvernören eller andra medlemmar av distriktets globala
ledartem (GLT) för mer information. Resurser för utbildning och information om ansvar
för klubbordförande, sekreterare och kassör finns i Ledarresurscenter på LCI:s
webbplats.
Utveckla medlemmarnas ledarskapsförmågor
Alla klubbtjänstemän ska sträva efter att utveckla medlemmarnas ledarfärdigheter.
Klubbens medlemmar kommer att vända sig till er för vägledning, motivation och hjälp
med att lösa problem vid behov. Tillsammans ska ledarteamet hjälpa klubben att arbeta
för att nå målen genom att aktivt engagera medlemmar i kommittéer och/eller
serviceprojekt och ge möjligheter till ledarerfarenhet.
Som klubbtjänsteman bör du också anstränga dig för att hitta potentiella ledare och
uppmuntra deras utveckling för att säkerställa att klubben håller sig vital i framtiden.
Ledarskapskommittén, i samarbete med klubbtjänstemän, bör sätta upp
ledarutvecklingsmål och planera att uppnå dem under året. När ni har hittat framtida
ledare ska kommittén utveckla planer för att vara mentorer för dessa framtida ledare
och ge dem utbildningsmöjligheter och erfarenheter både i klubben och utanför. För att
stödja dessa insatser erbjuder LCI sina medlemmar flera olika möjligheter till
ledarskapsutveckling.
Lions utbildningscenter (LLC): Lions utbildningscenter erbjuder alla medlemmar
möjlighet att vässa sina kunskaper om Lions grunder och ledarfärdigheter genom
interaktiva onlinekurser. I ledarskapsresurscenter finns kurser som handlar om PR,
medlemsmotivation, genomföra möten, tala offentligt, och genomföra hjälpprojekt.
Syftet med dessa kurser är att utveckla fler effektiva lionledare.
Webbseminarier: Webbseminarier är interaktiva kurser på webbplatsen där man med
hjälp av internet skapar kontakt mellan deltagarna och instruktörerna. Varje år
behandlas flera olika ämnen via LCI:s webbseminarier. Besök ledarskapsresurscenter
på LCI:s webbplats för att se vilket webbinarium som skulle vara till bra för dig som
tjänsteman och för medlemmarna i din klubb. (Endast engelska och spanska)
MEDLEMSKAP
Medlemskvalifikationer
Myndiga personer, som åtnjuter ett gott anseende i samhället, kan bli medlemmar i en
lionklubb. Medlemskap i Lions sker endast genom inbjudan. Använd medlemsansökan
när nya medlemmar bjuds in och skicka ansökan till klubbens medlemsordförande eller
sekreterare för granskning. Efter granskningen av medlemskommittén överlämnas
ansökan till klubbstyrelsen för godkännande.
Medlemskategorier
Det finns sju medlemskategorier:
• Aktiv medlem
• Ansluten medlem
10
•
•
•
•
•
Associerad medlem
Hedersmedlem
Ständig medlem
Allmän medlem
Privilegierad medlem
Läs mer i Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2) på LCI:s webbplats för
en beskrivning av respektive medlemskategori. Endast hedersmedlem och associerad
medlem kan vara medlem i mer än en lionklubb.
Transfermedlemmar
Klubben kan bevilja medlemskap via transfer för en medlem som redan har avförts från
eller som planerar att lämna en lionklubb, förutsatt att:
1. Medlemmen har fullgjort sina skyldigheter vid den tidpunkt han/hon anhåller om
transfer eller
2. inte mer än tolv månader har förflutit sedan han/hon avslutat sitt medlemskap i
den andra klubben och
3. styrelsen i den nya klubben godkänner transfermedlemmen.
Båda klubbarna som är involverade i en transfer måste rapportera medlemmen på den
månatliga medlemsrapporten. Ni behöver inte längre skicka in transferformuläret till
internationella huvudkontoret.
Återinförda medlemmar
En medlem som har fullgjort sina skyldigheter kan återinföras av klubbens styrelse.
Formuläret för återinförd lionmedlem gör att medlem som hade fullgjort sina
skyldigheter när han/hon lämnade sin klubb, kan tillgodoräkna sig tidigare medlemsår i
sitt nuvarande medlemskap. Denna förmån kan inte utnyttjas av tidigare medlemmar
som har avrapporterats på grund av ej betald medlemsavgift.
Rekrytera och behålla medlemmar
Att rekrytera nya medlemmar och behålla befintliga är viktigt för lionklubbens
framgångar. För att bli framgångsrik är det viktigt att klubben lägger upp och följer
strategier för både medlemsrekrytering och retention. För att hjälpa klubbarna erbjuder
Lions Clubs International ett flertal resurser som alla finns på LCI:s webbplats:
• Vår Bara fråga! den nya handboken för att rekrytera nya medlemmar beskriver
fem steg för att utveckla medlemskapet och är avsedd för klubbar som vill
rekrytera nya medlemmar och utföra fler hjälpinsatser.
• Vår Vägledning i att tillgodose medlemmarnas intressen ger klubbarna
information om hur de kan tillhandahålla en meningsfull klubbupplevelse och
uppfylla medlemmarnas förväntningar.
• Kursen Klubbens excellensprocess hjälper till att utvärdera klubben i en
seminarieprocess i fyra steg för att se i vilken riktning klubben leder sina
medlemmar. Under processen genomför klubbarna Hur utvärderar du din klubb?
en enkät och Bedömning av samhällsbehov för att lära sig mer om klubben och
det samhälle klubben hjälper.
11
Medlemsformer
Varje klubb behöver medlemmar för att kunna uppnå sina mål avseende hjälpinsatser.
Av den anledningen tillhandahåller LCI flera olika medlemsformer. Formulär som nämns
i avsnitten nedan finns på LCI:s webbplats.
•
Vanlig medlem
Vanligt medlemskap är för människor som är intresserade av frivilligprogram,
samhällsservice och att göra världen till en bättre plats. Vanliga medlemmar
betalar en inträdesavgift (USD 25) och full internationell medlemsavgift (USD 43).
Ytterligare avgift till klubb, distrikt och multipeldistrikt tillkommer.
•
Familjemedlem
Genom Familjemedlemsprogrammet kan familjer som går med i samma
lionklubb få en reducerad medlemsavgift. Den första familjemedlemmen
(huvudmannen i hushållet) betalar full internationell medlemsavgift (USD 43) och
upp till fyra efterföljande kvalificerade familjemedlemmar betalar endast halv
internationell medlemsavgift (USD 21,50). Alla familjemedlemmar måste betala
inträdesavgiften (USD 25). Familjemedlemskap är öppet för familjemedlemmar
som (1) kvalificerar för medlemskap i Lions, (2) förnärvarande är medlemmar,
eller går med, i samma klubb och (3) bor i samma hushåll och är släkt genom
födsel, äktenskap eller på annat juridiskt sätt. För att certifiera familjemedlemmar
ska klubbsekreterarna fylla i Certifieringsformulär för familjer och skicka in MMR
(c23a) eller fylla i certifieringen genom att skapa familjeenheten på MyLCI
webbplats: http://mylci.lionsclubs.org
•
Studentmedlem
Studentmedlemskap gör det möjligt för studenter att träffa nya vänner samtidigt
som de hjälper andra i samhället. Studerande som är inskrivna vid en
utbildningsinstitution och som är från från myndig ålder till och med 30 år betalar
ingen inträdesavgift och endast halv internationell medlemsavgift (USD 21,50).
Studenter äldre än 30 år som går med i en lionklubb vid en högskola eller ett
universitet betalar USD 10,00 i inträdesavgift och full internationell
medlemsavgift. För att certifiera studentmedlemmar ska klubbsekreterarna fylla i
Certifieringsformulär för studenter och skicka in MMR (c23a) eller fylla i
certifieringen och lägga till studentmedlemmen på MyLCI webbplats
http://mylci.lionsclubs.org
•
Leo Lion-medlemmar
Leo-Lion-medlemskap gör det möjligt för nuvarande eller tidigare leomedlemmar
att fortsätta att utföra frivilligarbete med LCI som lionmedlem. Tidigare
leomedlemmar betalar ingen inträdesavgift när de går med i en lionklubb.
Tidigare leomedlemmar från myndig ålder till och med 30 år, som har varit
medlem i en leoklubb under minst ett år och en dag, betalar halv internationell
medlemsavgift (USD21,50). För att certifiera en tidigare leo- eller leo-lionmedlem
fyller klubbsekreterare i formuläret Leo-till-Lion-certifiering och överföring av
tidigare medlemsår. Medlemmen kan läggas till via MyLCI eller via MMR (c23a).
12
•
Unga vuxna
Unga vuxna från myndig ålder till och med 30 år är befriade från inträdesavgift
och betalar halv internationell medlemsavgift (USD 21,50) när de går med i en
Leo lionklubb. För att certifiera en ung vuxen medlem fyller klubbsekreterare i
formuläret Leo-till-Lion-certifiering och överföring av tidigare medlemsår.
Medlemmen kan läggas till via MyLCI eller via MMR (c23a).
Bildande av nya klubbar:
Att bilda eller stå fadder för en ny lionklubb i ett närliggande område är ett effektivt sätt
att få in flera personer i organisationen. Nya klubbar ökar antalet lionmedlemmar som
kan hjälpa människor i nöd och de skapar även möjligheter för gemensamma
serviceprojekt. Organisationen erbjuder flera olika typer av klubbar. Besök LCI:s
webbplatsför mer information om olika typer av klubbar. Kontakta New Clubs
Department för mer information om utveckling av nys klubbar eller för att beställa ett
organisationspaket för klubbar.
För frågor om medlemskap, kontakta Membership Development Division via
[email protected].
TIDSLINJE FÖR KLUBBENS VERKSAMHET
Som klubbtjänsteman kommer du att vilja planera ditt arbete. Den föreslagna tidslinjen
innehåller några (inte alla) av de handlingar som bör genomföras under varje tidsperiod.
Inför det nya året
Förberedelse
De flesta tjänstemän börjar förbereda sig inför sin ämbetsperiod innan de intar sin post,
eventuella slutgiltiga förberedelser kan göras i början av ditt ämbetssår. Använd de
många resurser som finns tillgängliga för att lära dig mer om din klubb, dess
medlemmar och den internationella organisationen. De avgående tjänstemännen kan
ge värdefull hjälp i detta skede. De tillträdande tjänstemännen bör dock försäkra sig om
att de inte inkräktar på de avgående tjänstemännens område innan de officiellt tillträder
befattningarna.
De mest effektiva lionklubbarna identifierar regelbundet sätt för att utöka effekten av
deras humanitära service, utveckla ledare och tillgodose klubbmedlemmarnas behov
och förväntningar. De ser till att säkerställa att de fortsätter göra värdefulla insatser på
sina hemorter och för sina medlemmar. Det är viktigt att utveckla och genomföra en
plan eller en “planritning” som vägleder er. Planen kanske ändras med tiden allt
eftersom nya behov dyker upp och nya möjligheter identifieras, men att följa en väl
genomtänkt plan är viktigt för klubbens framgång. Verktyget Planritning för en starkare
klubb är en enkel process för att ta fram en strategisk klubbplan med betoning på fyra
viktiga dimensioner: klubbdrift, service, ledarutveckling och medlemskap. För mer
information, se Planritning för en starkare klubb på LCI:s webbplats.
13
Sätta upp mål
Det är allmänt känt att en av nycklarna till framgång är att sätta mål och lägga upp en
handlingsplan. Engagera medlemmarna att skapa mål ökar motivationen att uppnå
dem. Gå igenom kvalifikationerna för klubbens excellensutmärkelse innan du sätter dina
mål. Ni bör i samarbete med ert ledarteam lägga upp en strategisk plan för ert år där ni
inkluderar era mål för klubben och hur ni planerar att uppnå dem. Se Planritning för en
starkare klubb på LCI:s webbplats för vägledning om hur man utvecklar en strategisk
plan. Resurser om att sätta upp mål finns på Ledarresurscenter på LCI:s webbplats.
Tillsätta kommittéer
En av klubbpresidentens viktigaste uppgifter är att tillsätta kommittéer och
ordförande. Att delta i en kommitté förbereder medlemmar för att bli ordförande och
att vara kommittéordförande förbereder medlemmar för att bli klubbtjänstemän.
Erfarenheterna visar att en medlem som är involverad i klubbens aktiviteter
fortsätter att vara medlem.
Presidenten bör tillsätta ordförande i samråd med klubbens vice president (er), vilka
brukar ha nära samarbete med kommittéernas ordförande under året. Vid val av
ordförande bör medlemmarnas färdigheter och kunskaper beaktas. Om den sittande
presidenten ger sitt samtycke kan den tillträdande presidenten tillkännage sina
ordförande innan han/hon tillträder sin befattning.
Under året ska klubbens ledarteam ha gott samarbete med kommittéordförande och ge
dem aktuell information, uppmuntran och motivation.
Enligt organisationens Normalstadgar och arbetsordning skall presidenten tillsätta en
nomineringskommitté Notera att enligt bestämmelserna i Normalstadgar och
arbetsordning för lionklubb bör kommittén vara tillsatt innan mars månad och klubbvalen
skall genomföras innan den 15 april. Valda tjänstemän ska rapporteras på Formulär för
tjänstemannarapportering (PU-101) eller via MyLCI:s webbplats:
http://mylci.lionsclubs.org.
Klubbarkivet
Varje klubbpresident har sin uppfattning om hur arkiveringen bör skötas. Det är därför
en god idé för klubbtjänstemännen att tillsammans dra upp vissa riktlinjer för sådana
detaljer som till exempel protokollföring, bokföring och medlemsregister. Alla handlingar
bör vid verksamhetsårets slut överlämnas till efterträdarna.
Ekonomi och budget
Det finns flera ekonomiska frågor som bör behandlas vid årets början.
•
Sammanställa budgeten: Upprättande av klubbens administrativa budget och
aktivitetsbudget är en av kassaförvaltarens viktigaste uppgifter. Det bör ske i samråd
med finanskommittén och klubbens president. Det är viktigt att göra en prognos för
intäkter och kostnader samt att prioritera behoven. Det är också viktigt att
regelbundet följa upp och kontrollera att man håller sig inom budgeten.
14
•
Hantera bankärenden: Kassören och finanskommittén bör lägga fram förslag på
lämplig bank till styrelsen och rekommendera firmatecknare. Kassaförvaltaren
skall bokföra alla utbetalningar och inbetalningar samt hålla kassaställningen
ständigt aktuell så att ekonomiska frågor lätt kan besvaras.
•
Fastställa medlemsavgifter: Kassaförvaltaren skall i samverkan med
finanskommittén fastställa årsavgiften, vilken måste godkännas av styrelsen och
av klubbens medlemmar. Vid beräkningen av detta belopp bör hänsyn tas till hur
mycket pengar som krävs för att driva klubben och genomföra hjälpinsatser. I
beräkningen av avgiften bör även hänsyn tas till avgifter till distriktet respektive
den nationella och internationella avgiften. Årsavgiften betalas i regel i förväg och
vanligen varje halvår. Faktura skickas vanligen till klubbens medlemmar minst tio
dagar före respektive halvårsperiod.
Klubbverksamhet under året
Genomför möten
Alla möten leds av klubbpresidenten, Sammanställa och följa en dagordning och
använda allmänt antagen mötesteknik, till exempel Robert’s Rules of Order,)
säkerställer att mötena löper lugnt och är produktiva. vilket gör det lättare för
presidenten att i förekommande fall hantera konflikter och/eller problem. Att hantera
problem som uppstår är inte alltid så enkelt. Medlemmarna förväntar sig och förlitar sig
på att klubbpresidenten leder klubben på ett bra sätt.
Dagordningen varierar från klubb till klubb och kan anpassas för att passa respektive
klubb. En typisk dagordning kan se ut så här:
• Presidenten öppnar mötet
• Presentation av gäster
• Program (gästtalare, underhållning, etc.) kan antingen genomföras före eller
efter mötesförhandlingarna
• Uppläsning och godkännande av föregående mötesprotokoll
• Kassörens rapport
• Bordlagda eller ej avslutade ärenden
• Nya ärenden
• Avslutning.
Klubbens sekreterare är i regel ansvarig för följande:
• Sammanställa en dagordning tillsammans med presidenten,
• Informera deltagarna om tid och plats för mötet,
• Föra mötesprotokoll under mötet,
• Registrera närvaro, utmärkelser som överlämnas med mera.
Kommunicera effektivt
Det är viktigt för klubbtjänstemännen att kommunikationen hålls öppen mellan
ledargruppens medlemmar, ledarna och styrelsen, klubbens medlemmar, distriktets
tjänstemän och allmänheten. Att hålla medlemmarna uppdaterade om klubbens
verksamhet och aktuella frågor osv., samt hjälpa dem att möta utmaningar, ingår också
15
i uppgifterna under året. Om det uppkommer en tvist mellan klubbmedlemmar eller
mellan en klubbmedlem och klubben finns det bestämmelser hur den ska lösas i
Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb (LA-2).
Hantera korrespondens
Klubbens tjänstemän brukar få en hel del korrespondens, vilken bör besvaras så snabbt
som möjligt.
Delta i zonmöten
Zonmöten är till stor nytta och hjälp för klubbtjänstemännen. Vid zonmöten har
klubbarnas tjänstemän möjlighet att utbyta idéer om program, hjälpprojekt, insamlingar
och medlemsfrågor och likaså att planera gemensamma aktiviteter. Förutom
klubbtjänstemän kan andra potentiella framtida ledare uppmuntras att delta i zonmöten
då de ger bra information och en möjlighet att träffa andra lionmedlemmar från klubbar i
ert område.
Distriktsguvernörens klubbesök
Det ingår i distriktsguvernörens uppgift att besöka klubbarna i distriktet, för att följa upp
verksamheten i respektive klubb. Klubbarna uppmuntras till att använda besöket för att
stärka relationen med tjänstemännen i distriktet. Efter det att dag och tid för mötet har
fastställts bör klubben skicka en dagordning till distriktsguvernören och avsätta tid för
honom/henne att tala till medlemmarna. Under året bör klubbarna informera
distriktsguvernören om större aktiviteter och projekt. De årliga klubbesöken kan
genomföras individuellt eller som sambesök med flera klubbar inom samma zon.
Delta i distriktsmöten och riksmöten
Distriktsmöten, riksmöten och internationella kongresser är utmärkta tillfällen för
lionmedlemmarna att lära sig mer om organisationen och att träffa andra medlemmar.
Ha som klubbmål att ett antal medlemmar ska delta, som har identifierats som framtida
ledare.
Slutet av året
Övergång till nästa års klubbledning
När ni tog över klubbens ledning kanske ni vände er till era företrädare för råd och
vägledning och era efterträdare vill säkert gärna ha råd och vägledning från er. Ge dem
i så fall information om klubbens verksamhet och saker som ni anser att de bör känna
till och överlämna klubbens handlingar till dem. Diskutera planer och projekt som inte är
slutförda och som kommer att fortsätta under nästa år.
Erkänsla vi årets slut
Var noga med att tacka dem som har stöttat dig i dina insatser under året. Såväl
klubbens medlemmar som allmänheten och andra som har hjälpt klubben brukar
uppskatta att deras insatser uppmärksammas.
16
Ansök om klubbens excellensutmärkelse: Ansökan ska fyllas i av klubbens
sekreterare och undertecknas av vederbörliga distriktstjänstemän innan det sänds till
LCI English Language Department för handläggning. Ansökningar som kommer in efter
den dag som finns angiven på formuläret kan inte få utmärkelsen. Ansökningar som
anländer senare kommer inte att beaktas. Ansökan kan laddas ner från organisationens
webbplats på vårt Klubbresurscenter.
17
KLUBBVERKSAMHET
En bra klubbverksamhet tillfredsställer medlemmarna och får dem att vilja stanna kvar i
klubben. Som ledare har du möjlighet att säkerställa att klubbens möten och den
allmänna klubbupplevelsen är meningsful och berikande. Oavsett om det handlar om
mötesledning eller hur effektivt hjälpprojekten genomförs är alla evenemang och all
kommunikation en del av den allmänna klubbupplevelsen. För att bedöma hur nöjda
klubbmedlemmarna är generellt, använd enkäten Hur utvärderar du din klubb? som
finns på LCI:s webbplats. Klubben kan också delta i Klubbens excellensprocess som
innehåller medlemsenkäten.
Klubbmöten:
Klubbmöten är en viktig del när det handlar om att tillgodose medlemmarnas behov.
Klubbmöten tillhandahåller en plattform för engagemang, kamratskap och erkänsla. De
bör vara positiva och informativa samt ge en känsla av samhörighet. Uppmuntra alla att
delta. Kom ihåg att ge medlemmarna tid till att prata, bilda nätverka och byta visitkort.
För mer material om att förbereda effektiva klubbmöten kan du genomföra onlinekursen
Leda möten, i Lions utbildningscenter (LLC).
Idéer om program vid möten:
De flesta klubbmöten innehåller program som är till nytta och glädje för medlemmarna.
Klubbens program kan informera eller underhålla. De kan vara berikande för
medlemmarna, både personligen och i yrket. Politiska och religiösa diskussioner bör
undvikas, men klubbmöten är en utmärkt möjlighet för medlemmar och gäster att lära
sig mer om det lokala samhället och frågor som kan vara av intresse för klubbens
medlemmar.
Det finns många personer som kan presentera intressanta program, till exempel:
•
Lokala samhällsledare t.ex. - en borgmästare, lokalpolitiker, polis- eller
brandchef, rektor osv. Klubben kommer inte bara att ha nytta av deras program,
utan du får även möjlighet att presentera dessa inflytelserika personer för
klubben.
•
Lokala företagsledare till exempel ägare och/eller VD i medlemmars företag,
representanter i lokala företagarföreningen eller kongress- och turistbyrån.
•
Mottagare av klubbens hjälpinsatser – bjud in dem som har haft nytta av
klubbens hjälpinsatser att tala för att därmed motivera medlemmarna att fortsätta
engagera sig för att hjälpa behövande.
•
Kulturorganisationer – till exempel museer, teatrar och orkestrar kan framföra
intressanta och informativa program som ger lite variation.
•
Handikapporganisationer t.ex. Special Olympics, lokala
blindhjälpsorganisationer, lokala handikappföreningar, grupper som ger stöd till
äldre med mera. Dessa grupper kan komma att ansöka om finansiellt stöd från
18
klubben och/eller be att klubbens medlemmar hjälper till med konkreta
hjälpinsatser.
•
Distriktets kommittéordförande Lär dig mer om statusen för distriktets viktiga
projekt för att uppmuntra klubben att stödja dem.
•
Program som inte kräver förberedelser – Ha några program redo som kan
användas snabbt i de fall ett program av någon anledning inte kan genomföras.
Följande är några exempel på program:
o visa Internationella programmets video och diskutera hur klubben bidra till
organisationens mål för året,
o genomföra ett möte om rekrytering och komma med kreativa idéer om hur
ni kan rekrytera nya medlemmar,
o be PR-ordföranden rapportera status för publicitetsinsatser och hur
klubben uppfattas på hemorten.
Ha en lista över dessa "nöd"-program till hands och använd något av dem om ett
annat program måste ställas in.
Öka mötesnärvaron
Se till att mötets datum, tid och plats passar alla medlemmar.
Se till att det är en lämplig möteslokal där alla medlemmar kan få plats.
Använd olika kommunikationsmetoder för att uppmuntra till mötesnärvaro, till
exempel e-post, brev och telefonsamtal. All kommunikation bör vara optimistisk och
innehålla en positiv beskrivning av mötets program samt betona betydelsen av att
alla medlemmar deltar i klubbens aktiviteter.
Bjud in medlemmar och potentiella medlemmar och be dem att ta med sig vänner.
Även om någon missar ett möte bör han/hon behållas på inbjudningslistan. Ring alla
medlemmar som har missat mer än ett möte för att ta reda på varför de inte närvarat
vid mötena. Håll dem informerade om nyheter och framsteg gällande serviceprojekt.
Ge en detaljerad statusrapport om varje klubbprojekt och uppmuntra dem till att bli
involverade.
Framför ett intressant program och/eller presentation vid varje möte.
Närvaro
Det är klubbtjänstemännens ansvar att följa upp och anteckna medlemmarnas
mötesnärvaro, fastställa regler för gottgörelse av frånvaro och att verifiera att medlemmarna
har uppfyllt kraven för deltagande i klubbmöten. Medlemmar som inte närvarar vid möten
bör uppmuntras att engagera sig mer.
Det är lika viktigt att uppmärksamma medlemmar som är aktiva så att de fortsätter att vara
engagerade. Utmärkelser för perfekt närvaro finns för medlemmar som har deltagit i alla
ordinarie klubbmöten under ett år eller som har gottgjort frånvaro enligt gällande
19
bestämmelser. Perioden kan börja när som helst och behöver inte sammanfalla med
verksamhetsåret. Utmärkelser som ger erkänsla för närvaro samt utmärkelser som ger
erkänsla för utomordentliga insatser finns i Lions officiella rekvisitakatalog.
Rapportering och formulär
Rapportering är viktig i alla organisationer och LCI har arbetat mycket hårt för att
förenkla rapportering genom införandet av MyLCI.
När du har inrapporterats som klubbtjänsteman till LCI:s huvudkontor kommer du att få
ett meddelande via e-post som välkomnar dig till MyLCI. Det sker normalt första veckan
under verksamhetsåret. Från slutet av maj till 1 juli kommer tjänstemän som är nya på
MyLCI att ha tillgång till dess utbildningsavsnitt. För att använda MyLCI måste
tjänstemannen skapa ett användarnamn och lösenord. För att skapa ett lösenord
behöver du ditt medlemsnummer och en unik e-postadress. Om du har använt MyLCI
tidigare kan du använda samma användarnamn och lösenord som sist. Med start 1 juli
har du full åtkomst till MyLCI beroende på vilken klubbpost du innehar. Klicka på
MyLCI:s supportpanel för svar på frågor om den funktion du använder. Frågor om
registrering, lösenord eller medlemsrapportering kan skickas till [email protected].
För att komma till MyLCI, följ länken nedan eller klicka på http://mylci.lionsclubs.org/
•
Besök LCI:s hemsida på www.lionsclubs.org eller
http://www.lionsclubs.org/EN/index.php
•
Klicka på länken MyLCI, längst upp i mitten, på sidan.
Klubbens tjänstemän bör sätta sig in i de olika formulär som skall sändas in regelbundet
samt den läsa den information som finns tillgänglig. Notera att pappersversioner av
dessa formulär även finns tillgängliga för nedladdning på organisationens webbplats.
•
Månatlig klubbmedlemsrapportering (MyLCI/c23a)
Alla lionklubbar ombeds att rapportera medlemsförändringar varje månad. Även om det
inte är några ändringar bör klubbarna rapportera ”Inga ändringar under månaden”.
Månatlig rapportering säkerställer korrekt fakturering, utskick av tidningen och annat,
utmärkelsekriterier och andra förmåner.
För att komma till MyLCI, följ länken nedan eller klicka på http://mylci.lionsclubs.org/
•
Gå till LCI:s hemsida på www.lionsclubs.org eller
http://www.lionsclubs.org/SW/index.php
•
Klicka på länken MyLCI längst upp i mitten på sidan.
•
Ange användarnamn och lösenord för att logga in på MyLCI.
Klubbpresidenter och sekreterare kan skicka in sina månatliga medlemsförändringar på
webbplatsen MyLCI. Medlemsändringar som inrapporteras via MyLCI registreras
20
omedelbart och det internationella huvudkontoret, distriktets och multipeldistriktets
tjänstemän och ordförande kan ta del av informationen. Aktuell rapporteringsmånad är
öppen för insändande av rapporter under hela månaden – från den första till sista
aktuella dagen för respektive månad. När "inga ändringar finns att rapportera för
månaden" väljs kommer efterföljande inrapporteringar för den månaden att tillåtas.
Relaterade rapporter uppdateras därefter. Rapporteringen stängs den sista
kalenderdagen varje månad klockan 24.00 (midnatt) Central Standard Time (CST).
Notera: Webbplatsen MyLCI endast accepterar rapporter från den innevarande
kalendermånaden. Du har möjlighet att gå tillbaka upp till två (2) månader, tidigare
rapporter kommer att visas i detaljavsnittet för den aktuella kalendermånadens rapport.
För rapporter som är äldre än två månader måste du skicka in en pappersrapport,
formulär c23a, till Member Service Center. Använd adressen som anges nedan.
Medlemsrapporter kan inte skickas in i förväg för framtida månader.
Klubbpresidenter och sekreterare kan även skicka in sina månatliga medlemsändringar
via pappersformuläret (c23a). Medlemsrapporteringsformulär som tas emot senast den
20 i månaden (till exempel 20 juli, 20 augusti) kommer att registreras samma månad.
Pappersrapporten MMR går att ladda ner från LCI:s webbplats genom att ange sökordet
c23a i sökfältet. Du kan även beställa den från Member Service Center via adressen
som anges nedan.
Pappersrapporten MMR kan skickas till Member Service Center via post, fax eller epost på adressen nedan.
Member Service Center
300 W. 22nd Street Oak Brook Illinois, 60523 USA
Telefon 630 468 3830
Fax 630 706 9295
E-post [email protected]
•
Lionklubbarnas månatliga serviceaktivitetsrapport
En av de bästa sakerna med att vara medlem i Lions är möjligheten att få hjälpa
våra lokala samhällen och tillgodose humanitära behov runtom i världen.
Klubbsekreterare ombeds att inrapportera klubbens serviceaktiviteter när en
aktivitet genomförs. Serviceaktivitetsrapportering hjälper oss att mäta vår
påverkan och det hjälper våra ledare på distrikts- multipel- och internationell nivå
att förstå de lokala klubbarnas behov och intressen, och inspirerar andra
lionmedlemmar med våra framgångsrika aktiviteter och tillhandahåller ett
sökregister för årets aktiviteter.
MyLCI används för att inrapportera serviceaktiviteter. Klubbpresidenter och
sekreterare kan skicka in och uppdatera information om aktiviteter, och alla
klubbtjänstemän som har tillgång till MyLCI kan se serviceaktivitetsrapporterna.
När en serviceaktivitet har inrapporterats kommer informationen omedelbart att
21
finnas tillgänglig för distriktets och multipeldistriktets tjänstemän och ordförande.
När inga serviceaktiviteter genomförs under en viss månad behöver man inte
registrera någon serviceaktivitetsinformation för den månaden.
Klubbsekreterarna kan inrapportera klubbens serviceaktiviteter online med dessa
enkla steg:
• Besök LCI:s webbplats: www.lionsclubs.org
• Klicka på: MyLCI högst upp på hemsidan
• Ange användarnamn och lösenord för att logga in på MyLCI.
• När du har loggat in klickar du på Min lionklubb högst upp på sidan, välj
därefter "serviceaktiviteter" i menyn.
• Klicka på "Lägg till aktivitet" högst upp på sidan och fyll i de olika fälten.
• Klicka på "Spara" när du har angivit all nödvändig information. Aktiviteten
bör nu visas på översiktssidan. Om du kryssar Dela din historia kan
andra klubbar se information om er serviceaktivitet.
• Repetera de två sista stegen för att lägga till ytterligare aktiviteter.
När den månatliga serviceaktivitetsrapporteringen genomförs på webbplatsen
kan klubbsekreterarna:
• Föra ett välorganiserat och sökbart register över klubbens
serviceaktiviteter
• Ladda upp två fotografier för varje serviceaktivitet.
• Använda verktyget "specialaktivitet" för att rapportera återkommande
serviceaktiviteter.
• Ange servicemål och följa upp klubbens framsteg.
• Använda supportpanelen för att ta del av fler instruktioner eller verktyg
relaterade till ett specifikt område av rapporten.
• Söka efter aktiviteter (till exempel foton och projektbeskrivningar) som
andra klubbar runt om i världen har lagt upp.
Sekreterare som använder MyLCI ska se till att klubbens serviceaktiviteter
inkluderas i organisationens årliga rapport om serviceaktiviteter och övriga
rapporter som distriktstjänstemännen har tillgång till via MyLCI. LCI tar inte lägre
emot serviceaktivitetsrapporter på papper via post, e-post eller fax.
Serviceaktiviteter kan inrapporteras under hela året fram till och med den 15 juli
nästa verksamhetsår. Aktiviteter som inrapporterats av klubben kommer att
finnas kvar på webbplatsen i två år efter det år som aktiviteten genomfördes.
Besök LCI:s webbplats och sök efter ”aktivitetsrapport” för mer information. Om
du önskar teknisk hjälp kontaktar du LCI:s supportcenter via e-post
[email protected] eller telefon 630 468 6900.
•
Inrapportera klubbtjänstemän:
22
Varje år, efter det att en klubb har valt nya tjänstemän, ombeds klubbarna att
inrapportera de nya klubbtjänstemännen till det internationella huvudkontoret.
När nya tjänstemän inrapporteras:
• Hitta en klubb (sökmotorn på organisationens webbplats) återspeglar de
nya tjänstemännen.
• Ny tjänstemän kommer motta utskick från det internationella
huvudkontoret och distriktet.
• De nya tjänstemännen kommer att ha behörighet och kan använda
webbplatsen MyLCI.
Av samma anledning ber vi dig även inrapportera eventuella ändringar som sker
under året. Vi ber att varje klubb inrapporterar sina nyvalda eller omvalda
tjänstemän till det internationella huvudkontoret senast den 15 maj varje år.
När du skickar in din tjänstemannarapport online ser du att det finns en post
kallad “direktor”. Här kan du registrera fler av klubbens styrelsemedlemmar som
inte har någon annan tjänstemannatitel.
Klubbpresidenter och sekreterare kan inrapportera den nya
tjänstemannainformationen och ändringar via MyLCI:s webbplats. Tjänstemän
som inrapporteras via MyLCI registreras omedelbart och det internationella
huvudkontoret, distriktets och multipeldistriktets tjänstemän och ordförande kan
ta del av informationen.
Klubbpresidenter och sekreterare kan även inrapportera sina nya tjänstemän
och/eller ändringar via pappersformuläret Inrapportering av klubbtjänstemän
(PU101). PU101 på papper kan även laddas ner på LCI:s webbplats genom att
söka efter Inrapportering av tjänstemän eller PU101.
Pappersrapporten Inrapportering av klubbtjänstemän kan skickas till Member
Service Center via post, fax eller e-post.
Member Service Center
300 W. 22nd Street Oak Brook Illinois, 60523 USA
Telefon 630 468 3830
Fax 630 571 1687
E-post [email protected]
•
Formulär för beställning av klubbrekvisita: (M74):
Detta formulär kan användas för att beställa rekvisita från det internationella
huvudkontoret. Tänk på att beställa all rekvisita i god tid. Klubbtjänstemän
och/eller medlemmar kan beställa via Lions onlinebutik och/eller ladda ner
beställningsformulär på www2.lionsclubs.org men bara klubbpresident,
sekreterare eller kassör kan fakturera beställningar till klubbkontot via MyLCI:s
inloggning och lösenord.
23
Telefon: För att lägga en telefonbeställning i USA, inklusive Alaska, Hawaii,
Puerto Rico, U.S. Virgin Islands och Kanada via gratissamtal, ring 800 710 7822
mellan 08.00 och 16.30 CST men inte på helger. Samtal från 800-nummer kan
inte kopplas vidare till andra avdelningar.
Fax: För att beställa via fax, ring 630 571 0964 – 24 timmar om dygnet, 7 dagar i
veckan. Av säkerhetsskäl och för att säkra din sekretess tar vi inte emot
kreditkortsbeställningar via fax.
Skicka beställningar till:
Club Supplies Sales Department
300 W 22nd Street
Oak Brook, Illinois 60523-8842
USA
E-post: Ett elektroniskt utskriftsvänligt beställningsformulär finns online på
www2.lionsclubs.org (klicka på Forms). E-posta det ifyllda formuläret till
[email protected]. Av säkerhetsskäl och för att säkra din sekretess tar
vi inte emot kreditkortsköp via e-post.
Online: Internetbeställningar kan göras online på www2.lionsclubs.org. Betalning
kan även göras med kreditkort. En beställningsbekräftelse e-postas automatiskt.
Klubbnamnsändringar
Om en klubb vill ändra sitt namn måste bestämmelserna i den internationella styrelsens
policy följas. Anhållan ska sändas till Eurafrican Department vid det internationella
huvudkontoret. För att beställa klubbnamnsändringar, använd formulär DA 980 på LCI:s
webbplats.
Beställning av ett nytt charterbrev
Klubbar som har fullgjort sina skyldigheter men har förlorat sitt charterbrev kan beställa
ett nytt från New Clubs Department ([email protected]). Den här tjänsten kostar
USD25.
Sammanslagning av klubbar
Två eller flera klubbar kan besluta att gå samman under förutsättning att de är överens
om villkoren för samgåendet, till exempel vilken klubb som skall läggas ner samt om
namn, klubbtjänstemän och kommittéer i den nya klubben. Medlemmarna i respektive
klubb och distriktsrådet måste godkänna samgåendet, vilket även måste protokollföras.
Kvarvarande klubb måste sända in Formulär för anhållande om samgående av
lionklubbar (DA-979) och erforderliga dokument till Eurafrican Department vid det
internationella huvudkontoret.
Lions Clubs Internationals varumärkespolicy
Lions Clubs International har en juridisk skyldighet att skydda sina inregistrerade
varumärken. För att bemöta detta behov har styrelsen antagit Lions Clubs Internationals
24
varumärkespolicy. Denna policy definierar organisationens varumärken samt
tillhandahåller medlemmar, klubbar och distrikt (enkel-, del- och multipel-) riktlinjer för
hur och när de kan använda organisationens varumärken.
Enligt denna policy har Lions medlemmar, klubbar och distrikt automatiskt tillstånd och
licens att använda organisationens varumärken i marknadsföring och främjande av
organisationens syften samt klubbverksamhet och distriktsverksamhet, till exempel
sponsrade program, projekt, samhällsservice och andra evenemang, under
förutsättning att sådant användande sker i enlighet med vid var tid gällande policy
antagen av den internationella styrelsen samt att sagda varumärken inte används på
någon artikel som kommer att säljas eller som finns tillgänglig hos Club Supplies and
Distribution Division eller officiella licensinnehavare.
För att läsa hela varumärkespolicyn går du in på Lions Clubs Internationals webbplats
eller kontaktar Legal Division via [email protected] eller telefon 630-571-3847. För
frågor gällande licens, ansökan om specifikt användande på produkter, varor osv.,
kontakta Club Supplies And Distribution Division via [email protected]
eller telefon 630-571-5466, ankn. 6798.
Status quo och upplösning av klubbar
Status quo är ett tillfälligt återkallande av klubbens charter, rättigheter, privilegier och
skyldigheter. Syftet med status quo är att stoppa verksamheten i de klubbar som inte
fullgör sina skyldigheter som lionklubb tills orsaken till att klubben placerats i status quo
har retts ut eller klubben läggs ner.
Lionklubbar kan placeras i följande status quo-kategorier:
•
•
•
•
Underlåtenhet att följa organisationens syften, som lionklubb handlat på ett
olämpligt sätt, till exempel att inte lösa konflikter i klubben eller varit involverad i
juridiska tvister.
Underlåtenhet att fullgöra sina skyldigheter som lionklubb, till exempel att inte
genomföra klubbmöten regelbundet eller att underlåta att sända in den månatliga
medlemsrapporten tre månader i följd.
Klubben finns inte eller är påhittad.
Klubben har begärt att få lägga ned sin verksamhet eller gå samman med en
annan klubb.
När en klubb försatts i status quo kan den inte:
1.
2.
3.
4.
5.
Genomföra serviceaktiviteter,
Genomföra insamlingsaktiviteter,
Delta i evenemang eller seminarier i distrikt, multipeldistrikt eller internationellt,
Delta i något röstningsförfarande utanför klubben,
Stödja eller nominera kandidater till poster i distriktet, multipeldistriktet eller
internationella kontoret,
6. Sända in den månatliga medlemsrapporten och andra rapportformulär,
7. Sponsra en lionklubb eller bilda en leo- eller lionessklubb.
25
För att en klubb i status quo skall återfå fullgod status måste klubben:
1. Reda ut orsakerna till att klubben försattes i status quo.
2. Betala alla utestående skulder till distriktet, multipeldistriktet och internationella
konton.
3. Skicka in en ifylld återaktiveringsrapport för att inrapportera eventuella medlemsoch ledarskapsförändringar.
Om en klubb i status quo inte kan åtgärda orsaken till placering i status quo och följa LCI:s
stadgar och arbetsordning blir klubben nedlagd. Nedläggning av en klubb kan upphävas
inom tolv månader från det datum klubben lades ner om orsakerna till nedläggning har retts
ut. Alla tidigare avgifter måste betalas. Distriktsguvernören eller samordningslion måste
skicka in en reorganiseringsrapport för att nedläggningen skall upphävas.
Klubbar som befinner sig i status quo kommer att få stöd från sin zonordförande,
distriktsguvernör, första vice distriktsguvernör och andra vice distriktsguvernör i arbetet med
att återfå aktiv status. Om du har frågor som handlar som status quo kan English
Department på internationella huvudkontoret hjälpa till.
Skyddande status:
En lionklubb kan placeras i skyddande status, på begäran av distriktsguvernören, om
landet eller det område där lionklubben är belägen har drabbats av:
• Krig eller annan typ av uppror
• Politisk oro
• Naturkatastrofer
• Alla andra särskilda omständigheter som förhindrar en lionklubb att fungera normalt.
En lionklubb skall vara placerad i skyddande status quo i 90 dagar plus i ytterligare 180
dagar om så krävs. En lionklubb som är placerad i skyddande status quo är tillåten att
fungera normalt,baserat på definitionerna av lionklubbens funktioner i den internationella
styrelsenspolicymanual, men är undantagen från:
• Betalning av distriktets, multipeldistriktets och de internationella medlemsavgifterna.
• Insändande av den månatliga medlemsrapporten och andra rapportformulär.
Klubben befrias från skyddande status när den kan fungera normalt igen, betala
utestående avgifter till distriktet, multipeldistriktet och internationella konton och skicka in en
reorganiseringsrapport. Rekommendation om att frisläppa en klubb från status quo kan
göras när som helst under året, vid extremt svåra fall kan internationella styrelsen, på
begäran av distrikts- och klubbservicekommittén, ge eftergift för del av avgifterna.
Prioriterad klubbstatus
För att ge distriktets ledare en chans att uppmärksamma svaga eller mindre etablerade
klubbar har LCI skapat kategorin Prioriterade klubbar. Om man är i kategorin
Prioriterade klubbar kan medlemmar i distriktsguvernörens team göra upp till två
26
ytterligare klubbesök bekostade av befintlig distriktsguvernörsbudget. Placeringen
ändrar inte klubbens status eller dess rättigheter eller skyldigheter, men innebär att
klubbar som behöver extra uppmärksamhet kan få mer stöd.
Prioriterade klubbar inkluderar automatiskt alla klubbar som startats under de senaste
24 månaderna, klubbar i status quo eller finansiell avstängning och klubbar som har
lagts ner under de senaste 12 månaderna och som kan återaktiveras.
Distriktsguvernören kan begära prioriterad status för ytterligare fem klubbar. För att
begära prioriterad status för klubbar som inte är nybildade, nyligen nedlagda, i status
quo eller finansiell avstängning enligt ovan, måste distriktsguvernören ange varför mer
stöd behövs, ha en plan för erforderliga aktiviteter och utse en Guiding Lion för klubben.
Denna plan måste bli godkänd av klubben, distriktsguvernören och första vice
distriktsguvernören och ska sedan skickas till District and Club Administration Division.
Klubbarna måste fortsätta betala sina avgifter och uppfylla sitt ansvar som lionklubb,
annars riskerar de att stängas av på grund av finansiella skäl och bli nedlagda. Om
mätbara framsteg inte görs inom sex månader kan dessa klubbar förlora sin prioriterade
status. En klubb anses ha nått framgång när den har uppnått de mål som klubben satte
upp när den försattes i prioriterad status. Fler än fem ytterligare klubbar kan försättas i
prioriterad status om detta godkänns av Distrikts- och klubbservicekommittén.
FINANSER
Klubbens finanser
De flesta klubbar arbetar efter en budget, eftersom deras intäkter och kostnader på så
sätt kan förutses för en viss period. Budgeten skall ses som en vägledning avseende
klubbens ekonomi.
Varje klubb bör ha två typer av budgetar: En administrativ budget och en
aktivitetsbudget. Den administrativa budgeten används till klubbens verksamhet. Medel
till dess administrativa verksamhet kommer huvudsakligen från medlemsavgifter.
Aktivitetsbudgeten omfattar de aktiviteter och projekt som klubben genomför. Medel
kommer från inkomstgivande evenemang och aktiviteter som klubben genomför. Medel
från klubbens insamlingsaktiviteter kan inte användas för att täcka klubbens
administrativa kostnader, även om klubben tillkännager att insamlade medel kommer att
användas för klubbens egen verksamhet. Klubben kan dock täcka direkta kostnader för
genomförandet av en insamling med de insamlade medlen.
Finansiellt ansvar
Klubbens kassaförvaltare är ansvarig för att betala för rekvisita som klubben har köpt in
samt att betala distrikts-, multipeldistrikts- och internationella avgifter.
Klubbens kassör får, under förutsättning att transaktioner har skett eller om klubbkontot
har en obetald skuld, ett kontoutdrag från organisationen som innehåller alla
transaktioner på klubbens konto. Det kan till exempel röra sig om halvårsvisa
internationella medlemsavgifter, charteravgifter, inträdesavgift för nya medlemmar,
avgifter för återinförda medlemmar, avgifter för transfermedlemmar och ständiga
27
medlemmar samt inköp av rekvisita. Det ingår i kassörens uppgift att granska posterna
på kontoutdraget och att överlämna det till styrelsen för godkännande. Kassören ska
också regelbundet övervaka klubbkontot på MyLCI för att få bekräftat att alla
betalningar som gjorts till LCI har blivit korrekt bokförda på klubben. Om ett inbetalt
belopp inte har krediterats bör kassören skicka en kopia av inbetalningskvittot till
Accounts Receivable and Club Account Services Department via e-post
[email protected] eller via fax 630 571 1683
Det förväntas att alla klubbar betalar sina skulder inom föreskriven tid. En klubb som har en
utestående skuld på mer än USD 20 per medlem eller USD 1 000 per klubb, vilkendera är
lägre, vilken är äldre än 90 dagar, kommer automatiskt att stängas av. Detta omfattar
lionklubbens charter, rättigheter, förmåner. Om klubben inte betalar beloppet senast den 28 i
månaden efter den månad klubben stängdes av kommer klubben automatiskt att läggas
ner. Observera att den tidsperiod under vilken klubbar måste betala avgifter till LCI
nyligen har kortats ner från 120 till 90 dagar. Det är mycket viktigt att
klubbtjänstemännen vidtar alla nödvändiga åtgärder för att se till att deras avgifter
samlas in och betalas inom denna period så att klubben inte riskerar finansiell
avstängning.
Klubbens kassör skall följa nedanstående regler för att på så sätt försäkra sig om att
inbetalningar till klubbens konto görs på rätt sätt.
Lions Clubs Internationals betalningsinstruktioner
Efter det att styrelsen har godkänt kontoutdraget är det kassörens skyldighet att göra
aktuell inbetalning till organisationens bankkonto. Om LCI inte har ett konto i landet kan
betalning göras enligt betalningsinstruktionerna som medföljer kontoutdraget.
Det är mycket viktigt att klubbens namn och internationella nummer samt vad
inbetalningen avser anges vid alla inbetalningar till organisationen. Detta är mycket
viktigt för att säkerställa att betalningen krediteras till klubbens konto. Efter att
inbetalning har gjorts är det viktigt att en kopia av inbetalningen skickas till
Accounts Receivable and Club Account Services Department via fax 630 571 1683
eller e-post: [email protected]
Specifika betalningsinstruktioner för respektive land finns på organisationens
webbplats. Dessa instruktioner medföljer även klubbens kontoutdrag från LCI.
Klubbkassörerna ska läsa igenom instruktioner för onlinebetalning som finns på LCI:s
webbplats.
•
BETALNING I USD - När inbetalning görs med en check i USD dragen på en
bank eller filial i USA, ska checken skickas till organisationens boxadress. (
Observera: Skriv inte någon insättningsinformation på baksidan av checken):
The International Association of Lions Clubs
35842 Eagle Way
Chicago, IL 60678-1358 USA
28
•
ELEKTRONISK BETALNING I USD - Vid elektronisk betalning i USD skall
klubbens fullständiga namn och internationella nummer anges i
betalningsinformationen och beloppet skall skickas till organisationens konto
enligt följande:
JP MORGAN CHASE BANK, N.A.
10 South Dearborn Street
Chicago, Illinois 60603, USA
Swiftnummer: CHASUS33
Routing (ABA): 021000021
Kontonummer: 00105732
Mottagarens namn: The International Association of Lions Clubs
Vid betalning inom USA måste ABA-nummer anges. Vid internationell betalning
måste Swiftnummer anges.
Klubbar som skickar inbetalningar i USD via elektronisk betalning bör även faxa
betalningsinformation till Accounts Receivable Department för att därmed
säkerställa att inbetalningar bokförs snabbt och korrekt. Faxa en kopia av den
utförda betalningen tillsammans med information om klubbnamn, klubbnummer,
inbetalat belopp och vad betalningen avser. Faxnumret är 630-571-1683.
•
BETALNING I LOKAL VALUTA - Vid betalning i lokal valuta skall beloppet
sättas in på organisationens konto i respektive land. Information om
organisationens bank och kontonummer kan erhållas från distriktsguvernören,
Accounts Receivable Department eller organisationens webbplats. Om
organisationen inte har något bankkonto i ditt land, se betalningsinstruktion
online eller kontakta Accounts Receivable Department på internationella
huvudkontoret.
•
KREDITKORTSBETALNING - Klubbkassörer som har ett giltigt användar-ID
och lösenord för MyLCI kan betala med kreditkort via Lions Clubs Internationals
webbplats. Klubbkassören kan gå in på www.lionsclubs.org och betala med
Visa, MasterCard, Discover och American Express kredit- och betalkort. Notera:
Växlingskursen bestäms av kreditkortsföretaget.
Frågor om klubbkontot kan ställas till Accounts Receivable Department. Faxnumret är
630-571-1683 E-postadressen är [email protected].
Lions Clubs International Foundations betalningsinstruktioner
För att säkerställa att donationer till LCIF hanteras effektivt är det mycket viktigt att det i
betalningsinformationen anges att beloppet avser LCIF.
•
BETALNING I USD - När en donation görs till LCIF med en check i USD
dragen på en bank eller filial i USA, ska den skickas till följande adress:
Department 4547
29
Carol Stream, Illinois 60122-4547
USA
•
ELEKTRONISK BETALNING I USD - Vid en elektronisk donation till LCIF i
USD, specificera att donationen eller inbetalningen avser LCIF och ange
fullständig information om donatorn eller betalningen. Beloppet skall skickas
till följande LCIF-konto:
Lions Clubs International Foundation
JP Morgan Chase Bank, N.A.
10 South Dearborn Street
Chicago, IL 60603 USA
Kontonummer: 754487312
ABA-nummer 0210 0002 1
Swiftkod: CHASUS33
Informera LCIF via e-post, [email protected] eller fax 630 571 5735 att du har
skickat en elektronisk betalning.
•
BETALNINGAR I LOKAL VALUTA - Donationer eller betalningar till LCIF
kan skickas på följande sätt:
• Elektronisk betalning i USD
• Insättning i USD på ett konto i en bank i USA
• Insättning i lokal valuta på LCI:s konto i ditt land
• Kreditkortsbetalning endast i USD
Övrig finansiell information
Organisationens webbplats har också mer värdefull information om:
• Lions växelkurs
• Betalningsinstruktioner
• Oidentifierade inbetalningar
För att komma till någon av dessa sidor, logga in på www.lionsclubs.org och klicka på
Medlemscenter, Resurser, Finanser. Välj sedan önskad sida.
Lions officiella växelkurs uppdateras den första i varje månad och oidentifierade
insättningar uppdateras den femtonde i varje månad.
Kontoutdragen som skickas till klubbsekreterarna utvisar respektive månads växelkurs.
Kom ihåg att om inbetalning görs under påföljande månader använder organisationens
webbplats aktuell månads växlingskurs.
Specifika betalningsinstruktioner för respektive land bifogas det månatliga
kontoutdraget. Betalningsinstruktioner finns även på organisationens webbplats.
Det förekommer att insättningar inte kan identifieras. Betalningsinformationen
vidarebefordras till distriktsguvernören. Oidentifierade insättningar finns också angivna
30
på organisationens webbplats. Klubbens kassör bör följa upp att klubbens betalningar
har krediterats på klubbkontot. Kontakta Accounts Receivable Department i de fall
insättningar har gjorts vilka inte har krediterats klubbkontot.
Finansiella rapporter
Klubbens kassör bör avge en ekonomisk rapport vid varje styrelsesammanträde.
Uppställningen bör vara tydlig, lätt att följa och informationen måste vara korrekt. Några
av posterna som bör finnas med i rapporten:
• Specificerade intäkter och kostnader för perioden efter föregående rapport.
• Belopp som har budgeterats för kostnader.
• Klubbens nettotillgångar vid början och slutet av perioden som rapporten
avser.
• Den totala summan som klubben har betalat ut för hjälpprojekt innevarande
år jämfört med föregående år.
Finansiell avstängning av klubbar
En klubb som har en utestående skuld på mer än USD 20 per medlem eller USD 1 000
per klubb, vilkendera är lägre, och som är äldre än 90 dagar, kommer att stängas av på
grund av finansiella skäl. Detta omfattar lionklubbens charter, rättigheter, förmåner och
skyldigheter som lionklubb. Avstängda klubbar kan hålla möten för att diskutera
klubbens framtid och finna åtgärder att vidta för att återfå fullgod status. Klubb som har
fått en avbetalningsplan godkänd av Finance Division kommer inte att läggas ner, så
länge klubben fortsätter att uppfylla sina skyldigheter i enlighet med den godkända
avbetalningsplanen.
Om klubben inte återfår aktiv status, eller inför en betalningsplan senast den 28:e i
månaden efter att klubben har stängts av, blir klubbens charterbrev automatiskt
återkallat. Nedläggning av en klubb på grund av finansiella skäl kan upphävas inom 12
månader från det datum klubben lades ner, under förutsättning att klubben har betalat
hela skulden på klubbkontot samt att en komplett återaktiveringsrapport har fyllts i och
skickats in av distriktsguvernören. Klubbar som har lagts ner mer än två gånger på
grund av finansiella skäl kommer inte att kvalificera för reaktivering.
Klubbar i status quo eller finansiell avstängning ska inte:
• Genomföra hjälpinsatser eller insamlingsaktiviteter.
• Delta i distriktets eller multipeldistriktets evenemang och/eller seminarier.
• Delta i något röstningsförfarande utanför klubben.
• Stödja eller nominera kandidater till poster i distriktet, multipeldistriktet eller
internationellt.
• Sända in månatliga medlemsrapporter och/eller andra rapportformulär.
• Stå fadder för en lionklubb eller bilda en leoklubb eller lionessklubb.
Klubbar som har stängts av skall:
• Genomföra möten för att diskutera klubbens framtid samt fastställa de åtgärder
som kan vidtas för att klubben skall återfå aktiv status.
• Göra betalningar för att reglera den utestående skulden eller ansöka om en
avbetalningsplan.
31
SERVICE
Lionklubbarna gör sina lokala samhällen till en bättre plats. Människorna i ditt samhälle
vet att de kan räkna med att din klubb ställer upp. Lions arbetar med ett stort antal olika
hjälpprojekt och varje klubb ansvarar för projektens kvalitet.
Val av hjälpprojekt
Dessa projekt kan i regel indelas i tre kategorier:
• Unika och relevanta lokala aktiviteter.
• Lions Clubs Internationals pågående och traditionella projekt, till exempel
kampen mot blindhet, diabetesinformation, miljöservice och ungdomsprogram.
• Projekten kan relatera till det internationella temat, vilket handlar om vad den
internationella presidenten betonar.
Det är vanligt att man försöker uppnå en avvägning mellan dessa aktiviteter. Om
medlemmarna engageras i valet av aktiviteter genereras nya idéer, medlemmarnas
deltagande i aktiviteter ökar och medlemmarna blir mer nöjda. Det är en god idé att
granska klubbens mål innan ni väljer projekt och framför allt att göra en ingående
granskning av era resurser, det vill säga tillgänglig tid, finanser och frivillig arbetskraft.
Planera serviceprojekt
När ni har beslutat er för ett hjälpprojekt är det dags att börja planera.
• Fastställ mål för projektet - vad vill ni uppnå?
• Ge projektet ett namn - det är viktigt i marknadsföringssyfte.
• Sammansätt ett projektteam - fundera på vad som behövs för att genomföra
projektet på ett framgångsrikt sätt och finn sedan medlemmar med de rätta
egenskaperna.
• Projektets teamledare ska sammanställa en arbetsstruktur och besluta hur
projektet ska genomföras och vem som kommer att göra vad.
Uppföljning av hjälpprojekt
• Kommunicera - håll kontakten med projektets teammedlemmar
• Granska framstegen och motivera dem på vägen.
• Uppmuntra justeringar av projektteamets plan vid behov - det kan uppstå
problem som kräver att planen ändras. Det viktiga är att projektet genomförs och att det genomförs väl!
Utvärdera hjälpprojekt
• När projektet avslutats, jämför era resultat med de fastställda målen - ligger de i
linje med varandra?
• Analysera arbetet med projektet tillsammans med projektteamet - vad fungerade
bra? Vad kan förbättras? En ärlig utvärdering kommer att hjälpa er klubb att
göra ännu bättre ifrån sig nästa gång. Kom ihåg att dokumentera viktiga punkter
och rekommendationer.
32
Fira!
• Uppmärksamma allas bidrag - att få erkänsla från dig som klubbtjänsteman är
viktigt.
• Fira och var stolt över att din klubb har haft en positiv påverkan.
• Kom ihåg att rapportera ditt projekt via serviceaktivitetsrapporten (MyLCI) och
klicka på dela så att andra lionklubbar kan ta del av era framgångar.
Idéer på hjälpprojekt och mer information om att genomföra projekt finns på LCI:s
webbplats.
MARKNADSFÖRING AV KLUBBEN
Hur allmänheten ser på klubben är viktigt för dess framgångar. Det finns ett definitivt
samband mellan PR, framgångsrika lokala projekt och stöd från allmänheten. PR
handlar om alla former av kommunikation – skriftlig, muntlig och icke-muntlig. Det
innefattar att skriva pressmeddelande och dela ut flygblad. Andra saker som är lika
viktiga tas ofta för givet, till exempel att bära Lions rockslagsnål eller att marschera i en
parad.
Ert PR-program kommer att omfatta både pågående aktiviteter, speciella insamlingar
och evenemang. Bra PR kommer att skapa ett stöd från samhället som i sin tur kan
stödja klubbens medlemsinsatser, eftersom människor vill tillhöra en framgångsrik och
pålitlig organisation. Genom att på ett aktivt sätt marknadsföra klubben och dess
aktiviteter kommer ni att skapa en positiv image i samhället.
Lika viktig är den interna kommunikationen. Många klubbar ger ut ett medlemsblad för
att hålla sina medlemmar uppdaterade om verksamheten. Många klubbar marknadsför
sig också på internet där de har egna webbplatser. Den kan nå både de egna
medlemmarna och personer utanför klubben.
Se efter vilka PR-möjligheter som finns via LCI:s webbplats och via sociala media
såsom Facebook, YouTube, Twitter, Flickr och Instagram. Du kan sprida nyheter, videor
och foton med bildtexter till allmänheten eller till klubbens medlemmar enligt vad ni
finner lämpligt.
E-klubbhus
E-klubbhuset gör det möjligt för klubbarna att enkelt och utan kostnad skapa sina egna
webbsidor med ett professionellt utseende. E-klubbhuset innehåller en enhetlig profil
avseende färger och logotyper och varje klubb kan anpassa sina egna sidor. Eklubbhuset innehåller en första sida, klubbens kalender, fotogalleri, lista över
klubbtjänstemän och kontaktinformation. Ytterligare fem sidor kan läggas till, så att
klubben kan marknadsföra sina evenemang och sprida information. Uppmuntra
klubbarna att lägga upp sina egna webbsidor i e-klubbhuset genom att besöka LCI:s
webbplats.
33
ERKÄNNANDE
Erkännande kan definieras som "bekräftelse och visande av uppskattning". Det är viktigt
att klubbens tjänstemän låter medlemmarna veta att deras insatser är värdefulla och
viktiga.
Lions Clubs Internationals har ett omfattande formellt program för erkännande för att
belöna lionmedlemmarna för särskilda prestationer. Erkännande kan även vara en mer
personlig bekräftelse, som vi kallar informellt erkännande. Det kan vara allt från ett enkelt
tack, att bjuda på lunch, att skicka ett kort, till att namnge ett klubbevenemang efter
medlemmen. Klubbledningen bör vara kreativ i arbetet med att visa andra att deras hårda
arbete är uppskattat. För fler idéer, se skriften Konsten att ge erkännande på LCI:s
webbplats.
•
Erkännande till klubbmedlemmar: Erkännande till medlemmarna är ett utmärkt
sätt att öka stämningen i klubben. Varje klubb bestämmer själv riktlinjer för
överlämnandet av hedersbetygelser till medlemmarna. Det ingår i sekreterarens
uppgifter att inköpa lämpliga utmärkelser och att föra register över vilka
utmärkelser som har delats ut. Lämpliga utmärkelser som hedrar framstående
service kan beställas ur klubbrekvisitakatalogen. Beställ utmärkelser i god tid före
det datum då de ska överlämnas.
•
Anordna avtackningsmiddagar: En del klubbar arrangerar mot slutet av
verksamhetsåret en middag för att tacka både medlemmar och utomstående
personer som har hjälpt klubben. Det är ett utmärkt tillfälle att tacka alla som
hjälpt till.
•
Medlemsutmärkelser: Beskrivningar av de olika programmen för
medlemsutmärkelser finns på LCI:s webbplats.
Resurser
Det finns en hel del information och material och många människor som är redo att
hjälpa dig. Du uppmuntras att dra nytta av dessa resurser i mån av behov.
Lions Clubs Internationals webbplats
Organisationens officiella webbplats på www.lionsclubs.org är ett viktigt verktyg för
klubbtjänstemän. Det finns hundratals sidor med information. Klubbresurscentret på
LCI:s webbplats innehåller många dokument som är nyttiga för klubbtjänstemän.
På LCI:s webbplats finns basinformation om organisationens program,
kontaktinformation och e-postlänkar till olika avdelningar på internationella
huvudkontoret, matriklar samt en onlinebutik för klubbrekvisita. Många publikationer kan
laddas hem, vilket sparar både tid och pengar.
34
MyLCI:s webbplats
MyLCI:s webbplats på http://mylci.lionsclubs.org/ är ett verktyg som används av
klubbtjänstemännen för att upprätthålla medlemsnamn, adresser och telefonnummer,
granska och betala LCI:s kontoutdrag, rapportera och följa upp klubbens
serviceaktiviteter, granska olika rapporter, visa och skapa medlemslistor för utskick,
utse nästa års tjänstemän och månadsrapportera medlemmar.
Tillgången till information och de olika funktionerna på webbplatsen baseras på
användarens nuvarande roll inom organisationen, det krävs därför att användaren
loggar in med hjälp av ett registrerat användarnamn och lösenord.
Fem korta videor finns tillgängliga på engelska för att vägleda tjänstemän som vill lära
sig mer om MyLCI.
Introduktion till MyLCI
En översikt av MyLCI:s grundläggande funktioner.
LCI inloggning och
registrering
Så använder du MyLCI
Visar hur man skapar ett användarnamn och ett
lösenord för LCI:s webbsidor.
Visar hur man navigerar och använder
hjälpfunktionerna på MyLCI.
Visar hur man lägger till, avregistrerar och redigerar
medlemsinformation.
Visar hur man skapar en familjeenhet.
MyLCI medlemsrapportering
MyLCI familjeenheter
Videosegment som visar hur man rapporterar nästa års klubbtjänstemän via MyLCI
finns på engelska, franska, portugisiska och spanska.
Club Officer Reporting using
MyLCI (Rapportera
klubbtjänstemän via MyLCI)
Demonstration of reporting next year club officer
assignments using MyLCI (Demonstration av hur man
rapporterar nästa års klubbtjänstemän via MyLCI)
L’enregistrement des officiels
de club par le biais du site
MyLCI
La demonstration des rapports des officiels de club de
l’année prochaine en utilisant le site MyLCI
Como reportar Dirigentes de
Clube através do MyLCI
Demonstração de como reportar as tarefas de
Dirigentes de Clube para o próximo ano utilizando
MyLCI
Reportar a Dirigentes de club
usando MyLCI
Demostración de reporte de designación de dirigente
de club del año próximo usando MyLCI
Efter inloggning på MyLCI har nya tjänstemän tillgång till en utbildningssida vilken
hjälper dem att lära sig mer om hur man använder webbplatsen.
35
Hjälp med MyLCI
För mer information om MyLCI eller för att få hjälp med att skicka in pappersformulären
för rapportering på klubbnivå kan du kontakta MyLCI:s supportcenter via 630 468 6900
eller via e-post på [email protected] .
Klubbpresidenter, sekreterare och kassörer måste ha användarnamn och lösenord för
att använda denna information. Klubbtjänstemän kan välja sitt eget lösenord.
Klubbtjänstemannen måste vara registrerad hos LCI och måste ha en egen epostadress. Därför är det mycket viktigt att klubbar rapporterar sina nya tjänstemän så
snart som möjligt, antingen online eller på pappersformulär PU-101, samt att alla
kontaktinformation kontrolleras och uppdateras och att varje klubbtjänsteman har en
egen e-postadress. Om klubben inrapporterar endast en gemensam e-postadress för
alla klubbtjänstemän kommer de inte att ha tillgång till rapporterna. För mer information
om att fylla i onlinerapport eller lösenord, gå till LCI:s webbplats eller kontakta MyLCI
Support Center på 630 468 6900 eller via e-post på [email protected].
Normalstadgar och arbetsordning för lionklubbar (LA-2)
Publikationen finns på webbplatsen och är ännu ett viktigt verktyg för klubbtjänstemän.
Stadgar och arbetsordning för lionklubbar beskriver struktur, uppgifter och ansvar för
lionklubben och dess tjänstemän och är en grundläggande vägledning för klubbens
ledning. information om de grundläggande bestämmelser som alla klubbar måste följa.
Om din klubb har egna stadgar och arbetsordning får dessa inte strida mot
organisationens Normalstadgar och arbetsordning för lionklubb.
Tidningen LION och nyhetsbrev
Varje lionmedlem erhåller tidningen LION. Lions Newswire, det månatliga nyhetsbrevet
på organisationens webbplats informerar lionmedlemmar över hela världen om viktiga
evenemang, ändringar i organisationens policy samt nyheter om Lions aktuella
evenemang och aktiviteter. Lions Newswire läggs ut varje månad på LCI:s webbplats.
Internationellt tema
Det internationella temat redogör för den internationella presidentens fokusering för
året. Det finns tillgängligt på organisationens webbplats och presenteras också i
juli/augustiutgåvan av tidningen LION. Det är önskvärt att alla klubbar väljer några
aktiviteter som ligger i linje med det internationella temat.
Distriktstjänstemän
Klubbtjänstemännen uppmuntras till att samarbeta med distriktstjänstemännen för att
uppnå gemensamma mål. Din distriktsguvernör, första vice distriktsguvernör, andra vice
distriktsguvernör, regionordförande och zonordföranden kan svara på frågor och hjälpa
till med eventuella problem som uppstår under året. Många distrikt har material
tillgängligt för klubbarnas bruk, till exempel videofilmer/DVD som lånas ut. Tidigare
tjänstemän hjälper ofta till med tips och råd. Multipeldistriktet har vanligen en matrikel
över tjänstemän i klubbar och i distrikt, vilket är mycket användbart för att kunna
kommunicera med dem.
36
Internationellt huvudkontor
Club Supplies and Distribution Division
E-post: [email protected]
Ansvarar för lagerhållning, marknadsföring och försäljning av klubbrekvisita över hela
världen. Hanterar organisationens licensprogram. Samordnar avdelningar som
marknadsför, fakturerar, anskaffar, skickar ut och inventerar Lions klubbrekvisita över hela
världen.
Convention Division
Utvecklar, hanterar och samordnar all logistik och alla större aktiviteter i samband med
internationella kongressen, DG Elect-seminarier och den internationella styrelsens möten.
District and Club Administration Division
Hanterar administration av distrikt och klubbar över hela världen. Tillhandahåller
språkservice på organisationens officiella språk. Utfärdar excellensutmärkelse till
distriktsguvernörens team, klubbens excellensutmärkelse och stödjer klubbutveckling
genom att tillhandahålla Guiding Lion-programmet och utmärkelser för återuppbyggnad av
klubbar.
Membership Development Division
Membership Development Division är den främsta drivkraften för klubb- och
medlemstillväxt. genom att utveckla, implementera och genomföra strategier för
nyklubbildning och medlemstillväxt. Divisionen stödjer det globala medlemsteamet (GMT),
vilket samarbetar med det globala ledarskapsteamet (GLT). GMT fokuserar på
medlemskap, klubbtillväxt och klubbframgångar genom att genomföra initiativ och program
som tillhandahålls av Membership Development Division.
Finance Division
Hanterar organisationens resurser, det vill säga människor och pengar. Ansvarar för
organisationens finansiella policy och verksamhet, till exempel bankonton, överföring av
medel, bokföringsfunktioner och investeringar.
37
Information Technology Division
Tillhandahåller teknisk service,som till exempel teknisk infrastruktur, medlemssystem och
finansiella system, ett affärssystem för rapportering, webbplatser för medlemsservice bland
annat MyLCI, kommunikationssystem, dokumenthanteringssystem, administration av klubb, tjänstemanna- och medlemsinformation, stöd till distrikts/riksmöten och den internationella
kongressen samt stöd till personalen och medlemmar (website: www.lionsclubs.org).
Leadership Division
Utformar, utvecklar, genomför och utvärderar ledarskapsprogram, seminarier och
konferenser på internationell nivå, multipeldistriktsnivå, distriktsnivå och klubbnivå.
Tillhandahåller online utbildningsmöjligheter via Ledarskapsresurscentret på LCI:s
webbplats samt schemaverktyg och resurser för lokal användning. Stödjer och samarbetar
med det globala ledarskapsteamet (GLT) för att identifiera och uppfylla utbildnings- och
utvecklingsbehov bland lionmedlemmar runtom i världen.
Legal Division
Legal Division ansvarar för upprätthållandet av organisationens globala
varumärkesregistreringar, det globala försäkringsprogrammet, riskhantering och
domstolsärenden. Dessutom tillhandahåller divisionen vägledning och råd till Lions
medlemmar om stadgar och arbetsordning samt den internationella styrelsens policy, till
exempel distriktsval, kandidatur till posten internationell direktor, konfliktlösning och
konstitutionella klagomålsärenden.
Lions Clubs International Foundation
Webbplats: www.lcif.org
Ansvarar för stiftelsens administration, till exempel marknadsföring, insamlingar,
investeringar, beviljande av anslag i samarbete med förtroenderådet och den internationella
styrelsen. Stiftelsen ansvarar även för nödfallsanslag, SightFirst-programmet, Lions Questprogrammet och andra humanitära anslagsprogram samt hanterar donationer och
utmärkelser.
Public Relations and Communications Division
Samordnar och förenar kommunikationsprogram som gäller PR, intern och extern
kommunikation, sociala medier,e-distriktshus och e-klubbhus och tidningen LION.
Tillhandahåller stöd till redaktörer och service till organisationens alla bulletiner,
vägledningar handböcker och audiovisuella material. Ansvarar för totalproduktion av den
38
engelska och spanska utgåvan av tidningen LION och all publicerad litteratur från
organisationen.
Service Activities Division
Utvecklar resurser och hjälper medlemmarna att genomföra aktiviteter och projekt inom
följande områden: Samhällsservice, katastrofberedskap och hjälpinsatser, miljöservice,
hälsa och friskvård (inkluderar, syn-, hörsel- och diabetes), internationella relationer, Lions
tillfällen för ungdom (inkluderar leoklubbar) och Lions service för barn. Tillhandahåller
verktyg till medlemmarna när de deltar i globala servicekampanjer, Hundaårsjubileets
hjälputmaning, läsprogrammet, medicinska och humanitära hjälpinsatser och särskilda
serviceinitiativ. Använder den information som mottas via Lions serviceaktivitetsrapporter
online för att bedöma påverkan av Lions insatser och övervaka globala servicetrender för
att ytterligare kunna förbättra LCI:s program och resurser. Divisionen samarbetar med
Global Partnership and Government Relations Department för att etablera och stärka
organisationens initiativ för partnerskap och myndighetsrelationer.
Dra nytta av möjligheten att vara en av ledarna i din klubb. Du
representerar inte endast klubben, utan även distriktet och hela
organisationen, under det att du samarbetar med medlemmar och
allmänheten. Året kan bli mycket givande både ur personlig och ur
professionell synpunkt. Dina insatser är varmt uppskattade. Vi hoppas att
året blir trevligt på alla sätt. Lycka till!
39
Vi hjälper
The International Association of Lions Clubs
300 W. 22nd Street
Oak Brook, IL 60523-8842, USA
Telefon: 630 571 5466
Fax: 630 571 1693
www.lionsclubs.org
LA-15 2015 - 2016
Tryckt i USA
40

Handbok för klubbtjänstemän

Transcription

Similar documents

Trafikverkets mc-klubb Infoblad nr 2 2015

Nyhetsbrev augusti 2015

Verksamhetsberättelse för Kiviks Båtklubb 2014

Grundmodul instruktörsutbildning 2016

VERKSAMHETSPLAN 2016 - Danderyds Golfklubb

Att börja spela golf på A6 Golfklubb

Fiskeklubben Laxens veckobrev Vecka 201411 - sfk

Open your heart – LCI 2015, AGM

Jubileumsfolder - Välkommen till SNFK