Anteckningar strategiforum upphandlings

Anteckningar strategiforum upphandlings

Vid protokollet
Datum
Carl Ohlsson
2015-05-05
Närvarande: Inger Ek, Hans Erngren, Rickard Nilsson, Monika Olsson, Carina Grönberg, Jan Persson, , Jeanette Löfgren (p4), Stefan Lundquist, Ingemar Karlsson, Nisse Waldefeldt, Andreas Rydbo, Sven Höper
Förhinder: Pia Zätterström, Anders Johansson, Eva Hessman, Henrik Kant
Anteckningar strategiforum upphandlings- och inköpsfrågor
1. Översyn av Upphandlings- och inköpspolicy, Erik Lindskog (SLK) redovisar
Erik redogjorde för de förändringar och nyheter som gjorts i översynen, se utskickad PP-presentation.
Det beslutades att strategiforumets medlemmars organisationer ska inkomma med synpunkter på policyn (att
utgöra remissrunda). Dessa mailas in till Erik Lindskog senast den 28 maj. Därefter kommer arbetsgruppen
arbeta vidare med synpunkterna för utformning av nytt förslag till policy. Erik kommer att presentera resultatet på extra möte i strategiforum i slutet av augusti 2015.
2. Samverkansfrågor; Införande av kategoriteam
Ett förslag på organisering av kategoristyrning i Göteborg presenteras, se förslag bilaga. I stort innebär det
att Strategiforum enas kring en gemensam inköps- och upphandlingsplan för Göteborgs Stad som sträcker
sig 3-5 år framåt. Denna plan ska utgöra grunden som de specifika kategorierna kan bygga vidare sina strategier på. Till forumet kopplas kategoriteam som är ansvariga för att ta fram en ”kategoriplan” –som ska lyftas fram och godkännas i strategiforum - och efter det ha mandat att styra åt det håll som planen visar. Teamet är ansvarig för att utforma vision och mål för den specifika kategorin, både på lång och kort sikt (vanligen
1-3 års perspektiv). Ska korrelera med Göteborgs Stads plan för inköp- och upphandling.
Förslaget




godkändes och kommer att utvecklas ytterligare. Under 2015 kommer följande kategoriteam starta:
Bygg, fastighet, tekniska konsulter (en grupp för flera kategorier).
Vård- boende, omsorg (en grupp flera kategorier, på gång att tillsättas?)
Livsmedel (en grupp flera kategorier, befintlig grupp?)
IT
3. Kundnöjdhet och handlingsplan
En kundundersökning har genomförts under året vilket resulterade i ett lågt nöjdkundindex (NKI) för Upphandlingsbolaget. Framförallt belystes tre förbättringsområden 1) Ramavtalen täcker inte min enhets/organisations behov, 2) Svårt att hitta rätt ramavtal, 3)Svårt att hitta avtal/produkter i Winst. En handlingsplan har
tagit fram för att förbättra kundnöjdheten. Handlingsplanen fokuserar på följande: Winst, Ramavtal, Service &
stöd, Kommunikation och marknadsföring, Organisation, Förhållningssätt och värdegrund. En del förbättringsåtgärder kommer att vidtas omgående andra har ett längre tidsperspektiv. Handlingsplanen kommer
följas upp kontinuerligt.
4. E-handel; (Jeanette Löfgren – systemansvarig UHB), kl.16:20
Ny fördelningsmodell för e-handelsrelaterade kostnader presenterades på mötet och forumet tog beslut att
alternativ 4 var det förslag som var mest rättvisande och ska användas för 2016 (se presentation). Skanningsrelaterade kostnader ska fortsätta fördelas med fördelningsnycklar baserade på pappers - eller elektroniska fakturor.
Förslaget för förvaltningsplan och budget för 2016 skickades ut i förväg och på mötet presenterades budget
2016.
Revisionen för Winst e-handel nämndes väldigt kort och skickas med i presentationsmaterialet för egen genomläsning.
5. Övriga frågor
o
Inger Ek föreslog att gruppen bjuder in den kommande Upphandlingsmyndigheten (nuvarande KKVs
upphandlingsstöd) att prata om inköps-upphandlingsorganisation till mötet den 2/10.
6. Kommuniceras
Nu ligger också en presentation av forumets på Upphandlingsbolagets hemsida. Där återfinns också gruppens mötesanteckningar.
Nästa möte:
Kallar till ett extra möte i slutet av aug 2015
i egenskap av referensgrupp till Upphandlingoch inköpspolicyn