Arkivering och gallring av journalhandlingar

Regel för hälso- och sjukvård
Sida 1 (5)
2015-06-10
Arkivering och gallring av journalhandlingar
MAS/MAR stadsdelsförvaltningarna
Kungsholmen, Norrmalm, Södermalm och
Östermalm.
www.Stockholm.se/masmarinnerstaden
Regel för hälso- och sjukvård
Sida 2 (5)
Innehåll
Allmänt ............................................................................................. 3
Ansvar ............................................................................................... 3
Arkivering efter avslutad vårdtid ...................................................... 3
Skicka till arkivet .............................................................................. 3
Kuvert och/eller akt ska märkas med följande uppgifter: ............. 3
Genomgång och gallring ............................................................... 4
Arkivadresser .................................................................................... 4
Kungsholmen ................................................................................ 4
Norrmalm ...................................................................................... 4
Södermalm .................................................................................... 4
Östermalm ..................................................................................... 4
Läkarjournaler ................................................................................... 5
Beställning av personakt - röd Mapp hälso- och sjukvårdsjournal ... 5
Norrmalm ...................................................................................... 5
Södermalm .................................................................................... 5
Östermalm ..................................................................................... 5
Arkivering och gallring av journalhandlingar
Regel för hälso- och sjukvård
Sida 3 (5)
Allmänt
Patientjournaler bevaras i sin helhet för att kunna granskas om det
behövs på grund av juridiska skäl, om anhöriga önskar att ta del av
journalen eller om journalen används vid forskning1. Enligt
patientdatalagen ska hälso- och sjukvårdsjournalen bevaras minst i 10
år efter det den sista uppgiften fördes in i handlingen. Enligt 16§
arkivlagen får dock kommunen om den så önskar meddela egna
föreskrifter angående arkivvård. För forskningsändamål sparas dock
alla journaler på patienter födda dag 5, 15 och 25.
För journalhandling som utgör allmän handling, gäller de undantag
som följer av första stycket, Arkivlagen (1990: 782) samt
bestämmelser som meddelas med stöd av arkivlagen. Stockholm stad
har fattat beslutet att patientjournalerna ska arkiveras och bevaras till
vidare.
Ansvar
Sjuksköterskan ansvarar för att journaler rörande avslutade och avlidna
skickas för slutförvaring till arkivansvariga. Försändelsen ska skickas
på ett tryggt och säkert sätt.
Arkivering efter avslutad vårdtid
Efter avslutad vårdtid ska patientens journal arkiveras. Endast de
journalhandlingar som inte gått att infoga i den databaserade hälsooch sjukvårdsjournalen skickas för arkivering2.
Skicka till arkivet
Ansvarig sjuksköterska samlar vårdtagarens alla HSL- pappersjournalhandlingar:
 i ett vitt kuvert på Kungsholmen
 i en akt för hälso- och sjukvård på Norrmalm, Östermalm och
Södermalm
Kuvert och/eller akt ska märkas med följande uppgifter:
 Namnet på enheten
 Vårdtagarens namn
 Vårdtagarens personnummer
1
2
PM. Omvårdnadsjournaler, Allmän handling, Diarieföring, gallring
Stockholms stad. Enligt Arkivmyndighetens beslut 2006:18 daterat 060620.
Arkivering och gallring av journalhandlingar
Regel för hälso- och sjukvård
Sida 4 (5)


Datum, år, månad och dag när vårdtagaren avlidit eller i
förekommande fall flyttat.
Vid flytt till annan ort eller boende ska namnet på den nya
orten/boende antecknas.
Genomgång och gallring
Innan journalen skickas iväg ska ansvarig sjuksköterska som ansvarar
för journalen garantera att journalen är genomgången och gallrad. Se
gallringslista, bilaga 1. Eventuell SoL-dokumentation ska sorteras och
överlämnas till chef. Lösa anteckningslappar, gem och plastmaterial
ska tas bort ur journalen.
Arkivadresser
Kungsholmen
Den avslutade journalen läggs sorterad i ett vitt kuvert, se punkt 4 och
skickas till:
Kungsholmens stadsdelsförvaltning.
Arkivhandläggare
Box 49039
100 28 Stockholm
Norrmalm
Omvårdnadsjournalerna skall till Sabbatsbergsbyn. Respektive enhet
ansvarar för leverans själva. Journaler ska hämtas/skickas med bud.
Arkivansvarig nås via tfn 08 508 09 720 Sida 5 (5)
Södermalm
Kontakta vaktmästarna och avtala med dem när de kan hämta
journaler. De nås på telefonnummer 508 12 216 eller 508 12 208.
Enstaka journaler kan skickas till:
Södermalms stadsdelsförvaltning
Aktexpeditionen
Box 4270
102 66 Stockholm
Östermalm
Genomgångna och rensade journalhandlingar ska regelbundet och
kvartalsvis den första torsdagen i januari, april, juli och oktober mellan
kl. 09-11skickas/lämnas på Östermalms stadsdelsförvaltning till
arkivredogörare Anitta Asikainen Karlavägen 104, 6 tr. 115 26
Stockholm. Anitta Asikainen kan nås på telefonnummer 08-508 10 618
mellan kl. 09-11.
Arkivering och gallring av journalhandlingar
Regel för hälso- och sjukvård
Sida 5 (5)
Läkarjournaler
Läkarförda patientjournaler tillhör läkaren. Läkarna ansvarar för att ta
hand om sin journalhantering/arkivering och att återföra den till den
verksamhet/mottagning som läkaren tillhör.
Beställning av personakt - röd Mapp hälso- och
sjukvårdsjournal
Norrmalm
Mappen heter Hälso- och sjukvårdsjournal, SLK 5070, SLK förlag.
Den röda mappen beställs hem från Strömbergs Tfn 076-527 95 04.
Södermalm
För beställning och leverans av den röda mappen kontaktas
vaktmästare på telefonnummer 508 12 216 eller 508 12 208.
Östermalm
För beställning av den röda mappen för hälso- och sjukvård, artikel nr
SLK 5070, kontaktas Strömberg tfn 076-527 95 04.
Arkivering och gallring av journalhandlingar