GUL-ADM Ett samarbetsprojekt om kvalitet i administrationen mellan

Transcription

GUL-ADM
Ett samarbetsprojekt om kvalitet i
administrationen
mellan Göteborgs universitet, Uppsala
universitet och Lunds universitet
April 2015
Innehåll
INLEDNING ................................................................................................................................... 3
Sammanfattning ........................................................................................................................... 3
DELPROJEKT 1: Forsknings- och innovationsstöd ....................................................................... 5
Deltagare i projektet .................................................................................................................... 5
Genomförande ............................................................................................................................. 5
Reflektioner kring projektet och metoden ................................................................................... 5
DELPROJEKT 2: Studentservice ................................................................................................... 7
Genomförande ............................................................................................................................. 7
DELPROJEKT 3: Projekthantering ................................................................................................ 9
Genomförande ............................................................................................................................. 9
HANDLINGSPLANER: delprojekt 1, forsknings- och innovationsstöd ..................................... 11
Göteborgs universitet ................................................................................................................. 11
Uppsala universitet .................................................................................................................... 11
Lunds universitet………………………………………………..……………………………..14
HANDLINGSPLANER: delprojekt 2, studentservice ................................................................ 167
Uppsala universitet .................................................................................................................. 167
Göteborgs universitet ............................................................................................................... 190
Lunds universitet ....................................................................................................................... 23
HANDLINGSPLANER: delprojekt 3, projekthantering ............................................................ 256
Göteborgs universitet ............................................................................................................... 256
Uppsala universitet .................................................................................................................... 29
Lunds universitet ..................................................................................................................... 290
2
INLEDNING
Universitetsdirektörerna vid universiteten i Göteborg, Uppsala och Lund tog i mars 2013 initiativ
till ett samarbete med syfte att hitta en modell för kvalitetsutveckling av administrationen.
Medarbetare vid respektive lärosäte utsågs som stöd i processen och tog gemensamt fram en
första idé för det vidare arbetet. Möjligheten att använda olika typer av benchmarking som
metod kom upp tidigt i processen och idéer om delprojekt inom olika delar av verksamheten
växte fram under hösten 2013. Visserligen är benchmarking inte någon ny förbättringsmetod –
att lära av hur andra arbetar är något som pågått i alla tider mer eller mindre formaliserat, men
den samlade styrgruppen (universitetsdirektörer och medarbetare) ansåg att benchmarking var
värt att pröva i det här fallet då systematiken i lärandet och inriktningen på att faktiskt genomföra
konkreta förändringar och förbättringar i verksamheten sågs som troliga resultat av projektet.
Utifrån en bruttolista på potentiella teman enades styrgruppen om tre delprojekt att gå vidare
med. Efter dialog med universitetsdirektörerna presenterades i januari 2014 ett tänkt innehåll i
dessa tre delprojekt, vilka vidareutvecklades under februari-mars. De tre delprojekten höll sina
respektive första möten i juni 2014.
Projektet i sin helhet har haft flera syften, varav det främsta var att genomföra konkreta
förbättringar i verksamheten inom de utvalda områdena. Samtidigt har tre besläktade modeller
för utvecklingsarbete testats, av vilka en eller flera eller en kombination av dem eventuellt
kommer att användas igen i kommande gemensamma projekt. Projektet har också syftat till att
ge ett lärande om våra respektive lärosäten och att skapa nya kontaktvägar.
Varje lärosäte utsågs att koordinera ett delprojekt och tilldelades en speciell metod. Göteborgs
universitet koordinerade arbetet med Forsknings- och innovationsservice och använde metoden
intern benchmarking, Uppsala universitet drev delprojektet Studentservice utifrån externa
exempel och Lunds universitet tog kritiska vänner till hjälp för att undersöka Projekthantering.
Den 11 mars 2015 hölls en avslutande konferens där de tre projekten presenterade sina
erfarenheter, som huvudsakligen visade sig vara positiva (se vidare under respektive delprojekt).
Det slogs fast att ett uppföljningsmöte med universitetsdirektörerna kommer att genomföras den
9 mars 2016. Därutöver kommer de tre delprojekten att genomföra egna ettårsuppföljningar med
konkret genomgång av vad som har genomförts från respektive handlingsplan.
Projektet och delprojekten planeras att presenteras i olika sammanhang internt på lärosätena och
i några nationella sammanhang.
Sammanfattning
Sammanfattningsvis har projektet varit givande för projektdeltagarna. Resultaten begränsar sig
inte till att deltagarna fått ett bredare kontaktnät och mer insikt i den egna verksamheten:
diskussionerna i referensgrupperna har medfört att resultaten av projektet spridits utanför
gruppen och det finns stora möjligheter att handlingsplanerna medför att konkreta förbättringar
faktiskt genomförs inom en snar framtid.
För framtida projekt är det viktigt att komma ihåg att det är bra att uppdragsgivarna har en tydlig
plan med vad man gör med resultaten av respektive delprojekt. Det är säkert också en
3
framgångsfaktor att de chefer som har mandat att genomföra förändringar involveras tidigt i
projektet, för ett smidigare efterarbete vad gäller förbättringar och genomförande av
handlingsplaner. Slutligen är det också betydelsefullt att det avsätts tillräckligt med tid för en
koordinator för respektive projekt.
I det följande presenteras delprojekten var för sig. Bilagt finns respektive lärosätes
handlingsplaner för varje område.
4
DELPROJEKT 1: Forsknings- och innovationsstöd
Deltagare i projektet
Göteborgs universitet: Andrew Telles, Sara Dahlberg, Ludde Edgren
Lunds universitet: Michael de Rooy, Anneli Wiklander, Sara Ljung, Klas Malmqvist
Uppsala universitet: Sofia Wretblad, Lars-Eric Larsson, Johan Asker, Anders Jonsson
Projektledare var kvalitetssamordnare Malin Östling, Göteborgs universitet.
Genomförande
Vid ett första möte i Göteborg den 2 juni 2014 hölls en introduktion till benchmarkingmetod.
Samtliga lärosäten genomförde också en förberedd presentation med utgångspunkt i sina
styrkor och svagheter inom områdena forskningsfinansiering, affärsjuridik och innovation &
nyttiggörande. Hur temat skulle begränsas och vilka frågor som skulle utgöra grund för
respektive lärosätes nulägesanalys inom området diskuterades och beslutades. En tidplan för
det resterande arbetet togs fram.
De färdigställda nulägesanalyserna skickades till alla deltagare den 26 september. En
frågelista/lärosäte (dvs två listor från respektive lärosäte) arbetades fram utifrån
nulägesanalyserna, sammanställdes av projektledaren och skickades till deltagarna den 10
oktober. Därefter förbereddes muntliga svar inför projektets huvudmöte – ett internat i
Göteborg den 23-24 oktober (lunch-lunch).
På internatet hölls först en kort repetition från det första mötet om benchmarkingmetod.
Därefter genomfördes systematisk benchmarking gentemot ett lärosäte i taget då lärosätet
besvarade den sammanställda frågelistan från de andra lärosätena. Varje lärosäte ”satt på
benchmarkingpodiet” i 2-3 timmar var. Efter varje benchmarkingsession samlades deltagarna i
sin lärosätesgrupp under 30 minuter och sammanfattade lärdomar och idéer. Det uttalade syftet
med detta var att hitta åtgärdsförslag för den kommande handlingsplanen.
Efter besöken skrev projektdeltagarna vid varje lärosäte en handlingsplan utifrån vunna
lärdomar. Att de tre handlingsplanerna ser olika ut har sin grund i att lärosätenas organisation
ser olika ut, och därmed formerna för var en handlingsplan passar in. Även storleken på och
typen av förändringar som respektive lärosäte vill genomföra utifrån projektet varierar.
Lärosätenas handlingsplaner skickades ut den 16 januari och den 20 januari hölls en 2-timmars
videokonferens där de diskuterades. Handlingsplanerna återfinns som bilagor.
Den 11 mars 2015 deltog de flesta i delprojektet i GUL-ADM:s avslutande konferens i Lund,
och den 20 januari 2016 kommer delprojektet att genomföra ett 1-årsuppföljningsmöte.
Reflektioner kring projektet och metoden
Projektet har haft tre skilda syften: att genomföra konkreta förbättringar i verksamheten, att
testa en modell för utvecklingsarbete samt att deltagarna skulle lära sig mer om de deltagande
lärosätena och därigenom få nya kontaktvägar. Nedan diskuteras om och i så fall på vilket sätt
dessa mål uppnåtts.
5
Konkreta förbättringar i verksamheten
Genom att skriva en nulägesanalys på det egna lärosätet har många förslag till förbättringar
kommit fram och vissa enkla åtgärder har kunnat vidtas genast för att förbättra verksamheten.
Att skriva en konkret handlingsplan har också varit nyttigt och förhoppningsvis kommer
åtgärderna i respektive handlingsplan att genomföras.
Testa en modell (ömsesidig benchmarking mellan de tre lärosätena)
Metoden fungerade bra. Tre lärosäten var lagom i denna vända. Fler lärosäten skulle ha krävt
fler/längre möten, utan att kanske egentligen ge så mycket mer. Att utöver den ömsesidiga
benchmarkingen försöka hitta ett eller två ”best practice”-lärosäte/n utomlands hade kunnat
toppa projektet, men det behovet (eller det uppdraget) fanns inte denna gång. Att ha en särskild
person som processledare med benchmarkingkompetens bidrog troligen till att resultatet föll
väl ut.
Uppmärksamma den egna verksamheten och lära om andras samt skapa nya
kontaktvägar
Genom att ta fram nulägesanalyser och förklara för andra hur man arbetar, kan den egna
verksamheten betraktas genom andras ögon. Det var också positivt att få kommentarer om vad
de andra lärosätena uppfattade som speciellt bra i respektive verksamhet. Kontaktvägarna har
utökats och förbättrats mellan lärosätena.
6
DELPROJEKT 2: Studentservice
Göteborgs universitet: Christina Kaspersen, Johanna Ahl, Malin Östling
Uppsala universitet: Cilla Häggkvist, Eva Söderman
Lunds universitet: Marie Herner Hälström, Ladaea Rylander
Projektledare var biträdande avdelningschef Cilla Häggkvist, Uppsala universitet
Genomförande
Efter diskussioner och nulägesanalyser av hur situationen ser ut idag vid de tre lärosätena och
resonemang om hur man skulle vilja utveckla arbetet, utarbetade projektgruppen ett antal
kriterier för benchmarkingen. Därefter genomfördes en avstämning mellan kriterier och
potentiella lärosäten att besöka, varefter besök bokades in på de lärosäten som bäst ansågs
uppfylla kriterierna. En gemensam lista med frågor formulerades, men det beslutades också att
lärosätesspecifika frågor skulle tas upp vid besöken.
Gruppen besökte Umeå universitet den 8–9 september och University of Minnesota den 9–10
oktober 2014.
Projektet har haft tre skilda syften: att genomföra konkreta förbättringar i verksamheten, att testa
en modell för utvecklingsarbete och att deltagarna skulle lära sig mer om de deltagande
lärosätena och därigenom få nya kontaktvägar. Nedan diskuteras om och i så fall på vilket sätt
dessa mål uppnåtts.
I och med den nulägesanalys som gjordes på det egna lärosätet och de diskussioner som förts i
referensgruppen för projektet har många förslag till förbättringar kommit fram och vissa enkla
åtgärder har redan kunnat vidtas för att förbättra verksamheten. Projektet har också omedelbart
lett till en bred diskussion om studentservicen och hur den bör vara organiserad, och personer
som annars kanske inte skulle ha engagerat sig i frågan har blivit medvetna om verksamheten.
Att skriva en konkret handlingsplan och förankra den i olika grupper har också varit nyttigt. Utan
projektet skulle diskussionerna om studenternas ingång till universitetet förmodligen inte ha
prioriterats på så bred front.
Påtagliga förbättringar har alltså redan skett och med en beslutad handlingsplan är det mycket
troligt att även större verksamhetsförbättringar kommer att genomföras under den närmaste
tiden.
Testa en modell (extern, ensidig benchmarking)
Metoden med extern benchmarking kring universitetens studentservicefunktioner fungerade
mycket bra. I efterhand kan konstateras att benchmarking också hade kunnat utföras med andra
typer av organisationer, men gruppen valde att titta på andra lärosäten. Dessa lärosäten var dock
7
relativt olika GUL-universiteten, framförallt för att de hade sammanhållna campus, något som
gör det lättare att samla all studentservice på ett ställe.
När det gäller ensidigheten i benchmarkingen var det intressant att se att även de externa
lärosätena har visat stor nyfikenhet och ställt många frågor och det finns all anledning att tro att
benchmarkingen trots allt inte varit helt ensidig.
Sammantaget har metoden fungerat väl. Om man skulle använda den igen för samma syfte vore
det intressant att välja en helt annan typ av verksamhet att jämföra med.
Självkännedom och nya kontaktvägar
Studentavdelningarna på Göteborgs, Uppsalas och Lunds universitet har naturligtvis även före
projektet haft kontakt i olika frågor. Detta samarbete har nu breddats till att gälla även
studentservicen och det har skapats kontaktvägar där man snabbt kan söka upp personer från de
andra lärosätena för att få svar på hur de arbetar med specifika frågor.
Genom att göra nulägesanalys och förklara organisation och arbetssätt för andra har man också
fått chans att betrakta den egna verksamheten genom andras ögon. Inte sällan har det då
upptäckts områden där verksamheten kan förbättras.
8
DELPROJEKT 3: Projekthantering
Göteborgs universitet: Kamilla Petersson, Ylva Waller Wridell
Uppsala universitet: Patrik Wallin, Håkan Mo
Lunds universitet: John Westerlund, Karl Ageberg, Karin Ekborg-Persson
Projektledare var avdelningschef Karin Ekborg-Persson, Lunds universitet.
Genomförande
Gruppen träffades i juni 2014 för att ta fram förslag på externa utvärderare och frågor inom
projekthanteringen som man ville få belysta av externa utvärderare. Frågorna blev grunden för
strukturen på lärosätesbeskrivningen som respektive lärosäte sedan skrev. Varje fråga belystes
utifrån kort nuläge, upplevda problem och möjligheter samt lärosätets egen tanke om framtida
åtgärder. Externa utvärderare valdes så att man fick en spridning av olika kompetenser; vara
varandras externa utvärderare, någon annan inom sektorn, någon utanför sektorn, extern konsult
som gett stöd i universitetets projekthantering och som känner organisationen väl.
Metoden skiljde sig något åt beroende på extern utvärderare
1. ”Vi är varandras externa utvärderare”: Lärosätena läste varandras beskrivningar, tog fram
fördjupande frågor, intervjuade berört lärosäte och gav feedback. Detta gjordes i
internatform. Man avsatte 2-3 timmar för varje lärosäte. Varje lärosäte dokumenterade
samtalen som ett underlag för framtida handlingsplaner.
2. Linnéuniversitetet och Lantmäteriet: Man tog kontakt och samtalade om upplägget,
skickade över lärosätesbeskrivning och bokade in en mötestid. De externa utvärderarna
förväntades läsa igenom och ställa följdfrågor och ge feedback till respektive lärosäte och
ev. gemensam reflektion. GUL-gruppen träffade de externa utvärderarna under en
halvdag var. Man dokumenterade själv mötet som ett underlag för handlingsplanerna.
3. Externa konsulter användes av LU och GU: LU hade samtal om uppdrag till konsult,
överlämnade lärosätesbeskrivning och extern utvärderare skrev en rapport. GU hade
samtal om uppdrag till konsult, överlämnade lärosätesbeskrivning och träffade extern
utvärderare för samtal och fick viss dokumentation i punktform. Rapporterna har varit
underlag för handlingsplanerna.
De externa utvärderare som gav mest inspel till handlingsplanerna var när man var varandras
externa utvärderare och de rapporter som kom från de externa konsulterna. Det beror troligen på
att man känner varandras verksamheter, men har kommit olika långt och haft olika
9
förutsättningar för projektkontoret och kan lära av varandra. De externa konsulterna vågade ge
initierad konstruktiv kritik eftersom de känner lärosätena och de som arbetar med
projekthantering. När det gällde Lantmäteriet hade de en ambitiös och välutvecklad
projektmodell med verktyg som till viss del var intressanta framförallt inom området
effekthemtagning där alla upplever att det finns utmaningar och behov av utveckling.
Linnéuniversitetet gav en alternativ bild av hur man kan arbeta med utveckling direkt i
linjeorganisationen och intressanta samtal hölls om strukturer och ambitionsnivå.
Det var bra att föra en diskussion med övriga lärosäten kring vilka frågor som upplevdes som
kritiska. Man upplevde också att det var bra att skriva en lärosätesbeskrivning då det tvingade
fram en formulering av utmaningar.
Testa en modell (extern utvärdering)
Metoden har delvis fungerat. Det var nyttigt med en riktig extern utvärdering från extern konsult
men benchmarkingmetoden hade förmodligen gett lika mycket eller mer när det gäller övriga
aktörer.
Metoden kräver ett tydligt uppdrag till extern utvärderare där metod och förväntningar klargörs;
en extern utvärderare som har tid och god insikt i projekthantering men framförallt kunskap och
förståelse för sektorn/sammanhanget för att metoden ska kunna användas för att utveckla
området.
Då det var svårt att kräva att externa parter skulle lägga tid på att läsa igenom
nulägesbeskrivningarna, ställa följdfrågor, analysera och skriva rapport utan att få betalt
modifierades metoden. Vid mötet med två externa utvärderare skrev projektdeltagarna själva
minnesanteckningar, medan metoden följdes helt ut för en av de externa utvärderarna (extern
konsult). När man var varandras externa utvärderare valdes dialogform för möjlighet till
kompletterande frågor. Var och en skrev minnesanteckningar.
Det var svårt att strikt hålla sig till metoden extern utvärdering förutom när extern konsult
användes. Det var i dialogerna lätt att glida över till best-practise (Lantmäteriet) och
benchmarking (Linnéuniversitetet och när man var varandras externa utvärderare).
Uppmärksamma den egna verksamheten och lära om andras samt skapa nya
kontaktvägar
Projektet har gett möjlighet att reflektera över hanteringen kring projekt- och utvecklingsfrågor.
Det har varit bra att få formulera detta i skrift och att få andra att läsa igenom och ge synpunkter.
Det har varit lärorikt att se hur övriga lärosätens hantering ser ut men också att få besvara de
externa utvärderarnas fördjupande frågor och att se exempel på hur andra gjort. Rapporten från
extern konsult gav viktig bekräftelse på de utmaningar man upplevt och råd kring hur man kan
arbeta vidare. Allt har bidragit till att kunna formulera åtgärder för att utveckla den egna
projekthanteringen.
Samarbetet har varit givande på många sätt och det finns flera gemensamma frågor där man kan
stödja varandra. Möten för erfarenhetsutbyte är inbokade i maj (LU, GU) och augusti 2015 (LU,
GU, UU) för att följa upp arbetet men också för vidare erfarenhetsutbyte.
10
Bilaga 1
HANDLINGSPLANER: delprojekt 1, forsknings- och innovationsstöd
Göteborgs universitet
Det är mycket vi tar med oss från våra möten, främst är det att man reflekterar över varför och
hur ens verksamhet bedrivs. Det görs visserligen annars också men det blir mycket mer
kvalitativt när det blir på det här sättet. Så det har varit väldigt givande för oss!
I verksamhetsplanen (där inte alla detaljer står med) så tar vi framförallt från våra möten med
oss:
Innovations Managers som sitter i miljö. Vilket görs vid LU. Här tänker vi ngt liknande med
koppling till Wallenberg center of molecular and transnational medicine (satsning på drygt 650
mkr som implementeras under 2015). FIK ansvarar för ”kanslifunktion", och ger stöd till
rektor/vice rektor i implementeringen.
Kompetensnätverk. Samverkans- och forskningsfinansieringsansvarig. (Hade både LU och UU
på olika sätt). Få bättre systematik i arbete med de personerna som sitter på inst./fak. FIK
ansvarar och bl.a så anställs en person den 19/1-15 på deltid som har samverkansansvar på
humfak.
Karriärvägar, attraktiv arbetsplats. (Ngt som diskuterades vid benchmarkingmötet, ex har LU
olika typer av affärsutvecklare). Försöka utveckla möjlighet för framtida karriärvägar för
anställda inom och utom enheten.
Databas - IT stöd för project management/project utveckling, affärsjuridik,
forskningsrådgivning. Både UU, LU. Vi har ingen väl fungerande för hela enheten idag men
kommer under året att undersöka möjligheterna, vilket framför allt kan bidra till bättre
kvalitetssäkring.
Utveckla relevanta nyckeltal och hur bedömning av kvalitet i vårt arbete (diskuterades vid
benchmarkingmötet).
Uppsala universitet
Inledning
Uppsala universitet har uppskattat att få delta i denna benchmarking-övning. Utöver de kloka
och insiktsfulla förslag, råd och tips vi fått av våra kollegor, har även denna övning förmått oss
att rannsaka vårt sätt att arbeta och organisera oss, vilket också bidragit till flera uppslag och
idéer till förbättring. Internt har förslagen bearbetats och diskuterats i flera olika forum – ett antal
möten i den mindre gruppen av medarbetare som deltagit aktivt i GUL-ADM 1, ett par möten
där vi samlat hela externfinansieringsgruppen vid UU (där även jurister och ekonomer ingår), ett
möte ihop med de andra två GUL-ADM projekten, avstämningar med universitetsdirektören
samt med universitetsförvaltningens chefsgrupp.
11
Främja dialog och proaktivitet
Vi har konstaterat att vår organisation för externfinansieringen saknar en sammanhållande nivå
med överblick av alla dess aspekter, vilket har hämmat hanteringen av vissa övergripande frågor
och ärenden. Å andra sidan har uppdelningen på olika enheter för varje specialområde också sina
fördelar, framför allt är det ett effektivt sätt att underhålla de olika medarbetarnas
specialkompetens. Vi tror dock att universitetet bättre kan ta tillvara medarbetarnas kompetens
och erfarenhet för att bli mer proaktiva och samspelta i frågor som rör externfinansiering. En
åtgärd blir att i första hand se över hur kommunikationen med ledningen för
vetenskapsområdena kan förbättras.
Stödteam till större projekt
Det sätt som GUs FoI-service betjänar projekt med komplett kompetens från planeringsstadiet
till postprojekt (enl. organisationsschema i GUs nulägesanalys), är något som vi tilltalats av. Vi
har för avsikt att prova detta när det gäller större ämnesövergripande projekt såsom EIT, SFO:er,
SIO:er och större EU-projekt. Därmed kan t.ex. juridiska avdelningen komma med synpunkter
på projektorganisation i ett tidigt skede som påverkar hur samarbetsavtalen formuleras.
Detsamma kan gälla för den ekonomiska planeringen för att uppnå full kostnadstäckning av
projekten. Interna diskussioner pågår för att hitta lokalmässiga och organisatoriska
förutsättningar för sådana insatser.
Tätare kontakt mellan verksamhetens olika delar
UUs stöd inom forsningsfinansiering, affärsjuridik och innovation ligger inte organisatoriskt
samlat. Under GUL-ADM projektet har vi ytterligare stärkts i insikten att forskningsstödet skulle
vinna på närmare samarbete. Tätare kontakter mellan UU Innovation och juridiska avdelningen,
samt mellan UU Innovation och forskningsstödet är önskvärt. Vi har även identifierat ett behov
av att knyta biblioteksfunktionen vid UU närmare forskningsstödet, då det finns ett flertal
gemensamma frågor kring t ex Open Access, publikationsdatabaser, och forskningsinformationssystem.
Ytterligare en ambition vi har är att verka närmare kärnverksamheten. Detta är också ett
önskemål som uttryckts från institutionerna. Om vi är bättre rumsligt tillgängliga för forskare
och administratörer minskar behovet av parallella organisationer för stöd kring finansiering,
ansökningsstöd, ekonomirådgivning och projektledning på institutionsnivå. En åtgärd är att
placera ut medarbetare från ekonomiavdelningen på campusområdena. Redan idag finns EUprojektkoordinatorerna utplacerade på campus för att vara nära verksamheten. Här finns en
möjlighet att samordna lokaler ute på campusområdena som kan fungera som temporära
arbetsplatser för flera av oss som berörs av externfinansiering, ansöknings-, ekonomi-, juridikoch innovationsstöd.
Resursplanering
Vid upprättande av en handlingsplan är det viktigt att nya förslag och arbetsinsatser ställs i
förhållande till det medarbetarna redan gör. Vi vill därför arbeta med planen genom att integrera
den i vårt löpande arbete med verksamhetsplanering för förvaltningen och våra respektive
avdelningar/enheter. Detta för att kunna balansera resurser och behov. En allt större del av vårt
arbete utgörs av arbetsuppgifter som är svåra att förutsäga och planera för, och som kräver snabb
hantering. Ofta hänger dessa uppgifter samman med externa uppdrag som universitetet måste
reagera på, som t ex utvärderingar och utredningar. Här krävs nära kontakt med universitets- och
områdesledningar och det måste finnas utrymme, flexibilitet och resurser även för att ge denna
12
typ av stöd. Utmaningen är att balansera närheten och tillgängligheten för organisationens olika
ytterligheter.
Lunds universitet
Lunds universitet
Vi har två ”bubblare” som får ligga till sig tills tid och resurser finns. Den ena är att arbeta med
att använda interna resurser för att utveckla ansökningsskrivandet, där står Uppsalas
skrivarstugor modell, det andra är att kunna organisera arbetet så att forskningshandläggarna
arbetar riktade mot bestämda fakulteter, detta för att bygga upp en större kontinuitet, bättre
kännedom om forskningen och starkare kontaktnät, detta inspirerat av både Uppsala och
Göteborgs sätt att arbeta. Vi tror att båda dessa förslag märkbart skulle stärka forskningsstödet
vid LU.
Handlingsplan ”skrivarstugor”
VAD SKA GÖRAS?
Pilotförsök att med interna resurser stödja och utveckla ansökningsskrivandet. Arbetet bygger på
att skapa skrivargrupper inför vissa ansökningar med ca 4-6 forskare och med en erfaren forskare
som lyckats med ansökningsskrivandet som mentor. Arbetet är tänkt att ske i samarbete med
fakultet/forskningsmiljö/forskare som söker Wallenberg MAW och MMW. Uppsalas modell
fungerar som inspiration.
VARFÖR? VILKET RESULTAT ÖNSKAS?
För att ge forskare verktyg till att skriva bra ansökningar och i förlängningen få fler beviljade
ansökningar till LU. För att ta vara på den kompetens som finns på LU och skapa verktyg för
kunskapsöverföring.
HUR? (förankring)
Lär mer om Uppsalas modell och anpassa efter Lundabehov. Förankra på fakultet och där hitta
erfarna forskare med hög beviljandegrad på ansökningar som kan fungera som mentorer, samt
erbjuda platser till forskare som vill delta med sina ansökningar.
NÄR? (ev olika etapper, dead-lines)
• Undersöka Uppsalamodellen
• Ta fram grovt utkast till Lundamodell
• Etablera kontakt med en fakultet/stark forskningsmiljö för samarbete och rekrytera intresserade
forskare som planerar ansökningar
• Workshops kring lämpliga utlysningar.
VEM? (ansvar, vilka åtgärder)
Forskningshandläggare påbörjar arbetet (MMW/MAW-ansvariga o ERC) i samverkan med
UPPFÖLJNING?
13
Utvärdering görs genom enkät till deltagande forskare som skriver ansökningar och mentorer.
Handlingsplan strukturerat samarbete
VAD SKA GÖRAS?
Uppnå ett närmare och mer strukturerat samarbete mellan forskningshandläggarna,
avtalsjuristerna och innovationsrådgivarna i arbetet med Horizon 2020 genom att ta fram och
införa en modell för samarbete. Samarbetet kan omfatta arbete med ansökningar,
informationstillfällen, gemensamt informations- och presentationsmaterial.
Det finns ett ökat intresse och ökade krav från bidragsgivarna kring hur forskningen kan
nyttiggöras och bidra till samhällsutvecklingen. Genom att samarbeta kan vi ge en bättre service
till våra forskare med ett bättre stöd från ansökningsfas till nyttiggörandet och bidra till höjd
kvalité på ansökningar och avtal.
HUR? (förankring)
Ett första steg är att gemensamt ta fram en arbetsmodell för samarbetet och sedan testa den på
några olika typer av ansökningar, följa upp utfallet av ansökningarna och sedan modifiera
modellen vid behov. Förslag på aktiviteter:






Utse en arbetsgrupp som tar fram ett förslag på arbetsmodell
Bjuda ner någon från GU som presenterar deras KMP-projekt som inspiration
Gemensam diskussion mellan berörda avdelningar av arbetsmodell
Testa arbetsmodellen på ansökningar, presentationer mm.
Utvärdering av modellen
Göra nödvändiga modifieringar av arbetsmodellen
Förberedelse under våren 2015:



gemensamt utarbeta formerna för samarbetet
ta fram material till presentationer och information i tryck och på webb
använda kvarvarande utlysningar 2015 i H2020 som utgångspunkt
Skarpt läge hösten med nya utlysningar
Sammankallande grupp:
Anneli Wiklander, FS
Helena Ljusberg, LU IS, Michael de Rooy LU IS
Sanna Håkansson, juridik
Arbetsgrupp utses
UPPFÖLJNING?
14
Utvärdering:
-
nöjdhetsenkät till forskare och forskargrupper,
analysera utvärderingarna av ansökningarna,
intern utvärdering på avdelningarna
När? hösten 2016, efter utlysningarna i H2020 våren 2016
Handlingsplan utforma en IP-policy
VAD SKA GÖRAS?
Utforma en IP-policy för universitetet.
Universitetet behöver en IP-policy för att uppfylla krav inom Horizon 2020. Med policyn vill LU
också uppnå en universitetsgemensam, tydlig strategi för hantering av immateriella rättigheter
vid LU. En sådan policy skulle skapa klarhet inom vissa områden och kunna utgöra ett enhetligt
dokument för de principer och regler som gäller idag.
HUR? (förankring)
Juridiska avdelningen arbetar fram ett förslag till en policy. Sådan policy måste förankras i
universitetets ledningsgrupp och skickas på remiss till samtliga universitetets fakulteter och
andra sakägare. Troligen måste policyn även förhandlas med facket.
Arbetet med en policy är omfattande. Arbetet kommer att påbörjas under våren och ett
diskussionsunderlag bör finnas färdigt den 15 juni 2015. Beroende på synpunkter från
ledningsgruppen samt remissbehandling går det inte att ange någon gräns för när arbetet ska vara
slutfört.
Juridiska avdelningen har ansvar för framtagande av IP-policy vid universitetet.
UPPFÖLJNING?
En utvärdering av policyn bör ske ett år efter det att den trätt i kraft.
15
Bilaga 2
HANDLINGSPLANER: delprojekt 2, studentservice
Uppsala universitet
Central studentservice och reception
Inför flytten till Segerstedthuset är det viktigt att alla besökande i huset känner sig välkomna
och att det är tydligt var och hur man bör anmäla sig vid ett besök. Man bör också som
student kunna få relevant information och svar på enklare frågor direkt vid disken. I det hus
där universitetsförvaltningen nu arbetar är studentservicedisken skild från receptionen, men
man kan tänka sig att man i Segerstedthuset har en gemensam lösning för mottagade av
besök. En utredning för att se hur man på bästa sätt tar tillvara det nya husets möjligheter och
ökar servicegraden för alla besökande bör tillsättas. Det är viktigt att utredningen blir klar så
fort som möjligt, eftersom den även kan komma att påverka utformningen av ytan där
mottagandet av besök ska ske.
Ansvarig: Eva Söderman
Tidsplan: Utredning under vt 2015 för uppföljning och beslut om ev åtgärder ht 2015.
Budget: Kostnad för extern utredare motsvarande två månaders heltidsarbete + kostnader för
ev resor och hotell i samband med utredningen.
Ärendehanteringssystem
För ökad effektivitet i hanteringen av inkommande frågor ska möjligheten att införa ett
ärendehanteringssystem ses över. Systemet ska underlätta så att alla studierelaterade frågor
besvaras på ett enhetligt sätt samt öka servicegraden för den som ställer frågan då alla svar
kan följas i systemet. Detta gäller bl.a allmänna frågor kring exempelvis antagning eller
examen så att dessa besvaras på samma sätt och bara besvaras en gång. Ett bra
ärendehanteringssystem kan även öka tillgången på relevant statistik som i sin tur kan
medföra kontinuerliga förbättringar av servicen.
Ansvariga: Eva Söderman har tillsammans med arbetsgrupp på Studentavdelningen redan
påbörjat detta arbete. Utredningen bör även kopplas till KAIA-arbetet och IT-avdelningens
arbete med ärendehanteringssystem.
Tidsplan: Utredningen fortsätter under 2015 och förslag till upplägg läggs fram under ht
2015.
Budget: Arbetet utförs nom befintlig budget.
16
Likvärdig studentservice på alla campusområden.
Uppsala universitet erbjuder central studentservice på St Olofsgatan 10B i Uppsala.
Studentservice erbjuds även gemensamt via institutionerna på ett par campusområden, men
inte på alla. Det är ett starkt önskemål från studenterna att de ska få tillgång till likvärdig
studentservice oavsett vid vilket campus de studerar. Diskussioner med representanter för
vetenskapsområdena och studentavdelningen bör inledas för att undersöka om det är möjligt
att öka servicegraden för studenterna genom att fler campusområden startar egen
studentservice.
Ansvariga: Eva Söderman tillsammans med representanter för vetenskapsområdena.
Tidsplan: Diskussioner under ht 2015
Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget
Översyn av information på webben
För att studenter och presumtiva studenter snabbt hittar relevant information på de delar av
Uppsala universitets hemsida som sköts av Studentavdelningen bör den ses över ur ett ”onestop-shop-perspektiv” för att klarlägga om den kan göras ännu tydligare.
Ansvariga: Utbildningsinformatörerna vid Studentavdelningen tillsammans med
Avdelningen för kommunikation och externa relationer och representanter för
områdeskanslierna.
Tidsplan: Översyn påbörjas och genomförs under 2015
Värdeord
Studentavdelningen bör arbeta fram värdeord som signalerar vad Studentavdelningen och
studentservice står för med syfte att stärka vi-känslan och varumärket och få alla att arbeta
mot samma mål. Detta kan ske bland annat genom en workshop med avdelningen utifrån Mål
och strategier.
Ansvariga: Ledningsgruppen vid Studentavdelningen
Tidsplan: Värdeord tas fram och implementeras under 2015
17
Öppettider för central studentservice
Öppettiderna för den centrala studentservicen ses över och anpassas så att de matchar både
efterfrågan och personaltillgång. En utredning bestående av enkät till studenter eller
fokusgrupper ska tillsammans med besöksstatistik utgöra underlag för eventuellt beslut om
förändring. Även jämförelser med andra universitet och högskolor bör göras.
Ansvariga: Eva Söderman ansvarar för att utse en grupp som utreder.
Tidsplan: Arbetet utförs under 2015
Budget: Arbetet utförs inom befintlig budget.
Checklistor
För att öka tydligheten för personalen i studentservicedisken ska checklistor på vilka frågor
som besvaras där tas fram. Checklistorna gör det lättare att introducera nya till arbetet och det
blir också tydligare för övriga inom universitetet vilka frågor som kan besvaras centralt. En
arbetsgrupp tar fram förslag på checklistor med frågor och svar.
Ansvariga: Eva Söderman utser ansvarig och arbetsgrupp.
Bemanning och schemaläggning
Det är viktigt att studentservicedisken och studievägledningen (centralt) har rätt bemanning
över året, både vad gäller kompetens och omfattning. En utredning bör se över bemanningen
så att personalen på enheten och från andra delar av Studentavdelningen används på bästa sätt
året runt för att nå den bästa servicen för våra studenter.
Ansvariga: Arbetsgrupp med representanter för studieinformatörer och studievägledare från
enheten för studie- och karriärvägledningen, representanter för personal från internationella
kansliet, antagningesenheten och examensenheten.
18
Studenter och presumtiva studenter hittar till Göteborgs universitet antingen via fysiska eller
virtuella besök. Oavsett hur personen hittar till universitetet är det viktigt att lätt hitta rätt
information och att känna sig välkommen. Ett flertal funktioner och aktörer har ansvar för
delar av processen Studentservice, dock finns ingen strategisk inriktning för på vilken nivå
Göteborgs universitet skall tillhandahålla service till studenter vilket försvårar arbetet med
tydlighet, effektivitet och att ha en tillgänglig och flexibel organisation.
Det övergripande målet med handlingsplanen är att undanröja de hinder som vi identifierat i
vår nulägesanalys: att de fysiska ingångarna är flera, att vår webbplats är otydligt strukturerad
och att det saknas tydliga hjälpingångar, samt att det saknas samordning och uppföljning av
de ärenden som inkommer via e-post och telefon.
Vi har valt att strukturera handlingsplanen utifrån ledorden i Gemensamma förvaltningens
verksamhetsidé: Tydlighet, Effektivitet, Tillgänglighet, Flexibilitet.
19
TYDLIGHET
Vad ska göras?
Varför?
Vem och hur?
När?
Utse beställare av
studentservice
Det finns behov av tydlig samordning,
fastställande av strategisk riktning och
nivå för studentservice vid GU samt en
funktion som fattar övergripande beslut.
Rektor har utsett
universitetsdirektören.
Genomförd (nov
2014)
Inventera vilka funktioner
som är involverade i
studentserviceprocessen och
vilka relaterade uppdrag,
projekt och aktiviteter som
kan påverka processen.
Vi vill medvetandegöra alla funktioner
som är involverade i
studentserviceproessen om att delarna
gör helheten.
Utförare utses i samarbete med
beställaren.
Under 2015
Fastställa servicestandard och
skapa en referensgrupp som
kontinuerligt följer upp
huruvida standarden uppnås.
Det är viktigt att tydliggöra vilka krav
som finns (bör finnas) och därmed kan
ställas på olika funktioner, i olika
situationer för att kunna tillhandahålla
hög kvalitet i studentserviceprocessen.
Utförare utses i samarbete med
beställaren. Utföraren tar
därefter fram ett utkast på
servicestandard i dialog med
alla berörda parter enligt nr 2
ovan (via den utsedda
referensgruppen) och
studenternas intressen och
behov. Beställaren fattar
beslut.
Under 2015
Samordna och synliggöra
kontaktvägar till support i
första linjen (Servicecenter
och telefonväxeln).
Kontaktvägarna till hjälpfunktioner är
idag för otydligt placerade på GU:s
webbplats och då alla institutioner
marknadsför telefonväxelns anknytning
som en ingång till universitetet bidrar
detta till förvirring hos studenten.
Samordna telefonväxelns och
Servicecenters uppdrag,
kompetens och kontaktvägar
till en gemensam första linjenfunktion. Införa pluggar som
förmedlar budskapet om snabb
möjlighet till hjälp i
studentportalen och på hela
GU:s webbplats som direkt
kopplas till Servicecenter.
Påbörjad (vår 2015)
EFFEKTIVITET
Vad ska göras?
Varför?
Fortsatt införande av STIG för
alla supportfunktioner vid
Skapa överblick av gemensamma
ärenden och synliggöra alla funktioners
ansvar för helheten, minska sårbarheten,
Vem och hur?
När?
Beslut av beställare och
verkställande i linjen
2015
20
Göteborgs universitet.
möjliggöra uppföljning utifrån
servicestandard.
Strukturera våra webbplatser
utifrån principen ”Hjälp till
självhjälp”.
Minska antalet frågor som uppkommer
på grund av att information är otydlig
eller ej tillgänglig.
2015
Gemensam och strukturerad
uppföljning av statistik utifrån
framtagen servicestandard (se
nr. 3 under vad ska göras,
rubrik Tydlighet ovan).
För att kunna optimera resursnyttjandet
och kontinuerligt kunna vidareutveckla
verksamheten samt för att betona det
gemensamma ansvaret för helheten.
2015
Strukturerad mätning av
studentnöjdhet relaterad till
servicestandard.
För att kunna fånga upp förväntningar
och behov hos målgruppen för att kunna
vidareutveckla verksamheten.
2015
Tydliga och skriftliga
överenskommelser mellan
första linjen och de delar av
verksamheten som har ansvar
i studentservice-processen
För att tydliggöra båda parters ansvar
och säkra kvalitet (t. ex Servicecenter
delar ut tentamen på uppdrag av
institution och parterna skriver
överenskommelse om rutin för att kunna
tillhandahålla rättssäkerhet och god
tillgänglighet i första linjen).
2015
TILLGÄNGLIGHET
Vad ska göras?
Varför?
Vem och hur?
När?
Samordna och synliggöra
kontaktvägar till support i
första linjen (Servicecenter
och telefonväxeln) på GU:s
webbplats.
Förenkla vardagen för student och
presumtiv student genom att öka
tillgänglighet och tillmötesgå deras
behov.
verkställande i linjen.
2015
Samordna öppettider,
telefontider samt bemannad
service utifrån studenternas
behov; delar av verksamheten
har ett ansvar för helheten
utifrån servicestandard (se nr.
2 under rubriken tydlighet).
behov.
2015
Öka tillgänglighet genom
”Hjälp till självhjälp” på GU:s
webbplats (se nr. 2 under
rubriken effektivitet).
behov.
2015
21
Införa pluggar som tydliggör
möjlighet till hjälp i
studentportalen och på hela
GU:s webbplats som direkt
kopplas till Servicecenter.
behov.
2015
FLEXIBILITET
Vad ska göras?
Varför?
Vem och hur?
När?
Bemanna servicefunktioner
och presentera information
utifrån cykler; rätt information
i rätt tid.
behov.
2015
Mandat att maila studenter
med riktad information vid
behov.
behov.
2015
Mandat att maila studenter
med riktad information vid
behov.
behov.
2015
Lunds universitet
Åtgärd
Önskat resultat
Hur?
Tidsplan
Ansvarig
(förankring)
Ny universitetsgemensam
reception i Lund, i nära
anslutning till
universitetshuset
En ny placering av
receptionen gör
studentservicen mer
synlig och underlättar
för studenter och andra
besökare att hitta hjälp
direkt.
Utredning av
Kungshusets framtida
funktion initierad av
rektor dec 2014
Vt 2015
Förvaltningschefen
Ökad samverkan mellan
olika receptioner vid LU
genom att skapa ett
receptionsnätverk
Ge receptionspersonal
vid LU ett forum för att
diskutera servicefrågor,
sprida best practise, och
underlätta
Ett första möte med
receptionspersonal
ägde rum Ht 2014.
Formalisering av
nätverket kan ske
Vt 2015
Studentreceptionen
(Externa relationer)
22
informationsspridning
om t ex förändringar i
studieadministrativa
system till all
receptionspersonal.
under Vt 2015
Därigenom ge fler
studenter en likvärdig
service över hela LU.
Vidareutveckling av
webinformation
Tidsbesparande
informationsåtgärder för
att i högre grad besvara
frågor via webben än via
mail
Tätare samverkan
mellan webansvariga
kommunikatörer och
studentkoordinatorer
vid sektion Student
och utbildning och
Externa relationer för
att identifiera vanligt
förekommande frågor
och utveckla
webinformationen om
dessa frågor
Vt 2015
Externa relationer
och Student och
utbildning
Ökad synlighet, på den
svenska och internationella
webben, för den
universitetsgemensamma
receptionen
Tydliggöra att
Studentreceptionen är en
ingång för allehanda
frågor och ”ansiktet
utåt” för LU som helhet.
Dialog med
webansvariga på
sektion
Kommunikation och
Externa relationer,
samt på fakulteterna
Vt 2015
Externa relationer
och Student och
utbildning
Årligt återkommande larmoch säkerhetsövning vid
samtliga LU-receptioner
Öka
receptionspersonalens
trygghet genom ökad
kunskap om larmoch
säkerhetsrutiner
Dialog med
säkerhetschef Per
Gustafson och Håkan
Jönsson
Ht 2015
Ansvariga chefer
samt säkerhetschefen
Ta fram ledord för en
gemensam servicestandard
för receptioner vid LU
Lyfta vikten av god
service vid alla
receptioner inom LU.
Diskussion med
kanslichefer och
receptionspersonal
Vt 2015
Studentreceptionen
(Externa relationer)
Införa möjlighet till kort
jobbskuggning mellan
receptioner vid LU
Öka samarbete och
informationsspridning
för en mer enhetlig
service vid hela LU
Sammankalla
receptionschefer vid
hela LU för att
diskutera
jobbskuggning och
utformande av kurs
Ht 2015
Ansvariga chefer
23
Utveckla KIA-kurser om
-service
-ladok
-offentlighetsprincipen
-säkerhet för all
receptionspersonal,
inklusive
studentmedarbetare, inom
LU
Säkerställa att flertalet
receptionsanställda har
en god kunskap om
service och gott
bemötande,
offentlighetsprincipen,
administrativa system
och säkerhet
Sammankalla
receptionschefer vid
hela LU för att
diskutera införande
och utformande av
kurs, eventuellt
utforma kurs efter
processkartläggning
och studentenkät
Ht 2015
?
24
Bilaga 3
HANDLINGSPLANER: delprojekt 3, projekthantering
Vi har valt att arbeta vidare med fyra åtgärder
Öka mottagar- och användarperspektiv i projektverksamheten
VAD SKA GÖRAS?
Öka mottagar- och användarperspektiv i projektverksamheten
Administrativa utvecklingsprojekt leder ofta till förändrade arbetsrutiner och system som
bättre ska tillgodose de behov som finns i organisationen. Det finns en risk för ett
inifrånperspektiv i projekt som bedrivs i gemensam förvaltning. Medvetenheten om vad
verksamheten ser som nytta jämfört med vad administrationen ser som nytta behöver öka. Det
behövs en större insikt i vilka problem och möjligheter som nya system och rutiner genererar i
verksamheten. Resultatet som eftersträvas är att verksamheten ska uppleva större nytta och
mindre störningar av de förändringar projekten leder fram till än idag.
HUR? (förankring)

Etablera kontakt med nya forum t ex administratörsnätverk samt några institutioner för
kontinuerlig dialog om behov och användarnytta i verksamheten.

Information och dialog om projekt vid administrativa chefsmöten

Ta fram en kommunikationskarta som stöd för projekten. Kartan omfattar olika
kanaler och forum som projekten rekommenderas vända sig till för information,
kommunikation, dialog och förankring.

Alla projekt som resulterar i nya system ska genomföra användartester med blivande
användare i verksamheten.

Uppdatera befintligt metodstöd avseende användarperspektiv och kommunikation.

Uppdatera metodstöd, informera på möten, skapa kommunikationskarta, etablera
användarnära forum, förankra (april-nov 2015)

Användartester som standard obligatoriskt från 2016
Projektkontoret
UPPFÖLJNING?
25
Avstämning i slutet av 2015 att informations- och kommunikationsaktiviteter genomförts
samt utvärdera vad de gett. Avstämning med projektledare och portföljledning.
Etablera arbetssätt för nyttorealisering och effektutvärdering
VAD SKA GÖRAS?
Ta fram metod för nyttorealisering och effektutvärdering och etablera denna.
Det behövs ett systematiskt sätt att arbeta med att säkerställa att de effekter och nyttor som
projekten förväntas generera faktiskt kommer till stånd. Då kan bedömning göras av om
insatsen varit värd den nytta som uppnåtts och erfarenheter kring detta tillvaratas inför
kommande satsningar och projekt. Resultatet som eftersträvas är att det finns en framtagen
metod, att en pilot är genomförd och att arbetssätt har etablerats och att samsyn finns inom
linjeverksamheten kring nyttorealisering och effekthemtagning. Gemensam effekthemtagningsplan för portföljen är skapad som hanteras av projektkontoret och följs upp av
portföljledningen.
HUR? (förankring)






Beskriva nuläge
Utforma metod
Välja avslutat projekt för pilotuppföljning
Genomföra pilot, utvärdera denna och återföra erfarenheter till metoden
Etablera gemensam syn inom förvaltningen genom förankring
Integrera nyttorealisering och effektutvärdering i projektmodell/projektprocess.
April 2015- Mars 2016
Projektkontoret tillsammans med vald pilot
UPPFÖLJNING?
Portföljledning
Utveckla samarbetet med angränsande roller inom IT-strategi och
systemförvaltning
VAD SKA GÖRAS?
Utveckla samarbete med IT-strateg och roller inom systemförvaltning
26
Projekt och systemförvaltning är ofta ömsesidigt beroende och behöver hänga ihop. Ett ökat
samarbete förväntas resultera i ökad helhetsförståelse och bättre gemensam framförhållning
för de förändrings- och utvecklingsbehov som finns i verksamheten utifrån systemförvaltningsperspektiv.
HUR? (förankring)
- Förankara behovsbilden med ovanstående roller och diskutera former för samverkan.
-
Dialog med IT-strateg och ansvarig systemförvaltare kring förvaltningsplanerna samt
inventera de system som har förändringsbehov som kan komma att generera
projektförslag.
2015
Projektkontoret initierar samverkan, IT strateg och systemförvaltare berörs.
UPPFÖLJNING?
Följa upp att samverkansmöten har genomförts och om de lett till ökad gemensam förståelse
och framförhållning.
Balansera strukturer, styrning och kontroll mot samverkan, service och
förutsättningsskapande
VAD SKA GÖRAS?
Se över vilket strukturstöd, vilken styrning och kontroll som ska finnas inom
Projekthanteringen
Projektmognaden har ökat inom GU och det finns ett behov att utvärdera hur omfattande
styrning, kontroll och strukturstöd ska vara framöver. Resultat som eftersträvas är en god
balans mellan controllerfunktion och stödjande funktion och rimliga krav på projekten.
HUR? (förankring)
- Stämma av med projektledare, beställare, ekonomer och portföljledning om det finns
krav i modellen som inte ger något mervärde
-
Stämma av projektkontorets tjänsteutbud med olika projektroller
-
Testa PPS klassificering i mini-, medel- och megaprojekt där det är tydligt lägre krav
på små projekt
-
Identifiera om något i befintliga strukturer kan tas bort med bibehållen överblick,
samverkan och insyn i projekten som behövs för att leverera information till ledningen
och utgöra relevant stöd till projekten
27
April – dec 2015
Projektkontoret
UPPFÖLJNING?
Följa upp genom att fråga berörda roller i projektverksamheten om de upplever att
projektkontorets stöd förbättrats och att kraven är rimliga och relevanta.
Uppsala universitet
Vi har valt att arbeta vidare med två åtgärder
Utvärdering av nuvarande styrmodell för administrativa utvecklingsprojekt
VAD SKA GÖRAS?
Utvärdering av nuvarande styrmodell för administrativa utvecklingsprojekt
Nuvarande styrmodell för prioriterade administrativa utvecklingsprojekt vid
universitetsförvaltningen har med vissa mindre modifieringar tillämpats sedan 2010 (UFV
2010/139). Ett stort antal utvecklingsprojekt av varierande karaktär och storlek har
genomförts sedan dess. Som ett led i kvalitetsarbetet med universitetets administrativa
utveckling ska styrmodellen nu utvärderas. Inom ramen för detta ingår även att ge förslag till
förändringar, samt att särskilt se över kopplingen till systemförvaltningen, VP-processen samt
den mer långsiktiga verksamhetsplaneringen.
HUR? (förankring)
Utvärderingen genomförs bland annat genom intervjuer, omvärldsanalyser samt dokumentoch litteraturstudier. Samordning med den pågående utvecklingen av
universitetsförvaltningens systemförvaltningsmodell ska ske.
2015
Enheten för stöd för administrativ utveckling, Planeringsavdelningen
UPPFÖLJNING?
Arbetets resultat ska löpande kommuniceras med universitetsdirektören, styrgruppen för
prioriterade projekt, samt med chefsgruppen vid universitetsförvaltningen.
Utveckling av processen för administrativa utvecklingsprojekt
28
VAD SKA GÖRAS?
Utveckling av processen för administrativa utvecklingsprojekt
För en effektiv implementering av en gemensam metod för administrativa utvecklingsprojekt
behöver processen vara tydligt dokumenterad och kommunicerad. I dagsläget saknas i vissa
fall dokumenterade riktlinjer, modeller och metoder. Dessutom behöver ytterligare stöd för
projektdokumentation i form av exempelvis dokumentmallar med tillhörande anvisningar tas
fram.
Målet med arbetet är att tydliggöra och kommunicera process och metodik, samt att lämna
förslag på kompletterande regler och riktlinjer. Arbetet inkluderar även en översyn av
befintliga mallar samt framtagning av nya dito.
HUR? (förankring)
Arbetet kommer att genomförs bland annat genom workshops, omvärldsanalyser samt
dokumentoch litteraturstudier.
2015
Enheten för stöd för administrativ utveckling, Planeringsavdelningen
UPPFÖLJNING?
Arbetets resultat ska löpande kommuniceras med universitetsdirektören, styrgruppen för
prioriterade projekt, samt med chefsgruppen vid universitetsförvaltningen.
Lunds universitet
Vi har valt att arbeta vidare med tre åtgärder
Uppdelning av projekt i administrativa och övriga samt arbeta med
projektportfölj för administrativa projekt
VAD SKA GÖRAS?
Dela upp befintliga och kommande projekt i administrativa projekt och övriga projekt. Vi ser
ett behov av att hantera de administrativa projekten mer som en portfölj vilket inte behövs för
övriga projekt.
De administrativa projekten är beroende av att ses bådes om delar och som helhet.
Utvecklingen har gått mot att projekten påverkar varandra i allt större utsträckning. Det är
ofta systemrelaterade projekt som sträcker sig över flera funktionsområden. Projekten kan
29
behöva prioriteras mot varandra, tidplaner kan behöva justeras i relation till andra projekt i
portföljen, vissa gemensamma frågor kan dyka upp som behöver åtgärdas på liknande sätt.
Mottagarna av projektresultaten kan ofta vara desamma och då behövs en helhetssyn gällande
information, kommunikation och implementering.
HUR? (förankring)
Använda erfarenhet från GU och UU som idag hanterar administrativa projekt som en
portfölj. Ta fram verktyg/metod för styrning, uppföljning, dialog med projektägare och
projektledare mm.
NÄR? (ev olika etapper, deadlines)



Ta fram underlag och ta fram förslag till förändring av metod och uppdelning av
projekt
Förankra med förvaltningschef
Implementera förändring (löpande men senast from 2016)
Projektkontoret i dialog med förvaltningschef och sektionschefer.
UPPFÖLJNING?
Utvärdering genom samtal med förvaltningschef och projektägare.
30

GUL-ADM Ett samarbetsprojekt om kvalitet i administrationen mellan

Transcription

Similar documents

Ansökan om tillgodoräkande av obligatoriska programkurser

Projects approved for the the second call

Program - EVA

EXAMENSARBETE I METABOLOMIK, HT 2015

Ansökningsblankett - Carl Tryggers Stiftelse för Vetenskaplig

CV: Jan Werner - CJ Samhällsbyggledning AB

Turismprogrammet och Turismvetenskap A

ANMÄLAN Elektronisk beställning