docÅrsredogörelse Stadsrevisionen Göteborgs Stad 2014
download 
Report Transcription
Årsredogörelse Stadsrevisionen Göteborgs Stad 2014
Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Innehåll Förord av ordförande 3 2014 i korthet 4 Utgångspunkter för 2014 års granskning 6 Granskning av verksamheterna 8 Kritik riktas till arkivnämnden för brister i tillsynen 8 Flera stadsdelsnämnder får kritik för brister i arbetet med barnavårdsutredningar 10 Kritik riktas till stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo för bristande styrning och uppföljning 12 Kritik riktas till kommunstyrelsen för brister i uppsiktsplikten 14 Kritik riktas till Higab AB för bristande följsamhet mot bolagsordningen 15 Hanteringen av brukarnas privata medel behöver förbättras 16 I huvudsak god ordning för att kunna ta del av allmänna handlingar 17 Förbättringsområden pekas ut inom upphandling och inköp 18 Stadsrevisionen har granskat flera förtroendekänsliga områden 19 Brister i genomförande och uppföljning av hemtjänstinsatser 20 Den samordande vårdplaneringen för sjuka äldre fungerar inte tillfredsställande 21 Intern styrning och kontroll i spårvagnsprojekt M32 22 Förbättringsområden för styrning och uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål 23 Beställarkompetensen vid beställning mot ramavtal 24 Stadens planering för bostadsbyggande – i enlighet med kommunfullmäktiges viljeinriktning? 25 Känslig information om elever i Hjärntorget 26 Handläggningen i it-systemet Treserva 27 Rutiner och kontroller vid utbetalning av lön 28 Stadsrevisionen har även granskat 29 Granskning av räkenskaper och bokslut 30 Löpande redovisning 30 Nämndernas uppdatering av stadens anläggningsregister 31 Brister i kommunens exploateringsredovisning 32 Göteborgs Stads hantering av mervärdesskatt behöver utvecklas 34 Bokslutsprocess och finansiell rapportering 35 God ekonomisk hushållning, balanskrav och resultatutjämningsreserv 36 Göteborgs Stads årsredovisning 38 Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser 40 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad 42 Förtroendevalda revisorer 42 Revisorernas granskning 43 Rapportering och kommunikation 43 Språkbruk och revisionstermer 43 Förord av ordförande Under året har vi genomfört och rapporterat fler fördjupade granskningar än tidigare år. Vår ambition är att löpande under året förse kommunfullmäktige med angelägna granskningsresultat. Vi ser väldigt positivt på att våra granskningar leder till allt mer diskussion i kommunfullmäktige. Alla granskningar som stadsrevisionen gör syftar till att ge kommunfullmäktige underlag för ansvarsprövningen. Kommunfullmäktige har uppdragit åt stadsrevisionen att utveckla gransk ningen av nämndernas och bolagens interna styrning och kontroll. En effektiv intern styrning och kontroll handlar i hög grad om ledningens styrsignaler och inte bara om nya och mer omfattande regler och kontroll rutiner. Vi har därför inte begränsat granskningen till dokumenterade rutiner och kontroller, utan också fört en aktiv dialog med berörda nämnder och bolag. Stadsrevisionen har även fortsatt fokus på verksamheternas åtgärder i syfte att minska riskerna för oegentligheter. Under året har vi gjort ett flertal granskningar inom olika för troendekänsliga områden. Översynen av de kommunala bolagen kan förhoppningsvis bidra till att förbättra förutsättningarna för styrning och uppföljning på den kommunövergripande nivån. Över synen torde även stärka förutsätt ningarna för kommunstyrelsens uppsiktsplikt. Foto: Carina Gran Stadsrevisionens vision är att stärka tilltron till det demokratiska systemet. Detta gör vi i vårt granskande och främjande uppdrag. I våra granskningar lämnar vi förslag på förbättringsområden till kommunstyrelsen, nämnderna och bolagen. Vårt främjande uppdrag innebär bland annat att vi strävar efter att genomföra granskningarna så att kritik i möjligaste mån förebyggs. I år lämnar stadsrevisionen kritik till flertalet stadsdelsnämnder för brister i arbetet med barnavårdsutredningar. Det innebär att nämnderna inte ser till att barnens rättigheter och behov av skydd tillgodoses. Jag konstaterar att stadens nämnder och bolag tar vår kritik och våra rekommendationer på allvar. Jag förutsätter att samma sak kommer att ske med anledning av den kritik som riktas till nämnderna i år. Årsredogörelsen är det dokument som sammanfattar den granskning som vi har genomfört under verk samhetsåret. Här redogör vi för de granskningar som resulterat i kritik. Vi redogör även för de granskningar där tydliga förbättringsområden har identifierats och där vi har lämnat rekommendationer. Lars Bergsten ordförande Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 3 2014 i korthet Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheterna i Göteborgs Stads kommunstyrelse, nämnder och bolag. I granskningen ska revisorerna bedöma om stadens verksamheter sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt, om räkenskaperna är rättvisande samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Revisorerna lämnar i sina granskningar rekommendationer och kritik. Rekommendationer lämnas när utveckling och förbättring bedöms vara möjliga. Kritik riktas till nämnder och bolag när bristerna bedöms vara mer allvarliga. Revisorernas kritik graderas genom begreppen påpekande, erinran och anmärkning. Anmärkning är allvarligast. 2014 års granskning visar att det på vissa områden finns allvarliga brister. Revisorerna riktar därför kritik till sju stadsdelsnämnder: Angered, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg, Örgryte-Härlanda och Askim-Frölunda-Högsbo. Kritik riktas även till arkivnämnden, kommunstyrelsen och Higab AB. Vi riktar kritik mot stadsdelsnämnden Askim-Frölunda- Högsbo i form av en anmärkning, mot arkivnämnden i form av en erinran samt mot övriga sex stadsdelsnämnder, kommunstyrelsen och Higab AB i form av ett påpekande. Här sammanfattar vi den kritik som revisorerna lämnar år 2014. Granskningarna beskrivs mer utförligt i de texter som vi hänvisar till nedan. Slut ligen beskriver vi även om de nämnder och bolag som fick kritik år 2013 har genomfört tillräckliga åtgärder för att undgå kritik år 2014. Stadsdelsnämnden AskimFrölunda-Högsbo Årets granskningar av sociala boendelösningar i extern regi, barnavårdsutredningar och ekonomistyrning visade på allvarliga brister i hur nämnden styr 4 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 och följer upp verksamheten (se sidorna 10–12). Vi bedömer att nämnden inte fullt ut lever upp till lagstiftningen varken i arbetet med sociala boende lösningar i extern regi eller i arbetet med barnavårdsutredningar. Därför bedömer vi att nämndens verksamhet i dessa avseenden inte är ändamåls enlig. Eftersom nämnden inte har följt upp om de vidtagna åtgärderna har fått avsedd effekt och inte har vidtagit tillräckliga åtgärder bedömer vi även att nämndens interna kontroll är bristfällig. Vidare bedömer vi att nämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå en ekonomi i balans. Sammantaget leder detta till att stadsrevisionen riktar kritik mot nämnden i form av en anmärkning. Arkivnämnden Stadsrevisionen bedömer att arkivnämnden inte utför den tillsyn som nämnden har i uppdrag att göra (se sidan 8). Arkivnämndens uppdrag, att sköta tillsynen över de arkiv som bildas av Göteborg Stads och Västra Götalandsregionens 150 organisationer, framgår av nämndreglementet och arkivlagen. Genom tillsynen ska arkivnämnden se till att respektive organisation uppfyller sina skyldigheter vad gäller arkivbildning och arkivvård. Den bristande tillsynen innebär att nämnden inte ser till att organisationerna är följsamma mot arkivlagens bestämmelser om arkivbildning och arkivvård. Därför riktar stadsrevisionen kritik mot nämnden i form av en erinran. Stadsdelsnämnderna Angered, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg och Örgryte-Härlanda Stadsrevisionen har granskat arbetet med barnavårdsutredningar i samtliga tio stadsdelsnämnder (se sidorna 10-11). Syftet var att bedöma om nämnderna styr och följer upp att dessa utredningar bedrivs i enlighet med socialtjänstlagen, förvaltnings lagen samt Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Granskningen visade på brister: • i att följa gällande lag och föreskrift om handläggning och dokumentation • med att leva upp till socialtjänst lagens krav om att barnavårdsutredningar ska avslutas skyndsamt och senast inom fyra månader • i att uppföljning och egenkontroll inte varit tillräcklig för att se till att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning. Mot bakgrund av dessa brister riktar stadsrevisionen kritik i form av ett påpekande till stadsdelsnämnderna Angered, Centrum, Majorna-Linné, Norra Hisingen, Västra Göteborg och Örgryte-Härlanda. Kommunstyrelsen Stadsrevisionen har granskat kommun styrelsens uppsiktsplikt över ärenden rörande socialtjänstlagen (se sidan 14). 2014 års kritik Det har stått klart under flera år att det finns brister i stadsdelsnämndernas barnavårdsutredningar. Bristerna är dessutom omfattande. Nästan samtliga stadsdelsnämnder uppvisar väsentliga brister. Trots det har kommunstyrelsen inte tagit tillräckliga initiativ inom ramen för sitt uppdrag att leda och samordna kommunen. Stadsrevisionen bedömer att kommunstyrelsen inte har levt upp till det aktivitetskrav som är förenat med uppsiktsplikten. Stadsrevisionen riktar därför kritik till kommunstyrelsen i form av ett påpekande. Higab AB Lekmannarevisorerna har granskat om styrelsen i Higab AB följde gällande offentlighetsrättsliga regler vid förvärvet av en aktiepost från Frölunda Hockey Club (se sidan 15). I samband med beslutet att förvärva aktieposten noterade Higab att köpeskillingen översteg aktiernas substansvärde med 25,4 miljoner kronor. Bolaget betalade alltså ett betydande överpris för aktierna när affären fullföljdes. Lekmannarevisorerna bedömer att ett kommunalt aktiebolag som förvärvar egendom till överpris riskerar att överträda offentligrättsliga regler om stöd till enskild. Bolaget brast därför i följsamhet mot bolagsordningen. Lekmannarevisorerna riktar kritik mot styrelsen i form av ett påpekande. Övriga förbättringsområden framgår av nämndernas revisionsredogörelser och bolagens granskningsredogörelser (se www.goteborg.se). Uppföljning av kritik från år 2013 År 2013 kritiserade stadsrevisionen tre stadsdelsnämnder och fyra bolag. Årets uppföljning visar att de kritiserade stadsdelsnämnderna och bolagen har vidtagit tillräckliga åtgärder för att undgå kritik år 2014. Vi bedömer dock att visst arbete kvartstår. Stadsdelsnämnden Angered År 2012 riktade stadsrevisionen kritik till nämnden i form av en erinran för brister i arbetet med åtgärdsprogram. Efter uppföljning år 2013 skärpte vi kritiken mot nämnden till en anmärkning för allvarliga brister i skolornas arbete med elever i behov av särskilt stöd. Årets uppföljning visar att nämnden har vidtagit tillräckligt med åtgärder för att ta hand om kritiken. Däremot riktas två rekommendationer till nämnden mot bakgrund av granskningens resultat. Stadsdelsnämnden Lundby År 2013 riktade stadsrevisionen kritik till nämnden i form av en anmärkning. Anledningen till kritiken var brister i nämndens arbete med barnavårdsutredningar. Stadsrevisionen bedömer att nämnden har vidtagit åtgärder och att kritiken inte ska kvarstå. Mot bakgrund av granskningens resultat riktas dock tre rekommendationer till nämnden. Göteborgsregionens Fritidshamnar AB Lekmannarevisorerna har under två år riktat kritik till bolagets styrelse utifrån bristande styrning och kontroll. År 2013 riktades kritik mot bolaget i form av en erinran. Uppföljningen visar att styrelsen och verkställande direktören har arbetat med att utveckla styrningen och kon trollen i flera avseenden. K ritiken bedöms därmed som omhändertagen. Vi vill dock betona vikten av att det arbete som har inletts med att kartlägga brister och att utveckla styrningen och kontrollen fortsätter inom bolaget. Got Event och Renova AB Lekmannarevisorerna kritiserade år 2013 Got Event AB (påpekande) och Renova AB (erinran) för brister avseende representation. För båda bolagen bedömde lekmannarevisorerna att den interna styrningen och kontrollen av representationsunderlag och attest rutiner kunde stärkas. Dessutom var Renovas interna riktlinjer för representation otydliga och otillräckliga. Bedömningen år 2014 är att båda bolagen har vidtagit tillräckliga åtgärder för att ta hand om kritiken. Lekmannarevisorerna betonar dock vikten av att bolagen fortsätter arbetet med dessa frågor. Älvstranden Utveckling AB Lekmannarevisorerna riktade kritik i form av en erinran mot bolagets styrelse på grund av bristande följsamhet mot riktlinjer för intern kontroll inom Göteborgs Stad, aktiebolagslagen, lagen om offentlig upphandling, policy och riktlinje för upphandling och inköp inom Göteborgs Stad samt arkivlagen och arkivreglemente för Göteborgs Stad. Bedömningen är att bolaget har arbetat aktivt med och vidtagit tillräckliga åtgärder för att ta hand om kritiken. Årets granskning visar dock på brister och lekmannarevisorerna bedömer att det kvarstår visst arbete för att se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 5 Utgångspunkter för 2014 års granskning För att avgöra vad stadsrevisionen ska granska, gör vi en analys av vilka risker det finns för att kommunfullmäktiges mål och verksamheternas uppdrag inte uppnås. Inriktningen för granskningen bestäms årligen i stadsrevisionens revisionsplan. Riskerna förändras över tid och är beroende av vad som sker i omvärlden och i stadens verksamheter. Områdena nedan är exempel på utgångspunkter för 2014 års granskning. Individ- och familjeomsorg Socialtjänstens individ- och familje omsorg har i uppgift att stödja, hjälpa och skydda utsatta grupper i samhället. Insatserna kan till exempel gälla ekonomiskt bistånd, familjerådgivning samt olika slags vård och behandling. Stadsrevisionen har vid flera tillfällen identifierat risker som lett till granskning inom området. Under året har vi granskat stadsdelarnas arbete med att utreda om åtgärder behöver vidtas för att skydda minderåriga barn. Stora investeringsprojekt Under de närmaste åren och under lång tid framöver kommer stora investeringar, framför allt i infrastruktur, att genomföras i Göteborgs Stad. Stora projekt medför också olika slag av risker som måste hanteras på lämpligt sätt. 6 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Upphandling och inköp Det samlade värdet av Göteborgs Stads inköp är omfattande. Det är därför viktigt att nämnder och bolag har en god intern styrning och kontroll över upphandlings- och inköpsprocessen. Upphandling och inköp är också ett förtroendekänsligt område. Stadsrevisionen har ett särskilt uppdrag av kommunfullmäktige att löpande följa upphandlings- och inköpsverksamheten i staden. Förtroendekänsliga områden Inom offentlig verksamhet förvaltas resurser för annans räkning. Det är därför av stor betydelse att förtroendet för den offentliga verksamheten är högt hos invånarna. Verksamhet som bedrivs med skattepengar ska användas på ett korrekt sätt och med en tillräcklig intern kontroll. Exempel på områden som är av förtroendekänslig karaktär är representation, sponsring och hantering av brukarnas privata medel. Räkenskaper och bokslut En rättvisande och tillförlitlig redo visning är ett nödvändigt besluts underlag för kommunstyrelsen och stadens nämnder. Den årliga revisionen av räkenskaperna syftar till att säkerställa en fullständig och riktig redovisning. Utöver detta är det viktigt att identifiera områden som på grund av kommunens roll som offentlig myndighet innehåller förtroenderisker, även om det inte nödvändigtvis innebär en hantering av betydande ekonomiska värden. Utgångspunkter för 2014 års granskning Foto: Carina Gran Revisionsberättelse och årsredogörelse Som underlag till kommunfullmäktiges ansvarsprövning av stadens nämnder och bolag lämnar revisorerna årligen en revisionsberättelse och en årsredogörelse. Av revisionsberättelsen framgår om stadsrevisionen föreslår att nämnderna beviljas ansvarsfrihet eller inte. I årsredogörelsen sammanfattas årets granskning. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 7 Granskning av verksamheterna De kommunala nämnderna och styrelserna i Göteborgs Stad svarar inom sina respektive områden för att verksamheten bedrivs enligt de mål och riktlinjer som kommunfullmäktige har beslutat om samt de nationella regelverk som styr verksamheterna. Revisorerna ska pröva om verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt tillfredsställande sätt samt om den interna kontrollen är tillräcklig. Granskningen av verksamheterna ska ge revisorerna underlag för att bedöma om så varit fallet. Kritik riktas till arkivnämnden för brister i tillsynen Alla offentliga verksamheter ger upphov till det som i tryckfrihetsförordningen kallas allmänna handlingar. Ansvaret för att bilda arkiv av dessa allmänna handlingar och att vårda dem vilar i en kommun på respektive nämnd och styrelse. Arkiven ska vara ordnade på ett sådant sätt att de tillgodoser enskildas rätt att ta del av allmänna handlingar samt informationsbehov inom rättsskipning, förvaltning och forskning. Det är arkivnämndens uppdrag att sköta tillsynen över de arkiv som bildas hos Göteborgs Stads och Västra Götalandsregionens nämnder och styrelser. Arkivnämndens skyldig heter framgår både av nämndens reglemente och av arkivlagen. Genom tillsynen ska arkivnämnden se till att respektive nämnd och styrelse upp fyller sina skyldigheter när det gäller arkivbildning och arkivvård, i enlighet med arkivlagens bestämmelser. Stadsrevisionen har granskat hur arkivnämnden har tagit hand om tillsynsuppdraget i sin verksamhet. Granskningens syfte var att bedöma om arkivnämndens tillsynsverksamhet har skötts på ett ändamålsenligt sätt. 8 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Ingen tillsyn på arkivnämndens initiativ Arkivnämndens tillsynsuppdrag omfattar omkring 150 organisationer inom Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionen. I granskningen fann stadsrevisionen att arkivnämnden arbetade med en tillsynsliknande rådgivning kring arkivbildning och arkivvård. För att få ta del av denna rådgivning, behövde någon av de omkring 150 organisa tionerna själva ta kontakt med arkiv nämndens förvaltning, Regionarkivet. Det var också varje organisations frågor som avgjorde rådgivningens innehåll. Arkivnämnden har däremot inte på eget initiativ gjort någon åter kommande tillsyn i Göteborgs Stads eller Västra Götalandsregionens organisationer. I granskningen har en jämförelse gjorts mellan hur arkivnämnden och Landstingsarkivet i Stockholms läns landsting hanterar sina tillsynsuppdrag. I jämförelsen kom det fram att Landstingsarkivet, på eget initiativ, genomför tillsyn genom återkommande inspektioner i landstingets olika organisationer. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att arkivnämnden inte utför den tillsyn som arkivnämnden har i uppdrag att göra. Arkivnämnden säkerställer därför inte att organisationerna, i deras arkivbildning och arkivvård, uppfyller sina skyldigheter enligt arkivlagens bestämmelser. Stadsrevisionens bedömning är att arkivnämndens hantering av sitt tillsynsuppdrag allvarligt brister i ändamålsenlighet. Stadsrevisionen riktar därför kritik mot arkivnämnden i form av en erinran. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för arkivnämnden Granskning av verksamheterna Foto: Carina Gran Språkbruk och revisionstermer Stadsrevisionens granskningar kan leda till rekommendationer och kritik. När revisorerna riktar kritik används en tregradig skala: påpekande, erinran och anmärkning – där anmärkning är allvarligast. En anmärkning kan, när det gäller nämnderna, lämnas med eller utan att ansvarsfrihet tillstyrks. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 9 Granskning av verksamheterna Flera stadsdelsnämnder får kritik för brister i arbetet med barnavårdsutredningar Enligt socialtjänstlagen ska socialtjänsten inleda utredning av vad som kommit till socialtjänstens kännedom och som kan föranleda någon åtgärd av nämnden. I vissa fall ska socialtjänsten först göra en förhandsbedömning för att kunna besluta om en utredning ska inledas. Detta beslut ska, om det inte finns synnerliga skäl, fattas senast fjorton dagar från det att anmälan kommit in. När ett beslut om utredning är fattat ska den inledas utan dröjsmål, bedrivas skyndsamt och vara slutförd inom fyra månader. Om barnavårdsutredningar inte genomförs i enlighet med socialtjänstlagens krav och intentioner finns risk för att samhället inte kan erbjuda det skydd och det stöd som barn och unga har rätt till. Stadsrevisionen har granskat arbetet med barnavårdsutredningar i alla tio stadsdelsnämnder. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnderna styr och följer upp att dessa utredningar bedrivs i enlighet med socialtjänstlagen, förvaltnings lagen och Socialstyrelsens föreskrifter och allmänna råd. Brister i handläggning och dokumentation Granskningen visade att samtliga nämnder hade dokumenterade rutiner som omfattade hela handläggningsprocessen. Stadsrevisionen kunde dock visa på brister i både handläggning och dokumentation. Av socialtjänstlagen framgår skyldigheten att dokumentera handlägg- 10 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 ningen. Förvaltningslagen omfattar i sin tur bestämmelser om partsinsyn, det vill säga att den som berörs av en utredning har rätt att ta del av denna innan beslut fattas. Vidare ska fattade beslut kommuniceras till den det berör. I granskningen såg vi exempel på att förhandsbedömningar tagit för lång tid, och att det saknades sammanställda utredningar. Det framgick inte alltid av dokumentationen om de som var berörda hade underrättats om att utredning inletts, om utredning och förslag till beslut hade kommuni cerats med de berörda samt om det fattade beslutet hade kommunicerats. Problem att leva upp till tidsgränsen Den lagstadgade tidsgränsen för utredningar enligt socialtjänstlagen ska inte ses som en normal utredningstid utan som en bortre tidsgräns. Skyndsamhetskravet är en viktig aspekt för barn och unga som befinner sig i en svår situation. Verksamheterna har dock under en tid haft problem med att leva upp till socialtjänstlagens krav om att barnavårdsutredningarna ska vara avslutade skyndsamt och senast inom fyra månader. Detta framgår både av nämndernas uppföljningsrapporter och av vår granskning. Det förekommer olika metoder för att mäta hur stort problemet är, och det finns osäkerheter i den statistik som tas ur verksamhetssystemet. Trots detta är det otvivelaktigt att det i samtliga nämnder förekommer att utredningar inte avslutas inom fyra månader. Nämndernas uppföljning och åtgärder Nämnderna är skyldiga att syste matiskt och kontinuerligt utveckla och säkra verksamhetens kvalitet. Nämnderna ska bland annat göra egenkontroller. Dessa kontroller ska säkerställa att nämnderna uppfyller de lagar och föreskrifter som gäller för verksamheten. Granskningen visade att nämnderna i olika grad följde upp och kontrollerade att verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning. De brister som granskningen visade på, betyder dock att uppföljning och egenkontroll inte varit tillräckliga för att kunna säkra verksamhetens kvalitet. Samtliga stadsdelsnämnder har åtminstone sedan hösten år 2013 haft kännedom om att verksamheterna inte klarat av att genomföra utredningar inom lagens krav på fyra månader. I de flesta nämnder har olika åtgärder genomförts i verksamheten för att komma till rätta med för långa utred ningstider. Åtgärdernas omfattning har varierat mellan nämnderna. Exempel på åtgärder som genomförts är utökad egenkontroll, utökad rapportering till nämnd, personal förstärkningar, organisationsförändringar och utbildningsinsatser. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att stads delsnämnderna inte lever upp till Granskning av verksamheterna socialtjänstlagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. Det innebär att nämnderna inte ser till att barnens rättig heter och behov av skydd tillgodoses. Att kraven på dokumentation inte följs innebär risk för att rättssäkerheten för barnen brister. För att kunna veta om socialtjänsten arbetar på föreskrivet sätt, och för att verksamheten ska kunna förbättras och utvecklas, är det en grundläggande förutsättning att dokumentationen sker på ett tillfredsställande sätt. Mot bakgrund av bristerna bedömer stadsrevisionen att nämnderna inte fullt ut lever upp till vad som anges i gällande föreskrifter om handläggning och dokumentation. Stadsrevisionen bedömer att flera nämnder har genomfört eller satt igång relevanta förbättringsåtgärder. Trots detta kvarstår brister. Stadsdelsnämnderna behöver ha en uppföljning som kan svara på om verksamheten bedrivs i enlighet med gällande lagstiftning. Nämnderna behöver därför följa upp om de åtgärder som vidtas leder till att verksamhetens kvalitet säkras. Stadsrevisionen konstaterar att nämnderna anger likartade orsaker till bristerna. Ofta handlar det om hög arbetsbelastning, ökande antal ärenden att handlägga, svårigheter att rekrytera och behålla erfaren personal, sjukskrivningar och kom petensbrister. Inspektionen för vård och omsorg har i sina granskningar konstaterat liknande problem i hela landet. Icke desto mindre är det nämndernas ansvar att hantera dessa brister och de risker som finns i verksamheten. Om nämnderna har svårigheter att säkra en tillräcklig bemanning och kompetens, är det ett allvarligt problem som kräver strategiska och uthålliga åtgärder. Stadsrevisionen bedömer att vissa nämnder har större brister än andra och att olika nämnder vidtar åtgärder olika snabbt. Vi bedömer därför att det finns en risk för att barns behov av skydd och stöd inte tillgodoses på ett likvärdigt sätt i staden. Sammanfattningsvis bedömer stadsrevisionen att nämnderna inte i tillräcklig utsträckning styr och följer upp så att barnavårdsutredningar bedrivs i enlighet med författningarnas krav. Stadsdelsnämnderna har därför inte säkerställt att barn och unga som far illa har fått det skydd och det stöd som de har rätt till. Det är angeläget att nämnderna åtgärdar dessa brister. Stadsrevisionen riktar kritik i form av ett påpekande till stadsdelsnämnd erna Angered, Centrum, MajornaLinné, Norra Hisingen, Västra Göteborg och Örgryte-Härlanda. Stadsdelsnämnden Askim-FrölundaHögsbo får kritik i form av en anmärk ning, bland annat för brister i arbetet med barnavårdsutredningar (se sidan 12). Stadsrevisionen lämnade även rekommendationer till samtliga stadsdelsnämnder. Hänvisning till: Revisionsrapport Utredningar enligt socialtjänstlagen avseende barn och revisionsredogörelse för respektive stadsdelsnämnd Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 11 Granskning av verksamheterna Kritik riktas till stadsdelsnämnden Askim-FrölundaHögsbo för bristande styrning och uppföljning Stadsrevisionen granskade under år 2014 två verksamheter inom individoch familjeomsorgen i stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo. Vi följde dels upp en granskning från år 2013 om nämndens styrning och uppföljning av sociala boendelösningar i extern regi, dels granskade vi arbetet med barnavårdsutredningar. Vi granskade också nämndens ekonomistyrning. Granskningarna visade på allvarliga brister i hur nämnden styr och följer upp verksamheten. Fortsatta brister i dokumentation och egenkontroll Stadsrevisionens granskning av nämndens styrning och uppföljning av sociala boendelösningar i extern regi visade på brister av två slag. I den granskning av ett antal enskilda ärenden som vi gjorde fann vi brister i dokumentationen. Vidare visade granskningen på brister när det gällde nämndens arbete med uppföljning och egenkontroll. Nämnden är enligt socialtjänstlagen skyldig att göra egenkontroll. Verksamheten gjorde under år 2014 ingen sådan egen kontroll som lagstiftningen föreskriver. Brister i arbetet med barnavårdsutredningar Stadsrevisionens granskning av barnavårdsutredningar (som genomförts på samtliga stadsdelsnämnder, se sidorna 10-11) visade att nämnden inte lever upp till de tidsgränser som 12 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 socialtjänstlagen anger för förhandsbedömningar och utredningar av seende barn. Nämnden hade ett antal sena barnavårdsutredningar och det fanns utredningar som hade pågått betydligt längre tid än vad som är tillåtet. Vår granskning visade också på brister i dokumentationen. Bristerna innebar att nämnden inte fullt ut levde upp till socialtjänstlagen och för valtningslagen. Slutligen framkom i granskningen att nämnden inte heller på detta område hade sett till så att uppföljning genomfördes i sådan utsträckning att verksamhetens kvalitet kunde säkras. Den granskade verksamheten gjorde viss egenkontroll men följde inte fullt ut nämndens ledningssystem för kvalitet. Bristande ekonomistyrning Stadsrevisionen har även granskat nämndens ekonomistyrning, bland annat mot bakgrund av att nämnden flera år i rad har gjort negativa resultat. Under år 2014 beslutade nämnden om åtgärder för att komma i ekonomisk balans. Nämnden har löpande under året fått rapporter om att dessa åtgärder inte har genomförts fullt ut men har inte agerat tillräckligt med anledning av detta. Flera av de beslutade åtgärderna fick heller aldrig avsedd ekonomisk effekt vilket är en av förklaringarna till att nämnden gjorde ett negativt resultat även år 2014. Bedömning Utifrån stadsrevisionens granskning av individ- och familjeomsorgen bedömer vi att nämndens verksamhet inte fullt ut lever upp till lagstiftningens krav. Nämndens verksamhet är i dessa avseenden inte ändamålsenlig. De brister vår granskning visar på har varit kända av nämnden sedan lång tid eller borde ha uppmärksammats av nämnden. Vår bedömning är att nämnden, trots detta, inte har agerat tillräckligt för att rätta till bristerna. Nämnden har inte heller i tillräcklig utsträckning följt upp om de åtgärder som faktiskt vidtagits har fått avsedd effekt. Vi bedömer därför att nämndens interna kontroll är bristfällig. Stadsrevisionen bedömer vidare att nämnden inte har vidtagit tillräckliga åtgärder för att nå en ekonomi i balans och att nämndens ekonomistyrning därför har varit otillräcklig. Mot bakgrund av bristande ändamålsenlighet och intern kontroll inom individ- och familjeomsorgen, samt mot bakgrund av otillräcklig ekonomistyrning, riktar stadsrevisionen kritik mot nämnden i form av en anmärkning. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för stadsdelsnämnden Askim-Frölunda-Högsbo Granskning av verksamheterna Foto: Carina Gran Rapportering Stadsrevisionen redovisar årligen sina iakttagelser och bedömningar i en revisionsredogörelse för kommun styrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag redovisas iakttagelserna och bedöm ningarna i en granskningsrapport och en granskningsredogörelse. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 13 Granskning av verksamheterna Kritik riktas till kommunstyrelsen för brister i uppsiktsplikten Kommunstyrelsen ska bland annat ha uppsikt över nämnderna. Kommunstyrelsen har enligt kommunallagen en särställning genom den ledande och samordnande rollen. Det innebär att kommunstyrelsen ska leda och samordna förvaltningen av kommunens angelägenheter. Kommunstyrelsen ska bland annat övervaka att lagar och förordningar följs i nämndernas verksamhet. Pågående arbete med att utveckla uppsiktsplikten Stadsrevisionen noterar att ett arbete påbörjats vid stadsledningskontoret för att närmare definiera uppsikts plikten. Inom detta arbete planeras även stadsledningskontorets roll, vad gäller att stödja kommunstyrelsen i dess uppsiktsplikt över stadens nämnder och bolag, att regleras. Kommunstyrelsens uppsiktsplikt över ärenden rörande social tjänstlagen Det fanns omfattande brister när det gäller stadsdelsnämndernas arbete med barnavårdsutredningar. Sju stadsdelsnämnder får kritik i årets granskning, och samtliga stadsdelsnämnder får rekommendationer. För en mer utförlig beskrivning, se sidorna 10-11. Vi har dessutom riktat kritik mot en stadsdelsnämnd för brister inom detta område år 2013. Stadsdelsnämndernas verksamhet brast i flera olika avseenden. Nämnderna levde inte upp till socialtjänst lagens skyndsamhetskrav och tidsgräns för utredningar som avser barn. Det innebär att nämnderna inte sett till att barnens rättigheter och behov av skydd tillgodoses. Det fanns även brister i dokumentationen, vilket innebär en risk för att rättssäkerheten för barnen har brustit. Dessutom var nämndernas uppföljning och egen- 14 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 kontroll otillräcklig för att kunna säkra verksamheternas kvalitet. Stadsrevisionen bedömer att nämnderna inte i tillräcklig utsträckning styr och följer upp att barnavårds utredningar bedrivs i enlighet med författningarnas krav. Vi ser allvarligt på detta, eftersom det rör sig om barn i en mycket utsatt situation. Vi bedömer dessutom att vissa nämnder har större brister än andra och att olika nämnder vidtar åtgärder olika snabbt. Det finns därför en risk att barns behov av skydd och stöd inte tillgodoses på ett likvärdigt sätt i staden. Stadsrevisionen konstaterar att det i första hand är stadsdelsnämnderna som ska bära ansvaret att se till att bristerna åtgärdas, men vi menar att det också ligger på kommunstyrelsen att följa hur barns rättigheter tillgodoses. Brister beträffande stadsdelsnämndernas barnavårdsutredningar har rapporterats till kommunstyrelsen i uppföljningsrapporter åtminstone sedan år 2012. Där har framgått att utredningarna i flera fall inte har motsvarat lagstiftningens krav. Vi kan trots det inte se att rapporteringen lett till tillräckliga initiativ från kommun styrelsens sida. Stadsrevisionen menar att kommunstyrelsens uppsiktsplikt är förenad med ett aktivitetskrav när väsentliga brister konstaterats. Det betyder inte att kommunstyrelsen övertar det direkta ansvaret för aktuell fråga. Kommunstyrelsen har dock, inom ramen för sitt uppdrag att leda och samordna kommunens arbete, ett ansvar att initiera åtgärder när nämnderna inte klarar att utföra ett uppdrag på ett tillfredsställande sätt. Det kan till exempel handla om att utreda och även om att överlämna förslag till beslut om åtgärder till fullmäktige, om behov finns. Kommunstyrelsen kan givetvis inte ta den typen av initiativ i alla frågor där någon brist rapporteras. Aktivitets kravet måste vägas mot hur allvarlig eller väsentlig en brist bedöms vara, och vilka risker en brist medför. I det här aktuella fallet rör det sig dock om barn i en mycket utsatt position. Risken är dessutom stor att problemet accentueras under kommande år, då staden förväntas ta emot ett stort antal ensamkommande flyktingbarn. Bedömning Att det finns brister i stadsdelsnämndernas barnavårdsutredningar har stått klart under flera år. Bristerna är dessutom omfattande. Nästan samt liga stadsdelsnämnder uppvisar väsentliga brister. Trots det har kommunstyrelsen inte tagit tillräckliga initiativ inom ramen för sitt uppdrag att leda och samordna kommunen. Sammantaget innebär det att stadsrevisionen bedömer att kommun styrelsen inte har levt upp till det aktivitetskrav som är förenat med uppsiktsplikten. Därför riktar vi kritik till kommunstyrelsen i form av ett påpekande. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Granskning av verksamheterna Kritik riktas till Higab AB för bristande följsamhet mot bolagsordningen Ett kommunalt aktiebolag som förvärvar egendom till överpris löper risk att överträda offentligrättsliga regler om stöd till enskild. Sådana regler finns i kommunallagen och i Europeiska Unionens regler om statsstöd. Av bolagsordningen framgår Higab AB:s skyldighet att följa centrala kommunalrättsliga principer. En sådan princip gäller förbud att lämna stöd till enskild om inte lag eller rättspraxis medger något undantag. Syftet med granskningen var att bedöma om Higabs styrelse följde gällande offentligrättsliga regler vid förvärvet av en aktiepost från Frölunda Hockey Club. Händelserna som ledde fram till förvärvet Efter bolagsöversynen beslutade kommunfullmäktige i juni månad år 2014 att ge Higab flera uppdrag i rollen som moderbolag för det så kallade lokalklustret. Ett sådant uppdrag var att i nära samverkan med Got Event AB förhandla med Frölunda Hockey Club om att möjliggöra ett förvärv av 8,16 procent av aktierna i Scandinavium idrotts- och kultur center AB. Higab hade redan i början av år 2014 förvärvat övriga aktier i bolaget från Förvaltnings AB Framtiden. Higab förvärvade aktieposten från Frölunda Hockey i augusti månad samma år för en köpeskilling om 41,4 miljoner kronor. Köpeskillingen beräknades med utgångspunkt i ett avtal som slöts år 2007 mellan de dåvarande aktieägarna i Scandinavium idrotts- och kulturcenter AB. Higab noterade, i samband med beslutet att förvärva aktierna, att köpeskillingen översteg aktiernas substansvärde med 25,4 miljoner kronor. Bolaget fullföljde trots detta affären och betalade därmed ett betydande överpris för aktierna. Inför beslutet hade bolagets styrelse begärt en rättsutredning från en advokatbyrå om aktieägaravtalet och eventuella offentligrättsliga hinder mot att förvärva aktierna. Denna rätts utredning kom fram till att ett förvärv i enlighet med aktieägaravtalet inte skulle innebära någon risk att överträda offentligrättsliga regler. posten som förvärvades från Frölunda Hockey Club översteg vad aktierna var värda. När styrelsen trots detta beslutade att förvärva aktierna, riskerade styrelsen att överträda bolagsordningen och gällande lag. Därför riktar lekmannarevisorerna kritik mot Higab AB:s styrelse i form av ett påpekande. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Higab AB Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att ett kommunalt aktiebolag som förvärvar egendom till överpris löper risk att överträda offentligrättsliga regler om stöd till enskild. Higab är enligt sin bolagsordning skyldig att följa centrala kommunalrättsliga principer och bolaget är således förbjudet att lämna stöd till enskild utan särskilt stöd i lag. Lekmannarevisorerna bedömer vidare att Higabs styrelse var med veten om att köpeskillingen för aktie Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 15 Granskning av verksamheterna Hanteringen av brukarnas privata medel behöver förbättras Vissa brukare i äldreomsorgen och funktionshinderverksamheten behöver hjälp med sina privata inköp. Det är personalen vid de boenden där brukarna bor som hjälper dem, och som alltså hanterar privata medel för brukarnas räkning. Stadsrevisionen granskade år 2012 hur brukarnas privata medel hante rades vid stadens äldreboenden. Granskningen visade på brister i samtliga stadsdelsnämnder. Vi följde upp detta under år 2013 och fann då att bristerna fortfarande var kvar. Under år 2014 gjorde vi en ny upp följning. Den här gången utökade vi granskningen till att även omfatta boenden inom stadsdelarnas funktionshinderverksamhet. Syftet med årets granskning var att bedöma om nämnderna följer stadens respektive stadsdelens egna riktlinjer. Stadsrevisionen granskade hanteringen av brukarnas privata medel vid två äldreboenden och två boenden för personer med funktionsnedsättning i varje stadsdel. Vi granskade om boendena har riktlinjer för hanteringen av privata medel och om de följer riktlinjerna. Vi kontrollräknade också brukarnas kassor, för att se om kassorna stämde överens med redovisade underlag. 16 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Bristande följsamhet mot riktlinjer En majoritet av de granskade boendena hade riktlinjer för hur brukarnas privata medel ska hanteras. Däremot följdes inte riktlinjerna fullt ut på något av de boenden som ingick i granskningen. Inom äldreomsorgen, som granskats tre år i rad, såg vi trots allt att det hade skett förbättringar i flertalet stadsdelar, vad gäller hur väl boendena följde riktlinjerna. Några av de brister vi såg i granskningen fanns på ett stort antal boenden. Exempelvis numrerades och signe rades kvittona inte alltid av den som hade gjort inköpet. Det försämrar möjligheterna att göra kontroller om fel skulle uppstå. En annan vanlig brist var att kassarapport och kvitton inte redovisades årligen för brukaren eller dennes företrädare. Enligt stadens riktlinjer ska kassarapporten godkännas årligen av brukaren. Slutligen såg vi vid några boenden att kvitton på gjorda inköp inte sparades, vilket gör det omöjligt att följa upp hur brukarens privata medel har hanterats. Fel i brukarnas kassor Vid ungefär hälften av boendena visade stadsrevisionens kontrollräkning av brukarnas kassor, att saldot inte stämde överens med de underlag som fanns i form av kvitton. Det fanns antingen mer eller mindre pengar i respektive brukares kassa än vad som borde finnas. Vi kunde inte avgöra om felen berodde på slarv eller på mer allvarliga problem. I några stadsdelar stämde dock saldot i kassorna överens med underlagen för samtliga berörda brukare. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att flertalet stadsdelsnämnder inte utövar en tillräcklig intern kontroll när det gäller hanteringen av privata medel. Stadsdelsnämnderna behöver fortsätta sitt arbete med att se till att gällande riktlinjer för hur privata medel ska hanteras följs. Vi bedömer också att flertalet stadsdelsnämnder behöver stärka sina rutiner för att se till att kassa och underlag överensstämmer. Stadsrevisionen lämnade en rekommendation till Majorna-Linné respektive Östra Göteborg och två rekommendationer till Angered, Askim-Frölunda-Högsbo, Centrum, Lundby, Norra Hisingen, Västra Göteborg och Örgryte-Härlanda. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för respektive stadsdelsnämnd Granskning av verksamheterna I huvudsak god ordning för att kunna ta del av allmänna handlingar Offentlighetsprincipens syfte är att garantera allmänhetens och mass medias insyn i offentliga verksam heter, bland annat genom rätten att ta del av allmänna handlingar. Lekmanna revisorerna har granskat rutiner och arbetssätt för offentlighet och sekretess i fjorton bolag. Syftet med granskningen var att bedöma om bolagen har ändamålsenliga rutiner och arbetssätt som säkerställer allmänhetens och massmediernas rätt att ta del av allmänna handlingar. Följande bolag har granskats: Bostads AB Poseidon, Business Region Göteborg AB, Familjebostäder i Göteborg AB, Försäkrings AB Göta Lejon, Förvaltnings AB Framtiden, Förvaltnings AB GöteborgsLokaler, Got Event AB, Gårdstensbostäder AB, Göteborgs Egnahems AB, Göteborgs Hamn AB, Göteborgs stads bostadsaktiebolag, Göteborgs Stads Upphandlings AB, Liseberg AB och Störningsjouren i Göteborg AB. eller hållas ordnade på annat sätt. För elva av bolagen fanns behov av att förtydliga det personliga ansvaret för hur inkomna handlingar ska hanteras vid planerad och oplanerad frånvaro. Utlämnande av allmän handling Vid beslut om att inte lämna ut hela eller delar av en allmän handling, ska den som begärt ut handlingen informeras om rätten att få ett skriftligt beslut. Beslutet kan sedan överklagas. I granskningen har vid tre olika tillfällen tre olika handlingar begärts ut från bolagen. När handlingarna lämnades ut hade tio av bolagen maskerat vissa uppgifter i de begärda handlingarna, vilket är att betrakta som att begäran delvis avslogs. Endast två av bolagen informerade om att så hade skett samt om rätten att få ett skriftligt beslut med besvärshänvisning. Bedömning Lekmannarevisorerna bedömer att bolagen i huvudsak säkerställer allmänhetens och massmediernas rätt att ta del av allmänna handlingar. Granskningen visade dock att det finns brister som innebär risk för att möjligheten att ta del av allmänna handlingar försvåras. Rekommendationer lämnades till alla granskade bolag, utom Göteborgs stads bostadsaktiebolag. Hänvisning till: Revisionsrapport Granskning av offentlighet och sekretess och granskningsredogörelse för de granskade bolagen Rutiner för att bevaka inkommande handlingar Samtliga medarbetare har ett personligt ansvar för att se till att bevakning av e-post sker dagligen, även vid semester och annan frånvaro. Detta följer av kravet att inkommande handlingar ska registreras omgående Foto: Carina Gran Avsaknad av obligatoriska dokument Bolagen har ett arkivansvar som innebär att de ska se till att handlingar bevaras, hålls ordnade och vårdas så att rätten att ta del av allmänna hand lingar tillgodoses. Därför ska de upprätta en arkivförteckning, en arkivbeskrivning och en dokumenthanteringsplan. Granskningen visade att tolv bolag saknade en arkivförteckning. Dessutom saknade åtta bolag en arkivbeskrivning. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 17 Granskning av verksamheterna Förbättringsområden pekas ut inom upphandling och inköp Stadsrevisionen har kommunfull mäktiges uppdrag att löpande följa stadens upphandlings- och inköps verksamhet. Under år 2014 har vi granskat detta på idrotts- och föreningsnämnden, kulturnämnden, lokalnämnden, nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, nämnden för konsument- och medborgarservice, park- och naturnämnden, Försäkrings AB Göta Lejon samt Liseberg AB. Syftet med granskningen var att bedöma ändamåls enligheten och effektiviteten i nämndernas och bolagens interna styrning och kontroll avseende upphandling och inköp. Vi granskade även bolagens och nämndernas tillämpning av upphandlings- och inköpsrutiner. genom att betydande inköp har skett utanför stadens ramavtal och att bolagets egna upphandlingar inte gjordes i enlighet med lagen om offentlig upphandling. Bolaget rekommenderades därför att se till att följa lagen om offentlig upphandling samt att se över bolagets inköps organisation och om de anställda som genomför inköp har rätt kompetens. I granskningen av Försäkrings AB Göta Lejon kom det fram att bolaget direktupphandlade städtjänster, trots att staden har ramavtal på detta område. Enligt stadens inköpspolicy ska de upphandlade ramavtalen användas i första hand. Bolaget rekommenderades därför att avropa städtjänster via stadens ramavtal. Risker för otillåtna direkt upphandlingar I vår granskning av Liseberg AB har vi funnit exempel på direktupphandlingar som riskerar att definieras som otillåtna. Lekmannarevisorerna bedömer att detta kan föra med sig ekonomiska risker för bolaget om det skulle prövas i domstol. Detta har lekmannarevisorerna även påtalat tidigare år. I huvudsak ordning bland de granskade nämnderna Granskningen har även genomförts på sex nämnder i staden. Samtliga nämnder uppvisade en i huvudsak god följsamhet mot stadens policy för upphandling och inköp. Därför lämnades inga rekommendationer till de granskade nämnderna. I granskningen av kulturnämnden och lokalnämnden konstaterades dock direktupphandlingar som riskerar att bedömas som otillåtna direktupphandlingar av domstol. Bristande ramavtalstrohet och följsamhet mot stadens policy Granskningen visade exempel på bristande ramavtalstrohet och brister i följsamhet mot stadens policy för upphandling och inköp. Vid Liseberg konstaterades avsteg från policyn 18 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Bedömning Den övergripande bedömningen är att de granskade nämnderna och bolagen arbetar aktivt med att stärka den interna styrningen och kontrollen och att den i huvudsak är ändamåls enlig och effektiv. Granskningen visade samtidigt på brister och det finns områden som fortsatt bör förbättras, exempelvis när det gäller otillåtna direktupphandlingar och brister i följsamheten mot ramavtal och stadens policy för upphandling och inköp. Rekommendationer lämnades till Liseberg AB och Försäkrings AB Göta Lejon. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Försäkrings AB Göta Lejon och Liseberg AB samt revisionsredogörelse för idrottsoch föreningsnämnden, kultur nämnden, lokalnämnden, nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning, nämnden för konsument- och medborgarservice och park- och naturnämnden Granskning av verksamheterna Stadsrevisionen har granskat flera förtroendekänsliga områden Kommunfullmäktige gav år 2012 stadsrevisionen i uppdrag att arbeta för att minska riskerna för oegentligheter inom Göteborgs Stad. Vår utgångspunkt är att det i offentlig verksamhet förvaltas medel och resurser för annans räkning. Det är därför av stor betydelse att förtroendet för verksamheterna och Göteborgs Stad är högt hos invånarna. För att åstadkomma detta krävs bland annat att verksamheterna bedrivs med en tillfredsställande intern styrning och kontroll. Stadsrevisionens granskningar av olika förtroendekänsliga områden leder i en del fall fram till att vi lämnar rekommendationer till nämnder och bolag. Rekommendationerna tar bland annat sikte på att minska möjligheterna för anställda att agera oegentligt. År 2014 har vi granskat rutiner och arbetssätt för förråds- och kontanthantering, representation, sponsring och anställdas bisysslor. Se även granskningen av hanteringen av brukarnas privata medel (sidan 16). Förrådshanteringen kan bli bättre På Göteborg Energi AB har lekmannarevisorerna granskat förrådshan tering. Syftet var att bedöma om koncernen har tillräcklig intern styrning och kontroll över hanteringen av förrådsvaror. Bedömningen är att möjligheter till förbättring finns. Bolaget bör vidareutveckla hur inventeringar och utskrotningar ska gå till samt stärka följsamheten mot koncernens rutiner för förrådshantering. Granskningen visade däremot att förvaringen av stöldbegärliga artiklar var ändamålsenlig. Kontanthantering på anläggningar fungerar i huvudsak bra Vid idrotts- och föreningsnämnden har vi granskat rutiner för hantering av kassa och kontanter. Syftet var att bedöma om det råder en tillräcklig intern styrning och kontroll vid hanteringen av kontanta medel på anläggningar. Granskningen visade att det finns rutiner och att efterlev naden av rutinerna följs upp. Granskningen visade dock att det kvarstod visst arbete för att ta fram ända målsenliga rutiner för avstämningar mellan ekonomisystemet och kontantkassorna. Bedömningen är att det i huvudsak råder tillfredsställande intern styrning och kontroll. Rutinerna för representations underlag och attest av egna kostnader kan förbättras Lekmannarevisorerna har granskat efterlevnaden av reglerna för representation inom Göteborgs Spårvägar AB, Älvstranden Utveckling AB och Gothenburg European Office AB. Syftet var att bedöma om represen tation sker i enlighet med gällande policy, riktlinje och anvisningar. Lekmannarevisorerna fann att bolagen överlag hade fungerande rutiner. Göteborgs Spårvägar och Älvstranden Utveckling kan dock förbättra rutinerna för representationsunderlag och attest av egna kostnader. förekomsten av sponsring samt att bedöma om bolagets sätt att arbeta med sponsring är förenligt med stadens policy och riktlinje för sponsring. Lekmannarevisorerna bedömer att Göteborgs Hamn överlag har fungerande rutiner. Den utvärdering som ska ske av bolagets sponsring ska dock dokumenteras. Vidare bör samtliga åtaganden om sponsring regleras i avtal. Ändamålsenliga rutiner för bisysslor Lekmannarevisorerna har granskat rutiner för anställdas bisysslor på Göteborgs Gatu AB. Syftet var att bedöma om det finns ändamålsenliga rutiner för att se till att anställda inte utför bisysslor som kan leda till skada för verksamheten. Granskningen visade att bolaget under år 2014 har utvecklat sina rutiner. Bedömningen är att bolagets rutiner och arbetssätt är ändamålsenliga. Hänvisning till: Granskningsredogörelser för Gothenburg European Office AB, Göteborg Energi AB, Göteborgs Gatu AB, Göteborgs Hamn AB, Göteborgs Spårvägar AB, Älvstranden Utveckling AB Avtal för sponsring ska finnas och utvärdering dokumenteras Lekmannarevisorerna har granskat Göteborgs Hamn AB:s hantering av sponsring. Syftet var att kartlägga Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 19 Granskning av verksamheterna Brister i genomförande och uppföljning av hemtjänstinsatser Stadsrevisionen har granskat hemtjänsten för äldre i stadsdelarna Angered, Askim-Frölunda-Högsbo och Majorna-Linné. Syftet med granskningen var att bedöma om stadsdelsnämnderna kunde säkerställa att omsorgen om äldre med hemtjänstinsatser var ändamålsenlig och av god kvalitet. För att kunna bedöma detta granskade vi hur nämnderna såg till att beviljade insatser utfördes, samt om uppföljning och förnyad bedömning av hemtjänstinsatser skedde i tillräcklig omfattning. Slutligen menade stadsrevisionen att kommunstyrelsen behövde stärka sin uppsikt över stadsdelsnämndernas hemtjänstverksamhet, för att se till att de äldre behandlas likvärdigt oberoende av var i kommunen de bor. Klagomål och avvikelser användes inte systematiskt Granskningen visade på brister i hur stadsdelsnämnderna följde rutiner och riktlinjer för avvikelse- och klago målshantering. Ingen av de granskade nämnderna ställde samman klagomål och avvikelser för att analysera och använda informationen i sitt syste matiska kvalitetsarbete. Bedömning Stadsrevisionens bedömning var att de granskade nämnderna inte kunde garantera att hemtjänstinsatser för äldre bedrevs på ett ändamålsenligt sätt och var av god kvalitet. Omfattningen och karaktären på bristerna skiljde sig åt mellan nämnderna. Stadsrevisionen lämnade rekommendationer till samtliga granskade stadsdelsnämnder. Uppföljning och uppsikt behövde förbättras Omprövning av de äldres bistånds insatser och behov skedde ofta i tid. Däremot behövde stadsdelsnämndernas uppföljning av verksamheten förbättras. Hänvisning till: Revisionsrapport Hemtjänst för äldre – en granskning av verksamheten i tre stadsdelar och revisionsredogörelserna för stadsdelsnämnderna Angered, Askim-Frölunda-Högsbo och Majorna-Linné Foto: Asbjörn Hanssen Risk för att beviljade insatser inte utförs fullt ut I stadsdelsnämnderna Majorna-Linné och Askim-Frölunda-Högsbo visade granskningen att det fanns risk för att verksamheterna tog tid från den äldres biståndsbeviljade insats till uppgifter som inte ingick i den beviljade tiden. Exempel på detta var dokumentation och transport mellan olika brukare. Brister i den sociala dokumentationen Det fanns brister i den sociala dokumentationen i samtliga granskade stadsdelsnämnder. Bristerna handlade bland annat om kvaliteten på de äldres genomförandeplaner. 20 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Granskning av verksamheterna Den samordnade vårdplanering för sjuka äldre fungerar inte tillfredsställande Stadsrevisionen i Göteborgs Stad och Västra Götalandsregionens revisorer har tillsammans granskat den samordnade vårdplaneringen för sjuka äldre. Syftet med granskningen har varit att bedöma om den enskilde får en samordnad och sammanhållen vårdkedja vid utskrivning från sjukhus till primärvård och kommun samt om den interna styrningen och kontrollen varit tillräcklig. För att kunna bedöma detta har vi granskat om de regler som gäller för hur en vårdplanering ska genomföras följs och om vårdplanerna innehåller den information som de ska enligt reglerna. Granskningen omfattar styrelsen för Sahlgrenska Universitetssjukhuset, Primärvårdsstyrelsen och stadsdelsnämnderna Centrum och Östra Göteborg. Författningar och rutiner följdes inte Förutom lagstiftning och föreskrifter från Socialstyrelsen finns en gemensam rutin för den samordnade vårdplaneringen som har utarbetats av Västra Götalandsregionen och kommunerna i regionen. Granskningen visade att de fastställda rutinerna inte följdes. Som exempel kan nämnas att vårdcentralerna i praktiken inte deltog i vårdplaneringsmötena och att stadsdelsnämnder och sjukhus inte alltid deltog med personal med rätt kompetens. I granskningen konstaterades vidare att parterna inte höll sig till de olika tidsgränser som gäller och att vårdplaner inte alltid justerades. Innehåll i kallelser och vårdplaner Kallelser och underlag till vårdplanering som skickas från sjukhus till primärvård och stadsdelarna var ofullständiga. Därmed riskerade vårdplaneringsprocessen att fördröjas i onödan. Innehållet i vårdplanerna uppfyllde inte de krav som ställs i författningar och rutiner. Det gick inte alltid att utläsa vilka behov av insatser den enskilde hade efter utskrivning från sjukhuset, vem som ansvarade för insatserna samt hur och när de skulle följas upp. Informationsöverföringen fungerade inte tillfredsställande Det fanns brister i informationsöver föringen i form av ofullständiga kallelser, bristfälliga vårdplaner och sen utskrivningsinformation. Dessutom överfördes kompletterande information muntligt. Den här typen av brister innebär risker för patientsäkerheten. Intern styrning och kontroll bör stärkas Granskade styrelser och nämnder har ett ansvar att se till att den interna styrningen och kontrollen av vård planeringsprocessen är tillräcklig. Om kontrollåtgärder förekommer, visar de brister vi sett i granskningen att dessa kontroller inte har varit tillräckliga. har ökat kraftigt under år 2014. Det är angeläget att ansvariga styrelser och nämnder så långt som möjligt und viker onödig vistelse på sjukhus, för att kunna ge den enskilde en god och sammanhållen vård och omsorg. Bedömning Stadsrevisionen och Västra Götalandsregionens revisorer bedömer att konstaterade brister innebär att den enskilde inte får en samordnad och sammanhållen vårdkedja och att samverkan mellan parterna inte fungerar tillfredsställande. De brister vi sett i granskningen visar att den interna kontrollen varit otillräcklig. Rekommendationer har lämnats till de granskade nämnderna och styrelserna. Rekommendationerna syftar till att säkerställa att de granskade nämnderna och styrelserna följer gällande riktlinjer och rutiner, att den dokumentation som ingår i vårdplaneringen är fullständig samt att informationsöverföring och samverkan mellan parterna fungerar tillfredsställande. Hänvisning till: Revisionsrapporten Samordnad vårdplanering för sjuka äldre – en granskning i samverkan mellan revisorerna i Göteborgs stad och Västra Götalandsregionen Utskrivningsklara patienter blir kvar på sjukhuset Antalet utskrivningsklara patienter som blir kvarliggande på sjukhuset Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 21 Granskning av verksamheterna Intern styrning och kontroll i spårvagnsprojekt M32 Stadsrevisionen har granskat den interna styrningen och kontrollen i spårvagnsprojekt M32. Syftet var att bedöma risker i eller i anslutning till betalströmmarna i projektet. Granskningen berörde trafik nämnden, som ytterst ansvarig för projekt M32, Göteborgs Spårvägar AB, som i projektet var utförarorganisation gentemot trafiknämnden, samt Kommunleasing i Göteborg AB (KLAB), som äger och leasar ut M32-vagnarna samt sköter betalningen av merparten av projektets fakturor. Granskningen omfattade perioden från år 2004 till och med maj år 2014. Brister i attest, kontroll och bokföring Fakturorna i anslutning till projekt M32 har oftast gått i flera led från en organisation till en annan innan de betalats. I denna process saknades ofta dokumenterade, tydliga och transparenta rutiner och kontrollen var ofta svag eller otydlig. När fakturor attesterades på trafikkontoret genomfördes inte alltid rimliga kontroller av dem. Samma sak gällde i nästa led, när fakturorna skickades från trafikkontoret till KLAB. Stadsrevisionen noterade att en person utan behörighet har kunnat attestera fakturor, vilket visade att det vid det aktuella tillfället inte fanns någon rutin, varken manuell eller automatiserad, som förhindrade detta. När det gäller KLAB och projektets utlands 22 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 betalningar noterades att rutinen av tekniska skäl var helt manuell och att det saknades rutinbeskrivningar. I några fall visade granskningen att fakturor felaktigt bokfördes på projekt M32, vilket troligen berodde på sammanslagningen av flera olika fakturor till samlingsfakturor. Stads revisionen betonade att det vore lämpligt att undvika sammanslagningar av fakturor som avser olika projekt, och att ställa krav på anlitade konsulter eller andra leverantörer att leverera tillräckligt detaljerade faktura underlag. Till det senare hör att begära separata fakturor för olika uppdrag. Åtgärder under år 2014 En omorganisering av projektet genomfördes under år 2014. Trafiknämnden vidtog olika åtgärder för att förbättra den interna styrningen och kontrollen i projekt M32. Bedömning Den kontroll som har utövats inom eller i anslutning till projekt M32 var enligt stadsrevisionens bedömning ofta informell. Ofta var den odokumenterad och skedde vid sidan av normala rutiner. Många av bristerna hade sitt ursprung i tidigare år och var i en del fall inte längre aktuella problem när granskningen genomfördes. Stadsrevisionen bedömde att de åtgärder som genomförts under år 2014 hade bidragit till att stärka styrningen och förbättra förutsättningarna för den interna styrningen och kontrollen i projektet. Stadsrevisionen har dock inte granskat om åtgärderna fått avsedd effekt. God intern styrning och kontroll reducerar risker och främjar en ändamålsenlig verksamhet. Mot den bakgrunden konstaterade stadsrevisionen att de kvarvarande bristerna kunde medföra en förhöjd risk för felaktiga betalningar och oegentlig heter. Vi bedömde också att väsentliga brister i den interna styrningen och kontrollen förr eller senare leder till onödiga fel eller andra problem. Ytterst leder det till en ökad risk för förtroendeskada. Rekommendationer lämnades till Göteborgs Spårvägar, KLAB och trafiknämnden. Hänvisning till: Revisionsrapport Intern styrning och kontroll av betalströmmar i spårvagns projekt M32 och granskningsredo görelse för Göteborgs Spårvägar AB och Kommunleasing i Göteborg AB samt revisionsredogörelse för trafiknämnden Granskning av verksamheterna Förbättringsområden för styrning och uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål I budgeten för Göteborgs Stad anger kommunfullmäktige prioriterade mål för stadens verksamheter. Det är sedan varje nämnds och styrelses ansvar att bidra till måluppfyllelse för dessa mål. Nämnderna och styrelserna ska bryta ner de prioriterade målen och anpassa dessa till sina verksamheter. Varje nämnd och styrelse ska följa upp vilka resultat som uppnås och rapportera detta till kommunstyrelsen, som i sin tur rapporterar till kommunfullmäktige. Stadsrevisionen har granskat styr ningen och uppföljningen av kommunfullmäktiges prioriterade mål. För att bedöma om arbetet var ändamålsenligt har vi granskat: • om nämnderna och styrelserna, utifrån kommunfullmäktiges prioriterade mål, formulerar konkreta och mätbara mål för verksamheten • om nämnderna, styrelserna och kommunstyrelsen, i uppföljningen av kommunfullmäktiges prioriterade mål, redovisar analyser av de resultat som uppnås. Vi granskade kommunstyrelsen, stadsdelsnämnderna Lundby och Västra Göteborg, färdtjänstnämnden, kulturnämnden, Gryaab AB och Göteborgs Hamn AB. Granskningen rörde två prioriterade mål: Jämställd heten i stadens verksamheter ska öka samt Göteborg ska minska sin klimat påverkan för att bli en klimatneutral stad. Granskningen baserades på verksamhetsåret 2013. Resultat i korthet Granskningen visade att flertalet av de granskade nämnderna och styrelserna i respektive budget eller affärsplan för år 2013 formulerade konkreta och mätbara mål med avseende på klimatmålet. Däremot gjorde endast en nämnd detta för jämställdhetsmålet. Granskningen visade också att nämnderna och styrelserna i liten utsträckning redovisade vilka resultat som hade uppnåtts för de två granskade målen. Risk för att redovisningen till fullmäktige inte är tillförlitlig Det är väsentligt att den redovisning av de prioriterade målen som kommunfullmäktige tar del av är tillförlitlig. Granskningen visade dock på omständigheter som stadsrevisionen sammantaget bedömde utgör en risk för att redovisningen till kommunfullmäktige inte är tillförlitlig. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att följande möjligheter till förbättring fanns: • Kommunstyrelsen bör ge vägledning och direktiv till stadens nämnder och styrelser som förtydligar de grundläggande förutsättningarna för stadens målstyrningsprocess. • Nämnderna och styrelserna bör utveckla sina arbetssätt för att möjliggöra dels en rapportering av vilka resultat som uppnås i arbetet med de prioriterade målen, dels en analys av dessa resultat. Det innebär bland annat att arbeta mer systematiskt med nedbrytningen av målen för att ange indikatorer, nuläges- och målvärden. • Kommunstyrelsen bör ge ytterligare vägledning till stadens nämnder och styrelser om hur uppföljningen ska formuleras för att ge svar på om ett visst mål är uppfyllt eller inte. • Kommunstyrelsen bör komplettera befintliga dialoger med en tydligare återkoppling till enskilda nämnder och styrelser om kvaliteten i rapporteringen. • Kommunstyrelsen bör överväga att ytterligare anpassa rapporteringskraven till den information som behövs för att bedöma målupp fyllelsen för hela staden. Hänvisning till: Revisionsrapport Styrning och uppföljning av kommunfullmäktiges prioriterade mål och revisionsredo görelse för kommunstyrelsen Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 23 Granskning av verksamheterna Beställarkompetensen vid beställning mot ramavtal Stadsrevisionen har granskat beställar kompetens vid beställning mot ram avtal vid utbildningsnämnden och stadsdelsnämnderna Västra Hisingen, Norra Hisingen samt Örgryte- Härlanda. Syftet med granskningen var att bedöma om nämnderna hade säkerställt att tillräcklig kompetens finns för att genomföra beställning mot ramavtal i enlighet med gällande regelverk. Med tillräcklig kompetens menade vi att beställarna kände till och förstod gällande regelverk, att det fanns tillgång till stöd, utbildning och information samt att det genomfördes ändamålsenliga uppföljningar och att resultatet av dessa återfördes till berörda. Bristande följsamhet mot regelverken Granskningen visade på brister avseende ramavtalstrohet och följsam het mot gällande rangordning i samtliga granskade nämnder. Vidare saknades samordning av direktupphandlingar i syfte att minska risken för att överskrida den tillåtna beloppsgränsen. Granskningen visade även på tydliga brister avseende kravet på dokumentation. 24 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Otillräckliga stöd-, utbildningsoch informationsinsatser Samtliga nämnder hade en organisation för inköpsprocessen som gav förutsättningar för stöd, utbildning och information. Granskningen visade dock att flera beställare upplevde att de saknade stöd, att it-systemet för beställning inte var användarvänligt, att den egna kompetensen inte var tillfredsställande och att det inte fanns tid för beställarna att lära sig tillräckligt om beställningsförfarandet. Ej ändamålsenlig uppföljning och kontroll De granskade nämnderna genomförde stickprovskontroller av fakturor. Vi såg även att samtliga nämnder, i sina riskanalyser, hade angett risker kopplade till beställningar. Granskningen visade trots detta på brister i samtliga nämnder när det gäller efterlevnaden av regelverk. Brister i dokumentation och samordning vid direktupphandling gjorde det dessutom svårt för nämnderna att genomföra relevanta uppföljningar och kontroller. Stadsrevisionen påpekade därför att nämnderna borde se till att de kontroller och uppföljningar som görs också är ändamålsenliga, så att riskerna som lyfts i riskanalyserna hanteras. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att de granskade nämnderna inte hade säkerställt att verksamheterna hade tillräcklig beställarkompetens för att genomföra beställning mot ramavtal enligt gällande regelverk. Tre rekommendationer lämnades till var och en av de granskade nämnderna. Hänvisning till: Revisionsrapport Beställning mot ramavtal – en granskning av beställar kompetens och revisionsredogörelse för utbildningsnämnden, stadsdelsnämnderna Västra Hisingen, Norra Hisingen och Örgryte-Härlanda Granskning av verksamheterna Stadens planering för bostadsbyggande – i enlighet med kommunfullmäktiges viljeinriktning? Stadsrevisionen har granskat om stadens planering för bostads byggande sker enligt den politiska viljeinriktningen, så som den uttrycks i översiktsplan för Göteborgs Stad och i kommunfullmäktiges budget. Syftet med granskningen var att bedöma om byggnadsnämnden, fastighetsnämnden och Älvstranden Utveckling AB arbetar enligt kommunfullmäktiges viljeinriktning. Syftet var även att bedöma om kommunstyrelsen har tillräcklig överblick av om viljeinriktningen nås. Vi granskade om: • detaljplanerna som rör bostads byggande speglar mål och strategier i översiktsplan och budget • berörda nämnder och bolag har arbetssätt för att se till att mål och strategier i översiktsplan och budget får genomslag i planarbete och markanvisning • kommunstyrelsen följer upp om de mål och strategier som finns i översiktsplan och budget nås. Detaljplanernas spegling av mål och strategier i översiktsplan och budget De granskade detaljplanerna speglade flera av de mål och strategier som anges i översiktsplanen och budgeten. Det fanns dock undantag. Undantagen rörde mål och strategier i översiktsplanen som bland annat handlar om att hantera boendeseg regation, skapa offentliga platser för människor att mötas och att genomföra utökad dialog med vissa grupper. Vidare hade mål och strategier om folkhälsa, sociala frågor och trygghetsfrågor inte fått genomslag i detaljplaneringen. nadsnämnden har gjort, har varken kommit kommunstyrelsen eller kommunfullmäktige till del. Vidare såg vi att byggnadsnämndens uppföljning av översiktsplanen kunde utvecklas då den inte omfattade samtliga av översiktsplanens intentioner. Arbetssätt för att se till att den politiska viljeinriktningen får genomslag Granskningen visade att det delvis saknades stödjande dokument och dokumenterade rutiner för hur en idé eller förfrågan om ett projekt eller ny detaljplan ska stämmas av mot över siktsplanen. De stödjande dokument som fanns för arbetet med planbesked och detaljplaner saknade i sin tur tydlig koppling till översiktsplanens mål och strategier. Sammantaget innebar detta att det inte någon gång under arbetet från idé till färdig detaljplan skedde någon systematisk avstämning mot översiktsplanens strategiska frågor, mål och strategier. Dessutom innebar våra iakttagelser att det inte fanns några garantier för att bedömningar och prioriteringar mellan projekt gjordes med samma utgångspunkter. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att graden av systematik och styrning behövde öka i berörda nämnders och bolags arbetssätt för att säkerställa genomslag för den politiska viljeinriktningen. Detta gällde såväl vid bedömning av idéer och förfrågningar, vid arbete med planbesked, som i arbetet med detaljplaner och vid markanvisningar. Stadsrevisionen bedömde att byggnadsnämnden bör utveckla uppföljningen så att den omfattar samtliga politiska mål och strategier i översiktsplanen. Dessutom bedömde vi att kommunstyrelsen bör skaffa sig en överblick av om den politiska vilje inriktningen i översiktsplanen nås. Stadsrevisionen lämnade en rekommendation till byggnadsnämnden och en till kommunstyrelsen. Kommunstyrelsens överblick Stadsrevisionen konstaterade att kommunstyrelsen saknade en övergripande bild av om de mål och strategier som uttrycks i översikts planen och budget nås. Den uppföljning av översiktsplanen som bygg- Hänvisning till: Revisionsrapport Stadens planering för bostadsbyggande - i enlighet med den politiska viljeriktningen? och revisionsredogörelse för byggnadsnämnden och kommunstyrelsen Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 25 Granskning av verksamheterna Känslig information om elever i Hjärntorget Hjärntorget är ett it-stöd som riktar sig till elever, vårdnadshavare och lärare. Systemet innehåller funktioner för att hantera bland annat närvaro, indivi duella utvecklingsplaner, klassaktiviteter, inlämningsuppgifter, schema läggning och veckobrev. Hjärntorget är designat utifrån att känslig information om elever inte ska registreras i systemet. Information som läggs in i Hjärntorget är allmänna handlingar. Huvudregeln är då att handlingen är offentlig. Det betyder att på begäran ska handlingen lämnas ut så snart det är möjligt. Stadsrevisionen har granskat grundskolornas hantering av känslig information i Hjärntorget vid två tillfällen. Den första granskningen genomfördes år 2012. Syftet med årets granskning var att bedöma om stadsdelsnämnderna och kommunstyrelsen hade åtgärdat de brister som 2012 års granskning visade på. Bristerna behövde åtgärdas för att kunna säkerställa att informationen i Hjärntorget hanteras enligt personuppgiftslagen, offentlighets- och sekretesslagen, arkivlagen samt Skolverkets och Datainspektionens allmänna råd. 26 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Otillräckliga åtgärder Granskningen visade att den känsliga information som identifierades i granskningen år 2012 fortfarande fanns kvar, och att ny känslig information hade registrerats i systemet under år 2013. Granskningen visade även att vissa stadsdelsnämnder hade börjat utveckla rutiner, bland annat för hantering av personer med skyddad identitet och riktlinjer för hur lärare ska formulera sig i individuella utvecklingsplaner. Bedömning Stadsrevisionen bedömde att varken kommunstyrelsen eller stadsdelsnämnderna hade vidtagit tillräckliga åtgärder för att se till att information i Hjärntorget hanteras i enlighet med offentlighets- och sekretesslagen samt personuppgiftslagen. Då det fanns känsliga uppgifter om elever i Hjärntorget som inte borde finnas där, rekommenderades samtliga stadsdelsnämnder att regelbundet genomföra uppföljningar av förekomsten av känsliga uppgifter om elever i Hjärntorget. Stadsrevisionen bedömde även att det inte var lika effektivt om varje stadsdelsnämnd utvecklade sina egna rutiner och riktlinjer, som om utvecklingen samordnades på områden där flertalet stadsdelsnämnder brast. Därför rekommenderade vi kommunstyrelsen att samordna Hjärntorgets verksamhetsrelaterade frågor på ett effektivare sätt och att ge stadsdelsnämnderna ökat stöd i form av gemensamma riktlinjer för hur känslig information om elever ska behandlas. Slutligen rekommenderades kommunstyrelsen att slutföra arbetet med att ta fram gemensamma riktlinjer för gallring av information i Hjärntorget och att införa starkare kontroll av användarens identitet vid inloggning till Hjärntorget. Hänvisning till: Revisionsrapport Hantering av känslig information om elever – en uppföljande granskning av it-stödet Hjärntorget samt revisionsredogörelse för kommunstyrelsen och samtliga stadsdelsnämnder Granskning av verksamheterna Handläggningen i it-systemet Treserva Göteborgs Stad införde under år 2009 ett nytt it-system för omsorgsverksamheten, kallat Treserva. Treserva infördes till att börja med i en stadsdel, innan det togs i drift i hela staden. Stadsrevisionen gjorde redan under införandet en granskning av Treservas modul för individ- och familjeomsorg. År 2011 gjorde vi en ny granskning i samband med att modulen för funktionshinder infördes. I den granskningen gjordes även en uppföljning av de rekommendationer som lämnades i 2009 års granskning och som berörde de två modulerna. Stadsrevisionen har år 2014 granskat om nämnderna har till räckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva. Vi har dessutom granskat systemets ändamålsenlighet och ansvarsfördelningen i staden. De nämnder som ingick i granskningen var nämnden för intraservice och samtliga stadsdelsnämnder. Missvisande statistik Majoriteten av de intervjuade använd arna upplevde statistiken i Treserva som missvisande. För att åtgärda problemet har handläggarna tagit fram kompletterande rutiner vid sidan om Treserva. Den missvisande statistiken beror enligt de intervjuade på handhavandefel när information registreras i Treserva och på bristande kunskap och utbildning i hur information ska registreras. Rättssäkert system men det saknades rutiner Nio av tio stadsdelsnämnder saknade rutiner för hur de ska arbeta om Treserva tillfälligt slutar att fungera. Alla stadsdelsnämnder saknade också formella rutiner för digitalisering av dokument och för att informera brukare om hur deras personupp gifter behandlas. Dessutom fanns det inte i någon stadsdelsnämnd rutiner för att följa upp de aktiviteter som användarna har registrerat i systemet. Samtliga intervjuade upplevde Treserva som rättssäkert. Dock hade endast ett fåtal nämnder själva infört formella rutiner för att säkerställa att rättsäkerheten efterlevdes. Behörighetsspärrar saknades Ingen stadsdelsnämnd hade behörighetsstyrning av användarkonton i Treserva som var kopplade till nämndens delegationsordning. Det innebar att det var möjligt för en handläggare att fatta beslut i en annan persons namn, alternativt att fatta beslut som inte följer handläggarens befogen heter enligt delegationsordningen. behov omhändertas behöver de lokalt systemansvarigas ansvar tydliggöras och kommuniceras till samtliga användare. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att stadsdelsnämnderna och nämnden för intraservice i huvudsak har tillräckliga rutiner för att säkerställa en effektiv och rättssäker handläggning i Treserva. Det finns dock ett antal områden där samtliga nämnder brister och där förbättringspotential har identifierats. Vi rekommenderar att det införs behörighetsspärrar i Treserva utifrån stadsdelsnämndernas delegationsordningar. Vi bedömer även att nämnden för intraservice behöver kommunicera förvaltningsmodellen på ett tydligare sätt till användarna. Hänvisning till: Revisionsrapport Granskning av it-systemet Treserva, modulen för funktionshinder samt revisionsredogörelse för respektive nämnd Tydlig ansvarsfördelning Ansvarsfördelningen i Treserva bedömdes överlag fungera väl. Däremot var det, i några av stads delarna, otydligt vem som ansvarar för att lyfta önskemål om förbättringar i Treserva till nämnden för intraservice. För att säkerställa att handläggarnas Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 27 Granskning av verksamheterna Rutiner och kontroller vid utbetalning av lön resulterade i 18 rekommendationer. Under vintern 2013-2014 genomförde stadsrevisionen en uppföljande granskning av de iakttagelser och rekommendationer som kvarstod från 2010 års granskning. Flera brister var åtgärdade I granskningen konstaterade vi att av samtliga 18 rekommendationer från den uppföljande granskningen år 2010 hade åtta åtgärdats, fem hade delvis åtgärdats medan fem kvarstod i sin helhet. Av de högprioriterade iakttagelserna år 2010 hade tre av fyra iakttagelser åtgärdats eller delvis åtgärdats. Merparten av det arbete som återstod innebar att rutiner behövde dokumenteras samt att vissa befintliga rutiner behövde förtydligas. Den högprioriterade iakttagelse som återstod gällde att skapa en beskrivning av hur chefers kontroll av utbetald lön ska dokumenteras. Vi såg i granskningen att det fanns flera rutiner med olika detaljeringsgrad på det här området, men det saknades gemensamma krav på hur kontroll av utbetald lön skulle dokumenteras. Övriga kvarstående iakttagelser handlade om att förtydliga rutiner, stärka kontrollen av höga behörig heter, dokumentera stickprovskontroller, stärka kontrollen av förtroendemannarutinen samt begränsa systemförvaltares behörigheter. Hänvisning till: Revisionsrapport Uppföljande granskning av löneutbetalningsprocessen Bedömning Granskningen visade att det återstod sex iakttagelser vilka stadsrevisionen ansåg vara väsentliga att åtgärda. Foto: Peter Svenson Göteborgs Stad införde år 2008 lönesystemet Personec. I samband med införandet granskade stadsrevisionen den interna kontrollen i den nya löneutbetalningsprocessen samt i Personec. Hösten 2010 genomfördes en uppföljning av hur iakttagelser och rekommendationer från granskningen år 2008 hade hanterats. År 2010 granskade vi också processen för utbetalning av politikers arvoden samt tillförlitligheten i underlagen för beräkning av pensions- och semester skulder. Det fanns då fortfarande rutiner, funktioner och dokumentation som behövde stärkas för att säkerställa en god intern kontroll. Bristerna visade på behov av att utöka automatiska kontroller, att se till att regelverk följdes och att kontroller dokumenterades. Rekommendationer lämnades avseende frågor om behörigheter, behov av nya systemkontroller och precisering av ansvar för vissa kontrollåtgärder. Granskningen år 2010 28 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Granskning av verksamheterna Stadsrevisionen har även granskat Stadsrevisionens granskning av verksamheterna i Göteborgs Stads nämnder och bolag har omfattat många olika granskningsområden. Förutom de granskningar som vi skriver om i årsredogörelsen, har revisorerna även granskat det som framgår av punktlistan nedan. Dessutom har revisorerna genomfört en grundläggande granskning och uppföljning av tidigare års rekommendationer i varje nämnd och bolag. Resultaten från dessa granskningar finns beskrivna i respektive revisionsredogörelse (nämnderna) eller granskningsredogörelse (bolagen). • Arbete med att bredda publiken vid Göteborgs Stadsteater AB • Arbetsmiljöarbete vid Göteborgs Upphandling AB • Avtalshantering vid kommun styrelsen • Beställarkompetens vid upphandling av avfallstjänster vid kretslopp- och vattennämnden • Bolagets strategier för timanställda/ tidsbegränsat anställda och deltidsanställda vid Göteborgs Stadsteater AB • Delegation av beslutanderätt vid kretslopp- och vattennämnden • Dokumenthantering och arkivbildning vid Higab AB • Ekonomi- och projektstyrning vid byggnadsnämnden • Ekonomi- och projektstyrning vid trafiknämnden • Implementering av reglemente vid lokalnämnden • Individuella studieplaner vid nämnden för arbetsmarknad och vuxenutbildning • It-systemet Cognos Controller vid kommunstyrelsen • It-säkerhet vid Göteborgs Gatu AB • It-säkerhet vid Lisebergskoncernen • Kompetensförsörjning och rekryteringsprocess vid Göteborgs Stadsteater AB • Rutiner och intern kontroll rörande pensioner inom Göteborgs Stad vid nämnden för intraservice och kommunstyrelsen • Styrelsens ansvar och arbetssätt vid Gryaab AB • Kontantlösa färdtjänstresor vid färdtjänstnämnden • Styrelsens ansvar och arbetssätt vid Göteborgs Gatu AB • Kvalitetssäkring av miljötillsynen vid miljö- och klimatnämnden • Styrning av entreprenader och underhållsprojekt vid Gryaab AB • Nämndens strategier för tim anställda /tidsbegränsat anställda och deltidsanställda vid kulturnämnden • Styrning av underhållsprojekt och entreprenader vid park- och naturnämnden • Principer för kostnadsfördelning av resursnämndsuppdrag vid stadsdelsnämnderna • Prissättning och transparens redovisning vid Renova AB • Projektstyrning vid Business Region Göteborg AB • Projektstyrning vid Got Event AB • Projektstyrning vid Göteborgs Spårvägar AB • Registrering och inventering av konstsamlingarna vid kulturnämnden • Systemet för intern styrning och kontroll vid Göteborg Energi AB • Systematiskt brandskyddsarbete vid social resursnämnd • Systematiskt brandskyddsarbete vid utbildningsnämnden • Styrelsens ansvar och arbetssätt vid Förvaltnings AB Framtiden • Säkerhetsarbete vid fastighetsnämnden • Underhållsprocessen vid Göteborgs Stads Parkerings AB • Rekrytering av ställföreträdare vid överförmyndarnämnden Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 29 Granskning av räkenskaper och bokslut Revisorerna ska pröva om räkenskaperna är rättvisande och bedöma om resultatet i delårsrapporten och årsbokslutet är förenligt med de mål kommunfullmäktige har beslutat. Granskningen av räkenskaper och bokslut ska därför ge revisorerna underlag för att dels bedöma om kommunstyrelsens och de enskilda nämndernas räkenskaper är rättvisande, dels om den sammanställda redovisningen ger en rättvisande bild av hela koncernens resultat och ställning. Revisionen av kommunstyrelsens och nämndernas räkenskaper har omfattat löpande granskning av system och rutiner, översiktlig granskning av delårs rapport för augusti samt granskning av årsredovisningen. Löpande redovisning Stadsrevisionen granskar årligen den interna kontrollen i kritiska processer för nämndernas löpande redovisning. Granskningen syftar till att säkerställa att det finns kontroller på plats som ser till att räkenskaperna är rättvisande. En riskanalys för varje nämnd ligger till grund för valet av vilka processer som granskas. I nämndernas revisionsredo görelser redovisas resultatet av vår granskning. I dessa finns rekommendationer för de granskade processer där vi har funnit brister. Rekommenda tioner från tidigare år har även följts upp. En process som alltid bedöms som kritisk är bokslutsprocessen, eftersom det här sker avstämningar, reserveringar och bedömningar som kan påverka bokslutet. Vår sammantagna bedömning är att det finns tillräckliga centrala rutiner för att säkerställa en god kvalitet i bokslutsarbetet i nämnderna. Det finns dock anledning för de nämnder som inte upprättar egna rutiner att göra så. 30 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Nämnder som har ett fåtal personer som arbetar med bokslutet bör även se till att det finns ersättare vid eventuell frånvaro. Processen för att betala ut lön är en annan väsentlig process för Göteborgs Stad eftersom en stor del av stadens kostnader är lönekostnader. Stads revisionen har funnit en rad brister som i flera fall beror på brister i Personec, som är det lönesystem som stadens nämnder använder. Vi har därför i flera år rekommenderat nämnderna att införa egna kontroller som kompenserar de brister som finns i lönesystemet. Stadsledningskontoret har tagit fram och publicerat handledningar som syftar till att stödja detta kontrollarbete. En av handledningarna handlar om manuella kontroller. Flera nämnder fick även år 2014 rekommendationer som är knutna till löneutbetalningsprocessen. Det är av stor vikt att de omhändertas. Även inköpsprocessen har grans kats med fokus på intern kontroll. Under året har inköpssystemet Winst införts, vilket har lett till att förutsättningarna för den interna kontrollen har förändrats. För merparten av stadens inköp görs nu kontrollen av beställningen av ansvarig attestant inför att beställningen skickas. Tidigare gjordes denna kontroll när fakturan för inköpet kom. Flera förvaltningar arbetar med att ta fram uppdaterade och anpassade rutiner för inköp. Stadsrevisionen konstaterar att inköpsprocessen huvudsakligen fungerar väl i stadens nämnder. Intäktsprocessen och investeringsprocessen har granskats i de nämnder där det är en process som har väsentlig påverkan på redovisningen. Rekom mendationer lämnades till de nämnder där det fanns väsentliga brister. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för respektive nämnd Granskning av räkenskaper och bokslut Nämndernas uppdatering av stadens anläggningsregister ommunleasing i Göteborg AB K (KLAB) ska enligt sitt ägardirektiv svara för stadens behov av leasing av lös egendom. Bolaget ska även aktivt medverka i arbetet med att ta fram kommuninterna rutiner som säker ställer krav på god intern kontroll inom leasingområdet. Stadens nämnder ska, enligt beslut i kommunfullmäktige, leasa all lös egendom av KLAB och det är hos KLAB som tillgångarna finns upptagna i balansräkningen. Det är dock stadens nämnder som ansvarar för sina egna tillgångar. Syftet med granskningen var att säkerställa att de anläggningstillgångar som redovisas i Kommun leasing i Göteborg AB:s balansräkning har redovisats på ett enligt bokföringslagen korrekt sätt. Syftet var även att säkerställa att den interna kontrollen är ändamålsenlig och att leasade tillgångar hanteras på ett systematiskt och korrekt sätt. Granskningen utfördes vid KLAB, samtliga stadsdelsnämnder och facknämnder (undantaget valnämnden). Stickprovskontroller gjordes på 215 tillgångar i KLAB:s anläggnings register. För varje stickprov kontrollerade stadsrevisionen om tillgången existerade, om avskrivningstiden var korrekt och om tillgången var märkt. Otillräckliga rutiner för u ppdatering av anläggningsregister Ansvaret för att stadens tillgångar redovisas till rätt värde i anläggningsregistret ligger på KLAB. Enligt bokföringslagen har KLAB ansvar för att säkerställa att tillgångarna i anlägg ningsregistret existerar och är rätt värderade. Respektive nämnd ansvarar för att det finns rutiner för hur nämnden hanterar tillgångar och att uppdateringar görs vid förändringar. Granskningen visade att KLAB inte hade tillräckliga rutiner och riktlinjer för att säkerställa tillförlitligheten i anläggningsregistret. Exempel på områden som bör utvecklas är: • leasingsamordnarens ansvar och arbetsuppgifter • rapportering av utrangering, försäljning och inbyten • märkning och inventering av leasingtillgångarna • hur förändringar i behörigheter i leasingsystemet WebLisa ska kommuniceras till KLAB. Stadsrevisionens stickprov visade att det fanns brister i uppdateringen av anläggningsregistret. För 81 procent av granskade tillgångar kunde existensen fastställas. Endast 46 procent av granskade tillgångar var märkta. Slutligen fann vi att 61 procent av de granskade tillgångarna hade korrekt avskrivningstid. Vissa nämnder hade skriftliga rutiner för hanteringen av leasing tillgångar. Rutinerna saknade dock i många fall information om vilka kontroller som ska genomföras för att säkerställa att registrerade uppgifter är korrekta. Vidare saknades det en beskrivning av leasingsamordnarens roll och ansvar. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att det finns brister i KLAB:s följsamhet mot sitt specifika ägardirektiv. För att säkerställa tillförlitligheten i anläggningsregistret bör KLAB, i samverkan med stadens nämnder, ta fram riktlinjer och rutiner samt kommunicera dessa. KLAB bör också följa upp att de framtagna riktlinjerna och rutinerna följs. Stadsrevisionens bedömning är att nämnderna till viss del har rutiner för uppdatering av anläggningsregister. Dessa bör dock kompletteras för att säkerställa att de uppgifter som finns registrerade är korrekta. Stadsrevisionens samlade bedömning är att det finns brister i den interna kontrollen. Rekommenda tioner lämnades till KLAB och till flera nämnder. Hänvisning till: Granskningsredogörelse för Kommunleasing i Göteborg AB och revisionsredogörelse för respektive nämnd Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 31 Granskning av räkenskaper och bokslut Brister i kommunens exploateringsredovisning Göteborgs Stad bedriver exploateringsprojekt som kan pågå under flera år och uppgå till betydande värden. En felaktig exploateringsredovisning kan påverka kommunens resultat och ge en felaktig periodisering mellan åren. Exploateringsredovisningen ska enligt lag utformas i enlighet med god redovisningssed. Vad som är god redovisningssed framgår bland annat av de rekommendationer som läggs fram av Rådet för kommunal redovisning. Stadsrevisionen har granskat hur Göteborgs Stad hanterar exploateringsredovisningen. Syftet med granskningen var att bedöma om stadens exploateringsredovisning följer god redovisningssed och därmed gällande lag. Fastighetsnämnden är ansvarig för stadens mark och exploaterings process. Redovisningen av exploateringsprojekt berör även trafiknämnden, park- och naturnämnden och nämnden för kretslopp och vatten. Kommunstyrelsen har det övergrip ande ansvaret för att rutiner finns på plats och att räkenskaperna är rättvisande. Avsteg från god redovisningssed Göteborgs Stad ändrade år 2013 redovisningsprincip för exploateringsredovisningen för att få en bättre följsamhet mot gällande rekommendationer från Rådet för kommunal redovisning. Den tidigare redovis- 32 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 ningsprincipen, som inte överensstämmer med god sed, används fortfarande för projekt som påbörjats innan den 1 januari 2013, och den nya redovisningsprincipen för projekt som påbörjats efter detta datum. Då exploateringsprojekt pågår under flera år innebär denna hantering att Göteborgs stad kommer ha en redovisning som inte stämmer överens med god redovisningssed ett antal år framöver. Om detta avsteg från god sed utgör en väsentlig avvikelse så ska upplysning om detta lämnas i årsredovisningen för Göteborgs Stad. Rutinbeskrivningen behöver förtydligas Fastighetskontoret hade tagit fram en rutinbeskrivning för hur redovisning av exploateringar ska ske. Det pågick dock ett arbete med att ta fram en mer utvecklad och omfattande rutinbeskrivning. Den rutinbeskrivning som fanns vid vår granskning var kortfattad, övergripande och ett internt dokument hos fastighets kontoret. Den hade därför inte formellt lagts ut i ekonomihandboken för Göteborgs Stad. Vid vår granskning kom det fram att rutinbeskrivningen behövde förtyd ligas på flera punkter. Den bestod av ett antal äldre och nyare dokument som hade sammanförts. Detta ledde till en bitvis otydlig struktur. Kopplingen till gällande lagstiftning kunde exempelvis förtydligas, och krav på tydliga motiveringar för valda principer och överväganden borde införas. Exploateringsredovisning består ofta av bedömningar. Det är därför av stor vikt att det finns tydlig och utförlig dokumentation av de gjorda bedömningarna, så att det skapas möjligheter att följa upp varje exploateringsprojekt. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att kommunstyrelsen bör kvantifiera effekten av att god redovisningssed inte följs för de projekt som inleddes före år 2013. Om det rör sig om väsentliga belopp bör det finnas en upplysning om detta i årsredovisningen. Stads revisionen bedömer vidare att de nya redovisningsprinciperna, som fortfarande är under framtagande, behöver utvecklas inom ett antal områden för att säkerställa överensstämmelse med god redovisningssed. Då flera förvaltningar påverkas av de förändrade redovisningsprin ciperna, bör behovet av utbildning övervägas. Rekommendationer lämnades till kommunstyrelsen och fastighetsnämnden. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen och fastighetsnämnden Granskning av räkenskaper och bokslut Foto: Asbjörn Hanssen Revisionens uppdrag Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheten i Göteborgs Stads kommunstyrelse, nämnder och bolag. Uppdraget som förtroendevald revisor skiljer sig på flera sätt från andra politiska uppdrag. Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra. De strävar dock efter enighet i fråga om revisionsarbetet och arbetar gemensamt och samordnat i enlighet med god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorernas arbete med att granska nämnder och bolag ska präglas av oberoende, objektivitet och integritet. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 33 Granskning av räkenskaper och bokslut Göteborgs Stads hantering av mervärdesskatt behöver utvecklas Kommuner bedriver momspliktig verksamhet och icke momspliktig verksamhet. För den momspliktiga verksamheten gäller mervärdes skattelagens bestämmelser. För icke momspliktig verksamhet får kommuner i enlighet med lag om ersättning för viss mervärdesskatt för kommuner, landsting, kommunalförbund och samordningsförbund söka ersättning för ingående moms. Syftet med att kommuner även ska kunna återsöka moms för icke momspliktig verksamhet är att momsen inte ska vara en kostnad för kommunen. Momsen ska inte påverka om kommunen väljer att utföra tjänster i egen regi eller upphandla dem från privata entreprenörer. Felaktigheter i hanteringen av momsredovisningen i den del som avser den momspliktiga verksamheten kan medföra skattetillägg. I den del av momsredovisningen som avser den icke momspliktiga verksamheten kan sanktioner ges i form av ränta. Granskningens syfte var att ge en översiktlig bild av hur momshanteringen fungerar i Göteborgs Stad samt identifiera inom vilka områden det kan finnas komplexa frågeställningar och högre risk för felaktig redovisning. Brist på enhetliga rutiner Stadsrevisionens granskning visade att Göteborgs Stad har fungerande 34 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 rutiner för att hämta in underlag från respektive förvaltning för rapportering av moms. Centralt genomförs dock endast kontroller av avstämnings karaktär på en övergripande nivå. Ansvaret för att momsredovisningen är korrekt ligger idag på respektive förvaltning. Den lagstiftning som finns inom området är i många fall komplex och kräver kompetens inom området. Göteborgs Stad saknar enhetliga rutiner samt information om hur moms ska bedömas och hanteras för olika transaktioner som stöd för varje förvaltning. Vidare fann vi att Göteborgs Stads ekonomihandbok inte i tillräcklig utsträckning behandlar de komplexa momsfrågeställningar som staden hanterar. Vi noterade även att de rutinbeskrivningar som finns i flera fall är ofullständiga och i vissa fall inaktuella. Bedömning Stadsrevisionens bedömning är att det finns ett behov att stärka den interna styrningen och kontrollen för momshantering i Göteborgs Stad. För att säkerställa en korrekt momshantering behövs enligt vår bedömning en klar ansvarsfördelning inom staden. Då den lagstiftning som finns inom momsområdet är komplex är det viktigt att det centralt i staden finns kompetens som genom rutiner och utbildning kan stödja förvaltningarnas arbete med momsredovisning. Tydliga rutinbeskrivningar och utbildningsinsatser för personal som hanterar momsredovisning behövs också för att säkerställa att momsen hanteras korrekt. Kontrollprocesser behöver upprättas för att säkerställa momshanteringens kvalitet. En rekommendation lämnades till kommunstyrelsen. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Granskning av räkenskaper och bokslut Bokslutsprocess och finansiell rapportering Göteborgs Stads årsredovisning omfattar kommunens och koncernens räkenskaper. Ett syfte med att upprätta sammanställda räkenskaper är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning oberoende av i vilken form verksamheten bedrivs. I Göteborgs Stad bedrivs en betyd ande del av verksamheten i bolagsform. Normutvecklingen av principer för redovisning skiljer sig i vissa avseenden åt mellan kommunens nämnder och bolag. Den information som den sammanställda redovisningen bygger på, påverkas väsentligt av vilka redovisningsprinciper som tillämpats i Göteborgs Stads nämnder och bolag. Stadsrevisionen konstaterar att processen för framtagandet av årsredovisningen för Göteborgs Stad under senare år blivit allt mer komplex till följd av en utveckling av redovisningspraxis samt nya nationella och internationella krav. Komplexiteten och omfattningen på de sammanställda räkenskaperna ställer särskilda krav på tydlig styrning och samordning ifråga om vilka principer som ska gälla vid inrapportering till stadens sammanställda bokslut. Som ett led i räkenskapsrevisionen genomförde stadsrevisionen år 2012 en granskning av den interna styrningen och kontrollen i stadens gemensamma bokslutsprocess och finansiella rapportering. Under år 2014 har en uppföljning av lämnade rekommendationer genomförts. Budget- och uppföljningsprocessen Kommunstyrelsen fastställer årligen en övergripande struktur och tidplan för de aktiviteter som faller inom ramen för kommunens samlade budget- och uppföljningsprocess. Processen omfattar såväl nämnders och styrelsers budgetbeslut som uppföljningar av verksamheten i uppföljningsrapporter, årsrapporter och årsredovisningar. Samtliga nämnder och styrelser ska enligt kommunfullmäktiges regler för budget och uppföljning följa den kommun gemensamma tidplanen och synkronisera sitt eget budget- och uppföljningsarbete så att det sker enligt de förutsättningar som anges i kommunstyrelsens beslut. Utöver fullmäktiges regler för budget- och uppföljningsprocessen finns en övergripande tidplan för framtagandet av årsredovisningen. Det saknas dock en beskrivning av den fullständiga bokslutsprocessen, inklusive den finansiella rapporteringen. het, exempelvis i samband med en längre oplanerad frånvaro. Under år 2013 och 2014 har skriftliga rutiner, instruktioner och anvisningar upprättats för bokslutsrelaterade processer inom avdelningen för koncernredovisning och budget på stadsledningskontoret. Arbetet är ännu inte färdigt i alla delar men kommer, enligt uppgift från stadsledningskontoret, att slutföras under år 2015. Bedömning Som en del i att säkerställa en god intern styrning och kontroll bör den befintliga dokumentationen av budget- och uppföljningsprocessen kompletteras med ett dokument som beskriver den fullständiga bokslutsprocessen inklusive den finansiella rapporteringen. En rekommendation lämnades till kommunstyrelsen. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Rutinbeskrivningar I 2012 års granskning noterade stadsrevisionen brister i skriftliga beskrivningar av huvudsakliga processer samt uppdaterade rutin beskrivningar. Uppdaterade rutiner, instruktioner och anvisningar utgör underlag i arbetet med att säkerställa den interna styrningen och kontrollen och bidrar till en korrekt hantering och redovisning. Ofullständiga skriftliga rutinbeskrivningar medför en sårbar- Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 35 Granskning av räkenskaper och bokslut God ekonomisk hushållning, balanskrav och resultatutjämningsreserv Kommunallagen ställer krav på att budgeten ska innehålla finansiella mål samt mål och riktlinjer för verksamheten, som är av betydelse för en god ekonomisk hushållning. Varje kommun ska själv beskriva hur begreppet ”god ekonomisk hushållning” ska tolkas för den egna kommunen. Enligt lagstiftningen ska kommunfullmäktige även ange vilka finansiella mål samt över gripande mål och riktlinjer för verksamheten som ska följas upp. I kommunallagen framgår att förvaltningsberättelsen ska innehålla en utvärdering av om målen för en god ekonomisk hushållning har uppnåtts. Bestämmelsen tydliggör att de mål, riktlinjer och uppdrag som beslutas av fullmäktige också ska utvärderas i årsredovisningen. Syftet med stadsrevisionens granskning var att bedöma om Göteborgs Stad lever upp till kravet på god ekonomisk hushållning. God ekonomisk hushållning, kommunfullmäktiges prioriterade mål och uppdrag Kommunfullmäktige har fattat beslut om riktlinjer för god ekonomisk hus hållning och tillämpning av resultat utjämningsreserv. I årsredovisningen görs en avstämning av god ekonomisk hushållning. Där framgår att bedömningen av god ekonomisk hushållning ska ses som en helhet och över en längre tidsperiod, då ett enskilt år kan vara för snävt. Med dessa avvägningar bedömer kommunstyrelsen att god ekonomisk hushållning råder i Göteborgs Stad för år 2014. I årsredovisningen redovisas fullmäktiges prioriterade mål. För staden som helhet gör kommun styrelsen följande bedömning av de prioriterade målen: 36 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 • 4 mål bedöms ha god måluppfyllelse • 16 mål bedöms ha viss måluppfyllelse • 2 mål bedöms som ej uppfyllda. En förklaring för de två mål som bedöms som ej uppfyllda anges i årsredovisningen. Kommunfullmäktige gav inför verksamhetsåret 2014 även stadens nämnder och styrelser nitton uppdrag. Det är i årsredovisningen svårt att utläsa kommunstyrelsens bedömning för respektive uppdrag. Dock kan vi utläsa att uppdragen har genomförts i varierande grad. Balanskrav Balanskravet innebär att kommunfullmäktige inte får besluta om en budget där kostnaderna överstiger intäkterna. Om resultatet ändå blir negativt måste det kompenseras med överskott inom tre år. Varje år ska kommunstyrelsen i årsredovisningen redovisa en balanskravsutredning. Syftet med vår granskning var att bedöma om Göteborgs Stad följer de regler som finns gällande balanskravet. Kommunen uppfyller år 2014 balanskravet med ett resultat exklusive realisationsvinster på noll miljoner kronor. Inget ianspråktagande av resultatutjämningsreserv skedde för år 2014. Resultatutjämningsreserv Från och med år 2013 är det möjligt att reservera medel till, och disponera medel från, en resultatutjämnings reserv (RUR). Denna reserv är frivillig för kommuner att tillämpa och kan användas för att utjämna intäkter över en konjunkturcykel. Kommunallagen anger minimikrav för att reservera medel till RUR. Reservering får göras med högst ett belopp som motsvarar det lägsta av antingen den del av årets resultat, eller den del av årets resultat efter balanskravsjusteringar, som överstiger en procent av summan av skatteintäkter och kommunalekonomisk utjämning. Om kommunen har ett negativt eget kapital, inklusive ansvarsförbindelsen för pensionsförpliktelser, är gränsen för när reservering till RUR får ske istället två procent av skatteintäkter och kommunal ekonomisk utjämning. Syftet med stadsrevisionens granskning var att bedöma om Göteborgs Stad har följt lagstiftningens krav för resultatutjämningsreserven. Kommunfullmäktige har beslutat om riktlinjer för tillämpning av resultatutjämningsreserven. Kommunen har reserverat totalt 549 miljoner kronor till denna reserv tidigare år. Årets resultat efter balanskravsutredningen uppgick till noll miljoner kronor varför ingen förändring skett av resultat utjämningsreserven år 2014. Bedömning Stadsrevisionen bedömer att resultatet enligt årsredovisningen är förenligt med de finansiella mål och verksamhetsmål som kommunfullmäktige beslutat om. Vi bedömer även att balanskravet har uppfyllts och att reglerna som gäller för resultatutjämningsreserven har följts. Uppföljningen av kommunfull mäktiges uppdrag till nämnder och styrelser visar att vissa uppdrag har varit mer komplicerade än andra att genomföra och vi noterar att en hel del återstår innan uppdragen är helt genomförda. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Foto: Carina Gran Granskning av räkenskaper och bokslut Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 37 Granskning av räkenskaper och bokslut Göteborgs Stads årsredovisning Kommunstyrelsen upprättar Göteborgs Stads årsredovisning som omfattar kommunens och koncernens räkenskaper. Enligt lagen om kommunal redovisning ska de finansiella rapporterna upprättas i enlighet med god redo visningssed. God redovisningssed uttolkas av Rådet för kommunal redovisning (RKR) som i rekommendationer och information avgör vad som är god redovisningssed. Revisorerna ska bedöma om bokföringen och årsredovisningen, inklusive den sammanställda redovisningen, upprättats i enlighet med lagen om kommunal redovisning samt god redovisningssed så att räkenskap erna ger en rättvisande bild av resultat och ställning. Vidare ska revisorerna, enligt kommunallagen, bedöma om resultatet i årsbokslutet är förenligt med de mål kommunfullmäktige beslutat om. Stadsrevisionen har granskat förvaltningsberättelsen, resultat räkningen, balansräkningen, kassaflödesanalysen samt den sammanställda redovisningen i Göteborgs Stads årsredovisning för år 2014. Avsättning till utvecklingsfond I 2012 års bokslut redovisades 400 miljoner kronor som en utvecklingsfond och detta klassificerades som en avsättning. Stadsrevisionens bedömning var att avsättningen till utvecklingsfonden inte följde RKR:s rekommendation, ”Avsättningar och ansvarsförbindelser” och att den 38 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 avsättning som gjorts medförde att räkenskaperna för Göteborgs Stad inte var rättvisande. Stadsrevisionen riktade därför kritik till kommunstyrelsen år 2012 i form av en erinran. Under år 2014 har återföring av utvecklingsfonden om 103 miljoner kronor bokförts, vilket innebär att Göteborgs kommun under år 2014 har haft kostnader om 103 miljoner kronor som enligt god redovisningssed borde ha belastat resultatet. I bokslutet år 2014 återstår 270 miljoner kronor av ovan beskrivna utvecklingsfond som en avsättning i balansräkningen. Komponentavskrivning Kommunerna ska från och med räkenskapsåret 2014 tillämpa så kallad komponentavskrivning av sina materiella anläggningstillgångar. Detta innebär att olika komponenter i till exempel en fastighet särskiljs och skrivs av var för sig beroende på att livslängd och den tid de kan användas skiljer sig åt. Detta regleras i RKR:s rekommendation ”Materiella anläggningstillgångar”. Ekonomidirektören har i oktober 2014 fattat beslut om att komponentavskrivning ska införas år 2017. Enligt uppgift är bakgrunden till beslutet att staden i första hand behöver säkerställa bytet av ekonomisystem samt att komponentavskrivningen ska kunna arbetas in i stadens budget för 2017. Detta beslut medför att kommunen i bokslutet inte fullt ut lever upp till god redovisningssed. Redovisningsprinciper Stadens bolag rapporterar in sin redovisning till kommunen via moderbolaget Göteborgs Stadshus AB:s koncernredovisning. Bolagen redo visar enligt regelverket K3 medan kommunen ska följa RKR:s rekommendationer. Dessa redovisningsprinciper skiljer sig i vissa avseenden åt, varför hänsyn måste tas till detta vid upprättandet av den sammanställda redovisningen. Det är de kommunala redovisningsprinciperna som ska vara vägledande vid upprättande av den gemensamma årsredovisning, vilket framgår av rekommendation ”Sammanställd redovisning” från RKR. Enligt lag om kommunal redovisning ska, om avvikelse görs från vad som följer av allmänna råd eller rekommendationer från normgivande organ på det kommunala området, upplysning om detta och om skälen för avvikelsen lämnas i en not. Göteborgs Stad upplyser i avsnittet Redovisningsprinciper om vilka gällande rekommendationer staden gör avvikelse ifrån men man upplyser i de flesta fall inte om skälen för avvikelsen. Den sammanställda redovisningen Ett syfte med att upprätta sammanställda räkenskaper är att ge en helhetsbild av kommunens ekonomiska ställning oberoende av i vilken form verksamheten bedrivs. I Göteborgs Stad bedrivs en betydande del av verksamheten i bolagsform. I granskningen av den sammanställda redovisningen har det framkommit att det kan finnas skillnader av väsentlig Granskning av räkenskaper och bokslut karaktär mellan bolagens och kommunens redovisningsprinciper. Exempel på områden där skillnader kan förekomma redovisas nedan. I bokslutet görs inga justeringar för olikheter mellan regelverket för aktie bolag (K3) och Rådet för kommunal redovisnings rekommendationer. Konverteringen till K3 kräver att bolagen räknar om jämförelsesiffrorna för år 2013. K3-regelverket betraktar ingångsbalansen 2013 som konverteringstillfället. Göteborgs Stad har i den sammanställda redovisningen lyft in de omräknade jämförelsesiffrorna för bolagen, vilket medför justerade värden för år 2013 i 2014 års bokslut, i både resultaträkningen och balansräkningen. Konverteringen innebär en positiv förändring av 2013 års resultat med 192 miljoner kronor. ningar upptagna under avsättningar i balansräkningen. Avsättningar I den kommunala redovisningen är det endast förpliktelser som uppstår på grund av inträffade händelser som finns oberoende av framtida handlande som ska redovisas som en avsättning enligt rekommendation från RKR. Enligt god redovisningssed inom bolagssektorn kan även en informell förpliktelse ligga till grund för en avsättning. Detta medför att avsätt ningar som grundar sig på informella förpliktelser kan förekomma i de kommunala bolagen, vilket strider mot de redovisningsprinciper som tillämpas i kommunen. Inga justeringar för avsättningar sker i den sammanställda redovisningen, vilket innebär att det kan finnas informella avsätt- Bedömning Stadsrevisionen bedömer att Göteborgs Stads årsredovisning inklusive den sammanställda redovisningen i allt väsentligt har upprättats i enlighet med god redovisningssed och ger en rättvisande bild av kommunens och koncernens resultat och ställning. Liksom tidigare år bedömer vi även i år att det finns ett behov av att inventera områden där olikheter i redovisningsprinciper förekommer, för att säkerställa en rättvisande bild av den sammanställda redovisningen. En rekommendation lämnades till kommunstyrelsen. Hänvisning till: Revisionsredogörelse för kommunstyrelsen Nedskrivningar Överkapacitet som uppstått på grund av att tillgången inte nyttjas i den utsträckning som förväntat är i den kommunala redovisningen inte skäl för nedskrivning, då servicepoten tialen inte påverkas av låg nyttjandegrad. I K3-regelverket som styr de kommunala bolagens redovisning finns inte begreppet servicepotential vid bedömning om eventuell nedskrivning. Denna skillnad mellan redovisningsprinciperna medför att det kan finnas anläggningstillgångar, av betydande värde, som skrivits ner i bolagen men som enligt RKR:s rekommendation ska återföras i den sammanställda redovisningen. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 39 Granskning av räkenskaper och bokslut Lag om insyn i vissa finansiella förbindelser Lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser ställer krav på att verksamhet av kommersiell art redovisas öppet och separat. Enbart verksamhet med en nettoomsättning på mer än 40 miljoner euro för vart och ett av de två senaste räkenskapsåren berörs. Lagens intention är att underlätta insyn och motverka snedvridning av konkurrens. Revisorerna ska för varje räkenskapsår granska och intyga om redovisningen har fullgjorts. Intyget ska lämnas till stämman och styrelsen eller motsvarande lednings- och förvaltningsorgan, på samma sätt och inom samma tid som gäller för revisionsberättelsen. Ingen dokumentation ska skickas in, men Konkurrensverket som är tillsynsmyndighet kan begära att få ta del av kommunens redovisning. Styrelsen i respektive juridisk person ansvarar för att redovisningsskyldigheten fullgörs. 40 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Göteborgs Stads tolkning av transparensdirektivet Stadsledningskontoret tog i november år 2008 fram en tolkning av transparensdirektivet för Göteborgs Stad. Stadsledningskontoret tog även då, i samråd med de kommunala bolagen, fram vilka som omfattas, men själva tolkningen av vad lagstiftningen rent konkret innebär faller på det enskilda bolaget. Göteborgs Stad gjorde i sin tolkning av transparensdirektivet vidare bedömningen att nämnder med en nettoomsättning över 100 miljoner kronor ska se över sina respektive verksamheter och göra en bedömning av om de är berörda av transparensdirektivet. Från stadens nämnder har information begärts in avseende vilka verksamheter som berörs i respektive nämnd och om nämnderna upprättar en redovisning som motsvarar lagens krav. Ingen uppföljning har genomförts av stadsledningskontoret för att säkerställa en korrekt redovisning i stadens nämnder och bolag. Stadsrevisionen utfärdar till kommunfullmäktige ett revisorsintyg om tillämpningen av transparenslagen för år 2014. Hänvisning till: Revisorsintyg om tillämpningen av transparenslagen Foto: Carina Gran Granskning av räkenskaper och bokslut Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 41 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Den kommunala revisionen är kommunfullmäktiges kontrollinstrument för att granska den verksamhet som bedrivs i nämnder och styrelser. Förtroendevalda revisorer Stadsrevisionen har kommunfullmäktiges uppdrag att granska och främja verksamheten i Göteborgs Stads kommunstyrelse, nämnder och bolag. Uppdraget som förtroendevald revisor skiljer sig på flera sätt från andra politiska uppdrag. Revisorerna är självständiga i förhållande till varandra, men strävar efter att i enighet ta ställning i revisionsarbetet och arbeta gemensamt och samordnat utifrån god revisionssed i kommunal verksamhet. Revisorerna ska med oberoende, objektivitet och integritet granska och främja verksamheten i styrelser och nämnder. Revisorernas uppdrag regleras genom kommunallagen, aktiebolagslagen och Göteborgs Stads revisionsreglemente. Enligt Göteborgs Stads revisionsreglemente väljer kommunfullmäktige 22 förtroendevalda revisorer. Bland de förtroendevalda revisorerna utser kommunfullmäktige även lekmannarevisorer, vilka har ett självständigt uppdrag att granska de kommunala bolag som helt eller till viss del ägs av Göteborgs Stad. Lars Bergsten (M), ordförande Eshag Kia (S), vice ordförande Carina Henriksson Johansson (S) Claes-Göran Lans (M) Bo Forsäng (M) Kågan Karlsson (S) Bengt Bivall (V) Elisabet Olin (FP) Inger Peterson (S) Annbrith Svensson (M) Lars Svensson (S) Sven R. Andersson (M) Lars-Gunnar Landin (MP) Peggy Svensson (Vägv) Jan Lindblom (M) Vivi-Ann Nilsson (S) Torbjörn Rigemar (S) Sven Jellbo (FP) Bengt Eriksson (V) Gerhard Annvik (KD) Eva Åsman Sand (S) 42 Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 Stadsrevisionen i Göteborgs Stad Revisorernas granskning Rapportering och kommunikation Språkbruk och revisionstermer Granskningen av nämnder och styrelser ska göras med sådan omfattning att revisorerna årligen kan bedöma om: Kommunfullmäktige ska besluta om årsredovisningen för Göteborgs Stad och ansvarspröva kommunstyrelsen och nämnderna. Som underlag för kommunfullmäktiges prövning, lämnar stadsrevisionen en revisionsberättelse och en årsredogörelse. Den senare sammanfattar all den granskning som genomförts under året. Stadsrevisionen redovisar också sina iakttagelser avseende verksamhet, räkenskaper och intern kontroll i en revisionsredogörelse för kommunstyrelsen samt en revisionsberättelse och en revisionsredogörelse för respektive nämnd. För varje bolag upprättas en granskningsrapport och en granskningsredogörelse som behandlar bolagets verksamhet och interna kontroll. Stadsrevisionen genomför också fördjupade granskningar som redovisas i revisionsrapporter. När revisorerna har granskat lämnar vi ofta rekommendationer till de granskade nämnderna och bolagen. Ibland lämnar vi även revisionskritik. Rekommendationer lämnas i syfte att utveckla och förbättra verksamheten. Rekommendationer riktas inte alltid till nämnden eller styrelsen utan kan även framföras på förvaltnings- och bolagsnivå. Revisionskritik graderas genom begreppen påpekande, erinran och anmärkning. Anmärkning är allvarligast. När det gäller nämnderna kan en anmärkning lämnas med eller utan tillstyrkan om ansvarsfrihet. Graden av kritik beror på frågans betydelse med avseende på mål (verksamhet), medel (ekonomi) och sammanhang (bland annat förtroende). Graden av kritik har också en tidsdimension: kritiken skärps om den inte i tillräcklig tid eller omfattning har hanterats av styrelser och nämnder. Om revisorerna riktar anmärkning mot en styrelse, nämnd eller enskilda ledamöter ges denna/ dessa alltid en möjlighet att yttra sig till kommunfullmäktige. Revisionskritik mot styrelse eller nämnd framgår av granskningsrapporten (för bolag) och revisionsberättelsen (för nämnder). Under kommande år följer revisorerna upp vilka åtgärder nämnden/förvaltningen eller styrelsen/bolaget har genomfört för att följa revisorernas rekommendationer och kritik. • verksamheten har skötts på ett ändamålsenligt och ekonomiskt tillfredsställande sätt • kommunstyrelsens och de enskilda nämndernas räkenskaper är rättvisande samt om Göteborgs Stads årsredovisning, som omfattar kommunens (kommunstyrelsen och nämnderna) och koncernens (kommunen och bolagen) sammanställda redovisning, är rättvisande • den interna kontrollen i kommunstyrelse, nämnder och bolag är tillräcklig • resultaten i delårsrapporten och årsbokslutet är förenliga med de mål kommunfullmäktige har beslutat om i budgeten för perioden. Revisionens uppdrag och arbets former regleras i kommunallagen, aktiebolagslagen och Göteborgs Stads revisionsreglemente. Delar av revisorernas uppdrag regleras dessutom i, och påverkas av, annan lagstiftning, som till exempel den kommunala redovisningslagen och lagen om insyn i vissa finansiella förbindelser. Stadsrevisionens årsredogörelse 2014 43 April 2015 • Art Direction: CLF Reklambyrå AB Postadress: Box 2141, 403 13 Göteborg. Besöksadress: Stora Badhusgatan 6, Göteborg Kontaktcenter: 031-365 00 00, kansli: 031-368 07 00 [email protected] www.goteborg.se/stadsrevisionen
