KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR Revisionsplan 2015

KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR
Revisionsplan 2015
Kommunrevisorernas uppgifter följer av
kommunallag, revisionsreglemente och
god revisionssed i kommunal verksamhet.
Revisionen syftar ytterst till att ge
kommunfullmäktige underlag till ansvarsprövning av nämnder, styrelser och
enskilda förtroendevalda.
Enligt kommunallagen 9 kap 9 § ska revisorerna pröva om:
 Verksamheten sköts på ett ändamålsenligt och från ekonomisk synpunkt
tillfredsställande sätt
 Räkenskaperna är rättvisande
 Den interna kontrollen som görs inom
nämnderna är tillräcklig
I revisionsarbetet beaktas även de rekommendationer och utkast till rekommendationer som Skyrev (Föreningen Sveriges
Kommunala Yrkesrevisorer) utger.
Revisorerna ska årligen granska verksamheten inom nämndernas verksamhetsområden i den omfattning som följer av
god revisionssed. Granskning ska ske på
samma sätt i kommunala bolag, genom de
lekmannarevisorer som utsetts i bolagen
och stiftelserna.
Revisionen ska vara framåtsyftande, leda
till utveckling, förbättring och en effektivare
verksamhet. Den ska även vara en tillgång
i det demokratiska arbetet och ett stöd för
arbetet i styrelser och nämnder.
För att klara detta uppdrag, och kunna
uttala oss i ansvarsfrågan, måste vi prioritera och planera våra insatser. Därför gör
vi en kontinuerlig analys av väsentlighet
och risk för alla nämnder/styrelser, vilken
ligger till grund för denna revisionsplan.
Revisionen arbetar aktivt med sin riskanalys vilket gör att revisionsplanen kan
komma att uppdateras under året.
Revisionsplan 2015
Revisionen ska årligen granska all verksamhet i den omfattning som följer av god
revisionssed.
Den årliga granskningen av verksamheten
genomförs genom att fortlöpande ta del av
mål- och styrdokument, protokoll och
övriga handlingar samt genom djupare
dialogmöten med nämnder och verksamhet. Vidare granskas nämndernas interna
kontroll, delårsbokslut och årsredovisning.
Fördjupade granskningar genomförs
utifrån vår risk- och väsentlighetsbedömning samt erfarenheterna från den årliga
granskningen och möten med nämnderna.
Utgångspunkten för granskningen är de
mål och uppdrag som fullmäktige gett
kommunstyrelse och nämnder. Granskningen ska ge svar på hur nämnder och
styrelser mottar, genomför och återredovisar mål och uppdrag.
Vårt arbete dokumenteras fortlöpande i
revisionsrapporter och i skrivelser till berörda styrelser och nämnder. Rapporterna
delges kommunfullmäktige i en förkortad
version. På revisorernas hemsida finns
möjlighet att läsa rapporterna i sin helhet
Vi lämnar årligen en redogörelse till kommunfullmäktige för vårt arbete. Vi kan rikta
anmärkning mot nämnder, beredningar
och enskilda förtroendevalda och ska i vår
revisionsberättelse uttala oss om ansvarsfrihet tillstyrks eller inte.
Nedan följer en kort sammanfattning av
revisionens planerade insatser inför
ansvarsprövningen av 2015.
Har du frågor, synpunkter eller
funderingar får du gärna höra av dig till
revisionen genom ordförande Johnny
Sandström, 070- 677 34 89
Besök även gärna vår hemsida under
www.umea.se/revision, där revisionsplan, granskningsrapporter och annan
information finns.
1(6)
KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR
1.
Granskning av delårsrapport
Revisorerna ska årligen granska kommunens delårsrapport. Därvid ska revisorerna enligt
kommunallagen bedöma om resultatet i delårsrapporten är förenligt med de av fullmäktige
beslutade målen. Syftet med granskningen är att bedöma om delårsrapporten ger en
rättvisande bild av kommunens resultat och ställning vid angiven tidpunkt och om rapporten
är upprättad enligt Lagen om kommunal redovisning (KRL). Granskningsuppdraget ställer
inte krav på att alla verksamheter ska ha granskats. Det handlar istället om en mera
översiktlig bedömning.
Utifrån genomförd granskning av delårsrapporten, lämnar revisorerna ett uttalande till
fullmäktige som underlag för fullmäktiges behandling av delårsbokslutet.
2.
Granskning av årsbokslut och årsredovisning
Revisorerna ska årligen lämna en revisionsberättelse. Syftet med granskningen av
årsbokslut och årsredovisning är främst att erhålla tillräckliga underlag/revisionsbevis för
revisorernas uttalanden i revisionsberättelsen om räkenskaperna ger en rättvisande bild av
kommunens och kommunkoncernens resultat och ställning samt om redovisningen av
verksamhetens resultat och måluppfyllelse redovisas i enlighet med lagens krav.
Granskningen av kommunens och kommunkoncernens årsbokslut och årsredovisning
genomförs genom att följande frågor besvaras:
 Är räkenskaperna för Umeå kommun rättvisande?
 Är årsredovisningen upprättad i enlighet med lag om kommunal redovisning?
 Är redovisat resultat förenligt med de av fullmäktige fastställda målen för god
ekonomisk hushållning?
 Har de av fullmäktige fastställda målen för kommunen följts upp och redovisas detta i
årsredovisningen?
 Ger uppföljningen underlag för att uttala sig om grad av måluppfyllelse?
3.
Dialogmöten med nämnderna
Som ett led i den löpande granskningen träffar revisorerna nämnderna under året.
Ansvarsfördelningen mellan personalutskottet och nämnderna kommer att behandlas vid alla
dialogmöten. Specifika frågor kommer att tas upp med varje nämnd, vilka fastställs inför
dialogmötena.
Revisionsplan 2015
2(6)
KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR
Planerade fördjupningsgranskningar våren 2015
4.
Ledarskap
Huvuduppgiften för chefer i Umeå är att leda verksamheten mot uppsatta mål, utveckla
organisationen i en föränderlig omvärld, leda och stödja medarbetare samt samverka och
kommunicera så att verksamheten är till nytta för stadens medborgare och verksamhetens
brukare. Ett gott ledarskap har en avgörande betydelse för att uppfylla de mål och fullgöra de
uppdrag kommunen har.
Syftet är att granska om kommunstyrelsen säkerställer att organisationens ledare utövar ett
gott ledarskap som engagerar och motiverar alla medarbetare.
5.
IT säkerhet
Idag bedrivs så gott som all verksamhet i en kommun med någon form av datoriserat stöd.
Stödet har med tiden utvecklat sig till att bli en förutsättning för att kunna bedriva verksamhet
och antalet olika programvaror är stort. För att uppnå målen för kommunernas verksamheter
krävs att informationen i verksamhetsstödet är tillgänglig, riktig, har tillräckligt starkt skydd
samt är spårbar.
Flera av kommunens verksamheter hanterar direkt konfidentiell information, där ITsäkerheten är av stor vikt. På senare tid har samtliga kommunpolitiker fått läsplattor vari
handlingar bearbetas och i vissa fall känsliga dokument lagras.
Revisorerna har i sin riskbedömning för 2015 identifierat en risk i att Tekniska nämnden inte
fullt ut säkerställt en fungerande IT-säkerhet.
Syftet är att granska hur effektivt Umeå kommun arbetar med IT-säkerhet.
6.
Rektorernas arbetssituation
Skollagen reglerar rektors ansvar för måluppfyllelse och deras beslutanderätt förstärks.
Förändringarna gör att det är viktigt att kommunens skolledare har goda förutsättningar och
får stöd för att genomföra sitt uppdrag. Samtidigt är det angeläget att det sker en kontinuerlig
uppföljning av hur rektorerna klarar sitt uppdrag.
Syftet är att granska om rektorerna har förutsättningar att klara sitt uppdrag. Granskningen
belyser vilket stöd som ges till rektorerna samt hur det följs upp för att säkerställa att
kommunen har rektorer som har förutsättningar att fullgöra sitt uppdrag.
7.
LSS kostnader
Revisionen observerade under verksamhetsåret 2014 en kraftig ökning av kostnaderna för
insatser enligt Lagen om Särskilt stöd (LSS). Den förklaring som angavs i revisionsdialogen
med ansvarig nämnd var att antalet överklaganden, som kommunen förlorat hade ökat
markant under året.
Revisionsplan 2015
3(6)
KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR
Syftet med granskningen är att se om det finns fler förklaringar till de ökade kostnaderna
samt granska huruvida resurser, specialkompetens m.m. finns för att styra och genomföra
verksamheten på ett effektivt och ändamålsenligt sätt.
8.
Anmälningsrutiner IFO
Under de senaste åren har ett antal fall figurerat i media där barn och unga råkat ut för olika
former av tragedier. I många av dessa fall har frågor och kritik riktats mot hur kommunen har
hanterat anmälningar kring dessa barn och unga. Utifrån både ett barnperspektiv och från ett
förtroendeperspektiv bedömde revisorerna i sin risk- och väsentlighetsanalys att området bör
granskas. Det är här viktigt att påpeka att revisionen inte har några indikationer på att det
finns brister inom området, men konsekvenser vid eventuella brister är mycket allvarliga.
Syftet är att granska om rutiner och processer säkerställer ändamålsenliga och effektiva
anmälningsförfarande gällande misstanke om barn och unga som far illa, eller som riskerar
att fara illa.
9.
Uppföljning av tidigare granskningar
En väsentlig del i revisionens arbete är att följa upp tidigare granskningar för att se vilka
resultat granskningarna givit. Under 2015 kommer följande granskningar som genomfördes
2011 - 2013 och där det noterades förbättringsområden att följas upp:
 Granskning av kvaliteten inom äldreomsorgen (2011)
 Granskning av stöd till våldsutsatta kvinnor och barn som bevittnat våld (2013)
 Granskning av kvalitetssäkring av hem för vård eller boende samt familjehem för barn
och ungdomar (2012)
 Granskning av bostadssociala insatser (2013)
 Granskning av arbetet mot diskriminering och kränkande behandling i grund- och
gymnasieskolan (2011)
 Granskning av internkontroll ekonomiadministrativa rutiner; Leverantörsfakturor och
moms, representation, resekostnader och kontokort (2012)
 Granskning av tilldelning av mark för bostadsbyggande (2012)
 Granskning av tillgänglighetsarbetet (2012)
10.
Hearing om demografiska effekter och lokalförsörjning
Umeå kommun har en vision att nå en befolkningsmängd på 200 000 till år 2050. Detta
påverkar alla verksamheter och en strategisk planering är central för att nå dit, inte minst
kring lokalförsörjningsfrågor och demografiska effekter.
Mot bakgrund av detta avser revisorerna att under juni månad hålla en hearing kring
lokalförsörjningsfrågor och demografiska effekter med berörda politiker och tjänstemän.
Planerade fördjupningsgranskningar hösten 2015
Revisionsplan 2015
4(6)
KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR
11.
Fritidshemmen som pedagogisk resurs
Fritidshem erbjuds som skolbarnomsorg under den skolfria skoldagen och under lov för
barn i förskoleklass till och med årskurs 6. Ett av målen för för- och grundskolenämnden i
kommunens budget 2015 är väsentligt också för fritidshemmen nämligen: En skola där alla
barn och ungdomars rätt att känna sig trygga, respekterade, sedda och hörda bekräftas.
Syftet är att granska hur för- och grundskolenämnden genom sin styrning säkerställer att:
 resurserna vid fritidshemmen tillvaras på ett effektivt
 verksamhetens kvalitet
 att det är en säker miljö för barnen
12.
Försörjningsstöd
Försörjningsstödet är viktigt både utifrån perspektivet att de personer som behöver
försörjningsstöd ska få det stöd som man är berättigad till, men också ur ett ekonomiskt
perspektiv för kommunen. Fungerande rutiner och riktlinjer är väsentligt för att kostnaderna
inte ska öka på grund av andra orsaker än ett ökat faktiskt behov. Det finns också en mängd
regler som ligger till grund för beslut om försörjningsstöd och det är viktigt att dessa efterföljs
för att garantera en rättssäkerhet för individen.
Syftet med granskningen är att se om rutiner och riktlinjer är ändamålsenliga och att
rättssäkerheten för individen fungerar på ett bra sätt.
13.
Komponentavskrivningar
Rådet för kommunal redovisning har uppdaterat sin rekommendation kring redovisning av
materiella anläggningstillgångar (RKR 11.4) att gälla från 2014. Den stora förändringen är att
det från 2014 finns ett krav på att dela in tillgångarna i väsentliga komponenter och utifrån
detta genomföra komponenvisa avskrivningar. Umeå kommun är i likhet med många andra
kommuner inte i mål med detta arbete och avsikten är enligt uppgift att arbeta med detta
under 2015.
När kommunens arbete nått så långt att man arbetat fram modeller för hur
komponentindelning ska göras och är i stadiet att man implementerar detta, kommer en
granskning av införandet av komponentavskrivningar att göras.
Syftet är att granska hur kommunstyrelsen säkerställer att RKR 11.4 efterlevs.
14.
Säkringsredovisning
Rådet för kommunal redovisning har lämnat en rekommendation kring Redovisning av
derivat och säkringsredovisning (RKR 21) som gäller från räkenskapsåret 2014.
Rekommendationen innehåller generella villkor som ska vara uppfyllda vid tillämpning av
säkringsredovisning vad gäller säkringsinstrument, säkrade post och säkringsförhållanden
dem emellan.
Rekommendationen innehåller regler och villkor för hur redovisning får göras.
Revisionsplan 2015
5(6)
KOMMUNREVISORERNA INFORMERAR
Syftet är att granska hur kommunstyrelsen säkerställer att RKR 21 efterlevs.
Planerad information på sammanträden
En del i revisorernas granskning är att bjuda in företrädare för verksamheterna till
revisorernas sammanträden, för att få information inom områden revisorerna bedömt vara
angelänga.
Våren 2015
Ansvarsfördelningen mellan personalutskottet avseende kompetensförsörjning ska
behandlas – information från personalutskottet, som åtföljd av dialog med
nämnderna.
Verksamhetsansvarig för Miljö och hälsoskydd bjuds in för att berätta om
verksamheten.
Hösten 2015
Kommunstyrelsens uppsikt ska behandlas, bl.a. utifrån slutsatser från
fördjupningsgranskning av kommunstyrelsens uppsiktsplikt
Äldrenämnden – Företrädare för verksamheten bjuds in för att informera om den
nya organisationen samt jävsfrågor
Planerade granskningsinsatser från lekmannarevisorerna:
1. Lekmannarevisorernas granskning kommunala bolag
Lekmannarevisorerna kommer att utifrån sin risk- och väsentlighetsbedömning genomföra
fördjupade granskningar kring de kommunala bolagen.
2. Dialogträffar bolagens styrelser
Lekmannarevisorerna kommer träffa bolagsstyrelser för en fördjupad dialog om bolagets
verksamhet. Syftet med dialogen är att få styrelsens syn och svar på ett antal riktade frågor
men även av bolagets utveckling och styrelsens interna kontroll av verksamheten.
Revisionsplan 2015
6(6)