Problem
Transcription
Problem
Hvordan endre mindset slik at kontinuerlig forbedring er en naturlig del av arbeidshverdagen? Odd Sønning, 15.09.2015 Agenda Hva er kontinuerlig forbedring? Capgemini Lean Foundation – vår metode Praktiske eksempler fra implementering Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 2 Hvis vi alle vet hva vi kan forbedre i prosjektet, hvorfor gjør vi ikke noe med det? Vi vet ikke hvor vi skal henvende oss med vår forbedring Jeg gir opp - melder i fra gang på gang, men ingenting skjer Hvor skal vi føre de timene? Det er prosjektleder/ledelsen sitt ansvar Ting funker jo i dag What’s in it for me? (ingen belønning) … Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 3 Kontinuerlig forbedring er et mindset og (kan bli) en organisasjonskultur Mindset for kontinuerlig forbedring Strategi: Innovasjon Felles mindset = Innovasjonskultur Kontinuerlig forbedring som en naturlig del av den enkeltes hverdag «mindset» {noun} a set of believes or way of thinking that determines one’s behaviour, outlook and mental attitude Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 4 For å skape en kultur for kontinuerlig forbedring må det bli en naturlig del av arbeidshverdagen strukturert, støttet og tilrettelagt fra ledelsen Identifisert forbedringer Problemer i flere prosjekter hos samme kunde som vil gi våre prosjekter og kunden felles gevinst. Forbedring i prosjekt som Problemer krever sponsing av timer for å analysere og designe lønnsom løsning. Identifiserte forbedringer Problemer som teamet selv kan løse. Krever rom for prøving og feiling for å finne optimal løsning. Store strategisk forbedringer Strategisk krever eget prosjekt Litt større forbedringer Taktisk må tilrettelegges for å gjennomføres Små operasjonelle forbedringer Operativt løses i team Kontinuerlig problemløsning gir kontinuerlig forbedring Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 5 Work every day the lean way er industrialiseringsprogrammets mantra og mindset Visjon 2018 Kontinuerlig forbedring er en naturlig del av hverdagen for alle ansatte i Capgemini Norge (APPS2) våre leveranseprosjekter ved bruk Capgemini Lean Foundation prinsipper Forbedre prioriterte leveranseprosjekter ved av bruk av Lean Foundation prinsipper Strategi 2015 Implementere Delivery Harmonization, FastADM og Shared Services i tråd med gruppens strategi Sikre at våre konsulenter kjenner til, benytter og videreutvikler Capgemini standard verktøy Mindset for kontinuerlig forbedring Gevinstene Strategi: Innovasjon Felles mindset = Innovasjonskultur Kontinuerlig forbedring som en naturlig del av den enkeltes hverdag Norge Økt lønnsomhet Prosjekter Høyere produktivitet Konsulenter Enhetlig måte å jobbe i alle prosjekter Kunder Capgemini ansett som attraktiv og innovativ partner Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 6 I 2018 er vi et IND/LEAN Team på 5 ressurser med ca 30 Lean-prosjekt-agenter som sikrer effektiv og enhetlig leveransemetodikk og sørger for kontinuerlig forbedring av metode og i prosjekt 2015 2016 2017 Status 1.1.18 Status 1.1.15 DM: Lean Team Lean Change Agents Lean i prosjekter Sus. Change Agents Lean-prosjekter Leveranseprosjekter x6 Oppfølging: 1 Lean-prosjekter T&M prosjekter N/A Kundeprosjekter Lean Foundation 1 Nye: 5 Ekstern kommunikasjon • Innlegg i relevante seminarer • Profilere vår leveransemetodikk og suksesshistorier • KANBAN game • Læring ved å gjøre kundeprosjekter 2 x12 Nettverksmøter for x30 SCAs og «Lean EMs» Oppfølging: 6 Nye: 2 + AM Fredrikstad Oppfølging: 10 Nye: 4 Oppfølging: 14 N/A Nye: 1 Oppfølging: 1 Nye: 5 Oppfølging: 5 2 Nettverkstmøte Lean Foundation 1) Felles diskusjonsforum for nøkkelpersoner i prosjekter der CLF prinsipper er implementert 2) Bidra til kontinuerlig forbedring av CLF 3) Kunnskapsutveksling 3 Situasjon 1. Januar 2018 Kontinuerlig forbedring mindset Prosjekter målt på forbedringstiltak Prosjekter bestiller Lean bistand Etablert CLF-metode fagmiljø A3 databank Pool av SCA; noen brukt som LCA 1-3 rene kundeprosjekter i året Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 7 Basert på praktisk erfaring på tvers av Capgemini gruppen har vi utviklet Capgemini Lean Foundations (CLF) for å øke effektivitet og kvalitet i våre prosjekter VOICE OF THE CUSTOMER A set of principles to develop a deep understanding of what is valuable to the customer OPERATIONS MEETING FRAMEWORK 4 standard meetings to manage operations effectively in an actionoriented way and embed continuous improvement LEADERSHIP ENGAGEMENT 8 Lean Management Behaviors to challenge the ‘Status Quo’ and coach teams & promote continuous improvement VISUAL MANAGEMENT A structured Visual Board framework to share issues & promote transparency within the teams SKILLS MANAGEMENT ORGANIZATION FLEXIBILITY FLOW MANAGEMENT A rigorous process to develop capabilities, balance skills availability and customer demand and develop cross staffing A set of best practices to break the silos and accelerate End-to-End value generation A set of principles to align delivery with customer demand, and manage the End-to-End flow of value OPERATIONS DASHBOARD A selection of Operational KPIs to give a true picture of front line performance and embed a “measure to improve” mindset CONTINUOUS IMPROVEMENT A scientific approach to align bottom-up improvements with the top-down goals of the organization STANDARD WORK A common framework to embed improvements as standard practices Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 8 Implementering av Lean-prinsipper skjer operativt gjennom fokus på involvering av team i tilpasning til prosjekt og coaching under implementeringen Del 1 Scope CLF med prosjektledelsen Velg ut aktuelle CLFprinsipper Lag tentativ fremdriftsplan Intro til CLF i allmøte Del 2 Definer prinsipper for prosjekt Introduksjon til prinsipper Start å jobbe etter ny prinsipper Lean Team fasiliterer WSs/arbeidsmøter for å finne en omforent anvendelse av lean prinsipper for prosjektet Lean team sørger for basis kunnskap om lean prinsipper ift scope for implementering Prosjektet setter i gang med å arbeide etter nye prinsipper Coachet av Lean Team Evaluer Lean Team fasiliterer evalueringsWS Prosjektet evaluerer og setter operative tiltak som iverksetter asap Forbedre Prosjektet innfører den forbedrede løsningen Coachet av Lean Team Strukturert og jevndlig oppfølging/coaching av Lean Team Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 9 Kontinuerlig forbedringstavler er et verktøy som vil bidra til å skape en kultur for kontinuerlig forbedring Ledertavle – Fysisk tavle Problem/ Forbedringsforslag Tommelfingerregel for hvilke problemer som skal opp: KØ (klar) WIP Ferdig Kundens system trenger oppgradering FF 1.9 A. Hvis problemet skjer mer enn en gang B. Er det mulig å måle problemet/forbedring av problemet Problem/ Forbedringsforslag KØ (klar) WIP Ferdig Opplæringsmateriell på grensenitt XY mangler Kundens system trenger oppgradering LB Jeg har ikke god nok oversikt over tidsfrister og prioriteringer FF KK Problembeskrivelse 1.9 1.9 3.9 Kunden godkjenner ikke akseptansekriteriene innen tidsfristen som fører til forsinkelser for teamet KAL 1.9 Implementeres Sjekkliste for QA er ikke god nok Odd 3.9 DNB 1.9 Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 10 Møtestruktur gir en arena for diskusjon av problemer og tydelig eskalering av saker teamet (nivået) ikke kan løse Styringsgr månedlig KF-sak KF-sak A3 Ledermøte ukentlig KF-sak Debrief KF-sak KF-sak KF-sak Stå opp daglig Dokumentert forbedring: Standard metode Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 11 A3 tankegang – hva er det? A3 = papirformat «excecutive summary» av funn Go/NoGo 4 hovedfaser for en A3: Lanser A3 Problem (pain) identifisert Design A3 Realisert gevinst Implementer A3 Etterlevelse A3 = «lean businesscase» A3 er en strukturert og datadrevet problemløsningsmetode Tittel Problem Team: leder og ressurser Scope Sponsor Mål A3 er en tankegang som kan anvendes til små og store problemer Gjennomfør forbedringsforslag Vedlikehold forbedring Gjennomfør jevnlig effektmåling Baseline og Måling av forbedring Nåsituasjon (Rotårsak) A3 inneholder et sett med standard WS-teknikker ToBe situasjon (løsning) Implementeringsplan Definer Problem Identifiser rotårsak Design løsning Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 12 Strukturert møteoppsett i analyse og designfasen 4-5 uker / en sprint Definer Problem Workshop: Problem 3t Analyser data Verifiser hypoteser Involver org. Identifiser rotårsak Oppfølgings -møte: Problem Workshop: Rotårsak 1,5t 3t Analyser data Verifiser hypoteser Involver org. Design løsning Oppfølgings -møte: Rotårsak Workshop: Løsning 1,5t 3t Sponsormøte Sponsormøte 1t 1t Analyser data Verifiser hypoteser Involver org. Oppfølgings -møte: Løsning 1,5t Sponsormøte Business case 1t Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 13 Kontinuerlig forbedring i Capgemini Norge er et endringsprosjekt Strategisk forankret endringsprosjekt (top down) Industrialiser metode Skape rom for forbedringer Møteplasser og i budsjetter Engasjer ledere ! Må drive initiativ og tilrettelegge for forbedringer Lær opp ansatte Coache og utfordre – kontinuerlig forbedringsagenter (Lean Change Agents) Du får det du måler Belønning – kommuniser suksesshistorier Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 14 Praktiske eksempler fra implementering Sammen med prosjektledelsen setter vi opp en scope med et tilpasset utvalg av leanprinsipper som gir størst gevinst for det enkelte prosjekt VOICE OF THE CUSTOMER KANO WS med kunde på strategisk nivå A set of principles to develop a deep understanding of what is valuable to the customer OPERATIONS MEETING FRAMEWORK LEADERSHIP ENGAGEMENT 8 Lean Management Behaviors to challenge the ‘Status Quo’ and coach teams & promote continuous improvement VISUAL MANAGEMENT SKILLS MANAGEMENT ORGANIZATION FLEXIBILITY Utenfor scope Utenfor scope A rigorous process to develop capabilities, balance skills availability and customer demand and develop cross staffing OPERATIONS DASHBOARD A set of best practices to break the silos and accelerate End-to-End value generation CONTINUOUS IMPROVEMENT Utenfor scope 4 standard meetings to manage operations effectively in an actionoriented way and embed continuous improvement A structured Visual Board framework to share issues & promote transparency within the teams A selection of Operational KPIs to give a true picture of front line performance and embed a “measure to improve” mindset FLOW MANAGEMENT A set of principles to align delivery with customer demand, and manage the End-to-End flow of value STANDARD WORK Utenfor scope A scientific approach to align bottom-up improvements with the top-down goals of the organization A common framework to embed improvements as standard practices Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 16 Ledere er nøkkelfaktor for en vellykket implementering med varig effekt 8 smidig/lean lederskapsprinsipper for ledere Fokus på lederadferd som støtter opp under lean/smidigprinsipper Strukturert arbeid med lederteam og den enkelte leder Gi teamet myndighet, utvikle tillit, coach teamet og oppmuntre til kontinuerlig forbedringer Gjennomsnitt Være tilstede 9 Capgeminis interne gjennomføringsmetode Workshop med ledergruppen i våre prosjekter Kartlegger teamets egenskaper Setter mål for team og den enkelte Strukturert oppfølging på gruppe og den enkelte leder Fasilitert og støttet av internt «Lean Team» Være tilstede 9 8 Tenk proaktiv 7 8 Coaching Tenk proaktiv 6 5 5 4 4 3 1 Raske forbedringer 2 Team spirit Problem som mulighet Rotårsak beslutning Coaching 3 2 Åpenhet 7 6 Åpenhet Team spirit 1 Raske forbedringer Problem som mulighet Rotårsak beslutning Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 17 Praktisk eksempel på “Leveransetavle” – NAV Økonomi Kontinuerlig forbedringstavle Leveransetavle (AM og AD) Info-senter Tilgjengelighet KPIs (operations dashboard) Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 18 CLF-struktur eksempel fra NAV Økonomi: 4 tavleteam og en ledertavle Ledertavle Debrief + ukentlig orienteringsmøte Stå-opp-tavler Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 19 Praktisk eksempel: A3 Fase 1: Problembeskrivelse Fase 2: Rotårsaksanalyse • Problem definert, begrunnet og verifisert • Scope definert • Mål for forbedring definert • Målinger definert (effekt/gevinst) • • • • Rotårsak identifisert Baseline for måling definert Scope definert Mål definert (måling av effekt/gevinst) Fase 3: Løsningsdesign • Løsning designet • Implementeringsplan definert • Gevinstrealisering definert: • KPI’er, baseline, to-be mål High Valgt løsning Ikke valgt løsning 1A 1B 3A 1D 1G (1C) Med Benefit 1H 2 A,B,C 1F 1E Low 4A Low Med High Effort Stort sett Modem installasjoner 2. GDS-kunde 3. Endring av avtale Total 100 93 1. Kartverk datakvalitet 90 80 Positivt Businesscase 65 70 60 50 39 40 35 34 30 20 18 17 10 8 3 1 5 1 ? CDK Entreprenør Utstyr Glemt avtale Feilbestilling Datagrunnlag Angrefrist / Merkostnad Glemt avtale Utstyr Merkostnad Antatte problemer Feilmelding Datagrunnlag Mangler merkand ? 0 Gevinst: 960 000 ila 2015 Kunde Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 20 For at kontinuerlig forbedring skal bli en naturlig del av hverdagen må… …det være kultur for å ta opp og diskutere problemer løpende …det være en arena for å gjøre det (stå-opp-møtet) …KF-arbeidet visualiseres …det være tydelig eskalering hvis teamet ikke kan løse saken selv …Feedback gis (positiv eller negativ) når en sak er eskalert – alltid! Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 21 TAKK FOR MEG ! Odd Georg Sønning Managing Consultant/Lean Change Agent [email protected] Tlf: 91 66 74 32 Kontinuerlig forbedring I Capgemini | 15.09.15 Copyright ©2015 Capgemini. All Rights Reserved 22 About Capgemini With more than 130,000 people in 44 countries, Capgemini is one of the world's foremost providers of consulting, technology and outsourcing services. The Group reported 2012 global revenues of EUR 10.3 billion. Together with its clients, Capgemini creates and delivers business and technology solutions that fit their needs and drive the results they want. A deeply multicultural organization, Capgemini has developed its own way of working, the Collaborative Business Experience™, and draws on Rightshore®, its worldwide delivery model. Learn more about us at www.capgemini.com. www.capgemini.com The information contained in this presentation is proprietary. Copyright ©2014 Capgemini. All rights reserved. Rightshore® is a trademark belonging to Capgemini.