Protokoll fra styremøte #3 2015

PROTOKOLL.
___________________________________________________________________________
Styremøte 3/15
Tid: Tirsdag 05. mai kl 17:00
Sted: NLF, Oslo.
AGENDA
Sak
1
Vedlegg
Ansvar
Konstituering
0.1 Styret ansvarsområder og komiteer
JED
2
Innkalling og referat fra forrige møte.
JED
3.
Orienteringssaker
JW/JED
JW
JW
JW
JW
JW
JW/JED
JW
DNB
3.1 Økonomi
3.2 Medlemstall
3.3 Strukturgjennomgang sekretariat NLF
3.4 F/NLF web
3.5 Handlingsinstruks ved ulykker
3.6 Protokoll årsmøtet
3.7 Langtidsplanen 2015 – 2018
3.8 Status ORS
3.9 Fra landslagsansvarlig
4.
Beslutningssaker
JED
JED
JED
JED
JED
4.1 Styremøter andre halvår 2015
4.2 Fordeling av ungdomsmidler
4.3 Arrangementsstøtte
4.4 Nordisk innendørs mesterskap 2016
4.5 SU plan
5.
Diskusjonssaker
5.1
4
Eventuelt.
Intet
Tilstede var: Jan Erik Dietrichson, Lars Geir Dyrdal, Kristian Moxnes, Kari Berg, Elise
Torgrimsen, Carita Gyldenskog Ranvik, Per-Olof Wallin, Ingela Reppe og Knut Lien SU
Forfall:
Fra administrasjonen: Jan Wang (referent) og Derek N. Broughton
-1-
0. Konstituering
0.1
Ansvarsområder og verv
Det ble av forrige styre besluttet å forlenge komiteer og tillitspersoners verv i
ytterligere ett år. På den måten kan konstituering av grupper og komitéer gjøres midt i
styreperioden, når styret har bedre kjennskap til medlemsmassen. Nødvendige
justeringer som ble gjort er som følger:
Arbeidsutvalg (AU):
Leder Jan Erik Dietrichson, Kristian Moxnes nestleder og Lars Geir Dyrdal.
Arbeidsgruppe nytt manifesteringssystem
Elise Torgrimsen (leder), Per-Olof Wallin og Carita Gyldenskog Ranvik.
Arbeidsgruppe ivaretakelse av hoppere fra nivå 8 (tilsv) til B
Kristian Moxnes (leder), Carita Gyldenskog Ranvik og Ingela Reppe.
Kontakt til SU
Jan Erik Dietrichson
Rikssenterkomite:
Simen Enersen
Jan Wang
Per-Olof Wallin
Leder
Medlem
Medlem
Dommerkomite:
Anna Maria Lund
Annichen Rokne
Kari H. Berg
Leder
Medlem
Medlem
Konkurransekomite
Kari H. Berg
Daniel Eriksen
Andreas Hemli
Leder
Medlem
Medlem
F/NLFs medisinske konsulent
Knut Magne Ekerhovd
Lege
1. Godkjenning innkalling og protokoll
1.1
Tilsendt innkalling og agenda for møte 3/15 ble godkjent. Protokollen fra møte 2/15
har vært på høring tidligere og er godkjent av det forrige styret.
2. Orienteringssaker
2.1
Økonomi
Fagsjef orienterte om den økonomiske status så langt i år. Pr 27. april var resultatet på
-750.000. Reelt er regnskapet kr 343.000 bedre enn det viser. Dette skyldes at
-2-
kostnadene på Basic 2015 er belastet prosjektområdet for basic, mens inntektene til nå
er holdt utenfor F/NLF regnskapet.
Hovedinntektene utgjøres av medlemsinntekter og overføringer fra NIF.
Medlemsinntektene ligger kr 10.000 lavere enn på tilsvarende tid i 2014.
Overføringene fra NIF kommer først i mai/juni. Øvrige inntekter som utgjøres av
leieinntekt, internrenter, momskompensasjon etc er inntekter som kommer senere på
året.
Den økonomiske situasjonen er pr nå i balanse med budsjettet.
Styret tok orienteringen til etterretning og påla samtidig landslagsansvarlig å få
overført inntektene fra Basic som skal balansere utgiftene for Basic 2015.
2.2
Medlemstall
Fagsjef presenterte status for medlemstallene pr 30. april 2015. Medlemstallene pr 30.
april viser en svak økning i forhold til samme tid i fjor. Økningen utgjøres utelukkende
av lisensierte hoppere.
Styret tok orienteringen til etterretning.
2.3
Strukturgjennomgang sekretariat NLF
Det var en relativt beskjeden utskiftning av styremedlemmene ved valg av nytt styre
21. mars. Av den grunn ble det kun gjennomført en rask gjennomgang av strukturen.
Nytt datasystemet til idretten (idrettskontor.no) blir nå rullet ut. NLF fikk dette etablert
05. mai, hvilket vil si at det var helt nytt ved møtestart. Hvordan dette kommer til å
virke/fungere, vet man først når det har blitt brukt en tid.
Styret tok orienteringen til etterretning.
2.4
F/NLF web
Fagsjef orienterte kort om kommunikasjonskanalene nlf.no inklusivt fallskjermsidene
på nlf.no og månedsbrevet samt Face book (fb) gruppene. Videre ble det orientert om
hvilke behov F/NLF fortsatt har på nak.no grunnet access databaser.
Avslutningsvis ble det orientert om medlemsdatabasen MelWin, utfordringer med
ajourhold og da spesielt på klubbnivå med fagpersoner, adresser o.l.
Styret tok orienteringen til etterretning, og ønsket at klubbguiden jevnlig blir gjort
synligere.
-3-
2.5
Handling ved ulykker
Instruks for varsling og handling ved ulykker ble gått igjennom. Varslingsplanen er
oppdatert pr 20. april. Øvrige dokumenter som berører ulykker er F/NLF sin mal til
handlingsplan som klubbene bygger sine planer på. Styrets håndtering fremgår av
instruks for styret og administrasjonen.
Styret tok orienteringen til etterretning
2.6
Protokoll årsmøtet
Protokollen ble gjennomgått og den ble lagt ut på nlf.no og fb 24. mars 2015.
Styret tok orienteringen til etterretning.
2.7
Langtidsplanen 2015 til 2018
Langtidsplanen er ajourført iht årsmøteprotokollen og styret fikk en gjennomgang av
denne.
I forbindelse med gjennomgangen savnet styret et vedlegg til langtidsplanen som skal
synliggjøre rasjonale ved at det budsjetteres med et overforbruk. Fagsjef fikk i
oppdrag å få dette på plass.
2.8
Orientering nytt observasjonsrapporteringssystem
Det er innrapportert 26 hendelser i det nye systemet. To av disse er «dummies»
meldinger der de som rapporterte trodde de var på testversjonen. Av de 24 skarpe
rapportene, er ni lukket av SU, mens fire avventer HI sin vurdering. Det betyr at 11
rapporter fortsatt er i utkasts form hos de som har åpnet/initiert observasjonsrapportene.
Systemet virker og det er også blitt gjort en del forbedringer etter innsendte forslag til
forbedringer.
Styret tok orienteringen til etterretning
2.9
Saker fra landslagsansvarlige
Landslagsansvarlige orienterte om status for de ulike lag. Espen Fadnes skal
representere Norge i den første World Cup konkurransen i wingsuit fra fly. WC i WS
skal avvikles i England ultimo mai. I den sammenheng etterlyste styret en
representasjonsavtale, og påla landslagsansvarlige å utarbeide et utkast til dette og
presentere det for AU.
Landslagsansvarlig er i ferd med å oppdatere idrettsdokumentet og styret ba om at
dette blir sendt AU for en vurdering.
-4-
3. Beslutningssaker
3.1
Styremøter andre halvår 2015
Basert på økonomisk status for styrets prosjektområde, anbefalte fagsjef kun to
planlagte styremøter andre halvår. Styret sluttet seg til anbefalingen og fastsatte
følgende styremøter:
03. september kl 16:00 i møterom NLF
15. desember kl 16:00 i møterom NLF.
Styret ønsker at SU også gjennomfører sitt møte i desember samme dag, for å kunne
spise en felles middag etter møtene.
3.2 Fordeling av ungdomsmidler
Landslagsansvarlig presenterte søknadene. Det var et vidt spekter av søknader noen av
en type som tidligere ikke er vurdert. Styret fant det nødvendig å se nærmere på
kriteriene som ligger til grunn og om det er nødvendig med en justering av dette. Disse
midlene er aktivitetsmidler så søknader som omhandler rekruttering vil ikke bli
innvilget.
Landslagsansvarlige ble bedt om å fremme bearbeide kriterier for tilsagn og fremme
dette til AU snarest slik at styret kan fatte en beslutning innen 19. mai.
3.3
Arrangementsstøtte
Det er kommet inn flere søknader om støtte til ulike aktiviteter. Søknadene overstiger
det som er budsjettert. Det vil også i denne sammenhengen kun bli gitt tilsagn om støtte.
Først når aktiviteten er gjennomført og tilfredsstillende rapportert - vil midlene bli
utbetalt. Styret ba Fagsjef om å utarbeide kriterier for tilsagn ut i fra hensikten bak å
opprette et prosjekt for støtte til spesielle arrangementer, samt en anbefaling om
tildeling.
Styret vil ta en beslutning i løpet av kort tid.
3.4
Nordisk innendørs mesterskap 2016
Voss kroppsfykarlag har sendt inn søknad om å få arrangere nordisk mesterskap i
innendørs kroppflyging i april 2016. Nordisk mesterskap skal også telle som norsk
mesterskap.
Styret ga sin tilslutning til planen under forutsetning av godkjennelse hos de respektive
nordiske NAC’er. Eksakt dato må fastsettes i samråd med styret F/NLF for å unngå
mulige konflikter med annen F/NLF aktivitet.
-5-
3.5
SU plan
SU plan var sendt til styremedlemmene på forhånd. Endringer i forhold til tilsvarende
plan i 2014 var merket med rød tekst.
Styret F/NLF godkjente planen.
4.0 Diskusjonssaker
4.1 Koordinering av sesongen 2016
Styret diskuterte muligheten til å få koordinert sesongen 2016 mellom klubbene.
Dette er tidligere gjort med hell og det er styrets intensjon å følge dette opp. Alle
klubber vil bli invitert til et koordineringsmøte som skal gjennomføres ultimo
oktober/primo november. Invitasjon sendes ut medio september. Møtet legges til
NLF.
5. Eventuelt
5.1 Reiseregninger
Reiseregninger skal være sendt innen 30 dager etter et arrangement. Senere påløpte
reisekostnader vil bli avvist. Dette er grunnet i at reisekostnader ofte utgjør de største
utgiftene innen prosjektområdene. For å muliggjøre økonomistyringen av komiteer etc,
er tidskravet på 30 dager nødvendig.
Neste styremøte er 03. september kl 16:00 på møterom NLF.
Møtet ble hevet kl. 20:42.
Jan Wang
Referent.
-6-