Avlevering av nyare arkiv - Cecile Astrup Bustad og Espen Sæterbø

Avlevering av nyare arkiv
Cecilie Astrup Bustad
Espen Sæterbø
Avlevering av nyare arkiv
• Tek for seg avleveringsprosessen av
administrative arkiv skapt etter 1964
• For personregister gjeld eigen instruks
Avleringsinstruks
• Erstattar tidlegare instruks, og gjeld frå mai
2015
• Sendt ut til kommunane i veke 20
• Gjeld for arkiv skapt etter 1964
• Lempar på kravet om fjerning av stifter
• Lettar på kravet om innbinding av møtebøker
Førebuande avleveringsmøte
•
•
•
•
•
Gjennomgang av fylkesarkivet sine rutinar
Synfaring av arkiva
Kartlegging
Rettleiing fram mot avlevering
Referat – som inneheld:
Kartlegginga av omfang arkiv(antall hm), kva type arkiv og når
det skal avleverast er klar.
• Ta kontakt undervegs om det er spørsmål!
Andre avleveringsmøte
• Kartlegginga av omfang, kva type arkiv og når
det skal avleverast er klar.
• Fylkesarkivet og kommunen planlegg dato for
avlevering og prosessen fram mot avlevering.
• Inspiserer ordningsarbeidet
• Klar for avlevering om godkjent!
Inspiserer ordningsarbeidet
Excelregistrering
Excelregistrering
• Kommunen får opplæring i excelregistrering
• Kommunen startar arbeidet med å registrere
arkivet i excel
• Fylkesarkivet godkjenner registreringa
Excelregistrering
• Ta kontakt undervegs om det er spørsmål!
Avleveringsdagen
• Kommunen må syta for forsvarleg transport
• Ved behov kan Fylkesarkivet stille med
personale
• Pakk arkivmaterialet på europallar
Forsvarleg transport
Avleveringsdagen
• Køyretøyet skal køyre direkte, utan stopp, til
Fylkesarkivet sine lokale.
Etter avleveringa
• Arkivet er no på plass i Fylkesarkivet sine
lokale
• Kommunen får tilsendt kvittering og
arkivkatalog når det er plassert i magasinet
• Ta kontakt undervegs om det er spørsmål!