Økonomisk støtte fra Kulturstyret i Bergen 2015

Søknadsguide 2015
Informasjon om
Økonomisk støtte fra Kulturstyret i Bergen 2015
Kort om oss
Kulturstyret er valgt av Velferdstinget, og arbeider dermed på vegne av Bergens
studenter. Følgende formål ligger til grunn for vårt arbeid:
1.1. Kulturstyret (KS) er Velferdstinget (VT) i Bergens utøvende organ for
kulturpolitikk og er saksforberedende i kulturpolitiske spørsmål.
1.2 KS skal bidra til å styrke den kulturelle aktivitet og det sosiale tilbud til
studenter tilknyttet Studentsamskipnaden i Bergen (SiB).
1.3. KS skal bidra til å profilere studentkulturen utad.
1.4 KS skal legge forholdene til rette ved å tildele økonomisk og praktisk støtte
for å utvikle kulturtilbudet i omfang og kvalitet.
Rent konkret fordeler vi en viss andel av semesteravgiften som alle studenter
betaler inn. Dermed ligger det som et grunnleggende formål at pengene skal
komme studentmassen til gode. Kulturstyrets øvrige statutter finner dere her.
Kulturstyret består av tretten medlemmer (inkl. leder og nestleder) som er
fordelt på fem komiteer:
- Musikk og scene
- Tidsskrift
- Fagmiljø
- Prosjekt
- Politiske, religiøse, etniske og solidariske organisasjoner
Hver komité behandler søknader, lager en innstilling, og presenterer denne på
styremøtet. På styremøtet tar hele styret stilling til komiteens innstilling og
bestemmer i fellesskap hvilken sum organisasjonen skal tildeles.
1.0 Søknadstyper og frister
Driftsstøtte/tidsskriftstøtte
”§ 2.1. Driftsstøtte er den viktigste støtten KS gir, og er støtte og/eller
driftsgarantier til studentorganisasjonens ordinære drift.”
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]
Søknadsguide 2015
- Støtte til regulær drift.
- Søknadsfrist 15. februar.
- For å søke drift- eller tidsskriftstøtte må man være registrert som
søkerorganisasjon
- Kulturstyret kan også innvilge oppstartstøtte til nyoppstartede organisasjoner.
Prosjektstøtte
”§ 2.2. Prosjektstøtte er støtte og/eller underskuddsgaranti til arrangementer
som i vesentlig grad skiller seg fra studentorganisasjonens ordinære drift i art
eller størrelse.”
- Løpende søknadsfrist (i god tid før prosjekt gjennomføres).
- Det er ikke et krav at organisasjonen er en registrert søkerorganisasjon for å
kunne søke prosjektstøtte
- 2-årsregel: Har et arrangement blitt avholdt i to år, må man søke om ordinær
driftsstøtte i stedet.
Skjemaer for drifts-, tidsskrifts- og prosjektstøtte, samt registrering, finner man
her.
2.0 Krav til søkeren
- Organisasjonen må ha minst fem medlemmer.
- To tredjedeler av medlemmene må være SiB-medlemmer, dvs. at de må ha
betalt semesteravgift (se statuttene § 3.3 for unntak).
- Organisasjonen må være registrert i Brønnøysundregisteret.
- Organisasjonen må ha en utskillbar økonomi med et eget kontonummer
- Organisasjoner kan ikke være av ren faglig art, ha idrett som hovedformål,
eller bedrive ulovlig/diskriminerende virksomhet.
- Organisasjoner som mottar driftsstøtte fra Velferdstinget (eks. SRiB, Studvest,
Studentersamfunnet, BSTV) kan ikke søke om driftsstøtte fra Kulturstyret. De
kan derimot søke prosjektstøtte.
3.0 Ikke støtteberettiget
Dette er utgifter som Kulturstyret ikke støtter økonomisk. Slike kostnader skal
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]
Søknadsguide 2015
selvsagt regnskapsføres på vanlig måte, men vil ikke tas med i betraktningen
når Kulturstyret vurderer hvor mye støtte organisasjonen skal få.
- Leie av kontorplass, ettersom Kulturstyret tilbyr gratis kontorplass i
Nygårdsgaten 1b. Kvarteret og UiB tilbyr også møterom.
- Intern reisevirksomhet, for eksempel kurs i Berlin.
- Intern mat og drikke (dersom det serveres mat på et åpent arrangement er
det derimot noe annet).
- Organisasjoner/prosjekter hvor overskuddet av drift går til veldedige formål.
- Kulturstyret har allerede velferd (for studenter) som formål.
- Lønn til f.eks. revisorfirma, innleid fotograf osv.
- Lønn kan være støtteberettiget i ekstraordinære tilfeller, se statuttene
§ 4.2.7.
- Investering i varige verdier.
- Kan tildeles dersom det foreligger avslag om fristasjonsytelse og støtten
er nødvendig for å starte ny virksomhet, sikre eksisterende verdier i fast
eiendom og permanent utstyr, eller å bevare organisasjonens egenart.
4.0 Nødvendige vedlegg
4.1 Vedlegg til søknad om drifts-/tidsskriftstøtte
§ 5.3 Søknaden skal ha følgende vedlegg:
- Budsjett for søknadsperioden.
- Handlingsplan for aktiviteter i søknadsperioden.
- Balanse (egenkapital/gjeld for året før +/- årsresultatet) og resultatregnskap
for forrige søknadsperiode.
- Aktivitetsrapport for forrige søknadsperiode
- Eventuelle publikasjoner/programhefter fra forrige periode.
- Gjeldene statutter/lover for søknadsperioden. I organisasjonens
statutter/lover skal det defineres hvor et eventuelt overskudd går og hva som
skjer med organisasjonens midler og verdier ved en eventuell oppløsning.
- Oversikt over tillitsvalgte.
- Alle vedlegg må være med
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]
Søknadsguide 2015
- Avholdes organisasjonens årsmøte/generalforsamling senere enn fristen 15.
februar, kan nødvendige vedlegg ettersendes. Da må det opplyses om dette i
søknaden.
- Merk også statuttene § 5.5: Dersom ufullstendig søknad ikke kompletteres
innen to måneder etter mottatt søknad, må ny søknad sendes.
Vedlegg 1: Årsregnskap fra i fjor
- Kulturstyret skal vite at driftsstøtten som ble bevilget i fjor har blitt brukt som
den skulle.
- Dette gir et bilde av organisasjonens aktivitet.
Vedlegg 2: Balanseregnskap fra årsskiftet
- Balanseregnskapet besvarer følgende spørsmål:
1) Hvor stor er organisasjonen i form av eiendeler?
2) Hvordan er disse eiendelene finansiert?
3) Har organisasjonen mye gjeld eller mye oppspart?
Et enkelt balanseregnskap:
Eiendeler
Bil
Bankkonto
Kontanter
Sum eiendeler
Gjeld og egenkapital
Billån
Egenkapital
Sum gjeld og egenkapital
25000
4500
500
30000
20000
10000
30000
Vedlegg 3: Budsjett for inneværende år
- Viser ambisjoner for året og gir et bilde av den økonomiske situasjonen.
- Man skal ikke føre opp det som står på konto fra før av som inntekt på
årsbudsjettet.
- Kulturstyret jobber etter et skille mellom støtteberettiget aktivitet og ikkestøtteberettiget aktivitet (se punkt 3.0). ”Diverse”-poster vil som utgangspunkt
ikke være støtteberettiget, da det ikke vil være mulig for Kulturstyret å si hva
posten inneholder. Derfor bør budsjettposter spesifiseres så nøye som mulig.
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]
Søknadsguide 2015
Det betyr allikevel ikke at man trenger å føre opp eksempelvis alle
artisthonorarer som en egen, unik post.
- Beløpet dere søker om fra Kulturstyret skal føres opp som egen post på
budsjettet.
Vedlegg 4: Årsrapport fra fjoråret
- Årsrapporten bør inneholde informasjon om:
- Økonomi.
- Medlemsmasse.
- Arrangementene/utgivelsene (frekvens, kvalitet, oppslutning).
- Gjennomføring av planer fra forrige år.
- Har der vært endringer? Hva skyldes endringene?
- Årsrapporten er viktig fordi den gir Kulturstyret sammenligningsgrunnlag fra
årets budsjett til fjorårets regnskap, og forståelse for beløpet dere søker om.
Den skal være konsis; det er ikke om å gjøre å skrive mest mulig.
Vedlegg 5: Handlingsplan
- Fokuser på konkrete, oppnåelige mål for året/semesteret – ikke langsiktige
visjoner.
- For et tidsskrift bør handlingsplanen f.eks. si noe om antall utgivelser, sidetall,
salgstall, distribueringsplan osv.
- Hva er situasjonen ved årets begynnelse?
- Hvilke endringer vil man gjøre fra forrige år og hvorfor?
- Ligger det an til noen endring i organisasjonens situasjon? Nye eksterne
samarbeid? Interne endringer?
- Handlingsplanen bør skrives i samspill med årsrapporten.
Vedlegg 6: Statutter/vedtekter
- Kulturstyret må ha organisasjonens seneste oppdaterte statutter/vedtekter,
da disse utgjør grunnlaget for organisasjonens aktiviteter.
4.2 Vedlegg til søknader om prosjektstøtte
1) Budsjett: Støtten dere søker om skal fremgå som egen post på budsjettet.
2) Prosjektbeskrivelse: Hva er prosjektet? Det må skille seg vesentlig fra
organisasjonens ordinære drift.
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]
Søknadsguide 2015
3) Statutter/vedtekter (for organisasjoner som ikke allerede har levert inn disse
i forbindelse med søknad om driftsstøtte).
4) Regnskap og rapport skal sendes inn til Kulturstyret etter at prosjektet er
gjennomført.
5.0 Noen tips og oppfordringer
- Samle alle vedlegg i én pdf-fil. Dette gjør arbeidet vårt mye lettere, og det gjør
det også enklere for deres etterfølgende styremedlemmer når de skal lete opp
gamle søknader. SmallPDF er et verktøy for å slå sammen pdf-filer, og det er
helt gratis å bruke.
- Fjern unødvendig informasjon. Kulturstyret støtter ikke utgifter til mat og
reise for interne medlemmer, og trenger dermed heller ikke rapporten fra
hytteturen hvor det står hva som stod på menyen.
- Få frem relevante aspekter! Gjør det enkelt for KS å sammenligne fjoråret
med året dere søker for. Medlemstall, arrangementsfrekvens, mangfold, nye
prosjekter, nye tiltak, større engasjement, mer PR er nøkkelord her.
- Av hensyn til miljøet: Send inn alt digitalt og ikke per post.
6.0 Hva ser vi etter i søknadsbehandlingen?
§ 6: Søknadene behandles skjønnsmessig etter følgende kriterier:
- Organisasjonens aktivitetsnivå
- Antall SiB-medlemmer som engasjeres
- Økonomistyring og driftskvalitet
- Evne og mulighet til egeninntjening
- Deltagelse i studentpolitiske/kulturelle fora
- Søkers posisjon i det totale kulturbildet
Vi ser også på hva som har blitt tildelt tidligere år. Har organisasjonen vokst i
omfang, frekvens eller kvalitet, og mener det er grunnlag for økt støtte, må
dette begrunnes i søknaden. Det vil aldri bli bevilget mer enn det søkes om.
7.0 Klage på vedtak i Kulturstyret
- Søkere kan klage på vedtak fattet i KS. Fristen er tre uker etter mottatt svar fra
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]
Søknadsguide 2015
KS.
- Klagen behandles på neste styremøte.
- Dersom søker ikke får medhold i klagen fra KS, kan vedtaket påklages til VT
innen tre uker etter svar på klage.
Er det noe som er uklart? Har du spørsmål? Er det noe vi burde bli flinkere på?
Send en e-post til [email protected]
Lykke til!
Parkveien 1
5007 Bergen
Telefon leder: 97 52 34 51
Web: kulturstyret.no
E-post: [email protected]