Referat hovedstyremøte 13.08.2015

REFERAT FRA HOVEDSTYRET
Møtenummer:
Frammøtte:
Forfall:
Sted:
Dato/Kl:
6 - 2015
Morten Jelsa, Edel Espeland Kartevold, Mona Ueland, Hilde Dubland,
Astrid Knutsen Håland, Ken Tore Tunheim, Kjell Tore Skretting,
Stig Varhaug og Eva Hegre
Morten Jelsa
Torsdag 13.august 2015, kl. 19.30 – 22.30
38/15 Godkjenning av referat fra 10.06.15 og innkalling til 13.08.15
Godkjent uten kommentarer.
39/15 Godkjenning av referat fra gruppene i tidsrommet 10.06.15 - 13.08.15
Vindparkløpet er dessverre avlyst for 2015. Hovedstyret stiller seg undrende og ønsker
å snakke med friidrettsgruppen om dette.
40/15 Økonomi pr. 13.08.15
De fleste gruppene ligger veldig bra an. Friidrettsgruppen er en gruppe som alltid har
tjent penger, men ligger nå langt under budsjettet. Dette skyldes blant annet kjøp av
tidtakerutstyr og tredemølle. Vi sjekker dette nærmere. Totalt ligger vi under budsjettet.
Mona holder på med fornying av avtaler.
5/15 Organisasjonsplan
Neste møte blir måndag 14.september kl.19.00.
8/15 Messe/messekomiteen
Vi ligger godt an i forhold til stander på Jærmessa, og har solgt flere stander enn i fjor.
Underholdning og program er vi svært fornøyde med.
Vi er veldig glad og stolte av å ha fått Martin og Martinus til å ha konsert under
Jærmessa. Vi arbeider med å få dugnadsfolk til dette, og har kalt inn et ekstra vaktlag.
Astrid gjør klar godteposer til Jærmessa.
Idrettslaget har en stand utenfor messekontoret. Astrid står på stand fredag, Hilde og
Astrid står lørdag.
12/15 Dekke i hallen, merking av baner
I referatet 8.april 2015 står det at etter grundig prosess har VIL kommet frem til at en
ønsker kombielastisk sportsgulv i den nye hallen. I morgen skal en ha et møte ang. dette
dekket.
34/15 Hall – status fremdrift/økonomi
Vi ser på løsninger om å få vannuttak på utsiden av den nye hallen. Morten tar dette opp
med komiteen.
Mona ønsker å ha en økonomiansvarlig i forhold til byggingen. Vi har et navn på blokken
som vi ønsker å spørre.
Flere av rutene i den nye hallen er knust. Vi stiller oss undrende til dette. Etter
byggemøte i dag ble en fortalt at disse rutene skal tåle et skudd. Rutene var ødelagt når
de ble montert. Nye ruter kommer på fredag.
Det ser ikke ut som vi får opp porten til Jærmessa. Vi ønsker svært gjerne at denne skal
komme på plass og arbeider for å få dette til.
41/15 Dugnadsmulighet - Isbilen
Vi har fått tips om et inntektsbringende tiltak. Idrettslaget selger Isbilens Gigantpakke til
sluttbruker for 299kr. For hver solgte pakke får idrettslaget 100kr. Isbilen håndterer
logistikk og betaling direkte med kjøper. Etter avsluttet salg overføres 100kr pr solgte
pakke til idrettslaget. Vi starter med dette på Jærmessa og utfordrer gruppene etter
hvert.
42/15 Søknader til fond. Hvem søker og fordeling av eventuelt tildelte midler.
Flere grupper sender inn søknader om støtte, og det samme gjør administrasjonen på
vegne av hele laget. Vi vil legge inn føringer på søknadsprosesser i forslaget til ny
organisasjonsplan. Inntil videre ønsker vi at alle søknader blir drøftet med
administrasjonen før innsending, for å få en koordinering og kvalitetssikring av
søknadene.
43/15 Dugnadsmulighet - Jærkalenderen 2016
Enda et inntektsbringende tiltak. Vi selger Jærkalenderen 2016 på Jærmessa og tjener en
sum pr kalender.
44/15 Rent idrettslag
Mona og Eva lager ferdig handlingsplanen for dette.
45/15 Renovering av garderober i den gamle hallen
Garderobene er fikset og klar til bruk.
46/15 Rensemaskin til kunstgress
Vi ønsker å prøve en maskin som renser og løfter gresset. Dette vil føre til at
kunstgressbanen holder seg lenger. Kanskje det kan være aktuelt å kjøpe en slik maskin
sammen med andre klubber.
47/15 Kode på treningsrommet
Vi kommer til å innføre kode for å kunne trene i treningsrommet.
Eventuelt
Resterende møter i hovedstyret
16.september kl. 19.30
21.oktober kl. 19.30
18.november kl. 19.30
16.desember kl. 19.30
Neste møte i hovedstyret: onsdag 16.september kl.19.30
____________________
Morten Jelsa
________________________
Stig Varhaug
____________________
Astrid Knutsen Håland
________________________
Kjell Tore Skretting
____________________
Hilde Dubland
________________________
Edel Espeland Kartevold
_____________________
Ken Tore Tunheim