docSakspapirer 27.01.2015
download 
Report Transcription
Sakspapirer 27.01.2015
Birkenes kommune Innkalling for Tjenesteutvalget Møtedato:Tirsdag 27.01.2015 Møtested: Kommunehuset, møterom Himmelsyna Møtetid: 18:00 - 20:00 Orientering om kommuneplanens samfunnsdel v/kommuneplanlegger Øyvind Raen Saksliste Saksnr Tittel 001/15 Godkjenning av møteprotokoll 25.11.2014 002/15 Meldinger 003/15 Delegasjonssaker 004/15 Konsekvenser av budsjettvedtak 2015 og gjennomføring av kommunens strategier 005/15 Øynaheia /Toplandsheia vinterturområde - revidert/ny avtale mellom øynaheia løypelag og kommunene Arendal, Froland, Birkenes og Grimstad 01.01.2015 - 31.12.2028 + tilleggsavtale med Nils Haugaas. 006/15 Hovedprosjekt utredning av felles barneverntjeneste i knutepunkt kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes 007/15 Helehetlig ROS - analyse, beredskapsplan og krisekommunikasjonsplan 008/15 Tillatelse til motorferdsel i Tovdalselva under Gummibåtfestivalen 2015 009/15 Behandling etter Konsesjonsloven 010/15 Oprettelse av brukerråd innen pleie- og omsorgstjenester 011/15 SAMARBEID MELLOM BIRKENES OG LILLESAND KOMMUNER OM TEKNISKE TJENESTER Saksdokumentene er tilgjengelig i Servicetorvet i ekspedisjonstiden 10:00 – 15:00 og på www.birkenes.kommune.no/Politikk Forfall meldes på epost til Servicetorvet eller på telefon 37 28 15 00. Birkeland, 19.01.2015 Gunnar Høygilt Leder Anne Stapnes Helse. Og velferdssjef Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 001/15 Utvalg Type Dato Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1 - 033 15/168 Godkjenning av møteprotokoll 25.11.2014 Administrasjonens forslag til vedtak: Møteprotokollen av 25.11.2014 godkjennes. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 002/15 Utvalg Type Dato Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1 - 033 15/168 Meldinger Administrasjonens forslag til vedtak: Meldingene tas til orientering. Vedlegg: Halvårsrapport Joker Fritidsklubb høst 2014 Meldinger TU jan feb 2015 Underliggende saker: Saksnummer Tittel 1 Arbeid mot krenkelser og mobbing i skolen 2 Notat med hovedtall desember 3 Meldinger TU jan feb 2015 4 Halvårsrapport Joker Fritidsklubb høst 2014 Meldinger TU Joker Fritidsklubb driver meget bra og vedlagt følger halvårsrapport høst 2014. UKM 2015 blir i Birkeneshallen fredag 6.februar. Det er 20 år siden Birkenes arrangerte sitt første UKM og det må feires ekstra. Det vil bli delt ut ekstra premier til deltakere og det vil også lages noen nye kunstkuber til å oppgradere utstillingen med. Åpning av friluftslivets år. I Birkenes åpnes året lørdag 17.-søndag 18.januar.Birkenes Speidergruppe vil overnatte i friluftsleiren i Ogge på Dikesholmane sammen med ordfører og andre interesserte. På søndagen vil det være ulike friluftsaktiviteter for barn. Åpent for alle. Arrangør er Birkeens speidergruppe i samarbeid med Midt- Agder Friluftsråd og kulturkontoret. Handlingsprogram for idrett og fysisk aktivitet.Handlingsprogrammet for 2015 ble vedtatt i KS i desember 2014. Det er blitt noen mindre endringer i programmet, men det har ingen konsekvens for kommunal bevilgning. Totalsummene for et par anlegg er blitt noe endret og det er to anlegg som ikke søker om spillemidler i 2015 likevel. Det er skileikanlegg ved Herefoss skole som utsettes til 2016 og det er oppgradering av «Miniparken» i Birkenesparken. Alle søknader ble sendt videre til fylket innen fristen 15.januar. Halvårsrapport Joker Fritidsklubb høst 2014 Vi har hatt et bra halvår med et snitt på 63 besøkende (inkludert «styret»). For å introdusere klubben for flere på ungdomsskolen, var det gratis inngang for alle Valstrand elever i september. Høstferien brukte styret til å pusse opp et øvingsrom som ikke var i bruk. Her står det nå et airhockeybord og en stor «daybed». Samt litt maling og flikking ellers i lokalene våre. Som faste innslag har vi quiz, FIFA turnering, bordtennisturnering og biljardturnering. Dette pleier være veldig populært, og vi har ved enkelte anledninger hatt så mange påmeldte at vi har måttet dele det opp over flere kvelder. Innimellom har vi også andre typer arrangement som for eksempel: disco, «tech-night», kostymeparty/halloweenparty og halvåret avsluttes med «graudfest». Joker har vært år ansvaret for kiosken på UKM og Ung scene og det er en god inntekstkilde for oss. Hvert år har vi en helgetur for styret som en belønning for at de har stått på gjennom hele året. 20% stillingen har ikke vært bemannet denne høsten. Istedenfor har Ida Marie Håbesland og Fredrik Hole Flaa vært ansatt på timesbasis. Dette er en løsning som ser ut til å fungere bra. Det hadde heller ikke vært mulig å drive klubben uten det såkalte «styret». Dette er en gruppe på 10 ungdommer som hjelper til minst en kveld i uka. Fem på onsdag og fem på fredag, men de fleste trives så godt at de hjelper til uansett hvilken dag det er. De står i kiosken, tar inngangspenger, vakthold, rigg og rydd samt ymse dugnadsvirksomhet. Det har generelt vært lite bråk, men møe god stemning! Birkenes kommune Økonomikontor Pb 115 4795 BIRKELAND Dok. ref. 14/689 - 17, jp. 2015000436 Dato: 09.01.2015 Saksbehandler: LIDA Notat med hovedtall desember Formålet med denne rapporten er å gi informasjon på et tidlig tidspunkt, og vise bevegelsene på de store budsjettpostene. Rapporten forklarer ikke alle avvikene men tar for seg hovedtall pr. desember med vekt på det som ligger på Fellesområder(1A*). Gjeldende driftsinntekter- og kostnader (1B*), er det kun personalkostnadene som er kommentert i denne rapporten. Øvrige driftskostnader kommenteres nærmere i tertialrapportene og årsberetningen etter innspill fra avdelingene og tjenestesjefene. Netto resultat pr. tjenesteområde og totale pr. desember (bokført pr. 08.01.2015): Teknisk Ressurssenter Skole og barnehage Helse og velferd Servicesenter Kirken Fellesområd er Mer/mindreforbruk Regnskap siste mnd 1 844 Budsjett Avsiste vik i mnd NOK 1 542 302 1 869 1 756 113 12 171 10 420 6 668 6 261 407 2 563 590 -2 403 583 4 966 7 Regnskap AvTotal Regnhittil i Budsjett Avvik vik i budskap år hittil i år i NOK % sjett 2013 40 626 34 435 6 190 118,0 34 435 32 004 19 912 20 314 -402 98,0 1 751 117 742 112 869 4 872 104,3 78 316 80 633 -2 317 97,1 80 633 76 293 20 993 3 791 1 353 -291 106,5 92,3 20 993 3 791 21 021 3 887 -273 036 3 574 98,7 -273 036 -25 658 271 -13 777 14 048 22 347 3 500 -269 462 25 976 4 382 21 594 12 981 20 314 112 869 107 093 12 979 0 Regnskapsmessig er det et merforbruk i forhold til budsjett på kr 13 mill. hittil i år. Kr 5,1 mill. gjelder skatt og rammeinntekter, og kr 1,1 mill. gjelder integrasjonstilskudd som ikke er bokført ennå. Det gjenstår også posteringer som gjelder 2014 knyttet til minimumsavdrag på lån, renteinntekter/kostnader og gevinst på langsiktig plasseringer. Når det gjelder drift, er det flere store både innteksts- og kostnadsposter som gjøres som en del av årsavslutningen, og som utgjør mye av differansen i tabellen ovenfor. Av store transaksjoner som påvirker personalkostnader har vi endelig avregning av pensjon, samt refusjon av sykelønn for desember. Frie inntekter pr desember: Postboks 115 Telefon: 4795 Birkeland 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no 15 360 Org.nr.: 964 965 870 Regnskap Budsjett pr pr desember desember Frie inntekter pr desember** -272 724 -284 538 Budsjett inkl. endringer 2014 Avvik -9 814 -282 538 Regnskapsmessig er det et negativt avvik på kr 9,8 mill. pr. desember. Det forventes at det jevner seg ut i fht budsjett i forbindelse med årsavslutningen. Underliggende er ikke alle inntektene postert ennå gjeldene 2014. Prognosen for budsjettpostene er at frie inntekter blir kr 1,7 mill. lavere enn budsjett. Avvik fra budsjett er kr 0,1 mill. mindre i inntekter gjeldende konsesjonsavgift og kr 1,7 mill. i lavere skatt og ramme inntekter. Det er lavere en de siste prognosene fra Telemarksforskning, men er det vi faktisk har mottatt gjeldende 2014. Det forventes imidlertid 0,2 mill. i mer integrasjonstilskudd. Netto finans pr desember: Regnskap pr desember Budsjett pr desember 3 266 11 100 Netto finans desember*** Budsjett inkl. endringer 2014 Avvik -7 834 11 100 Regnskapsmessig er det et positivt avvik på kr 7,8 mill gjeldende netto finans. Det skyldes i hovedsak at avkastning på verdipapirer er høyere enn budsjettert med kr 2,9 mill., og at årsavslutningskostnader/inntekter ikke er bokført ennå. Avdrag på investeringslån er kr 1,7 mill. høyere enn budsjett. Årsprognose viser at det blir et positivt resultat gjeldende netto finans på ca kr 2,4 mill. Basert på avkastningsrapport som er mottatt fra finansforvalter, vil gevinst på verdipapirer bli ca 4,0 mill. bedre enn budsjett. Renteinntekter forventes å bli kr 0,5 mill. lavere enn budsjettert. Minimumsavdrag investeringslån forventes å bli kr 1,1 mill. høyere enn budsjett. Utvikling i likviditet: Utvikling i likviditet 60 000,00 50 000,00 40 000,00 30 000,00 Sum likvide midler 20 000,00 Netto likvide midler fratrukket bundne midler 10 000,00 Desember November Oktober September August Juli Mai April Mars Februar (10 000,00) des.13 - Side 2 av 4 Blå linje markerer penger i banken. Rød linje er fratrukket bundne midler som skattetrekk, ubrukte lånemidler og bundne fond. Pr desember utgjør det mer enn kommunen har stående i banken. Det betyr at dersom kommunen skulle bli nødt til å utbetale de bundne midlene, ville det ha blitt et likviditetsmessig problem. Pr desember er investeringer hittil i år tatt med i beregningen av ubrukte lånemidler. *1A er det rapporteringsskjemaet som tar for seg frie inntekter, finans og disponeringer, 1B er det rapporteringsskjemaet som tar for seg driftsinntekter og driftskostnader på de ulike tjenesteområdene. **Frie inntekter består av skatt, rammetilskudd, konsesjonsavgift, integreringstilskudd og andre statlige tilskudd. ***Netto finans består av renteinntekter, renteutgifter, avdrag på lån, avkastning på finansielle instrumenter og utbytte. Utviklingen i personalkostnader t.o.m. desember: 25 000 LØNNSKOSTNADER INKLUSIV SOSIALE KOSTNADER, SYKELØNNS- REFUSJONER OG INNSPARINGSKRAV 20 000 15 000 Regnskap Budsjett 10 000 Gjennomsnittlig budsjett 5 000 0 jan Feb mar apr mai jun jul aug sep okt nov des I desember isolert, er personalkostnadene totalt tilnærmet det samme som budsjettert. På årsbasis er det imidlertid et mindreforbruk på ca kr 4 mill.. Dette er riktignok før de endelige pensjonskostnadene er bokført. Som kommentert tidligere er det knyttet inntekter til en del av personalkostnadene som SFO og inntekter fra sykehjemsplasser. Det ligger også inne personalkostnader som hører til selvkostområder i dette diagrammet. I tillegg er det også kjøpt inn noe arbeidskraft som ikke vil framkomme som personalkostnader. Hensyntatt dette, er faktisk innsparing lavere. I juni utbetales feriepenger, lønnskostnaden er derfor nærmere 0 i denne perioden. Side 3 av 4 100 000 Personalkostnad og budsjett pr område 90 000 80 000 70 000 60 000 50 000 Regnskap 40 000 Budsjett 30 000 20 000 10 000 0 Teknisk Ressurssenter Skole og barnehage Helse og velferd Servicesenter Teknisk, Helse & velferd, Ressurssenteret og Servicesenter ser ut til å klare sitt personalkostnadsbudsjett. Helse & velferd har drahjelp på grunn av mye vikarbruk, og sånn sett ikke får så høye pensjonskostnader som budsjettert. Videre har dette tjenesteområde kostnader knyttet til kjøp av tjenester (innleid hjelp) som ikke ligger innenfor personalkostnadene. Servicesenteret har ikke korrigert sine budsjetter for ansatte som ble overført fra IT til KR-IKT, og fremstår derfor som noe bedre enn virkeligheten. Tjenesteområde Skole & barnehage vil få et negativt avvik på personalkostnadsbudsjettet. Dette gjelder hovedsakelig skolen som ikke har klart innsparingskravene. I praksis har Ressurssenteret også et negativt avvik, men de har ubrukt introduksjonsstønad inkludert i budsjettet som gjør at Ressurssenteret ligger på budsjett. Kommunens pensjonskostnader er som tidligere nevnt i rapporten ennå ikke bokført i sin helhet. Resultatet av årets lønnsoppgjør viser at kommunen ikke vil bruke alle midlene som var avsatt budsjettmessig til lønnsjusteringer. De ubrukte midlene, ca kr. 1,6 mill, er tatt ut av grafene for Servicesenteret. Øvrige driftsinntekter- og kostnader blir ikke kommentert i denne rapporten, men fremkommer nærmere i tertialrapportene og årsberetningen. Lisa Dahl Controller Side 4 av 4 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 003/15 Utvalg Type Dato Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Kari Kvifte Birkeland K1 - 033 15/168 Delegasjonssaker Administrasjonens forslag til vedtak: Delegasjonssakene tas til etterretning. Underliggende saker: Saksnummer Tittel 029/14 Vedtak om tilskudd til særskilte miljøtiltak i landbruket - 2014 001/15 Vedtak om forlenget arbeidsfrist - SMIL-prosjekt Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 004/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 003/15 Formannskapet PS 28.01.2015 003/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Lisa Dahl 15/58 Konsekvenser av budsjettvedtak 2015 og gjennomføring av kommunens strategier Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Kommunens innsparingstiltak på til sammen 2,1 mill. og økning tilskudd (KS 089/14) blir lagt til rammeområde som helhet med følgende fordeling: Område Skole og barnehage Ressurssenter Helse og velferd Teknisk Generell Kultur Servicesenteret SUM Vedtatt endring Forslag rammeområdet fordeling -900 000 0 0 -700 000 +250 000 -500 000 -1 850 000 til ny -700 000 -100 000 -100 000 -700 000 +200 000 -450 000 -1 850 000 Saksopplysninger: Kommunestyret vedtok 11.12.2014 KS 089/14 årsbudsjett 2015 som medfører at organisasjonen må foreta innsparinger i sitt budsjett på kr 2,1 mill. På bakgrunn av det har administrasjonen utarbeidet et notat gjeldene hva det betyr for kommunens tjenestetilbud og gir andre forslag til fordeling av beløpene for å oppnå innsparingen, samt en vurdering av gjennomførbarhet og realisme. K-styre 11.12.2014 082/14 økonomiplan og budsjett Pkt 2. d: Eiendomsskattesatsen endres fra 4 til 3,3 promille: Inndekning: Skole/spesialundervisning: kr 900 000,- (adm. Velger art) Strøm: 500 000,- (art 118001) IKT: Kr 500 000,- (art 124000/124001) Brøyting: Kr 200 000,-(art 123014) Kulturmidler: økes med kr 250.000,- (ansvar 4206,art 147000) Bakgrunn: Det er en generell utfordring å sikre forsvarlig kvalitet og håndtere vekst samtidig med kostnadskutt. Skole/spesialundervisning: Spesialundervisning er basert på rettigheter definert i lov og forskrift og kostnadene knyttet til denne form for undervisning kan derfor ikke reduseres uten videre. Dette betyr at det at det må gjøres en vurdering av eksisterende vedtak og eventuelt finne annen tilpasset opplæring ved for eksempel bruk av hjelpemidler. I administrasjonens budsjett ligger det allerede inne udefinerte innsparinger på kr 790 000,- som skal forsøkes tas ut som gevinster ved å være bevisst på muligheter som oppstår i året. Kommunestyrets vedtak om kutt på ytterligere kr 900 000,- kommer dermed i tillegg. Den ekstra innsparingen vil medføre økt risiko for budsjettoverskridelser. Når totalrammen reduseres ytterligere, vil det bli en risiko for budsjettoverskridelse pga. de rettigheter barna faktisk har. Strategi: Det er i høringsforslaget til den nye kommuneplanens samfunnsdel satt et mål som lyder «barnehagene og skolene fremmer mestring, læring og utvikling for alle.» Satsingsområdene for dette er · · i skolen: tidlig innsats, ledelse på alle nivå og vurdering for læring barnehagen: ledelse, språk, språkutvikling, uteliv, natur, motorikk og IKT. Tidlig innsats er definert som et satsingsområde i hele kommunen, og det satses på å gjennomføre kompetanseutviklingsprogram med RVTS sør «trygge voksne» (Regionalt ressurssenter om vold, traumatisk stress og selvmordsforebygging) innen tjenesteområde skole og barnehage, Ressurssenteret samt overfor aller ledere med fag-, økonomi- og personalansvar. Utvikling av bedre praksis og læringsmiljø i en lærende organisasjon, samt arbeide målbevisst mot det som virker, og som er forskningsbasert, er viktige strategiske grep i kommunen. Det ble i 2014 satt i gang systemrettet arbeid med sikte på å få ned den høyes spesialundervisningen i kommunen. Et av tiltakene er forsøksordning med et to-læresystem i 1. klasse på Birkeland skole fra høsten 2015. Nevnte tiltak samt vurdering for læring, RVTS og skolen som arena for barn og unges psykiske helse, er en del av den satsingen som blir gjort for å nå kommunens mål. Det vil dermed kunne virke mot sin hensikt å redusere skolens rammer på kort sikt, fordi det kreves en del for å snu ressursinnsatsen før det kan høstes gevinster. Strategien for dette er å få til et bedre læringsmiljø for elevene og barna i skole og barnehage i tråd med målsettingen kommunen har satt seg. Det arbeides kontinuerlig med å tilpasse den daglige driften til de lovpålagte kravene man har i skolen og samtidig holde budsjetter. Innsparingen som Kommunestyret vedtok 11.12.14 på kr 0,9 mill. innen skolen er tatt opp på ledersamling med avdelingsledere i hele kommunen. Det er mulig å finne andre måter å tilpasse opplæring på ved hjelp av nye hjelpemidler, organisering ol. Dette vil kreve en systematisk gjennomgang i løpet av kort tid. Effekten av dette arbeidet er usikkert og vil nødvendigvis ta tid. Innsparingen må derfor fordeles på flere områder og selv da er det høy budsjettrisiko knyttet til dette. Innsparingen på rammeområdet foreslås derfor redusert og fordelt på skole og barnehage som helhet. Selv etter denne reduksjonen og en systematisk gjennomgang av spesialundervisningen vil altså budsjettrammen være utfordrende å oppnå for 2015 gitt den informasjonen vi har pr i dag. Det vil i de kommende årene forventes flere barn i skole og barnehage(SSB-prognoser). Før det slår inn for fullt, er det viktig at kommunen får til en dreining av ressursinnsats, for å kunne gi et godt nok tilbud til alle barn i kommunen, enten de går på en stor eller liten skole. I den skolestrukturen kommunen har i dag, som knyttes opp mot den foreslåtte målsettingen i samfunnsdelen av kommuneplanen om «Vi har tre levende sentre og skaper gode vekstvilkår for næringsutvikling», må det påregnes at det blir økte kostnader fremover. Dette som følge av at veksten i stor grad kommer i Birkeland sentrum i følge SSB. Med dette som bakgrunn er det derfor viktig at aktivitet innen skole og barnehage er innrettet på en slik måte at kommunen kan nå sine mål og levere god kvalitet på skole og barnehage. Administrasjonen foreslår derfor å redusere kuttet på rammeområdet fra kr 900 000 til kr 700 000 samt fordele kuttet på både skole og barnehage. Strøm og vintervedlikehold: Budsjett i administrasjonens forslag på vintervedlikehold og strøm er basert på tidligere års forbruk og erfaring. En innsparing på hver av artene vintervedlikehold og strømkostnader med til sammen kr 0,7 mill. vurderes som urealistisk og gir for stor risiko for overforbruk. Det må også tas hensyn til prisstigning ift. tidligere års budsjett. Brøyting og vintervedlikehold har kostet kommunen kr 3,3 mill. hittil i år. Dette er resultatet i et år som ikke ansees å være særlig snørikt. Spesielt siste del av året har det vært lite til ingen snø. Budsjettet for 2015 er etter budsjettjusteringen kr 2,9 mill. Strøm til oppvarming/ belysning blir ca. kr 5,1 mill. i 2014, mens budsjett 2014 var på kr 4,3 mill. Budsjettet for 2015 er etter kommunestyrets vedtak justert ned til kr 4,7 mill. Det er stort fokus på energibesparende tiltak, ENØK. Det gjenspeiles også i investeringsbudsjettet. Det kan likevel ikke forventes stor effekt av dette i 2015, ettersom det er begrenset gjennomføringskapasitet i 2015. I tillegg skal investering i SD-anlegg (Sentral driftskontroll-anlegg) gjøres over flere år. Alternativt må investeringsbudsjett og gjennomføringskapasitet økes, for å få en raskere effekt enn planlagt. Dette vil likevel ikke gi en så stor reduksjon på strømutgiftene allerede for 2015 som budsjettvedtaket tilsier. Foreløpig har det vært en snøfattig og mild vinter. Dersom det fortsetter, kan noe av innsparingene tas. Gjeldende vintervedlikeholdet kan også noe finansieres av andre poster på veibudsjettet, dersom det skulle bli nødvendig. Det medfører derimot mindre vedlikehold av veier som en konsekvens. Det kan også være nødvendig å ta noe av budsjettet tiltenkt kjøp av private tjenester. Det gjøres også oppmerksom på at kommunen er bundet økonomisk til de avtalene som er inngått innenfor både brøyting og kjøp av strøm. Det er en del av en strategi som går på å kjøpe eller samarbeide om tjenester kommunen ikke har kapasitet eller kompetanse på selv. Det vil alltid være det som kalles transaksjonskostnader forbundet med inngåelse av denne type avtaler. Dette er kostnader knyttet til ressurser vi bruker på å finne og velge de beste produktene eller tjenestene, inkludert evalueringskostnader. Det blir som nevnt arbeidet aktivt med energireduserende tiltak. For øvrig må tjenesteområde Teknisk prioritere lovpålagte arbeidsoppgaver, samt forsøke å ta igjen vedlikeholdsetterslepet både når det gjelder veier og bygningsmasse. Administrasjonen foreslår derfor at innsparingen på kr 700 000 fordeles på hele teknisk med tilhørende budsjettrisiko. IKT: IKT skal ved bruk av informasjonsteknologi fremme en god, effektiv og sikker forvaltning og tjenesteyting i Birkenes kommune. KR IKT ble etablert i 2014 (felles driftsmiljø med Kristiansand, Lillesand, Songdalen og Birkenes). Dette er et viktig strategisk grep for å styrke dette fagområdet mht. fremtidige leveranser. Dette grepet er innført for å redusere sårbarheten og øke kompetansen innen IKT. Det er ikke mulig å legge inn en innsparing på IKT-området når det i KR-IKT arbeides etter en fremdriftsplan som tilsier at eventuelle innsparinger ikke kommer før i 2016 og utover i planperioden. Det er lagt inn en ny budsjettpost på kr 1,56 mill. som tydeliggjør at vi nå er inne i et driftssamarbeid med KR-IKT Det er påregnet en driftsavgift pr pc på hhv kr 2.762/år (adm.pc) og kr. 2.101 (elev-pc). Denne posten er imidlertid uavklart fordi det ennå ikke er etablert utgiftsfordelingsnøkkel mellom eierkommunene i KR-IKT. I januar skal (Arbeidsutvalget KR-IKT) starte arbeidet med felles IT-strategi. Da vurderes hva som er felles og hva som er enkeltkommuners interesser. KR-IKT vil se på redundans i nett-tilførsel i sammenheng med flytting av datarom (servere)nå. Prisen er fremdeles den samme men vi lar halvsirkelen på TDC gå fra Kristiansand via Lillesand til Birkeland, og så lar vi halvsirkelen fra Telenor gå fra Kristiansand via Birkeland til Lillesand. På den måten spleiser vi med Lillesand på begge og ender opp i en kostnadsreduksjon på anslagsvis kr 100 000. Dette kan vi få til slik at det får helårsvirkning allerede i 2015. SLA (Service level agreement) skal også etableres etter hvert. Det er ganske varierende praksis i de fem kommunene til nå. Posten 124001 Vedlikeholdsavtaler EDB vil som varslet i 2013 øke kraftig grunnet nye priskriterier fra samtlige leverandører. Her legger man seg lavere på kostnadene ved selve anskaffelsen, mens vedlikeholdsavgiftene og lisensene øker. I tillegg kjøpes det inn moduler til eksisterende programmer for å møte nye lovlighetskrav (f.eks. fra arkiv/skole) eller effektiviseringsbehov (f.eks. Helse/velferd ). Det er dessverre ikke mulig å redusere denne posten nå, men i løpet av 2016 skal vi gå inn i et år hvor alle dataprogrammene i de fem eierkommunene skal gjennomgås og samordnes. I denne prosessen vil et nødvendig krav til gevinst være tydelig. Og det var to viktige momenter som var utgangspunktet for etableringen av KR-IKT: Større robusthet og bedret forhandlingsposisjon mot leverandørene. Det er i siste halvdel av økonomiplanperioden forutsatt at vi får ut gevinster i dette arbeidet. De resterende 0,35 mill. må forsøkes å tas på andre budsjettposter til Servicesenteret. Det betyr at det blir en høyere risiko i budsjettet totalt sett. Ettersom Servicesenteret skal bidra til å sikre betryggende kontroll av kommunens tjenester og forsvarlig virksomhetsstyring, vil også rådmannens vurdering for hva som er forsvarlig aktivitet innenfor disse områdene påvirke aktivitets- og utgiftsnivå. I tillegg er det ikke mulig å omstille kommunens tjenester uten at aktiviteten hos Servicesenteret øker. Det er ikke tilrådelig å utsette nødvendig omstilling i tjenestene pga. for lav kapasitet i Servicesenteret. Administrasjonen foreslår derfor å redusere kuttet med kr 50 000, fra kr 500 000 til kr 450 000 med tilhørende budsjettrisiko. Tilskudd til kulturmidler: Det ble i budsjett 2012 (KS 014/12) foretatt et kutt i kulturmidlene som en andel av et totalt innsparingskrav i kommunen på kr 2,0 mill. Totalt sett utgjorde kuttforslaget kr 0,1 mill. innenfor kultur. Utviklingen på de aktuelle budsjettpostene har vært slik: Tiltak Ansvar Art 2011 2015 Kulturadministrasjon Kulturadministrasjon Kapitaltilskudd frivillige organisasjoner Tilskudd grende-samfunnshus Kulturarrangementer Kulturformål-tilskudd 4200 4200 4217 4262 4203 4206 Lønnsmidler Andre driftskostnader Overført til andre private Overført til andre private Totalutgifter(driftsutgifter) Totalbudsjett 995 410 33 100 57 000 42 000 170 000 330 000 964 864 31 500 0 31 000 165 000 727 000 Andre idrettsanlegg 4211 Overført til andre private 395 000 400 000 4 019 773 4 168 050 Totalbudsjett kultur Ekstraordinært tilskudd 2011 Birkenesparken Budsjettøkning 2011-2015 ny kunstgressbane Birkenesparken og hinderløype Vedtak februar 2012 46 000 20 000 17 000 13 000 15 000 Faktisk endring -30 546 -1 600 -57 000 -11 000 -5 000 397 000 5 000 111 000 148 277 220 000 368 277 Den totale budsjettreduksjonen den gangen utgjorde kr 111 000. En del av dette er i 2015 reversert som en naturlig prisvekst og andre endringer er også oppstått. Den totale endringen fra budsjett 2011 til 2015 er ikke urimelig med 3,7 % økning i perioden, 2011 budsjettet inneholder imidlertid noen ekstraordinære midler som var inkludert det året slik at totalt sett har budsjettøkningen vært på 368 277,- mellom 2011 og 2015. Budsjettøkningen på 250 000 blir da ca. 5,9 % siden 2011 (justert for ekstraordinære tilskudd i 2011), mens kr 120 000 utgjør en normal prisstigning. Administrasjonen foreslår derfor en noe mindre økning pga. nivået som allerede ligger inne i budsjett 2015, dvs. at tilskuddet økes med kr 200 000 istedenfor kr 250 000. Når kommunen har så lite midler disponibelt til lovpålagte oppgaver, bør det være visse kriterier oppfylt før man øker tilskuddet til organisasjoner. Formålet er å øke nytteverdi for tilskuddet i forhold til tjenester som kommunen uansett må gjøre i 2015, samtidig som det vil være samfunnsnyttig. Det er flere organisasjoner som har prosjekter med gode samfunnsmessige formål som allmennheten har nytte av. Administrasjonen foreslår derfor å prioritere økt tilskudd til å øke kapitaltilskuddet til organisasjoner med samfunnsnyttige formål. Fordeling av økte kulturmidler vil fremmes som egen sak til tjenesteutvalget basert på dagens tildelinger. Vurdering Innsparingstiltakene vurderes som til dels urealistiske, og vil måtte erstattes av andre innsparinger. Dette vil øke risikoen totalt sett, og det vil ikke være rom for å dekke vekst i behovet innenfor rammene. Det vurderes som for høy budsjettrisiko å foreta de innsparingstiltakene som kommunestyret vedtok 11.12.2014. Begrunnelsen er at de foreslåtte områdene ikke vil kunne redusere så store beløp i 2015, det innebærer risiko for at budsjettet bare blir overskredet uten å få til store nok innsparinger. Det gir ingen gode styringsmekanismer, hvis man på forhånd vet at budsjettet ikke er mulig å oppnå uansett hva man gjør. Vedtatte budsjettreduksjoner vil også hemme kommunens mål og strategier som baserer seg på tidlig innsats, bosetting, økt samarbeid med andre kommuner og privatisering av tjenester der det er hensiktsmessig. Det foreslås derfor at administrasjonen får arbeide med at innsparingene tas fra flere områder for å unngå uheldige styringsmekanismer som vil hindre oppdraget om å bli bedre og billigere. Anbefaling Det foretas en omregulering av budsjettreduksjonen til rammeområde for å avlaste særlig skole for den store andelen av innsparingen de var pålagt. Spesifikke områder løses internt innenfor ramme. Område Skole og barnehage Ressurssenter Helse og velferd Teknisk Servicesenteret Totalt SUM Kommentar 700 000 Dette er et stort innsparingskrav for området når de samtidig arbeider med å endre drift 100 000 Noen vakante stillinger i en periode i 2015. 100 000 Er i omstilling som må sette seg før man ser på nye innsparingsmuligheter 750 000 Forutsetter en relativt varm og snøfattig vinter og en liten reduksjon av tildelte kulturmidler 450000 Reduksjonen tas på flere områder enn IT 2 100 000 Sammendrag Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet (KnpS) tok i 2013 initiativ til en utredning av barneverntjenestene i knutepunkt kommunene. Bakgrunnen var Stortingsproposisjon 106 L som varslet økte krav til kommunenes robusthet innen barnevern og en rekke endringer i barnevernloven. Telemarksforskning ble engasjert av Rådmannsutvalget for å gjennomføre utredningen. På bakgrunn av rapporten fra Telemarksforskning besluttet rådmannsutvalget i KnpS å utrede alternative samarbeidsformer mellom barneverntjenestene. Det ble etablert et eget prosjekt under ledelse av en prosjektleder engasjert av KnpS. Barnevernlederne ble oppnevnt som prosjektgruppe mens oppvekstnettverket har fungert som styringsgruppe. Oppvekstnettverkets anbefalinger ble behandlet i Rådmannsutvalget i KnpS 6. november 2014. Rådmannsutvalget fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Rådmannsutvalget tar styringsgruppens anbefalinger om felles barnevern for kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen til etterretning. 2. Det utarbeides et felles saksfremlegg som grunnlag for politisk beslutninger i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. Nødvendige vedtak må foreligge i løpet av feb. 2015. 3. Det settes i gang et arbeid med å utarbeide et prosjektdirektiv for hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering av hovedprosjektet iverksettes i feb. 2015 på bakgrunn av vedtak i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. 5. Felles oppstartstidspunkt planlegges til 1.1.2016 forutsatt en betryggende omstilling Anbefalingene om å etablere en felles barneverntjeneste er både faglige og økonomisk begrunnet. Det må påregnes en fortsatt økning i antall barn som vil ha krav på barneverntjenester i årene framover. Gjennom lovendringer er kravene til robusthet og faglighet i kommunenes barneverntjenester økt. I tillegg overføres oppgaver fra statlig (Bufetat) til kommunalt barnevern, og kommunenes ansvar for å finansiere barneverntiltakene øker. I sum medfører dette økt press på kommunenes barneverntjenester både faglig og økonomisk. Fagmiljøene i de aktuelle kommunene mener derfor at en felles barneverntjeneste vil være bedre rustet til å ivareta barnevernets oppgaver og utfordringer i framtiden. I saksframstillingen utdypes argumentene for å etablere en interkommunal barneverntjeneste som svar på disse utfordringene. Saksframstillingen beskriver hvordan en interkommunal barneverntjeneste kan organiseres gjennom en vertskommunemodell. Denne sikrer medlemskommunene politisk og administrativ styring med tjenesten på vegne av kommunens innbyggere. Modellen som skisseres forutsetter stedlig barneverntjeneste i medlemskommunene. Det redegjøres for økonomiske de utfordringene som følger av økt oppgaveoverføring fra statlig til kommunalt barnevern samt større krav til kommunal finansiering av barneverntiltakene. Avslutningsvis foreslås det en modell for utgiftsfordeling mellom deltakerkommunene. Modellen bygger på at tiltakskostnadene knyttet til hvert enkelt barn henføres den enkelte kommune. Administrasjonskostnadene fordeles forholdsmessig mellom kommunene etter kriteriene i inntektssystemet. Det foreslås en gradvis tilpasning til denne fordelingen i løpet av perioden 2016 – 2018. Til slutt skisseres det en tentativ tidsplan for arbeidet fram mot etablering av en eventuell interkommunal barneverntjeneste fra 1.1.2016. Forslag til vedtak 1. Kommunestyret slutter seg til anbefalingene fra Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet og godkjenner at det iverksettes et arbeid med sikte på å etablere en felles interkommunal barneverntjeneste mellom kommunene Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes med oppstart 1.1.2016. 2. Forslag til samarbeidsavtale mellom medlemskommunene og vertskommunen legges fram til politisk beslutning i kommunene våren 2015. 3. Det legges til grunn at deler av barneverntjenestens arbeid fortsatt skal utføres og lokaliseres i medlemskommunene. 4. Finansieringen av den interkommunale barneverntjenesten skjer ved at tiltakskostnadene for hvert enkelt barn henføres barnets bostedskommune. Administrasjonskostnadene fordeles etter en overgangsperiode på tre år forholdsvis mellom medlemskommunene på basis av kriteriene i inntektssystemet. 5. Forslag til budsjett innarbeides i og vedtas i forbindelse med behandling av kommunenes handlingsplaner og budsjett for 2016 – 2019. Bakgrunn for saken Rådmannsutvalget i Knutepunkt Sørlandet (KnpS) tok i 2013 initiativ til en utredning av barneverntjenestene i knutepunkt kommunene. Bakgrunnen var Stortingsproposisjon 106 L som varslet økte krav til kommunenes robusthet innen barnevern og en rekke endringer i barnevernloven. Telemarksforskning ble engasjert av Rådmannsutvalget for å gjennomføre utredningen. Denne følger som vedlegg nr. 2. Telemarksforskning anbefalte å ikke videreføre dagens barneverntjenester i nåværende form. I rapporten beskrives dette som en lite fremtidsrettet løsning som ikke tar de økte kravene som stilles til det kommunale barnevernet på alvor. De pekte særlig på Lillesand og Birkenes, som på det tidspunktet da rapporten ble utarbeidet hadde hver sin barneverntjeneste, men beskrev også utfordringer for de andre kommunene. Fagmiljøene i kommunene, representert ved både barnevernledere og barnevernsansatte, uttrykte i rapporten også stor enighet om behovet for å etablere mer robuste barneverntjenester for å kunne ivareta barn som har behov for barneverntjenester på en bedre måte. På bakgrunn av rapporten fra Telemarksforskning besluttet rådmannsutvalget i KnpS å utrede alternative samarbeidsformer mellom barneverntjenestene. Det ble etablert et eget prosjekt under ledelse av en prosjektleder engasjert av KnpS. Barnevernlederne ble oppnevnt som prosjektgruppe mens oppvekstnettverket har fungert som styringsgruppe. Vennesla og Iveland har ikke deltatt i dette arbeidet fordi de ikke vurderte det som hensiktsmessig å delta i en felles interkommunal barneverntjenesten på daværende tidspunkt. Prosjektrapporten (vedlegg nr. 1) ble behandlet i Oppvekstnettverket i KnpS 24. oktober. Oppvekstnettverket sluttet seg enstemmig til følgende ni anbefalinger fra prosjektgruppen: 1. Det opprettes et interkommunalt barnevern for kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. 2. Det anbefales at Kristiansand kommune blir vertskommune etter vertskommunemodellen. 3. Det anbefales at barnevernets ulike funksjoner utføres og lokaliseres både lokalt og sentralt. 4. Det anbefales at overføring av ansatte skjer etter reglene for virksomhetsoverdragelse. 5. Det anbefales at tiltakskostnader for det enkelte barn belastes barnets kommune, mens saksbehandlings- / administrasjonskostnader fordeles etter objektive kriterier i inntektssystemet. 6. Det anbefales at det opprettes et samarbeidsutvalg bestående av rådmennene og et arbeidsutvalg. 7. Det anbefales at det felles interkommunale barnevernet søker om status som forsøkskommune i Barne- likestillings- og inkluderingsdepartementet for overtakelse av statlige barnevernoppgaver. 8. Det anbefales at det opprettes et hovedprosjekt for å sikre god implementering med oppstart så raskt som mulig på nyåret 2015. 9. Det anbefales at et nytt felles interkommunalt barnevern har et felles oppstartstidspunkt. Oppvekstnettverkets anbefalinger ble behandlet i Rådmannsutvalget i KnpS 6. november. Rådmannsutvalget fattet følgende enstemmige vedtak: 1. Rådmannsutvalget tar styringsgruppens anbefalinger om felles barnevern kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen til etterretning. 2. Det utarbeides et felles saksfremlegg som grunnlag for politisk beslutninger i kommune Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. Nødvendige vedtak må foreligge i løpet av feb. 2015. 3. Det settes i gang et arbeid med å utarbeide et prosjektdirektiv for hovedprosjektet. 4. Prosjektorganisering av hovedprosjektet iverksettes i feb. 2015 på bakgrunn av vedtak i kommunene Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen. 5. Felles oppstartstidspunkt planlegges til 1.1.2016 forutsatt en betryggende omstilling Medbestemmelse LO kommune og UNIO har vært representert både i prosjektgruppen og styringsgruppen. Det har vært gjennomført separate drøftingsmøter med tillitsvalgte i hver kommune etter bestemmelsene i Hovedavtalen. Ansatte i barneverntjenestene har vært deltakere i ulike faggrupper og kommet med innspill til faglig modell for interkommunal barneverntjeneste. Det har i tillegg blitt avholdt informasjonsmøter lokalt for alle ansatte. Framtidig utfordringer for kommunenes barneverntjenester Hensynet til barns beste er grunnlaget for enhver vurdering av utvikling av barneverntjenesten. Det avgjørende spørsmålet, både i vurderingen fra Telemarksforskning og arbeidet som har vært gjort av barnevernlederne og oppvekstlederne i etterkant, har vært: Vil en felles interkommunal barneverntjeneste i Lillesand, Birkenes, Kristiansand, Søgne og Songdalen i framtiden være i stand til å yte bedre tjenester til utsatte barn og familier enn dagens løsning? Barnevernledernes vurdering er at et felles interkommunalt barnevern vil legge grunnlaget for bedre framtidige barneverntjenester til barn og unge i disse kommunene. Dette framheves også av ansatte i en spørreundersøkelse gjennomført av Telemarksforskning. Antall barn og familier som har behov for barneverntjenester øker i alle kommunene. I perioden 2009 – 2013 økte andelen barn med barneverntiltak med 30 % i Birkenes, 26 % i Søgne, 13 % i Lillesand, 13 % i Kristiansand og 7 % i Songdalen. Mens fire av hundre barn på landsbasis mottok barneverntjenester i 2009, mottok fem av hundre barn tjenester fra barnevernet i 2013. Knutepunkt kommunene vil i perioden 2015 til 2020 få en vekst i aldersgruppen 0 – 17 år på 13 % mot 9 % på landsbasis. Det antyder at det i årene fremover også vil bli økt behov for barneverntjenester i disse kommunene. Samtidig er kravene til den kommunale barneverntjenesten under stor endring. Dette kommer bl.a. til uttrykk gjennom endringer i barnevernloven, oppgaveoverføring fra statlig barnevern (Bufetat) til kommunalt barnevern og styrking av kommunalt barnevern gjennom øremerkede midler til stillinger og kompetanseheving. Dagens kvalitet på barneverntjeneste vil ikke være tilstrekkelig for å imøtekomme kravene som følger av disse endringene. Krav til robuste og forsvarlige barneverntjenester Robuste og forsvarlige barneverntjenester innebærer at alle barn som har behov for barneverntjenester skal få dette. Tiltakene som iverksettes skal være kunnskapsbaserte, det vil si at de skal bygge på best mulig kunnskap om hva som er gode og virkningsfulle tiltak for det enkelte barnet. Barneverntjenesten skal kunne tilby «lette» hjelpetiltak til barnet, ofte i samarbeid med helsesøster, barnehage og skole, men skal samtidig kunne iverksette spesialiserte utredninger og tiltak til barn som har vært utsatt for alvorlig omsorgssvikt og krenkelser i hjemmet. Den kommunale barneverntjenesten skal besitte både generalistkompetanse og spesialistkompetanse. De ansatte i knutepunkt kommunene rapporterer at sårbarhet og kapasitet er blant de største utfordringene i deres barneverntjenester. I Telemarksforsknings undersøkelse svarer godt over 60 % av de ansatte at sårbarhet i forhold til endringer i bemanning og ved fravær er en «svært stor» utfordring i dagens barneverntjenester. Spesielt oppgis det at vanskelige saker er en stor slitasje for ansatte. En felles barneverntjeneste for de fem berørte kommunene vil kunne gi brukere og samarbeidspartnere en større stabilitet i barnevernets tilstedeværelse også ved sykefravær, permisjoner og utskiftninger av personalet. I tillegg til krav om faglig robusthet, stilles det større krav til organisatorisk robusthet i tjenesten. Fra 1. januar 2014 ble det innført en lovfestet plikt til å yte forsvarlige barneverntjenester. Forsvarlighetskravet gir rom for skjønn, men innebærer samtidig at alle tjenester og tiltak etter barnevernloven skal være forsvarlige både når det gjelder innhold, omfang og når tjenestene ytes. Innholdet i forsvarlighetskravet vil endre seg over tid i takt med utviklingen av fagkunnskap og kompetanse på barnevernsområdet Dette stiller store krav til at barneverntjenestene endres i takt med kunnskap og kompetanse som utvikles på feltet. Forsvarlighetskravet gir i tillegg økte krav til å dokumentere at tjenesten er i samsvar med loven, blant annet gjennom internkontroll, tiltaksplaner og evalueringsverktøy. Fylkesmennene i Vest Agder og Aust Agder påpekte allerede i årsrapporten for 2012 at det i for liten grad er gode internkontroll- og evalueringssystemer i barneverntjenestene i fylkene. Oppgaveoverføringer fra statlig til kommunalt barnevern Kommunene er ansvarlig for å utføre de fleste oppgavene etter barnevernloven. Statlig regional barnevern (Bufetat) skal etter anmodning bistå barneverntjenesten i kommunene med plassering av barn utenfor hjemmet. Bufetat har videre ansvar for etablering og drift av institusjoner og for godkjenning av private og kommunale institusjoner som benyttes etter barnevernloven. Bufetat har også ansvar for rekruttering og formidling av fosterhjem og har ansvaret for at fosterhjemmene får opplæring og generell veiledning. Bufetat har siden 2004 tilbudt kommuner bistand til barnevernsoppgaver som lovmessig har ligget til det kommunale barnevernet. Dette gjelder blant annet rådgivning og veiledning i faglig krevende barnevernssaker, utredning av barn, oppgaver i tilknytning til fosterhjem og ulike spesialiserte hjelpetiltak. Disse oppgavene er nå avviklet og departementet forutsette at kommunene sørger for å bygge opp eller på annen måte skaffer seg tilgang til nødvendig kompetanse der Bufetat ikke lenger skal bidra slik de har vært vant til. Overføringen av disse oppgavene til kommunene medfører ingen økte økonomisk overføring. I stedet pekes det på at interkommunale samarbeid på barnevernområdet kan bidra til etablering av større fagfellesskap og økt tilgang på kompetanse også med tanke på å overta oppgavene som tidligere har blitt utført av Bufetat. Overføring av statlige barnevernoppgaver stiller kommunene overfor nye utfordringer både når det gjelder ressurser, kompetanse og utvikling av nye kommunale barneverntiltak. I forbindelse med endringene i barnevernloven blir forebyggende arbeid og endringsbaserte tiltak fremhevet for å redusere antall plasseringer av barn og unge utenfor hjemmet – samtidig som barnevernets hjelpetiltak skal bidra til en positiv endring for barnet. Omleggingen av finansieringsordningen (kommunenes egenandel ved bruk av statlige barneverninstitusjoner økte fra 37.000 kr. per barn per mnd. i 2013 til 65.000 kr i 2015) er blant annet ment som et insentiv til at kommunene kan ta i bruk egne lokalbaserte ordninger. Økte kommunale egenandeler skal ifølge Regjeringen kompenseres gjennom overføring av midler fra Bufetat til kommunene. Dette vil åpne for at kommunene i større grad kan rette innsatsen mot forebygging og utvikling av egne tiltak, og i større grad påvirke sammensetningen av barneverntiltakene. Rekruttering, opplæring og formidling av fosterhjem er i dag oppgaver som ligger til Bufetat. Bufetat har over flere år hatt store utfordringer med å rekruttere og formidle fosterhjem som etterspørres i kommunene. Det samme gjelder beredskapshjem og familiehjem som kan ta imot flere barn samtidig. Oppvekststyret i Kristiansand kommune har på bakgrunn av dette søkt departementet om å overta ansvaret for disse oppgavene. Det er gode faglige argumenter for at fosterhjem bør ligge nær barns opprinnelige nettverk og familie. Kommunens ansvar for alle deler av denne kjeden vil styrke mulighetene til å løse disse utfordringene lokalt. Det kommunale barnevernets inngående kjennskap til barnet og familien gjør at en har gode forutsetninger for å rekruttere fosterhjem som ivaretar det enkelte barnets behov på beste måte. En interkommunal barneverntjeneste vi stå bedre rustet til å løse disse oppgavene enn Kristiansand kommune alene. Interkommunalt barneverntjeneste i Knutepunkt Sørlandet Etablering av en felles barneverntjeneste for Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes må sees i lys av de framtidige utfordringene knyttet til økt vekst i barnebefolkningen, økte krav til robuste og forsvarlige barneverntjenester og oppgaveoverføringer fra statlig til kommunalt barnevern. I dette ligger det muligheter for kommunene til å utvikle lokale barneverntiltak med høy kvalitet og kompetanse. Målsettingen med en interkommunal barneverntjeneste må være å utvikle bedre barneverntiltak for de barna som har behov for dette gjennom å styrke både forebyggende og spesialiserte tiltak. Samtidig bør det være et mål at kommunene gjennom denne satsingen begrenser utgiftsveksten i tjenesten. En forutsetning for at en interkommunal barneverntjeneste skal nå disse målene er at det legges til rette for en balanse mellom hensynet til lokal tilknytning / lokalisering og samarbeid med andre kommunale tjenester, samtidig som det etableres og videreutvikles mer spisskompetente miljøer og tiltak. Oppgavefordeling og lokalisering Det er en forutsetning at en interkommunal barneverntjeneste er lokalisert og tilstedeværende i deltakerkommunene. Prosjektgruppen har på bakgrunn av barnevernfaglige perspektiver utarbeidet en skisse som illustrerer hvilke oppgaver som bør utføres og lokaliseres i medlemskommunene, og hvilke oppgaver som bør utføres sentralt i vertskommunen. Ansatte i barneverntjenestene har gitt innspill til skissen gjennom tverrkommunale arbeidsgrupper. I vurderingen av lokale oppgaveutførelse er nærhet til bruker, kunnskap og kjennskap til nærmiljø samt samarbeid med lokale samarbeidspartnere blitt vektlagt. Her er faktorer som tilstedeværelse, tilgjengelighet og lokalkjennskap sentrale begreper. I vurderingen av hvilke oppgaver som bør utføres sentralt er faktorer som spisskompetanse, spesialisert tjenester og sterke fagmiljøer blitt vektlagt. Dette er gjerne oppgaver som krever en særlig spesialisert kompetanse i forhold til tilnærming, metodikk eller tiltaksbruk. Et annet viktig element er behovet for ensartet og lik utførelse og behandling av den gitte oppgaven. Skissen illustreres i figur 1 under. Figur 1 Skissen er bygget opp langs en tidslinje hvor tiltakskjeden følger en logisk rekkefølge fra «forebygging» til «fosterhjem – tilsyn». Dette innebærer at forebyggende barnevern, barnevernundersøkelse, iverksetting og oppfølging av hjelpetiltak lokaliseres og utføres som i dag i Songdalen og i Lillesand. Songdalen og Lillesand er vertskommuner for henholdsvis Søgne og Birkenes. Det er utviklet systemer for hvordan Songdalen og Lillesand ivaretar tilstedeværelse i Søgne og Birkenes som en bør videreføre. Barneverntjenesten i Kristiansand vil legge til rette for tilsvarende oppgavefordeling og lokalisering i bydelene Randesund/Tveit, Sentrum/Lund og Vågsbygd. Mottak, vurdering og avklaring av barnevernmeldinger, barnevernvakt, spesialiserte barneverntiltak samt fosterhjemsarbeidet etableres som sentraliserte funksjoner og dekker alle kommunene. Det er ikke tatt stilling til hvor de sentraliserte funksjonene skal lokaliseres. Vertskommunemodell Etablering av en interkommunal barneverntjeneste etter vertskommunemodellen sikrer at deltakerkommunene opprettholder både administrativ og politisk styring med tjenesten. Denne løsningen er en utprøvd og velfungerende samarbeidsform innenfor barneverntjenestene. Den har klare retningslinjer for ansvarsfordeling så vel på utøvende kommunalt nivå, som på tilsynsnivå i regi av Fylkesmannen. Med vertskommunemodellen menes samarbeid mellom kommuner organisert etter kommunelovens § 28. Modellen er særlig tatt i bruk innenfor barnevern, men også innenfor landbruksforvaltning og andre områder der det treffes mange vedtak rettet mot enkeltindivid. Dagens samarbeid om barneverntjenester mellom Søgne / Songdalen og Lillesand / Birkenes skjer etter vertskommunemodellen. Samarbeidet etter vertskommunemodellen bygger på en skriftlig samarbeidsavtale. Modellen har stor fleksibilitet og regulerer det som kommunene blir enige om i samarbeidsavtalen. I tillegg til selve samarbeidsavtalen kan det utformes generelle instrukser om hvordan oppgavene på et område skal løses på vegne av deltakerkommunene. Samarbeidsavtalen sikrer demokratisk kontroll med vertskommunesamarbeidet. Å inngå et vertskommunesamarbeid med Kristiansand som vertskommune, innebærer at Søgne, Songdalen, Birkenes og Lillesand delegerer til administrasjonen i Kristiansand å utføre oppgaver og treffe avgjørelser i de typer saker som inngår i samarbeidsavtalen. Delegering skjer formelt ved at kommunestyret i samarbeidskommunene gir instruks til egen rådmann om å delegere myndigheten til rådmannen i Kristiansand. De folkevalgte vil fremdeles ha ansvaret for at deres innbyggere får de ytelsene og tjenestene som de etter loven har krav på. De folkevalgte i medlemskommunene vil dermed måtte ha samme innflytelse og styring med kommunenes barnetjeneste som innenfor nåværende organisering. På denne bakgrunn er det bl.a. krav til at vertskommuneavtalen skal inneholde rutiner for hvordan folkevalgte skal orienteres om vedtak som blir fattet i vertskommune på deres vegne. Det kan også være andre forhold som er viktig at samarbeidskommunene blir orientert om, f.eks. tilsynsrapporter, forvaltningsrevisjoner og klagesaker. Vertskommuneansvaret innebærer at Kristiansand kommune overtar arbeidsgiveransvaret for de ansatte etter reglene om virksomhetsoverdragelse. Dette medfører at Kristiansand får ansvaret for å ivareta og følge opp de ansattes rettigheter og plikter etter lov og avtaleverk. Retningslinjene er gjennomgått av arbeidsgivernettverket i KnpS og er nærmere beskrevet i prosjektrapporten. Ressursfordeling Det legges opp til at en sammenslått barnevernstjeneste som utgangspunkt skal ha et driftsbudsjett på nivå med summen av budsjettene i de fem kommunene. De fem kommunene hadde i 2013 utgifter på ca. 175 mill. kroner knyttet til barneverntjenestene. Dette fordelte seg som følger (tall i mill. kroner, basert på KOSTRA) 1: Administrasjon Tiltak Sum adm./tiltak Kristiansand 41,0 89,8 130,7 Søgne 4,4 9,4 13,8 Lillesand 5,2 8,0 13,2 Songdalen 2,6 8,6 11,2 Birkenes 2,9 3,9 6,8 SUM 56,0 119,7 175,7 Det er relativt store forskjeller i hvor mye de fem kommunene bruker på barnevernstjenestene. Forholdet mellom utgifter til administrasjon og utgifter til tiltak per innbygger varierer også mellom kommunene. Dette fordeler seg som følger i 2013 (basert på KOSTRA-tall, men justert ihht. fotnote): Nettoutg. adm. per innb. 0-17 Nettoutg. tiltak per innb. 0-17 Netto driftsutg. per innb. 0-17 1 Kristiansand 2 080 4 559 6 639 Søgne Lillesand 1 588 2 131 3 358 3 288 4 946 5 419 Songdalen 1 612 5 367 6 979 Birkenes 2 172 2 952 5 124 For å få sammenlignbare tall har en gjennomgått hva som er ført som hhv administrasjon og tiltak i hver enkelt kommune. For Kristiansand er nettoutgifter på 3,1 mill. kroner flyttet fra administrasjon til tiltak (gjelder utgifter til kriminalitetsforebyggende team og PMT-O-terapeuter). For Birkenes er det flyttet utgifter på 0,7 mill. kroner fra tiltak til administrasjon (gjelder sakkyndig bistand og barnevernsvakt). For Lillesand er utgifter på 0,3 mill. kroner flyttet fra tiltak til administrasjon (gjelder juridisk bistand). Tiltakskostnader Det er omforent enighet om at tiltakskostnadene fordeles direkte til kommunen hvor barnet er hjemmehørende. Tiltakskostnader er knyttet til det enkelte barn og er kostnader til eksempelvis støttekontakt, besøkshjem, dekning av barnehage, fosterhjem og institusjonsplasseringer. I eksisterende samarbeid på barnevernsområdet har en så langt prosjektgruppen kjenner til valgt å fordele alle tiltakskostnader på denne måten. Dette gjør at utgiftene til tiltak ikke endres som en direkte følge av sammenslåingen. Tiltakskostnadene utgjorde ca. 120mill. kroner, eller 68 % av de samlede barnevernutgiftene til kommunene i 2013. Enkelte kommuner har likevel fått kostnadsøkninger til tiltak etter sammenslåinger. Dette gjelder først og fremst kommuner som har hatt svakt utbygde barneverntjenester, hvor en større enhet har hatt bedre forutsetninger for å ta tak i og håndtere innmeldte saker på en god måte. Det kan ikke utelukkes at noen kommuner vil få en slik effekt. Dette gjelder særlig når en forutsetter at tilbudet skal være likt uavhengig av bostedskommune. Administrasjonskostnader Følgende utgifter inngår i administrasjonskostnadene: • • • • • Drift av barnevernstjenesten Saksbehandling som gjennomføres av ansatte eller personell engasjert i barnevernstjenesten Barnevernsberedskap/barnevernsvakt. Utgifter til sakkyndig bistand/advokat til utredning og saksbehandling. Utgifter til tolk Utgiftene relaterer seg til arbeidet som utføres av ansatte i barneverntjenesten; meldingsgjennomgang, barnevernundersøkelse og oppfølging av barneverntiltak, f.eks. deltakelse i ansvarsgrupper, råd og veiledning, fosterhjemsoppfølging. Kostnadene reflekterer derfor i første rekke antall ansatte i barneverntjenesten. Disse utgiftene utgjorde 56 mill. kroner, eller 32 % av de samlede barnevernutgiftene i kommunene i 2013. Administrasjonskostnadene kan ikke henføres til hver enkelt kommune. Disse bør fordeles etter et forholdstall basert på objektive kriterier i kommunenes inntektssystem. Det foreslås en gradvis tilpasning hvor administrasjonsutgiftene i år 1 fordeles mellom kommunene basert på regnskapstallene i 2014. Fordelingen i år 2 baseres 50 % på regnskapstall og 50 % på inntektssystemet, mens fordelingen fra år 3 i sin helhet skjer etter kriteriene i inntektssystemet. Tabellen under viser prosentvis fordeling av administrasjonsutgiftene mellom kommunen i 2013, og illustrerer også hvordan fordelingen ville vært dersom en hadde lagt inntektssystemet til grunn. Fordeling av administrasjonskostnader 2013 Gjeldende andel (justert) Inntektssystemet Kristiansand Søgne Lillesand Songdalen Birkenes 73,1 % 72,2 % 7,9 % 10,0 % 9,2 % 8,0 % 4,6 % 5,6 % 5,1 % 4,3 % Dersom en legger regnskapstallene for 2013 til grunn, illustrerer tabellen under hvordan den anbefalte modellen for fordeling av administrasjonsutgiftene vil ut vikle seg i årene 2016 – 2018: Fordelingsnøkkel år 1 til 3 basert på regnskapstall 2013 Fordelingsnøkkel 2016 Fordelingsnøkkel 2017 Fordelingsnøkkel 2018 Kristiansand 73,1 % 72,6 % 72,2 % Søgne 7,9 % 8,9 % 10,0 % Lillesand 9,2 % 8,6 % 8,0 % Songdalen 4,6 % 5,1 % 5,6 % Birkenes 5,1 % 4,7 % 4,3 % (1 prosentpoeng tilsvarer ca. 550.000 kr.) Det understrekes at effekten av den foreslåtte fordelingsnøkkelen er usikker. Barnevernutgiftene i de enkelte kommunene, og fordelingen mellom tiltakskostnader og administrasjonskostnader, endres i ulik takt over tid. F.eks. hadde barneverntjenesten i Søgne størst vekst i netto driftsutgifter til barneverntjeneste per innbygger fra 2012 – 2013 med 17 %, mens Birkenes og Lillesand ikke hadde vekst i sine utgifter i perioden. Songdalen og Kristiansand hadde en vekst på henholdsvis 11 % og 7 % (KOSTRA). Rammevilkårene for de statlige overføringene til kommunenes barneverntjenester vil være gjenstand for endringer de kommende årene i takt med overføring av barnevernoppgaver til kommunene. Hvordan dette vil slå ut er ikke kjent. Det er først kommunenes regnskapstall for 2015 som vil ligge til grunn for omfordelingen av administrasjonskostnadene fra 2017. Ved en sammenslåing vil det erfaringsmessig komme påløpe omstillingskostnader. I tillegg vil kostnadene til administrative støttetjenester synliggjøres i større grad enn i dag, gjennom internprising mot vertskommunen (lønn, regnskap, ikt, husleie). Noen av omstillingskostnadene er engangsutgifter, mens andre vil være permanente. Det er svært vanskelig å anslå slike omstillingskostnader, men 1-2 mill. kroner kan være et grovt anslag. En sammenslåing kan også gi innsparinger, særlig knyttet til samkjøring av støttetjenester. Forholdet til kommunereformen Kommunal- og moderniseringsdepartementet har som kjent lagt opp til to ulike løp for kommunereformen. Løp 1 forutsetter kommunale vedtak om sammenslåing høsten 2015, med ikrafttredelse fra 2018. Løp 2 baserer seg på nasjonalt vedtak i 2017, med ikrafttredelse fra 2019/2020. Det kan argumenteres for at etablering av en interkommunal barneverntjeneste bør avvente kommunereformen, og vurderes i lys av denne. På den andre siden er tidsperspektivet for etablering av ny kommunestruktur relativt langt. Endringene på barnevernfeltet er allerede i gang. Argumentene for å etablere en interkommunal barneverntjeneste relativt raskt må vurderes i lys av at barnevernlederne og de ansatte allerede nå ser behovet for å etablere en enda mer robust barneverntjeneste enn dagens interkommunale løsninger mellom Søgne/Songdalen og Lillesand/Birkenes. En interkommunal barneverntjeneste mellom Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes vil kunne gjennomføres og driftes uavhengig av den framtidige kommunestrukturen. Interkommunal barneverntjeneste etter vertskommunemodellen gir også rom for å foreta endringer og tilpasninger i lys av framtidige endringer i kommunestrukturen. Veien videre – prosjektorganisering og kostnader Forutsatt politiske avklaringer i Søgne, Songdalen, Kristiansand, Lillesand og Birkenes i løpet av januar / februar 2015, etableres det en egen prosjektorganisering for arbeidet med å implementere interkommunal barneverntjeneste mellom disse kommunene. Prosjektarbeidet forutsettes startet i mars 2015, med sikte på iverksettelse av en interkommunal barneverntjeneste fra 1.1.2016. Kristiansand kommune vil være ansvarlig for prosjektorganisering og framdrift. Utgiftene i prosjektperioden beregnes til kr. 600.000 som fordeles forholdsmessig mellom deltakerkommunene. Det foreslås at barnevernlederne i de aktuelle kommunene oppnevnes som prosjektgruppe, og at Oppvekstnettvektet i KnpS blir styringsgruppe. Skisse til framdriftsplan: Framdriftsplanen som skisseres under er ikke utfyllende. Under forutsetning av nødvendige vedtak i kommunene vil det bli utarbeidet et eget prosjektdirektiv og en detaljert framdriftsplan. Aktivitet Etablering av prosjektorganisasjon og prosjektledelse Utarbeiding av samarbeidsavtale mellom deltakerkommunene. Herunder rutiner for å sikre at deltakerkommunene får tilstrekkelig informasjon, innflytelse og politisk styring med tjenestene. Avklaring og tilrettelegging av personalpolitiske hensyn for ansatte i barneverntjenestene. Tilsetting av barnevernleder for interkommunalt barnevern Utredning av økonomiske konsekvenser, herunder avtaler knyttet til budsjett og regnskap. Tidsplan Mars 2015 Framlegges til politisk behandling i deltakerkommunene. Våren 2015 April – oktober 2015 September 2015 Framlegges til politisk behandling i deltakerkommunene i forbindelse handlingsplan og budsjett for 2015 – 2020. Høsten 2015 Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato Eldrerådet PS 26.01.2015 Råd for funksjonshemmede PS 007/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 008/15 Formannskapet PS 28.01.2015 004/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 006/15 Planutvalget PS 28.01.2015 006/15 Saksbehandler Arkiv Steinar Nørstebø ArkivsakID 15/147 Helehetlig ROS - analyse, beredskapsplan og krisekommunikasjonsplan Administrasjonens forslag til vedtak: Vedlegg: 01 Helhetlig ROS-analyse Birkenes kommune - Innstilling 02 Beredskapsplan Birkenes kommune - INNSTILLING 03 Krisekommunikasjonsplan Birkenes kommune - Innstilling 01 Helhetlig ROS for Birkenes kommune HELHETLIG RISIKO- OG SÅRBARHETSANALYSE HØRINGSUTKAST DESEMBER 2014 BIRKENES KOMMUNE | Postboks 115 | 4795 Birkeland | Telefon 37281500 | [email protected] 1 Side UTVIKLING I PLANARBEIDET (RÅDGIVNING, HØRING OG POLITISK BEHANDLING): • Erik Bjerkaas, DSB/NUSB Onsdag 4. nov. 2014 • Første gjennomgang FMAA: Torsdag 27. nov. 2014 • RLG/KL: Fredag 5. des. 2014 • Ferdigstilt høringsutkast rådmannen: Fredag 5. des. 2014 • Legges ut til høring (14 dager) Onsdag 10. des. 2014 • Høringsfrist Tirsdag 23. des. 2014 • Behandling rådmannen: Fredag 16. jan. 2015 • Behandling politiske utvalg: Fra mandag 26. jan. 2015 • Behandling kommunestyret: Tirsdag 3. feb. 2015 _________ 01 Helhetlig Risikoog sårbarhetsanalyse for Birkenes kommune Innholdsfortegnelse 1. Oppsummering................................................................................................................................. 3 1.1. Revidert nasjonalt lovverk – med tydeligere krav til kommunene ........................................... 3 1.2. Ny beredskapsorganisasjon – bedre tilpasset Birkenes kommune .......................................... 3 1.3. Tilsyn fra Fylkesmannen i Aust-Agder mars 2014 – med avvik og merknader ......................... 3 2. Introduksjon ..................................................................................................................................... 4 Hva forstår vi med «kommunen» i beredskapsplikten? .................................................... 5 2.1. Bakgrunn .................................................................................................................................. 5 2.2. Mandat og formål .................................................................................................................... 5 2.3. Avgrensninger .......................................................................................................................... 5 2.4. Definisjon og begreper ............................................................................................................ 6 3. Kommunebeskrivelse ....................................................................................................................... 7 4. Metode og arbeidsprosess ............................................................................................................... 8 4.1. Organisering, roller og ansvar: ................................................................................................. 8 5. Identifikasjon av uønskede hendelser............................................................................................... 8 5.1. Hva er en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse? .................................................................... 9 6. Risikoanalyse og sårbarhetsvurdering............................................................................................. 10 6.1. Sannsynlighetskategorier ....................................................................................................... 10 6.2. Konsekvenskategorier ............................................................................................................ 11 Liv og helse ...................................................................................................................... 11 Stabilitet - Manglende dekning av grunnleggende behov ............................................... 11 tabilitet - Forstyrrelser i dagliglivet ................................................................................. 11 Miljø – Skade på naturmiljø............................................................................................. 11 Miljø – Skade på kulturmiljø ............................................................................................ 12 Materielle verdier ........................................................................................................... 12 7. Identifikasjon av risikoreduserende tiltak ....................................................................................... 13 8. Fremstilling av risiko- og sårbarhetsbildet ...................................................................................... 16 9. Risikohåndtering............................................................................................................................. 17 9.1. Plan for oppfølging................................................................................................................. 17 Begrunnelse for oppfølgingsplan .................................................................................... 17 Nye lovkrav...................................................................................................................... 17 9.2. Ansvarsområder for kommunen i risiko- og sårbarhetshåndtering ....................................... 17 9.3. Opplæring – en kontinuerlig prosess ..................................................................................... 18 2 Side 11. ROS-analyser (unntatt offentlighet) ................................................................................................ 18 _________ 10. Referanser ...................................................................................................................................... 18 1. Oppsummering Det er tre grunner til at kommunestyret nå får seg forelagt nytt planverk for beredskap i Birkenes kommune: 1.1. Revidert nasjonalt lovverk – med tydeligere krav til kommunene Sivilbeskyttelsesloven fra 2011 – spesielt kap 4 og 5 – vektlegger kommunenes plikter til å være så godt forberedt som mulig på uønskede hendelser. Dette skjer ved kartlegging, (Risiko- og sårbarhetsvurderinger) og planer for håndtering hvis disse hendelsene skulle inntreffe. Alle hendelser som skjer i Norge, skjer i en kommune, og sammen med andre aktører skal kommunen håndtere eller legge til rette for god håndtering når uønskede hendelser inntreffer. 1.2. Ny beredskapsorganisasjon – bedre tilpasset Birkenes kommune Det har vært mye skifter i beredskapsledelsen i kommunen de siste årene. I tillegg har erfaringer og øvelser vist nødvendigheten av en smidigere organisasjon med færre folk i kriseledelse og reduksjon/sammenslåing av krisestabsfunksjonene. Det er også etablert en «skyggeadministrasjon» for sikring av den regulære kommunale driften. Rådmannen har etablert et beredskapsteam som i «fredstid» skal sikre at organisasjonen er øvet og oppdatert til enhver tid, er oppmerksomme på nye trusselbilder og gir innspill til rådmannen om nødvendige investeringer og tiltak for å møte fremtidige utfordringer. De budsjettmessige konsekvenser av dette blir tydeliggjort hvert år under budsjettprosessen.. 3 Side Tilsynet i mars 2014 avdekket at kommunen ikke var oppdatert etter de nye lover og regler som sivilbeskyttelsesloven regulerer. Våre ROSanalyser var ett år for gamle, og planverket var ikke justert som følge av nye føringer i Sivilbeskyttelsesloven. Fylkesmannens beredskapsavdeling må berømmes for den bistand som de – sammen med Norsk Utdanningssenter for Samfunnssikkerhet og beredskap – har ytt for at nytt planverk begrunnet i ferske og aktuelle ROS-analyser ble best mulig. I tillegg har vi fått nyttige innspill både fra interne og eksterne aktører og samarbeidspartnere. Vi tror av den grunn planverket gir et godt grunnlag for kommunens håndtering av uønskede hendelser i fremtiden. Planverket består av 01. Helhetlig ROS (Risiko- og sårbarhetsanalyse) 02. Beredskapsplan 03. Krisekommunikasjonsplan I tillegg er det ROS-analyser, tiltakskort, ressursoversikt osv. _________ 1.3. Tilsyn fra Fylkesmannen i Aust-Agder mars 2014 – med avvik og merknader 2. Introduksjon Kommunens helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse (ROS) er en premissleverandør for kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap. Analysen dekker kommunens ansvars- og tjenesteområde og skal sørge for et trygt og robust lokalsamfunn. Kommunen utgjør grunnberedskapen i lokalsamfunnet og skal jobbe systematisk og helhetlig med samfunnssikkerhetsarbeid på tvers av sektorer i kommunen Samfunnssikkerhets- og beredskapshensyn skal være med i alle kommunale planprosesser. Alle virksomheter i kommunen har ansvar for å gjennomføre ROS-analyser. Med grunnlag i analysene skal det gjennomføres forebyggende tiltak og utarbeides planer for å håndtere uønskede hendelser. Det skal gjennomføres øvelser for å trene krisehåndtering og teste planene. Forskriften om kommunal beredskapsplikt av 2011.08.22, § 2 sier at kommunen skal gjennomføre en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse. Kommunen plikter å kartlegge hvilke uønskede hendelser som kan inntreffe i kommunen, vurdere sannsynligheten for at disse hendelsene inntreffer og hvordan de kan påvirke kommunen. Resultatet skal være en helhetlig ROS- analyse for Birkenes kommune. ROS-analysen skal legges til grunn I sivilbeskyttelsesloven og forskrift for kommunens om kommunal beredskapsplikt stilles det krav om helhetlig ROSarbeid med samKommuneplanlegging analyse og oppfølging gjennom funnssikkerhet og plan- og bygningsloven Kommuneplanens samfunndel og arealdel: beredskap, herLangsiktige samfunnssikkerhetsutfordringer på bakgrunn av ROS følges opp gjennom mål og under ved utarføringer i planleggingen. beiding av planer Funn fra ROS må følges opp i arealplanleggingen og i ROS for å kartlegge planområder. etter lov 27. juni Helhetlig og systematisk oppfølging gjennom 2008 nr. 71 om Helhetlig ROS-analyse handlingsdelen: planlegging og Analysen skal bl.a. omfatte: - Samfunnssikkerhet som egen kommuneplan eksisterende og fremtidige risiko- og byggesaksbe- Beredskapsplanen som handlingsdel sårbarhetsfaktorer i kommunen, handling (Plan- og herunder: bygningsloven). - analyser av arealer ROS-analysen skal - analyser av klimasårbarhet - sektoranalyser etc. oppdateres i takt med revisjon av kommunedelplaner, jf. lov 27. juni 2008 nr. 71 om planlegging og byggesaksbehandling (Plan- og bygningsloven) § 11-4 første ledd, og for øvrig ved endringer i risiko- og sårbarhetsbildet. Beredskapsplanene skal vedtas i kommunestyret for hver valgperiode, i tillegg skal vesentlige endringer framlegges for kommunestyret. 4 Side _________ Kommunal beredskapsplikt HVA FORSTÅR VI MED «KOMMUNEN» I BEREDSKAPSPLIKTEN? 1. For det første er kommunen en virksomhet som leverer mange kritiske tjenester til befolkningen. 2. Kommunen er samtidig et definert geografisk område. 3. For det tredje er den planmyndighet for det nevnte området. 4. For det fjerde er kommunen (virksomheten) og befolkningen også avhengig av andre tjenester (strøm, tele, forsyninger osv.). På disse områder vil kommunen måtte innta en rolle som pådriver over aktører som f.eks. NTE, NVE, Statens vegvesen, fylkeskommune, Telenor osv. 2.1. Bakgrunn Som følge av ny lovgivning om kommunal beredskapsplikt samt et sterkt behov for full revisjon av kommunens tilårskomne planverk for beredskap, satte rådmannen ned et eget beredskapsteam for å gjennomføre dette arbeidet og samtidig ivareta det kontinuerlige beredskapsarbeidet i Birkenes kommune. 2.2. Mandat og formål Utdrag fra mandat vedtatt i rådmannens ledergruppe (RLG) 18. august 2014: Prosjektgruppen gis mandat til å utarbeide en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse for Birkenes kommune og dokumentere resultatet fra arbeidet i en rapport. Parallelt med dette arbeidet skal tjenesteområdene og aktuelle avdelinger utarbeide individuelle ROS-analyser for sine oppgaver/brukere/tjenester. Den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen skal imøtekomme kravene i Sivilbeskyttelsesloven (lov om kommunal beredskapsplikt (ikrafttredelse 1.1.2011) med forskrift). Formålet med helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen er å: • • • Gi en oversikt over de helhetlige risiko- og sårbarhetsforhold i kommunen, og hvordan de påvirker kommunen Foreslå tiltak for hvordan risiko og sårbarhet kan reduseres og håndteres Gi planleggingsgrunnlag og beslutningsstøtte i kommunens arbeid med samfunnssikkerhet og beredskap Forutsetningene for å lykkes i dette arbeidet er at ledere på alle nivåer er kjent med de krav som stilles til kommunen som helhet og til deres arbeidsplass. Birkenes kommune grenser til syv kommuner i Aust- og Vest-Agder og samarbeid over kommune-/fylkesgrense er både naturlig og nødvendig, men Birkenes kommunes helhetlige ROS-analyse løser ikke saker som er utenfor kommunens myndighetsområde. Kommunen står i en sammenheng hvor statlige etater (politi, sivil- 5 Side Herværende helhetlige ROS-analyse er ikke en ferdig uttømmende ROS-analyse for Birkenes kommune. Utviklingen skjer i stor fart også i kommune-Norge. Vi kan forvente ekstreme situasjoner eller tilstander som vi som kommune må forholde oss til – kanskje over lengre tid. _________ 2.3. Avgrensninger forsvar, forsvaret, helsedirektoratet, strålevernet osv.) ofte har lederroller (eller eierskap til en krise) og hvor kommunen primært er lokal bidragsyter/koordinator til ekstern innsatsledelse. Det ligger i ordene overordnet/helhetlig at analysen favner vidt og ikke går ned i detaljene. Analysen har i utgangspunktet et kommuneperspektiv, men vil til en viss grad også måtte omfatte virksomhet utenfor kommunens grenser som kan påvirke kommunen. Den har hovedfokus på større hendelser som har et omfang som gjør at kommunens kriseledelse blir involvert. Større hendelser vil i denne sammenheng typisk kunne berøre et større antall personer og flere sektorer, og som fordrer en ekstraordinær og koordinert innsats, spesiell kompetanse og langvarig innsats. 2.4. Definisjon og begreper I analysen brukes begreper relatert til samfunnssikkerhet, beredskap, risiko og sårbarhet. NOU 2006:6 «Når sikkerheten er viktigst» definerer flere av disse. Kritisk infrastruktur er de anlegg og systemer som er helt nødvendige for å opprettholde samfunnets kritiske funksjoner som igjen dekker samfunnets grunnleggende behov og befolkningens trygghetsfølelse. Samfunnssikkerhet defineres på tre måter i NOU`en. Gitt avgrensningene i denne analysen, kan samfunnssikkerhet defineres som «å forebygge og håndtere ekstraordinære hendelser som krever ressurser utover det vanlige». Beredskap defineres som planlegging og forberedelse av tiltak for å håndtere uønskede hendelser på best mulig måte etter at de har skjedd. Forebygging defineres som tiltak som søker å redusere sannsynligheten for at uønskede hendelser oppstår og tiltak som skal redusere konsekvensene av en uønsket hendelse. Risiko defineres som kombinasjonen av sannsynligheten for at en (uønsket) hendelse inntreffer og konsekvensene av hendelsen. 6 Side _________ Sårbarhet defineres som et uttrykk for de problemer et system vil få med å fungere når det utsettes for en uønsket hendelse, samt de problemer systemet får med å gjenopprette sin virksomhet etter at hendelsen har inntruffet. Birkenes kommunes areal er på 675 km2. Jord- og skogbruk er viktige næringer, men kommunen har også en del industri med rundt 430 arbeidsplasser. Den største bedriften er 3B-Fibreglass Norway. Andre større bedrifter er for eksempel Uldal AS, Foss Fabrikker AS og Scanflex AS. 7 Side Birkenes kommune ligger i Aust-Agder og har over 5.000 innbyggere. Geografisk sorteres Birkenes under betegnelsen innlandskommune, men med korte forbindelser til et stort regionsenter (Kristiansandsregionen) og til kysten. Birkenes kommune er sentralt beliggende med kort veg til flyplass, havn og jernbane og har syv nabokommuner der Kristiansand og Lillesand er de Birkenes har mest samarbeid med. Det er også disse to kommunene hvor vi har mest inn- og utpendling. _________ 3. Kommunebeskrivelse 4. Metode og arbeidsprosess 4.1. Organisering, roller og ansvar: • • • • Oppdragsgiver og eier av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen er rådmannens ledergruppe (RLG). Prosjektgruppen (rådmannens beredskapsteam) har ansvar for å planlegge og å gjennomføre den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen. Tjenesteområdene forplikter seg til aktiv deltakelse i de ulike aktivitetene i prosjektet Relevante offentlige og private aktører skal inviteres med i arbeidet med utarbeidelsen av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen Kommunens ledelse har ansvar for videre oppfølging av den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen og prosjektgruppens forslag til plan. 5. Identifikasjon av uønskede hendelser Alle avdelinger i kommunen blitt kurset i ROS-arbeid og hver avdeling har levert flere ROS-analyser til prosjektet – i alt 43 analyser er foretatt. Beredskapsteamet har foretatt en sortering av analyser som primært gjelder avdelingen og analyser som har betydning eller overføringsverdi over flere sektorer (se lers utvalgskriteriene for «Helhetlig ROS-analyser»). Vi har også sett at brainstorming-møter på avdelingene har resultert i identifisering av mange flere uønskede hendelser enn avdelingene har ressurser til å analysere nå. Dette er verdifulle prosesser som er igangsatt og som vil stå som en restanse slik at disse også analyseres og legges inn i det totale risikobildet for Birkenes kommune i neste års revisjon av herværende rapport. For å identifisere uønskede hendelser har vi lagt til grunn følgende liste fra DSBs veileder for overordnet ROS: En annen kilde for å få årlig oppdateringer over hva nasjonale myndigheter ser på som aktuelle utfordringer, er den årlige publikasjonen Nasjonalt risikobilde (DSB). 8 Forsyning av mat og medisiner Ivaretakelse av behov for husly og varme Forsyning av energi Forsyning av drivstoff Tilgang til elektronisk kommunikasjon Forsyning av vann og avløpshåndtering Fremkommelighet for personer og gods Oppfølging av særlig sårbare grupper Nødvendige helse- og omsorgstjenester Kommunens kriseledelse og krisehåndtering Side 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. _________ KRITISKE SAMFUNNSFUNKSJONER 5.1. Hva er en helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse? Kommunens mange oppgaver forutsetter i tillegg til avdelings-ROSer også et helhetlig perspektiv på analysen. Dette for å unngå sammenstilling av risiko- og sårbarhetsanalyser innen kommunens ansvarsområder uten at for eksempel gjensidige avhengigheter blir berørt. Resultater fra risiko- og sårbarhetsanalyser på nasjonalt nivå, fylkesnivå, samt ulike ansvarsområder i kommunen vil være en del av grunnlagsmaterialet for helhetlig ROS. Samtidig kan kommunens helhetlig ROS være et viktig grunnlag for risiko- og sårbarhetsanalyser innenfor de enkelte ansvarsområdene, og i kommunens rolle som pådriver overfor andre samfunnssikkerhetsaktører. Eksempler på risiko- og sårbarhetsanalyser i forskjellige forvaltningsnivåer Aktør Dokumenter Stat - Nasjonalt risikobilde Fylkesmann - FylkesROS Kommune - Helhetlig ROS Virksomhet/ fagområde - ROS-analyse av kommunal virksomhet/fagområde - ROS-analyse for drikkevannsforsyning, helse- og brannberedskap - ROS-analyse i utbyggingsplaner iht. plan- og bygningsloven - Risikovurdering av informasjonssystemer som håndterer personopplysninger - ROS-analyse av kraftforsyningen - ROS-analyser av transport - Risikovurderinger av virksomheter som håndterer farlige stoffer I helhetlig ROS skal følgende typer uønskede hendelser analyseres: • • • • Uønskede hendelser med potensielt store konsekvenser Uønskede hendelser som berører flere sektorer/ansvarsområder og som krever samordning Uønskede hendelser som går ut over kommunens kapasitet til håndtering ved hjelp av ordinære rutiner og redningstjeneste Uønskede hendelser som skaper stor frykt/bekymring i befolkningen I kommunal beredskapsplikt slås det fast at det overordnede målet er å ivareta befolkningens sikkerhet og trygghet. Nedenfor har vi valgt å konkretisere dette i fire samfunnsverdier med tilhørende konsekvenstyper slik: 9 Side Hvis den uønskede hendelsen er av en slik karakter eller et slikt omfang at kriseleder vil beslutte å etablere kriseledelsen, kvalifiserer hendelsen etter all sannsynlighet til gjenstand for en helhetlig (overordnet) ROS-analyse. _________ Vi har valgt å måle alvorlighetsgraden på denne måten med utgangspunkt i de fire kulepunktene over: Befolkningens sikkerhet og trygghet Samfunnsverdi Konsekvenstyper • Liv og helse • • Dødsfall/skader og sykdom Skader og sykdom • Stabilitet • Natur og miljø • Materielle verdier • • • • • Manglende dekning av grunnleggende behov Forstyrrelser i dagliglivet Langtidsskader på naturmiljø Langtidsskader på kulturmiljø/kulturminner Økonomiske tap Hvordan kommunen håndterer ulike kriser vil styrke eller svekke kommunens omdømme. Et godt omdømme skaper opplevelse av sikkerhet og trygghet, det motsatte skaper grobunn for mistillit og utrygghet. Når likevel ikke omdømme er den femte verdien i tabellen over, er det fordi det er svært vanskelig å tallfeste i kroner eller måle i andre verdier – hverken umiddelbart eller fra år til annet. 6. Risikoanalyse og sårbarhetsvurdering Det er mange hendelser som kan sette en tjenesteleverandør som kommunen ut av spill. Men det er én felles regel for beredskapsarbeid: Alle hendelser skjer i en kommune. Noen av disse hendelsene er så store at de blir et regionalt eller nasjonalt anliggende (ekstremvær, strømbortfall). I noen tilfeller blir hendelsene også internasjonale (atomsky fra Tsjernobyl, askefast fra Island, terrortrussel osv). Likevel er kommunens «andel» av krisen noe som kommunens kriseledelse må være forberedt på å håndtere. Og dette danner grunnlaget for våre helhetlige ROS-analyser. Tiltakene som er redegjort for skal ikke løse hele problemet, men være tilstrekkelig til å møte de utfordringene som det kan forventes at kommunen må møte som del av løsningen. 6.1. Sannsynlighetskategorier Sannsynlighet (per år) > 10 % 2-10 % 1-2 % 0,1-1 % < 0,1 % Det kan virke overdrevent å lage en kategori A (Sjeldnere enn 1 gang pr 1000 år), men hvis vi legger den malen over kommune-Norge, betyr det at statistisk sett vil dette skje en gang annethvert år i én kommune i Norge. 10 Tidsintervall Oftere enn 1 gang i løpet av 10 år 1 gang i løpet av 10 til 50 år 1 gang i løpet av 50 til 100 år 1 gang i løpet av 100 til 1000 år Sjeldnere enn 1 gang i løpet av 1000 år Side Kategori E D C B A _________ Avdelingene i kommunen har egne ROS-analyser med tiltak knyttet til utøvelsen av deres tjeneste. Disse inngår i liten grad inn i den helhetlige ROS-analysen. I kapittel 6 (over) skisseres de samfunnskritiske funksjoner som Birkenes kommune skal ha tenkt gjennom og vurdert ønsket beredskapsnivå. Tradisjonelt måler en ROS-analyse produktet av sannsynlighet og konsekvens. Sannsynligheten har vi i Birkenes satt til slike innslagspunkt: 6.2. Konsekvenskategorier Når sannsynligheten er gitt et kategorinivå, settes det opp en del konsekvenskategorier og en antatt tålegrense for de forskjellig tenkte utganger. Denne ser slik ut for de forskjellige samfunnsverdiene: LIV OG HELSE Direkte konsekvenser for liv og helse som følge av hendelsen i form av tap av liv og/eller skadde/syke personer: Kategori 5 4 3 2 1 Dødsfall >10 6-10 3-5 1-2 Ingen Kategori 5 4 3 2 1 Skader og sykdom >100 20-100 6-20 3-5 1-2 STABILITET - MANGLENDE DEKNING AV GRUNNLEGGENDE BEHOV Befolkningen mangler mat, drikkevann, varme og medisiner som følge av hendelsen. Konsekvenskategoriene 1 - 5 angis som en kombinasjon av antall personer berørt og varighet: Antall berørt Varighet > 7 dager 2-7 dager 1-2 dager < 1 dag < 50 personer Kategori 3 Kategori 2 Kategori 1 Kategori 1 50-200 personer Kategori 4 Kategori 3 Kategori 2 Kategori 1 200 – 1000 personer Kategori 5 Kategori 4 Kategori 3 Kategori 2 > 1000 personer Kategori 5 Kategori 5 Kategori 4 Kategori 3 STABILITET - FORSTYRRELSER I DAGLIGLIVET Befolkningen får ikke kommunisert via ordinære kanaler, kommer seg ikke på jobb eller skole, mangler tilgang på offentlige tjenester og infrastrukturer eller varer kommer ikke fram. Konsekvenskategoriene 1 - 5 kan angis som en kombinasjon av antall personer berørt og varighet: Antall berørt Varighet > 7 dager 2-7 dager 1-2 dager < 1 dag < 50 personer Kategori 3 Kategori 2 Kategori 1 Kategori 1 50-200 personer Kategori 4 Kategori 3 Kategori 2 Kategori 1 200 – 1000 personer Kategori 5 Kategori 4 Kategori 3 Kategori 2 > 1000 personer Kategori 5 Kategori 5 Kategori 4 Kategori 3 Geografisk utbredelse Varighet > 10 år 3-10 år <3 2 km /km Kategori 2 Kategori 1 3 – 30 2 km /km Kategori 3 Kategori 2 30 – 300 2 km /km Kategori 4 Kategori 3 > 300 2 km /km Kategori 5 Kategori 4 11 Side Konsekvenskategorier 1-5 for skade på naturmiljø kan angis som en kombinasjon av geografisk utbredelse og varighet på skade. Utbredelse kan angis som et område i km2 eller som lengde, for eksempel km kystlinje. _________ MILJØ – SKADE PÅ NATURMILJØ MILJØ – SKADE PÅ KULTURMILJØ Tap og/eller permanent forringelse av kulturmiljø/kulturminner kan angis ut fra fredningsstatus/ verneverdi og graden av ødeleggelse: Fredningsstatus/ verneverdi Grad av ødeleggelse Omfattende ødeleggelse Begrenset ødeleggelse Verneverdige kulturminner Verneverdig kulturmiljø Fredete kulturminner Fredet kulturmiljø 2 3 4 5 1 2 3 4 NOEN DEFINISJONER FRA RIKSANTIKVAREN: Fredet kulturminne Et fredet kulturminne er et kulturminne som myndighetene tillegger så stor verdi at det må bevares for ettertiden. Et fredet kulturminne er automatisk fredet eller vedtaksfredet. En fredning er den strengeste form for vern. Fredning innebærer at inngrep/endringer må godkjennes av myndighetene. Lovene som benyttes i dag ved fredning av kulturminner, er kulturminneloven og svalbardmiljøloven. Verneverdig kulturminne Et verneverdig eller bevaringsverdig kulturminne er et kulturminne som har gjennomgått en kulturminnefaglig vurdering og er identifisert som verneverdig. De mest verneverdige kulturminnene er av nasjonal verdi. Det er først og fremst disse som fredes etter kulturminneloven. Kulturminner kan også ha regional eller lokal verdi. Normalt vil det være kommunene som sikrer vern av slike kulturminner ved hjelp av plan- og bygningsloven. En annen måte å markere at et kulturminne er verneverdig på, er listeføring. Eksempler på slike lister er Byantikvaren i Oslos Gule liste, Riksantikvarens fartøyliste og listen over bevaringsverdige norske kirker. Kulturmiljø Et område der kulturminner inngår som del av en større helhet eller sammenheng. Også naturelementer med kulturhistorisk verdi kan inngå i et kulturmiljø. MATERIELLE VERDIER Direkte kostnader som følge av hendelsen i form av økonomiske tap knyttet til skade på eiendom, håndtering og normalisering Kategori 5 4 3 2 1 Økonomiske tap > 50 mill. kroner 5 mill.-50 mill. kroner 500.000 -5 mill. kroner 50.000 - 500.000. mill. kroner < 50.000 kroner • • • • Relevante data og erfaringer er utilgjengelige eller upålitelige Hendelsen/fenomenet som analyseres er dårlig forstått Det er manglende enighet blant ekspertene som deltar i analysen I motsatt fall vurderes usikkerheten som lav. 12 Side Usikkerheten vurderes som høy hvis en eller flere av de følgende betingelser er oppfylt: _________ Angivelse av usikkerhet 7. Identifikasjon av risikoreduserende tiltak Nedenfor gjengis modellen (Bow-Tie=sløyfe) som er brukt i arbeidet med ROSanalyser både avdelingsvis og helhetlig. Når vi i overskriften peker på risikoreduserende tiltak, mener vi summen av forebyggende tiltak (hva kan gjøres for at hendelsen ikke skal inntreffe) og skadebegrensende tiltak (hva kan vi gjøre når hendelsen likevel har inntruffet for å redusere konsekvensene av denne). Figuren viser også sammenhengen som avdelings- og areal-ROS kan ha med helhetlig ROS, men også eksterne etaters påvirkning i arbeidet. Barrierene vises i figuren som «bølgebrytere» som kan redusere risikoen på begge sider av den evt. inntrufne hendelsen. 13 Side _________ I forhold til de områdene som er analysert, fremkommer både eksisterende og foreslåtte tiltak både på den forebyggende og den skadebegrensende siden. Dette systematiseres nedenfor, men det henvises til fullstendige ROS-analyser i vedleggene. Sannsynlighetsreduserende Det er vanskelig om ikke umulig å redusere sannsynligheten for ekstremvær Flom Pandemi Eksisterende smittevernplan. Nasjonal pandemiplan Forurenset drikkevann Beredskapsvakt, Kristiandsandsregionens brann og redning (KBR), Beredskapsplan - Birkeland Vannverk Store arrangementer Vaktkorps (unntatt på 17.mai). Norsk folkehjelp (Røde Kors er tilstede på delemarked (det største arr). Brannslukningsapparat plassers ut blant veterankjøretøy og boder på delemarked. Har oppdatert kriseledelse i kommunen. Politiet er alltid tilstede 17.mai, går fremst i toget. KBR Beredskapsplan KBR Skogbrannreserver Regionsamarbeid på brannvern. EPS planverk og tiltakskort. Jernbaneverkets egne beredskapsplaner med tiltak. Skogbrann Skadereduserende Eksisterende Nye tiltak Nødstrømsaggregater som ivaretar sykehjemmet og andre som har behov for det. Planer i hjemmetjeneste og institusjon for å ivareta pasienter som trenger det. Fokus på vedlikehold av vanntraseer, stikkledninger, bekkefar/elveløp under veier. Fokus på beredskapsplanverk for evakuering, øvelse og revisjon. Bruke/øve på bruk av befolkningssvarslingssystemet. God arealplanlegging. Fokus på klimaendringer, klimatiltak og overvannshåndtering i kommunale arealplaner Plassere dieselaggregater på matbutikkene på Engesland, Herefoss og på Best-stasjonen på Birkeland. I tillegg må det sikres at Coop Extra og Kiwi på Birkeland har alternativ kraft for drift av butikkene (pri 1 på Agder Energis krisedrift for kommunen). Aktiv bruk av Aktiv bruk av arealplanlegging arealplanlegging og restriksjoner i utsatte omog restriksjoner råder. Etablere/ajourføre i utsatte områvarslingsrutiner ved flom. der. Vedlikehold av infrastruktur og oversikt over særlige flomutsatte områder. Eksisterende smittevernplan Anskaffe utstyr for smittevern. Oppdatert smittevernplan som er kjent for de involverte. Ny grunnvannskilde. Der er flere aktuelle vannkilder langs elva. Etablere flere høydebasseng. Bedre sikring av høydebasseng. Midt-Agder IUA KBR Ha megafon tilgjengelig (i tilfelle strømbrudd) slik at publikum kan få instrukser/info. Ha brannslukningsapparater tilgjengelig. Vurdere økt bruk av sperringer. Vurdere å benytte Norsk folkehjelp/Røde Kors også på andre større arr enn delemarked. Må bruke reservevannkilde. Ledninger rengjøres Pålegge eier (Jernbaneverket) å inspisere og rydde langs jernbanelinjen. Mobilisere mannskaper som på kort varsel kan brukes der nødetatene ser behov. (Egne ansatte, Røde Kors og andre frivillige organisasjoner, nabokommuner). - Mulighet for å legge brannanlegg i område – da dette er et område med hyppig branner. - Dialog med Jernbaneverket – slik at man sammen kan finne gode løsninger langs jernbane. Lage enkle tiltakskort med info om hvordan man håndterer en uønsket hendelse 14 Ekstremvær Nye tiltak Side Eksisterende _________ Hendelse Skadereduserende Eksisterende Nye tiltak 15 Nye tiltak Side Eksisterende _________ Sannsynlighetsreduserende Hendelse 8. Fremstilling av risiko- og sårbarhetsbildet Risiko er summen av sannsynlighet og konsekvens. I kommunebeskrivelsen foran pekes det på noen av forutsetningene Birkenes kommune har for å mestre eller bli utfordret på uønskede hendelser. Vi er i sørlandsk målestokk en mellomstor/stor kommune i areal, men vi er en relativt liten kommune ift folketall. Kommunen har ikke høyfjell, ikke hav, men grenser til kommuner som har dette. Kommunens geografiske sammenheng vil alltid påvirke våre utfordringer og måten vi løser disse på. Dette ser vi når analysene fremstilles; Brann- og redning er i samarbeid med Knutepunkt Sørlandet, IT er samlet i Kristiansand, matleverandører til butikker og eget storkjøkken er lokalisert ved kysten osv. X 2. Ivaretakelse av behov for husly og varme X X 3. Forsyning av energi X X 4. Forsyning av drivstoff 5. Tilgang til elektronisk kommunikasjon 6. Forsyning av vann og avløpshåndtering X X Antall funksjoner berørt: X X X X X X X X X X X X X X X X X X 10 8 4 4 2 X X X X X X X X X 2 3 3 3 3 Som tabellen også viser, er det naturhendelser som berører Birkenes kommune i størst grad. Med nesten 700 km2 areal med spredt bosetting, kan kommunen få store utfordringer for å møte basale behov hos befolkningen, det være seg helsetjenester, varme, mat, vann og avfallshåndtering (søppel og avløp). 16 10. Kommunens kriseledelse og krisehåndtering X X Side 8. Oppfølging av særlig sårbare grupper 9. Nødvendige helse- og omsorgstjenester X X _________ 7. Fremkommelighet for personer og gods X Terrorhandlinger lokalt X Sammenstøt transportmidler Skogbranner X Ulykke med farlig gods Epidemi og pandemi X Forurenset drikkevann Flom 1. Forsyning av mat og medisiner Utsatte kritiske samfunnsfunksjoner Hendelser under store arrangementer Ekstremvær Uønsket hendelse Brann i bygninger og anlegg Tabellen nedenfor viser at alt henger sammen med noe. Når en uønsket hendelse analyseres, dekker den ofte – og må ta stilling til – flere kritiske samfunnsfunksjoner og dermed også flere tjenesteområder i Birkenes kommune. Ofte involverer det også nabokommuner og statlige etater/funksjoner. 9. Risikohåndtering 9.1. Plan for oppfølging BEGRUNNELSE FOR OPPFØLGINGSPLAN Vår kartlegging av risiko og sårbarhet gir et planleggingsgrunnlag for tiltak som skal bidra til å forhindre at uønskede hendelser forekommer (sannsynlighetsreduserende), og som forberedelse til håndteringen av kritiske hendelser som faktisk inntreffer (konsekvensreduserende). En risiko- og sårbarhetsanalyse har ingen verdi hvis den ikke følges opp. Ved neste revidering av beredskapsplaner vil denne rapporten brukes som et utgangspunkt for utbedringer. Ansvaret for dette ligger til rådmannen, til dennes ledergruppe, til kriseledelsen og til beredskapsteamet. Målet er å jobbe preventivt på begge sider av sløyfen. Der det er mulig å sette i gang tiltak for å redusere sannsynlighet for at en hendelse inntreffer, der settes det inn tiltak innenfor realistiske ressursgrenser. På den andre siden av sløyfen – når hendelsen faktisk har inntruffet – da er det også mulig å handle preventivt ved å være forberedt på selve hendelsen, og ha forutsett hvilke tiltak som kan redusere konsekvensene av hendelsen. Kriseledelsen og ansvarlige for beredskapsplaner vil ved revidering benytte seg av data her for bedre å kunne prioritere tiltak ved uønskede hendelser. Vi vil også utvide samarbeidet med lokale og regionale bedrifter og samfunnsinstitusjoner med gjensidig kvalitetsutvikling som mål. Gjøre hverandre bedre – forberedt! NYE LOVKRAV Plan- og bygningslovens paragraf 4-3 (Samfunnssikkerhet og risiko- og sårbarhetsanalyser), beskriver at ved utarbeidelse av planer for utbygging skal planmyndigheten påse at ROS-analyse gjennomføres for planområdet. Analysen skal vise at alle risiko- og sårbarhetsforhold har betydning for om arealet er egnet for utbyggingsformål, og eventuelle endringer i slike forhold som følge av planlagt utbygging. 9.2. Ansvarsområder for kommunen i risiko- og sårbarhetshåndtering 17 Side a. … utarbeide langsiktige mål, strategier, prioriteringer og plan for oppfølging av samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeidet b. … vurdere forhold som bør integreres i planer og prosesser etter lov av 27.06.2008 nr 71 om planlegging og byggesaksbehandling (plan- og bygningsloven) _________ Forskrift om kommunal beredskapsplikt av 22.08.11 og Sivilbeskyttelsesloven av 25.06.10 er omtalt tidligere, men her nevnes spesifikt forskriftens §3 om «Helhetlig og systematisk samfunnssikkerhets- og beredskapsarbeid». Her vises det til at kommunen skal, på bakgrunn av den helhetlige ROS-analysen: Kriseledelse Planmyndighet Helse og velferd Skole og barnehage Teknisk Servicesenter Ressurssenter Kommunens kriseledelse Psykososialt kriseteam Kommuneplanlegging Reguleringssaker Byggesaker Smittevern Tidlig innsats Hjemmetjenester Sykehjem Sosial omsorg Legetjenesten Drift av skoler og barnehager Voksenopplæring Veier Bruer Vann og ledninger Avløp og ledninger Bygg og anlegg Innad- og utadrettet virksomhet Barnevern 9.3. Opplæring – en kontinuerlig prosess Som tidligere nevnt, vil avdelingene gjennomgå sine ROS-analyser årlig. I tillegg vil det bli tilbudt kurs – både som felleskurs for oppdatering og oppfriskning for våre ansatte og elektroniske kurs for nyansatte. Vi henviser for øvrig til egen opplæringsplan /-rullering som vedlegg til Beredskapsplan for Birkenes kommune. 10. Referanser 1. Veileder til helhetlig risiko- og sårbarhetsanalyse i kommunen (2014) 2. Risiko- og krisekommunikasjon (2014) 3. VEILEDNING til forskrift om kommunal beredskapsplikt (2012) Side 18 ROS-analyser (unntatt offentlighet) _________ 11. 02 Beredskapsplan for Birkenes kommune BEREDSKAPSPLAN FOR BIRKENES KOMMUNE HØRINGSUTKAST DESEMBER 2014 BIRKENES KOMMUNE | Postboks 115 | 4795 Birkeland | Telefon 37281500 | [email protected] 02 Beredskapsplan for 1 Side UTVIKLING I PLANARBEIDET (RÅDGIVNING, HØRING OG POLITISK BEHANDLING): • Erik Bjerkaas, DSB/NUSB Onsdag 4. nov. 2014 • Første gjennomgang FMAA: Torsdag 27. nov. 2014 • RLG/KL: Fredag 5. des. 2014 • Ferdigstilt høringsutkast rådmannen: Fredag 5. des. 2014 • Legges ut til høring (14 dager) Onsdag 10. des. 2014 • Høringsfrist Tirsdag 23. des. 2014 • Behandling rådmannen: Fredag 16. jan. 2015 • Behandling politiske utvalg: Fra mandag 26. jan. 2015 • Behandling kommunestyret: Tirsdag 3. feb. 2015 _________ Birkenes kommune 2. Etablering av kommunens kriseledelse ............................................................................................. 9 2.1. Generelt ................................................................................................................................... 9 Organisasjonskart kriseledelse .......................................................................................... 9 2.2. Varsling av Kriseledelsen.......................................................................................................... 9 2.3. Varslingsliste Kriseledelse og stabsledere .............................................................................. 10 2.4. Varsling utenom ordinær arbeidstid ...................................................................................... 10 2.5. Etablering av Kriseledelsen .................................................................................................... 10 2.6. Roller og fullmakter ............................................................................................................... 11 2.7. Beredskapsteam .................................................................................................................... 11 2.8. Internkontroll ......................................................................................................................... 11 2.9. Beskrivelse av tavle/arkbruk med overskrifter og forståelse av disse .................................... 11 2.10. Etablering av stabsfunksjonene ............................................................................................. 12 2.11. Loggføring .............................................................................................................................. 12 2.12. Etablering av EPS ................................................................................................................... 12 2.13. Etablering av Psykososialt kriseteam ..................................................................................... 12 2.14. Tiltakskort og beredskapskoffert ........................................................................................... 12 3. Plan for informasjon og krisekommunikasjon ................................................................................. 14 3.1. Krisekommunikasjon .............................................................................................................. 14 3.2. Kommunikasjon mellom kriseledelsen (KL) og krisekommunikasjonsstab (KKS) ................... 14 4. Plan for evakuering og befolkningsvarsling ..................................................................................... 14 4.1. Plan for evakuering/bemanning og innkvarteringssteder ...................................................... 14 4.2. Plan for befolkningsvarsel ...................................................................................................... 15 5. Vedlegg .......................................................................................................................................... 15 2 Innledning ........................................................................................................................................ 3 1.1. Rådmannens forord ................................................................................................................. 3 1.2. Lov om beredskapsplikt ........................................................................................................... 3 1.3. Organisering av beredskapsarbeidet ....................................................................................... 4 Organisasjonskart Birkenes kommune når kriseledelsen ikke er etablert ......................... 4 Driftsorganisering av Birkenes kommune når kriseledelsen er etablert ........................... 5 1.4. Katastrofer/ulykker/andre alvorlige hendelser ........................................................................ 5 1.5. Kommunens ansvar og oppgaver............................................................................................. 6 1.6. Mål for beredskapsplanleggingen ............................................................................................ 6 Delmål 1 – Forebygging ..................................................................................................... 7 Delmål 2 – Konsekvenshåndtering .................................................................................... 7 Delmål 3 – Planverk........................................................................................................... 7 Delmål 4 – Trygge Tjenester .............................................................................................. 8 Delmål 5 – Dekkende informasjon .................................................................................... 8 1.7. Oversikt over andre offentlige eller private planer .................................................................. 8 1.8. Ajourhold av planverk/systemansvarlig ................................................................................... 9 Side 1. _________ Innholdsfortegnelse 1. Innledning 1.1. Rådmannens forord Beredskapsplanen er kriseledelsens plan for å håndtere uønskede hendelser som måtte ramme kommunen. Forutsetningene for beredskap er at virkningene av hendelsene skal håndteres av tjenestestedene etter nærhetsprinsippet. Når virkningene av hendelsen krever koordinering og prioritering på nivået over tjenestestedene, bruker rådmannen og kommunens overordnede kriseledelse denne beredskapsplanen. Dette dokumentet er basert på en overordnet ROS-analyse av hendelser, det vil si hendelser som er av en slik art at eskalering av krisehåndteringen er nødvendig. Dette må da håndteres av kommunens øverste ledelse – kriseledelsen. 1.2. Lov om beredskapsplikt I henhold til §15 i «Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret» av 25. juni 2010 nr. 45, skal kommunen utarbeide en beredskapsplan. Dette blir også fremhevet i § 4 i «Forskrift om kommunal beredskapsplikt» av 22. august 2011. Kommunen skal være forberedt på å håndtere uønskede hendelser, og skal med utgangspunkt i den helhetlige risiko- og sårbarhetsanalysen utarbeide en beredskapsplan. Beredskapsplanen er en plan for kommunens kriseledelse. Denne planen inneholder det som er nødvendig for ledelse igjennom en krise, samt at den skal brukes i det kontinuerlige arbeidet for å møte uønskede hendelser. For raskt å få oversikt over situasjonen og de systemene som ligger til grunn for effektiv kriseledelse er det også vedlegg til dette dokumentet: Birkenes kommune har ansvaret for at det foretas beredskapsforberedelser innen de ulike kommunale virksomhetsområder. En beredskapsplan i kommunen er et nødvendig hjelpemiddel for raskt å kunne reagere rasjonelt og effektivt i kritiske situasjoner. Det etableres faste rapporteringsrutiner for beredskapsarbeid, til- Side §15 i «Lov om kommunal beredskapsplikt, sivile beskyttelsestiltak og Sivilforsvaret» avsluttes med at beredskapsplanen skal være oppdatert og revideres minimum én gang per år. Kommunen skal sørge for at planen blir jevnlig øvet. Dette blir grundig beskrevet i vedlegget som omhandler plan for øvelse, opplæring og evakuering. 3 Varslingslister Ressursoversikt Evakueringsplan for Birkeland sentrum Krisekommunikasjonsplan Tiltakskort Plan for øvelse, opplæring og evaluering Internkontroll for Beredskapsarbeid Skjema for logg og meldinger _________ • • • • • • • • takskort, varslingslister og ROS-analyser fra enheter i kommunen. Revidering av planene skal skje hvert år. Dette fastsettes i årshjul for beredskap. 1.3. Organisering av beredskapsarbeidet Katastrofer, alvorlige ulykker og svikt i samfunnskritiske systemer viser ofte at samfunnet ikke er godt nok forberedt på å håndtere vanskelige situasjoner. Selv mindre forstyrrelser resulterer ofte i vesentlige tap for mennesker, miljø og/eller virksomheter. Nedenfor vises kommunens organisasjon i normal drift, dvs når kriseledelsen ikke er etablert. ORGANISASJONSKART BIRKENES KOMMUNE NÅR KRISELEDELSEN IKKE ER ETABLERT Kommunestyret Arild Windsland ordfører Gro Anita Trøan rådmann Servicesenter Tom Olstad Teknisk Helse &Velferd Halvor Nes Anne Stapnes Skole & barnehage konstituert Anne Stapnes Ressursenter Tone Røinesdal Birkenes kommune følger lovens prinsipper i sin håndtering av kriser: 1. Nærhetsprinsippet, som den nasjonale beredskapen bygger på: en krise skal håndteres på lavest mulig nivå. 2. Likhetsprinsippet: organiseringen i en krise skal være mest mulig lik den daglige organiseringen. 3. Ansvarsprinsippet: den myndighet som har det daglige ansvaret, har ansvaret også i en krise. 4. Samvirkeprinsippet: involverte har et selvstendig ansvar for å siker et best mulig samvirke med andre relevante aktører. 4 Side _________ For å ivareta kommunens driftsoppgaver når kriseledelsen er etablert, vil driftsorganisasjonen se slik ut: DRIFTSORGANISERING AV BIRKENES KOMMUNE NÅR KRISELEDELSEN ER ETABLERT Tom Olstad rådmann Servicesenter Teknisk Tom Olstad Vidar Syvertsen Helse &Velferd May Kristin Ødegård Skole & barnehage Tone Røinesdal Ressursenter Tone Røinesdal OBS! Dette er ikke kriseorganisering – den finner du her. 1.4. Katastrofer/ulykker/andre alvorlige hendelser Naturkatastrofer har vi alltid måttet leve med. Varslede klimaendringer fremover gjør at vi må ha enda større fokus på ekstreme værforhold og forberede oss på mer av dette. I tillegg har den tekniske og økonomiske utvikling ført til et stadig økende antall uønskede hendelser, som branner og eksplosjoner, miljøforstyrrelser, driftsforstyrrelser, driftsstans og forsyningssvikt. I utarbeidelsen av den helhetlige ROS-analysen har Birkenes kommune vurdert flere mulige ulykker/katastrofer i kommunen eller områder som grenser inn til kommunen. Den helhetlige ROS-analysen konkluderer med at det er størst sannsynlighet for at følgende større ulykker/katastrofer og alvorlige hendelser kan inntreffe i vårt område: Side Dette er begrunnet ut ifra ulike kriterier, som for eksempel historiske data, prognoser, nasjonalt risikobilde, og kommunens helhetlige ROS-analyser. I de fleste tilfeller vil ulykker og katastrofer være av et slikt omfang at redningstjenesten, som ledes av politiet og består av brannvesenet, industrivernet, forsvaret, sivilforsvaret mfl., vil ha kapasitet til å takle situasjonen. Dersom en omfattende ulykke eller katastrofesituasjon inntreffer, og de ordinære innsatsorganenes ressurser ikke strekker til, kan kommunen bli engasjert i rednings- og oppryddingsak- 5 Ekstremvær Flom Skogbrann Pandemi Forurenset drikkevann Store arrangementer Brann i bygning Bussulykke/transport Farlig godsulykke _________ • • • • • • • • • sjoner. I slike situasjoner vil det bli stilt store krav til innsats fra berørte kommuner, også utover det å stille ressurser til disposisjon. Andre alvorlige hendelser som for eksempel epidemier/pandemier, skyting på skole og kidnapping er også behandlet i den helhetlige ROS-analysen for Birkenes kommune. 1.5. Kommunens ansvar og oppgaver Kommunens ansvar i en krisesituasjon er å delta i arbeidet med skadebegrensende tiltak for å sikre mennesker, miljø og økonomiske verdier. Kommunens høyeste beredskapsnivå er kriseledelsen. Kriseledelsens oppgaver: 1) Lede krisehåndteringen 2) Delegere fullmakt og gi konkrete bestillinger til hele beredskapsorganisasjonen og de ansatte i kommunen. Det er med andre ord kriseledelsen som har den øverste kriseledelsesmyndigheten i kommunen. Kriseledelsen skal på ingen måte være til stede i alle situasjoner, men delegere ansvar og myndighet der det er nødvendig. Under følger eksempler på viktige oppgaver som Birkenes kommune har ansvaret for å håndtere i en krisesituasjon, og som omfatter mange forskjellige deler av kommuneorganisasjonen: • • • • • • • • • • Omsorg for personer som har vært utsatt for store påkjenninger Bistand ved evakuering av personer fra et utsatt område Innkvartering av skadede og/eller redningsmannskaper Informere om situasjonen i kommunen og gi forholdsregler Forpleining eller annen forsyningsstøtte Sikre helsemessig trygge næringsmidler og drikkevann Gjennomføre regulerings-/rasjoneringstiltak Rette opp skader på kommunikasjoner og andre anlegg Opprydding, opprensking, avfallsdeponering og annen innsats for miljøet Vern om kulturelle verdier Beskrivelse av kriseledelsen med oppgaver og funksjoner er beskrevet i kapittel 3. 6 Side Kommunen har et stort ansvar for sikkerheten til innbyggerne både som samfunnsaktør og som tjenesteprodusent. Den har ansvar for å kunne håndtere både akutte hendelser, og endringer som skjer over tid. Denne planen har latt seg inspirere av Arendal kommunes publikasjon «Kommuneplan 2011-2014 Samfunnsdelen» - spesielt kap. 10 om samfunnssikkerhet når vi har laget våre egne mål for beredskapsarbeidet. _________ 1.6. Mål for beredskapsplanleggingen DELMÅL 1 – FOREBYGGING Gjennom aktiv samfunnsplanlegging skal Birkenes kommune forebygge at uønskede hendelser inntreffer. Dette vil vi: • • • • • • • • Sikre beredskapsarbeidet bred forankring og ha kompetanse i kommunens organisasjon for å kunne forebygge uønskede hendelser. Opparbeide kunnskap om risiko og sårbarhet i Birkenes gjennom jevnlig revisjon av Risiko og sårbarhetsanalyse (ROS -analyse). Tilpasse oss klimaendringene gjennom å utarbeide en egen ROS -analyse for å kunne forberede tiltak som kan avbøte konsekvenser av endret klima. Sikre at ROS -analyser legges til grunn for utbygging av infrastruktur og bygninger. Innarbeide bestemmelser i kommuneplanens arealdel for å ivareta samfunnssikkerhet og beredskap. Sikre brann- og helsevesen kapasitet, kompetanse og materiell for å forebygge og begrense konsekvenser av uønskede hendelser. Holde ved like og styrke samarbeidet med andre offentlige aktører i beredskapsarbeidet. Være bidragsyter til prosesser for å ivareta beredskapsmessige behov regionalt og nasjonalt. DELMÅL 2 – KONSEKVENSHÅNDTERING Som samfunnsaktør skal Birkenes kommune være i beredskap og kunne håndtere konsekvenser av uønskede hendelser i samfunnet. Dette vil vi: • • • 1) 2) 3) 4) 5) Øve organisasjonen jevnlig på å håndtere ulike krisesituasjoner. Sikre at kommunen til enhver tid skal kunne etablere kriseledelse. Begrense skadeomfang ut fra følgende prioritering dersom uønskede hendelser inntreffer: Ivaretakelse av liv og helse. Sikring av samfunnsviktige funksjoner. Bidra til bevaring av miljø og kulturelle verdier. Sikre at drift, produksjon og tjenesteyting kan videreføres. Hindre skader av økonomisk og materiell karakter. • Gjennomgå og om nødvendig fornye planverket på beredskapsområdet i løpet av handlingsprogramperioden. Holde rutinebeskrivelser, varslingslister, tiltakskort og planer løpende oppdatert i forhold til organisatoriske endringer og endring av rutiner. 7 • Side Birkenes kommune skal ha et praktisk, oppdatert og godt planverk for å håndtere konsekvenser av uønskede hendelser i samfunnet. Dette vil vi: _________ DELMÅL 3 – PLANVERK DELMÅL 4 – TRYGGE TJENESTER Birkenes kommune skal tilrettelegge for produksjon av trygge tjenester til innbyggere, besøkende og næringsliv. Dette vil vi: • • • Utarbeide ros-analyser for kommunal tjenesteproduksjon, som kan innebære risiko, med sikte på å avdekke svakheter eller faremomenter. Iverksette nødvendig avbøtende tiltak med bakgrunn i ros-analysene gjennom å utarbeide rutiner, planer og/eller tiltakskort for ulike tjenesteområder. Videreføre samarbeidet innenfor rammen av Interkommunalt utvalg mot akuttforurensning. DELMÅL 5 – DEKKENDE INFORMASJON Tilstrekkelig og korrekt informasjon skal formidles til innbyggere, presse og andre om forebyggende arbeid for økt samfunnssikkerhet, når det oppstår økt fare for uønskede hendelser eller når en krisesituasjon er oppstått. Dette vil vi: • Sikre at flest mulig innbyggere får den informasjonen de trenger i en krisesituasjon. Kommunen skal informere på flere ulike plattformer som Internett, avis, tv, radio og (mobil)telefon. 1.7. Oversikt over andre offentlige eller private planer Smittevernplan Helse og velferd Evakueringsplan for Birkeland sentrum Teknisk 3B 3B Fibreglass Røde kors Felles beredskap rapport 2014 Røde Kors Evakueringsplan for sykehjem Helse og velferd Plan for psykososialt kriseteam Helse og velferd Plan for helsemessig og sosial beredskap Helse og velferd Plan for atomberedskap Statlige føringer, lokaltilpasset versjon utarbeides 2015 I utarbeidelsen av dette dokumentet er det foretatt en samordning med ovenstående planer og det som fremkommer i den helhetlige ROS-analysen. Oversikten over er ikke uttømmende, ei heller statisk. 8 Tjenesteområde, bedrift, aktør eller organisasjon Side Beredskapsplaner _________ Både i og utenfor organisasjonen som utgjør Birkenes kommune i den geografisk avgrensede kommunen Birkenes, er det flere beredskapsplaner som skal iverksettes ved eventuelle ulykker. Under følger en oversikt over aktuelle beredskapsplaner fra ulike enheter i kommunen, samt storulykkesbedrift, og frivillige organisasjoner: 1.8. Ajourhold av planverk/systemansvarlig Beredskapskoordinator skal i samarbeid med leder for kriseledelsen (rådmannen) og kriseinformasjonsleder følge opp at beredskapsplanene i kommunen blir ajourført. Systemansvarlig er beredskapskoordinator som har ansvar for at overordnet beredskapsplan ajourføres (revisjonen utføres i henhold til lovverk og veileder). Beredskapsplanverket skal aktivt gjøres kjent i organisasjonen ved hjelp av alle informasjonskanaler vi råder over (Web, intranett, sharesite og kurs.) 2. Etablering av kommunens kriseledelse 2.1. Generelt Kriseledelsen består av sentrale personer i kommunens ledelse og tjenesteområder. Kriseledelsens funksjon er å ha myndighet og kunnskaper til å kunne ta effektive og viktige avgjørelser i en akutt situasjon. Kriseledelsens stab har som oppgave å følge situasjonen kontinuerlig, føre journal, rapportere, ajourføre situasjonskart, motta telefoner og meldinger samt oppdatere kriseledelsen når den trer sammen. ORGANISASJONSKART KRISELEDELSE Kriseleder Gro Anita Trøan Nestleder Ordfører Ressurssjef Anne Stapnes Arild Windsland Halvor Nes EPS Leder: Erling Aasen Krisekommunikasjonsleder Aud H Bergland Beredskapskoordinator Steinar Nørstebø Kriseinfostab Leder: Merete Birknes Nestleder: Tordis Iselvmo Psykososialt kriseteam Rådmann, eventuelt stedfortreder, skal umiddelbart varsles ved kriser og katastrofer. Varselet kommer normal fra redningsapparatet (Fylkesmannens Beredskapsavdeling – FMBA, politi eller lignende), utenfor kontortid kan det være vaktsykepleier ved Birkenes sykehjem som varsler. Det skal deretter vurderes om ka- 9 Side 2.2. Varsling av Kriseledelsen _________ Leder: Merete F Nilsen tastrofen/krisen er så alvorlig eller omfattende at kommunens kriseorganisasjon skal etableres helt eller delvis. Kommunens kriseledelse ledes av rådmannen. Ordfører er med i kriseledelsen og har som funksjon å fronte kommunens kriseledelse i media, samt være kontakten mot det politiske nivået. I tillegg består kriseledelsen av nestleder, ressurssjef (teknisk sjef), beredskapskoordinator og kriseinformasjonsleder. Ved behov vil tjenestesjef fra skole og barnehage, lensmann, kommunelege og Røde Kors – samt andre samarbeidspartnere som for eksempel nabokommunene bli kalt inn som medlemmer av kriseledelsen. 2.3. Varslingsliste Kriseledelse og stabsledere Funksjon Kriseleder Nestleder Medlem Gro Anita Trøan Anne Stapnes Mobil 45215006 97635373 Ordfører Ressurssjef Beredskapskoordinator Krisekommunikasjonssleder *Leder for Infostab (=krisekommunikasjonsstab) *Leder for EPS Arild Windsland Halvor Nes Steinar Nørstebø Aud Hellen Bergland Merete Holtan Birknes 92646119 91712310 90648088 48122530 92043715 Erling Aasen 95172681 Stedfortreder Anne Stapnes Steinar Nørstebø Arild Espegren Mobil 97635373 90648088 Øyvind Raen Dagfrid Aasen Tordis V Iselvmo 91346023 99262048 91886475 Marit Kvamsø 91689891 90671410 (* ledere for stabsfunksjonene kalles inn til første møte i KL, for å få samme informasjon som KL fra starten). 2.4. Varsling utenom ordinær arbeidstid FMBA, politi/alarmsentral eller innbyggere ringer Vaktsykepleier 37 28 15 80. Den som mottar anropet må utføre følgende: • • • Noter meldingsinnhold, avsender og tidspunkt Øverste tilgjengelige kriseleder varsles og tilkalles Dersom varsel kom fra andre enn FMBA eller politi, må alarmsentralen varsles først tlf: 113 2.5. Etablering av Kriseledelsen • • • Innkalles av rådmann ved uønskede hendelser KL etableres på møterom Flakksvann (alternativ er Valstrand) Ved etablering av Kriseledelsen vil lederne for stabsfunksjonene bli innkalt for vurdering om stabsfunksjonene skal etableres. 10 Side ETABLERING _________ Kriseledelsen etableres når det er sannsynlig at kommunen må yte bistand til redningsapparatet, berørte og pårørende, eller vil få stort press om informasjon fra innbyggere og media. 2.6. Roller og fullmakter Rådmannen er leder av kriseledelsen og har styringsrett. Ordfører er kriseledelsens offisielle talsperson. Ordføreren har også fullmakt til å forplikte kommunen. Fungerende tjenestesjefer har ansvar drift av sine tjenesteområder i en beredskapssituasjon. Krisekommunikasjonsleder er ansvarlig for koordinering av intern og ekstern kommunikasjon. Beredskapskoordinator har ansvar for planverk og koordineringen av krisehåndteringen. 2.7. Beredskapsteam Beredskapsteamet er et arbeidsutvalg under rådmannen. Teamet består av beredskapskoordinator, krisekommunikasjonsleder og deres stedfortredere. Navn Steinar Nørstebø Aud Hellen Bergland Dagfrid Aasen Øyvind Raen Funksjon Leder av beredskapsteamet og beredskapskoordinator Medlem av beredskapsteam og krisekommunikasjonsleder Medlem av beredskapsteam/Stedfortreder Medlem av beredskapsteam/Stedfortreder Mobil 90648088 48122530 99262048 91346023 2.8. Internkontroll Vedlegg til Beredskapsplanen. 2.9. Beskrivelse av tavle/arkbruk med overskrifter og forståelse av disse I kriseledelsen skal det brukes store ark (flippover) på vegg for å holde oversikt over aktiviteter i krisen. Det er kriseleder som «eier» og fyller ut disse arkene. Dette verktøyet tilpasses etter behov med formål om å få felles oppfatning om hva som er situasjonen (krisen), hva som er iverksatte tiltak og hvilke tiltak som man vurderer fremover i tid for å forebygge/håndtere hendelsen i et tidsforløp. Ark 1 Overskrift: Hva har skjedd? Situasjon Nummer Klokkeslett Oppdatering fra kriseledelse Side Ark 2 Overskrift: Hva gjør vi nå? Tiltak 11 Hva er gjort? Iverksatte tiltak _________ Nummer Klokkeslett Hendelse I tillegg skal alle i kriseledelsen ha sine egne ark/plakater (disse er grunnlag for rapport til rådmann og oppdatering av «hva gjør vi nå?») 2.10. Etablering av stabsfunksjonene Leder for krisekommunikasjonsstaben blir kalt inn samtidig som kriseledelsen samles. Dette gjøres for å sørge for at alle får samme informasjon før stabsfunksjonene etableres på sine steder. Til dette dokumentet er det vedlagt tiltakskort for etablering av krisekommunikasjonsstaben og EPS, og deres oppgaver. EPS bli etablert ved behov. 2.11. Loggføring Føring av en kriselogg starter så raskt som mulig slik at man ikke går glipp av de første informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe. Dette gjøres blant annet for å sikre at nødvendig informasjon kommer frem, men også viktig i forhold til etterarbeidet og evaluering. Alle registreringer skal foretas systematisk og vil hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige informasjonsbildet, holde oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. All informasjon skal selvsagt vurderes, men det skal være lav terskel for å registrere noe. Det er bedre med én registrering for mye, enn en for lite både i forhold til å danne seg et riktig bilde av nåsituasjonen og for ettertiden. Birkenes kommune har installert og blitt gitt opplæring i nytt krisestøtteverktøy hvor blant annet elektronisk logg er en av modulene. 2.12. Etablering av EPS Politiet/lokal skadestedsleder anmoder kriseledelsen om å opprette evakuert- og pårørendesenter, og anbefaler plassering. Hovedkvarter etableres normalt i Valstrand kulturarena med eventuell utvidelse som inkludere Birkeneshallen. 2.13. Etablering av Psykososialt kriseteam Alle avdelinger/virksomheter har ansvar for å utvikle egne tiltakskort som gjelder for generell krisehåndtering eller mot uønskede enkelthendelser. Tiltakskortene må fremvises til Kriseledelsen for godkjenning. Beredskapskoffert inklusiv nødvendige ressurser skal ordnes av den enkelte beredskapsgruppe. Tiltakskortene er vedlegg til beredskapsplanen. 12 Tiltakskort og beredskapskoffert Side 2.14. _________ Psykososialt kriseteam har kompetanse til å bistå og utfylle det ordinære hjelpeapparatet i kommunen. Teamet kan hjelpe rammede, pårørende, hjelpepersonell og berørte institusjoner/organisasjoner, og kan gi og koordinere psykologisk førstehjelp samt vurdere behov for videre oppfølging. Se vedlegg. Side 13 _________ 3. Plan for informasjon og krisekommunikasjon 3.1. Krisekommunikasjon Kommunen skal ved krise kunne informere media, egne ansatte og kommunens innbyggere på en effektiv og tilfredsstillende måte. Dette skal godkjennes av Kriseledelsen (KL), og distribueres av presse- og publikumstjenesten. Alle kommunens pressemeldinger, pressekonferanser og oppslag på hjemmesiden og sosiale medier skal avklares med KL med mindre rådmannen bestemmer noe annet. Alle unntak fra prosedyren må dokumenteres. Informasjonstjenesten etableres så tidlig som mulig, ved kriser og uønskede hendelser. Dette for å skaffe oversikt over situasjonen og være i forkant av et økende informasjonsbehov. Ved spesielle situasjoner kan det være nødvendig med døgndrift. Hvilke behov som er nødvendig avklares med kriseledelsen. I beredskapssammenhenger er det kun godkjent informasjon fra Kriseledelsen (KL) som skal formidles. Dette av hensyn til innbyggernes sikkerhet og håndteringen av krisesituasjonen. Vedlagt finnes krisekommunikasjonsplanen for Birkenes kommune. 3.2. Kommunikasjon mellom kriseledelsen (KL) og krisekommunikasjonsstab (KKS) For å sikre kontinuerlig kommunikasjon mellom kriseledelse og stabsfunksjonene, avgis det en til to personer fra KKS til KL. Hvis EPS er etablert, skal det også personell i den grad EPS-leder og Politiet ser behov for dette. 4. Plan for evakuering og befolkningsvarsling 4.1. Plan for evakuering/bemanning og innkvarteringssteder Myndigheten til å treffe beslutning om evakuering tilligger normalt hos skadestedsledelsen (politiet). I tilfeller der politiets egne ressurser ikke strekker til, kan kommunen bli bedt om å påta seg oppgaver i forbindelse med den praktiske gjennomføringen eller stille med personell for å bistå politiet. Kriseledelsen skal i så fall tre i funksjon for å styre kommunens innsats. Omfanget av evakueringen avgjør hvilke tiltak som skal settes i verk. Det som er sentralt i evakueringsplanen er: 14 Side Evakueringsområdet skal entydig avgrenses av skadestedsleder slik at informasjonen kriseledelsen skal forholde seg til er entydig avklart. • Kriseledelsen skal skaffe seg oversikt over egnede bygninger. Som samleplasser benyttes sentrale steder som er godt kjent for alle i lokalmiljøet (skoler, forsamlingshus, idrettshaller m.m.). • De som skal evakueres varsles på den måten som er mest hensiktsmessig. • Selvhjelpsprinsippet skal i første omgang benyttes ved evakuering, men for de som ikke klarer å evakuere seg selv må kommunen påregne en anmodning fra skadestedsleder om å tilrettelegge et tilbud til disse personene. _________ • • • • Kommunen kan bidra med å skaffe midlertidig innkvartering til personer som ikke har et sted å bo, og skal ha oversikt over aktuelle overnattingssteder. De evakuerte som har behov for hjelp, møter opp på samleplasser/midlertidige evakueringssteder. Evakueringsstedene bemannes av kommunens EPS (Evakuering og pårørendesenter) og eventuelt andre som kommunen måtte utpeke til denne oppgaven alt etter hendelsens omfang. Planen for evakuering er samordnet med kommunens øvrige delplaner for dette. Spesielt henledes oppmerksomheten mot «Evakueringsplan for Birkeland sentrum». 4.2. Plan for befolkningsvarsel Gode rutiner for befolkningsvarsel kan ha avgjørende skadeforebyggende og skade-begrensende betydning. I enhver ROS-analyse skal dette gjøres rede for. Analysene gir derfor en oversikt over hvordan kommunen varsler innbyggerne utover det som gis fra andre myndigheter. Det er beskrevet i krisekommunikasjonsplanen, se vedlegg. 5. Vedlegg • Krisekommunikasjonsplan (Resten er ikke vedlagt) Side 15 Tiltakskort Varslingslister Ressursoversikt Evakueringsplan Evakuering av Birkeland sentrum Plan for opplæring, øvelser og evaluering Internkontroll for beredskapsarbeid Media håndtering Skjema for loggføring og meldinger _________ • • • • • • • • • 03 Krisekommunikasjonsplan for Birkenes kommune PLAN FOR KRISEKOMMUNIKASJON HØRINGSUTKAST DESEMBER 2014 BIRKENES KOMMUNE | Postboks 115 | 4795 Birkeland | Telefon 37281500 | [email protected] 03 KRISEKOMMUNIKASJONSPLAN FOR 1 Side UTVIKLING I PLANARBEIDET (RÅDGIVNING, HØRING OG POLITISK BEHANDLING): • Erik Bjerkaas, DSB/NUSB Onsdag 4. nov. 2014 • Første gjennomgang FMAA: Torsdag 27. nov. 2014 • RLG/KL: Fredag 5. des. 2014 • Ferdigstilt høringsutkast rådmannen: Fredag 5. des. 2014 • Legges ut til høring (14 dager) Onsdag 10. des. 2014 • Høringsfrist Tirsdag 23. des. 2014 • Behandling rådmannen: Fredag 16. jan. 2015 • Behandling politiske utvalg: Fra mandag 26. jan. 2015 • Behandling kommunestyret: Tirsdag 3. feb. 2015 _________ Birkenes kommune 2. Krisekommunikasjonsstaben ............................................................................................................ 6 2.1. Ansvar ...................................................................................................................................... 6 2.2. Krisekommunikasjonsstaben ................................................................................................... 6 2.3. Arbeidsoppgaver for krisekommunikasjonsstaben .................................................................. 6 2.4. Krisekommunikasjonsleders bruk av stabsfunksjonen ............................................................. 7 2.5. Kontaktinformasjon ................................................................................................................. 7 Kontaktinformasjon sentralbord ....................................................................................... 7 2.6. Sentralbord .............................................................................................................................. 7 2.7. Talsperson overfor media ........................................................................................................ 8 2.8. Kontaktinformasjon – viktige bidragsytere .............................................................................. 8 3. Hvem, hvor og hvordan .................................................................................................................... 8 3.1. Varslingsliste ............................................................................................................................ 8 Krisekommunikasjonsstab ................................................................................................. 8 3.2. Lokasjoner................................................................................................................................ 9 3.3. Leder av krisekommunikasjonsstaben ..................................................................................... 9 Oppgaver for leder av krisekommunikasjonsstaben ......................................................... 9 3.4. Tiltak ved etablering ................................................................................................................ 9 3.5. Tiltak i driftsfasen................................................................................................................... 10 3.6. Utstyr og hjelpemidler for krisekommunikasjonsstaben ....................................................... 10 3.7. Distribusjonsliste.................................................................................................................... 11 3.8. Plan for bruk av medier, kanaler og virkemidler for å nå ut til innbyggerne .......................... 11 3.9. Særskilt informasjonsbehov og kommunikasjonsutfordringer .............................................. 12 3.10. Informasjonsuthenting fra media .......................................................................................... 12 3.11. Mal for ulike hendelser som kan legges på hjemmesiden ..................................................... 13 4. Vedlegg .......................................................................................................................................... 13 4.1. Tiltakskort for krisekommunikasjonsstaben .......................................................................... 13 2 Krisekommunikasjonsplan ................................................................................................................ 3 1.1. Mål og prinsipper for virksomhetens krisekommunikasjon ..................................................... 3 1.2. Etablering og organisering av krisekommunikasjonsstaben .................................................... 4 1.3. Varslingsliste - krisekommunikasjonsstaben ............................................................................ 4 1.4. Teknisk utstyr, stabslokaler og alternative møtesteder ........................................................... 5 Alternativt etableringssted av kriseledelse m/stab ........................................................... 5 1.5. Beskrivelse av tavle/ark bruk med overskrifter og forståelse av disse ..................................... 5 1.6. Nabohjelp og andre samarbeidspartnere ................................................................................ 5 1.7. Internkontroll/opplæring ......................................................................................................... 6 Side 1. _________ Innholdsfortegnelse 1. Krisekommunikasjonsplan I henhold til Veileder til forskrift om kommunal beredskapsplikt § 4 andre ledd bokstav E, skal Birkenes kommunes Beredskapsplan ha en egen plan for kommunikasjon med befolkning, media og egne ansatte. Dette er Birkenes kommunes krisekommunikasjonsplan, som er et vedlegg til Beredskapsplanen. Krisekommunikasjonsplanen er en selvstendig plan for hvordan Birkenes kommune skal kommunisere internt og eksternt i en krise, samt et vedlegg til Beredskapsplanen for Birkenes kommune og kan leses i sammen med denne. 1.1. Mål og prinsipper for virksomhetens krisekommunikasjon Krisekommunikasjonsplanen bygger på kommunens helhetlige ROS, og vil ta utgangspunkt i de analysene som er foretatt. Den helhetlige ROS – analysen konkluderer med at det er størst sannsynlighet for at følgende uønskede hendelse kan inntreffe i vårt område: • • • • • • • • • Ekstremvær Flom Skogbrann Pandemi Forurenset drikkevann Store arrangementer Brann i bygning Bussulykke/transport Farlig godsulykke Kommunen skal ved krise kunne informere media, egne ansatte og kommunens innbyggere på en effektiv, offensiv og tilfredsstillende måte. Dette skal ivaretas av Kriseledelsen (KL). Alle kommunens pressemeldinger, pressekonferanser og oppslag på hjemmesiden og sosiale medier skal avklares med KL. I noen tilfeller kan rådmannen bestemme noe annet. Hvem er målgruppen for informasjonen? En hendelse kan ramme hele befolkningen i en kommune eller kun en bestemt gruppe. Det er viktig å formulere informasjonen slik at den når målgruppen. Aldersmessige, språklige og kulturelle forhold må tas med i en slik vurdering. 3 Side Hvem har ansvaret for å håndtere hendelsen? Det vil i mange tilfeller være andre enn kommunen som har ansvaret for å håndtere en hendelse samtidig som kommunen har sentrale støtteoppgaver. Det er da viktig å avklare ansvarsforholdene slik at riktig informasjon kommer fra riktig myndighet. Det er en god regel at man kun uttaler seg om det man har ansvaret for. _________ For å sikre at informasjonen som kommunen gir i en krisesituasjon når riktige grupper og gir den ønskede effekten, bør kriseledelsen tenke gjennom noen momenter før en mer detaljert informasjonsplan legges ut: Hvilke medier kan brukes til informasjonsformidlingen? Kommunen har oversikt over hvilke medier som er tilgjengelige for informasjonsformidling, men det er viktig å velge riktig medium ut fra hvem man ønsker å nå med informasjon og hva man ønsker å oppnå. Aktuelle medier kan være SMS, e-post, flyveblad, post, aviser, kringkasting, internett, oppslag, sosiale medier, høyttalerbiler, med mer. Det vil eksempelvis kunne være vanskelig å nå eldre via sosial medier eller å sikre rask handling ved hjelp av avisoppslag. Hva ønsker man å oppnå med informasjonen? Det er viktig å avklare hva den overordnede hensikten med informasjonsutsendingen er. Er hensikten å få mottakerne til å gjøre noe eller ønsker man at de holder seg passive? Dette vil bestemme utformingen av budskapet og valg av medium. 1.2. Etablering og organisering av krisekommunikasjonsstaben Krisekommunikasjonsstab etableres av kriseledelsen så tidlig som mulig ved kriser og uønskede hendelser. Dette for å skaffe oversikt over situasjonen og være i forkant av et økende informasjonsbehov. Ved spesielle situasjoner kan det bli tale om døgndrift. I beredskapssammenhenger er det kun godkjent informasjon fra Kriseledelsen (KL) som skal formidles. Dette av hensyn til innbyggernes sikkerhet og håndteringen av krisesituasjonen. Krisekommunikasjonsstab ved kriser er organisert på følgende måte: Krisledelsen Krisekommunikasjonsleder EPS Krisekommunikasjonsstab Tjenester for evakuerte og pårørende. Loggføring, publikums- og pressetjenester Krisekommunikasjonsleder Aud Hellen Bergland Krisekommunikasjonsstaben leder Merete Holtan Birknes 48122530 Stedfortreder Dagfrid Aasen 99262048 92043715 Nestleder Tordis V Iselvmo 91886475 4 1.3. Varslingsliste - krisekommunikasjonsstaben Side Som figuren viser er Krisekommunikasjonsleder en del av kriseledelsen. Stabsfunksjonen er organisert i krisekommunikasjonsstab under krisekommunikasjonsleder. _________ Psykososiale tjenester 1.4. Teknisk utstyr, stabslokaler og alternative møtesteder Krisekommunikasjonsstaben etablerer seg i første etasje på kommunehuset i sentrum av Birkeland. Publikumsmottaket benytter seg av foajéen. Lille Heimdal/kulturkontor benyttes som samlingssted og til innkvartering av pressen. Loggførere etablerer seg i tidl. eiendomsskattekontor. Teknisk utstyr finnes i mindre skala i første etasje, dette benyttes i første omgang, deretter medflyttes teknisk utstyr fra egne kontorer i 2. etasje. ALTERNATIVT ETABLERINGSSTED AV KRISELEDELSE M/STAB Alternativ etablering av KL med krisekommunikasjonsstab er Valstrand kulturarena Ved flytting til Valstrand skole skal teknisk utstyr medbringes (se eget tiltakskort). 1.5. Beskrivelse av tavle/ark bruk med overskrifter og forståelse av disse I kriseledelsen skal det brukes store ark (flippover) på vegg for å holde oversikt over aktiviteter i krisen. Det er kiseleder som «eier» og fyller ut disse arkene. Kriseledelse og stabsfunksjoner (minimum leder og nestleder) samles med jevne mellomrom for felles intern informasjon fra kriseleder. Ark 1 Overskrift: Hva har skjedd? Nummer Klokkeslett Hendelse Hva er gjort? Ark 2 Overskrift: Hva gjør vi nå? Klokkeslett Oppdatering fra kriseledelse I tillegg skal alle i kriseledelsen ha sine egne ark/plakater (disse er grunnlag for rapport til rådmann og oppdatering av «hva gjør vi nå?»). 5 Side Birkenes kommune har anledning til å benytte seg av nabohjelp, så sant krisen ikke er av et slikt omfang at det også berører dem. Nabohjelp kan vi få fra kommunene som grenser til Birkenes. De kan hjelpe i forbindelse med evakuering, døgnbemanning, informasjons osv. Videre skal det vurderes bruk av frivillige organisasjoner i nærområde. I den forbindelse er det etablert kontakt med Røde Kors for videre samarbeid og koordinering. I tillegg har kommunen kontakt med 3B-Fibreglass Norway (som av DSB går under definisjonen «storulykkesbedriften» pga sin produksjonslinje i sentrumsnær lokasjon) for et samarbeid på bakgrunn av deres kompetanse. _________ 1.6. Nabohjelp og andre samarbeidspartnere 1.7. Internkontroll/opplæring Krisekommunikasjonsleder har ansvaret for at alle i krisekommunikasjonsstab får tilstrekkelig opplæring og at alle avvik i forbindelse med planen for kriseledelse, varslingsplan og informasjonsplan blir meldt skriftlig til rådmann. Opplæringen vil bli gjennomført i henhold til plan for opplæring som er vedlagt beredskapsplanen. Det vil bli gjennomført både kurs og øvelser. Krisekommunikasjonsplanen skal revideres samtidig med beredskapsplanen. Krisekommunikasjonsleder og stabsfunksjonene har egne tiltakskort, disse skal speile beredskapsplanen og revideres sammen med denne. Internkontroll for beredskapsarbeidet er ivaretatt i eget vedlegg for Beredskapsplanen. 2. Krisekommunikasjonsstaben 2.1. Ansvar Krisekommunikasjonsleder skal etablere og lede kommunens informasjonstjeneste i henhold til Beredskapsplanen. 2.2. Krisekommunikasjonsstaben For å konkretisere ansvar, oppgaver og forventet utførelse er det utviklet følgende støttefunksjon som rapporterer til krisekommunikasjonsleder: Krisekommunikasjonsstaben, som har følgende oppgaver: • • • Logg, det vil si at man loggfører all kommunikasjon, informasjon, meldinger osv Journal, det vil si at alle meldinger som er loggført skal journalføres i kommunens sak/arkivsystem Presse- og publikumstjeneste – tar seg av pressen, lager utkast til pressemelding, planlegger og legger til rette for pressekonferanser og tar seg av publikum som henvender seg til kommunen • Føre logg over hendelser (henvendelser, info ut/inn, etc), systematisere disse og føre kontroll på aktiviter som disse fordrer/fører med seg (adressering og restansekontroll). Innhente opplysninger om situasjonen og rapportere videre til kriseledelsen. 6 • Side Krisekommunikasjonsstabens fokus skal være på å håndtere informasjon rundt en krise/hendelse. Det vil si at krisekommunikasjonsstab skal: _________ 2.3. Arbeidsoppgaver for krisekommunikasjonsstaben • • • • Informere om farlige situasjoner som kan oppstå, og bidra til å hindre ytterligere skade. Informere om helsemessige og sosiale forhold, ressurssituasjon, energispørsmål, kommunikasjon osv. I samråd med politiet og kriseledelsen: o Gi godkjent informasjon til publikum, pårørende og innbyggere under og etter krisen o Gi media informasjon og om nødvendig arrangere pressekonferanse i samarbeid med politiet m. fl. o Publisere godkjente pressemeldinger fra kriseledelsen o Etablere oppholdsrom med oppkoblingsmuligheter for media Informere egne ansatte 2.4. Krisekommunikasjonsleders bruk av stabsfunksjonen Krisekommunikasjonsleder er en del av kriseledelsen (KL) og vil derfor møte der. Leder av krisekommunikasjonsstaben møter ved første briefing slik at denne mottar samme informasjon som KL. Nestleder av krisekommunikasjonsstab samler og etablerer samtidig stabsfunksjonen og avgir personell til KL og evt til EPS (Evakuerings- og pårørendesenter). Leder av krisekommunikasjonsstaben rapporterer direkte til krisekommunikasjonsleder. Staben arbeider utfra de tiltakskort som er utarbeidet – samt gjeldene beredskapsplan. 2.5. Kontaktinformasjon KONTAKTINFORMASJON SENTRALBORD Telefon: 37 28 15 00 Faks: 37 28 15 01 Epost: [email protected] Kommunens nettside: www.birkenes.kommune.no Facebookside: facebook.com/birkeneskommune 7 Sentralbord betjenes av servicetorget i åpningstiden. Den kan bli nødvendig at servicetorget holder sentralbordet åpent utenom arbeidstid. Sentralbordet vil utenom åpningstid være betjent krisekommunikasjonsstaben. Side 2.6. Sentralbord _________ Følgende epostadresse er etablert: [email protected]. Post til denne adressen distribueres til Kriseledelsens medlemmer. Krisekommunikasjonsleder har ansvar for at epostene til denne adressen blir fulgt opp og besvart. 2.7. Talsperson overfor media Ordføreren er talsmann overfor media. Informasjon som går ut skal alltid godkjennes av kriseledelsen før den kommuniseres. Blant relevant informasjon som bør kommuniseres tidlig av ordføreren er: • • • Kommunens oppgaver og ansvarsområder. Konkrete tiltak Status 2.8. Kontaktinformasjon – viktige bidragsytere Organisasjon Røde Kors Norske kvinners Sanitetsforening Lille sand kommune Kristiansand kommune Kvinners frivillige beredskap 3B-Fibreglass Norway Kontaktperson Dagfinn Bakkemoen Bjørg Tøsse Geir Jenssen Sigurd Paulsen Else Angeltveit Stein Østbøll Mobiltelefon 47375585 90970819 37261500 38075000 95098100 37280500 3. Hvem, hvor og hvordan 3.1. Varslingsliste Varslingslisten er gjeldende per 1. januar 2015. Denne listen skal oppdateres jevnlig/ved endringer i funksjoner. KRISEKOMMUNIKASJONSSTAB Telefon Mobil Epost 91886475 37281525 37281661 37281530 37419244 37281678 37281556 40043728 37281590 95881703 99695646 91151774 37281524 91886475 99520814 90621731 91121138 90202491 99771200 99527447 40043728 91919104 95881703 99695646 91151774 93035053 [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] 8 92043715 Side 37281560 _________ Navn og funksjon Merete Holtan Birknes Tordis V. Iselvmo Marianne G. Flakk Frank Kismul Elin E. Andersen Torill Vålandsmyr Siri L. Flakk Wenche F. Eieland Tatiana Krause Knut Olav Raen Bjørg Marie Nystøl Inga Johannsdottir Maria Røstad Flesjå Karl Axel Moen 3.2. Lokasjoner I en krise er det nødvendig å etablere tjenesten på et kjent sted. Vanligvis vil dette være på møterom Lille Heimdal, omkringliggende kontorer og foajeen i første etasje på Birkenes kommunehus. Ved en krise som eventuelt berører kommunehuset er alternativ lokalisering Valstrand kulturarena på Valstrand skole. 3.3. Leder av krisekommunikasjonsstaben OPPGAVER FOR LEDER AV KRISEKOMMUNIKASJONSSTABEN • • • • • • • • • • • • • • • Møte i KL ved etablering for å få informasjon fra starten Etablere logg & journal og presse- & publikumssenter i tråd med vedtak i kriseledelsen Bruke varslingsliste for å kalle inn nødvendig personell Sette opp vaktlister og foreslå bemanning overfor krisekommunikasjonsleder Sørge for å få en god dialog med KL gjennom krisekommunikasjonsleder Sørge for at KL får informasjonen som kommer inn Påse at alle hendelser blir meldt, logget og tatt hånd om Sende ut godkjente pressemeldinger og invitere til eventuell pressekonferanser Notere alle henvendelser i egen logg og på eget meldingsskjema Ta imot viktige meldinger og bringe disse til journalfører i kriseledelsen Føre oversikt over presserepresentanter som har vært innom pressesenteret Registrere informasjonsbehov på egen flippover Håndtere henvendelser fra publikum på en korrekt, effektiv og hensynsfull måte og sørge for at kun godkjent informasjon blir gitt Påse at viktige meldinger blir sendt til loggfører i KL Skaffe oversikt over aktuelle telefonnummer/adresser som kan videreformidles til publikum 3.4. Tiltak ved etablering • • 9 • Bruke varslingsliste for å innkalle nødvendig personell Etablere en kriselogg hvor all viktig informasjon i forbindelse med hendelsen skal journalføres og dokumenteres Starte loggføring i kriseloggen så tidlig som mulig. Berører alle steder som mottar henvendelser og som iverksetter tiltak knyttet til krisehåndteringen Være sekretariat for kriseledelsen hele døgnet og skaffe best mulig oversikt over situasjonen Føre kart og oversikter som gjør at situasjonen lett og raskt kan leses Side • • _________ Tiltak vil si hva som må gjøres for å sikre en god etablering av krisekommunikasjonen. Tiltakene bør være definerte og hjelpemidlene klare til bruk før en eventuell krise: • • • • • Etablere kontakt med andre instanser og nabokommunene, informere om situasjonen, og forespør om ressurser dersom det er aktuelt Etablering av kriselogg Føring av en kriselogg skal etableres raskt slik at man ikke går glipp av de første informasjonsbevegelsene under en krise/katastrofe. Alle registreringer skal foretas systematisk og vil hjelpe kriseledelsen til å skaffe seg det riktige informasjonsbildet, holde oversikt over situasjonen og gjøre de riktige prioriteringene. Det er bedre med én registrering for mye, enn en for lite. Kommunene har installert og gitt opplæring i krisestøtteverktøyet CIM hvor blant annet elektronisk logg er en av modulene. Personell i krisekommunikasjonsstaben har brukernavn og passord til www.dsb.cim.no 3.5. Tiltak i driftsfasen • • • • Føre logg og hente inn informasjon fra de forskjellige aktører i krisearbeidet Vurdere behovet for evt. rekvirere nødvendig utstyr/ materiell Avgjøre/avklare om det er aktuelt med personalressurser fra frivillige organisasjoner Utarbeide og formidle statusrapporter til Fylkesmannen 3.6. Utstyr og hjelpemidler for krisekommunikasjonsstaben 10 Side • • • • • • • • • • • Telefon og telefaks. PC med internett og skriver Radio, TV, kopimaskin, overhead, prosjektør, lerret, flippover, pekestokk mv. Sanitær- og bespisningsmuligheter Flippover / tavle til oversikt for viktige meldinger og annet Oversiktskart over hele kommunen pluss eventuelt sentrumsområder En PC med elektronisk kart over kommunen 3 PCer med internettoppkobling (hvorav 1 til logg tilkoblet skriver) 3 telefonpunkter samt tre ekstra telefonapparater Telefaks og kopimaskin Flippovere til statusoversikter Loggblankett som føres fortløpende Posthylle for inn- og utmeldinger Beredskapskoffert _________ • • 3.7. Distribusjonsliste Distribusjonslisten er en liste over relevante medieaktører som leses/benyttes til informasjon og nyheter i nærområdet. Media Fædrelandsvennen Agderposten Birkenes-Avisa Lillesandsposten NRK Sørlandet Radio-L Telefon 38 11 30 00 37 00 37 00 37 27 90 50 37 26 95 00 38 12 12 12 38 13 96 00 Faks 38 11 32 01 37 00 37 17 38 12 17 99 38 13 96 53 E-post [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] [email protected] Andre måter å spre informasjon i kommunen • • • • • Via postkasser, e-post, nettsider, sosiale medier Via skolene, informasjon til elevene (også It’s Learning) Informasjonsmøte i forsamlingshus Plakatoppslag Dør til dør 3.8. Plan for bruk av medier, kanaler og virkemidler for å nå ut til innbyggerne Bortfall av strøm, tele og nett Målgruppe Nettsiden oppdateres gjevnlig med godkjent informasjon Nettsiden vil ikke kunne oppdateres i områder uten strøm. Facebook/sosiale medier Fortløpende informasjon Vil ikke kunne oppdateres I områder uten nett. Aviser Avisene nås gjennom pressemeldinger, pressekonferanser og ved intervjuer av ordfører Avisene vil kun nås ved direkte kontakt gjennom ordfører Nettaviser Nås til alle som har nett. Vil kun nå ut til innbyggere med nett. TV TV nås gjennom presse- TV vil kun nås ved direkte Når de som har tilgang til nett, og som ellers vil bruk nettsiden til kommunene for å finne informasjon. Sosiale medier når ut til de som har nettilgang og som har en profil/er brukere på for eksempel Facebook. Gir mulighet for deling av informasjon. Når ut til abonnenter, så sant distribusjon er mulig. Vil være en god informasjonskilde for innbygger som ikke bruker nett. Nettavisene når ut til innbyggere som normal vil søke etter informasjon der, gir også mulighet for deling via sosiale medier eller epost. Informasjon via TV når ut til 11 Ved strøm, tele og nett Side Medier, kanaler og virkemidler Nettsiden _________ Enhver krise må vurderes i forhold til hvem som er aktuelle i forhold til informasjon. Hvem er det man ønsker å informere, og hvilke kanaler er det mest hensiktsmessig å bruke for å nå denne målgruppen. Hvilke alternativer har man ved bortfall av strøm, tele og nett? Medier, kanaler og virkemidler Ved strøm, tele og nett Bortfall av strøm, tele og nett Målgruppe meldinger, pressekonferanser og ved intervjuer av ordfører kontakt gjennom ordfører Radio Radio nås gjennom pressemeldinger, pressekonferanser og ved intervjuer av ordfører Radio vil kun nås ved direkte kontakt gjennom ordfører Oppslagstavler Informasjon henges på info tavler i sentrum og på butikkene Flyveblader Flyveblader kan legges I berørtes postkasser Dør til dør Informasjon gis muntlig ved at man går fra dør til dør Oppslagstavler vil være et godt alternativ ved bortfall av strøm i kommunens lokaler, men rammer strømbruddet større deler av kommunen vil sentrum og butikkene også være mørke Flyveblader er et godt alternativ til å nå ut til innbyggerne ved bortfall av strøm, tele og nett. Kan med fordel kombineres med dør til dør. Dør til dør brukes når man skal være helt sikker på å nå ut til innbyggerne, både med og uten strøm, tele og nett. innbyggere som har strøm. Kan være en nødvendig informasjonskilde for innbygger som ikke bruker nett. Når ut til innbygger som har strøm. Kan være en nødvendig informasjonskilde for innbygger som ikke bruker nett. Kan nå innbyggere som ikke lytter på norsk radio, ser norsk tv og ikke har tilgang til nett. Megafon Ved samling av store mengder mennesker kan megafon brukes til å gi informasjon Kan brukes med bortfall av strøm. Når frem til alle innbyggerne. Krevende for kommunen å gjennomføre. Når alle som er hjemme. Gir oversikt over hvem som har fått informasjon og hvem som ikke er hjemme. Svært krevende for kommunen. Vil nå hele mengden av mennesker som er tilstede. Effektiv måte å informere. 3.9. Særskilt informasjonsbehov og kommunikasjonsutfordringer Birkenes kommune har både innvandrere og bosetter flyktninger. Språkbarrierer vil kunne gjøre kommunikasjon vanskelig. Kommunen har liten oversikt over navn og telefonnummer, samt adresser, på flyktninger og innvandrere. Lite vet vi også om deres bruk av sosiale medier, aviser og oppslagstavler. Side Krisekommunikasjonsstaben har ansvaret for å overvåke media, herunder sosiale medier. Å holde oversikt over hva mediene formidler kan gi oss opplysninger og informasjon om det innbyggerne er opptatt av og hva slags informasjon KL bør prioritere å komme ut med. 12 Informasjonsuthenting fra media _________ 3.10. 3.11. Mal for ulike hendelser som kan legges på hjemmesiden Krisekommunikasjonsleder/ krisekommunikasjonsstaben har laget mal som publiseres på nettsiden ved kriser. Denne skal inneholde opplysninger om hendelsen, første tiltak og kontaktinformasjon. Malene ligger lagret i EPIServer, og kan fylles ut og publiseres ganske enkelt. 4. Vedlegg (ikke vedlagt innstillingen til politisk behandling) 4.1. Tiltakskort for krisekommunikasjonsstaben Side 13 Varsling Etablering Umiddelbare tiltak/Informasjonsfangst Utarbeidelse av informasjon ut Utarbeidelse av pressemelding Pressetelefon Publikumstelefon Pressekonferanse (mal for gjennomføring) Medieovervåkning Publisering og distribusjon (distribusjonsliste) Hjemmesiden Facebook/sosiale medier Presse- og publikumstjenesten Logg og Journal _________ 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr 008/15 Utvalg Type Dato Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Merete Holtan Birknes K2 - K01 14/4169 Tillatelse til motorferdsel i Tovdalselva under Gummibåtfestivalen 2015 Administrasjonens forslag til vedtak: De miljørettslige prinsippene i §§ 8 til 12 i naturmangfoldsloven er vurdert i saksutredelsen. Omsøkt tiltak vurderes ikke til å ha særlige uheldige skader på naturmangfoldet. Behovet for motorisert transport vurderes til å være så stort at den kan forsvares mot de eventuelle skader tiltaket kan medføre, eller presedensen en slik dispensasjon vil skape. Etter delegert myndighet vedtatt i Birkenes kommunestyre 13.4.2010 og i henhold til lov av 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag § 6 gis Gummibåtfestivalen v/ Per Arne Botn med dette følgende dispensasjon: Formål: følgebåt til deltakere under Gummibåtfestivalen 2015 Kjørerute/ område: Tovdalselva, strekningen Flaksvann – Bjorhushølen (vedlagt kart) Tidsrom: 9-12.7.2015 Merk: Søker må desinfisere båtene samt det utstyr som vil være i kontakt med vann. Dette pga. fare for overføring av smitte og parasitter fra andre vassdrag. Denne dispensasjon skal tas med i båten og fremvises på forlangende av offentlig oppsyns-/ tjenesteperson. Formelt grunnlag/ hjemmel: · · · Lov av 10. juni 1977 nr. 82 om motorferdsel i utmark og vassdrag § 6 Rundskriv T- 1/96 Naturmangfoldsloven § 7, jf. §§ 8-12 Andre opplysninger: Kjøringen skal foregå etter de vilkår og regler som lov og forskrifter tilsier, og skal kun forgå i samsvar med omsøkt bruksområde og formål. Den som forsettlig eller uaktsomt overtrer loven, forskrifter, regler eller vilkår fastsatt i medhold av loven, eller medvirker hertil, er straffeansvarlig etter Lov om motorferdsel i utmark og vassdrag § 12. Mislighold av dispensasjon kan føre til inndragelse av løyve. Vedlegg: Kart (380101) VURDERING: Etter § 7 i naturmangfoldsloven skal de miljørettslige prinsippene i §§ 8 og 12 legges til grunn som retningslinjer ved utøving av offentlig myndighet. § 8 Kunnskapsgrunnlaget: Transporten skal foregå på en avgrenset strekning og skader på levende organismer vurderes som minimal. Langs strekningen er det ingen spesielle naturtyper eller registrerte arter som kan trues av tiltaket. Fisk og andre vannlevende organismer regner man med ikke blir skadelidende av støy fra motorbåt. § 9 Føre-var prinsippet: Omsøkt tiltak medfører så langt kommunen kan se å ha avgrenset risiko for alvorlig og irreversibel skade på naturmiljøet. § 10 Økosystemtilnærming og samlet belastning: Transporten vurderes i avgrenset grad å føre til større belastning på økosystemet i området. §11 Kostnadene ved miljøforringelse skal bæres av tiltakshaver: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. § 12 Miljøforsvarlige teknikker og driftsmetoder: Omsøkt tiltak faller ikke inn under denne bestemmelsen. BAKGRUNN: Søknaden gjelder bruk av motordrevne båter som følgebåter under avvikling av Gummibåtfestivalen 9-12.7.2015. Søker opplyser at strekningen begynner ved Flaksvann og avsluttes i Bjorhushølen. Loven setter et generelt forbud mot bruk av motorisert ferdsel i vassdrag, men § 6 gir anledning til å gjøre unntak når det foreligger «særlige grunner». Rundskriv T -1/96 sier at ved vurderingen av særlige grunner vil det være av betydning om motorferdselen er nødvendig og har et nytteformål. Om kravet til særlige grunner er oppfylt, vil det være en ren skjønnsvurdering som innebærer en helhetsvurdering av saken hvor behovet for transport vurderes opp mot mulige skader og ulemper som ferdselen kan forårsake. Ferdselen er nødvendig ut i fra et perspektiv om sikkerhet. Det er et stort antall båter som skal nedover den nevnte elvestrekningen, og det virker fornuftig og nødvendig å ha med motorbåt som hjelpefartøy. I tillegg nevner søker at ved motvind kan det også være nødvendig med hjelp til å forsere enkelte områder for gummibåtene. Nytteformålet for ferdselen er, i tillegg til sikkerheten, generell overvåking av ferdselen og evt. søppelplukking underveis. Det knytter seg flere friluftsinteresser til elva, særlig bading og fiske. Det er en populær badeplass ved gamle Mollestad bro som må forseres på strekningen. Dette er ikke et område hvor en tenker søkeren trenger å bruke hjelpefartøy aktivt, og derfor kan dette stedet forseres ved lav fart, evt. avslått motor. Arrangementet finner sted i fiskesesongen i Tovdalselva, og fiskelaget vil bli informert om tillatelsen. Administrasjonen mener det finnes særlige grunner til å gi tillatelse til motorferdsel i forbindelse med Gummibåtfestivalen. Den viktigste grunnen er sikkerhet. Siden det er snakk om kanskje 100+ deltakere i gummibåter, er det viktig å ha en hjelpebåt om noe skulle skje. Tiltaket berører ingen truede naturtyper eller arter, og til taket er avgrenset til en kort periode. Etter en helhetsvurdering tilrår administrasjonen at søknaden bør imøtekommes. Grenser i kartet er ikke rettsgyldige Kilde: Geovekst 06.01.2015 Målestokk 1:10000 Birkenes kommune Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 058/14 Tjenesteutvalget PS 25.11.2014 009/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Frank Kismul K2 - V60, K3 - &18, GNR - 83/2, GNR - 85/2, GNR - 85/3, GNR 85/4, GNR - 85/16 14/3177 Behandling etter Konsesjonsloven Hilde Kylland - Gnr 85/2 m.fl. Administrasjonens forslag til vedtak: Birkenes kommune gir Hilde Kylland konsesjon for erverv av landbrukseiendommen Gnr 83 Bnr 2 samt Gnr 85 Bnr 2,3,4 og 16 til avtalt pris – kr 3.000.000,-. Tillatelsen gis på vilkår av at jordbruksarealene holdes i hevd og drives aktivt – enten ved egen drift eller ved utleie til aktiv gårdbruker. Det settes også som vilkår at våningshuset blir nyttet til fast bosetting også etter at selger flytter fra. Vedtaket er gyldig når behandlingsgebyr er betalt. Vedtaket er fattet i medhold av Konsesjonsloven og er begrunnet med de momenter som fremkommer i jordbrukssjefens vurdering. Vedtaket innebærer ikke at kommunen har tatt stilling til den privatrettslige tvist som har oppstått mellom partene. Vedlegg: Skjøte 83/2, 85/2, 85/3, 85/4 og 85/16 Søknad om konsesjon - Hilde Kylland Saksopplysninger: Hilde Kylland søker konsesjon for erverv av Per Einar Spillings eiendom som består av enhetene Gnr 83 Bnr 2 samt Gnr 85 Bnr 2,3,4 og 16. Søknaden må behandles etter Konsesjonsloven. Avgjørelsesmyndighet i slike saker er lagt til kommunen og delegert til Tjenesteutvalget. Bakgrunn: Driftsenheten består av 32 teiger med totalareal 1.832 daa som er fordelt på 28 daa jordbruksareal, 1.701 daa produktiv skog og 103 daa annet areal. Eiendommen er bebygd med våningshus, driftsbygning/garasje og et eldre stabbur. Avtalt salgspris er satt til kr 3.000.000,-. I tillegg skal selger ha vederlagsfri rett til å bo på eiendommen så lenge han kan eller ønsker, samt disponere diverse lagerplass, motta ferdig ved til eget bruk og kunne delta på jakt sammen med kjøper. Selgers søster har fraskrevet seg odelsrett til eiendommen. Ervervet omfatter ikke tre mindre parseller som er godkjent fradelt som tilleggsareal til eksisterende boligtomter men ennå ikke overskjøtet. Disse parsellene er Gnr 85 Bnr 201, 202 og 206. De utgjør til sammen ca 0,7 daa. Vurdering: Konsesjonsloven § 9 angir forhold som skal vurderes ved erverv av landbrukseiendommer. 1. Den avtalte prisen på kr 3.000.000 ansees å være en svært rimelig pris og klart lavere enn verdien av bygningsmasse og produksjonsressurser på eiendommen. Dette forholdet er ikke i strid med kravet om en samfunnsmessig forsvarlig prisutvikling. 2. Selger har avtalefestet rett til å bebo eiendommen vederlagsfritt så lenge han kan eller ønsker. Erverver har ikke tilkjennegitt andre planer for å ivareta hensynet til bosettingen i området. Erverver bor fra før på en landbrukseiendom på Spjote. Distriktsbosettingshensynet veier tyngre her enn på omsøkte eiendom som ligger i utkant av sentrumsområdet. Den sentrale beliggenheten vil gjøre eiendommen attraktiv på utleiemarkedet når selger flytter fra. Dette momentet taler derfor ikke spesielt mot å imøtekomme søknaden. 3. Erververens bopel på Spjote ligger ca 10 km unna tunområdet på omsøkte eiendom. Ervervet legger derfor ikke opp til en driftsmessig spesielt god løsning (redusert antall teiger ved felles grense, mulighet for felles skogsbilveier etc.), men avstanden er heller ikke større enn at skogen kan drives på forsvarlig måte, og jordbruksarealene kan evt. leies bort. Momentet taler derfor bare svakt mot å imøtekomme søknaden. 4. Erververen har selv ikke dokumentert spesiell landbruksfaglig kompetanse, men erververens ektefelle driver egen eiendom og har vært betydelig involvert i driften på omsøkte eiendom sammen med selger. Sammen anses de skikket til å drive eiendommen. Momentet taler ikke mot søknaden. 5. Det er ingen forhold ved ervervet som tilsier at hensynet til helhetlig ressursforvaltning og kulturlandskapet ikke blir ivaretatt på tilfredsstillende måte. Momentet taler ikke mot søknaden. Konsesjon skal i alminnelighet ikke gis dersom det ved ervervet oppstår sameie i eiendommen, eller antallet sameiere økes. Omsøkte erverv medfører ikke noen form for sameie. Anbefaling Ingen av de momenter som loven krever vurdert, taler så sterkt mot å gi konsesjon at det er grunnlag for å gripe inn i en frivillig avtale. Det anbefales at søkeren får konsesjon på vilkår av at eiendommen nyttes til fast bosetting også ut over selgers brukstid og at jordbruksarealene holdes i hevd og drives aktivt – enten ved egen drift eller ved utleie til bruk som er berettiget produksjonstillegg. Tjenesteutvalget - 058/14 Tjen - behandling: Forslag fra leder: Saken utsettes . Begrunnelse: Det er i saksframstillingen kun opplyst at erververs bopel er på landbrukseiendommen på Spjote. Opplysninger om de eiendommer som søker, ektefelle og barn under 16 år eier, skal fremgå av konsesjonssøknaden. Disse oppysninger er ikke gitt. Kommunen skal kontrollere riktigheten av de opplysninger som er gitt i konsesjonssøknaden og eventuelt gi supplerende opplysninger. Når sentrale opplysninger mangler, må kommunen på se at de blir innhentet (Jfr rundskrivM-5/2003). Enstemmig 9, stemmer for leders forslag. Tjen - vedtak: Saken utsettes . Begrunnelse: Det er i saksframstillingen kun opplyst at erververs bopel er på landbrukseiendommen på Spjote. Opplysninger om de eiendommer som søker, ektefelle og barn under 16 år eier, skal fremgå av konsesjonssøknaden. Disse oppysninger er ikke gitt. Kommunen skal kontrollere riktigheten av de opplysninger som er gitt i konsesjonssøknaden og eventuelt gi supplerende opplysninger. Når sentrale opplysninger mangler, må kommunen på se at de blir innhentet (Jfr rundskrivM-5/2003). Birkenes kommune Jordbruk Tjenesteutvalget Dok. ref. 14/3177-13, jp. 2015001024 Saksbehandler: FRKI Dato: 19.01.2015 NOTAT UTEN OPPFØLGING: Søknad om konsesjon - Hilde Kylland - Etterlyste tilleggsopplysninger Tjenesteutvalget har bedt om utfyllende opplysninger vedr. erververfamiliens eiendommer, driftsmessig løsning/naboers interesse for omsøkt eiendom og muligens prisvurdering. Erververfamiliens eiendommer: I skjema for å søke konsesjon, er det felt for å føre opp eiendom tilhørende ektefelle og barn under 18 år. Konsesjonsloven angir derimot ikke at dette er et forhold som skal vurderes eller på hvilken måte det skal vurderes. Det kan benyttes for å oppdage strategisk oppkjøp der det kan foreligge spekulasjon. Konsesjonssøker er Hilde Kylland. Hun står i matrikkelen bare oppført som eier av boligeiendommen Gnr 88 Bnr 130 – Smedens kjerr 19. Hun er oppført som eneeier. Konsesjonssøkers ektefelle er Alfred Skaar Kylland. Han er i matrikkelen oppført som eneeier av følgende eiendommer: Gnr/Bnr 48/6 48/12 53/3 54/1 54/2 54/3 55/2 59/3 59/7 Navn Vesterskogen (Hellerslia) Spjote Ødegård Spjote Spjote Gunnershus Spjote Spjode Oksemyrstykket Bruksformål Landbruk/fiske Bolig Landbruk/fiske Landbruk/fiske Landbruk/fiske Landbruk/fiske Landbruk/fiske Landbruk/fiske Landbruk/fiske Areal 2.214 daa 3 daa Ikke oppgitt 4.159 daa Ikke oppgitt 1,7 daa Ikke oppgitt Ikke oppgitt Ikke oppgitt SUM 6.378 daa Arealet på 54/1 dekker også de eiendommene der arealet er oppført som «Ikke oppgitt». Barn under 18 år har ingen eiendom. Totalt har eiendommene 54 daa jordbruksareal; 32 daa fulldyrka, 2 daa overflatedyrka og 20 daa innmarksbeite. Eiendommene er primært skogbrukseiendom med ca 5.210 daa produktiv skog i følge Gårdskart. Dette er i utgangspunktet en stor skogeiendom i vår kommune. Postboks 115 Telefon: 4795 Birkeland 37 28 15 00 E-post: [email protected] Nettside: www.birkenes.kommune.no Org.nr.: 964 965 870 Sammen med den omsøkte konsesjonseiendommen, vil familien disponere en av de største eiendommene i kommunen. Dette oppfattes ikke som negativt. Når ressursene øker, blir normalt også interessen for økonomi og forstmessig god drift større. Sentrale myndigheter har i lengre tid signalisert behov for rasjonalisering i landbruket med større og mer robuste enheter. Ektefellens betydelige eiendom fra før gir ikke grunnlag for å endre innstillingen i saken. Driftsmessig løsning/naboers interesse for omsøkt eiendom: Konsesjonsloven angir at den driftsmessige løsningen skal vurderes. Det er noe lang avstand mellom søkerfamiliens bosted og konsesjonseiendommen. Dette gir ikke optimal driftsmessig løsning, men det er det heller ikke krav om. Bare dersom løsningen er så dårlig at det ligger an til avslag på konsesjonssøknaden, plikter kommunen å forhøre seg om alternative løsninger (naboers interesse). Foreliggende løsning oppfattes ikke som så dårlig at den gir grunnlag for å gripe inn i en frivillig inngått avtale. Det oppfattes dermed også som uaktuelt for kommunen å aktivt undersøke alternative løsninger. De innspill som er kommet i ettertid oppfattes primært å gjelde deler av konsesjonseiendommen for å få redusert teigblandingen i området. Landbruksforvaltningen i kommunen tok initiativ til et grunneiermøte tidlig på 1990-tallet for å orientere om mulighet for jordskifte nettopp for å gripe tak i dette problemet. Ingen av grunneierne ville den gang eller seinere gjøre bruk av denne løsningen. Det oppfordres derfor til at de nå tar kontakt med evt. nye eiere for å redusere teigblandingen og dermed oppnå bedre driftsmessige løsninger for alle. Dette momentet gir ikke grunnlag for å endre innstillingen i saken. Prisvurdering Saken må behandles etter lovverket slik det var da søknaden ble fremmet. Da skulle pris vurderes for å hindre en for høy prissetting på et produksjonsmiddel. I foreliggende sak er det heller tale om at eiendommen selges til en lavere pris enn takst. Lovverket gir ikke grunnlag for å benytte en slik pris som et moment mot å innvilge konsesjon. Ut fra en fornyet helhetsvurdering finner ikke kommunen grunnlag for å endre innstilling i saken. Frank Kismul Jordbrukssjef Mottakere: Tjenesteutvalget Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 010/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 004/15 Eldrerådet PS 26.01.2015 Saksbehandler Arkiv ArkivsakID Astrid Nørstebø K1 - 033 15/114 Oprettelse av brukerråd innen pleie- og omsorgstjenester Administrasjonens forslag til vedtak: Administrasjonens forslag til vedtak: 1. Birkenes kommune oppretter brukerråd for brukere på sykehjemmet, brukere i heldøgns omsorgsboliger og hjemmeboende som har pleie- og omsorgstjenester i kommunen. 2. Det nedsettes en arbeidsgruppe bestående av enhetsleder sykehjem, enhetsleder hjemmetjenester og 2 representanter fra eldrerådet. 3. Arbeidsgruppen bes å fremlegge forslag til mandat, og plan for det videre arbeidet i løpet av våren 2015. Saksopplysninger/bakgrunn: Flere kommuner har opprettet brukerråd/brukerutvalg for flere eller alle tjenesteområdene. Det vises til blant annet til Trondheim kommune. (vedlegg 1) Medvirkning, medbestemmelse og utveksling av informasjon vil kunne være med å bidra til at man kan gi et bedre tjenestetilbud. Brukere skal ha den informasjon som er nødvendig for å få tilstrekkelig innsikt i tjenestetilbudet og for å kunne ivareta sine rettigheter. Ved å innføre brukerråd kan pasienter/brukere og pårørende få en arena der de kan ta opp saker som er viktig for dem, og gi innspill til hvordan man kan forbedre tjenestene. I første omgang foreslås det å opprette brukerutvalg for pleie og omsorgstjenesten, hvilket innebærer et felles utvalg for institusjons- og hjemmetjenester. Dette vurderes som hensiktsmessig med tanke på den venstreforskyvningen av tjenester som har funnet sted. Denne endringen vil trolig i større grad føre til saker der det kommer opp spørsmål i forhold til hva som er riktig nivå på tjenesteytingen. Birkenes kommune har ansvar for å gi de eldre tilbud av tilstrekkelig kvalitet., og tror denne form for brukermedvirkning er tjenlig i forhold til å utvikle gode tjenester. Lov om pasient- og brukerrettigheter kapittel 3 gir rett til medvirkning og informasjon, (vedlegg 2) I følge Lov om kommunale helse- og omsorgstjenester (helse- og omsorgstjenesteloven) skal kommunen skal sørge for at representanter for pasienter og brukere blir hørt ved utforming av tjenestetilbudet. Kommunen skal sørge for at virksomheter som yter helse- og omsorgstjenester omfattet av loven, etablerer systemer for innhenting av pasienters og brukeres erfaringer og synspunkter, (vedlegg 3) Etter Forskrift for sykehjem og boform for heldøgns omsorg og pleie skal beboerne på forhånd orienteres om forslag til endringer av betydning for deres liv og trivsel i boformen, og gis anledning til å uttale seg. Ledelsen for boformen skal så langt det er mulig ta hensyn til beboerens, vergens eller pårørendes synspunkter, (vedlegg 4) Vurdering/ anbefaling Det foreslås at det opprettes brukerråd for pleie- og omsorgstjenestene i Birkenes kommune. Brukerrådet skal omfatte brukere på sykehjemmet, brukere i heldøgns omsorgsboliger og hjemmeboende som har denne type tjenester. Det nedsettes en arbeidsgruppe som utarbeider mandat for videre arbeid. Et brukerutvalg for pleie og omsorgstjenester bør evalueres etter en prøveperiode på ett år. - Både for å se om det tjener hensikten, og også om det kan være en måte til utvikling av tjenester også på andre felt i kommunen. Birkenes kommune Saksframlegg Saksnr Utvalg Type Dato 011/15 Tjenesteutvalget PS 27.01.2015 004/15 Formannskapet PS 28.01.2015 007/15 Kommunestyret PS 03.02.2015 Saksbehandler Arkiv Halvor Nes ArkivsakID 14/3877 SAMARBEID MELLOM BIRKENES OG LILLESAND KOMMUNER OM TEKNISKE TJENESTER Fase 1 Administrasjonens forslag til vedtak: Vedlegg: Notat organisering_Samarbeid tekniske tjenester i Lillesand og Birkenes kommuner_25112014 Høringsuttalelser samlet Samarbeidsavtale utkast pr 1301 Prosjektmandat teknisk - godkjent styringsgruppe Faveo Prosjektledelse AS Vestre Strandgt. 27-29 | NO-4611 Kristiansand www.faveoprosjektledelse.no Notat - sendt på høring ORG. NR 881 894 742 MVA Oppdragsgiver: Lillesand og Birkenes kommuner Oppdrag: Samarbeid tekniske tjenester Sted: Fra x x Kristiansand Til x Info Firma Faveo Prosjektledelse AS Prosjektgruppen Styringsgruppen Dato: pr 24.11.2014 v/ Jill Akselsen og Gisle Ekse Dette notat er sendt på høring til ansatte i teknisk sektor i Lillesand og Birkenes kommuner. Se følgeskriv for informasjon om hvor spørsmål kan rettes og frist samt hvor høringsuttalelser sendes Organisering av samarbeid tekniske tjenester mellom Lillesand og Birkenes kommuner Lillesand og Birkenes kommuner har igangsatt prosjekt med sikte på å etablere samarbeid på tekniske tjenester. Dette notatet redegjør for ulike organisasjonsformer, konsekvenser av organisasjonsform, samt praktiske forhold knyttet til gjennomføring av et eventuelt samarbeid. Notatet er strukturert på følgende måte: 1. Bakgrunn 2. Oversikt over modellene 3. Økonomiske forpliktelser 4. Styringsmuligheter, eierstyring 5. Forholdet til de ansatte 6. Forholdet til andre lover 7. Vurdering og anbefaling 8. Oppsummering og veien videre 1. Bakgrunn Mandatet for prosjektet sier følgende: Formålet med prosjektet er å etablere et formelt samarbeid mellom teknisk sektor i Birkenes og Lillesand kommune. Samarbeidet kan gjelde hele eller deler av teknisk sektor. Målsetting med et samarbeid innenfor teknisk sektor mellom Birkenes kommune og Lillesand kommune er: Redusere sårbarhet og risiko – Kravene til kompetanse og behovet for oppdatering øker innenfor teknisk sektor. Et formål og krav til samarbeidet er at det bidrar til redusert sårbarhet og risiko for kommunen. Øke kompetanse – Mulighetene for å lære av hverandre er mange, og kompetanseutvikling muliggjøres ved samarbeid. 1 Øke muligheten til å fokusere på utvikling – Det å kunne dele på ressurser kan frigjøre tid, og gjør det enklere å investere og holde seg à jour mht. utstyr, tekniske løsninger, nye prosesser og mer effektiv oppgaveløsning. Bygge robust arbeids-/fagmiljø – Mer attraktiv som arbeidsgiver, lettere å rekruttere og beholde personell. Effektivisering - Samarbeidet skal innen de enkelte fag/tjenester bidra til effektiviseringsgevinst for begge kommunene Opprettholde/forbedre tjenestetilbudet – som et resultat av effektivisering I første fase er det planlagt at samarbeidet skal omfatte oppmåling, geo data, eiendomsskatt og eventuelt skog-/ jordbruks- forvaltning. Det er et sentralt premiss for samarbeidet at det skal være skalerbart, dvs prosjektet og arbeidet skal organiseres slik at de øvrige tjenestene innenfor teknisk sektor i begge kommunene skal kunne legges inn i samarbeidet Det holdes åpent at det etter evaluering for enkelte fagfelt/tjenester ikke anses formålstjenlig å etablere et felles formalisert samarbeid, samt at det kan etableres ulike organisasjonsformer for samarbeid innen de enkelte fagfelt/tjenestene innen teknisk sektor. Videre heter det i mandatet: Arbeidet bør starte med å avklare hvilke type organisering som skal gjelde for et samarbeid innen de ulike fagene/tjenestene som inngår i teknisk sektor. Det søkes å avklare mulige organiseringsformer, samt kartlegge egenskaper ved disse. I dette arbeidet vil analyser og vurderinger blant annet baseres studier/ informasjon fra andre samarbeid. 2. Oversikt over ulike organisasjonsformer Det er ulike organisasjonsformer som kan brukes – hvor de mest aktuelle er interkommunalt samarbeid etter kl § 27, vertskommunemodellen og IKS. For oversiktens skyld kommenteres også aksjeselskap i det følgende. Det legges til grunn at samarbeidet skal ha en felles organisatorisk overbygning – altså at samarbeidet ikke utelukkende skal baseres på avtale mellom partene (f.eks. kjøp av tjenester mellom kommunene). Et samarbeid uten organisatorisk overbygning trenger ikke lovhjemmel, men kan by på juridiske utfordringer i forhold til regelverket om offentlige anskaffelser. I det følgende gis en kortfattet oversikt over de mest aktuelle modellene for et samarbeid mellom Lillesand og Birkenes kommuner om tekniske tjenester. I etterfølgende punkter gjøres det en utdypende vurdering av modellene ifht egenkapital og ansvar for gjeld, forholdet til ansatte, eierskap og eierstyring, samt forholdet til andre lover. 2.1 Interkommunalt samarbeid (kommuneloven § 27) Den vanligste samarbeidsformen mellom kommuner er interkommunalt samarbeid etter kommuneloven § 27. Ved samarbeid etter § 27 er det forutsatt at deltakerkommunene oppretter et eget styre til løsning av felles oppgaver. Hvert kommunestyre gjør selv vedtak om opprettelse av slikt styre. Den enkelte kommune kan med ett års skriftlig varsel si opp sitt deltakerforhold i det interkommunale samarbeidet og kreve seg utløst av det. Bestemmelsen gir stor frihet i organiseringen av samarbeidet, men begrenser kommunestyrets mulighet til å overføre myndighet til styret kun til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Så lenge det ikke er i strid med særlovgivningen, kan kommunene fritt delegere drifts- og organiserings2 oppgaver. Det er ikke grunnlag for noen rettslig instruksjonsmyndighet fra en deltakerkommune overfor de valgte styremedlemmene. Samarbeidet reguleres i egen avtale. Styrets rolle og forhold til samarbeidskommunene må utformes i vedtektene. Vedtektene for det interkommunale styre skal minimum inneholde bestemmelser om: a) styrets sammensetning og hvordan det utpekes, b) området for styrets virksomhet, c) hvorvidt deltakerkommunene skal gjøre innskudd til virksomheten, d) hvorvidt styret har myndighet til å ta opp lån eller på annen måte pådra deltakerne økonomiske forpliktelser, e) uttreden fra eller oppløsning av samarbeidet. Et styre i et interkommunalt samarbeid etter § 27 vil i noen tilfeller være et eget rettssubjekt og dermed ikke en del av kommunen, i andre tilfeller ikke. Om vi har med et eget rettssubjekt å gjøre må avgjøres ut fra en konkret helhetsvurdering der en rekke momenter er relevante, og der det også er rom for skjønn. 2.2 Interkommunalt selskap (IKS) Lov av 29.januar 1999 nr.6 omhandler interkommunale selskaper (IKS). Interkommunale selskap er en egen selvstendig enhet som er rettslig og økonomisk skilt fra deltakerkommunene. Selskapet er et eget rettssubjekt. Selskapsformen er særskilt innrettet på offentlig sektor, og tilpasset virksomheter med et visst forretningsmessig preg. IKS-loven regulerer styringsstrukturen og myndighetsfordelingen, og gjelder for samarbeid som har karakter av et selskapsforhold. Private kan ikke delta. Det formelle styringsdokumentet er skriftlig selskapsavtale (vedtekter) som vedtas av kommunestyrene og omhandler blant annet formål, organisering og økonomisk ansvar (normalt proratarisk). Endringer må godkjennes av alle kommunestyrer. Selskapets øverste myndighet er representantskapet som består av minst ett medlem fra hver kommune. Representantskapet er eiernes organ, og deltakerkommunenes eiermyndighet utøves av representantskapet. 2.3 Aksjeselskap (AS) Et aksjeselskap er en selvstendig juridisk enhet, og reguleres av aksjeloven av 1997. Selskapsformen er tilpasset drift med økonomisk overskudd som formål. De formelle styringsdokumentene i et aksjeselskap er stiftelsesdokumentet, vedtekter og eventuelt aksjonæravtale. I vedtektene kan lovens normalløsninger på flere vesentlige punkt fravikes. Stiftelsesdokument og vedtekter, samt eventuelt aksjonæravtale, må vedtas av de enkelte kommunestyrene. Styret har det overordnede ansvar for forvaltningen av selskapet. Eierne utøver sin eiermyndighet gjennom generalforsamlingen. 2.4 Vertskommunesamarbeid Begrepet vertskommune er benyttet i flere sammenhenger, også for samarbeid som formelt sett ikke er et vertskommunesamarbeid. To eller flere kommuner kan samarbeide om å kjøpe eller motta tjenester fra en 3 annen kommune, basert på privatrettslige avtaler mellom kommunene som «bestiller» og kjøper av tjenestene på den ene siden og den kommunen som skal utføre tjenestene på den andre siden, ofte kalt «vertskommunen». Det finnes også tilfeller der kommunen som har hovedkontoret i et samarbeid etter kommuneloven (kml) § 27 er blitt betegnet som vertskommune. Ingen av de nevnte organisasjonsformene er formelt sett å anse som vertskommunesamarbeid etter kommuneloven. Med vertskommunemodellen menes samarbeid mellom kommuner organisert etter koml. § 28-1 a flg. Disse bestemmelsene trådte i kraft 1 januar 2007. Vertskommunemodellen er spesielt utviklet for interkommunalt samarbeid om lovpålagte oppgaver som innebærer offentlig myndighetsutøvelse. Koml§ 28-1 a) lyder: En kommune kan overlate utførelsen av lovpålagte oppgaver, herunder delegere myndighet til å treffe vedtak som omtalt i forvaltningsloven § 2 første ledd bokstav a (offentlig myndighetsutøvelse) til en vertskommune etter §§ 28-1 b og 28-1 c hvis den aktuelle lov ikke er til hinder for det. I en vertskommunemodell kalles den kommunen som får delegert myndighet fra andre kommuner i samarbeidet for å utføre oppgaver og treffe avgjørelser på deres vegne, for vertskommunen. Den kommunen som delegerer myndighet og oppgaver til vertskommunen, kalles samarbeidskommune. Deltakerkommune brukes som samlebegrep om alle kommunene som deltar i samarbeidet, både vertskommunen og samarbeidskommune. Samarbeidet bygger på en skriftlig avtale og har ingen interkommunal organisatorisk overbygning. Det vil si at det her ikke er snakk om en selvstendig organisatorisk enhet, men om et forvaltnings- og tjenesteapparat som ligger inn under styringsstrukturen i vertskommunen. Vertskommunesamarbeidet er altså ikke et eget rettssubjekt. Organisatorisk er det en del av vertskommunens virksomhet. Det vil ikke være mulig å invitere inn private samarbeidspartnere i en vertskommunemodell. Det er imidlertid ikke noe i veien for at et vertskommunesamarbeid inngår avtaler med private leverandører, på samme måte som selvstendige kommuner kan inngå slike avtaler. Kommunelovens regulering av vertskommunemodellen er først og fremst regulering av folkevalgte og administrative ansvarslinjer, og sier ingenting om hvordan den enkelte tjeneste bør organiseres med hensyn til lokalisering. Kommunene må selv vurdere hvordan de enkelte tjenesteområdene bør gjøres tilgjengelig for innbyggerne i deltakerkommunene. Det er ikke noe i veien for å ha flere fysiske kontor under en felles teknisk tjeneste, både i vertskommunen og samarbeidskommune. Det må imidlertid besluttes hvilken kommune som skal være vertskommune. Det finnes to former for vertskommunesamarbeid: Administrativt vertskommunesamarbeid (koml § 28-1 b) Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd (koml § 28-1 c) a) Administrativt vertskommunesamarbeid Til administrativt vertskommunesamarbeid kan bare delegeres myndighet i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Modellen har ingen organisatorisk overbygning i form av felles folkevalgt organ. Hva som er av prinsipiell betydning må fastsettes ut fra sakens karakter og konsekvenser, kommunens størrelse, samt en vurdering av i hvilken utstrekning de viktige skjønnsmessige sider av den aktuelle avgjørelsen må anses klarlagt gjennom politiske vedtak, instrukser eller tidligere praksis. Et utgangspunkt for 4 vurderingen av hva som anses som prinsipielle saker, vil være hvilke saker som fremlegges for politisk beslutning. Modellen med administrativt vertskommunesamarbeid er særlig egnet for samarbeidsområder som er mer regelstyrte og som krever særskilt kompetanse for å bruke et faglig godt skjønn. Den er ikke tilpasset samarbeid hvor det er mye behov for politisk behandling av sakene. Å inngå et administrativt vertskommunesamarbeid innebærer at samarbeidskommunen delegerer til vertskommunens administrasjon å utføre de oppgaver og treffe avgjørelser i de typer saker som inngår i samarbeidsavtalen. Delegeringen skjer formelt ved at kommunestyret i samarbeidskommunen gir instruks til egen administrasjonssjef om å delegere myndigheten sin til administrasjonssjefen i vertskommunen. Når samarbeidskommunen delegerer myndighet til vertskommunen, innebærer dette ikke at førstnevnte kommune gir fra seg eller overfører myndigheten. Samarbeidskommunen kan når som helst trekke den delegerte myndigheten tilbake og/eller utøve myndigheten selv. Administrativt vertskommunesamarbeid kan illustreres slik: b) Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd Dersom deltakerkommunen ønsker å delegere beslutningsmyndighet i saker av prinsipiell betydning, må kommunene oppnevne en felles folkevalgt nemnd til å ta slike beslutninger. Denne felles folkevalgte nemnden har ikke status som et interkommunalt styre, men er knyttet til og administrert av vertskommunen. Heller ikke slikt vertskommunesamarbeid innebærer at det blir etablert en ny juridisk person. Nemnden er en del av vertskommunen som rettssubjekt. Det må foretas særskilte delegeringsvedtak i kommunestyret i hver enkelt deltakerkommune. Nemnda kan videredelegere alle saker som ikke er av prinsipiell betydning til administrasjonen i vertskommunen. Den enkelte deltakerkommune kan fastsette retningslinjer for hva kommunen mener er saker av prinsipiell betydning. I så fall må saken avgjøres av nemnda. Selv om deltakerkommunene har delegert samme 5 kompetanse til nemnda, kan den enkelte kommune gi ulike instrukser om hvordan myndigheten skal utøves i saker som alene berører kommunen eller dens innbyggere. Denne samarbeidsmodellen bygger på en forutsetning om at nemnda skal utøve lik myndighet for alle deltakerkommunene. Dette innebærer at dersom en samarbeidskommune generelt trekker tilbake den delegerte myndigheten på et område, medfører dette at kommunen må trekke seg ut av samarbeidet. Dersom det er vertskommunen som gjør dette, vil det medføre at hele samarbeidet må oppløses. Hver av samarbeidskommunene skal være representert med minst to representanter i nemnda. Disse behøver ikke å være medlemmer av kommunestyret. Vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd kan illustreres slik: 3. Økonomiske forpliktelser 3.1 Interkommunalt samarbeid etter kl § 27 Hvorvidt et samarbeid etter kl § 27 er en egen juridisk enhet eller ikke, vil være avhengig av en konkret vurdering av hvilke fullmakter som er delegert til samarbeidet. Det er adgang til å delegere økonomisk ansvar til samarbeidet, herunder budsjettansvar, ansvar for kontraktsforpliktelser, låneopptak og forvaltning av inntekter i samarbeidet. Dette forutsetter klare delegasjonsvedtak eller vedtektsregulering. Samarbeidet finansieres i utgangspunktet som en del av kommunens virksomhet, men som nevnt kan det gis delegert myndighet til å oppta lån (samarbeidet vil i så fall være en egen rettslig enhet). 6 Deltakerne i et interkommunalt samarbeid etter kl § 27 hefter ubegrenset for samarbeidets forpliktelser. Konkurs er dermed ikke aktuelt, og kommunene danner i praksis til sammen en konkursgaranti. 3.2 Interkommunalt selskap (IKS) Et IKS er eget rettssubjekt, med egne forpliktelser. I et IKS hefter deltakerne, dvs. kommunene, ubegrenset for en del av selskapets forpliktelser, tilsvarende den eierandel deltaker har. Det er ingen innskuddsplikt i selskapet, med mindre dette er bestemt i selskapsavtalen etter avtale mellom deltakerne, eller det fremgår av loven. Ut over dette må det være inntatt i selskapsavtalen dersom deltakerne skal være pålagt å dekke eventuelt underskudd eller bidra med nye midler til selskapets drift. Et IKS kan dermed ikke slås konkurs, fordi deltakerne vil være ansvarlige for å dekke selskapets gjeld, og kommunene danner i praksis til sammen en konkursgaranti. Et IKS kan i begrenset grad ta opp lån, og da kun dersom det er særskilt fastsatt i selskapsavtalen og etter departementets godkjenning. Innlånskostnader i forbindelse med investeringer vil, på grunn av ”konkursgarantien” som ligger i IKSstrukturen, kunne bli vesentlig lavere enn i en mer risikoutsatt organisasjonsform (som et aksjeselskap). 3.3 Aksjeselskap Som juridisk person har et aksjeselskap sine egne forpliktelser. Aksjeeierne hefter ikke for disse, med mindre det foreligger et særskilt ansvarsgrunnlag, som for eksempel garanti. Aksjeeier hefter kun for den kapital som er skutt inn i selskapets egenkapital. Siden bare aksjeselskapet hefter for selskapsforpliktelsene, krever aksjeloven at det fastsettes en aksjekapital på minst kr. 30.000,-, som finansieres av aksjeeierne. Sammen med antall aksjer gir aksjekapitalen den brøken som alle rettighetene i selskapet normalt er fordelt etter Etter kommuneloven § 51 er det forbudt for en kommune å stille garanti for andres forpliktelser i næringsvirksomhet. Dette forbudet gjelder også når den andre er et aksjeselskap hvis aksjer eies av kommunen. Dog er ikke en kommune beskyttet mot såkalt ansvarsbrudd, dvs. at en aksjeeier unntaksvis kan komme til å hefte for alle aksjeselskapets forpliktelser. Organisering av virksomhet i aksjeselskap reduserer økonomisk risiko for kommunen. Ved å etablere et aksjeselskap vil eierne få redusert økonomisk risiko sammenlignet med IKS. Økonomien i et aksjeselskap vil være mer selvstendig og uavhengig av eierne, og det kan fritt ta opp lån, hvilket er begrenset for en kommune gjennom et interkommunalt samarbeid etter kl § 27 eller et IKS. Et aksjeselskap kan, dersom forpliktelsene overstiger egenkapitalen, slås konkurs. 3.4 Vertskommunesamarbeid Et sentralt punkt i samarbeidsavtalen er bestemmelser om det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunen og vertskommunen. Det er opp til kommunene selv å bestemme hvordan dette skal foregå. En måte å fordele kostnadene på er å fordele dem prosentvis på kommunene etter innbyggertall. En annen måte kan være at oppgjøret skjer på grunnlag av hvilke kostnader som faktisk knytter seg til den enkelte samarbeidskommune. En tredje måte kan være å avtale en fast andel som fordeles likt mellom deltakerkommunene, og en variabel andel som fordeles etter bestemte kriterier, for eksempel innbyggertall. Det kan også være hensiktsmessig å regulere for eksempel hvordan det økonomiske oppgjøret skal være dersom en deltakerkommune omgjør et vedtak fattet i vertskommunen, og dette innebærer større kostnader 7 for vertskommunen enn det opprinnelige vedtaket. I tillegg til dette bør økonomiske konsekvenser av evt uttreden eller opphør av samarbeidet reguleres i samarbeidsavtalen. 4. Eierstyring – deltakerrettigheter og representasjon (forholdet mellom eierne og selskapet) 4.1 Interkommunalt samarbeid etter kl § 27 Bestemmelsen i kl § 27 gir stor frihet i organiseringen av samarbeidet, men begrenser kommunestyrets mulighet til å overføre myndighet til styret kun til å treffe avgjørelser som angår virksomhetens drift og organisering. Så lenge det ikke er i strid med særlovgivningen, kan kommunene fritt delegere drifts- og organiseringsoppgaver. Lønns- og regnskapsfunksjonen anses i denne sammenheng som driftsoppgaver, som fritt kan delegeres til samarbeidet. Deltakerkommunene utøver eierskapet direkte i styret gjennom sine representanter der (i motsetning til et IKS hvor deltakerkommunene ikke deltar direkte i styret, kun i representantskapet). Hvilket mandat, oppgaver og myndighet styret skal tillegges, kan i stor utstrekning reguleres i samarbeidsavtale og vedtekter. Det er ikke grunnlag for noen rettslig instruksjonsmyndighet fra en deltakerkommune overfor de valgte styremedlemmene. Disse har et selvstendig juridisk ansvar for hvordan de utøver sitt styreverv. Private aktører kan ikke delta i et interkommunalt samarbeid etter kl § 27. Det er anledning til å ta inn nye offentlige deltakere i samarbeidet, noe som evt besluttes av kommunestyrene i deltakerkommunene. 4.2 Interkommunalt selskap, IKS Et IKS er styrt av representantskapet som øverste myndighet, og av styret. I representantskapet skal alle deltakerne være representert med minst en representant, som er oppnevnt av deltakernes respektive kommunestyrer. Dette medfører at representantskapet som hovedregel består av kommunenes valgte politikere. Styret i et IKS velges av representantskapet, som også velger styreleder og nestleder, med mindre det er fastsatt i selskapsavtalen at styret skal velge dette selv. Det er ikke anledning til å delegere valg av styrerepresentanter til andre, for eksempel ved at deltakerne direkte oppnevner styremedlemmer. Styremedlemmer kan ikke samtidig være daglig leder eller medlem av representantskapet. Kommunestyret kan instruere sine representantskapsmedlemmer, men ikke sine styremedlemmer. Den enkelte deltakerkommune kan altså ikke utøve eiermyndighet direkte overfor selskapets styre eller administrasjon. Styret er underordnet representantskapet, og daglig leder er underordnet styret. Deltakerkommunene kan imidlertid gjennom representantskapet treffe vedtak som binder styret, og representantskapet kan omgjøre vedtak som styret har truffet. Et IKS gir i forhold til aksjeselskap større innflytelse over forvaltningen av selskapet. Et IKS åpner ikke opp for privat eierskap. Det er anledning til å ta inn nye offentlige deltakere i IKS selskapet. 4.3 Aksjeselskap Et AS er styrt av generalforsamling og styre. Deltakerne, dvs. aksjeeierne, deltar ikke direkte i noen av selskapets posisjoner, eiendeler, kontrakter mv. Deltakerrettigheten er knyttet til en eller flere aksjer. Aksjen er en andel av selskapets egenkapital, bestemt av forholdet mellom selskapets egenkapital og antall aksjer. 8 Aksjen er også bærer av de økonomiske og organisatoriske rettigheter i selskapet, blant annet retten til å delta i møter i generalforsamlingen. Deltakerrettighetene er altså ikke knyttet direkte til en person. Som aksjeeier har kommunen alltid rett til å delta i generalforsamlingens møter, rett til å bli orientert om forberedelsen av disse møtene, rett til å få opplysninger og å delta i etterarbeidet etter møter i den grad det angår kommunen. I generalforsamlingens avstemninger gir hver aksje én stemme. I utgangspunktet må medlemmer av styret i et AS velges av generalforsamlingen. Valgretten kan for inntil 49 % av styret overføres til andre gjennom vedtektsbestemmelse. Valgretten kan ikke overføres til styret eller til medlem av styret. Organisering av samarbeid i et AS innebærer at den demokratiske styring og kontroll skjer indirekte gjennom generalforsamlingen og oppnevning av styret for virksomheten. Eierne har myndighet gjennom generalforsamlingen, dvs. at kommunen som aksjeeier ikke kan gi pålegg til selskapets styre uten at dette skjer i form av beslutning i generalforsamlingen. Dette innebærer at kommunestyrene i utgangspunktet ikke kan instruere selskapet direkte, men må utøve sin myndighet gjennom representanter i selskapenes styrende organer. Kommunestyret kan ved flertallsvedtak instruere kommunens representanter i generalforsamlingen om hvordan de skal stemme. Det kan vedtektsfestes at visse saker skal behandles av generalforsamlingen, og kommunestyret kan øve innflytelse på selskapets drift på andre måter, f.eks. gjennom å stille vilkår for evt kommunale tilskudd til selskapet. Dette kan også gjøres i en aksjonæravtale. Aksjonæravtalen er et privatrettslig dokument som gjelder aksjonærene i mellom, og brudd på denne kan danne grunnlag for erstatningsansvar. Et aksjeselskap åpner opp for privat eierskap. Muligheten til kjøp og salg av aksjer gjør det forholdsvis enkelt å endre på eierandeler dersom nye eiere skulle tiltre samarbeidet. Det vil være kommunestyret som beslutter evt kjøp og salg av aksjer. 4.4 Vertskommunesamarbeid Til grunn for vertskommunesamarbeidet skal det foreligge en skriftlig samarbeidsavtale. Koml § 28-1 e fastsetter nærmere krav til hva en slik avtale skal inneholde. Avtalen må som et minimum inneholde bestemmelser om: • Deltakere og hvem som er vertskommune • Hvilke oppgaver og hvilken avgjørelsesmyndighet som legges til vertskommunen • Tidspunktet for overføring av oppgaver og avgjørelsesmyndighet • Underretning til deltakerne om vedtak som treffes i vertskommunen • Det økonomiske oppgjøret mellom samarbeidskommunene og vertskommunen • Nærmere regler for uttreden og avvikling av samarbeidet • Annet som etter lov krever avtale. Kommunene står fritt til å regulere også andre forhold enn det som følger av loven. Det kan for eksempel være aktuelt å ta inn avtalen nærmere bestemmelser om: • • • • • Informasjon til innbyggerne. Hvordan tjenestene skal gjøres tilgjengelig for innbyggerne i samarbeidskommunene, for eksempel ved å ha kontorer eller kontordager i kommunene Innsynsrett for samarbeidskommunene i vertskommunens virksomhet. Informasjon til deltakerne om mottatt klager, tilsynsrapporter, forvaltningsrevisjoner mv. Selv om utgangspunktet er at en vertskommune ikke kan delegeres myndighet i saker som er av prinsipiell betydning, kan det likevel tenkes å oppstå saker i vertskommunen som etter en konkret vurdering må anses å være av prinsipiell betydning. Det bør derfor i avtalen tas inn bestemmelser om hvordan vertskommunen skal behandle slike saker. 9 Det er bare endringer i avtalen som gjelder forhold som omtales i koml. § 28-1 e som må vedtas av kommunestyrene selv. Kommunestyrene kan på ordinær måte delegere til andre, for eksempel administrasjonssjefen i deltakerkommunene, å utforme eller endre andre bestemmelser i avtalen, noe som vil kunne bidra til å gjøre samarbeidet mest mulig smidig. Dette kan for eksempel være å utarbeide retningslinjer. I tillegg til selve samarbeidsavtalen kan det å utforme generelle instrukser om hvordan oppgavene på et område skal løses på vegne av deltakerkommunene, vil være et styringsvirkemiddel som deltakerne vil kunne benytte seg av når avtalen inngås. I slike instrukser kan det legges premisser for hvordan vertskommunen skal løse sakene på vegne av samarbeidskommunen. Instruksene kan både være generelle og spesielle for enkelte saker. I et administrativt vertskommunesamarbeid skal delegering av myndighet gå fra administrasjonssjefen i samarbeidskommunen til administrasjonssjefen i vertskommunen. Det betyr at administrasjonssjefen i samarbeidskommunen gjennom delegeringsvedtaket har en særlig anledning til å følge opp hvordan myndighet og instrukser er fulgt opp av vertskommunen på samarbeidskommunens vegne. I tillegg til dette har loven i hovedsak to styringsredskaper: instrukser fra deltakerkommunen og muligheten til å omgjøre vedtak som er gjort av vertskommunen. Samarbeidskommunene har også anledning til å bringe en sak som er avgjort av vertskommunen inn for lovlighetskontroll, jf. koml. 28-1 h. Kommunene vil alltid stå i et politisk ansvarsforhold overfor sine innbyggere, også for den delen av virksomheten som utøves i et interkommunalt samarbeid. De folkevalgte i kommunene som deltar i et vertskommunesamarbeid, vil ha et overordnet ansvar for at deres innbyggere får de ytelser og tjenester som de etter loven har krav på. Om så ikke er tilfelle må den enkelte deltaker vurdere å gripe inn med de midler loven åpner for, eller i ytterste konsekvens avslutte samarbeidet. Dette forutsetter at kommunene har tilstrekkelig informasjon til at de kan vurdere tjenesteproduksjonen, for eventuelt å bruke de styringsvirkemidlene som loven åpner for. Deltakerkommunene står i prinsippet fritt til når som helst å trekke myndigheten som er delegert til vertskommunen tilbake, enten for en enkelt sak eller generelt. Dette vil nok være et virkemiddel som har karakter av å være en sikkerhetsventil for helt spesielle tilfeller. 5 Forholdet til de ansatte 5.1 Arbeidsgiveransvaret • Interkommunalt samarbeid etter kl § 27 I et interkommunalt samarbeid etter kl § 27 kan arbeidsgiveransvaret organiseres relativt fritt. Det kan delegeres til samarbeidet. De vanligste formene for å organisere arbeidsgiveransvaret er: a) Samarbeidet har egne ansatte, noe som gir styret arbeidsgiveransvar. Styret ansetter i disse tilfellene også daglig leder 10 b) De som til daglig jobber i samarbeidet er formelt sett ansatt i en av deltakerkommunene, som har arbeidsgiveransvaret. Denne formen for organisering kan har betydelige uklarheter, f.eks. ifht hvem som skal stå for ansettelser, oppfølging, instruksjonsmyndighet c) Samarbeidet har ingen egne ansatte. Det kan enten være at samarbeidet kjøper inn ulike tjenester fra andre/deltakerkommunene (f.eks. på timebasis), eller at medlemskommunene har en ordning der ansvaret for administrasjon av samarbeidet roterer Dersom samarbeidet har egne ansatte, er de egne organisasjonsenhenter som skal registreres i enhetsregisteret i Brønnøysund og i NAVs arbeidsgiverregister. • Interkommunalt selskap (IKS) I et interkommunalt selskap er arbeidstaker ansatt i selskapet, men kan gjennom selskapsavtalen gis rettigheter på linje med ansatte i kommunen. • Aksjeselskap Et aksjeselskap vil ha arbeidsgiveransvaret for ansatte i virksomheten. • Vertskommunesamarbeid I et vertskommunesamarbeid kan deltakerkommunene bestemme om arbeidsgiveransvaret skal fortsette å ligge i hver av deltakerkommunene, eller om arbeidsgiveransvaret for alle ansatte som inngår i samarbeidet skal overføres til vertskommunen. Dersom de ansatte overføres til vertskommunen vil denne har den alminnelige styringsrett som arbeidsgiver, og samarbeidskommunen kan ikke gi retningslinjer for organisering av arbeidet, gi instrukser eller på annen måte gripe inn på en måte som kommer i strid med dette. Men også i de tilfeller hvor de ansatte i samarbeidskommunen ikke overføres til vertskommunen, vil vertskommunen gjennom delegasjonsvedtak fra administrasjonssjef i deltakerkommunen, ha delegert instruksjonsretten i arbeidsgiveransvaret til vertskommunen. Det vil si at det er vertskommunen som kan instruere ansatte i samarbeidskommunen, men kun innenfor de grenser som er satt i avtale, delegasjon og eventuelle vedtatte instrukser. 5.2 Virksomhetsoverdragelse Ved overdragelse av virksomheten fra kommunene til enten et interkommunalt samarbeid etter kl § 27 (forutsatt eget rettssubjekt), et IKS eller et AS, vil de ansatte etter arbeidsmiljøloven (aml) kap 16 beholde sine rettigheter ihht arbeidsavtalene, og kan gjøre gjeldende de samme krav overfor ny arbeidsgiver som overfor tidligere arbeidsgiver. Dette gjelder også rettigheter som følger av tariffavtale, med mindre den nye enheten erklærer at den ikke ønsker å være bundet av tidligere arbeidsgiveres tariffavtaler. Uansett vil de individuelle rettighetene i tariffavtalene fortsatt gjelde inntil tariffavtalene utløper eller ny bindende tariffavtale er inngått. Hovedregelen om de overførte ansattes rettigheter følger av aml § 16-2: (1) Tidligere arbeidsgivers rettigheter og plikter som følger av arbeidsavtale eller arbeidsforhold som foreligger på det tidspunkt overdragelsen finner sted, overføres til den nye arbeidsgiver. Krav etter første punktum kan fortsatt gjøres gjeldende overfor den tidligere arbeidsgiver. (2) Ny arbeidsgiver blir bundet av tariffavtale som tidligere arbeidsgiver var bundet av. Dette gjelder ikke hvis ny arbeidsgiver senest innen tre uker etter overdragelsestidspunktet skriftlig erklærer overfor fagforeningen at ny arbeidsgiver ikke ønsker å bli bundet. De overførte arbeidstakerne har likevel rett til å beholde de individuelle arbeidsvilkår som følger av tariffavtale som den tidligere arbeidsgiver var bundet av. 11 Dette gjelder inntil denne tariffavtalen utløper eller til det inngås ny tariffavtale som er bindende for den nye arbeidsgiver og de overførte arbeidstakere. (3) Arbeidstakernes rett til videre opptjening av alders-, etterlatte- og uførepensjon i henhold til kollektiv tjenestepensjon, overføres til ny arbeidsgiver etter reglene i første og andre ledd. Ny arbeidsgiver kan velge å gjøre allerede eksisterende pensjonsordninger gjeldende for de overførte arbeidstakerne. Dersom arbeidstakernes tidligere pensjonsordninger ikke kan videreføres etter overdragelsen, skal ny arbeidsgiver sørge for at de overførte arbeidstakerne sikres rett til videre opptjening etter en annen kollektiv pensjonsordning. Etter aml kan arbeidstakere ha reservasjonsrett (arbeidstaker kan motsette seg å bli med over til ny arbeidsgiver). Men utgangspunktet etter norsk rett er at arbeidstaker i så fall ikke kan velge å fastholde arbeidsavtalen med opprinnelig arbeidsgiver (valgrett). I ifølge rettspraksis eksisterer en unntaksvis valgrett for arbeidstaker dersom overføringen til ny arbeidsgiver fører til ikke uvesentlige negative endringer i arbeidstakerens situasjon. Ansatte som benytter seg av reservasjonsretten og ikke ønsker å gå over til ny arbeidsgiver, men som ikke har rett til å kreve å fastholde arbeidsavtalen med opprinnelig arbeidsgiver, vil stå uten arbeid etter at virksomhetsoverdragelsen er gjennomført. Hvorvidt det er ansatte som ønsker å benytte seg av reservasjonsretten og valgretten bør avklares tidlig gjennom en kartlegging. Uavhengig av lovens krav er det helt avgjørende for kommunene å ha en løpende dialog med de ansatte for å sikre nødvendig medbestemmelse og medinnflytelse i omstillingsprosessen. Denne dialogen føres vanligvis gjennom de tillitsvalgte. Det er full adgang til å avtale i den nye enhetens styringsdokumenter at de ansatte skal stilles likt med ansatte i deltakerkommunene. Det følger av aml § 16-4 at overdragelse av virksomhet til annen arbeidsgiver ikke i seg selv er grunn for oppsigelse fra tidligere eller ny arbeidsgiver. Ved vertskommunesamarbeid kan det blir spørsmål om overføringen av virksomhet fra samarbeidskommunen til vertskommunen må betraktes som en virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven kapittel 16. Dette må avgjøres etter en konkret vurdering i hvert tilfelle knyttet til bl.a. hvor stor og hvilken del av samarbeidskommunens virksomhet som overføres til vertskommunen. Dersom dagens virksomhet i begge kommuner videreføres uten endringer, kan det isolert sett tilsi at det ikke er nødvendig å skifte arbeidsgiver og at det dermed ikke skjer en virksomhetsoverdragelse av ansatte. På den annen side er samarbeidet motivert ut fra behovet for å etablere en robust organisasjon med bedre tilgang til kapasitet og bidra til å styrke kvaliteten i arbeidet. Dette tilsier et behov for samordning og styring av ressurser som kan blir utfordrende dersom de ansatte som berøres har forskjellige arbeidsgivere. Spesielt vil det gjelde dersom det skal etableres felles ledelse av hele eller deler av tjenestene. Også hensynet til å kunne utføre tjenestene effektivt i samsvar med delegert myndighet og instrukser, tilsier at de ansatte har samme arbeidsgiver. Det må gjøres en konkret vurdering av hvordan samarbeidet skal gjennomføres for de enkelte delene av de tekniske tjenestene, før det avklares hvorvidt de ansatt overføres til ny arbeidsgiver eller ikke. Basert på de hensynene som ligger bak det ønskede samarbeidet, anbefales det på generell basis at de ansatte har samme arbeidsgiver. Det vil i så fall si at det vil foregå en virksomhetsoverdragelse av de ansatte i samarbeidskommunen til vertskommunen. 6 Forholdet til andre lover 6.1. Kommunelovens saksbehandlingsregler I et § 27 samarbeid er styret å betrakte som et folkevalgt organ ihht kommuneloven § 29 nr 3, og saksbehandlingsreglene i kommuneloven gjelder dermed som utgangspunkt. 12 Saksbehandlingsreglene gjelder ikke for IKS jfr kommuneloven § 29 nr 5. Det følger egne saksbehandlingsregler i IKS loven. Et aksjeselskap som er heleid av kommuner, vil ikke være omfattet av kommunelovens saksbehandlingsregler. Ettersom vertskommunesamarbeidet ikke innebærer etablering av en ny juridisk enhet, medfører samarbeidet ingen endringer i hvordan saksbehandlingen skal foregå. 6.2 Offentlighet og innsyn Hvilke organer som omfattes av offentlighetsloven angis i §1. Det fremgår at alle forvaltningsorgan, dvs ethvert organ for stat eller kommune, tilhører den krets som plikter å gi offentligheten innsyn i sine dokumenter. Offentligheten omfatter all virksomhet som drives i disse forvaltningsorganene. Innsynsretten er altså ikke begrenset til de tilfeller hvor organet utøver offentlig myndighet. Innsyn vil kunne kreves også i andre saker, for eksempel dokumenter som gjelder forvaltningsorganets forretningsmessige virksomhet. Også private rettssubjekt kan omfattes av offentlighetsloven. Forutsetningen er at disse treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Offentlighetsloven gjelder imidlertid bare den virksomhet som her er nevnt. Driver det private rettssubjekt også annen virksomhet vil denne virksomheten ikke omfattes av loven, og det vil da ikke være grunnlag for innsyn. Et kommunalt heleid AS vil klart regnes som et privat rettssubjekt i forhold til offentlighetsloven, slik at selskapet ikke faller inn under regelverket så lenge det ikke treffer enkeltvedtak eller utferdiger forskrift. Et AS er ikke bundet av forvaltningsloven og offentlighetsloven for sin næringsvirksomhet. Det er egne regler i aksjeloven og regnskapsloven om tilgjengeliggjøring av regnskap og årsberetning i et AS. IKS-loven inneholder ikke nærmere regler om innsynsrett for den enkelte deltaker eller offentligheten. Hvorvidt det skal være innsyn i et privat rettssubjekt avhenger av blant annet virksomhetens art, spesielt hvorvidt selskapet driver myndighetsutøving, graden av organisatorisk og økonomisk tilknytning til det offentlige, om virksomheten har faktisk eller rettslig monopol, og graden av politisk styring, det vil si i hvilken grad selskapet er redskap for offentlig politikk. Ettersom vertskommunesamarbeidet ikke innebærer etablering av en ny juridisk enhet, medfører samarbeidet ingen endringer ifht reglene om offentlighet og innsyn. 6.3 Regelverket om offentlige anskaffelser Både et interkommunalt samarbeid etter kl § 27 og et interkommunalt selskap (IKS) vil være omfattet av regelverket om offentlige anskaffelser, når samarbeidet kjøper varer og tjenester eksternt. Kjøp og salg av tjenester mellom samarbeidet eller IKSet og deltaker/eierkommunene regnes normalt som egenregi, og vil ikke være underlagt krav til konkurranse. Et aksjeselskap som eies av kommuner, vil som utgangspunkt også omfattes av anskaffelsesregelverket. Unntak kan gjelde dersom virksomheten er av «industriell eller forretningsmessig karakter». Det må gjøres en konkret vurdering av hvorvidt unntaket vil gjelde for et samarbeid om tekniske tjenester. Når tjenestene fremstilles i kommunens egen organisasjon, oppstår i utgangspunktet ingen anskaffelsesrettslige problemstillinger. Når kommuner deltar i en vertskommune, og denne tilbyr tjenester for eller på vegne av flere kommuner, må det tas stilling til om denne virksomheten må anses å være en del av deltakerkommunenes «interne» tjenestetilbud, eller om det er en anskaffelse som faller inn under regelverket om offentlige anskaffelser. Utgangspunktet er at regelverket om offentlige anskaffelser kommer til anvendelse på anskaffelser som foretas av kommuner fra andre kommuner. Det fremgår av FOA § 1-3 at forskriften kommer til anvendelse når en kommune inngår kontrakt om anskaffelse av varer og tjenester. Kontraktsbegrepet er definert som en 13 «gjensidig bebyrdende avtale som inngås skriftlig mellom en eller flere oppdragsgivere og en eller flere leverandører». Alle tildelinger av oppdrag som ikke skjer på grunnlag av kontrakt faller således utenfor regelverket om offentlige anskaffelser. Anskaffelsesreglene gjelder altså for eksempel ikke der tjenesten utføres på bakgrunn av lover eller administrative bestemmelser, eller der samarbeidet må anses som en forvaltningsrettslig fordeling av myndighet mellom kommuner og interkommunale organer. Regjeringen har i sin veileder om vertskommunesamarbeid et eget kapittel om offentlige anskaffelser, se side 37-40: http://www.regjeringen.no/upload/KRD/Vedlegg/KOMM/Veiledere/Vertskommunemodellen.pdf Oppsummeringen er som følger: Reglene om offentlig anskaffelse kommer ikke til anvendelse på vertskommunesamarbeid om offentlig myndighetsutøvelse. Når det gjelder vertskommunesamarbeid om lovpålagte oppgaver, legger departementet til grunn at unntaket for horisontalt samarbeid vil kunne anvendes. For vertskommunesamarbeid om støttetjenester, er det i dag usikkert om unntaket for horisontalt samarbeid vil kunne komme til anvendelse. Selv om vi ikke kan avvise at unntaket vil kunne benyttes, er det grunn til å være noe forsiktig med å anvende vertskommunemodellen på denne type tjenester. Når det gjelder vertskommunesamarbeid om oppgaver av ren forretningsmessig art, legger departementet til grunn at regelverket for offentlige anskaffelser vil komme til anvendelse. Når det gjelder offentlig myndighetsutøvelse – som vil gjelde mange av oppgavene og tjenestene i samarbeidet om oppmåling, geodata, eiendomsskatt og jord/skogbruk – er det altså lagt til grunn at tjenester mellom deltakerkommunene vil falle utenfor virkeområdet for anskaffelsesreglene. Det samme vil gjelde for lovpålagte oppgaver som ikke er myndighetsutøvelse. Innslaget av rene støttetjenester i de fagområdene samarbeidet i denne omgang dreier seg om, antas å være såpass lite at det i praksis ikke er problematisk. Dette vil imidlertid kunne stille seg annerledes i samarbeid om driftstjenester, og må utredes særskilt. 7 Vurdering og anbefaling 7.1 Forutsetninger for notatet I mandatet er det forutsatt at samarbeidet kan organiseres under en eller flere organisasjonsmodeller. Videre er det en forutsetning av samarbeid kun skal etableres der målsettingene med samarbeidet kan oppnås. Dette vil ikke bli vurdert i dette notatet. En viktig forutsetning i mandatet er at organisasjonsmodellen skal være skalerbar, dvs at modellen som velges for de første fagområdene det skal samarbeides om, også skal være utvidbar til øvrige deler av teknisk sektor. 7.2 Overordnet vurdering av modeller Siden det skal etableres et felles samarbeid mellom kommunene er det utelukket å samarbeide gjennom et kommunalt foretak (som kun kan eies av en kommune) og gjennom et rent avtalebasert samarbeid. Ettersom det skal være eierstyring av samarbeidet er også stiftelse utelukket (selveiende og uten eierstyring). Et samarbeid innen tekniske tjenester vil omfatte et stort spekter av tjenester, alt fra strengt regelstyrte til tjenester hvor utstrakt bruk av skjønn og politiske hensyn gjør seg gjeldende. Det er også stor variasjon når det gjelder hvorvidt tjenestene er myndighetsutøvelse eller administrative tjenester. I tillegg kommer det at det gjelder ulike prinsipper for finansiering, fra gebyr/selvkost til rammetilskudd. IKS som organisasjonsform ligger nærmere aksjeselskap, og er mer egnet for samarbeid som har forretningsmessige formål. IKS og aksjeselskap anses som uaktuelle for tekniske tjenester, dels pga omfang 14 og variasjon av oppgaver/tjenester og dels pga at flere av oppgavene i stor grad ønskes underlagt direkte politisk styring. De mest aktuelle samarbeidsformene er dermed § 27 samarbeid og vertskommunesamarbeid. De viktigste vurderingstemaene for valg av modell er følgende: - Gjelder samarbeidet primært drift og organisering, eller er det samarbeid om myndighetsutøvelse (forvaltning) - Grad av prinsipielle saker (saker undergitt politisk behandling) - Er fagområdet preget av regelstyring og lite skjønn, eller er det stort element av skjønnsutøvelse Fordelen med et § 27 samarbeid er at det er mindre formalisert, altså med friere muligheter for å optimalisere organiseringen, samt at det er relativt store eierstyringsmuligheter. Men det er noen juridiske begrensninger iht kl § 27, som innebærer at samarbeidsformen kun kan gjelde drift og organisering, og ikke kan tildeles avgjørelsesmyndighet i saker om enkeltvedtak. Dette innebærer at mange av de tekniske tjenestene som er myndighetsutøvelse, ikke kan utføres av et samarbeid etter kl § 27. For rene driftsoppgaver vil et kl § 27 samarbeid trolig være den enkleste organisasjonsformen som krever minst administrasjon. Når det er snakk om tjenester som i stor utstrekning er regelstyrte og som krever særskilt kompetanse for å bruke et faglig godt skjønn, vil det i liten grad behov for politisk behandling av sakene. Dette tilsier at administrativt vertskommunesamarbeid er best egnet for denne type tjenester. For samarbeid om oppgaver hvor det kreves politiske beslutninger, vil vertskommune med felles nemnd være best egnet. I forhold til administrativt vertskommunesamarbeid, innebærer vertskommune med felles nemnd mer administrasjon. Men det er mulig i å avtale i samarbeidsavtalen at oppgaver som ikke er av prinsipiell art skal avgjøres administrativt uten behandling i nemnden. Det er mulig å inngå samarbeid etter ulike organisasjonsmodeller for de ulike tjenestene, f.eks. et interkommunalt samarbeid etter kl § 27 for driftstjenester, et administrativt vertskommunesamarbeid for fagområdet som innebærer myndighetsutøvelse men lite prinsipielle saker, og et vertskommunesamarbeid med felles nemnd for saker som er av prinsipiell art. Selv om det slik er mulig å finne den mest egnede organiseringen for den isolerte tjenesten/oppgaven, innebærer en slik modell en fare for å forvanske samarbeid og styring/ledelse på tvers og kan også medføre større administrasjonskostnader på nivået over. I tillegg kan det være vanskelig å lage klare grenser mellom de ulike organisasjonene, spesielt der hvor ansatte i dagens kommuner utfører oppgaver som vil ligge i ulike organisasjoner fremover. Det er ikke noe i veien for at det etableres et samarbeid som omfatter deler av teknisk sektor, og at enkelte tjenester videreføres i kommunene uten samarbeid. Ettersom det er et premiss at samarbeidet skal være skalerbart, burde det ideelt sett vært gjort en vurdering av samtlige fagområder som inngår i teknisk sektor i begge kommuner. Det vil imidlertid være et omfattende arbeid. Det er i første omgang vedtatt at samarbeid skal vurderes for oppmåling, geodata, eiendomsskatt og jord-/ og skogbruk. Innen disse fagområdene er det innslag av både drifts- og forvaltningsoppgaver (myndighetsutøvelse), og prinsipielle og ikke-prinsipielle saker. Vurderingen av disse fagområdene vil derfor antakelig i stor utstrekning være gjeldende for andre av fagområdene i teknisk sektor. Vi har derfor lagt til grunn at vurderingen som gjøres for disse fagområdene vil danne grunnlaget for valg av en hovedmodell for felles samarbeid, men at det for hver av nye fagområdet som vurderes å samarbeide om, må gjøres en egen mindre omfattende vurdering av hvilken organisasjonsform som er best egnet. 7.3 Andre interkommunale samarbeid innen tekniske tjenester: Fra 01.01.2014 har Søgne og Songdalen kommuner etablert et samarbeid innen oppmålingstjenester. 15 Samarbeidet er organisert etter vertskommuneprinsippet, hvor Søgne kommune har rollen som vertskommune. Samarbeidet medfører at en 100% stilling avvikles i Songdalen og tilsvarende opprettes i Søgne, og ansatt som p.t. innehar stillingen i Songdalen ansettes i Søgne. Gebyrinntektene tilfaller Søgne kommune, basert på selvkostprinsippet. I Vesterålen vurderte kommunene Andøy, Bø, Hadsel, Lødingen, Sortland, Øksnes å etablere et interkommunalt samarbeid om flere tjenester. Bl.a, ble det vurdert opprettet et Interkommunalt selskap (IKS) innen Geodata. Når det gjaldt fagområdet UFDVU (Utbygging, forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling) ble konklusjonen at dette var kommet for kort til å trekke de entydige konklusjoner. I en startfase kunne det vurderes initiativ i retning samarbeid innen vedlikehold i utarbeiding av renholdsplaner, vaktmestertjenester, systematisk vedlikehold osv. Dette tilsa utvidet faglig samarbeid på laveste nivå og ikke samarbeid med organisatoriske konsekvenser eller tjenestemessige og/eller økonomiske effekter. Se http://www.vestreg.no/dokumenter/2008/01/Sluttrapport_KIKS.pdf. I en samarbeidsrapport mellom NIBR og Østlandsforskning fra 2012 om interkommunalt plansamarbeid er det pekt på at det er plankompetanse som er distriktskommunens mest akutte planutfordring. De konkluderer med at interkommunalt plansamarbeid etter en modell for administrativt vertskommunesamarbeid, ser ut til å være en godt egnet modell for å styrke plankompetansen. Se: http://www.nibr.no/filer/Samarbeidsrapport%20NIBR-%C3%98stlandsforskning.pdf 3K samarbeidet i Holmestrandområdet er også etablert som et vertskommunesamarbeid: http://www.3k.no/TePlaNaer/KommUtvRapportFaseI_110525.pdf og http://www.3k.no/TePlaNaer/HovedrappFaseII_120125.pdf . Her er det imidlertid valgt å ikke samarbeide om enkelte av tjenestene. 7.4 Konkret vurdering av oppmåling, geodata, eiendomsskatt Gjennom arbeid i prosjektgruppen er det gjennomført en analyse av hvilke tjenester og fagområdet som inngår i oppmåling, geodata og eiendomsskatt. Disse tjenestene er karakterisert ifht vurderingstemaene nevnt over, og det er basert på dette gjort en vurdering av hvilke organisasjonsmodeller som er utelukket og hvilke som er egnet for den aktuelle tjenesten. Resultatet av kartleggingen gjengis i det følgende: 16 Som det fremgår av det ovenstående, er det for mange av tjenestene under oppmåling, geodata og eiendomsskatt utelukket å organisere samarbeidet etter koml § 27. Den mest egnede modellen er en vertskommunemodell. Når det gjelder vurderingen av om det skal være en administrativ vertskommunemodell eller en vertskommunemodell med felles folkevalgt nemnd, er anbefalingen at det i første omgang velges en administrativ vertskommunemodell. Begrunnelsen er at det ved denne modellen bare delegeres myndighet til vertskommunen om å treffe avgjørelser i saker som ikke er av prinsipiell betydning. Prinsipielle saker bør, inntil saksbehandling og retningslinjer i kommunene er harmonisert, fortsatt behandles i den enkelte deltakerkommunens politiske organer. Å etablere vertskommune med felles folkevalgt nemnd, vil innebære at avgjørelsesmyndigheten i prinsipielle saker flyttes fra det enkelte by- og kommunestyret til den felles nemnden. Modellen med felles folkevalgt nemnd er vesentlig mer omfattende å etablere grunnet større involvering av politisk nivå. Etter vår vurdering bør det på dette stadiet i samarbeidet mellom kommunene ikke velges en såpass integrert politisk løsning. 17 Samarbeidet kan på et senere tidspunkt utvides/skaleres til vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd. Ved først å ha administrativt vertskommunesamarbeid vil det skje en tilnærming og harmonisering av arbeidsmetodikk etc i administrasjonene i kommunene. I det videre samarbeidet vil innholdet i tjenestene, hvilket kvalitetsnivå som skal legges til grunn etc, kunne harmoniseres ytterligere slik at integrasjonen mellom kommunene også kan involvere prinsipielle (politiske) beslutninger. En felles folkevalgt nemnd kan gi besparelser og mer effektiv samhandling dersom flere oppgaver som i dag ligger i ulike nemnder i kommunene, kan legges til den felles folkevalgte nemnden. 7.5 Konkret vurdering av jord- og skogbruk Tilsvarende kartlegging og vurdering av de enkelte tjenestene og fagområdene er gjort innen jord- og skogbruk. Resultatet av kartleggingen er som følger: 18 På samme måte som innen oppmåling, geodata og eiendomsskatt, viser gjennomgangen av jord- og skogbruk at samarbeid etter koml § 27 er utelukket for mange av tjenestene. Dermed er det vertskommunesamarbeid som anbefales også for dette fagområdet. Når det gjelder vurderingen av administrativt vertskommunesamarbeid og vertskommunesamarbeid med felles folkevalgt nemnd, er dette tilsvarende som for oppmåling, geodata og eiendomsskatt. Det anbefales således at samarbeidet innen jord- og skogbruk organiseres som et administrativt vertskommunesamarbeid. 7.6 Forholdet til de ansatte Målsettingene med et samarbeid innenfor teknisk sektor mellom Birkenes kommune og Lillesand kommune er gjengitt innledningsvis i notatet. Et formål og krav til samarbeidet er at det bidrar til redusert sårbarhet og risiko for kommunen. Mulighetene for å lære av hverandre er mange, og kompetanseutvikling muliggjøres ved samarbeid. Videre skal samarbeidet øke muligheten til å fokusere på utvikling og det skal bygges robust arbeids-/fagmiljø, som gjør kommunene mer attraktive som arbeidsgivere, og gjør det lettere å rekruttere og beholde personell. Samarbeidet skal innen de enkelte fag/tjenester bidra til effektiviseringsgevinst for begge kommunene. Det er ikke planlagt endringer i ansettelsesomfang (faste stillinger) som en følge av samarbeidet. Dersom det etableres et vertskommunesamarbeid anbefaler vi at det gjennomføres en virksomhetsoverdragelse slik at de ansatte underlegges felles arbeidsgiveransvar. Dette for å bygge under en mest mulig robust felles organisasjon med klare styringslinjer. Som nevnt innebærer en 19 virksomhetsoverdragelse etter arbeidsmiljøloven at de ansatte som overføres fra samarbeidskommunen til vertskommunen viderefører sine rettigheter inn i den nye organisasjonen. 8 Oppsummering og videre prosess Av de mulige organisasjonsformene som kan benyttes for interkommunalt samarbeid, anses enten samarbeid etter koml § 27 eller vertskommunesamarbeid som de aktuelle for et samarbeid innen tekniske tjenester mellom Lillesand og Birkenes kommuner. Ihht mandatet er vurderingen i denne omgang gjennomført for oppmåling, geodata, eiendomsskatt og jordog skogbruk. Disse fagområdene omfatter både driftstjenester, forvaltningstjenester/myndighetsutøvelse og prinsipielle og ikke-prinsipielle saker (i betydningen saker som forutsetter politisk behandling). Det legges derfor til grunn at vurderingen som gjøres for disse fagområdene langt på vei også vil være relevant for de andre fagområdene innen teknisk sektor – og dermed at det kan gjøres et valg av hovedmodell for det samlede samarbeidet innen teknisk, ref mandatets krav om at samarbeidet skal være skalerbart, dvs utvidbart til øvrige deler av teknisk sektor. Det anbefales imidlertid at det for hver enkelt tjeneste/fagområde gjøres en kortere egen vurdering av mest egnet organisasjonsform før eventuelt samarbeid etableres. For ordens skyld understrekes at det i dette notatet ikke gjøres en vurdering av om samarbeidet oppnår målsettingene som er satt i mandatet. En kartlegging av tjenestene innen oppmåling, geodata, eiendomsskatt og jord- og skogbruk, viser at den best egnede organisasjonsmodellen på dette stadiet i samarbeidet, er administrativt vertskommunesamarbeid. Et administrativt vertskommunesamarbeid kan på sikt eventuelt vurderes utvidet til en vertskommunemodell med felles folkevalgt nemd. Videre anbefales det at de ansatte i samarbeidskommunen overføres til vertskommunen gjennom en virksomhetsoverdragelse. Konsekvenser av denne anbefalingen er videre: - Det må tas stilling til vertskommune. Det er ikke noe i veien for at det velges en vertskommune for de tjenestene som er vurdert i dette notatet, og en annen vertskommune for andre fagområder, f.eks. plan- og bygg. - Kommunelovens regulering av vertskommunemodellen er først og fremst regulering av folkevalgte og administrative ansvarslinjer, og sier ingenting om hvordan den enkelte tjeneste bør organiseres med hensyn til lokalisering. Kommunene må selv vurdere hvordan de enkelte fagfeltene bør gjøres tilgjengelig for innbyggerne i deltakerkommunene. Det er ikke noe i veien for å ha flere fysiske kontor under et vertskommunesamarbeid, både i vertskommunen og samarbeidskommune. Det må imidlertid besluttes hvilken kommune som skal være vertskommune. - Det må avklares hvilke saker som ikke skal behandles under vertskommunesamarbeidet, men fortsatt behandles i hver av deltakerkommunene - Avtale om vertskommunesamarbeid må utarbeides 20 HØRINGSUTTALELSER ANNE-SOFIE HAVSTAD Viser til: Høring - Notat vedrørende organisering av samarbeid mellom teknisk sektor Lillesand og Birkenes kommuner Bakgrunn: I denne fasen er det foreslått at samarbeidet skal omfatte fagområdene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, jord- /skogbruk, naturforvaltning, fiske/vilt, miljø og forurensing. Jeg ønsker å gi følgende innspill i høringen: I min høringsuttalelse støtter jeg flere av momentene som Naturforvalter Ole Martin Aanonsen har vist til i sin høringsuttalelse. -Noe er i det videre hentet derfra, og noe er omskrevet ut ifra mitt ståsted. Jeg vil aller først påpeke at jeg personlig og faglig er tilhenger av et bredere formelt samarbeid over kommunegrensene, men det er et stort grep som må ha et godt fundament. På nåværende tidspunkt opplever jeg at fundamentet ikke er godt nok for mitt fagområde. Jeg representerer fagområdet jord - og skogbruk i Lillesand kommune. Som ansatt, påvirker denne prosessen arbeidshverdagen i høyeste grad. Bestillingen om samarbeid, oppleves for meg fortsatt uklar for fagområdet jeg representerer. Jeg har forstått det som at det er politisk foreslått. Oppmåling og geodata har slik jeg ser det, et helt annet utgangspunkt og bakteppe for å vurdere samarbeidsform pga konkurranseutsetting til private aktører. Disse fagområdene har også hatt en mye lenger vurderingsprosess, snart ett år. -Slik jeg har forstått det er deres samarbeid også politisk vedtatt. Jeg opplever at fagområdene som nå vurderes samlet, på bakgrunn av dette, er på ulikt sted i prossesen. Den pågående organisering/lokaliseringsprossessen med jord/skog, natur og geodata/oppmåling/eiendomsskatt mener jeg derfor må deles i to ulike saker og prosessser. Miljøfag og jord/skog må vurderes for seg i forhold til og samtidig med de fagområdene hvor en har størst nytte av tverrfaglig samarbeid og samlokalisering, altså byggesak/plan. Det høringen ber om innspill på er organisasjonsmodell. Det oppleves, som ansatt, som et spørsmål av mer teknisk art, hvordan arbeidet skal organiseres. Som ansatt er det ikke organiseringsmodell som først og fremst oppleves utfordrende, og jeg stiller spørsmål ved. -Men resultatet av organiseringsmodell/hva det fører til for meg som ansatt og prosessen knyttet til det. Dersom fremdriftsplanen skal holdes, så skal det slik jeg har forstått det, avklares innen 18. desember hvem som er med videre i denne omgang, og politisk beslutning skal tas i februar (skrivefrist medio januar). Det er svært kort tid til beslutninger skal tas. Etter mitt skjønn vil det her ikke være tid til at folk skal få anledning til å si hva de faktisk mener om det store grepet som er i ferd med å tas nå. Jeg mener det er dette som burde vært hørt i høringen, ikke valg av vertskommune som modell. Videre mener jeg det ville være naturlig at høring av samarbeid og lokalisering også var ekstern, blant annet til Fylkesmannes landbruks- og miljøavdeling for kvalitetssikring av evnt. geografisk flytting av myndighetsområdet. Samt også til berørte faglag/grunneierorganisasjoner som Bondelag og Skogeierlag for mitt fagområde. Jeg støtter spørsmålene min kollega Naturforvalter Ole Martin Aanonsen viser til her: Den politiske bestillingen er stadig utvidet, uten at det er tatt stilling på tilstrekkelig grunnlag hvilke fagfelt som skal vurderes samorganisert, hvor og hvordan. Hvert enkelt fagfelt innen teknisk sektor, og andre sektorer som vurderes for samarbeid, burde slik jeg ser det først vært vurdert i forhold til to kriterier (Altså FØR noen annen form for organiseringsprosess gjennomføres). 1) Hvert enkelt isolerte fagfelts sårbarhet i forhold til lokalisering 2) Hvert enkelt fagfelts sårbarhet i forhold til behov for tverrfaglig samarbeid. Hadde man gjort dette først, ville man kunnet lage to lister: 1) Hvilke fagområder er viktigst å plassere der fagoppgavene er flest. 2) Hvilke fagområder må samlokaliseres av hensyn til best mulig resultatoppnåelse og tjenestelevering. Det er min faglige vurdering at det er stor forskjell i fagområdenes sårbarhet i forhold til lokalisering som følge av vertskommunesamarbeid. Det er følgelig også stor forskjell i hvorvidt hvert enkelt fagområde er avhengig av andre fagområder eller ei. En fornuftig prosess i etterkant av en slik innledende kartlegging, ville være å se på de mest lokaliseringssårbare fagområdene først, og samtidig se på hvilke andre fagområder de er avhengige av å samlokaliseres med. Denne gruppen av fagområder bør lokaliseres først. Dernest neste gruppe fagområder, osv. Til sist står man igjen med de fagområdene som er minst lokaliseringssensitive, og de plasseres der det a) er plass, b) dit hvor det er forsvunnet flest arbeidstakere hittil. Så problemstillingen: I stedet for å gjøre som skissert her, har man i stedet valgt å lokalisere blant annet regnskap/lønn først. Min personlige vurdering er at disse er blant de minst lokaliseringssårbare fagområdene i hele organisasjonen. Denne faggruppen ble plassert i Lillesand. Når det deretter oppleves at påfølgende lokaliseringer skal plasseres ut i fra hvor forrige prosess endte, og ikke hva som vil det faglig beste resultatet, vil jeg påstå at det er sært uheldig. Jeg har forståelse for at prosessen må gå videre framover. Jeg har også en forståelse for at allerede lokaliserte enheter neppe vil vurderes på ny. Men det går nå an å ta et skritt ut til siden, se seg godt om og bruk er tid på disse tingene som nevnes her, før man går videre og beslutter ytterligere lokaliseringer: 1) Hvilke fagområder er mest kritiske å lokalisere rett? 2) Hvilke fagområder har størst samarbeidsbehov og gevinst ved dette? Min påstand er at det er mest hensiktsmessig å samlokalisere plan, bygg, naturfaglig, jord/skog i samme lokale, fordi det er svært bredt kontaktfelt mellom alle disse avdelingene. Å splitte naturfaglig kompetanse fra bygg og plan, vil være svært negativt, og å splitte jord/skog fra natur vil også være svært negativt. Likeledes bygg fra plan, men den tror jeg de fleste ser uten at det påpekes. Som en oppfordring til prosjektledelsen på dette stadium i prosessen: Den pågående organisering/lokaliseringsprossessen med jord/skog, natur og geodata/oppmåling/eiendomsskatt mener jeg på bakgrunn av dette må deles. Miljøfag og jord/skog må vurderes for seg i forhold til og samtidig med de fagområdene hvor en har størst nytte av tverrfaglig samarbeid og samlokalisering, altså byggesak/plan. 09.12.2014, Anne-Sofie Havstad, Jord- og skogbrukssjef Lillesand kommune OLE MARTIN AANONSEN Jeg ønsker å gi følgende innspill i høringen: Arbeidet som nå resulterer i en høring og utsiktene for framtidig deltakelse fram mot beslutningstakende prosesser fremstår for min egen del som for usikkert til å gi en kort uttalelse her. Jeg vil derfor legge frem en argumentasjonsrekke som jeg mener påviser en risiko ved prosjektet slik det nå fremstår. Jeg vil aller først påpeke at jeg både personlig og faglig er tilhenger av et bredere samarbeid over kommunegrensene enn hva som er tilfellet i dag. Jeg mener kriteriene for måloppnåelse med stor sannsynlighet vil innfris, uavhengig av hvilken modell som velges, men det forskjell på i hvor stor grad man vil oppnå det man ønsker; Tilfredsstillende resultat eller best mulig resultat. Ved dagens utsikter til valg av løsninger sikter vi oss etter min mening i beste fall inn mot tilfredsstillende pluss. Det høringen ber om innspill på er organisasjonsmodell. For min egen del fremstår dette som et forholdsvis uengasjerende spørsmål, hvilket jeg tror er en gjengs oppfatning blant alle som ikke har vært med i prosjektgruppen. Det fremstår som et spørsmål av rent teknisk art hvordan arbeidet skal organiseres, og resultatet vil etter min begrensede oppfattelsesevne i liten grad ha innvirkning på det daglige arbeidet til dem som sitter med de ulike saksområdene. Vertskommunesamarbeid er sikkert en god løsning det. Det folk egentlig bryr seg om, er selvfølgelig ikke organiseringsmodell, men resultatet av organiseringen. Dersom fremdriftsplanen skal holdes, så skal det avklares innen 18. desember hvem som er med videre i denne omgang, og politisk beslutning skal tas i februar (skrivefrist medio januar). Det er altså svært kort tid til beslutninger skal tas. Etter mitt skjønn vil det her ikke være tid til at folk faktisk skal få anledning til å si hva de faktisk mener om det store grepet som er i ferd med å tas nå. Jeg mener det er dette som burde vært hørt, ikke valg av vertskommune som modell. Dersom dette er korrekt, så er dette negativt for den allmenne aksepten av prosessen som pågår. Jeg mener det ikke er tilfredsstillende at bare prosjektgruppen skal lage en SWOT-analyse, som igjen ledelsen skal ta en beslutning på bakgrunn av. Kvalitetsvurdering av SWOT-ens momenter er også foreløpig manglende, og noe som burde gjennomføres før denne legges fram for prosjektledelse/politisk nivå. Og en SWOTanalyse med kun ett alternativ i tillegg til 0-alternativet som etterfølger lokaliseringen av to foregående fagområder til Lillesand fremstår som å si at "vi har bestemt hvordan det skal være, lag en analyse som viser at det er best slik". Hele prosessen har etter min personlige oppfatning kommet ut på et uheldig spor, helt fra start. Den politiske bestillingen er stadig utvidet, uten at det er tatt stilling på tilstrekkelig grunnlag hvilke fagfelt som skal vurderes samorganisert, hvor og hvordan. Hvert enkelt fagfelt innen teknisk sektor, og andre sektorer som vurderes for samarbeid, burde først vært vurdert i forhold til to kriterier (Altså FØR noen annen form for organiseringsprosess gjennomføres). Alle vurderingene jeg har foretatt er personuavhengige, både på ledernivå og på saksbehandlernivå: 1) Hvert enkelt isolerte fagfelts sårbarhet i forhold til lokalisering 2) Hvert enkelt fagfelts sårbarhet i forhold til behov for tverrfaglig samarbeid. Så vidt jeg kan se, er ikke dette gjort. Hadde man gjort dette først, ville man kunnet lage to lister: 1) Hvilke fagområder er viktigst å plassere der fagoppgavene er flest. 2) Hvilke fagområder må samlokaliseres av hensyn til best mulig resultatoppnåelse og tjenestelevering. Følgelig foreligger heller ikke dette. Det er min faglige vurdering at det er stor forskjell i fagområdenes sårbarhet i forhold til lokalisering. Dette vil enkelt kunne dokumenteres gjennom å telle antall saker som leveres, og hvor sakene er geografisk. Min påstand er at byggesak og plan er de desidert mest sårbare (mye besøk, flest saker rundt tett befolkning, stort utbyggingspress rundt tett befolkning osv), og følgelig må plasseres der fagområdet har flest henvendelser. I motsatt ende av skalaen mener jeg et fagområde som regnskap/lønn befinner seg. (få saker med personlig oppmøte, lite behov for befaringer, enkelt å operere med scannede dokumenter, Excel osv). Det er følgelig også stor forskjell i hvorvidt hvert enkelt fagområde er avhengig av andre fagområder eller ei. Her er det dessverre ikke gjort gode nok vurderinger til nå. Min vurdering her er at innenfor teknisk sektor, så vil planavdelingen være en nøkkelavdeling, mens oppmåling/geodata er i mindre grad har samme behov for samspill mellom ulike faggrupper. Disse to vurderingene kan gjøres for ethvert fagområde i kommuneorganisasjonen. En fornuftig prosess i etterkant av en slik innledende kartlegging, ville være å se på de mest lokaliseringssårbare fagområdene først, og samtidig se på hvilke andre fagområder de er avhengige av å samlokaliseres med. Denne gruppen av fagområder bør lokaliseres først. Dernest neste gruppe fagområder, osv. Til sist står man igjen med de fagområdene som er minst lokaliseringssensitive, og de plasseres der det a) er plass, b) dit hvor det er forsvunnet flest arbeidstakere hittil. Så problemstillingen: I stedet for å gjøre som skissert her, har man i stedet valgt å lokalisere regnskap/lønn først. Min personlige vurdering er at disse er blant de minst lokaliseringssårbare fagområdene i hele organisasjonen. Denne faggruppen ble plassert i Lillesand. Personlig mener jeg dette var et feil valg, begrunnet med argumentasjonen over. Én enkelt feillokalisering er ingen krise i seg selv, men når det deretter i prosjektet går prestisje i at påfølgende lokaliseringer skal plasseres ut i fra hvor forrige prosess endte, og ikke hva som vil det faglig beste resultatet, vil jeg påstå at sluttresultatet vil være at man ikke oppnår optimal kompetanseheving og tjenesteproduksjon. En slik følgefeil vil gi negativ innvirkning på hele sluttresultatet. Jeg har forståelse for at prosessen må gå videre framover. Jeg har også en forståelse for at allerede lokaliserte enheter neppe vil vurderes på ny, selv om jeg mener lokaliseringen er feil. Men det går nå an å ta et skritt ut til siden, se seg godt om og faktisk ta stilling til de ting jeg har påpekt her før man går videre og beslutter ytterligere lokaliseringer: 1) Hvilke fagområder er mest kritiske å lokalisere rett 2) Hvilke fagområder har størst samarbeidsbehov og gevinst ved dette? Med overveiende fare for å fornærme kolleger i Birkenes: Etter min helt objektive vurdering kan jeg dessverre ikke etter beste evne se at noen fagområder i det hele tatt vil ha en større gevinst ved å lokaliseres i Birkenes enn ved å lokaliseres i Lillesand forutsatt at både hvert enkelt fagfelts tjenesteproduksjon vurderes separat, men også behovet for samarbeid med andre fagområder vurderes før lokalisering besluttes. Dette begrunnes bl.a. med større tverrfaglig miljø i Lillesand (kjøttvekta), større nærhet til antall saker (målbart), større nærhet til besøkende (målbart) og større nærhet til befaringer (målbart) osv, samt at attraktivitet i forhold til tilgjengelighet i arbeidsmarkedet peker også i retning av Lillesand. Skog/jordfag vil isolert sett ha marginalt bedre lokalisering på Birkeland, men dette vil oppveies av det negative ved at en ikke har tett samarbeid med øvrige fagenheter, og bør følgelig samlokaliseres med plan/bygg/natur. Min påstand er at det er mest hensiktsmessig å samlokalisere plan, bygg, naturfaglig, jord/skog i samme lokale, fordi det er svært bredt kontaktfelt mellom alle disse avdelingene. Å splitte naturfaglig kompetanse fra bygg og plan, vil være svært negativt, og å splitte jord/skog fra natur vil også være svært negativt. Likeledes bygg fra plan, men den tror jeg de fleste ser uten at det påpekes. Alle disse bør lokaliseres i Lillesand. For at også Birkenes skal få noe, i tråd med samarbeidets intensjon, så må man da flytte over mindre lokaliseringssensitive fagenheter. Vurder gjerne lønn/regnskap på ny, eller lokaliser geodata/eiendomsskatt/oppmåling dit, som en av de minst lokaliseringssårbare fagenhetene, basert på samarbeidspunkter mot andre fagområder, selv om det etter mitt skjønn vil gi svakere måloppnåelse enn en lokalisering i Lillesand. Som en siste oppfordring til prosjektledelsen på dette stadium i prosessen: Den pågående organisering/lokaliserings runden med jord/skog, natur og geodata/oppmåling/eiendommskatt må stykkes opp. Miljøfag og jord/skog må vurderes i forhold til og samtidig med de fagområdene hvor en har størst nytte av samarbeid og samlokalisering, altså byggesak/plan. Alt annet vil være negativt for resultatoppnåelse. BYGGESAK For byggesak i Lillesand er det en bekymringen knyttet til Naturforvalterstillingen. Naturforvalter er en stor ressurs for byggesak i Lillesand, særlig i forhold til sulfid og strandsone. I forhold til byggesak er det prosesseffektive fordeler ved å ha kompetansen lokalisert i Lillesand og nær byggesak. Det er kritisk at kompetansen i forhold til sulfid forsvinner fra rådhuset, og dette kan igjen utløse et behov for å bygge opp ny lokal kompetanse på område. Vi er bekymret for om konsekvensene ved flytting av denne stillingen er godt nok utredet. Lillesand rådhus, 08.12.2014 Harald Øyvin Hol (Fagleder byggesak) Jorunn Thomassen (saksbehandler) Dalibor Premovic(saksbehandler) Alena Shabunia (avdelingsingeniør) Linn Borgersen (Avdelingsingeniør) Elin L. Pettersen (saksbehandler) EBE – sak 07.14 nedenfor AVTALE OM SAMARBEID INNEN TEKNISKE TJENESTER mellom Lillesand kommune og Birkenes kommune 1. Grunnlaget for avtalen Denne avtalen gjelder administrativt vertskommunesamarbeid mellom Lillesand og Birkenes kommuner om enkelte tjenester i teknisk sektor, jfr kommuneloven § 28-1b. Avtalen gjelder samarbeid innen tjenestene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, skog- og jordbruk, og vilt- og naturforvaltning. 2. Deltakerkommuner Vertskommune er Birkenes kommune. Samarbeidskommune er Lillesand kommune. 3. Formål og oppgaver Målsettingene med et samarbeid innenfor teknisk sektor mellom Birkenes kommune og Lillesand kommune er: Redusere sårbarhet og risiko – Kravene til kompetanse og behovet for oppdatering øker innenfor teknisk sektor. Et formål og krav til samarbeidet er at det bidrar til redusert sårbarhet og risiko for kommunen. Øke kompetanse – Mulighetene for å lære av hverandre er mange, og kompetanseutvikling muliggjøres ved samarbeid. Øke muligheten til å fokusere på utvikling – Det å kunne dele på ressurser kan frigjøre tid, og gjør det enklere å investere og holde seg à jour mht. utstyr, tekniske løsninger, nye prosesser og mer effektiv oppgaveløsning. Bygge robust arbeids-/fagmiljø – Mer attraktiv som arbeidsgiver, lettere å rekruttere og beholde personell. Effektivisering - Samarbeidet skal innen de enkelte fag/tjenester bidra til effektiviseringsgevinst for begge kommunene Opprettholde/forbedre tjenestetilbudet – som et resultat av effektivisering Samarbeidet skal utvikles og utvides gjennom flere faser. I første fase omfatter samarbeidet fagområdene oppmåling, geodata, eiendomsskatt, skog- og jordbruksforvaltning, samt vilt- og naturforvaltning. Denne avtale gjelder for tjenester under disse fagområdene. 1 Samarbeidet skal utføre de oppgavene som hører under de nevnte fagområdene i kommunene ved inngåelse av denne avtale. Sakene skal behandles i tråd med gjeldende regelverk for fagområdene, herunder offentlighet og taushetsplikt, og arkiveres i vertskommunens saksbehandlingssystem. 4. Myndighet og delegering Kommunestyret i samarbeidskommunen skal gi administrasjonssjefen instruks om å delegere oppgaver og myndighet etter relevant regelverk til administrasjonssjefen i vertskommunen. Kommunestyret i vertskommunen skal delegere oppgaver og myndighet etter relevant regelverk til administrasjonssjefen i vertskommunen. Delegeringen gjelder avgjørelser i enkeltsaker og saker uten prinsipiell betydning. Administrasjonssjefen i vertskommunen kan delegere myndighet etter denne avtalen videre til administrativ ledelse for tekniske tjenester. 5. Lokalisering og organisering av arbeidet Arbeidet blir lokalisert i vertskommunen. Det skal legges til rette for tilstedeværelse i samarbeidskommunen tilpasset behov og det enkelte fagområde som inngår i samarbeidet. Samarbeidet organiseres under vertskommunens administrasjon. Det er administrativ ledelses ansvar å sørge for god kontakt mellom samarbeidet, vertskommune og samarbeidskommune. 6. Samarbeidsorgan Administrasjonssjefene i deltakerkommunene og/eller de administrasjonssjefene oppnevner, utgjør felles samarbeidsorgan for samarbeidet. Samarbeidsorganet skal koordinere arbeidet rundt budsjettog handlingsplanarbeid mellom deltakerkommunene, ha løpende oppfølging av drift og resultater i samarbeidet, og sørge for prioritering av oppgaver, samt avklaring av utøvelse av oppgaver som ligger i samarbeidet. Samarbeidsorganet skal følge opp internkontroll og kvalitet i tjenestene samarbeidet er ansvarlig for, samt avklare grensesnitt mot andre fagområder/tjenester innen teknisk sektor. Samarbeidsorganet skal løpende evaluere samarbeidet og ved behov ta initiativ til forslag til endring av samarbeidsavtalen. Samarbeidsorganet skal møtes minst en gang pr tertial. 7. Økonomi og regnskap Hvert kommunestyre vedtar budsjett for tjenestene til innbyggerne som omfattes av samarbeidet i egen kommune. Prissetting av tjenestene til innbyggerne skal avtales mellom deltakerkommunene i forbindelse med hvert års budsjett. Prising av tjenestene foretas a konto etter budsjett, og avregnes etter endelig regnskap. Kostnader til etablering av samarbeidet og felleskostnader fordeles mellom deltakerkommunene etter vedtatt nøkkeltall, som i 2015 er forholdet mellom summen av årsverk og innkjøpte tjenester i 2 hver kommune. Etter 2015 vedtar administasjonssjefene i hver kommune nøkkeltall for fordeling av felleskostnader, basert på samme prinsipp som for 2015. Eksisterende løsøre og materiell, herunder biler, i samarbeidskommunen beholdes av samarbeidskommunen, men benyttes i vertskommunen. Kostnader til nytt utstyr og materiell som kjøpes inn i samarbeidet fordeles etter avtalt nøkkel for felleskostnader. Det skal utarbeides administrative rutiner for regnskapsføring og budsjettering. 8. Rapportering Vertskommunen avgir rapporter tertialvis til samarbeidskommunen på drift og antall saker som behandles i vertskommunesamarbeidet. Samarbeidet omfatter både myndighets- og forvaltningsoppgaver og drifts- og produksjonsoppgaver. Det skal i rapporteringen fra vertskommunen skilles mellom myndighets- og forvaltningsoppgaver og drifts- og produksjonsoppgaver, samt at tjenester som er basert på selvkost skal identifiseres. Dersom vertskommunen i løpet av budsjettåret får indikasjoner på at vedtatt budsjett i samarbeidskommunen ikke vil være tilstrekkelig til å dekke kostnadene ved å levere tjenestene til innbyggerne i samarbeidskommunen, skal vertskommunen snarest orientere administrasjonssjef i samarbeidskommunen og samarbeidsorganet om dette. Samarbeidskommunen skal ellers orienteres fortløpende om viktige forhold knyttet til samarbeidets drift, organisering og rapporter i forbindelse med revisjoner og offentlige tilsyn. Vertskommunen har ansvar for rapportering til fylkesmannen og andre offentlige tilsynsorganer, og til samarbeidet. I denne rapporteringen skal det skilles mellom deltakerkommunene. 9. Saksbehandling, underretning, klage mv. Vertskommunen har det faglige og administrative ansvaret for tjenestene som inngår i samarbeidet, og for at saksbehandlingen er fullt ut forsvarlig og følger saksbehandlingsreglene i forvaltningsloven og særlover, samt eventuelle retningslinjer og instrukser som gjelder i deltakerkommunene. Vertskommunen er også ansvarlig for at virksomheten skjer i tråd med offentlighetsloven, personopplysningsloven og annet relevant regelverk. Samarbeidet skal prioritere å hamonisere og utvikle saksbehandling, interne rutiner, instrukser og retningslinjer for tjenestene for å oppnå de målsettinger som er satt for samarbeidet, bl.a. ved å etablere best practice. Samarbeidskommunen plikter å gi vertskommunen all informasjon som er nødvendig for behandling av sakene, og kan vedta instrukser og retningslinjer for saksbehandlingen. Samarbeidskommunen kan til enhver tid be om å bli orientert om alle forhold som gjelder vertskommunens utøvelse av den delegerte myndigheten. Vertskommunen orienterer partene i en sak om at vedtak blir truffet på vegne av en samarbeidskommune. Klage over vedtak truffet av vertskommunen følger av reglene i kommuneloven § 28-1 f. Fylkesmannen i Aust-Agder er klageinstans for vedtak som er gjort etter myndighet delegert fra staten. 3 Eventuelle saker av prinsipiell betydning skal ikke avgjøres i samarbeidet, men bringes inn for administrasjonssjefene i deltakerkommunene som beslutter videre saksbehandling. Med saker av prinsipiell betydning menes det samme som følger av kommuneloven § 28-1 b nr 1. Det skal utarbeides felles rutiner for samarbeid med andre instanser. 10. Informasjon Vertskommunen har ansvar for informasjon om tjenestene samarbeidet omfatter i forhold til samarbeidsinstanser og all utadrettet informasjon. Samarbeidskommunen informerer sine innbyggere om omorganisering av tjenestene så snart samarbeidsavtalen er godkjent av partene. I den løpende drift er det vertskommunens ansvar å gi publikumsrettet informasjon, også til innbyggerne i samarbeidskommunen. 11. Personal Alt personalansvar for ansatte i samarbeidet tillegges vertskommunen. De ansatte i samarbeidskommunen som blir berørt av samarbeidet innvilges de samme rettigheter og plikter som om det foreligger en virksomhetsoverdragelse. Dersom ansvaret for tjenesten som inngår i samarbeidet ved opphør eller uttreden går tilbake til en kommune, skal ansatte i det felles samarbeidet så langt det er mulig få tilbud om ansettelse i den kommunen de jobbet tidligere. Antall stillinger som kommunene gikk inn med ved etablering av samarbeidet skal tilbakeføres til den enkelte kommune ved opphør og uttreden, med mindre partene blir enige om annet. Stillinger som er tilført samarbeidet utover dette fordeles etter fordelingsnøkkelen for felleskostnader i samarbeidet. Det samme gjelder fremtidige pensjonskostnader. 12. Lovlighetskontroll og kontrollutvalg Lovlighetskontroll kan skje etter reglene i kommuneloven § 28-1 h. Kontrollutvalget i vertskommunen har myndighet etter kommuneloven § 77 nr 1 overfor virksomheten, jfr kommuneloven § 28-1 j. 13. Uttreden/oppløsing Dersom begge deltakerkommunene er enige, kan samarbeidet oppløses med øyeblikkelig virkning. Avtalen er ikke tidsavgrenset, men kan sies opp skriftlig med ett års varsel fra den ene parten. Avtalen opphører da ved første årsskifte etter at ett år har gått. Samarbeidskommunen kan likevel til enhver tid trekke tilbake den delegerte myndigheten og avslutte samarbeidet med øyeblikkelig virkning. Kostnader som dette fører til for samarbeidet og for vertskommunene i oppsigelsestiden og ellers etter dette punktet må i så fall dekkes av samarbeidskommunen alene. Ved opphør skal verdier og løsøre som er kjøpt inn til samarbeidet fordeles etter fordelingsnøkkelen for felleskostnader i samarbeidet, samt eventuelle andre økonomiske plikter i eventuell avtalt bindingsperiode. 4 14. Tvistemål Tvister mellom partene skal søkes løst i minnelighet. Blir partene ikke enige, løses tvisten etter de alminnelige regler i Tvistemålsloven med Kristiansand tingrett som verneting. 15. Iverksettelse og endring Denne avtale forutsetter godkjenning i deltakerkommunenes kommunestyrer. Denne avtalen gjelder fullt ut fra [dd.mm.2015]. Avtalen skal endres dersom samarbeidet utvides til flere fagområder. Endring i avtalen kan gjøres av kommunestyrene dersom begge deltakerkommunene treffer likelydende vedtak. Lillesand/Birkenes, den………………………. for Lillesand kommune for Birkenes kommune 5 Prosjektmandat Samarbeid mellom Birkenes og Lillesand kommune om tekniske tjenester VERSJONSHISTORIKK: Versjon 1.0 2.0 3.0 4.0 5.0 6.0 7.0 1 Dato Forfatter Godkjent av 2014.05.26 2014.08.29 2014.09.03 2014.09.06 2014.09.16 2014.10.12 2014.10.22 Aud Sunniva Fuhr Aud Sunniva Fuhr Faveo Prosjektledelse Aud Sunniva Fuhr Aud Sunniva Fuhr Halvor Nes Aud Sunniva Fuhr Prosjektgruppa Prosjektgruppa Styringsgruppa Innledning og bakgrunn Kommunestyret i Birkenes og bystyret i Lillesand har vedtatt å utrede mulig samarbeid mellom teknisk sektor i kommunene. Birkenes kommunestyre: Vedtatt budsjett og økonomiplan 2013-2017 beskriver at ulike samarbeidsformer med andre kommuner om fagområder innenfor teknisk sektor skal vurderes nærmere I budsjettbehandlingen sak (070/13) pkt. 10 er administrasjonen bedt om å se på privatisering/annen driftsform/eget selskap for blant annet vaktmestertjenester, renhold, oppmåling og næringsutvikling. I Lillesand kommune har Bystyret vedtatt: Lillesand kommune tar initiativ overfor Knutepunkt Sørlandet for å etablere felles tjenester på områder der det er åpenbart at samarbeid kan gi større produktivitet eller kvalitet på tjenestene. De mest aktuelle områder er, administrative tjenester som lønn, fakturering og it, der det trolig er stordriftsfordeler. Det bør også vurderes om barnevernet kan bli bedre innenfor rammen av et større og bedre fagmiljø. Også innenfor plan – og byggesak bør det jobbes for et felles fagmiljø i Knutepunktet (sak 158/12 budsjett). sondering og klarlegging for interkommunalt samarbeid innenfor tjenesteområdene byggesak, plan og oppmåling (sak 104/13) Samarbeidsprosjektet med Birkenes kommune videreføres eventuelt utvides med Kristiansand kommune (sak 065/14) Vedtakene følges opp ved at det på administrativ nivå er igangsatt sonderinger om samarbeid mellom teknisk sektor i Birkenes og Lillesand. Det er videre startet en prosess hvor det etableres et prosjekt som vil vurdere samarbeid innenfor tekniske tjenester i kommunene. Tjenesteutvalg og formannskap er i begge kommunene blitt orientert om etablering av samarbeidsprosjektet. 1 Prosjektet skal vurdere samarbeid innenfor tekniske tjenester mellom Birkenes og Lillesand. I dette arbeidet vil en bruke erfaringer fra prosessen med bl.a. etablering av Struktur 1 (felles enhet for regnskap og lønn). Formalisering av samarbeid innenfor tekniske tjenester vil møte spesielle utfordringer da tjenesteområdet er vidt og tjenestene/fagene ikke er likeartede. Dels er det snakk om myndighetsoppgaver/ forvaltningsoppgaver og dels er det drift/ produksjonsoppgaver som kan konkurranseutsettes. I tillegg er enkelte av tjenestene baseres på selvkostprinsipp, mens dette ikke gjelder for andre tjenester. 2 Formål med prosjektet Formålet med prosjektet er å etablere et formelt samarbeid mellom teknisk sektor i Birkenes og Lillesand kommune. Samarbeidet kan gjelde hele eller deler av teknisk sektor. Målsetting med et samarbeid innenfor teknisk sektor mellom Birkenes kommune og Lillesand kommune er: Redusere sårbarhet og risiko – Kravene til kompetanse og behovet for oppdatering øker innenfor teknisk sektor. Et formål og krav til samarbeidet er at det bidrar til redusert sårbarhet og risiko for kommunen. Øke kompetanse – Mulighetene for å lære av hverandre er mange, og kompetanseutvikling muliggjøres ved samarbeid. Øke muligheten til å fokusere på utvikling – Det å kunne dele på ressurser kan frigjøre tid, og gjør det enklere å investere og holde seg à jour mht. utstyr, tekniske løsninger, nye prosesser og mer effektiv oppgaveløsning. Bygge robust arbeids-/fagmiljø – Mer attraktiv som arbeidsgiver, lettere å rekruttere og beholde personell. Effektivisering - Samarbeidet skal innen de enkelte fag/tjenester bidra til effektiviseringsgevinst for begge kommunene Opprettholde/forbedre tjenestetilbudet – som et resultat av effektivisering I første fase er det planlagt at samarbeidet skal omfatte oppmåling, geo data, eiendomsskatt og eventuelt skog-/ jordbruks- forvaltning. Det er et sentralt premiss for samarbeidet at det skal være skalerbart, dvs prosjektet og arbeidet skal organiseres slik at de øvrige tjenestene innenfor teknisk sektor i begge kommunene skal kunne legges inn i samarbeidet. Det holdes åpent at det etter evaluering for enkelte fagfelt/tjenester ikke anses formålstjenlig å etablere et felles formalisert samarbeid, samt at det kan etableres ulike organisasjonsformer for samarbeid innen de enkelte fagfelt/tjenestene innen teknisk sektor. 3 Prosjektmetodikk og organisering Prosjektet skal legge vekt på god involvering og informasjon til ansatte og politikere. Dette skal legges til grunn ved organisering, planlegging og gjennomføring av prosjektet. Informasjon skal gis gjennom eksempelvis fellesmøter, særmøter, informasjon på nett, etc. Prosjektarbeidet skal i stor grad bestå av møter med et utvalg av ansatte og ledelse i organisasjonene. Hovedfokus i arbeidet er: 1. Avklare model for organisering 2. Samle og strukturere informasjon om dagens situasjon 3. Beskrive/ planlegge hvordan framtidig samarbeid skal implementeres, organiseres og utføres 4. Etablere prinsipper for omstilling 5. Evaluere resultat ihht til formål med prosjektet 6. Etablere samarbeidet Arbeidet bør starte med å avklare hvilke type organisering som skal gjelde for et samarbeid innen de ulike fagene/tjenestene som inngår i teknisk sektor. Det søkes å avklare mulige organiseringsformer 2 samt kartlegge egenskaper ved disse. I dette arbeidet vil analyser og vurderinger blant annet baseres studier/ informasjon fra andre samarbeid. Ved kartlegging av dagens arbeidsoppgaver (prosess-/ arbeidsbeskrivelser) antas det å foreligge beskrivelser som kan benyttes fullt ut, eller eventuelt revideres. Beskrivelsene brukes for å avdekke lik/ ulik arbeidsmetodikk og rutiner innenfor fagområdene. Deretter må et fremtidig scenario beskrives basert på valgt samarbeidstype/ organisering. Kartleggingen tar sikte på å avklare hvorvidt målsettingene med et samarbeid oppfylles for det aktuelle fagfeltet/tjenesten, og deretter hvilken organisasjonsform som er mest egnet for samarbeidet. Det er en forutsetning at samarbeid innenfor fagområdene samlokaliseres. Plassering skal vurderes av prosjektet, med utgangspunkt om en fordeling mellom kommunene. Forslag til organisering og eventuelle kostnader knyttet til samlokaliseringen må utredes. Grensesnitt til andre funksjoner i kommunene må utredes. Eventuell prissetting av tjenestene må diskuteres og skisseres en løsning for. Et grunnleggende premiss for arbeidet er at faste stillinger beholdes. Vakante stillinger skal vurderes i prosjektet, samtidig som tilpasninger av stillinger kan skje gjennom naturlig avgang. Metoder som kan benyttes i arbeidet er blant annet: SWOT-analyse og usikkerhetsvurderinger. Videre bør det vurderes å foreta kost-/nytteanalyser. Konsekvenser for ansatte vurderes ihht prinsipper for omstilling som skal utarbeides for prosjektet. Ved oppstart av (del)prosjekter for de enkelte fag/tjenester, skal det sees hen til erfaringer fra igangsatt samarbeid. Prosjektet samkjøres med kommunereformens øvrige prosesser. 4 Organisering av prosjektet Prosjektet er forankret hos rådmennene i de respektive to kommuner. Prosjektet gjennomføres i flere faser, hvor første fase er å vurdere samarbeid innen oppmåling, geodata og eiendomsskatt. Bystyret/Kommunestyret Formannskap Administrativstyringsgruppe Prosjektgruppe Rådmenn fra begge kommunen Kommunalsjef/tjenestesjef (prosjektansvarlige) Tillitsvalgte fra begge kommunene Prosjektleder (sekretær) Kommunalsjef/tjenestesjef (prosjektansvarlige) Prosjektleder Tillitsvalgte fra begge kommunene Fagpersoner fra begge kommunene 3 Prosjektet forankres politisk gjennom bla. ved involvering/ orientering til politiske utvalg (eks. tjenesteutvalget /planutvalg) underveis. Prosjektgruppens sammensetning endres etter hvilke fase prosjektet er inne i ved at fagsiden skiftes/suppleres med aktuelle deltakere. Prosjektleder rapporterer løpende til prosjektansvarlige. Prosjektansvarlige og prosjektleder møter i styringsgruppen. 5 Suksesskriterier Bred forankring, god informasjon og nok kapasitet til å gjennomføre prosjektet. 6 Ressursbruk Utredning av samarbeid innen oppmålingstjeneste Birkenes og Lillesand har fått tildelt kr. 200 000 i skjønnsmidler 2014. Prosjektet søker om skjønnsmidler i 2015. Nødvendig omstillingsmidler søkes dekket av eksterne midler. 7 Fremdriftsplan Følgende er en skisse til tentativ fremdrift for oppstart av vurderinger for de ulike fagområder. Det lages detaljerte fremdriftsplaner for gjennomføring av vurderingene for fagområdene. Det tas forbehold om å endre rekkefølgen på hvilke fagområder som skal vurderes for samarbeid. Det kan også være aktuelt å se flere av fagområdene i sammenheng. Faser Etablere prosjekt: utarbeide mandat vurdere org. form vedtekter, samarbeidsavtaler Oppmåling/GEO data/ eiendomsskatt Jordbruk/skogbruk Vei/Vann og avløp Drift (park/utomhus) Bygg (Eiendom/forvaltning/drift/renhold) Eiendomsutvikling/eierskap/prosjektledelse Næring Plan/byggesak H.14 X V.15 H.15 V.16 X X X X X For Lillesand kommune vurderes funksjonene Kommunetorg og Havn/småbåthavn særskilt. Kommunetorg som skal ivaretar førstelinjetjenesten vurderes i hver fase i prosjektet. Havn og småbåt vurderes i tilknytning til funksjonene vei, vann og avløp For Birkenes kommune vil funksjonen kultur vurderes særskilt. Innenfor hver fase utarbeides det en mer detaljert framdriftsplan som viser oppgaver, adm. og pol. beslutningspunkter samt informasjonsmøter. I hver fase vil det bli utarbeidet en bemanningsplan med oversikt over ansatte, vakante stillinger og kompetanse og behov for ny kompetanse. Konsekvenser for publikum vil også bli vurdert i de enkelte fasene. 4
