docSchool report (Butterfly design) - DIS
download 
Report Transcription
School report (Butterfly design) - DIS
Kommunikasjonsplan for DIS-Norge Versjon 1.0 Vedtatt av DIS-Norges styre 17. april 2015 av Arbeidsgruppe: Ketil Figenschou Morten Thorvaldsen Heidi Sitara Fjeldvig INNHOLD INNLEDNING 1 FEIL! BOKMERKE ER IKKE DEFINERT. HENSIKTEN MED DOKUMENTET DEFINISJON AVGRENSNINGER - OMFANG 3 3 3 METODE 4 KARTLEGGING AV INTERESSENTER 5 INTERNE INTERESSENTER EKSTERNE INTERESSENTER 6 7 KOMMUNIKASJONSKANALER 10 KOMMUNIKASJONSPLAN 2015 13 Versjonshistorikk Versjon 0.1 Dato 25.01.2015 Endring Dokument opprettet Første utkast oversendt Morten og Ketil Endret av Heidi S. Fjeldvig Lest korrektur 0.2 2 03.02.2015 Gått gjennom og oppdatert interessentoversikten og kommunikasjonskanalene Morten Thorvaldsen 0.3 09.02.2015 Skypemøte med Ketil, diskusjon og gjennomgang av Mortens innspill Analyse av interessenter Ferdigstilt alle kapitlene 0.4 11.02.2015 Ferdigstillelse av plan Korrektur Morten Thorvaldsen 0.5 14.02.2015 Ferdigstillelse av dokument Metodekapittel Korrektur Heidi S. Fjeldvig 0.9 17.03.2015 Korrektur Ferdigstillelse til styret Morten Thorvaldsen Heidi S. Fjeldvig HENSIKTEN MED DOKUMENTET Dokumentet skal dokumentere DIS-Norges strategi for kommunikasjon frem til 2016 og kommunikasjonsplan for 2015. Planen gjelder for DIS-Norge sentralt, og har ikke tatt med kommunikasjonsaktiviteter eller kommunikasjonsmidler for distriktslagene. I fremtiden anbefaler vi at styret i DIS-Norge utarbeider en kommunikasjonsstrategi for organisasjonen som helhet. En slik kommunikasjonsstrategi vil gi føringer for hvordan DISNorge og organisasjonens distriktslag skal utarbeide og gjennomføre sine kommunikasjonsaktiviteter i fremtiden, og være et grunnlag for å utarbeide sentral og lokale kommunikasjonsplan/wer. Denne første utgaven for 2015-2016 dokumenterer hvilke interessenter som er de viktigste for organisasjonen og hvilken kommunikasjonsstrategi organisasjonen har lagt for interessentene. Arbeidsgruppen har tatt utgangspunkt i det kartleggingsarbeidet som ble gjort av interessenter i 2008, og videreutviklet den ut fra dagens situasjon. DEFINISJON I dette dokumentet har vi definert en kommunikasjonsplan til å om fatte: En oversikt over organisasjonens viktigste interessenter og hvilken informasjon de har behov for og hvilken form for kommunikasjon disse har behov for Roller og ansvar i DIS-Norge for kommunikasjon med interessentene Hvilke kommunikasjonskanaler organisasjonen skal anvende Når kommunikasjon skal finne sted AVGRENSNINGER - OMFANG Det har vært en utfordring å avgrense oppgaven slik at analysen ikke ble for omfattende og at den til slutt endte opp i en fullstendig kartlegging av alle deler av organisasjonen (inkludert distriktslagene) med tilhørende informasjonsutveksling. Vi har derfor valgt å utelate distriktslag og prosjekter og arbeidsgrupper, som rapporterer til DIS-Norges styre. Slike prosjekter/arbeidsgrupper er for eksempel: Gravminner Kirkebok FT 1875 Digitaliseringsgruppa Testamenteringsprosjektet Eidsvollsprosjekt DISTreff Etikkutvalg m.fl Disse gruppene/prosjektene har egne kommunikasjons- og styringskanaler relatert til sin virksomhet og aktiviteter. 3 METODE Arbeidsgruppen har bestått av: Ketil Figenschou Heidi Sitara Fjeldvig Morten Thorvaldsen Gruppen har kartlagt hvilke informasjonskanaler DIS-Norge har, hvem som har ansvar for hver av dem og når de brukes. Utgangspunktet for planen er DIS-Norges overordnede mål og strategi: Overordnede mål: Norges ledende organisasjon for slektsforskere Tyngde og betydning i fagspørsmål og bevilgninger Ny, tydelig, sterk og gjenkjennelig markedsprofil Grunntilskudd på minst 3 mill Likestilt med andre kulturorganisasjoner i form av anseelse og troverdighet Transparent, tilpasset og effektiv organisasjon Administrasjon som er rigget for å utnytte de muligheter som er innen offentlige tilskudd Enda bedre tilbud til våre medlemmer Overordnet strategi: Skape attraktive aktiviteter for medlemmene våre Jobbe kontinuerlig med å utvikle og tilpasse organisasjonen Styrke og videreutvikle distriktsledere og -lagene Befeste slektsforskningens anseelse Skape forståelse for den betydning slektsforskning har for å ivareta individets historie Være uredde og proaktive både mot fagmiljøer og våre medlemmer. Kurs, verdiskapende veiledning, åpne samlinger for å tiltrekke interesserte I 2010 ble det gjort en ekstern interessentanalyse av en ekstern konsulent med tanke på markedsføring. Arbeidsgruppen tok utgangspunkt i deler av det arbeidet som ble gjort den gang og videreførte analysen med å kartlegge nye interessenter i tillegg til at vi identifiserte interne interessenter, dvs de som er innenfor DIS-Norges egen organisasjon. Vi delte interessentene i tre kategorier: interne interessenter, primære eksterne interessenter og eksterne sekundære interessenter. Videre identifiserte vi hvilken behov de forskjellige interessentene har for informasjon eller kommunikasjon med organisasjonen, og hvilken kommunikasjon/kontakt organisasjonen på sin side har behov for, for å kunne oppfylle sine strategiske mål. Arbeidsgruppen gjennomførte videre en kartlegging av organisasjonene eksisterende kommunikasjonskanaler og hvilke nye som måtte opprettes, mappet deretter interessentene mot de ulike informasjonskanaler. Dette ble grunnlaget for utkastet til kommunikasjonsplanen for året 2015. Vi leverer dette dokumentet i en versjon 0.9 til Styret og overlater til Styret å gjøre nødvendige justeringer og tilpasninger før endelig beslutning for 2015-2016. 4 KARTLEGGING AV INTERESSENTER Interessenter defineres som personer eller organisasjoner som har interesse for slektsforskning som fagfelt og det arbeidet som DIS-Norge, Slekt og Data, deres tillitsvalgte og medlemmer gjør ved å tilby ulike tjenester og medlemsaktiviteter. Vi har også inkludert ulike instanser som organisasjonen selv har behov for å ha kontakt med for å kunne iverksette aktiviteter som er nødvendige for at DIS-Norge skal kunne realisere sine strategiske mål. Kartlegging av interessenter er viktig fordi: - organisasjonen må vite hvem interessentene er og hvilken informasjon interessentene har behov for og hvordan den skal distribueres organisasjonen skal få en oversikt over hvilke interessenter den er avhengig av for støtte og tilslutning organisasjonen skal få en oversikt over hvilke av organisasjonens behov som kan dekkes gjennom samarbeid og kommunikasjon med ulike interessenter organisasjonen skal kunne kommunisere med sine medlemmer på best mulig måte for å spre informasjon om organisasjonens arbeid, medlemsfordeler, slektsfaglige kilder, aktiviteter og slektsfaglige kunnskap. Interessentene er delt inn i interne og eksterne interessenter. Eksterne interessenter er igjen delt inn i primære og sekundære grupper. Primære interessenter er interessenter som er direkte tilknyttet DIS-Norge og som allerede har et tett samarbeid med organisasjonen. Det er interessenter som organisasjonen allerede har eller ønsker å ha et strategisk samarbeid med, og som er viktige for at organisasjonen skal utvikle seg slik Landsmøtet har bestemt, eller det kan være instanser som organisasjonen ønsker å etablere et strategisk samarbeid med, som et ledd i å nå sine strategiske mål. Sekundære interessenter er virksomheter, institusjoner, foreninger eller organisasjoner DISNorge ikke har etablert et nært samarbeid, men som det kan være aktuelt å etablere et fremtidig samarbeid med. 5 INTERNE INTERESSENTER Interessent 6 Kommunikasjonsstrategi DIS-medlemmer Tett og åpen dialog om organisasjonens drift og utvikling. Tilføre fagstoff innen slektsforskning og tilgrensende fagområder, samt formidle og arena for deling av slektsfaglig kompetanse. Tilføre faglig utvikling og opplæring innen slektsforskningsfag. Kontinuerlig oppdatering på hva som skjer i andre distrikt- eller lokallag Distriktsledere Avholde Ledersamling en gang årlig for lederutvikling og faglig påfyll Informasjon fra styret i prinsipielle saker eller saker av stor betydning for organisasjnen «Etterutdanning» av distrikts- og lokallagsledere og øvrige tillitsvalgte Øvrig tillitsvalgtapparat Samle tillitsvalgtapparatet til felles samling én gang pr. år for faglig påfyll og utveksling av erfaringer og kompetanse Ledere for faglige utvalg og prosjekter. Dis-Norges administrasjon Administrasjonen ved kontoret og generalsekretæren arbeidet tett sammen med Styret Informasjonskanal Websider – DIS-Norge Web-sider - distriktslag Nytt fra styret - Hurtigreferatene Kurs Lokale arrangementer Slekt og Data DIS-posten Ledersamlingen Info fra styreleder i epost Nettkurs Koordinatorsamlinger Tillitsvalgtkonferansen Styrereferater DIS-Norges websider Kontinuerlig dialog (muntlig og epost ved behov) EKSTERNE INTERESSENTER Eksterne interessenter er interessenter som ikke er en del av organisasjonen. Eksterne interessenter deles i to grupper: 1. Primære interessenter: Interessenter DIS-Norge har et uttalt, tett og pågående samarbeid med. Det kan også være interessenter organisasjonen ønsker å knytte tettere til seg ut fra strategiske eller økonomiske motiver. 2. Sekundære interessenter: Interessenter som organisasjonen ønsker å ha en viss dialog eller kontakt med, enten fordi organisasjonene har sammenfallende interesser, slektsfaglig eller økonomisk, eller fordi organisasjonens medlemmer kan ha slektstfaglig utbytte av samarbeidet. Samarbeidet kan være på nasjonalt organisasjonsmessig nivå, eller direkte mellom medlemmene. Primære interessenter: Interessent 7 Kommunikasjonsstrategi Slektsforskere – ikke medlemmer Informasjon ved av DIS-Norge deltar i radio- og TV programmer relatert til slektsforskning. Andre slektsfaglige organisasjoner i Norden Utveksling av organisasjonsmessige erfaringer Samarbeid om slektsrelaterte verktøy Formidle muligheter innen slektsforskning, søkemotorer, tilgjengelige forskningsmateriale i Norge Nasjonalbiblioteket Samarbeid om digitalisering av slektsrelatert materiale Samarbeid om felles arrangementer Samarbeid om felles markedsmateriale Arkivmyndigheter (stat og regionalt) Samarbeid om transkribering av skannede media Samarbeide om tilgjengeliggjøring av søkbart eller skannet materiale Samarbeid på sentral- og lokalt Informasjonskanal Gjennom norske medier, deltakelse etter invitasjon Websidene våre, både DISNorges og distriktslagssidene, våre genealogiske ressurser med mer. Kurs arrangert av lokallagene Invitere til Slektsforskerdagen Invitere til tilstedeværelse på kulturarrangementer lokalt plan Norgen-møtene Styrekontakter, deltakelse felles styringsgrupper (prosjekter) Invitere til samarbeidesarrangementer DIS-Posten Slekt og Data Samarbeidende møter Reklamemateriell (t-skjorter og lignende) DIS-Posten Slekt og Data Samarbeidsmøter DIS-Posten Slekt og Data Samarbeidsavtalen (høringsinnspill og -notater) Kontaktmøter Interessent Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Lokale prosjekter og dialog plan om felles arrangementer Samarbeid om tilgang til infrastruktur som bok-, bunkeog flatskannere for digitalisering av arkivmateriale Finans Miljø- og kulturdepartementet DIS-Posten Slekt og Data Kontaktmøter med fagmyndigheter Deltakelse under høringer og komitémøter vedr. saker som er relevante for slektsforskere og kulturvernfeltet i allmennhet Henvendelser fra organisasjonen vedrørende prinsipielle saker Behov for dialog for å skaffe økonomisk støtte til organisasjonen Synliggjøre organisasjonens standpunkt i politiske/prinsipielle saker. DIS-Posten Søknader om tilskudd/gavetildelinger Utarbeide prosjektplan med budsjett og finansieringsplan Utarbeide og distribuere sluttrapporter til allmennheten og gavetildeler Søke om tilskudd og gavemidler fra relevante stønads- og tilskuddsmuligheter Tilskuddsmyndigheter og veldedige stiftelser/legater Sekundære interessenter: Interessent 8 Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Svenske släktsforskardagar Arrangere felles deltakelse på arrangement Utenlandske slektsforskere Formidle muligheter innen slektsforskning, søkemotorer, tilgjengelige forskningsmateriale i Norge Norske person- eller lokalhistoriske foreninger Samarbeid på lokalt plan Slektsforskningsorganisasjoner i øvrige verden Formidle muligheter innen slektsforskning, søkemotorer, tilgjengelige forskningsmateriale i Norge Informasjon i DIS-Posten Slekt og Data, artikler, annonser Invitere til samarbeidesarrangementer Reklamemateriell (t-skjorter og lignende) Websidene våre på engelsk Genealogiske ressurser Ingen formelle Invitere til samarbeidesarrangementer Websidene våre på engelsk Genealogiske ressurser Interessent 9 Kommunikasjonsstrategi Informasjonskanal Datatilsynet Ingen Museer og biblioteker Ingen Kommersielle aktører Uformelt samarbeid på lokalt plan Ved behov Delta på samarbeidesarrangementer, lokalt plan Ingen KOMMUNIKASJONSKANALER Vi deler tilgjengelighet og distribusjon av informasjon inn i ulike kategorier: Push: informasjonen sendes ut til mottaker fra et sentralt sted eller server uten at mottaker behøver å ta eget initiativ. Denne type distribusjon er typisk for nyhetsbrev, markedsføring eller informasjon som organisasjonen anser som viktig at mottaker mottar. Brukes til distribusjon av informasjon der avsender, (DIS-Norge) har stor egeninteresse av å nå ut med informasjon, eller der mottaker har høy interesse for å få informasjon. Pull: Informasjon som legges ut og tilgjengeliggjøres for mottaker, men mottaker må selv oppsøke eller finne frem til informasjonen. Pull-metoden regnes som en passiv distribusjonsform, fordi mottakeren selv må søke den opp, og den har derfor en mye mer tilfeldig og usikker treffprosent. DIS-Norge skal benytte seg av både push og pull strategi for å nå ut til sine interessenter. Informasjonskanal Beskrivelse Utgis av Frekvens Metode DIS-Norge sentralt Kontinuerlig /løpende oppdatering Pull Distriktslagene Kontinuerlig oppdatering Pull DIS-Norge sentralt Kontinuerlig /løpende oppdatering Pull Ansvarlig DIS-Norges websider DIS-Norges websider skal være en informasjonskanal for våre medlemmer og for alle som er interessert i slektsforskning. Websidene skal dekke følgende områder: - Om organisasjonen Nasjonale arrangementer Nyheter Medlemssider o Pålogging og vedlikehold om medlemskap o Tilgang til medlemsblad ”Slekt og Data” o Tilgang til DIS-Posten - Om slektsforskning, faglig stoff (søkesteder og – verktøy, nybegynner) - Informasjon fra styret Distriktslagenes websider på DISNorges webområde Distriktslagenes sider Websidene våre på engelsk Deler av DIS-Norges websider er oversatt til engelsk. Målsettingen er å tilby utenlandske slektsforskere en vei inn til tilgjengelighet til å søker etter slekt i Norge. Inneholder bla. Genealogiske ressurser - Lokale arrangementer - Informasjon til medlemmene om lokalt slektsfaglig materiale - Informasjon til medlemmene om lokale arrangementer hos andre institusjoner - Om DIS-Norge 10 Informasjonskanal Beskrivelse Utgis av Frekvens Metode DIS-Norge sentralt 4 ganger i året Push DIS-Norge sentralt 11 ganger i året Push DIS-Norge sentralt Annethvert år Ansvarlig - Tilbud om bistand til nybegynner som slektsforskning i Norge - Genealogiske ressurser i Norge - Genealogiske verktøy - Genealogiske verktøy og kilder Slekt og Data Medlemsblad til organisasjonens medlemmer. Slektsfaglige artikler DIS-Posten Nyhetsbrev til alle medlemmene Oversikt over kommende lokale/sentrale arrangementer Bør sendes aktuelle samarbeidspartnere, både offentlige myndigheter og frivillige organisasjoner Landsmøte Utsendelse av Landsmøte-papirer Behandling av innkomne forslag og forslag til vedtektsendringer. Forslagsstill ere Faglige innslag Ledersamling Alle distriktslederne samles én gang pr.år Lederutvikling, organisasjonsutvikling DIS-Norge sentralt 1 gang pr. år Informasjon og diskusjon om sentrale tema Faglige innslag Tillitsvalgtkonferansen Alle tillitsvalgte samles for faglig inspirasjon og påfyll DIS-Norge sentralt Annethvert år Slektsforskerdagen Åpent arrangement om slektsfaglige tema DIS-Norges distriktslag 1 gang pr. år Fellesarrangement sammen med samarbeidspartnere Annonser i media ”Vi gjør slektsforskning enklere” Annonsering av organisasjonen i TV-kanaler på ”røde helligdager”. ”Skal være informative og opplysende, og ikke inneholde oppfordring til økonomisk støtte og vederlag.” http://www.tv2.no/a/3887142 Langfredag, 1. Påskedag, 1. Pinsedag, 1. Juledag. 11 Lokale lag DIS-Norge sentralt Så ofte som mulig Informasjonskanal Beskrivelse Utgis av Frekvens Ansvarlig T-skjorter, kopper, jakker etc 12 ”Vi gjør slektsforskning enklere” DIS-Norge sentralt og lokalt Ved arrangeme nter Metode KOMMUNIKASJONSPLAN 2015 Tidspunkt Beskrivelse Ansvarlig Januar Utsendelse av kontingent 2015 Administrasjonen, DIS-Norge sentralt DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen DIS-Norges websider distrikts-/lokale lag. Distriktslagene Lokallagene Lokale arrangementer 13 Februar DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 03.02 Nordisk Kulturfond Generalsekretær Mars Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 03.03.15 Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær April Tillitsmannskonferansen Administrasjonen, Styret DIS-Norge sentralt DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 01.04.15 Nordisk Kulturfond Generalsekretær Mai DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 14 Tidspunkt Beskrivelse Ansvarlig Juni Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 02.06.15 Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær September Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 01.09.15 Nordisk Kulturfond Generalsekretær 02.09.15 Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær Oktober DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 01.10.15 Nordisk Kulturfond Generalsekretær November Slekt og Data Redaktør Aina Johnsen Rønning DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen Ledersamlingen Administrasjonen, Styret DIS-Norge sentralt Desember DIS-Posten Styret DIS-Norge ved Heidi Sitara Fjeldvig Tonebritt Mathisen 02.12.15 Kulturrådet – Prosjektstøtte Kulturvern Generalsekretær Års- og sluttrapporter til gavetildelere Generalsekretær/Prosjektleder
