Protokoll fra konstituerende Distriktsmøte i nytt distrikt 104D

Protokoll konstituerende Distriktsmøte 104 D
29. mai 2015
Thon Hotell Kirkenes (Riksmøtesalen)
Kl. 18.15
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 1/9
1.1
Åpning av Distriktsmøtet for nytt distrikt 104D
Distriktsguvernør i G, Magne Torrud, ønsket velkommen til konstituerende Distriktsmøte i nytt Distrikt 104 D og åpnet
møteforhandlingene.
Ut fra det vi vedtar i dag har vi et godt grunnlag for det videre arbeidet i det nye Distrikt 104 D.
1.2
Fastsettelse av delegatantall
Sekretariatet opplyser om antall delegater og observatører
Det var 31 antall delegater
1.3
Valg av møteleder
Distriktsmøtet velger en møteleder.
PDG Ola Eiklid Hølen, LC Hønefoss er foreslått
Bisitter er Distriktsguvernør i F Geir Arve Ribe
Valgt ved akklamasjon
1.4
Valg av 2 møtereferenter
Distriktsmøtet velger to møtereferenter.
Ina Skjævestad Voreland, LC Fevik
og
Tove Annexstad, LC Asker Røyrin
Valgt ved akklamasjon
1.5
Valg av 2 delegater til å underskrive protokollen
Distriktsmøtet velger to til å underskrive protokollen
Disse er foreslått:
Finn Einar Bredesen fra LC Tønsberg
og
Ellinor Allergoth fra LC Asker Røyrin
Valgt ved akklamasjon
1.6
Godkjenning av innkalling og dagsorden
Innkalling og dagsorden enstemmig godkjent
1.7
Godkjenning av forretningsorden
Forretningsorden enstemmig godkjent
2
2.1
3
3.1
RAPPORTER
Ingen rapporter legges frem, da disse tidligere er lagt fram for distriktsmøtene i G og F
DISTRIKTSSAKER
Forslag til Lov og arbeidsordning for Distrikt 104 D
Lovkomiteene i distriktene F og G har revidert lovverket til en ny Lov for 104D og Arbeidsordning
for 104D.
Alternativt forslag til Lov for 104D og Forslag til Arbeidsordning for 104D fra distrikt F, er vedlagt
dette dokument.
Distriktsstyrene i F og G anmoder distriktsmøtet om å
vedta Lov for 104D og Arbeidsordning for 104D
Disse hadde ordet:
Jonny Steindal, LC Heradsbygd orienterte om endringer foretatt 28.april 2015 etter DM i 104F
Vedtak:
Revidert forslag til Lov og Arbeidsordning for 104 D vedtas med de endringer som er fremkommet
Enstemmig vedtatt
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 2/9
3.2
Organisasjonsplan i nytt distrikt 104 D
ORGANISASJONPLAN DISTRIKT – KOMMENTARER
DISTRIKTSMØTET (DM)
DM er distriktets øverste myndighet. DM avholdes ultimo april og minst 30 dager før Riksmøtet.
DISTRIKTSSTYRET
Distriktsstyret, som består av DG-VDG1-VDG2-IPDG-Distriktssekretær-Distriktskasserer og 1 soneleder, det vil si 7 personer
og er overordnet DG og øverste beslutningsorgan i distriktet. Det skal normalt avholdes 4 styremøter (1 møte/kvartal) i
Lionsåret. Disse møtene skal avholdes etter Distriktsrådsmøtene.
LINJELEDERE
Det er i linjen resultantene oppnås.
Linjen har 3 nivåer: DG – Soneledere – klubbene v/ Presidenten.
DISTRIKTSGUVERNØR / -LEDER (DG)
DG er distriktets øverste leder og ansvarlig for distriktets daglige drift. DG er med i Distriktsledermøter og Guvernørrådsmøter
og sitter i styret i MD104.
SONELEDERE (SL)
SL og Assisterende SL velges av og blant klubbene i den enkelte sonen. Valg skal gjennomføres før DM. SL er direkte
underlagt DG for å ha det operative ansvaret for sitt nærområde dvs. sin sone. SL er den som kjenner klubbene og har
lokalkunnskapen. SL kan spille på DG teamet etter behov og i henhold til avtale med DG. SL skal ha et eget budsjett og føre
soneregnskap. SL er de som har klubbkontaktene og fortrinnsvis gjennomfører klubbesøkene. Dette vil være mer effektivt og
kostnadsbesparende med kortere reiser. Dessuten er muligheten for et tettere sone samarbeide bedre tilrettelagt. En SL sitter i
Distriktsstyret. Alle SL sitter i DR.
KLUBBENE V/PRESIDENTEN
Klubbene er drivkraften og hjertet i Lions. Presidenten er ansvarlig for den daglige driften. Hver klubb har sitt styre.
STABSFUNKSJONER
Stabsfunksjonene er DGs støtteapparat for å drifte hele organisasjonen.
Disse omfatter: Distriktsrådet, Fagsjefene, DK, DS og DG Team
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 3/9
DISTRIKTSRÅDET (DR)
Distriktsrådet er DG’s rådgivende organ med hensyn til distriktets strategi og veivalg. DR består av Distriktsstyret, alle
soneledere og alle fagsjefer. DR skal ha sine møter før Distriktsstyremøtene. Det er forslått 3 Distriktsrådsmøter (DRM) i den
framtidige organisasjonen, ett før 15. september og ett i forbindelse med DM. Det tredje møtet bør avholdes sannsynligvis i
omkring månedsskifte januar/februar eller når distriktsstyret føler sterkest behov for å samles.
FAGSJEFER
Vi har 7 fagsjefer med ansvar for sine fagområder. Disse sitter i DR. Fagsjefene utpekes av DG og velges på DM. Fagsjefene
skal være DGs rådgivere innenfor sine fagområder.
DISTRIKTSKASSERER (DK) OG DISTRIKTSSEKRETÆR (DS)
Distriktskasserer og Distriktssekretær sitter i både i Distriktsstyret og Distriktsrådet. De er DG nærmeste medarbeidere. DG
utpeker sin DK og DS.
DG TEAM
DG Team består av DG, VDG1 og VDG2 og IPDG som sitter både i Distriktsstyret og Distriktsrådet. Hovedtanken med å
plassere DG teamet i stab er at disse er en ressurs for sonelederne som er direkte underlagt DG i operativ linje. Det nye
distriktet er meget stort og sonelederne vil her ha en ressurs til hjelp i sine soner. DG Teamet kan spille en rolle i flere soner i
samråd med SL og som DG’s representant.
09.12.2014 / Magne Thorrud
Rev. 23.01.2015
Rev. 27.02.2015
Distriktsstyrene i F og G ber distriktsmøtet vedta ny
organisasjonsstruktur
Det ble fremlagt et forslag med følgende ordlyd:
«DM vedtar den forelagte organisasjonsplan, men ber samtidig om at Distriktsrådet arbeider fram et forslag basert på de
internasjonale retningslinjene og fremlegger den organisasjonsplan for DM 2016 for votering»
Disse hadde ordet:
Arild Abrahamsen, LC Røyken Øst. Yngve Lindgaard-Berntsen, LC Tjøme. Kjell Tore Andersen, LC Arendal
Vedtak:
Det fremlagte forslaget til Organisasjonsplan for 104 D ble enstemmig vedtatt
3.3
Distrikts kontingent
Distriktskontingenten har vært uendret siden 2006, og vært på kr. 100,- pr medlem i F-distriktet.
G-distriktet har kr. 111,- pr medlem.
Overføringer fra MD er blitt redusert gjennom årene, mens distriktets kostnader er stigende.
På bakgrunn av dette foreslåes det en økning i distriktskontingenten på kr. 15,- pr. medlem.
Distriktsstyrene i F og G foreslår en distriktskontingent i
104D til kr. 115,- pr medlem fra 01.07.2015.
Vedtak:
Distriktskontingent for 104 D4 vedtatt mot1stemme
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 4/9
3.4
VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, handlingsplan for 2015-2016
Handling
Virkemidler
Ansv.
1
Mål
Organisasjon
1.1
Styrke klubbene
- Påtroppende presidenter tilbys og
bør/skal gjennomføre LLLI-kurs
DG / GLT
- La Sonelederteamet delta aktivt i
utviklingen av dette
1.2
Styrke soneleddet
1.3
Opplæring av øvrige
tillitsvalgte
- Sørge for at klubbene tilføres
ressurser for å utvikle medlemmene
og klubben
- Arbeide aktivt mot klubbene for å
styrke klubbmiljø
- ASL gjennomfører RLLI
- ASL gjennomfører SL opplæring
- Etablere Sonelederforum
- Følge opp Sonelederforum
- Starte oppbyggingen av nettbaserte
opplæringsprogrammer
1.4
Utvikle et troverdig
rullerende planverk
- Forankre alle handlingsplaner i
langtidsplaner
1.5
Klubb- og
medlemsutvikling
2
- Klubbmiljø må prioriteres og
forankres i klubbens handlingsplan
- Sondere følger opp klubbene
Barne- og ungdomsarbeide
2.1
Tulipanaksjonen
2.2
Det er mitt valg
2.3
”Bry deg”
2.4
Lions tegnekonkuranse
3
Hjelpearbeid
3.1
Nasjonalt:
SL
- RLLI tilbys av MD
DG / GLT
- Levere Sonelederoppl ihht MD/LCI
- Soneledere etabl. sitt eget forum, leder
DG/VDG!
tiltrer Distriktstyret
- Ta i bruk proaktive læringsmetoder med DG / GLT / ITC
gyldighetstid
DG-teamet
SL
- Arbeide for at klubbene setter aktiviteter DG, SL
som gir glede i fokus
- Oppfordre klubbene til å annonsere mål DG-team, NAC
for aksjonen i god tid, evt. sammen
med samarbeidspartnere
- Fortsatt fokus på Mitt valg i kjølvannet NAC, DMV- øke antall kommuner som tar i bruk
av LRF 2015
Mitt valg med 15%
piloter,
klubbenes NAK
- Gjøre dette til soneaktiviteter der hvor - Etablere samarbeid med Norsk
DG-team, NAC,
Narkotikapoltiforening i flere fylker
dette faller naturlig
SL
- Distriktets klubber deltar i
Tulipanaksjonen
- Lions tegnekonkurranse ti flere skoler - Informere skolene ved besøk, e-post og YEC, NAC, SL,
nett.
i distriktet
DMV-piloter
- La klubbene få forståelsen av at
konkurransen kan være en døråpner for
”Mitt Valg” i flere skoler
- Informere klubber og soner ved besøk,
e-post og hjemmeside
- informere klubber og soner ved besøk,
e-post og hjemmeside
- Samarbeid med MD-IRC om IRprosjektbank
DG, IRC, SL
4
- Følge opp Distrikts- og
Riksmøtevedtak
Internasjonalt:
- Følge opp distriktsprosjekter
- Følge opp distrikts- og
riksmøtevedtak
- Oppfordre klubbene/sonene til IRsamarbeid
Kommunikasjon, informasjon, PR
4.1
Månedsbrev
- I tillegg til DGs informasjon, også
fagsjefinformasjon
- Etablere en radaksjonskomité på 3
personer i tillegg til PRC
DG, fagsjefer
3.2
4.2
4.3
4.4
4.5
- DGs månedsbrev sendes klubbene
innen den 21, i hver måned.
Videreføre ”Løvenytt” i det - Utvide ”Løvenytt” til å omfatte hele
nye distriktet.
det nye distriktet
DG, IRC SL
DG, PRC
IT som kommunikasjon og - Alle fagsjefer i distriktet skal legge ut - Opplæring av Styret, fagsjefer,
GLT, ITC, ITK
soneledere og klubbmedlemmer i bruk
informasjonsplattform
informasjon på distriktets hjemmeside
av IT-verktøy
- Alle sonene legger ut informasjon på
sin hjemmeside
- lokal informasjon om aktiviteter
Synliggjøring
- Bruk av media og lokal presse
PRC, PRK, SL
- Bruke Lionsmerket
- Benytte profileringsutstyr/klær på stand
- Soneledere bør ha som målsetting at
alle klubbene i sonen har et eller flere
innlegg i pressen.
Bruk av nyhetsbrev, månedsbrev, Lions DG-teamet, PRC
Intern informasjon
- Tilstrebe at alle klubber får all
quarterly, etc.
nødvendig informasjon
Vedtak:
Handlingsplan 2015-2016 for 104 D enstemmig vedtatt
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 5/9
3.5
VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen, budsjettforslag for 2015-2016
LIONS DISTRIKT 104D
Budsjettforslag fra VDG I Yngve Lindgaard-Berntsen
INNTEKTER:
Konto Kontonavn
Budsjett
3111 Refusjon fra HK
50 000,00
3112 Refusjon til DG fra MD
80 000,00
3120 Refusjon distriktsråd fra MD
Kommentarer
40 000,00
3130 Kontingent
199 500,00 2100 /95
3140 Avgift til distriktsmøte
42 000,00 2100 /20
3220 Renter
2 000,00
3320 Sponsormidler
15 000,00
3321 Utvikling Distrikt
40 000,00
3990 Andre inntekter
SUM INNTEKTER
468 500,00
UTGIFTER:
DG og DGelect:
5111 Conventionreisen (Dgelect+led.)
35 000,00
5112 Riksmøte/GRM (Dgelect+led.)
10 000,00
5113 Riksmøte/guvernørrådsmøte DG
20 000,00
5114 Distriktsmøtet/Distr.rådsmøte DG/rådet
180 000,00
5115 Nordisk Råds-møte
10 000,00
5116 Klubb-besøk
50 000,00
5117 Ledsagerutgifter
10 000,00
5119 Div.utgifter
2 000,00
SUM UTGIFTER DG og Dgelect
317 000,00
DISTRIKTSRÅDET:
5211 Møte- og reiseutg.
0,00 Alt under 5114
5212 Distriktsmøte Deltakersubsidiering
43 000,00
5219 Div.utgifter/utvikling av distrikt
45 000,00
SUM UTGIFTER DISTRIKTSRÅDET
88 000,00
FAGANSVARLIGE:
5311 NAC / tegnekonkurranse
4 500,00
5312 IRC
3 500,00
5313 YEC
2 500,00
5314 GMT/GLT
7 500,00 Utvikling av distrikt tar kostnader her
5315 ITC
3 500,00
5319 Div.utgifter
SUM UTGIFTER FAGANSVARLIGE
21 500,00
SLA - SONELEDERAPPARATET:
5411 Møte- og reiseutg/Soneleder samling
30 000,00
5419 Div.utgifter
SUM SLA- SONELEDERAPPARATET
30 000,00
ØVRIGE UTGIFTER:
5511 Telefon/Porto/Gebyrer
5512 Kontorutg./Brev, Konvolutter etc.
0,00
0,00
5513 Gaver og blomster
4 000,00
5514 Jubileum, banner og utmerkelser
5 000,00
5515 Utgifter ved etablering av klubber
5519 Div.utgifter
SUM ØVRIGE UTGIFTER
SUM UTGIFTER
RESULTAT
0,00
3 000,00
12 000,00
468 500,00
0,00
Vedtak:
Budsjett 2015-2016 for 104 D enstemmig vedtatt
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 6/9
3.6
Forslag fra LC Notodden/Telerosa og LC Notodden: Childrens Burn Care til distriktsprosjekt i nytt
Distrikt 104D
Lions Club Notodden/Telerosa og Lions Club Notodden
Forslag til Distriktsmøtet om støtte til Children's Burn Care Foundation:
BLI MED Å Gi 100 BARN ET NYTT LIV!
Vi foreslår ut det fra LC Distrikt 104 F+G bevilges 100,-kr per medlem per år over en 3 års periode.
Vi tar utgangspunkt i ca 2000 medlemmer. Dette utgjør en kostnadsramme på ca 600.000,- kr for
perioden 1. juli 2015 - 30. juni 2018 og tilsvarer drift av to senger per år (100.000,- kr per seng per
år).
Budsjett:
Gjennomsnitt behandling av 1 barn = 6000,- kr, 3-5 operasjoner og 6 ukers opphold.
1: Alvorlige brannskadde barn som vil få hjelp hvert år:
200.000 kr : 6000 kr = rundt 33 barn
2: Lions Distriktsprosjekt vil gi totalt over 3 år:
600.000 kr : 6000 kr = 100 barn får et nytt liv
Alle foto: CBCF
CBCF's arbeid er nå blitt ganske godt kjent i Etiopia, og på Afrikas horn, så tilgang på midler vil være
avgjørende for hvor mange brannskadde barn som kan behandles. Derfor vil pengene Lions bidrar med
komme til nytte fra første stund. Presidentene i både LC Notodden og LCNotodden/Telerosa har vært på
besøk hos CBCF i Addis Abeba for ved selvsyn å ha sett det arbeidet som utføres. I tillegg har så langt 2
elever fra Notodden videregående skole vært på besøk i 2014 og 2 elever besøker arbeidet i februar
2015 som en del av sitt Alternative Dagsverk-prosjekt.
CBCF vil holde oss løpende orientert om hvordan pengene disponeres, det vil si at vi kan motta
rapporter fra utførte operasjoner og behandlinger hvert kvartal. Om ønskelig er det mulighet for å besøke
Children's Burn Care Foundution i Addis Abeba.
Vedtak:
Distriktsprosjekt 2015-2018 for 104 D enstemmig vedtatt
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 7/9
3.7
Presentasjon av distriktsmøte 2016 på Tjøme.
LC Tjøme presenterer distriktsmøtet for 2016
Dette blir arrangert på hotell Scandic Havna Tjøma 22. – 24. april 2016
4
VALG
Valgkomiteens innstilling:
Valg av DG - Distriktsguvernør for 2015-2016
Yngve Lindgaard-Berntsen
Bekreftelse av valget i 2014.
LC Tjøme
2015-2016
Valgt ved akklamasjon
4.1
Valg av VDG I – Første Vise Distriktsguvernør for 2015-2016
LC Heradsbygda
Jonny Steindal
2015-2016
Bekreftelse av valget i 2014.
Valgt ved akklamasjon
4.2
Valg av VDG II – Andre Vise Distriktsguvernør for 2015-2016
Finn Einar Bredesen
LC Tønsberg
2015-2016
Valgt ved akklamasjon
4.3
Valg av YC – leder av ungdomsarbeid for 2015 - 2017
Jo Henriksen
LC Hole
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
4.4
Valg av NAC – leder for Rusforebyggende tiltak for 2015 - 2017
Annar Bottegård
LC Øvre Eiker
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
4.5
Valg av IRC – leder for internasjonalt arbeid for 2015 – 2017
Øyvind Rose
LC Arendal
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
4.6
Valg av PRC – leder for mediekontakt for 2015-2017
Mangler kandidat – styret jobber videre for å finne kandidat
4.7
2015-2017
Valg av ITC – leder for Informasjonsteknologi for 2015-2017
Asbjørn Larsen
LC Risør
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
4.8
Valg av GLT – leder for opplæring for 2015- 2017
Sigmund Kjos
LC Røyken Øst
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
4.9
Valg av GMT – leder for medlemspleie for 2015-2017
Eugenie Horn Enge
LC Sandefjord/Hjertnes
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 8/9
4.10 Valg av tre medlemmer til Lovkomiteen, Lionsårene 2015 - 2017
Borgar Aasterud
Arne Martin Gjøseid
Finn Stenberg
LC Heradsbygda
LC Tvedestrand
LC Krødsherad
2015-2017
2015-2017
2015-2017
Valgt ved akklamasjon
4.11 Valg av tre medlemmer til Valgkomiteen for 2015-2016
Valgkomiteen består av 3 komiteemedlemmer.
Forslag på tre komiteemedlemmer er:
LC Røyken Myrahvarf
Erika Kjos
Britt Søreid
LC Sauherad
Mangler kandidat – styret jobber videre for å finne kandidat
2015-2018
2015-2017
2015-2016
Valgt ved akklamasjon
4.12 Valg av revisor 2015-2016
LC Arendal
Terje Holst
2015-2016
Valgt ved akklamasjon
4.13 Utpeke Distriktssekretær DS og Distriktskasserer DK for 2015-2016
DS – Distriktssekretær
DK – Distriktskasserer
Ina Skjævestad Voreland
Jan Solberg
LC Fevik
LC Asker
2015-2016
2015-2016
Kirkenes, 29. mai 2015.
Distriktsmøtepapirer DM 104D, 29. mai 2015
Side 9/9