2. Erik Borge – Kategoristyring - Helse Sør-Øst

Kategoristyring av innkjøpsarbeidet
Tverrfaglig brobygger mellom behov og marked
Oslo, 28.januar 2015
Erik Borge
Kategorisjef – Kirurgiske produkter
Utvikling av kategoristyring
• Kategoristyring og organisering i
strategidokumenter for innkjøp og logistikk i Helse
Sør-Øst siden 2009
• Etablert kategorier
• Videreutviklet kategoristruktur
• Første kategorisjef-stillinger opprettet i 2014
– Medisinsk forbruksmateriell
– Kirurgiske produkter
-1-
Kategorier
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
8.
9.
10.
11.
12.
13.
14.
15.
16.
17.
Administrasjon
FDVU (forvaltning, drift, vedlikehold og utvikling)
Medisinsk grunnutstyr
Helsetjenester
IKT
Kirurgiske produkter
Laboratorium
Medisinske forbruksvarer
Medisinsk teknisk utstyr
Personal/HR
Prehospitale tjenester
Bildediagnostikk
Renhold og tekstil
Storhusholdning
Støttetjenester
Transport
Medikamenter
-2-
Nivå
Formål
Definisjon og eksempel
1. Hovedområde
Dele spend-basen inn i medisinsk og ikkemedisinsk relatert spend
Hovedgruppering av kategorier i hva som er medisinsk
og ikke-medisinsk.
2. Kategori
Tilrettelegge for rapportering, oppfølging og
dialog med ledelse
En samling innkjøpsgrupper som har
håndteringsmessige eller kompetansemessige
synergier, f.eks. ved at de har fellestrekk i
markedsdynamikk, innkjøpstrategi, verdikjede eller
stakeholdergruppe.
3. Innkjøpsgruppe
Tilrettelegge for en optimal involvering av
fagressurser fra spesialisthelsetjenesten i
innkjøpsarbeidet
Gruppering av anbudspakker som har fagmessige
synergier og som tilrettelegger for involvering av
fagressurser i innkjøpsarbeidet i
spesialisthelsetjenesten
F.eks:
- Ortopedi, Anestesi
Tilrettelegge for dialog med
leverandørmarkedet og identifisere innkjøpskostnader knyttet til et anskaffelses-prosjekt.
Anbudspakken utgjør produkter eller tjenester som
typisk leveres av et definert leverandørmarked.
Anbudsforespørselen retter seg mot et
leverandørmarked eller deler av et leverandørmarked.
Tilrettelegge for å knytte artikler mot
anbudspakker.
Grupper defineres for å klassifisere data fra
kildesystemene inn i hensiktsmessige pakker, som
videre kan knyttes opp mot anbudspakker og
innkjøpsgrupper.
Fagdimensjon
4. Anbudspakke
Markedsdimensjon
5. Produktgruppe
Produktdimensjon
Produkter med felles bruksområde
F.eks: Laparoskopiske instrumenter, engangs
6. Artikkelgruppe
Samme type artikler
F.eks: Laparoskopiske sakser, engangs
7. Artikkel
Enkeltartikler, med unike egenskaper (dimensjoner,
funksjonalitet etc)
-3-
Hovedlinjer
Innkjøpsgruppe • Fagorientert
Anbudspakke
• Markedsorientert
Produktgruppe • Artikkel
-4-
Etablering av kategoristruktur
Medisinske forbruksvarer
Uklass
MFV
Innkjøpsgruppe
Innkjøpsgruppe
SårAnestesi
Inkontinens
og intensiv behandling
Hygiene
Anbuds
-pakke
produktgruppe
Anbuds
-pakke
Anbuds
-pakke
produktgruppe
produktgruppe
Anbuds
-pakke
Anbuds
-pakke
-5-
De regionale produktrådenes rolle
Arbeidet i de regionale
produktrådene er en viktig
forløper til innføring av
kategoribasert innkjøp i
Helse Sør-Øst.
Produktrådene er og vil også i
fremtiden være viktige for å
sikrer tilstrekkelig faglig
forankring i kategoriarbeidet
og input til endringsforslag
-6-
Kartlegge innkjøpsgrupper
Identifisere innkjøpsgruppens kjennetegn for å kunne ta beslutning om
hensiktsmessige anbudspakker
-7-
Kategoristyring
• Skifte fokus fra enkeltanskaffelser til helhetlig
kategori
• Analysere og organisere statistikk ihht
kategoristruktur
– Avdekke og kartlegge lekkasje og områder uten
avtaledekning
• Ulik innkjøpsstrategi for ulike kategorier
• Klargjøre utgangspunkt for konverteringslister ihht
kategoristruktur i forkant av konkurranser
-8-
Kategoristyring
• Alle innkjøpsrelaterte kostnader plasseres i en
kategori. Hensikten med et slikt prinsipp er å sikre
at ingen kostnadsområder ”faller mellom to
stoler”
• Bedre oversikt på at hele produktområder
omfattes av konkurranser
-9-
Organisering av konkurranser
• Tilpasset kategori, innkjøpsgruppe og marked
– Oppdeling/samling av produktområder
– Tildeler i hovedsak på produktgruppe
– Støtte opp om SMB-markedet
– Legge til rette for økt konkurranse
• Mulighet for nisje-leverandører
– Sikre de beste tilbudene på ulike områder
(kvalitet/pris)
- 10 -
Kategoriplan
• Beskrivelse av nåsituasjon
– Generell informasjon om kategorien
• Kategoriteam, produktråd, RACI-matrise, datagrunnlag
– Kategoriprofil
•
•
•
•
•
Kategoristruktur
Forbruk pr innkjøpsgruppe
Forbruk pr helseforetak
ABC-analyse produkter
Topp produkter
- 11 -
Forts. kategoriplan
• Internanalyse
– Kritikalitet, risikoanalyse, behovsutvikling, etisk handel
og miljø
• Analyse av leverandørmarkedet
– 10 største leverandører, ABC-analyse,
leverandøranalyse m/utviklingstiltak
• Innkjøpsstrategi
– Plassering i innkjøpsmatrisen, strategimål, kritiske
suksessfaktorer og risikoer
- 12 -
GAP analyse leverandør
- 13 -
Forts. kategoriplan
• Implementeringsplanlegging
– Anskaffelsesplan 2015
• Hver anskaffelse knyttes til strategimål
– Organisatoriske initiativ
– Utrullingsplan 2016-2019
- 14 -
Spesialisering av innkjøpsfunksjonen
• Bedre rustet til faglig dialog (fag og leverandør)
• Bedre oversikt over markedet
– Tettere dialog med markedet
– Utvikling og endring i markedet
– Bearbeide markedet
– Tilpasse innkjøpsstrategier til utvikling i markedet
- 15 -
Kategoristyring
Innkjøp en mer profesjonell og
strategisk partner og brobygger
mellom behov og marked
- ikke bare innkjøpskompetanse
- 16 -
Takk for oppmerksomheten
Erik Borge
Kategorisjef – Kirurgiske produkter
Tlf: +47 32235362
Mobil: +47 46942290
[email protected]