turistcenter- auktorisation 2016

TURISTCENTERAUKTORISATION
2016
Auktorisationshandling
Turistcenterauktorisation (f d blå/gul turistbyråauktorisation):
-
Auktorisationsavtal
Kontaktuppgifter
Grunduppgifter
Krav och rekommendationer
Underskrifter
www.visita.se/turistinfo
Auktorisationsavtal Turistcenter
1. Visita auktoriserar svenska turistcenter i enlighet de auktorisationskrav som fastställts av
auktorisationsnämnden. Auktorisationsnämnden är, på Visitas och Destinationsrådets uppdrag,
beslutande organ avseende auktorisationen. Visitas dotterbolag Svensk Klassificering AB utför
och administrerar auktorisationen.
2. För att turistcenter ska kunna auktoriseras krävs att turistcentrets huvudman (kommun, bolag,
förening, stiftelse, firma) har sökt och erhållit medlemskap i Visita. Upphör medlemskapet under
auktorisationsavtalets giltighetstid upphör även auktorisationsavtalet att gälla vid samma tidpunkt.
3. För att turistcenter ska kunna auktoriseras krävs att turistcentrets verksamhet bedrivs i
överensstämmelse med vad som framgår av detta avtal och av auktorisationens villkor.
4. Auktoriserat turistcenter förbinder sig:
a) Att följa Visitas, auktorisationsnämndens respektive Svensk Klassificering AB:s beslut
rörande auktorisationen, dess tillämpning samt användningen av Visitas varumärken.
b) Att följa Visitas etiska regler (se www.visita.se).
c) Att bibehålla eller överträffa de minimikrav som auktorisationen ställer på turistcentret, dess
medarbetare och dess verksamhet, under hela den tid avtalet gäller.
d) Att aktivt samla kunskap om, och söka dialog med, destinationens övriga turistföretag.
e) Att medge att kontroll av uppfyllandet av auktorisationens krav får utföras Svensk
Klassificering AB, Visita eller annan som auktorisationsnämnden utser.
f) Att erlägga den årliga auktorisationsavgiften mot faktura, f n 3 504 kr. Avgiften är
indexreglerad, följer KPI.
5. Av Visita auktoriserat turistcenter har under avtalets giltighetstid möjlighet att använda sig av det
grön/vita Tourist Center-märket, det blå/gula Tourist Centre-märket samt det grön/vita Tourist
Information-märket (se sida 1), registrerade varumärken ägda av Visita, på följande sätt:
a) I skyltning på och i turistcentrets lokaler.
b) I permanent och i tillfällig vägvisning till turistcentret, i form av skyltar med riktnings- och
ev. avståndsangivelse.
c) I en tryckt eller i elektronisk media publicerad karta, för att märka ut av Visita auktoriserade
turistcenters/turistinformationers geografiska läge i kartan.
d) I tryck eller i elektronisk media, i direkt anslutning till en angivelse om av Visita
auktoriserad turistcenters/turistinformations besöksadress, telefon, e-postadress och andra för
besökare relevanta kontaktuppgifter.
e) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål.
6. Av Visita auktoriserat turistcenter har vidare, under avtalets giltighetstid, möjlighet att använda
sig av det vit/gröna InfoPoint-märket (se sida 1), ägt av Visita, på följande sätt:
a) I skyltning på, i och i vägvisning till bemannad turistinformationsplats, lokal eller fordon
(InfoPoint) som inte är auktoriserad turistinformation under förutsättning att platsen, lokalen
eller fordonet står under det auktoriserade turistcentrets regelbundna tillsyn.
b) I tryckt eller i elektronisk media för att hänvisa till och/eller märka ut den bemannade
turistinformationsplatsen, lokalen eller fordonet (InfoPoint).
c) I den storlek som är lämplig för ovan nämnda ändamål.
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 2 av 11
d) Det auktoriserade turistcentret tar fullt ansvar för att det vit/gröna InfoPoint-märket används
på ett korrekt sätt. Ansvaret för märkets användning får ej överlåtas till tredje part.
e) I det fall det auktoriserade turistcentret märker ut InfoPoint som bemannas av annan än de
egna medarbetarna, ska avtal tecknas om InfoPoint-verksamheten och InfoPoint-märkets
användning mellan det auktoriserade turistcentret och den näringsidkare/person som
bemannar en InfoPoint. Ett sådant avtals löptid får ej överstiga löptiden för turistcentrets egen
auktorisation, se punkt 9.
7. All annan användning av i punkterna 5 och 6 angivna märken, än vad som framgår av punkterna 5
och 6, är otillåten. Visita kan dock, på skriftlig och motiverad ansökan, medge annan användning.
I punkterna 5 och 6 angivna märken får inte heller förändras, förvanskas, eller efterhärmas. Vid
oklarhet rörande rätten att använda dessa märken ska Visita alltid tillfrågas. Auktoriserat
turistcenter kan kostnadsfritt beställa märkesfiler hos Visita.
8. Om auktorisationen upphör att gälla på grund av auktorisationsnämndens beslut, Visitas beslut
eller uppsägning från turistcentrets sida, förlorar turistcentret omgående möjligheten att använda
sig av och att sprida i punkterna 5 och 6 angivna märken.
9. Detta avtal gäller till och med den 28 februari 2017. Uppsägning under löpande avtalstid ska ske
skriftligen, med en uppsägningstid om tio (10) dagar.
Underskrifter, se sida 11 i denna handling.
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 3 av 11
Kontaktuppgifter turistcenter
Turistcentret
Turistcentrets namn
Besöksadress
Postadress
Postnr/ort
Län
Telefon
Telefax
E-post
Webadress/adresser
Kontaktperson 1 på turistcentret
Kontaktperson 1 namn
Befattning
Telefon
Mobil
E-post
Kontaktperson 2 på turistcentret
Kontaktperson 2 namn
Befattning
Telefon
Mobil
E-post
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 4 av 11
Kontaktuppgifter huvudman för/ägare av turistcentret
(kommun, bolag, förening, stiftelse eller firma)
Kontaktperson hos huvudman/ägare
Kontaktperson namn
Befattning
Telefon
Mobil
E-post
Uppgifter om huvudman/ägare
Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans organisationsnummer
Kommunens, bolagets, föreningens, stiftelsens eller firmans namn
Postadress
Postnr/ort
Telefon
Telefax
E-post
Webadress/adresser
Organisationsform (kryssa)
□ Kommun □ Bolag (AB/HB/KB) □ Ek. för. □ Ideell förening □ Stiftelse □ Enskild firma
Fakturaadress auktorisationsavgift (om annan än till huvudmannens adress)
Attention/referens
Postadress
Postnr/ort
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 5 av 11
Auktorisation – grunduppgifter
(fylls i men påverkar ej auktorisationen)
Språkkunskaper
Turistcentret ger service på följande språk, förutom svenska och engelska:
Statistik (obligatoriskt)
Antal helårsanställda medarbetare* under året på
turistcentret:
Antal delårs- och tillfälligt anställda medarbetare* under året
på turistcentret:
Summa arbetstimmar under året för helårsanställda
medarbetare* på turistcentret (c:a):
Summa arbetstimmar under året för delårs- och tillfälligt
anställda medarbetare* på turistcentret (c:a):
Ungefärligt antal fysiska besökare under år 2015:
Ungefärligt antal besökarkontakter via post, e-post, sociala
medier chatt o. dyl. under 2015:
Ungefärligt antal kontakter med besöksnäringsföretag
under 2015:
* Medarbetare som utför de uppgifter och tjänster som auktorisationen omfattar.
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 6 av 11
Auktorisation – krav och rekommendationer
Minimikrav turistcenter
Rekommendation
/kommentar
Tillsvidareanställda (fast anställda)
medarbetare på turistcentret har en
utbildning/kompetens som minst
motsvarar Visitaakademins kurs ”Turism
och Värdskap”. Finns inga
tillsvidareanställda, uppfyller minst en
medarbetare på plats nämnda krav.
Visitaakademin erbjuder
utbildningen Turism och Värdskap.
Se www.visitaakademin.se.
2. Medarbetarnas
språkkunskaper
Alla medarbetare behärskar svenska och
engelska i tal och skrift.
Kunskaper i andra språk som
vanligen efterfrågas,
rekommenderas.
3. Tillgänglighet för
besökare
Turistcentret är bemannat och öppet för
fysiska besökare minst 5 timmar per
vardag, i genomsnitt, under året.
När ansvarig på turistcentret är
frånvarande ska ansvar och
befogenhet delegeras till
medarbetare på plats.
4. Medarbetares
klädsel, namnskylt
Medarbetarna har enhetlig klädsel och
namnskylt i igenkänningssyfte.
Namnskylt bör vara försedd med
flagga/flaggor representerande det/de
språk som medarbetaren talar.
5. i-skyltning av
lokal
Turistcentrets lokal är väl synligt skyltat
med den grön/vita Tourist Center-skylten
och/eller den blå/gula Tourist Centreskylten.
Det blå/gula märket avvecklas senast
2016-12-31. Förlängning av
användningen kan medges om
särskilda skäl finns.
1. Medarbetarnas
kompetens
Vita fält signeras av
ansvarig = kravet
uppfyllt
Utbildning/kompetens som erhållits
på annat sätt och på en motsvarande
nivå, accepteras.
För (tillfälliga) bemannade informationsplatser finns särskild InfoPointskyltning tillgänglig. Skyltningen får
endast användas av auktoriserat
turistcenter/turistinformation. Se
auktorisationsavtalet.
6. Avskyltning av
lokal
Gäller ej turistcenter.
Gäller ej turistcenter.
7. Information om
lokalens öppettider
m.m.
Öppettider är anslagna på väl synlig plats
på eller vid turistcentret, med text på
svenska och engelska.
Efter turistcentrets stängning har
resenären tillgång till allmän turistisk
information, exempelvis via
broschyrställ, pekskärm,
informationstavla, webbhänvisning eller
telefonsvarare. Informationen finns på
svenska, engelska och ev. ytterligare
språk som ofta efterfrågas i regionen.
8. Information om
avgifter och betalsätt
i lokal
Om turistcentret tillhandahåller tjänster
eller varor mot betalning, ska priser
(inklusive moms) vara tydligt angivna
och det ska tydligt framgå vilka
betal/kreditkort kort som accepteras (se
även punkt 27).
Om turistcentret inte tillhandahåller
tjänster eller varor mot betalning
gäller inte kravet och behöver därför
inte signeras.
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 7 av 11
Gäller ej turistcenter.
Minimikrav turistcenter
Rekommendation
/kommentar
9. Insamling och
förmedling av
turistisk information
Turistcentret samlar in och förmedlar den
turistiska information som kan vara av
intresse för - och efterfrågas av besökare, främst lokalt och regionalt men
också nationellt, avseende större
besöksmål i Sverige.
Vid insamling av turistisk
information: Ha löpande kontakt
med lokala och regionala besöksmål,
turistföretag, kultur och idrott.
Fokusera på det lokala och unika.
10. Turistiskt
informationsmaterial i lokal
På turistcentret finns relevant lokalt,
regionalt och nationellt turistiskt
informationsmaterial, antingen i tryckt
form eller i elektronisk form,
utskrivningsbart på plats. Turistcentret
avgör själv vad som är relevant material,
med hänsyn till efterfrågan och lokala
förutsättningar.
Med ”nationellt turistiskt
informationsmaterial” avses
efterfrågat material rörande större
besöksmål i Sverige. Material på
svenska, engelska och ev. ytterligare
språk som ofta efterfrågas i regionen.
11. Digital
information i lokal
Besökarens kan själv söka lokal, regional
och nationell turistisk information via
digitala tjänster på turistcentret, på
besökardator, surfplatta eller liknande.
12. Trådlöst nätverk
(WiFi) i lokal
Besökare har tillgång kostnadsfri trådlös
Internetaccess (wifi).
13. Frågor på distans
under öppettid (se
punkt 3.)
Turistcentrets medarbetare besvarar
telefonsamtal inom 30 sekunder, antingen
personligen eller via växel alternativt
telesvarsfunktion.
Accessen kan vara öppen eller
lösenordskyddad.
Mail, meddelanden via sociala medier (se
14.) och ev. brev besvaras senast
arbetsdagen efter mottagandet.
Automatiskt svarsmail skickas, med
öppettider och ”vi arbetar på din
förfrågan” eller liknande text, även på
engelska.
14. Tillgänglighet via
digitala media
Turistcentret finns tillgängligt på Internet,
på egen webbplats alternativt på ägarens,
regionens eller destinationens webbplats
samt i sociala medier.
Turistcentret bör finnas tillgängligt
via flera sociala medier (Facebook,
Twitter, Instagram).
Webbplatsen bör även vara
responsiv, d v s anpassa utseendet
till surfplattor/smartphones.
15. Turistinformation i
digitala media
Via turistcentrets närvaro i digitala media
får besökare bred turistisk information
om destinationen och om tillgängliga
turisttjänster, med text och om möjligt
länkar till lokala turistföretag, logi, mat,
aktiviteter och transporter.
Broschyrer bör om möjligt finnas för
nedladdning.
16. Utformning av
turistisk information
i digitala media
Turistcentrets webb och sociala medier
följer årstiderna, har inspirerade
bildinnehåll och lockande erbjudanden
för att skapa reslust till och på
destinationen.
Syftet är att stimulera till besök i
området. Språk och texter anpassas
till målgrupp och media. Skapa
struktur som gör det lätt att hitta.
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 8 av 11
Vita fält signeras av
ansvarig = kravet
uppfyllt
Minimikrav turistcenter
Rekommendation
/kommentar
17. Språk i digitala
media
Informationen på Internet och i sociala
medier är på svenska, engelska samt ev.
andra språk som ofta efterfrågas i
regionen.
Översättning av sidor kan ske via
Google Translate, kontrollera dock
språket!
18. Adress m.m. i
digitala media
Turistcentrets adress och öppettider finns
tillgängliga på turistcentrets webb och i
sociala media.
19. Webbkarta med
lokal markerad
En karta/kartlänk finns på turistcentrets
webb så att en resenär enkelt ska kunna se
var i Sverige turistcentret/destinationen
finns. Objekt av turistiskt intresse samt
besöksnäringsföretag i regionen är om
möjligt markerade och klickbara i kartan.
Kostnadsfria karttjänster finns på
Internet (t ex Google Maps)
20. Uppdatering av
digitala media
Informationen på webben och i sociala
media uppdateras löpande med aktuell
och relevant turistisk information.
Inaktuell information plockas bort
dagligen och ny läggas till.
Ett kalendarium finns, innehållande
lokala/regionala evenemang som kan
locka och intressera besökare.
Kalendariet uppdateras med kända
händelser och evenemang ett år fram i
tiden.
21. i-märket i
digitala media
Det grön/vita Tourist Center-märket
och/eller det blå/gula Tourist Centremärket finns väl synligt på turistcentrets
webb och i sociala media.
Det blå/gula märket avvecklas senast
2016-12-31. Förlängning av
användningen kan medges om
särskilda skäl finns.
22. Besökaromdömen via web/epost
Besökare ska stimuleras att lämna
omdömen rörande Turistcentrets service
på Turistcentrets webb.
Detta kan exempelvis ske genom att
besökarnas uppmanas att lämna
synpunkter via en länk som öppnar
ett nytt e-postmeddelande
föradresserat till turistturistcentrets
e-postadress (mailto-länk).
23. Inspirera till
turistisk konsumtion
Turistcentrets information, inspiration
och rekommendationer leder till turistisk
konsumtion hos besökarna, utifrån
besökarnas intressen och önskemål.
Stimulera varje besökare att göra en
transaktion på turistcentret, på
besökarens villkor. Syftet är att
intressera besökaren att stanna längre
på destinationen.
24. Professionell
Servicenivå
Turistcentret håller alltid en hög och
professionell servicenivå under
öppethållandet, oavsett säsong och
oavsett om besöket är fysiskt, via telefon,
eller via digitala medier.
25. Marknadsneutral
service och utbud
Turistcentret arbetar marknadsneutralt i
förhållande till destinationens
besöksnäring och låter besökarens
önskemål och behov styra de förslag man
ger besökaren. Besökarens önskemål och
behov går därmed alltid före eventuella
egna försäljningsmål eller krav från
besöksnäringsföretag.
Turistcentret ger förslag ur ett brett utbud
av aktiviteter, besöksmål, logi, m.m. och
framhåller det lokala och unika.
Turistcentret ska sträva efter att
skapa ett nära samarbete med den
lokala/regionala besöksnäringen för
att skapa ett brett utbud av turistiska
valmöjligheter för besökare.
Marknadsneutralitet innebär att alla
seriösa besöksnäringsföretag
behandlas på ett likartat sätt. Det är
dock alltid besökarens egna
önskemål som styr vad som
delges/rekommenderas besökaren.
Besökare ska få hjälp att välja.
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 9 av 11
Vita fält signeras av
ansvarig = kravet
uppfyllt
Minimikrav turistcenter
Rekommendation
/kommentar
26. Förmedling av
turisttjänster
Turistcentret förmedlar turisttjänster
lokalt och regionalt. Avgift får tas ut för
sådana tjänster.
Med förmedling menas exempelvis
bokning eller bokningshjälp.
27. Betalningsmedel
Om turistcentret tar betalt för t ex
arrangemang, biljetter eller
förmedlingstjänster ska man kunna
hantera både kontant- och
kortbetalningar.
Möjlighet att betala med Euro och
andra relevanta valutor bör finnas i
gränsnära regioner.
28. Systematisk
klagomålshantering
Turistcentret hanterar klagomål genom att
logga dem, hantera dem, återkoppla och
förebygga.
Loggning kan ske i t ex pärm eller i
dator. Notera hur och när ärendet
hanterats. Gå igenom regelbundet
och förändra arbetssättet där det
behövs.
29. Alla är välkomna
Turistcentrets medarbetare behandlar alla
människor lika och med samma respekt
oavsett, kön, ålder, religion, härkomst,
sexuell läggning, funktionshinder m.m.
30. Tillgänglighet för
alla
Turistcentret följer lagar och lokala
föreskrifter rörande tillgänglighet och
strävar efter att vara både fysiskt och
digitalt tillgänglig för alla.
31. En hållbar
verksamhet
Turistcentret bedriver sin verksamhet på
ett miljömässigt, socialt och ekonomiskt
hållbart sätt och följer tillämpliga lokala
regler och lagkrav på dessa områden.
Vita fält signeras av
ansvarig = kravet
uppfyllt
Om turistcentret inte tillhandahåller
tjänster eller varor mot betalning
gäller inte kravet och behöver då inte
signeras.
Ett engagemang i
hållbarhetsfrågorna ger positiva
effekter både internt och externt. Det
stärker också varumärket och skapar
en positiv attityd i omvärlden.
Turistcentret samarbetar med följande regionala turistorganisation eller
destinationsorganisation (fylls i om sådant samarbete finns)
Den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationens namn
Kontaktperson på den regionala turistorganisationens/destinationsorganisationen
Adress
Postnr
Ort
Telefon
E-post
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 10 av 11
Underskrifter
Undertecknad, behörig representant för turistcentret eller för turistcentrets huvudman/ägare (kommun, bolag,
förening, stiftelse eller firma), intygar att de på sidorna 6 till 10 signerade auktorisationskraven uppfyllts, att
övriga i dokumentet lämnade uppgifter är korrekta samt att på sidor 4 och 5 angivet turistcenter och huvudman
för turistcenter förbinder sig att följa auktorisationsavtalet, sidor 2 och 3 i detta auktorisationsdokument.
Datum
Ort
Underskrift behörig turistcenteransvarig eller behörig representant för huvudman/ägare
Namnförtydligande
Komplett ifyllt och undertecknat formulär scannas in och e-postas till
[email protected]
Alternativt skickas per post i ett exemplar till
Visita/Svensk Klassificering AB
Box 3546
103 69 Stockholm
När auktorisationen godkänts av Visitas auktorisationsnämnd, utfärdar nämnden ett auktorisationsintyg som skickas per post till turistcentret.
Vid frågor om blanketten och hur den ska fyllas i, kontakta Eva Nordqvist,
[email protected] tel 08-762 74 16
Övriga frågor om auktorisationen eller till auktorisationsnämnden ställs till Clemens
Wantschura, [email protected] tel 08-762 74 32
Se även www.visita.se/turistinfo
Auktorisation turistcenter 2016
Sid 11 av 11