07b Rutiner för hantering av medborgarförslag

RUTINER FÖR HANTERING AV MEDBORGARFÖRSLAG
Rutiner för hantering av medborgarförslag i
Eslövs kommun
Medborgarförslag innebär att personer som är folkbokförda i Eslövs kommun har
rätt att väcka förslag till kommunfullmäktige. Förslagen kan handla om vad som
helst inom kommunens befogenheter och kan med rätt förutsättningar bidra till en
värdefull utveckling av den lokala demokratin och kommunen i stort.
Dessa rutiner gäller för tjänstemän och politiker i Eslövs kommun och är avsedda
att skapa förutsättningar för medborgarna att väcka förslag utifrån sina önskemål
och intressen på ett meningsfullt sätt. Med tanke på de regler och lagar som gäller
för medborgarförslag är det av stor vikt att berörda tjänstemän och politiker är väl
förtrogna med processen, och att de verkar för enkelhet, tydlighet och tillgänglighet
för de som vill lämna medborgarförslag.
Den första delen – Att lämna ett förslag – innehåller rutiner som är viktiga för
samtliga tjänstemän och politiker i kommunen. De följande två delarna – Att ta emot
förslaget och Förslagsställarens rätt – är framför allt riktade till de tjänstemän och
politiker som har en mer central roll i förslagsverksamheten, såsom
samhällsvägledarna vid Medborgarcentrum, nämndsekreterare och vissa politiker.
Att lämna ett förslag – vägledning och information till
förslagsställaren
Medborgarcentrum är den naturliga kontaktpunkten för medborgare som har
frågor, synpunkter eller förslag som rör den kommunala verksamheten, och bör
fortsätta att utvecklas i den riktningen. Även andra verksamheter inom kommunen
möter dock medborgare med allmänna frågor. I de fall det handlar om
medborgarinflytande eller medborgarförslag ska personen ifråga vägledas till lämplig
information på hemsidan eller hänvisas till Medborgarcentrum i Stadshuset.
Det finns olika möjligheter för medborgare att utöva inflytande och kontakta
kommunen, vilket samhällsvägledarna ska upplysa om. Det kan röra sig om att
kontakta olika verksamheter, tjänstemän eller politiker; att lämna synpunkter eller
klagomål; att göra en felanmälan; att utnyttja olika e-tjänster; samt att lämna
medborgarförslag. Dessa möjligheter ska finnas samlade under en portal på
hemsidan. För medborgarförslag ska det finnas möjlighet att fylla i e-formulär eller
skriva ut eller beställa hem pappersblankett.
Dokumentet Rutiner för hantering av medborgarförslag efter korr(57834)_TMP är
antaget av [antagande organ] den [åååå-mm-dd]. Det riktar sig till [målgrupp/er].
Ses över för revidering senast [mån, år]. Kontaktperson: [funktion, enhet].
1 (4)
Medborgare i Eslövs kommun har rätt att lämna medborgarförslag, vilket
innebär att ett skriftligt förslag lämnas in till kommunfullmäktige för politiskt beslut.
Varje ärende får endast innehålla ett enskilt förslag och undertecknas av en person
folkbokförd i Eslövs kommun. Av administrativa och rättssäkerhetsskäl får
förslaget bara undertecknas av en (1) person, fler personer kan dock stå bakom
förslaget. Förslagsställaren kan inte heller utgöras av ett företag eller en
organisation, men i övrigt finns inga kriterier för att få lämna förslag – såsom ålder,
medborgarskap eller rösträtt. Det finns inte heller begränsningar i hur många eller
hur ofta förslag får lämnas.
Samhällsvägledarna ska ge råd och svara på allmänna frågor, t.ex. om sådant
som uppenbart inte ryms inom kommunens befogenheter, samt om möjligt hänvisa
till annan lämplig instans, såsom statlig myndighet. Det är dock viktigt att inte vara
avfärdande eller att avråda från att lämna förslag, samt att upplysa om att man inte
behöver välja mellan att lämna ett förslag eller lämna en synpunkt. Tjänstemän inom
andra verksamheter ska ge råd i samma linje, men hänvisa till Medborgarcentrum
vid oklarheter. Genom såväl hemsida som tjänstemän ska det eftersträvas en
samordning av olika synpunkter och förslag, oavsett genom vilken kanal de uttrycks.
Medborgarförslag kan lämnas på e-formulär via hemsidan eller på blankett.
Blanketten kan skrivas ut på hemsidan eller beställas hem genom att kontakta
Medborgarcentrum. Om pappersblankett används är det viktigt att samtliga fält är
ordentligt ifyllda, annars kan inte ärendet behandlas. Samhällsvägledarna bör hjälpa
till att fylla i och att formulera förslaget vid behov.
Ifylld blankett lämnas eller skickas till kommunfullmäktige antingen i brevlåda
som finns i Stadshuset, via Medborgarcentrum, vid kommunfullmäktiges
sammanträde eller via ordinarie postgång. Förslaget översänds till Juridiska
avdelningen, där det diarieförs.
Förslagsställaren ska av Juridiska avdelningen meddelas ärendegången,
inledningsvis samt vid varje beslutstillfälle, liksom rätten att närvara vid den
politiska behandlingen av ärendet, enligt beskrivningar i sista delen.
Fullmäktige bestämmer inledningsvis hur beredningen ska gå till, utifrån Juridiska
avdelningens förslag. Kommunfullmäktige kan besluta att ärendet inte ska
behandlas alls, men bara om det är så att kommunen inte har befogenheter (t.ex. om
det strider mot lag eller författning, innebär myndighetsutövning mot enskild, eller
rör ett personärende). Denna granskning görs av Juridiska avdelningen.
Om ärendet ryms inom kommunens befogenheter beslutar fullmäktige hur det ska
beredas. Antingen så överlåts förslaget till kommunstyrelsen eller en nämnd för
2 (4)
beredning och beslut, eller så bereds ärendet för beslut i kommunfullmäktige, på
samma sätt som andra ärenden, t.ex. motioner.
I det fall ärendet överlåtits till nämnd eller kommunstyrelse ska beslut meddelas
kommunfullmäktige, inom 6 månader från det att ärendet överlåtits. I det fall
ärendet bereds för beslut i fullmäktige ska beslut fattas inom 9 månader.
Att ta emot förslaget och översända det till
kommunfullmäktige
När medborgarförslag inkommer till Juridiska avdelningen ska det diarieföras
och så snart som möjligt granskas huruvida kommunen har befogenheter att fatta
beslut i ärendet. Om så inte är fallet meddelas förslagsställaren detta skriftligen och
ett avslagsförslag läggs fram till kommunfullmäktige.
Om Juridiska avdelningen bedömer att förslaget ryms inom kommunens
ansvarsområde föreslås fullmäktige besluta om hur det ska beredas och beslutas.
Fullmäktige behöver inte alltid fatta beslut om förslaget. I det fall
medborgarförslaget klart ryms inom en enskild nämnds, eller kommunstyrelsens,
ansvarsområde, bör den nämnden överlåtas ärendet för beredning och beslut. Vissa
frågor är dock fullmäktige skyldig enligt kommunallagen att besluta om (t.ex.
budget, frågor av särskilt stor vikt i kommunen eller av principiell karaktär) och
beslut i dessa kan inte överlåtas. Möjligheten att överlåta beslut till nämnd ska
hanteras med varsamhet och undvikas vid tveksamma fall. Om förslagsställaren
närvarar vid sammanträdet och anför skäl till att ärendet inte ska överlåtas, bör detta
beaktas.
I det fall förslaget ryms under fullmäktiges ansvarsområde – och det inte kan
avgränsas till enskild nämnd eller om det av andra skäl är av principiellt eller
kommungemensamt intresse – så ska ärendet beslutas som ordinarie
fullmäktigeärenden, dvs. beslutas efter beredning. Det innebär att fullmäktige
beslutar att skicka förslaget på remiss till berörda nämnder och andra instanser, för
att därefter beredas av kommunstyrelsen och sedan beslutas av fullmäktige.
Förslagsställarens rätt till information i ärendet och
närvaro vid behandlingen av ärendet
Förslagsställaren ska alltid meddelas skriftligen vid beslut, oavsett om det är beslut
om ärendegången, om det är beslut kring det faktiska förslaget och oavsett om
3 (4)
vederbörande är närvarande vid beslutstillfället. Meddelande ska skickas per post till
folkbokföringsadressen (eller via e-post om förslagsställaren angivit detta).
Förslagsställaren ska informeras om att vederbörande har rätt att närvara vid det
sammanträde där ärendet behandlas och även delta i överläggningen om
nämnden/styrelsen så beslutat. Detta medför en ökad insyn i de fall då ärendet
överlåtits från kommunfullmäktige, vars sammanträden är öppna för allmänheten.
Förslagsställaren får dock inte delta i beslutsfattandet, framställa yrkanden, eller
lämna synpunkter som läggs till protokollet. När det gäller rätten att yttra sig så ska
det framgå att det rör sig om att svara på frågor och göra eventuella förtydliganden i
frågan. Det finns inte möjlighet att under sammanträdet formulera om frågan för att
den ska falla under kommunens jurisdiktion. Nämnden, kommunstyrelsen och
kommunfullmäktige kan inte heller ta emot andra kompletterande handlingar eller
skriftliga yttranden från förslagsställaren. Förslagsställaren har inte rätt att närvara
under andra delar av sammanträdet – utom då det är öppet för allmänhet.
Förslagsställaren har inte heller rätt att närvara vid beredning av ärendet, t.ex. då
nämnd eller kommunstyrelsen beslutar om yttrande i ärendet inför slutgiltigt beslut i
fullmäktige. Detta är jämförbart med beredning av t.ex. motioner.
Bestämmelser för närvaro och yttrande vid sammanträde ska framgå tydligt på
hemsidan.
Information till kommunfullmäktige
Nämnderna ska två gånger per år till kommunfullmäktige redovisa dels de beslut
som tagits i medborgarförslag dels de ärenden som ännu inte avgjorts samt
anledningen därtill och när beslut kan beräknas fattas.
4 (4)