Cicero Brugermanual

Transcription

Cicero Brugermanual

Kal
Indhold
Brugermanualen henvender sig til personalet på
bibliotekerne. Den beskriver funktionaliteten i Cicero.
Systematic
Release 1.4.2
FBS-14789
Cicero
Brugermanual
Release
Tilføjelse
Initialer
1.4.2
Tilføjelse til afsnittet
11.6.2.2 omhandlende
sorteringsregler i
forbindelse med
Avancerede
Sorteringsregler.
JJE
1.4.2
Beskrivelse af ændret
funktionalitet i
afsnittet 11.6.1
angående
lånesamarbejde med
NCIP og ISO18626,
hvor muligheden for
at sætte rolle er
blevet fjernet, da det
er fordelagtigt hvis
lånesamarbejdet ikke
er begrænset af roller.
MAFLA
Project:
Revision:
Document:
$Cicero
$Revision: 1.446$ $Date: 07 Nov 2016$
$SSE/14789/USM/0003
Copyright (c) 2016 by Systematic Group. It shall not be copied, reproduced, disclosed or otherwise made
available to third party without previous consent from Systematic Group
1 of 188
SSE/14789/USM/0003$Revision: 1.446$ $Date: 07 Nov 2016$
Indholdsfortegnelse
1
Indledning ......................................................................... 9
Yderligere dokumentation ...................................................... 9
2
Start Cicero ...................................................................... 10
3
Indhold og designopbygning ........................................... 10
Hovedområder ................................................................... 10
Indholdsområde og listevisning ............................................ 10
Detaljeside ........................................................................ 11
Generelt ............................................................................ 12
Skærmopløsning................................................................. 12
Priser ................................................................................ 12
Print og eksport af lister ...................................................... 12
Generelle designprincipper ................................................... 13
Sortering og paginering i lister ............................................. 13
Inputfelter og validering ...................................................... 13
Notifikationsikoner .............................................................. 14
Genvejstaster og ændring af disse ........................................ 14
4
Forside............................................................................. 18
Biblioteksvæsen og filialstruktur ........................................... 18
Log på ............................................................................... 18
5
Cirkulation ....................................................................... 19
Søgning ............................................................................. 19
Søgeprofiler ....................................................................... 19
Foretag en søgning ............................................................. 19
CQL-koder ......................................................................... 21
Gem og genbrug CQL-søgeudtryk ......................................... 24
Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater .... 25
Materialesøgning ................................................................ 27
Materialeadministration ....................................................... 30
Rediger flere materialer ....................................................... 30
Print af labels til materialer .................................................. 30
Kassér materialer ............................................................... 31
Materialenumre (DBC) ......................................................... 32
2 of 188
Materialenumre (Systematic Library & Learning) .................... 32
Håndtering af materialer på en bibliografisk post .................... 33
Reservation........................................................................ 34
Håndtering af reservationer på en bibliografisk post ................ 35
Udlån og fornyelse .............................................................. 36
Autoudlån .......................................................................... 37
Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata ................... 38
Aflevering .......................................................................... 38
Hjemkaldelse ved manglende aflevering ................................ 40
Transitnote ........................................................................ 40
Låner ................................................................................ 41
Søg låner ........................................................................... 41
Opret låner ........................................................................ 42
Sæt fraværsperiode for låner ............................................... 43
Slet låner........................................................................... 44
Lånerstatus ........................................................................ 45
Mellemværende .................................................................. 50
Beskeder sendt til låneren ................................................... 55
Blokér låner ....................................................................... 58
Biblioteket Kommer ............................................................ 59
Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen. ....................... 59
Opret ruter til Biblioteket Kommer ........................................ 59
Print lister til Biblioteket Kommer ......................................... 61
Find og reserver materialer .................................................. 62
Udlån ................................................................................ 63
Sæt fraværsperiode for låner ............................................... 64
6
Accession......................................................................... 66
Søgning ............................................................................. 66
Materialevalg ..................................................................... 68
Hent priser ........................................................................ 70
Bestil materialer ................................................................. 70
Se materialebestillinger for en enkelt filial på materialevalgslisten71
Tilføj kommentar til materiale .............................................. 71
Afsendelse af ordre ............................................................. 72
Søgning af ordrer ............................................................... 74
Detaljevisning af ordre ........................................................ 75
Ship notices ..................................................................... 77
Fakturaer........................................................................... 78
3 of 188
Modtagelse ........................................................................ 79
Modtag materialer .............................................................. 80
Manuel modtagelse ............................................................. 81
Katalogisering .................................................................... 83
danMARC2-regler for ejerskab og redigering .......................... 83
Opret og valider bibliografiske poster .................................... 84
Gem bibliografisk post som kladde ........................................ 85
Tilføjelse af lokale felter....................................................... 85
Materialekonti .................................................................... 89
Opret og luk en bevægelse i en periode ................................. 90
7
Fjernlån ........................................................................... 92
Standard materialegruppe ................................................... 92
Fjernlånsstatus ................................................................... 92
Fjernlånsoversigt ................................................................ 94
Modtag fjernlånt materiale ................................................... 94
Udlånsperiode .................................................................... 95
Aflever fjernlån................................................................... 95
Annuller fjernlån ................................................................. 95
Forny fjernlån .................................................................... 97
Forny fra lånerfane ............................................................. 97
Forny fra udlånsfane ........................................................... 97
Forny fra web ..................................................................... 98
Forny fra Fjernlånsoversigt .................................................. 98
Fjernlån med manglende låner ............................................. 98
Håndtering af bortkommet fjernlån ....................................... 99
8
Booking ........................................................................... 99
Søg i materialer, der kan bookes .......................................... 99
Opret booking .................................................................. 100
Overblik over bibliotekets bookinger ................................... 102
Opfyld booking ................................................................. 104
Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder, har du følgende
muligheder: ..................................................................... 104
Hvis bibliotekets materialer har stregkoder, skal du gøre
følgende: ......................................................................... 104
Bookingrettigheder ........................................................... 105
Notifikation til låner .......................................................... 106
Aflever materialer ............................................................. 106
4 of 188
9
Lister ............................................................................. 108
Plukliste .......................................................................... 108
Søg plukliste .................................................................... 108
Marker reservation som værende i proces ............................ 109
Udskriv plukliste ............................................................... 110
Saldoopgørelse og rykkere ................................................. 110
Rykkerprocessen .............................................................. 110
Send saldoopgørelse ......................................................... 112
Mellemværende der ikke kan afsendes rykker for ................. 112
Send rykker ..................................................................... 113
Bagatelgrænse ................................................................. 113
Detaljeside for mellemværende .......................................... 114
Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper ........................ 114
Administration af beskedkø ................................................ 115
Nødsystem....................................................................... 116
10
Administration ............................................................... 118
Leverandører ................................................................... 118
Opret leverandøraftaler ..................................................... 118
Slet leverandører og leverandøraftaler................................. 119
Konti ............................................................................... 120
Oprettelse af konti ............................................................ 121
Eksternt kontonummer ...................................................... 121
Redigering og lukning af konti ............................................ 122
Sletning af konti ............................................................... 122
Oprettelse af kontoperioder ............................................... 122
Redigering af kontoperioder ............................................... 123
Sletning af kontoperioder................................................... 123
Ruter .............................................................................. 123
Periodika ......................................................................... 125
Automatiske materialevalgslister ........................................ 125
Temaer ........................................................................... 126
Opret tema ...................................................................... 126
Ændre tema ..................................................................... 127
Fjern tema ....................................................................... 127
Standardpriser ................................................................. 127
Opret/rediger standardpriser .............................................. 128
Prioritering af standardpriser .............................................. 128
Flydegrupper .................................................................... 128
5 of 188
Opret/rediger flydegruppe ................................................. 129
Slet flydegruppe ............................................................... 130
11
Sysadmin ....................................................................... 130
Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler ................. 130
Lånergrupper ................................................................... 130
Automatisk tildeling af lånergrupper .................................... 132
Materialegrupper og udlånsprofiler ...................................... 134
Lånerimport ..................................................................... 136
Placeringer....................................................................... 137
Opret ny placering ............................................................ 137
Visning og redigering af placeringer .................................... 137
Rettigheder ...................................................................... 138
Brugere ........................................................................... 139
Roller .............................................................................. 139
Brugergrupper .................................................................. 140
Klientopsætning ............................................................... 140
Generel opsætning............................................................ 140
RFID-scanner ................................................................... 141
Bon- og labelprint ............................................................. 141
Selvbetjeningsklient .......................................................... 142
Filialer ............................................................................. 143
Institutionsnumre ............................................................. 144
Forkortelse af filialnavn ..................................................... 144
Lukkedage ....................................................................... 145
Reserveringsregler ............................................................ 146
Ekstern adgang ................................................................ 147
Lånesamarbejde ............................................................... 147
SIP2 ............................................................................... 148
CMS brugere .................................................................... 150
Serveropsætning .............................................................. 151
Redigering af værdier ........................................................ 151
Gendan værdier ............................................................... 151
12
Periodika ....................................................................... 153
Forudsætninger for oprettelse af abonnement ...................... 153
Opret abonnement ............................................................ 154
Redigering af abonnementer .............................................. 155
Oprettelse af særnummer .................................................. 156
Reservation af periodika .................................................... 156
6 of 188
Håndtering af uregelmæssige udgivelser.............................. 157
Manuel modtagelse af periodika.......................................... 158
Navneskabeloner til periodika ............................................. 161
Opret nummersekvens ...................................................... 162
13
Materialesamlinger ........................................................ 162
Opret lokal bibliografisk post for materialesamling ................ 163
Opret materialesamling ..................................................... 163
Rediger indhold af materialesamling .................................... 164
Udlån og aflever materialesamling ...................................... 165
Viderelån materialesamling ................................................ 165
14
RFID .............................................................................. 168
Udlån .............................................................................. 168
Aflevering ........................................................................ 168
Materialesøgning .............................................................. 168
Skriv til RFID-tags ............................................................ 169
Opsætning af RFID-scanner ............................................... 169
15
Nødsystem ..................................................................... 171
Adgang til nødsystemet ..................................................... 171
Udlån i nødsystemet ......................................................... 171
Aflevering i nødsystemet ................................................... 172
Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet .......... 173
16
Selvbetjeningsklient ...................................................... 175
Opsætning af selvbetjeningsklienten ................................... 175
Rettigheder ...................................................................... 175
Velkomsttekst .................................................................. 176
Besked ved reserveret materiale ........................................ 176
Låneridentifikation og opfyld reservation ............................. 177
Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient .... 177
Stregkoder til navigering med håndscanner ......................... 178
Lån og aflevering af materialer ........................................... 179
Se status ......................................................................... 180
17
Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer 182
Reservationer ................................................................... 182
Regningsnummer ............................................................. 182
Opdelte regninger ............................................................. 182
Blokerede lånere .............................................................. 182
Periodika ......................................................................... 182
7 of 188
Modtagelse af indkøbte materialer ...................................... 182
Reservationer midlertidige materialer på fjernlån .................. 182
Udlånsprofiler ................................................................... 183
Kontoplan ........................................................................ 183
18
Appendix A .................................................................... 184
19
Appendix B .................................................................... 185
8 of 188
1
Indledning
Dette dokument gennemgår hovedfunktionalitet for Cicero Library Management
System (herefter benævnt Cicero), og er oprettet som et hjælperedskab for
brugerne af systemet.
Dokumentet er opbygget som følger:
Kapitel 2 beskriver, hvad du skal gøre for at starte Cicero.
Kapitel 3 beskriver opbygningen af applikationen og de grundlæggende
interaktionsprincipper, som applikationen er bygget op på.
Kapitel 4 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Forside”.
Kapitel 5 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet
”Cirkulation”.
”Accession”.
”Fjernlån”.
Kapitel 7.7 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet
”Booking”.
Kapitel 9 beskriver den funktionalitet, der er tilgængelig i hovedområdet ”Lister”.
”Admin”.
”Sysadmin”.
Kapitel 12 beskriver periodika.
Kapitel 13 beskriver materialesamlinger.
Kapitel 14 beskriver anvendelsen af RFID-scanning.
Kapitel 15 beskriver nødsystemet.
Kapitel 16 beskriver selvbetjeningsklienten.
Kapitel 17 beskriver de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data, som
er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero.
Yderligere dokumentation
Følgende yderligere dokumentation af Cicero LMS og anden
dokumentation kan være relevant og refereres fra dette dokument.
9 of 188
ekstern
Reference
Titel og beskrivelse
Link
[Cicero
LMS Identifier:
Installationsvejled SSE/14789/INS/0002
ning]
http://fbsudrulning.dk/vejledning
er/
[Opsætning
Cicero LMS]
http://fbsudrulning.dk/vejledning
er/
2
af Identifier:
SSE/14789/USM/007
Start Cicero
Fremgangsmåden, den fysiske installation samt hvordan der logges ind i
applikationen, er beskrevet i [Cicero LMS Installationsvejledning].
3
Indhold og designopbygning
I det følgende beskrives den overordnede navigation for Cicero, samt hvilke
komponenter der optræder på siderne, og hvilke interaktionsmuligheder disse
tilbyder brugerne.
Hovedområder
Ciceros funktionalitet er inddelt i hovedområder, der kan tilgås fra den
tophorisontale hovedmenu eller via F-tasterne.
De enkelte hovedområder har en specifik farve tilknyttet, og områdets
benævnelse vises til højre for hovedmenuen. Du kan herved altid få et hurtigt
overblik over det område, du befinder dig i.
Ude til højre er en brugermenu, hvor man kan ændre passwordet for den bruger
som man er logget på med. Denne sektion har også en specifik farve tilknyttet.
Figur 1 viser Ciceros hovedområder. Herfra kan du vælge og tydeligt se det valgte
hovedområde.
Indholdsområde og listevisning
Undermenupunkterne for de enkelte områder vises ved hjælp af en
fanebladsstruktur. Hvert faneblad har egen søgefunktionalitet, der er placeret
under fanebladsrækken. Søgeresultater vises som en listevisning under
søgeområdet.
10 of 188
Figur 2 viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQLsøgefeltet. Der søges i og hentes data fra DBC’s databrønd.
I listevisningen er det tydeligt hvilken række, der er valgt, da den pågældende
række er farvet af hovedområdets unikke farve.
Du kan markere en bibliografisk post/et søgeresultatet fra tabelvisningen ved at
klikke på den pågældende række eller ved at krydse af i en checkboks, hvis en
sådan er tilgængelig i tabellen. En checkboks-kolonne er tilgængelig de steder,
hvor du som bruger ofte vil have behov for at markere flere poster/søgeresultater
af gangen. Det er f.eks. under et reservations- eller indkøbsforløb.
Hvis muligt, kan flere rækker også markeres ved
tastaturgenveje, se afsnit 3.5.4 for en oversigt af disse.
brug
af en række
Afhængig af konteksten, er der forskellige interaktionsmuligheder på
indholdsområdet. I hovedområdet ”Cirkulation” under fanen ”Søgning”, kan du
f.eks. markere en bibliografisk post fra listevisningen og vælge at lægge den i
reservationskurven.
Detaljeside
I tabellen med søgeresultater af f.eks. bibliografiske poster, kan du åbne en post
ved at dobbeltklikke på den i listen eller markere den og trykke på Enter-knappen
og få vist oplysninger om posten på en detaljeside.
Detaljesiden glider ind fra skærmens højre side og dækker ca. halvdelen af
vinduet afhængig af skærmopløsningen. Når detaljesiden er åben, kan du stadig
navigere i listevisningen med musen eller piletasterne. Detaljesiden er udformet
afhængig af kontekst. Mange af dem fungerer som visninger, hvor der også er
mulighed for at foretage redigeringer eller andre handlinger.
Du kan lukke for en detaljeside ved at trykke på Escape-knappen eller klikke på
lukke-ikonet, der er placeret øverst til højre på siden.
11 of 188
Figur 3 viser detaljesiden af en bibliografisk post. Ved at åbne en post i
søgeresultatet vises postens detaljeside. Detaljesiden indeholder bibliografiske
oplysninger fra DBC samt beholdningsoplysninger fra egen filial.
Generelt
Nedenstående punkter er regler, der går på tværs af Cicero.
Skærmopløsning
Applikationen er designet til at køre mod en skærmopløsning på minimum
1280x1024. Farvedybden anbefales at være på minimum 32 bit.
Priser
Som udgangspunkt vises alle priser i Cicero inklusiv moms.
Print og eksport af lister
Ved alle listevisninger, der er tilgængelige for print, vises en dropdown, ”Print &
eksporter”, hvorfra listens indhold kan printes. I samme dropdown er der
mulighed for at eksportere til diverse formater – HTML, CSV og XML. For at printe
lister skal du gøre følgende:
1. Lav en søgning ud fra ønskede søgekriterier.
2. Klik på knappen ”Print og eksportér” og vælg det ønskede format.

Hvis du vælger print, skal du herefter vælge en printer at udskrive på.

Hvis du vælger en af eksportmulighederne, skal du udpege et sted at
gemme en eksport-fil.
3. Udskriften/eksporten vil indeholde de søgekriterier, som blev benyttet samt de
data, som blev fremsøgt.
12 of 188
Generelle designprincipper
I det følgende beskrives de generelle designprincipper og regler, der går igen i
applikationen.
Sortering og paginering i lister
Listevisninger i Cicero kan sorteres ved at klikke på et af kolonnehovederne.
Herved sorterer du rækkerne efter de data, kolonnen indeholder. Ved endnu et
klik bliver de sorteret i omvendt orden. For at få rækken til sin oprindelige
rækkefølge klikkes en tredje gang. Det specielle danMARC2 sorteringstegn ¤ vises
ikke på brugergrænsefladen, men det bruges til at sortere efter.
På udvalgte sider, vil der over listevisningens venstre side stå antallet af viste
resultater og det totale antal resultater, som en søgning resulterede i. Dette
fremgår som ”Viser x ud af y”. Som udgangspunkt er søgninger sidedelt på 25
poster af gangen, hvis der er paginering. Du henter yderligere 25 resultater i
listevisningen, hver gang du scroller ned til bunden af listen. Har du valgt at
sortere listevisningen efter en bestemt datakolonne, skal du være opmærksom
på, at de nye resultater der hentes frem vha. paginering ikke vil være sorteret.
Inputfelter og validering
Der skelnes visuelt mellem inputfelter og felter, der er rene visninger. Dette vises
ved, at felter, der kan redigeres i, har en hvid firkant omkring sig, mens
visningerne er helt grå.
Et inputfelt kan enten være obligatorisk eller valgfrit. Obligatoriske felter er
markeret med en orange trekant i øverste venstre hjørne, som illustreret i Figur
4.
Ved at føre musen over et obligatorisk felt, der er markeret med en orange trekant
i øverste venstre hjørne, kan du se, hvilken værdi der kan/skal indtastes.
Markeringen vises også, hvis den indtastede værdi ikke er valid.
Du kan springe fra det ene felt til det andet vha. Tab-knappen.
Figur 4: Her ses de forskellige typer af tilstande, et felt kan have.
13 of 188
Notifikationsikoner
Applikationen genbruger udvalgte notifikationsikoner på tværs af applikationen,
som typisk betyder, at du skal tage stilling til noget for at gennemføre en handling.
Ved at holde musen over ikonet, vil du blive præsenteret for en forklarende tekst.
Nogle ikoner indikerer, at en handling kan gennemtvinges, og her er det op til dig,
hvordan du ønsker at håndtere situationen. I de fleste situationer kan du vælge
at fjerne rækken, annullere eller gennemtvinge handlingen. Se en detaljeret
beskrivelse nedenfor:
Generel advarsel på låneren – Betyder, at
låneren er blokeret
Advarselstrekant – En advarsel, der betyder, at
operationen kan gennemtvinges, men at der er
brud på de normale regler forbundet med udlån,
fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis
hvis låneren er medlem af en lånergruppe, som
ikke kan låne et givent materiale, vises dette
ikon. Du vil blive præsenteret for en dialog, hvor
du skal bekræfte, at du, på trods af reglerne,
ønsker at gennemtvinge operationen.
Advarselscirkel – En blokering, der betyder, at
operationen ikke kan gennemtvinges pga. brud
på de normale regler forbundet med udlån,
fornyelse, reservation og lignende. Eksempelvis
hvis der forsøges at gennemføre et udlån af et
materiale, som ikke findes på biblioteket. Det
kan ikke lade sig gøre at fortsætte uden at fjerne
rækkerne med dette ikon.
Succesikonet betyder f.eks. at fornyelse af et
materiale er gået godt.
Stjerneikonet anvendes under modtagelse af
materialer og indikerer, at et materiale er
reserveret.
Udråbstegn – Betyder, at der er en kommentar
til det felt, hvori ikonet optræder. Eksempelvis
ved oversigten af en låners udlån vil de
materialer,
hvor
afleveringsfristen
er
overskredet, være markeret med dette ikon.
Informationsikonet betyder, at der er et tooltip
på ikonet, der fortæller mere omkring
funktionaliteten på siden.
Genvejstaster og ændring af disse
Der er mulighed for at navigere igennem systemet uden brug af mus og kun vha.
tastaturet. Flere af disse genveje kan ændres under ”Serveropsætning” i
14 of 188
hovedområdet ”Admin”. I listevisningen af opsætningerne kan du finde de
konfigurerbare genvejstaster under kategorien ”Tastatur”. Vær opmærksom på at
denne opsætning deles på tværs af dit biblioteksvæsen.
Se en oversigt over genvejstaster i nedenstående tabel.
Genvejstast
Handling
F1
Navigerer til hovedområdet ”Forside”
F2
Navigerer til hovedområdet
”Cirkulation”
F3
”Accession”
F4
Navigerer til hovedområdet ”Booking”
F5
Navigerer til hovedområdet ”Lister”
F6
Navigerer til hovedområdet ”Admin”
F7
”Sysadmin”
F8
”Nødsystem” (kræver ekstra kodeord)
F12
Navigerer til selvbetjeningsklienten
Alt + F4
Lukker selvbetjeningsklienten
(kræver ekstra kodeord)
Ctrl + <nummer> (1, 2, 3, 4, 5, 6, 7,
8, 9)
Åbner den fane, der svarer til det
indtastede nummer.
Piletasterne
Navigerer igennem listevisninger mm.
Når du har foretaget en søgning med
flere resultater og detaljesiden åbnes,
kan du navigere i listevisningen vha.
piletasterne. Detaljevisningen vil
opdateres ved hver handling.
Shift + pil ned eller Shift + pil op
Markerer flere rækker i en tabel.
Ved checkbokse i tabeller:
+ Mellemrumstast
Sæt hak i alle ved at vælge den
øverste checkboks eller tryk ”Ctrl +
A” og tryk på ”Mellemrumstasten/
space”.
Hvis du ønsker at sætte hak ved en
eller flere rækker vælg da rækkerne
og sæt et hak i et af de markerede
rækker eller tryk på
mellemrumstasten.
15 of 188
Shift+ Venstre museklik
Klik med venstre museklik på en
række i en tabel. Hold Shift nede og
klik på en ny række. Alle række
mellem de to valgte rækker
markeres.
Crtl + Venstre museklik
Fravælger/tilvælger enkelte rækker i
en tabel.
Ctrl + C
Kopierer tekst i inputfelter.
Tekst der ikke er inputfelter kan
kopieres ved at holde Ctrl nede, holde
musen over ordet der skal kopieres
(ordet bliver vist med fede bogstaver)
og trykke på C.
Ctrl + V
Indsætter det, der er kopieret.
Ctrl + Z
Fortryder den handling, der er
foretaget (Kun i tekst).
Ctrl + A
Markerer alt tekst eller rækker i
tabeller
Esc
Aktiverer ”Nulstil”-knappen på
søgesider
eller
Lukker detaljesiden/pop-up vinduer
Home
Går til den øverste række i en tabel.
End
Går til den sidste række i en tabel.
Ved paginering er dette en måde at
hente flere indholdselementer til
tabellen.
Page Up
Bevæger fokus op i tabellen.
Page Down
Bevæger fokus ned i tabellen.
Tab
Navigerer til det næste inputfelt i
systemet.
Shift + Tab
Navigerer til det forrige inputfelt i
systemet.
Ctrl + Tab
I en tekstboks, vil Ctrl + Tab
navigere til den næste inputfelt, og
ikke flytte frem i tekstfeltet.
Ctrl + Shift + Tab
I en tekstboks, vil Ctrl + Shift +
Tab navigere til det forrige inputfelt,
og ikke flytte frem i tekstfeltet.
Enter
Aktiverer den primære handling på
siden, f.eks. ”søg”.
16 of 188
Ctrl + P
Printer listevisningen hvor det er
muligt.
Crtl + R
Opdaterer den lokale cache af
indlæste data fra serveren.
Ctrl + I
Generer fejlrapport, der dernæst kan
sendes til supporten.
17 of 188
4
Forside
Biblioteksvæsen og filialstruktur
Cicero er bygget op omkring et biblioteksvæsen med en eller flere filialer.
Biblioteksvæsenet er det øverste niveau, og data er som udgangspunkt ejet af
væsnet, som derfor deles af filialerne.
Ved ibrugtagning af Cicero besluttes hvilken organisering kommunens biblioteker
skal have. Hovedreglen er at der oprettes et biblioteksvæsen til kommunens
folkebibliotek, et til kommunens skolebibliotek, et til gymnasier, museer.
Et biblioteksvæsen deler brugere, lånere, beholdning, reservationer, bookinger,
materialevalgslister, konti, ordrer samt konfiguration af Cicero. Alle lån mellem
biblioteksvæsner håndteres som fjernlån. Brugere og lånere der skal operere i
flere biblioteksvæsner skal oprettes som brugere og lånere i hvert af de
pågældende biblioteksvæsner.
Når du som bruger er logget ind kan du i listen over filialer se hvilke filialer der er
i dit biblioteksvæsen.
Dit login er bundet op på dit biblioteksvæsen og de regler der er sat op i
hovedområdet ”Admin”.
Log på
Fra Ciceros forside kan du logge på applikationen ved at angive dit
biblioteksnummer, brugernavn og kodeord. Forudsætning for at du kan logge på,
er at du allerede er blevet oprettet som bruger af dit bibliotek af administratoren.
Efter du er logget på, skal du vælge hvilken filial, du befinder dig på. Det er muligt
at vælge mellem alle de filialer, der hører til det biblioteksvæsen, du er logget ind
på. At vælge filial har indvirkning på, hvor materialer sendes hen i
afleveringssituationen.
Systemet vil automatisk vælge den sidst valgte filial, hver gang du logger på.
Figur 5 Viser forsiden af Cicero, hvorfra der kan logges på applikationen.
18 of 188
5
Cirkulation
Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i Cicero og som er
knyttet til hovedområdet ”Cirkulation”. I dette område varetages alle opgaver
vedr. cirkulation og pleje af bibliotekets materialer: Udlån, aflevering, reservation,
fjernlån, lånerhåndtering og Biblioteket Kommer. Det er ligeledes under dette
område, at størstedelen af den direkte lånerbetjening foregår. Det er her, du søger
i bibliotekets beholdning eller orienterer dig i status på fjernlån med henblik på at
kunne give låneren svar eller rådgivning.
Søgning
Funktion: Søgning på bibliografiske poster
Hovedområde: Cirkulation
Fane: Søgning
Underområde: Søg bibliografisk post
I Cicero kan du fremsøge bibliografiske poster fra DBC’s databrønd via en CQLsøgning. Der henvises til DBCs beskrivelser af servicen og indekser for specifik
brug af søgefunktionaliteten.
Søgeprofiler
Søgningen sker på baggrund af en valgt søgeprofil, som definerer hvilke af DBC’s
kilder, der søges i. Søgeprofiler sættes op inde på VIP-basen. I Cicero kan du
under hovedområdet ”Sysadmin” og fanen ”Serveropsætning” konfigurere, hvilke
søgeprofiler der skal være valgt som standard i Cicero. Se afsnit 11.7 for
yderligere information.
For at kunne søge, skal der under feltet ”Bibliotek” være indtastet et
biblioteksnummer. Nummeret skal være hovedbibliotekets nummer, og kan altså
ikke være filialers biblioteksnumre. Som standard er nummeret på
hovedbiblioteket, du har angivet ved login, præudfyldt. Når du søger, vil du
således få returneret resultater for alle filialer under dit hovedbibliotek. Ønsker du
at indsnævre søgningen til udvalgte filialer under jeres biblioteksvæsen, kan du
under dropdown-menuen ”Filial” afkrydse de filialer, du ønsker at søge på.
Det er dog muligt at konfigurere således, at filialen angivet ved login, fungerer
som standard, og dermed automatisk er valgt. Her søges kun på den indloggede
filials beholdning, med mindre andet vælges. Denne konfigurering foretages i
hovedområdet ”Sysadmin” under fanen ”Serveropsætning.
Det er også muligt at søge i andre bibliotekers beholdning. Det gøres ved at
indtaste biblioteketsnummeret for det pågældende bibliotek under ”Bibliotek”. Du
skal huske at hente søgeprofiler for det andet bibliotek. Det gør du ved at klikke
på Opdater-ikonet, der er placeret ud for ”Bibliotek”-feltet, herefter bliver det
indtastede biblioteks søgeprofiler hentet og kan vælges under dropdown-menuen
”Søgeprofil”. Når du søger på andre biblioteker er det ikke muligt at vælge
specifikke filialer.
For flerbindsværker gælder det at, det kun er muligt at fremsøge bindposter, men
i danMARC2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og
sektionsposter.
Foretag en søgning
Du foretager en søgning under fanen ”Søgning”.
19 of 188
1. Vælg radioknappen ”Søg bibliografisk post” og indtast en søgestreng i CQLsøgefeltet. Foretag søgningen ved at klikke på søgeknappen.
2. Når du foretager en søgning ved fx at bruge CQL-udtrykket fo= (forfatter) eller
ti= (titel) foreslår Cicero selv hvad du kan søge på, på baggrund af de første
par bogstaver/ord man indtaster. Fx hvis man skriver ”ti=”harry”, foreslår
Cicero i en dropdown-menu en række relevante titler, så man blot skal klikke
på for at vælge. Enten ved brug af piletasterne eller musen.
Tryk ESC, hvis du ikke ønsker at gøre brug af titelforslag.
Figur 6 Cicero forslag på baggrund af det man selv indtaster
3. Søgningen foretages på baggrund af den valgte søgeprofil. De fleste biblioteker
har ’cicero’ som standard.
4. Pr. default returnerer søgningen kun resultater, der er beholdning på. Hvis du
ønsker at søge materialer, som biblioteket ikke nødvendigvis har beholdning
på, skal du fjerne fluebenet i ’Beholdning’.
Resultater bliver vist i en listevisning. Det er muligt at sortere i kolonnerne efter
forfatter, titel, materialetyper eller klassifikation. Yderligere information omkring
tabel resultat visningerne kan ses i afsnit 3.5.1.
Du kan søge på materialestatus i forbindelse med søgningen ved at vælge en
status i dropdown-menuen ”Status”.
Grundet en begrænsning hos DBC er det ikke muligt at indlæse mere end 200
poster ad gangen selvom om der angivet større sidetalsstørrelse under
F7Serveropsætning.
20 of 188
Figur 7 viser søgning efter bibliografiske poster
CQL-koder
Her præsenteres et udvalg af de mest anvendte CQL-koder1.
Søgekoder
Eksempel
Titel: ti=
ti="jeg begyndte sådan set bare
at gå"
Forfatter: fo=
fo=”helle brønnum carlsen”
fo="helle brønnum"
fo=”brønnum helle”
Forfatter i
beskrivelsen: fb
fb="leonardo dicaprio"
(medvirkende)
fb="ib spang olsen" (illustrator)
fb="otto steen due" (oversætter)
Emne: em
em=”kogebøger”
For flere eksempler se:
http://opensearch.addi.dk/b3.5_4.2/?showCqlFile&repository=prod&cql=opense
arch_cql.xml
1
21 of 188
Forlag: fl
fl=”klematis”
Serie: se
se="let at læse"
Decimalklassenummer
: dk
dk=”63.5” (med biplaceringer)
Udgivelsesår: år
år=”2014”
Lettal: ll
ll=7
Lixtal: ix
ix=12
Alder
(børnematerialer):
lem
lem="for 12 år"
ok=”63.5” (uden biplaceringer)
Søgning på
materialetyper
Søgning på bøger
hm=xx
f.eks: fo="egholm elsebeth" and
hm=xx
Søgning på tidsskrifter
ma=ts
Søgning på film
ma=fi
Søgning på lydbøger
ma=lb
Søgning på spil
ts=wii
ts=playstation
Søgning på noder
ma=mu
Søgning på indspillet
musik
ma=lm
Musikgenre:
Avantgarde mo=avg
Avantgarde - antologier mo=ava
Blues mo=blu
Blues - antologier mo=bla
Dansk underholdning mo=dau
Et instrument mo=eti
22 of 188
Et instrument - anotologier
mo=eta
Filmmusik mo=fil
Folkemusik mo=fol
Jazz mo=jaz
Jazz - anotologier mo=jaa
Julemusik mo=jul
Kammermusik mo=kam
Kammermusik - antologier
mo=kaa
Middelalder/renæssance mo=mir
Middelalder/renæssance antologier mo=mia
New age mo=new
Opera mo=opr
Opera - antologier mo=opa
Operetter/musicals mo=otm
Operetter/musicals - antologier
mo=ota
Orkestermusik mo=ork
Orkestermusik - antologier
mo=ora
Rock mo=bef
Rock - antologier mo=bea
Underholdning mo=und
Vokalmusik mo=vok
Vokalmusik - antologier mo=voa

and - begge ord skal findes i posterne: ”frække” AND ”frida”

or - enten det ene eller det andet (eller begge) ord skal findes i
posterne: ”sri lanka” or ”ceyleon”

not - et bestemt ord skal ikke findes i posterne: ”obama” not ”michelle”

trunkering - du ønsker forskellige varianter af et ord: politik* (politik,
politikere)

maskering - du er i tvivl om et enkelt bogstav - joker for ét bogstav?:
wom?n (woman, women)

parenteser - du vil kombinere flere ord: (vandr* or trek*) and "nepal"
23 of 188

interval, før eller efter – intervaller, før eller efter kan søges på ved at
anvende >= og/eller <=. Eksempler:
o
interval: ok>=70 and ok<=79*
o
før: ix<=12
o
efter: ix>=12
Indekses – de mest anvendte
Kombiner dit CQL udtryk med et indeks efter følgende syntaks: “… AND
Holdningsitem.location=xxxxx
Indekser
Filtrering
Holdingsitem.accessiondate
Oplysning om accessionsdato
(kommer fra FBS
accessionssystem)
Holdingsitem.agencyid
Biblioteksnummer fra
lokalsystem. Fx anvendeligt hvor
skoler og folkebiblioteker har
fællesbase
Holdingsitem.branch
Materialers placering på
filialniveau
Holdingsitem.department
Materialers placering på specifik
afdeling, fx Musik
Holdningsitem.location
Niveau under afdeling, fx Science
Fiction
Holdingsitem.itemid
Fx Materialets stregkode / rfid
Holdingsitems.status
Hjemme / udlånt
Gem og genbrug CQL-søgeudtryk
Avancerede CQL-søgeudtryk kan være svære at huske, og mere eller mindre
tidskrævende at indtaste og definere. For at spare tid, kan man derfor gemme
CQL-søgeudtryk, og hurtigt hente dem frem igen, når man skal bruge dem. De
gemte søgninger gælder for hele biblioteksvæsenet.
Gem søgeudtryk
Når man har indtastet et CQL-søgeudtryk, kan man gemme det ved at klikke på
knappen placeret ude til højre i feltet.
Når man klikker her, vil et lille vindue folde ud, hvor man skal give søgningen et
navn, og herefter klikke ’gem’.
24 of 188
Brug gemt søgeudtryk
For at anvende et søgeudtryk man tidligere har gemt, findes det frem ved at
klikke på knappen til venstre for ”Gem-knappen” CQL-feltet. Klik herpå åbner en
liste med alle gemte søgeudtryk.
Hvis man ønsker at redigere et søgeudtryk, skal man blot finde det frem, ændre
i det, og derefter klikke på ’Gem-knappen’. Systemet spørger herefter om man
ønsker at overskrive det eksisterende gemte søgeudtryk. Klik ja, og
søgeudtrykket er nu opdateret.
Detaljeside med den bibliografiske post og visningsformater
Standardvisningen for en bibliografisk post indeholder en række udvalgte
danMARC2 oplysninger, hvis de er tilgængelige. Nogle af værdierne er sat op i
prioriteret rækkefølge, så ikke nødvendigvis alle værdier vises, hvis de er
tilgængelige i formatet. De tilgængelige oplysninger kan ses uden filtrering i
danMARC2-visningen.
En status over materialets tilgængelighed kan ses oppe i højre side, hvor der står
det totale antal materialer af posten, hvor mange der er bestilt (hvis der nogen
bestilt), udlånte, hjemme, antal reservationer og hvor mange af materialer der
må reserveres. Summen af ”Bestilt”, ”Udlånte” og ”Hjemme” giver det totale
antal. I standardvisningen vil der også blive vist et billede af forside, hvis dette er
tilgængeligt.
5.1.5.1 DanMARC2
Du kan ændre visningsformatet til danMARC2 ved at klikke på radioknappen
”DanMARC2”, der står under detaljesidens fanebladsrække.
I danMARC2 visningen kan man se de fulde oplysninger om hoved- og
sektionsposter, der hører til den fremsøgte bindpost.
25 of 188
Figur 8 På detaljesiden vises der som standard et uddrag af informationer fra den
bibliografiske posts MARC-felter (venstre). Visningen refereres til som
standardvisning. MARC-formatet vises ved at vælge ”DanMARC2” (højre).
5.1.5.2 Flerbindsværker
Hvis man fremsøger en bibliografisk post, der er en del af et flerbindsværk, er det
fra detaljesiden af posten muligt navigere til alle andre bind i værket, eller bind i
sektionen (hvis posten består af sektioner).
Figur 9 Links ifm. Flerbindsværker
Ved at klikke på ”Alle bind i sektion” foretager Cicero en ny søgning, der viser alle
bind i den sektion man var inde på. Ved at klikke på ”Alle bind i værk” foretager
Cicero en ny søgning, der viser alle bind der hører til værket. Når man klikker,
lukkes detaljevisningen, og resultaterne vises, ligesom ved alle andre søgninger,
i tabellen.
Når man har en detaljevisning åben, kan man ligesom ved almindelige poster,
vælge at få vist postens detaljer i DanMARC2 format. Gør man det, vil man få vist
både hovedposten, sektionsposten og bindposten.
26 of 188
Figur 10 DanMARC2 visning af flerbindsværk
Materialesøgning
Funktion: Søgning på bibliografiske poster
Fane: Søgning
Underområde: Søg materiale
Under materialesøgning kan du fremsøge materialer ud fra følgende parametre:

Materialenummer

Materialegruppe

Status

Flydegruppe (materiale)

Filial
Herunder er det muligt at vælge fra et overblik over alle eksisterende
placeringer som vises i et hierarki. Klik på den runde knap med en pil ned
for at se overblikket. Ved at vælge en specifik delopstilling fra overblikket,
behøver du ikke udfylde felterne afdeling, opstilling og delopstilling. Dette
gør Cicero for dig. Funktionen er især nyttig for skolerne, hvor flere skoler
ofte har delopstillinger med samme navn.
27 of 188

Afdeling

Opstilling

Delopstilling

Anskaffelse fra – til (dato)

Ikke udlånt fra (dato)

Markeret til kassation

Tema
Figur 11 Oversigt over de forskellige søgekriterier
Materialeposten vises ved at dobbeltklikke på et af søgeresultaterne i listen.
Materialeposten viser de specifikke informationer om materialet, og giver
brugeren adgang til at redigere materialet – f.eks. placering, materialenummer
og materialegruppe. Der kan udskrives en label til materialet. Dette kan enten
gøres direkte eller med forhåndsvisning, hvor du kan rette i data inden udskrift,
f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label.
Se afsnit 14.3 for fremsøgning af materialer ved hjælp af RFID-scanner.
28 of 188
Figur 12 Materialedetaljesiden, som den ses fra en materialeliste
Fra materialedetaljesiden kan materialets historik tilgås via fanen ”Historik”.
Under denne fane kan du se, hvad der er sket med materialet gennem dets
levetid.
Figur 13 Historik på et materiale.
29 of 188
Brugeren kan, foruden at tilgå materialeposten fra listen, vælge at tilføje
materialet til reservationskurven, hvorfra det kan reserveres. Se afsnit 5.3 for
yderligere information om reservation.
Materialeadministration
Rediger flere materialer
Når brugeren har sat flueben i checkboksen ud fra en eller flere materialer fra
listen og trykker på ”Rediger” knappen, åbnes nedenstående pop-up, hvori alle
materialer kan redigeres samtidigt. Foruden ”Filial” kan en given værdi slettes ved
at vælge ”Nulstil værdi” i det givne felt. Felter med en tom værdi ændrer ikke
materialernes oplysninger. Hvis en printer er tilknyttet, kan ”Print labels”
checkboksen aktiveres, og labels vil blive printet til alle de masserettede
materialer.
Figur 14 Redigerings-pop-up, hvori der kan rettes placeringsoplysninger for flere
materialer
Print af labels til materialer
Print af labels kan foretages flere steder i systemet:

Print af label efter redigering af en eller flere materialer foregår i
redigeringsdialogen, som vises i Figur 14. Da dette er en dialog med
mulighed for at vælge flere materialer på én gang kan du udskrive flere
labels af gangen.

Print af label til et enkelt materiale fra materialets detaljevisning. Der kan
udskrives en label til materialet via dropdown-menuen ”Print label”. Dette
kan enten gøres direkte ved ”Print” eller med forhåndsvisning ved
”Preview”, se Figur 15. I preview har brugeren mulighed for at rette i data
inden udskrift, f.eks. hvis titlen er for lang til at være på en label. Du kan
opsætte hvilke oplysninger, der skal vises på labelen. Dette gøres fra
hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning”.

Print af label i modtagelsen af et eller flere materialer. Læs mere om dette
i afsnit 6.6.
30 of 188
Figur 15 ”Preview” funktionaliteten viser, hvordan et labelprint kommer til at se
ud.
Kassér materialer
Brugeren kan under F2->Søgning->Søg materiale fremsøge et eller flere
materialer, markere dem og klik på ”Kasser”. Ved denne handling skiftes
materialets status til Kasseret.
Et materiale kan ikke kasseres, hvis der til materialet er knyttet aktive
reservationer, bookinger eller ubetalte erstatninger.
For at foretage kassation af materialer:
1. Åbn F2
2. Vælg Søg materiale
3. Fremsøg materialer til kassation
4. Marker materialerne med flueben
5. Klik på kasser-knappen (nederst til højre)
6. Du bliver præsenteret for en advarselsdialog – der spørger om du er sikker på
at materialerne skal kasseres.
7. Klik ”OK”
8. Materialets status sættes til kasseret
31 of 188
Materialenumre (DBC)
Hvis biblioteket benytter DBC’s materialenummersekvenser vil det være muligt at
trække et nyt materialenummer fra sekvensen i forbindelse med oprettelsen af et
materiale.
Før man kan bruge nummersekvensen man har fået fra DBC, skal sekvensen
indføres i Cicero. Det gøres i ”F7 Sysadmin” under ”Serveropsætning”, i
parameteret ”Materialenummersekvens”.
Brug nummersekvensen
1. Åbn et materiales detaljeside eller opret nyt materiale
2. Gå til feltet materialenummer
3. Klik på ”Hent nummer” til højre for feltet
4. Materialenummer genereres og indsættes i feltet
Når man klikker ”Hent nummer” tjekker Cicero, om det nummer i sekvensen den
er nået til, allerede findes i beholdningen. Hvis det gør det, går den videre til det
næste nummer i rækken. Hvis ti numre i træk allerede findes i beholdning, stopper
den med at tjekke, og giver en fejlmeddelelse.
Når antallet af numre er under 50, vil Cicero, hver gang man genererer et nyt,
give besked herom, ved at vise notifikationsbesked. På beskeden vil der stå, at
der nu er mindre end 50 numre tilbage, når man har brugt nummer 50, vil der
stå at der mindre end 49 tilbage og så videre.
Materialenumre (Systematic Library & Learning)
Systematic leverer trykte og laminerede stregkodeetiketter i forskellige
industristandarder. En særlig børnevenlig variant (i tilfælde hvor børn også skal
have mulighed for at notere nummeret på en låneseddel) er med op til 6 synlige
cifre – koordinering af nummertildeling varetages i dette tilfælde af Systematic.
Denne såkaldte ’Dantek-stregkode’ er anvendt i mange skoler over mange år.
Stregkoden har et indbygget licensnummer, hvilket sikrer, at skannede numre
er unikke indenfor ’Dantek-universet’.
Ved oprettelse af nye materialer:
Hvis biblioteket benytter Dantek-stregkoden, skal skolens Dantek-licensnummer
være registreret under F7/Filialer. For hver filial er det muligt at angive, hvilket
licensnummer der gælder for den pågældende filials Dantek-stregkoder (kontakt
gerne Systematic Library & Learning support herom).
Brugeren skal ved tastet fremsøgning kun taste de op til 6 cifre, som er printet
på stregkodeetiketten, det fulde materialenummer udregnes og indsættes da
automatisk.
Ved oprettelse af nye materialer:
Såfremt der er registreret korrekt licensnummer for skolen, vil det også være
muligt at taste ’Dantek-stregkodens’ op til 6-cifrede materialenumre ved
oprettelse/rettelse af nye materialer.
1. Find bibliografisk post
2. Klik på Opret materiale
3. I materialenummerfeltet klikkes på stregkode-ikon
32 of 188
4. Vælg den filial hvis licensnummer materialernes numre skal kodes med
Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkode-ikonet
er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen under
F7/Filialer.
Ved fremsøgning af materialer:
1. Gå til F2 søgning/ søg materiale
2. Vælg filial via ikonet
3. Skan eller indtast stregkoden fra materialets label.
Den valgte filial fastholdes indtil brugeren vælger en anden filial. Stregkodeikonet er kun tilgængeligt hvis der er registreret et licensnummer på filialen
under F7/Filialer.
Håndtering af materialer på en bibliografisk post
Det er muligt at se en liste over og ændre materialer tilknyttet til en bibliografisk
post. Denne tilgås ved at åbne en bibliografisk post og åbne fanen ”Materialer” på
detaljesiden. Herfra er det også muligt at tilknytte flere materialer til den
bibliografiske post, hvilket for eksempel kunne være materialer, der ikke er blevet
erhvervet gennem accessions-funktionen i Cicero.
Opret materiale tilknyttet en bibliografisk post
1. Klik på opret materiale
2. Udfyld de påkrævede og ønskede felter
3. Klik ”Gem”
4. Er der sat flueben i ”Opret flere” anvendes de informationer fra forrige
gemte materiale på nær materialenummer til at oprette endnu et materiale.
Ændre materiale tilknyttet en bibliografisk post
1. Klik på en række med et materiale
2. Ændre den ønskede information
3. Klik ”Gem”
33 of 188
Figur 16 Detaljesiden hvor der er vist materialer tilknyttet til en bibliografisk post,
hvor det er muligt at ændre information vedrørende et materiale.
Reservation
Funktion: Reservation af bibliografiske poster og materialer
Fane: Reservationskurv
Der findes tre reservationstyper i Cicero:

Enkeltreservation: Låner ønsker en specifik titel.

Parallelreservation: Flere titler udvælges og reserveres, men låneren får
kun den først tilgængelige titel.

Seriereservation: Låner ønsker at reservere alle materialer i en serie, og
ønsker at få dem i specifik rækkefølge. Rækkefølgen kan fastlægges i
reservationskurven vha. ikonerne under tabellen. Der oprettes kun en aktiv
reservation på det første materiale i serien, og de passive reservationer vil
herefter blive aktiveret én efter én. Perioden, før næste reservation bliver
aktiv, kan konfigureres under fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet
”SysAdmin”. Parameteret hedder ”Aktiveringspause ved seriereservationen
i dage”. Hvis værdien her sættes til nul, aktiveres næste reservering i en
seriereservation, den samme dag, som låner afhenter materialet. Vær
opmærksom på, at passive reservationer kan ses under lånerens status
men ikke på den bibliografiske post. Lånerens status findes ved at gå til
hovedområdet ”Cirkulation”, fanen ”Låner”, fremsøge en låner og åbne
detaljesiden og dens fane ”Reservationer”.
34 of 188
Udgangspunktet for at reservere titler er, at de er søgt frem – se afsnit 5.1.2 om
søgning – og lagt i reservationskurven. Reservationskurven kan indeholde
bibliografiske poster eller materialer. Når låneren er fremfundet via søgefeltet,
kan reservationen gennemføres. Vær opmærksom på at reservation af periodika
er beskrevet særskilt i afsnit 12.5.
For at foretage en reservation skal du gøre følgende:
1. Søg på den ønskede titel under ”Søgning” i hovedområdet Cirkulation.
2. Marker en eller flere titler fra søgeresultatet, der skal reserveres og tryk på
knappen ”Tilføj til reservation”. De markerede titler afventer herefter i
reservationskurven for yderligere behandling.
3. Når titlerne er valgt, klikker du på fanen, der er illustreret med en kurv for at
få vist indholdet af reservationskurven. Ud for fanen vil antallet af tilføjede
titler være angivet.
4. Find låner frem ved at scanne eller indtaste lånernummeret eller fremsøg
låneren på navn/adresse ved at trykke på ”Søg låner”. Låneroplysninger vises,
herunder låners navn og lånerens samlede udlån.
5. Vælg reservationstype og i hvilken filial, låner ønsker at afhente materialet.
Hvis låneren er tilknyttet en tilhørsfilial, vises denne filial. Hvis låneren ikke er
tilknyttet en tilhørsfilial, bliver der i stedet vist den indloggede filial.
6. Der er mulighed for at oplyse interesseperiode for de enkelte materialer, hvis
det kun er interessant, at titlen er tilgængelig inden en bestemt dato.
Reservationer slettes automatisk, når interessedatoen er overskredet og der
sendes en notifikation til låner herom.
7. Hvis en reservation bryder nogen regler, vises et advarselsikon yderst til
venstre i tabellen. Advarselsbeskrivelsen kan ses ved at føre musen henover
ikonet. Selvom der er advarsler, kan du afhængig af advarslen stadig
gennemtvinge reservationen. En beskrivelse af de forskellige advarsler kan
ses i afsnit 3.5.3.
8. Klik ”Reserver” knappen for at fuldføre reservationen. Du vil blive notificeret
om, at reservationen lykkedes, og stillet om til søgeresultaterne.
Håndtering af reservationer på en bibliografisk post
Det er muligt at se listen af de reservationer, der er på en bibliografisk post. Herfra
er det muligt at ændre kø-rækkefølgen af lånere i reservationerne og slette
reservationer på den bibliografiske post.
35 of 188
Figur 17 viser detaljesiden for en bibliografiske post, hvorfra brugeren kan tilgå
en fane, der indeholder oplysninger om bibliotekets reservationer i tilknytning til
den bibliografiske post.
Udlån og fornyelse
Funktion: Udlån og fornyelse af materialer
Fane: Udlån
For at foretage udlån af materialer skal fanen "Udlån” under ”Cirkulation” være
aktiv. Det er en forudsætning, at låneren allerede er oprettet. Det er også her,
der kan foretages fornyelse af materialer.

Scan eller indtast låners kortnummer. Hvis påkrævet, skal låners PIN-kode
tastes ind (af låner). Hvis låner findes, vil låneroplysninger blive vist på
skærmen, herunder låners navn, lånerens samlede udlånte materialer,
reservationer klar til afhentning og mellemværende.

Hvis lånerens kortnummer ikke umiddelbart kendes, kan låneren fremsøges
via søgefunktionen.
Scan eller indtast manuelt de materialer, der skal udlånes eller fornyes. Cicero
tjekker op på, hvorvidt et materiale allerede er udlånt eller ej ved en
udlånssession. Hvis låner allerede har lånt materialet, bliver materialet fornyet,
med mindre der er reservationer på det eller materialet er registreret bortkommet
med uafsluttet erstatningssag. Gennemtvinges fornyelse af et udlån hvor der er
uafsluttet erstatningssag, annulleres erstatningen. Er materialet registreret som
udlånt til en anden låner, afleveres materialet automatisk af applikationen og
udlånes til den nye låner.
36 of 188
Scanning kan gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt
og konfigureret på klienten (se afsnit 14.1).
Hvis udlån af et materiale bryder nogle regler, vises et advarselsikon yderst til
venstre i tabellen. Selvom der er advarsler, kan udlånet stadig gennemtvinges –
undtaget er advarsler vist ved et rundt ikon. Se afsnit 3.5.3 for yderligere
information om notifikationsikoner.
Når materialerne er scannet ind, kan du gennemføre udlånet ved at trykke på
knappen ”Afslut udlån”.
Du bliver notificeret om, at processen forløb uden problemer. Herefter udskriver
applikationen en kvittering på den opsatte bonprinter (se afsnit 11.4.3). Det er
muligt at fravælge udskrift af kvittering, hvis en sådan ikke ønskes. Der er
desuden mulighed for at få sendt kvitteringen til låneren via dennes foretrukne
notifikationsform, f.eks. e-mail eller sms. Dette kan tilvælges ved checkboksen
”Send Kvittering”. Hvordan notifikationer sættes op, kan ses i afsnit 5.6.7.1.
Figur 18 viser, hvorledes der er ved at blive oprettet et udlån af materialet “Harry
Potter og Flammernes Pokal” til låneren Merle Christiansen.
Autoudlån
Et materiale kan autoudlånes til bestemte lånergrupper.
Funktionaliteten bruges typisk til fjernlånte materialer, der skal transporteres til
et andet bibliotek (fra långivende) eller til ’Biblioteket kommer lånere’. Lånere,
der er kendetegnet ved, at de ikke selv møder op på biblioteket og finder bogen
på reservationshylden. Når der foretages autoudlån er det herefter bibliotekets
ansatte der sikrer, at materialet kommer videre til den låner, som materialet er
lånt ud til.
Regler for Autoudlån kan konfigureres under F7/Lånere. Det er attributten
’Autoudlån’ på lånergruppen der bestemmer om Cicero skal foretage automatisk
udlån til lånere i den pågældende lånergruppe.
37 of 188
Attributten Autoudlån kan antage følgende værdier:

Aldrig: Betyder at der aldrig foretages automatisk udlån til lånere i
lånergruppen.

Altid: Betyder at der altid foretages automatisk udlån til lånere i
lånergruppen.

Filial: Betyder at der foretages automatisk udlån til lånere i gruppen, hvis
materialet scannes/afleveres på den filial, der svarer til lånerens
afhentningsfilial.
Selve autoudlånet sker i forbindelse med, at et materiale med tilknyttede
reservationer afleveres eller scannes i forbindelse med fratagning til
reservationshylde. I det tilfælde vil der altså ske et udlån fra Afleveringsfanen.
Sæt Autoudlån på lånergruppe
1) Åbn F7-> Fanen Lånere
2) Vælg den lånergruppe der skal foretages autoudlån til
3) Vælg værdien Altid/Filial (default værdien er Aldrig)
4) Gem
Anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata
Udlånsdata fra bibliotekssystemet gemmes i 5 år i anonymiseret form.
Låneroplysninger knyttet til materiale gemmes i 30 dage, hvorefter de
anonymiseres. Der findes dog et par undtagelser, hvor oplysninger mellem
låner/materiale gemmes i længere tid:

Låneroplysninger knyttet til udlånt materiale, hvorpå der er
gebyr/erstatning, gemmes indtil mellemværende er betalt eller kravet
falder for forældelsesfristen

Efter betaling af gebyr gemmes låneroplysninger i 30 dage, mens
oplysninger om erstatning af materiale gemmes i 1 år, jf. evt. krav om
tilbagebetaling, hvis materiale findes i løbet af 1 år

Det er muligt at specificere hvor længe oplysninger om lån må gemmes for
lånere, som er med i Biblioteket Kommer-ordningen. Denne periode sættes
under F7 -> serveropsætning: Anonymisering; Dage før materialelån fra
Biblioteket Kommer-lånere anonymiseres. Perioden er som udgangspunkt
sat til 3 år (1095 dage).
Aflevering
Funktion: Aflevering af materialer
Fane: Aflevering
Hvis man ikke benytter sig af selvbetjeningsterminalerne, kan man i Cicero
aflevere materialer i området ”F2 Cirkulation” under fanen ”Aflevering”.
1. Scan materialerne eller indtast manuelt deres materialenumre. Scanning kan
gøres med stregkodelæser og RFID-scanner, hvis det er tilgængeligt og
38 of 188
konfigureret (se afsnit 14.2). Materialer fra forskellige lånere kan afleveres
under den samme proces.
2. Materialet afleveres, så snart stregkoden er scannet.

Hvis der afleveres et ukomplet materiale, vil materialet ikke blive afleveret
og i stedet vist i tabellen ”Ikke afleverede materialer”, som vist på
nedenstående billede. Hvis de resterende dele af materialet herefter
scannes, vil materialet blive afleveret.
Figur 19 viser, hvorledes det ser ud, når man har afleveret et ukomplet materiale.
Dette vil være placereret under ”Ikke afleverede materialer”, samt være markeret
med en trekant med udråbstegn i.
3. Hvis materialet ikke afleveres på den filial, hvor det hører til:

Såfremt at materialet er flydende og afleveringsfilialen er omfattet af
materialets flydegruppe vil materialet automatisk skifte placering til der,
hvor det afleveres.

Såfremt materialet ikke er flydende, eller afleveringsfilialen ikke er omfattet
af materialets flydegruppe, vil brugeren få en besked om, at materialet skal
sendes tilbage til den filial, hvor det har placering.
Figur 20 Besked om at materialet skal sendes retur
4. For at få udskrevet en kvittering på bonprinter (se afsnit 11.4.3) skal der
sættes flueben i checkboksen for ”Kvittering” og tryk på ”Afslut aflevering”.
Hvis du også har sat flueben i ”Opfyld reservation”, vil der desuden blive
39 of 188
udskrevet reserveringsnoter for materialer, som opfylder reservationer. Det er
muligt at fravælge udskrift af kvittering/reserveringsnote, hvis sådanne ikke
ønskes.
Figur 21 viser, hvorledes Merle Christiansen er ved at aflevere materialet “Harry
Potter og Flammernes Pokal”, og at hun nu ingen lånte materialer har.
Hjemkaldelse ved manglende aflevering
Cicero kan sende beskeder til lånere, om at afleveringsfristen på materialer
nærmer sig. I “F7 Sysadmin” kan man i “Serveropsætning” bestemme, hvor
mange dage før afleveringsdatoen at denne besked skal sendes. Det gøres i
parmateret ”Dage før afleveringsfrist at notifikation sendes”. Hvis lånere, af den
ene eller grund, ikke afleverer materialer til tiden, sender Cicero også en besked
til låneren, om at materialet har overskredet dets afleveringsfrist. Hvor mange
dage efter afleveringsdatoen denne besked skal sendes, defineres også i
“Serveropsætning”. Dette gøres i parameteret “Dage efter afleveringsfrist at
notifikation sendes.”
Transitnote
Når et modtaget materiale skal transporteres fra en filial til en anden, printes en
transitnote.
Transitnoten bliver printet i følgende tilfælde:
1) Hvis et ikke-flydende materiale bliver afleveret i en anden filial end dets
hjemmefilial.
2) Hvis et flydende materiale bliver afleveret i en filial, som ikke er omfattet
af materialets flydegruppe.
3) Hvis et materiale er reserveret og skal afhentes på en anden filial.
4) Hvis et materiale er blevet købt og modtaget på en filial, men skal sendes
til en anden filial.
40 of 188
Låner
Funktion: Find låner
Fane: Låner
Under fanen ”Låner” kan du søge efter en låner eller oprette en ny.
Søg låner
1. I søgefeltet ”Nummer” kan du skrive lånernummer, lånerkortnummer, CPRnr., CVR-nr., biblioteksnummer, UNI-login og WAYF-login. Cicero finder selv
ud af om du har skrevet lånernummer, CPR-nr., lånernummer osv. Dette
gælder hver gang inputboksen nummer optræder i brugergrænsefladen.
2. Søgningen viser resultater på søgeordet i en listevisning. Er der ikke
søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom.
3. Du kan få vist yderligere oplysninger om en låner ved at dobbeltklikke på denne
i tabellen, hvorefter en detaljeside med låneroplysninger vises.
Figur 22 viser lånerfanen og viser, hvordan låneren kan fremsøges på f.eks. navn.
5.6.1.1 Print liste af lånere med stregkoder
Hvis du ønsker at printe en liste af lånere, hvor blandt andet deres lånernummer
findes i form af en stregkode, er fremgangsmåden den samme, som beskrevet i
afsnit 3.4.3. For at printe listen, klik blot på knappen ”Print og eksporter”, som er
placeret under tabellen med lånere.
Det kan være du eksempelvis har brug for at printe en liste med alle elever i en
klasse. Fremsøg klassens lånergruppe, og klik på knappen ”Print og eksporter”.
Printet vil indeholde følgende informationer:
41 of 188
1. Navn
2. Lånernummer
3. Stregkode (til at fremsøge låneren på)
4. Adresse
5. Postnummer og by
6. Telefon
7. E-mail
Hvis man ønsker at printe en liste hvor stregkoder står tæt op ad hinanden
(brugbart for mange skoler) skal man inde i F7, Serveropsætning erstatte koden
i ”Låner, HTML-printskabelon for lånerliste” med en anden kode. Den kode, den
skal erstattes med kan findes bagerst i brugermanualen i Appendix A.
Ønskes det i stedet at printe en liste kun med stregkode og lånernavn, kan man
erstatte koden med koden i Appendix B.
Opret låner
1. For at starte lånerregistreringen skal du klikke på ”Opret låner” ikonet, og en
detaljeside fremkommer.
2. Vælg lånertypen: person, virksomhed, bibliotek eller gruppe2. Typen kan ikke
ændres efterfølgende.
Ved oprettelse af virksomhedslåner skal der også vælges type. Dette gøres i
feltet ”Type". For virksomhedslånere af typen ”Privat” kan der sendes til
inkasso, men ikke de øvrige typer.
3. Udfyld alle relevante felter for låneren; kontaktoplysninger, lånergruppe
tilhørsfilial og kommune.

Sæt også notifikationsmuligheder for låneren, læs herom i afsnit 5.6.7.1.

Under navn kan man tilføje en værge, der pt. blot er en information til
bibliotekaren om at låneren har en værge. En angivet værge har lige nu
ingen funktionalitet i forhold til beskeder eller lignende.
4. Angiv lånerkort/låner-id under ”Brugerid”. Vælg type, status, og angiv
nummeret (cpr-nummer, lånerkort-nr, eller UNI-login brugernavn). Angiv
endvidere en pinkode, der bruges til alle brugerid.
5. Klik på knappen ”Opret låner”. Låner er nu oprettet og klar til udlån m.v.
2
Gruppe kan benyttes til institutioner eller til læsegrupper der ønsker at have en ansvarlig
kontakt person der kan stå for udlån til gruppen.
42 of 188
Figur 23 Lånere kan oprettes fra lånerfanen ved at klikke på “Opret låner” ikonet.
Opret-formularen vises i en detaljeside, hvor brugeren skal udfylde alle
obligatoriske felter.
Sæt fraværsperiode for låner
En låner kan markeres som fraværende for en periode eller på ubestemt tid.
1. Fremsøg låneren, der skal sættes en fraværsperiode for.
2. Dobbeltklik på den ønskede låner for at åbne detaljesiden.
3. Vælg datoerne ud for ”Fraværsperiode.
4. I perioden hvor låneren er fraværende, vil det betyde følgende:
a.
På reservationskøen i en bibliografisk post vises et rødt udråbstegn ud
for låneren.
i. Låneren springes over, men beholder sin plads i køen.
b.
På pluklisten vil vedkommendes reserverede materialer , blive
udeladt.
c.
Særligt for Biblioteket Kommer-lånere:
i. Ved fremsøgning af en låner på F2 -> Biblioteket Kommer vil
låneren være markeret med et rødt udråbstegn.
ii. På rutevisning (Biblioteket Kommer) vil låneren være
markeret med et rødt udråbstegn, og låneren udelades fra
kørelisten.
43 of 188
Figur 24 Fraværsperioden kan være åben i begge ender. Dvs. der kan angives en
start- og/eller slutdato.
Slet låner
1. Først fremsøges låneren, som ønskes slettet, under fanen ”Låner”.
2. Dobbeltklik på den ønskede låner, så lånerstatus for låneren vises.
3. Tryk på knappen ”Slet”.
a.
Hvis sletningen fortrydes tryk på knappen ”Nej” i dialogvinduet
”Bekræft sletning”.
b.
Hvis brugeren stadig ønskes slettet tryk knappen ”Ja” i dialogvinduet
”Bekræft sletning”.
En låner kan ikke slettes, hvis et af følgende kriterier opfyldes:

Låner har aktive mellemværende

Låner har aktive materialelån eller fjernlån

Låner har en booking med aktive materialelån
Hvis en låner, der opfylder et af ovenstående kriterier, forsøges slettet, vises
et dialogvindue der fortæller, hvorfor låneren ikke kan slettes.
44 of 188

Figur 25 Lånere kan slettes fra lånerstatus ved at klikke på ”Slet” knappen,
hvorefter brugeren vil blive spurgt, om brugeren er sikker på at ville slette
låneren.
Lånerstatus
I lånerstatus vises detaljer om en låner. Lånerstatus kan vises ved
a. At dobbelt-klikke på en fremsøgt låner i søgningstabellen.
b. At klikke på brugernes navn, som står over tabellen, ved udlån/aflevering eller
reservation. Ved klik på f.eks. ”Udlånte”-tallet hoppes der direkte til ”Udlån”
fanen.
Når låner er søgt frem, er der følgende valgmuligheder:

For at se stamdata for låneren vælges fanen ”Låner”.

For at se udlån for låneren vælges fanen ”Udlån”.

For at se reservationer for låneren vælges fanen ”Reservationer”.

For at se gebyrer for låneren vælges fanen ”Mellemværende”.

For at se beskeder sendt til låneren vælges fanen ”Beskeder”.
45 of 188
Figur 26 Lånerstatus viser detaljer om en låner. De forskellige informationer
tilknyttet låner er opdelt i faner. Indholdet af ”Låner”-fanen er afhængig af,
hvilken lånertype der vises. F.eks. vil en virksomhed have andre stamdata end en
låner af typen person.
5.6.5.1 Lånerstatus – Lånerfanen
1. På ”Låner”-fanen vises lånerens stamdata.
2. Foretag ændringer til stamdata og tryk derefter ”Gem”.
3. Hvis der er angivet ugyldigt information, f.eks. for få cifre i personnummeret,
vises der en fejlbesked, og der kan ikke gemmes. For at annullere
ændringerne, tryk på ”Annuller”.
4. Lånerens status kan printes på lånerdetaljesiden ved at klikke på ”Print
lånerstatus”. Ved print af lånerens status samles en liste over lånerens navn,
låner nr., lån, reservationer og gebyrer.
5.6.5.2 Lånerstatus – ”Udlån” fanen
På ”Udlån” fanen vises de materialer, der er udlånt til låneren, og hvor antallet af
udlån vises i fanes titel. F.eks. betyder ”Udlån (9)”, at der er ni udlån. Fra ”Udlån”
fanen kan du desuden forny materialer eller sætte dem i bero.
1. Materialer, der har overskredet afleveringsfristen, vises med et ”!” i
”Afleveringsfrist” kolonnen.
46 of 188
2. For at forny et eller flere udlån skal de først markeres. Tryk derefter ”Forny
valgte”. For at forny alle udlån trykkes ”Forny alle”.
a.
Hvis udlånene fornys, vises der meddelelse herom, og der vises et
”succes”-ikon. ”Afleveringsfrist”-kolonnen opdateres og viser den nye
afleveringsfrist.
b.
Hvis udlånet ikke kan fornys, vises begrundelsen for afvisning i tooltippet for ”advarsels”-ikonet. Begrundelse for manglende fornyelse
kunne være, at materialet er reserveret, eller at det har været fornyet
det maksimale antal gange.
3. Hvis et udlån ikke kan fornyes, og du har rettighed til at overskrive, kan du
gennemtvinge fornyelsen. Det gøres ved at markere de materialer, der ikke
kunne fornys og derefter trykke på ”Gennemtving fornyelse”.
4. For at sætte et udlån i bero skal et udlån vælges og efterfølgende trykkes ”Sæt
i bero”. Der skal nu indtastes eller vælges en ny afleveringsfrist. Klik OK, og
applikationen opdaterer udlånet med den nye afleveringsfrist og kvitterer med
besked om, at udlånet er sat i bero, og udlånet får status ”Sat i bero”. Er der
aktive reservationer på det lånte materiale, gives besked i en pop-up.
Figur 27 Udlånsfanen giver et overblik over en låners udlån. Det er muligt at forny
udlån fra denne fane og sætte udlån i bero.
47 of 188
5.6.5.3 Lånerstatus – Reservationsfanen
I fanens titel vises antallet af de reservationer, der er klar til afhentning i parentes.
På reservationer klar til afhentning vises: forfatter, titel, materialenummer,
faustnummer, reservationstype, afhentningssted, sidste afhentningsdato og
afhentningsnummer.
Antallet af aktive reservationer vises under kolonnen med reservationer klar til
afhentning. Se Figur 28.
På de aktive reservationer får du oplysninger om: forfatter, titel,
materialenummer (hvis det er en reservation på et enkelt materiale),
faustnummer, reservationstype, afhentningssted, dato for oprettelsen af
reservationen, interessedato og nummer i reservationskøen.
Figur 28 Reservationsfanen viser oversigt over låners reservationer. Nederste
tabel indeholder alle lånerens reservationer. Øverste tabel viser de reservationer,
der er klar til lånerens afhentning.
Du kan slette reservationer ved at klikke på krydset. Både reservationer klar til
afhentning og aktive reservationer kan slettes. Den reservation, der ønskes
slettet, skal være markeret. Disse handlinger kan fortrydes, da ændringerne først
træder i kraft, når du klikker på ”Gem” knappen.
48 of 188
På de aktive reservationer kan interessedatoen ændres – enten ved at ændre
datoen manuelt i feltet eller ved at bruge kalenderen til højre for det.
5.6.5.4 Lånerstatus – Mellemværende fanen
På ”Mellemværende”-fanen vises de mellemværender (gebyrer og erstatninger),
som låneren har. Tallet, der vises i fanens titel, angiver det samlede skyldige
beløb. F.eks. betyder ”Mellemværende (kr. 120,00)”, at låneren samlet skylder
kr. 120,00.
Et mellemværende kan være tilknyttet mange materialer. Information om disse
materialer kan ses via tool-tippet på ”Forfatter”- og ”Titel”-kolonnerne.
I ”Status”-kolonnen kan du se gebyrets/erstatningens status.
Applikationen opretter selv gebyrer ved for sent afleveret materiale og
erstatninger ved stor overskridelse af afleveringsfristen. Det er også muligt
manuelt at oprette gebyrer og erstatninger ved at bruge ”Gebyr”- eller
”Erstatning”-ikonerne.
Et gebyr eller en erstatning kan redigeres ved at markere en række i tabellen og
derefter klikke ”Rediger”. På mellemværender kan der ses detaljer om
mellemværendet og evt. tilknyttet lån ved at klikke på et mellemværendet.
Et gebyr eller en erstatning kan annulleres ved at markere en række i tabellen og
derefter klikke ”Annuller”. Når et gebyr/en erstatning annulleres, vil det ikke blive
regnet med i lånerens samlede skyldige beløb.
49 of 188
Figur 29 ”Mellemværende”-fanen viser lånerens mellemværende
Mellemværende
Låner kan have et økonomisk mellemværende med biblioteket i form af gebyrer
eller regninger. I det følgende afsnit er det beskrevet, hvordan mellemværende
oprettes og håndteres i Cicero.
50 of 188
Figur 30 Eksempel visning af låners mellemværende.
5.6.6.1 Tilskrivning af gebyr
Tilskrivning af gebyr vil ske i følgende situationer:

Ved aflevering af
afleveringsfrist.
et
materiale,
hvor
afleveringen
sker
efter
lånets

Ved fornyelse af et materiale, hvor fornyelsen foretages efter lånets
afleveringsfrist. Det er også en fornyelse, hvis et materiale udlånes til en
låner, der allerede har lånt materialet.

Ved i bero-sætning af et lån, hvor bero-sætningen foretages efter lånets
afleveringsfrist.

Ved manuel oprettelse i Mellemværendefanen, se 5.6.5.4.

Hvis materialet aldrig afleveres tilskrives gebyr af det natlige job sammen med
oprettelsen af erstatning. Materialet anses for tabt når lånets afleveringsfrist
er overskredet med et konfigureret antal dage (konfigureres pr. bibliotek).
Hvis en låner er fritaget for erstatning, vil der hverken blive oprettet gebyr
eller erstatning af det natlige job for denne låner. Er låneren fritaget for gebyr,
vil erstatningen blive oprettet, men ikke gebyret.
Tilskrevne gebyr kan brugeren se på fanen Mellemværender, se afsnit 5.6.5.4.
Beregning af gebyr er baseret på takster, der er konfigureret pr. bibliotek. I
beregningen indgår lånerens alder og det antal dage, afleveringen eller fornyelsen
har overskredet udlånets afleveringsfrist.
Gebyrtakster kan kun defineres for personlånere. Lånerens alder læses fra
lånerens fødselsdato, men er lånerens alder ukendt, bruger systemet 12 år som
alder. Ønsker man at oprette gebyr til andre end personlånere, skal det gøres
manuelt på ”Mellemværende”-fanen, se afsnit 5.6.5.4.
51 of 188
En låner kan være fritaget fra at få tilskrevet gebyr, Hvis en låner er
direkte eller indirekte tilknyttet en lånergruppe der er ”fritaget for
gebyr”, bliver der ikke automatisk tilskrevet gebyr. Med indirekte henvises
til at en lånergruppe arver egenskaber fra overliggende lånergrupper. Selvom en
låner er ”fritaget for gebyr”, kan brugeren stadig manuelt oprette et gebyr på
låneren.
Et tilskrevet gebyr stiger ikke automatisk. Skal der ændres i gebyret, skal
brugeren manuelt rette dets beløb.
Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender.
Det er en manuel arbejdsgang, der udføres fra ”F5 Mellemværende”, se 9.2.4.
5.6.6.2 Oprettelse af erstatning
Oprettelse af erstatning sker i følgende situationer:

Ved manuel oprettelse, se 5.6.5.4.

Hvis materialet aldrig afleveres, oprettes erstatning af det natlige job.
Systemet opretter også et gebyr på dette tidspunkt (se forrige afsnit for
informationer om gebyret). Se afsnit 5.6.6.5 om den automatiske oprettelse
af erstatning.
I en erstatning indgår to beløb: materialepris og håndteringsomkostninger.
Materialeprisen hentes fra det lånte materiale, hvis der ikke forefindes nogen
materialepris på materialet vil der ud fra opsætningen i F6Standardpriser (se
afsnit Error! Reference source not found.) blive tildelt en materialepris via
standardpriser. Håndteringsomkostningerne hentes i stedet fra konfigurationen.
Håndteringsomkostning
konfigureres
pr.
bibliotek.
Materialeprisen
og
håndteringsomkostninger hentes ved oprettelse af erstatningen, men kan ændres
efterfølgende.
Alle typer af lånere vil få oprettet erstatning, medmindre de er med i en
lånergruppe, som er fritaget for erstatninger.
Der sendes ikke automatisk brev til lånere om deres udestående mellemværender.
Dette er en manuel arbejdsgang, der udføres fra ”F5 Mellemværende”.
5.6.6.3 Manuel oprettelse af mellemværende
Gebyr og erstatninger kan oprettes manuelt. Dette gøres ved at fremsøge en
låner, navigere til ’Mellemværende’-fanen og klikke på enten
eller
. Udover beløb og materialeoplysninger vedrørende et
mellemværende kan der også gemmes en note til låneren samt en intern note.
Note til låner anvendes i statusopgørelse og rykkere til låneren og som tekst på
bevægelser på konto, når mellemværende betales. Den interne note sendes ikke
til låner og kan kun ses på det pågældende mellemværende.
Ved
oprettelse
og
redigering
af
en
erstatning
kan
materialepris
håndteringsomkostninger hentes automatisk eller ved tryk på knappen
og
.
5.6.6.4 Manuel annullering af gebyr og erstatning
Gebyrer og erstatninger på låneren i ”Mellemværende”-fanen kan annulleres ved
at markere et gebyr eller erstatning og trykke på ”Annullér”. Status-kolonnen for
det markerede vil nu blive opdateret med ”Annulleret”, se sidste afsnit i 5.6.5.
52 of 188
5.6.6.5 Igangsætning af erstatningsforløb
Cicero igangsætter automatisk et erstatningsforløb for tabt materiale, når et udlån
har passeret afleveringsfristen med et konfigurerbart antal dage. Den beregnede
erstatning er en sum af materialepris og håndteringsomkostninger.

Materialeprisen hentes fra materialet, og håndteringsomkostningerne
hentes fra konfigurationen.

Når en erstatning oprettes automatisk sættes materialet til ”bortkommetikke betalt”. Når et materiale er sat som bortkommet-ikke betalt, vil det
optræde på lånerens udlånsliste, men ikke kunne lånes til andre lånere.
5.6.6.6 Automatisk annullering af erstatning
Ved aflevering af et materiale, annulleres automatisk erstatningen der måtte være
oprettet på det. Annullering betyder, at erstatningen stadig kan ses under
lånerstatus, men at erstatningssummen nulstilles.
Applikationen gør det bortkomne materiale lånbart igen, når det afleveres.
5.6.6.7 Betaling af mellemværende
Når en låner betaler mellemværender til en ansat, kan den ansatte vælge mellem
hel eller delvis betaling af mellemværendet eller fuld betaling af alle lånerens
mellemværender. Hvis der betales delvist, vil Cicero vælge at betale de ældste
mellemværender først.
Betaling foregår på lånerens ”Mellemværende” fane:
1. Markér et mellemværende og tryk på ”Betal”-knappen.
2. Vælg mellem ”betal markerede” eller ”betal alle” mellemværender.
3. Vil man printe en kvittering, kan man vælge det til med checkboksen, se Figur
31. Herefter vil en kvittering blive udskrevet, når betalingen gennemføres ved
at trykke på ”OK”-knappen. I tilfælde af at en printer ikke er tilknyttet, vil
kvitteringen kunne gemmes som en HTML-fil.
4. Hvis checkboksen ”Foretag betaling i ØS” er markeret, bliver betalingen
overført til økonomisystemet. Hvis betalingen allerede er foretaget, skal
markeringen fjernes, inden man trykker ”OK”.
Ved betaling opretter applikationen en transaktion med betalingen på en
gebyrkonto eller erstatningskonto som konfigureret. Se afsnit 10.1.2.
53 of 188
Figur 31 Under betalingen kan kvittering vælges fra og til.
5.6.6.8 Fortryd seneste betaling
Ved fejlregistreret betaling (hel- eller delvis), f.eks. hvis den ansatte har
registreret en betaling af et mellemværende, men låneren alligevel ikke kan
betale, kan den ansatte fortryde seneste betaling.
Denne funktion skal ikke forveksles med funktionen ”Tilbagebetal erstatning”, som
anvendes ved tilbagebetaling til låner, hvis f.eks. vedkommende afleverer en bog
efter at have betalt en erstatning for den.
Når betalingen registreres, opretter applikationen en transaktion på en konto.
Fortrydes betalingen, opretter applikationen endnu en transaktion for at
modregne beløbet på samme konto. Se afsnit 6.8.
5.6.6.9 Tilbagebetal erstatning
Når et materiale, der er oprettet en erstatning på, alligevel bliver afleveret, og der
allerede er blevet registreret en betaling herpå, kan brugeren tilbagebetale det
betalte beløb. Dette gøres ved at markere erstatningen, og trykke på knappen
”Tilbagebetal erst.”.
Denne proces afleverer ikke materialet automatisk.
54 of 188
Da erstatningen blev betalt, oprettede applikationen en transaktion på det betalte
beløb. Ved tilbagebetaling af erstatning opretter applikationen endnu en
transaktion på samme konto for at modregne.
5.6.6.10
Blokering af låner pga. mellemværende
I konfigurationen kan der sættes en maksimalt tilladt gældsgrænse for lånere (se
afsnit 5.6.6.11) og en grænse for, hvornår lånere igen får fjernet deres blokering.
Blokering kan aktiveres og deaktiveres på et bibliotek med konfigurationen
”Blokering af låner”.
De to gældsgrænser er: ”Beløb for blokering af låner i kr.” og ”Beløb for fjernelse
af blokering af låner i kr.”.
Blokering sker, hvis lånerens samlede gebyrer overstiger ”Beløb for blokering af
låner i kr.” og kun ved afsendelse af saldoopgørelse til låneren. Årsagen er at
låneren skal have et varsel om blokeringen og i saldoopgørelsen vil stå en frist;
En dato beregnet som dags dato plus f.eks. otte dage. Fristen konfigureres pr.
bibliotek, i ”Blokeringsvarsel i dage”.
Betaler låneren sit mellemværende inden fristen, så det skyldige beløb kommer
under gældsgrænsen ”Beløb for fjernelse af blokering af låner i kr.”, ophæves
blokeringen. Hvis dette ikke sker inden den varslede dag, bliver låneren forhindret
i at foretage yderligere lån og reservationer. Annullering af gebyr og redigering af
gebyrbeløb vil ligeledes kunne fjerne blokeringen.
Det er kun summen af lånerens gebyrer, der har indflydelse på blokering og
fjernelse af blokering. Erstatninger har ikke betydning i denne sammenhæng.
5.6.6.11
Konfiguration
I beregning af gebyr indgår takster baseret på lånerens alder og det antal dage,
hvormed lånet har overskredet afleveringsfristen. Denne oplysning læses fra
konfigurationen og er konfigureret pr. bibliotek.
I beregningen af erstatningssum indgår materialets pris, som læses fra
materialets oplysninger i Cicero og en håndteringsomkostning, som læses fra
konfigurationen. I konfigurationen er også en parameter, der fortæller, hvor
længe efter afleveringsfristen, at erstatning skal igangsættes. Denne
konfiguration ligger sammen med konfigurationen for gebyrer og er således også
pr. bibliotek.
I blokering og fjernelse af blokering af låner indgår to beløb. Beløbsgrænsen for
hvornår låner bliver blokeret og beløbsgrænsen for, hvornår låner ikke længere
er blokeret og igen kan låne og reservere.
Beskeder sendt til låneren
Under ”Besked”-fanen på en låner, er det muligt at se de beskeder, der er blevet
sendt til låneren fra biblioteket. Dette dækker over sms, e-mail og digital post.
Her er det er muligt at se det originale afsendertidspunkt og hvornår beskeden
har skiftet til den nuværende status, altså det ændrede tidspunkt. De forskellige
beskeder kan sorteres efter kategori mm. Der er mulighed for at se dato og tid
for, hvornår beskeden blev sendt. Samtidig er der en status, som viser, om
beskeden er sendt, afventer eller er fejlet. Efter 30 dage kan selve beskeden
desværre ikke vises længere grundet loven om anonymisering.
Beskeder som ikke kan sendes digitalt til låneren, enten fordi de fejler eller fordi
låneren ikke er tilmeldt digitalt post, kan ses og administreres i hovedområdet
”Lister” under fanen ”Beskedkø”. Læs mere i afsnit 9.3.
55 of 188
Beskederne kan printes ved at anvende knappen ”Print valgte”.
Figur 32 Under ”beskeder” fanen kan de beskeder en låner er blevet tilsendt ses
og printes.
5.6.7.1 Notifikationsmuligheder hos låneren
Lånerens fortrukne notifikationsvej defineres inde på lånerens detaljeside.
Notifikationer kan sendes som sms og e-mail og digital post, og vælges ved at
give telefonnummeret og e-mailadressen en bestemt type, nemlig den hvor der
står (notif). Når denne type er valgt, sættes automatisk et flueben i tjekboksene
nederst. Du kan kun fjerne fluebenet ved at ændre typen, og altså ikke ved at
klikke på boksen.
Hvis låneren er tilmeldt digital post og låner ønsker, at biblioteket skal anvende
denne, skal der sættes flueben ud for digital post.
Notifikationerne bruges til at kontakte låneren, hvis eksempelvis et reserveret
materiale er klar til afhentning, et materiale snart skal afleveres osv.
56 of 188
Figur 33 På en låners side kan der igennem dropdown-menuerne vælges, hvilke
notifikationsmuligheder der skal slås til.
Du kan vælge hvilke typer af beskeder/notifikationer du ønsker at sende til
låneren i hovedområdet ”Admin” under fanen ”Serveropsætning” ved at skrive
den eller de værdier du ønsker – f.eks. ["EMAIL","SMS"]. Dit valg afhænger
desuden af lånerens primære notifikationsvalg som beskrevet ovenfor.
Oversigt over de notifikationstyper, der sendes til låneren:
Område
Type
Beskrivelse
Låner
SMS, email, digital post
Velkomst til ny låner
Udlån
Udlånskvittering
Aflevering
Materialelån skal snart afleveres
Aflevering
Afleveringsfrist
overskredet,
hjemkaldelse af materialet
Aflevering
Materiale er afleveret
Reservation
Reservation udløbet
Reservation
Reservation slettet
57 of 188
Reservation
Materialelån klar til afhentning
ved skranke
Reservation
Materiale klar til afhentning til
brug i læsesal
Reservation
Materiale klar til afhentning
Booking
Låner ændres på booking
Booking
Booking slettes
Booking
Booking går fra aktiv til proces
Booking
Booking afvist
Mellemværende
Digital post
Saldoopgørelse
Mellemværende
Digital post
1. rykker
Mellemværende
Digital post
2. rykker
Mellemværende
Digital post
3. rykker
Blokér låner
Som beskrevet i afsnit 5.6.6.10 kan Cicero automatisk blokere lånere, hvis der
samlede gæld overstiger den angivne værdi. Endvidere kan Cicero automatisk
blokere
lånere,
hvis
de
indtaster
en
forkert
pinkode
på
selvbetjeningsautomaterne. Dette skal dog sættes op på automaten. Derudover
kan man også manuelt blokere lånere.
Der er seks blokeringsgrunde:

Blokeret af selvbetjeningsautomaten (automatisk)

Forlænget udelukkelse

Gebyrgrænse overskredet (automatisk)

Selvoprettet på web

Stjålet

Udelukket
For at blokere en låner skal man fremsøge låneren og åbne detaljevisningen:
1. Angiv blokeringsdato oppe i højre hjørne
2. Vælg blokeringsårsag i dropdown menuen
3. Afslut ved at klikke gem
For at fjerne en blokering skal man slette blokeringsdatoen og klikke gem.
Herefter vil låneren kunne låne bøger igen. Den automatiske blokering ved
overskridelse af gældsgrænse bliver automatisk fjernet, når låner betaler sin
gæld.
58 of 188
Biblioteket Kommer
Tilføj lånere til Biblioteket Kommer-ordningen.
For at tilføje en låner til Biblioteket Kommer skal du åbne den almindelige
detaljevisning for låneren. Under Biblioteket Kommer vælges ”Deltager i ordning”.
Herefter får du mulighed for at udfylde Biblioteket Kommer-oplysninger for
låneren. Udfyld ansvarlig bibliotekar, rute, kørselsnote og interesseområde. For
at en bibliotekar kan sættes som ansvarlig, skal vedkommende have tildelt
rettigheden ”Biblioteket Kommer-ansvarlig”.
Hvis Biblioteket Kommer-lånere skal have en længere udlånsperiode end andre
lånere, bør der oprettes en ny udlånsprofil, hvor udlånsperioden specificeres.
Udlånsprofilen tilføjes alle de materialegrupper, som Biblioteket Kommer-lånere
må anvende. Til denne udlånsprofil knyttes en lånergruppe f.eks. kaldet
”Biblioteket Kommer”. Læs mere under afsnit 11.1.3 Materialegrupper og
udlånsprofiler.
Figur 34 Tilføj låner til Biblioteket Kommer-ordning
Opret ruter til Biblioteket Kommer
For at oprette og redigere ruter i Cicero, skal du som bruger have rettigheden
”Biblioteket Kommer – Opret og rediger”.
Åbn F6 -> ruter og vælg Biblioteket Kommer. Klik på opret rute og udfyld navn
samt beskrivelse. Du har mulighed for at tilføje køredage til ruten ved at trykke
på plusset og vælge en dato.
59 of 188
Figur 35 Håndter ruter for Biblioteket Kommer
Datoen tilføjes, når du klikker på den i kalenderen. Du tilføjer Biblioteket Kommerlånere ved at klikke på plusset ud for ”Lånere”. Herefter vises en pop-up, hvor du
har mulighed for at fremsøge låneren ud fra en række kriterier.
Figur 36 Tilføj lånere til en rute
60 of 188
Du kan f.eks. fremsøge lånere, som en bestemt bibliotekar er ansvarlig for. Du
kan fremsøge alle Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og
trykke på ”søg”-knappen. Lånere og køredage kan slettes fra ruten ved at klikke
på slet-ikonet under tabellen. Det er muligt at placere BK-lånere på ruten i en
foretrukket rækkefølge ved at flytte de enkelte lånere op og ned med pilene på
rutevisningen.
Print lister til Biblioteket Kommer
Rute (køreseddel)
1. Gå til F6 -> ruter og vælg Biblioteket Kommer.
2. Åbn den rute, du vil printe.
3. Klik på knappen ”Print og eksporter” og vælg det ønskede format.

Der udskrives nu en køreliste til chaufføren, som foruden navn, adresse
og telefonnummer på lånerne, indeholder leveringsnote og navn på den
ansvarlige bibliotekar for hver låner.

Hvis en låner på ruten er fraværende på det tidspunkt, hvor kørelisten
udskrives, bliver vedkommende udeladt på udskriften.
Liste over en låners tidligere lån
1. Gå til F2 -> låner og fremsøg låneren på normal vis.
2. Åbn detaljevisningen.
3. Vælg ”Print lånerstatus”

For Biblioteket Kommer-lånere indeholder dette print også lånerens
tidligere lån. Det er muligt at angive, hvor længe oplysninger gemmes
før de anonymiseres for Biblioteket Kommer-lånere. Se afsnit 5.4.2 om
anonymisering af låneroplysninger og udlånsdata.
Liste over Biblioteket Kommer-lånere
1. Gå til F2 -> Biblioteket Kommer.
2. Klik på pilen for at fremsøge en låner.
Herefter vises en pop-up.
3. Fremsøg de lånere, du vil udskrive. Du kan få vist en liste over alle
Biblioteket Kommer-lånere ved at nulstille søgekriterierne og trykke på søg.
4. Klik på Print og eksporter og vælg det ønskede format.
61 of 188
Figur 37 Print alle Biblioteket Kommer-lånere
Find og reserver materialer
Gå til F2 -> Biblioteket Kommer. Fremsøg den låner, du vil finde materialer til.
Når du har valgt en låner, vil søgeområdet være aktivt, og lånerens navn fremgår
længst til højre for søgefeltet. Nu kan du fremsøge materialer som vanligt. Af
tabellen vil det fremgå, hvis et materiale tidligere har været udlånt til den valgte
låner. Dette vises med en advarselstrekant i tabellen. Materialet kan dog stadig
reserveres til låneren.
Når du har indtastet et CQL-søgeudtryk, har du mulighed for at gemme det ved
at klikke på knappen placeret ude til højre i søgefeltet. Søgningen gemmes kun
for den valgte Biblioteket Kommer-låner og gør det således muligt at gemme
søgekriterier, der afspejler den enkelte låners interesser.
62 of 188
Figur 38 Gem søgning for denne låner
Når du klikker på tilføj til reservation, vil den valgte låner automatisk blive
tilknyttet reservationskurven.
Udlån
Du udlåner materialer til Biblioteket Kommer-lånere på normal vis. Du vil
imidlertid blive gjort opmærksom, hvis du er ved at udlåne et materiale til en
låner, som tidligere har lånt materialet. Dette vises med en advarselstrekant. Du
har dog mulighed for at gennemtvinge udlånet, hvis du alligevel ønsker at udlåne
materialet til låneren. Ønsker du at materialer skal autoudlånes til Biblioteket
Kommer-lånere, bør du oprette en lånergruppe for disse og vælge ”Autoudlån”.
63 of 188
Figur 39 Denne Biblioteket Kommer-låner har tidligere lånt det valgte materiale.
Sæt fraværsperiode for låner
Alle lånere kan markeres som fraværende for en periode. Dette gøres ved at gå
til F2 -> låner og åbne detaljesiden for en låner. Vælg datoerne ud for
”Fraværsperiode”.
Hvis en Biblioteket Kommer-låner er fraværende, vil det fremgå følgende steder:

På rutevisningen: Der vises et rødt udråbstegn ud for låneren.


På reservationskøen i en bibliografisk post: Der vises et rødt udråbstegn ud
for låneren.


Låneren bliver udeladt fra kørelisten, der udskrives.
Låneren springes over, men beholder sin plads i køen.
Ved fremsøgning af en låner under F2 -> Biblioteket Kommer vil fraværende
lånere være markeret med et rødt udråbstegn.
Et materiale vil ikke fremgå af pluklisten hvis reservationen tilhører en fraværende
BK-låner.
64 of 188
Figur 40 Rutevisning, hvor en låner er fraværende for en periode
65 of 188
6
Accession
Dette kapitel beskriver de funktioner, der er tilgængelige i hovedområdet
”Accession”. Området er dedikeret til anskaffelse, indkøb og modtagelse af nye
materialer. Det er her, du fremsøger bibliografiske poster på materialer biblioteket
allerede har beholdning på - dette foregår primært med henblik på at anskaffe sig
yderligere eksemplarer eller indkøber eksemplarer af helt nye materialer. Det er
også i dette område, at du kan tilgå ugens materialevalgslister og foretage
gennemsyn af listerne samt forestå bestillinger af materialerne. Materialerne
bestilles herefter direkte hos leverandøren via det elektroniske Editx-samarbejde.
Vær opmærksom på at abonnement for periodika beskrives særskilt i kapitel 11.
Søgning
Funktion: Tilføj bibliografiske poster til en materialevalgsliste
Hovedområde: Accession
Fane: Søgning
For at kunne foretage materialevalg søges efter de bibliografiske poster, som
ønskes tilføjet til en materialevalgsliste.
Søgningen foretages med en CQL-søgning under fanen ”Søgning”, som vist i Figur
41. Her er der søgt på udtrykket ti=”Da Vinci”. Det er muligt at søge på
bibliografiske poster på andre biblioteker ved at indtaste biblioteksnummeret. Se
afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter bibliografiske poster.
Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit 5.1, da den også
returnerer resultater, du ikke har beholdning på.
Det er muligt at søge ud fra sin egen ugeliste fra dansk bogfortegnelse ved at
taste: kk=dbf<årstal><ugenr> Hvis du har behov for at søge efter flere uger kan
søgeudtrykket
se
således
ud:
kk=dbf<årstal><ugenr>
OR
kk=dbf<årstal><ugenr> OR kk=dbf<årstal><ugenr>.
Skal der kun søges skolerelevant materiale skal udtrykket se således ud:
kk=dbf<årstal><ugenr> AND sf=s
66 of 188
Figur 41 viser et søgeresultat skabt på baggrund af søgekriterier indtastet i CQLsøgefeltet. En bibliografisk post er valgt og kan tilføjes til materialevalgslisten.
1. Foretag en CQL-søgning. Resultatet af søgningen vises nu i tabellen.
2. Vælge de poster fra tabellen, som du ønsker at tilføje til en
materialevalgsliste, ved at markere med klik i checkboksen yderst til venstre
i listevisningen.
3. Vælg den materialevalgsliste, du vil tilføje poster til. (Vælg mellem
mulighederne i dropdown-menuen til venstre for knappen ”Tilføj til
materialevalgsliste”).
4. Når du har valgt en
materialevalgsliste” aktiv.
materialevalgsliste,
er
knappen
”Tilføj
til
5. Klik på ”Tilføj til materialevalgsliste” for at føje de valgte poster til
materialevalgslisten.
6. Der kan foretages nye søgninger og tilføjes nye poster til en liste, så længe
den ikke er afsendt som ordre, og derfor stadig har status ”åben”.
Du kan også vælge at oprette en ny liste ved at klikke på ”Opret liste” til højre for
søgemenuen (se Figur 41). En fly-in vises (se Figur 42), og der indtastes et
passende navn til listen. Klik derefter ”Gem”. Klik på ”Annuller”, hvis du fortryder
oprettelsen. Det er muligt at knytte en bestemt filial til listen via en filialdropdown. Dette er frivilligt, og denne filial-dropdown må gerne være tom, når du
gemmer. Desuden kan du knytte en deadline til materialevalgslisten. Denne er
udelukkende til information omkring forventet deadline og kan eksempelvis
bruges, hvis flere skoler bestiller materialer sammen, også selvom deadline på
listen overskrides, har det ikke konsekvenser for materialevalgslisten, og du kan
godt arbejde videre med din liste på trods af overskridelse af den påsatte deadline.
Det er muligt at redigere en allerede oprettet liste, samt at kopiere listen til
udvalgte filialer, se afsnit 6.2.
67 of 188
Figur 42 viser, hvordan man opretter en materialevalgsliste, som man kan tilføje
bibliografiske
poster
til.
Navn
er
obligatorisk
ved
oprettelse
af
materialevalgslisten, hvorimod filial og deadline er frivilligt at tilføje.
Materialevalg
Funktion: Bestilling af materialer
Fane: Materialevalg
For at foretage materialevalg åbnes fanen ”Materialevalg”. Du skal først vælge, at
se på de lister der endnu ikke er afsendt som ordre, ved at vælge status ”Åben”.
Dernæst skal du vælge hvilken periode du ønsker at se de åbne lister for, og
trykke på opdatér ikonet. Perioden er baseret på oprettelsesdatoen, dette vil sige
datoen hvor den pågældende er liste er oprettet første gang. Hvis listen
efterfølgende bliver opdateret er oprettelsesdatoen således stadig datoen, hvor
listen blev oprettet første gang. Herefter kan du vælge den liste du er interesseret
i, i dette felt
. Ønskes det at generere nye eller
opdatere lister fra DBC gøres dette ved at klikke på
og vælge de uger der skal
generes/opdateres lister til. Når listen er valgt, vises posterne i en listevisning (se
Figur 43).
68 of 188
Figur 43 Her er valgt en materialevalgsliste kaldet ”Skønlitteratur” med status
”åben”, som er oprettet indenfor den valgte periode. Bemærk at i
materialevalgslistens header kan du vælge at se priser fra forskellige
leverandører, samt filtrere antal og pris på bestillinger pr. filial, se nedenstående
afsnit 6.2.1 og afsnit 6.2.3.
Et konkret brugseksempel kunne være at man skulle danne en ny liste for den
kommende uge. I dette tilfælde skal man starte med at klikke på
og vælge
den kommende uge i dialogboksen. Herefter skal man sikre sig at
oprettelsesintervallet indeholder den dato hvor listen originalt blev oprettet,
hvilket i dette tilfælde ville være i dag. Derefter klikkes der på
den kommende uge vil nu kunne findes i
og listen for
.
I listen er det muligt at slette enkelte eller flere poster ved at markere dem og
klikke på
i nederste venstre hjørne.
Du kan redigere en eksisterende liste ved at trykke på ”Redigér liste”-ikonet, se
Figur 43. En fly-in kommer til syne, hvorfra du kan ændre navn, deadline og
eventuelt filial, som listen er knyttet til. Fra denne fly-in er det også muligt at
kopiere listen til andre filialer eller slette hele listen.
Når der genereres nye eller opdateres lister er det ikke altid at det er muligt at
generere/opdatere listerne for eksempel grundet, at der ikke er nogen materialer
på listerne eller, at opsætningen af listernes skabeloner er forkert. De lister der
ikke kunne genereres/opdateres vises i en dialogboks når ugens lister
generes/opdateres (se Figur 44). De resterende lister for ugen bliver
genereret/opdateret trods denne dialogboks.
69 of 188
Figur 44 Eksempel på visning af materialevalgslister der ikke kunne genereres
eller opdateres
Hent priser
For at hente priser til materialerne på listen skal du først vælge en leverandør og
en leverandøraftale.
Priserne hentes med typeangivelse. Typeangivelse kan være en af følgende:
•
Forventet pris præcis
•
Faktisk pris
•
Forlagets nettopris
•
Forventet prisoverslag
•
Pris kan ikke oplyses endnu

Kan ikke leveres
Før musen over prisen for at se, hvor længe den er gyldig.
Hvis du vælger en anden leverandør og en anden aftale, kan prisen blive en anden.
Applikationen henter automatisk en ny pris, når der skiftes leverandør.
Bestil materialer
For at oprette en bestilling af en bibliografisk post skal du dobbeltklikke på posten
i
materialevalgslisten.
En
detaljeside
vises,
og
på
fanebladet
”Bestillingsoplysninger” kan du oprette bestillingslinjer. Der kan oprettes linjer,
indtil der afsendes ordre, hvormed listen automatisk lukkes.
1. Klik på ”Opret bestillingslinje” i detaljevisningen for at oprette en ny
bestillingslinje.
2. Herved fremkommer en skabelon, der udfyldes med relevante oplysninger.
a. Under skabelonen er det muligt at vælge en ny leverandør og en ny
aftale for det enkelte materiale. Hvis den valgte aftale har en
standard økonomikonto vil denne vælges (hvis kontoen er åben).
70 of 188
Hvis det ønskes, kan der dog vælges en anden konto end aftalens
standardkonto.
b. Prisen vil som udgangspunkt være angivet som den fra hovedsiden
valgte leverandørens pris.
c. Vælg ”Manuelt” for at angive prisen manuelt.
d. Opret bestillingen ved at klikke på knappen ”Opret”. Det bekræftes,
at bestillingen er oprettet uden fejl.
e. En linje oprettes i tabellen under fanen ”Bestillingsoplysninger”. Her
vises udvalgte oplysninger fra de oprettede bestillinger. F.eks. under
kolonnen ”Subtotal” vises prisen for alle eksemplarer i en bestilling.
Figur 45 viser et eksempel på en udfyldt skabelon, der er klar til at blive oprettet
Se
materialebestillinger
materialevalgslisten
for
en
enkelt
filial
på
Det er muligt at filtrere på filial på en materialevalgslistes bestillinger, således at
man kun ser de bestillinger (antal og pris), som den valgte filial har bestilt (se
Figur 43). Alle bibliografiske poster vises stadig på listen, men der står blot ”0” i
antal og 0,00kr i subtotal for de bibliografiske poster, som den valgte filial ikke
har bestilt fra.
Tilføj kommentar til materiale
Det er muligt at tilføje en kommentar til et materialevalg ved at navigere til fanen
”Kommentarer” under en posts detaljeside.
71 of 188
Figur 46 viser en kommentar tilføjet til et materialevalg på en materialevalgsliste
Afsendelse af ordre
Som det ses i Figur 47Figur 47 nedenfor, er listen gennemgået, og alle ønskede
bestillingslinjer er oprettet.
Under kolonnen ”Enhedspris” vil det stadig være leverandørens pris, der vises
(dvs. den leverandør, der er valgt fra hovedsiden), mens ”Subtotal” vil indeholde
den faktiske pris (der er baseret på bestillingslinjerne). I ”Total inkl. moms” vises
den samlede faktiske pris for hele listen.
Du kan oprette og afsende ordren ved klik på knappen ”Send ordre”. Det
bekræftes, at ordren er oprettet og afsendt. En bestilling vil resultere i flere ordrer,
hvis forskellige leverandører er valgt for materialerne. En ordre samler bestillinger
oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og samme
kundenummer. Når ordrerne er oprettet, lukkes materialevalgslisten, og der kan
ikke længere tilføjes flere bestillinger til listen.
Midlertidige materialenumre
Ved afsendelse af ordre, oprettes alle de materialer du har bestilt med midlertidige
materialenumre i systemet. Det betyder at lånere kan reservere materialerne, før
de er modtaget. Materialerne kan kendes på deres status (f.eks. bestilt eller
afsendt), samt på deres materialenummer. Alle midlertidige materialenumre har
nemlig samme struktur: A<nummer>
Fejlede ordrer
Hvis afsendelse af ordrer fejler, vises detaljeret fejlbesked omkring, hvilke af
ordrerne, der fejlede. Fejlede ordrer kan forsøges gensendt fra fanen ”Ordrer”.
72 of 188
Figur 47 viser et eksempel på bibliografiske poster med udfyldte bestillinger
Ordrer og konti
Når ordren er sendt/oprettet vil der blive oprettet bevægelser på de konti, der er
valgt under bestillingen. Hver bestillingslinje vil, hvor subtotalen er større end 0,
få oprettet en bevægelse. Se afsnit 6.8 for yderligere information om
materialekonti og bevægelser.
73 of 188
Figur 48 Eksempel på kontobevægelser, der er oprettet i forbindelse med bestilling
af materialer.
Søgning af ordrer
Funktion: Søgning på ordrer i applikationen
Fane: Ordrer
Underområde: Ordreoversigt
I Cicero kan du fremsøge afsendte ordrer i applikationen. Oplysningerne i en ordre
kommer fra bestillingerne foretaget ud fra materialevalgslisten. Ordren samler
bestillinger oprettet på samme materialevalgsliste, med samme leverandør og
samme kundenummer.
Du foretager en søgning under fanen ”Ordrer”.
5. Der kan søges på følgende parametre:

Oprettelsesdatoen for ordren i en periode. Du vælger fra og til dato for
perioden, du vil søge i.

Status på ordren. Der kan søges på en konkret status eller alle.

Leverandøren for ordren. Du kan søge på en konkret leverandør eller
alle.

Faustnummer. Du kan søge efter et specifikt faustnummer, og alle ordre
som indeholder dette faustnummer vil blive fundet.

Ordrelinje. En ordre består af en række ordrelinjer, der hver har et unikt
nummer. Du kan søge på et ordrelinjenummer, hvor ordren med det
indtastede ordrelinjenummer bliver fundet.
6. Resultater på søgningen bliver vist i en tabel. Standardsortering er efter
leverandør og derefter nyeste oprettelsesdato.
7. Søgeresultater og søgekriterier kan nulstilles ved at trykke på knappen
”Nulstil”.
74 of 188
Figur 49 Fanen ”Ordrer”, hvor du kan søge efter ordrer.
Detaljevisning af ordre
Du kan se detaljer om en ordre ved at dobbeltklikke på en ordre i listen. Ordren
vil blive vist i en detaljeside.
I detaljesiden for en ordre er der to faner: ”Ordrelinjer” og ”Ordre”.
75 of 188
Figur 50 Detaljevisning af ordrelinjer
Ordrelinjer
”Ordrelinjer” fanen giver et overblik over, hvilke materialer der er bestilt, antallet
af materialer, den forventede pris, og hvor materialerne ønskes placeret. Ved at
dobbelt-klikke på en bestemt bestillingslinje, kan man se yderligere detaljer for
netop denne ordrelinje. Desuden er det muligt at redigere status for
bestillingslinjen fra ”bestilt” til enten ”udsolgt”, ”kan ikke skaffes” og ”annulleret”.
Når status ændres til ”Udsolgt”, ”kan ikke skaffes” eller ”annulleret”, slettes
materialer der lå på denne ordrelinje, låneren bliver underrettet, hvis der ligger
reservationer på de materialer der slettes.
Ordre
I ”Ordre” fanen kan du se alle hændelser, der er sket på ordren.
Ordreloggen indeholder en liste af hændelser på ordren. Følgende værdier vises
for en hændelse:

Dato: Tidspunkt for hændelsen

Type: Hændelsestypen (f.eks. ”Note redigeret” eller ”Ordre afsendt”)

Ny værdi: Hvis hændelsen har resulteret i ændringer på ordren (f.eks. hvis
note ændres), så vises den nye værdi.

Udført af: Brugeren, der har udført en handling på ordren.
Derudover kan du redigere følgende detaljer for ordren.

Status kan opdateres til internt opfølgning

Hvis en ordre har status ”Ikke afsendt”, er det muligt at gensende den med
knappen ”Gensend ordre”.

En intern note kan tilføjes
76 of 188
Ship notices
Funktion: Overblik over ship notices
Fane: Ordrer
Underområde: Ship notices
Under “Ship notices” kan du få et overblik over de ship notices, der er blevet
modtaget af applikationen. En ship notice er en fil fra leverandøren med
materialenummer på de bestilte materialer.
Figur 51 Figuren viser en liste over modtagne ship notices.
Der kan søges på følgende parametre:

Oprettelsesdatoen for ship noticen i en periode. Du vælger fra og til dato
for perioden, du vil søge i.

Status for ship noticen. Der kan søges på en konkret status eller alle.

Ordrenummer. Der kan søges efter ship notice, som er sendt til en
bestemt ordre.

En ship notice kan hentes ned på det lokale filsystem som en XML-fil ved
at vælge en ship notice fra listevisningen og trykke på knappen “Hent
ship notice”.
77 of 188

Ved at dobbeltklikke på en ship notice vises eventuelle fejlmeddelelser
vedrørende den valgte ship notice i forbindelse med modtagelsen af
denne.
Figur 52 Figuren viser en liste over fejlbeskeder knyttet til en ship notice.
Fakturaer
Funktion: Overblik over fakturer
Fane: Ordrer
Underområde: Fakturaer
Under ”Fakturaer” kan et overblik over de fakturaer, der er blevet modtaget af
applikationen fås.
78 of 188
Figur 53 viser en liste over modtagne fakturaer
Der kan søges på følgende parametre:

Oprettelsesdatoen for faktura i en periode. Du vælger fra og til dato for
perioden du vil søge i.

Status for faktura. Der kan søges på en konkret status eller alle.

Ordrenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en bestemt
ordre.

Ordrelinjenummer. Der kan søges efter faktura, som er knyttet til en
bestemt ordrelinje.

En faktura kan hentes ned på det lokale filsystem ved at vælge en
faktura og trykke på knappen “Hent faktura”.

Fakturaer kan betales eller afvises ved at markere dem og trykke på
”Afvis faktura” eller ”Betal faktura”. Herefter sender Cicero en besked til
økonomisystemet om, at fakturaen må/ikke må betales.
Modtagelse
Funktion: Automatisk og manual modtagelse af materialer
Fane: Modtagelse
Underområde: Modtag materiale og Manuel modtagelse
79 of 188
Under ”Modtagelse” kan der modtages bestilte materialer. Der kan både modtages
materialer, som der er kommet en ship notice på (automatisk modtagelse) og
materialer uden ship notice (manuel modtagelse). Endvidere er det også her man
modtager periodika. Modtagelsen af periodika er beskrevet i afsnit 12.7.
Figur 54 Figuren viser automatisk modtagelse
Modtag materialer
For at modtage materiale der er klargjort, skal man blot fremsøge de modtagne
materialer i Cicero. Det er muligt at fremsøge materialer på følgende måder:

Manuel indtastning af materialenummer med tastatur

Stregkodescanner

RFID læser (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5)
Når et materiale er fremsøgt bliver det tilføjet listen. Hvis materialet har status
”Undervejs” bliver checkboksen til venstre krydset af. Hvis materialet har en
anden status eller hvis materialet ikke kan findes, bliver det stadig tilføjet listen,
men checkboksen bliver ikke krydset af. Når de ønskede materialer er
fremsøgt/tilføjet listen, modtages de ved at klikke på knappen ”Modtag”. Alle
materialer, der er markeret med flueben vil nu få status ”Hjemme”. Det er også
muligt at opfylde reservationer ved modtagelse. Dette gøres ved at krydse ”Opfyld
reservation” af, og så trykke på ”Modtag”.
Når materialer føjes til listen, kan en række ikoner indikere forskellige beskeder:

80 of 188
Hvis et materiale er reserveret bliver det markeret med en stjerne

Hvis et materiale allerede er modtaget bliver det markeret med et
udråbstegn i en cirkel

Hvis et materiale ikke kan findes ud fra materialenummeret, bliver det
markeret med et udråbstegn i en trekant
Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke
på ”Print labels” knappen.
Manuel modtagelse
Før man manuelt kan modtage materialer, skal de fremsøges i Cicero. Det er
muligt at fremsøge materialer ud fra følgende parametre:

Ordrenummer

Ordrelinjenummer

Faustnummer

Leverandør.

ISBN (kan også scannes ind)
Figur 55 Manuel modtagelse på baggrund af ordrenummer.
Hvis man eksempelvis har modtaget materialer fra ordrenummer 3, kan de
modtages ved at fremsøge ordrenummeret. Alle materialer på ordren vil nu blive
vist, og de kan behandles som de skal.
Hvis materialet skal have skiftet dets midlertidige materialenummer ud med et
permanent, dobbeltklikkes på materialet for at åbne detaljevisningen.
81 of 188
Figur 56 Figuren viser materialeredigerings mulighederne
Det midlertidige nummer overskrives ved at scanne det permanente nummer, og
klikke ”Gem”. Fra detaljevisningen kan man også ændre opstillingsoplysninger,
materialegruppe etc. Hvis materialet skal have RFID, er det også herindefra man
skriver til denne (RFID skal være sat op, se afsnit 14.5).
Når man har haft detaljevisningen åben, foretaget ændringer (f.eks. udskiftet det
midlertidige materialenummer) og klikket ”Gem”, vil materialet blive markeret
med et flueben.

Hvis et materiale er reserveret, er det markeret med en stjerne

Hvis et materiale allerede er modtaget er det markeret med et udråbstegn
i en cirkel
.
.
For at afslutte og modtage materialerne, klikkes på ”Modtag”. Alle materialer
markeret med flueben vil nu få status ”Hjemme”. Det er også muligt at opfylde
reservationer ved modtagelse. Dette gøres ved at krydse ”Opfyld reservation” af,
og så trykke på ”Modtag”.
Det er endvidere muligt at udskrive labels til de valgte materialer ved at trykke
på ”Print labels” knappen.
82 of 188
Katalogisering
Funktion: Katalogisering
Fane: Katalogisering
Under Katalogisering kan du oprette bibliografiske poster eller tilføje lokale felter
til bibliografiske poster.
danMARC2-regler for ejerskab og redigering
Når du redigerer og opretter nye bibliografiske poster, er der en række
regler/felter, som afgør, hvem der “ejer” den, og hvad du må redigere.
Lokal post
En lokalpost er bibliotekets egen post og kan kun redigeres af biblioteket selv.
Hvis du ønsker, at posten skal være bibliotekets egen skal:

Felt 001 *b = bibliotekets id hos DBC
Fællesskabspost
En fællesskabspost er en post, som alle folkebiblioteker i Danmark (og Sydslesvig)
må rette i.

Poster, der er folkebiblioteksejede fællesposter, er kendetegnet ved at:

Felt 001 *b = 870970

Felt 996 *a = folkebiblioteksnummer
Post ejet af DBC
En post ejet af DBC – ejes af DBC, indtil et bibliotek overtager ejerskab ved at
redigere posten. Når der rettes i en DBC-ejet post, ændres felt 996 *a til at
indeholde folkebibliotekets nummer. Hvis DBC herefter retter i posten, ændres
feltet ikke.

Poster, der er ejet af DBC, og som må rettes, er kendetegnet ved følgende
værdier:

Felt 001 *b = 870970

Felt 996 *a = RET
DBC nationalbibliografiske poster
Poster, der er rene DBC nationalbibliografiske poster, må der tilføjes emne og
noter. Tilføjelserne kan kun ses af den lokale ejer.

Nationalbibliografiske poster er kendetegnet ved følgende værdier:

Felt 001 *b = 870970
83 of 188

Felt 996 *a = DBC

Felt 032 *a, men ikke 032 *x = BKM eller 032 *x = NET eller 032 *x =
SF[A-Z]
Opret og valider bibliografiske poster
1. Klik på ikonet ”Opret bibliografisk post”.
2. Vælg hvilken type post, du vil oprette. Klik på ”Hent”, når typen er valgt, og
danMARC2-felter for typen vises.

Dokumentation af de forskellige typer (skabeloner), som kan vælges, kan
ses her:
http://www.danbib.dk/docs/Dokumentation%20af%20skabeloner%20til%
20FBS.pdf
3. Vælg om posten skal oprettes som ”Lokalpost” eller ”Fællesskabspost”. Den
lokale post tilhører det lokale bibliotek, og fællesskabsposten går på tværs af
bibliotekerne.
4. Udfyld relevante felter.
Figur 57 Eksempel på oprettelse af ny bibliografisk post, her er typen Bog valgt.
5. Felter kan flyttes op/ned ved at klikke på enten ”Op” eller ”Ned” pil ikonerne
nederst til venstre. Felterne kan kun flyttes inden for deres eget domæne, dvs.
at man ikke kan flytte et felt fra 004 til 008.
6. Der kan tilføjes yderligere felter ved at klikke på ”Tilføj felt” ikonet nederst til
venstre.
84 of 188
7. Der kan tilføjes delfelter til et felt. Marker/stå i det felt, hvortil delfeltet skal
tilføjes og klik på ”Tilføj delfelt” ikonet.
8. Der kan fjernes felter ved at klikke på ”Fjern felt”. Det felt eller delfelt, der er
markeret, fjernes. Hvis et felt fjernes, fjernes tilhørende delfelter også.
9. Når alle felter er udfyldt, valideres posten ved at klikke på ”Valider felt”. Du
kan også vælge at validere de enkelte felter efterhånden, som de bliver udfyldt.
10.
Hvis der er fejl i udfyldning af felterne, vises hvilke felter, der skal rettes.
11.
Opdater til slut. Når der klikkes ”Opdater”, sendes oplysningerne til DBC.
Når posten er godkendt af DBC, kan den søges frem under hovedområdet
”Accession” og fanen ”Søgning” og bruges i forbindelse med materialevalg.
Gem bibliografisk post som kladde
Underområde: Kladder
Hvis du ikke er blevet helt færdig med at oprette/rette en bibliografisk post, kan
ændringerne gemmes som kladde.
1. Vælg radioknappen ”Kladder” i underområdet for fanen ”Katalogisering”, når
der skal arbejdes videre med en gemt kladde. Den nyeste post vil ligge øverst.
2. Ved klik på den ønskede post får du en detaljeret visning med felter. Ret og
send til opdatering.
3. Når kladden er opdateret, får du en meddelelse om, at opdateringen er
gennemført, og at kladden er fjernet fra gruppen ”Kladder”.
Annuller
Hvis du har valgt en forkert post og ønsker at forlade den detaljerede visning uden
ændringer, kan du vælge ”Annuller”.
Slet kladde
Du kan slette en kladde ved at vælge ”Slet kladde”. Der kommer en advarsel, før
sletningen gennemføres.
Tilføjelse af lokale felter
Du kan tilføje lokale felter til en bibliografisk post. For eksempel på udvidelse af
en bibliografisk post, se afsnittet under Figur 59.
85 of 188
Konceptet i Cicero og DBC databrønd er, at det er en "fællespost" og
"påhængsposter”. ”Fællesposten" er den som vedligeholdes af DBC, mens
påhængsposten ejes af biblioteksvæsenet, der har oprettet den.
1. Vælg radioknappen ”Søg bibliografisk post” og indtast en søgestreng i CQLsøgefeltet. Se afsnit 5.1 for at få mere information om søgning efter
bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den beskrevet i afsnit
5.1, da den også returnerer resultater, du ikke har beholdning på.
2. Resultatet bliver vist i en listevisning. Åbn detaljesiden for en bibliografisk post.
3. Posten vises med felter og delfelter fra danMARC2.3 Du kan rette, tilføje eller
fjerne felter.
4. For at kunne foretage ændringer, skal du have valgt typen på materialet og
post-typen.
5. Brug ikonerne ”Tilføj felt”, ”Tilføj delfelt” eller ”Fjern felt” nederst til venstre i
den detaljerede visning.
6. Valider ændringerne ved at bruge ”Valider”-knappen. Der valideres op mod
DBC’s skabeloner og tjekket op på, om det du har tilføjet under de enkelte
felter, er i korrekt format. Du får en bekræftelse på, at valideringen er
gennemført uden fejl. Når der klikkes ”Opdater”, gemmes oplysningerne i DBC.
7. Når posten er succesfuldt opdateret, vil de tilføjede felter kunne ses i
standardvisningen af en bibliografisk post, hvis felterne vises i
standardvisningen. Alle de tilføjede felter vil dog altid kunne ses i danMARC2
formatet. Se afsnit 0 for en oversigt over standardvisningens indhold.
8. Der er nu oprettet en påhængspost.
3
http://www.kat-format.dk/danMARC2/felter03.htm
86 of 188
Figur 58 Søgning på bibliografiske poster med “Ole Lund” som forfatter
Figur 59 Detaljesiden for en af de fremsøgte bibliografiske poster
87 of 188
Eksempel: Udvidelse af en bibliografisk post med egne emneord
1. Under F2 fremsøgt en post. (eks. ht="zen and the art of motorcycle
maintenance")
2. Husk FAUST nummeret (FAUST: 00487325)
3. Gå til F3 -> Katalogisering. Vælg ”opret Bibliografisk post” og vælg
”Påhængspost”, og tryk Hent.
4. Tryk på “Tilføj felt”
’s’ i delfelt.
og ”Tilføj delfelt”
og skriv 666 i felt, og
5. Tryk valider
, og går valideringen godt, så tryk på
.
6. Efter noget tid (vi taler om minutter) – afhænger af tiden til at gøres
søgbar hos DBC - kan posten med de tilføjede emneord, så tilføjes når
posten findes igen på F2.
Eksempel: Oprettelse af lokalposter i Cicero og efterfølgende registrering
af materialer.
1. Gå til F3 -> Katalogisering. Vælg ”opret Bibliografisk post, og vælg
”lokalpost”, og tryk Hent. Se Figur 60.
2.
Udfyld felterne som følger:
004 a: ”Kode for bibliografisk posttype”. Som oftest vil I skulle skrive
bogstavet e (enkeltstående post)
004 r: ”Kode for poststatus”. Som oftest vil I skulle skrive bogstavet n (ny
post)
009 a: ”Kode for generel materialebetegnelse”. Som regel vil I skulle
vælge mellem bogstavet u (for genstand, fx udstoppede ugler, ipads og
globusser) eller bogstavet a (tekst)
009 g: Kode for specifik materialebetegnelse”. Som regel vil I skulle vælge
mellem xy (for uspecificeret fysisk medie, fx ipads eller globusser) eller xx
(for tekst). Mange andre muligheder kan ses af danmarc2.
245 a: ”Titel”
996 a: ”Kode for postens aktuelle ejer”. Skriv jeres biblioteksnummer. For
skolernes vedkommende er biblioteksnummeret 300 efterfulgt af
kommunekoden. Fx 300615 for Horsens Kommune.
3. Klik på
for at validere. Ret eventuelle fejl og tryk på validerknappen
igen. Klik på Opdatér, hvorpå posten opdateres imod DBCs brønd. Få
minutter efter vil din post være klar til at registrere materialer på.
Registrering af materialer (gælder både materialer på nyoprettede
poster og materialer på ”gamle” poster (materialer der er faldet ud,
nyanskaffet etc.).
1. Gå til F3 -> og fanen Søgning.
2. Fremsøg den post du ønsker at registrere materialer på
3. Dobbeltklik på posten
4. Klik på materialefanen i den fly-in der åbner
88 of 188
5. Vælg opret materiale
6. Udfyld felterne. Vær i særlig grad opmærksom på at vælge en
materialegruppe, der matcher jeres behov: Skal den/skal den ikke være
til at booke, til at reservere, til at låne etc.
7. Tryk Gem. Materialet er straks klar til brug
Figur 60 Viser Katalogiseringssiden under F3, hvor ”Opret bibliografisk post” er
åben.
Materialekonti
Funktion: Overblik over materialekonti og bevægelser
Fane: Materialekonti
Under fanen ”Materialekonti” kan du få et overblik over filialens åbne
materialekonti, hvorfra du kan se kontoperioder og deres bevægelser. Se afsnit
10.1.2 for oprettelse af konti.
89 of 188
Figur 61 Oversigt over materialekonti og bevægelser
Når du vælger en konto, vises alle perioder, der er oprettet på kontoen, i tabellen
placeret under kontofeltet. Ved valg af én af kontoens perioder, aktiveres datovælgere for bevægelsesoversigten, og som default er dato-vælgerene sat til at
vise de seneste syv dage. For at hente bevægelser fra den angivne periode, skal
du trykke på søgeknappen. Ønsker du at se bevægelser for et andet tidsspænd,
kan du indskrænke eller udvide søgningen ved at ændre tidsperioden.
Opret og luk en bevægelse i en periode
Hvis du som bruger har rettighed til at oprette bevægelser, kan du oprette nye
bevægelser for en åben periode. Dette gøres ved at markere en åben periode i
tabellen og så klikke på “Tilføj bevægelse”.
Så præsenteres du for følgende skærmbillede:
90 of 188
Figur 62 viser et eksempel på en manuel oprettelse af en bevægelse
Udfyld formularen og tryk “Gem”. Så lukkes formularen, og den nye bevægelse
optræder automatisk i Bevægelser-tabellen, såfremt dato-intervallet (Fra - Til)
inkluderer dags dato. I formularen kan du under ”Type” vælge mellem at angive
beløbet som ”Disponeret” eller ”Betalt”. Hvis transaktionen er foregået og betaling
foretaget, vælger du ”Betalt”, hvis beløbet er afsat og endnu ikke betalt, vælger
du typen ”Disponeret”.
Periodens kolonner reflekterer den nye bevægelse, dvs. kolonnerne for
“Resterende” og “Forbrugt” opdateres.
Du kan lukke en åben disponering ved at markere den og klikke på knappen “Luk
valgte”. Hvis den åbne disponering er betalt, skal du lukke disponeringen og
oprette en ny bevægelse af typen ”Betalt”. Både periode-tabellen og bevægelsetabellen reflekterer ændringen.
91 of 188
7
Fjernlån
Hvis du som bibliotek ønsker at oprette et fjernlån skal det oprettes i Netpunkt 4.
Når det er oprettet her, vil det umiddelbart efter automatisk blive overført til
Cicero og fremgå af fjernlånsoversigten. Det er fra denne oversigt, at
behandlingen af fjernlån sker. Når et fjernlån oprettes i Netpunkt får det et unikt
nummer, hvilket også overføres til Cicero, og hermed bruges til at identificere
lånet. Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt af et låntagende bibliotek, vil det hos
långivende bibliotek fremgå som en almindelig reservation.
De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til fjernlån.
Standard materialegruppe
Funktion: Vælg standard materialegruppe
Hovedområde: Admin
Fane: Materialegrupper / Serveropsætning
For at Cicero kan håndtere fjernlån skal du vælge en standard materialegruppe,
som systemet kan placere et materiale i, når fjernlånet oprettes i Netpunkt. Dette
gøres på følgende måde:
1. Opret en standard materialegruppe til fjernlån som beskrevet i afsnit 11.1.3.
2. Gå til fanen ”Materialegrupper” og undersøg hvilket nummer materialegruppen
har fået i systemet. Notér nummeret.
3. Naviger til fanen ”Serveropsætning” i hovedområdet ”Admin” og angiv
nummeret i ”Standard fjernlåns materialegruppe” under kategorien ”Fjernlån”.
Hvis et materiale modtages, og du ikke ønsker at placere det i standard
materialegruppen, skal du vælge en anden materialegruppe til materialet. F.eks.
hvis låneperioden skal være anderledes end standard materialegruppen angiver.
Det er en fordel på forhånd at have nogle forskellige fjernlåns materialegrupper
til dette formål.
Fjernlånsstatus
Funktion: Behandling og håndtering af fjernlån
Fane: Fjernlån
Fjernlånsstatus er opdelt og nummereret i processerne Bestilt (1), Afsendt (2),
Modtaget (3), Afhentning (4), Aflevering (5). Fjernlån vil altid starte i status 1.1
Bestilt. Nedenfor ses en tabel med alle de forskellige fjernlånsstatus.
Status
Forklaring
Bestilt
4
1.1 Bestilt
Fjernlånet er oprettet i Netpunkt.
1.2 Find ny lokation
Långivende bibliotek kan ikke levere materialet,
derfor skal ny lokation findes.
www.netpunkt.dk
92 of 188
1.3 Kan ikke skaffes
Hvis det ikke lykkes at finde en ny
lokation/leverandør af materialet, bruges denne
status til at markere dette. Den skifter efterfølgende
automatisk til status 5.3 efter 14 dage.
1.4 Reserveret
Långivende bibliotek har oprettet en reservation på
materialet
1.5 Rykket for bestilling
Skifter automatisk til denne status 14 dage efter
materialet er bestilt. Brugeren skal selv rykke
långivende bibliotek.
1.6 Rykket for reservation
materialet er reserveret. Brugeren skal selv rykke
1.7 Anmodet om annullering
Indikerer at der er sendt en forespørgsel til
långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan nå at
blive annulleret, inden det set sendes. Hvis der
svares ’Ja’, skiftes der automatisk til 5.3 Afsluttet.
Hvis der svares ’Nej’, skiftes der automatisk til 2.3
Annulleret for at indikere, at materialet blot skal
sendes tilbage når det modtages.
Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller
låneren har annulleret lånet.
1.8 Annulleres manuelt
Hvis man har forsøgt at annullere et fjernlån, og
långivende bibliotek ikke kan modtage
annulleringsbeskeder, skifter lånet til denne status.
Den betyder altså at man selv skal gå ind og
annullere lånet.
Afsendt
2.1 Afsendt
Långivende bibliotek har afsendt materialet
2.2 Rykket for levering
materialet er afsendt. Brugeren skal selv rykke
2.3 Annulleret
Indikerer, at en låner ikke vil have materialet
alligevel. Kan sættes manuelt, hvis lånet er afsendt
fra långivende.
Modtaget
3.1 Klar til udlån
Låner kan selvafhente materialet
3.2 Klar til udlån ved skranke
Låner kan afhente materialet ved skranken
3.3 Klar til læsesal
Materialet kan benyttes på læsesal
3.4 Kopi klar til afhentning
Låner kan afhente sin kopi
3.5 På vej til afhentningssted
Materialet er sendt til afhentningsfilial
3.6 Undersøg transport
materialet er sendt afsted, for at gøre brugeren
opmærksom på at materialet ikke er blevet udlånt
endnu, og det måske er blevet væk.
Afhentning
4.1 Udlånt
Låner har afhentet materialet
4.2 Kopi sendt til låner
Låner har modtaget en e-mail med vedhæftet kopi
4.3 Anmodet om fornyelse
Indikerer at der er sendt en forespørgsel til
långivende bibliotek om, hvorvidt lånet kan blive
fornyet. Hvis der svares ’Ja’, skiftes der automatisk
til 4.5 Fornyelse accepteret. Hvis der svares ’Nej’
skiftes der automatisk til 4.6 Fornyelse afvist.
Statusskiftet sker på baggrund af at brugeren eller
låneren har fornyet lånet.
93 of 188
4.4 Fornyes manuelt
Hvis man har forsøgt at forny et fjernlån, og
långivende bibliotek ikke kan modtage
fornyelsesbeskeder, skifter lånet til denne status.
Det betyder altså at man selv skal gå ind og forny
lånet gennem det långivende biblioteks udlånsportal.
4.5 Fornyelse accepteret
Indikerer at lånet er blevet fornyet.
4.6 Fornyelse afvist
Indikerer at lånet ikke kunne fornyes.
4.7 Bortkommet
Fjernlånet kommer i denne tilstand når materialets
tilstand ændres til bortkommet.
Aflevering
5.1 Afleveret
Låner har afleveret materialet, og det skal klargøres
til tilbagelevering
5.2 Returneret til långivende
bibliotek
Materialet er sendt tilbage til långivende bibliotek.
5.3 Afsluttet
Fjernlånet er afsluttet enten ved at systemet har fået
besked fra långivende bibliotek da de modtog
materialet eller ved automatisk tilstandsskift.
5.4 Afsluttet uden udlån
Fjernlånet er afsluttet uden udlån enten ved at
systemet har fået besked fra långivende bibliotek da
de modtog materialet eller ved automatisk tilstandsskift.
Fjernlånsoversigt
I fjernlånsoversigten kan alle låntagende biblioteks fjernlån fremsøges på
baggrund af en række forskellige kriterier, herunder materialenummer,
fjernlånsnummer, titel, status med flere.
Modtag fjernlånt materiale
Når et fjernlån opfyldes af långivende biblioteket, vil lånet i oversigten automatisk
skifte til status 2.1 Afsendt. Når materialet ankommer til låntagende bibliotek,
findes det frem i oversigten enten ved at scanne materialenummeret, søge på titel
eller andet.
For at ændre materialets status til, at det nu kan afhentes af låner, gøres på to
måder:


Åbn F2, Aflever. Scan materialet. Materialet ændrer nu status til 3.1 Klar
til udlån. Ved klik på ”Afslut aflevering” printes afhentningsnote
automatisk og låner bliver notificeret.
Åbn detaljesiden for materialet ved at dobbeltklikke på rækken i tabellen.
Status ændres ved at vælge den ønskede nye status i en dropdown,
eksempelvis 3.1 Klar til udlån. Når der trykkes ”Gem”, vil en
afhentningsnote automatisk blive printet ud og låner vil blive notificeret.
Hvis afhentningsnoten bliver væk, kan den efterfølgende printes manuelt ved at
klikke på ”Print afhentningsnote” på fjernlånets detaljeside, som åbnes fra
fjernlånsoversigten.
I særtilfælde, hvor det materialenummer der sendes med fra långivende bibliotek
allerede findes i ens egen beholdning, vil fjernlånet blive oprettet med et
midlertidigt materialenummer. Dette skal udskiftes ved modtagelse, og gøres
også fra fjernlånets detaljeside.
94 of 188
Udlånsperiode
Alle fjernlån vil som standard bliver tilknyttet en standard materialegruppe, som
skal konfigureres i serveropsætningen, se afsnit 11.7 for mere herom. Når fjernlån
så oprettes i Netpunkt og overføres til Cicero, vil de blive tilknyttet denne
materialegruppe. Således har alle fjernlånsmaterialer som udgangspunkt den
samme udlånsperiode, nemlig den som er sat på standard materialegruppen. Hvis
fjernlånet så må lånes i en kortere eller længere periode, skal du på detaljesiden
for fjernlånet vælge en anden materialegruppe.
Det anbefales således at oprette materialegrupper navngivet herefter; ”Fjernlån
30 dage”, ”Fjernlån 40 dage” osv.
Aflever fjernlån
Når låneren er færdig med sit materiale, og vil aflevere det, er det den samme
proces som ved aflevering af ’almindelige’ materialer. Ved aflevering ved
selvbetjeningsterminal vil låneren få en helt almindelig afleveringskvittering, og
ligeså ved aflevering ved skranken.
Hvis der afleveres ved skranken, printes der endvidere en køreseddel, som den
ansatte kan sætte på materialet, så det er klar til at blive sendt tilbage til
långivende bibliotek. Køreseddel til materiale afleveret ved selvbetjeningen vil
blive printet, når det scannes anden gang af bibliotekspersonalet i klienten.
Når materialet scannes, vil det – hvis det ikke allerede har denne status – skifte
til status 5.1 Afleveret, og herefter skifte status til 5.2 Returneret til långivende
bibliotek. Endvidere giver Cicero brugeren besked om, at det er et
fjernlånsmateriale som skal sendes tilbage til långivende bibliotek.
Efter fjernlånsmaterialet er sendt tilbage til långivende bibliotek skal personalet
ikke gøre mere. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek, vil det automatisk
sende en besked, når det modtager materialet, som skifter fjernlånet til en
afsluttet tilstand. Hvis materialet har været udlånt til låneren, vil det skifte status
til 5.3 Afsluttet. Hvis reservationen blev annulleret, og materialet derfor har været
i status 2.3 Annulleret, vil det skifte status til 5.4 Afsluttet uden udlån.
Hvis långivende bibliotek ikke benytter Cicero, sker statusskiftet fra 5.2 til 5.3
eller 5.4 automatisk efter et angivet antal dage. Antallet af dage der skal gå, før
statusskiftet sker, kan konfigureres i F7 Serveropsætning, under parameteret
”Dage før automatisk tilstandsskift fra 5.2 til 5.3 eller 5.4”.
Annuller fjernlån
Annullering af et fjernlån kan foretages på to måder, to forskellige steder i
applikationen. Enten fra lånersiden eller fjernlånsoversigten. Derudover kan lånet
også annulleres af låneren via web.
På lånersiden annulleres lånet ved at markere lånet, og klikke på slet-knappen
under tabellen
95 of 188
Fra fjernlånsoversigten annulleres lånet ved at skifte lånets status:
1. Hvis lånet er i status ”1.1 Bestilt”, ”1.4 Reserveret”, ”1.5 Ryk for bestilling”
eller ”1.6 Ryk for reservation”, skifter man til status ”1.7 Anmodet om
annullering”.
a.
Hvis Långivende svarer ’Ja’, skifter lånet automatisk til ”5.3
Afsluttet”
b.
Hvis långivende svarer ’Nej’, skifter lånet automatisk til ”2.3
Annulleret”, hvilket betyder at materialet stadig bliver sendt, men
skal leveres tilbage når det modtages.
c.
Hvis långivende ikke kan svare, skifter lånet automatisk til ”1.8
Annulleres manuelt”. Denne status indikerer, at brugeren selv skal
logge ind på långivende bibliotek og annullere lånet der fra.
Herefter skiftes til en passende status i Cicero; ”2.3 Annulleret”,
hvis lånet ikke kunne nå at annulleres, eller ”5.3 Afsluttet” hvis
lånet kunne annulleres.
2. Hvis lånet er i status ”2.1 Afsendt”, ”2.2 Ryk for levering” eller ”3.X (alle
er mulige), skifter man til status ”2.3 Annulleret”
a.
Materialet leveres stadig af det långivende bibliotek, men skal
sendes tilbage med det samme uden udlån.
Annullering af fjernlån kan altså ske på to tidspunkter: 1. Inden långivende
bibliotek har afsendt materialet, og 2. Efter långivende bibliotek har afsendt
materialet.
1. Annullering inden långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at
materialet ikke afsendes.
2. Annullering efter långivende bibliotek har afsendt materialet betyder, at
materialet stadig bliver afsendt, og dermed skal sendes tilbage uden
udlån.
96 of 188
Hvis ikke långivende bibliotek kan modtage beskeder om annullering, vil fjernlånet
gå i status 1.8 Annuller manuelt for gøre opmærksom på, at det kræver manuel
handling at annullere det. Altså at bibliotekaren selv skal gå ind og annullere det.
Forny fjernlån
Fornyelse af fjernlån foregår enten inde på lånerens side, F2 Låner, eller ved
udlån, F2 Udlån. Låneren kan også selv forny lånet på web.
Forny fra lånerfane
1. Fremsøg låneren i F2 Låner, åbn detaljevisningen og naviger til
udlånsfanen.
2. På udlånsfanen vil alle lånerens udlån fremgå. Marker det lån det drejer
sig om, og klik ’Forny valgte’.
3. Lånet vil nu mod låneren blive fornyet med forbehold, da det endelige svar
afhænger af hvad långivende bibliotek svarer. Fjernlånet skifter status til
4.3 Anmodet om fornyelse.
4. Hvis långivende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5
Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de regler
der er sat op på materialegruppen.
5. Hvis långivende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6
Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om at lånet skal afleveres
inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere
materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i
serveropsætning.
6. Hvis ikke långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse,
vil fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt, for at gøre opmærksom på,
at det kræver manuel handling at forny det. Den ansatte skal selv gå ind
og forny det.
Forny fra udlånsfane
1. Scan materialet i F2 Udlån
2. Angiv den nye afleveringsdato for lånet, og tryk ’Afslut udlån’
3. Lånet bliver nu fornyet med forbehold, og skifter status til 4.3 Anmodet
om fornyelse.
4. Hvis låntagende bibliotek godkender fornyelsen, vil lånet skifte til 4.5
Fornyelse accepteret, og lånet vil mod låneren blive fornyet efter de
regler, der er sat op på materialegruppen.
5. Hvis låntagende bibliotek afviser fornyelsen, vil lånet skifte til 4.6
Fornyelse afvist, og låner vil modtage en besked om at lånet skal afleveres
inden for x-antal dage. Som default får låneren syv dage til at aflevere
materialet. Dette kan konfigureres af systemadministratorer i
serveropsætning.
6. Hvis långivende bibliotek ikke kan modtage beskeder om fornyelse, vil
fjernlånet gå i status 4.4 Fornyes manuelt, for at gøre opmærksom på, at
det kræver manuel handling at forny det. Den ansatte skal selv gå ind og
forny det.
97 of 188
Forny fra web
Samme proces/regler, som beskrevet ovenfor, er gældende, hvis låneren selv
fornyer lånet på web.
Forny fra Fjernlånsoversigt
Hvis man fornyer et lån fra fjernlånsoversigten ved at skifte til 4.3 Anmodet om
fornyelse, sker skiftet kun hvis de lokale fornyelsesregler er overholdt. Hvis
fornyelsen ikke er succesfuld vil brugeren få en besked om at prøve det i
udlånsfanen hvor man eventuelt kan gennemtvinge fornyelsen.
Fjernlån med manglende låner
Hvis et fjernlån oprettes i Netpunkt med forkerte eller ugyldige låneroplysninger,
og Cicero ikke kan placere lånet på en af bibliotekets lånere, indsætter Cicero i
stedet det låntagende bibliotek som låner. Dette skal typisk rettes til korrekt låner.
Fremsøg lån med manglende låner og ret til korrekt låner
1. Fremsøgning foregår under F2, Fjernlån
2. Vælg låner ved tryk på download pil-ikonet. En pop-up kommer til syne,
hvor låntagende bibliotek fremsøges på dets biblioteksnummer i feltet
’Nummer’
3. I resultattabellen vil alle fjernlån, der har låntagende bibliotek som låner,
nu fremgå – og dermed altså alle lån med manglende låner.
4. For at tilføje den korrekte låner til lånet, åbnes detaljevisningen for
fjernlånet,
5. Indtast låners lånernummer
6. Øvrige oplysninger om låner hentes automatisk fra lånerregisteret
7. Lånet og reservation bliver hermed flyttet til den rigtige låner
98 of 188
Håndtering af bortkommet fjernlån
Et fjernlån vil gå i tilstanden ”4.7 Bortkommet” når materialets tilstand skiftes til
bortkommet. Dette kan ske manuelt fra materialets detaljevisning eller af det
natlige job der opretter erstatninger. Bemærk dog at der ligesom ved almindelige
materialer ikke automatisk oprettes en erstatning hvis der manuelt ændres status
til Bortkommet.
Hvis fjernlånstilstanden ændres manuelt til
”4.7
Bortkommet”
fjernlånsdetaljevisningen vil materialet få status Bortkommet.
fra
Det er muligt at fremsøge fjernlån med status ”4.7 Bortkommet”. Når denne
status vælges i listen får man mulighed for at søge på følgende ekstra felter:

Afregnet med bib

Afregnet med låner
På fjernlånsdetaljevisning vises disse felter også hvis fjernlånet har status ”4.7
Bortkommet” eller hvis en af disse felter er sat. ”Afregnet med låner” bliver sat til
”Ja” når erstatningen betales af låneren. ”Afregnet med bib” sættes manuelt når
låntagende bibliotek har betalt erstatningen hos långivende bibliotek der ikke er
et Cicero bibliotek. Hvis långivende bibliotek er et Cicero bibliotek vil denne sende
en besked til låntagende bibliotek som automatisk vil sætte ”Afregnet med bib”
og hvis fjernlånet er blevet afregnet med låner når beskeden modtages vil det
automatisk gå i ”5.3 Afsluttet”.
Det er altid være muligt at aflevere et bortkommet fjernlånsmateriale selvom
fjernlånet er afsluttet. Her vil fjernlånet så gå i tilstanden ”5.1 Afleveret”.
8
Booking
Hovedområdet ”Booking” skal primært bruges af pædagogiske centre og
pædagogiske læringscentre, men kan selvfølgelig også benyttes af
folkebibliotekerne. I dette område kan du søge efter bookbare materialer. Der kan
søges og bookes i alle de skolebibliotekers bookbare samlinger, hvor skolerne har
valgt at gå sammen i et fælles skolebiblioteks samarbejde.
Booking benyttes primært, når en lærer skal bruge et antal eksemplarer i en
bestemt tidsperiode i et specifikt undervisningsforløb. En booking udgøres af et
ønsket antal materialer, et minimum antal materialer, en startdato og en slutdato
for lånet. Der skal desuden tages stilling til, hvilken beholdning materialerne skal
bookes fra.
I området er det muligt at oprette bookinger, opfylde dem og viderelåne
materialerne til klassens elever. Herudover kan der printes pluklister, som
bibliotekets ansatte kan benytte, når materialerne skal pakkes og klargøres til
transport.
Forudsætningen for at kunne foretage bookinger, er at lånergrupper, der må
booke, er sat op som beskrevet i afsnit 8.5.
Søg i materialer, der kan bookes
Funktion: Fremsøg materialer til booking
99 of 188
Hovedområde: Booking
Fane: Søg
Du kan fremsøge bibliografiske poster, som kan bookes. Det er muligt at
dobbeltklikke på en række for at se detaljerne for den bibliografiske post, inden
du beslutter, om den skal i bookingkurven. Se afsnit 5.1 for at få mere information
om søgning efter bibliografiske poster. Søgningen her adskiller sig lidt fra den
beskrevet i afsnit 5.1, da den kun returnerer resultater, du har beholdning på og
som kan bookes. Fremgangsmåden er følgende:
1. Naviger til fanen ”Søgning” under hovedområdet ”Booking”. Foretag en
søgning.
2. Tryk ”Tilføj materialer” på de materialer, du ønsker at tilføje i bookingkurven.
3. Naviger til bookingkurven for at udfylde bookingen (se afsnit 8.2).
Figur 63 Figuren viser et søgeresultat af bibliografiske poster, hvoraf der er
markeret to poster, som er klar til at blive tilføjet til bookingkurven.
Opret booking
Funktion: Opret booking
Fane: Bookingkurv
100 of 188
Figur 64 Her ses bookingkurven indeholdende tre bibliografiske poster, som blev
valgt i søgningen og tilføjet bookingkurven. Låneren Anton Jensen er tilføjet
bookingen som låner.
Inden en booking kan oprettes skal der udfyldes en række nødvendige
informationer:
1. Tilføj en låner til bookingen.
2. Dobbeltklik på de enkelte linjer i listevisningen for at åbne detaljesiden og
udfyld informationerne for bookingen.
Figur 65 Bookingen registreres med det ønskede antal materialer, leveringssted
og en angivelse af hvor materialerne skal bookes fra. Af kalenderen fremgår det,
i hvilken periode materialerne er tilgængelige. Det fremgår ligeledes, hvor mange
materialer der er tilgængelige på de enkelte dage.
101 of 188


Låner: Den ansvarlige låner (lærer) der ønsker at booke materialer til en
lånergruppe (klasse).

Lånergruppe: Angiver den lånergruppe (klasse) der skal bruge
materialerne. Når lånergruppen vælges, vil antallet i ”Ønsket antal”
automatisk opdateres.

Ønsket antal: Det ønskede antal materialer.

Min. antal: Det minimum antal materialer låneren kan acceptere.

Leveringssted
Det sted, materialerne skal leveres til.

Booket fra (beholdning): Den filial som materialerne skal bookes fra.

Fra og til dato: I de enkelte bookinger præsenteres du for en visuel
kalender, hvor du får et overblik over, hvornår materialerne er
tilgængelige, og om det ønskede antal materialer kan opfyldes.
Nummeret i midten er datoen i kalenderen, mens nummeret nederst i
højre hjørne angiver det antal materialer, der er tilgængelige i den valgte
beholdning på den pågældende dato.

Farvekoder på datoer i kalenderen:


Hvid: Det ønskede antal materialer er tilgængelige for booking.
Rød: Bookingen kan ikke opfyldes, da der ikke forefindes det ønskede
antal på det givne tidspunkt.

Ønskes viderelånt: Denne funktion angiver hvorvidt låneren ønsker at
materialerne viderelånes til lånergruppen (klassen) når den opfyldes.
Læs mere om opfyldelse af en booking i afsnit 8.4.

Note
3. Når du har udfyldt informationerne på alle materialer i kurven skal bookingen
afsluttes ved at trykke på ”Book”
Overblik over bibliotekets bookinger
Funktion: Overblik over bookinger
Fane: Bookinger
Under fanen “Bookinger” kan du få et overblik over bibliotekets bookinger og
redigere dem ved at åbne detaljesiden. Antallet på en booking kan både
masseredigeres fra listen eller enkeltvis fra bookingens detaljeside.
Bookinger kan fremsøges i applikationen ud fra:

Bookingnr.

Status:
Aktiv
102 of 188
Bookingen er sendt ind til systemet, men er endnu ikke opfyldt.
Proces
Der er udlånt materialer på bookingen, men minimumantallet er
endnu ikke opnået.
Opfyldt
Materialerne tilknyttet bookingen er blevet udlånt og afsendt til
leveringsfilialen.
Gennemført
Alle materialer er blevet afleveret.
Afvist
Bookingen er afvist af biblioteket, som skulle levere materialerne.
Slettet
Bookingen er slettet.

Startdato fra og til

Lånernummer

Lånergrupper

Leveringsdato

Leveringssted

Booket fra (beholdning)
I tabellen angiver det første tal i kolonnen “Antal” det ønskede antal, og det sidste
viser det antal, låneren minimum skal bruge.
Figur 66 Under fanen ”Bookinger” kan brugeren fremsøge en liste over alle
bibliotekets bookinger. Herfra er det også muligt at printe pluklister samt opfylde
og aflevere bookinger.
103 of 188
Opfyld booking
Funktion: Opfyld booking
Fane: Bookinger
Fremsøg de bookinger, du vil opfylde og gøre klar til levering. Du kan fx søge på
status ”Aktiv” samt leveringsdato. Søgekriterierne er nærmere beskrevet i afsnit
8.3.
Hvis bibliotekets materialer ikke har stregkoder, har du
følgende muligheder:
Opfyld mange bookinger med ét klik:
1. Marker de ønskede bookinger med checkbokse til venstre i tabellen.
2. Klik på ”Opfyld” nederst til højre under tabellen.
3. Alle bookinger hvor der er materialer nok til at opnå minimum, vil blive
opfyldt (materialerne lånes ud til låntageren) og følgesedlerne udskrives
automatisk.
4. Hvis du vil printe en følgeseddel igen, kan du åbne den pågældende
booking, gå til materialer og vælge ”Print følgeseddel”.
5. Hvis der er bookinger, hvor der ikke findes materialer nok til at opnå
minimum, vil disse fortsat have status ”Aktiv”, og der vil ikke blive udlånt
nogen materialer på disse bookinger.
6. Du kan vælge at afvise en booking ved at åbne detaljesiden for den, vælge
fanen ”Materialer” og klikke ”Afvis”.
Opfyld én booking ad gangen:
1. Åbn detaljesiden for den booking, du vil opfylde.
2. Vælg fanen ”Materialer” og ”Udlån uden materialenr.”
3. Klik på knappen ”Opfyld”.
4. Nu udlånes materialerne på bookingen og følgesedlen printes. Bookingen
får status ”Opfyldt”.
5. Du kan til enhver tid printe følgesedlen igen.
6. Hvis der er under minimum antal materialer til rådighed, får du mulighed
for at udlåne de materialer, der er tilgængelige.
Hvis bibliotekets materialer har stregkoder, skal du gøre
følgende:
1. Marker i venstre side af tabellen med checkbokse de bookinger, du vil
opfylde. Klik på ”Print og eksporter” og vælg ”Print plukliste”.
2. Brug pluklisten til at finde materialerne på biblioteket.
3. Når du har fundet materialerne til en booking, skal du åbne detaljesiden
for bookingen ved at dobbeltklikke på den.
104 of 188
4. Gå til fanen ”Materialer” og scan bøgerne. Hver bog der scannes bliver
udlånt til låneren og vist i tabellen.
5. Når minimum antal materialer er opnået, får bookingen status ”Opfyldt”,
men du kan fortsat tilføje materialer.
6. Hvis låneren ønsker, at bøgerne skal viderelånes, skal du klikke på
”Viderelån”. Nu vil elevernes navne blive vist i kolonnen ”Viderelånt til”
samt på følgesedlen.
7. Klik på ”Print følgeseddel” i nederste højre hjørne.
Figur 67 viser detaljesiden for opfyldelsen af en booking
Bookingrettigheder
Funktion: Opsætning af lånergrupper der må booke
Hovedområde: Sysadmin
Fane: Lånere
Under fanen “Lånere” har du mulighed for at give lånergrupper på dit
biblioteksvæsen tilladelse til at booke materialer – f.eks. skolens lærere. Tilladelse
gives ved at vælge lånergruppen tryk på
rettigheder”.
105 of 188
og sæt flueben i boksen ”Booking
Figur 68 Lånergrupper der har flueben i ”Booking rettigheder” kan booke
materialer.
Notifikation til låner
Den låner, der har oprettet bookingen, får en notifikation hvis bookingen bliver
slettet, afvist, har skiftet låner eller bliver sat i proces. En booking bliver sat i
proces, så snart det første materiale udlånes. Hvis flere bookinger opfyldes
samtidigt uden brug af materialenumre, får brugeren samme besked, som når
bookingen kommer i proces. Du kan selv konfigurere beskeden under F7 ->
serveropsætning; ”Booking”. Hvis bookingen skifter låner, får både den
nuværende og den tidligere låner en notifikation herom.
Aflever materialer
Når materialerne kommer retur fra låneren, skal de afleveres i Cicero. Scan
stregkoden på følgesedlen. Hvis følgesedlen ikke er kommet med retur, kan du
fremsøge bookingen på fx den skole, som har lånt materialerne, eller på
materialets titel.
Aflever materialer uden stregkoder:
1. Marker bookingen med en checkboks til venstre i tabellen.
2. Klik på ”Aflever”-knappen under tabellen.
3. Indtast det antal materialer, der afleveres.
4. Klik på aflever. Det valgte antal materialer afleveres i Cicero.
5. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status ”Gennemført”.
106 of 188
6. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status
”Opfyldt”.
Aflever ved at scanne bøgernes stregkoder
1. Gå til F2 -> aflever.
2. Scan bøgernes stregkoder.
3. Klik på afslut.
4. Hvis alle materialer er afleveret, får bookingen status ”Gennemført”.
5. Hvis ikke alle materialer blev afleveret, beholder bookingen status
”Opfyldt”.
Du kan til enhver tid åbne en booking, markere et antal materialer og aflevere
ved at trykke på ”Aflevér valgte”.
107 of 188
9
Lister
De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til hovedområdet
”Lister”. I dette område kan du fremsøge overblikslister til print eller behandling.
Plukliste
Funktion: Fremsøg plukliste
Hovedområde: Lister
Fane: Plukliste
Under fanen ”Plukliste” kan du printe en liste over reserverede materialer, som
skal klargøres til afhentning. Du kan markere reservationerne som værende i
proces, så andre ikke forsøger at behandle dem.
Søg plukliste
Søgning
For at skabe en plukliste kan du indtaste forskellige søgekriterier. Du kan foretage
en søgning på baggrund af nedenstående søgekriterier.
Søgekriterium
Beskrivelse
Filial
Angiver den filial forfra
reserverede materiale
Afdeling
Angiver navn på den afdeling, der skal fremfindes
materialer fra
Opstilling
Angiver navn på den opstilling, der skal fremfindes
materialer fra
Delopstilling
Angiver navn på den delopstilling, der skal fremfindes
materialer fra
DK5
Der kan søge på flere DK5-felter på én gang ved at
adskille med komma, f.eks. ”50, 51, 52, 53, 54”.
Materialetype
Der søges på materialetyper registreret i danmarc2
formatet.
Fra dato
Der søges på reservationernes oprettelsesdato
Til dato
Der søges på reservationernes oprettelsesdato
Afhentningssted
Der søges efter reservationer der har registreret
pågældende
filial
som
afhentningssted.
Hvis
afhentningssted
ikke
er
angivet
under
reservationsregler vil søgeresultatet være tomt.
Status
Der kan søges efter reservationer, der har status
’Aktive’, ’Proces’ eller ’Alle’
brugeren
vil
finde
det
Reservationer i proces er reservationer, der allerede er
hentet ind på en plukliste, og hvor en bruger aktivt har
sat tilstanden ’Proces’ for reservationerne.
108 of 188
Reservationer der har tilstanden Aktive er uopfyldte
reservationer, som ikke er sat i proces.
Ansvarlig
Sættes tilstanden ’Proces’ på en reservation, registreres
samtidig navnet på den bruger, der sætter tilstanden.
Det er muligt at fremsøge reservationer ud fra, hvilken
bruger der er sat som værende ansvarlig
Sortering
Du kan sortere listen inden du henter den frem. Den kan
også efterfølgende sorteres i listevisningen
1. Søgeresultat
Søgningen viser reservationer som opfylder samtlige kriterier. Er der ikke
søgeresultater, der passer på det søgte, vil du blive notificeret herom.
Figur 69 Plukliste, hvorfra du kan få overblik over reserverede materialer, som
skal gøres klar til afhentning mm.
Marker reservation som værende i proces
Efter at have fremsøgt en plukliste kan du danne dig et overblik over, hvilke
reservationer der mangler at blive behandlet. Materialer markeret med en stjerne
(*) indikerer, at der er tale om en reservation på en bibliografisk post, som har
flere placeringer.

Rækker, som har reservationsstatus ”Proces”, er i gang med at blive
behandlet af en medarbejder (Medarbejderen står angivet under kolonnen
”Ansvarlig”).
109 of 188

Rækker, som har reservationsstatus ”Aktiv”, er ikke i gang med at blive
behandlet.
Ved at klikke på knappen ”Proces” bliver du selv sat som ansvarlig for at
opfylde samtlige reservationer i pluklisten. Du fjernes automatisk som
ansvarlig for håndtering af reservationen, hvis den ikke er håndteret inden for
et tidsrum. Behandlingstiden sættes som standard til to timer, men du kan
opsætte den for dit biblioteksvæsen i hovedområdet ”Admin” under fanen
”Serveropsætning”, se afsnit 11.7. Find opsætningen under parameternavnet
”Behandlingstid for reservation i timer”.
Udskriv plukliste
Efter at have fremsøgt en plukliste kan du udskrive eller eksportere listen ved
hjælp af ”Print og eksportér” knappen. Når du trykker på ”Print liste” vil samtlige
resultater i pluklisten blive printet.
Saldoopgørelse og rykkere
Funktion: Send saldoopgørelser og rykkere
Fane: Mellemværende
På fanen ”Mellemværende” kan du fremsøge erstatninger og gebyrer og sende
disse samlet som saldoopgørelser til de respektive lånere. Erstatninger og gebyrer
er separate mellemværender og saldoopgørelsen er en samling af flere
mellemværender. Hvor lang tid, der skal gå, kan du konfigurere under fanen
”Serveropsætning” i hovedområdet ”Sysadmin” (se afsnit 11.7). Rykkerne er,
ligesom saldoopgørelsen, en samling af mellemværende, der har overskredet
deres betalingsfrist.
Konfiguration af rykkerproces foretages under hovedområdet ”F7 Sysadmin” >
”Serveropsætning”.
Rykkerprocessen
I det følgende gennemgås de forskellige trin i en rykkerproces som systemet
understøtter.
Det er konfigurerbart, om et bibliotek bruger 1, 2 eller 3 rykkere i deres
rykkerproces. Har biblioteket integration til økonomisystem sendes information til
økonomisystemet i rykkerprocessen.
9.2.1.1 Saldoopgørelse
Mellemværender med status ”Oprettet” eller ”Delvist betalt” kan sendes i en
saldoopgørelse. Et mellemværende kan indgå i en saldoopgørelse, så snart
mellemværendet er oprettet. Der er dermed ikke en forfaldsdato der skal
passeres.
Ved afsendelse af saldoopgørelsen sættes en forfaldsdato på hvert enkelt
mellemværende. Forfaldsdatoen beregnes som dags dato plus ”Rykker interval i
dage”, som konfigureres pr. bibliotek. Efter forfaldsdatoen kan 1. rykker afsendes.
Saldoopgørelsen er også en varsling om blokering af låneren. Saldoopgørelsen
indeholder et varsel i dage, og hvis summen af lånerens gebyrer ved udløb af den
periode ikke er bragt ned under blokeringsgrænsen (som konfigureres pr.
bibliotek) er låneren blokeret for at foretage yderligere lån.
110 of 188
Til økonomisystemet sendes en påligning med forfaldsdato lig regningens
forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”. Således vil
regningen ikke sendes til inddrivelse i økonomisystemet før alle rykkerfrister er
overskredet.
9.2.1.2 1. rykker
Ved afsendelse af saldoopgørelsen får mellemværendet sat en forfaldsdato. Når
den er overskredet kan mellemværendet indgå i ”1. rykker”. Kun mellemværender
med status ”Opgørelse sendt” kan indgå i første rykkerbrev / ”1. rykker”.
Ved afsendelse af 1. rykker sættes en ny forfaldsdato på mellemværendet.
Forfaldsdatoen beregnes som dags dato plus et konfigureret antal dage. Hvis
biblioteket kun bruger én rykker i processen og 1. rykker dermed er den sidste
rykker, beregnes forfaldsdatoen som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”.
Bruger biblioteket mere end én rykker i processen, beregnes forfaldsdatoen som
dags dato plus ”Rykker interval i dage”.
Den beregnede forfaldsdato oplyses i rykkeren.
Til økonomisystemet sendes en annullering af regningen og en oprettelse af
regningen på ny med den nye forfaldsdato igen plus ”Rykker interval i dage” gange
”Antal rykkere”.
9.2.1.3 2. rykker
Brugeren kan kun sende ”2. rykker”, hvis biblioteket har konfigureret at bruge 2
eller 3 rykkere i rykker-processen. I ”2. rykker” indgår mellemværender med
status ”1. rykker sendt”.
Som ved afsendelse af 1. rykker, sættes forfaldsdato på mellemværendet også
her afhængigt af om denne rykker er den sidste i rykker-processen på dette
bibliotek. Er 2. rykker den sidste beregnes forfaldsdato som dags dato plus ”Antal
dage før inkasso”. Er 2. rykker ikke den sidste, beregnes forfaldsdato som dags
dato plus ”Rykker interval i dage”.
Den beregnede forfaldsdato oplyses i rykkeren.
Til økonomisystemet sendes igen en annullering og en oprettelse med den nye
forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”.
9.2.1.4 3. rykker
Brugeren kan kun sende 3. rykker, hvis biblioteket har konfigureret at bruge 3
rykkere i rykker-processen. I 3. rykker indgår mellemværender med status ”2.
rykker sendt”.
Ved afsendelse af 3. rykker, sættes en forfaldsdato på mellemværendet beregnet
som dags dato plus ”Antal dage før inkasso”. Forfaldsdato oplyses i brevet.
Til økonomisystemet sendes igen en annullering og en oprettelse med den nye
forfaldsdato plus ”Rykker interval i dage” gange ”Antal rykkere”.
9.2.1.5 Send til inddrivelse
Ved afsendelse af sidste rykker (1., 2. eller 3. rykker afh. af konfiguration), blev
sat en forfaldsdato på mellemværendet. Når den dato er nået, sættes
mellemværendet automatisk til ”Sendt til inddrivelse”. Låneren får besked herom,
hvis det er konfigureret i F7 -> serveropsætning. Som standard vil låneren i 3.
rykker blive advaret om, at mellemværendet sendes til inddrivelse. Hvis dit
bibliotek sender mellemværender til inddrivelse allerede efter 1. eller 2. rykker,
111 of 188
skal du huske at indtaste det i printskabelonen for hhv. 1. eller 2. rykker, sådan
at låneren bliver advaret rettidigt.
Man kan desuden manuelt sætte mellemværendet til ”Sendt til inddrivelse” med
knappen ”Send til inddrivelse”.
Der sendes ikke noget til økonomisystemet, som automatisk sender regningen til
inddrivelse når forfaldsdatoen er overskredet.
9.2.1.6 Luk inddrivelse
”Luk inddrivelse” anvendes til at afslutte et mellemværende, der er sendt til
inddrivelse. Der er ikke automatisk besked fra økonomisystemet om dette, så
brugeren skal vælge ”Luk inddrivelse”.
Send saldoopgørelse
1. For at sende saldoopgørelser til lånere, fremsøges alle erstatninger og
gebyrer, som har status ”Oprettet/delvist betalt”.
2. I listevisningen vises nu en oversigt over alle bibliotekets låneres
erstatninger og gebyrer, der har status ”Oprettet” eller ”Delvist betalt”.
Hver række kan markeres med et flueben, hvilket indikerer at rækken skal
indgå i saldoopgørelsen.
3. For at se detaljer eller rette et mellemværende dobbeltklikkes på
mellemværendet, hvormed dets detaljeside vises. Herfra kan
materialenummer, beløb og noter ændres.
4. Når alle mellemværender er gennemgået, klikkes blot på ”Send valgte”,
for at sende de markerede mellemværender.
Mellemværender på 0 kr. kan ikke indgå i en saldoopgørelse. Hvis en låner er
”Fritaget for rykkere” kan lånerens mellemværender fremsøges, men kan ikke
indgå i en saldoopgørelse.
Mellemværende der ikke kan afsendes rykker for
Der kan være tilfælde, hvor mellemværende kan søges frem i tabellen, men ikke
rykkes for. Disse mellemværende vil være markeret med ikonet
, som viser en
beskrivelse, når du kører musen henover. I tabellen ses de forskellige årsager til,
at der ikke kan rykkes for et mellemværende.
Tooltip
Beskrivelse
”Mellemværende er annulleret”
Et annulleret mellemværende kan ikke
rykkes for.
”Mellemværende er betalt”
Et betalt mellemværende kan ikke rykkes
for.
”Mellemværende er tilbagebetalt”
Et tilbagebetalt mellemværende kan ikke
rykkes for.
”Mellemværende
inddrivelse”
Et mellemværende som er sendt
inddrivelse kan ikke rykkes for.
til
Efter inddrivelsen er lukket,
mellemværende ikke rykkes for.
et
er
”Inddrivelsen er lukket”
112 of 188
sendt
til
kan
”Beløbet er ugyldigt”
Hvis et mellemværende har et restbeløb på
nul eller derunder, kan det ikke rykkes for.
”Betalingsfristen er endnu ikke
overskredet”
Hvis en rykker er sendt og dennes
betalingsfristen endnu ikke er overskredet
(rykkerinterval kan konfigureres under
F7/Serveropsætning/Mellemværende/Rykk
er
interval
i
dage),
kan
dette
mellemværende ikke rykkes for før
betalingsfristen er overskredet
”Låneren er fritaget fra rykkere”
Hvis en låner tilhører en lånergruppe, der
er
fritaget
for
rykkere,
kan
mellemværender ikke rykkes for.
”Låneren er under aldersgrænsen
for inddrivelse”
Hvis en låner er under den aldersgrænse,
som
kan
konfigureres
under
F7/Serveropsætning/Mellemværende/Geb
yrtakster og erstatningsomkostninger, kan
denne låner ikke sendes til inddrivelse.
Send rykker
Hvis en låner har fået en saldoopgørelse med tre erstatninger på, og den ene
betales inden for tidsgrænsen, vil der naturligvis kun kunne rykkes på de to
erstatninger, der endnu ikke er betalt. Rykkere genereres på samme måde som
saldoopgørelser.
1. For at sende rykkere til lånere, skal du fremsøge erstatninger og gebyrer.
Søger du efter mellemværende med status ”Opgørelse sendt” kan 1.
rykker, hvis fristen er overskredet, sendes. Hvis biblioteket bruger flere
rykkerbreve i rykkerprocessen, skal der søges på ”1. rykker sendt” for at
sende ”2. rykker” og på ”2. rykker sendt” for at sende ”3. rykker”. Læs
mere om de forskellige trin i rykkerprocessen i afsnit 9.2.1.
2. I tabellen vises nu en oversigt over alle bibliotekets låneres erstatninger
og gebyrer, der har den valgte status. Hvert mellemværende markeres
med et flueben, hvis mellemværendet skal indgå i rykkeren.
3. For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på mellemværendet,
hvormed dets detaljeside vises. Herfra kan materialenummer, beløb og
noter ændres.
4. Når alle mellemværender er gennemgået, klikkes på ”Send valgte” for at
sende de valgte mellemværender.
Mellemværender på 0 kr. kan ikke indgå i et rykkerbrev. For mellemværender
med status ”1. rykker sendt” og ”2. rykker sendt” er en forfaldsdato der skal nås
før de kan indgå i brev til låner. Hvis en låner er ”Fritaget for rykkere” kan lånerens
mellemværender fremsøges, men kan ikke indgå i et rykkerbrev.
Bagatelgrænse
Bagatelgrænsen er den nedre grænse for, hvornår der skal sendes
saldoopgørelser til lånere. Det betyder at, hvis grænsen er sat til eksempelvis 50
kr., vil lånere, der kun har gebyrer, der sammenlagt er mindre eller lig dette beløb
ikke fremgå, når du søger. Grænsen defineres på fanen ”Serveropsætning” under
hovedområdet ”F7 Sysadmin”.
113 of 188
Hvis du ønsker at se alle erstatninger og gebyrer, også dem uden for
bagatelgrænsen, kan du ved din søgning sætte flueben i ”Medtag låner under
bagatelgrænse”. Det betyder, at du kan se og sende saldoopgørelser til lånere,
selvom deres total er under bagatelgrænsen.
Detaljeside for mellemværende
Figur 70 For at rette et mellemværende dobbeltklikkes på det under F5>Mellemværende, hvormed detaljesiden for det valgte mellemværende åbnes.
Detaljesiden indeholder informationer om det valgte mellemværende, den
tilknyttede låner og materiale. Hvis mellemværende er i tilstand ”Oprettet”,
”Delvist betalt”, ”1. rykker sendt”, ”2. rykker sendt” eller ”3. rykker sendt” (hvis
antal rykker er konfigureret til tre) kan det redigeres eller annulleres fra siden.
F.eks. er det muligt at rette beløbet og klikke ”Gem”. Beløbet er nu opdateret.
Mellemværender der er i en af de andre tilstande end de ovennævnte, kan kun
læses, men ikke redigeres eller annulleres.
Print udlåns- og rykkerlister til lånergrupper
Funktion: Print af lister der viser udlån inklusiv overskredne lån for en
lånergruppe.
Fane: Udlån
114 of 188
Det er muligt at printe en liste med udlån for en bestemt lånergruppe. Listen kan
bestå af alle udlån (overskredne udlån, og ikke-overskredne udlån for hver låner).
Det er også muligt at printe en rykkerliste for en lånergruppe ved kun at vælge
check-boksen: Inkludér kun overskredne lån. Bemærk at denne check-box som
standard er slået til, så ønskes at printe den fulde udlånsliste (overskredne lån og
ikke-overskredne lån for lånergruppen) skal man fravælge check-boksen:
Inkludér kun overskredne lån. Udlånslisterne kan bruges til at hænge op i et
klasseværelse, eller hver elev kan eksempelvis få deres egen seddel med hjem
med deres udlån på. Det er derfor muligt at vælge om man vil printe én låner pr.
side, eller om man ønsker at printe udlån pr. lånere ud i én lang rækkefølge uden
sideopdeling. Check-boksen: Medtag langtidslån inkluderer lån på listen, der varer
mere end standardudlånsperioden for et bibliotek, eksempelvis taskebøger –
bøger der bruger til at undervise ud fra gennem et helt skoleår.
Er man i tvivl om et print indeholder de ønskede oplysninger og den ønskede
opsætning, er det muligt at få vist sin liste inden man printer ved at trykke på
knappen ’preview’.
Figur 71 Under F5 og fanen Udlån er det muligt at printe en liste med udlån for
en bestemt låner gruppe.
Administration af beskedkø
Funktion: Håndtering af beskeder forsøgt sendt til låneren digitalt
Fane: Beskedkø
Beskeder der sendes digitalt til låneren vil i forskellige situationer ikke nå frem –
f.eks. fordi låneren ikke er tilmeldt digital post, lånerens mobilnummer er forkert
eller der er opstået en teknisk fejl. De beskeder, der er ikke kunne sendes digtialt
samles i en oversigt her (F5, Beskedkø). De fejlede beskeder kan fremsøges på
baggrund af beskedtype og status (fejlet, og håndteret).
Når man fremsøger beskeder, vil alle beskeder der passer på kriterierne blive vist
i en tabel med oplysninger om deres beskedtype, dato, tid, kategori og hvilken
låner beskeden blev forsøgt sendt til. Beskederne håndteres ved at markere dem
med et flueben i venstre side af tabellen, og vælge den ønskede
handling/håndtering i dropdownen ”Processér valgte”, som findes til højre under
tabellen. Her kan vælges mellem ”Håndter m/print”, ”Håndter v/gensend”, og
”Håndter”.
Håndteringsmuligheder
115 of 188

”Håndter m/print”: beskeden udskrives, så den kan sendes med post.
Herefter skifter beskeden status til ”håndteret”.

”Håndter v/gensend”: Cicero forsøger at sende beskeden på den ønskede
måde (SMS, email, digital post). Hvis beskeden afsendes korrekt, vil den
skifte status til ”håndteret”. Hvis beskeden fejler igen, vil den få status
”fejlet” igen, og altså fremtræde i oversigten igen.

”Håndter”: Skifter blot beskedens status til håndteret. Denne handling kan
bruges, hvis man fx ringer til låneren eller håndterer beskeden på anden
vis.
Figur 72 Beskeder, der ikke er nået frem til låneren, kan ses og administreres
under hovedområdet ”Lister” under fanen ”Beskedkø” fanen.
Beskeddetaljer
For at se detaljer om en besked, skal man dobbeltklikke på den i tabellen. Dette
åbner en fly-in, der bl.a. viser hvornår beskeden oprindeligt blev sendt, hvornår
den fejlede, hvorfor den fejlede, samt hvad der står i beskeden. Inde fra
detaljevisningen kan man også håndtere beskeden på de samme tre måder, som
beskrevet ovenfor, ved at vælge den ønskede handling i dropdown menuen
”Processér valgte” i nederste højre hjørne. Endvidere kan man slette beskeden
ved at klikke på slet-knappen, der er placeret ved siden af ”Processér valgte”.
Sletter man en besked, vil blive permanent slettet.
Nødsystem
Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet
Fane: Nødsystem
116 of 188
Dette er beskrevet i afsnit 15.4.
117 of 188
10 Administration
”Admin”. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger henvendt
til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte ting på
dit biblioteksvæsen.
Leverandører
Funktion: Opret eller fremsøg leverandører og leverandøraftaler
Hovedområde: Admin
Fane: Leverandører
Under fanen ”Leverandører” kan der søges på leverandører ud fra navn,
aftalekode og CVR-nummer. Leverandørregistreret er globalt for alle
biblioteksvæsener. I tilknytning til den enkelte leverandør kan der registreres
leverandøraftaler. Aftalerne der oprettes er ikke globale, og kan kun ses af det
enkelte biblioteksvæsen.
Opret leverandøraftaler
1. Fremsøg den eksisterende leverandør, der skal oprettes en aftale for.
2. Vælg fanen ”Aftaler” på ”Leverandør”-detaljesiden.
3. Klik på opret aftale og udfyld felterne:

Kundenummer: Det nummer, der er indgået aftale med leverandøren
om. Nummeret angiver, hvordan materialer bestilt med dette
kundenummer skal klargøres.

Beskrivelse: udfyldes med en sigende tekst. Teksten vil være synlig
når du anvender aftalen i forbindelse med oprettelse af bestillingslinjer
under hovedområdet ”Accession”.

Standardkonto: Her vælges en åben materialekonto, som vil være
udfyldt som standard, når leverandøraftalen bruges i andre
sammenhænge.

Rabat i %: Her beskrives den procentrabat, du har aftalt med
leverandøren.

Rykkerfrekvens: Angiver antal dage, der skal være mellem hver
rykker.

Leveringstid: Her angives aftalt leveringstid.

Materialetype: Angiver den materialetype, aftalen omfatter.

*Første rykker efter: Her indtastes antal dage, der går før første
rykker eksekveres automatisk.

*Maks antal rykkere: Her angives antallet af automatiske rykkere, der
skal eksekveres.

Navn, e-mail, telefonnummer: Udfyld med kontaktoplysninger på
leverandørens kontaktperson.

Bemærkninger: Udfyldes med eventuelle særlige aftaleforhold.
118 of 188

Faktureringsadresse: Udfyld med adressen hvortil fakturaen skal
sendes.

Leveringsadresse: Udfyld med adressen hvortil materialerne skal
leveres.

* Den bagvedliggende funktionalitet for disse felter er ikke
implementeret i indeværende version. Dvs. det er ikke muligt gennem
applikationen at sende rykkere til leverandører.
4. Ved klik på ”Gem” ses aftalen i tabellen over aftaler.
Figur 73 Viser leverandøren Biblioteksmedier med tilknyttede leverandøraftaler
Slet leverandører og leverandøraftaler
For at slette en leverandør, skal man navigere til leverandøren, og klikke på
slet-knappen, der er placeret nederst til højre. Når man forsøger at slette en
leverandør, tjekker systemet for følgende:
1. Er der nogen leverandøraftaler på leverandøren? (tjekker alle
biblioteksvæsener)
a.
Hvis der er, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker der har
aftaler vil blive listet.
2. Bliver leverandøren brugt i aktive periodika abonnementer? (tjekker alle
biblioteksvæsener)
a.
Hvis den gør, så kan leverandøren ikke slettes. De biblioteker der
bruger leverandøren vil blive listet.
Hvis systemet kan ’svare nej’ til begge spørgsmål, vil leverandøren blive slettet.
119 of 188
Fremgangsmåden er den samme, hvis man ønsker at slette en leverandøraftale.
Naviger til aftalen, og klik på slet-knappen, der er placeret nederst til højre. Når
man forsøger at slette en aftale, tjekker systemet for følgende:
1. Er der nogen aktive ordrer, der benytter denne aftale? (tjekker alle
biblioteker indenfor ens biblioteksvæsen)
a.
Hvis der er aktive ordrer kan aftalen ikke slettes.
b.
Hvis der ikke er aktive ordre slettes aftalen.
Alle leverandører er globale, hvilket betyder at hvis en leverandør slettes er den
slettet for alle biblioteker.
Konti
Funktion: Administration af konti
Hovedområde: Admin
Fane: Konti
Figur 74 viser konfiguration af konti
Fanen ”Konti” viser en oversigt over biblioteksvæsenets konti. En konto kan
anvendes i forbindelse med indkøb (materialekonto) eller i forbindelse med
mellemværende (gebyrkonto). Du kan oprette en grundkonto med en associeret
konti-struktur. Disse konti kan indeholde perioder. Der kan oprettes, læses,
redigeres og slettes konti og perioder i dette faneblad. For at arbejde med
bevægelser skal du benytte hovedområdet ”Accession”, se kapitel 6 for mere
herom.
120 of 188
Oprettelse af konti
Konti kan oprettes enten ved at holde musen over en eksisterende konto i
kontohierarkiet og trykke på ”plus”-knappen eller ved at vælg knappen ”Opret
grundkonto”, hvis det er første gang, der oprettes en konto.
Figur 75 Viser, hvorledes brugeren kan oprette en ny konto
Herefter indtaster du kontonummer (som skal være unikt) samt yderligere
information. Ved tryk på ”Opret” oprettes kontoen.
Konti kan organiseres i hierarkier efter behov. En konto kan specificeres til at blive
brugt som materialekonto, klargøringskonto eller i forbindelse med
mellemværende. Se afsnit 5.6.5 for yderligere information om mellemværende.
Klargørings- og materialekonti skal have eksterne kontooplysninger.
Klargøringskonto anvendes, når medieleverandører fremsender fakturaer med
separate klargøringsudgifter, således at klargøringsudgifterne kan konteres på
klargøringskontien. Der kan kun vælges én klargøringskonto.
Eksternt kontonummer
For at tilføje et eksternt kontonummer, som er nødvendigt for at kommunikere
med det eksterne økonomisystem, vælges en udbyder under ”Ekstern kontotype”,
og alt efter udbyder indtastes nødvendige oplysninger som kommasepareret liste
under ”Eksterne kontooplysninger”.

For
KMD
indtastes
enten
<Artskonto>,<omkostningssted>,<SIO>

For EG indtastes <kontonummer>

For Fujitsu indtastes <kontonummer>,<posteringsafstemningsenhed>,
121 of 188
<Artskonto>,<PSP>
eller

<posteringsregistreringssted>
Redigering og lukning af konti
En konto kan redigeres ved at mouse-over på den konto i kontohierarkiet, der
ønskes redigeret og derefter trykke på ikonet til redigering. Herefter kan udvalgte
kontooplysninger redigeres og gemmes ved tryk på ”Gem”.
Hvis en konto ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at
applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en
konto. Der vises information om dette, hvis en konto forsøges lukket, uden at
betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en konto kun lukkes, hvis dens tilhørende
underkonti er lukkede og alle dens tilknyttede kontoperioder er lukkede. En lukket
konto kan ikke genåbnes.
Sletning af konti
En konto kan slettes ved at holde musen over den konto i kontohierarkiet, der
ønskes slettet og derefter trykke på ikonet for slet. Efter bekræftelse af sletningen
vil kontoen forsøges slettet. Hvis kontoen ikke kan slettes, vises der en meddelelse
herom. F.eks. kan du ikke slette en konto, hvis den har underkonti tilknyttet.
Oprettelse af kontoperioder
Konti kan tilknyttes en eller flere kontoperioder. Det er på kontoperioderne, at
kontobevægelserne laves. Kontoperioder kan kun oprettes på grundkontoen, og
alle underliggende konti får derved automatisk de samme perioder.
For at oprette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter
trykkes der på ”plus”-knappen i panelet til højre. Her indtastes budget, fra og til
datoer, og periodens udstrækning angives - begge datoer er inklusive. Ved tryk
på ”Opret” oprettes kontoperioden.
Bemærk, at de angivne datoer ikke kan ændres efterfølgende og hvis de angivne
datoer overlapper med en anden kontoperiode, kan kontoperioden ikke oprettes.
Efter oprettelse vises perioden i en dropdown.
Disponeringer og betalinger sker altid i den aktuelle periode. Det vil sige betaling
foretaget i 2015 sker på 2015 kontoperiode, og betaling i 2016 sker på 2016
kontoperiode.
122 of 188
Figur 76 viser, hvorledes brugeren ved oprettelse af en ny konto kan oprette en
kontoperiode.
Redigering af kontoperioder
Budgettet for en kontoperiode kan redigeres ved at vælge perioden i dropdownlisten og derefter trykke ”Rediger”. Herefter kan budgettet redigeres og gemmes
ved tryk på ”Gem”.
Hvis en kontoperiode ønskes lukket, sker det også ifm. redigering. Bemærk, at
applikationen kræver, at visse betingelser er overholdt for at kunne lukke en
periode. Der vises information om dette, hvis en periode forsøges lukket, uden at
betingelserne er opfyldt. F.eks. kan en periode kun lukkes på en konto, hvis de
tilsvarende perioder på kontoens underkonti er lukkede.
Sletning af kontoperioder
For at slette en kontoperiode vælges grundkontoen i kontohierarkiet. Herefter
vælges den kontoperiode, der ønskes slettet. Tryk derefter på ”Slet”-knappen.
Efter bekræftelse af sletningen vil kontoperioden forsøges slettet på grundkontoen
samt de tilsvarende kontoperioder på alle underkonti. Hvis kontoperioden ikke
kan slettes, vises der meddelelse herom. F.eks. kan du ikke slette en
kontoperiode, hvis den har kontobevægelser tilknyttet.
Ruter
Funktion: Opsætning af ruter
Hovedområde: Admin
Fane: Ruter
123 of 188
Under fanen ”Ruter” kan du se en tabel, der viser en oversigt over de ruter, der
køres inden for dit biblioteksvæsen. Ruterne bruges til at beregne den forventede
leveringsdato af bookinger.
Opret en rute
For at oprette en rute, skal du klikke på ”Opret rute”, som er placeret nederst til
venstre. Herved åbnes detaljesiden, hvorfra du konfigurerer din rute.
Figur 77 viser detaljesiden for oprettelsen af en rute.
Køredage
Du starter med at definere, hvilke dage ruten kører. Dette gøres ved at sætte
flueben ud for køredagene.
1. Fra
Herefter vælges fra en dropdown, hvor ruten starter.
2. Tilføj filialer
Dernæst vælges hvilke filialer ruten kører forbi. Dette gøres ved at markere de
ønskede filialer i den venstre boks, og klikke på pilen der peger til højre. Når
de ønskede filialer er lagt over i boksen til højre, kan du flytte op og ned på
rækkefølgen ved at markere en filial og klikke på ”pil-op” eller ”pil-ned”.
Rækkefølgen på valgte filialer er vigtig, da den bruges til at udregne forventet
leveringsdato for bookinger.
3. Andre regler (uge og dato) Slutteligt defineres om ruten skal køre hver uge,
hver anden uge, hver tredje uge osv., samt en dato fra hvornår ruten gælder.
4. Til sidst klikkes ”Gem”, og ruten vil nu fremgå af tabellen. For at redigere en
rute, skal du dobbeltklikke på den på tabellen, hvormed detaljesiden åbnes.
124 of 188
Periodika
Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et ”Grundkort” på
periodika.
Hovedområde: Admin
Fane: Periodika
Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner som bestemmer
hvordan periodika præsenteres. Læs mere om dette i kapitlet om periodika i afsnit
12.8.
Automatiske materialevalgslister
Funktion: Opsætning af automatisk oprettelse af materialevalgslister
Hovedområde: Admin
Fane: Materialevalgslister
For automatisk at kunne oprette materialevalgslister i hovedområdet ”Accession”,
se afsnit Error! Reference source not found., skal du først have opsat
skabeloner for listerne. Dette kan du gøre under fanen ”Materialevalgslister” i
hovedområdet ”Admin”. Her kan du oprette en ny skabelon, som vil blive brugt,
når der oprettes lister. En skabelon skal have et navn og et katalog, e.g. ”dbf”,
som der søges i. Skabelonerne vil blive udfyldt med år og ugenummer suffikset
”katalog”. Derudover kan du tilføje en CQL-streng, som vil blive tilføjet søgningen
og bruges til at filtrere ugelisten. Skabelonen vil resultere i en søgestreng som er
opbygget således: kk=<KATALOG><ÅR><UGE> AND <CQL>. Skabelonen kan
checkes for at se at den ikke indeholder fejl og at den resulterer i fundne poster
ved hjælp af klik på ”Check skabelon”. Kun skabeloner angivet som aktive, vil
resultere i materialevalgslister når disse genereres.
125 of 188
Figur 78 viser et eksempel på hvordan en materialevalgsliste kan genereres.
Temaer
Funktion: Oprettelse af temaer til for eksempel midlertidige opstillinger
eller placeringer
Hovedområde: Admin
Fane: Temaer
I fanen ”Temaer” kan der oprettes, ændres eller fjernes temaer. Materialer kan
tilknyttes temaer ved at fremsøge materialer i hovedområdet ”Cirkulation”.
Temaer kan anvendes som midlertidige opstillinger.
Opret tema
1. For at oprette et nyt tema klikkes der på ”Opret tema”.
2. Udfyld relevant information om temaet. Navn, opretters initialer, ansvarlig
filial, materialegruppe og tidsperiode for hvornår temaet skal være aktivt.
Indsæt en beskrivelse af temaet, såfremt dette ønskes.
3. Hvis temaet skal fjernes fra materialet ved aflevering kryds af i ”Fjern
tilknytning ved aflevering”.
a.
126 of 188
Hvis materialerne ikke skal have fjernet tilknytning ved aflevering,
kan det muligvis være fordelagtigt at printe nye labels, hvor der
står temaets placering (se afsnit 5.2.2).
4. For at oprette et temas placering, gældende for de filialer der skal anvende
temaet, trykkes der på plus-ikonet under tabellen ”Placering på
deltagende filialer”, hvorved der tilføjes en række.
5. Specificer placering ved at ændre via dropdown-menuerne i rækken. Der
kan kun vælges en placering per filial, derfor er det kun muligt at vælge
en filial én gang.
Figur 79 viser detaljesiden af opret tema.
For at fjerne en placering, markeres placeringen i tabellen og der klikkes derefter
på krydset i venstre side af detaljesiden.
Ændre tema
1. Dobbeltklik på et eksisterende tema i oversigten over temaer.
2. Rediger og tryk Gem
Fjern tema
1. Fra oversigten over temaer markeres det tema der skal slettes
2. Klik på krydset nederst i venstre side.
Standardpriser
Funktion: Oprettelse af standardpriser ved erstatning af materialer
Hovedområde: Admin
Fane: Standardpriser
I fanen ”Standardpriser” kan der defineres standardpriser på erstatninger.
Standardpriserne anvendes ved erstatninger såfremt der ikke forefindes en
erstatningspris på det bestemte materiale.
127 of 188
Opret/rediger standardpriser
1. Klik på
for at oprette standardpris. Dobbeltklik på en
standardpris i listen for at redigere en standardpris.
2. I detaljesiden kan der gives et navn til standardprisen i feltet
”Materialetype”.
3. I felterne ”Bibliografisk kategori 008t”, ”Generel materiale betegnelse
009a”, ”Specifik materiale betegnelse 009g” og ”Opstillingskode 038a”
angives der ud fra DanMARC2, hvilke materialer den pågældende
standardpris skal gælde for.
4. I feltet ”Erstatningspris inkl. moms” angives standardprisen i kroner
inklusiv moms.
Figur 80 viser detaljesiden for oprettelse af standardpriser.
Prioritering af standardpriser
De oprettede standardpriser tildeles et givent materiale ud fra et prioriteringssæt.
Når der skal findes en standardpris for et givent materiale tjekkes der først
prioritet 1, hvis ikke materialet passer til prioritet 1, tjekkes prioritet 2 i stedet og
så fremdeles. Man kan omprioritere og slette standardpriser ved at bruge
kontrollerne
nede i venstre hjørne af standardprisfanen. Det
anbefales at de mest restriktive standardpriser er prioriteret højst og at man i
prioriteringsrækkefølgen har en standardpris der passer til alle materialer med
lavest prioriteret.
Hvis ikke et materiale passer til nogen af standardpriserne vil erstatningsprisen
blive 0 kr. for dette materiale.
Flydegrupper
Funktion: Opsætning af hvor materialer må flyde til og fra
128 of 188
Hovedområde: Admin
Fane: Flydegrupper
I fanen ”Flydegrupper” kan der defineres forskellige flydegruppeprofiler.
Flydegruppeprofiler angiver, hvorvidt et materiale med en filialplacering må flyde
til en anden filial. Det er muligt at redigere og oprette nye flydegrupper. Et
materiales flydegruppe kan ændres/vælges på selve materialet.
Opret/rediger flydegruppe
1. Klik på
for at oprette en flydegruppe eller dobbeltklik på en
flydegruppe i listen for at redigere.
2. I detaljesiden kan der angives et navn og en beskrivelse til flydegruppen
i henholdsvis feltet ”Navn” og ”Beskrivelse”.
3. I feltet ”Valgte” angives det, hvor materialet må flyde til og fra. I feltet
”Mulige” kan det ses, hvilke filialer der kan tilvælges til flydegruppen.
Figur 81 viser detaljesiden for en flydegruppe kaldet ”Fængslet”, materialer i
denne flydegruppe kun kan flyde mellem ”Depot Statsfængsel” og
”Statsfængslet”.
Har et materiale en flydegruppe, hvor alle filialer er valgt, vil det, når det bliver
afleveret på en anden filial, end der hvor den har placering, ændre placering til
afleveringsfilialen. Afleveres materialet på samme filial som materialets
placeringen, sker der ikke nogen ændring i henhold til placeringen.
Hvis et materiale har en flydegruppe, hvor alle filialer ikke er valgt, såsom i Figur
81, vil det når det bliver afleveret på en anden filial flyde tilbage til materialets
129 of 188
placering. Bliver det afleveret på en af de valgte filialer, vil det få samme placering
som afleveringsfilialen.
Er materialet tildelt et tema med en dertilhørende flydegruppe, vil denne
overskrive den oprindelige flydegruppe. Har temaet derimod ikke nogen
flydegruppe, vil materialets oprindelige flydegruppe være gældende.
Slet flydegruppe
I F6Flydegrupper kan en flydegruppe slettes enten ved at markere en
flydegruppe i tabellen og efterfølgende klikke
flydegruppe og klikke ”Slet”.
eller åbne detaljesiden for en
Overstiger antallet af materialer tilknyttet til flydegruppen 5000, kan flydegruppen
ikke slettes. Ønskes det derfor at slette en flydegruppe med over 5000 materialer,
skal man sørge for, at der er færre materialer tilknyttet end dette.
11 Sysadmin
”Sysadmin”. Herfra kan der foretages diverse administrative opsætninger
henvendt til biblioteket. Administrationsområdet giver dig mulighed for at opsætte
ting på dit biblioteksvæsen. De eneste opsætninger, der knytter sig til din lokale
PC, er dem der kan opsættes i hovedområdet ”Sysadmin” under
”Klientopsætning”, se afsnit 11.4.
Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler
Lånergrupper, materialegrupper og udlånsprofiler udgør samlet set Ciceros
regelsæt for håndtering af bibliotekets udlånsregler.
Kombinationen af et materiales tilhørsforhold til en materialegruppe og
materialegruppens tilknyttede udlånsprofiler og lånergrupper afgør, hvilke
udlånsregler der skal gælde, når et materiale udlånes eller reserveres af en låner.
Helt overordnet gælder, at:

En låner tilhører en eller flere lånergrupper.

Et materiale tilhører én materialegruppe.

En materialegruppe kan have flere udlånsprofiler.

En udlånsprofil kan have flere lånergrupper.
Lånergrupper
Funktion: Opsætning af lånergrupper
Fane: Lånere
Du kan opsætte de lånergrupper dit biblioteksvæsen har behov for. Lånerne kan
efterfølgende knyttes til lånergruppen, og lånergruppen kan tilknyttes til
materialegruppens udlånsprofiler.
1. Lånergrupper er struktureret i et hierarki. Lånere, som er knyttet til en
lånergruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne. I eksemplet i
130 of 188
Figur 82. vil en låner, som er knyttet til ”Udenlandske biblioteker”, således
også være knyttet til ”Biblioteker” og ”Alle”.
2. Der kan oprettes en ny undergruppe ved brug af ”plusset”
3. En eksisterende gruppe kan redigeres ved brug af ”blyanten”
på en gruppe.
.
4. En eksisterende gruppe kan slettes ved brug af ”krydset”
. Bemærk, at
du kun kan slette grupper, som hverken har undergrupper, lånere eller
udlånsprofiler knyttet til sig.
5. Den øverste gruppe, som repræsenterer samtlige lånere på biblioteket, kan
ikke slettes eller redigeres.
Figur 82 Lånergrupper opsættes i en hierarkisk struktur. Lånere, som er knyttet
til en gruppe, er automatisk knyttet til alle grupper over denne.
På en lånergruppe kan det konfigureres om lånergruppen skal fritages for gebyrer,
fritages for erstatninger og fritages for rykkere (dvs. saldoopgørelse og
rykkerbreve). Dette gøres ved at redigere en lånergruppe og markere de ønskede
fritagelser. Hvis en låner er del af flere lånergrupper, så fritages han hvis bare én
af disse lånergrupper er markeret som fritaget.
”Fritag for gebyr” betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få tilskrevet
gebyr af det natlige job (se evt. afsnit Error! Reference source not found.).
Gebyrer kan oprettes manuelt til en låner der er fritaget for gebyrer.
”Fritag for erstatning” betyder at lånere i gruppen ikke automatisk vil få oprettet
erstatning for tabt materiale af det natlige job (se evt. afsnit Error! Reference
source not found.). Er låneren fritaget for erstatning vil det natlige job heller
131 of 188
ikke tilskrive gebyr til låneren, selvom låneren ikke er fritaget for gebyr.
Erstatninger kan oprettes manuelt til en låner der er fritaget.
”Fritag for rykkere” betyder at lånere i gruppen ikke kan tilsendes saldoopgørelse
og rykkerbreve. Lånernes mellemværender kan fremsøges fra Mellemværende
oversigten (F5 > Mellemværende) men lånernes mellemværender kan ikke indgå
i breve (se evt. afsnit 9.2.2 og 9.2.4).
Automatisk tildeling af lånergrupper
Funktion: Automatisk tildeling af lånergrupper
Fane: Lånere
Under fanen ”Lånergrupper” kan du oprette regler for automatisk tildeling af
lånergrupper som træder i kraft, når en ny låner oprettes. Det betyder, at du kan
definere en række kriterier som automatisk tildeler låneren lånergrupper, hvis
låneren passer på de regler du har opsat.
Figur 83 viser detaljesiden for automatisk tildeling af lånergruppe
Opret regel
1. For at oprette en automatisk tildeling, klikkes på knappen ”Opret ny auto.
tildeling” over tabellen.
2. På detaljesiden vælger du hvilken lånergruppe der automatisk skal
tildeles.
132 of 188
3. Vælg hvilken lånertype reglen skal gælde for.
4. Hvis reglen skal gå på kommune, vælges først om låneren skal være inden
eller uden for kommunen. I feltet ved siden af vælges kommunen.
5. Hvis reglen skal gå på land, vælges først om låneren skal være inden eller
udenfor for landet. I feltet ved siden af vælges landet.
6. Hvis reglen både skal gå på kommune og land, defineres begge.
7. Det sidste kriterium du kan sætte er alderen. Den kan både angives som
intervaller (f.eks. 10-14, begge er inklusive) eller som under/over, det
gøres ved at udelade en af værdierne.
8. Til sidst angives en beskrivelse af reglen, som vil være synlig ude i
tabellen. F.eks. Alle voksne i Horsens kommune.
9. Afslut med at trykke ”Gem”.
For at redigere en regel, dobbeltklikkes på den pågældende række i tabellen.
133 of 188
Brug reglerne
Når du opretter en ny låner og trykker ”Opret”, tjekker systemet automatisk om
låneren opfylder nogen regler ved at validere på lånertype og på hhv. kommune,
land og alder, hvis disse er opsat i reglen. Hvis låneren gør det, bliver grupper
tilføjet.
Materialegrupper og udlånsprofiler
Funktion: Oprettelse af materialegrupper og udlånsprofiler
Fane: Materialegrupper
Alle materialer skal tilknyttes en materialegruppe. På materialegruppen kan du
tilknytte forskellige udlånsprofiler, og til udlånsprofilerne knyttes lånergrupper. En
udlånsprofil kan kun oprettes i relation til en materialegruppe, og der skal
tilknyttes en lånergruppe til udlånsprofilen. Hvis der ikke knyttes en lånergruppe
til en udlånsprofil, gælder udlånsprofilen ikke for nogen lånere.
Oprettelse af materialegrupper:
1. Tryk på ”Opret materialegruppe”.
2. Udfyld navn og beskrivelse.
3. Tilføj udlånsprofiler til materialegruppen ved at trykke på ”Tilføj ny profil”.
Følgende obligatoriske felter skal udfyldes, før der kan trykkes på ”Gem”:

Navn for udlånsprofilen

Udlånsdage (udlånsperiode) eller Årlig afleveringsdato

Antal fornyelser (antal gange materialet kan fornyes)

Fornyelsesdage (perioden, som udlånsperioden udvides med)

Reglerne for lån, reservation, fjernlån m.m. vælges til/fra i listen

Tilføj de lånergrupper, som udlånsprofilen er gældende for. Dette gøres
ved at klikke på ”+” og efterfølgende vælge en eller flere lånergrupper i
træet
4. I tilfælde af flere udlånsprofiler kan udlånsprofilerne prioriteres ved at trykke
på pilene under tabellen. En låner kan via sit medlemskab af flere
lånergrupper være tilknyttet flere udlånsprofiler på samme materialegruppe.
Når en låner, låner et materiale, vil den udlånsprofil, der matcher lånerens
lånergrupper og har den højeste prioritet, blive aktiveret.
134 of 188
Figur 84 Detaljevisning for en materialegruppe
11.1.3.1
Prioritering af udlånsprofiler
I det følgende beskrives oprettelse af lånergrupper, materialegrupper og
udlånsprofiler, samt hvordan lånergrupper kobles til udlånsprofilerne. Eksemplet
tager udgangspunkt i nedenstående lånergrupper, der er placeret i en træstruktur
– bemærk de tre forskellige hierarkier i træstrukturen:

Alle (øverste niveau)

Biblioteker

Personer

Børn

Voksne
Når du skal sætte prioriteringen af lånergrupperne, skal det inderste niveau fra
lånergruppen prioriteres højest. I eksemplet herunder er ”Voksne” prioriteret som
nr. 1, ”Biblioteker” som nr. 2 og ”Alle” som nr. 3.
135 of 188
Figur 85 viser tre prioriterede udlånsprofiler i en materialegruppe. Systemet
tjekker først om låneren er i en lånergruppe inden for prioritet 1, dernæst prioritet
2 og til sidst prioritet 3.
Prioriteringen har betydning på følgende måde:

Når man foretager et udlån, undersøger systemet først om låneren er i en
af lånergrupperne, som er i prioritet nr. 1. Hvis låneren er i en af de
pågældende lånergruppe træder lånergruppens udlånsprofil i kraft. Hvis
låneren ikke er i den pågældende lånergruppe, undersøger systemet om
låneren er i lånergruppen, som er i prioritet nr. 2 osv.

Hvis en låner ikke er i en lånergruppe der er prioriteret kender systemet
ikke udlånsreglerne, og materialet kan derfor ikke udlånes. I eksemplet
herunder ville en låner placeret i lånergruppen ”Børn” blive fanget af
prioritet nr. 3 med lånergruppen ”Alle”. Hvis denne ikke havde været der,
ville det kun være lånere i lånergrupperne ”Voksne” og ”Biblioteker”, der
kunne låne materialer.
Det anbefales at udlånsprofilerne med de mest specifikke lånergrupper prioriteres
højst og de mere generelle låneregler er prioriteres lavest. Fx hvis
udlånsprofilen med ’alle’ var prioriteret højst, så ville alle medlemmer af
’Voksne’ og ’Biblioteker’ blive matchet af denne regel.
Lånerimport
Funktion: Giver mulighed at importere lånerdata fra UNI*C eller en csv-fil.
Fane: Lånere
Importér fra UNI*C
Når institutionsnumrene er konfigureret under fanen ”Filialer” i fanen
”Sysadmin” kan lånerdata fra UNI-Login hentes. Se afsnit 11.5.1 for
konfiguration af institutionsnumre.
1. Vælg en filial under ”Importér fra UNI*C”
2. Klik på knappen ”Importér” og lånerdata er importeret
Importér fra .CSV fil
Lånerdata kan også importeres fra en regnearksfil. Beskrivelse af kravene til
.csv-filen kan ses i [Opsætning af Cicero LMS]
1. Klik på ”Vælg .csv fil”
2. Find fil på computeren
3. Klik på knappen ”Importér” til højre for ”Vælg .csv fil” knappen
136 of 188
4.
Figur 86 Visning af lånerimports-funktionen
Placeringer
Funktion: Opsætning af placeringer
Hovedområde: Admin
Fane: Placeringer
Under fanen ”Placeringer” kan du se en liste over afdelinger, opstillinger og
delopstillinger. Der kan desuden oprettes en ny placering som en afdeling, en
opstilling eller en delopstilling. De værdier, der oprettes, bruges ved placering af
materialer på en filial samt på tværs af biblioteksvæsenet.
Opret ny placering
1. Der kan oprettes en ny placering ved at trykke på ”Opret ny placering”.
2. Udfyld ”Forkortelse”, ”Navn” og ”Type”.
3. Tryk ”Gem”, og placeringen vil nu optræde på listen.
Bemærk: Når du efterfølgende vil søge eksempelvis et materiale frem på dets
placering, har du mulighed for at vælge fra et hierarki, der viser hvordan de
forskellige afdelinger, opstillinger og delopstillinger er knyttet sammen. Dette er
især en fordel for skolerne, der kan have delopstillinger, der hedder det samme.
Visning og redigering af placeringer
1. Placeringer vises i en tabeloversigten under fanen ”Placeringer”. Her kan der
filtreres efter ”Afdeling”, ”Opstilling”, ”Delopstilling” eller ”Alle”.
137 of 188
2. Når der dobbeltklikkes på et element i listen, åbnes den pågældende
placering på en detaljeside.
Figur 87 Oversigt over placeringer.
Rettigheder
Fanen ”Rettigheder” viser en oversigt over de brugere, som har adgang til Cicero.
Det er endvidere muligt at oprette nye brugere og brugergrupper fra denne fane
samt definere brugerrettigheder og adgange. Du kan altså se og administrere
rettigheder for brugere og brugergrupper i dette område.
138 of 188
Figur 88 Viser listen over oprettede brugere
Brugere
Funktion: Opret brugere og tilknyt disse roller og brugergrupper
Fane: Rettigheder
Underområde: Brugere
Når du navigerer til underområdet ”Brugere”, vil du få en listevisning af alle
brugere, som er oprettet i applikationen. Listen viser endvidere, hvilke roller og
brugergrupper brugeren er tilknyttet. Det er også fra denne side, du opretter nye
brugere.
1. Klik på ”Opret bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes.
2. Angiv et brugernavn, navn og kodeord samt de roller og brugergrupper, den
nye bruger skal tilknyttes.
3. Roller og grupper vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er
rollerne og grupperne, der bestemmer, hvilke rettigheder og adgange
brugeren skal have i applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før
brugeren kan få de ønskede adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom.
Roller
Funktion: Opret og tildel rettigheder til roller
Fane: Rettigheder
139 of 188
Underområde: Roller
Naviger til underområdet ”Roller”. Her vil du kunne se en tabelvisning over de
roller, der findes i applikationen, redigere disse og oprette nye roller. Cicero
leveres med en række prædefinerede roller, herunder bibliotekar og indkøber.
Rollerne styrer hvilke rettigheder og adgange brugere har i applikationen.
1. For at oprette en ny rolle klikkes på ”Opret rolle”, hvormed en detaljevisning
åbnes.
2. Angiv rollenavn og de rettigheder og adgange, rollen skal have. Alle rettigheder
og adgange vises i en listevisning, og de tilladelser rollen skal have, vælges
ved at sætte flueben ud for dem.
3. Når de ønskede rettigheder og adgange er valgt, klikkes på ”Gem”-knappen,
hvormed rollen oprettes.
4. Du kan nu navigere tilbage til ”Brugere” i underområdet og tilknytte rollen til
den/de ønskede brugere. En bruger kan godt være tilknyttet flere roller og vil
i så fald have adgang til fællesmængden af rettigheder.
Brugergrupper
Funktion: Tildel rettigheder til brugergrupper
Fane: Rettigheder
Underområde: Brugergrupper
Brugergrupper kan bruges til at samle forskellige roller i én gruppe.
Eksempelvis, hvis flere brugere både skal have bibliotekar og
indkøbsrettigheder, kan disse roller samles i én gruppe. Herefter tildeles en
bruger denne gruppe. Brugeren vil hermed have begge rettighedssæt.
Klientopsætning
I nedenstående afsnit beskrives de opsætninger der kan laves på din egen pc
(klient).
Generel opsætning
Funktion: Sorteringsbeskeder og pinkode til hovedområde ”Cirkulation”
Fane: Klientopsætning
Underområde: Generel opsætning
Pinkode: Pinkode kan slås til og fra i udlånsområdet under hovedområdet
”Cirkulation”.
Visning af sorteringsbeskeder: Det er muligt at slå sorteringsbeskederne fra og til
i Cicero, så de ikke optræder i beskedkolonnen – f.eks. ved aflevering af et
materiale.
140 of 188
Figur 89 viser generel opsætning i klientopsætning.
RFID-scanner
Funktion: Opsætning af RFID-scanner
Opsætningen af RFID-scanner på din pc (klient) er beskrevet i kapitlet om RFID i
afsnit 14.5.
Bon- og labelprint
Funktion: Opsætning af bon- og labelprint
Underområde: Printer
Vær opmærksom på at printersoftware skal være installeret inden opsætning i
Cicero, således at applikationen kan finde og genkende printeren.
Bonprinter
Du kan kun udskrive bonner fra applikationen, hvis der er opsat en bonprinter.
For at opsætte en bonprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdown-listen
”Bonprinter”, papir i dropdown-listen ”Papir” og derefter klikke ”Gem”. Nogle
bonprintere tilbyder forskellige papirlængder, og det er vigtigt at vælge det
”lange” papir (se Figur 90). Dette forhindrer, at bonner skæres over for tidligt.
Visse bonprintere (eks. Epson) tilbyder som udgangspunkt ikke et langt papir. I
så fald skal du gøre følgende:
1. Opret et langt papir på printeren i Windows printeropsætningen. Der
henvises til dokumentationen for den konkrete printermodel for, hvordan
dette gøres.
2. Genstart Cicero
3. Vælg det oprettede papir under printeropsætningen i Cicero.
Du kan ved hjælp af fluebenene vælge, hvilke type bonner der skal udskrives.
Hvis du arbejder på en computer, hvor du ikke ønsker at udskrive almindelige
udlåns/afleverings-bonner, f.eks. en computer på et kontor, kan du fjerne
fluebenene ved ”Print udlånskvitteringer” og ”Print afleveringskvitteringer”.
141 of 188
Labelprinter
Du kan kun udskrive labels fra applikationen, hvis der er opsat en labelprinter.
For at opsætte en labelprinter skal du vælge den ønskede printer i dropdownlisten ”Labelprinter”, herefter justere top- og venstre margin i felterne ”Topmargin” og ”Venstre margin” og slutteligt klikke ”Gem”.
Figur 90 viser, hvorledes det lange papir til bonprinteren er valgt for at forhindre,
at bonner skæres af for tidligt. Desuden er det fravalgt at udskrive bonner ved
alm. aflevering/udlån.
Selvbetjeningsklient
Figur 91 viser indstillinger for selvbetjeningsklienten.
Funktion: Angivelse af låneridentifikation, bonprinter og reservationer
Underområde: Selvbetjeningsklient
Det er muligt at vælge, hvilken låneridentifikation klienten skal bruge til at
identificere lånere i selvbetjeningsklienten.
Der vælges mellem følgende låneridentifikationer:
142 of 188

Lånernummer – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer.

Lånernummer og kode – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og
i det efterfølgende skærmbillede indtaste sin pinkode til FBS.

UNI•Login - låneren identificeres ved indtastning af UNI•Login brugernavn
og adgangskode.
Bonprinter

Man kan konfigurere, hvilken bontype selvbetjeningsklienten skal udskrive
ved at sætte flueben ved den ønskede type. Du kan vælge ”Print
afleveringskvittering”,
”Print
udlånskvitteringer”
og
”Print
afhentningskvitteringer”.
Reservation

Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af
materialer ved at sætte et hak i checkboksen ”Opfyld reservationer i
selvbetjeningsklient”.

Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved
aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen ”Opfyld reservationer
i selvbetjeningsklient”.
Læs mere om selvbetjeningsklienten i kapitel 16.
Filialer
Funktion: Ændring af information vedrørende tilknyttede filialer
Fane: Filialer
I denne fane er det muligt at ændre på og få overblik over institutionsnumrene
på de tilknyttede filialer, ændre filialforkortelser samt at tilføje/ændre lukkedage
per filial.
143 of 188
Figur 92 viser fanen “Filialer”.
Institutionsnumre
I opstartsfasen tilknyttes institutionsnumre til institutioner før, at der kan ske
lånerimport gennem UNI*C. Institutionsnumrene anvendes i forbindelse med
lånerimport fra UNI*C under fanen ”Lånere” i F7 og vælge ”Lånerimport”.
Institutionsnummer tilknyttes/ændres ved at:
1. Dobbeltklik på en række med filial
2. I feltet ”Institutionsnummer” skrives det sekscifrede nummer
3. Først når der er skrevet seks cifre er det muligt at gemme – det er muligt
at anvende både tal og bogstaver
4. Klik på gem og institutionsnummeret er gemt
Forkortelse af filialnavn
Forkortede filialnavne er det filialnavn der fremgår på ordrer.
Forkortet filialnavn tilknyttes/ændres ved at:
1. Dobbeltklikke på en række med filial
2. Gå ind i fanen ”Information”
3. I feltet ”Forkortelse” skrives det forkortede filialnavn.
4. Klik på gem og det forkortede filialnavn er gemt
144 of 188
Lukkedage
For hver filial kan der registreres gældende lukkedage. Lukkedage har betydning
for afleveringsdatoer.
Hvis en låners afleveringsdato falder på en lukkedag, vil afleveringsdatoen
beregnes til næstkommende åbningsdag. Låneren har en tilhørsfilial (registreres
på lånerens detailside), det er i forhold til denne filial, at afleveringsdatoen
bestemmes.
Figur 93 visning af fanen ”Lukkedage” hvor der oprettes lukkedage.
Lukkedage oprettes ved at:
1. Dobbeltklikke på den pågældende filial
2. Klikke på fanen ”Lukkedage”
3. Klik på
4. Vælg om lukkedagen skal være enkelt forekommende eller ugentligt
5. Vælges enkelt skal der gøres følgende:
a.
Vælg lukkedagsdato (obligatorisk)
b.
Udfyld beskrivelse hvis ønskes
c.
Sæt flueben i ”Tilføj til alle filialer” såfremt lukkedagen skal gælde
for alle filialer i biblioteksvæsnet
6. Vælges ugentlig skal der gøres følgende:
145 of 188
a.
Vælg dato hvor den ugentlige gentagelse skal stoppe med at
gentages (obligatorisk)
b.
Sæt flueben i mindst en dag (obligatorisk)
c.
Udfyld beskrivelse hvis ønskes
d.
Sæt flueben i ”Tilføj til alle filialer” såfremt lukkedagen skal gælde
for alle filialer i biblioteksvæsnet
7. Klik på ”Tilføj”
8. Klik på ”Gem”
Lukkedage slettes ved at:
2. Klikke på fanen ”Lukkedage”
3. Marker en eller flere rækker der ønskes slettet
4. Klik på
5. Klik ”Gem”
Reserveringsregler
Reserveringsregler bestemmer hvilke filialer materialer kan opfylde reservationer
på. Materialer placeret på en filial kan opfylde reservationer på de filialer, som er
valgt under reservationsregler.
Figur 94 viser fanen ”Reservationsregler”
146 of 188
Reservationsregler oprettes ved at:
2. Klikke på fanen ”Reservationsregler”
3. Flyt filialer der kan opfylde reservationer over i valgte liste. Dette kan gøres
på en af følgende måder:
a.
Vælge filialen i mulige liste og klik på knappen peger mod valgte
liste
b.
Vælge filialen i mulige liste og klik på ”Enter”-tasten i tastaturet
c.
Dobbeltklikke på filialen i mulige liste
4. Klik ”Gem”
Reservationsregler slettes ved at:
2. Klikke på fanen ”Reservationsregler”
3. Flyt filialer der ikke kan opfylde reservationer over i mulige liste. Dette kan
gøres på en af følgende måder:
a.
Vælge filialen i valgte liste og klik på knappen peger mod mulige
liste
b.
Vælge filialen i valgte liste og klik på ”Backspace”-tasten i
tastaturet
c.
Vælge filialen i valgte liste og klik på ”Delete”-tasten i tastaturet
d.
Dobbeltklikke på filialen i valgte liste
Ekstern adgang
Under fanen ”Ekstern adgang” konfigureres de brugere, som eksterne systemer
skal benytte for at få adgang til Cicero for jeres bibliotek som lånesamarbejde,
SIP2 og CMS brugere.
Lånesamarbejde
Funktion: Konfigurere ekstern adgang i forbindelse med lånesamarbejde
(ISO18626 og NCIP)
Fane: Ekstern adgang
Underområde: Lånesamarbejde
Lånesamarbejde-siden viser en liste over lånesamarbejdes protokoller. Det, at de
er vist i tabellen er ikke ensbetydende med, at de er oprettet i Cicero. Det er
muligt at oprette lånesamarbejdets protokoller ved at tildele et kodeord.
Forudsætningen er, at lånesamarbejdets protokoller er angivet med den rigtige
adresse og kodeord i VIP-basen.
147 of 188
1. Klik på den protokol, du vil oprette. I Cicero vil ISO18626 og NCIP være
listet.
2. Under tabellen vil kodeordsfelter blive vist. Angiv et kodeord. Kodeordet
skal svare til det kodeord, der er anvendt i VIP-basen for den pågældende
protokol.
3. Tryk på ”Gem” for at oprette protokollen i systemet. Når protokollen er
gemt, vil oprettelsesdatoen fremgå af tabellen.
4. Det er muligt at opdatere kodeordet for en protokol. Det angivne kodeord
skal dog svare til det, der er angivet i VIP-basen..
SIP2
Funktion: Konfiguration og oprettelse af SIP2-brugere
Underområde: SIP2
Fanen ”SIP2” viser en oversigt over bibliotekets selvbetjeningsenheder, som har
adgang til at kommunikere med Cicero. Du kan herfra oprette og ændre
systemernes rettigheder samt opsætte sorteringsregler.
11.6.2.1
Opret SIP2 bruger
Fra underområdet ”SIP2”, kan du oprette brugere til selvbetjeningsenheder.
1. Klik på ”Opret SIP2 bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes.
2. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, SIP2 brugeren skal tilknyttes.
Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der
bestemmer, hvilke rettigheder og adgange brugeren skal have i applikationen.
Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede adgange. Se
afsnit 11.3.2 for mere herom.
11.6.2.2
Opsætning af sorteringsregler
For en SIP2-bruger kan man specificere sorteringsregler, som bestemmer hvilket
afkast eller hylde materialet skal i/på. Da et materiale kan matche flere
sorteringsregler alt efter om materialet er reserveret eller hvor det er opstillet, så
er sorteringsreglerne prioriteret, så det vil altid være den højst prioriterede regel,
der matcher materialet, der vælges.
For at sætte sorteringsregler op, udfør følgende trin:
1. Åbn fanen ”Ekstern adgang” og underområdet ”SIP2”
2. Åbn den SIP2-bruger som reglerne skal følge. Hvis der ikke er nogen SIP2
bruger, tryk på knappen ”Opret SIP2 bruger”, udfyld informationen og
tryk på ”Gem”.
3. Gå til fanen ”Sorteringsregler” på detaljesiden og tryk på knappen ”Opret
sorteringsregel”.
148 of 188
4. Udfyld informationen efter hvordan reglen skal opsættes:
Prioritet, navn, materialegruppe, flydegruppe, reserveret, fjernlån, DK5,
alfabetisk opstillingselement, generel og specifik materialebetegnelse,
bill.-/børneopstilling, musikopstilling, placering og bin. Bin er den værdi
som de enkelte afkast i sorteringsrobotten har.
5. Hvis der er flere regler, kan de flyttes op eller ned i prioriteringslisten med
ikonerne til venstre under tabellen. De sorteringsregler der står øverst
aktiveres først.
Figur 95 viser sorteringsreglerne som kan opsættes.
Det anbefales at regler som går på specifikke opstillinger eller filialer er højere
prioriteret end regler af mere generel karakter. Et eksempel på opsætning af
sorteringsregler kan findes nedenfor.
Alle materialer, der er reserveret med afhentningsfilial Horsens Bibliotek, vil blive
matchet af regel med prioriteret 1. Materialer, der skal sendes til Brædstrup
Bibliotek, vil blive matchet af regel med prioritet 2.
Regler for materialer i voksen-afdelingen, der skal tilbage på hylden, er defineret
i reglerne med prioritet 4 og 5. Det er vigtigt, at reglen med prioritet 4 er over
reglen med prioritet 5. Hvis det er omvendt, vil reglen aldrig blive taget i
betragtning.
149 of 188
Bemærk at du kan skrive andet end tal i feltet ’bin’, når der er tale om
selvbetjeningsautomater.
Det foreslås at tildele en speciel opstilling til materialer, hvor erstatningen er sendt
til inddrivelse, så det er let at sortere disse. Bemærk at materialet ikke automatisk
får en speciel opstilling, når en erstatning sendes til inddrivelse.
Det er ikke muligt at lave en regel, der matcher på materialer uden delopstilling.
Hvis der oprettes en regel, hvor der i visse felter ikke angives noget (f.eks.
delopstilling), da vil alle materialer matches.
Ved DK5 såvel som alfabetisk opstillingselement kan der anvendes trunkeringswildcard. Eksempelvis kan du skrive ”70.*” i DK5 for at matche alle DK5, der
begynder med ”70.”. Man kan også matche på en række forskellige bogstaver.
Angives f.eks. ”[a-iA-I]*” som alfabetisk opstillingselement, vil alle materialer,
hvis alfabetiske opstillingselement begynder med et stort eller lille bogstav mellem
A og I (begge inkluderet), blive matchet.
I tabellen vil sorteringsregler, der er lavet på den enkelte SIP2-bruger fremgå.
Koderne i sorteringsreglerne angiver følgende indstillinger:
Kode
Betydning
mg
Materialegruppe
fg
Flydegruppe
re
Reserveret
ra
Afhentningsfilial
rl
Lånergruppe
fl
Fjernlån
ff
Långivende fjernlånsfilial
dk
DK5
ao
Alfab.ops.element
gm
Gen. mat.betegn. (009a)
sm
Spec. mat.betegn (009g)
mo
Musikopstilling (039a)
bo
Bill.-/børnopstilling
(038a)
pl
Placering
CMS brugere
Funktion: Oprettelse af eksterne brugere
150 of 188
Underområde: CMS brugere
Fra underområdet ”CMS brugere”, kan du oprette eksterne brugere eller få vist en
listevisning af alle eksterne brugere, som er oprettet i applikationen.
3. Klik på ”Opret CMS bruger”-ikonet hvormed en detaljeside åbnes.
4. Angiv et brugernavn og kodeord samt de roller, den nye bruger skal tilknyttes.
Roller vælges ved at sætte flueben ud for de ønskede. Det er rollerne, der
bestemmer, hvilke rettigheder og adgange den eksterne bruger skal have i
applikationen. Derfor skal du definere rollerne, før brugeren kan få de ønskede
adgange. Se afsnit 11.3.2 for mere herom.
Serveropsætning
Funktion: Administratoropsætning af Cicero
Fane: Serveropsætning
Under fanen ”Serveropsætning” findes to undersider. Den ene underside
omhandler Administrative værktøjer, her er det muligt at starte processen med at
synkronisere beholdningsdata til DBC, hente titler på bookinger samt at tildele
materialepriser på oprettede erstatninger der mangler materialepriser. Den anden
underside indeholder en tabel, hvor hver række repræsenterer en konfiguration.
Hver konfiguration leveres med en standardværdi, der kan ændres efter ønske.
Konfigurationerne gælder for alle filialer i dit biblioteksvæsen. Du kan se en liste
over værdierne i konfigurationen i [Opsætning af Cicero LMS].
Redigering af værdier
Tabellen har tre kolonner: ”Kategori”, ”Parameternavn” og ”Værdi”.
Kategorien siger noget om hvilket område i applikationen konfiguration har
effekt, f.eks. Aflevering eller Ordre. Derudover kan den også beskrive
konfigurationer, som går på tværs af applikationens områder, f.eks. DBC.
Parameternavn er en kort beskrivelse af konfigurationen, og værdikolonnen
viser den værdi der er konfigureret. I de tilfælde, hvor værdien er for lang til at
blive vist, vil det vises med ’…’.
For at ændre en værdi skal du dobbeltklikke på rækken, hvormed detaljesiden
åbnes. Herinde vil du finde en mere detaljeret beskrivelse af konfigurationen,
samt et felt hvor værdien sættes. Når du har ændret værdien til det ønskede,
klikkes ”Gem”, og den vil nu træde i kraft på alle filialer inden for
biblioteksvæsenet.
Vær opmærksom på at Cicero skal genstartes før dine ændringer træder i kraft.
Gendan værdier
Hvis du er kommet til at ændre en værdi til noget forkert, kan du genskabe den
standardværdi Cicero leveres med.
1. Åbn detaljesiden for den ønskede værdi
2. Klik på knappen ”Gendan standardværdi”, som er placeret nederst til højre
3. Klik på ”Gem” og genstart Cicero for at se det slå igennem
151 of 188
152 of 188
12 Periodika
Periodika opfører sig i hovedtræk ligesom andre materialer i systemet, og kan
reserveres, lånes osv. Imidlertid adskiller det sig fra andre materialer i bl.a.
oprettelsen og modtagelsen, hvilket beskrives i det følgende. Forholdet mellem
periodikum-poster, grundkort, abonnement og materialer kan overordnet forstås
gennem nedenstående tre trin:
1. Et abonnement baseres på et grundkort, som indeholder de centrale
informationer for periodika.
2. Når et abonnement oprettes, tilknyttes et grundkort.
3. Til et abonnement hører en eller flere placeringer.
Forudsætninger for oprettelse af abonnement
Funktion: Forudsætninger for oprettelse af abonnement
Hovedområde: Cirkulation / Accession
Fane: Søg bibliografisk post
Nedenstående trin beskriver hvordan abonnementer oprettes i Cicero:
1) Fremsøg en titel f.eks. ”Alt for damerne”. Åbn detaljesiden for at se om
den bibliografiske post har fanen ”Grundkort” tilknyttet. Hvis den har det,
er det en PIF-post, og du kan gå til trin 2. Hvis ”Grundkort”-fanen ikke
vises, skal posten oprettes i systemet som en PIF-post.
i. Gå til hovedområdet
”Katalogisering”.
”Accession”
og
åbn
fanen
ii. Tryk på ”Opret bibliografisk post”, og vælg type.
iii. Udfyld den bibliografiske post jf. Danmarc2-reglerne (og
beskrivelsen i afsnit 6.7.2).
iv. Udfyld informationer særlige for periodika. Tryk på
knappen ”Tilføj delfelt” til 008 og udfyld ”t” med ”p”.
2) På detaljesiden skal du vælge fanen ”Grundkort” (hvis der allerede er et
grundkort, har du forudsætningerne for at oprette et abonnement, og du
kan gå til abonnementsoprettelsen i afsnit 12.2). Grundkortet samler de
centrale informationer for periodika, og det kan efterfølgende rettes på
tværs af filialer i dit biblioteksvæsen. Udfyld grundkortet med følgende
informationer:
a.
Titel: Her skrives titel på grundkortet. Denne titel skal anvendes
til fremtidig fremsøgning. Den kan ændres også efter grundkortet
er oprettet.
b.
Navneskabelon: Vælges i en dropdown og genereres i
administrationsområdet (Læs mere i afsnit). Formålet med
navneskabelonen er at angive hvordan numrene skal vises,
eksempelvis:
i. ”01”, ”1” eller ”januar
ii. ”volume” eller ”nummer” (aflæses fra publikationen)
153 of 188
c.
Type: Angiv om periodika er et abonnement, avis, tidsskrift eller
årbog.
d.
Rykker efter (dage): Angiv hvor mange dage der skal gå før
leverandøren skal rykkes for afsendelse (efter forventet
modtagelse).
e.
Udgivelsesfrekvens: Vælg i en dropdown hvor ofte periodika
udkommer, f.eks. dagligt, ugentligt eller halvårligt.
f.
Note: Tilknyt evt. en note
g.
Tryk ”Opret”
Figur 96 viser fanen ”Grundkort” der kun optræder på periodika.
Opret abonnement
Funktion: Opret abonnement
Fane: Abonnement
1) Åbn fanen ”Abonnement” og tryk på knappen ”Opret”.
a.
Hvis der allerede er et abonnement, skal du søge det frem og åbne
detaljesiden.
2) For at oprette et abonnement skal du først vælge, hvilket grundkort
abonnementet skal bindes op på, da grundkortet indeholder de generelle
informationer for dit abonnement. Vær opmærksom på at grundkortets
titel er det samme som den bibliografiske post – f.eks. ”Alt for Damerne”.
Tryk ”Hent grundkort” øverst på detaljesiden. Fremsøg grundkortet ud fra
154 of 188
titel og/eller type og tryk ”OK”. Herefter skal du udfylde de øvrige felter
på abonnementet:
a.
Abonnementsinformation
Generelle informationer på abonnementet såsom antal,
abonnementsnr. (oplyses af leverandøren) mm.
Når checkboksen ”Opret bestillingslinje” er valgt vil systemet
oprette bestillingslinjer, så man kan modtage næstkommende
periodika med det samme.
b.
Materialegruppe
Udfyldes så systemet ved hvilken materialegruppe det nyeste
nummer skal placeres i samt hvilken materialegruppe ældre
numre skal placeres i. Materialegruppen styrer vha.
udlånsprofilen, hvorvidt materialet kan reserveres, udlånes mm.
Læs mere om udlånsprofiler i afsnit 11.1. I modtagelsen af et nyt
periodikum vil systemet automatisk placere det nye periodikum i
materialegruppen valgt under ”Nyeste nummer” og flytte ældre
numre i materialegruppen valgt under ”Ældre nummer”. Læs
mere om materialegrupper i afsnit 11.1.
c.
Betalingsinformation
Udfyldes med ”Konto”, ”Pris” og ”Betalingsperiode”. Vær
opmærksom på at betalingsinformationen ikke hænger sammen
med økonomisystemet.
d.
Leveringsinformation
Udfyldes med informationer omkring leverandøren.
e.
Ansvarlig
Det er muligt at tilknytte en medarbejder der er ansvarlig for
abonnementet.
f.
Nummerinformation
Udfyldes så systemet kan generere nummerinformation på det
næste nr. samt de efterfølgende. Mindst et af disse felter skal
udfyldes.
i.
”Næste nr.”: Nummereringen af det næste nummer du
forventer at modtage.
ii. ”Volumen”: Udgivelsens volume
iii.
g.
”År”: Det år det pågældende periodikum udkommer i.
Tryk på ”Gem”.
3) Åbn fanen ”Placering” på detaljesiden og tryk på en linje af gangen for at
tilknytte en placering i form af filial, afdeling, opstilling og delopstilling.
Placeringen er de filialer hvor du forventer, at periodika skal være
placeret. Tryk ”Gem” efter udfyldelsen af hver placering. Udfyld de
placeringer som periodika skal have.
Redigering af abonnementer
Funktion: Redigere abonnementer
Fane: Abonnement
155 of 188
Abonnementer kan redigeres efter de er blevet oprettet.
1. Åbn fanen ”Abonnement”.
2. Fremsøg det abonnement der skal redigeres og åbn detaljesiden.
3. Rediger abonnement og tryk på ”Gem”.
Oprettelse af særnummer
Funktion: Opret særnummer
Hvis du modtager et særnummer til et periodika, skal dette oprettes i Cicero på
følgende måde:
1. Gå til hovedområdet ”Cirkulation” og fremsøg den bibliografiske post. Åbn
herefter detaljesiden og naviger til fanen ”Eksemplarer”.
2. Tryk på knappen ”Opret særnummer”.
3. I den åbne dialog udfyldes informationerne omkring materialet og tryk
”Gem”. I inputfeltet ”Nummer” kan du f.eks. skrive ”07/08 Særnummer”.
Herefter vil særnummeret fremgå på listen over eksemplarer.
Figur 97 Viser den pop-up som giver mulighed for at oprette et særnummer.
Reservation af periodika
Funktion: Reservere periodika
156 of 188
Periodika kan reserveres ligesom andre materialer i systemet, men det foregår fra
den bibliografiske posts detaljeside og ikke fra listevisningen.
1. Gå til hovedområdet ”Cirkulation” og fremsøg en titel, f.eks. ”Alt for
Damerne”, som du ønsker at reservere. Åbn detaljesiden og gå til
”Eksemplarer”-fanen. Her bliver periodika præsenteret i to niveauer:
a. Årgang:
Præsenterer alle udgaver.
b. Eksemplarer:
Præsenterer de enkelte eksemplarer der hører til en årgang.
2. For at reservere en udgave, sæt et flueben i den valgte række i ”Årgang”tabellen.
a. Hvis der ønskes et specifikt eksemplar, vælges først årgang og
dernæst sættes et flueben ved det ønskede eksemplar i tabellen
”eksemplarer”.
3. Tryk på knappen ”Tilføj til reservation” under den valgte tabel og naviger
herefter til reservationskurven for at oprette reservationen til en låner
som beskrevet i afsnit 5.3.
Figur 98 Under eksemplarer kan der reserveres periodika enten på et specifikt
eller et vilkårligt eksemplar.
Håndtering af uregelmæssige udgivelser
Funktion: Håndtering af uregelmæssige udgivelser
157 of 188
Fane: Søgning / Abonnement
Hvis en publikation lægges sammen med en anden – f.eks. udgivelserne 07 og 08
bliver til udgivelse 07/08 kan dette håndteres i systemet på følgende måde:

Ret nummerinformationen:
Vælg fanen ”Søgning” og foretag en søgning på den bibliografiske post. Åbn
detaljesiden og gå ind på fanen ”Eksemplarer”, hvor det enkelte materiale kan
redigeres i en dialog ved at dobbeltklikke på en linje. Ret herefter
nummerinformationen – f.eks. 07 rettes til 07/08.

Ret abonnementsinformation:
Gå til hovedområdet ”Accession”, vælg fanen ”Abonnement” og fremsøg
abonnementet. Åbn derefter abonnementet i detaljevisningen. Ryk ”Forventet
leveringsdato” så den svarer til den næste leveringsdato og ”næste nr.” så det
passer med næstkommende publikation – i dette tilfælde 09.
Manuel modtagelse af periodika
Funktion: Modtag periodika
Fane: Modtagelse
Underområde: Modtag periodika
Automatisk oprettelse af periodiske materialer:
Når man opretter et abonnement, der har status aktiv eller bestilt, og man
afkrydser ”opret bestillingslinje”, vil de første numre til abonnementet bliver
oprettet, når der klikkes gem.
Når et af de materialer, der har abonnementets næste nummer, bliver modtaget,
oprettes det ønskede antal materialer til det følgende nummer. Dette vil ske indtil
abonnementet når en evt. opsigelsesdato.
Håndtering af uregelmæssige udgivelser:
Der er leveret flere materialer af en udgave end forventet:
Hvis man i en måned modtager ekstra eksemplarer ud over det forventede antal
af materialer på abonnementet, er det muligt at oprette dette nummer, dette
gøres ved at man:
1. Går ind under modtagelse under F3 og vælger modtag periodika
2. Der vil i toppen af søgeboksen være en ”Tilføj materialer” – knap, som
man klikker på
158 of 188
Figur 99 Under modtagelse af periodika er det muligt at tilføje flere materialer i
øverster højre hjørne.
3. Der åbnes et nyt vindue, hvor man skal vælge abonnementet og skrive,
hvilken udgave man har modtaget, og hvor mange ekstra materialer
man vil oprette.
159 of 188
Figur 100 Viser ”Tilføj flere materialer” dialogen.
4. Når man klikker gem, lukkes vinduet og der laves en søgning på
abonnementsnummeret, så man er klar til at modtage de nye
materialer, der er oprettet.
Bemærk:


Når materialer oprettes på ovenstående måde, bliver placeringen valgt efter
placeringerne under abonnementet. Hvis der kun oprettes et materiale vil
det være den første placering, der bliver brugt. Hvis man derimod laver flere
materialer end der er placeringer – startes der forfra med fordelingen.
Forventet leveringsdato på disse ekstra materialer vil være dags dato, og
samme dato vil blive sat på abonnementet, hvis der er valgt ” Opdater nr.
information”.
Der er leveret en udgave ude af sekvens:
Hvis der er leveret et nummer, der er efter det næste nummer, som er klar til
modtagelse. For eksempel kan der være oprettet midlertidige materialer til
nummer 5, men det er nummer 7 der er leveret, kan man oprette de numre, der
er leveret uden for sekvensen, på samme måde som beskrevet ovenfor. Under
”Tilføj materialer” vinduet er det muligt at opdatere abonnementets næste
nummer, volumen og år med det man har indskrevet – dette ændrer dog ikke på
abonnements antal af materialer.
160 of 188
Hvordan ændringer i abonnementet påvirker oprettelsen af materialer:



Hvis man ændrer sit abonnement til et færre antal eller man i en måned
ikke modtager alle de materialer man regner med, skal man kassere de
midlertidige materialer der er oprettet, som der ikke er brug for.
Hvis man ændrer nummer til et tidligere nummer, eller man har oprettet
og modtaget et nummer ude af sekvens, er det muligt at det næste
forventede nummer ikke bliver oprettet. Det næste nummer kan oprettes
enten ved at ændre nummerinformationen på abonnementet eller vælge
”Opdater nr. information” under modtagelse i ”Tilføj materialer” dialogen. Hvis man gør dette gennem ”Tilføj materialer”-dialogen skal
man dog være opmærksom på at få oprettet alle de materialer man
ønsker.
Hvis der er i stedet er nogle numre, man på forhånd ved, der ikke bliver
leveret, skal man ændre det tilhørende abonnement med det nummer,
der er det næste nummer man forventer, der bliver leveret. Når
abonnementet gemmes, vil der blive oprette materialer til det indtastede
nummer.
Når man ændrer abonnements antal til et større tal end hvad der tidligere var
gemt, vil der blive oprettet ”manglende” materialer til det næste nummer. Hvis
man derimod ændrer abonnements antal til mindre tal, vil de oprettede
midlertidige materialer ikke blive slettes, disse skal kasseres.
Modtagelse af de oprettede materialer
Periodika skal modtages manuelt gennem følgende trin:
1. Åbn fanen ”Modtagelse” og vælg herefter underområdet ”Modtag
periodika”.
2. Fremsøg det periodikum der skal modtages og åbn detaljesiden.
3. Udskift det midlertidige materialenummer med et permanent og tryk på
”Gem”.
4. Tryk på knappen ”Print label”, som printer labels for de valgte materialer.
5. Sæt flueben ved de periodika der skal modtages og tryk på ”Modtag”.
Navneskabeloner til periodika
Funktion: Opsætte navneskabeloner der kan tilknyttes et ”Grundkort” på
periodika.
Hovedområde: Admin
Fane: Periodika
Periodika kan have forskellige variationer af navneskabeloner, som bestemmer
hvordan periodika præsenteres. De oprettede navneskabeloner vil fremgå i en
dropdown som vælges i oprettelsen af grundkort på et periodika.
Navneskabelonen består af en variation af ”Volumen”, ”Nummer” og ”År” og
oprettes således:
1. Åbn fanen ”Periodika” og tryk på knappen ”Opret navneskabelon”. I den
åbne detaljeside udfyldes de krævede informationer:
a. Nr. sekvens
Vælg en ”Nr. sekvens” i dropdown-menuen. Sekvenserne angiver
dels de intervaller periodika udkommer i (dag, halvår, måned), og
dels den måde det skrives på (tal eller tekst). Er valgmulighederne
161 of 188
ikke tilstrækkelige kan der tilføjes andre nummersekvenser – se
afsnit 12.9.
b. Indhold udfyldes som i eksemplerne nedenfor. Udfaldsrummet af
${number} påvirkes af dit tidligere valg af ”Nr. sekvens”. Ord i
${} er variabelnavne (nøgleord), som dermed ikke skal ændres,
mens det resterende af teksten frit kan ændres.
i. Vol. ${volume}, nr. ${number}, år ${year}
ii. Volume ${volume}, måned ${number}, år ${year}
iii. Tryk på ”Opdater preview” hvis du ønsker at se et preview
af nummersekvensen.
2. Tryk på ”Opret” og navneskabelonen for periodika er oprettet og kan
herefter tilknyttes et grundkort på periodika.
Navneskabeloner slettes således:
1. I F6 åbn fanen “Periodika”
2. Marker en eller flere rækker med navneskabeloner
3. Klik på
Opret nummersekvens
Under fanen Periodika er det også muligt at oprette nummersekvenser.
1. Klik på ”Opret nummersekvens”
2. Angiv et passede navn for nummersekvensen, fx Månedlig (navn)
3. Angiv sekvensen i tekstfeltet ”Indhold”. Sekvensen kan indeholde både
tekst og tal, og adskilles af semikolon. Fx:
”Januar;Februar;Marts;April;Maj;Juni;Juli;August;September;Oktober;N
ovember;December”
4. Afslut ved at klikke på gem
Hvis man ønsker at lave en uendelig sekvens, skal man blot skrive ”#” i feltet
”Indhold”. Dette vil lave en fortløbende nummersekvensering, altså 1, 2, 3, 4 osv.
Dette kan eksempelvis bruges til magasiner, hvis nummerering ikke starter forfra
hvert år. Når man gør brug af dette, skal man dog selv huske at skifte år, når
magasinet skifter år. Dette gøres ved at åbne abonnementet, og ændre året for
næste udgivelse (F3, Abonnement). Se afsnit 12.3.
13 Materialesamlinger
I Cicero kan du arbejde med materialesamlinger. En materialesamling kan
beskrives som et materiale, eksempelvis en kasse, som indeholder en række
materialer. Der er to typer af materialesamlinger; én hvor materialerne i
samlingen har stregkoder, og én hvor de ikke har. I tilfælde af sidstnævnte kan
materialerne beskrives i det tilhørende notefelt. En materialesamling kan lige som
andre materialer i applikationen udlånes, afleveres, reserves osv.
De følgende afsnit beskriver de funktioner, som er knyttet til dette. Funktionerne
er spredt under dele af Cirkulation (kapitel 5) og Accession (kapitel 6), men
beskrives her samlet.
162 of 188
Opret lokal bibliografisk post for materialesamling
Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling
Du kan oprette lokale bibliografiske poster, som repræsenterer samlinger. For
detaljer om oprettelse af poster henvises til afsnit 6.7.2.
Posten, som oprettes, skal være en lokalpost af typen “Lokalpost” og skal have
udfyldt felt 631 delfelt a med “materialesamling” (se Figur ). Resterende felter
kan udfyldes efter behov (de sædvanlige obligatoriske felter skal udfyldes som for
alm. bibliografiske poster).
Figur 101 Oprettelse af bibliografisk post for materialesamling. Bemærk, at 631
*a er udfyldt med “materialesamling”.
Alle bibliografiske poster, som har udfyldt 631 *a med “materialesamling”, bliver
behandlet specielt i applikationen. Du kan oprette materialer på baggrund af
posten, og sådanne materialer kan få tilknyttet et antal andre materialer, som
muliggør samlet udlån til enkeltpersoner og viderelån til grupper.
Opret materialesamling
Funktion: Opret lokale bibliografiske poster for materialesamling
Hovedområde: Cirkulation/Accession
Fane: Søgning
163 of 188
Fremsøg en bibliografisk post, som repræsenterer en materialesamling (se afsnit
13.1) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse, ved at materialetypen er
efterfulgt af ikonet . For at søge udelukkende på materialesamlinger anvendes
følgende CQL-kode: uk=materialesamling.
1. Vælg fanen “Materialer” og klik på “Opret materialesamling”.
2. Udfyld datafelter for materialesamlingen.
3. Klik på “Gem”. Materialesamlingen er nu oprettet og klar til brug.
Figur 102 Materialesamlinger kan oprettes ved at klikke på “Opret
materialesamling”-knappen i den bibliografiske posts detaljeside for en
materialesamling.
Rediger indhold af materialesamling
Funktion: Rediger indhold af materialesamling
Fane: Søgning
Underområde: Søg materiale
Fremsøg et materiale, som er oprettet for en bibliografisk post, der repræsenterer
en materialesamling (se afsnit 13.2) og åbn detaljesiden. Du kan genkende disse,
ved at materialetypen er efterfulgt af ikonet
.
1. I “Materialer”-fanen kan du se et overblik over de materialer, som er en del af
samlingen.
164 of 188
2. Du kan tilføje nye materialer til samlingen ved at indtaste eller scanne deres
materialenummer.
3. Du kan fjerne materialer ved at markere dem og klikke på krydset.
Figur 103 Overblik over indholdet i en materialesamling. Materialer kan tilføjes ud
fra deres materialenummer. Materialer kan fjernes ved hjælp af krydset.
Udlån og aflever materialesamling
Funktion: Udlån og aflever materialesamling
Fane: Udlån/ Aflever
Materialesamlinger kan udlånes på samme måde, som du udlåner almindelige
materialer (beskrevet i afsnit 5.4). Du skal blot indtaste/scanne
materialenummeret for selve samlingen. Når en materialesamling udlånes, så
bliver alt indholdet automatisk udlånt til samme låner.
Materialesamlinger afleveres på samme måde, som du afleverer almindelige
materialer (beskrevet i afsnit 0). Både selve materialesamlingen og de indeholdte
materialer skal afleveres. Dvs. at der, i modsætning til udlån af
materialesamlinger, ikke foretages automatisk aflevering af indholdet af
samlingen blot fordi, samlingen afleveres. Målet med at gøre dette er at sikre at
låneren afleverer hele samlingen.
Viderelån materialesamling
Funktion: Viderelån materialesamling
165 of 188
Fane: Udlån
Underområde: Viderelån
En materialesamling kan viderelånes til en lånergruppe (se afsnit 11.1.1), hvorved
lånergruppens medlemmer hver får et materiale fra samlingen. Dette gøres på
følgende måde:
Udlån materialesamlingen til en låner, eks. en lærer.
1. Under ”Cirkulation” i fanen ”Udlån” vælges ”Viderelån”.
2. Vælg den lånergruppe, som materialesamlingen skal udlånes til, eks. en
skoleklasse.
3. Indtast/scan materialenummeret for samlingen.
4. Hvis der er fejl eller advarsler i forbindelse med viderelånet, så vises et
fejl/advarselsikon helt til venstre i tabellen. Beskrivelsen kan ses ved at føre
musen henover ikonet. Hvis der er fejl, så kan viderelånet ikke foretages. Hvis
der er advarsler, så kan viderelånet stadig foretages, men det endelige resultat
kan være mangelfuldt (eks. hvis der ikke er nok materialer i samlingen til at
give et eksemplar til hvert medlem i lånergruppen).
5. Klik på ”Afslut udlån” – nu har medlemmerne i lånergruppen hver udlånt et
materiale fra samlingen.
6. Hvis du sætter flueben i ”Viderelånsrapport” bliver der udskrevet en
udlånsrapport, som viser en oversigt over, hvilke medlemmer af lånergruppen
der har fået hvilke materialer. Det er muligt at fravælge udskriften ved at fjerne
fluebenet.
166 of 188
Figur 104 Viderelån af materialesamlingen “Materiallære” til lånergruppen 5. A.
Brugeren har valgt at få udskrevet en viderelånsrapport, når viderelånet er
foretaget.
167 of 188
14 RFID
I Cicero kan anvende RFID-scanning de steder hvor ”RFID”-knappen er synlig. I
nedenstående afsnit beskrives et udpluk af de steder, hvor RFID er tilgængeligt
samt opsætningen af RFID. Vær opmærksom på, at hvis RFID-scanning ikke er
sat op på din klient vil funktionen ikke være mulig.
Udlån
Funktion: Udlån vha. RFID-scanner
Fane: Udlån
Undermenu: Udlån
1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren
og placere materialerne på den.
2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et
materialesæt er komplet. Ved udlån af et materialesæt, hvor det ikke er
komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er
komplet.
3. Når et materiale med RFID-tag udlånes ved hjælp af RFID-scanneren, bliver
alarmen i RFID-tag’et automatisk deaktiveret. Alarmen bliver igen automatisk
aktiveret, når materialet afleveres, hvis afleveringen registreres ved hjælp af
RFID-scanneren.
Aflevering
Funktion: Aflevering vha. RFID-scanner
Fane: Aflever
1. Scanning af materialer med RFID-tags gøres ved først at aktivere scanneren
og placere materialerne på den. Efter scanning skal scanneren deaktiveres.
2. RFID-tags indeholder oplysninger, der gør det muligt at afgøre, om et
materialesæt er komplet. Ved aflevering af et materialesæt, hvor det ikke er
komplet, vil et advarselsikon ud for materialet indikere, at sættet ikke er
komplet.
3. Når et materiale med RFID-tag afleveres ved hjælp af RFID-scanneren, bliver
”alarmen” i RFID-tag’et automatisk aktiveret.
Materialesøgning
Funktion: Søgning vha. RFID-scanner
Hovedområde: Cirkulation (og andre steder, hvor man kan scanne materialer)
Fane: Søgning
Undermenu: Søg materiale
Materialer med RFID-tag kan fremsøges ved brug af RFID-scanneren. RFIDscanneren skal aktiveres før brug og igen deaktiveres efter scanning.
168 of 188
For at søge med RFID skal du gøre følgende:
1. Aktiver RFID-scanner ved at sætte RFID-kontakten til ”TIL”.
2. Placer en eller flere materialer med RFID-tag på RFID-scanneren.
Applikationen fremsøger materialerne og viser dem i oversigten.
3. Deaktiver igen scanneren.
Skriv til RFID-tags
Fra detaljesiden af et fremsøgt materiale (se afsnit 5.1.5.2) kan du skrive
materialeinformation til RFID-tags. Er der tale om et enkelt materiale, skrives
information til et enkelt tag. Er der tale om et materialesæt, skrives det samme
materialenummer til alle tags i materialesættet.
Forudsætningen for at kunne skrive til RFID-tags er, at der er tilsluttet en RFIDscanner, og at den er konfigureret på klient-pc’en. Se afsnit 14.5 for RFIDopsætning.
Der kan skrives til RFID-tags før eller efter påsætning af RFID-tagget på
materialet.
For at skrive materialeinformation til RFID-tags skal du gøre følgende:
1. For enkelt-materiale lægges materialet med RFID-tag på scanneren. For
materialesæt lægges alle materialerne med påsatte RFID-tags på scanneren.
2. Ved enkelt-materiale skal ”Vedlagte materialer” være ”0”. Ved materialesæt
skal ”Vedlagte materialer” være antallet af vedlagte materialer, dermed
fraregnet hovedmaterialet, f.eks. hvis der er ”5” materialer i sættet, skal
”Vedlagte materialer” være ”4”.
3. Klik ”Skriv til RFID-tag”. Knappen vil ikke være synlig, hvis der ikke er
konfigureret en forbindelse til en RFID-scanner.
4. Ved gennemført skrivning kvitterer applikationen med beskeden ”Skrivning til
RFID-tags blev gennemført”.
Ved skrivning til materialesæt skal antal tags på scanneren være korrekt. Ved for
få eller for mange tags gives beskederne: ”Der ligger for få tags på scanneren”
eller ”Der ligger for mange tags på scanneren”.
I materialesøgningen kan du afprøve, om RFID-tag’ene er korrekte.
Opsætning af RFID-scanner
Funktion: Opsætning af RFID-scanner på din klient
Underområde: RFID
Cicero understøtter følgende scannere:

TagVisions RFID-scanner via softwaren ”Taglib RFID Plug-in”, version. 4.1.3.6.

Bibliothecas RFID-scanner via softwaren ”RFIDIFServer”, version 1.3.10

Lyngsoe Systems RFID scanner via softwaren StaffMate, version 1.1.4.1
169 of 188
Tilslutning af en RFID-scanner konfigureres ved at vælge RFID-scannerleverandør og indtaste værtsnavn/IP-adresse og portnummer til RFID-scannerens
software. Scanner-softwaren skal være installeret, inden RFID opsættes i
applikationen, således at forbindelse til scanneren kan testes ifm.
Konfigurationen. Opsætningen kan valideres ved at klikke på knappen ”Test”.
Herefter vil Cicero angive om indstillingerne virker. Når der klikkes på ”Gem”
angiveres der ligeledes om opsætningen er korrekt. Endvidere gemmes
opsætningen uanset om opsætningen kan valideres. Ved klik på ”Annuller” sættes
opsætningen tilbage til det den blev ændret fra.
Opsætningen gælder kun for den aktuelle bruger på den aktuelle PC (klient), dette
kan dog være ændret lokalt på PC’en5.
Hvis ”ingen” scanner er valgt vil scanning med RFID-scanner ikke være tilgængelig
eller synlig i Cicero.
Figur 105 Opsætning af forbindelse til RFID scanner
Leverandørerne oplyser følgende default porte:
Scanner
Port
Bibliotheca
6009
TagVision
6000
Lyngsoe Systems
6000
For øvrige detaljer angående installation af scanner software henvises til
leverandørernes dokumentation.
5
For mere om denne opsætning se ”Vejledning til installation af Cicero FBS” på
http://fbsudrulning.dk/vejledninger/
170 of 188
15 Nødsystem
De følgende afsnit beskriver Ciceros nødsystem, som er tilgængeligt via knappen/
hovedområdet ”F8”. Denne giver mulighed for at benytte Cicero i tilfælde af, at
der ikke kan oprettes forbindelse til serveren.
For at kunne logge på nødsystemet skal der have været logget på onlinesystemet
én gang. Dette er tilfældet, da kodeordet synkroniseres med nødsystemet, når
Cicero er online. Hvis kodeordet for adgang til nødsystemet er blevet ændret, skal
der logges på online systemet igen for at få det nye kodeord opdateret til
nødsystemet.
Synkroniseringen af handlinger fra nødsystemet sker automatisk, når systemet
igen er online, men du kan også vælge at gøre det manuelt. Processen for dette
er beskrevet i afsnit 15.4
Adgang til nødsystemet
Der er to måder at starte nødsystemet på:

1) Du er på forsiden (før du er logget på) og klikker på ”F8” eller vælger
fanen med musen. En dialogboks kommer frem. Ved at indtaste det
korrekte kodeord aktiveres nødsystemet.

2) Du prøver at logge ind, men der er ikke adgang til serveren. Hvis du ikke
kan få adgang til Cicero, vises der en advarselsbesked om, at systemet ikke
kan åbnes. I denne advarselsbesked kan bibliotekets kodeord indtastes,
hvorefter nødsystemet kører.
Figur 106 Kodeordet skal skrives ind for at få adgang til Nødsystemet.
Udlån i nødsystemet
Funktion: Udlån materialer
171 of 188
Hovedområde: Nødsystem
Fane: Udlån
Der er to faner i nødsystemet: ”Udlån” og ”Aflevering”. I udlån er der mulighed
for at låne materialer til lånerne, selvom systemet ikke kan få kontakt til serveren.
1. Først scannes eller indtastes et lånernummer som i det almindelige udlån.
2. Herefter scannes eller indtastes materialenummer, hvilket tilføjes i
tabellen ét af gangen. Afleveringsfristen kan redigeres på det enkelte
scannede materiale, men sættes automatisk til 30 dage. Materialerne kan
slettes fra tabellen igen, hvis de ikke skal lånes alligevel.
3. Vælg hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen.
4. Ved tryk på ”Afslut” kommer udlånene i kø til at blive udlånt til den
pågældende låner, når systemet igen er online.
Figur 107 Udlånsfanen giver mulighed for at låne materialer i tilfælde af at
systemet er nede.
Aflevering i nødsystemet
Funktion: Aflevering af materialer
Hovedområde: Nødsystem
Fane: Aflevering
I aflevering er der mulighed for at aflevere materialer, selvom systemet er nede.
1. Materialerne scannes eller indtastes, hvorefter de tilføjes til tabellen.
2. Materialerne kommer i kø til at blive afleveret i takt med at de bliver
scannet eller tastet ind, når systemet igen er online.
172 of 188
3. Vælg hvorvidt du ønsker en kvittering eller ej i checkboksen
4. Ved tryk på ”Afslut” bliver kvittering printet ud og tabellen bliver
nulstillet.
Figur 108 Afleveringsfanen giver mulighed for at aflevere materialer når systemet
er nede.
Selvbetjeningsklienten i nødsystemet
Selvbetjeningsklienten kan også tilgås i nødsystemet. Fra nødsystemet åbnes
selvbetjeningsklienten på sædvanlig vis med F12.
Se 16.4 for flere oplysninger.
Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet
Funktion: Synkronisering og håndtering af data fra nødsystemet
Fane: Nødsystem
Når systemet igen er online, er der mulighed for at logge på igen. Efter du har
logget på, kommer der en dialogboks frem, som angiver, at der ligger nogle
handlinger i kø. Hvis du vælger at sende handlingerne ind med det samme
opdateres systemet med de udlån og afleveringer mm., der blev foretaget i
nødsystemet. Dette kan tage et par minutter afhængig af, hvor mange handlinger
der ligger i kø.
Hvis du vælger at indsende beskederne senere, vil de optræde i hovedområdet
”Lister” under fanen ”Nødsystem”, der indeholder to tabeller:
173 of 188

”Handlinger i kø til synkronisering”
Du kan indsende alle offline handlinger fra nødsystemet vha. knappen
”Indsend alle”.

”Fejl opstået under synkronisering”
Hvis der er opstået fejl under synkroniseringen vises de i denne tabel. Du
kan slette handlinger fra listen vha. ”slet”-ikonet nederst til venstre for
tabellen.
Figur 109 viser de to tabeller under fanen ”Nødlån”.
174 of 188
16 Selvbetjeningsklient
Selvbetjeningsklienten giver skoleelever mulighed for at låne og aflevere
materialer samt at tilgå deres status (typisk på pædagogiske læringscentre). I
status er der mulighed for at se udlån, reservationer og materialer klar til
afhentning. For at starte selvbetjeningsklienten skal du være logget på Cicero med
en bruger, som har adgang til selvbetjeningsklienten, læs mere i afsnit 16.1. For
at logge ind på selvbetjeningsklienten tryk tasten ”F12”. For at logge ud og vende
tilbage til Cicero tryk på ”Alt + F4”. Herefter vil der blive åbnet en dialog, hvor der
skal indtastes et kodeord for at vende tilbage til Cicero LMS. Kodeordet kan
ændres i konfigurationen som beskrevet i kapitel 11.7.
Bemærk at selvbetjeningsklienten har nogle begrænsninger, når den er åben i
nød-tilstand (offline). Se 16.4 for flere oplysninger.
Figur 110 Viser selvbetjeningsklientens startside, hvorfra områderne ”Lån”
”Status” og ”Aflever” kan tilgås.
Opsætning af selvbetjeningsklienten
I det følgende beskrives de opsætninger,
selvbetjeningsklienten kan startes første gang.
som
Rettigheder
Funktion: Opsætning af rettigheder
Fane: Rettigheder
Underområde: Brugere + Roller
175 of 188
skal
foretages
før
Før det er muligt at benytte selvbetjeningsklienten skal du være logget ind med
en bruger, som har tilladelse til at benytte den. For at oprette en bruger til
selvbetjeningen vælges fanen ”Rettigheder” under hovedområdet ”Sysadmin”.
Følg derefter nedenstående trin:
1) Naviger til underområdet ”Roller” og tryk på ”Opret rolle”.
Udfyld en ny rolle med tilladelse til ”Adgang selvbetjeningsmodul” og tryk
på ”Gem”.
2) Gå ind på underområdet ”Brugere” og tryk på knappen ”Opret bruger”.
Udfyld detaljesiden for ”Opret bruger”. I tabellen ”Roller” markér
checkboksen med den rolle, der netop blev oprettet.
3) Tryk på ”Gem”.
Når selvbetjeningsklienten benyttes, skal der først logges på Cicero og
med den nyligt oprettede bruger og dernæst trykkes på ”F12”.
Bruger kun med adgang til selvbetjeningsklient
Hvis man har en bruger, som kun skal have adgang til selvbetjeningsklienten kan
man vælge muligheden ”Adgang KUN til selvbetjeningsklienten”. Herefter vil
selvbetjeningsklienten åbne automatisk, når brugeren logger ind i Cicero. Lukker
man selvbetjeningsklienten, f.eks. via ALT+F4, så lukkes også Cicero. Vær
opmærksom på at denne bruger skal have følgende rettigheder for at kunne
fungere korrekt:
 Adgang til selvbetjeningsmodul
 Udlån – opret og rediger
Velkomsttekst
Funktion: Opsætning af velkomsttekst
Det er muligt at indsætte en brugerdefineret velkomsttekst under startsiden af
selvbetjeningsklienten ved at gå til hovedområdet ”Admin” og vælge fanen
”Serveropsætning”. Følg herefter nedenstående trin:
1. Find frem til ”Selvbetjening – Startskærm tekst” i listen og åbn den.
2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes ”Gem” vil den
indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside.
Besked ved reserveret materiale
Funktion: Opsætning af besked ved aflevering af reserveret materiale
Det er muligt at indsætte en brugerdefineret tekst, som præsenteres for lånere,
når de afleverer et reserveret materiale i selvbetjeningsklienten. Dette gøres ved
at gå til hovedområdet ”Admin” og vælge fanen ”Serveropsætning”. Følg herefter
nedenstående trin:
1. Find frem til ”Selvbetjening – Besked ved reservation” i listen og åbn den.
176 of 188
2. I den åbne detaljeside kan teksten tilføjes, og når der trykkes ”Gem” vil den
indskrevne tekst blive tilføjet selvbetjeningsklientens forside.
Låneridentifikation og opfyld reservation
Funktion: Opsætning af låneridentifikation og reservationer
Du kan konfigurere, hvilken metode der skal anvendes til at identificere låneren i
selvbetjeningsklienten.
Der vælges mellem følgende låneridentifikationer:

Lånernummer – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer.

Lånernummer og kode – låneren skal indtaste eller scanne lånernummer og
i derefter indtaste sin pinkode.

UNI•Login – låneren identificeres ved indtastning af UNI•Login brugernavn
og adgangskode.
Reservation

Lad selvbetjeningsklienten opfylde reservationer ved aflevering af
materialer ved at sætte et hak i checkboksen ”Opfyld reservationer i
selvbetjeningsklient”.

Undlad at få selvbetjeningsklienten til at opfylde reservationer ved
aflevering af materialer ved at fravælge checkboksen ”Opfyld reservationer
i selvbetjeningsklient”.
Konfiguration af bonprinter til brug fra selvbetjeningsklient
Funktion: Opsætning af bonprinter anvendt i selvbetjeningsklienten
Du kan konfigurere, om der skal printes fra bonprinteren i forbindelse med indog udlån fra selvbetjeningsklienten. Dette er som standard slået fra.
Bonprint

Slå bonprinteren til:
Vælg først en ”Printer” under Underområde: Printer. Dernæst sæt hak i
checkboksen for de bontyper, der ønskes udskrevet. Mulighederne er
”Print afleveringskvittering”, ”Print udlånskvittering” og ”Print
afhentningskvittering”

Slå bonprinter fra:
Fravælg checkboksen ved de bontyper, der ikke ønskes udskrevet.
177 of 188
Stregkoder til navigering med håndscanner
Hvis selvbetjeningsklienten ikke benyttes på en touch-skærm kan låneren i stedet
scanne stregkoder og således navigere i systemet. Udskriv derfor arket med
stregkoder på næste side, som har forskellige kommandoer (”udlån”, ”status”,
”aflever”, ”udskriv status” og ”afslut”) til selvbetjeningen og placer arket ved siden
af selvbetjeningsautomaten. Låneren kan nu navigere i løsningen vha.
stregkoderne.
Figur 111 Stregkoder til navigering med håndscanner
178 of 188
Lån og aflevering af materialer
Følgende trin kræves for at låne og aflevere materialer:
1. Tryk/scan ”Lån” eller ”Aflevering”.
a.
Ved ”Lån”:
Låneren scanner eller indtaster sit lånernummer. Hvis pinkode
er valgt til i ”Klientopsætningen”, skal pinkoden indtastes og
”Enter”-knappen trykkes (på touchskærm eller på numerisk
tastatur) for at komme videre. Læs mere om opsætning af
pinkoden til selvbetjeningen i afsnit 16.1.
b.
Ved ”Aflevering”:
Låneren skal ikke logge på som i trin a men fortsætte til trin
2.
2. Materialerne scannes, eller materialenumre indtastes. Systemet
præsenterer låneren for tydelige notifikationer om, hvorvidt
handlingen lykkedes. Hver gang et materiale scannes vil lånerens
udlån tælle op eller ned. Bemærk at taskebøger er inkluderet i antallet
af låneres udlån.
Figur 112 viser en tydelig notifikation til låneren om at materialet er afleveret.
1. Når alle materialerne er lånt eller afleveret tryk/scan ”Afslut”. I
tilfælde af at låneren glemmer at trykke ”Afslut” vil systemet
automatisk afslutte efter 30 sek.
2. Der printes en kvittering, hvis den er valgt under ”Klientopsætning”.
Læs mere i afsnit 16.1.
179 of 188
Se status
For at se status i selvbetjeningsklienten er det muligt enten at se denne direkte i
selvbetjeningsklienten eller at udskrive den.
Er selvbetjeningsklienten vist på en touch-skærm vælges muligheden ”Status” på
selvbetjeningsklientens forside. Er dette ikke tilfældet, er det i stedet muligt at
scanne ”Status” eller ”Udskriv status” på stregkodearket ved siden af
selvbetjeningsautomaten.
Figur 113 viser status - herunder lån, reservationer og materialer klar til
afhentning
Under status er der tre kategorier: Mine lån, reserveret og kan afhentes. Hver
kategori kan vise ti materialer af gangen. Er der mere end ti materialer i en
kategori, er det muligt enten at scrolle, hvis selvbetjeningsklienten vises på en
touch-skærm eller at benytte sig af piletasterne, hvis skærmen har et tilhørende
tastatur. Det er ligeledes muligt at få et overblik over antal udlån, reservationer
eller materialer til afhentning i den øverste grå menu.
Er udlånskategorien i den øverste grå menu markeret med en rød notifikation med
et tal repræsenteret, indikerer denne antallet af udlån, der har overskredet dets
udlånsdato. Dette er ligeledes indikeret på hvert enkelt materiale.
Print af status:
1. Scan ”Udskriv status” på stregkodearket.
2. Vælg printer-ikonet nederst i højre side, når brugeren er inde i
statusoversigten.
Selvbetjeningsklienten i nødsystemet
Selvbetjeningsklienten kan også tilgås i nødsystemet. Her åbnes den ligeledes
med F12.
180 of 188
Begrænsninger
Når selvbetjeningsklienten kører i nød-tilstand har den følgende begrænsninger:

Uanset hvilken låneridentifikation-metode klienten er konfigureret til at
bruge; ”Lånernummer”, ”Lånernummer og kode” eller ”UNI•Login”, kan
brugeren kun indtaste enten lånernummer eller UNI•Login brugernavn.
Pinkode og UNI-Login adgangskode kan ikke bruges i nød-tilstand.

Lånerens status kan ikke hentes, og dermed vises status ikke som en
valgmulighed. Skannes stregkoden for status, kommer der en
fejlmeddelelse.
181 of 188
17 Konverterede data fra eksisterende bibliotekssystemer
I dette kapitel beskrives de ting du skal være opmærksom på i forhold til de data,
som er konverteret fra det eksisterende bibliotekssystem til Cicero.
Helt generelt er data udtrukket fra det eksisterende system og indlæst i Cicero i
forhold til den funktionalitet som er tilgængelig i Cicero. Der vil derfor være data
som ser anderledes ud i forhold til hvordan data blev præsenteret i dit
eksisterende bibliotekssystem. De væsentligste forskelle er beskrevet nedenfor.
Reservationer
Vær opmærksom på, at de reservationer, der er overført fra de nuværende
bibliotekssystemer ikke kan søges frem på klassemærke og materialetype på
eksempelvis pluklisten. Felterne vises imidlertid i resultatlisten og der kan sorteres
på felterne.
Regningsnummer
Originale regningsnumre på konverterede regninger vises i en parentes i
regningsoversigten efter det nye regningsnummer. Der kan ikke søges på
originale regningsnumre.
Opdelte regninger
Regninger, som i det eksisterende bibliotekssystem indeholder både et
erstatningsbeløb og et gebyr, vil i Cicero være oprettet som to regninger. Én for
erstatningsbeløbet og én for gebyret. Historiske transaktioner på den oprindelige
regning er overført til notefeltet på de nye regninger.
Blokerede lånere
Årsagen til blokeringer af lånere er mere enkel i Cicero end i de eksisterende
bibliotekssystemer. Dette kan bl.a. betyde, at blokerede lånere ikke automatisk
får hævet blokeringen ved betaling af gebyr. I de fleste tilfælde vil den oprindelige
blokeringsårsag være at finde i et notefelt på låneren.
Periodika
Det er ikke for alle eksisterende bibliotekssystemer muligt at foretage en
fuldstændig konvertering af periodika ind i Cicero. Titler på periodika er ikke
tilgængelig i de eksisterende bibliotekssystemer. Derfor anbefales det at
gennemgå grundkort og rette titler på disse så de præsenteres bedre i Cicero,
samt at de kan fremsøges på titel. Ligeledes anbefales det, at man gennemgår
alle grundkort for sine periodika i forhold til udgivelsesfrekvens og navneskabelon.
På abonnementet skal man sikre, at næste leverancenummer og næste
leverancedato er korrekte.
Modtagelse af indkøbte materialer
Automatisk beholdningsregistrering af indkøbte materialer vil ikke fungere for
konverterede ordrer fra Integra-systemer, da der her ikke har været adgang til
de oprindelige midlertidige materialenumre. Midlertidige materialer for ordren skal
fremsøges manuelt.
Reservationer midlertidige materialer på fjernlån
Under konvertering af fjernlån, som er undervejs til biblioteket, er der oprettet
reservationer og midlertidige materialer for at imødekomme funktionaliteten i
Cicero.
182 of 188
Udlånsprofiler
Under konverteringen af data fra de eksisterende bibliotekssystemer oprettes der
en udlånsprofil pr. materialegruppe. Disse skal gennemgås efter konverteringen
og øvrige udlånsprofiler skal oprettes manuelt.
Kontoplan
Der er kun konverteret kontoplan for den seneste periode.
Lån sat i bero
Lån, som er sat i bero i de gamle systemer, vil ofte have den samme
afleveringsdato som før, og blot have status sat i bero. I Cicero skal man imidlertid
manuelt udskyde afleveringsdatoen på et lån, som sættes i bero. Det betyder, at
konverterede lån som er i bero kan udløse hjemkaldelser og erstatninger, hvis
man ikke ændrer afleveringsdatoen på disse.
183 of 188
18 Appendix A
En HTML-skabelon til print af lånerliste henvendt skoler:
<#-- @ftlvariable name="data"
type="com.dantek.dl.client.administrationclient.loaner.printmodel.Lo
anerSearchOutputModel" -->
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN"
"http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd"><html
xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
<#-- Vær opmærksom på at Cicero vil foreslå at udskrive stregkoderne
i liggende format. -->
<#-- Hvis det ikke ønskes, skal du åbne printerindstillingerne og
vælge stående format ved hver udskrift -->
<#-- Der er angivet forskellige tilpasningsmuligheder herunder, hvor
det skønnes relevant -->
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=UTF8"/>
<style>
body {
padding-top: 15px;
font-family: "Ubuntu Light", sans-serif;
font-size: 10px;
font-style: normal;
-webkit-print-color-adjust: exact;
}
p:empty {
display:none;
}
table {
border-spacing: 0;
border-collapse: collapse;
border: 0;
font-size: inherit;
width: 100%;
}
table td {
border-bottom: 0;
padding: 2 2 2 2;
text-align: right;
}
<#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for lånernavn -->
.name {
font-size: 12px;
}
<#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for lånernummer -->
.number {
font-size: 8px;
}
.title {
font-size: 14px;
line-height: 0.1;
}
.criterion {
<#-- Tilpasningsmulighed: Font-størrelse for overskrift
(klassenavn) -->
font-size: 24px;
}
.barcode {}
</style>
</head>
<body>
184 of 188
<#if (data.criteria?size > 0)>
<p>
<#list data.criteria as element>
<#if (element.criterionValue?has_content)>
<center><span
class="criterion"><b>${element.criterionValue}</b></span></center>
</#if>
</#list>
</p>
</#if>
<#if (data.results.numberOfResults > 0)>
<table>
<#-- Tilpasningsmulighed: antallet ved chunk angiver antal kolonner
-->
<#list data.results.rows?chunk(3) as loanerPair>
<tr>
<#list loanerPair as loaner>
<#-- Tilpasningsmulighed: Juster height herunder for at få
mere/mindre luft mellem hver række -->
<td height="80px">
<p><center><span
class="name">${(loaner.name)!""}</span></center></p>
<p><center><span
class="number">${(loaner.number)!""}</span></center></p>
<p><center><div>${(loaner.numberBarCode)!""}</div></center></p></
td>
</#list>
</tr>
</#list>
</table>
</#if>
</body>
</html>
19 Appendix B
En HTML-skabelon til print af lånerliste kun med stregkode og lånernavn:
<#-- @ftlvariable name="data"
type="com.dantek.dl.client.administrationclient.loaner.printmodel.Lo
anerSearchOutputModel" -->
<!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.01//EN"
"http://www.w3.org/TR/html4/strict.dtd"><html
xmlns="http://www.w3.org/1999/xhtml">
<head>
<meta http-equiv="content-type" content="text/html;charset=UTF8"/>
<style>
body {
padding-top: 15px;
font-family: "Ubuntu Light", sans-serif;
font-size: 10px;
font-style: normal;
-webkit-print-color-adjust: exact;
}
p:empty {
display:none;
}
table {
border-spacing: 0;
border-collapse: collapse;
border: 1px solid black;
font-size: inherit;
185 of 188
width: 100%;
}
table td {
border-bottom: 1px solid black;
padding: 4px 5px 4px 5px;
text-align: right;
}
.title {
font-size: 14px;
line-height: 0.1;
}
.criterion {
padding-right: 20px;
}
.barcode {
}
</style>
</head>
<body>
<#if (data.criteria?size > 0)>
<p>
<#list data.criteria as element>
<#if (element.criterionValue?has_content)>
<span class="criterion">${element.criterionLabel}:
<b>${element.criterionValue}</b></span>
</#if>
</#list>
</p>
</#if>
<#if (data.results.numberOfResults > 0)>
<table>
<#list data.results.rows?chunk(2) as loanerPair>
<tr>
<#list loanerPair as loaner>
<td height="80px"
align="right">${(loaner.name)!""}</td>
<td
height="80px"><div>${(loaner.numberBarCode)!""}</div></td>
</#list>
</tr>
</#list>
</table>
</#if>
</body>
</html>
186 of 188
CLASSIFICATION
Denmark
Systematic A/S
Søren Frichs Vej 39
8000 Aarhus C, DK
Tel.: +45 8943 2000
[email protected]
Landgreven 3, 2.sal
1301 Copenhagen K, DK
United Kingdom
Systematic Software Engineering Ltd
Meadow Gate, Farnborough Airport
Farnborough, Hampshire
GU14 6XA, UK
Tel.: +44 1276 675533
[email protected]
United States of America
Finland
Systematic Inc
Systematic Oy Finland
5875 Trinity Parkway, Suite 130
Finlaysoninkuja 19
Centreville, Virginia 20120-1971, USA 33210 Tampere, FI
Tel.: +1 703 385 7522
Tel.: +358 207 463 870
[email protected]
[email protected]
Australia
Systematic Australia
Tower A, Level 5, 7 London Circuit
Canberra ACT 2600, AU
Tel.: +61 (0)2 6169 4088
[email protected]
Sweden
Systematic Sweden AB
Ostermalmstorg 1, 4th Floor
Stockholm 114 42, SE
Tel.: +46 770 770109
[email protected]
Germany
Systematic GmbH
Im Zollhafen 24
50678 Köln, DE
Tel.: +49 221 650 783 71
[email protected]
Singapore
Systematic Asia Pacific Pte.Ltd
15 Hoe Chiang Road
#12-02 Tower Fifteen
Singapore 089316
Tel.: +45 8943 2000 (HQ in
Denmark)
[email protected]
UAE
Systematic Software Engineering
Ltd. - Abu Dhabi
Sowwah Square, 34th & 35th Floor,
Al Maqam Tower, Abu Dhabi, AE
Tel.: +45 8943 2000 (HQ in
Denmark)
[email protected]
France
Systematic France SAS
5 Place de la Bastille
75004 Paris, FR
Tel.: +45 8943 2000 (HQ in
Denmark)
[email protected]
CLASSIFICATION
www.systematic.com

Cicero Brugermanual

Transcription

Similar documents

Det åbne Bibliotek - Esbjerg Kommunes Biblioteker

LÅNEAFTALE EMMA GADS LOKALER

Oplæg Carsten Andersen

Udlånskontrakt

Lilleheden I bjælker