Municipalidad de Pica - Contraloría General de la República

Transcription

CONTRALORÍA REGIONAL DE TARAPACÁ
UNIDAD DE CONTROL EXTERNO
INFORME FINAL
Municipalidad de Pica
Número de Informe: 2412012
31 de diciembre de 2012
www.contraloria .c 1
CONTRALORÍA GENERAL DE LA REPÚBLICA
CONTRALORÍA REGIONAL TARAPACÁ
Unidad de Control Externo
C.E. N° 210/12
REMITE INFORME FINAL N° 24, DE 2012
DE
SOBRE
AUDITORÍA
GASTOS
TRANSFERENCIAS
Y
EJECUTADOS EN AÑO ELECTORAL EN
DE
PICA.
MUNICIPALIDAD
LA
3 1 DIE 2012
3758
IQUIQUE,
Cumplo con remitir a Ud. para su
conocimiento y fines pertinentes, el Informe Final N° 24, de 2012, que contiene el
resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta Contraloría Regional en
esa Municipalidad.
Saluda atentamente a Ud.,
a
EDUA DO R A JOFRÉ
]
(
Contralor
egiona i
de Tarapaeá
subroga te
AL SEÑOR
ALCALDE DE LA
MUNICIPALIDAD DE PICA
PICA
RC
2:4R
PATRICIO LYNCH N° 1230 - FONOS: 421855 — 422536. FAX 407501 — IQUIQUE
C.E. N° 212/12
REMITE INFORME FINAL N° 24, DE 2012,
SOBRE
AUDITORíA
DE
TRANSFERENCIAS
Y
GASTOS
LA
MUNICIPALIDAD
DE
PICA.
IQUIQUE,
3 1 Dir 7017
3759
El Contralor Regional de Tarapacá que
suscribe, en virtud del artículo 55 de la ley 18.695, Orgánica Constitucional de
Municipalidades, cumple con remitir a Ud. copia del informe identificado en el rubro,
realizado por funcionarios de esta Contraloría Regional de Tarapacá, a fin que en la
sesión inmediatamente posterior a la fecha de su recepción, que celebre el concejo
municipal, sea puesto en conocimiento de los Srs. concejales.
Al respecto, Ud. deberá acreditar ante esta
Contraloría Regional, en su calidad de secretario del concejo y ministro de fe, el
cumplimiento de este trámite dentro del plazo de tres días hábiles, luego de ocurrida la
mencionada sesión.
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EDU DO ROA J FRE
Contralor Regi nal de arapacá
Subr gante
AL SEÑOR
SECRETARIO MUNICIPAL
PICA
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PATRICIO LYNCH N° 1230 - FONOS: 421855 — 422536. FAX: 407501 — IQUIQUE
C.E. N° 211/12
REMITE INFORME FINAL N° 24, DE 2012
SOBRE
AUDITORÍA
DE
TRANSFERENCIAS
Y
GASTOS
LA
MUNICIPALIDAD
DE
PICA.
IQUIQUE,
3 1 DIC. 2012
37GC,
Cumplo con remitir a Ud. para su
conocimiento y fines pertinentes, copia del Informe Final N° 24, de 2012, que contiene
el resultado de la auditoría practicada por funcionarios de esta Contraloría Regional en
ese Municipio.
FRÉ
EDUARD( R011
ContralRegond
arapacá
Subrogante
AL SEÑOR
CONTRALOR INTERNO DE LA
PICA
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PATRICIO LYNCH N° 1230 - FONOS: 421855 — 422536. FAX: 407501 — IQUIQUE
PTRA 16001/2012
INFORME FINAL N° 24, DE 2012,
DE
SOBRE
AUDITORIA
TRANSFERENCIAS Y GASTOS
EJECUTADOS EN AÑO ELECTORAL
EN LA MUNICIPALIDAD DE PICA.
3 1 DIC. 2012
IQUIQUE,
En cumplimiento del Plan Anual de
Fiscalización de esta Contraloría General para el año 2012, y de acuerdo con las
facultades establecidas en la ley N° 10.336, sobre Organización y Atribuciones de la
Contraloría General de la República, personal de la Contraloría Regional de Tarapacá
se constituyó en dependencias de la Municipalidad de Pica, con el objeto de efectuar
una auditoría a las transferencias y gastos ejecutados en año electoral, por el período
comprendido entre el 01 de enero y el 31 de julio de 2012, inclusive.
Objetivo
La auditoría tuvo por finalidad comprobar la
legalidad, autenticidad de la documentación respectiva y la exactitud de las
operaciones aritméticas y de contabilidad de las transferencias y los gastos
ejecutados por el municipio en los subtítulos 21 "Gastos en personal", 22 "Bienes y
Servicios de Consumo" y 24 "Transferencias Corrientes". Así como también, incluyó la
verificación del uso de los vehículos fiscales y de los bíenes muebles e inmuebles de
la entidad comunal.
Metodología
El trabajo se desarrolló de conformidad con la
metodología de auditoría de esta Contraloría General, MAC, como asimismo, con las
normas y procedimientos de control y de auditorías, aprobados por esta Entidad
Fiscalizadora, mediante las resoluciones exentas N'. 1485 y 1486, ambas de 1996,
incluyendo, por lo tanto, la verificación del cumplimiento de las disposiciones legales
vigentes; la exactitud y validez de las operaciones; la correcta contabilización y el
debido respaldo de los gastos, como igualmente la aplicación de otros medios
técnicos en la medida que se estimaron necesarios, en las circunstancias
examinadas.
AL SEÑOR
EDUARDO ROA JOFRÉ
CONTRALOR REGIONAL DE TARAPACÁ (S)
.,PRESENTE
)
IMOA/FRD
jA.T.95-12
Universo y muestra
Los gastos correspondientes a la gestión
municipal, educación y salud, imputados en las cuentas presupuestarias de los
subtítulos 21, 22 y 24, en el período sujeto a examen, ascendió a la suma total de
$451.437.427; guarismo del cual, se examinó una muestra aleatoria de $267.963.855,
equivalentes al 59% de ese total, cuyo detalle se indica a continuación:
CUENTA
SUB-TITULO
UNIVERSO ($)
21
Gasto en Personal
22
Bienes y Servicios de Consumo
24
Transferencias Corrientes
Totales :
MUESTRA ($)
PORCENTAJE
205.724.443
128.319.043
28%
93.080.525
18.446.149
4%
152.632.459
121.198.663
27%
451.437.427
267.963.855
59%
Antecedentes generales
La Municipalidad de Pica es una corporación
autónoma de derecho público, con personalidad jurídica y patrimonio propio, cuya
misión, conforme a lo señalado en el articulo 1° del decreto con fuerza de ley N° 1, de
2006, del Ministerio del Interior, que fija el texto refundido, coordinado y sistematizado
de la ley N° 18.695, Orgánica Constitucional de Municipalidades, es satisfacer las
necesidades de la comunidad local y asegurar su participación en el progreso
económico, social y cultural de la comuna.
Seguidamente, la letra b) del artículo 5° del
decreto con fuerza de ley en comento, indica que para el cumplimiento de sus
funciones las municipalidades tendrán la atribución esencial de elaborar, aprobar,
modificar y ejecutar el presupuesto municipal.
Respecto a lo anterior, es dable señalar que
los recursos financieros con que cuentan los organismos públicos, deben destinarse
exclusivamente al logro de los objetivos propios de tales entidades, fijados tanto en la
Constitución como en sus leyes orgánicas, y administrarse de conformidad con las
disposiciones del decreto ley N° 1.263, de 1975, del Ministerio de Hacienda, Ley
Orgánica de Administración Financiera del Estado.
Resultado del examen
El resultado de la presente investigación fue
puesto en conocimiento de la Municipalidad de Pica, a través de oficio confidencial
N°3054, de 2012. Por su parte, mediante oficio ordinario N° 1262, del mismo año, el
Alcalde de ese municipio respondió las observaciones formuladas, y de cuyo análisis
se da cuenta en el siguiente informe final.
2
I.- SOBRE EVALUACIÓN DE CONTROL INTERNO
De la revisión practicada, se detectaron las
siguientes debilidades de control necesarias de abordar por ese municipio:
1 Falta de respaldo en el pago de honorarios
En el examen practicado a los expedientes de
gastos en honorarios, se advirtió que en ellos no se adjuntaban los respectivos
informes mensuales que develaran las actividades desarrolladas por el prestador del
servicio; ello, conforme con lo estipulado en los respectivos acuerdos de voluntades.
Por otra parte, se observó que en los
convenios de prestación de servicios, suscritos por el municipio para la ejecución del
programa "Limpieza y Mejoramiento de Áreas Verdes y Edificios Públicos", no se
especificaba la naturaleza de las labores que debía desarrollar cada prestador
contratado.
Lo anterior, demuestra que ese municipio ha
vulnerado la norma de control interno de "Documentación", establecida en la referida
resolución exenta N° 1485, de 1996, la cual expresa que "La documentación de las
transacciones y hechos significativos, debe ser completa, exacta y facilitar su
seguimiento antes, durante y después de su realización, lo que indudablemente
involucra toda la información concerniente".
Al respecto, el servicio en su respuesta se
limita sólo a indicar que ha instruido a la tesorera municipal para recuperar todos los
informes faltantes.
2. Deficiencias en el cálculo del pago de las horas extras
En relación con la materia, corresponde
precisar que el procedimiento de asignación y pago de horas extraordinarias se
encuentra establecido en el artículo 63 y siguientes de la ley N° 18.883, sobre Estatuto
Administrativo para Funcionarios Municipales.
Ahora bien, del examen efectuado al pago del
referido estipendio, se constató que el municipio en algunos casos no había realizado
un correcto cálculo de los mismos, puesto que, tal como se indica en el rubro de
examen de cuentas, de más adelante, se determinaron diferencias que, si bien, no
son montos significativos, desde el punto de vista del control interno revisten
importancia; puesto que ponen al municipio en un riesgo alto de la ocurrencia de
pagos indebidos de mayor monto, sin que esa entidad edilicia los pueda detectar
oportunamente, con el consiguiente efecto de producir un detrimento patrimonial.
Sobre lo anterior, se debe tener presente que
la falta de control en la determinación correcta del monto a pagar por concepto de
horas extraordinarias, vulnera las normas específicas de control interno de
"Documentación" y "Supervisión", establecidas en la citada resolución CGR N°1485,
de 1996; la primera de ella, ya se detalló en el punto anterior, mientras que la
segunda, en el acápite 60 de tal resolución dispone que: "La asignación, revisión y
aprobación del trabajo del personal debe tener como resultado el control apropiado de
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sus actividades". Ello incluye, entre otros aspectos, "... (2) la constatación Y
eliminación de errores, los malentendidos y las prácticas inadecuadas...".
Sobre el particular, la autoridad municipal
adjunta memorándum N° 7 de 05 de noviembre de 2012, de la jefa del Departamento
de Finanza, donde se le informa a los funcionarios afectados de esta observación y
además, se instruye que tales diferencias serán descontadas en las remuneraciones
de noviembre de 2012. Asimismo, indica que está realizando gestiones con la
empresa proveedora del programa de remuneraciones para hacer las modificaciones
necesarias, y así evitar que se repitan tales errores.
3. Falta de conciliaciones bancarias
Durante la evaluación no fue posible confrontar
los movimientos de fondos registrados en la contabilidad, con los valores contenidos en los
respectivos extractos bancarios, por cuanto esa municipalidad, a la fecha de corte de esta
auditoría, julio de 2012, no tenía preparada las respectivas conciliaciones bancarias de las
cuentas corrientes de su propiedad. Esta debilidad, vulnera lo establecido en la ya citada
norma específica de control "Documentación".
Al respecto, en el oficio de respuesta la autoridad
municipal, si bien adjunta las referidas conciliaciones bancarias, es dable señalar que ellas
carecen de las respectivas firmas de autorización, revisión y aprobación, y además el registro
de una serie de cheques con su fecha legal de cobro vencida, por cuanto tienen una
antigüedad superior a los 60 días, que para efectos financieros, representan documentos
caducos de cobro por un monto de $11.070.903, y cuyo detalle es el siguiente:
FECHA
N°
CHEQUE
N°
EGRESO
03-10-2011
1949456
1943
53.900
13-10-2011
1949664
2029
26.948
26-10-2011
1949709
2088
32.064
11-11-2011
1949552
2216
242.412
22-12-2011
5004219
2568
66.000
29-12-2011
5004252
2620
86.570
07-02-2012
5004471
176
111.121
15-02-2012
5004568
267
42.480
06-03-2012
5004681
418
9.000.000
13-03-2012
5004742
466
500.000
21-03-2012
5004790
514
47.600
21-03-2012
5004803
526
97.778
12-04-2012
5004957
708
47.600
18-04-2012
5004978
732
53.550
24-04-2012
5005011
786
662.880
TOTAL CHEQUES CADUCOS AL
MES DE JULIO DE 2012
J.
MONTO
$
4
11.070.903
4. Vulneración principio devengado
Sobre esta materia, es dable señalar que del
examen practicado a los gastos seleccionados como muestra, se constató que en
algunos casos, como los indicados en el recuadro de más adelante, el municipio no
los había registrado de manera oportuna.
Decreto N';
Fecha
Fecha
devengado
1372;
05/07/2012
958;
15/05/2012
Cuenta
Documento N'
05/07/2012
215-22-01-001
Factura N°
106275
15/05/2012
215-22-07-001
Boleta de
Honorarios N'
Fecha
Documento
Monto
(5)
31/12/2011
486.472
17/04/2012
113.000
40
Lo anterior, vulnera el principio contable del
devengado, contenido en el oficio N° 60.820, de 2005, de esta Entidad Fiscalizadora,
sobre Normativa del Sistema de Contabilidad General de la Nación, que dispone que
la contabilidad registra todos los recursos y obligaciones en el momento que se
generen, independiente de que éstos hayan sido o no percibidos o pagados.
En lo particular, la municipalidad adjunta a su
respuesta el oficio ordinario 1240, de 05 de noviembre de 2012, mediante el cual, la
jefa de Finanzas, en el numeral 4 de dicho oficio, le informa al jefe de control
municipal, que dicha situación acontece porque las facturas siempre llegan atrasadas,
lo anterior, porque primero las recibe el jefe del departamento que efectúo la compra;
quien debe adjuntar todos los documentos para efectuar el pago, y finalmente
finanzas recibe la documentación y procede a devengar y pagar en forma conjunta.
Sobre el particular, cabe hacer presente que
el municipio debe contar con los mecanismos de control que le permita registrar
contablemente sus transacciones en forma oportuna, es decir, cuando realmente
recibió el bien o servicio independiente del trámite administrativo interno de la
documentación de respaldo que posteriormente da origen al pago; lo cual, por lo
general, se acredita con la respectiva factura y la fecha de recepción conforme.
Ahora bien, considerando que las debilidades
de control observadas en los diferentes numerales de este título I "Evaluación de
control interno", no fueron sustentadas debidamente por el Municipio en su respuesta,
y teniendo presente que aquellas podrían generar eventuales riesgos en las
operaciones realizadas, esta Contraloría Regional ha resuelto mantenerlas en todas
sus partes.
II. SOBRE EXAMEN DE CUENTAS
-
1 Subtítulo 21 "Gastos en Personal"
El examen practicado a este rubro
presupuestario, cuya muestra alcanzó a $128.319.043, comprendió las siguientes
partidas de gastos:
Monto muestra
($)
7.045.640
Nombre de Cuenta
Código
215-21-01-004-005-000
Trabajos Extraordinarios Planta
215-21-01-004-006-000
Comisiones servicio en el país Planta
215-21-02-004-005-000
Trabajos Extraordinarios Contrata
215-21-02-004-006-000
Comisiones servicio en el país Contrata
215-21-03-001-000-000
Honorarios a suma alzada, Persona Natural
3.459.284
215-21-03-002-000-000
Honorarios asimilado a grado
2.976.132
215-21-04-004-000-000
Prestaciones de Servicios en programas comunitarios
975.211
2.676.863
73.506
111.112.407
TOTAL ($):
128.319.043
De lo anterior, se determinaron las siguientes
observaciones:
1.1 Horas extraordinarias mal pagadas
Respecto de la muestra revisada en relación
con el pago de horas extraordinarias, se detectaron las diferencias que se indican en
el recuadro de más adelante, por un total de $57.524, guarismo el cual, como ya se
indicó en el rubro de evaluación del control interno, numeral 2, si bien, no es un monto
significativo, demuestra la falta de control existente en su correcto cálculo por parte de
esa municipalidad. Un mayor detalle se expone en el anexo N° 1 de este Informe
Final.
Horas extras del mes de junio 2012
Monto Pagado
al 25%
Municipalidad
Cálculo CGR
Diferencia
($)
($)
($)
1.171.556
Monto Pagado
al 50%
Municipalidad
Cálculo CGR
Diferencia
($)
($)
($)
1.160.071
11.485
Total diferencia
a favor de la
Municipalidad
($)
1.662.514
1.644.889
17.625
29.110
Cálculo CGR
Diferencia
($)
($)
Total diferencia
a favor de la
Municipalidad
Horas extras del mes de julio 2012
Monto Pagado
al 25%
Municipalidad
Cálculo CGR
Diferencia
($)
($)
($)
1.229.776
Monto Pagado
al 50%
Municipalidad
($)
1.218.190
11.586
1.903.757
($)
1.886.929
16.828
28.414
En lo atingente, la autoridad municipal en su
oficio de contestación, reconoce las diferencias observadas e informa que ha tomado
la medida de solicitar el reintegro de tales sumas en las remuneraciones del mes de
noviembre de 2012.
En consecuencia, se confirma el pago
indebido de horas extras a funcionarios municipales indicados en el anexo N° 1 de
este Informe Final, por lo que corresponde mantener la situación observada.
6
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elt
2. Subtítulo 22 "Gastos en Bienes y Servicios de Consumo"
El examen de cuentas realizado a este rubro
presupuestario, cuya muestra alcanzó a $18.446.149, comprendió las siguientes
partidas de gastos:
Código
Monto
Muestra
($)
Nombre de Cuenta
215-22-01-000-000-000
Alimentos y Bebidas
2.314.260
215-22-02-000-000-000
Textiles, vestuarios y calzados
5.288.575
215-22-03-000-000-000
Combustibles y Lubricantes
7.449.406
215-22-04-001-000-000
Materiales de Oficina
215-22-05-006-000-000
Servicio Básicos Telefonía Celular
366.520
1.051.567
215-22-07-001-000-000
Servicios de Publicidad
113.000
215-22-09-002-000-000
Arriendos de Edificios
946.431
215-22-12-002-000-000
Gastos Menores
Gastos de Representación, protocolo y
ceremonial
288.070
215-22-12-003-000-000
TOTAL ($):
628.320
18.446.149
Sobre el particular, se constató que los
referidos gastos cumplían con la normativa legal vigente y contaban con su respectiva
documentación de respaldo, así como también, se encontraban correctamente
contabilizados, y con la exactitud de los valores consignados en ellos. En
consecuencia, no se observaron hechos irregulares que informar sobre dicha muestra.
3. Subtítulo 24 "Transferencias Corrientes"
Respecto del examen de cuenta realizado a
este rubro presupuestario, cuya muestra alcanzó a $121.198.663, comprendió las
siguientes partidas de gastos:
Monto muestra
($)
Código
Nombre de Cuenta
215-24-01-001-000-000
Transferencias corrientes, Sector Privado
215-24-01-004-000-000
Organizaciones Comunitarias
215-24-01-007-000-000
Asistencia Social a Personas Naturales
215-24-01-008-000-000
Premios y Otros
641.333
118.000.000
757.330
1.800.000
TOTAL ($):
121.198.663
Del trabajo desarrollado, se advirtieron los
siguientes hechos:
3.1 Transferencias sin rendiciones
En relación con las transferencias de fondos
entregadas por la Municipalidad de Pica a las entidades privadas que se indican el
recuadro de más adelante, y que ascienden a un total de $79.500.000, es dable
Isr,IA
7
0
CONTRALORÍA GENEFtAL DE LA REPÚBLICA
señalar que, a la fecha de la auditoria, septiembre de 2012, se constató que éstas aún
no habían efectuado las respectivas rendiciones de cuentas de la inversión de los
mismos, en forma mensual, no obstante de haber transcurrido varios meses desde la
entrega de los respectivos fondos.
Nombre Institución
Resolución
Exenta; Fecha
Decreto de
,
Pago N
Mont0
Transferido
($)
Monto
Parcial
Rendido
($)
Club Social y Deportivo Cancosa
DA N° 97,
15/04/2012
1128
3.000.000
O
3.000.000
Agrupación Cultural Social y
Deportiva la Voz de Los 80
DA N° 125,
30/05/2012
1120
7.000.000
O
7.000.000
Cuerpo de Bomberos de Pica
DA N° 37,
03/02/2012
985
1.000.000
O
1.000.000
VARIOS ACREEDORES
Decreto N° 108,
26/04/2012
863
50.000.000
19.500.000
30.500.000
Centro Social y Cultural Amigos de
La Cueca
DA N° 96,
16/04/2012
760
2.000.000
O
2.000.000
Junta de Vecinos N°1 Matilla
DA N° 57,
01/03/2012
438
2.500.000
O
2.500.000
Junta de Vecinos Los Naranjos
DA N° 34,
01/02/2012
418
9.000.000
O
9.000.000
CORDENOR
DA N° 38,
03/02/2012,
197
20.000.000
O
20.000.000
54
4.500.000
O
4.500.000
99.000.000
19.500.000
79.500.000
Corp. Iglesia Adventista del 7° Día
11)2A/0111/"20°192'
Monto por
Rendir
($)
,
Total ($)
Sobre el particular, cabe señalar que la falta
de tales rendiciones de cuentas, vulnera el numeral 3 de la resolución 759, de 2003,
de este Organismo de Control, sobre normas de rendición de cuentas, el cual, en lo
particular establece que las rendiciones deben ser mensuales. Por otra parte, el punto
5.3 "Transferencias al Sector Privado", inciso segundo, de la misma resolución,
establece que, las unidades operativas otorgantes serán responsables, entre otras
cosas, de exigir la rendición de cuentas de los fondos entregados a las personas o
instituciones del sector privado.
Finalmente, en este punto cabe hacer
presente que, en lo que respecta al monto de "varios acreedores", señalado en el
cuadro precedente, éste corresponde a las subvenciones entregadas a clubes de
Adulto Mayor que se detallan en el anexo N° 2 de este Informe Final.
Sobre el particular, la autoridad en el mismo
oficio ordinario N° 1240, de 05 de noviembre de 2012, citado anteriormente, en su
numeral seis (6), indica que se ha efectuado el cobro de las rendiciones a las
diferentes organizaciones, indicándose que se adjunta copia de los documentos de
cobro.
Considerando que la respuesta dada por esa
municipalidad ha sido sólo de hecho, sin la presentación de evidencia material que
permita subsanar el incumplimiento de los referidos numerales 3 y 5.3 de la resolución
CGR N' 759, de 2003, se ha decidido mantener íntegramente este reproche.
8
3.2 Incumplimiento de convenio
La autoridad municipal, mediante el decreto
alcaldicio N° 25, de fecha 21 de enero de 2012, aprobó el convenio suscrito con fecha
27 de diciembre de 2011, con la Corporación del Norte para el Desarrollo e
Integración (CORDENOR), por la suma total de $20.000.000; esto, con el objetivo de
dar continuidad al proyecto "Exportación Limón de Pica Gourmet".
Al respecto, en la cláusula segunda del
referido acuerdo de voluntades se estipuló que la Municipalidad de Pica realizaría una
transferencia bancaria por la suma de $20.000.000, hacia la cuenta corriente de
CORDENOR; ello, con la finalidad de que estos dineros fueran utilizados en el
cofinanciamiento del aporte empresarial de un grupo de treinta y dos (32)
empresarios, en el marco de la ejecución del Programa Focal FC Tamarugal, BPA
Colectivo 1, código de negocio CORFO 01.2011.49226-11/MP 1, y de otros proyectos
que se ejecuten y que favorezcan a empresarios y emprendedores de la comuna de
Pica, según el citado convenio.
No obstante, se observó que el Municipio no
dio cumplimiento a la referida cláusula contractual, toda vez que, éste emitió el cheque
N° 5004514, de fecha 9 de febrero de 2012, por la suma de $20.000.000, el cual fue
entregado al señor
, RUT 1
ejecutivo de
CORDENOR, conforme con el poder general otorgado el 7 de febrero de 2012, por
don
, representante legal y presidente de la nombrada
Corporación.
Sin perjuicio de lo anterior, cabe precisar que
efectuada la verificación en la CORDENOR, por intermedio de la CORFO, se constató
que dichos fondos habían sido recibidos por la nombrada corporación; así lo
demuestra, la boleta única de depósito N°1384671-2, del Banco de Chile, de 13 de
febrero de 2012, por la suma de $20.000.000, a nombre de CORDENOR; así como
también, el comprobante de ingreso N° 60, de igual data, de dicha corporación.
Al tenor de lo observado, la entidad municipal
manifiesta en su respuesta que dicha forma de pago, es el sistema que tienen para
todos los compromisos externos que contrae el Municipio.
Considerando que la respuesta de la
Municipalidad no ha resultado satisfactoria, toda vez que, no se refirió al
incumplimiento del contrato, se ha resuelto mantener el hecho observado.
III.- SOBRE CONTROLES ADMINISTRATIVOS DE BIENES DE USO
1. De vehículos
En lo pertinente, es dable consignar que en la
visita se efectuó una inspección física a diecisiete (17) vehículos municipales; con el
objeto de verificar su propiedad y el correcto uso de los mismos, conforme con las
normas establecidas en el decreto ley N° 799, de 1974, y en la circular N° 35.593, de
1995, del Contralor General de la República, procedimiento del cual, se determinaron
las siguientes observaciones:
9
1,t
1.1 Hoja de vida: En relación con esta
obligación, se comprobó que de los diecisiete (17) vehículos fiscales, siete (07) de
ellos, no tenían el respectivo registro de la hoja de vida; lo cual vulnera lo señalado en
la letra g), de la circular N° 35.593, de 1995, que imparte instrucciones sobre Uso y
Circulación de Vehículos Estatales, la que indica entre otras materias, que en esta
hoja, se anotarán en la misma fecha en que ocurran, los desperfectos, con indicación
de su naturaleza, costo de reparación o daño y las otras especificaciones que se
estimen procedentes.
TIPO
PATENTE
MARCA
PY1604-2
STATION WAGON
NISSAN
ZD1452-6
CAMIONETA
MITSUBUSHI
ZD1453-4
CAMIONETA
MITSUBUSHI
ZD1454-2
STATION WAGON
HYUNDAI
CCSV56-0
STATION WAGON
MONTERO
CZTJ-13-7
CAMIONETA
WINGLE
CZTJ-12-9
CAMIONETA
WINGLE
En la especie, la autoridad municipal en su
oficio respuesta adjunta el memorándum N° 33, de 05 de noviembre de 2012, del
Administrador Municipal, donde solicita a la Jefa de Finanzas, Jefa del Departamento
Social y al Sr. Patricio Vargas Briones, regularizar dicha irregularidad e informar a la
vez de la situación y estado de los vehículos a su cargo.
En razón de que la respuesta ha sido sólo de
hecho, sin la presentación de antecedentes que evidencien el cumplimiento de la
referida circular, corresponde mantenerla en todas sus partes.
1.2 Lugar de aparcamiento: En cuanto al
aparcamiento de los cinco (05) vehículos correspondientes al Departamento de Salud
(Patentes: YL4905, DPRS62, VVY9353, DSVR23, y NA8703); como también, dos (02)
camionetas municipales (Patentes CCSV-56 y CZTJ-13), se constató que no existe un
acto administrativo que sancione el lugar donde deberían quedar estacionados. Lo
anterior, denota un incumplimiento a lo establecido en el citado oficio circular N°
35.593, de 1995, letra e) del capítulo XII, que señala "procede se mantengan
archivados los antecedentes en que conste el lugar de estacionamiento de los
veh ículos".
Respecto a esta materia, la autoridad no se
pronuncia en su contestación, motivo por el cual se debe seguir manteniendo el hecho
reprochado.
2. De bienes inmuebles
Sobre la materia, con fecha 13 de agosto de
2012, se efectúo una inspección física a ocho (08) inmuebles, de un total de treinta
(30) registrados en la contabilidad como de propiedad de la Municipalidad de Pica.
1
Salón O'Higgins
2
Edificio Correos
3
Inmueble Balmaceda N° 380
Bodega y otros
10
‘
r,
5
Laboratorio Entomológico
6
Vivienda Alcalde
7
Terreno Blanco Encalada
8
Construcción
Cultural
Centro
Evento
Social
y
De tal inspección, si bien se constató la
existencia y el debido uso de los indicados bienes, es dable informar que en el caso
del terreno municipal ubicado en calle Blanco Encalada de la comuna de Pica, se
observó que se encontraba en un notable descuido, tal como lo demuestra el registro
fotográfico que se indica en el anexo N° 3 de este Informe Final.
En lo particular, el alcalde por medio del oficio
ordinario 1240, de 05 de noviembre de 2012, a través de la Jefa del Departamento de
Finanzas informa en su numeral diez (10) que, dicho terreno se adquirió en las
condiciones en que se encuentra, por lo que, precisa, se debería programar un
operativo con la cuadrilla de aseo para su aseo.
En consecuencia, corresponde seguir con la
observación, toda vez que se confirma que ese municipio mantiene en descuido el
referido terreno municipal.
IV) CONCLUSIONES
En mérito de lo expuesto en el cuerpo del
presente informe y de acuerdo con los antecedentes analizados por esta Contraloría
General, cabe concluir lo siguiente:
1. En relación con las observaciones de
control interno descritas en el título I de este informe, se desprende que la
Municipalidad de Pica no ha implementado medidas o procedimientos de control
destinados a subsanar las debilidades allí formuladas o bien han sido insuficientes,
razón por la cual, corresponde que esa autoridad edilicia aplique la circular CGR N°
37.556, de 2006, que hizo de obligatoriedad general para los servicios públicos las
normas de control interno impartidas en la resolución exenta CGR N° 1.485, de 1996,
así como también la resolución CGR 759, según corresponda.
De lo anterior, es oportuno informar que el
control interno es un instrumento de gestión que se utiliza para proporcionar una
garantía razonable de que se cumplan los objetivos establecidos; por consiguiente, la
responsabilidad en cuanto a la idoneidad y eficacia de la estructura del mismo
incumbe a la Dirección, quien debe asegurar no sólo el establecimiento de una
estructura de control interno adecuada, sino también su revisión y actualización para
mantener su eficacia.
En este mismo contexto, esa autoridad
comunal deberá adoptar las acciones que a continuación se indican:
1.1) Mantener una adecuado respaldo que
acredite la ejecución correcta de los servicios contratados a honorarios, en especial,
los informes mensuales de actividades que desarrollan en virtud del respectivo
11
í.
1'
CONTRALORiA REGIONAL TARAPACÁ
contrato; ello, con las respectivas validaciones y aprobaciones de los funcionarios
responsables de velar su cumplimiento.
1.2) Velar por el correcto cálculo del pago de
las horas extraordinarias, concretando las gestiones de mejora del programa de
remuneraciones.
1.3) Mantener las conciliaciones bancarias al
día, e instruir a quien corresponda realizar los ajustes pertinentes sobre aquellos
cheques que se encuentran caducos.
1.4) Implementar el procedimiento de control
que le permita una oportuna contabilización de sus hechos económicos, en el caso
observado, que el devengo se realice al momento de la recepción de los bienes; ello,
independiente del trámite administrativo interno para su respectivo pago.
2.
En cuanto a los hechos que se
mantuvieron en el título II "Examen de cuentas de gastos", se ha resuelto que esa
municipalidad debe realizar las siguientes acciones:
2.1) Sobre lo observado en el numeral 1.1
"Horas extraordinarias mal pagadas, proceder a solicitar el reintegro de las diferencias
detectadas, así como también, realizar un recalculo de la horas extras pagadas de a lo
menos, del mes de enero del año 2011 al mes de diciembre de 2012, exceptuando los
meses auditados; ello, de modo tal de constatar si existen más diferencias que
aclarar.
2.2) En relación con el reproche formulado en
el acápite N° 3.1 "Transferencias sin rendiciones", exigir a las entidades beneficiadas
rendir los fondos entregados, e instruir que se dé pleno cumplimiento al numeral 3 de
la resolución CGR 759, donde se establece que las rendiciones deben ser mensuales.
Cabe precisar que esta rendición, es independiente si se ha aplicado o no los
recursos.
2.3) Sobre el incumplimiento del convenio
observado en el numeral 3.2, del cuerpo de este informe, suscrito con la Corporación
del Norte para el Desarrollo e Integración (CORDENOR), en lo sucesivo, dar estricto
acatamiento a las cláusulas contractuales, a fin de evitar posibles demandas que
pongan en riesgo el patrimonio municipal.
3. Respecto de los reproches que se
mantuvieron en el título IV) "Controles administrativos de bienes de uso", corresponde
que esa entidad municipal realice las siguientes acciones.
3.1) En relación con las observaciones
formuladas en los numerales 1.1 "Hojas de vida" y 1.2 "Lugar de aparcamiento",
adoptar las medidas pertinentes a fin de subsanar a la brevedad los hechos
observados, manteniendo a disposición de esta Contraloría General todos los
antecedentes que permitan evidenciar la regularización del incumplimiento de la
normativa establecida en la circular N° 35.593, de 1995, que imparte instrucciones
sobre Uso y Circulación de Vehículos Estatales.
12
5
sv,0
< , 9 ".:\S':)".
3.2) Respecto de lo representado en el punto
2 "De bienes inmuebles", realizar los cuidados pertinentes a fin de mantener en
optimas condiciones el terreno municipal ubicado en calle Blanco Encalada de esa
comuna.
Sin perjuicio de lo señalado en los puntos
conclusivos anteriores, esa entidad deberá instruir un procedimiento sumarial, a fin de
establecer las eventuales responsabilidades administrativas que deriven de la
ocurrencia de los siguientes hechos: pago incorrecto de horas extraordinarias; falta
de respaldo en el pago de honorarios; falta de rendiciones mensuales de los fondos
entregados a personas del sector privado; incumplimiento de convenio y notable
descuido de terreno municipal.
Saluda atent- ente a Ud
„,..,
„
.„.
...gri
RAMOS CU '
Jef Control Externo
Contra da Regional Tarapacá
H
,
13
Anexo N° 1
Recálculo del pago de horas extraordinarias del mes de julio de 2012
Mes de Julio 2012
Nombre
Apeilido
Funcionario
Funcionario
Aburto
Alberto
Daponte
Monto Pagado
Municipalidad
al 25% ($)
Monto Pagado
Municipalidad
al 50% ($)
Cálculo
CGR ($)
Diferencias
O
58.524
55.950
2.574
Cálculo
Diferencias
CGR ($)
($)
69.938
69.938
($)
Arnaldo
Briones
Arroyo
66.099
65.892
207
89.192
88.107
1.085
Maximiliano
Bustamante
Cortés
153.287
153.287
O
157.548
156.352
1.196
Elba del
Carmen
Cayo Ríos
70.098
69.750
348
53.873
53.262
611
Juan
Flores
Pedreros
202.224
200.506
1.718
310.727
309.352
1.375
Claudia
Gómez
Ticona
13.303
13.215
88
13.479
13.215
264
Laura
Larrondo
Peñailillo
33.677
33.038
639
1.084
O
1.084
Carlos
O'Ryan
Vásquez
101.706
99.636
2.070
34.122
32.190
1.932
Oriele
Olcay
González
150.599
149.200
1.399
383.314
380.461
2.853
Nicolás
Oxa Cruz
41.418
41.418
O
39.603
38.406
1.197
Juan
Saayedra
Solís
38.448
38.149
299
52.745
51.750
995
Patricio
Vargas
Briones
96.255
95.113
1.142
248.131
247.294
837
María
Villagra
Charcas
697
O
697
O
O
0
Jaime
Visa
Miranda
192.027
189.048
2.979
461.415
460.590
825
1.229.776
1.218.190
11.586
1.903.757
1.886.929
16.828
Tata ($)
14
Recálculo del pago de horas extraordinarias del mes de junio de 2012.
Mes de Junio 2012
Nombre
Funcionario
Alberto
Arnaldo
Maximiliano
Apellido
Funcionario
Aburto
Daponte
Briones
Arroyo
Bustamante
Cortés
Monto Pagado
i
Cálculo
CGR ($)
Diferenc as
123.650
121.225
2.425
75.306
75.306
153.287
Municipalidad
al 25% ($)
Monto Pagado
Cálculo
Diferencias
CGR ($)
($)
91.646
89.520
2.126
0
118.787
117.477
1.310
153.287
0
166.929
165.550
1.379
($)
Municipalidad
al 50% ($)
Elba del
Carmen
Cayo Ríos
46.225
44.386
1.839
4.870
3.805
1.065
Juan
Flores
Pedreros
229.149
229.149
0
275.804
274.979
825
Claudia
Gómez Ticona
26.805
26.430
375
19.849
18.501
1.348
Laura
Larrondo
Peñailillo
16.034
15.418
616
11.180
10.572
608
120.292
118.797
1.495
34.443
32.190
2.253
Carlos
O'Ryan
Vásquez
Oriele
Olcay
González
112.460
111.900
560
439.432
436.411
3.021
Nicolás
Oxa Cruz
28.484
28.240
244
30.476
29.369
1.107
Juan
Saavedra Solls
66.346
66.346
0
128.221
127.385
836
Patricio
Vargas
Briones
95.716
95.113
603
201.944
201.640
304
María
Villagra
Charcas
464
0
464
0
0
0
Jaime
Visa Miranda
77.338
74.474
2.864
138.933
137.490
1.443
1.171.556
1.160.071
11.485
1.662.514
1.644.889
17.625
Total ($)
15
Anexo N° 2
Detalle de "Varios acreedores".
Receptores
RUT
Monto ($)
Club del Adulto Mayor los Azahares de Pica
73.889.200-3
12.000.000
Club de Adulto Mayor Atardeceres de Pica
65.758.150 k
11.000.000
Club Social del Adulto Mayor Germán Riveros
74.816.600-9
7.500.000
Club Social del Adulto Mayor Sol de Pica
65.036.724-3
13.000.000
Club Social Adulto Mayor Oasis Otoñal
65.051.563-3
6.500.000
-
Total ($):
16
50.000.000
Anexo N° 3
Terreno municipal ubicado en calle Blanco Encalada, comuna de Pica
17
MI
www.contraloria.c1

Municipalidad de Pica - Contraloría General de la República

Transcription

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