Notre déclaration environnementale

DÉCLARATION
ENVIRONNEMENTALE
YELLOW EVENTS
2011 - 2014
YELLOW EVENTS
EMAS - 4.3. - Déclaration environnementale V4.0 - mai 2014
NOTRE SOCIÉTÉ
Yellow Events est une société de création, d’organisation et de coordination d'événements qui a vu
le jour en 2006. Fruit de la rencontre de trois indépendants.
Notre équipe expérimentée s’entoure de travailleurs externes et de partenaires familiarisés avec
notre façon de travailler.
Nous abordons l’événementiel comme un réel mode de communication, intégré dans la stratégie des entreprises.
Notre valeur ajoutée se cristallise depuis longtemps dans notre démarche responsable d’organisation
d’événements : laissez-vous submerger par notre créativité et notre imagination, tout en gardant le cap sur le
développement durable !
NOTRE SAVOIR-FAIRE
Yellow Events se distingue par sa capacité à s’impliquer : tous les projets sont traités par notre équipe, de la
conception au montage en passant par l'animation et la coordination. Le matériel de Yellow Events nous permet
de relever des défis logistiques et techniques importants, sans multiplier les intermédiaires et les sous-traitants.
En quelques années, Yellow Events a acquis une solide expérience dans des domaines aussi variés que des fêtes du
personnel thématisées, des séminaires originaux, des colloques créatifs, des team-building engagés, mais aussi
l'organisation de concerts ou de séjours à l'étranger, le montage de stands et d’expositions,…
Dans cet esprit, Yellow Events s’inscrit dans un processus de co-élaboration avec ses clients. Mieux que quiconque
vous connaissez vos besoins, et nous sommes les experts des événements responsables. Travaillons ensemble à
votre succès !
Nous avons le souhait, l’énergie et les compétences pour concrétiser vos valeurs au travers d’un événement
engagé.
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NOS ÉVÉNEMENTS
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NOTRE POLITIQUE ENVIRONNEMENTALE
Yellow Events est pionnier dans la création, l’organisation et la coordination d’événements respectueux de
l’environnement et de l’homme.
Dans ce but, nous nous sommes engagés dans une démarche environnementale intégrée dans nos méthodes de
travail, de conception et de réalisations événementielles.
Nous voulons continuer à proposer à nos clients des événements innovants, créés en véritable collaboration avec
eux, en adéquation entre leurs objectifs événementiels et les enjeux environnementaux futurs.
De plus, les relations de confiance et de long terme, tant avec nos clients qu’avec nos partenaires événementiels,
sont pour nous un élément essentiel dans la réalisation d’un travail de qualité, d’efficacité et de convivialité.
En conséquence, nous nous engageons à :
#1 Maintenir et développer notre outil prenant en compte les impacts environnementaux dès la conception des
événements et dans ses différentes composantes.
#2
Éco-concevoir nos événements.
#3
Encourager une gestion proactive des déchets générés.
#4 Inciter nos clients à adopter nos solutions de transport de co-voiturage ou de transport en commun, et
optimiser nos déplacements professionnels.
#5 Privilégier des partenaires engagés dans une démarche similaire à la nôtre.
#6 Veiller à s’inscrire de manière globale dans un processus d’amélioration continue face aux défis
environnementaux et en tenant compte de l’évolution permanente de Yellow Events.
#7 Porter une attention continue à la prévention en matière de sécurité, de santé et de pollution pouvant être
engendrée par nos activités.
#8
Respecter les lois actuellement en vigueur.
Louvain La Neuve, le 14 mai 2012
Pierre Lebrun, Directeur de Yellow Events SPRL
EMAS – 4.3 – Déclaration environnementale – Yellow Events V4.0 – mai 2014
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NOTRE SYSTÈME DE MANAGEMENT
ENVIRONNEMENTAL
ET D’ÉVÉNEMENTS DURABLES (SME)
Nous avons mis en place un système de management environnemental selon la norme EMAS/ISO14001. Nous y
travaillons en équipe et l’ensemble des personnes qui sont liées à nos activités sont au courant de notre démarche
environnementale. D’une façon plus concrète, les membres de notre équipe ont pris des responsabilités et
développent des compétences liées au bon fonctionnement du SME. Depuis 2013, nous sommes certifiés à :
EMAS
Le règlement EMAS (« Système de Management Environnemental et d'Audit »), ou encore éco-audit
est un règlement européen créé en 1995 par l'Union européenne pour cadrer des démarches
volontaires d'éco management utilisant un système de management de l'environnement (SME).
Pour plus d’information : http://ec.europa.eu/environment/emas/index_en.htm
ISO 14001
La norme ISO 14001 est une norme internationale établie par l'Organisation internationale de
normalisation, qui constitue la référence pour mettre en place un système de management
environnemental. Elle a pour objectif d'aider les entreprises à gérer l'impact de leurs activités sur
l'environnement et à démontrer l'efficacité de leur gestion.
Son principe repose sur le processus d'amélioration continue de la roue de Deming pour assurer à
l'organisme de maîtriser les impacts environnementaux de son activité. Elle engage l'organisme dans
une démarche de progrès continu de ses performances environnementales et lui permet de rester
conforme à la réglementation environnementale.
Pour plus d’information : http://www.iso.org/iso/fr/iso14000
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NOTRE SYSTÈME DE MANAGEMENT
ENVIRONNEMENTAL
ET D’ÉVÉNEMENTS DURABLES (SME)
ISO 20121
La norme ISO 20121, publiée en juin 2012, encadre le lien entre organisation d’événements et développement
durable. Elle s’appuie sur la norme britannique BS 8901.
Le corps de la norme ISO 20121 est constitué d’exigences sur le système de management lui-même (exigences
générales, politiques de développement durable, mise en œuvre, actions correctives…), et des exemples sectoriels
sont fournis en annexe à titre informatif. Cette norme comporte les questions centrales de la norme ISO 26000 sur la
Responsabilité Sociétale.
Dans un souci d’innovation et d’amélioration continue, nous nous tenons informé de la norme ISO 20121 et nous
avons le souhait à plus long terme d’intégrer les prescriptions de cette norme dans notre système.
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NOS ACTIONS ENVIRONNEMENTALES
PRÉALABLES
Soucieux de notre responsabilité sociale et environnementale, nous avions commencé notre démarche
environnementale par les actions suivantes:
•
La Gestion environnementale intégrée en 2007
Gestion quotidienne de l’entreprise : tous s’engagent au tri des déchets, à l’installation d’un composteur, à la
réutilisation du papier, à la gestion rationnelle de l’énergie, à l’utilisation de matériaux recyclés ou compostables, à
des choix de nourriture biologique…
•
Une planification durable en 2008
Élaboration d’une liste de plus de 150 critères sociaux et environnementaux auxquels nous
sommes toujours attentifs lors de la conception d’événements.
En association avec Yuluka, nous avons créé le concept de TREES RESPONSIBLE EVENT qui fait
désormais partie intégrante de notre manière de travailler, y compris dans notre travail de
bureau.
•
Le calcul d’empreinte écologique et de l’impact carbone en 2009 et 2010
Création d’un calculateur d’empreinte écologique
événementielle, en partenariat avec le WWF et Ecolife.
adapté
à
la
réalité
Formation de l’ADEME d’un membre de notre équipe sur la méthode Bilan Carbone®
et ayant la licence pour calculer l’impact carbone de nos manifestations.
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•
La mise en place de notre logiciel de gestion d’événements durables, « event manager » en 2011
En partenariat avec la FUNDP (Martin Mahaux, PReCISE Research Center - Faculty of Computer Science - FUNDP,
University of Namur), nous avons conçu notre propre logiciel de planification événementielle.
Bien au-delà d’une planification classique, notre logiciel intègre des fonctionnalités propres à la gestion durable
des événements, comme un système de cotation verte des fournisseurs. Ce logiciel est amené à évoluer dans les
années à venir.
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NOTRE IMPACT ENVIRONNEMENTAL
Depuis presque un an, nous sommes installés dans de nouveaux locaux où sont rassemblés nos bureaux, notre
atelier et notre entrepôt. L’analyse environnementale de 2013 nous permet d’identifier les aspects les plus
significatifs de nos activités. Elle consiste à recenser les impacts environnementaux liés à nos activités propres
(consommation de matière, production de déchets, consommation d’énergie…), et ceux liés à nos projets (stands,
événements publics, événement d’entreprise…).
Les principaux aspects environnementaux significatifs chez Yellow Events, liés à la planification de chaque
événement, sont :
Les aspects indirects :
1. Le choix des activités proposées (et des équipements)
2. La gestion du transport et mobilité.
3. Le choix de fournisseurs
Les aspects directs :
1. La production de déchets (moquette, éléments abîmés, …)
2. Rentabilisation du matériel (stockage, listing, soin apporté)
3. Le transport du matériel (disposer de couvrantes et sangles)
Les principaux points sur lesquels nous mettons en place des objectifs dans un but d’amélioration continue sont en
vert.
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NOS OBJECTIFS, CIBLES ET PROGRAMME
ENVIRONNEMENTAUX (2011-2014)
ECO CONCEPTION EVENEMENTIELLE
Systématisation d’une réflexion durable événementielle.
1. Réaliser une évaluation avant chaque événement et la communiquer sur le site vers le public.
2. Réaliser une évaluation après chaque événement et en faire l’analyse dans un but d’amélioration continue.
Objectifs chiffrés :
• Minimum 50% d'événements réalisés avec un profil  B
• Maximum 20% d'événements réalisés avec un profil  E
Source : notre baromètre environnemental (cf. description : Notre gestion environnementale et nos outils)
MINIMISATION, RÉDUCTION ET RECYCLAGE DES DÉCHETS
Gestion des déchets sur nos événements.
1. Mettre en place un tri sélectif et en assurer la gestion complète.
2. Définir des critères objectifs sur ces aspects dans notre système d’évaluation de nos fournisseurs, activités ou
produits.
Objectifs chiffrés :
• Minimum 70% de nos événements ont un tri sélectif mis en place
• Encourager la réalisation de 5 événements « zéro déchet » par an
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TRANSPORT ET MOBILITÉ
Incitation de nos clients à opter pour une de nos solutions de transport durable (co-voiturage ou de transports en
commun)
1. Intégrer dans nos offres une proposition alternative de transport
2. Développer la solution de transport adapté à l’événement.
3. Proposer des lieux événementiels proches et facilement accessibles en transports doux.
Optimalisation de nos transports internes
1. Anticiper nos besoins en mobilité et rechercher la solution la plus adaptée.
Objectifs chiffrés :
• Sur 15 % de nos événements, la distance entre le siège social de l’entreprise et le lieu de l'événement est 
20km
• Sur 15 % de nos événements, la distance entre le siège social de l’entreprise et le lieu de l’événement entre
20km et 50 m
• Réduire de 5% les émissions de CO2 sur les déplacements de nos véhicules (par 1000€ de C.A.)
EXIGENCES LEGALES ET VEILLE REGLEMENTAIRE.
Un registre de la législation applicable a été élaboré lors de la mise en place du système en juin 2011. Ce registre a
été renforcé et mis à jour en avril 2012.
Sur cette base, nous sommes conformes aux exigences légales applicables et nous complétons le registre à partir
de la veille réglementaire effectuée une fois par an et tous les mois par la lecture des sites enregistrés à ce sujet, en
interne par le responsable environnement. Par ailleurs, différents canaux d’information nous permettent de nous
tenir à jour en cas de changement majeur de la législation.
Ce registre est consultable sur simple demande auprès de notre responsable environnement (+32(0)10/45.79.81).
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NOS INDICATEURS
En 2013 (année fiscale), nous avons réalisé un chiffre d’affaire de 1.062.000€ avec 131 jours d’événements sur le
terrain assurés.
Au vue de notre activité spécifique d’organisateurs d’événements, certains indicateurs n’ont pas de pertinence.
Indicateurs
Contexte
Données chiffrées
Les déchets
Deux sources de déchets sont engendrés par nos
activités : une partie lors de la préparation des
événements (au sein de notre entrepôt et atelier), une
deuxième partie engendrée sur nos événements (soit
par le public, soit par nos partenaires événementiels).
En 2013, les déchets engendrés s’élèvent à 20,648
tonnes (comparé à 15,635 tonnes engendrés en 2012).
Cela correspond à 0,0251 Tonnes de déchets par
1000€ de chiffre d’affaire (0,0193 T par 1000€ C.A. en
2012).
La proportion de tout venant est de 55%; 45% des
déchets sont donc recyclables. L’augmentation de
tout venant est dû au nettoyage de l’entrepôt
(ancien squatte et déchets de chantier).
Les émissions
Les émissions engendrées par nos activités se La consommation de litres de diesel s’élève en 2013 à
focalisent principalement sur la consommation de 13.250 litres, ce qui équivaut à 37Kg équ. CO2.
diesel lié à notre flotte de véhicules.
Cela correspond à 37Kg équ. CO2 par 1000€ de C.A.;
ceci restant stationnaire par rapport à 2012 (34Kg équ.
CO2).
L’eau
Aucune de nos activités (tant sur la préparation des Non significatif
événements que sur sites événementiels) n’utilise à ce
jour des quantités d’eau significatives. L’analyse
initiale a révélé que notre consommation en eau
s’apparente à la consommation moyenne d’un
ménage belge.
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L’utilisation
rationnelle des
matières
L’efficacité
énergétique
La biodiversité.
Trois sources de matériaux significatifs ont été
identifiées comme pouvant avoir un impact
significatif : les achats de peintures, de bois et de tapis
(moquette).
108,580 Tonnes de matériaux achetés en 2013. 15,395
tonnes ont été achetés en 2012.
Cette augmentation est clairement due à
l’aménagement de nos nouveaux locaux (bardage
en bois, plancher, terrasse en bois, peinture des
bureaux, …)
Cet indicateur concerne la consommation en En 2013, elle est de 6.269,66 kWh. En 2012 elle est de
électricité, en gaz et en mazout de chauffage sur nos 15.663 kWh. Cette diminution est due au
sites propres.
déménagement : pas de cuve à mazout, installation
du chauffage à la mi-octobre 2013, installation d’un
poêle à bois dans la partie bureau (économie de
gaz),
Concernant nos sites propres d’exploitation, nous Non significatif.
sommes locataires d’un bureau/entrepôt de 1350 m².
Par ailleurs, les types d’utilisation du sol sur les lieux
d’événements sont très variables : hall d’exposition,
lieu de séminaire, siège d’exploitation des entreprises,
espace public ou installation de chapiteaux.
La maitrise du choix de la surface exploitable est
faible, voire nulle. Ainsi, l’indicateur lié à la biodiversité
n’est pas apparu comme significatif lors de l’analyse
initiale.
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Profil d'événement en 2013
6%
Comparaison des profils
environnementaux
3% 0%
3%
% d'événements avec profil A
60%
% d'événements avec profil B
50%
% d'événements avec profil C
16%
2011
2012
2013
40%
% d'événements avec profil D
55%
16%
% d'événements avec profil E
% d'événements avec profil F
% d'événements avec profil G
30%
20%
10%
0%
Profil A
B
C
D
E
F
G
Les autres indicateurs de performance environnementale sont basés sur notre outil de baromètre
environnemental (cf. notre gestion environnementale et nos outils).
Le graphique de gauche présente la performance environnementale des événements réalisés sur l’année 2013.
Le second graphique, à droite, représente la comparaison annuelle des profils environnementaux.
L’évolution claire vers un tendance d’événement à moindre impact est significative puisque le nombre
d’événements avec un profil A a augmenté en 2013.
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EN RESUMÉ : NOS RESULTATS 2013
Objectif
ECO CONCEPTION
ÉVÉNEMENTIELLE
MINIMISATION, RÉDUCTION
ET RECYCLAGE DES DÉCHETS
TRANSPORT ET MOBILITÉ
EXIGENCES LÉGALES ET VEILLE
RÈGLEMENTAIRE
Chiffré
Résultat 2013
• Minimum 50% d'événements réalisés
avec un profil  B
• 71% d’événements avec un profil  B
• Maximum 20% d'événements réalisés
avec un profil  E
• 3% d'événements avec un profil  E
• Minimum 70% de nos événements ont un
tri sélectif mis en place
• Objectif atteint
• Encourager la réalisation de 5
événements « zéro déchet » par an
• 12 événements « zéro déchets »
• Sur 15 % de nos événements, la distance
entre le siège social de l’entreprise et le
lieu de l'événement est  20 km
• 65% de nos événements sont réalisés à
moins de 20 km du siège social de
l’entreprise
• Sur 15 % de nos événements, la distance
entre le siège social de l’entreprise et le
lieu de l’événement entre 20km et 50 km
• 23% de nos événements sont réalisés
entre 20 et 50 km du siège social de
l’entreprise
• Réduire de 5% les émissions de CO2 sur
les déplacements de nos véhicules (par
1000€ de C.A.)
• Pas de réduction d’émissions de
CO2/1000€ de chiffres d’affaires*
• 100% conforme
• 100%conforme
* Malgré la vigilance apportée aux transports en 2013, il n’y a pas eu de diminution des émissions de CO2.La solution a été de
remplacer une voiture (> 10 ans) par une voiture à faible consommation ainsi que d’éliminer une camionnette (>10 ans), action
proposée pour 2014.
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NOTRE GESTION ENVIRONNEMENTALE ET
NOS OUTILS
Yellow Events a mis en place un système de récolte des données à partir d’outils créés pour évaluer la
performance de notre démarche environnementale. Notre système de gestion repose sur trois piliers :
1. CHECK-LISTS PRÉ ÉVÉNEMENT ET POST-ÉVÉNEMENT
• La check-list pré-événement sert de système de récolte de données et d’outil vérificateur de tous les aspects
environnementaux. Ces check-lists se remplissent lors de la préparation de chaque événement. L’objectif est
de vérifier qu’aucune mesure ni aucun matériel n’ont été oubliés.
• La check-list post-événement sert de deuxième phase de récolte de données, une fois que l’événement est
terminé et que les données chiffrées peuvent être calculées.
Toutes les données récoltées grâce aux check-lists sont directement intégrées dans notre « baromètre
environnemental ». Tous les trimestres, un graphique reprenant les non-conformités est dessiné afin de définir les
points à améliorer et les nouveaux objectifs. Ces données compilées créent donc une bonne base pour l’analyse
de notre performance à chaque revue de direction.
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2. PROFIL DE L’ÉVÉNEMENT
Chaque événement est analysé en détail par rapport à tous les indicateurs de durabilité
les plus significatifs ; production et gestion des déchets, consommation d’énergie et de
matière, engagement des sous-traitants, gestion du transport, etc.
Nous avons défini huit champs d’indicateurs : catering, transport, énergie, matériaux et
équipements, déchets, engagement social, choix d'activités et risques. Nous calculons
un pourcentage de performance pour chaque champ selon des critères durables. Ces
résultats nous permettent d'identifier les champs d'amélioration.
3. BAROMÈTRE DE PERFORMANCE DURABLE D’ÉVÉNEMENTS (RÉSULTATS)
Le baromètre est issu directement du profil de l’événement et situe l’événement sur une
échelle de performance environnementale et durable. Les valeurs de cette
performance environnementale sont comprises entre la pire situation (G) à la situation la
plus durable (A).
Le profil d’événement et le baromètre deviennent des outils de communication et de
sensibilisation, en même temps que des références dans la planification durable de nos
événements.
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NOS OUTILS DE COMMUNICATION
COMMUNICATION EXTERNE
Les canaux de communication sont variés et adaptés en fonction du public visé :
disponibilité de notre déclaration environnementale sur le site web, intégration de
notre politique environnementale dans les offres remises aux clients et dans les
contacts avec nos fournisseurs, envoi de newsletters sur nos activités, affichage de
notre politique environnementale dans nos bureaux.
Nous privilégions aussi des outils de communication plus interactifs : nos pages
Facebook, Twitter et Pinterest, un référencement sur des sites spécialisés (Huged,
événement 3.0, etc.).
De manière plus innovante, la mise en place de notre baromètre environnemental
calculé pour chaque événement, permet une communication adaptée envers le
public. Cet outil permet ainsi d’être transparent face au public, mais aussi de
pouvoir entamer le dialogue de manière spontanée et sensibiliser celui-ci aux enjeux
événementiels. Il est à ce propos, proposer au public de laisser un message sur ce
baromètre avec ses impressions et suggestions.
COMMUNICATION INTERNE
La taille de l’équipe (moins de 10 personnes) permet une fluidité et une spontanéité dans l’échange d’information
et dans l’évaluation de notre démarche. Cette spontanéité est renforcée par l’implication (chaque chef de projet
est responsable du baromètre environnemental lié à son événement) et la motivation de toute l’équipe dans notre
démarche.
Ceci étant, nous formalisons ces échanges lors de nos réunions hebdomadaires en passant en revue les
événements passés et en évaluant nos bonnes et mauvaises pratiques. Par ailleurs, nous consacrons plusieurs fois
par an des moments de réflexion et d’évaluation en équipe, hors de nos bureaux et de notre quotidien.
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LA FORMATION DE NOTRE ÉQUIPE
Au début de chaque année, nous établissons un programme de formation en équipe où nous évaluons les
domaines de compétences dans lesquels ils nous semblent importants d’investir.
En cours d’année et en fonction des opportunités qui se présentent, chacun d’entre nous participe à différents
colloques ou conférences autour des « thématiques durables ». Le souhait est d’y participer à plusieurs membres de
l’équipe pour favoriser l’échange et d’y consacrer au moins une journée par an.
À l’arrivée de chaque nouvel employé, nous organisons un écolage sur la manière dont nous travaillons et dont
nous sommes organisés (avec un volet sur notre SME). Cet écolage est pris en charge par la direction, le
responsable environnement, le Responsable RH et le responsable logistique (pour la partie entrepôt/atelier –
logistique événementielle – sécurité).
Comme coordinateurs d’événements, l’ensemble de notre équipe a reçu une formation aux premiers secours en
milieu professionnel et nous procédons à une formation « intervention en cas d’incendie » (à raison de deux
personnes par an).
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DÉCLARATION DE VALIDATION
EMAS – 4.3 – Déclaration environnementale – Yellow Events V4.0 – mai 2014
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RÉSUMÉ DES ACTIVITÉS
Nom de la société
Yellow Events
Date d’établissement
14 février 2006
Personne de contact
Mme Sophie CHENOT
Courriel
[email protected]
Adresse (site)
Avenue Jean Etienne Lenoir, 8 – 1348 Louvain-La-Neuve
Adresse (facturation)
Rue Henri Michaux, 10 – 1348 Louvain-La-Neuve
Téléphone
+32 (0)10 45 79 81
Site internet
www.yellowevents.be
Code NACE
7021001
N° TVA
BE0 879 510 777
Chiffre d’affaire (année fiscale 2013) 1.062.000 €
Nombre de travailleurs
7 (dont 3 indépendants)
Surface (m2)
Bureau + Entrepôt = 1350 m2 (nouvelle adresse)
Secteur d’activité
Création, organisation et coordination d’événements plus responsables
Références légales : Permis d’environnement, établissement de classe 3. Décret du 11 mars 1999 (MB: 08/06/1999),
modifié pour la dernière fois par le décret du 22/11/2007
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Pierre LEBRUN
Directeur
Yellow Events SPRL
YELLOW EVENTS
10 Rue Henri Michaux, 1348 Louvain-la-Neuve / www.yellowevents.be / 010 45 79 81
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