Dokumentenverwaltung mit SAP DMS

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Dokumentenverwaltung
mitAnwenderschulung
SAP DMS
Frank Ostwald
… einfach smarte Lösungen
SAP ERP – Solution Map
End-User Service Delivery
Analytics
Strategic Enterprise
Management
Financial Analytics
Operations Analytics
Workforce Analytics
Financials
Financial Supply Chain
Management
Financial Accounting
Management Accounting
Corporate Governance
Procurement and
Logistics Execution
Product Development
and Manufacturing
Sales and Service
Corporate Services
Talent Management
Workforce Process Management
Workforce Deployment
Procurement
Inventory and Warehouse
Management
Inbound and Outbound
Logistics
Transportation Management
Production Planning
Manufacturing Execution
Product Development
Life-Cycle Data Management
Sales Order Management
Aftermarket Sales and Service
Project and
Real Estate
Enterprise Asset
Portfolio
Management Management
Management
Travel
Management
Professional-Service Delivery
Environmental
Compliance
Management
Quality
Management
Life-Cycle Data Management
Dokumentenverwaltung
Produktstrukturverwaltung
Rezepturverwaltung
Spezifikationsverwaltung
Änderungsdienst und
Konfigurationsmanagement
Global Trade
Services
SAP NetWeaver
Human Capital
Management
SAP Document Management System (SAP DMS) –
Überblick
SAP DMS (deutsch: SAP Dokumentenverwaltungssystem, SAP
DVS) stellt Funktionen bereit, durch die eine Verwaltung sowohl
statischer als auch dynamischer Dokumente ermöglicht wird.
Dazu gehören u.a.:
 Dokumentidentifikation
 Dokumentklassifikation
 Dokumentstatusverwaltung
 Dokumentversionierung
 Objektverknüpfungen
 Dokumentablage
 Dokumentsuche
 Dokumentenvisualisierung und -redlining
 Dokumentenzugriff über WEB
 Schnittstellen zu Erzeugersystemen
 Dokumentenverteilung und -ausgabe
Gliederung
1
Dokumentidentifikation/-klassifikation
2
Objektverknüpfungen
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
Dokumentenvisualisierung, -redlining und -annotation
7
Dokumentoriginalkonvertierung
Stammsatz Dokument:
Dokumentinfosatz – Bsp.: IH-Dokument
Metadaten
 Grund- (Dokument-) daten
- Sachbearbeiter
- Status …
 Klassifizierungs- (Zusatz-) daten
 Mehrsprachige
Dokumentbeschreibungen
 Objektverknüpfungen, z.B.
- Equipments
- (Sach-)Anlage…
Nutzdaten
 Originale (Dateien)
- beliebige Formate
- beliebige Anzahl
 Redlining-Layer
Stammsatz Dokument:
Dokumentinfosatz – Bsp.: Vertrag
Metadaten
 Grund- (Dokument-) daten
- Sachbearbeiter…
 Klassifizierungs- (Zusatz-) daten
 Mehrsprachige
Dokumentbeschreibungen
 Objektverknüpfungen, z.B.
- Equipments…
Nutzdaten
 Originale (Dateien)
- beliebige Formate
- beliebige Anzahl
 Redlining-Layer
Dokumentidentifikation: Dokumentschlüssel
Dokument
Dokumentnummer
Dokumentart
Blatt
Blatt 002
002
Blatt
Blatt 001
001
Teildokument
Dokumentversion
Version 02
Version
Version 01
01
Version
 25-stellig (alphanumerisch)
 Interne/Externe/Gemischte
Nummernvergabe
(mit/ohne User-Exit)
 Zentrale Steuerfunktion
 Unterteilung von Dokumenten
(vgl. mehrere Zeichnungsblätter)
 Verwaltung von Änderungsständen
Blatt 001
001
Blatt
Dokumentart
Dokumentarten fassen Dokumente gleicher Eigenschaften
zusammen. Über die Dokumentart wird gesteuert:
 Art der Nummernvergabe
Interne/Externe/Gemischte
Nummernvergabe (mit/ohne User-Exit)
 Art der Versionsvergabe
z.B. keine, 00 … 99, AA … ZZ, User-Exit
 Ausprägung des Statusnetz
 Erlaubte Objektverknüpfungen
 Zuordnung der Standardklasse
 Ausprägung des Bildaufbaus, d.h.
Definition der Feldoption als
obligatorisches, optionales, Anzeigeoder ausgeblendetes Feld
 Ablagemöglichkeit im KPro
Customizing: Ausprägung des Bildaufbaus –
Beispiel: Dokumentart Vertrag
Dokumentversion
Dokumentversion
01
Änderungsnummer
Datum
02
03
CH001
CH002
CH003
11.01.96
02.02.97
09.06.97
 Eine Dokumentversion dokumentiert einen Bearbeitungsstand
innerhalb des Dokumentlebenszyklus.
 Der integrierte Änderungsdienst kann genutzt werden, um der
Dokumentversion einen zeitlichen Bezug zu geben.
 Darüber hinaus kann die Version einem bestimmten Änderungsstammsatz zugeordnet werden, der auch für andere SAP-Objekte
wie z.B. Stückliste oder Plan verwendet wird.
Exkurs Klassifizierung –
Zentrale Begriffe im Klassensystem
Objekttyp
Der Objekttyp leitet sich aus einer klassifizierbaren
Tabelle ab (z.B. Dokument).
Objekt
Ein Objekt ist eine klassifizierbare Einheit
(z.B. Dokument 10000000271/VTG/000/00).
Klassenart
Die Klassenart ist eine übergeordnete Steuerungseinheit für Klassen (z.B. Klassenart 017 Dokumente).
Klasse
Eine Klasse gruppiert ähnliche Objekte
(z.B. Klasse Vertragsdaten).
Merkmal
Ein Merkmal beschreibt Eigenschaften eines
Objektes (z.B. Vertragstyp).
Wert
Ein Wert ist die Ausprägung eines Merkmals
(z.B. Kreditorischer Vertrag, Debitorischer Vertrag).
Exkurs Klassifizierung –
Funktionen im Klassensystem
Merkmalverwaltung
- Vertragstyp
- Fördermenge [m3/min]
- Vertragsbeginn
- Vertragsende
- Hauptspeicherkapazität [GB]
Objektpflege
Dokument: 10000000271/
VTG/000/00
Klasse:
GH_Vertrag
(Standardklasse)
Merkmale
Klassenverwaltung
Eigenschaften
Klassifizierung
Klasse Vertragsdaten
- Vertragstyp
- Vertragsbeginn
- Vertragsende
Objektsuche
Suche der Klasse
Merkmalsbewertung
Vertragstyp: Kred.Vertrag
Vertragsbeginn: 01.04.09
Vertragsende: 31.03.10
Suche der Objekte
in der Klasse
Customizing: Zuordnung Standardklasse –
Beispiel: Dokumentart Vertrag
Stammsatz Dokument:
Klassifizierungsdaten im Register Zusatzdaten
Gliederung
1
2
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
7
SAP-Objekte
Dokument
Technischer (Referenz-) Platz
Equipment
Meßpunkt
Material
Stücklistenkopf-/position
Objektverbindung
IH-/Servicemeldung
IH-/Serviceauftrag/-svorgang
IH-Arbeitsplanvorgang
Objektverknüpfung
BANF-/Bestellposition
Verkaufsbelegposition
PSP-Element/Netzplanvrg.
Anlagenstamm
Dokument
usw.
Standard:
Dokumentverknüpfung zum Technischen Platz
Um einen Technischen Platz mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt
es eigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – Dokumente
Teilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Typ des
Technischen Platzes zugeordnet werden können.
Standard:
Dokumentverknüpfung zum Equipment
Um ein Equipment mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt es
eigene Bildbausteine (120 – Dokumente Vollbild, 122 – Dokumente
Teilbild), die über die Definition eines Sichtenprofils dem Equipmenttyp zugeordnet werden können.
Standard:
Dokumentverknüpfung zum Material
Um einen Materialstamm mit DMS-Dokumenten zu verknüpfen, gibt
es in den Zusatzdaten das Register Dokumentdaten.
Standard:
Dokumentverknüpfung im Meldungskopf
Um DMS-Dokumente mit IH-/Servicemeldungen zu verknüpfen,
muss der entsprechende Bildbaustein (092 – DMS-Verknüpfungen)
in ein Register der Meldung (in Abhängigkeit der Meldungsart)
eingeblendet warden.
Erweiterung:
Dokumentverknüpfung in Maßnahmendetails
Über die Erweiterung QQMA0011 kann der Aufruf des Bildbausteins
“Verknüpfte Dokumente in die Maßnahmendetails eingebunden
werden.
Erweiterung:
Objektverknüpfung zu Meldungsmaßnahme
Erweiterung:
Dokumentverknüpfung im Auftragskopf
Über die Erweiterung IWO10018 kann das Table Control “Verknüpfte
Dokumente” in die sog. Userfelder im Auftragskopf eingebunden
werden.
Erweiterung:
Objektverknüpfung zu Auftragskopf
Standard:
Dokumentzuordnung zu IH-Auftrag

Mit der Business Function „Enterprise Asset Management Teil
6 (LOG_EAM_CI_6)“ können während der Bearbeitung von IHAufträgen die zugehörigen Dokumente angezeigt, angelegt und
zugeordnet werden

Die Business Function „Enterprise Asset Management Teil 6
(LOG_EAM_CI_6)“ steht ab folgenden Releases zur Verfügung
 SAP SAP ERP 6.0 SP21 (EA-APPL 600)
 Erweiterungspaket 2 für SAP ERP 6.0 SP11 (EA-APPL 602)
Dokumentzuordnungen zu IH-Auftrag und IH-Vorgang
Objektverknüpfung zu Auftrag von Dokumentseite

Objektverknüpfungen auf Auftragsebene können von den
entsprechenden Dokumentinfosätzen aus bearbeitet werden
Objektverknüpfung zu Vorgang von Dokumentseite

Objektverknüpfungen auf Vorgangsebene können von den
entsprechenden Dokumentinfosätzen aus nur angezeigt
werden
Standard:
Dokumentzuweisung im Auftragsvorgang
Die Verknüpfung zwischen IH-Auftrag und DMS-Dokument ist
standardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazu
die Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art
Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.
Standard:
Dokumentzuweisung im IH-Arbeitsplanvorgang
Die Verknüpfung zwischen IH-Arbeitsplan und DMS-Dokument ist
standardmäßig nur im Auftragsvorgang möglich. Man benutzt dazu
die Drucktaste Fertigungshilfsmittel, um über die FHM-Art
Dokument einen Dokumentinfosatz (oder mehrere) zuzuweisen.
Erweiterung:
Objektverknüpfung zu Wartungsplan
Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen –
Beispiel: Dokumentart Drawing (DWG)
Customizing: Erlaubte Objektverknüpfungen –
Details pro Objektverknüpfung und Objekttyp
Gliederung
1
2
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
7
Statusverwaltung
 Abbildung des Dokumentlebenszyklus (Erstellung, Freigabe,
Änderung)
 Steuerung des Dokumentenzugriffs
AR
AE
 Definierbarkeit beliebig vieler Status
AA
IA
AP
PR
FR
ZG
QT
 Protokollierung jeder Statusänderung
(Sachbearbeiter, Datum, Uhrzeit)
 Aufbau eines Statusnetzes durch
Festlegung von Vorgängerstatus
 Sprachabhängige Statusabkürzung
 Automatisches Ablegen eines
Originals im Sicherheitsbereich
Beispiel: Statusnetz
AE
AR
AA
AA
IA
AP
AE
IA
Arbeitsanforderung
In Arbeit
Prüfanforderung
Änderungsanforderung
AP
PR
FR
ZG
QT
ZG Zurückgewiesen AR Archiviert
PR Geprüft
QT Quittiert
FR Freigegeben
Statusarten
AE
AR(A)
AA(P)
IA(O)
AP(S)
PR(S)
FR(S)
ZG
QT(T)
keine besondere Statusart
Originalbearbeitungsstatus (O)
keine Steuerung / Einschränkung
Automatisch bei Änderungen im Original
Primärstatus (P)
Nur für neue Dokumente; mehrere
Dokumente können diesen Status haben
Initialstatus (I)
Nur für neue Dokumente; kann
zurückgenommen werden
Archivstatus (A)
Automatisch bei Archivierung
Sperrstatus (S)
Daten können nicht geändert werden
Temporärstatus (T)
Protokollieren von Ereignissen
Check-in-Status (C)
Automatisch, wenn sich die Originale
im Sicherheitsbereich befinden
Statusänderung – Mögliche Auswirkungen
Dokumentinfosatz
Dokumentinfosatz
Auslöser
Sichern
Ändern
IA
Auslöser
Enter
AP
Workflow
User-Exit
(ABAP/4-Programme)
User-Exit
(ABAP/4-Programme)
Gliederung
1
2
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
7
Exkurs:
SAP ERP Systemlandschaft – Prinzipieller Aufbau
1–n
Präsentationsclients
(z.B. SAPGUI
for Windows)
Präsentation
1–n
Applikationserver
Applikation
1
Datenbankserver
Datenbank
SAP DMS –
Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (I)
Ab SAP R/3 4.6 ist die Dokumentablage als sogenannte KPro-Ablage in KPro-Ablagesysteme
möglich mit folgenden Ablagealternativen:
1. KPro-Ablage in die Datenbank des SAP R/3 bzw. SAP ERP
2. KPro-Ablage in einen über HTTP ansprechbaren Content Server (HTTP Content Server)
- SAP Content Server (entweder datei- oder datenbankbasiert)
- ext. Content Server (zertifizierte Content Server, ArchiveLink zertifizierte Archivsysteme)
DIS
Präsentation
SD
MM
PP
Applikation
Datenbank
DMS
PM
1.
…
Basis/NetWeaver
KPro
SAP
Datenbank
PS
2.
HTTP
Content
Server
SAP DMS –
Dokumentablage-Alternativen ab SAP R/3 4.6 (II)
Exkurs: Dokumenten Management Infrastruktur Schichtenmodell
Anwendungen
SAP Knowledge Provider
SAP Content/Cache Server
Third-Party
Content/Cache Server
SAP Knowledge Provider (KPro) – Überblick
 SAP Knowledge Provider ist

eine generische Infrastruktur zur Verwaltung, Suche und
Speicherung von Dokumenten

ein anwendungs- und medienneutraler Dienst

keine Anwendung für Endbenutzer

Bestandteil der SAP Basis bzw. des SAP Web Application
Server
 Ab R/3 Release 4.5
SAP KPro Content Management Service –
Dienste zur Speicherung der Dokumenteninhalte
Content Server – Varianten
 HTTP Content Server

SAP Content Server

Zertifizierte externe Systeme (Ablagesystem (Release 4.5))
• Reine Content Server-Zertifizierung (reine Serverfunktionalität)
• SAP-ArchiveLink-Zertifizierung (komplette Szenarios)
SAP Content Server – Überblick
SAP Content Server ist:

Referenzimplementierung der SAP für die HTTP 4.5 – Schnittstelle

Eigene Server-Komponente, freigegeben von SAP zu Release 4.6

Transparentes Ablagemedium für dokumentenzentrierte SAPAnwendungen und Business-Szenarien, die keine
Langzeitarchivierung benötigen

Implementierung des SAP Content Servers basierte ursprünglich
ausschließlich auf der Ablage in einem Datenbank-Repository
(SAP DB (MAX DB) auf Windows)

Kostenfreies Produkt
Im Unterschied zu Archivsystemen basiert(-e) die Implementierung des SAP Content
Servers auf der Ablage in einem Datenbank-Repository. Es ist nicht möglich, die
Datenbankablage des SAP Content Servers durch eine Ablage auf optischen Medien
zu ergänzen. Deshalb ist der SAP Content Server kein Ersatz für optische Archivsysteme oder andere Langzeitarchivierungs-Technologien.
SAP Content Server – Verfügbare Varianten (II/2010)
Ablagevariante
Datenbankbasiert
SAP DB (MAX DB)
ServerBetriebssystem
UFS
SAMBA
MS Windows
MS Windows Server 2003
Web-Server
Dateisystembasiert
MS Internet Information Server
NFS
NTFS
Sun
Solaris
HP-UX
UNIX
LINUX
IBM AIX
Apache Web Server
SAP Cache Server – Überblick

Der Einsatz des SAP Cache Servers dient dem schnelleren
Lesezugriff auf Dokumenteninhalte und der Reduktion von
Netzwerklast, besonders bei interkontinentalen Verbindungen

Eigene Server-Komponente

Um den SAP Cache Server verwenden zu können, ist es notwendig,
dass externe Archivsysteme eine Erweiterung der HTTP 4.5
Schnittstelle implementiert haben. Diese Erweiterung kann auf dem
Zertifkat bescheinigt werden
Gliederung
1
2
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
7
Dokumentsuche – Möglichkeiten
Dokumentsuche
Grafische
Struktursuche
Attributsuche
in
Dokumendaten
Suche in
Klassen-/Klassifizierungsdaten
Suche über
Volltextsuche
Grafische Struktursuche –
Produktstrukturbrowser mit integriertem Viewer
Grafische Struktursuche –
Dokumentenbrowser
Attributsuche in Dokumentdaten
Suche in Klassen- und Klassifizierungsdaten
Suche über Objektverknüpfungen
Suche mit Hilfe von Vorschaubildern
Exkurs: Systemlandschaft für Volltextsuche
DIS
Präsentation
SD
MM
PP
DMS
PM
PS
Document Management Service
Content Mgmt
Applikation
1.
SAP
Datenbank
Datenbank
Index Mgmt
2.
…
Basis/NetWeaver
3.
HTTP
Content
Server
Index
TREX Server
TREX – Funktionalität
 Volltextsuche
 Volltextsuche mit Attributsuche kombinierbar
 Suchergebnisse unabhängig von Groß-/Kleinschreibung
 Suche in allen Sprachen gleichzeitig
 Linguistische Suche („Haus“ findet „Häuser“)
 Fehlertolerante Suche (Fuzzy)
 Ergebnisse sind auf Berechtigungen geprüft
 Schnelle Suche über große Datenbestände
 Hohe Aktualität der Indizes (z.B. 10 Minuten)
 Geignet für kundeneigene Entwicklungen und Erweiterungen
… powered by SAP NetWeaver TREX
Volltextsuche (I)
Volltextsuche (II)
Gliederung
1
2
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
7
Dokumentenvisualisierung über integrierten Viewer
Dokumentenenredlining über integrierten Viewer
Information bzgl. vorhandener Annotation
Gliederung
1
2
3
Dokumentstatusnetz
4
Dokumentablage
5
Dokumentsuche
6
7
Formatkonvertierung von Originalen
Office Dokumente,
z.B. MS Word
Adobe Acrobat (PDF)
Neutralformate
CAD Dateien
SAP
Konvertierungsprozess
Kontakt
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rufen Sie mich bitte an +49 203 75 69 794 oder schreiben eine E-Mail.

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