Beispielvorlagen

Beispielvorlagen
Praxis Dr. Zeimantz
Hier finden Sie ausgewählte Vorlagen, mit denen die Praxis Dr. Zeimantz
arbeitet. Sie geben Ihnen Anregungen für den Aufbau Ihres eigenen Handbuchs. Gestalten Sie Lösungen, mit denen Sie am besten arbeiten können.
Dokumente zum Arbeitsschutz
Gesetze, Verordnungen, behördliche Regelungen
Interne Regelung Arbeitssicherheit
Checkliste Arbeitssicherheit (wie: Feuerlöscher, Verbandsbuch, Notfallplan etc.)
Gefahrstoffe / Biostoffe plus Unterweisung
Einweisungsprotokoll für den Umgang mit einem Gefahrstoff
Strahlenschutzbelehrung und Protokoll
Beispiel eines Gefahrstoffverzeichnisses
Bestandverzeichnis nach MPBetreibV
BetriebsDQZHLVXQJ nach BioStoffV
Hygieneplan
Rechenbeispiel zur Herstellung einer Desinfektionslösung
Prüfung und Wartung plus Unterweisung
Interne Regelung zur Gerätewartung
Interne Regelung zur Geräteeinweisung
Einweisungsprotokoll für die Nutzung von Geräten
Notfallkoffer-Einweisung und Protokoll
Qualitätsmangement (mit integriertem Arbeitsschutz):
Dokumentation, Lenkung von Fehlern
Meldebogen für Funktionsfehler von Geräten
„Fehlerblatt“ Abweichung vom Standard (AVS)
Allgemeine Vorlage für Verfahrensanweisungen (VA)
Interne Regelung zum Handbuch
Interne Regelung zur Dokumentation
Qualifizierung
Fortbildungsplanung
Fortbildungsprotokoll
Kommunikation und Information
Regelung für Kommunikation zwischen Arzt und Helferin
Besprechungsprotokoll (Vorlage)
Einstellungsformalitäten (Checkliste mit Arbeitsschutz)
Jahresgespräch mit Beschäftigten (Qualität, Leistung, Erwartungen, Arbeitsschutz)
Organigramm der Praxis
Audit / Zertifizierung
Auditjahresplan
Vorlage zur Audittagesplanung (einmal im Quartal)
Regelung - Arbeitssicherheit
Kriterium:
Ziel
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck:




Alle Mitarbeiter sind über das Thema Arbeitssicherheit informiert,
Gefährdungen in unserer Praxis sind identifiziert und geeignete
Schutzmaßnahmen werden ergriffen,
Arbeitsunfälle werden verhindert,
gesetzliche und berufsgenossenschaftliche Bestimmungen werden eingehalten.
2. Ablauf:

In der täglichen. Kommunikation werden Maßnahmen zur Gewährleistung der
Arbeitssicherheit besprochen, ggf. ein Fehlerblatt/Erinnerung geschrieben und
schnellst möglich Maßnahmen zur Korrektur ergriffen.

Die QMB überprüft regelmäßig die Umsetzung der festgelegten
Schutzmaßnahmen für die Gefahrstoffe unserer Praxis (Sauerstoff und
Atemkalk).

Wichtige Informationen und die aktuellen Vorschriften, Regeln, Gesetze zum
Thema Arbeitsschutz werden mündlich kommuniziert. S. auch


BGW-Schrift: Gefährdungsbeurteilung in der Humanmedizin

BGW-Schrift: MAAS-BGW nach QEP

BGW-Schrift: BGW kompakt
Die Teilnahme an den notwendigen Schulungen und Unterweisungen ist für die
Mitarbeiter verpflichtend. Die Unterweisungszeit gilt als Arbeitszeit.
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Checkliste - Arbeitssicherheit
Kriterium:
Ziel
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Brandschutz
Hängt eine Brandschutzverordnung aus?
Datum:
Freigegeben:
Datum:
ja
nein
Bemerkung und Nachweis
ja
nein
Bemerkung und Nachweis
ja
nein
Bemerkung und Nachweis
Sind die Rettungs- und Fluchtwege
entsprechend gekennzeichnet?
Gibt es einen Sammelplatz?
Ist den Mitarbeitern bekannt, wo sich die
Feuerlöscher befinden?
Werden regelmäßig
Brandschutzübungen durchgeführt?
Sind die Feuerlöscher gewartet?
Arbeitssicherheit
Wurden bei der Arbeitsschutzbegehung
Risiken identifiziert?
Wurden diese Risiken zeitnah abgestellt?
Sind schon Berufsunfälle vorgekommen?
Wird ein Verbandsbuch geführt?
Sind den Mitarbeitern die BG-Richtlinien
bekannt?
Werden die Mitarbeiter über Vorsichtsund Verhaltensmaßnahmen zur
Vermeidung von Gefahren unterwiesen?
Sind den Mitarbeitern die
Sicherheitsdatenblätter bekannt?
Umgang mit Gefahrstoffen
Liegen für alle Gefahrstoffe
Sicherheitsdatenblätter vor?
Werden Gefahrstoffe in einem verschlossenen Schrank aufbewahrt?
Ist das Vorgehen bei Unfällen mit
Gefahrstoffen bekannt?
Liegen von allen Mitarbeitern (einschließl.
Reinigungspersonal) Nachweise der
vorgeschriebenen Unterweisungen vor?
Hängen die vorgeschriebenen
Merkblätter und Gesetzestexte aus?
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. Mustermann
Einweisungsprotokoll
Gefahrstoffe und Vorbeugung
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Version: 02
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
Zu folgendem Gefahrstoff und zu folgenden Vorbeugemaßnahmen erfolgte
eine Einweisung:
Gefahrstoffname: Gefahrstoffverzeichnis
Vorbeugemaßnahmen: ..\FO Vorbeugeliste-Beispiel.doc
Name des Einweisers:
Dr. Zeimantz
Unterschrift des Einweisers:
Eingewiesen wurden nachfolgend benannte Anwender:
Name
eingewiesen am ………….
Orthopädische Praxis Dr. Zeimantz
Unterschrift
VA Strahlenschutzbelehrung
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
/und Protokoll
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck: Diese Verfahrensanweisung (VA) dient dem eigenen Schutz und dem
Schutz anderer Personen
2. Ablauf:
Nr.
Wer
1
Dr. Zeimantz /
Strahlenschuztbeauftragter
Protokollführer
2
Kurzbeschreibung/Bezeichnung/
Aktion
Dr. Zeimantz belehrt die
Röntgenassistentinnen 1x Jährlich.
z.B. in einer Teambesprechung
Hilfsmittel/Vorgaben/
Aufzeichnungen
Protokolliert die Belehrung und sorgt
dafür, dass dieses von den
Teilnehmern unterzeichnet wird
s. u. Protokoll und
Ordner QM
Personal/Belehrungen
Protokoll Strahlenschutzbelehrung:
Datum der Belehrung:………………………………………………………………………
Strahlenschutzbeauftragter:……………………………………………………………….
Besonderheiten:……………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
Teilnehmer und Unterschrift:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Unterschrift Strahlenschutzbeauftragter:………………………………………………
Orthopädische Praxis Dr. Zeimantz
Bestandverzeichnis
(gemäß § 8 MPBetreibV)
Kriterium
Ziel
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Gerätename/
Gerätetyp
Gerätenummer
Jahr der
Standort
Anschaffung
Aktive Medizinprodukte
Medizinprodukte mit
Messfunktion
Sonstige Geräte
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Kennnummer
(CE)
Hersteller
Adresse, Telefon
Gefahrstoffverzeichnis
Beispiel
Erstellt/Geändert:
Gefahrstoff
Cutasept med F
Datum:
Produktcode
nach
Sicherheitsdatenblatt
DE R10463
Instru plus
Geprüft:
Verbrauchte
Menge pro
Jahr
Datum:
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
Schutz
stufe
1-4
Verantwortlich
3
QMB
1
QMB
Restbestände
werden in der
Praxis
aufgebraucht
Hautdesinfekti
on im OP
3
QMB
3
QMB
3
QMB
Betroffene
Arbeitsplätze
Hautdesinfektion
Praxis
Praxis und OP
Kodan forte
fablos
Z 11040DE
Kodan forte
gefärbt
Z 11048 DE
Mikrozid AF
Liquid
Z 11091_01
DE
Fläche Praxis
Octenisept
Z 11737
QMB
Sensiva
Händedesinfektio
n
Z 11152
Hautdesinfekti
on Praxis und
OP
Hautdes. In
der
Praxis/Restbe
stände werden
aufgebraucht
Praxis
Sensiva
Waschlotion
Z 11 940 DE
Praxis
QMB
Mikrozid sensitiv
Wipes (Tücher)
Z 11657_03
DE
Fläche Praxis
QMB
OP derm
Praxis Dr. Mustermann
3
QMB
3
QMB
Praxis Dr. Mustermann
Einrichtung:
Betriebsanweisung
gemäß § 12 BioStoffV
Arbeitsbereich:
Alle Bereiche in der Praxis
Tätigkeit:
Untersuchungen, Behandlungen,
Wundverbände, Verabreichen
von Medikamenten, Entsorgen
von Nadeln etc. und
Körperflüssigkeiten
Arbeitsplatz:
Alle Bereiche in der Praxis
Biologischer Arbeitsstoff
Mikroorganismen (Bakterien, Viren, Pilze, Parasiten) z. B. Hepatitis
B/C, HIV, MRSA, Staphylokokken, Streptokokken
Gefahren für Mensch und Umwelt
Mikroorganismen können Infektionen über folgende
Aufnahmewege hervorrufen:
Aerogen: Aufnahme von Bioaerosolen (kleinste Tröpfchen, Nebel,
Stäube) über die Atemwege, z.B. beim Husten oder Erbrechen
Kontamination
oder Schmierinfektion: Einwirkung auf Haut oder Schleimhäute
z.B. bei verletzter oder ekzematöser Haut
Inkorporation: Aufnahme über den Mund
Parenteral: Eindringen in tiefes Gewebe (Muskulatur,
Unterhautfettgewebe), z.B. Nadelstich
Schutzmaßnahmen und Verhaltensregeln
Arbeitsstätte: Hygienevorschriften sind einzuhalten;
Arbeitsmedizinische Vorsorge wahrnehmen; Empfohlene
arbeitsmedizinische Schutzimpfungen beachten.
Im Arbeitsbereich: Keine Lebensmittel aufbewahren, nicht essen,
nicht trinken, nicht rauchen.
Handschutz: Flüssigkeitsdichte Schutzhandschuhe, z.B. aus
Latex (puderfrei) oder Vinyl, bei möglichem Kontakt mit
Körperflüssigkeiten. Hautschutz anwenden.
Augen-, Gesichtsschutz, Atemschutz: Schutzbrille, wenn mit
Verspritzen oder Versprühen von Körperflüssigkeiten zu rechnen
ist.
Körperschutz: Kleiderordnung einhalten. Flüssigkeitsdichte
Arbeitsschutzkleidung, wenn mit Durchnässen der Kleidung zu
rechnen ist. Getränkte Kleidung ist sofort zu wechseln!
Beschäftigungsbeschränkung: Sind für Jugendliche und
Schwangere zu beachten.
VERHALTEN IM GEFAHRENFALL
Persönliche Schutzkleidung anlegen. Verunreinigte
Schutzkleidung ist zu wechseln. Arbeits- und kontaminierte
Flächen sind entsprechend der Hygienevorschriften zu
reinigen und zu desinfizieren.
Wichtige Telefonnummern:
Hygienefachkraft: …………………………………………………….
Leitung Hygiene Entsorgung:……………………………………….
…………………………………………………………………………
Tel.:…………………………………………………………………….
D-Arzt-Ambulanz: ……………………………………………………
Betriebsarzt:………………………………………………………….
Brandfall:……………………………………………………………..
Notfall: 0-112
Verhalten bei Unfällen; Erste Hilfe
Bei Verletzung oder Kontamination mit infektiösen Materialien
oder
Körperflüssigkeiten: Melden Sie jeden Unfall unverzüglich
Ihrem Vorgesetzten o. dessen Vertreter (Unfallbericht).
Haut:
Mit einem desinfektionsmittelgetränkten Einmaltuch reinigen,
waschen, anschließend mit viruswirksamem Desinfektionsmittel
desinfizieren.
Verunreinigte Kleidung wechseln.
Augen /
Schleimhäute: Unter fließendem Wasser bei geöffnetem Lidspalt
15 min. spülen, dann D-Arzt-Ambulanz.
Verschlucken: Mit Leitungswasser spülen, dann D-ArztAmbulanz.
Wunde: Blutung anregen (> 1 min.) mit viruswirksamem
Desinfektionsmittel > 10 min. lang ausspülen.
Reinigung mit Wasser und Seife. D-Arzt aufsuchen.
Weitere Informationen siehe Verfahrensanweisung:
"Sofortmaßnahmen nach Nadelstichverletzungen“.
Betriebsarzt informieren.
Sachgerechte Entsorgung
Spitze, scharfe oder zerbrechliche Arbeitsgeräte zur
einmaligen Verwendung (Nadeln, Skalpelle etc.)
sind unmittelbar nach Gebrauch in stich- und bruchsicheren
Behältnisse zu entsorgen.
(s. Hygieneplan) Kontaminierte Arbeits- und
Schutzkleidung ist entsprechend den Hygienevorschriften zu
sammeln und zu reinigen.
Erstellt
von:
Datum:
Unterschrift: und geprüft Dr. Mustermann
Beispiel Hygieneplan / Praxis Dr. Mustermann
WAS
WANN
WOMIT
WIE
WER
Hygienische
Händedesinfektion
z.B. vor
Zubereitung/Verabreichung
von Injektionen/Infusionen,
Blutentnahmen, invasiven
Maßnahmen, Kontakt mit
dem Bereich der
Einstichstelle von
Drainagen
nach möglicher
Kontamination mit
Krankheitserregern,
Kontakt mit Blut, Kontakt
mit Patienten, von denen
Krankheiten ausgehen
können (z.B. MRSA), nach
dem Ausziehen von
Schutzhandschuhen
Bei Bedarf (z.B. vor der
Pause, nach
Händewaschen, bei
Arbeitsende)
Vor invasiven Maßnahmen
wie z.B. Injektionen,
Blutentnahmen
Vor invasiven
Maßnahmen, wie z.B.
Injektionen, Blutentnahmen
Sensiva
3-5 ml
mind. 30 Sek.
Desinfektionsmittel
Mind. 30 Sek. In die trockenen Hände einreiben,
Fingerkuppen, -zwischenräume, Nagelfalze und
Handrücken nicht vergessen. Hände müssen die gesamte
Zeit mit Desinfektionsmittel feucht gehalten werden.
Team
Creme aus Tube
(Cellona)
eincremen
Team
Sensiva soft
Entnahme aus dem Wandspender- oder Pumpspender
Team
Cutasept F
15 Sekunden
oder vorhandene
Alkoholtupfer
Hautpartie einsprühen, einwirken lassen oder mit Tupfer
satt auftragen und verreiben
Team
Händepflege
Hände waschen
Hautdesinfektion
Vor der Elektrotherapie
Chirurgische
Instrumente
Nach Benutzung
(z.B. Fäden ex)
Instru Plus 3 %ig
15 Minuten
= kurze EWZ
(Standzeit der
Lösung in der
Wanne1 Tag)
60 ml -2 l Wasser
Instrumente in Wanne mit Desinfektionslösung einlegen,
nach Beendigung der EWZ reinigen, trocknen, auf Rost und
Beschädigungen prüfen, Gelenke bei Bedarf leicht ölen,
überschüssiges Öl abwischen,
-doppelte Folienverpackung oder Instrumentenkiste
-anschl. Sterilisation im KH
AH
z. B. RR Gerät
Ultraschallkopf
Nach wahrscheinlicher und
tatsächlicher
Kontamination
Micricid Spray
(unverdünnt) oder
Mikrocid sensitiv
Tücher
Scheuer-Wischdesinfektion, Wiederbenutzung nach
Abtrocknen der Fläche
AH
CL Rechenbeispiel zur
Herstellung einer
Desinfektionslösung
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
Beim Ansetzen einer Desinfektionslösung ist Folgendes zu
beachten:
die Konzentration der Lösung: Danach richtet sich die jeweilige Einwirkzeit!
Instru Pluslösung 3 % ig hat eine Einwirkzeit von 15 Minuten.
(die jeweiligen Konzentrationen und deren Einwirkzeiten stehen auf den einzelnen
Produkten)
Rechenbeispiel zum Ansetzen von 2 Litern einer 3 % igen Lösung !
1 % = 1 von 100
also
1 ml Konzentrat auf
10 ml Konzentrat auf
20 ml Konzentrat auf
100 ml Wasser
1000 ml Wasser
2000 ml Wasser
 wir benötigen jedoch 2000 ml einer
3 % igen Lösung.
 Also: 20 ml x 3 = 60 ml Konzentrat auf 2000 ml Wasser
 Darum: 6 mal mit dem Kippdosierer kippen, da je Kippen
10 ml Konzentrat herauskommen
Praxis Dr. Mustermann
Arbeitsfläche,
Tabletts
Nach Arbeiten mit Blut. Vor
dem Aufziehen und
Zubereiten von Injektionen
und Infusionen = kurze
EWZ
und am Arbeitsende =
lange EWZ
Oberflächen, Z. B.
Arbeitsplatz, Liegen
und Geräte,
Lagerschränke
bei wahrscheinlicher
Kontamination und am
Ende des Arbeitstages
Halbjährlich
Micricid Spray
unverdünnt=
kurze EWZ
Terralin protect
0,5 % ig = lange
EWZ – 1 Std.
(10ml Lsg. auf 2 l
Wasser)
Microcid Spray
oder
Terralin protect
Haushaltsreiniger
Untersuchungsliegen
Inventar, Fußböden,
WC
Bei sichtbarer
Kontamination und am
Ende des Arbeitstages
Microcid Spray
oder
Terralin protect
Medizinischer Abfall
(z.B. Tupfer,
Verbände)
Nach Gebrauch, bzw. am
Ende des Arbeitstages
Spitze, scharfe und
zerbrechliche
Gegenstände wie
z.B. Känülen,
Skalpelle
Scheuer-Wischdesinfektion, Wiederbenutzung nach
Abtrocknen der Fläche
AH
Scheuer-Wischdesinfektion, Wiederbenutzung nach
Abtrocknen der Fläche
AH
Ausräumen der Schränke, Medikamente und Sterilgut auf
Verfallsdaten überprüfen, Schrank mit Reiniger auswischen
Kontamination mit desinfektionsmittelgetränktem Tuch
entfernen anschl. Wischdesinfektion/
Feuchtreinigung
AH
Abfalleimer mit
Müllbeutel
Mit verschlossenem Behälter in Hausmüll
AH
bruch- und
durchstichsicherer
Behälter
Mit verschlossenem
Behälter in Hausmüll
AH
Desinfektionslösungen täglich unter Verwendung einer Dosierhilfe ansetzen (Wassertemperatur =
Zimmertemperatur)
1% ig : d.h. 1 ml Lösung auf 100ml Wasser = 10 ml Lösung auf 1 l Wasser u. s. w.
Bei Verwendung von Papier-Ärztekrepp Wischdesinfektion nur am Ende des Arbeitstages erforderlich, nach jedem
Patienten neue Papierauflage verwenden
EWZ = Einwirkzeit
Erstellt am
Vers. 01
Geprüft am
Freigegeben am
AH
Reinigungspersonal
Regelung Gerätewartung
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck: Gewährleistung der Instandhaltung unserer Geräte, Patienten- und
Personalsicherheit ist gegeben
2. Ablauf
Nr.
Wer
Kurzbeschreibung/Bezeichnung/Aktion
1.
QMB
Die QMB ist für die Kontrolle des
Gerätemanagements verantwortlich.
Hilfsmittel/Vorgaben/
Aufzeichnungen
Gerätebestand OP und
Gerätebestand Praxis
1x im Jahr wird von ihr das QM
Gerätemanagement geprüft
s. auch z. B.
Auditjahresplanung
Die in den Bestandslisten aufgeführten
Prüftermine für das Jahr werden im
Maßnahmenkatalog und im Fehlerblatt
„AVS“ (pro Gerat eine AVS) erfasst.
Der Prüftermin wird rechtzeitig mit der Fa. br.
Mxxx abgestimmt.
Bei Erledigung mailt Hr. Rxxxx - Gudrun die
neue Bestandliste und den Prüfbericht zu.
Diese werden in dem QM Ordner Gerätemanagement abgeheftet und in der EDV
abgespeichert.
Sollte ein Gerät vor einem Prüftermin defekt
sein s. Meldebogen Gerätefehler:
 „Defekt“-Schild an Gerät
 Info an Fa. br. Mxxxx Hr. Rxxxx
 Reparaturterminabstimmung
 Meldung technische Defekte ausfüllen
 an Pinnwand
 Kontrolle in der nächsten
Teamsitzung
Die Pflege/Desinfektion der Geräte lt.
Hygieneplan
Siehe Fehlerblatt
2.
QMB
3.
Alle
4.
Alle
Siehe Meldebogen
Gerätefehler
Reinungs- u.
Desinfektonsplan
Die Haushaltsgeräte unserer Praxis befinden sich alle in Raum Nr. 4. Die Wartung
erfolgt über Fa. Sxxxx Haustechnik
Orthopädische Praxis Dr. Zeimantz
Regelung Geräteeinweisung
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck: Jeder Mitarbeiter wird ordnungsgemäß in die Bedienung unserer
Geräte eingewiesen
2. Abkürzungen, Begriffe, Definitionen: AH: Arzthelferin; GB: Gerätebeauftragter
3. Ablauf
Nr.
Wer
Kurzbeschreibung/Bezeichnung/Aktion
1
AH
mit
GB
Terminvereinbarung zur Geräteeinweisung mit
dem GB Hr. Rxxxx, Fa. xxxx
2
GB
Durchführung der Geräteeinweisung mit den
AH, die diese Geräte anwenden.
Regelung Benutzung
Geräte (Nemec,
Reizstrom,
Ultraschall).doc
3
GB
Gxxx sendet Gerätepässe an jeweilige
Arzthelferin. Speichern der Gerätepässe in der
QM EDV und Abheften im QM Ordner
Gerätemanagement
Geräteeinweisungen
OP und
Geräteeinweisungen
Praxis
Und Ordner QM
Gerätemanagement
Anmeldung
Orthopädische Praxis Dr. Zeimantz
Hilfsmittel/Vorgaben/
Aufzeichnungen
Terminbuch
Anmeldung (ggf.
Durchführung der
Einweisung bei der
nächsten
Teambesprechung)
Einweisungsprotokoll
Kriterium: 4.2.2
Ziel 1, Seite 119
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Zu folgendem Gerät erfolgte eine Einweisung:
Gerätename:
Typ-Bezeichnung:
Geräte-Nr.:
Hersteller:
Lieferant:
Name des Einweisers:
Unterschrift des Einweisers:
Eingewiesen wurden nachfolgend benannte Anwender:
Name
eingewiesen am
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Unterschrift
VA Notfallkofferbelehrung
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
/und Protokoll
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck: Diese VA dient der sachgerechten Handhabung mit dem Notfallkoffer
im Notfall
2. Ablauf:
Nr.
Wer
1
Dr. Zeimantz
2
Protokollführer
Kurzbeschreibung/Bezeichnung/
Aktion
Dr. Zeimantz informiert die
Mitarbeiter 1x Jährlich über den
Inhalt des Notfallkoffers
z.B. in einer Teambesprechung
Protokolliert die Belehrung und sorgt
dafür, dass dieses von den
Teilnehmern unterzeichnet wird
Hilfsmittel/Vorgaben/
Aufzeichnungen
Notfallkoffer und
Checkliste
s. u. Protokoll und
Ordner QM Notfall
Protokoll Notfallkofferbelehrung:
Datum der Belehrung:………………………………………………………………………
Unterschrift Dr. Zeimantz:……………………………………………………………….
Besonderheiten:……………………………………………………………………………..
Der Koffer wird alle 3 Monate von der QMB auf Verfallsdaten geprüft und ggf.
wieder aufgefüllt.
In dem Koffer befindet sich eine Prüfliste ..\..\QM Notfall\CL Notfallkoffer.doc
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
Teilnehmer und Unterschrift:
…………………………………………………………………………………………………..
…………………………………………………………………………………………………..
Orthopädische Praxis Dr. Zeimantz
Meldebogen technische Defekte
Kriterium:
Ziel:
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
Festgestellt durch:
Datum des Vorfalls:
Betroffener Raum:
Gerätebezeichnung:
Gerätetyp:
Laufende Nummer (MP Buch):
Firma:
Fabrik- oder Seriennummer:
Jahr der Beschaffung:
Beschreibung des Fehlers:
Bewertung des Fehlers:
Maßnahmen:
Ort
Datum
Name
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Unterschrift
Datum:
Kriterium
Ziel
Version: 01
Fehlerblatt/Erinnerung
(AVS, Abweichung vom
Standard)
Praxis :
Datum:
Aufgenommen durch:
Beschwerende/r:
Bearbeitung durch:
Telefonnummer:
Beschwerde
interner Fehler
Reklamation
Seite: Seite 1 von 1
Erinnerung
Beschreibung des aufgetretenen Fehlers:
Mögliche Ursache(n):
Schritte zur Schadensbegrenzung, Korrekturmaßnahmen:
Maßnahme
D ur c h w en?
Bis wann?
Erledigt
Datum:
Datum:
Datum:
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
VA Vorlage
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
Dr. Zeimantz
1. Zweck:
2. Abkürzungen, Begriffe, Definitionen: AH = Arzthelferin, A = Arzt, P = Patient,
3. Ablauf
Nr.
Wer
Kurzbeschreibung/Bezeichnung/Aktion
Dr. Mustermann
Hilfsmittel/Vorgaben/
Aufzeichnungen
Version: 01
Regelung zur Dokumentation
(QM Handbuch)
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Seite: Seite 1 von 1
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck:
Die Regelung soll sicherstellen, dass der Aufbau der Dokumentat ion einheitlich ist
und immer mit der neuesten Version gearbeitet wird.
2. Abkürzungen, Begriffe, Definitionen:
3. Inhalt:


Das QM-Handbuch (alle QM-QEP Ordner) ist allen Mitarbeitern der Praxis
bekannt, es ist für alle bindend und ist somit die Grundlage für die tägliche
Durchführung unserer Arbeit.
Der formale Aufbau der Regelungen ist wie folgt festgelegt:
Kopfzeile
Kopfzeile mit der Bezeichnung der Regelung
Versionsstand
Seitenzahl
Zeile unter der Kopfzeile:
Erstellt mit Datum
Geprüft mit Datum
Freigegeben mit Datum
Fußzeile:
Nennung des Praxisnamen

Ungültige Versionen werden in der Kopfzeile als ungültig gekennzeichnet und
in den Ordner der ungültigen Dokumente abgelegt.
Orthopädische Praxis Dr. Zeimantz
Version: 01
Regelung Umgang mit
Dokumenten
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Seite: Seite 1 von 2
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck:
Diese Verfahrensanweisung beschreibt, wie bei uns QM-Systemdokumente, wie Verfahrensund Arbeitsanweisungen (VA, AA), Checkliste n (CL) und dem Qualitätsmanagementsystem
zugeordnete weitere Dokumente erstellt, geprüft, eingeführt und gepflegt werden.
Durch diese Festlegung soll zudem sichergeste llt werden, dass veraltete und ungültige Dokumente gekennzeichnet und aufbewahrt werd en. Ziel ist, dass die be nötigten Dokumente
an den entsprechenden Stellen in einer aktuellen Version verfügbar sind.
Kennzeichnung und Behandlung von Dokumenten
Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen sowie Checklisten so llen die unten beschriebene Kopf- und Fußzeile aufweisen. Bei An weisungen, die nicht mit d em entsprechenden
Textsystem erzeugt werden, sollte ein entsprechendes Deckblatt verwendet werden.
Verfahrensanweisungen, Arbeitsanweisungen und Ch ecklisten
Praxisleitung mit Unterschrift und Datum freigegeben.
werden d urch
die
Weitere Dokumente, wie Formulare, sollen als QM- Systemdokumente erkennbar sein und
vergleichbare Kopf- un d Fußzeilen aufweisen. In Ausnah mefällen kann eine gesonderte
Kennzeichnung erfolgen.
Kopfzeile
Feld links:
Firmenlogo
Feld Mitte:
Dokumententitel
Feld rechts:
Versionsstand des Dokuments, aktuelle Seite und
Gesamtseitenzahl
Zeile unter der
Kopfzeile
Erstellt/Geändert mit Datum, Geprüft mit Datum, Freigabe mit Datum
Fußzeile
voller Praxisname
2. Abkürzungen, Begriffe, Definitionen:
QMB
QMS
MA
Qualitätsmanagementbeauftragte
Qualitätsmanagementsystem
Mitarbeiterin
Praxis Dr. Musternann
Regelung Umgang mit
Dokumenten
Version: 01
Seite: Seite 2 von 2
3. Ablauf
Nr. Wer
Kurzbeschreibung/Bezeichnung/Aktion
1
Arzt
Der Arzt gibt den Auftrag an die QMB zur
Erstellung oder Änderung von Dokumenten
2
QMB/ Die QMB schreibt die in Auftrag gegebene
MA
VA/AA/CL selbst oder sorgt durch Delegation
für die Erstellung.
3
QMB/ Die Prüfung erfolgt durch eine sachkundige
MA
Mitarbeiterin, die mit dem Ablauf vertraut ist.
Der Pflege und Änderungsdienst läuft
entsprechend ab.
4
Arzt
Eine weitere Prüfung mit Freigabe erfolgt
durch den Arzt. Dabei wird auch geprüft ob für
den neuen Ablauf eine Schulung notwendig
ist. Sollte dies der Fall sein, wird ein
Schulungstermin angesetzt. Wenn möglich,
sollte die Freigabe im Rahmen einer
Teambesprechung erfolgen. Dadurch ist
sichergestellt, dass alle das neue Dokument
kennen.
5
QMB
Sollte dies nicht möglich sein, muss das neue
Dokument allen in der Praxis tätigen
Personen zur Kenntnis gebracht werden.
6
QMB
Das neue Dokument wird in das QMS
eingeordnet. Das nicht mehr gültige
Dokument wird als „ungültig“ gekennzeichnet
und wird im EDV Ordner „Ungültige
Dokumente“ sowie im Ordner „Ungültige
Dokumente“ im Lager 1 abgelegt
Praxis Dr. Musternann
Hilfsmittel / Vorgaben
/ Aufzeichnungen
Entsprechende
Vorlage im QMS
QM Ablage Ungültige
Dokumente (EDV)
Ordner „Ungültige
Dokumente“ Archiv
Lager 1
Fortbildungsplanung
Vorlage
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Kriterium: 3.2.2
Ziel 1, Seite 94
Version: 01
Seite:
Freigegeben:
1 v on 1
Datum:
Wichtige Fortbildungsregeln:




Jede Mitarbeiterin besucht pro Jahr eine Fortbildungen
Die Themen und Termine werden mit dem Arzt besprochen und im
Fortbildungsplan festgehalten
Nach erfolgter Schulung werden die Inhalte dieser Schulung sofort kommuniziert.
(Was war Inhalt der Schulung / Was kann in der eigenen Praxis umgesetzt
werden / Gesamteindruck)
Die Überwachung des Fortbildungsplans und regelmäßige Rückmeldung an den
Arzt obliegt der QMB
Name
Art der Fortbildung
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Termin der
Fortbildung
Erledigt
(Handzeichen)
Fortbildungsprotokoll
Vorlage
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Thema der Fortbildung:
Datum/Dauer:
Was war Inhalt der Schulung?
Was kann in der eigenen Praxis umgesetzt werden?
Gesamteindruck/Sonstiges:
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Kriterium:
Ziel
Version: 01
Seite:
Freigegeben:
1 v on 1
Datum:
Besprechungsregeln
Kriterium:
Ziel :
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
Datum:
1. Zweck
Diese VA (Verfahrensanweisung) regelt
zwischen Arzthelferin und Arzt
den Ablauf der täglichen Kommunikation
2. Ablauf
1
2
3
Arzt/Helferin Tägliche Kommunikation zwischen Arzt
und Helferin
Arzt/Helferin Ausreden lassen und Anliegen ernst
nehmen
Hilfsmittel
Arzt/Helferin Schriftliche Dokumentation ggf. auf
Besprechungsprotokoll oder einem
„Fehlerblatt/Erinnerung“ (AVS =
Abweichung vom Standard)
Protokoll-Besprechung
Oder
Fehlerblatt
Abheften in Ordner
Ordner
Fehlerblatt/Erinnerung
unerledigt
Arzt/Helferin Überprüfung der Korrekturmaßnahmen
Wenn erledigt – abheften in Ordner
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Ordner
Fehlerblatt/Erinnerung
erledigt
Kriterium: 3.1.4
Ziel 1, Seite 85
Protokoll/Besprechung
Version: 01
Seite: Seite 1 von 1
Erstellt/Geändert:
Datum:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
Datum:
Teambesprechung vom ..................................
Anwesend alle außer ......................................
Erstellt von .......................
am........................
Besprechungspunkte:
 Immer Arbeitschutz (Verbesserungen? Vorschläge?


Beschlüsse:


FESTLEGUNG /
WAS SOLL GEMACHT
WERDEN
WER /
VON WEM
Unterschriften:
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med.Mustermann
AB WANN /
BIS WANN
KONTROLLE
Einstellungsformalitäten
Kriterium: 3.1.3
Ziel 1, Seite 83
Version: 01
Seite:
Datum:
Erstellt/Geändert:
Geprüft:
Datum:
Freigegeben:
1 v on 2
Datum:
Name der
Mitarbeiterin:
To Do
Personalakte ist angelegt
Persönlicher Ansprechpartner ist bestimmt
Lohnsteuerkarte liegt vor
Anmeldung bei der Sozialversicherung ist
erledigt
Dienstzeiten wurden besprochen
Pausenzeiten wurden besprochen
Persönlicher Dienstplan wurde vorgestellt
Mitarbeiter (-innen) wurden vorgestellt
Räumlichkeiten wurden gezeigt und erklärt
Arbeitsvertrag liegt unterzeichnet vor
Datenschutzerklärung ist unterzeichnet
Arbeitsmedizinische Erstuntersuchung liegt
vor
Impfstatus ist aktuell
Verantwortlichkeiten und Zuständigkeiten der
Mitarbeiter (-innen) wurden erklärt
In das QM-Praxishandbuch der Praxis wurde
eingewiesen
Organigramm der Praxis wurde erklärt
Standort des Notfallkoffers und der
Feuerlöscher wurden gezeigt
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
Verantwortlich
Datum
Handzeichen
Einstellungsformalitäten
Kriterium: 3.1.3
Ziel 1, Seite 83
Version: 01
Seite:
Notfallmanagement wurde erläutert
Brandschutz wurde erläutert
Unfallverhütungsvorschrift wurde
ausgehändigt
Über Verhalten bei Arbeitsunfällen wurde
aufgeklärt
In den Hygieneplan wurde eingewiesen
Der Umgang mit Gefahrstoffen wurde erklärt
In Geräte wurde eingewiesen
In EDV (Praxissoftware) wurde eingewiesen
Qualität und Entwicklung in Praxen – Praxis Dr. med. Mustermann
2 v on 2
Jahresgespräch in der
Arztpraxis
Version: 02
Seite: Seite 1 von 1
Mitarbeiter: __________________________________________________________________
Datum: _________________
Die Anforderungen werden..
Kriterium
weit
voll und
gehend ganz
erfüllt
erfüllt
Übertroffen
Anmerkungen
Fachwissen Bereich
Arbeitseinsatz
Ausdauer
Belastbarkeit
Arbeitseinstellung
Engagement
Lernbereitschaft
Kooperation
Kollegen
Praxisinhaber
Externe
Kommunikation
Patienten
Praxisintern
Flexibilität
Arbeitszeit
Aufgaben
Einhaltung von Richtlinien
Vereinbarungen
Termine
Meine Wünsche und Erwartungen zum Arbeitsschutz:
Arbeitsschutz:……………………………...
………………………………………………………………………………………………….
………………………………………………………………………………………………….
Vereinbarte Maßnahmen:.
Maßnahmen:................................................................... ........................
............................................................................................................. .........................
......................................... .............................................................................................
Unterschriften: ................................................................... .........................................
Praxis Dr. Mustermann
Organigramm Praxis Dr. Mustermann
Dr. med. ……….
QMB
Arzthelferin
Arzthelferin
Arzthelferin
Arzthelferin
Auszubildende
erstellt:
geprüft:
freigegeben:
Praxis Dr. Mustermann
Arzthelferin
Arzthelferin
Arzthelferin
Jahres-Gesamtübersicht : Was wird wann geprüft bzw. durchgeführt?
Auditart
Internes Audit/Visitation
Was wird auditiert?
QEP-Visitations-Checkliste.doc oder
Visitationscheckliste2.doc
Checkliste Arbeitssicherheit
QM Sicherheit in der Praxis mit:
- Strahlenschutzbelehrung,
- Einweisung Gefahrstoffe und
Vorbeugung
QM Notfall nur mit Notfallkofferbelehrung
Datum
1. Quartal 2…
2. Quartal 2…




QM Bestellungen mit Lieferantenbeurteilung ..\..\..\..\4.
Praxisführung und -organisation\4-Bestellung und
Lagerung\Lieferantenbeurteilung.doc
QM Beschwerdemanagement
QM Datenschutz
QM Diverse Therapien und Behandlungspfade
QM Sonstiges
Internes Audit/Visitation





QM Gerätemanagement
QM Hygiene
QM Notfall
QM OP
QM Rechnungen
3. Quartal 2…
Internes Audit/Visitation


QM Patient Terminierung
QM Personal + Mitarbeitergespräch!
Jahresgespräch in der Arztpraxis
QM Qualitätsaufzeichnungen- Ziele 2…
4. Quartal 2…





Internes Audit/Visitation


Erledigt
Alle 3 Jahre finden die arbeitsmedizinischen Vorsorgeuntersuchungen in unserer Praxis statt! Letzte Untersuchung hat stattgefunden
am:………………………
FO Audittagesplanung
IV. Quartal 2…
Erstellt/Geändert:
System
audit
Datum:
Geprüft:
Datum:
Version: 01
Freigegeben:
Datum:
Verfahrens
audit
Auditierte Praxis:
Beurteilungsgrundlage:
QEP
Auditor:
Durchführung des Audits am:
Auditbereich:
Zeitplanung:

QM Patient Terminierung
Zuständiger Bereich:
Gesamte Praxis

QM Personal + Mitarbeitergespräch
Gesamte Praxis

QM Qualitätsaufzeichnungen-Ziele 2…
Gesamte Praxis
..\..\..\..\..\QM Qualitätsaufzeichnung\Ziele\FO
Vorlage Qualitätsziele.doc
Abschlussgespräch:
s.u. Maßnahmen
Unterschrift Auditor:
Datum:
Maßnahmen, die sich aus der Visitation IV. Quartal ergeben:
Was soll
umgesetzt
werden?
Orthopädische Praxis Dr. .Zeimantz
Wer?
Bis wann?
Seite 1 von 1
Kontrolle?