Vergleich Java Client vs. Windows Client

Hinweise zum unterschiedlichen Verhalten von Java Client
und Windows Client
Version: 1.0
Autor: Biber, Kathrin | Wegis, Robert
Datum: 02.09.2014
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Hersteller sein.
Inhaltsverzeichnis
Seite 2 von 50
Inhaltsverzeichnis
Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................................................ 3
1
Einleitung .............................................................................................................................................. 5
2
Ablage ................................................................................................................................................... 6
3
4
2.1
Benutzerrecht "Berechtigungen verändern" bei einer Neuablage................................................... 6
2.2
Direktablage in der Multifunktionsleiste / im Kontextmenü ............................................................ 8
2.3
Serienablage / Direktablage anonym ............................................................................................... 8
Administration .................................................................................................................................... 10
3.1
Anzeige der Zugriffsrechte ohne ausgewählten Benutzer.............................................................. 10
3.2
Filtern in Benutzerlisten ................................................................................................................. 12
3.3
Postbox Verzeichnis-Struktur ......................................................................................................... 13
3.4
Konfiguration des Temp-Pfades ..................................................................................................... 14
3.5
Auslagern der Postbox auf den Server ........................................................................................... 14
3.6
Archiv- und Profilnamen i.V.m. ECD-Links ..................................................................................... 15
Archivansicht ....................................................................................................................................... 16
4.1
Kennzeichnung gesperrter Dokumente im Archivbaum ................................................................ 16
4.2
Dokumentendatum im Archivbaum ............................................................................................... 17
4.3
Gruppieren in der Tabellenansicht ................................................................................................. 18
5
Archivstruktur ..................................................................................................................................... 19
6
Dokumentenbearbeitung .................................................................................................................... 20
7
6.1
Sortieren/Löschen/Drehen innerhalb mehrseitiger TIFF-Dokumente ........................................... 20
6.2
Objekttypänderung ........................................................................................................................ 21
6.3
Seiten anfügen ................................................................................................................................ 22
6.4
Seiten drehen im Vorschaubereich ................................................................................................ 23
Dokumentenaustausch........................................................................................................................ 24
7.1
8
Offline-Akte .................................................................................................................................... 24
Eingebaute Dokumentenvorschau ....................................................................................................... 25
8.1
E-Mails mit msg-Anhang ................................................................................................................. 25
8.2
Darstellung von Bildstempeln......................................................................................................... 26
8.3
Dokumentenvorschau im eigenen Fenster..................................................................................... 26
9
Kommentare ....................................................................................................................................... 27
10
OCR / Barcode ..................................................................................................................................... 28
11
Offlinefähigkeit ................................................................................................................................... 29
12
Personalisierung .................................................................................................................................. 30
13
Scannen ............................................................................................................................................... 31
14
Scripting .............................................................................................................................................. 32
Inhaltsverzeichnis
Seite 3 von 50
15
16
17
18
Sonstiges ............................................................................................................................................. 33
15.1
Kopieren eines Dokumentes via Drag & Drop ................................................................................ 33
15.2
Berechtigungsübernahme beim Kopieren ...................................................................................... 34
15.3
Eigentümer beibehalten beim Kopieren ........................................................................................ 35
15.4
STRG+C und STRG+V ....................................................................................................................... 36
15.5
Löschen von Ordnern mit einem nicht löschbaren Dokument ....................................................... 36
15.6
Standardregister anlegen ............................................................................................................... 38
15.7
Auswertung des Benutzerrechts "Replikationskreise bearbeiten" ................................................ 38
Suche................................................................................................................................................... 39
16.1
Suche nach Versionskommentaren ................................................................................................ 39
16.2
Suchfilter......................................................................................................................................... 40
16.3
Wechsel zwischen Verschlagwortungssuche und iSearch .............................................................. 41
Verschlagwortung bearbeiten ............................................................................................................. 42
17.1
Datumsfelder .................................................................................................................................. 42
17.2
Filtern in der Stichwortliste ............................................................................................................ 43
17.3
Farben für Verschlagwortungsmasken ........................................................................................... 44
17.4
Mehrfachverschlagwortung ........................................................................................................... 45
Workflow ............................................................................................................................................ 46
18.1
Automatischer Start eines Workflows ............................................................................................ 46
18.2
Abfrage beim Löschen eines Eintrags, der sich im Workflow befindet .......................................... 47
18.3
Darstellung der Vorschaudauer in Tagen ....................................................................................... 48
19
Zusammenarbeit ................................................................................................................................. 49
20
Anbindung ELO-Module ...................................................................................................................... 50
Inhaltsverzeichnis
Seite 4 von 50
1
Einleitung
Mit der Markteinführung des Java Clients wurden einige Grundsätze und Funktionen des Windows Clients
überdacht. Dies führte an manchen Stellen zu offenen Fragen im Feld. Zusätzlich wurden viele Neuerungen
implementiert, die im Windows Client nicht vorhanden sind.
Um unseren Businesspartnern die Arbeit zu erleichtern, werden in diesem Dokument Unterschiede des Java
Clients gegenüber dem Windows Client dargestellt. Zudem werden Begründungen dieser Unterschiede und
Handlungsanweisungen gegeben. Dieses Dokument versteht sich jedoch nicht als Anleitung für eine Migration
vom Windows- zum Java Client. Des Weiteren ist diese Sammlung nicht als vollständige Aufzählung anzusehen,
sondern enthält die Unterschiede, die im Feld aufgefallen und an die Entwicklung / das Produktmanagement /
die UX und den Support herangetragen wurden.
Einleitung
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2
Ablage
2.1
Benutzerrecht "Berechtigungen verändern" bei einer Neuablage
Java Client:
Benutzer ohne das Benutzerrecht "Berechtigungen verändern" können bei einer Neuablage die Berechtigungen
ändern.
Windows Client:
Benutzer ohne das Benutzerrecht "Berechtigungen verändern" können die Berechtigungen bei einer Neuablage
nicht verändern. Neue Ordner und Dokumente werden mit Vorgängerrechten abgelegt.
Ablage
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Begründung:
Ein Benutzer hat über ein Dokument auf seinem Rechner die vollständige Kontrolle. Er kann entscheiden wem er
es weitergibt etc. Damit die Akzeptanz zur Ablage aller Dokumente in ELO gegeben ist, sollte der Benutzer – wie
im Java Client umgesetzt - die Berechtigungen selbst definieren können.
Ablage
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2.2
Direktablage in der Multifunktionsleiste / im Kontextmenü
Java Client:
Von der Postbox aus können Dateien über Drag & Drop auf den Funktionsbereich Archiv direkt im momentan
ausgewählten Archivordner abgelegt werden.
Windows Client:
Die Funktion "Direktablage" steht zusätzlich in der Multifunktionsleiste und im Kontextmenü zur Verfügung.
Begründung:
Die Multifunktionsleiste und so das Kontextmenü wurden im Java Client bewusst auf das Nötigste reduziert. Die
Postbox kommt dadurch mit einem statt zwei Registertabs aus. Eine Ablage über die Multifunktionsleiste hätte
im Java Client zudem kein eindeutiges Ziel, da dort im Gegensatz zum Windows Client mehrere Archivansichten
vorhanden sein können.
2.3
Serienablage / Direktablage anonym
Java Client:
Von der Postbox aus können auch mehrere Dateien über Drag & Drop auf den Funktionsbereich Archiv direkt im
momentan ausgewählten Archivordner abgelegt werden. Hierbei kann über eine Checkbox in der
Verschlagwortung die Serienablage verwendet werden.
Windows Client:
Die Funktion „Direktablage anonym“ legt die Postbox-Dateien mit der gleichen Verschlagwortung an der derzeit
im Archiv ausgewählten Stelle ab.
Ablage
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Begründung:
Durch die Änderung funktioniert die "Direktablage" im Java Client nicht nur aus der Postbox. Per Drag & Drop
können auch Dateien aus dem Dateisystem oder Outlook direkt abgelegt werden. Platzhalter können sowohl im
Windows Client als auch im Java Client verwendet werden. Im Java Client werden die Möglichkeiten nur
deutlicher gemacht.
Ablage
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3
Administration
3.1
Anzeige der Zugriffsrechte ohne ausgewählten Benutzer
Java Client:
Werden im Java Client die Berechtigungen aufgerufen, werden die Checkboxen unten rechts als aktiv dargestellt,
obwohl kein Benutzer ausgewählt ist.
Windows Client:
Werden im Windows Client die Berechtigungen aufgerufen, werden die Checkboxen erst angezeigt, wenn ein
Benutzer / eine Gruppe ausgewählt ist.
Administration
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Begründung:
Die Anzeige der Voreinstellung für einen neu anzulegenden Benutzer ist praktisch für Power User. Der Windows
Client benötigt zwei Dialoge zur Benutzerauswahl, was der Java Client in einem schafft.
Zudem können im Java Client erst die Rechte angeklickt und dann mehrere Benutzer auswählt werden, auf
welche diese Rechte zutreffen sollen. Im Windows Client müssen Nutzer einzeln ausgewählt und Rechte
zugewiesen werden.
Administration
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3.2
Filtern in Benutzerlisten
Java Client:
Wird innerhalb der Benutzerliste eine Buchstabenfolgen angegeben, werden alle Benutzer angezeigt, die
irgendwo diese Buchstabenfolge enthalten.
Windows Client:
Bei Report zum Eintrag wird der erste Benutzer, der mit dieser Buchstabenfolge beginnt, vorausgewählt.
Administration
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Begründung:
Der Filter des Java Clients ist grundsätzlich leistungsfähiger, insbesondere bei Namen / Namensbestandteilen. Er
liefert etwas mehr Treffer, das ist aber in der Praxis selten tragisch.
Das Verhalten des Java Clients wurde bewusst so gewählt, da aus Sicht von ELO die Vorteile überwiegen. Wenn
der Name „Matthias Thiele“ ist, man aber nur den Nachnamen kennt, kann man nach „Thi“ filtern.
Siehe auch 17.2 Filtern in der Stichwortliste
3.3
Postbox Verzeichnis-Struktur
Java Client:
Unterhalb des konfigurierten Ordners im Filesystem wird eine Struktur nach dem Schema angelegt:
 Default: %AppData%\ELO Digital Office\<Archivname>\<UserId>\...
 Konfigurierbar: z.B.: …\%ELOPROFILENAME%\%ELOUSERID%\...
Windows Client:
Unterhalb des Konfigurierten Ordners im Filesystem wird eine Struktur nach dem Schema:

Default: %AppData%\Elo\Postbox\<Username>
(eine Ebene drüber liegen außerdem noch weitere Dateien für den Client-Betrieb)

Konfigurierbar: …\Postbox\<Username>\...
Begründung:
Aus Sicht von ELO macht die Verwendung eines gleichen Verzeichnisses für die Postboxen des Windows und des
Java Clients keinen Sinn. Unterschiedliche Standardverzeichnisse wurden folglich bewusst gewählt.
Das Verhalten des Java Clients ist hier sinnvoller, da im Windows Client der Profilname nicht geändert werden
kann, ohne dass der Inhalt der Postbox verloren geht. Bei Mischbetrieb dürfen zudem nicht dieselben Pfade
verwendet werden, da dies zu technischen Problemen führt. Ein Zugriff „von Hand“ auf die PostboxVerzeichnisse aus dem Betriebssystem heraus ist des Weiteren nicht vorgesehen.
Administration
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3.4
Konfiguration des Temp-Pfades
Java Client:
Die Konfiguration des Temp-Pfades wird über die Umgebungsvariable „ELO_USER_HOME“ in Windows
vorgenommen. Die Konfiguration erfolgt quasi unabhängig von ELO.
Windows Client:
Die Konfiguration des Temp-Pfades findet über den ELO-eigenen Login-Dialog (Profile) statt.
Begründung:
Die Konfiguration des Temp-Pfades ist eine rein technische Einstellung. Deshalb ist sie nicht für einen Anwender
vorgesehen, sondern wenn dann nur für Administratoren mit technischem Hintergrundwissen. Im Normalfall
muss hier gar nicht eingegriffen werden. Java Client und DMS Desktop benutzen hier dieselbe Systemvariable.
3.5
Auslagern der Postbox auf den Server
Java Client:
Der Postbox-Inhalt wird gezippt und das Zip-File auf den Server verschoben.
Windows Client:
Der Postbox-Inhalt wird 1:1 - wie im lokalen Dateisystem vorhanden – auf den Server übertragen.
Begründung:
Der Windows Client würde über die Formate des Java Clients stolpern. Der Java Client kann mehr als der
Windows Client, das erfordert andere Datenhaltung.
Der Windows Client speichert die Verschlagwortung in anderer Form – im Java Client wird z.B. eine Datei
mitgeführt, welche angibt, ob ein Dokument schon verschlagwortet wurde. Da im Gegensatz zum Windows Client
beim Java Client mehrere Metadateien zu einem Dokument vorliegen, müssen diese gezippt werden.
Zudem kann der Windows Client nicht alle Datei-Teile auslagern. Um diese Einschränkung aufzuheben,
verwendet der Java Client das Zip Container Format.
Administration
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3.6
Archiv- und Profilnamen i.V.m. ECD-Links
Java Client:
Der Profilname (analog zum Windows Client Archivnamen) kann frei gewählt werden.
ECD und elodms:// Links laufen über den Profilnamen. Das führt dazu, dass zwei Java Client Benutzer, welche
Links austauschen wollen, den frei wählbaren Profilnamen identisch gewählt haben müssen, bzw. der
Administrator hier Vorsorge getroffen haben muss. Wird zusätzlich ein Windows Client beteiligt muss der
Profilname außerdem dem Archivnamen entsprechen, siehe Windows Client.
Windows Client:
Es wird immer der Archivname verwendet.
ECD und elodms:// Links laufen über den Archivnamen. Ist ein Java Client beteiligt (siehe oben) muss der
Profilname exakt dem Archivnamen entsprechen, da der Windows-Client nicht die Möglichkeit bietet, den für
die Links verwendeten (Archiv-)Namen frei zu wählen.
Begründung:
Im Java Client ist es einfacher, sich mit verschiedenen Archiven zu verbinden. Im Windows Client gibt es ein
Problem: wenn Archive unterschiedlich benannt sind, können keine ECD-Links ausgetauscht werden. Der Java
Client kann hier alles, was der Windows Client kann und mehr. Wird ähnliches Verhalten wie im Windows Client
angestrebt, müssen nur die Profile gleich benannt werden. Die flexiblere Logik des Java Client ist zudem
fehlertolerant.
Administration
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4
Archivansicht
4.1
Kennzeichnung gesperrter Dokumente im Archivbaum
Java Client:
Gesperrte Dokumente sind durch den [Namen] des Benutzers gekennzeichnet, der das Dokument ausgecheckt
hat oder die Verschlagwortung bearbeitet.
Windows Client:
Zusätzlich wird das Ausgecheckt-Icon angezeigt, das Icon für den Objekttyp wird weiter rechts angezeigt.
Begründung:
Im Java Client wird bewusst das Icon nicht angezeigt, da die Information bereits durch den Benutzernamen in
eckigen Klammern geliefert wird. Das Ausgecheckt-Icon verleitet zudem zu der Annahme, das Dokument sei
ausgecheckt. Es kann aber auch andere Gründe für eine Sperre geben, z.B. eine Änderung in der
Verschlagwortung.
Archivansicht
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4.2
Dokumentendatum im Archivbaum
Java Client:
Das Dokumentendatum wird nur in der Tabellenspalte "Datum" dargestellt und nicht im Archivbaum angezeigt.
Windows Client:
In der Konfiguration gibt es die Option "Dokumentendatum anzeigen". Ist diese aktiviert, wird das
Dokumentendatum im Archivbaum vor der Kurzbezeichnung angezeigt.
Begründung:
Vor der Kurzbezeichnung stört das Datum den Lesefluss und wurde deswegen hier nicht mehr implementiert. In
der Tabellenansicht des Java Clients kann nach dem Datum sortiert und gefiltert werden. Hier verhält sich der
Java Client ähnlich wie der Windows Explorer.
Archivansicht
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4.3
Gruppieren in der Tabellenansicht
Java Client:
Tabellenspalten (im Archiv, Aufgaben, Suche, etc.) können nur sortiert und gefiltert werden. Gruppieren ist in
der Listen- und Kachelansicht möglich.
Windows Client:
Auch in der Tabellenansicht kann gruppiert werden.
Begründung:
Das verwendete Tabellen-Control unterstützt die Gruppierung im Java Client nicht. Zur Gruppierung soll im Java
Client die Listendarstellung genutzt werden.
Archivansicht
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5
Archivstruktur
Archivstruktur
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6
Dokumentenbearbeitung
6.1
Sortieren/Löschen/Drehen innerhalb mehrseitiger TIFF-Dokumente
Java Client:
Um im Funktionsbereich Postbox einzelne Seiten innerhalb von TIFF-Dateien zu löschen/drehen/sortieren, muss
der Nutzer folgende Schritte ausführen:






Seiten trennen
die Seite suchen, die gelöscht werden soll
die Seite selektieren
die Seite löschen
die restlichen Seiten selektieren
Seiten wieder klammern
Befindet sich das TIFF im Archiv, muss es in die Postbox verschoben, die oben aufgezählten Schritte ausgeführt
und wieder ins Archiv zurück übertragen werden.
Windows Client:
Über den Dialog Drehen/Sortieren können sowohl aus der Postbox als auch aus dem Archiv heraus Seiten sortiert
und/oder gelöscht werden.
Begründung:
Die Maßnahmen zur Anpassung dieser Funktion im Java Client sind eingeleitet. Die Abweichung ist ELO folglich
bekannt und wird bearbeitet.
Dokumentenbearbeitung
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6.2
Objekttypänderung
Java Client:
Wird bei einem bestehenden Dokument der Objekttyp geändert und danach aus- und eingecheckt, wird beim
Einchecken wieder ungefragt auf den alten Objekttyp umgestellt.
Windows Client:
Wird bei einem bestehenden Dokument der Objekttyp geändert, bleibt dieser beim Einchecken beibehalten.
Begründung:
Der Indexserver passt den Objekttyp anhand der Dateiendung bei Ablage einer neuen Version an. Dies wurde
gewünscht, um z.B. nach der PDF-Konvertierung einen passenden Typ anzuzeigen. Der Benutzer erwartet eine
automatisch „richtige“ Anzeige des Typs seines Dokuments. Eine manuelle Auswahl sollte ein seltener Sonderfall
sein.
Dokumentenbearbeitung
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6.3
Seiten anfügen
Java Client:
Bei der „Seiten anfügen“-Funktion in der Postbox ist der Ordner der letzten Archivablage vorausgewählt. Das
derzeit im Archiv ausgewählte Dokument wird nicht angezeigt.
Windows Client:
Man wählt zuerst das Dokument, an das angefügt werden soll, im Archiv aus. Dann wählt man das anzuhängende
Dokument in der Postbox aus und klickt auf die Funktion "Seiten anfügen". Die Seiten werden hinten an das
Dokument angefügt.
Begründung:
Wenn von der Postbox aus gearbeitet wird, ist beim Windows Client ein zusätzlicher Weg ins Archiv notwendig
und damit umständlicher. Außerdem ist die implizite Auswahl über das Archiv im Java Client nicht eindeutig, da
dieser mehrere Archivansichten bietet.
Über Drag & Drop ist es zudem bereits im Java Client möglich, Seiten an ein bereits ausgewähltes Dokument im
Archiv anzufügen.
Dokumentenbearbeitung
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6.4
Seiten drehen im Vorschaubereich
Java Client:
Im Java Client können im Vorschaubereich eines mehrseitigen Dokumentes nur alle Seiten auf einmal in eine
Richtung gedreht werden.
Windows Client:
Im Windows Client kann im Vorschaubereich eines mehrseiteigen Dokumentes immer nur eine Seite auf einmal
gedreht werden.
Begründung:
Hier werden unterschiedliche Vorschau-Konzepte verfolgt. Im Java Client werden „alle“ Seiten im
Vorschaubereich mit Thumbnails angezeigt und deswegen auch alle gleichzeitig gedreht. Im Windows Client
dagegen immer nur eine.
Die im Java Client gewählte Vorgehensweise, alle Seite zu drehen, ist im Durchschnitt praktikabler.
Zudem ist das Verhalten des Java Clients konsistent mit dem z.B. Acrobat Reader  Kontinuierliche
Dokumentansicht, keine Einzelseitenansicht.
Dokumentenbearbeitung
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7
Dokumentenaustausch
7.1
Offline-Akte
Java Client:
Export-Datensätze sind nicht außerhalb eines ELO-Archivs aufrufbar.
Windows Client:
Es gibt die Möglichkeit nach dem Exportieren von Ordnern, diese mit einem ELO-Viewer offline aufzurufen.
Begründung:
Für den Java Client wird an einem Skript gearbeitet, das HTML-Seiten mit der Verschlagwortung generiert und
die Dokumente als Links einhängt. Randnotizen und eine einfache Suche sind vorhanden und Dokumente können
beim „Export“ in PDF umgewandelt werden. Außerdem ist das Ergebnis plattformunabhängig im Browser
nutzbar.
Dokumentenaustausch
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8
Eingebaute Dokumentenvorschau
8.1
E-Mails mit msg-Anhang
Java Client:
Bei E-Mails mit msg-Dateien als Anhang können die Anhänge nicht über die Dokumentenvorschau geöffnet oder
gespeichert werden. Sie werden ausgegraut dargestellt.
Windows Client:
Das Öffnen und Speichern von msg-Anhängen in der Dokumentenvorschau einer E-Mail ist möglich.
Begründung:
Aussage der Java-Entwicklung hierzu: Auflisten lassen sich diese msg-Anhänge, das Heraustrennen aus der E-Mail
zum Speichern ist aber nicht möglich – Anzeigen ginge auch nur mit zu viel Aufwand.
Eingebaute Dokumentenvorschau
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8.2
Darstellung von Bildstempeln
Java Client:
Bildstempel werden mit undurchsichtigem Hintergrund dargestellt.
Windows Client:
Bildstempel werden mit transparentem Hintergrund dargestellt.
Begründung:
Dies ist ein Nebeneffekt der verwendeten Library. Bildstempel werden seitens ELO sowieso nicht empfohlen.
Textstempel sind transparent und bieten zahlreiche Vorteile (internationalisierbar, Zeilenumbruch und Datum
einstellbar, skalierbar und damit in unterschiedlichen Auflösungen verwendbar).
8.3
Dokumentenvorschau im eigenen Fenster
Java Client:
Eine Dokumentenvorschau im eigenen Fenster muss in den Vorschauprofilen definiert werden.
Windows Client:
Die Dokumentenvorschau im eigenen Fenster kann über einen Button aufgerufen werden.
Begründung:
Die Funktion ist in dem Konzept der Vorschauprofile aufgegangen, aber gleichzeitig mächtiger geworden.
D.h. über „Vorschauprofile bearbeiten“  „Zusatzfenster“ können mehrere Inhalte im einem extra Fenster
dargestellt werden.
Eingebaute Dokumentenvorschau
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9
Kommentare
Kommentare
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10
OCR / Barcode
OCR / Barcode
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11
Offlinefähigkeit
Offlinefähigkeit
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12
Personalisierung
Personalisierung
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13
Scannen
Scannen
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14
Scripting
Scripting
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15
Sonstiges
15.1 Kopieren eines Dokumentes via Drag & Drop
Java Client:
Bei Drag & Drop eines Dokumentes innerhalb des Archives kann ausgewählt werden, ob das Dokument
verschoben oder referenziert werden soll. Kopieren ist an dieser Stelle nicht möglich.
Windows Client:
Bei Drag & Drop eines Dokumentes innerhalb des Archives kann ausgewählt werden, ob das Dokument
verschoben, referenziert oder kopiert werden soll.
Sonstiges
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Begründung:
Es ist nicht im Sinne eines Dokumentenmanagementsystems, Kopien zu erzeugen. Die Funktionen "Verschieben"
oder "Referenzieren" machen hier mehr Sinn. Kopieren ist aber im Java Client über eine eigene Funktion auch
möglich, z.B. über die Multifunktionsleiste oder über das Kontextmenü. Im Java Client kann diese Funktion jedoch
im Gegensatz zum Drag & Drop im Windows Client deaktiviert werden.
15.2 Berechtigungsübernahme beim Kopieren
Java Client:
Wird ein Dokument verschoben, erscheint ein Dialog, in dem ausgewählt werden kann, ob die Berechtigungen
des Zielordners übernommen werden oder die Originalberechtigungen erhalten bleiben sollen. Wird ein
Dokument kopiert, erscheint eine solche Abfrage nicht und es wird automatisch die Originalberechtigung des
Dokumentes übernommen.
Windows Client:
Sowohl beim Verschieben als auch beim Kopieren eines Dokumentes erfolgt eine Abfrage darüber, ob die
Originalberechtigungen oder die Zielberechtigungen übernommen werden sollen. Nachfolgend der
Abfragedialog beim Kopieren.
Begründung:
Dieser Unterschied ist ELO bekannt und Maßnahmen zur Anpassung sind eingeleitet.
Sonstiges
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15.3 Eigentümer beibehalten beim Kopieren
Java Client:
Die Option "Benutzer im Feld "Abgelegt von" beibehalten steht nur Administratoren zur Verfügung. Bei
Benutzern ohne Administratorrechte wird die Option gar nicht angezeigt.
Windows Client:
Die Option "Originalen Eigentümer beibehalten" steht auch für Nicht-Administratoren zur Verfügung.
Begründung:
Der Indexserver sperrt diese Option für Nicht-Admins, da sie die Informationen (wer abgelegt hat) „verfälscht“.
Sonstiges
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15.4 STRG+C und STRG+V
Java Client:
Die Tastenkombinationen STRG+C und STRG+V funktioniert teilweise nicht, obwohl Sie im Tooltip vorhanden ist.
Windows Client:
Durch die Kombination STRG+C und STRG+V wird das Dokument im ausgewählten Pfad referenziert.
Begründung:
Das ist plattformabhängig. Eine saubere Implementierung ist im Java Client nicht möglich. Deshalb werden Strg+C
und Strg+V ab der Java Client Version 9.01 nicht mehr als Standard-Tastenkombinationen vorgesehen.
15.5 Löschen von Ordnern mit einem nicht löschbaren Dokument
Java Client:
Man löscht einen Ordner, in dem sich ein Dokument befindet, worauf man keine Löschrechte hat. Der Ordner
wird nicht gelöscht. Das nicht löschbare Dokument bleibt erhalten. Die löschbaren Dokumente werden gelöscht.
Der fehlgeschlagene Löschvorgang ist über das Protokoll in der Prozessübersicht dokumentiert.
Windows Client:
Wird versucht, einen Ordner zu löschen, in dem sich ein Dokument befindet, auf das keine Löschrechte bestehen,
erscheint folgende Meldung:
Sonstiges
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Begründung:
Fehler beim Löschen oder beim Import / Export werden im Java Client in der Prozessübersicht dargestellt, da der
Vorgang als Hintergrundprozess durchgeführt wird. Hierdurch blockiert der Client auch bei langen Vorgängen
nicht.
Beim Windows Client wie beim Java Client kann ein Ordner nicht gelöscht werden, wenn er Inhalte besitzt, die
der Anwender nicht löschen darf. Beim Windows Client kommt nur eine längere Erklärung, was möglicherweise
fehlgeschlagen ist.
Sonstiges
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15.6 Standardregister anlegen
Java Client:
Damit die Standardregister im Java Client funktionieren, muss der ELO Standardsatz vorab im Archiv angelegt
werden. Das Serversetup führt diese Funktion nicht aus. Erst danach funktionieren die Java Client Funktionen für
Standardregister des Java Clients. Der Java Client unterstützt dabei nur globale Standardregister.
Es wird ein Skript angeboten, welches die Verwaltung von Standardregistern im Archiv ermöglicht. Dadurch
können nicht nur flache Listen sondern echte Strukturen mit unterschiedlichen Rechten und enthaltenen
Dokumenten als Standardregister benutzt werden. Diese lassen sich leicht über Berechtigungen Benutzern und
Gruppen zuweisen. Ist dieses Skript aktiv, stehen die im Java Client angelegten Standardregister im Windows
Client nicht zur Verfügung. Im Windows Client angelegte Standardregister stehen bei aktivem Skript im Java
Client im Gegensatz zum Standard auch nicht zur Verfügung.
Windows Client:
Der Windows Client legt den ELO Standardsatz an Standardregistern automatisch initial im Archiv an.
Standardregister können nicht nur global sondern auch für einzelne Benutzer angelegt werden.
Begründung:
Das Anlegen des ELO Standardsatzes wurde im Serversetup 8 vergessen. Das inzwischen vorhandene Skript stellt
eine wesentlich leistungsfähigere Lösung dar und ist daher die empfohlene Lösung.
15.7 Auswertung des Benutzerrechts "Replikationskreise bearbeiten"
Java Client:
Wer dieses Benutzerrecht nicht besitzt, darf weder Replikationskreise definieren noch zuordnen.
Windows Client:
Wer dieses Benutzerrecht nicht besitzt, darf Replikationskreise zuordnen, aber nicht definieren.
Begründung:
Dieser Unterschied ist ELO bekannt und Maßnahmen zur Anpassung wurden eingeleitet.
Sonstiges
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16
Suche
16.1 Suche nach Versionskommentaren
Java Client:
Es werden die Versionskommentare der aktuellen Arbeitsversionen durchsucht.
Windows Client:
Die Checkbox verhält sich gleich wie im Java Client – es werden die Versionskommentare der aktuellen
Arbeitsversion durchsucht.
Zusätzlich gibt es eine eigene Suche nach Versionskommentaren, über die es möglich ist, auch ältere
Versionskommentare zu finden.
Begründung:
Für den Java Client wird ein zusätzliches Skript zum Durchsuchen der Versionskommentare entwickelt.
Suche
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16.2 Suchfilter
Java Client:
Nicht vorhanden (bzw. fehlerhafte Umsetzung)
Windows Client:
Bei einem eingestellten Suchfilter werden im Dropdown die Vorschläge „ Alle Dokumente" und "Alle Ordner“
angeboten.
Begründung:
Hierbei handelt es sich um einen Bug im Java Client. Dieser wird voraussichtlich in einer der nächsten Versionen
behoben werden.
Suche
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16.3 Wechsel zwischen Verschlagwortungssuche und iSearch
Java Client:
Nach einer Verschlagwortungssuche können die iSearch-Filter aufgerufen werden. Das führt zu einem seltsamen
Zustand, da das Ergebnis einer Verschlagwortungssuche nicht durch iSearch-Funktionen eingegrenzt werden
kann.
Windows Client:
Nach einer Verschlagwortungssuche muss explizit wieder die iSearch aufgerufen werden. Ansonsten sind die
iSearch-Filter ausgegraut.
Begründung:
Die iSearch stellt die aktuelle Suchtechnologie dar und verdrängt die alte Funktion „Verschlagwortung
durchsuchen“ immer mehr. Daher ist die Oberfläche im Java Client deutlicher auf die iSearch ausgerichtet als der
Windows Client. Das beschriebene Verhalten des Java Client soll aber optimiert werden. Maßnahmen zur
Anpassung wurden folglich eingeleitet.
Suche
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17
Verschlagwortung bearbeiten
17.1 Datumsfelder
Java Client:
Der Kalender wird nur bei Indexfeldern angezeigt, die als "ISO Datum" definiert sind. Im Datumsfeld (in der
Maskendefinition als Eingabeart "Datum" hinterlegt) sind beliebige Texte möglich und können so abgespeichert
werden.
Windows Client:
Bei "ISO Datum" und "Datum" wird der Kalender angezeigt. Falls man in ein Datumsfeld einen beliebigen Text
einträgt, wird das Feld beim Speichern auf das aktuelle Datum korrigiert.

Begründung:
Datumsfelder sind technisch gesehen reiner Text und genügen nicht mehr den aktuellen Anforderungen an ein
Datumsfeld. Sie sollten daher seit ELO 5 nicht mehr benutzt werden, der Typ ISO-Datum sollte stattdessen
Verwendung finden. Der Windows Client hat nur aus historischen Gründen eine spezielle Unterstützung für
diesen alten Feldtyp.
Verschlagwortung bearbeiten
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17.2 Filtern in der Stichwortliste
Java Client:
Bei der Eingabe von "ac" werden alle Stichworte gefunden, die "ac" enthalten.
Windows Client:
Es werden Stichworte gefunden, die mit "ac" beginnen.
Begründung:
Der Filter des Java Clients ist grundsätzlich leistungsfähiger, insbesondere bei Namen / Namensbestandteilen. Er
liefert etwas mehr Treffer, das ist aber in der Praxis selten tragisch. Zudem tritt im Feld oft der Fall auf, dass ein
Stichwort mit einem Aktenzeichen beginnt und dann der Inhalt folgt. Dieser Fall wird mit dem Verhalten des Java
Clients abgedeckt. Selbiges gilt bei Postleitzahl – Ort Kombinationen.
Siehe auch der Punkt „ Filtern von Benutzerlisten“
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17.3 Farben für Verschlagwortungsmasken
Java Client:
Der Java Client überträgt die Farbe auf den verschlagworteten Ordner. Die Ordner in der Auswahlliste der
Verschlagwortung sind alle schwarz.
Windows Client:
Der Ordner wird in der Auswahlliste farblich gekennzeichnet. Auch der verschlagwortete Ordner erhält diese
Farbe.
Begründung:
Die Einstellung Schriftfarbe unter Optionen einer Maske ist eine Voreinstellung für den Archiveintrag und wurde
deswegen im Java Client so umgesetzt. Eine Anpassung an das Verhalten im Windows Client wird folglich nicht
stattfinden.
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17.4 Mehrfachverschlagwortung
Java Client:
Nicht in der Standard-Funktionalität enthalten.
Windows Client:
Das gleichzeitige Ändern der Verschlagwortung mehrerer Einträge mit gleicher Verschlagwortungsmaske ist im
Archiv über die Mehrfachverschlagwortung möglich.
Begründung:
Diese Funktion ist im Java Client über ein Skript gelöst.
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Workflow
18.1 Automatischer Start eines Workflows
Java Client:
Wenn bei der automatischen Ablage aus der Postbox ein Workflow gestartet wird, erscheint kein Dialog zur
Festlegung des Workflownamens. Dieser Dialog erscheint nur, wenn manuell ein Workflow gestartet wird.
Windows Client:
Der Dialog erscheint auch beim automatischen Start eines Workflows.
Begründung:
Aussage Entwicklung: Der Sinn einer Automatisierung ist gerade der, dass nicht manuell eingegriffen werden
muss. Deshalb ist das Verhalten des Java Clients so gewollt.
Workflow
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18.2 Abfrage beim Löschen eines Eintrags, der sich im Workflow befindet
Java Client:
Es erscheint kein Dialog. Ab 9.01 ist über ein Symbol auf dem Mittelbalken gut erkennbar, ob es Workflows zum
Eintrag gibt. Wird ein Dokument, welches im Workflow verwendet wird, gelöscht, bleibt dieser Workflow
trotzdem bestehen. Der Workflow-Bearbeiter sieht, dass das Dokument gelöscht wurde und kann notfalls eine
Wiederherstellung verlangen.
Windows Client:
Abfrage-Dialog erscheint, wenn man einen Eintrag löscht, der sich in einem Workflow befindet.
Begründung:
Im Windows Client taucht der Hinweis nur bei Dokumenten und nicht bei Ordnern mit Workflow-Dokumenten
auf. Das Anzeigen eines solchen Dialogs ist im Java Client schwierig, weil die Bedingung hierfür nicht so einfach
vorab clientseitig ermittelt werden kann. Der Baum müsste vorab vollständig durchlaufen werden, was sehr teuer
ist. Eine Änderung im Java Client würde das System folglich erheblich langsamer machen. Beim Windows Client
ist eine „Light-Lösung“ implementiert, die nur den Starteintrag prüft. Da das in der Praxis eher zu
Missverständnissen führt als eine Hilfe zu sein, wurde es im Java Client konsequenterweise gar nicht
implementiert.
Workflow
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18.3 Darstellung der Vorschaudauer in Tagen
Java Client:
Die Vorschaudauer für Aufgaben, die in der Zukunft liegen (z.B. Wiedervorlagen) kann man über die
Konfiguration einstellen.
Windows Client:
Die Vorschaudauer wird über die Multifunktionsleiste eingestellt.
Begründung:
Die Multifunktionsleiste wurde im Java Client bewusst auf das Nötigste reduziert. Die Aufgaben kommen dadurch
mit einem statt zwei Registertabs aus.
Workflow
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Zusammenarbeit
Zusammenarbeit
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Anbindung ELO-Module
Anbindung ELO-Module
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