Kommentare zum Entwurf für eine IT

Kommentare zum Entwurf für eine IT-Strategie der htw saar
Zu 2.2.2
Pilger
Informationen zu zentralen Diensten
"HTW-spezifischer Informationsdienst", besser, weil realistischer wäre: HTW-spezifische
Informationen in der hiz-info.
Zu 2.2.3
Pilger
Ausbau der Netzinfrastruktur
Die Einschätzung der Qualität der IT-Infrastruktur gab's vorher schon, mangels
Personal/Finanzen wurde "nichts angestoßen" (-> wesentliches Motiv zur HIZ-Gründung).
Zu 3
Pilger
Aktuelle Organisationsstruktur
Die IT-SK steht zwischen HS-Leitung und HIZ, das bildet weder aktuell noch zukünftig die
Situation ab, umgekehrt wäre es realistischer.
Der HIZ-Beirat sollte in das Organigramm mit aufgenommen werden, da hier eher die zentrale
Strategie kommuniziert wird. Auch, damit man sieht, dass er vielleicht gar nicht so gebraucht
wird??
Lieblang
Der IT-Sicherheitsbeauftragte sollte auch das HIZ und das Nutzergremium beraten.
Das IT-Nutzergremium sollte nicht direkt mit dem HIZ verbunden sein, sondern eher über die HIZ
Leitung HTW.IS.
Bzgl. Kontakt zu HIZ sind 4 mögliche Kanäle vorgesehen. Wird vielleicht etwas zu unkoordiniert.
Nach der Grafik ist HIZ IS nicht im Nutzergremium vertreten. Macht das Sinn? Ich würde auch
eher so organisieren: Nutzergremium an Strategiekommission, diese berät Hochschulleitung und
kommuniziert Strategie bzgl. Wünsche an Beirat. Hochschulleitung eher weniger in der Strategie,
ist allerdings durch Prorektor im Beirat vertreten.
Zu 4
Lieblang
Weiterentwicklung der IT-Nutzung und der IT-Dienste
Zur Vorgehensweise bei der Einführung von neuen Diensten:
Evtl. noch den Entscheidungsweg nennen, die Frage ist auch, ob ein Dienst vom HIZ abgelehnt
werden kann oder ein äquivalenter Dienst akzeptiert werden soll
Zu 4.2.2
Lieblang
IT-Service-Management
eindeutiger sagen, was das HIZ tut bzw. tun soll.
Zu 4.3
Lieblang
IT-Infrastruktur und IT-Grundversorgung
Zum Thema IPv6:
Strategisch sehe ich hier die Einführung IPv6 tauglicher Komponenten an der gesamten HTW.
Zu 4.4
Lieblang
Campus-Management
Die Einführung eines Campus-Managementsystems wird seit einigen Jahren sowohl an der UdS
wie auch an der HTW diskutiert. Das Problem ist, dass es bis auf HISinOne keine geeignete
Lösung gibt und dass sowohl HTW wie UdS abgewartet haben, in wie weit sich das HIS-System
etabliert.
Meinung der HTW war stets, alleine zu groß für uns, ebenso die Einführung. Das HIZ ist in die
Suche eingebunden.
Die HTW wartet ab, welches für welches System sich die UdS entscheidet. Letztendlich steht
außer Frage, dass die HTW ein solches System, insbesondere die Ablösung des
Prüfungsverwaltungssystems von Herrn Böffel einführen muss.
Kommentare zum Entwurf für eine IT-Strategie V1.6.docx
IT-Strategiekommission der htw saar
Böffel
11.12.2013
Ende September 2011 waren Herr Schommer und ich zu einer mehrtägigen Vorstellung von 4
Anbietern solcher Programme an der UdS.
Zum damaligen Zeitpunkt plante die UdS die kurzfristige Einführung ( 2-3 Jahre). Während der
Präsentation zeigte sich jedoch deutlich, dass neben der Einführung eines solchen Programmes
auch die einzelnen Arbeitsabläufe an den Hochschulen analysiert und ggf. optimiert werden
müssen. So wurde durch HIZ-Mitarbeiter angedeutet, dass auch die Arbeitsabläufe an der htwsaar ab Januar 2012 einer Analyse unterzogen werden sollen. Bis heute ist dies jedoch noch nicht
geschehen.
Aktuell gehe ich davon aus, dass die UdS ein Programm aussucht und die HTW dieses
übernehmen muss. An der UdS ist seit April 2012 eine Projektgruppe dabei ein Pflichtenheft für
eine europaweite Ausschreibung zu erstellen. Dieses Pflichtenheft deckt allerdings nur die
Anforderungen der UdS ab, nicht die der HTW ab. Ich gehe davon aus, dass frühestens Ende
2014 diese Ausschreibung erfolgen kann. Rechnet man eine Einführungszeit von 3 – 5 Jahren
hinzu, sehe ich persönlich die Einführung eines Campus-Management-Systems an der UdS,
zumindest in ausgewählten Studiengängen, frühestens ab 2018. Vermutlich muss man sich bei
der Einführung nur Teilbereiche wie Bewerbungsverfahren, Studierendenverwaltung,
Raumverwaltung und Notendokumentation beschränken. Nach meinem Kenntnisstand gibt es
aktuell noch kein Programm, das alle an einer Hochschule möglichen Teilgebiete abdecken kann.
Der Anbietermarkt in Deutschland ist sehr begrenzt (ca. 5). Bei diesen Anbietern handelt es sich
überwiegend um mittelständische Unternehmen mit 200 – 300 Mitarbeitern.
Aktuell gibt es in Deutschland ca. 430 Hochschulen. Die meisten dieser Hochschulen planen
derzeit die Umstellung auf ein Campusmanagementsystem. Bei der Einführung eines solchen
Systems sind die Hochschulen auf die Unterstützung des jeweiligen Anbieters angewiesen.
Erschwerend kommt hinzu, dass jede Hochschule unterschiedliche Arbeitsabläufe für die
Zulassung zum Studium, für die Belegung, für die Notendokumentation usw hat. Ohne
Anpassung der Abläufe an den Hochschulen und ohne massive Einführungsunterstützung der
Hersteller (über 1 bis 3 Jahre) wird aus meiner Sicht die Einführung eines CMS scheitern. Bei der
derzeit dünnen Personaldecke der Hersteller ist dies bei der Zahl der Hochschulen eine nicht zu
unterschätzende Herausforderung.
An der HTW zeichnet sich eine weitere Herausforderung ab. Das Pflichtenheft der UdS ist
Grundlage für die Anschaffung eines CMS. Jeder, der mit Programmierung zu tun hat, weiß, dass
die Programmierung dann einfach umzusetzen ist, wenn die Arbeitsabläufe klar strukturiert sind.
Abweichungen führen entweder zu einem vermehrten Arbeitsaufwand oder sind schlichtweg
nicht möglich. Genau dies befürchte ich. Sowohl das Bewerberverfahren als auch das
Prüfungsverfahren der htw-saar unterscheiden sich stark von den vielen Verfahren der UDS. So
befürchte ich, dass auch das DFHI mit seinen Besonderheiten im CMS evtl. nicht abgebildet
werden kann. Ich habe starke Zweifel, dass das derzeit an der htw-saar eingesetzte „papierlose
Büro“ ist diesem Umfang übernommen werden kann.
Diese und mit Sicherheit weitere Probleme werden allerdings erst sichtbar, wenn die UdS mit
einer Testphase des Programms beginnt und es der htw-saar ebenfalls zu Testzwecken zur
Verfügung stellt. Dies halte ich für viel zu spät. Weiterhin gebe ich zu bedenken, dass das jetzige
an der htw-saar eingesetzte Programm ein Ablaufdatum hat. Ich gehe spätestens 2024 in den
Ruhestand, Herr Schommer ein Jahr später.
Aus meiner Sicht sollte geprüft werden, ob es tatsächlich Sinn macht, das ohne unsere
Mitwirkung ausgesuchte UdS-CMS einzuführen oder ob es nicht sinnvoller wäre, eigene Wege
zu beschreiten. Ich könnte mir vorstellen, dass es Anbieter gibt, die eine FH als Pilotprojekt
suchen.
Die Übernahme des UdS-CMS halte ich für die schlechteste Lösung.
Seite 2
IT-Strategiekommission der htw saar
Zu 4.5
Karl
Lieblang
Zu 4.6
Selle
11.12.2013
E-Learning-Management
Derzeit wird die Anwendung CLIX und deren benötigte Infrastruktur an der UdS
betrieben.Genutzt wird CLIX sowohl an der UdS als auch an der HTW. Die HTW hat mit der UdS
einen Produktionsvertrag.
Der CLIX-Supportvertrag der UdS mit der imc AG kann zum 31.12.14 mit einer Kündigungsfrist
von 6 Monaten aufgehoben werden. Derzeit laufen an der UdS die Überlegungen, ob dieser
Supportvertrag gekündigt wird, da CLIX an der UdS hauptsächlich zur Dokumentenablage für
Veranstaltungen genutzt wird. Sollte dieser Fall eintreten, würde dies auch bedeuten, dass der
Produktionsvertrag der UdS mit der HTW ebenfalls aufgelöst wird, was dazu führt, dass CLIX an
der HTW nicht mehr genutzt werden kann. Somit müsste die HTW sich nach Alternativen
umschauen.
Für die Anforderungen Raumverwaltung und Fileservice könnte das HIZ Lösungen anbieten, aber
nach derzeitigem Stand nicht für den an der HTW genutzten Bereich E-Learning.
Diese Frage wurde bereits innerhalb der HTW erörtert und Herr Göttling ist beauftragt,
Alternativen für Clix zu suchen und ein Migrationsprojekt anzudenken. Denkbar sind Moodle,
OLAt (Virtueller Campus Rheinland-Pfalz), Elias …
Außer frage steht, dass das System vom HIZ betreut werden soll. Die jetzige Lösung für Clix ist
nicht mehr akzeptierbar (wo steht der Serverv eigentlich, wer betreibt ihn (das Celtech), wer ist
Ansprechpartner an der UdS, denn mit der haben wir den Vertrag. Es war Dr.Igel, der ist aber
jetzt in Chemnitz…)
Desweiteren erfordert E-Learning auch weitere Investitionen in die Infrastruktur. Virtuelle
Klassenräume, Kameras, Schneidemöglichkeiten für Videos. Dies bedeutet auch die Verwaltung
der Systeme sowie die koordination des Einsatzes. Hier wäre ein Medienzentrum denkbar, das
mit passender peersoneller Ausstattung solche Leistungen anbieten kann. Die Trennungen
notwendiger zentraler Leistungen des HIZ von den dezentralen ist auch hier notwendig.
IT-Unterstützung Teamarbeit
Zum Punkt 4.6. c) Dokumentenmanagementsystem (DMS) möchte ich kurz anführen, was ich
darunter verstehe und warum ich denke, dass die htw saar solch ein System gut gebrauchen
könnte.
Das DMS sollte ein zentrales System, in dem alle relevanten Dokumente abgelegt sind, die die
Mitarbeiter der htw saar für ihre Arbeit benötigen. Das können die Formulare sein, die es
bereits im Intranet gibt, ebenso wie die ASPO-Anlagen oder Verwaltungsrichtlinien. Es sollte
einen öffentlichen und einen geschützten Bereich geben. Ein Rollen-und-Berechtigungskonzept
ist essentiell, denn nicht jeder Benutzer bzw. jede Gruppe darf auch alle Dokumenten sehen,
ändern, löschen (usw.) Eine Versionierung der Dokumente, ähnlich der Versionierung in der
Softwareentwicklung (z.B. durch CVS, SVN, Git) ist im System enthalten. Somit ist es möglich, sich
die Unterschiede zwischen zwei Versionen anzeigen zu lassen. Aus meiner Dozentensicht würde
ich dieses System z.B. gut benutzen können, um meine Vorlesungsunterlagen zu pflegen. Einige
dieser Unterlagen entwickeln wir im Team. Somit liegt hier auch eine Überschneidung zu den
Groupware-Funktionen vor. In einigen Vorlesungen setzten wir auch Lehrbeauftragte ein, die
einen Zugriff auf die Vorlesungsunterlagen benötigen. Bisher werden viele Dokumente leider per
E-Mail hin-und-her geschickt. Vor einigen Jahren wurde sogar Dropbox(!) benutzt, denn bei über
20 Lehrbeauftragte, war es organisatorisch anders nicht mehr möglich, alle Änderungen zeitnah
zu verteilen. Insofern ist das Dokumentenmanagementsystem also auch eine Cloud-Lösung,
wenn man den Aspekt des Speichern und Austauschen von Dateien betrachtet. Es spielt auch
keine Rolle, wo ich mich befinde. Solange ich nur einen Internet-Zugang habe, kann ich auf das
DMS zugreifen und alle relevanten Dokumente abrufen. Neben diesem Anwendungsbeispiel gibt
es sicherlich viele Möglichkeiten, das DMS an der htw saar sinnvoll einzusetzen:
Forschungsgruppen
(Anträge,
Berichte,
Veröffentlichungen),
HIZ
(Anleitungen,
Dokumentationen), …
Eine optimale Lösung (die eierlegende Wollmilchsau) wäre also ein System, das Groupware,
Cloud und Dokumentenmanagementsystem verbindet.
Die Haupt-Vorteile eines DMS wären also: Egal, welches Dokument ich gerade suche, ob die
aktuelle(!) ASPO-Anlage des Studiengangs BW, das Formular zum Beantragen einer Exkursion,
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IT-Strategiekommission der htw saar
11.12.2013
das Protokoll der letzten IT-Strategiesitzung oder die Vorlesungsunterlagen für nächste Woche,
ich würde alles in einem System finden – und das auch noch sehr schnell, unabhängig wo ich bin
(vorausgesetzt ich habe Internet). Damit spart man viel Zeit für die Informationsbeschaffung.
Außerdem wird das Verteilen von Informationen erleichtert, denn man muss nun keine Anhänge
mehr per E-Mail verschicken, sondern nur noch die zugehörigen Links. Die Empfänger sind im
DMS auch bereits als Gruppe mit E-Mail-Adressen hinterlegt. Insbesondere für neue Kolleginnen
und Kollegen wäre ein solches System bei der Einarbeitung sehr hilfreich.
Der Haupt-Nachteil eines DMS ist allerdings die Tatsache, dass sehr viel Disziplin notwendig ist,
um dieses System auch zu pflegen und aktuell zu halten. Insbesondere müssen Datenschutz und
Datensicherheit beachtet werden.
Ein Pilot-Projekt würde helfen, um beurteilen zu können, wie das spätere Nutzerverhalten sein
wird
Zu 5
Lieblang
Allgemein
Pilger
Zusammenfassung
Meiner Meinung nach muss man hier aufpassen, da nicht alle Punkte zur Strategie gehören (in
meinen Augen), sondern einfach nur anders gestaltet werden müssen.
Und ganz allgemein: Mir fehlen im Dokument Aussagen (oder Vorschläge) dazu, wie und durch
wen Entscheidungen getroffen werden. Besonders auffällig in Abschnitt 4, wo öfters von "ist zu
regeln", "ist zu definieren", "Entscheidung fällen", "Interessen gewährleisten" o.ä. die Rede ist,
ohne dass auf das "wie" eingegangen wird. Auch die Aufgaben des neuen "Nutzergremiums"
sollten spezifiziert werden, ebenso das Verhältnis zur IT-SK.
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