Automatische Rechnungsverarbeitung steigert Effizienz in der

business process ideas & solutions
Automatische Rechnungsverarbeitung
steigert Effizienz in der Buchhaltung und
in der Rechnungsprüfung
bpi solutions
success story
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Michael W. Böllhoff und Wilhelm A. Böllhoff - Geschäftsführende
Gesellschafter der Böllhoff Gruppe in vierter Generation
Gegründet 1877 als Eisenwarengroßhandel mit
überregionalem Direktvertrieb, ist das in vierter
Generation geführte Familienunternehmen heute
weltweit tätig.
Als internationaler Dienstleister mit eigener Produk-
gesteuert. Die Freigaben konnten häufig erst nach
tion und Entwicklung gehört die Böllhoff Gruppe zu
vielen Rücksprachen mit mehreren Personen geklärt
den führenden Anbietern von Verbindungselemen-
werden. Deshalb entschieden sich die Verantwortli-
ten, Montagetechnik und Verarbeitungssystemen.
chen mit diesem Bereich zu beginnen.
Ein Netzwerk aus 42 Gesellschaften an 38 Standorten in 23 Ländern mit über 2.400 Mitarbeitern
Fokus auf Praxisbezug
leistet seinen Beitrag zu den Produktivitäts- und
Nach sorgfältiger Auswahl ist in Bielefeld seit Frühjahr
Prozessoptimierungen der Kunden. Darüber hinaus
2014 die automatisierte Rechnungsverarbeitung
sichern Vertretungen auf 5 Kontinenten die Nähe
auf Basis von BPM inspire und smart FIX im Einsatz.
zu allen wichtigen Märkten.
Vom Eingang der Belege über die Freigabe bis zur
Buchung der Rechnung im Warenwirtschaftssys-
Optimierung der Geschäftsprozesse durch IT
tem M3 und abschließenden Kontenabgleich im
Für die Organisation und Verwaltung der vielfältigen
Rechnungswesen mit Diamant. Rückblickend sagt
Aufgabenbereiche im Unternehmen hat sich die
Ralf Fleer, Leiter IT: „Unsere Auswahlkriterien für die
Böllhoff Gruppe entschieden, durch Automation in
Lösung haben wir von der Vorgehensweise der drei
der IT die Geschäftsprozesse weiter zu optimieren
Anbieter abhängig gemacht. Die Softwarelösungen
Im Fokus stehen die 4-5 größten Kostenblöcke. „Um
liegen heute sehr dicht beieinander. Entscheidend
den zeitgemäßen Weg zu gehen, haben wir uns für
sind die Erfahrungen in der gelebten Praxis und ein
den Einsatz der automatisierten Rechnungsverar-
übereinstimmendes Vorgehen im Projekt. Das Team
beitung entscheiden“, erklärt Christina Telgheider,
von bpi solutions hat unser Anliegen verstanden und
Projektmanagement und zuständig für den Bereich
auf uns den besten Eindruck gemacht.“
Buchhaltung der Böllhoff Gruppe. Das Dokumentenaufkommen für die Abwicklung in der Rechnungs-
Von der Analyse zum fertigen Prozess
prüfung ist hoch. Pro Monat müssen über 5.000
Der Systemeinsatz hat im täglichen Arbeitsalltag we-
Rechnungen, die sich zum Teil aus vielen Seiten
sentliche Erleichterungen gebracht. Für den Rech-
zusammensetzen, geprüft, bearbeitet, weitergeleitet,
nungsprüfungsprozess wird kein Papier mehr durch
freigezeichnet und abgelegt werden. Früher wurden
das Unternehmen bewegt. Die manuellen Tätigkei-
die Rechnungen manuell durch das Unternehmen
ten für die Aufbereitung der Papierbelege wurden
Böllhoff
an den Anfang des Prozesses verlagert. Im zentralen
zess wurde bereits ein hoher Grad an Dunkelbuchun-
Posteingang werden die eingehenden Rechnungen
gen erreicht. Der Abgleich gegen Bestellwesen und
vorsortiert. Die Erfassung der Eingangsrechnungen
Warenwirtschaftssystem läuft zuverlässig.
erfolgt mit bpi Scan Magic. Anschließend werden
Die flexible Rechnungsbearbeitung führt bei Böllhoff
die Belege mit smart FIX ausgelesen, verifiziert und
zu einer spürbaren Reduzierung des Verarbeitungs-
im Archiv abgelegt. Danach wird der Rechnungs-
aufwands. Die verschiedenen Reports und Statisti-
workflow mit BPM inspire eröffnet. Die Prüfung der
ken stellen dem Einkauf und der Geschäftsleitung
Belege wird gegen die Bestelldaten und den erfolg-
täglich die Auswertungen bereit, die für weitere Ent-
ten Wareneingang durchgeführt. Die automatische
scheidungen benötigt werden.
Prüfung wird nächtlich wiederholt und in den elek-
Die Automatisierung ermöglicht schlankere Prozes-
tronischen Workflow eingebracht. Anschließend
se, umfangreiche Zeitersparnis, die Beseitigung von
erfolgt die Dunkelbuchung im Warenwirtschaftssys-
Fehlerquellen, führt zu deutlich kürzeren Umlaufzei-
tem M3. Neben den eingehenden Papierbelegen
ten und mehr Transparenz.
werden auch die elektronischen Rechnungen der
Lieferanten mit dem E-Mail Konnektor von Insiders
Zielerreichung mit Wunsch nach mehr
Technologies elektronisch eingelesen, verifiziert und
„80% der eingehenden Rechnungen werden dun-
weiterverarbeitet.
kel gebucht. Das bedeutet Zielerreichung. Doch
„Die Workflows laufen rund, das automatisierte Ab-
ebenso wichtig ist die Tatsache, dass alle am Pro-
holen und Weiterleiten an die betreffenden Sachbe-
zess Beteiligten zufrieden sind. Böllhoff Deutsch-
arbeiter läuft im Prozess deutlich schneller. Die Bear-
land und Tschechien arbeiten bereits mit der neu-
beitung ist schnell nachvollziehbar und nach kurzer
en Lösung. Der Rollout für weitere Standorte folgt.
Einweisung, einfach in der Handhabung. Die Akzep-
Damit ist die Bereitschaft von allen Seiten gege-
tanz in den Fachbereichen ist entsprechend hoch“,
ben, die Idee der IT-Automatisierung weiter aufzu-
stellt Christina Telgheider fest.
greifen und auszuweiten. Die guten Erfahrungen
haben den Blick für die Prozesse geschärft. Wir
Routinearbeiten automatisieren
werden weiter daran arbeiten die Automatisie-
Die Ergebnisse überzeugen bereits nach kurzer Zeit.
rung und Wirtschaftlichkeit zu optimieren “, zieht
Durch den automatisierten Rechnungsprüfungspro-
Ralf Fleer sein kurzes Fazit.
3
• Automatisierung der Geschäftsprozesse mit BPM inspire und smart FIX
• Automatisierte Rechnungsverarbeitung
• Effizienzsteigerung in der Rechnungsprüfung und Buchhaltung
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