Inhalt 1. Grundaufbau eines Privatbriefes 2. Grundaufbau jedes

Transcription

Das Word-Standardwissen –
Briefe schreiben, Serienbriefe
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Inhalt
1. Grundaufbau eines Privatbriefes
2. Grundaufbau jedes Brieftextes
3. Die Geschäftsbriefvorlage
4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage
5. Überblick: Arten von Geschäftsbriefen
6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage
7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot
8. Geschäftsbriefbeispiel: Die Reklamation (Mängelrüge)
9. Einfacher Serienbrief, Definition
10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes
11. Besonderheiten beim Serienbrief: die Wenn-Dann-Funktion
Seite 1
W. Grasser:
Seite 2
1. Grundaufbau eines Privatbriefes
Übungsblätter zu
Word (2)
Seitenränder:
Oben:1,69cm; Links:2,41cm
Rechts und unten: egal
Ort und Datum kommen in die
erste Zeile, in die rechte Ecke
In den ersten 4 Zeilen bitte den Absender schreiben.
Ab Zeile 12 ist die Empfängeranschrift zu setzen
Im der Betreff-Zeile (Zeile 20) wird
der Inhalt des Briefes in ein bis zwei
Stichworten wiedergegeben
In der 22. Zeile steht die Anrede:
z.B.
„Sehr geehrte Damen und Herrn,“
Oder:
Sehr geehrte Frau „Name“
Ab der Zeile 24 wird der eigentliche
Brieftext geschrieben.
Anlagenhinweis; sofern Anlagen
vorhanden, ist am Ende des Briefes
der Anlagenhinweis zu versehen
Grußformel,
steht am Ende des Brieftextes. Bitte
eine Leerzeile zwischen Brieftextende und Grußformel setzen
Beim Standardbrief ist eine Schriftart zu wählen, die leicht lesbar ist: z.B. Arial, Times,
Schriftgröße 11 oder 12
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 3
2. Der Grundaufbau jedes Brieftextes
Ein Brieftext besteht aus 3 Teilen: dem Einleitungssatz, dem Hauptteil und dem
Schlusssatz.
Im Einleitungssatz wird in freundlicher /höflicher Form an das
Thema herangeleitet. Einleitungssätze könnten sein:
Herzlichen Dank für die Zusendung Ihrer Rechnung vom 13.11.
Oder: Wir haben Ihre Rechnung dankend erhalten.
Der Einleitungssatz ist abhängig vom Thema des Briefes.
Bei einer Bestellung könnte der Einleitungssatz anderes lauten:
Bei unserer Internetrecherche haben wir Ihre Angebote gefunden.
Im Hauptteil des Briefes wird die mitzuteilende Information kurz
aber direkt dargestellt. Bitte achten Sie auf:



Einfache, verständliche Formulierungen.
Kurze, prägnante Sätze
Möglichst wenige Fremdwörter
Der Inhalt ist abhängig vom Thema des Briefs.
Im Schlusssatz des Briefes wird in einer höflichen, aber eindeutiger Floskel der Brief abgeschlossen. Der Schlusssatz ist abhängig
vom Thema des Briefes. Mögliche Floskeln wären:



Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Danke im Voraus für die Bearbeitung meiner Anfrage.
…
1. Übung: Übungsaufgabe zum Privatbriefschreiben:
Am 2. Mai werden Sie Ihr neues Auto bekommen. Das Auto soll Vollkasko versichert sein; ihr bisheriges Auto war nur Teilkasko versichert. Sie benötigen
einen neuen Versicherungsvertrag und eine Versicherungs-Doppelkarte zur Anmeldung des Neuwagens.
Die Anschrift Ihrer Versicherung lautet: Auto Versicherungs GmbH, Harzstraße
20, 03322 Schnitzelhorn; Ihr Versicherungsansprechpartner ist Hr. Horn.
Aufgaben:
1. Schreiben Sie eine Briefkopfvorlage mit Ihrem Namen, Ihrer Anschrift,
Tel.-Nr. und dem aktuellen Datum.
2. Fügen Sie die Anschrift der Versicherung ein.
3. Überlegen Sie sich ein geeignetes Stichwort für die Betreffzeile und
schreiben Sie es in die entsprechende Zeile.
4. Formulieren den Brief (beachten Sie die Gliederung in Einleitung, Hauptteil, Schlusssatz).
5. Fügen Sie als Anlage eine Kopie des Kaufvertrages für Ihr neues Auto
hinzu.
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 4
3. Die Geschäftsbriefvorlage
Unternehmen verwenden Briefkopfvorlagen:
Seitenränder:
Oben:1,69,cm, links 2,41cm
Rechts, unten: egal
In den ersten in den ersten 4 Briefzeilen
ist der Absender mit Anschrift und Telefon anzugeben. Das Firmenlogo kann
ebenfalls eingefügt werden
ca. in der
20 Zeile,
9,74cm
vom oberen Rand
findet sich
die Infozeile.
Vor und nach
der
Betreffzeile
sind je 2
Leerzeilen
Anschriftenfeld:
5,08cm vom oberen Rand entfernt wird das
Anschriftenfeld angebracht.
In der 1. Zeile des Anschriftenfeldes findet
sich die Absenderanschrift, Größe 8, unterstrichen.
Ab der 3. Zeile des Anschriftenfeldes wird
später die Empfängeranschrift eingefügt.
In der Fusszeile finden sich
Bankverbindung, Steuernummer und ggf.. Gerichtsstand Es können aber
auch die Namen von Vorständen, Geschäftsführen
und/oder Aufsichtsräten
dort stehen.
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 5
4. Erstellung einer Geschäftsbriefvorlage
1. Schritt: Einstellen der Seitenränder
Bitte im Menü Datei die Option „Seite
einrichten“ aufrufen. In der folgenden
Dialogbox sind die Seitenränder einzugeben. Folgende Maße werden vorgeschlagen
 Oben: 1,69cm
 Links;: 2,41cm
 Rechts: 2cm (optional)
 Unten: 1.5cm (optional)
2. Schritt: Fusszeile erstellen
Im Menü Ansicht die Option „Kopf- und
Fusszeile“ aufzurufen.
… von der Kopfzeile in die Fusszeile scrollen …
Schließlich die Angaben zur
 Bankverbindung,
 Steuernummer
 Inhaber/Geschäftsführer
eintragen.
Die Option Kopf-/Fusszeile wieder verlassen.
Seite 6
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
3. Schritt: Absenderadresse erstellen
In die ersten 4 Zeilen Absender eingeben,
anschließend kann der Absender entsprechend formatiert werden.
4. Schritt: Firmenlogo einfügen
Ein Firmenlogo sollte als Bilddatei vorliegen, die dann in ein Textfeld eingefügt werden kann
Bitte im Menü „Einfügen“, die Option
„Textfeld“ aufrufen, und das Textfeld
neben die Firmenadresse stellen.
PS: Das Textfeld braucht nur bei Winword2000 eingefügt werden, Word2003
können Graphiken an ohne Textfeld positioniert werden.
... anschließend im Menü „Einfügen“ die
Option „Graphik einfügen...“ aufrufen,
und das Firmenlogo sofern vorhanden,
aufrufen.
Die Umrandung kann ausgeschaltet werden.
W. Grasser:
Seite 7
5. Adressfeld erstellen
Übungsblätter zu
Word (2)
... im Menü „Einfügen“ ist die Option
„Textfeld“ aufzurufen und ein Textfeld
einzufügen. Textfeld ist vorerst nur grob
zu positionieren.
Um das Textfeld exakt platzieren zu können, muss die Umrandung des Textfeldes
2x angeklickt werden, so dass der Rand
(wie links) gepünktelt erscheint.
Dann bitte mit der Mouse oder mit den
Pfeiltasten das Feld langsam soweit verschieben, bis das linke Lineal etwas
über 5 steht. In diesem Fall hat das Textfeld den gewünschten Abstand von gut
5cm vom oberen Rand (ideal: 5,08cm)
Seite 8
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
... Bitte noch in die erste Zeile des Textfeldes den Absender hineinschreiben, den
Absender in Schriftgröße 8 formatieren
und unterstreichen..
... dann kann die Umrandung des Textfeldes ausgeschaltet werden
(Zum Ausschalten der Umrandung: Textfeld anklicken, Menü „Format“ und
schließlich Option „Textfeld“ anklicken.)
6. Infozeile einfügen
Bitte in die 20 Zeile schalten.
Die 20. Zeile entspricht etwa einem Ab1
stand von 9,74cm von oben ). Hier wird
eine Tabelle eingefügt mit:
5 Spalten
2 Zeilen
______________
1)
Eine exakte Positionierung ist bei der Infozeile nicht notwendig. Lediglich beim Textfeld ist eine exakte Positionierung auf ca. 5,1cm sinnvoll, da das Anschriftenfeld später
im Fenster eines Fensterbriefumschlages sichtbar sein muss.
Seite 9
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Um eine Tabelle einfügen zu können, ist
im Menü Tabelle die Option „Zelle/Tabelle einfügen“ aufzurufen.
Bitte die wie folgt Tabelle ausfüllen, anschließend die Umrandung ausschalten:
Ihre Zeichen
Unsere Zeichen Ihre Nachricht Telefon vom
Durchwahl
Datum,
7. Vorlage speichern
Bei einem Briefkopf handelt es sich um eine Dokumentenvorlage...
...beim Abspeichern deshalb den Dateityp
Dokumentenvorlage anwählen.
Seite 10
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
2. Übung: Erstellung einer Geschäftsbriefkopfvorlage
Situation:
Sie sind Auszubildender der Firma AAA-Computer, Lautstraße 22, 97733 Lachhausen, Telefon 0467 8901112.
Ihre Aufgabe ist es, einen Briefkopf für Ihre Firma zu erstellen.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie ein neues Word-Dokument und stellen Sie die Seitenränder auf oben
1,69, links: 2,41, rechts: 2,0, unten 1,5 ein.
2. Öffnen Sie die Kopf-Fusszeile, scrollen Sie in die Fusszeile und schreiben Sie
in die Fusszeile folgende Angaben:
Bankverbindung: AAA-Bank, Kontonummer 11 11 11, BLZ 200 999 99
Steuernummer: 101/333/444/22, Finanzamt Lachhausen
Firmeninhaber: Alexander Lex
3. Schreiben Sie in die ersten 4 Zeilen den Absender der Firma mit folgenden Formatierungen:
AAA-Computer, Schriftart Arial, Größe 20, Farbe blau, zentriert.
Straße, PLZ Ort und Telefon: Schriftart Arial, Größe 20, Farbe schwarz,
zentriert.
4. Erstellen Sie ggf. mit Hilfe des Programms „PAINT“ oder eines anderen Programms
ein Firmenlogo,
bestehend aus den 3 Buchstaben AAA,
Schriftart Courier New, Farbe ockergeld,
Hintergrund: Blau.
Fügen Sie das Firmenlogo rechts, neben die Adresse ein.
5. Öffnen Sie ein Textfeld, fügen Sie es auf ca. 5,08cm vom, oberen Rand gerechnet, ein. (PS: Verwenden Sie das Lineal auf der linken Seite Ihres Bildschirms
als Hilfsmittel.)
6. Schreiben Sie in die erste Zeile des Textfeldes die Absenderadresse in Schriftart Arial, Größe 8pt; unterstreichen Sie die Absenderadresse.
7. Schalten Sie in die 20 Zeile des Dokumentes. Fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten und 2 Zeilen ein.
8. Schreiben Sie in die erste Zeile der Tabelle folgende Worte: Ihre Zeichen, Unsere Zeichen, Ihre Nachricht vom, Tel.-Durchwahl, Datum. Schalten Sie bitte die
Umrandung der Tabelle aus!
9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter der Datei: „Briefvorlage_AAA-Computer.dot“ ab.
PS: Wenn Sie die Geschäftsbriefkopfvorlage nicht selbst erstellen, dann
können Sie die Vorlage auch von der Homepage downloaden und mit dem
downgeloadeten Dokument weiterarbeiten.
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 11
5. Verschiedene Arten von Geschäftsbriefen
Überblick über Geschäftsbriefarten:
Lieferant
Käufer
Käufer formuliert eine Anfrage an seinen
Lieferanten
Lieferant formuliert ein Angebot an seinen
Käufer
Käufer formuliert eine Bestellung an den
Lieferanten
Lieferant schreibt eine Auftragsbestätigung
ab den Käufer
.....
Käufer formulierte bei Falschlieferung eine
Reklamation
Käufer und Lieferant stehen in reger Korrespondenz miteinander. Für jede Geschäftsbriefart gibt es Vorschläge, was in den Briefen zu stehen hat, sowie wie Formulierungen
aussehen könnten.
Neben den Geschäftsbriefarten zwischen Käufer und Lieferanten gibt es eine Reihe anderer Briefarten im betrieblichen Bereich:






Bewerbungsabschreiben
· Kündigungsschreiben
· Arbeitszeugnis
· Sitzungsprotokoll
· Werbebrief
...
Bei sämtlicher Geschäftskorrespondenz gilt der
Grundsatz der Eindeutigkeit:
· Absender und Empfänger müssen eindeutig definiert sein.
· Der Inhalt muss eindeutig definiert und formuliert sein.
Uneindeutige Formulieren führen zu Unklarheiten und Missverständnissen,
erhöhen die Transaktionskosten des Geschäftsverkehrs.
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 12
6. Geschäftsbriefbeispiel: Die Anfrage
Ziel der Anfrage ist, von verschiedenen Anbietern Angebote einzuholen. Damit wird geklärt, welche Firmen überhaupt Angebote unterbreiten können, gleichzeitig kann später geklärt werden,
welches Angebot das günstigste ist.
Eine Anfrage sollte enthalten:












Absender, Anschrift, Datum
Anrede
(Erklärung, wie man auf den Anbieter aufmerksam geworden ist.)
(Vorstellung des eigenen Unternehmens)
Art und Umfang des bevorstehenden Auftrags
Art der Ware oder Dienstleistung, Menge der Ware
Anfrage nach Lieferbedingungen, Zahlungsbedingungen und Preis
Terminplan: Liefertermin
Frage, oder der Anbieter zur Angebotsabgabe bereit ist.
Termin, bis zu dem die Antwort vorliegen muss
Gruß
Ggf. Anlagen
3. Übung: Übung zur Anfrage
Situation:
Sie sind Mitarbeiter der Firma AAA-Computer. Ihre Firma erhält den Auftrag, einen EDV-Schulungsraum neu einzurichten. Sie benötigen hierzu:
 15 neue PC
 15 neue Flachbildschirme, 19-Zoll-Durchmesser
 1 Farblaserdrucker, Marke nach Wahl
Ca. 50m Kabel für die Vernetzung des Pc.
Ihre Aufgabe ist es, eine Anfrage an den Computerlieferanten „AllesComputer“, Nibelungen Str. 337, 90003 Ort zu schreiben. Ansprechpartner ist die
dortige Verkaufsabteilung. Liefertermin soll in 4 Wochen sein; das Angebot
soll innerhalb der nächsten 7 Tage unterbreitet werden; das Angebot soll
Lieferbedingen und Zahlungsbedingungen (evtl. Skonti) enthalten.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in der vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (380) sowie das aktuelle Datum ein.
3. Formulieren Sie eine treffsichere Betreffzeile.
4. Formulieren Sie schließlich die Anfrage; verwenden Sie die oben angegebenen Kriterienkatalog.
5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.
Seite 13
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
7. Geschäftsbriefbeispiel: Das Angebot
Das Angebot sollte enthalten:









In der Betreffzeile das Datum und/oder die Nummer des Angebots
Ein interessanter Einleitungssatz, der zum Weiterlesen einlädt.
Genaue Angaben über
o Art
o Beschaffenheit
o Güte
o Menge
o und Preis (incl. und exkl. MwSt.)
Einzelpreis der Ware, Gesamtpreis (Netto, ohne MWSt), sowie Gesamtpreis (incl. 19%
MWSt) sind genau anzugeben
Befristung des Angebots
Andere Einschränkungen des Angebots (Ein Angebot ohne Einschränkungen bindet den
Anbieter voll.)
Lieferbedingungen (z.B. frei Haus, ab Werk usf.)
Zahlungsbedingungen (z.B. 3% Skonto bei Zahlung innerhalb von 3 Tagen)
Hinweis auf wichtige Anlagen (z.B. Katalogen, Preislisten usf.)
Ein Angebot sollte zudem persönlich gerichtet sein, d.h. es sollte an eine Person oder an eine
Firma gerichtet. Angebote, die nicht persönlich gerichtet sind, werden ggf. nicht als verbindliches
Angebot, sondern als Werbung gewertet.
4. Übung: Übung zum Angebot
Situation:
Als Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer sollen Sie für einen Kunden ein Angebot schreiben.
Das Angebot ist an die Berufsschule, Waldwiesen 771, in 90001 Dorf X, Ansprechpartner Direktor, zu schreiben.
Für die Einrichtung des Schulungsraums werden benötigt:
15 neue PC, Preis je PC 400€
15 -Bildschirme, 19-Zoll, Preis je Bildschirm 220€
1 HP-Farbdrucker, 420€, sowie 50m Kabel zu insgesamt 100€
Für die Einrichtung der PC-Raums werden 20 Arbeitsstunden zu je 40€ veranschlagt
(insgesamt also 800€)
Die Lieferung der Geräte erfolge frei Haus. Zahlungsbedingungen: Wenn die Zahlung
innerhalb einer Woche nach Rechnungsstellung erfolgt, dann können 3% Skonto abgezogen werden.
Die Einrichtung des EDV-Raum kann bis zum Ende des nächsten Monats stattfinden. Das
Angebot gilt 7 Tage.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in der
vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380) sowie
das aktuelle Datum ein.
4. Berechnen Sie Nettopreis (=Gesamtkosten der Ware + Arbeitskosten) und Bruttopreis (=Nettopreis + 19% Mehrwertsteuer)
5. Formulieren Sie die das Angebot; verwenden Sie den oben genannten Kriterienkatalog
6. Unterschreiben Sie das Angebot mit Ihrem Namen und mit Ihrer Klasse.
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 14
8. Geschäftsbriefbeispiel: Reklamation (Mängelrüge)
Reklamationen werden dann erforderlich, wenn einer der Geschäftspartner mit einer Leistung/Lieferung nicht einverstanden ist, bzw. wenn einer Lieferung Mängel enthält:
Reklamationen sollten enthalten:












Absender des Reklamierenden
Reklamations-Datum
Anschrift des Lieferers, bei dem reklamiert werden soll
Datum der ursprünglichen Bestellung
Datum/Nummer der Lieferung
Genaue Bezeichnung der Ware
Anrede
Einleitungssatz
Genaue Bezeichnung des Mangels:
o Mangel in der Menge?
o Mangel in der Art?
o Mangel in der Güte?
o Mangel in der Geschaffenheit?
Beschreibung des Mangels
Ansprüche an den Lieferer
o Rücktritt vom Kaufvertrag?
o Preisminderung?
o Umtausch/Reparatur?
o Schadensersatz?
Bitte um Erledigung
5. Übung: Übung zur Reklamation
Situation:
Die Firma AAA-Computer erhält vom Lieferanten „AllesComputer“ (Anschrift siehe
vorherige Übung)folgende Lieferung:
15 neue Computer mit Mouse und Tastatur
15 Röhren-Bildschirme zu lediglich 30€ je Stück.
1 Schwarz-Weiß-Laserdrucker der Marke Epson sowie 100m Netzwerkkabel.
Auch wenn die 15 Röhren-Bildschirme wesentlich billiger als die bestellten FachBildschirme sind, so möchte Ihr Chef die Geräte keinesfalls behalten. Das Selbe
gilt für den Schwarz-Weiß-Laserdrucker. Diese falsch-gelieferten Geräte sollen
durch ursprünglich bestellte Geräte ersetzt werden. Die 50m - zuviel geliefertes
- Netzwerkkabel können für einen anderen Auftrag verwendet; es ist beabsichtigt
dieses Produkt zu behalten.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie die Briefkopfvorlage der Firma AAA-Computer (Vorlage wurde in
der vorhergehenden Übung erstellt!)
2. Fügen Sie Empfängeranschrift, ihr Zeichen, Ihre Telefondurchwahl (-380)
sowie das aktuelle Datum ein.
4. Formulieren Sie die Reklamation (Mängelrüge); verwenden Sie die oben angegebenen Kriterienkatalog. Achten Sie auf höfliche Formulierungen!
5. Unterscheiben Sie die Anfrage mit Ihren Namen und Ihrer Klasse.
Seite 15
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
9. Einfacher Serienbrief, Definition
Was ist ein Serienbrief?
Ein Serienbrief ist ein Schreiben, der an mehrere oder auch an viele Adressaten gerichtet
ist, aber den gleichen Inhalt hat.
Ein Serienbrief wird also einmal geschrieben; im Adressfeld jedoch wird immer wieder ein
neuer Name und eine neue Anschrift eingeblendet.
Für die Erstellung eines Serienbriefes werden 2 Dateien benötigt: Datenquelle und Serienbrief Hauptdokument:
Anrede
Frau
Herr
Herr
Frau
Name
Martina Müller
Xaver Meier
Florian Foh
Phillipa Grub
Straße
Frauenberg 7
Theresienstr. 7
Grubenweg 9
Grabstr. 9
PLZ Ort
93771 Amberg
80045 Am Ham
21337 Nordsee
08856 Endestadt
(1) Datenquelle mit den Empfängeradressen
Die Datenquelle/Adressdatei
enthält die Anschriften der
anzuschreibenden Personen.
Sie kann als Word-Tabelle, als
Excel-Datei oder auch als
Access-Datei vorliegen.
Es gilt:
 In der ersten Zeile
stehen immer die
Steuerbegriffe.
 In den unteren Zeilen die Ausprägungsgrade
<Anrede>
<Name>
<Straße>
<PLZ Ort>
(2) Das Serienbrief-Hauptdokument
Im Serienbrief-Hauptdokument werden die
Seriendruckfelder <Anrede>, <Name> …,
eingefügt.
Schließlich wird der eigentliche Brieftext
erstellt.
Anschließend wird das Hauptdokument mit
der Datenquelle verbunden.
Brieftext
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 16
10. Erstellung eines einfachen Serienbriefes
Vorabarbeit: Erstellung einer Datenquelle/Adressdatei
Wenn keine Datenquelle /Adressendatei vorhanden ist, dann muss diese erstellt werden.
Am einfachsten geschieht dies mit Hilfe der Tabellenfunktion in Word. Die Datenquelle kann
aber auch mit anderen Programmen, z.B. mit Excel erstellt werden.
Grundaufbau einer Datenbank:
Anrede
Frau
Herr
Herr
Frau
Name
Martina Müller
Xaver Meier
Florian Foh
Phillipa Grub
Straße
Frauenberg 7
Theresienstr. 7
Grubenweg 9
Grabstr. 9

PLZ Ort
93771 Amberg
80045 Am Ham
21337 Nordsee
08856 Endestadt

In der 1. Tabellenzeile
stehen die Steuerbegriffe
(Oberbegriffe),
ab der 2. Zeile stehen die
Ausprägungsgrade, also
die einzelnen Namen,
Straßen und Orte
PS: Jede Datenbank ist in dieser
Form aufgebaut!
In den meisten Betrieben sind Adress-Dateien in
Form von Kundendatenbanken, Lieferantendatenbanken
oder Excel-Listen bereits vorhanden. Diese Dateien können
problemlos für einen Serienbrief verwendet werden und können als Datenquelle in Word hineingeladen werden.
Hauptarbeit: Erstellung des Serienbriefes-Hauptdokumentes in 4 Schritten
Vorab ist die Serienbrief/Seriendruck Symbolleiste einzuschalten.
Dies geschieht über das
Menü Ansicht,
dann Option Symbolleisten
schließlich Seriendruck
Seite 17
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
1. Schritt: Laden der Datenquelle
In der Symbolleiste Seriendruck ist das Ikon „Datenquelle öffnen“ anzuklicken…
… es scheint eine Dialogbox,
durch die die Datenquelle wie
jede andere Datei geladen
werden kann…
2. Schritt: Seriendruckfelder einfügen
W.Grasser, Homannstr.80123 München
<Anrede>
<Name>
<Straße>
<PLZ Ort>
Die Seriendruckfelder sind, wie links
abgebildet, in das Adressfeld der
Briefvorlage einzufügen.
Seite 18
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Hierfür ist der Courser an die
Stelle im Adressfeld zu setzen,
an der das entsprechende
Seriendruckfeld eingesetzt
werden soll
… anschließend ist das Ikon
Seriendruckfelder einfügen
aufzurufen..
… es erscheint eine Dialogbox, in der das entsprechende
Seriendruckfeld aufgerufen
werden kann.
Das Seriendruckfeld entspricht immer den Angaben
der 1. Zeile der Datenbank/Datenquelle.
Der Vorgang ist für jedes
Seriendruckfeld zu wiederholen.
3. Schritt Hauptdokument erstellen
<Anrede>
<Name>
<Straße>
<PLZ Ort>
Sind die Seriendruckfelder eingefügt, dann kann
der Brief geschrieben
werden, wie jeder andere
Brief auch.
Da es im Winter meist kälter ist als im Sommer, deshalb wird in den
gemäßigten Klimazonen in der Regel eine Heizung benötigt.
Diese Erkenntnis ist von jedem nachzuvollziehen, der in Mitteleuropa wohnt oder zumindest auf Besuch war.
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 19
4. Schritt: Seriendruck an den Drucker
Es gibt zwei Möglichkeiten Serienbriefe auszudrucken:
Entweder können einzelne Datensätze ausgedruckt werden oder es können alle Datensätze mit der Datenquelle verbunden werden.
Druck einzelner Datensätze:
…Vorab ist das Ikon <abc>
aufzurufen. Dies bedeutet,
dass einzelne Datensätze
aufgerufen werden können…
… anschließend kann der
gewünschte Datensatz aufgerufen werden.
Bitte auf die Pfeile „vorwärts“
oder „rückwärts“ klicken.
Alle Datensätze ausdrucken:
Sollen alle Serienbriefe ausgedruckt werden, dann ist das
Ikon Druck an Drucker auszuwählen…
…in der darauffolgenden
Dialogbox ist die Option Alle
zu wählen.
Seite 20
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
6. Übung: Übungsaufgabe zum einfachen Serienbrief
Situation:
Sie sind Mitarbeiter der Fa. AAA-Computer. Laut Personaldatei sind folgende
Angestellten vorhanden:
Anrede
Frau
Vorname
Angelika
Name
Buchmann
Herr
Frau
Herr
Frau
Walter
Monika
Klaus
Nikola
Giese
Mum
Prummel
Zirbel
Straße, Hausnr.
Sotzstr. 24
PLZ Ort
82555 Wald b.
München
Würmallee 10
81279 München
Am Gartenrand 27
80999 München
Müllerwiesenwald 12 89591 Möhren
Moosbad 32
81678 München
Zu einer Betriebsfeier, die nächsten Donnerstag, 16.3., ab 17.00 Uhr stattfindet, sollen alle Mitarbeiter und ihre Familien eingeladen werden. Die Mitarbeiter sollen gute Laune mitbringen. Jeder Geladene soll aber bis nächsten
Montag, 17h seine Essenswunsch abgeben. Das selbe gilt für die
Familienmitglieder, die mitkommen möchten.
Aufgaben:
1. Öffnen Sie ein Word-Arbeitsblatt; fügen Sie eine Tabelle mit 5 Spalten
und 6 Zeilen ein, übernehmen Sie die obenstehende Tabelle.
2. Speichern Sie die Tabelle unter dem Dateinamen „Mitarbeiterliste.doc“
ab.
3. Öffnen Sie den Briefkopf der Fa. AAA-Computer; schalten Sie die Symbolleiste für den Seriendruck ein!
4. Öffnen Sie die Datenquelle „Mitarbeiterliste.doc“.
5. Fügen Sie die Seriendruckfelder für <Anrede>, <Vorname>, <Name>,
<Straße, Hnr.>, <PLZ Ort> ein.
6. Überlegen Sie sich eine treffsichere Formulierung für den Brieftext.
7. Schreiben Sie Ihren Formulierungsvorschlag in das SerienbriefHauptdokument.
8. Verbinden Sie Datenquelle und Hauptdokument zu einem Serienbrief.
9. Speichern Sie Ihre Arbeit unter dem Dateinamen „einfacherSerienbrief“
ab.
11. Besonderheiten beim Serienbrief, die „Wenn-Dann-Funktion“
Zum Problem
Wenn der Ansprechpartner eine Frau ist, dann wird „Sehr geehrte Frau …“ geschrieben;
Wenn der Ansprechpartner ein Mann ist, dann wird „Sehr geehrter Herr…“ geschrieben.
Um das Problem beheben zu können, kann die Wenn-Dann-Funktion verwendet werden.
Seite 21
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Aufrufen der Wenn-Dann-Funktion
In der Symbolleiste „Seriendruck“ ist das Ikon „Bedingungsfeld einfügen“ aufzurufen ….
… schließlich ist die WennDann-Funktion zu wählen…
… es erscheint eine Dialogbox, in der die Wenn-DannBedingungen einzugeben
sind…
In die Dialogbox ist folgendes einzugeben:
Wennû
Anrede
gleich
Dann diesen Text eingeben
geehrte
Sonst diesen Text eingeben
geehrter.
Frau
In der Zeile „Verglichen mit“
wird Frau eingegeben
In der Dann-Zeile wird
„geehrte“ eingegeben
In der Sonst-Zeile wird „geehrter“ eingegeben
W. Grasser:
Übungsblätter zu
Word (2)
Seite 22
Mit dem Befehl ist folgendes gemeint:
Wenn in der „Anrede“ Frau steht, dann soll der Computer „geehrte“ schreiben.
Wenn in der Anrede „nicht Frau“ steht, dann soll der Computer „geehrter“ schreiben.


Übung zum Ausprobieren:
Übung zur Wenn-Dann-Funktion:
1. Öffnen Sie eine Word-Tabelle mit 3 Spalten und 5 Zeilen.
2. Übernehmen Sie folgende Tabelle; speichern Sie die die Tabelle unter dem DateiNamen „Namensliste“ ab,
3.
4.
5.
6.
7.
8.
8.
9.
Anrede
Vorname
Name
Frau
Monika
Müller
Herr
Xaver
Bauer
Frau
Marta
Moos
Herr
Wolfgang
Haus
Öffnen Sie ein neues Word-Dokument; Schalten Sie die Symbolleiste „Seriendruck“
ein.
Laden die Datei „Namensliste“ als Datenquelle in ihren Computer.
Schreiben Sie das Wort „Sehr“ und lassen Sie den Courser nach dem Sehr stehen.
Klicken Sie auf „Bedienfeld einfügen“, und rufen Sie die Wenn-Dann-Funktion auf.
Geben Sie in das Wenn-Dann-Bedingungsfeld folgendes ein:
Bei Verglichen mit: Frau
Dannû
geehrte
Sonstû. geehrter
Fügen Sie nun die Seriendruckfelder <Anrede> <Vorname> <Name> ein
Speichern Sie die Datei unter dem Dateinamen „Test“ ab.
Klicken Sie auf das Ikon <ABC> in der Symbolleiste Seriendruck, klicken Sie
schließlich die Datensätze von 1 bis 4 druch.
Anmerkung:
Wenn Sie die Aufgabe richtig erfüllt haben, dann müssten beim Anklicken des Datensätze
nacheinander folgende Satzteile eingeblendet werden
Sehr
Sehr
Sehr
Sehr
geehrte Frau Monika Müller
geehrter Herr Xaver Bauer
geehrte Frau Marta Moos
geehrter Herr Wolfgang haus

Inhalt 1. Grundaufbau eines Privatbriefes 2. Grundaufbau jedes

Transcription

Similar documents

Empfehlungen für Bewerbungsschreiben - Europa

Übersetzen mit Stil – ein unmögliches Ziel?

Sicheres E-Banking mit ,Mijn ING

Bezugszeichen und Betreff gemäß DIN 676 1

Layoutgestaltung nach ÖNORM A 1080

Normen im Schriftverkehr

Personalentwicklung - Erzbistum Paderborn