Qualitätsmanagement - Handbuch Version 4.05 DIN
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Qualitätsmanagement - Handbuch Version 4.05 DIN
GEMAC – Gesellschaft für Mikroelektronikanwendung Chemnitz mbH Zwickauer Str. 227 D-09116 Chemnitz Telefon: +49 371 3377-0 Fax: +49 371 3377-272 www.gemac-chemnitz.de Qualitätsmanagement - Handbuch Version 4.05 Erarbeitet nach der Norm DIN EN ISO 9001:2008 unter Einbeziehung der Norm DIN EN ISO 13485:2010 Betreuung: Ing.-Büro Czernich, Dessauer Str. 72a, 06749 Bitterfeld-Wolfen Zertifiziert durch: Bureau Veritas Certification Germany GmbH Veritaskai 1, D-21079 HAMBURG Datum Erstellt/Geändert: 04.03.2013 Geprüft: 04.03.2013 Bewertet u. 05.03.2013 Freigegeben: Name Laux Nönnig Hübner Unterschrift gez. Laux gez. Nönnig gez. Hübner Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 2 1 Inhaltsverzeichnis 1 INHALTSVERZEICHNIS .................................................................................................. 2 Zur Verwendung des Handbuches .................................................................................................................4 Änderungsverwaltung .....................................................................................................................................4 2 DAS GESCHÄFTSPROZESSMODELL ........................................................................... 5 3 ORGANISATION UND VERANTWORTUNGEN ............................................................. 5 3.1 Firmenprofil.................................................................................................................. 5 3.2 Organisationsplan ....................................................................................................... 7 3.3 Leitung der Organisationseinheiten .......................................................................... 7 3.4 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten ............................................................... 7 3.4.1 QMB / IT / Datenschutz .........................................................................................................................8 3.4.2 Bereich Sekretariat / Buchhaltung / Controlling .....................................................................................8 3.4.3 Öffentlichkeitsarbeit ...............................................................................................................................8 3.4.4 Vertrieb und Produktmarketing ..............................................................................................................8 3.4.5 Entwicklung ASIC ..................................................................................................................................9 3.4.6 Elektronikentwicklung / Messtechnik .....................................................................................................9 3.4.7 Fertigung / Lager / Einkauf ..................................................................................................................11 4 QUALITÄTSMANAGEMENTSYSTEM .......................................................................... 12 4.1 Allgemeine Anforderungen....................................................................................... 12 4.2 Dokumentationsanforderungen ............................................................................... 12 4.2.1 QMB - Qualitätsmanagementbeauftragter ...........................................................................................13 4.2.2 Abteilungsleiter ....................................................................................................................................13 4.2.3 Mitarbeiter ............................................................................................................................................13 4.2.4 Dokumentation des QM-Systems, Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen..........................13 5 VERANTWORTUNG DER LEITUNG ............................................................................. 14 5.1 Verpflichtung der Leitung ......................................................................................... 14 5.2 Kundenorientierung .................................................................................................. 15 5.3 Qualitätspolitik........................................................................................................... 16 5.4 Unsere Unternehmens- und Qualitätsziele für das Jahr 2013 .............................. 16 5.5 Verantwortung, Befugnisse, Kommunikation ......................................................... 17 5.6 Managementbewertung............................................................................................. 17 6 MANAGEMENT VON PERSONAL UND RESSOURCEN ............................................. 18 6.1 Bereitstellung von Ressourcen ................................................................................ 18 Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 3 6.2 Personelle Ressourcen, Weiterbildung ................................................................... 18 6.3 Infrastruktur ............................................................................................................... 18 6.4 Arbeitsumgebung ...................................................................................................... 19 6.5 Umweltschutz ............................................................................................................ 19 7 PRODUKT- UND DIENSTLEISTUNGSREALISIERUNG .............................................. 19 7.1 Planung der Dienstleistungs- und Produktrealisierung ......................................... 19 7.2 Kundenbezogene Prozesse (siehe auch 5.2) .......................................................... 20 7.3 Entwicklungsplanung, Entwicklung......................................................................... 21 7.4 Beschaffung, Produktion, Dienstleistungserbringung........................................... 24 7.5 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln ..................................................... 26 7.6 Identifikation und Rückverfolgbarkeit ..................................................................... 26 7.7 Eigentum des Kunden ............................................................................................... 27 8 MESSUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG ........................................................... 27 8.1 Überwachung und Messung ..................................................................................... 27 8.2 Fehlerhafte Produkte und Leistungen ..................................................................... 28 8.3 Korrektur- und Vorbeugungsmaßnahmen, Datenanalyse und Verbesserung ..... 29 9 ANHANG ........................................................................................................................ 29 9.1 Verzeichnis der Qualitätsmanagement-Prozessbeschreibungen, Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Checklisten ........................................................................... 29 9.2 Abkürzungen .............................................................................................................. 30 9.3 Ausschlüsse zur Norm DIN EN ISO 13845:2010 ..................................................... 31 9.4 Kopie des aktuellen QM - Zertifikats ........................................................................ 31 Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 4 Zur Verwendung des Handbuches Dieses QM - Handbuch beschreibt die organisatorischen und technischen Maßnahmen zur Qualitätssicherung der GEMAC Erzeugnisse bzw. der GEMAC-Elektronikfertigung. Es legt mit den in der GEMAC entwickelten Verfahren die Zuständigkeiten der am Entstehungsprozess der Erzeugnisse beteiligten Organisationseinheiten fest. Das in diesem QM - Handbuch beschriebene Qualitätsmanagementsystem setzt die Forderungen der Norm DIN EN ISO 9001:2008 um und wurde in den Grundzügen an die Medizintechniknorm DIN EN ISO 13485:2010 angepasst. Die bei unseren Kunden gedruckt vorliegenden Exemplare dienen der Information und unterliegen nicht dem Aktualisierungsdienst der GEMAC. Die jeweils aktuellste Ausgabe kann im lokalen DMS bzw. Internet nachgeschlagen bzw. heruntergeladen werden. Die Zuordnung der Abschnitte des Handbuches bzw. der Verfahrens- u. Arbeitsanweisungen zur Normreferenz ISO 9001:2008 befindet sich im Inhaltsverzeichnis der Arbeits- und Verfahrensanweisungen beim QMB. Das Original des Handbuches ist mit den gültigen Unterschriften versehen und kann beim QMB eingesehen werden. Hinweis zum Übergang: Zur Zeit befindet sich das QM-System, wie oben beschrieben, im Umbruch, das Handbuch ist bereits neu erstellt. Die Arbeits- bzw. Verfahrensanweisungen wurden angepasst bzw. sind noch in Bearbeitung, und werden entsprechend ausgetauscht bzw. ergänzt.. Änderungsverwaltung Datum 19.03.2012 29.03.2012 16.04.2012 03.09.2012 04.03.2013 Revision 4.01 4.02 4.03 4.04 4.05 Änderung(en) Ergänzungen zur Angebotsbearbeitung/Kundenorientierung 5.2 Änderungen Unternehmensziele 5.4 Änderung in den Abschnitten 3.2, 3.4.3, 3.4.4 Änderung in den Abschnitten 5.3 und 6.5 Änderungen zu 2013 Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 5 2DasGeschäf t spr ozessmodel l Das Geschäftsprozessmodell der GEMAC beschreibt in grafischer Form alle Kernprozesse und Abläufe im Unternehmen. Die gültige Ausgabe kann im DMS oder beim QMB eingesehen werden. 3Or gani sat i onundVer ant wor t ungen 3.1 Firmenprofil Die GEMAC – Gesellschaft für Mikroelektronikanwendung Chemnitz mbH entwickelt und fertigt mit über 100 Mitarbeitern Hightech-Elektronik von Sensoren und ASICs, über elektronische Baugruppen bis hin zu eigenen Produkten. Mit fachlichem Knowhow und innovativen Ideen bieten wir kundenorientierte Anwendungslösungen für höchste Anforderungen. Die Stärken des Unternehmens liegen auf dem Gebiet kompletter maßgeschneiderter Elektronik und Sensorik. Es kann dabei auf das Know-how aus vielen Bereichen der anwendungsorientierten Mikroelektronik zurückgegriffen werden. Ausgesprochen günstige Synergieeffekte ergeben sich für kundenspezifische Lösungen, bei denen auf bereits vorhandene Wissensstände zurückgegriffen werden kann, wie z.B. auf den Gebieten Interpolationselektronik, Sensorelektronik für mikromechanische und magnetische Sensoren, Feldbussysteme, neuronale Netze, Telekommunikation, Mikrocontroller und DSP-Anwendungen sowie ASIC-Entwurf. Branchenkenntnisse und umfangreiche Erfahrungen beim Einsatz von Mikroelektronik liegen insbesondere auf den Gebieten Maschinenbau und Medizintechnik vor. Unser Unternehmen stützt sich auf: · · · · hervorragend ausgebildete und motivierte Mitarbeiter eine moderne, flexible Unternehmensstruktur mit einem QM- und ERP-System eine leistungsfähige technische Ausstattung mit moderner Computertechnik, Messund Fertigungstechnik sowie Entwurfssoftware eine langjährige gute und vertrauensvolle Zusammenarbeit mit zahlreichen Partnern als Lieferanten und Kunden. Unsere Geschäftsbereiche beinhalten: Eigene Produkte · Neigungs- und Beschleunigungssensoren (MEMS) · mobile und stationäre Feldbustester (CAN-Bus und DeviceNet) · magnetische Weg- und Winkelmesssysteme · Interpolationsschaltkreise (Erhöhung der Auflösung auf das bis zu 2000-fache) Qualitätsmanagementhandbuch · · Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 6 Messsystemelektronik: Zähler, PCI-Boards, Interpolatoren (bis zu 16000-fach) Spezialschaltkreise für Sensorik und Messtechnik Dienstleistung Fertigung · Leiterplatten-Komplettservice: Einkauf, Design, Bestückung, Lackierung, Prüfung · Herstellung/Montage von Sensoren, Baugruppen und Geräten Dienstleistung Forschung und Entwicklung · ASIC-Design · Mikrocontroller, DSP · Condition Monitoring · Sensoren und Sensorelektronik Einsatzgebiete: Unsere Produkte arbeiten unter allen Bedingungen sicher und zuverlässig: · Industrieautomation · Land-, Forst- und Baumaschinen · Medizintechnik · Alternative Energien · Luft- und Raumfahrt Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 7 3.2 Organisationsplan Eine ausführliche Strukturübersicht mit personenbezogener Zuweisung wird im Unternehmen geführt und das Geschäftsprozessmodell des Unternehmens befindet sich beim QMB zur Einsichtnahme. 3.3 Leitung der Organisationseinheiten Das Unternehmen gliedert sich in die beiden Ebenen Geschäftsleitung mit Sekretariat / Buchhaltung / Controlling, QMB / IT-Leiter und sowie den Abteilungen · · · · · Produktmarketing inklusive den Produktmanagern Vertrieb Fertigung (mit Distribution Bauelemente, Warenein- und Ausgang, Lager, Einkauf) Entwicklung ASIC Entwicklung Messtechnik (Interpolation, Signalverarbeitung, Condition Monitoring, Baugruppen und Sensorsysteme), die von Abteilungsleitern bzw. dem Fertigungsleiter geführt werden. Die Produktmanager sind den Entwicklungsabteilungen zugeordnet. 3.4 Zuständigkeiten und Verantwortlichkeiten Die Arbeit innerhalb der Entwicklungsabteilungen wird nach Projekten organisiert. Die personelle Besetzung eines Projektteams orientiert sich am fachlichen Inhalt und nicht an Abteilungsgrenzen. Die Verantwortlichkeit für ein Projekt ist jeweils nur einer Abteilung zugeordnet. Für jedes Projekt wird ein Projektverantwortlicher benannt, der für die gesamte Projektbearbeitung gegenüber dem Abteilungsleiter verantwortlich ist. Die Abteilungsleiter sind verantwortlich für die fachliche und personelle Entwicklung ihres Bereiches entsprechend den Unternehmenszielen und Markterfordernissen sowie für die Durchsetzung des QMS. Die Abteilungsleiter sind darüber hinaus für die Bearbeitung der Projekte gegenüber der Geschäftsleitung rechenschaftspflichtig. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 8 In der Fertigung ist der Durchlauf nach Aufträgen oder Fertigungslosen organisiert. Der Geschäftsleitung sind direkt der QMB sowie Sekretariat / Buchhaltung / Controlling angegliedert. 3.4.1 QMB / IT / Datenschutz QMB ist verantwortlich für die Pflege des Qualitätsmanagementsystems. Außerdem werden in diesem Bereich alle Qualitätsaktivitäten des Unternehmens koordiniert. Der Leiter QMB ist als IT-Leiter ebenfalls verantwortlich für die im Unternehmen vorhandenen IT- und Datenverarbeitungsanlagen nebst Datensicherung, dem Betrieb von E-Mail und Webseiten der GEMAC, die Anlagen und Programme der Kommunikations- bzw. der Haustechnik und den Einsatz der verwendeten Standardsoftware. Es ist ein Datenschutzbeauftragter bestellt. 3.4.2 Bereich Sekretariat / Buchhaltung / Controlling Unter der Führung der Geschäftsleitung erfolgt in diesem Bereich die Abwicklung sämtlicher kaufmännischer Arbeiten, die für die Führung des Unternehmens notwendig sind. 3.4.3 Öffentlichkeitsarbeit Die Mitarbeiterin für Öffentlichkeitsarbeit soll das Firmenimage (Corporate Identity) ausbauen, verbessern und pflegen (inklusive inhaltliche Verantwortung für die Homepage, Imagebroschüren, Firmenpräsentationen (PDF, PPT) nebst einheitlichem Layout, Produktkatalog), ist für das Erstellen und Veröffentlichen von Pressemitteilungen (Produkte und Firma) mittels zielgruppengerechtem Presseverteiler sowie für die Messeorganisation verantwortlich. Alle Mitarbeiter sind in der Pflicht, durch den Einsatz von bereitgestellten, definierten Logos und Dokumentenvorlagen das Erscheinungsbild des Unternehmens nach außen zu verbessern und zu vereinheitlichen (siehe CI-Handbuch, AA2.5). 3.4.4 Vertrieb und Produktmarketing Der Vertrieb und die Produktmanager aus den Entwicklungsabteilungen unterstützen die GSL bei der strategischen Produktausrichtung und -entwicklung. Das Produktmarketing zeigt sich verantwortlich für den Aufbau eines effektiven Produktvertriebes und die Konzeptionierung entsprechender Marketingstrategien. Der Vertrieb ist der GSL direkt unterstellt, die Produktmanager gehören den entsprechenden Entwicklungsabteilungen an. Die Vertriebsaufgaben umfassen: · · die Kunden- und Händlerbetreuung im Allgemeinen und die Bewertung der Kundenzufriedenheit über das VIS im ERP-System den weltweiten Produktvertrieb (gemeinsam mit den Produktmanagern) mit Konzentration auf GEMAC-Produkte und Leistungen der Fertigung unter Nutzung von Synergien für die Entwicklung Qualitätsmanagementhandbuch · · · · · Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 9 die Entwicklungsvermarktung mit Unterstützung aus den einzelnen Abteilungen und der Geschäftsleitung die Durchführung und Auswertung (Nachbetreuung) von mehreren Messen pro Jahr die Suche, Auswahl, Betreuung und Schulung der GEMAC-Vertriebspartner (gemeinsam mit den Produktmanagern) die Bereitstellung von Vertriebsdokumenten, Prüfung der Partnerdokumentationen den technischen Support für GEMAC-Produkte (gemeinsam mit den Produktmanagern). Langfristiges Ziel ist die Konzentration der komplexen Vertriebsabwicklung in diesen Abteilungen. 3.4.5 Entwicklung ASIC Die Entwicklung von anwendungsspezifischen Schaltungen (ASIC) auf Silizium in analoger und gemischter Technologie (analoge und digitale Schaltungselemente auf einem Chip) bzw. von reinen digitalen Schaltungen sind die Hauptaufgaben dieser Abteilung. Dabei werden die Kunden von der Erarbeitung des Pflichtenheftes bis zur Realisierung des Schaltkreises auf Silizium unterstützt. Des Weiteren werden Zieltyp (FPGA oder ASIC) einschließlich Gehäuse gemeinsam ausgewählt und die notwendigen Prüfungen vorbereitet. Alle Hardwareleistungen werden in Zusammenarbeit mit Halbleiter- Herstellern realisiert. Verfügbar sind folgende Entwicklungswerkzeuge: · o o o o · · Mentor Graphics: ADVance MS, ELDO, GDI IC-Station,Board-Station PSPICE, LEdit, Scilab Modelsim, Leonardo Xilinx-FPGA-Design-Tools uva. Altium PCB Designer 3.4.6 Elektronikentwicklung / Messtechnik 3.4.6.1 Baugruppen- und Medizintechnikentwicklung, Sensorsysteme Die Entwicklung von Feldbustestern, elektronischen Baugruppen und Geräten, von der Schaltungsentwicklung über die Leiterplatte bis zur Prototypfertigung, ist Hauptaufgabe dieses Bereiches. Umfangreiche Erfahrungen sowie die notwendigen Entwicklungstools liegen für verschiedene Projekte vor. Dabei können unterschiedlichste Mikroprozessortypen und DSPs für Produkte der Medizintechnik und Baugruppen für die Automatisierungstechnik zum Einsatz kommen. In der Gruppe können entwicklungsbegleitende Untersuchungen zur EMV von Schaltungen und Geräten durchgeführt werden. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 10 In der Abteilung entstehen des Weiteren Entwicklungslösungen, unterschiedlichste Sensoren und Applikationen für das Erfassen und Messen von Neigung, Länge sowie Beschleunigung. 3.4.6.2 Messtechnik (Interpolation / Signalverarbeitung / Magnetische Messsysteme / Condition Monitoring) Die Entwicklung von Interpolationselektroniken für inkrementale Wegund Winkelmesssysteme mit sinusförmigen Ausgangssignalen ist ein weiterer Schwerpunkt der Entwicklungsarbeit. Die Elektronik dient dabei zur Auflösungserhöhung und Auswertung von Messsystemen, deren Einsatz sowohl einkanalig als auch mehrkanalig sein kann. Die Nutzung von frei programmierbaren Schaltkreisen, DSP-Entwicklungen sowie der eigenen Interpolationsschaltkreise (GCIP2000, GC-IP1000B, GC-IP200, GC-AIP40) bei der Realisierung der Elektronik gestattet eine Anpassung an jeden spezifischen Messsystemtyp. Ein weiterer Schwerpunkt in diesem Entwicklungsbereich sind Lösungen auf dem Gebiet der Signalanalyse und Signalverarbeitung unter Einsatz von DSP-Systemen. Verschleißbedingte Stillstandszeiten eines Windrades, Öltankers oder einer Abraumförderbrücke können den Betreiber mehrere Hunderttausend Euro kosten. Um solch einem Ausfall frühzeitig entgegenzuwirken, kommt der Überwachung von Maschinen und Anlagen eine immer größere Bedeutung zu. Die GEMAC entwickelt mit Partnern neuartige Condition-Monitoring-Systeme, die unter anderem durch Methoden der künstlichen Intelligenz frühzeitig Aussagen über den Maschinenzustand treffen können. Deuten sich Fehler an oder werden Verschleißgrenzen erreicht, kann der Betreiber rechtzeitig Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 11 Gegenmaßnahmen einleiten, mögliche Produktionsausfälle vermeiden und letztlich die Kosten senken. 3.4.7 Fertigung / Lager / Einkauf Die Herstellung von bestückten Leiterplatten, Sensoren, Baugruppen und Geräten in unterschiedlichen Losgrößen und in anspruchsvoller Qualität vom Prototyp bis zur Serie steht im Mittelpunkt der Fertigung. Unsere Produktion ist zuverlässiger Partner von verschiedenen Unternehmen aus den Bereichen Medizintechnik, Maschinenbau, Automobilbau, Baumaschinen- und Nutzfahrzeugbau. Angeboten wird die komplette Leistung von der Bauelementebeschaffung über die Entflechtung der Schaltung, die Herstellung der Leiterplatte bis zur elektrisch geprüften Baugruppe bzw. dem elektrisch geprüften Gerät. Andererseits gewährleistet das hohe Niveau der Fertigung, dass die eigenen Produkte der GEMAC (CAN-Bus-Tester, verschiedene Neigungssensoren, Geräte der Messtechnik) in hervorragender Qualität hergestellt werden können. Der Fertigung zugeordnet sind der Einkauf der benötigten Bestückungskomponenten und die Distribution ausgewählter Bauelemente. Die GEMAC kann ihren Kunden damit das gesamte Dienstleistungsspektrum von der Produktentwicklung über die Produktbetreuung und -pflege bis hin zur Produktfertigung zur Verfügung stellen. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 12 4 Qualitätsmanagementsystem 4.1 Allgemeine Anforderungen Grundlage des QMS im Unternehmen ist die Norm DIN EN ISO 9001:2008. Als Zulieferer von Baugruppen für die Medizintechnik ist unser QM-System an die Norm DIN EN ISO 13485:2010 angelehnt. Hauptverantwortlich für das QMS sowie für die Durchsetzung, Überwachung und Analyse der darin festgeschriebenen Qualitätsgrundsätze und -ziele ist die Geschäftsleitung des Unternehmens. Verantwortlich gegenüber der Geschäftsleitung sind die Abteilungsleiter und der Fertigungsleiter. Für Planung, Überwachung und Aktualisierung des QMS ist ein Qualitätsmanagementbeauftragter (QMB) bestellt. Die für das QM-System erforderlichen Prozesse wurden erkannt und werden kontinuierlich verbessert, Abfolge und Wechselwirkungen festgelegt, notwendige Ressourcen und Informationen bereit gestellt. Jeder Mitarbeiter des Unternehmens ist verpflichtet, die für seinen Tätigkeitsbereich geltenden Regeln (Arbeits- und Verfahrensanweisungen) einzuhalten und aktiv an der Verbesserung des Systems mitzuarbeiten. 4.2 Dokumentationsanforderungen Das Instrumentarium des QMS besteht aus: · · · · QM-Handbuch; QM-Arbeitsund Verfahrensanweisungen mit Prozessmodellen; Dokumente und Dokumentenvorlagen als unterstützende Hilfsmittel, die der Nachweisführung dienen aktuellen Industriestandards. Sämtliche im QM-System entstehenden Unterlagen werden entsprechend den Regeln der Norm DIN EN ISO 9001:2008 bzw. DIN EN ISO13485:2010 behandelt und gepflegt. Hierfür gilt die Verfahrensanweisung VA2 – „Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen“. Wegen ihres Vertraulichkeitscharakters werden diese Unterlagen nicht an externe Stellen abgegeben. Für die Qualitätssicherung, entsprechend Kundenspezifikation sowie geltender Normen und Standards, sind die Abteilungsleiter bzw. der Fertigungsleiter zuständig. Ausgabe: Revision: Seite: Qualitätsmanagementhandbuch 4 05 13 4.2.1 QMB - Qualitätsmanagementbeauftragter Der QMB ist Mitglied der Geschäftsleitung und dem Geschäftsführer direkt unterstellt. Er ist verantwortlich für die Erarbeitung und Pflege des Qualitätsmanagement-Handbuches sowie für die Planung, Überwachung, Aktualisierung und Verteilung bzw. Archivierung der Dokumente des QMS, für Organisation und Durchführung von Audits sowie für die Weiterbildung im QMS. Er ist Ansprechpartner der Kunden für generelle Qualitätsaktivitäten. Einmal jährlich wird eine Analyse zur Qualitätslage des Unternehmens erarbeitet, der Geschäftsleitung vorgelegt und gemeinsam mit den Prozessverantwortlichen ausgewertet. Diese geht in die Managementbewertung des QM-Systems ein. 4.2.2 Abteilungsleiter Die Abteilungsleiter sind verantwortlich für die Anpassung bestehender QM-Dokumente an veränderte Anforderungen und die Erstellung neuer QM-Dokumente für ihre jeweiligen Bereiche. Sie stimmen diese Änderungen mit dem QMB ab, sind zuständig für ihre Abteilungs- und Projektdokumentationen bzw. für die Verteilung und Aktualisierung der Dokumente sowie für die Schulung der betroffenen Personen innerhalb des jeweiligen Verantwortungsbereiches. 4.2.3 Mitarbeiter Die Mitarbeiter sind verpflichtet, ausschließlich nach den gültigen Unterlagen des QMSystems vorzugehen, nur die Originalunterlagen aus dem Intranet bzw. proAlpha (DMS) zu verwenden. Der hohe Anteil von PC-Technik bei der Projekt- und Auftragsbearbeitung sowie für die Prozessorganisation innerhalb des Unternehmens erfordert die Aufstellung von Regeln, die bei der Nutzung der Rechentechnik und beim Umgang mit Dokumenten einzuhalten sind. Diese sind in der Verfahrensanweisung VA2 - „Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen“ definiert. 4.2.4 Dokumentation Aufzeichnungen des QM-Systems, Lenkung von Dokumenten und Die Dokumente des QM-Systems werden durch den QMB im DMS (DokumentenManagement-System), auf das alle Mitarbeiter Zugriff haben, papierlos veröffentlicht und aktualisiert. Über Neuerungen und Änderungen werden die Mitarbeiter via Email bzw. Dienstberatungsprotokoll und Informationen über die Abteilungsleiter informiert. Die eingeführten Lenkungsmaßnahmen (Siehe Verfahrensanweisung VA2) gewährleisten: · dass Dokumente bezüglich ihrer Angemessenheit vor ihrer Herausgabe genehmigt werden Qualitätsmanagementhandbuch · · · · · Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 14 dass Dokumente zu bewerten und sie bei Bedarf zu aktualisieren und erneut zu genehmigen sind sichergestellt wird, dass Änderungen und der aktuelle Überarbeitungsstatus von Dokumenten gekennzeichnet werden sichergestellt wird, dass gültige Fassungen zutreffender Dokumente an den jeweiligen Einsatzorten verfügbar sind sichergestellt wird, dass Dokumente externer Herkunft gekennzeichnet und ihre Verteilung gelenkt werden dass die unbeabsichtigte Verwendung veralteter Dokumente verhindert und diese in geeigneter Weise gekennzeichnet wird, falls diese aus irgendeinem Grund aufbewahrt werden. Veraltete Dokumente werden im Archiv bzw. elektronisch im DMS aufbewahrt. Entwicklungsdokumente werden in Projektordnern, teils elektronisch (Technische Dokumentation) aufbewahrt. Aufzeichnungen werden erstellt und aufrechterhalten. Die GEMAC erbringt damit den Nachweis der Konformität mit den Anforderungen und des wirksamen Funktionierens des QM-Systems. Alle Aufzeichnungen sind lesbar, leicht erkennbar und wiederauffindbar. Wir haben ein dokumentiertes Verfahren erstellt, um die Lenkungsmaßnahmen festzulegen, welche für die Kennzeichnung, die Aufbewahrung, den Schutz, die Wiederauffindbarkeit und die Aufbewahrungsfrist von Aufzeichnungen sowie für die Verfügung über Aufzeichnungen erforderlich sind. 4.2.5 Datensicherung Unsere IT-Daten werden regelmäßig gesichert. Die Datensicherung erfolgt wöchentlich mittels Bandlaufwerk und NAS-Speichergeräten. 5 Verantwortung der Leitung 5.1 Verpflichtung der Leitung Die Geschäftsleitung und jeder Abteilungsleiter sind verantwortlich, dass die Forderungen, die sich aus dem QM-Handbuch für ihren Zuständigkeitsbereich ergeben, den Mitarbeitern in ausreichendem Maße bekannt sind und bei der Erfüllung der Aufgaben berücksichtigt werden. Die Führungskräfte sind verpflichtet, bei Abweichungen und notwendigen Änderungen zum bestehenden QM-System den QMB zu benachrichtigen und gemeinsam die Änderungen der festgelegten Maßnahmen zu veranlassen. Geschäftsleitung und Mitarbeiter der Leitungsebene verpflichten sich, ein hohes Qualitätsniveau unserer Dienstleistungen und Produkte entsprechend branchenüblicher Standards unter besonderer Berücksichtigung der Anforderungen unserer Kunden im gesamten Unternehmen durchzusetzen. Mitarbeiter und Unternehmensleitung verpflichten sich, das erreichte Qualitätsniveau ständig aufrechtzuerhalten und unter Nutzung eigener Erfahrungen und von Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 15 Kundenberichten zu verbessern. Die Pflege bestehender Kundenkontakte ist dafür die oberste Voraussetzung. Sollten Qualitätsabweichungen auftreten, wird das Unternehmen dafür sorgen, diese schnellstens abzustellen und die Ursachen offen mit allen Beteiligten zu diskutieren. Reklamationen werden Anlass sein, das Qualitätssicherungssystem zu überdenken, anzupassen bzw. kontinuierlich zu verbessern. 5.2 Kundenorientierung Die Geschäftsleitung, das Produktmarketing und der Vertrieb sind Mittler zwischen Kunden und der GEMAC. Sie haben maßgeblichen Anteil daran, dass die gelieferten Entwicklungsleistungen und Produkte den Forderungen der Auftraggeber gerecht werden. Um eine einwandfreie Bearbeitung und Lieferung sicherzustellen, werden bei den Verkaufs, Vertrags- oder Angebotsverhandlungen bzw. beim Auftragseingang folgende Regeln beachtet: · · Gründliche Aufklärung und Beratung des Kunden über Einsatzmöglichkeiten, kostengünstige Ausführung bei Sicherstellung der gewünschten technischen Parameter und Leistungsgrenzen der Produkte Prüfung der vertraglich spezifizierten Anforderungen auf Erfüllbarkeit in Hinblick auf - Normenkonformität Leistung und technische Parameter Garantie / Gewährleistung Nutzungsdauer Risiken (technische, organisatorische, Produktrisiken, Finanzierungsrisiken) Gesetzlichen Anforderungen und Normen Hierzu schaltet der Vertrieb rechtzeitig die entsprechenden Abteilungen bzw. die Produktmanager nach Bedarf ein. · vollständige und eindeutige Abfassung und Weitergabe der Auftragsspezifikationen mit allen Angaben, die zur Erfüllung der Vertragsbedingungen notwendig sind (möglichst ausführliches Pflichtenheft) · Behandlung nachträglicher Änderungen unter den vorgenannten Gesichtspunkten · Anfragen bis zu einer Auftragshöhe von 4000 € können von den jeweiligen Sachbearbeitern eigenständig ohne Rückfrage bei der Geschäftsleitung bearbeitet werden, mit der Einschränkung, dass Angebote für GEMAC-Produkte prinzipiell nach vorliegenden Händler- bzw. Endkundenpreislisten erstellt und abweichende Preise nur von den Geschäftsführern genehmigt werden. Alle anderen Angebote sind mit der Geschäftsleitung abzustimmen und von einem Vertreter der Geschäftsleitung sowie von dem Sachbearbeiter zu unterschreiben Anwendertechnische Erfahrungen, Meinungen und Analysen der Kunden werden durch den Vertrieb erfasst und den betroffenen Abteilungen bzw. Entwicklern der GEMAC berichtet. Der Vertrieb oder die Mitarbeiter aus der Entwicklung beraten und betreuen die Kunden bei der Einführung neuer Produkte. Zur Erfüllung dieser Aufgaben erfolgt eine enge Zusammenarbeit zwischen der Fertigung, der Materialwirtschaft, den einzelnen Entwicklungsabteilungen und dem Vertrieb. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 16 5.3 Qualitätspolitik Die hohe Qualität unserer Produkte und Entwicklungsdienstleistungen ist eine der Grundlagen der erfolgreichen Geschäftstätigkeit der GEMAC. Sie ist ein wichtiges Kriterium für die Kaufentscheidung unserer Kunden. Es ist uns eine Verpflichtung, den Ruf und Erfolg unseres Hauses zu wahren und zu stärken. Wir sind bestrebt, die Kundenanforderungen vollständig zu erfüllen, denn, Qualität ist, wenn der Kunde zurückkommt und nicht das Produkt. 5.4 Unsere Unternehmens- und Qualitätsziele für das Jahr 2013 Die Unternehmensziele sind auf der Basis des Erreichten auf ein kontinuierliches Wachstum ausgerichtet. Die Unternehmensleitung geht dabei davon aus, dass die hierzu notwendige Marktakzeptanz wesentlich von einem hohen Qualitätsniveau der Verfahren und Leistungen im Unternehmen beeinflusst wird. Um dies aufrechtzuerhalten und zu verbessern, ist ein entsprechendes QMS eingeführt. Unsere Unternehmensziele für das Jahr 2013: · · · Erreichen des Umsatzziels von 9,664 Millionen € Erhöhung des Anteils eigener Produkte und der Fertigung mit Ingenieursleistung am Gesamtumsatz des Unternehmens Weiterer Umbau des gesamten Qualitätsmanagementsystems unter Einbeziehung der Norm DIN EN ISO 13485:2010 Medizinproduktegesetz Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 17 5.5 Verantwortung, Befugnisse, Kommunikation Die Geschäftsleitung legt die gegenseitigen Beziehungen und Befugnisse aller Personen fest, die Einfluss auf qualitätsrelevante Arbeiten und Faktoren haben (Siehe auch 6.1). Die Sicherung und gezielte Verbesserung der Qualität sind nicht allein den Fachleuten übertragen. Qualität ist eine Aufgabe für die Geschäftsleitung, für die Führungskräfte der Abteilungen ebenso wie für jeden Mitarbeiter. Sie erfordert Engagement und aktives Zusammenarbeiten über die Abteilungs- und Funktionsgrenzen hinweg. Jeder Mitarbeiter der GEMAC hat das Recht und die Pflicht, darauf hinzuwirken, dass Umstände in der Organisation des Unternehmens, in technischen Unterlagen, an der technischen Ausrüstung, bei Prüfmitteln und -verfahren usw., welche die Herstellung und Entwicklung von Produkten oder Entwicklungsleistungen mit einwandfreier Qualität verhindern, beseitigt werden. Im QM-System sind deshalb die Verantwortlichkeiten in den einzelnen Arbeits- und Verfahrensanweisungen sowie den Stellenbeschreibungen definiert. Die interne Kommunikation ist in der VA2 geregelt. 5.6 Managementbewertung Jährlich entsteht eine Managementbewertung in Form eines QM-Berichtes, in dem die Geschäftsleitung die Wirksamkeit des QM-Systems anhand: · · · · · der Unternehmensentwicklung; Reklamationsauswertung; Stand der Erfüllung der Qualitätsziele Schaffung bzw. Sicherstellung der Verfügbarkeit von Ressourcen Kundenzufriedenheit, Kundenorientierung nachweist. Die Geschäftsführung wird durch den QMB und die Abteilungsleiter regelmäßig über den Stand und die Wirksamkeit des QM-Systems in der wöchentlichen Dienst- bzw. Fertigungsberatung informiert. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 18 6 Management von Personal und Ressourcen 6.1 Bereitstellung Ressourcen von Die Geschäftsleitung ist in Zusammenarbeit mit den Abteilungsund dem Fertigungsleiter für die Bereitstellung aller notwendigen materiell-technischen sowie der personellen Ressourcen zuständig, die nach Kundenanforderung erweitert werden können. 6.2 Personelle Ressourcen, Weiterbildung Die Geschäftsleitung und die Abteilungsleiter stellen im Unternehmen sicher, dass alle Tätigkeiten durch qualifiziertes Personal durchgeführt werden. Die jeweiligen Verantwortlichkeiten der Mitarbeiter werden in Stellenbeschreibungen und/oder Arbeitsverträgen festgehalten. Für besondere Aufgaben wie z.B. Datenschutz, QMB, Arbeitssicherheit werden befähigte und geschulte Mitarbeiter berufen. Alle Abteilungsleiter sind angewiesen, die Mitarbeiter laufend über die Einführung oder Änderung von Produkten, Verfahren und organisatorischen Abläufen zu informieren. Der QMB führt Informationsveranstaltungen in Form von Schulungen oder Vorträgen durch, bei denen er über Neuheiten, Erweiterungen und Änderungen des QM-Handbuches und der Verfahrensanweisungen berichtet. Die Geschäftsleitung und die Abteilungsleiter sichern die Personalqualifikation über geeignete interne und externe Schulungsmaßnahmen, Weiterbildungsveranstaltungen bzw. Einarbeitungszeiträume an/mit neuer Technik ab. Dazu stehen den einzelnen Abteilungen entsprechende Budgets zur Verfügung. Ein Schulungsbedarfs- und Qualifizierungsplan sollte in jeder Abteilung durch die Abteilungsleiter geführt und jährlich aktualisiert werden. Der Schulungsnachweis über alle internen und externen Schulungen wird im Sekretariat geführt. Die Qualifizierungsnachweise werden in den Personalakten gesammelt. Eine gezielte Einarbeitung neuer Mitarbeiter wird durch die Vorgesetzten gewährleistet. 6.3 Infrastruktur Die erforderlichen Büro-, Produktionsund Kommunikationseinrichtungen wurden geschaffen und werden regelmäßig durch interne und externe Wartungsarbeiten überprüft (siehe VA8: Messmittel, Wartung von Maschinen und Anlagen) und durch die Einleitung entsprechender Maßnahmen durch die Geschäftsleitung bzw. der Abteilungsleiter u. Maschinenverantwortlichen auf aktuellem Stand gehalten und nach Kundenanforderungen bzw. Eigenbedarf erweitert. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 19 6.4 Arbeitsumgebung Die Arbeitsumgebungen werden durch Geschäftsleitung und Abteilungsleiter überprüft. Es ist ein ESD-Schutz-Beauftragter für die Durchsetzung des ESD-Schutzes in der Fertigung berufen und eine entsprechende Arbeitsanweisung in Kraft gesetzt. Regelmäßig erfolgen Kontrollen zur Durchsetzung des Gesundheits- und Arbeitsschutz durch die Berufsgenossenschaft und den arbeitsmedizinischen bzw. arbeitssicherheitstechnischen Dienst. Ein externes Ingenieurbüro ist mit der Funktion des Sicherheitsbeauftragten für Arbeitssicherheit beauftragt. Notwendige Änderungen zur Erhöhung der Arbeitssicherheit bzw. der Produktqualität werden zeitnah vorgenommen. Mindestens einmal jährlich werden alle Mitarbeiter nachweispflichtig in Form einer zentralenSchulung zum Thema Arbeits- und Gesundheitsschutz qualifiziert. 6.5 Umweltschutz Die GEMAC besitzt kein zertifiziertes Umweltmanagementsystem, arbeitet, besonders im Fertigungsbereich, ISO 14001-konform. Ein Projektingenieur und der QS-Ingenieur aus dem Fertigungsbereich tragen die Verantwortung für Lagerung, Umgang und richtige Entsorgung der chemischen Hilfsstoffe sowie Verpackungsmittel. Bauelemente werden RoHS-konform eingekauft und verwendet. Schonung der Umwelt und sparsamster Umgang mit Ressourcen (Bauelementeträger Bauelemente, Fertigungshilfsstoffe und Energie sowie Verpackungsmaterial) sind Teil unserer Unternehmenspolitik. 7 Produkt- und Dienstleistungsrealisierung 7.1 Planung der Dienstleistungs- und Produktrealisierung Die Akquisition von Kunden bzw. Aufträgen erfolgt durch die GSL, das Produktmarketing, die Entwicklungsingenieure, aber hauptsächlich durch den Vertrieb. Zur Unterstützung bzw. Führung wurde das Produktmarketing nebst Produktmanagern geschaffen. Die hieraus resultierenden Anfragen werden nach einer allgemeingültigen Arbeitsanweisung registriert und von verschiedenen Abteilungen bearbeitet. Die Erstellung von Angeboten erfolgt auf Basis von Kundenwünschen oder Pflichtenheften, der technischen Möglichkeiten des Unternehmens sowie entsprechend schriftlich niedergelegten Risiko- bzw. Machbarkeitsanalysen, um das Potential und die Auswirkung von möglichen Ausfällen oder Fehlern in den Prozessen einzuschätzen. Die Ergebnisse werden verwendet, um Vorbeugungsmaßnahmen zur Minderung erkannter Risiken festzulegen und umzusetzen. Verfahrens- und Arbeitsanweisungen, Dokumentenvorlagen und Checklisten garantieren die erfolgreiche Bearbeitung und regeln ebenfalls die meist abteilungsübergreifenden Zuarbeiten. Fragen zur technischen Realisierbarkeit (Termine, technische Fragen) werden durch die jeweilige Abteilung geklärt. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 20 Für finanzielle und vertragsrechtliche Fragen liegt die Zuständigkeit bei der Geschäftsleitung bzw. dem Vertrieb. Der Fertigungsleiter ist für die Planung der Fertigung und den Einsatz seiner Kapazitäten in Abhängigkeit von der Materialbereitstellung verantwortlich und besitzt das endgültige Terminierungsrecht für die Abarbeitung der Fertigungsaufträge. Der Vertragsabschluss wird durch den verantwortlichen Abteilungsleiter vorbereitet und durch die Geschäftsführung bestätigt. Eine Arbeitsanweisung regelt die Modalitäten im Unternehmen. In der zuständigen Abteilung wird für den Kunden ein Projekt- bzw. Auftragsverantwortlicher benannt, mit dem alle technischen und terminlichen Fragen zu klären sind. Zutreffende Arbeitsanweisungen sind: · · · Arbeitsanweisung Angebotsbearbeitung Arbeitsanweisung Aufträge und Verträge Arbeitsanweisung Risikoanalyse AA-Nr.: 4.6 AA-Nr.: 4.7 AA-Nr.: 1.2 Die Arbeitsanweisung Angebotsbearbeitung gilt sowohl für die Entwicklung als auch für die Fertigung, sofern die Angebote dort bearbeitet bzw. Zuarbeiten für den Vertrieb vorbereitet werden. 7.2 Kundenbezogene Prozesse (siehe auch 5.2) Spezielle Forderungen der Kunden bezüglich Anwendung, Lieferform sowie Verpackung einschließlich der Anforderungen hinsichtlich Verhalten und Tätigkeiten nach der Erbringung der Leistung sind im Vorfeld durch den Vertrieb bzw. den zuständigen Projektverantwortlichen (bei Produkten der Entwicklung) zu klären. Verpackungs- und Liefervorschriften sind gemeinsam abzustimmen. Vom Kunden nicht angegebene Anforderungen, die jedoch für die festgelegten oder beabsichtigen Auswirkungen oder Verhaltensweisen notwendig sind, sind, soweit bekannt, zu ermitteln. Dabei ist immer auf Einhaltung der gültigen Gesetze, Normen und Spezifikationen zu achten. Des Weiteren überprüft der Projektverantwortliche die geforderten Produktionsverfahren und Produktionseinrichtungen, über den Einkauf wird die Beschaffung der geeigneten Bauelemente und Zulieferteile sichergestellt. Die Beistellung von Material durch den Kunden als kostenneutrales Beistellmaterial über ein kundenspezifisches Fremdlager ist möglich. Hierbei trägt der Kunde das volle Risiko für seine bereitgestellten Bauelemente. Über die Bewertungen von Anforderungen in Bezug auf das Produkt und deren Ergebnisse und Folgemaßnahmen werden Aufzeichnungen geführt. Stellt der Kunde keine weiteren Anforderungen an das Produkt, gelten die von unserer Unternehmen vorgegebenen Kundenanforderungen, welche vor der Annahme bestätigt werden. Wenn sich Anforderungen ändern, stellen wir sicher, dass die zutreffenden Dokumente ebenfalls Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 21 geändert und dem zuständigen Personal bekannt gegeben werden. Produktanforderungen sind in den folgenden Unterlagen festgelegt: · · · · · · · Technische Dokumentation, Pflichtenhefte, Kataloge, Bedienungsanleitungen, Internetseiten, Angebote, Lieferverträge. Außerdem werden im Zusammenhang mit neuen, größeren Aufträgen Vorbereitungsmaßnahmen durch die Geschäftsleitung festgelegt, um eine reibungslose Auftragsabwicklung zu gewährleisten. Gegebenenfalls wird mit Auftraggebern, Lieferanten oder Herstellern eine Qualitätssicherungsvereinbarung abgeschlossen. Die Kommunikation mit dem Kunden erfolgt über den Vertrieb bzw. die Projektbearbeiter per Telefon, Telefax und E-Mail oder dem direkten Kundenbesuch. Unsere Produktinformation wie Datenblätter, Produktionsprogramm, Sicherheitsdatenblätter, Internetseiten und Spezifikationen informieren ausführlich über unsere Produkte. 7.3 Entwicklungsplanung, Entwicklung Unsere Entwicklung erfolgt im Allgemeinen empirisch, d.h. dass nach den vorliegenden Anforderungen Muster oder Prototypen hergestellt und solange verbessert werden, bis sie den Anforderungen an das Produkt in optimaler Weise entsprechen. Diese Anforderungen werden in der technischen Dokumentation festgehalten. Entwicklungen werden grundsätzlich als Projekte geplant. Da diese oft abteilungsübergreifende Inhalte haben, wird das Bearbeiterteam unabhängig von Abteilungsgrenzen nach fachlichen Gesichtspunkten zusammengestellt und von einem Projektverantwortlichen geleitet. Die Zuordnung zu einer Abteilung erfolgt nach Aufgabeninhalten. Der Projektleiter ist Ansprechpartner des Kunden und gegenüber der Geschäftsleitung rechenschaftspflichtig. Er ist neben dem fachlichen Engagement insbesondere verantwortlich für die Organisation der Projektarbeit im Team, für die Beseitigung von Konfliktsituationen bei der Bearbeitung, für die Abschätzung von Risiken sowie für das Kosten- und Zeitmanagement. Zu jedem Projekt wird vom Projektverantwortlichen ein Projektordner geführt, in dem alle wesentlichen Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 22 Aufzeichnungen zum Projekt, zur Risikoanalyse, zur Planung und zum Fortschritt des Projektes schriftlich niedergelegt sind. Der Bearbeitungsablauf von Entwicklungsprojekten ist durch folgende Verfahrensanweisungen geregelt: · · · · Arbeitsanweisung ASIC-Entwurf Arbeitsanweisung Hardware-Entwicklung Arbeitsanweisung Software-Entwicklung Arbeitsanweisung Übergabe Projekte an die Fertigung/Schnittstelle Entwicklung - Fertigung AA-Nr.: 5.2 AA-Nr.: 5.3 AA-Nr.: 5.4 AA-Nr.: 5.5 Der Projektinhalt bestimmt, welche Verfahrens- und Arbeitsanweisungen während der Bearbeitung zu beachten sind. Für die Recherche und Einhaltung der aktuellen gesetzlichen Regelungen, Normen und Vorschriften sind jeweils die Projektverantwortlichen und Abteilungsleiter zuständig. Die wichtigsten Normen werden mit dem E-MailAktualisierungsdienst des Beuth-Verlages überwacht. Größte Sorgfalt wird auf die Erarbeitung einer mit dem Auftraggeber abgestimmten Spezifikation des Aufgabeninhaltes verwendet, die neben Zeit und Kosten insbesondere auch die fachlichen Parameter des Projektes konkret benennt und, wenn möglich, auch die Einsatzumgebung für das Endprodukt mit beschreibt. Bei umfangreicheren Projekten ist es meist sinnvoll, das eigentliche Projekt mit einer Vorstudie zur Marktsituation, den technischen Möglichkeiten, Lösungen von Wettbewerbern uva. zu beginnen. Die Validierung der Produkte muss vor Auslieferung abgeschlossen sein, zu jedem Produkt wird eine Produktdokumentation mit festen Regeln für Anwendung und Gebrauch angefertigt. Für medizinische Geräte ist eine dokumentierte kontinuierliche Risikobewertung aus Entwickler- und Anwendersicht mit eingeleiteten Massnahmen und deren Überprüfung immer notwendig. Die technischen Anforderungen für eine Änderung bestehender Produkte oder für die Entwicklung eines neuen Produktes werden von der Geschäftsleitung oder einem/-r von ihr beauftragten Mitarbeiter/-in erfasst und in Form einer technischen Dokumentation (Pflichtenhefte, Handbücher, Datenblätter, Prüfanweisungen, Montage – Prüf- und Arbeitsanweisungen uva.) dokumentiert. In der technischen Dokumentation werden die Sicherheitsaspekte gesondert aufgenommen. Es beinhaltet eine Abschätzung der zu erwartenden Zahlen, Entwicklungszeiten, der Tests und Testverfahren, eine Risikobeurteilung, zugrundeliegende Normen, die Kosten für eventuell erforderliche Werkzeuge oder Vorrichtungen sowie die durchzuführenden Preisund Terminvorstellungen. Auf der Basis dieser Angaben entscheidet die Geschäftsleitung, ob das Projekt weiter verfolgt werden soll. Die Forderungen der interessierten Parteien werden bei der Ermittlung der Entwicklungseingaben einbezogen. Zwischenergebnisse der Entwicklung werden schriftlich nach Ergebnissen, Vorgaben, Annahmekriterien und Merkmalen des Produktes bewertet. Die Ergebnisse gehen in die technische Dokumentation ein. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 23 Die Geschäftsleitung legt fest, in welchem Umfang ein Entwicklungsprojekt bewertet wird. An Entwicklungsbewertungen nehmen alle Personen teil, welche aktiv am Entwicklungsprozess beteiligt sind. Bei Bedarf werden auch externe Fachleute eingebunden. Nach einem positiven Prüfergebnis gibt die Geschäftsleitung das Projekt frei. Bei kleineren Projekten, erteilt sie die Befugnis zur Freigabe. Die Verifizierung des Entwicklungsergebnisses ist die Prüfung der Übereinstimmung der Entwicklungsvorgaben mit dem Entwicklungsergebnis bzw. die Übereinstimmung der Dienstleistung mit den Vorgaben. Diese Prüfung wird in der technischen Dokumentation beschrieben und dokumentiert. In der Regel werden die Meilensteine bei Auftragsentwicklungen vorgegeben. Diese Meilensteine werden, wenn notwendig mit dem Kunden besprochen und abgestimmt. Die GEMAC schließt Validierungen immer vor der Auslieferung des Produktes ab. Ist dies aufgrund einer notwendigen Montage / Installation nicht möglich, validieren wir die Produkte vor Ort. Eine Übergabe, findet erst im Anschluss an die Installation und Validierung des Produktes statt. Um die Qualität des Produktes zu untermauern, werden ergänzende Prüfungen (auch in der laufenden Serie) durchgeführt. Neue Produkte und Dienstleistungen werden von vertrauenswürdigen und fachlich kompetenten Kunden getestet. Die Testergebnisse werden in den Entwicklungsunterlagen festgehalten. Möchte der Kunde auftrags- bzw. entwicklungsbezogen eine eigene Validierung durchführen, wird er mit den möglichen Mitteln unterstützt. Die Testeinrichtungen und Personen werden jeweils durch die Geschäftsleitung bestimmt. Das Testverfahren muss in jedem Falle schriftlich dokumentiert werden. Bevor die Produktion beginnt, wurden benannten Stelle (Zertifizierer) die Entwicklungsunterlagen zur Entwurfsmusterprüfung vorgelegt (Kennzeichnung CE). Produkte der laufenden Serie werden regelmäßig vom Endverbraucher, falls er sich zur Verfügung stellt, getestet. Tests bzw. Prüfungen, die der Kunde bei auftragsbezogener Entwicklung wünscht, werden nach Absprache des Kunden durchgeführt. Beinhalten die Tests / Prüfungen erhebliche Kosten, klärt die Geschäftsleitung mit dem Kunden ab, wer der Träger ist. Ein enger Kontakt zum Auftraggeber/Kunden während der gesamten Bearbeitungsphase ist eine wichtige Voraussetzung für einen erfolgreichen Projektabschluss. Der Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 24 Projektabschluss erfolgt durch Übergabe der vereinbarten Leistung und der gemeinsamen Unterzeichnung eines entsprechenden Protokolls (Ausnahme nur Lieferschein / Rechnung). Entwicklungs- und Dienstleistungsänderungen werden wie neue Entwicklungsprojekte behandelt. Falls vorgesehen wird auch ein neuer Prototyp / ein neues Pilotprojekt erstellt. In der dazugehörigen technischen Dokumentation wird der Anlass der Änderung eines bestehenden Produktes / Dienstleistung erläutert. Entwicklungsänderungen werden gekennzeichnet, dokumentiert und gelenkt. Dies schließt die Bearbeitung der Auswirkungen der Änderungen auf wesentliche Bestandteile und gelieferte Produkte ein. Die Änderungen werden, soweit angemessen, verifiziert und validiert sowie vor ihrer Verwirklichung genehmigt. Bei jeder Entwicklungsänderung bewerten wir die Auswirkungen von Änderungen auf die Serienfertigung, Bestandteile, Gebrauchsanweisungen usw.. Die Auswirkungen auf bereits ausgelieferte Produkte (z. B. Ersatzteillisten) werden ebenfalls bewertet. Die Geschäftsleitung legt fest, in welchem Umfang ein Entwicklungsprojekt bewertet wird. An Entwicklungsbewertungen nehmen alle Personen teil, welche aktiv am Entwicklungsprozess beteiligt sind. Bei Bedarf werden auch externe Fachleute eingebunden. Nach einem positiven Prüfergebnis gibt die Geschäftsleitung das Projekt frei. Bei kleineren Projekten, erteilt sie die Befugnis zur Freigabe. Nach einem positiven Prüfergebnis gibt die Geschäftsleitung das Produkt zur Serienfertigung frei. Dienstleistungen werden nach positiver Validierung freigegeben. Bei kleineren Projekten erteilt die Geschäftsleitung die Befugnis zur Freigabe. Die Sicherung aller wichtigen Daten in allen Bearbeitungsphasen auf Dokumentationsbasis und technischer Datensicherung bietet die Gewähr, dass Folgearbeiten ohne Zeit- und Datenverlust weitergeführt werden können. 7.4 Beschaffung, Produktion, Dienstleistungserbringung In der Elektronikfertigung des Unternehmens wird nach Aufträgen bzw. Fertigungslosen gearbeitet. Für jeden Auftrag wird ein vollständiger Unterlagensatz und für jedes Fertigungslos ein Produktionsauftrag im ERP-System (Durchlaufformular) erstellt. Mit den Daten im ERP-System, der Seriennummernzuordnung und der Chargenverwaltung vom Wareneingang über Materialbereitstellung, den Fertigungsprozess bis zum Warenausgang sowie den Hinweisen auf dem Durchlaufbogen sind alle qualitätsrelevanten Daten der Fertigung rückverfolgbar. Organisiert ist die Fertigung nach den Arbeitsbereichen Arbeitsvorbereitung, Bereitstellung/Bauelementelager, Beschaffung/Einkauf, Warenein- Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 25 und -ausgang, Fertigung sowie Fertigungssteuerung/Technologie. In Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sind die Verantwortlichkeiten und das Zusammenspiel der verschiedenen Arbeitsbereiche festgelegt. Folgende Verfahrensanweisungen regeln Organisation und Verantwortlichkeiten in der Fertigung: · Verfahrensanweisung Auftragsbearbeitung / Beschaffung / Lagerung VA-Nr.: 4 · Verfahrensanweisung Fertigung und Versand VA-Nr.: 6 · Verfahrensanweisung Lenkung fehlerhafter Leistungen und Produkte VA-Nr.: 7 · Verfahrensanweisung Messmittel, Wartung von Maschinen und Anlagen VA-Nr.: 8 Die Integration der Materialbeschaffung, eine langfristige vertrauensvolle Zusammenarbeit mit Leiterplattenherstellern sowie die Leiterplattenentflechtung im eigenen Haus garantieren eine schnelle und qualitätsgerechte Fertigung. Die Auswahl der Zulieferer für Bestückungskomponenten und sonstiger Fertigungsmaterialien erfolgt ausschließlich nach Qualitäts- und Zuverlässigkeitsgesichtspunkten. Die Auswahl wird regelmäßig in Richtung Qualität der Bauelemente und Lieferzuverlässigkeit überprüft. Im Fertigungsablauf implementiert sind Sichtkontrollen und die optische Überprüfung mittels verschiedener Bildverarbeitungssysteme sowie die regelmäßige Überwachung qualitätsrelevanter Fertigungsschritte durch die Technologie. Bei dem überwiegenden Anteil der Baugruppen bzw. Geräte erfolgt nach Vereinbarung mit dem Kunden eine elektrische Endprüfung. Die ständige Auswertung der durch das innerbetriebliche Qualitätssystem entdeckten Fehler sowie eine regelmäßige Auswertung aller Kundenreklamationen sind wichtige Voraussetzungen für ständige Qualitätsverbesserungen im Fertigungsbereich. Nicht unwesentlich tragen hierzu folgende Maßnahmen bei: · · · Alle Mitarbeiter der Fertigung verfügen über eine nachweisbare Qualifikation (Ingenieur, Techniker, Facharbeiter). In Schwerpunktbereichen (z.B. Löten) werden die Mitarbeiter regelmäßig durch den Besuch von Lehrgängen bzw. innerbetrieblichen Schulungen (Organisation durch Fertigungsleiter) fortgebildet. In der Fertigung findet die innerbetriebliche Weiterbildung nach Schwerpunkten (Auswertung Fehler im Produktionsprozess) statt. Die Nutzung und der ständige Ausbau der Möglichkeiten des ERP-Systems „proAlpha“ sind Grundlage einer pünktlichen qualitätsgerechten Fertigung und Lieferung mit steigendem Ausstoß von Erzeugnissen bzw. bestückten Leiterplatten. Mit der Arbeitsanweisung „Kennzeichnungen – AA-Nr.: 6.10“ sind verbindliche Regeln zur eindeutigen Kennzeichnung von Projekten, Aufgaben, Produkten und Materialien im Unternehmen vorgeschrieben. Damit wird gewährleistet, dass Verwechslungen und die Verwendung überholter Daten vermieden sowie die Rückverfolgbarkeit garantiert werden. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 26 Über die Chargenverwaltung des ERP-Systems ist eine Rückverfolgung der eingesetzten Bauelemente vom Wareneingang bis zur Fertigstellung möglich. Sonderbeschaffungen von Bauelementen erfolgen nur mit schriftlicher Freigabe des Auftraggebers bei voller Risikoübernahme durch den Auftraggeber. Für die Produktion medizinischer Baugruppen dürfen nur Bauelemente von ausgewählten und zertifizierten Lieferanten (keine unsicheren Quellen bzw. Sonderbeschaffungen) verwendet werden. 7.5 Lenkung von Überwachungs- und Messmitteln Prüfmittel, Messmittel sowie Prüfvorrichtungen, die für Prüfzwecke benutzt werden, müssen regelmäßig überwacht werden. Damit wird bewirkt, dass eine dem Verwendungszweck entsprechende Genauigkeit und Zuverlässigkeit innerhalb der zulässigen Grenzen bleibt und eine erneute Kalibrierung rechtzeitig erfolgt. Alle Prüfmittel sind in Klassen eingeteilt und werden entsprechend der Klassifizierung in Verantwortung des Messmittelverantwortlichen überprüft bzw. durch ein zugelassenes Unternehmen kalibriert (siehe VA-Nr.: 8 Messmittel, Wartung von Maschinen und Anlagen). Prüfmittel, die von Lieferanten bezogen oder von der GEMAC selbst hergestellt werden, unterliegen vor ihrem ersten Einsatz einer Freigabeprüfung und Registratur in der Messmitteldatenbank. Eine Sichtprüfung hinsichtlich Kennzeichnung und Beschädigung und eine Erstkalibrierung werden durchgeführt. Werden dabei fehlerhafte Prüfmittel festgestellt, so werden diese repariert und neu kalibriert bzw. durch neue ersetzt. 7.6 Identifikation und Rückverfolgbarkeit Wir bestimmen bereits im Wareneingang die Kennzeichnung und den weiteren Umgang mit allen angelieferten Teilen bzw. Bauelementen. Rückverfolgbare Bauelemente werden hier mit einer Chargennummer versehen, die über das ERP-System im Hause GEMAC nachvollziehbar ist. Produkte und zugehörige Unterlagen werden über alle Phasen der Produkt- und Dienstleistungsrealisierung im ERP-System, beginnend beim Lieferanten über den Wareneingang, Lager, Bereitstellung, Fertigung, Dienstleistung beim Kunden bis zur Auslieferung über Rückmeldenummern, Seriennummern usw. gekennzeichnet, dass eine eindeutige Identifizierung, Zuordnung zu entsprechenden Unterlagen und somit die Rückverfolgbarkeit gegeben ist. Dienstleistungen müssen bei Bedarf rückverfolgt werden können.. Die Rückverfolgbarkeit muss gegeben sein, um eventuelle Reklamationen zuordnen und eine gezielte Fehlereingrenzung und Fehlerbehebung durchführen zu können. Es entsteht eine sogenannte Produktakte. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 27 7.7 Eigentum des Kunden Der Kunde stellt eigene Produkte in unserem Hause aus folgenden Gründen zur Verfügung: · zur Reparatur, · zur Garantieleistung, · zur weiteren Verarbeitung im Fertigungsprozess als kostenneutrales Beistellmaterial über ein kundenspezifisches Fremdlager (hierbei trägt der Kunde das volle Risiko für Auswahl und Funktion seiner bereitgestellten Bauelemente). Eingangsprüfung Der Wareneingang ist für die Eingangsprüfung bereitgestellter Produkte zuständig. Er hat die Lieferungen auf Übereinstimmung mit den Lieferpapieren und Informationen aus dem Einkauf, Vertrieb oder der Entwicklung hinsichtlich Identität, Menge und möglicher Beschädigungen zu überprüfen. Bei Abweichungen dokumentiert der Bearbeiter dies im ERP-System, sperrt das Produkt und leitet die Dokumentation an den Vertrieb, Einkauf oder an die Reklamationsbearbeitung weiter. Diese informieren den Kunden und klären das Problem. Kennzeichnung und Lagerung Der/die Mitarbeiter/-in, der den Wareneingang bearbeitet, ist für eine ordnungsgemäße Kennzeichnung mittels Etikett und rundem Aufkleber sowie die sachgemäße Lagerung zuständig. Die Produktionsleitung beauftragt Helfer zum Abholen der Ware aus dem Lager und für den Transport zum Einsatzbereich. Bei Verlust oder Beschädigung ist ebenfalls zu dokumentieren. Der Kunde ist durch die Geschäftsleitung oder den Vertrieb entsprechend zu informieren. Die Verwaltung von Kundeneigentum erfolgt über das ERP-System. 8 Messung, Analyse und Verbesserung 8.1 Überwachung und Messung Die Kundenzufriedenheit wird durch das direkte Gespräch mit den Kunden als auch über die Reklamationsauswertung überwacht. Dafür verantwortlich sind die Geschäftsleitung und der Vertrieb, aber auch alle Mitarbeiter, die direkt mit unseren Kunden zusammenarbeiten. Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 28 Die Wirksamkeit des QMS wird durch die Geschäftsleitung und durch interne Audits beurteilt und kontinuierlich verbessert. Interne Audits werden in allen Abteilungen und der Fertigung durchgeführt. Häufigkeit und Schwerpunkte werden unter Berücksichtigung der Bedeutung und Funktion betroffener Entwicklungsleistungen und Produkte und der Wichtigkeit von Tätigkeiten und Verfahren festgelegt. Die Planung berücksichtigt, dass alle Abteilungen und alle Abschnitte des QM-Handbuches einmal in drei Jahren beurteilt werden. Der AuditJahresplan wird von der Geschäftsleitung genehmigt. Audits werden vom QMB und / oder der Geschäftsleitung durchgeführt, der in dieser Funktion zur Unabhängigkeit verpflichtet ist. Die Audit-Ergebnisse werden in einem Protokoll (Audit-, Dienstberatungs- oder Beratungsprotokoll dokumentiert, festgestellte Abweichungen werden erfasst, Maßnahmen zu deren Behebung vorgeschlagen und festgelegt. Die Wirksamkeit der Korrekturmaßnahmen wird vom QMB zu definierten Terminen nachgeprüft (Nutzung einer zentralen QM-To-Do-Datei). Die in den technischen Unterlagen dokumentierten Qualitätsmerkmale müssen im Verlauf der Entwicklung bzw. Fertigung eingehalten und nachgewiesen werden. Zu bestimmten Abschnitten sind deshalb Prüfungen festzulegen. Diese richten sich nach der Bedeutung der Produkte oder Entwicklungsleistungen, nach der Funktion, dem Grad der Beherrschung der anzuwendenden Fertigungsverfahren und der Komplexität der Produkte. Grundlage für Prüfungen sind Checklisten, produktbezogene Prüfanweisungen und technische Unterlagen, die kundenbezogen anzupassen sind. 8.2 Fehlerhafte Produkte und Leistungen Treten während einer Auftragsabwicklung bzw. der Fertigung QM-Probleme auf, ist der zuständige Abteilungsleiter sofort zu benachrichtigen. Dieser legt in seinem Verantwortungsbereich Sofortmaßnahmen zur Abstellung fest und informiert den QMB und die Geschäftsleitung. Für die Ergreifung von Sofortmaßnahmen beim Auftreten von Problemen in der Fertigung existiert die Arbeitsanweisung AA-Nr.: 6.12. Qualitätsmanagementhandbuch 8.3 KorrekturVerbesserung und Vorbeugungsmaßnahmen, Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 29 Datenanalyse und Reklamationen in der Fertigung und zu eigenen Produkten werden durch einen Sachbearbeiter sofort bearbeitet und im ERP-System (Call-Verwaltung) dokumentiert. Monatlich werden die Reklamationen nach Schwerpunkten / Kategorien verdichtet und in den Abteilungen ausgewertet. Alle veranlassten Maßnahmen werden festgehalten und ihr Vollzug geprüft.. Die Arbeitsanweisungen AA-Nr.:7.2 bis 7.3 beschreiben die Verfahren zur Feststellung, Beurteilung, Weiterbehandlung und Dokumentation der Qualitätsabweichungen (Reklamationen, Mängel) bei Produkten und Entwicklungsleistungen. Qualitätsabweichungen sowie Fehlerursachen werden im Warenwirtschaftssystem durch die beauftragten Mitarbeiter (im Regelfall Fertigungsmitarbeiter oder Projekt- / Abteilungsleiter) festgehalten und bearbeitet. Es wird ein 8-D-Report erstellt, der im DMS des ERP-Systems abgelegt wird. Fehlerhafte Produkte können nachgebessert werden, wenn sichergestellt wird, dass sie den Anforderungen des Originals entsprechen und diese nach der Reparatur entsprechend verifiziert werden. Treten während der Auftragsplanung, Entwicklung, Beschaffung, Produktion und Prüfung Fehler auf, die qualitätsmindernd wirken, sind Korrekturmaßnahmen einzuleiten, um eine Wiederholung von Fehlern und Ausfällen zu verhindern. In den wöchentlichen Dienstberatungen aller Ebenen werden auftretende QM-Probleme angesprochen, bearbeitet und gemeinsam Lösungswege gesucht. Ziel formulieren Prozess fortführen Probleme sammeln Qualitätsverbesserung Wirksamkeit kontrollieren Ursachen analysieren Korrekturen planen und durchführen Lösungen finden 9 Anhang 9.1 Verzeichnis der Qualitätsmanagement-Prozessbeschreibungen, Verfahrens-, Arbeitsanweisungen und Checklisten Für den allgemeinen Betriebsablauf existieren in der GEMAC QM-Prozessmodelle, Verfahrens- und Arbeitsanweisungen sowie allgemeine Organisationsanweisungen. Diese sind für alle Mitarbeiter über das DMS (Dokumentenmanagementsystem) verfügbar. Die aufgeführten Dokumente werden beim QMB geordnet gesammelt. Eine Weitergabe an Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 30 Dritte ist nicht vorgesehen, da es sich zum größten Teil um interne Organisationsdokumente handelt, die nur für den Dienstgebrauch zu nutzen sind. Gern senden wir Ihnen auf Anforderung eine Dokumentenübersicht zu. Die Zuordnung der Abschnitte des Handbuches bzw. der Verfahrens- u. Arbeitsanweisungen zur Normreferenz DIN EN ISO 9001:2008 / ISO DIN EN ISO 13485 befindet sich im Inhaltsverzeichnis der Arbeits- und Verfahrensanweisungen beim QMB. 9.2 Abkürzungen Abkürzung AA Abt AL ALG ASIC AG AV BC BE BET bzw. BG / BGR CI CL DMS DNS DV EDV EGR EGB EMV ERP ESD FL F GA GFR, GF HB AL GSL I IT K LP M Bezeichnung Arbeitsanweisung Abteilung Abteilungsleiter Allgemein (im Sinne allgemeines Dokument) Anwendungsspezifischer Integrierter Schaltkreis Auftraggeber Auftragsvorbereitung Buchhaltung/Controlling Bauelement Bauelementeträger beziehungsweise Baugruppe Corporate Identity Checkliste Dokumenten-Management-System Domain Name Service Dokumentenvorlage EDV-Abteilung Entwicklungsgruppe Elektro-statisch gefährdete Bauelemente Elektromagnetische Verträglichkeit Enterprise-Resource-Planning (von ERP - System) electo-static-discharge Fertigungsleiter Fertigung Projektgutachter Geschäftsführer Handbuch Abteilungsleiter Geschäftsleitung Information Informationstechnik / Informationstechnologie Kontrolle Leiterplatte Mitarbeit Qualitätsmanagementhandbuch Abkürzung MA MS PA PC PI PRM PV QMB QMS QM QS RV S UPS usw. V VA VL WE WA Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 31 Bezeichnung Mitarbeiter Microsoft Produktionsauftrag Personalcomputer Projektingenieur Prozessmodell Projektverantwortlicher Qualitätsmanagementbeauftragter des Unternehmens Qualitätsmanagementsystem Qualitätsmanagement Qualitätssicherung Rückverfolgbarkeit Sekretariat United Parcel Service und so weiter Verantwortlich (für die Ausführung der jeweiligen Tätigkeit) Verfahrensanweisung Vertriebsleiter Wareneingang Warenausgang 9.3 Ausschlüsse zur Norm DIN EN ISO 13845:2010 Für unser Unternehmen definieren wir folgende Punkte aus der Norm DIN EN ISO 13485:2010 als nicht zutreffend: · · · · · · · 7.5.1.2 Lenkung der Produktion und Dienstleistungserbringung – Besondere Anforderungen 7.5.1.2.1 Sauberkeit von Produkten und Beherrschung der Kontamination 7.5.1.2.2 Tätigkeiten bei der Installation 7.5.1.2.3 Tätigkeiten zur Instandhaltung 7.5.1.3 Besondere Anforderungen für sterile Medizinprodukte 7.5.2.2 Besondere Anforderungen für sterile Medizinprodukte 7.5.3.2.2 Besondere Anforderungen für aktive implantierbare Medizinprodukte und implantierbare Medizinprodukte 9.4 Kopie des aktuellen QM - Zertifikats Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 32 Qualitätsmanagementhandbuch Ausgabe: Revision: Seite: 4 05 33