pavone sales 5.5

Was ist neu?
PAVONE SALES 5.5
eine Lösung auf Basis des PAVONE Espresso Framework
PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
1.
NEUE SUCHFUNKTION ........................................................................................... 3
2.
E-MAIL BENACHRICHTIGUNG FÜR 'ZUR KENNTNISNAHMEN' ............... 3
3.
KATEGORISIERUNG................................................................................................ 4
4.
ANSCHRIFTENFORMELN IN MEHREREN SPRACHEN ................................. 4
5.
NEUE INSTALLATIONSDATENBANK ................................................................. 5
6.
USER INTERFACE..................................................................................................... 5
7.
ALLGEMEINE EINSTELLUNGEN......................................................................... 5
8.
PERSÖNLICHE EINSTELLUNGEN ....................................................................... 6
9.
KONFIGURATION..................................................................................................... 7
10.
HINZUFÜGEN VON ORGANISATIONSEINHEITEN .................................... 8
11.
PAVONE PROCESSVIEWER............................................................................... 8
12.
AD HOC WORKFLOW DEFINITIONEN ........................................................... 8
13.
PROGRAMMIERTE EVENTS.............................................................................. 9
14.
ANSICHTEN ADRESSEN UND ADRESSEN NACH KLASSEN ................... 10
ADRESSEN ......................................................................................................................... 10
ADRESSENLISTE ................................................................................................................. 11
UMFANGREICHE ADRESSENLISTEN HANDHABEN .............................................................. 12
ADRESSZUORDNUNG ......................................................................................................... 12
15.
BRIEFASSISTENT................................................................................................ 13
16.
SERIENBRIEFE .................................................................................................... 17
NOTES SERIENBRIEFE ....................................................................................................... 17
SERIEN E-MAIL ................................................................................................................. 19
OFFICE-SERIENBRIEFE ...................................................................................................... 20
17.
SYNCHRONISATION .......................................................................................... 21
18.
OFFICE DOKUMENTE ....................................................................................... 22
19.
ZUGRIFF................................................................................................................ 22
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Mit der flexiblen, branchenübergreifenden Lösung PAVONE Sales 5.5 gewährleisten Sie die Effizienz
bei den täglich anfallenden Aufgaben im prozessgesteuerten Kundenmanagement. Der systematische
Ausbau sowie die gezielte und konsequente Pflege von Kundenbeziehungen garantiert eine ideale
Ausgangsposition für die sich schnell ändernden Herausforderungen des Vertriebsmanagements. Im
Folgenden werden die neuen Highlights der PAVONE Sales 5.5 dargestellt. Beachten Sie bitte, dass
sich aufgrund der Übernahme von PAVONE Enterprise Office 5.5 Funktionen in PAVONE Sales
5.5, die Beschreibungen ab dem Punkt 6 (Userinterface, Seite 5) mit dem Was ist Neu Dokument von
PAVONE Enterprise Office 5.5 decken.
1. Neue Suchfunktion
Eine neue Suchfunktion erlaubt es komfortabel und effektiv anhand diverser Suchkriterien nach
Dokumenten oder nach Adressen suchen zu können. So kann der Benutzer schnell auf Basis von
Kunden- oder Vertriebsdaten nach den Hauptadressen suchen, die den jeweiligen Kunden- bzw.
Vertriebsdokumenten zugeordnet sind. Die Suchfunktion findet die Dokumente über den
Volltextindex und stellt sie in einem Ordner zur Verfügung. Ein Lotus Notes Entwickler kann die
Suchmaske sehr einfach erweitern, um kundenspezifische Wünsche ohne großen Aufwand zu erfüllen.
2. E-Mail Benachrichtigung für 'Zur Kenntnisnahmen'
Neben den Workflow Aufgaben hat der Anwender nun die Möglichkeit eine Liste aller 'Zur
Kenntnisnahmen' sich periodisch zuschicken lassen. Bislang konnte sich jeder Benutzer täglich seine
neuen oder alle Workflow Aufgaben per E-Mail zuschicken lassen. So war er nicht gezwungen,
sämtliche Datenbanken, auch mit denen er nicht täglich arbeitet, nach neuen Aufgaben zu
durchsuchen. Diese sehr hilfreiche Funktion wurde nun auch auf Dokumente erweitert, die zur
Kenntnis genommen werden sollen.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
3. Kategorisierung
Die Kategorisierung erlaubt auch gleichzeitig mehrere Dokumente zu bearbeiten und Kategorien
zuzuweisen. In einem Schritt nun auch gleichzeitig mehrere Kategorien ausgewählt und den
Dokumenten zugeordnet werden. Hierdurch wird die Verwaltung der Kategorien noch einfacher und
flexibler.
4. Anschriftenformeln in mehreren Sprachen
Zusätzlich zu den deutschen Anschriftenformeln können für die englische Korrespondenz auch
englische Anschriftenformeln automatisch erstellt werden.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
5. Neue Installationsdatenbank
PAVONE Sales 5.5 wird mit einer neuen Installationsdatenbank ausgeliefert. Diese sorgt dafür, dass
die zugehörigen Datenbanken sowie die Lösung PAVONE Workflow Collection vorkonfiguriert, in
wenigen leicht durchführbaren Schritten installiert werden.
Darüber hinaus wurden die neuen Funktionen der ASP zertifizierten Lösung PAVONE Enterprise
Office 5.5, die nun erläutert werden, in PAVONE Sales übernommen.
6. User Interface
Zahlreiche Neurungen im User Interface verstärken in hohem Maße die Bequemlichkeit und
Benutzerfreundlichkeit
von
PAVONE
Sales.
Die
Dialogboxen
in
den
verschiedenen
Anwendungsgebieten (Bürokommunikation, Adressmanagement, Korrespondenzmanagement und
Workflow Management) wurden in ihrer Anzahl erheblich reduziert und durch übersichtliche Register
transparenter und einfacher gestaltet. Eine größere Schriftart optimiert zusätzlich die Anwendung von
PAVONE Sales auf Apple Macintosh Rechner. Als besonders anwendungsfreundlich erweist sich auch
der direkte Zugriff auf die konfigurierte Hilfe-Datenbank, die über die Hilfe Aktion oder mittels der
<F1> Taste in allen Dokumenten in der PAVONE Sales aufgerufen werden kann. Eine weitere
Veränderung im User Interface ist die Verfärbung der Aktionsleiste, sobald der Benutzer die Aktion
wählt oder mit der Maus über das Symbol fährt.
7. Allgemeine Einstellungen
Die 'Allgemeinen Einstellungen' haben in der neuen Version von PAVONE Sales an Bedeutung
gewonnen. Technisch gesehen basieren diese nicht mehr auf einem 'Lotus Notes Profil
Dokument', sondern auf einem einfachen Lotus Notes Dokument. Ersteres wird von Lotus Notes
unter Umständen einfach gelöscht und erweist sich somit als sehr instabil. Für den Administrator
bedeutet das, dass die Allgemeinen Einstellungen wie alle anderen Einstellungs- und
Konfigurationsdokumente in der Ansicht 'Administration\Einstellungen' zu finden sind.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
In den allgemeinen Einstellungen kann der Benutzer nun auf einfache Weise eine Vielzahl von
Einstellungen zentral vornehmen, die in den vorherigen Versionen an verschiedenen „Stellen“ der
Datenbank durchgeführt wurden. Diese werden im Folgenden anhand der einzelnen Registerblätter
dargestellt.
Registerblatt 'Workflow': Zusätzlicher Punkt 'Frei wählbare Workflow Stati', bei dem die
Vorschlagsliste für frei wählbare Workflow Stati definiert wird. In der Version 5 erschien die Liste als
Parameterliste unter dem Namen Status in der 'PAVONE Settings Database'.
Registerblatt 'Adresse': Festlegung von sämtlichen Vorgabelisten für das Adressdokument. In der
Version 5 wurden diese als Parameterlisten in der 'PAVONE Settings Database' definiert. Die
Verlagerung der Vorgabenlisten von der 'PAVONE Settings Database' in die 'Allgemeinen
Einstellungen' erweist sich als sinnvolle Vereinfachung und verschafft zusätzlich dem Benutzter die
notwendige Übersichtlichkeit.
Im Registerblatt 'Adresse' nun zusätzlich Funktionen genutzt werden, die eine Parameterliste nicht
bietet.
Man unterscheidet folgende Unterregister:
- Anschrift:
- Sprache:
- Titel & Position:
- Land:
- Bundesland:
- Anrede:
- Korrespondenz
Registerblatt 'Brief' : Festlegen von Auswahllisten für den Brief.
Man unterscheidet folgende Unterregister:
-
Anschrift:
Festlegen
der
Auswahlliste
für
'Sendungsart,
Versendungsform
und
Vorausverfügung' in der Anschrift.
- Bemerkungen & Anlagen: Auswahllisten für die gleichnamigen Punkte.
Registerblatt 'Papierkorb': Festlegung, wann gelöschte Dokumente auch physikalisch aus der
Datenbank entfernt werden.
Registerblatt 'Hilfe': Eingabe der Replik-ID der Hilfedatenbank. Werden die 'Allgemeinen
Einstellungen' neu erstellt, so erhält man bereits sinnvolle Vorgabewerte für die entsprechenden
Felder.
8. Persönliche Einstellungen
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Die persönlichen Einstellungen können jetzt schnell und direkt vom 'Standard Navigator' aufgerufen
werden.
Im
Registerblatt
'Automatische
Benachrichtigung'
wurde
der
Abschnitt
'Periodische
Benachrichtigung per Agent' überarbeitet. Dokumente 'Zur Kenntnis' werden nicht mehr
berücksichtigt. Die Optionen 'To Dos in Maildatenbank anlegen und abgleichen' und 'Aufgaben
per E-Mail verschicken' können nun auch gleichzeitig gewählt werden.
In der persönlichen Ansicht 'Aufgaben aktuell' kann jeder Benutzer seine Aufgaben nun auch
manuell mit der Mail Datenbank abgleichen. Er kann die Operationen sofort ausführen, die ansonsten
der Agent periodisch durchführen würde. Beide Methoden schließen sich nicht gegenseitig aus.
Beim 'Verschicken per E-Mail' kann die Aufgabenliste immer zugesandt werden, wenn mindestens
eine Aufgabe vorhanden ist und nur bei neu hinzugekommenen Aufgaben.
Im Registerblatt 'Brief' kann man nun Einstellungen für 3 Alternativen vornehmen, die man beim
Erstellen eines neuen Briefs innerhalb des Assistenten auswählen kann.
Im neuen Registerblatt 'E-Mail' kann man eine Unterschrift für E-Mails, definieren. Diese Unterschrift
ersetzt die Unterschrift, die man in der Notes Mail Datenbank einstellen kann.
9. Konfiguration
In der 'Persönlichen Konfiguration' und der 'Allgemeinen Konfiguration' kann nun eine
Hilfedatenbank konfiguriert werden. Der Zugriff auf die Agenten Protokoll Datenbank erfolgt jetzt
über die Replik-ID, die man in den 'Allgemeinen Einstellungen' eingibt. So ist es auch möglich, die
Agenten Protokoll Datenbank auch für lokale Tests zu nutzen.
Die Aktion 'Kopieren', mit der man Dokumente in die interne Zwischenablage kopiert, findet man in
den Ansichten nun nicht mehr als separate Aktion, sondern als Unterpunkt 'Kopieren in interne
Zwischenablage' des 'Werkzeug' Menüs.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
10. Hinzufügen von Organisationseinheiten
Das Hinzufügen von Organisationseinheiten ist in der Version 5.5 einheitlich gestaltet. Der Benutzer
kann wählen, wie er Personen und Teams auswählen möchte (Lotus Domino Verzeichnis, PAVONE
Organisation Database, Favoritenliste, Manuell, Standard Vorgaben). Das manuelle Hinzufügen erlaubt
es, gewünschte Namen auch nur teilweise einzugeben, die dann automatisch ergänzt werden.
11. PAVONE ProcessViewer
Der PAVONE ProcessViewer dient zur besseren Orientierung des einzelnen Bearbeiters als Beteiligter
von umfangreichen Geschäftsprozessen. Er ist ein wichtiger neuer Bestandteil der PAVONE
Enterprise Office. Jeder Workflow Bearbeiter kann aus dem Workflow Dokument heraus den
ProcessViewer starten, und sich so Überblick über den aktuellen Stand des laufenden Workflows
verschaffen. Darüber hinaus zeigt der ProcessViewer die aktuelle Aufgabe des Benutzers in der grafisch
dargestellten Prozessdefinition. Die Abfolge der bereits abgearbeiteten Workflow-Aktivitäten kann per
Animation nachverfolgt werden.
12. Ad Hoc Workflow Definitionen
Jeder Benutzer hat jetzt die Möglichkeit Ad-hoc Workflow Definitionen anzulegen. Eine Ad-hoc
Workflow Definition ist eine Liste von Ad-hoc Worklfow Aufgaben, die zur späteren Verwendung
abgelegt wurden. Ein besonderer Vorteil, der sich daraus ergibt, ist, dass auch ohne Process Engine
Workflows abgespeichert und wiederbenutzt werden. Der Anwender kann so ein Reihe von Ad-hoc
Aufgaben zusammenstellen, die er häufiger benötigt und diese abspeichern. Bereits vorhandene Adhoc Definitionen können überschrieben werden oder neue frei benennbare erstellt werden. Zu einem
späteren Zeitpunkt können die so abgelegten Ad-hoc Definitionen wiederverwendet werden.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Ein weiterer Vorteil ist, dass auch andere Personen definiert werden können, denen auch diese 'Adhoc Workflow Definition' zur Verfügung stehen sollen. Die Administration des Dokumentes bleibt
jedoch dem jeweiligen Besitzer vorbehalten
Es besteht auch die Möglichkeit beim Initialisieren eines vordefinierten Workflows sich bei der
Auswahl des Workflows eine Vorschau jeder Prozessdefinition anzeigen lassen.
Die 'Ad-hoc Workflow Definitionen', die der Benutzer definiert hat, erscheinen nun auch in der
Ansicht 'Persönliche Einstellungen & Konfiguration'.
13. Programmierte Events
Eine Vielzahl von neuen programmierten Events ermöglicht es, Anpassungen in der Process Engine
viel flexibler durchzuführen. Neben der bekannten Möglichkeit Lotus Script Code direkt im PAVONE
ProcessModeler unter dem Stichwort 'Operation' einzugeben (Script-Code in der Aufgabe und auf der
Kante), können nun zusätzlich zahlreiche weitere Events direkt in der Anwendungsdatenbank
programmiert werden.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Hierfür findet man im 'PAVONE ProcessModeler' unter den Einstellungen für die Prozessdefinition
den Punkt 'Events'. Für unterschiedliche Prozessdefinitionen und unterschiedliche Versionen einer
Prozessdefinition die Events somit unterschiedlich programmiert werden können.
14. Ansichten Adressen und Adressen nach Klassen
Beide Ansichten sind nun mit der hilfreichen Funktion ausgestattet Adressen in eine CSV Datei zu
exportieren bzw. Adressen auch aus einer CSV Datei zu importieren..
Adressen
Für die Erstellung einer Adresse stehen dem Benutzer nun eine Reihe neuer Felder zur Verfügung, die
eine sehr detaillierte und übersichtliche Datenerfassung ermöglichen:
- Auswahlmöglichkeit einer Geschäftssprache für jede Adresse.
- Gewählte Sprache bestimmt die Vorgabewerte für andere Felder.
- Vorgabewert für das Feld Position
- Felder für die Anschrift werden logisch in die Bereiche Zustell-Anschrift und Postfach-Anschrift
unterschieden.
- Für die Postfach-Anschrift kann nun eine andere Stadt als für die Zustell-Anschrift eingegeben
werden.
- Feld Homepage bei persönlichen Daten
Bei den Adresseinstellungen wir nun zwischen Anschrift, Korrespondenz und Klassen
unterschieden. Neu ist auch, dass bei der Formel für die Anschrift auch alle Parameter eingeblendet
werden. Die Parameter lassen sich aber wie in der Version 5 nur über den Einstellungsdialog ändern.
Bei den Adressklassen wurde die Unterscheidung zwischen Sender- und Empfängerklassen
aufgehoben. Es erscheinen nun in vereinfachter Form nur noch Klassen. Die zugeordnete
Korrespondenz der Adresse kann man mittels Aktionen suchen, sowie Referenzdaten gegebenenfalls
überprüfen und korrigieren. Die Referenzdaten sind Daten aus der Adresse, die auch in den
Korrespondenz Dokumenten gespeichert sind und für die korrekte Darstellung der Korrespondenz
Ansichten verantwortlich sind. Erfolgen nachträglich Änderungen der Korrespondenzdaten in der
Adresse, so erscheint nun beim Speichern der Adresse die Frage, ob diese auch in allen zugeordneten
Dokumenten aktualisiert werden sollen.
Der Dialog der Adressenlisten und Serienbriefe entfällt. Beide Dokumenttypen können jedoch
alternativ in der Korrespondenzansicht unter der jeweiligen Adresse aufgenommen werden.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Adressenliste
Die Begrenzung von 670 Adressen pro Adressenliste ist aufgehoben. Theoretisch können nun, im
Vergleich zu den vorherigen Versionen von PAVONE Sales viele Adressen in eine Adressenliste
gestellt werden. Eine erheblich hohe Anzahl von Adressen in einer Adressenliste wirkt sich allerdings
auf die Performance aus. Die Bearbeitung der Adressenliste erfolgt jetzt direkt in der Maske. Es
können Adressen aus Ansichten gewählt werden, oder auch aus der internen Zwischenablage eingefügt
werden. Bei der Erstellung einer neue Adressenliste wird man gefragt, ob die in der Ansicht gewählten
Adressen und Adressenlisten übernommen werden sollen.
Die gesamte Adressenliste kann sortiert werden wie das Feld 'Darstellung und Sortierung' es
vorschreibt. Die Schaltfläche 'Aktualisieren' liest alle Daten aus den Adressen neu ein und ermittelt
somit auch die nicht mehr gefundenen Adressen. Letztere werden in der Liste mit einem Sternchen
markiert, so dass der Benutzer den Konflikt selber lösen kann.
Im Feld 'Zusätzliche Informationen' können weitere Informationen spezifiziert werden. Neu ist
hierbei auch, dass die Dialogbox zum Bearbeiten von Adressen aus der Version 5 weggefallen ist.
Diese Einträge können dann aus der Liste gelöscht und gegebenenfalls durch neue Adressen ersetzt
werden.
Selektierte Adressen können auch mit bestimmten Markierungen versehen werden. Diese können als
Kennzeichnung dienen, um die entsprechenden Adressen beispielsweise zu überprüfen oder die
Adressdokumente zu bearbeiten.
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Was ist neu?
Umfangreiche Adressenlisten handhaben
Die Anzahl Adressen in einer Adressenliste unterliegt keiner Beschränkung. Im Listenfeld werden
allerdings nur immer 100 Adressen angezeigt. Bei mehr als 100 Adressen in der Adressenliste wird
rechts über dem Feld ein Navigator eingeblendet, mit dem der Benutzer zu den vorigen
den nächsten
100 und
100 Adressen wechseln kann
Adresszuordnung
Die Dialogbox zum Zuordnen von Adressen hat sich optisch und funktional geändert. Das
Registerblatt Hauptadresse entspricht dem Dialog der Version 5. Die Schaltfläche 'Auswählen' erlaubt
es nun eine Adresse aus unterschiedlichen Ansichten zu wählen und ein vorher in die interne
Zwischenablage kopierte Adresse zu verwenden. Neben den Referenzdaten wird nun auch die Adresse,
Telefonnummer und E-Mail Adresse angezeigt.
Neben der Hauptadresse können nun bis 100 weitere Adressen dem aktuellen Dokument zugewiesen
werden. Alle Schaltflächen sind aus der Adressenliste bekannt.
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Was ist neu?
Neben der Hauptadresse kann man im Registerblatt nun auch per Mausklick eine der weiteren
Adressen öffnen.
15. Briefassistent
Bei der Erstellung eines neuen Briefes erscheint als neues Feature in der neuen PAVONE Sales der
Briefassistent. Der Benutzer kann sich diesen Assistenten zu Hilfe nehmen, um sehr komfortabel und
schnell einen individuellen Aufbau des Briefes im wesentlichen festzulegen und über Textvorlagen
sogar Teile des Inhalts zu erstellen. Zugeordnete Adressen können so auch gewechselt werden. Der
neu erstellte Brief bezieht mittels Vererbungsmechanismen einen Teil seiner Vorgabewerte vom
Adressdokument und den anderen Teil vom persönlichen Einstellungsdokument des aktuellen
Benutzers.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Der Briefassistent gliedert sich in verschiedene Bereiche, die nun nacheinander besprochen werden:
- Adresse: Name und gegebenenfalls der Firmenname der vorher ausgewählten Adresse erscheint in
diesem Feld.
- Persönliche Einstellungen: Wahl zwischen drei alternativen persönlichen Vorgaben, die im
Persönlichen Einstellungsdokument definiert sind.
-
Register Briefkopf & Anschrift: Werte aus den gewählten Vorgaben der Persönlichen
Einstellungen.
- Briefkopf: Eingeblendet durch die Schaltfläche Anzeigen. Mittels aufklappbarer Auswahlliste auch
andere Briefköpfe, aus der PAVONE Settings Database wählbar.
- Sendungsart: Die erste Zeile einer Anschrift wird bedarfsweise verwendet für Sendungsart (z.B.
Büchersendung), besondere Versendungsform (z.B. Einschreiben) und Vorausverfügung (z.B. Nicht
nachsenden). Dieser Teil der Anschrift unterscheidet sich von der eigentlichen Anschrift, da er
abhängig vom aktuellen Brief ist und nur selten benötigt wird. Über die Schaltfläche
können die
Schlüsselwörter zur Sendungsart gewählt werden.
- Anschrift: Die Anschrift wird vom Adressdokument vererbt, falls eine Adresse als Basisdokument
gewählt wurde. Es kann jedoch auch für den aktuellen Brief eine vom Adressdokument abweichende
Anschrift verwendet werden.
- Faxnummer: Die Faxnummer des Adressaten kann im Briefdokument unterhalb der Anschrift
durch Auswahl oder manueller Eingabe eingeblendet werden.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Register Betreff & Bezug
Die Optionen auf dieser Registerseite werden von den oben gewählten Vorgaben aus den persönlichen
Einstellungen entnommen, sie sind jedoch auch hier für jeden Brief individuell veränderbar.
- Betreff: Stichpunktartige Inhaltsangabe des ganzen Briefes. Die Betreffzeile kann ein- oder
ausgeblendet werden. Angebotene Schlüsselwörter werden aus der PAVONE Settings Database
ausgelesen.
-
Bezug:
Festlegung einer Bezugszeile oder nur von Ort und Datum. Von dieser Auswahl
abhängig differieren auch die weiteren Felder in diesem Bereich. Die Bezugszeile setzt sich
zusammen aus den Leitwörtern Ihre Nachricht, Unser Zeichen, Name, Durchwahl und Datum.
Sollen die Vorgaben aus den persönlichen Einstellungen für den aktuellen Brief übernommen
werden, so muss lediglich im Feld Ihre Nachricht das entsprechende Datum eingesetzt werden. Die
Zuhilfenahme des Kalenders erleichtert dabei diese Eingabe. Auf diese Weise können in allen so
gestalteten Datumsfeldern das Datum eingetragen werden.
Die Felder Ihre Nachricht werden nur automatisch gefüllt, wenn als Basisdokument ein
Eingangsdokument dient und dort die Felder im Abschnitt Originaldokument korrekt ausgefüllt
wurden.
Wird keine Bezugszeile gewählt, sondern Ort und Datum gewählt, dann wird das Datum auch hier
automatisch mit dem aktuellen Datum vorgegeben und der Ort wird aus den persönlichen
Einstellungen bezogen. Im Brief ersetzt dann die Orts- und Datumsangabe die Bezugszeile:
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
- Register Inhalt: Entnahme von Anrede und Grußformel aus dem entsprechenden
Adressdokument.
- Register Unterschrift und Kurzmitteilung: Die aus den Persönlichen Einstellungen bezogene
Unterschrift erscheint im Textfeld. Im zweiten Teil dieses Registers geht es um Kurzmitteilungen.
Diese bestehen aus den Punkten Bemerkungen und Anlagen.
Schlüsselwörter für Bemerkungen: Schlüsselwörter für Anlagen:
Für Bemerkungen und Anlagen kann einer Liste von Schlüsselwörtern, die in der PAVONE Settings
Database definiert sind, ausgewählt werden. Mehrfachnennungen sowie die Eingabe von eigenen
Begriffen ist möglich. Der Benutzer gelangt daraufhin in das sich entsprechend der vorher gemachten
Einstelllungen aufbauende Briefdokument. Abgesehen von dem aktuellen Datum und dem Betreff
können im Briefdokument selbst alle Felder bearbeitet werden.
Der Brief hat nun wie alle anderen Formulare auch im Dokumentenkopf Basisinformationen und
Registerblätter. Im Registerblatt 'Einstellungen' kann der Briefkopf gewechselt werden. Es kann auch
ausgewählt werden, ob Ort-Datum oder eine Bezugszeile angezeigt werden soll und ob der Betreff
auch im Brief aufgenommen werden soll.
Darüber hinaus können nun Sendungsart, Faxnummer und Kurzmitteilungen direkt im Brief
eingegeben werden. Wurde kein Eintrag gemacht, so werden sie automatisch verborgen.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Der Briefkopf und die Anschrift mit Informationsblock erscheinen im Schreibmodus in einem
Abschnitt eingeklappt, damit mehr Platz für den eigentlichen Inhalt des Briefes bleibt. Betreff und
Datum werden nun bei den Basisinformationen eingegeben.
16. Serienbriefe
Serienbriefe werden in einer speziellen Maske erfasst und, anders als normale Briefe, nicht über die
Standard Lotus Notes Funktion ausgedruckt, sondern mit Hilfe einer speziellen Funktion ausgegeben.
Die schnellste Möglichkeit einen Serienbrief zu verfassen ist, diesen basierend auf einer Adressenliste
zu erstellen.
Notes Serienbriefe
Die Definition des Notes Serienbriefs wird im Vergleich zu den vorherigen PAVONE Enterprise
Office Versionen direkt auf der Maske vorgenommen. Der eigentliche Inhalt des Briefes wird
unterhalb der Registerblätter geschrieben.
Registerblatt 'Einfache Funktionen': Die Anrede, sofern sie individuell für jede Adresse sein soll,
kann automatisch im Registerblatt 'Einfache Funktionen' definiert werden. Weitere Variablen können
direkt im Fließtext gesetzt werden. Die Variablen werden in der PAVONE Settings Database definiert
und bestehen aus berechnetem Text. Alternativ kann man aber auch direkt berechneten Text erstellen,
der alle Felder der Adresse in Kombination mit der @Function Sprache nutzen darf.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Im neu erstellten Dokument finden Sie im Inhaltsbereich des Dokuments im Register Adressenliste
das bereits bekannte Adresslistenblatt. Wie im Adresslisten-Dokument selbst kann hier die
Adressenliste nachträglich bearbeitet werden. Sind die Adressaten vollständig, so müssen noch die
Einstellungen definiert und der Inhalt des Briefes geschrieben werden. Die Empfänger- und
Absenderinformationen sowie weitere Briefelemente werden in den Registern unterhalb des
Dokumentkopfes definiert.
Register Einfache Funktionen: Festlegen, ob die Anrede automatisch eingefügt wird, d.h. individuell
für jede Adresse und entsprechend der Einstellung im Adressdokument, ebenso wie deren
Formatierung.
Register Brief definieren: Festlegung von weiteren Briefelementen, die das Briefformat sowie
Empfänger und Absender betreffen.. Die Voreinstellungen entsprechen der Vorgabe Einstellungen
(erstes Register) in den Persönlichen Einstellungen für den Brief.
Des weiteren ist eine 'Vorschau' im Brief auf Basis der aktuell selektierten Adresse möglich. Über
'Testdruck' kann dieser mit Hilfe des Notes Druck Dialogs ausgedruckt werden. Der Druck Dialog
erlaubt auch eine Druckvorschau des Briefs.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Mit 'Alle Adressen drucken' und 'Ausgewählte Adressen drucken' werden alle Adressen
beziehungsweise nur die selektierten Adressen ausgedruckt. Das Resultat der Operation wird dem
Benutzer gemeldet und automatisch ins Protokoll geschrieben. Alle erfolgreich gedruckten Adressen
werden mit 'P *' in der Adressenliste markiert.
Serien E-Mail
Das Serien E-Mail ist ähnlich aufgebaut wie der Notes-Serienbrief, nur dient es zum Versenden von EMails an alle Adressen der Adressenliste. Neben dem Text kann hier gegenüber dem Notes Serienbrief
ein Datei-Anhang definiert werden. Der Benutzer kann wie beim Notes Serienbrief Variablen im
Fließtext einfügen, um der E-Mail eine persönliche Note zu geben. Die Variablen im Serien E-Mail
bestehen jedoch nicht aus berechnetem Text wie beim Notes Serienbrief, sondern aus einfachem Text,
der links mit zwei Kleinerzeichen und rechts mit zwei Größerzeichen eingeschlossen werden muss
(Beispiel <<@If( City = "Hamburg"; "Hansestadt Hambug";City)>> ). Wie beim berechneten Text
kann man die @Function Sprache verwenden, die auf alle Felder der Adresse Zugriff hat. Die
Formatierung geht jedoch bei der Verwendung von Variablen verloren. Mit Hilfe der HTML
Markierungen der Tabelle, die direkt im Text platziert werden können, werden bestimmte Text
Attribute manuell erzeugt
Attribut
Start Markierung
Ende Markierung
Fett
<B> oder <BOLD>
</B> oder </BOLD>
Unterstrichen
<U> oder <UNDERLINE>
</U> oder </UNDERLINE>
Durchgestrichen
<S> oder <STRIKE>"
</S> oder </STRIKE>
Im Register Zustelloptionen werden die Einstellungen vorgenommen, die bereits aus der Notes
Maildatenbank bekannt sind.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Bei der Adressenliste können nun alle E-Mail Adressen in den Adressen auf Vorhandensein und
Vollständigkeit überprüft werden. Die Einträge in der Adressenliste werden entsprechend markiert:
Adressen ohne E-Mail Adresse
-?-@ *
Adressen ohne vollständige EMail Adresse
-!-@ *
Anstatt eines Testdrucks kann der Benutzer beim Serien-E-Mail sich selbst eine Beispiel-E-Mail
schicken. Wie beim Notes-Serienbrief wird auch hier das Resultat in das Protokoll geschrieben und die
Adressenliste folgendermaßen markiert:
Erfolgreich
per
E-Mail @*
verschickt:
Fehler beim Verschicken:
E@*
Office-Serienbriefe
Im Office-Serienbrief findet man die Registerblätter Vorlage definieren, Vorschau, Adressenliste und
Protokoll.
- Registerblatt 'Vorlage definieren': Nur dann sichtbar, wenn noch kein Dokument erzeugt wurde.
- Registerblatt 'Vorschau': Nur sichtbar bei einem erstellten Office Dokument.
- Registerblatt 'Adressenliste': Enthält neue Adressenliste. Sie kann nur solange bearbeitet werden, bis
das Office-Dokument erstellt wurde. Möchte man danach Adressen entfernen oder hinzufügen,
müssen zuerst die Steuerdaten (Speichert alle Adressdaten für das Office-Dokument) gelöscht
werden. Der Office-Serienbrief kann wie die Adressenliste in den Korrespondenz Ansichten unter
der jeweiligen Adresse angezeigt werden.
- Registerblatt 'Protokoll': Nicht automatisch gefüllt. Der Bearbeiter kann hier freie Kommentare
schreiben und den Status auf 'In Arbeit' und 'Abgeschlossen' setzen.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
17. Synchronisation
Mit Hilfe der Synchronisation können bestimmte Dokumente aus PAVONE Sales in Ihre lokalen
Datenbanken kopiert und später abgeglichen werden.
1. Adressen werden in das persönliche Adressbuch kopiert.
2. Andere Dokumente werden in eine lokale Journaldatenbank kopiert.
Der Benutzer hat so auch lokalen Zugriff auf wichtige Dokumente, ohne dass er die gesamte
PAVONE Sales Database lokal replizieren muss. Mit Hilfe von EasySync von Lotus können die Daten
dann weiter auf den Palm Organizer gespielt werden.
Das persönliche Adressbuch und die Journal Datenbank sind hierbei Schnittstelle zwischen Palm
Organizer und PAVONE Sales.
Lotus
EasySync
Dokumente in persönliche Datenbanken übernehmen
Dokumente der PAVONE Office Database oder PAVONE Sales können beliebig in persönlichen
Datenbanken übernommen und abgeglichen werden.
Durch die Synchronisation werden die zuvor gewählten Adressdokumente in das Persönliche
Adressbuch, und die anderen selektierten Dokumente in die Journaldatenbank kopiert. Alle
synchronisierten Dokumente werden gleichzeitig in dem persönlichen Ordner Synchronisation der
PAVONE Sales abgelegt. Von dort aus können die Dokumente wieder aus dem Ordner und aus den
persönlichen Datenbanken herausgenommen werden.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Im Ordner Synchronisation können die darin enthaltenen Dokumente mit den persönlichen
Datenbanken synchronisiert werden: Es werden dann Änderungen aller Dokumente, die sich in dem
Ordner befinden, zwischen den lokalen Datenbanken und der PAVONE Sales abgeglichen.
Änderungen an Dokumenten in den Journal-Datenbanken werden jedoch aus technischen Gründen
nicht in die PAVONE Sales übernommen.
18. Office Dokumente
Office-Dokumente können nun auch Microsoft PowerPoint Dokumente enthalten. Die Art des
eingebetteten Dokuments (Excel, Word, PowerPoint) findet man nun auch in der Bezeichnung des
Dokuments wieder. Nachdem ein Word-Dokument eingebettet wurde, heißt die Bezeichnung nicht
mehr Office-Dokument sondern Word-Dokument. Die Vorschau stellt nun auch Tabellen sehr
übersichtlich dar.
19. Zugriff
Das Setzen der Zugriffsrechte erfolgt nun viel übersichtlicher und benutzerfreundlicher in einer
separaten Dialogbox. Die alte Dialogbox 'Zugriff & Zur Kenntnis' entfällt.
Lese- und Schreibrechte werden in den ersten beiden Registerblättern gesetzt. Hier findet man nur
noch Rechte, die über diese Dialogbox gesetzt wurden. Alle weiteren Rechte, die über andere
Funktionen implizit gesetzt werden, findet man im letzten Registerblatt 'Weitere Rechte'. In der Version
5 hatte man alle Rechte im Gesamtüberblick, was jedoch auch verwirrte, da man nur eine Teilmenge
bearbeiten konnte.
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PAVONE Enterprise Office 5.5
Was ist neu?
Es können nun auch gleichzeitig mehrere Dokumente in der Ansicht selektiert und deren Rechte
gesetzt werden. Einträge, die nur in einem Teil aller Dokumente zu finden sind, werden mit zwei
eckigen Klammern eingeschlossen.
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