Schnelleinstieg - gripsware :: Bautagebuch

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pro-Report | gripsware gmbh 2008
Informationen
pro-Report2
Schnelleinstieg
gripsware gmbh
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DE - 88267 Vogt
Tel.: +49 (0) 7529 - 911 412
Fax +49 (0) 7529 - 911 471
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Die Software und alle Dokumentationen sind urheberrechtlich geschützt. Vervielfältigung der
Dokumente/Schulungsunterlagen oder Teile davon sowie Auswertung des Inhalts sind nur mit schriftlicher
Genehmigung des Herstellers zulässig.
1
pro-Report | die mobile Mängelverfolgung und Baudokumentation
Inhaltsverzeichnis
Informationen ...................................................................................................................................................... 1
Technische Voraussetzungen .............................................................................................................................. 5
Installation der Software ..................................................................................................................................... 5
Der erste Start von pro-Report .......................................................................................................................... 11
Schnelleinstieg / erste Schritte .......................................................................................................................... 13
Das Synchronisieren der Outlook-Adressen ...................................................................................... 14
Das Festlegen der Firmenadresse ...................................................................................................... 16
Das Anlegen des Bauleiters................................................................................................................ 18
Die Pflege der Aufzählungswerte (Fleißarbeit, kann später erledigt werden) .................................. 19
Die Pflege der Kataloge (Fleißarbeit, kann später erledigt werden) ................................................. 20
Die Pocket-PC „Connection“ .............................................................................................................................. 21
Das Anmelden des Pocket-PC ............................................................................................................ 21
Installation der Pocket-PC Version .................................................................................................... 24
Übertragen von pro-Report auf den Pocket-PC........................................................................................ 24
Installation auf dem Pocket-PC .................................................................................................................. 26
Grundsätzliche Informationen zu pro-Report ................................................................................................... 29
Anwenden der Software auf dem PC................................................................................................................. 30
Grundlegende Informationen ............................................................................................................ 30
Das Anlegen eines Projekts auf dem PC ............................................................................................ 31
Projektdaten .............................................................................................................................................. 31
Projektbeteiligte ........................................................................................................................................ 33
Vorgänge und Firmen ................................................................................................................................ 35
Dokumente und Media .............................................................................................................................. 38
Orte ............................................................................................................................................................ 39
Die Synchronisation mit dem Pocket-PC ........................................................................................... 40
Anwenden der Software auf dem Pocket-PC .................................................................................................... 42
Grundlegende Informationen ............................................................................................................ 42
Der Start von pro-Report PPC ............................................................................................................ 43
2
Der Menübereich ............................................................................................................................... 45
Button-Bereich: .......................................................................................................................................... 45
Seiten-Bereich: ........................................................................................................................................... 46
Verwenden der Media-Funktionen ........................................................................................................... 47
Verwenden der Kontaktauswahl ............................................................................................................... 48
Ptk – die Protokolle (Bauphase und Wetterdaten) ........................................................................... 49
Inf - die Informationen....................................................................................................................... 50
Tln – die Teilnehmer (an der Planung beteiligt) ................................................................................ 52
Frm – die Firmen (an der Ausführung beteiligt) ................................................................................ 53
Vrg – die Vorgänge (der Bauzeitenplan) ............................................................................................ 54
Rpt – die Reports (die Anweisungen und Mängel) ............................................................................ 55
Zurück auf dem PC ............................................................................................................................................. 59
Synchronisation mit dem PC (Rücksynchronisation) ......................................................................... 59
Bearbeiten der Protokolle ................................................................................................................. 60
Bearbeiten der Mediadateien eines Reports..................................................................................... 61
Drucken der Protokolle ...................................................................................................................... 64
Lizensierung der Programme ............................................................................................................................. 67
Empfohlene Einstellungen und Tipps und Tricks ............................................................................................... 69
Auf dem PC ........................................................................................................................................ 69
Backup........................................................................................................................................................ 69
Auf dem Pocket-PC ............................................................................................................................ 70
Gerät .......................................................................................................................................................... 70
Telefon ....................................................................................................................................................... 70
Kamera (Fotos)........................................................................................................................................... 70
Mikrofon (Sprachnotizen) .......................................................................................................................... 70
Zusätzliche Programme ............................................................................................................................. 71
FAQ oder „Warum ist das so?“ .......................................................................................................................... 72
Warum ist der Button „Dokuliste aktualisieren“ grau und kann nicht angewählt werden? ..................... 72
Warum wird mein Projekt nicht mit dem Pocket-PC synchronisiert? ....................................................... 72
Warum kann ich gar nicht mit dem Pocket-PC synchronisieren?.............................................................. 72
Warum muss ich bei jedem Ausdruck immer meine Büroadresse auswählen?........................................ 72
Warum sehe ich den Formulardesigner nicht als Menüpunkt? ................................................................ 72
Warum funktioniert der Versionscheck bei mir nicht? ............................................................................. 72
Eigene Notizen ................................................................................................................................................... 73
3
4
Technische Voraussetzungen
Für den Einsatz von pro-Report sind ein paar kleine technische Voraussetzungen zu erfüllen, die heute jeder
normale Standard-PC problemlos erfüllen kann.
§
Für die PC-Version
Ein Windows-Betriebssystem ab Windows 2000 aufwärts
Ein PC auf dem das entsprechende Betriebssystem auch „flüssig“ läuft
„ActiveSync“ oder das „Mobile Gerätecenter“ als Admin-Installation
§
Für die Pocket-PC-Version
Ein Pocket-PC mit Windows Mobile 2003, Windows Mobile 5 oder Windows Mobile 6
Das .NET Compact Framework II (ist normalerweise installiert oder kann problemlos nach installiert
werden)
Eine zusätzliche Speicherkarte (ca. 1 GB) für die Mediadaten
Ein Pocket-PC mit Telefon ist nicht zwingend notwendig aber von Vorteil J
Ein Pocket-PC mit Kamera ist nicht zwingend notwendig aber von Vorteil J
Grundsätzlich wurde pro-Report für die mobile Erfassung der Daten entwickelt. pro-Report lässt sich aber
auch problemlos nur am PC, ohne den Einsatz eines Pocket-PC verwenden.
Sie verlieren dadurch nur den Vorteil der mobilen Erfassung und Kontrolle. Die Auswertung selbst wird so
oder so am PC - nach der Synchronisation – durchgeführt.
Installation der Software
Vielen Dank für Ihr Interesse an pro-Report, der mobilen Mängelverfolgung und Baudokumentation. Mit
dieser kleinen Installationshilfe und dem angehängten Schnelleinstieg möchten wir Sie bei den ersten
Schritten mit pro-Report unterstützen.
Installation
Bei der Installation wird zwischen zwei Arten unterschieden:
§
§
Einzelplatz-Installation
Netzwerk-Installation
Diese beiden Installationen unterscheiden sich nur in der Auswahl des Programm- und Datenpfades. Die
nachfolgenden Schritte sind sonst für beide Installationsarten dieselben. Wir empfehlen Ihnen auch die
Netzwerk-Installation von einem Arbeitsplatz und nicht am Server auszuführen.
5
Entweder Sie legen einfach unsere Demo-CD ein und wählen dort die pro-Report Installation aus oder Sie
starten die vom Internet heruntergeladene Installationsroutine (proreport2_de_.exe). In den nun folgenden
Fenstern bestätigen Sie einfach die entsprechenden Abfragen.
Den gezeigten Dialog bitte einfach mit
[Weiter] bestätigen um die Installation
zu beginnen.
In diesem Dialog bitte:
„Ich akzeptiere die
Lizenzvereinbarungen“
wählen und auf [Weiter] klicken.
6
Jetzt kann der Name und die Firma
eingegeben werden (ist aber nicht
zwingend notwendig).
Sie sollten nun noch:
„Alle Benutzer dieses Computers“
auswählen und dann wieder auf
[Weiter] klicken.
Jetzt wird noch der Zielordner abgefragt. Hier wird nun zwischen den beiden Installationsarten
unterschieden:
§
Einzelplatz-Installation
Installation auf Ihrem Einzelplatz-PC im Büro oder auf einem Laptop. Bei dieser Variante können Sie
den vorgeschlagenen Pfad direkt übernehmen. Das Programm wird dann wie angegeben installiert
und die Daten werden im Datenpfad abgelegt.
§
Netzwerk-Installation
Installation auf einem Netzwerk-Server für mehrere Arbeitsplätze. Bei dieser Variante geben Sie den
entsprechenden Servernamen und das Verzeichnis selbst an und dort wird dann das Programm für
alle Anwender zugänglich installiert.
Achtung: Die Datenbanken werden wie bei der Einzelplatz-Installation immer auf dem lokalen
Rechner abgelegt. D.h. Sie müssen das Datenverzeichnis noch manuell auf den Server verschieben.
Dies kann derselbe Server sein oder aber auch ein ganz anderer Daten-Server. D.h. dass die Daten
komplett getrennt vom Programm gehalten werden können.
Die Erklärung dazu finden Sie am Ende der Installation.
7
Wählen Sie hier bitte den entsprechenden
Programm-Pfad aus oder übernehmen Sie den
voreingestellten Pfad.
Klicken Sie dann bitte auf [Weiter].
8
Im angezeigten Dialog können Sie mit einem
Klick auf [Weiter] die Installation beginnen.
Die Installation läuft dann vollautomatisch
durch…
Zu guter letzt erhalten Sie noch die Meldung
dass die Installation erfolgreich verlaufen ist.
Mit einem Klick auf [Fertigstellen] ist die
Installation dann beendet und der Dialog wird
geschlossen.
Die Installation ist damit erfolgreich
abgeschlossen!
9
Bei der Einzelplatz-Installation können Sie den folgenden Hinweis einfach überspringen!
Hinweis für die Netzwerk-Installation: Die Daten wurden wie bei der Einzelplatz-Installation auf dem lokalen
Rechner abgelegt. D.h. Sie müssen das Datenverzeichnis jetzt noch manuell auf den Server, in das
gewünschte Datenverzeichnis verschieben.
Die Datenpfade sind je nach Betriebssystem unterschiedlich. Nachfolgend finden Sie die entsprechenden
Datenpfade für die jeweiligen Windows-Versionen.
Windows 2000 – Windows XP:
C:\Dokumente und Einstellungen\All Users\Anwendungsdaten\gripsware\proReport2>
Windows VISTA:
C:\ProgramData\gripsware\proReport2>
Werden die Daten dann beim ersten Programmstart nicht gefunden, erhalten Sie einen Dialog, in dem Sie
den Datenpfad dann entsprechend auswählen können.
10
Der erste Start von pro-Report
Jetzt können Sie das Programm zum ersten Mal starten. Dazu finden Sie auf Ihrem Desktop ein neues Icon
mit dem Sie pro-Report starten können.
Durch einen Doppelklick auf das Icon wird pro-Report gestartet:
pro-Report 2 DE.lnk
Bei der Einzelplatz-Installation können Sie den folgenden Hinweis einfach überspringen!
Hinweis für die Netzwerk-Installation: Sollten Sie die Netzwerk-Installation gewählt haben und das
Datenverzeichnis auf einen Server verschoben haben, werden die Daten momentan nicht gefunden. Es
erscheint dann ein Fenster, das den aktuellen Datenbank-Pfad abfragt.
Geben Sie hier bitte den Pfad zur Datenbank auf
Ihrem Server an.
Nach dem Klick auf [OK] läuft der Startvorgang
automatisch weiter.
Der Startdialog von pro-Report erscheint…
Evtl. erscheinen weitere Fenster zur
automatischen Datenbankanpassung. Bitte
warten Sie einfach bis alle Operationen beendet
sind und pro-Report nach ein paar Sekunden
gestartet ist.
11
Das Hauptfenster von pro-Report erscheint
und darüber erscheint noch ein weiteres
Fenster:
der Lizenz-Dialog
In diesem Sie gefragt werden ob, Sie mit der
30-Tage Testversion arbeiten möchten oder
ob Sie die Lizensierung durchführen
möchten.
§
Lizensierung
Anwender mit einer gültigen Lizenz können die Software hier freischalten. Achten Sie bitte darauf,
dass Sie zwei verschiedene Lizenzen benötigen und auch zweimal Lizensieren müssen (PC und
Pocket-PC).
§
Testversion
Interessenten wählen bitte die Testversion. Die Testversion ist ausschließlich in der Nutzungsdauer
auf 30 Tage beschränkt, alle anderen Funktionen stehen vollständig zur Verfügung.
In unserem Fall klicken Sie bitte auf „Testversion“ und dann auf den [Weiter] - Button.
12
Schnelleinstieg / erste Schritte
Nachdem diese letzte Hürde übersprungen ist kann es nun losgehen. pro-Report läuft und wartet auf Ihre
Eingaben J .
Sie sehen bei jedem Start immer zuerst das Übersichtsfenster, das Ihnen alle offenen Reports (Mängel),
aktuelle Termine, aktuelle Vorgänge (Gewerke) usw. über alle Projekte anzeigen würde – wenn denn schon
welche erfasst wären.
Bevor Sie nun wild entschlossen beginnen Projekte anzulegen, sollten Sie ein paar grundsätzliche Dinge
erledigen (die natürlich nur einmal gemacht werden müssen) wie z.B.:
§
§
§
§
§
Das Synchronisieren der Outlook-Adressen
Das Festlegen Ihrer Firmenadresse
Das Hinzufügen Ihres Firmenlogos
Die Pflege der Aufzählungswerte und Kataloge (Fleißarbeit)
Das Anmelden Ihres Pocket-PC
13
Lassen Sie uns diese Schritte vorab erledigen, damit Sie bei der späteren Arbeit auf diese Dinge zurückgreifen
können. Sie werden sehen, das ist schnell erledigt und es spart viel Zeit und viele noch offene Fragen werden
damit schon beantwortet.
Das Synchronisieren der Outlook-Adressen
Sie alle kennen die Problematik der 37. Adressverwaltung J die Sie nun gerade installiert haben und wir
haben deshalb viele Stunden der Entwicklung aufgewandt, um die Synchronisation mit Outlook zu
perfektionieren.
Was heißt das genau? Das bedeutet, Outlook bleibt Ihre Master-Adressanwendung und Sie verwenden
einfach dieselben Daten. Wir laden zwar die Adressen in unsere Datenbank, halten diese aber trotzdem mit
Ihren Outlookdaten synchron. D.h. Änderungen an den Outlook-Adressen können per Klick wieder mit
unserer Datenbank abgeglichen werden. Der Vorteil liegt darin, dass in pro-Report angelegte Adressen nicht
automatisch in Ihrem Outlook erscheinen und das z.B. andere private Outlook-Adressen in Unterordnern
nicht automatisch in der pro-Report Datenbank landen. Sie wählen einfach die Ordner die synchronisiert
werden sollen.
Um die Adressen zu synchronisieren wählen Sie
oben links den runden pro-Report Button:
„Hauptmenübutton“ -> „Daten“ ->
„Importassistent“
Im darauf folgenden Fenster
„Importassistent“ wählen Sie den Eintrag:
„MS-Outlook Kontakte importieren“
und klicken auf [Weiter].
14
In diesem Dialog wählen Sie den
entsprechenden Kontakte-Ordner
aus.
Mit dem Klick auf [Weiter] und
dem anschließenden Klick auf
[Fertigstellen], werden die
Kontaktdaten synchronisiert und
stehen ab sofort in pro-Report zur
Verfügung.
Dieser Schritt kann beliebig oft
wiederholt werden. Die Daten
werden dann entsprechend
abgeglichen.
Somit entfällt der übliche Stress der doppelten oder dreifachen Datenhaltung und der mehrfachen
Adresspflege – zumindest bei uns.
Hinweis: Wir gehen natürlich strikt davon aus, dass die Kontaktdaten in Outlook entsprechend gepflegt und
auch dem allgemein üblichen Standard passend verwendet worden sind.
Ein paar besondere Felder werden auch bei uns besonders behandelt. Hierzu ein paar weitere Erklärungen
welche speziellen Outlook-Felder in welchen pro-Report-Feldern landen und was sie bedeuten:
Outlook
Namenszusatz
Abteilung
Kategorie
pro-Report
Titel
Architekt (FH), Dipl.-Ing., Dr., usw...
Zusatz
Zusatzbezeichnung zum Firmennamen…
Gewerk
Erdarbeiten, Mauerarbeiten, Malerarbeiten…
Somit ist das Synchronisieren der Adressen erledigt und Sie machen weiter mit dem Festlegen unserer
Firmenadresse für die Druckformulare.
In der Adressverwaltung selbst, haben Sie auch jederzeit die Möglichkeit über den [Outlook]-Button eine
einzelne Adresse in die Adressverwaltung zu übernehmen.
15
Das Festlegen der Firmenadresse
Durch einen Klick auf den Tab „Stammdaten“ kommen Sie direkt zur Einstellung der Büroadresse. Zuerst
sehen Sie eine leere Maske, die mit ein paar Klicks entsprechend gefüllt werden kann.
Da mit pro-Report auch mehrere Mandanten verwaltet werden können, können Sie auch mehrere
Büroadressen verwalten. Es kann aber logischerweise nur eine Adresse als Standard-Büroadresse definiert
werden.
Klicken Sie bitte auf den [+]-Button um eine neue Büroadresse anzulegen. Klicken Sie dann bitte in der
Maske auf den Button [Büroadresse laden] und es erscheint die Liste aller Adressen.
16
Davon ausgehend, dass Ihre eigene Adresse auch vorhanden ist, wählen Sie diese bitte aus und klicken Sie
dann auf den [Übernehmen] Button links oben. Die Adresse wird nun angezeigt und Sie sollten noch das
Häkchen bei „[x] Standard Büroadresse“ setzen, damit pro-Report künftig weiß, welche Adresse
normalerweise verwendet wird. Als letzten Schritt wählen Sie noch Ihr Firmenlogo aus, damit die später
erzeugten Berichte auch entsprechend professionell aussehen.
Das Logo wird mit dem Button [Logo laden] eingefügt. Sie erhalten dann einen Datei öffnen Dialog, der
Ihnen erlaubt eine beliebige Grafikdatei auf ihrem PC oder Ihrem Netzwerk zu öffnen. Die Datei wird dann
entsprechend gewandelt und bei uns in der Datenbank gespeichert. Es ist somit kein weiterer Zugriff auf die
Originaldatei notwendig.
Wenn Ihr Bildschirm nun mehr oder weniger dem unseren ähnelt, haben Sie es fast geschafft.
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Das Anlegen des Bauleiters
Für die Synchronisation mit dem Pocket-PC benötigen Sie noch eine Planer-/Bauleiter-Adresse. Da jedes
Gerät einem Mitarbeiter zugewiesen wird, benötigen Sie mindestens eine entsprechende Adresse.
Wenn Sie Ihre Projekte alleine bearbeiten, können Sie natürlich auch Ihre gerade angelegte Firmenadresse
dazu verwenden. Haben Sie verschiedene Bauleiter im Einsatz sollten die Adressen für die spätere
Zuweisung der Pocket-PCs entsprechend angelegt sein.
Einfach in pro-Report auf den Tab „Adressen“ klicken und mit dem Button [Adressen Neu] eine neue
Adresse anlegen. Wichtig dabei ist, dass das Feld „Projektleiter Funktion“ mit der entsprechenden Funktion
ausgefüllt wird. Das Erfassen einer Adresse bedarf sonst keiner weiteren Erklärung.
Alles was jetzt noch gemacht werden kann läuft unter dem Begriff Fleißarbeit und kann auch später noch
erledigt werden. Dazu gehört die Überprüfung und Einstellung der Aufzählungswerte und der bereits von
uns mitgelieferten Kataloge.
18
Die Pflege der Aufzählungswerte (Fleißarbeit, kann später erledigt werden)
Der zweite Punkt in den Stammdaten gilt Ihren Aufzählungswerten. Was um Himmels willen sind denn
Aufzählungswerte? Mit Aufzählungswerten sind die Daten gemeint, die in beiden Programmen (auf dem PC
und auf dem Pocket-PC) verwendet werden um Ihnen die Datenerfassung zu erleichtern.
D.h. es geht um die Vorgabewerte, die Sie dann einfach nur anklicken, anstatt diese langwierig schreiben zu
müssen. Die Einstellungen/Änderungen müssen nur einmalig gemacht werden und können jederzeit um
weitere Einträge ergänzt werden.
Beispielhaft schauen wir uns die Werte der Mitarbeiter-Qualifikation an. Diese Werte sollten bekanntlich auf
der Baustelle erfasst werden. Da Sie nicht jedesmal mit dem Pocket-PC das Wort „Facharbeiter“ schreiben
möchten, bieten wir es dann zur Auswahl aus einer Liste an.
Sie haben hier die Möglichkeit neue Qualifikationen einzugeben oder bestehende zu verändern. Ebenso
können Sie die Reihenfolge der Daten so ändern, so wie sie auf dem Pocket-PC bei der Erfassung später
erscheinen sollen.
Der Rest der Aufzählungswerte ist nahezu selbsterklärend und wer mehr wissen möchte, wird dann im
Handbuch fündig werden.
Wir haben die Daten soweit möglich nach den Anforderungen der Praxis ausgerichtet und erfasst. Somit
sollten Sie damit auch ohne Änderungen in der Lage sein Ihre Bautagebücher oder Baustellenberichte zu
erfassen.
19
Die Pflege der Kataloge (Fleißarbeit, kann später erledigt werden)
Der dritte und letzte Punkt in den Stammdaten gilt Ihren Katalogen. Die Kataloge sind Sammlungen von
Mängeln, Abnahmepunkten usw. die Sie ebenso frei verwenden können wie die bisherigen Daten.
Sie erhalten bereits drei Kataloge mitgeliefert:
§
§
§
SiGe-Katalog Tiefbau
SiGe-Katalog
Abnahmekatalog
Diese Kataloge sind von Fachleuten aus den jeweiligen Bereichen erstellt und wurden uns teilweise von
begeisterten Kunden zur freien Verfügung gestellt.
Über die entsprechenden Buttons lassen sich die Katalogeinträge beliebig erweitern oder ändern. Das einzig
wichtige hierbei zu wissen ist: Es werden mit [+] immer Untereinträge erzeugt. D.h. um einen Eintrag in
derselben Ebene zu erzeugen müssen Sie den übergeordneten Eintrag ausgewählt haben.
20
Die Pocket-PC „Connection“
Das Anmelden des Pocket-PC
Das Anmelden eines Pocket-PC am System ist eigentlich die einfachste Aufgabe. Vorab muss sichergestellt
sein, dass der Pocket-PC mit dem Windows-System bereits verbunden ist. Ob über ActiveSync (auch als Gast,
ohne Synchronisation) bei Windows 2000 - XP oder im mobilen Gerätecenter unter Windows VISTA – das
Gerät muss unter Windows einfach nur bekannt sein.
Sind diese Voraussetzungen erfüllt, können Sie den Pocket-PC anschließen und in pro-Report auf den Tab
„Pocket-PC Synchronisation“ umschalten.
21
Jetzt wird gewartet ob ein
entsprechendes Gerät erkannt
wird (alle 2 Sekunden wird der
PPC geprüft) und dann
erscheint nach kurzer Zeit der
nebenstehende Dialog.
Dieser zeigt die ermittelten
Gerätedaten an und Sie
können dann einfach auf
[Weiter] klicken.
Im linken Dialog werden Sie gebeten,
dem Gerät einen Bearbeiter
(Bauleiter) zuzuweisen.
Dazu gibt es 3 Möglichkeiten:
§
§
§
22
Vorschlagsliste
alle Adressen
Adresse aus dem PPC
Für alle 3 folgenden Möglichkeiten gilt, die ausgewählte Adresse wird dem neuen Pocket-PC zugewiesen.
Somit können die Projekte später den einzelnen Mitarbeitern/Bauleitern und somit auch den Geräten
zugewiesen werden.
§
§
§
Vorschlagsliste
die entsprechende Adresse wird bereits mit möglichen Adressen verglichen und Sie erhalten eine
vorgefilterte Anzeige der in Frage kommenden Adressen
Liste aller Adressen
es werden einfach alle Adressen zur Auswahl des Bearbeiters angeboten
Adresse aus dem Pocket-PC
die Adresse wird aus den Besitzerinformationen des Pocket-PC ermittelt und als Bauleiter in die
Adresstabelle eingetragen
Wählen Sie bitte die gewünschte Adresse aus und klicken Sie dann auf [Weiter].
Im folgenden Dialog geben Sie nun noch das Administratorpasswort ein, klicken auf den Button
[Fertigstellen] und schon ist der Pocket-PC am System angemeldet.
Sollten Sie das Admin-Passwort nicht
kennen, können Sie den Pocket-PC mit
[Fertigstellen] trotzdem schon mal
eintragen.
Der Admin muss das Gerät aber noch für
die Synchronisation freigeben.
23
Installation der Pocket-PC Version
Übertragen von pro-Report auf den Pocket-PC
Hinweis: Diese Abfrage erscheint auch nach der Installation einer neuen PC-Version, da diese in der Regel
auch eine neue Pocket-PC-Version enthält. Somit hält sich das System immer automatisch aktuell.
Jetzt erfolgt sofort die automatische Abfrage
ob pro-Report auf dem Pocket-PC bereits
installiert ist.
In unserem Fall ist noch keine Software
installiert und somit erscheint eine weitere
Abfrage.
Nach dem Klick auf den [Weiter]-Button
erscheint der nächste Dialog, der Sie zum Start
der Installation auffordert.
Hinweis: Bitte Achten Sie darauf, dass der Pocket-PC entsperrt ist und nicht auf eine Passworteingabe wartet
(der PPC wird nach einer bestimmten Zeit ohne Nutzung evtl. automatisch gesperrt).
Nach einem „beherzten“ Klick auf [Starten]
werden die angegebenen Aktionen
ausgeführt.
D.h. alle evtl. bereits vorhandenen Daten
werden gesichert, die Installationsdateien
werden auf das Gerät kopiert und die
Installation wird auf dem Pocket-PC gestartet.
24
Als letzten Dialog der Pocket-PC Installation
sehen Sie nun die Erfolgsmeldung, die Sie
auch darauf hinweist, die folgenden
Meldungen auf dem Pocket-PC für die
Installation zu bestätigen.
Diesen Dialog brauchen Sie noch nicht zu
schließen, da nun die Installation auf dem PPC
fortgeführt wird.
Beachten Sie nun bitte die Hinweise auf dem Pocket-PC um die Installation entsprechend abschließen zu
können.
25
Installation auf dem Pocket-PC
Durch die vorangegangenen Schritte auf dem PC wurde die Installation auf dem Pocket-PC initiiert.
Auf dem Pocket-PC erscheint nun der folgende
(oder ähnliche) Dialog, der Sie zur Bestätigung
der Installation auffordert.
Bitte klicken Sie nun auf [Ja] auf dem Pocket-PC
Bildschirm um die Installation zu bestätigen.
Die folgende optionale Meldung, dass
bestehende Versionen erst entfernt werden
müssen, bitte einfach mit einem Klick auf [OK]
bestätigen (evtl. vorhandene Daten bleiben
natürlich erhalten).
Dieser Dialog erscheint nicht auf allen
Betriebssystemen und dann auch nur, wenn
bereits eine frühere Version installiert war.
26
Hinweis: Der Einsatz einer zusätzlichen Speicherkarte wird dringend empfohlen! Der interne Speicher eines
Pocket-PC ist zu klein um die Menge an Bildern, Sprachnotizen und Skizzen aufzunehmen. Wir empfehlen min.
den Einsatz einer 1 GB Speicherkarte.
Als Speicherort für die Installation wählen Sie
bitte die zusätzliche „\Speicherkarte“ aus.
Klicken Sie nun bitte auf den Button
[Installieren] und die Installation wird
vollautomatisch durchgeführt.
Der letzte Dialog meldet die erfolgreiche
Installation.
Schließen Sie diesen bitte mit einem Klick auf
den [OK] Button (rechts oben).
27
Bitte klicken Sie nun auf dem PC (nicht auf dem Pocket-PC) auf den [Schließen] – Button um die
Installation zu beenden.
Sie müssen nun zuerst mindestens ein Projekt anlegen um auf dem Pocket-PC sinnvolle Daten zu erhalten.
Die nun folgenden Schritte beschreiben die Anlage eines kompletten Projekts, welches dann mit dem
Pocket-PC synchronisiert werden kann.
Die Synchronisierung der Daten jetzt schon zu starten würde zu diesem Zeitpunkt noch keinen Sinn
machen.
Bei der Anlage des Projekts lernen Sie nun auch die Philosophie kennen, die hinter pro-Report steckt.
Alle Informationen immer dabei zu haben und jederzeit und an jedem Ort darauf zugreifen zu können. Alles
wird dokumentiert und nichts wird vergessen.
Wer schreibt, der bleibt!
28
Grundsätzliche Informationen zu pro-Report
Um ein Projekt sinnvoll anzulegen bedarf es ein paar wichtiger Informationen. Je mehr Informationen Sie
beim Projekt hinterlegen, desto einfacher haben Sie es nachher bei der Bearbeitung.
Grob gesagt ist pro-Report in drei Bereiche aufgeteilt:
§
Übersicht (Info)
Im Übersichtsbereich erhalten Sie alle relevanten Informationen zu einem oder mehreren Projekten
in komprimierter Form. Hier finden Sie alle offenen Reports (Mängel / Anweisungen), Fristen oder
auch sonst alles was einen Erledigungstermin haben kann.
§
Projekte (Soll)
Im Projektebereich finden Sie alle Arten von Soll-Daten zum jeweiligen Projekt. Dazu gehören die
Projektgrunddaten, die an der Planung Beteiligten, die an der Ausführung Beteiligten mit den
entsprechenden Terminen und das entsprechende Raumbuch zur Ortsbestimmung der Mängel und
Anweisungen.
§
Protokolle (Ist)
Im Protokollbereich finden Sie quasi alle Arten von Ist-Daten. D.h. alle Protokolle mit den Angaben
zum Wetter, den Teilnehmern, den anwesenden Firmen, den Ist-Ständen der Gewerke sowie den
Reports (Mängel und Anweisungen).
Dort finden Sie auch alle Mediadaten (Bilder, Sprachnotizen, Skizzen).
Grundsätzlich sind alle Daten - die in der PC- sowie in der Pocket-PC-Version - zur Auswahl angeboten
werden unter den Stammdaten zu bearbeiten. D.h. unter „Stammdaten“ -> „Aufzählungswerte“ können
diese Werte selbst verändert oder ergänzt werden.
Bitte beachten Sie die neue Menüführung (MS-Office 12 Style), die in naher Zukunft alle Programme
aufweisen werden. Sie finden in den einzelnen Bereichen immer genau die notwendigen Funktionen.
Die Bereichsüberschriften stehen jeweils unten und
darüber finden Sie die entsprechenden Buttons, die
für diesen Bereich sinnvoll sind.
Auf den folgenden Seiten werden diese Bereiche kurz erläutert, um Ihnen einen schnellen Einstieg in die
Bedienung und Arbeitsweise zu ermöglichen. Sollten Sie Informationen vermissen, dürfen Sie uns gerne
kontaktieren +49 7529 – 911412. Wir haben immer ein offenes Ohr für Ihre Anliegen.
29
Anwenden der Software auf dem PC
Grundlegende Informationen
Zum Anlegen eines neuen Projekts sollten Sie folgende Bereiche möglichst vollständig ausfüllen.
§
Projektdaten
enthält die Projektgrunddaten wie die Adresse, eine Beschreibung, den Projekttyp, den Status, den
Projektpfad, den Projektzeitrahmen, die Kosten und Zusatzinfos und den/die entsprechenden
Projektleiter.
§
Projektbeteiligte
enthält alle an der Planung beteiligten Personen aus verschiedenen Planungsbereichen sowie
Behörden und weitere
§
Firmen und Vorgänge
enthält alle Gewerke mit den zugehörigen ausführenden Firmen und Terminen so wie den Soll-IstDaten. Entweder kommen die kompletten Daten aus pro-Plan (unserem Bauzeitenplaner) oder Sie
erfassen die Gewerke aus dem StLB und weisen die Termine und Adressen per Hand zu.
§
Dokumente und Media
enthält alle im Projektpfad gespeicherten Dokumente. Diese können dort zur Synchronisation mit
dem Pocket-PC markiert werden.
§
Orte
enthält die komplette Raumbuchstruktur als Baumdiagramm. Das Raumbuch wird zwingend
benötigt, um den Reports (Anweisungen / Mängeln) den entsprechenden Ort zuzuweisen.
An dieser Stelle bitten wir nochmals zu beachten, je mehr Daten Sie bei der Anlage des Projekts hinterlegen,
desto leichter haben Sie es nachher bei der Erfassung und Kontrolle / Auswertung.
30
Das Anlegen eines Projekts auf dem PC
Das Anlegen eines neuen Projekts können Sie über den Button [Neues Projekt] durchführen.
Das Programm wechselt dann auf die Projekte-Seite und Sie können mit dem Erfassen der
Projektgrunddaten beginnen.
Projektdaten
Das Erfassen der Projektadresse ist selbsterklärend. Die Beschreibung ist ein beliebiger Langtext der auch auf
dem Pocket-PC angezeigt wird.
31
Rubrik: Sonstiges
Unter der Rubrik „Sonstiges“ haben Sie die Möglichkeit den Projekttyp zu klassifizieren, den Status des
aktuellen Projekts zu setzen, den Projektpfad anzugeben und den Beginn und das Ende des Projekts
festzulegen. Diese Daten dienen der späteren Auswertung. Einzig dem Projektpfad kommt hier eine
besondere Bedeutung zu.
Projektpfad: Hier sollten Sie den Pfad angeben, an dem Ihre sonstigen Projektinformationen gespeichert
sind. Das Programm geht von einem zentralen Projektpfad aus, unter dem alle möglichen Dateien zu finden
sind (Bauzeitenpläne, Verträge, Kalkulationen, CAD-Pläne, usw.). Wenn dieser Pfad entsprechend eingestellt
ist, wird der komplette Pfad inkl. aller Unterverzeichnisse gescannt und die bestehenden Dateien werden
dann unter „Dokumente und Media“ angezeigt. Diese Dateien können dann vollautomatisch auf den
Pocket-PCs synchronisiert werden.
Der Projektpfad ist nicht zu verwechseln mit dem Datenbank-Pfad von pro-Report. Der Projektpfad hat nichts
mit den in pro-Report gespeicherten Daten zu tun, sondern verweist auf Ihre bestehenden Dokumente zu
diesem Projekt.
Rubrik: Pocket-PC
Bei jeder Neuanlage eines Projekts wird die Pocket-PC Auswahl grundsätzlich auf „Alle“ gesetzt. D.h. alle
angemeldeten Pocket-PCs erhalten das Projekt zur Bearbeitung. Mit dem setzen auf „Keiner“ wird die
Bearbeitung mit den Pocket-PCs gestoppt. Dieser Status wird normalerweise verwendet, wenn das Projekt
z.B. noch nicht fertig angelegt werden kann. Mit dem Setzen auf „Liste“ wird das Projekt nur für die
Projektleiter freigegeben, die auch in der Liste stehen und einen Pocket-PC eingetragen haben. In diesen Fall
muss über den Menüpunkt [Projektleiter zuweisen] eine entsprechende Person zugewiesen werden.
Es gibt aber noch eine weitere Funktion dieser Liste: Alle in der Liste befindlichen Personen werden als
Projektleiter mit einer speziell hier einzustellenden Funktion auf den entsprechenden Formularen gedruckt.
D.h. wenn Sie auf Ihren Ausdrucken die/den Projektleiter sehen möchten, müssen Sie diese(n) hier
eintragen.
Rubrik: Kosten und Zusatzinformationen
Unter der Rubrik „Kosten und Zusatzinformationen“ können Sie Texte erfassen, die dann dem Bauleiter auf
der Baustelle im Pocket-PC auf Abruf zur Verfügung stehen. Die Kosteninformationen sind eigentlich
selbsterklärend, können aber frei verwendet werden. Die Vertragsinformationen beinhalten besondere
Vertragsvereinbarungen, die einzuhalten und evtl. auch nachzulesen sind. Die techn. Informationen dienen
als Gedächtnis für technische Raffinessen (Geothermieanlage, Zentralstaubsauger, usw.) des Projekts. Bei 30
zu betreuenden Projekten kann man schon mal den Überblick verlieren.
Rubrik: Zusatzinfo
In den Zusatzinfos können Variablen mit beliebigen Inhalten gespeichert werden. Diese Variablen können
dann jederzeit in den Druckformularen verwendet werden. Diese Funktion ist der PROFESSIONAL Version
von pro-Report vorbehalten.
32
Projektbeteiligte
Zu den Projektbeteiligten gehören die an der Planung beteiligten Personen. D.h. Auftraggeber,
Planerkollegen, Fachingenieure, Behörden usw.
Das Erfassen der Projektbeteiligten dient der Zuweisung der Adresse zur jeweiligen Funktion in diesem
Projekt. Der Vorteil hierbei ist, dass ein und dieselbe Adresse, in jedem Projekt eine eigene Funktion haben
kann. D.h. in einem Projekt sind Sie der Architekt, in einem anderen Projekt der Architekt und SiGeKoordinator. Ein weiterer Vorteil liegt in der Synchronisation mit dem Pocket-PC. Sie haben dann
automatisch Alle korrekten Adressen zu diesem Projekt mit dabei.
Ein weiterer Vorteil liegt darin, dass am Pocket-PC die Kontaktdaten für die direkte Kommunikation genutzt
werden können. D.h. je mehr Daten Sie zu einer Adresse hinterlegt haben, desto mehr mögliche Wege
haben Sie, die gewünschte Person von unterwegs zu erreichen (Telefon Firma, Handy, SMS, E-Mail).
Das Zuweisen einer Adresse zur
jeweiligen Gruppe ist sehr einfach.
Sie markieren einfach die
entsprechende Gruppe (im Beispiel
den SiGeKo) und klicken dann mit der
Maus auf [Adresse auswählen].
Es erscheint der Adressauswahl-Dialog in dem Sie die gewünschte Adresse durch einen Doppelklick in die
Auswahl übernehmen können. Sie haben hier die Möglichkeit, die Adressen nach allen möglichen Kriterien
wie z.B.: nach Gewerk, nach Funktion, nach Ort, nach PLZ zu gruppieren um die Auswahl zu erleichtern.
Des Weiteren können Sie in der Menüzeile den Volltextfilter verwenden um den gewünschten Adresseintrag
ausfindig zu machen.
Sollte die gewünschte Adresse noch nicht vorhanden sein, können Sie diese auch direkt über den blauen
[+]-Button anlegen. Wenn Sie aber mit Outlook-Adressen arbeiten, ist es sinnvoller, die Adresse in Outlook
einzutragen und diese dann in die Adress-Datenbank zu importieren.
33
Sie können natürlich auch einer Gruppe wie. z.B. den Fachingenieuren mehrere Adressen zuordnen. Einfach
die Adressen nacheinander in die Liste übernehmen und am Ende auf [Übernehmen] klicken.
Nach der Übernahme werden Ihnen – bei der Adressinfo unten – die wichtigsten Kontaktdaten angezeigt.
Dort können Sie durch einen Klick auf den Link der E-Mail-Adresse direkt eine E-Mail erzeugen oder durch
einen Klick auf den Link des Namens, direkt in die Adressverwaltung auf diese Adresse springen.
34
Vorgänge und Firmen
Unter den Vorgänge und Firmen finden wir zum einen die entsprechenden Vorgänge und zum anderen die
zugeordneten ausführenden Firmen. Idealerweise haben Sie unser pro-Plan und können somit ganz einfach
dem aktuellen Projekt einen Bauzeiten- oder SiGe-Plan zuweisen. Damit ist dann die meiste Arbeit auch
schon getan.
Die „anderen“ können natürlich auch einfach die notwendigen Vorgänge (Gewerke), eine zugehörige
Adresse und das entsprechende Start- und Endedatum von Hand dazu eintragen (mit pro-Plan geht das aber
deutlich eleganterJ ). Der große Vorteil dieser zugewiesenen Daten, liegt in der einfachen und schnellen
Erfassung der Ist-Werte zu jedem Vorgang auf dem Pocket-PC. Damit lässt sich dann sehr einfach der so
wichtige Soll-Ist-Vergleich durchführen.
Das Einlesen eines Bauzeitenplans starten Sie über den unteren Teil des Buttons [Vorgang auswählen] (der
Button ist zweigeteilt).
35
Wenn Sie den Bauzeitenplan in Ihren vorher festgelegten Projektpfad gespeichert haben, wird Ihnen dieser
nun schon als Auswahl entsprechend angeboten.
Durch einen Klick auf [Weiter] und
anschließend auf [Fertigstellen], wird der
Plan gelesen und die Werte werden
entsprechend eingetragen.
D.h. es sind alle Gewerke angelegt und die
Adressen sind – wenn sie in pro-Plan
angelegt wurden – auch schon
zugewiesen.
Sollten Sie den Plan nicht im StandardProjektverzeichnis gespeichert haben,
können Sie über den Button
[andere Datei öffnen] den Plan aus einem
beliebigen Verzeichnis laden.
Als Ergebnis sehen Sie dann den importierten Plan mit allen dazugehörigen Informationen.
36
Wichtig: bei einem importierten Bauzeitenplan können Sie die Soll-Daten niemals hier ändern. Das müssen
Sie dann im Bauzeitenplan selbst erledigen.
Bei der „von Hand Methode“ wählen Sie statt dem unteren Teil des Buttons [Vorgang auswählen] einfach
den oberen und holen die Vorgänge einfach aus dem vorbereiteten StLB-Katalog. Danach weisen Sie wie
gewohnt eine Adresse zu und zu guter letzt geben Sie noch das Start- und Endedatum des Vorgangs an. Das
ganze machen Sie dann so oft, bis der komplette Bauzeitenplan ein gepflegt ist (oder Sie verwenden eben
pro-Plan J in der aktuellen Version).
37
Dokumente und Media
Wenn Sie den Projektpfad bei der Anlage des Projekts entsprechend angeben haben, sehen Sie hier die
gefundenen Dokumente nach den Gruppen / Dateitypen (aus den Stammdaten) sortiert.
Der Projektpfad ist nicht zu verwechseln mit dem Datenbank-Pfad von pro-Report. Der Projektpfad hat
nichts mit den in pro-Report gespeicherten Daten zu tun, sondern verweist auf Ihre bestehenden
Dokumente zu diesem Projekt.
D.h. Sie erhalten eine Übersicht über alle im Projektpfad gefundenen Dokumente. Diese werden Ihnen in
einer flachen Struktur (ohne Verzeichnisbaum) angezeigt. Der Vorteil liegt in einer besseren
Übersichtlichkeit, einer schnellen Volltextsuche und vor allem in der Synchronisationsmöglichkeit mit dem
Pocket-PC. Sie sind nun in der Lage, ein Original-Dokument durch einen einfachen Klick in die „Sync“-Spalte
mit dem Gerät zu synchronisieren (immer nur vom PC zum Pocket-PC damit den Originalen nichts passiert).
Beim jedem Synchronisieren werden am Schluss die entsprechend markierten Dateien auf den Pocket-PC
übertragen. Um die Aktualität dieser Dateien brauchen Sie sich somit nicht mehr zu kümmern. Durch einen
„Doppelklick“ können Sie die Datei in ihrer jeweiligen Anwendung öffnen.
Durch einen Klick in die „Typ“-Spalte können Sie den Typ frei angeben, um die Datei einer anderen Gruppe
zuzuordnen. Das Original bleibt natürlich im Originalpfad gespeichert. Diese Einstellung beeinflusst nur die
Position in der angezeigten Liste.
38
Orte
Unter den Orten wird das benötigte Raumbuch erzeugt und verwaltet. Das Raumbuch benötigen Sie, um den
erfassten Mängeln eine entsprechende Position zuzuweisen, damit diese - in späteren Kontrollen - auch
wieder gefunden werden können.
Diese Orte können Gebäude, Stockwerke, Räume, Fassadenseiten usw. sein. Das Verwalten dieser Orte ist
sehr einfach und geht schnell von der Hand.
Die Buttons sind nahezu selbst erklärend und es gibt eigentlich nur eine wichtige Regel beim Anlegen der
Orte zu beachten:
„Wenn Sie einen neuen Ort anlegen, wird er immer als Unterpunkt unter den aktuellen Ort angelegt!“
D.h. in diesem Beispiel wird das „Bad-WC“ somit im „EG“ angelegt. Wenn Sie nun ein weiteres Stockwerk
anlegen wollten, müssten Sie zuvor den Eintrag „Zentralgebäude“ markieren, damit das neue Stockwerk
dann in der richtigen Ebene landet.
Der Im- und Export von Raumbüchern ist der „PROFESSIONAL-Version“ von pro-Report vorbehalten.
39
Die Synchronisation mit dem Pocket-PC
Sie haben es geschafft! Die Daten sind angelegt, das Projekt steht soweit und jetzt möchten wir das Projekt
mit dem Pocket-PC synchronisieren – nun wird es spannend!
Nach dem Wechsel auf den Tab „Pocket-PC Synchronisation“ wird das Gerät (sofern es angeschlossen und
eingeschaltet ist) erkannt und es werden die entsprechenden Gerätedaten angezeigt.
Wenn das Gerät korrekt angemeldet ist sollte Ihr Bildschirm mehr oder weniger dem oben gezeigten
entsprechen.
Wichtig: Die Anzeige „Anzahl aktiver Projekte“ sollte mindestens auf „1“ stehen. Wenn dort „0“ angezeigt
wird, gibt es kein Projekt das zur Synchronisation freigegeben ist.
Sind alle Voraussetzungen erfüllt, können Sie jetzt auf den Button [Synchronisation] klicken um den Vorgang
zu starten. Die Daten werden dann vollautomatisch synchronisiert. D.h. Alle neuen Daten vom Pocket-PC
werden auf den PC gespeichert, die Daten werden dann in die Datenbank ein gepflegt und die neuen Daten
vom PC werden dann wieder auf den Pocket-PC übertragen. Dabei werden komplizierte Vergleiche usw.
durchgeführt…
Kurz gesagt: Wir erledigen das für Sie!
40
Normalerweise startet dann die Synchronisation. Haben Sie bereits mit pro-Report auf dem Pocket-PC
gearbeitet und das Programm auf dem Pocket-PC nicht geschlossen, erscheint die folgende Meldung.
Beenden Sie einfach das Programm auf dem
Pocket-PC und starten Sie die Synchronisation noch
einmal.
Wenn alles normal läuft, sieht das Ergebnis dann so aus. Alle auszuführenden Punkte wurden korrekt
abgehakt. Das kann je nach Anzahl der Projekte und deren Inhalte schon mal ein paar Minuten dauern. In
der Regel geht es aber sehr schnell, da wir nur die veränderten Daten übertragen.
Nun können Sie auf den [Schließen] Button klicken um die Maske zu schließen. Jetzt interessiert uns der PC
erst mal nicht mehr und wir widmen uns dem Pocket-PC um Ihr erstes Protokoll zu erfassen J . D.h. Sie
stecken den Pocket-PC vom PC ab und arbeiten ab jetzt nur noch auf dem Pocket-PC.
41
Anwenden der Software auf dem Pocket-PC
Grundlegende Informationen
Um pro-Report auf dem Pocket-PC anwenden zu können, sollten Sie natürlich mit der grundsätzlichen
Bedienung eines Pocket-PC vertraut sein. Wir setzen voraus, dass Sie wissen wo der Stift im Gerät versteckt
ist J , wie Programme gestartet werden und was ein Langklick ist. Den Rest können Sie problemlos auf den
folgenden Seiten erlernen J .
Alles was wie ein Link aussieht (blau und unterstrichen), lässt sich antippen und führt zu weiteren
Informationen. Als Beispiel sind hier die angezeigten Namen zu nennen. Wenn Sie einen als Link angezeigten
Namen antippen, öffnet sich z.B. die detailierte Adressinfo, von der Sie den Kontakt direkt anrufen könnten.
Alle Buttons (außer den Media-Buttons Kamera, Mikrofon und Notiz) die blau gefärbt sind enthalten weitere
Informationen. Sind sie grau lohnt sich das Antippen nicht J .
Mit den Media-Buttons Kamera, Mikrofon und Notiz können Sie immer zum aktuell ausgewählten Eintrag
eine Mediadatei (Foto, Sprache, Text und Skizze) hinzufügen.
42
Der Start von pro-Report PPC
Unter Start -> Programme -> finden Sie das Ihnen
bekannte pro-Report-Icon mit dem Sie das
Programm nun auf dem Pocket-PC starten können.
Tippen Sie mit dem Stift auf das pro-Report Icon und
das Programm wird gestartet.
Es erscheint der Startbildschirm und die
notwendigen Daten wie Projekt- und Katalog-Daten
werden geladen.
Als nächstes erscheint die Projektauswahl. Mit
dieser wählen Sie nun Ihr entsprechendes Projekt
aus.
Jetzt werden die Projektdaten geladen und danach
entsprechend angezeigt.
43
Sie sehen jetzt alle relevanten Daten zum
ausgewählten Projekt.
Sie haben hier auch die Möglichkeit die
Beschreibungsdaten des Projekts zu lesen. Dazu
erscheinen bei großen Texten an der Seite die
entsprechenden Rollbalken. Außerdem sehen Sie die
Adresse so wie das Projektendedatum als Info.
Sie erinnern sich an die oben erwähnt „als Link
angezeigten Namen“. Den Bauherren können wir
nun durch antippen ganz einfach kontaktieren.
Tippen Sie auf den Link „gripsware gmbh …“ und die
Detailseite wird angezeigt.
Wenn Sie nun auf den Eintrag „Handy anrufen“
tippen, erscheint eine weitere „Ja | Nein“-Abfrage
ob Sie diese Nummer wirklich wählen möchten.
Probieren Sie es aus - es funktioniert J !
Durch das Tippen auf [OK] rechts oben wird die
Detailseite wieder geschlossen.
44
Der Menübereich
Betrachten wir nun zuerst einmal den unteren Menübereich. Sie sehen dort mehrere Buttons und darunter
die Abkürzungen der einzelnen Bereiche.
Wir haben uns bewusst gegen das Ausschreiben der Namen entschlossen, weil Sie sonst ständig diese Seiten
hin- und her scrollen müssten. Deshalb gibt es die Abkürzungen die eigentlich leicht zu merken sind.
Unterer Menübereich der Pocket-PC Version von
pro-Report.
Der obere Teil enthält die Buttons, der untere die
einzelnen Seiten.
Button-Bereich:
§ Speichern
Speichert den aktuellen Stand ab. Diese Funktion braucht nicht explizit ausgeführt zu werden, da wir
die Daten automatisch regelmäßig speichern. Sie können aber jederzeit durch Antippen des Buttons
pro-Report zum Speichern veranlassen.
§
€ = Kosteninformationen
Es werden die Kosteninformationen angezeigt die auf dem PC dem Projekt hinterlegt wurden.
§
VI = Vertragsinformationen
Es werden die Vertragsinformationen angezeigt die auf dem PC dem Projekt hinterlegt wurden.
§
TI = Technische Informationen
Es werden die Vertragsinformationen angezeigt die auf dem PC dem Projekt hinterlegt wurden
§
Kamera
Das interne Kamera-Modul wird gestartet (sofern vorhanden). Erklärungen dazu entnehmen Sie
bitte Ihrem Pocket-PC Handbuch.
§
Mikrofon
Unser Sprachaufnahme-Modul wird gestartet. Erklärungen folgen später.
§
Notiz und Skizze
Unser Notizen- und Skizzen-Modul wird gestartet. Erklärungen folgen später.
§
(i)nfo über Mediadaten
Ist der Button „grau“ sind keine Mediadaten eingetragen, ist er „blau“ sind Mediadaten hinterlegt.
Durch das Tippen auf den Button werden die Mediadaten im Dateiexplorer angezeigt.
45
Unterer Menübereich der Pocket-PC Version von
pro-Report.
Der obere Teil enthält die Buttons, der untere die
einzelnen Seiten.
Seiten-Bereich:
§ Prj = Projekt
Öffnet die Projektseite mit den relevanten Informationen zum Projekt.
§
Ptk = Protokoll
Öffnet die Protokollseite mit den relevanten Informationen zu einem auswählbaren Protokoll.
§
Inf = Information
Öffnet die Info-Seite auf der Sie alle Informationen in terminlicher Reihenfolge finden. Diese Seite ist
sehr interessant, da sie Ihnen alle notwendigen Informationen auf einen Blick gibt. Dazu aber später
mehr.
§
Tln = Teilnehmer
Öffnet die Teilnehmer-Seite mit den an der Planung beteiligten Personen.
§
Frm = Firmen
Öffnet die Firmen-Seite mit den an der Ausführung beteiligten Personen.
§
Vrg = Vorgänge (Gewerke)
Öffnet die Vorgangs-Seite mit dem gespeicherten Bauzeitenplan aus pro-Plan oder zeigt die per
Hand angelegten Vorgänge.
§
Rpt = Report (Mängel | Anweisungen)
öffnet die Report-Seite und zeigt die bereits erfassten offenen Reports an.
46
Verwenden der Media-Funktionen
Was sind denn Mediadateien? Das sind Fotos, Sprachnotizen, Texte und Skizzen die auf dem Pocket-PC
erzeugt werden können (je nach Ausstattung Ihres Pocket-PC).
Sie können zu absolut jedem Objekt in pro-Report beliebige Mediadateien erfassen. D.h. je nachdem
welches Objekt gerade markiert ist (Projekt, Protokoll, Teilnehmer, Firma, Vorgang oder Report
[Mangel/Anweisung]), erhält dieses die erzeugte Mediadatei. Nehmen wir zum Beispiel einen Report
(Mangel). Diesem ausgewählten Report können Sie nun beliebige Mediadaten zuordnen.
Das Zuordnen erfolgt vollautomatisch. Alles was Sie tun müssen ist eine Mediadatei zu erzeugen.
§
Kamera
Das interne Kamera-Modul wird gestartet (sofern vorhanden). Nach dem Sie nun ein Bild gemacht
haben, wird es dem aktuell ausgewählten Objekt (Report [Mangel/Anweisung]) zugeordnet.
Viele Pocket-PCs haben für die Kamera-Funktion eine Hardware-Taste. Bitte machen Sie sich mit
der Bedienung der Kamera vertraut und beachten Sie die Tipps zur Einstellung am Ende.
§
Mikrofon
Das interne Sprachaufnahme-Modul wird gestartet. Durch das Tippen auf den [•] „Aufnahme“Button wird die Aufnahme gestartet. Das Tippen auf den [n
n ] „Stop“-Button beendet die Aufnahme
und diese wird dem aktuell ausgewählten Objekt (Report [Mangel/Anweisung]) zugeordnet.
Viele Pocket-PCs haben für die Sprachnotiz-Funktion eine Hardware-Taste. Bitte machen Sie sich
mit der Bedienung der Sprachnotizen vertraut und beachten Sie die Tipps zur Einstellung am Ende.
§
Notiz und Skizze
Unser eigenes Notizen- und Skizzen-Modul wird gestartet. Normalerweise wird die Betreffzeile mit
dem aktuell markierten Eintrag vorbelegt. Dieser Betreff kann aber beliebig verändert werden und
dient dem späteren Erkennen der Notiz. Wenn Sie ein Datum eintragen, erscheint diese Notiz zum
gegeben Zeitpunkt auf der Informationen (Inf) Seite als Wiedervorlage. Jetzt können Sie einen
beliebig langen RTF-Text eingeben, der einfache Formatierungen enthalten kann. Mit dem [! ]
„Stift“-Button gelangen Sie in den Skizzen-Modus. Dort können Sie zu der Notiz eine kleine Skizze
anfertigen (als Beispiel nehmen wir eine sehr große Fassade an der Sie einen Report [Mangel] erfasst
haben. Sie haben nun über das Raumbuch zwar den Mangelort [Fassade West] zugeordnet, aber
durch die Größe ist der Mangel schwer zu finden. Hier hilft Ihnen die Skizze mit einem Rechteck und
einem „X“ an der richtigen Stelle sicher weiter J ).
Nochmal zur Erinnerung! Diese Mediadateien können jedem Eintrag in pro-Report zugeordnet werden. Sie
können nicht nur zugeordnet werden, sondern sie werden automatisch dem aktuell selektierten Eintrag
zugeordnet. D.h. es ist vorher zu überlegen, welchem Objekt Sie die Mediadatei zuordnen möchten.
47
Verwenden der Kontaktauswahl
Grundsätzlich müssen Sie immer wieder irgendwo Kontakte auswählen. Sie erhalten hier eine kleine
Einführung, da diese Funktion an mehreren Stellen im Programm verwendet wird. Immer wenn es darum
geht einen Kontakt auszuwählen (sei es über die [+]-Buttons oder die […]-Buttons), erscheint immer die
gleiche Maske.
Sie sehen hier nicht nur den Kontakt, wie Sie es
sonst vom Pocket-PC gewohnt sind. Sondern Sie
sehen auch die entsprechende Funktion und das
Gewerk der Person in Ihrem Bauvorhaben.
Der [P] – Button zeigt an, dass die Kontakte nach
den Projektbeteiligten (Planung und Ausführung)
gefiltert sind. Somit sehen Sie nur die Personen die
auch mit diesem Bauvorhaben zu tun haben.
Möchten Sie alle vorhandenen Kontakte sehen,
deaktivieren Sie einfach den Filter durch Tippen auf
das [P]. Jetzt werden Ihnen alle Kontakte aus allen
Projekten von pro-Report angezeigt.
Was kann nun mit den angezeigten Kontakten gemacht werden?
§
kurzes Antippen
markiert den entsprechenden Eintrag
§
doppeltes Antippen
aktiviert die Kontakteseite mit allen Kontaktmöglichkeiten (Telefon, Handy, E-Mail) die eingetragen
sind. Deshalb ist es wichtig, den Kontakten soviel Information wie möglich zuzuordnen.
§
langes Antippen
wählt den markierten Eintrag aus und übergibt ihn an die entsprechend übergeordnete Funktion.
Über den Button [Menü] erreichen Sie auch die erklärten Funktionen (und weitere mehr). Sollten Sie den
Kontakt nicht in Ihren pro-Report-Kontakten finden, können Sie über das Menü auch die Kontaktquelle auf
Ihre PIM-Kontakte aus Outlook umstellen.
48
Ptk – die Protokolle (Bauphase und Wetterdaten)
Durch das sanfte Antippen des Seitenbereichs
„Ptk-Protokoll“ gelangen Sie auf die Protokoll Seite.
Da wir noch kein Protokoll angelegt haben, steht in
der ersten Zeile der Hinweis das zu tun.
Ein neues Protokoll können wir durch das Tippen auf
den [+] - Button erzeugen.
Nach dem Erzeugen, erscheint die Auswahl der
verschiedenen Protokolltypen (die in den
Stammdaten auf dem PC gepflegt werden können).
In unserem Beispiel wählen wir nun einen
„Tagesbericht“ aus und tippen den Eintrag einfach
an. Jetzt wird das Datum und die Uhrzeit des
Protokolls automatisch eingetragen.
In den weiteren Schritten tippen Sie nun auf die
weiteren Felder und vervollständigen so die
entsprechenden Informationen über das Wetter.
Zur Erinnerung!
Alle diese Daten können auf dem PC unter den
Stammdaten selbst gepflegt werden.
Wenn Sie möchten können Sie jetzt auch ein Foto
machen um die Situation auf der Baustelle zu
dokumentieren. Das Foto wird dann automatisch
dem Protokoll zugeordnet.
49
Inf - die Informationen
Wir tippen nun auf die „Inf-Informationen“ Seite um
zu sehen was das Programm für uns an Infos bereit
hält.
Ganz schön viel J .
Erläuterung der Spalten:
[Datum] [Typ] [Status] [Beschreibung]
Sie sehen nun den bereits zugewiesenen
Bauzeitenplan in Tabellenform. Die Ansicht wird
automatisch auf den „heutigen Tag“ positioniert.
Sie sehen auch, dass die Mauerarbeiten „vor Ort“
sind und in ca. 1 Monat enden.
Wir sehen momentan noch keine Reports, da wir
bisher keine erfasst haben oder keine offenen
vorhanden sind (der perfekte Bauzustand J ).
Was finden Sie hier für Informationen. Eigentlich alles was einen Termin (oder ein Datum) enthält. D.h. Sie
sehen die [N]otizen mit Wiedervorlagedatum, die [V]orgänge aus dem Bauzeitenplan, die offenen [R]eports
und weitere [T]ermine – alles schön nach Datum sortiert.
Der zweite Button stellt den „heutigen Tag“ dar und positioniert die Liste so, dass der heutige Tag auf jeden
Fall im sichtbaren Bereich liegt.
Da diese Informationen ganz schön umfangreich werden können, haben wir eine geniale Filtermöglichkeit
geschaffen, die Ihnen die gewünschten Informationen sehr schnell liefert. Um einfach einen Typ von
Einträgen auszublenden, tippen Sie einfach auf den Button mit dem entsprechenden Anfangsbuchstaben
dieses Typs: [N]otizen, [V]orgänge, [R]eports oder [T]ermine. Ist der Button nicht mehr „blau“ werden auch
die Infos zu diesem Typ nicht angezeigt. Nochmaliges Tippen auf den Button aktiviert den Typ wieder. Somit
haben Sie einen sehr schnellen und einfachen Zugriff auf die jeweils benötigte Information.
50
Wenn Sie nun aber aus den vielen Daten nur bestimmte Information suchen. Z.B: möchten Sie weil Sie
gerade mit dem Chef der Mauerarbeiten über die Baustelle wandern, nur die Einträge sehen, die auch diese
Firma betreffen. Nichts leichter als das. Sie tippen auf den [F]ilter-Button und der Filterdialog erscheint
unten.
Sie tippen jetzt in der Firmenzeile auf den „drei
Punkte“-Button […] und automatisch erscheint die
Adressauswahl mit den bereits zugewiesenen
Firmen.
Sie wählen die Firma durch einen „Langklick“ oder
über den [OK]-Button aus und der Filter wird
entsprechend aktiviert.
In unserem Fall sehen wir nur noch die Vorgänge
(mehr wurde noch nicht erfasst) der „Mauerwerk
GmbH“.
Wären nun bereits Reports (Anweisungen/Mängel)
erfasst, würden auch diese angezeigt werden und
Sie hätten alles im Blick was diese Firma betrifft.
Dieser Firmen- und Orts-Filter [F] lässt sich mit dem Typfiltern [N][V][R][T] einfach kombinieren. D.h. wählen
Sie eine Firma aus, können Sie in einer zweiten Stufe noch die Typen entsprechend filtern. Wählen Sie einen
Ort aus, können Sie auch hier als zweites Kriterium den Typ entsprechend filtern.
Der Firmenfilter zeigt definitiv nur die Einträge an die auch dieser Firma zugeordnet wurden. D.h. dieser
Filter hat Vorrang vor den Typfiltern.
Beim Ortsfilter ist es umgekehrt. Bei einem gesetzten Ortsfilter werden trotzdem die Daten aus den Notizen,
Vorgängen und Terminen angezeigt. Der Ortsfilter wirkt ausschließlich auf die [R]eports (da nur bei den
Anweisungen und Mängeln die Orte eingetragen sind).
Durch das Tippen auf den [F] - Button wird nur der Filterdialog ein- und ausgeblendet. Mehr tut der Button
nicht. Ist mindestens ein Filter aktiv ist der Filter-Button „rot“, ist keiner aktiv, dann ist er „grau“. Somit
sehen Sie auch im zugeklappten Zustand dass mindestens einer der Filter gesetzt ist.
Die Filter können einfach durch das Tippen auf die „roten [X] - Buttons wieder gelöscht werden. Versuchen
Sie einfach Ihr Glück und filtern Sie. Das schlimmste was passieren kann, ist dass die Anzeige leer bleibt J .
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Tln – die Teilnehmer (an der Planung beteiligt)
Auf der Teilnehmer Seite gibt es nicht all zu viel zu tun. Hier setzen Sie nur die „Häkchen“ zu den Personen
die auf der Baustelle anwesend sind oder die mit Ihnen über die Baustelle gehen.
Einfach bei den anwesenden Personen, „links auf
die Checkbox“ tippen, um das Häkchen zu setzen
oder wieder zu entfernen.
Sind weitere Personen anwesend die noch nicht zu
den Projektbeteiligten erfasst wurden, können Sie
über den [+] - Button aus der pro-Report-Adressliste
hinzugefügt werden.
Nur diese weiteren Hinzugefügten, können mit dem
[-] - Button auch wieder entfernt werden, die
anderen können nur am PC verwaltet werden.
Auch hier können Sie zu jeder Person beliebige Mediadateien erfassen. Eine beliebig erzeugte Mediadatei
wird dann automatisch dem aktuell markierten Eintrag zugeordnet.
Ein Tippen auf den „Namenslink“ bringt Sie wieder auf die Kontaktseite, von der aus Sie alle
Kontaktmöglichkeiten wie gewohnt nutzen können.
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Frm – die Firmen (an der Ausführung beteiligt)
Auf der Firmenseite legen Sie fest, wie viele
Mitarbeiter der jeweiligen Firma vor Ort sind.
Sie haben die Möglichkeit die Qualifikation exakt
oder nur eine Gesamtanzahl von Personen zu
erfassen.
Sie sehen normalerweise links von den Einträgen
jeweils zwei Felder [0] und [-] (sofern noch keine
Information hinterlegt wurde).
Durch das Tippen auf das obere Zahlenfeld [0],
gelangen Sie in den Mitarbeiter Erfassungsdialog.
Durch das Tippen auf das untere Statusfeld [-],
können Sie einen beliebigen Status zur jeweiligen
Firma erfassen. Bei jedem Tippen wird der jeweils
nächste Statuseintrag ausgewählt.
Diese Vorbelegungswerte (Qualifikation und Status)
können in den Stammdaten am PC bearbeitet
werden.
Nachdem Sie auf das obere Zahlenfeld [0] getippt
haben, erscheint der Dialog zur Erfassung der
Mitarbeiter.
Jetzt können Sie mit den [↑][↓] Tasten die Anzahl
der entsprechenden Personen setzen. Sie haben
natürlich auch die Möglichkeit die Werte direkt
einzugeben.
Möchten Sie die Qualifikation nicht erfassen, tragen
Sie einfach die Gesamtzahl der Anwesenden dieser
Firma bei „Sonstige“ ein.
Bestätigen Sie die Eingabe mit dem [ok] – Button
oben rechts.
53
Vrg – die Vorgänge (der Bauzeitenplan)
Der Bauzeitenplan wurde bereits am PC hinterlegt und ist somit auch hier verfügbar. Was können Sie hier
damit machen?
Sie können z.B. die Ist-Daten erfassen, Leistungsstände als Sprache oder Text aufnehmen, Fotos zu den
entsprechenden Gewerken schießen und vieles mehr. D.h. hier erfassen Sie alles was zu den einzelnen
Gewerken wichtig ist. Alle diese erfassten Informationen werden natürlich später aufbereitet und in den
Bauzeitenplan zurückgeschrieben oder auch als Bautagebuch mit den entsprechenden
Leistungsinformationen ausgedruckt.
Sehen wir uns als Beispiel einmal die Erdarbeiten an.
Die Soll-Daten aus dem Bauzeitenplan geben einen Start am Fr. 06.06.08 und eine Ende am Fr. 13.06.08 vor.
Sie erfassen aber, dass die Arbeiten erst am Mo. 09.06.08 begonnen wurden. Das Resultat ist ein hellrotes
Startdatum [Mo. 09.06.08]. Dieses besagt aber nur, dass die Arbeiten nicht pünktlich begonnen wurden. Der
interessante Teil kommt jetzt: Wenn Sie nun den prozentualen Fertigstellungsgrad auf 90% setzen, wird das
Feld entsprechend Rot [ 90% ] und das Prognosedatum rutscht weit über das Soll-Ende hinaus.
Für Sie ein klares Signal - hier läuft was schief und Sie müssen entsprechend reagieren.
Hier sehen Sie die Daten aus dem hinterlegten
Bauzeitenplan von pro-Plan.
Im Detail werden die Soll-Daten angezeigt (Startund Ende-Datum die nicht veränderbar sind).
Darunter sehen Sie Ihre erfassten Ist-Daten
(tatsächlicher Start, Fertigstellung in % und das
prognostizierte Endedatum).
Sie sehen den bekannten Adresseintrag wieder als
Namenslink (zum Öffnen der Kontaktdaten) und den
bereits zugewiesenen Status [A] zu dieser Firma.
Über die Mediadaten (Sprache und Notizen) haben
Sie hier die Möglichkeit, zu jedem Gewerk beliebig
lange Texte oder auch Bilder zu erfassen um den
Stand zu Dokumentieren.
Alle erfassten Daten können später am PC im „Bautagebuch detailliert“ ausgedruckt und dokumentiert
werden.
54
Rpt – die Reports (die Anweisungen und Mängel)
Last but not least, kommen wir zu den Reports. Diese sind der zentrale Punkt im Programm und somit ein
kleines bisschen umfangreicher in den Funktionen. Wenn Sie auf die Seite Rpt – Reports wechseln erscheint
erst mal eine leere Maske (wir haben ja auch noch nichts erfasst).
Im leeren Report-Dialog klicken Sie nun auf den
(schon bekannten) [+] – Button um einen neuen
Report (Mangel oder Anweisung) zu erfassen.
Jetzt macht sich die akribische Vorbereitung der Projektdaten bezahlt J . Als erstes werden Sie nun gefragt,
wo Sie sich befinden und dazu wird das am PC erfasste Raumbuch angezeigt.
In unserem Beispiel klicken wir auf den
Heizungsraum im UG.
Mit dem [+] – Button könnten Sie auch noch einen
neuen Ort anlegen (dazu bitte die übergeordnete
Ebene auswählen, da IMMER nur „Untereinträge“
angelegt werden).
Mit der „Lupe“ können Sie in einem großen
Raumbuch auch einen Ort suchen.
Mit einem Langtippen oder dem [OK] – Button
(rechts unten) wird der Ort dann übernommen.
Weiter geht’s zu den Katalogen um den entsprechenden Report auszuwählen…
55
Sie haben nun gerade festgestellt, dass im Heizungskeller nicht das richtige Steinmaterial verbaut wurde. Es
erfüllt leider nicht die geforderten Brandschutzanforderungen. Das möchten Sie nun als Mangel erfassen.
Sie öffnen den Abnahmekatalog, wählen die
Mauerarbeiten aus, öffnen dann den Ast
Material/Funktion und markieren hier den Eintrag
„Steinmaterial erfüllt Brandschutzanforderungen“.
Jetzt haben Sie - wie so oft im Leben – mehrere
Möglichkeiten weiter zu machen J .
[√] = Erledigt oder OK
[M] = Mangelhaft
[A] = Anweisung
Das Erfassen eines neuen oder die Suche eines
Eintrags funktioniert gleich wie bei den Orten.
Jetzt tippen Sie auf das [M] um den Report als Mangel anzulegen (jetzt verstehen Sie sicher auch, warum es
nicht grundsätzlich „Mangel“ sondern global „Report“ heißt, da hier ja auch „Anweisungen“ erfasst werden
können).
Der Report (Mangel) wird erzeugt und der Dialog entsprechend gefüllt. D.h. der Report bekommt eine
eindeutige ID und der vorher ausgewählte Ort wird eingetragen.
Neben der ID können Sie nun eine Priorität für den
Mangel eintragen. Diese ist unabhängig vom
Fristdatum. Der Mangel muss vielleicht erst in 2
Wochen erledigt sein, trotzdem steht die Priorität
auf „Kritisch“, da das Material erst noch bestellt
werden muss.
Der nächste Schritt dient der Zuordnung der Firma
die den Mangel dann beheben muss.
56
Klicken Sie jetzt auf den […] – Button in der Firmenzeile um die beteiligten Firmen aufzurufen. Wie bereits zu
Beginn erklärt, wählen Sie die entsprechende Firma aus und weisen diese dem Report zu.
Die Firma wird nun wieder als Namenslink angezeigt
und kann wie gewohnt kontaktiert werden.
Sie erfassen nun noch das gewünschte Fristdatum
und erzeugen dann noch Ihre entsprechenden
Mediadateien. D.h. Sie nehmen evtl. ein Foto, eine
ausführliche Sprachnotiz oder auch Text auf, um den
Report zu vervollständigen.
Die erzeugten Mediadateien werden
selbstverständlich diesem markierten Report
automatisch zugeordnet.
Was machen die Felder „Termin“ und „bis zum“?
Diese dienen der exakten Spezifikation der Fristen. Folgende Kombinationen sind möglich:
§
nur Termin (fester Tag)
Der Report (Mangel/Anweisung) muss an diesem Tag erledigt/ausgeführt werden. Nur an diesem
Tag, nicht früher und auch nicht später. Im Ausdruck steht dann, dass die entsprechenden Arbeiten
am xx.xx.xxxx auszuführen sind.
§
Termin und bis zum (Zeitraum)
Der Report (Mangel/Anweisung) kann zwischen Termin und bis zum erledigt/ausgeführt werden. Im
Ausdruck steht dann, dass die entsprechenden Arbeiten vom xx.xx.xxxx bis zum xx.xx.xxxx
auszuführen sind.
§
nur bis zum (Frist)
Der Report (Mangel/Anweisung) muss spätestens bis zum xx.xx.xxxx erledigt/ausgeführt werden. Im
Ausdruck steht dann, dass die entsprechenden Arbeiten bis zum xx.xx.xxxx auszuführen sind.
Die Datumsfelder Termin und bis zum werden entsprechend Ihrem Stand zum heutigen Tag eingefärbt. Rot
heißt dass der Termin heute oder in der Vergangenheit zu erledigen ist, Gelb bedeutet innerhalb einer
Woche und Grün heißt dass mehr als 1 Woche Zeit bleibt.
57
Was macht das Feld „geprüft“?
Dazu müssen wir ein wenig ausholen. pro-Report funktioniert so, dass alle offenen Reports, immer in das
nächste neue Protokoll weitergegeben werden. D.h. ein offener Report (Mangel) erscheint in jedem neuen
Protokoll wieder, solange, bis er als „Erledigt“ gekennzeichnet wird.
D.h. aber auch, dass Sie wissen möchten, wie oft Sie einen Report kontrolliert und immer noch als
„Mangelhaft“ (also unerledigt) gekennzeichnet haben.
Dazu wird das Geprüft-Datum nach der Kontrolle (nicht direkt bei der Erfassung, sondern erst bei der
Kontrolle) auf das heutige Datum gesetzt (sofern der Report nochmal als „Mangelhaft“ oder auch als
„Erledigt“ gekennzeichnet wird.
Sie sollten das Geprüft-Datum also nicht „händisch“ setzen, sondern den Report einfach durch das erneute
setzen auf „Mangelhaft“ das Datum setzen lassen.
Sie haben es geschafft!
Jetzt haben Sie in Ihrem ersten Projekt, im ersten Protokoll, den ersten Report erfasst.
Getreu dem Motto:
Wer schreibt, der bleibt!
Nach dem selben Schema erfassen Sie nun bitte noch ein paar weitere Reports in dieses Protokoll, so dass
Ihnen die Bedienung in „Fleisch und Blut“ über geht J .
Nutzen Sie die gegebenen Möglichkeiten der Mediadateien und machen Sie Fotos, Sprach- und Textnotizen
sowie Skizzen. Sie sehen dann später (nach der erneuten Synchronisation) wie diese im Programm angezeigt
und verwaltet werden.
Bitte beenden Sie dann das Programm auf dem Pocket-PC. Am besten Sie beenden es über das Menü. Ein
tippen auf das [x] oben reicht nicht, da bei den meisten Geräten das Programm dann im Hintergrund
weiterläuft. Wenn Sie pro-Report sicher beenden möchten, wählen Sie bitte Menü -> Beenden.
58
Zurück auf dem PC
Synchronisation mit dem PC (Rücksynchronisation)
Der nächste Schritt heißt nun den Pocket-PC wieder anzuschließen, kurz zu warten bis ActiveSync seine
Arbeiten erledigt hat und dann pro-Report auf dem PC zu starten, um die erfassten Reports wieder zu
synchronisieren. Wie das geht wissen Sie ja bereits J .
Falls Sie es nicht mehr wissen sollten, am PC einfach im Menü auf „Pocket-PC Synchronisation“ klicken, kurz
warten bis der Pocket-PC erkannt ist und dann den großen grünen „Synchronisation“ - Button anklicken.
Jetzt können Sie sich kurz zurücklehnen, den Rest erledigen wir.
Sobald die Synchronisation komplett abgeschlossen ist (alle Punkte sind mit grünen Häkchen versehen),
können Sie sich Ihr erstes Protokoll ansehen und nachbearbeiten.
59
Bearbeiten der Protokolle
Nach der erfolgreichen Synchronisation wechseln Sie bitte auf die Projekte Seite und wählen dort den
Bereich „Protokolle“ aus.
Sie sehen jetzt Ihr erstes erfasstes Protokoll.
Sie haben am PC jetzt die Möglichkeit die Daten zu ergänzen, die Bilder zu bearbeiten, die Sprachnotizen
abzuhören, die Texte zu erweitern und dann die entsprechenden Dokumente zu erzeugen.
Sie können sich nun alle Bereiche Ihres Protokolls ansehen. Sie finden – wie auf dem Pocket-PC – die Seiten
Projektdaten, Protokolldaten, Teilnehmer, Firmen, Vorgänge und natürlich Report. Beispielhaft für alle
anderen Bereiche, schauen wir uns nun die Report-Seite an um zu sehen welche Daten auf dem Pocket-PC
erfasst wurden.
60
Bearbeiten der Mediadateien eines Reports
Um die Reports zu drucken bedarf es evtl. noch einer kurzen Nachbearbeitung der Mediadateien. Sie können
zum einen die Fotos bearbeiten und vor allem sollten Sie noch die aufgenommenen Sprachnotizen
übersetzen (den Ton können wir ja leider nicht drucken).
Zuerst widmen wir uns dem Foto. Sie können jetzt einfach den Cursor in das Textfeld setzen und ein paar
erklärende Worte zum Foto schreiben.
Ein Doppelklick auf das Foto öffnet es in unserem genialen „Photo-Editor“. Sie brauchen sich keinerlei
Gedanken in Punkto Sicherheit um das Foto machen, da wir nie etwas an Ihrem Original ändern. Die Fotos
bleiben revisionssicher gespeichert!
61
Der Bildeditor ist wirklich selbsterklärend. Spielen Sie einfach ein wenig damit, um zu sehen wie einfach und
schnell die Bildbearbeitung sein kann. Immer mit dem guten Gefühl und Wissen, dass die Bearbeitung der
Fotos nicht destruktiv ist. Sie brauchen sich um nichts zu kümmern.
Die wichtigsten Funktionen sind kurz erwähnt:
§
Freistellen
Mit dem Freistellen Werkzeug markieren Sie den Bereich, der wichtig ist, der stehen bleiben soll (der
Rest außerhalb wird weggeschnitten). Um die Freistellung zu starten müssen Sie einfach innerhalb
der Markierung einen Doppelklick machen.
§
Helligkeit
mit den Helligkeit Buttons können Sie das Bild grundsätzlich heller oder dunkler machen. Diese
Funktion kann problemlos mehrfach angewandt werden.
§
Pfeile
Mit den Pfeilen, Kreisen, Rechtecken können Sie beliebige Vektoren auf dem Bild ablegen und so auf
den entsprechenden Mangel hinweisen.
Mit dem „Übernehmen“ – Button weisen Sie die Änderungen dann dem Foto zu (es werden nur die Befehle
abgespeichert, das Originalbild wird nicht verändert).
62
Um die Sprachnotizen anzuhören, können Sie einfach einen Doppelklick auf das Lautsprechersymbol der
Mediadatei machen oder im Menü den Button „Audio Start“ wählen.
Sofern Ihr System Lautsprecher und eine funktionierende Soundkarte aufweist (das Erkennen Sie
normalerweise am kleinen Lautsprechersymbol rechts unten bei der Uhr), sollte der Ton zu hören sein.
Jetzt können Sie einfach den Text daneben in das Textfeld schreiben. Die Sprachnotiz können Sie – während
dem Text erfassen - mit der Taste F9 beliebig oft starten und pausieren.
Falls nicht, vergewissern Sie sich bitte, dass die Lautstärke nicht auf Minimum steht und dass die Tonausgabe
in Windows nicht grundsätzlich abgeschaltet ist. Verwenden Sie aktive Lautsprecher müssen Sie noch
kontrollieren ob diese auch eingeschaltet sind.
So gehen Sie jetzt durch die Mängel durch und bearbeiten noch die Dinge die Sie im Ausdruck haben
möchten.
63
Drucken der Protokolle
Um die Protokolle jetzt zu Papier zu bringen, müssen Sie sich nur noch entscheiden was Sie drucken
möchten. Sie finden den Druckbefehl ganz oben in der Titelleiste von pro-Report.
Klicken Sie bitte auf das kleine Drucksymbol
in der Titelleiste.
Nach dem Klick auf das kleine Druckersymbol wird Ihnen die Auswahl der möglichen Formulare angezeigt.
Wählen Sie hier bitte das
Formular:
„Baubericht Protokoll aktuell“
aus. Und Bestätigen Sie die
Auswahl mit [OK].
Jetzt wird der Ausdruck erzeugt und nach kurzer Zeit sehen Sie die Druckvorschau. Wir drucken IMMER
ZUERST auf den Bildschirm, damit Sie keine Überraschungen erleben, falls dann z.B. 80 Seiten gedruckt
werden würden.
64
In der Druckvorschau sehen Sie nun Ihr komplettes Protokoll mit allen Daten die Sie zu diesem Protokoll
erfasst oder verändert haben. Auf der linken Seite haben Sie einen Schnellzugriff auf alle Bereiche die dieses
Protokoll enthält.
Sie können dieses Protokoll jetzt auf 4 Arten ausgeben lassen:
§
Drucken
es erscheint der bekannte Druckdialog in dem Sie noch entsprechende Einstellungen vornehmen
können. Danach geht das Dokument direkt zum ausgewählten Drucker.
Bitte wählen Sie Ihre Druckeinstellungen und
klicken Sie dann auf [OK].
§
Als E-Mail senden
Das Protokoll wird als PDF erzeugt und automatisch an eine E-Mail angehängt. Zuvor erscheint noch
der Dialog, der die Empfänger der E-Mail vorschlägt und abfragt.
Bitte wählen Sie die entsprechenden
Empfänger aus. Sie können ganze Gruppen
aktivieren/deaktivieren in dem Sie das
Häkchen bei Teilnehmer oder Firmen setzen.
Wählen Sie nun bitte die Empfänger aus, an
die Sie den Ausdruck senden möchten.
CC = = Adressen sind sichtbar
BCC = = Adressen sind unsichtbar
65
§
Ausgabe auf PDF
Nach dem Einstellen der Optionen und der Angabe des Pfades und Dateinamens wird das PDF dann
auf Ihrem PC erzeugt.
Wählen Sie hier Ihre PDF-Export Einstellungen
und klicken Sie auf [OK].
Jetzt werden Sie noch nach dem Pfad und dem
Dateinamen des PDF gefragt. Geben Sie einen
entsprechenden Pfad an und erzeugen Sie das
PDF mit einem weiteren Klick auf [OK].
§
Ausgabe auf RTF
Das Protokoll wird als RTF Dokument erzeugt und kann dann mit allen Office-Kompatiblen
Textverarbeitungen weiter verarbeitet werden (MS-Word, Open Office Word, usw.).
Wichtiger Hinweis!
Beachten Sie bitte, dass Änderungen am Dokument von Ihnen selbst gesichert werden müssen, da
diese ja nicht aus unserer Datenbank kommen.
Wählen Sie hier Ihre RTF-Export Einstellungen
und klicken Sie auf [OK].
Jetzt werden Sie noch nach dem Pfad und dem
Dateinamen des RTF gefragt. Geben Sie einen
entsprechenden Pfad an und erzeugen Sie das
RTF mit einem weiteren Klick auf [OK].
Geschafft!
Damit sind wir mit dem Schnelleinstieg für die grundsätzliche Bedienung von pro-Report durch. Auf den
nächsten Seiten finden Sie noch die Angaben wie das Programm lizensiert werden kann und weitere Tipps
und Tricks rund um den Pocket-PC. Sollten Sie etwas vermissen, zögern Sie nicht uns zu kontaktieren.
Wir sind Ihnen gerne weiter behilflich…
Ihr gripsware-Team
66
Lizensierung der Programme
Wenn Sie bei uns oder einem unserer Partner eine Lizenz (beinhaltet immer min. 2 Lizenzen) erworben
haben, sollten Sie von uns eine E-Mail mit den entsprechenden Lizenzen erhalten haben.
Das Freischalten der beiden Programme wird über den Menüpunkt „Service und Hilfe“ mit einem
anschließenden Klick auf Lizensierung“ durchgeführt.
Danach erscheint der folgende Lizensierungsdialog mit dem Sie dann die PC-Version sowie die Pocket-PCVersion entsprechend freischalten können.
Im gezeigten Lizenzdialog können Sie
jederzeit den Status Ihrer Lizenzen oder
auch den Status der Demoversion einsehen.
In diesem Fall sind für die Demoversion noch
28 Tage zur freien Verfügung.
Um die Lizensierung zu starten, wählen Sie bitte die entsprechende Lizenz aus und klicken Sie dann bitte auf
den [Weiter] Button.
67
Bitte geben Sie nun Ihren Lizenzcode ein.
Sie werden hier zur Eingabe des Lizenzcodes
aufgefordert.
Bitte geben Sie den Lizenzcode hier ein oder
markieren Sie diesen mit der Maus in Ihrer
E-Mail und ziehen Sie diesen in das Feld.
Dieser Vorgang ist auch in der Lizenz E-Mail
entsprechend beschrieben.
Klicken Sie nach der Eingabe des Codes bitte
auf den [Weiter] Button.
Nach der Überprüfung im Internet (die ein paar Sekunden dauern kann), werden Ihnen Ihre eigenen
Adressdaten zur Kontrolle angezeigt. Bitte vervollständigen Sie diese, damit die Lizenz entsprechend
gespeichert werden kann.
Bitte vervollständigen Sie hier Ihre Adresse
und klicken Sie dann auf den [Weiter]
Button
Zu guter letzt erhalten Sie dann eine Bestätigung, dass die Lizenz erfolgreich verarbeitet wurde.
Wichtig !
Wiederholen Sie nun den Vorgang für die entsprechenden Pocket-PC Lizenzen. Danach ist das Programm auf
allen Geräten voll einsatzfähig.
68
Empfohlene Einstellungen und Tipps und Tricks
Auf dem PC
Backup
Bitte kümmern Sie sich um ein entsprechendes Backup Ihrer Daten. Ein Backup der Daten ist existenziell
wichtig. Die Programme und Lizenzen können Sie bei Verlust problemlos wieder bekommen (zumindest von
uns J ), aber um Ihre Daten müssen Sie sich definitiv selbst kümmern.
Sie finden den Datenpfad unter den „pro-Report – Optionen“
Klicken Sie bitte auf das runde Hauptmenü-Symbol
und dann unten auf den Button
„pro-Report Optionen“
Nun erscheint der nächste Dialog, der verschiedene Einstellungsoptionen zu pro-Report bietet.
Klicken Sie hier bitte links auf die
Pfadeinstellungen.
Jetzt wird Ihnen im rechten Teil der Pfad zu
Ihren Daten
angezeigt.
Bitte sichern Sie ALLES was in und unterhalb
dieses Pfades liegt!
Da die Datenmengen recht groß werden können (Fotos, Spachnotizen, usw.), empfehlen wir die Daten auf
USB-Wechselfestplatten zu sichern. Wir schlagen mindestens zwei Platten vor. Eine für Montag - Donnerstag
und eine für den Freitag. So stellen Sie sicher, dass immer nur eine Sicherungsplatte elektrisch verbunden ist
und die andere sicher im Schrank steht.
Beim Backup gilt der Satz: Es gibt nichts Gutes, außer man tut es!
69
Auf dem Pocket-PC
Gerät
Wir empfehlen grundsätzlich den Einsatz einer Schutzfolie auf dem Pocket-PC-Bildschirm. Diese Folien finden
Sie im gut sortierten Zubehörhandel. Die Folien halten nur durch Adhäsion (Anhangs kraft) und lassen sich
nach einer Weile rückstandslos entfernen. Der Bildschirm wird so von Kratzern und anderen Einflüssen
geschützt.
Telefon
Bitte tun Sie sich und Ihren Mitmenschen einen Gefallen und verwenden Sie das Telefon des Pocket-PCs im
Auto ausschließlich mit einer Freisprecheinrichtung. Mittlerweile sind viele gute und günstige BluetoothFreisprecheinrichtungen verfügbar. Die Nutzung einer Freisprecheinrichtung hat eine sagenhafte Wirkung,
die kaum ein anders Werkzeug bietet. Sie wirkt extrem lebensverlängernd J .
Kamera (Fotos)
Die Kamera sollte so eingestellt sein, dass nach dem Schießen eines Fotos „keine Überprüfung“ der Bilder
stattfindet. Somit erscheint nach dem Schießen des Fotos wieder direkt der pro-Report Bildschirm in dem Sie
dann wie gewohnt weiterarbeiten können.
Grundsätzlich empfehlen wir alle Bilder auf der „Speicherkarte“ zu speichern. Die Bilder, die während proReport läuft geschossen werden, werden so oder so auf der Speicherkarte gespeichert. Aber auch die
„privaten“ Aufnahmen sollten nicht im Hauptspeicher landen.
Viele Kameras bieten die Möglichkeit einen aktuellen Zeitstempel in das Bild zu integrieren. Das halten wir
für eine sinnvolle Einstellung, da die Daten dann direkt im Bild integriert sind. Die meisten Kameras
verwenden aber in der hohen Auflösung auch EXIF Daten. In diesen wird das Aufnahmedatum intern
gespeichert.
Mikrofon (Sprachnotizen)
Die Sprachnotizen (Notizen -> Menü -> Optionen) sollten zu optimalen Verwendung folgendermaßen
eingestellt sein. Der Speicherpfad sollte ebenso auf die „Speicherkarte“ und nicht in den Hauptspeicher
zeigen. Bei der „Aktion für die Aufnahmetaste“ sollte „Aktuelles Programm beibehalten“ eingestellt sein. Als
Aufnahmeformat (zu finden unter Einstellungen -> Persönlich -> Eingabe -> Optionen) empfehlen wir
11.025 Hz, 16 Bit, Mono (22 KB/s). Somit bleiben die Dateien schön klein.
Die meisten Pocket-PCs bieten auch eine Sprachwahl zum Telefonieren an. D.h. durch das „Sprechen“ eines
Stimmkennzeichens (Namens) kann der gewünschte Kontakt gefunden werden. Diese Funktion ist aber
aufwändig zu pflegen und eher lästig in der Anwendung. Sie müssten dann für jeden Kontakt so ein
Stimmkennzeichen entsprechend aufnehmen. Wir empfehlen diese Funktion abzuschalten, da die Nutzung
der normalen Sprachnotizen massiv beeinträchtigt und gestört wird.
Unter „Start->Einstellungen->Persönlich->Tasten“ finden Sie (je nach Gerät) die „Taste 6“ belegt mit der
Anwendung „Sprachwahl“. Diese ist für einen reibungslosen Betrieb einfach auf „<Keine>“ zu setzen.
70
Zusätzliche Programme
Wir empfehlen Ihnen hier noch ein paar kleine Helferlein, die den Betrieb des Pocket-PCs noch einfacher und
besser machen. Die Verwendung der Helferlein müssen Sie sich aber selbst aneignen, da wir
verständlicherweise keinen Support für Fremdprogramme anbieten können. Die Nutzung erfolgt natürlich
ebenso auf Ihre eigene Verantwortung.
§
MyExtensions (Freeware)
http://www.badschwii.com
Ein kleines Tool um die bereits verknüpften Dateitypen anderen Programmen zuzuordnen. Das beste
Beispiel dafür sind WAV-Dateien. Diese werden normalerweise mit dem langsamen und
ressourcenfressenden Mediaplayer abgespielt. Das Problem dabei ist, sie werden danach nicht mehr
freigegeben und können nicht synchronisiert werden. Besser man weist die WAV-Dateien dem
kleinen Programm „SndPlay.exe“ zu. Dieses ist bereits auf dem Pocket-PC im Windows-Verzeichnis
vorhanden.
§
Total Commander (Freeware)
http://www.ghisler.com/pocketpc.htm
Der Total Commander ist ein nicht nur ein Ersatz für den internen Dateiexplorer. Er ist schon fast ein
MUSS, da er wesentlich flexibler, besser und weit umfangreicher ist als der interne Dateiexplorer.
Man kann viel mehr machen – man kann aber auch viel mehr kaputt machen J . Der Einsatz ist nur
erfahrenen Anwendern empfohlen.
§
Pocket Controller Pro (Kostenpflichtig)
http://www.soti.net
Der Pocket Controller von SOTI ist ein geniales Tool um den Pocket-PC am PC anzuschließen. Sie
haben dann die Möglichkeit den Pocket-PC auf dem PC anzuzeigen, fernzusteuern und z.B.
Screenshots aufzunehmen. Gegenüber ActiveSync ist das Tool ein echter Meilenstein.
71
FAQ oder „Warum ist das so?“
Auf dieser Seite finden Sie die häufigsten Fragen und unsere entsprechenden Antworten dazu.
Warum ist der Button „Dokuliste aktualisieren“ grau und kann nicht angewählt werden?
Weil in den Projektdaten ein Pfad eingestellt ist, der so nicht mehr existiert. D.h. der ursprünglich
eingetragene Projektpfad (Dokumentenverzeichnis) wurde verschoben, umbenannt oder gelöscht.
Bitte tragen Sie dort einen gültigen Pfad ein – dann funktioniert es auch wieder.
Warum wird mein Projekt nicht mit dem Pocket-PC synchronisiert?
Dazu gibt es mehrere mögliche Ursachen:
- Weil in den Projektdaten beim Pocket-PC die Auswahl auf „Keiner“ steht.
- Weil in den Projektdaten beim Pocket-PC die Auswahl auf „Liste“ steht, dieser Pocket-PC aber nicht in
der Liste enthalten ist. Die Liste zu verwenden ist nur interessant, wenn die Projekte auf viele Bauleiter
verteilt werden müssen.
Wenn Sie die Auswahl auf „Alle“ stellen, bekommt jeder angemeldete und freigegebene Pocket-PC das
Projekt übertragen.
Warum kann ich gar nicht mit dem Pocket-PC synchronisieren?
Auch dazu gibt es mehrere Ursachen:
- Weil der Pocket-PC zwar am System angemeldet ist, aber vom Admin noch nicht für die Synchronisation
freigegeben ist. Bitte kontaktieren Sie Ihren Systemadministrator oder uns.
- Weil Sie die Pocket-PC Lizenz noch nicht aktiviert haben. Beim Kauf erhalten Sie immer mindestens zwei
Lizenzen (für den PC und für den Pocket-PC). Die meisten Lizensieren nur die PC-Version und vergessen die
Pocket-PC Version. Einfach unter „Service und Hilfe“ die „Lizensierung“ auswählen und diese für den
Pocket-PC auch noch durchführen.
Warum muss ich bei jedem Ausdruck immer meine Büroadresse auswählen?
Weil Sie in den Stammdaten vergessen haben, das Häkchen „[ ] Standard Büroadresse“ bei Ihrer Adresse zu
setzen. Wenn Sie das nachholen, werden Sie nie wieder gefragt.
Warum sehe ich den Formulardesigner nicht als Menüpunkt?
Weil dieser standardmäßig nicht eingeschaltet ist. Der Formulareditor ist extrem mächtig und dem
entsprechend nicht ganz trivial zu bedienen. Trotzdem wird er mitgeliefert (aber eben erst mal nicht
eingeschaltet). Sie können unter den Optionen das Häkchen bei „[ ] Formulardesigner aktivieren“ setzen,
dann sehen Sie diesen im Menü. Wenn Sie ein spezielles Formular benötigen, versuchen Sie es selbst oder
wir machen Ihnen gerne ein Angebot.
Warum funktioniert der Versionscheck bei mir nicht?
Weil Ihr System den FTP-Zugang zu pro-Plan.net blockt. Entweder wird der Zugang durch eine lokale Firewall
oder durch die Firewall im Router geblockt. Bitten Sie Ihren Systemadministrator den FTP-Zugriff auf
pro-Plan.net freizugeben, dann funktioniert es auch bei Ihnen.
72
Eigene Notizen
73
74

Schnelleinstieg - gripsware :: Bautagebuch

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