Leitfaden über die Anlagenbuchaltung und die Inventarisierung an

Ruhr Universität Bochum
Anlagenbuchhaltung
Gebäude UV 2_260
Sabine Heide
Telefon 0234 32 26897
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Leitfaden über die Anlagenbuchaltung
und die Inventarisierung an der
Ruhr Universität Bochum
Stand : Oktober 2011
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Inhaltsverzeichnis
1
Rechtsgrundlage der Anlagenbuchhaltung ..................................................................................... 3
2
Ziele und Organisationsablauf der Anlagenbuchhaltung ................................................................ 4
2.1
Ziele, Organisation und Aufgaben der Anlagenbuchhaltung ................................................. 4
2.2
Was ist zu inventarisieren ?..................................................................................................... 4
2.2.1
3
Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung ......................................... 5
Ablauf der Inventarisierung ............................................................................................................. 6
3.1
Grundsatz der Einzelerfassung ................................................................................................ 6
3.2
Ausfüllen des Inventarstammblattes ...................................................................................... 6
3.3
Etiketten / Barcode- Aufkleber................................................................................................ 7
3.4
Abgrenzung über die Nutzungsdauer...................................................................................... 8
3.5
Abgrenzung über den Wert des Anlagegutes ......................................................................... 8
3.5.1
Anschaffungskosten ........................................................................................................ 8
3.5.2
Anschaffungsnebenkosten .............................................................................................. 9
3.5.3
Nachträgliche Anschaffungskosten ................................................................................. 9
3.5.4
Werterhöhungen und Wertminderungen ..................................................................... 10
3.5.5
Beispiele ........................................................................................................................ 11
3.6
Sonderfälle ............................................................................................................................ 12
3.6.1
Selbsterstellte Anlagen / Anlagen im Bau ..................................................................... 12
3.6.2
Software ........................................................................................................................ 12
4
Betrieb gewerblicher Art (BgA) .................................................................................................... 13
5
DFG- ............................................................................................................................................... 14
6
5.1
Geräteschlüsselkatalog.......................................................................................................... 14
5.2
Leihgeräte .............................................................................................................................. 14
5.3
DFG Übereignung ................................................................................................................. 14
Änderungen und Absetzungen ...................................................................................................... 15
6.1
Änderungsmeldung ............................................................................................................... 15
6.1.1
6.2
7
Abgabe an andere Kostenstelle / Nutzer- Finanzstelle ................................................. 15
Absetzung vom Bestand ( körperliches Ausscheiden ):......................................................... 16
Ansprechpartner............................................................................................................................ 17
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1 Rechtsgrundlage der Anlagenbuchhaltung
Mit der Einführung der Doppik Anlagenbuchhaltung zum 01.01.2011 wurde die zentrale
Erfassung des Anlagevermögens in der Anlagenbuchhaltung in Kraft gesetzt.
Dieses Handbuch beschreibt für Sie die Aufgaben der Anlagenbuchhaltung von der
Neuanlage bis zur Bestandsabsetzung.
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2 Ziele und Organisationsablauf der Anlagenbuchhaltung
2.1
Ziele, Organisation und Aufgaben der Anlagenbuchhaltung
Die Ziele und Aufgaben der Anlagenbuchhaltung können wie folgt zusammengefasst werden:
Aufbau eines Nachweises über den Bestand und die Entwicklung des
Anlagevermögens
Erfassung der gebrauchsbedingten Abnutzung an Vermögensgegenständen in Form
von planmäßigen Abschreibungen sowie die Verteilung der Abschreibungen auf die
Nutzungsdauer der Anlagegüter
Bereitstellung der Abschreibungen für die Kosten-und Leistungsrechnung
Ermittlung des außerplanmäßigen Werteverzehrs des betrieblichen
Anlagevermögens der Ruhr-Universität-Bochum
Aufbau eines universitären Anlagenspiegels für die Bilanz
Transparenz und Planung
2.2 Was ist zu inventarisieren ?
Inventarisiert wird das Anlagevermögen ( alle Vermögensgegenstände ) eines
Unternehmens, die dazu bestimmt sind, dauerhaft dem Geschäftsbetrieb zu dienen. Es
umfasst alle Vermögensteile, die zum Aufbau und zur Ausstattung eines Betriebes nötig und
langfristig im Unternehmen gebunden sind.
Das Anlagevermögen gliedert sich nach § 266 HGB in drei Hauptgruppen:
immaterielle Vermögensgegenstände sind Konzessionen und andere Rechte wie
Patente, Lizenzen sowie der (derivative) Geschäfts- oder Firmenwert,
Sachanlagen sind Grundstücke, Immobilien, technische (zum Beispiel Maschinen) und
andere Anlagen (zum Beispiel Betriebs- und Geschäftsausstattung)
Finanzanlagen sind Beteiligungen an anderen Unternehmen, Wertpapiere und
andere finanzielle Forderungen, die langfristig angelegt sind.
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2.2.1 Organisation der Inventarisierung und Anlagenbuchhaltung
Für die Inventarisierung ist jeweils die Rechnung des Lieferanten mit einem zugehörigen von
der dezentralen Einheit ausgefüllten Inventarstammblatt an die Anlagenbuchhaltung
weiterzuleiten.
In der Anlagenbuchhaltung erfolgt das Verbuchen der Rechnungen und das Generieren der
Abschreibungen.
Vorgehensweise bei der Buchung und Inventarisierung von Neuanschaffungen
Im Folgenden wird das Vorgehen bei der Inventarisierung von neu angeschafften
Anlagegütern erläutert
Inventarisiert werden müssen alle selbständig nutzbaren und
beweglichen und unbeweglichen Anlagegüter, deren
Nutzungsdauer länger als 1 Jahr ist und deren NettoAnschaffungskosten den Betrag von € 410,00 übersteigt.
Inventarisiert werden demnach auch immaterielle Güter, wie z.B.
Software und Lizenzen.
Inventarisiert ( beklebt ) werden müssen auch unselbständige
Geräte, wie Drucker, Faxgeräte und Monitore deren
Anschaffungskosten
150,00
übersteigen.
Als bewegliche Anlagegüter
gelten auch mit
dem€Boden
fest verankerte Gegenstände, wie
verankerte Prüfstände, Windkanäle, Drehbänke, etc.
Die bei der „ Verankerung“ ( Fundament ) anfallenden Kosten gehören mit zu den
Anschaffungskosten der jeweiligen Anlage.
Ausnahme zur 410,00 € Grenze
Inventarisiert ( beklebt ) werden müssen auch
unselbständige Geräte, wie Drucker, Faxgeräte und
Monitore deren Anschaffungskosten 150,00 €
übersteigen.
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3 Ablauf der Inventarisierung
3.1 Grundsatz der Einzelerfassung
Gem. § 240 HGB müssen alle Anlagegüter einzeln inventarisiert werden. Somit erhält jedes
Anlagegut seine eigene Inventarnummer. Diese entspricht der Barcode Nr. auf dem
Aufkleber und kann so leichter identifiziert werden.
Dieser Grundsatz der Einzelerfassung gilt auch für folgende beispielhafte Geschäftsvorfälle:
- Eine Universitätseinrichtung kauft 5 Drehstühle für je 410 € netto.
-> Jeder Stuhl muss einzeln inventarisiert werden.
Drei Institute kaufen 3 Computer für je 1.000,00 € netto, die auf einer Rechnung
erscheinen, um einen günstigeren Preis zu erzielen.
->Jeder Computer muss auf der Kostenstelle/ Finanzstelle des jeweiligen Instituts
einzeln inventarisiert werden.
Die Verbuchung der Rechnung erfolgt in der Anlagenbuchhaltung unter Berücksichtigung
der entsprechenden Kosten- und Finanzstellen. Im Fall eines Wechsels zwischen
Finanzstellen ist Seite 15 zu beachten.
3.2 Ausfüllen des Inventarstammblattes
Das Inventarstammblatt wird von den dezentralen Einheiten im Rahmen der
Rechnungsprüfung ausgefüllt und der Anlagenbuchhaltung zusammen mit der Rechnung zur
Verfügung gestellt.
Den aktuellen Download finden Sie hier :
http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/anbu/anbu_main.htm
Bitte beachten Sie auch Punkt 3.3 „ Barcode- Aufkleber“
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3.3 Etiketten / Barcode- Aufkleber
Jeder inventarisierte Gegenstand erhält durch die Inventur ( körperliche Bestandsaufnahme )
einen Inventaraufkleber.
Dieser weist die Inventar/ Anlagen –Nr., einem Barcode sowie den Vermerk „Eigentum der
Ruhr-Universität- Bochum“ aus. Die ersten 4 Stellen geben einen Hinweis auf das Jahr der
Anschaffung, die 5. Stelle zeigt die Zugehörigkeit zum Bereich „Medizin“ ( = 2xxxx ) oder
„RUB“ ( = 1xxxxx ) an.
Für die sog. „Folgebeschaffungen“ ( nach der Erstinventur ) in 2010 verbleiben bei den
dezentralen Einheiten Bögen mit Barcodeaufklebern. Bei Kauf eines neuen zu
inventarisierenden Wirtschaftsgutes, wird das Inventar mit einem Barcodeaufkleber
versehen. Für nicht beklebbare Wirtschaftsgüter wird ein entsprechendes
Inventarstammblatt angelegt.
Bei Eingang der Rechnung in der dezentralen Einheit, wird die lt. Aufkleber vergebene
Inventar Nr. handschriftlich auf dem Inventarstammblatt ( oben rechts „ Anlagen Nummer
laut Barcode“ vermerkt. Durch Weitergabe der Rechnung mit dem Inventarstammblatt
kann somit die 1:1 Abbildung erfolgen. D.h., dass die auf dem Wirtschaftsgut angebrachte
Nummer auch mit der in der Anlagenbuchhaltung vergebenen Nummer übereinstimmt.
Jeweils ab dem 01.01.2xxx werden dementsprechend neue Aufkleber verwendet, die mit
den Ziffern „2xxx“ für das Jahr der Anschaffung beginnen.
Maßgeblich für die richtige Zuordnung zum Anschaffungsjahr, ist der Zeitpunkt der
Lieferung. Deshalb sollte Sie die „alten“ Barcode Aufkleber nicht sofort vernichten.
Neue oder zusätzliche Barcode Aufkleber
erhalten Sie auf Anfrage bei den u.g.
Ansprechpartnern
.
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3.4 Abgrenzung über die Nutzungsdauer
Das erste Kriterium bei der Entscheidung, ob das beschaffte Anlagegut inventarisiert werden
muss, ist die Nutzungsdauer.
Nutzungsdauer < 1 Jahr = Verbrauchsgegenstand → Keine Inventarisierung
Verbrauchsgegenstände werden durch den Gebrauchsakt vernichtet. Die Nutzungsdauer
liegt unter einem Jahr. Verbrauchsgegenstände dürfen unabhängig vom Anschaffungspreis
nicht inventarisiert werden.
Beispiele:
Ein PKW, der 15.000,00 € kostet , wird für einen Crash-Test gekauft. Der PKW ist
anschließend nicht mehr nutzbar. Die Kosten werden im Aufwand erfasst.
Kauf von Druckerpapier für 200.000,00 €. Die Kosten werden im Aufwand erfasst.
3.5 Abgrenzung über den Wert des Anlagegutes
Ob ein Anlagegut inventarisiert werden muss, hängt ( zusätzlich zur Nutzungsdauer ) auch
von seinen Anschaffungskosten, netto ab. Nach Berechnung der Anschaffungskosten muss
die Zuordnung in die entsprechende Wertgrenze vorgenommen werden. Die Wertgrenzen
entscheiden, zusätzlich zur Nutzungsdauer, ob eine Inventarisierung vorgenommen werden
muss oder nicht.
3.5.1 Anschaffungskosten
Die Anschaffungskosten werden wie folgt berechnet:
Beispiel :
410,00 Kaufpreis
15,00 zzgl. Transportkosten
8,20 abzgl. Skonti ( sofern die Rechnung zügig bearbeitet wurde )
= 416,80 Anschaffungskosten netto
79,19 zzgl. 19 % USt
495,99 Anschaffungskosten brutto
Die Umsatzsteuer ist nur Teil der Anschaffungskosten, wenn der Erwerber sie nicht als Vorsteuer
vom Finanzamt erstattet bekommt. ( s.a. S. 13 BgA )
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3.5.2 Anschaffungsnebenkosten
Anschaffungsnebenkosten von Gegenständen des Anlagevermögens sind Aufwendungen, die
zusätzlich zum Anschaffungspreis aufgewendet werden, um den Vermögensgegenstand zu
erwerben, ihn an seinen Einsatzort zu verbringen und in einen betriebsbereiten Zustand zu
versetzen. Diese können vor, während oder nach dem Erwerb auftreten. Sie müssen mit dem
Wirtschaftsgut aktiviert und somit auch abgeschrieben werden.
Welche Kosten gehören zu den Anschaffungsnebenkosten?
Typische Anschaffungsnebenkosten sind :
Transportkosten,
Frachtkosten
Verpackungskosten
Transportversicherungsbeiträge
Zölle
Provisionen
Kosten der Installation oder Inbetriebnahme
Errichtung von Fundamenten
Die Anschaffungsnebenkosten müssen genau wie die Anschaffungskosten dem Wirtschaftsgut
exakt zugeordnet werden können.
Nicht zu den Anschaffungsnebenkosten gehören wiederkehrende Kosten wie :
Grundsteuer
Kfz-Versicherung
Geldbeschaffungskosten (Zinsen, Disagio)
Lagerkosten
3.5.3 Nachträgliche Anschaffungskosten
Diese Art der Anschaffungskosten entstehen nach dem Erwerb des Anlagegutes oder nachdem
eine Erweiterung die Anlage über ihren ursprünglichen Wert hinaus verbessert hat. Sie sind im
Allgemeinen ein Teil der Anschaffungsnebenkosten und müssen ebenfalls aktiviert werden.
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3.5.4 Werterhöhungen und Wertminderungen
Werterhöhung
Der Wert eines bereits inventarisierten Anlagegutes, kann sich durch eine Vergrößerung der
Anlage oder den Zukauf von Zubehör erhöhen.
Beispiel:
Ein bisher nicht vorhandenes Autoradio erhöht den Wert eines PKW.
MERKE :
Bei Reparaturen und Instandhaltungen, wie beispielsweise dem Austausch einer Glühbirne
eines Diaprojektors oder dem Austausch einer Grafikkarte eines PCs, handelt es sich um eine
Werterhaltung und keine Werterhöhung. Es darf deshalb nicht inventarisiert und nicht
nachaktiviert werden. Dies ist unabhängig von der Höhe der angefallenen Kosten zu
betrachten.
Wertminderung
Bei Wertminderungen handelt es sich um außerordentliche Ereignisse, die den Wert eines
Anlagegutes dauerhaft mindern.
Beispiel:
Ein PKW erleidet einen Schaden, der nicht repariert wird. Der bezifferte Schaden mindert
buchmäßig den Wert des PKW.
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3.5.5 Beispiele
Anschaffungskosten < 410,00 € netto
→ Keine Inventarisierung
Es erfolgt die Buchung in die Kontenklasse 6xxxxxxxx als Aufwand. Eine Inventarisierung
muss nicht vorgenommen werden.
Beispiel: Kauf eines Mobiltelefons für €200,00- netto wird auf das Sachkonto 669020000
( Aufwand Geringwertige Vermögensgegenstände bis 410,00€ ) gebucht.
Anschaffungskosten von 150,00 bis 410,00 € netto Drucker, Faxgeräte, Monitore
→ Inventarisierung ist vorzunehmen
Beispiel: Kauf eines Druckers für €300,00- netto , es handelt sich NICHT um ein
Geringwertiges Wirtschaftsgut, da der Drucker nicht ohne PC nutzbar ist. Er muss obwohl die
Anschaffungskosten geringer als 410,00 € sind, mit einem Barcode versehen werden, weil er
nicht unter die für Geringwertige WirtschaftsGüter fallenden Regeln fällt. ( Selbständig
nutzbar )
.
Anschaffungskosten > 410,00 € netto → Inventarisierung ist vorzunehmen
Die Buchung erfolgt immer in der Kontenklasse 0xxxxx. Das Gerät ist zu bekleben.
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Sonderfälle
3.6.1 Selbsterstellte Anlagen / Anlagen im Bau
Selbsterstellte Anlagen, d. h. Anlagegegenstände, die z. B. in einer Werkstatt selbst
hergestellt werden, werden behandelt wie gekaufte fertige Anlagen. Hierzu werden die
einzelnen Komponenten – Bauteile und Arbeitsaufwand – addiert, sie bilden den
Anschaffungspreis. Danach wird beurteilt, ob eine Inventarisierung erfolgt
(s. 2. Vorgehensweise bei der Buchung und Inventarisierung von Anlagegütern).
3.6.2 Software
Liegen die Anschaffungskosten einer Software unter 410 Euro, so handelt es sich immer um
Trivialprogramme. Sogenannte "Trivialsoftware" ist unter dem Hauptkonto 089 „Geringwertige
immaterielle Vermögensgegenstände“ zu verbuchen.
Ausgaben für Updates sowie für Release – Wechsel sind als laufender Erhaltungsaufwand zu
erfassen, sofern es sich nicht um eine tiefgreifende Überarbeitung im Sinne eines
Generationenwechsels handelt. Ist dies der Fall , so ist das Update mit seinen
Anschaffungskosten zu aktivieren. Der Restbuchwert des alten Programms ist dann
außerplanmäßig abzuschreiben.
In Rechnung gestellte Beträge für Support / Wartung sind jedoch als Betriebsausgabe
( = Aufwand) zu erfassen.
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4 Betrieb gewerblicher Art (BgA)
Bei der Ermittlung der Anschaffungskosten von Wirtschaftsgütern bei Betrieben
gewerblicher Art ist der Umsatzsteueranteil, der im Rahmen des Vorsteuerabzugs geltend
gemacht wird, nicht zu berücksichtigen.
Bei 100 % Vorsteuerabzug darf keine Umsatzsteuer zu den Anschaffungskosten
hinzugerechnet werden, bei anteiligem Vorsteuerabzug wird nur der nicht abzugsfähige
Umsatzsteuerbetrag berücksichtigt.
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5 DFG5.1 Geräteschlüsselkatalog
Zur Klassifikation der Geräte und Anlagen haben sich die Hochschulen mit dem Ministerium für
Wissenschaft, Forschung und Kunst auf den DFG-Geräteschlüssel Katalog geeinigt. Jedem
Inventargut muss von Ihnen der entsprechende DFG-Geräteschlüssel zugeordnet werden.
Die zugehörige Datei steht als Download auf unserer Seite zur Verfügung und kann im
Bedarfsfall von uns erweitert werden.
5.2 Leihgeräte
Einige Mittelgeber (z.B. DFG) stellen für die Dauer des Projektes Geräte als Leihgaben zur
Verfügung. Das bedeutet, dass diese erst mit einer Übereignung in das Eigentum der RUB
übergehen. Der Mittelgeber informiert Sie , wie Sie in den Besitz des Gerätes gelangen. Bei
Abschluss des Projektes erfolgt entweder eine Rückgabe an den Mittelgeber oder dieser
bietet der Universität die Übernahme des Gerätes an.
5.3 DFG Übereignung
Hierzu erhalten Sie von uns ein entsprechendes Anschreiben, mit dem Sie aufgefordert
werden, das übereignete Gerät mit einem Barcode zu versehen und ein entsprechend
ausgefülltes Inventarstammblatt an uns zu senden.
Nach erfolgter Übernahme ist eine entsprechende Veränderung im Inventarverzeichnis
erforderlich
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6 Änderungen und Absetzungen
Für Änderungen des Bestandes ( Abgabe an andere Lehrstühle ) und Absetzungen vom
Bestand ( Verschrottungen ) steht ein gesondertes Formular zur Verfügung, das je nach
Geschäftsvorfall ausgefüllt werden muss. Dieses Formular steht online zur Verfügung:
http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/anbu/anbu_main.htm
FORMULARE : Absetzungsantrag
Dieser wird nach Prüfung durch die Anlagenbuchhaltung mittels „ Absetzungsverfügung“
zugestimmt bzw. abgelehnt. Sie erhalten per mail eine entsprechende Benachrichtigung.
Erst danach kann der Lehrstuhl ggfs. das nicht mehr benötigte Gerät an den entsprechende
Entsorgungspunkten entsorgen.
http://www2.uv.rub.de/dezernat5/entsorgung/service/entsorgung-nicht-gefaehrlicherabfaelle/entsorgungspunkte.html.de
6.1 Änderungsmeldung
6.1.1 Abgabe an andere Kostenstelle / Nutzer- Finanzstelle
Bei Abgabe eines Anlagegutes an eine andere Kostenstelle/ Finanzstelle, muss die
Kostenstelle/ Finanzstelle der empfangenden Einrichtung angegeben werden.
Sofern Gegenstände „ entbehrlich“ aber dennoch voll funktionsfähig sind, besteht die
Möglichkeit, diese anderen Lehrstühlen zur Verfügung zu stellen. Als Instrumentarium steht
der RUB – interne Flohmarkt zur Verfügung.
http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/zb/2ndhand.htm
Sollte die Übergabe zustande kommen ist die Anlagenbuchhaltung darüber in Kenntnis zu
setzen, damit eine Umbuchung der Geräte auf die neuen Kostenstellen vorgenommen
werden kann.
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6.2 Absetzung vom Bestand ( körperliches Ausscheiden ):
Gründe für eine Absetzung können sein:
ein Anlage- Wirtschaftsgut
- wird nicht mehr benötigt und soll verschrottet werden
- ist defekt, nicht mehr reparabel und soll verschrottet werden
- ist technisch überholt und kommt nicht mehr zum Einsatz,
- ist nicht mehr vorhanden (Diebstahl, Verlust)
Die Absetzung wird bei der Anlagenbuchhaltung beantragt. Diese erstellt hierzu eine
Absetzungsverfügung mit welcher der Absetzung zugestimmt oder diese abgelehnt wird.
Im Fall der Zustimmung erhält der Antragsteller eine entsprechende Mitteilung per e Mail
und kann das Wirtschaftsgut entsorgen.
In der Anlagenbuchhaltung wird das Bestandsverzeichnis entsprechend berichtigt.
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Ansprechpartner
Bei Problemen und Rückfragen wenden Sie sich bitte an:
http://www.uv.ruhr-uni-bochum.de/dezernat4/intern/anbu/anbu_main.htm
Frau Heide
26897 UV 2/260
Frau B. Schuster
28933 UV 2/258
Frau Brock
22289 UV 2/260
Frau Böning
26546 UV 2/258
Und zum Schluß :
Alle gebuchten Investitionen können Sie sich in Mach Web in der Zeile
900“ Investitionen“ ansehen.
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17