eVergabe - S

eVergabe:
die elektronische Auftragsvergabe
Informationspapier für S-TRUST Kunden
S -T R U S T – Z E R T I F I Z I E R U N G S D I E N S T L E I S T U N G E N D E S D E U T S C H E N S P A R K A S S E N V E R L A G E S
eVERGABE
INHALTSVERZEICHNIS
1
EINLEITUNG......................................................................................................................
3
2
DEFINITION eVERGABE.....................................................................................................
4
3
VORTEILE DER eVERGABE.................................................................................................
5
4
eVERGABE -PLATTFORMEN................................................................................................ 7
5
VORGEHENSWEISE BEI DER eVERGABE............................................................................... 8
6
VORAUSSETZUNGEN DER eVERGABE.................................................................................. 9
7
DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR.......................................................................................... 10
8
TEILNAHMEKOSTEN........................................................................................................... 11
GLOSSAR.......................................................................................................................... 12
2 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
1 | EINLEITUNG
Einleitung
Am 1. September 2007 trat die erste Stufe des vom Bundesministerium für Wirtschaft und
Technologie empfohlenen Stufenplans zur verpflichtenden elektronischen Angebotsabgabe
in Kraft. Dieser Stufenplan besagt, dass von den Vergabestellen des Bundes ab einem nach
Branchen gestaffelten Zeitpunkt bis 2010 keine Angebote mehr in Papierform akzeptiert
werden müssen.
Die Auftragsbeschaffung durch die Teilnahme an elektronischen Ausschreibungen gewinnt
dadurch für die Unternehmen schon jetzt enorm an Bedeutung und wird zunehmend
anstelle von Ausschreibungsverfahren in Papierform eingesetzt.
Die ausschreibenden Stellen sowie Bewerber auf Ausschreibungen sparen effektiv Zeit und
Kosten, wenn sie öffentliche Ausschreibungen komplett elektronisch bearbeiten. Die
elektronische Beschaffung nennt sich eVergabe.
3 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
2 | DEFINITION eVERGABE
Was ist die eVergabe?
Bei der eVergabe nutzen ausschreibende Stellen (Vergabestellen) sogenannte OnlineVergabeplattformen, um den sich anbietenden Unternehmen (Bewerber) ihre
Ausschreibungen online zu präsentieren.
Über die Online-Vergabeplattformen führen Bewerber folgende Tätigkeiten im Internet
durch:
•
•
•
•
•
Suche nach aktuellen Ausschreibungen
Bewerten, welche Ausschreibungen zum eigenen Leistungsprofil passen
Anfordern bzw. Herunterladen interessanter Vergabeunterlagen
Unterzeichnen der Online-Angebote mit Hilfe der elektronischen Signatur
Online-Abgabe der Angebote
Das bedeutet, dass die eVergabe folgende herkömmliche Tätigkeiten des Bewerbers
ersetzt:
•
•
•
•
Sichten der in der Regel kostenpflichtigen Ausschreibungsblätter
Bestellen interessanter Vergabeunterlagen per Post
Ausdrucken und postalisches Versenden der Teilnahmedokumente
Ausdrucken und postalisches Versenden der Angebotsdokumente
4 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
3 | VORTEILE DER eVERGABE
Wer erzielt Vorteile durch die eVergabe?
Neben den Vergabestellen profitieren auch die Bewerber von der eVergabe, da der
Beschaffungsprozess für beide Seiten transparenter, schneller und kostengünstiger wird.
Bewerber:
•
können alle Tätigkeiten der eVergabe am eigenen Computer verrichten. Über die
Online-Vergabeplattform erhalten sie alle nötigen Informationen von der
Ausschreibungssuche bis zur Angebotsabgabe.
Unsere Empfehlung: Online-Vergabeplattformen einmal wöchentlich sichten.
•
können über individuelle Suchfunktionen Ausschreibungen finden. Die OnlineVergabeplattformen verfügen über Suchmechanismen, die z.B. anhand der
Postleitzahl oder nach Branchen selektieren.
Unsere Empfehlung: Bei einigen Online-Vergabeplattformen können
Suchmechanismen voreingestellt werden.
•
können Online-Ausschreibungen mit einer qualifizierten elektronischen Signatur
rechtsverbindlich unterschreiben.
Unsere Empfehlung: Kaufen Sie die qualifizierte elektronische Signatur von
S-TRUST (www.s-trust.de).
5 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
3 | VORTEILE DER eVERGABE
Welche Vorteile bieten sich den Bewerbern bei der
eVergabe?
Vorteile für Bewerber:
•
•
•
•
•
•
•
•
Eine gezielte Online-Suche und der direkte Zugang zu Ausschreibungen sparen Zeit
bei der Recherche.
Die kostenlose Einsicht in Leistungsverzeichnisse vermeidet Fehlbestellungen der
kostenpflichtigen Ausschreibungsunterlagen.
Ein regionaler, deutschlandweiter oder europaweiter Zugriff auf Ausschreibungen
verhilft zur Erweiterung des eigenen Gebiets.
Belieferung in Papierform dauert in der Regel 2-5 Tage, online stehen Unterlagen
direkt zur Verfügung.
Das Herunterladen der Ausschreibungsunterlagen von Internet-Vergabeplattformen
ist in der Regel 50 % günstiger als bei Bestellungen in Papierform.
Der Bewerber hat bei der Online-Abgabe bis zum Submissionstermin
(Abgabetermin) Zeit, sein Angebot zu unterbreiten, weil Unterlagen nicht per Post an
die Vergabestelle geschickt werden oder vorbei gebracht werden müssen.
Bei der Onlineabgabe hat der Bewerber zudem mehr Zeit zur Angebotsgestaltung.
Seine Angebote können bis kurz vor Submissionstermin kostenfrei korrigiert und
ergänzt werden.
Bei Abgabe des Angebots durch Hochladen der einzelnen Angebotsbestandteile,
werden die gängigen Datei-Formate von den Internet-Vergabe-Plattformen
akzeptiert.
6 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
4 | eVERGABE-PLATTFORMEN
Welche eVergabe-Plattformen gibt es unter
anderem?
Es gibt EU-, bundes-, und landesweite, sowie regionale eVergabe-Plattformen.
EU-weite eVergabe-Plattformen für Ausschreibungen mit einem Gesamtauftragswert größer
als 5.150.000,- Euro netto.
•
•
www.ted.europa.eu
www.bizconnect.de
Alle Ausschreibungen mit einem Gesamtauftragswert, der niedriger als 5.150.000,- Euro
netto ist, sind über bundes- und landesweite, sowie regionale eVergabe-Plattformen zu
finden.
Beispiele:
eVergabe-Plattform von Bundesbehörden:
•
•
www.evergabe-online.de (Bundesbeschaffungsamt)
www.bund.de
eVergabe-Plattform von Landesbehörden:
•
•
•
www.vergabe24.de
www.hamburg.de/ausschreibungen-start
www.vergabe.[Eingabe Bundesland].de
eVergabe-Plattformen weiterer Behörden und Unternehmen:
•
•
•
•
•
•
•
•
www.deutsches-ausschreibungsblatt.de
www.bi-online.de
www.subreport.de
www.ventasoft.de
www.cosinex.de
www.dtvp.de
www.ai-ag.de
www.deutsche-evergabe.de
7 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
5 | VORGEHENSWEISE BEI DER eVERGABE
Wie funktioniert die eVergabe?
Unternehmen, die Angebote über die eVergabe abgeben möchten,
•
suchen über sogenannte Internet-Vergabeplattformen nach Ausschreibungen (diese
Suche erfolgt meist kostenlos, einige Plattformen erheben eine Jahresgebühr).
Recherche: umfassender Überblick über Auftragspotential.
•
erhalten eine Übersicht über Anforderungen der Ausschreibung an die geforderten
Leistungen (für diese Übersicht wird von einigen Plattformen eine Gebühr erhoben).
Bewertung: Ausschreibung passt zum eigenen Leistungsportfolio.
•
fordern online die detaillierten Verfahrensunterlagen an.
Sofort-Zugriff: Die Ausschreibungsunterlagen stehen sofort zum Sichten bereit.
•
erstellen am Computer ihr Angebot und unterschreiben es mit der elektronischen
Signatur.
Das Verfassen von Online-Angeboten spart Druckkosten. Zudem erhält das
Angebot durch die qualifizierte elektronische Signatur seine Rechtsgültigkeit.
•
stellen diese über die Online-Vergabeplattform den Vergabestellen zur Verfügung.
Bis zum Submissionstermin können Bewerber ihr Angebot kostenfrei zurückziehen,
ändern und erneut einstellen.
Online-Angebotsabgabe: zeitsparend und flexibel.
8 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
6 | VORAUSSETZUNGEN DER eVERGABE
Was benötigt ein Bewerber, um eVergaben
komplett online zu suchen, zu beziehen und zu
beantworten?
Bewerber benötigen einen handelsüblichen PC (bzw. ein handelsübliches Notebook) mit
Internetanschluss, um
•
•
Ausschreibungen online zu recherchieren und Bekanntmachungen herunterzuladen
Vergabeunterlagen vorab anzuschauen und herunterzuladen.
Zudem benötigen Bewerber eine elektronische Signatur (bestehend aus einer qualifizierten
Signaturkarte und einem qualifizierten Zertifikat), einem Chipkartenleser sowie einer
Signatursoftware um
•
online Angebote über Internet-Vergabeplattformen abzugeben.
(Hinweis: Für die Erstellung von PDF-Dokumenten wird eine zusätzliche Software benötigt.)
Zur Erstellung einer qualifizierten elektronischen Signatur benötigen Bewerber:
•
•
•
eine Signaturkarte mit einem qualifizierten elektronischen Personenzertifikat,
einen Chipkartenleser,
eine Signatursoftware, sofern diese nicht Bestandteil der eVergabe-Plattform ist.
Unsere Empfehlung: Über www.s-trust.de/elektronischesignatur finden Bewerber die für sie
naheliegendste Bestellmöglichkeit für eine qualifizierte elektronische Signatur von S-TRUST.
Informationen zu den Chipkartenlesern und den Bestellmöglichkeiten erhalten Bewerber
unter www.s-trust.de → Produkte & Leistungen → Kartenleser.
9 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
7 | DIE ELEKTRONISCHE SIGNATUR
Was versteht man unter einer elektronischen
Signatur bei der eVergabe?
Angebote bei eVergaben können mit einer elektronischen Signatur unterschrieben werden.
Die qualifizierte elektronische Signatur im Online-Geschäftsverkehr ist per Gesetz
gleichbedeutend mit der handschriftlichen Unterschrift eines Unterzeichners. Außerdem
weist sie der Vergabestelle die Unverfälschtheit der Angebotsdokumente nach. Zum
Unterschreiben von eVergabe-Dokumenten eignet sich sowohl die qualifizierte
elektronische Signatur als auch die fortgeschrittene Signatur. Die Rechtsgültigkeit ist
jedoch nur beim Einsatz der qualifizierten elektronischen Signatur gegeben, weshalb
S-TRUST diese zwingend empfiehlt.
•
Die elektronische Signatur ist einfach in ihrer Anwendung.
10 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
8 | TEILNAHMEKOSTEN
Was kostet es die Bewerber, wenn sie OnlineAusschreibungen beantworten wollen?
•
Die Registrierung an den Internet-Vergabeplattformen ist i.d.R. kostenfrei.
•
Die Suche/Recherche nach interessanten Ausschreibungen ist bei einigen OnlineVergabeplattformen kostenlos. Bei anderen wird eine Gebühr z.B. in Form eines
Abo-Preises erhoben.
•
Der Bezug von Online-Vergabeunterlagen kostet maximal so viel wie der klassische
Bezug von Vergabeunterlagen in Papierform. Häufig ist der Online-Bezug günstiger
als die Zustellung auf Papier, weil Vergabestellen kein Papier mehr erstellen und
verschicken müssen.
•
S-TRUST Zertifikate für die qualifizierte Signatur sind im Preisvergleich günstig. Das
S-TRUST Zertifikat hat i.d.R. eine Gültigkeit von 4 Jahren.
Benötigen Sie weitere Informationen?
Weitere Informationen finden Sie unter den genannten Weblinks der Vergabeplattformen
und unter www.s-trust.de.
11 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
GLOSSAR
Glossar
Ausschreibungen:
Eine Ausschreibung ist ein Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen im Wettbewerb.
Durch sie werden potenzielle Bewerber dazu aufgefordert, ein Angebot zu unterbreiten.
Ausschreibungsblätter:
In Ausschreibungsblättern werden Vergaben bekannt gegeben, die von Bewerbern
beantwortet werden können.
Ausschreibungsverfahren in Papierform:
Beim herkömmlichen Ausschreibungsverfahren erhalten Bewerber über Ausschreibungsblätter Informationen über Vergaben. Sie erhalten die Ausschreibungsunterlagen per Post
von der Vergabestelle und beantworten sie auch mit einem Angebot in Papierform per Post.
Bewerber:
Bewerber sind Unternehmen, die sich mit ihrem Angebot an Ausschreibungen beteiligen.
Chipkartenleser:
Mittels PIN-Eingabe können vom Chipkartenleser elektronische Signaturen sicher an OnlineDokumente angebracht werden. Chipkartenleser sind in Sicherheitsklassen aufgeteilt. Zur
Übermittlung von elektronischen Signaturen ist mindestens ein Chipkartenleser der Klasse
2 mit PIN-Pad nötig.
Informationen zu den Chipkartenlesern und den Bestellmöglichkeiten erhalten Bewerber
unter www.s-trust.de → Produkte & Leistungen → Kartenleser.
elektronische Ausschreibungsverfahren:
Ausschreibungen werden als Teil des Verfahrens zur Vergabe von Aufträgen über OnlineVergabeplattformen zur Recherche bis hin zur elektronischen Angebotsabgabe bereitgestellt.
elektronische Beschaffung:
Vergabestellen fragen Angebote von Bewerbern über Online-Vergabeplattformen
elektronisch an.
elektronische Signatur:
Eine elektronische Signatur ist ein mathematischer Code, der dazu dient, elektronische
Dokumente zu unterschreiben und die Unverfälschtheit von Online-Dokumenten zu
belegen. Die elektronische Signatur erfüllt somit technisch gesehen den gleichen Zweck wie
eine eigenhändige Unterschrift auf Papierdokumenten.
12 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
GLOSSAR
eVergabe:
In der eVergabe werden den Bewerbern von den Vergabestellen Ausschreibungen über
Online-Vergabeplattformen zur Verfügung gestellt. Bewerber können Ausschreibungen
online recherchieren und häufig Angebote online in Vergabeplattformen einstellen.
fortgeschrittene Signatur:
Bei mehreren eVergabe-Anwendungen können Dokumente auch mit einer speziellen
fortgeschrittenen Signatur unterschrieben werden. Diese fortgeschrittene Signatur bietet
keinen Mehrwert für andere Anwendungen. S-TRUST empfiehlt für die eVergabe
ausschließlich qualifizierte, rechtsverbindliche Signaturen zu verwenden.
Leistungsverzeichnis:
Ein Leistungsverzeichnis ist die Aufstellung der zu erbringenden Leistungen im Rahmen
eines Auftrages, zur Festlegung des Auftragsvolumens und der geforderten Qualität.
Öffentliche Ausschreibungen:
Öffentliche Ausschreibungen sind Angebotsanfragen von Körperschaften des öffentlichen
Rechts, in der Regel vom Bund, den Ländern oder Gemeinden.
Online-Angebote:
Bewerber, die sich an der eVergabe beteiligen, können ihre Angebotsdokumente in
elektronischer Form erstellt häufig direkt über eine Online-Vergabeplattform der
Vergabestelle unterbreiten.
Online-Vergabeplattform:
Eine Online-Vergabeplattform ist ein System, auf dem Vergabestellen ihre Ausschreibungen
einstellen und Bewerber die Ausschreibungen beantworten können.
Qualifizierte Signatur:
Anhand der qualifizierten Signatur können Dokumente in der eVergabe und in anderen
Anwendungsbereichen online unterschrieben werden. Die qualifizierte Signatur ist der
handschriftlichen Unterschrift gleichgestellt und somit rechtsverbindlich.
Qualifizierte Signaturprodukte:
Die qualifizierte Signatur von S-TRUST bildet zusammen mit einem Chipkartenleser und
einer Signatursoftware die qualifizierten Signaturprodukte, die von der
Sparkassenfinanzgruppe an Kunden heraus gegeben werden.
13 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
GLOSSAR
RegistrierungsmitarbeiterIn:
MitarbeiterIn einer S-TRUST Registrierungsstelle, der/die für die Entgegennahme von
Zertifikatsanträgen und die Identifikation der Antragsteller verantwortlich ist.
Signaturkarte:
Signaturkarten werden genutzt, um die handschriftliche Unterschrift einer Person durch die
elektronische Unterschrift zu ersetzen, um Online-Dokumente signieren zu können.
S-TRUST Signaturpaket:
Im S-TRUST Signaturpaket sind qualifizierte Signaturprodukte von S-TRUST sowie diverse
Dokumente enthalten. Ein Sparkassenkunde bekommt das Signaturpaket vom Deutschen
Sparkassenverlag, um Online-Dokumente elektronisch unterschreiben zu können.
Submissionstermin:
Beim Submissionstermin oder Eröffnungstermin werden die im Rahmen einer
Ausschreibung eingegangenen Angebote geöffnet und verlesen. Die Angebote sind bis
dahin vom Bieter in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und dürfen vorher vom
Auftraggeber nicht geöffnet werden.
Trust Center:
Ein Trust Center oder auch die Zertifizierungsstelle gibt elektronische Zertifikate an
Personen heraus. Die Zertifikate haben die Funktionen der elektronischen Signatur, der
Verschlüsselung von E-Mails oder der Online-Authentisierung.
Verfahrensunterlagen:
Die Verfahrensunterlagen sind die Voraussetzungen, die eine Ausschreibung an Angebote
der Bewerber stellt.
Vergabestelle:
Eine Vergabestelle ist eine Körperschaft des öffentlichen Rechts oder ein Unternehmen
die/das eine Anfrage mittels Ausschreibung an Bewerber stellt.
Vergabeunterlagen:
Vergabeunterlagen sind die Dokumente, die eine Vergabestelle einem Bewerber bei einer
Ausschreibung zur Verfügung stellt, damit er sie beantworten kann. Dazu gehören das
Anschreiben zur Aufforderung der Angebotsabgabe sowie ggf. die Bewerbungsbedingungen und die Verfahrensunterlagen.
Zertifikat:
Ein Zertifikat ist in diesem Fall eine elektronische Urkunde über die Identität des Besitzers –
ähnlich einem Personalausweis. Ein Zertifikat dient der elektronischen Signatur zum
Verschlüsseln von E-Mails oder zum Authentisieren an PCs.
14 | STAND JANUAR 2013
DEUTSCHER SPARKASSENVERLAG
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