Anwenderbericht Möbel Gruber

PROXESS. Ein Produkt von
Möbel Gruber führt Dokumenten-Management-System PROXESS ein
Der unendlichen Papierflut endlich den Garaus machen: Dies war ein wichtiges Ziel für
das Möbelhandelsunternehmen Möbel Gruber aus Gaimersheim bei Ingolstadt. Seit
Anfang 2014 arbeitet das Unternehmen daher mit dem Dokumenten-ManagementSystem(DMS) PROXESS der Akzentum GmbH.
Wo früher viel Zeit für den Gang ins Archiv und mit dem
Suchen nach abgehefteten Belegen verschwendet wurde,
können sich heute die Gruber-Mitarbeiter ganz entspannt
direkt am Bildschirm Auftragsdokumente und Kundenbelege
anzeigen lassen. Egal ob es sich um Angebote, Kaufverträge
oder Lieferscheine oder Dokumente aus dem Bereich
Kundenservice handelt. Dank PROXESS sind heute innerhalb von Sekunden die gesuchten Belege zur Hand.
Gerade für den Kundendienst ist dies ein riesiger Vorteil, denn so können die meisten Fragen direkt am
Telefon geklärt werden.
Die Entscheidung für PROXESS als Dokumenten-Management-System fiel nicht schwer. „PROXESS wurde
uns von einem Verbandskollegen empfohlen, der das System bereits einsetzt.“, so Konrad Schneider, EDVLeiter bei der Möbel Gruber GmbH. Da Akzentum Spezialist für DMS-Lösungen im Möbelhandel ist, verfügt
PROXESS über eine ausgereifte und tiefe Integration in eingesetzte Branchenlösung MHS der SHD
Einzelhandelssoftware GmbH & Co. KG. So ist das Zusammenspiel von DMS und der ERP-Software vielfach
bewährt und erprobt. Archiviert werden in Papierform eingehenden Belege, wie z. B. Eingangslieferscheine,
Rechnungen oder zurückkommende Kundenauslieferungsbelege. Diese werden gescannt, automatisch in
PROXESS archiviert und durch Barcodeverknüpfung automatisch mit den MHS-Kundenauftragsdaten
verknüpft. Aber natürlich werden auch MHS-Ausgangsbelege wie Rechnungen und Lieferscheine automatisch
ans Archiv übergeben. „Die Projektumsetzung durch Akzentum erfolgte nahezu reibungslos.“, resümiert
Konrad Schneider.
Die Mitarbeiter des Möbeleinzelhändlers freuen sich über das neue System und die damit verbundene
Arbeitserleichterung. Im Bereich Kundendienst profitieren die Mitarbeiter von der Möglichkeit
Kundenkorrespondenz (Word-Dokumente oder E-Mails), Vor-Ort-Fotos von Reklamationen und auch weitere
Office-Dokumente an den jeweiligen Kaufvertrag digital anzuhängen. Damit haben sie schnell einen
vollständigen Überblick über den gesamten Vorgang. Die gesparte Zeit, die früher mit dem Gang ins Archiv
und dem langfristigen Suchen nach Belegen verschwendet wurde, können die Mitarbeiter im Kundendienst
heute nun dem eigentlich Wichtigen widmen: dem Kunden!
Nach der erfolgreichen DMS-ERP-Einführung ist als nächster Projektschritt bereits die Archivierung der
Belege der Finanzbuchhaltung geplant. Auch hier steht mit der Anbindung an die
Finanzbuchhaltungssoftware Perfacto von SHD bereits eine vielfach in der Praxis erprobte Lösung bereit.
Dann werden auch die Belege der Finanzbuchhaltung revisionssicher und langfristig in PROXESS abgelegt.
Akzentum GmbH | Westerwaldstraße 29 | 56579 Rengsdorf | Telefon: +49 2634 6655-300 | E-Mail: [email protected] | www.akzentum.de
PROXESS. Ein Produkt von
Über Möbel Gruber:
Hans Gruber gründet 1968 das Einrichtungshaus Möbel Gruber mit 1.600 qm Ausstellungsfläche und einer
angegliederten Schreinerei in Gaimersheim bei Ingolstadt. Seitdem ist das Unternehmen stetig gewachsen.
1998 wurde der SB-Markt Möbel Gruber-Sparkauf eröffnet und 2003 folgte die Eröffnung der Möbel GruberKüchenwelt mit einer Ausstellungsfläche von 2.000 qm. Nach einem erneuten Umbau wurde das Möbelhaus
in 2008 komplett neu eröffnet und verfügt nun über eine Gesamtfläche von 40.000 qm. Die Möbel Gruber
GmbH zählt damit zu den führenden Einrichtungshäusern der Region.
Weitere Informationen unter www.moebel-gruber.de
Über Akzentum
Der in Rengsdorf/Westerwald ansässige Softwarehersteller entwickelt und vertreibt das DokumentenManagement-System PROXESS. Die Produktpalette der Akzentum umfasst zudem Lösungspakete für
Automatische Belegerkennung, Rechnungsworkflow, Digitale Personalakte, Digitales Vertragsmanagement
und E-Mail-Archivierung. Mit den PROXESS-Lösungen arbeiten Tag für Tag rund 10.000 Anwender. Durch
den Einsatz modernster Technologien gewährleistet das Unternehmen höchste Sicherheit, Zuverlässigkeit,
Funktionalität und Leistungsfähigkeit seiner Anwendungen.
Die DMS-Lösung PROXESS ist in viele führende branchenübergreifende ERP-Systeme und in viele BranchenERP-Lösungen integriert. Dabei hat Akzentum besonders weitreichende Erfahrungen in den Branchen
Möbeleinzelhandel und im Technischen Handel. Der Softwarehersteller bietet neben ausgereiften
Softwarelösungen und zertifizierter Spezialhardware auch eine aktive Unterstützung bei der Planung und
Durchführung von DMS-Projekten.
Weitere Informationen unter www.akzentum.de
Akzentum GmbH | Westerwaldstraße 29 | 56579 Rengsdorf | Telefon: +49 2634 6655-300 | E-Mail: [email protected] | www.akzentum.de