Manual del Sistema de Gestión

DESARROLLO INTEGRAL INDUSTRIAL
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Términos y Definiciones
Introducción
1. Requisitos del Sistema de Gestión.
1.1 Requisitos Generales
1.2 Política de Gestión
1.3. Planificación
Enfoque al cliente.
Determinación de los requisitos relacionados con el producto
Revisión de los requisitos relacionados con el producto.
Aspectos ambientales.
Planeación para la identificación de peligros y, la evaluación y control de
riesgos.
1.3.2. Requisitos Legales y otros requisitos.
1.3.3. Objetivos, Metas y Programas.
Programa de Administración
1.4. Implementación y Operación.
1.4.1. Recursos, Funciones, responsabilidades y autoridad.
Compromiso de la Dirección.
Responsabilidad y autoridad
Representante de Dirección.
Provisión de los Recursos.
Infraestructura.
Ambiente de Trabajo.
1.4.2. Competencia, formación y toma de conciencia.
Competencia, toma de conciencia y formación.
1.4.3. Comunicación.
Comunicación Interna.
Comunicación con el Cliente.
Consulta y Comunicación
1.4.4. Documentación
1.4.5. Control de Documentos
1.4.6. Control Operacional.
Planificación de la realización del producto.
Determinación de los requisitos relacionados con el producto.
Revisión de los requisitos relacionados con el producto.
Planificación del diseño y desarrollo. (Exclusión).
Proceso de Compras.
Información de las compras.
Verificación de los productos comprados
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Control de la producción y de la prestación del servicio.
Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio
Identificación y trazabilidad
Propiedad del cliente
Preservación del producto.
Control operacional de los aspectos ambientales significativos y riesgos.
1.4.7. Preparación y respuesta ante emergencias.
1.5 Verificación
1.5.1. Seguimiento y Medición
Control de los dispositivos de seguimiento y de medición (exclusión)
Medición, análisis y mejora.
Seguimiento y medición de los procesos.
Seguimiento y medición del producto.
Análisis de Datos.
Medición y Vigilancia del desempeño.
1.5.2. Evaluación del cumplimiento legal.
Accidentes, incidentes, no conformidades y acción correctiva y preventiva.
1.5.3. No conformidad, acción correctiva y preventiva.
Control del producto no conforme
Acción correctiva
Acción preventiva
1.5.4. Control de los registros.
Registros y administración de registros.
1.5.5. Auditoría Interna
1.6 Revisión por la Dirección.
Información para la revisión
Resultados de la Revisión
Mejora Continua.
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TERMINOS Y DEFINICIONES
Los siguientes términos y definiciones se aplican en el Sistema de Gestión.
Accidente: Evento no deseado que da lugar a pérdidas de la vida o lesiones, daños a la
propiedad o al medio ambiente de trabajo.
Acción Correctiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad detectada u otra
situación no deseable.
Acción Preventiva: Acción para eliminar la causa de una no conformidad potencial u otra
situación potencialmente no deseable.
Actividad Rutinaria: Aquellas actividad que están, o no, programadas y se realizan de
manera recurrente.
Actividad No Rutinaria: Aquellas actividad que están, o no, programadas y se realizan de
manera ocasional.
Aspecto Ambiental: Elemento de las actividades, productos o servicios de una
organización que puede interactuar con el medio ambiente.
Auditoría Interna: Proceso sistemático, independiente y documentado para obtener
evidencia de la auditoria y evaluarlas de manera objetiva con el fin de determinar la
extensión en que se cumplen los criterios de auditoria del sistema de gestión.
Cliente: Definimos en este manual como cliente, a la organización que recibe el servicio
de DIICSA.
Corrección: Acción tomada para eliminar una No Conformidad detectada.
Eficacia: Extensión en la que se realizan las actividades planificadas y se alcanzan los
resultados planeados.
Enfermedad de trabajo: Todo estado patológico o condición identificable, adversidad física
o mental que tenga su origen y/o empeore por una actividad, situación de trabajo,
relacionado con el medio en el que el personal presta sus servicios.
Evaluación del riesgo: Proceso de evaluación de riesgo surgido de la identificación de
un(os) peligro(s) tomando en cuenta la capacidad de cualquier control existente, y decidir
si el riesgo es o no aceptable.
Identificación de peligro: Proceso de reconocimiento de un peligro existente y la definición
de sus características.
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Impacto Ambiental: Cualquier cambio en el medio ambiente, ya sea adverso o
beneficioso, como resultado total o parcial de los aspectos ambientales de una
organización.
Incidente: Evento que puede dar como resultado un accidente o tiene el potencial para
ocasionar un accidente.
Mejora continua: Proceso recurrente de optimización del sistema de gestión para lograr
mejoras en el desempeño del mismo de forma coherente con la política de la
organización.
No Conformidad: Incumplimiento de un requisito.
No conformidad potencial: Situación de posible incumplimiento legal o de normas internas
y/o externas, en la cual un incidente o accidente se podría presentar o producir.
Objetivos: Conjunto de metas, en términos del desempeño del sistema, que establece la
propia organización para alcanzarlos.
Parte interesada: Persona o grupo, dentro o fuera del lugar de trabajo, preocupada con o
afectada por el desempeño del sistema.
Peligro: Fuente o situación con potencial de daño en términos de lesión o enfermedad, a
la propiedad, al ambiente de trabajo o la combinación de éstos.
Potencial: Término utilizado para describir las no conformidades menores ó posibles que
pueden suceder originando una acción preventiva.
Procedimiento: Especificación para realizar una actividad o un proceso.
Proceso: Conjunto de actividades mutuamente relacionadas o que interactúan, las cuales
transforman elementos de entrada en resultados.
Producto: Resultado de un proceso.
Producto no conforme: Cuando el servicio proporcionado no cumple con las
especificaciones o expectativas del cliente. Cualquier proyecto, mantenimiento o actividad
que no cumpla con los requisitos solicitados por el cliente.
Satisfacción del cliente: Percepción del cliente sobre el grado en que se han cumplido sus
requisitos
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Subcontratista o aliado: La persona física o moral que asume contractualmente ante el
contratista, el compromiso de realizar determinadas actividades o fases de la obra de
construcción, empleando su propio equipo, maquinaria y/o mano de obra, según el
alcance establecido en el contrato.
Riesgo: Combinación de la probabilidad y consecuencia de un evento identificado como
peligroso.
Riesgos de trabajo: Accidentes y enfermedades a que están expuestos los trabajadores
en ejercicios o con motivo de trabajo.
Riesgo Aceptable: Aquel que inicialmente es tolerable o que ha sido reducido a un nivel
tolerable por la organización teniendo en cuenta las obligaciones legales y la propia
política.
Real: Término utilizado para describir las no conformidades mayores que tienen
existencia verdadera, efectiva y normalmente genera una acción correctiva.
Registro: Documento que presenta resultados obtenidos o proporciona evidencia de
actividades desempeñadas.
Seguridad y Salud en el trabajo (SST): Condiciones y factores que pueden afectar, la
salud y la seguridad de los empleados u otros trabajadores (incluyendo trabajadores
temporales y personal contratado), visitantes o cualquier otra persona en el centro de
trabajo y a los bienes e instalaciones de trabajo.
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INTRODUCCION
DIICSA (Desarrollo Integral Industrial y Comercial, S.A. de C. V.) es una empresa que
inicia operaciones el 29 de Agosto de 2002, y que presta los servicios de mantenimiento
preventivo y correctivo, outsourcing de mantenimiento, construcción y análisis y
dictaminación de componentes automotrices.
DIICSA cuenta con un sistema de gestión de calidad, orientado a la satisfacción del
cliente a través de la mejora continua, derivada de los resultados obtenidos de la
aplicación de herramientas de análisis de datos; un sistema de gestión ambiental que a
través de la revisión y cumplimiento de los requisitos legales, la disminución y correcta
disposición de residuos y el uso eficiente de los recursos naturales pretende impactar
disminuir el impacto al medio ambiente y crear una cultura ambiental responsable entre su
personal y colaboradores; y un sistema de administración de seguridad y salud en el
trabajo que cuenta con lineamientos de identificación, prevención, control y mitigación de
riesgos de trabajo que puedan afectar al personal y a las instalaciones de manera parcial
o total.
El alcance del Sistema de Gestión de DIICSA es para los procesos de Construcción y
Mantenimiento en General, Outsourcing de Mantenimiento, Análisis y Dictaminación de
Componentes Automotrices realizados en oficinas centrales y filiales.
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1. Requisitos del Sistema de Gestión
DIICSA ha determinado según ISO 9001-2008 los siguientes procesos para la prestación
de los servicios de:
A) Construcción y Mantenimiento en General.
B) Outsourcing de Mantenimiento.
C) Análisis y Dictaminación de Componentes Automotrices.
A)
Construcción y Mantenimiento en General.
A1.- Recibe información de las necesidades del cliente, se analiza la información y se
realiza un levantamiento que permite conocer los alcances reales, determinando los
recursos para la realización del proyecto.
A2.- Se elabora una cotización enumerando las necesidades, se envía al cliente en el
tiempo y forma requeridos por el mismo para su revisión y aprobación. De ser necesarios
se hacen los cambios, ajustes y re cotización solicitada por el cliente.
A3.- Una vez aprobada la cotización el cliente emite una orden de compra o cualquier otro
documento donde autoriza el proyecto, a esta orden de compra se le asigna un número
de DOT.
A4.- Se solicitan los recursos (humanos o materiales) necesarios para llevar a cabo el
proyecto mediante una requisición indicando tiempos de entrega.
A5.- Se obtienen las autorizaciones necesarias con el cliente para el acceso a sus
instalaciones de equipo, material y persona y sus políticas internas. Una vez concluida la
logística, se inician los trabajos en el tiempo estipulado y se realiza una supervisión
constante. Si durante el desarrollo de los trabajos se requirieran trabajos adicionales no
contemplados en la DOT original, se informa al cliente de los mismos, cotizando y
buscado su aprobación conforme a los puntos A1 y A2.
A6.- El supervisor verifica durante y al final del servicio que los trabajos se lleven a cabo
de acuerdo a lo solicitado y aprobado por el cliente. Una vez concluidos
satisfactoriamente los pone a consideración del cliente para su verificación y recaba su
firma de aprobación y/o comentarios.
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B) Outsourcing de Mantenimiento
B1.- Recibe información de las necesidades del cliente, se analiza la información que
permita conocer los alcances reales del servicio, el tiempo requerido y las necesidades de
logística e infraestructura.
B2.- De acuerdo con los datos recabados se elabora una cotización indicando el alcance y
se envía al cliente en el tiempo y forma requeridos por el mismo para su revisión y
aprobación. Se hacen los cambios, ajustes y re cotizaciones solicitadas por el cliente
cuando sea necesario.
B3.- Una vez aprobada la cotización por el cliente, se obtiene una orden de compra o
contrato por el cliente, al cual se le asigna un número de DOT. Se obtienen las
autorizaciones necesarias con el cliente para el acceso a sus instalaciones de equipo,
material y personal. Se solicitan las políticas internas de la empresa que contrata los
servicios.
B4.- El supervisor realiza la programación de actividades que debe cumplir el personal
para realizar el alcance definido en el contrato. Los recursos materiales y humanos deben
cumplir una programación y ser solicitados a través de una requisición.
B5.- El supervisor verifica las actividades que las actividades se lleven a cabo de acuerdo
a lo solicitado. Si el cliente solicita un servicio que no esta estipulado en el contrato
original; podrá ser realizado por el personal siempre y cuando con autorización.
Dependiendo de la magnitud del servicio, este será tratado de acuerdo al punto A)
Servicios de Construcción y Mantenimiento en General, manejándose como un servicio
independiente del Outsourcing.
C)
Análisis y Dictaminación de Componentes Automotrices. Otro de nuestros
procesos es el análisis y dictaminación de componentes automotrices y de la procedencia
de una garantía de acuerdo al Manual de garantía y Política vigente (Documento Externo)
para la recuperación de los costos de garantías del cliente, por medio de inspecciones
visuales por atributos, los análisis técnicos y pruebas que los proveedores del cliente
hagan a las partes retornadas en Garantía al cliente.
DIICSA contempla la subcontratación de los siguientes procesos:
Obra metal-mecánica-estructural, obra eléctrica en alta tensión, circuito cerrado de
televisión, accesos controlados, fumigación, techumbres, canalones y fachadas de lámina,
mantenimiento a montacargas y patines eléctricos, mantenimiento a rampas, sistema de
aire acondicionado, sistemas contra incendio.
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Al optar por subcontratar los procesos anteriores DIICSA se asegura de controlarlos
mediante un análisis de datos obtenidos mediante el formato de evaluación de cliente. El
cual proporciona información relacionada con los servicios contratados.
Otros puntos que integran el Sistema de Gestión son:
Control de documentos y registros, comunicación interna, revisión por la Dirección,
Competencia y capacitación del personal, auditorias internas, compras, control de no
conformidades, producto no conforme, acciones correctivas y preventivas.
Secuencia e interacción procesos
DIICSA elabora un diagrama donde se aprecia la secuencia e interacción de los procesos
(Anexo)
Criterios y métodos para el control de procesos.
El criterio y los métodos necesarios que aseguran la eficacia de la operación y el control
de estos procesos se lleva a cabo por el Director General, el Superintendente,
Coordinadores y Supervisores, describiéndose de la siguiente forma:






Lo establecido en los Procedimientos correspondientes.
Control de Cotizaciones, Control de DOT´s, Reporte de Cotizaciones,
Supervisión de Obra, Reporte de Recuperación de Garantías.
Elaboración de matrices de precios unitarios, rendimientos de materiales y
mano de obra (Cuando lo solicite el cliente).
Reporte de Control de Sustancias y Residuos.
Monitoreo de Objetivos de SST.
Evaluaciones de Satisfacción al Cliente, en las diferentes áreas.
1.2 Política de Gestión.
La Dirección General ha declarado la siguiente Política de Gestión;
En DIICSA estamos comprometidos con nuestros clientes, nuestra gente, el medio
ambiente y nuestro país como empresa multifuncional dedicada a dar servicios
integrales de construcción, mantenimiento en general, outsourcing de
mantenimiento, análisis y dictaminación de componentes automotrices, a satisfacer
las necesidades de nuestros clientes a través de la mejora continua, la prevención
de la contaminación, así como la prevención de lesiones y/o enfermedades de
nuestros trabajadores y empleados cumpliendo con los requerimientos legales y
otros que la organización o nuestros clientes suscriban.
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Realizamos servicios de calidad en condiciones seguras buscando mejoras
permanentes, a través de nuestros valores como son el trabajo en equipo, iniciativa,
eficiencia y honestidad.
1.3 Planificación
La Dirección General de DIICSA asegura que:
a) Se realice la planificación del Sistema para cumplir con los requisitos establecidos en el
1.1
b) Se mantenga la integridad del Sistema de Gestión, cuando sean planificados e
implementados cambios al Sistema de Gestión
Enfoque al cliente.
DIICSA se asegura que los requisitos del cliente están determinados con los servicios y
se cumplen con el propósito de resaltar la satisfacción del cliente manteniendo las más
altas normas de calidad, optimizando recursos, con una relación de honestidad y
transparencia buscando las mejores opciones de rentabilidad para ambas partes.
Determinación de los requisitos relacionados con el producto.
DIICSA determina:
a) Los requisitos especificados por el cliente a través del P-38 Cotización.
b) Los requisitos no establecidos por el cliente pero sí necesarios para el uso específico
o por el uso previsto, se determinan mediante: F-24 Work Order.
c) DIICSA determina cuáles son los requisitos legales y reglamentarios relacionados con
el servicio, cuando aplique en el RAL Registro de Actualizaciones Legales. Debido a
las diferencias que existen en las operaciones entre las áreas, los responsables de estas
deben definir los RAL que les aplique, eliminando el resto de los requisitos legales.
DIICSA determina los requisitos adicionales, cuando así lo indique el cliente.
Revisión de los Requisitos Relacionados con el Servicio.
DIICSA a través del personal responsable en cada área en conjunto con la Dirección
General revisa los requisitos relacionados con el servicio antes de que se comprometa a
proporcionarlo al cliente (por ejemplo envío de ofertas, aceptación de contratos o
pedidos, aceptación de cambios en los contratos o pedidos), asegurándose de que:
Los requisitos del servicio están definidos.
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Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los
expresados previamente;
DIICSA tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos
DIICSA mantiene registros de los resultados de la revisión y de las acciones originadas
por la misma.
F-21, Reporte de actividades de limpieza y mantenimiento preventivo
F-29 Check list de supervisión de Soporte técnico
F-52 Supervisión de obra, proyecto o servicio, Sistema PEARS, PBOW.
Reporte CRP anualizado
DIICSA confirma con el cliente la aceptación documentada de los requisitos cuando
aplique, y en caso del que cliente no proporcione una declaración documentada de los
requisitos, el personal de DIICSA es responsable de solicitar una orden de campo por el
cliente o cualquier escrito que avale los cambios en el servicio.
DIICSA realiza algunos de los procesos con sistemas y formatos que son propiedad del
cliente, para cumplir satisfactoriamente con la operación (ver F-03 Entrega de
documentos firmados)
Aspectos ambientales.
Para determinar y evaluar los aspectos e impactos ambientales de los procesos que
influyen al medio ambiente de forma positiva o negativa, se mantiene el P-43
Identificación, evaluación y clasificación de aspectos e impactos ambientales.
Cada área evalúa los aspectos e impactos ambientales en el F-34 y se concentran por
aquellos aspectos significativos por área en el Plan de manejo de residuos, para la
planeación de la reducción y control.
Planificación para la identificación de peligro, la evaluación y control de riesgos.
Para la identificación permanente de peligros, la evaluación y determinación de controles
necesarios, se cuenta con el procedimiento P-90 Evaluación de riesgos y en la MZ-04
Matriz de evaluación de riesgos por puestos de trabajo.
Para la identificación de peligros en las actividades rutinarias se estipula a todos los
puestos de trabajo de la compañía. En las actividades no rutinarias se incluyen los
visitantes, auditores, proveedores y el personal que no pertenece a la organización pero
que tiene acceso a nuestras instalaciones y por lo tanto, se encuentran expuestos a
riesgos.
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Se especifica si existen obligaciones legales relacionadas con las evaluaciones de riesgos
que se encuentran definidos en el RAL REQUISITOS LEGALES. Además DIICSA tiene el
compromiso en su política de cumplir con los requisitos que nuestros clientes indiquen y
de ahí su importancia de considerar estos puntos en la identificación de peligros.
Basados en la MATRIZ DE EVALUACION DE RIESGOS se definen los programas de
prevención donde se involucra a las áreas de seguridad, servicio médico, mantenimiento,
capacitación, recursos humanos, compras, sistemas, además de la participación del
personal operativo.
Los candidatos a puestos de trabajo que presenten una evaluación de riesgos de
moderada a grave deben contar con supervisión durante la realización de los trabajos
para garantizar el cumplimiento de los procedimientos correspondientes.
Los puestos de trabajo que describan niveles de riesgo moderado a severo recibirán
capacitación con el fin de prevenir alguna lesión o enfermedad.
1.3.2 Requisitos Legales y otros requisitos
Con el fin de cumplir los requisitos legales aplicables y los requisitos que la organización
suscribe en base a los requerimientos de nuestros clientes DIICSA ha implementado un
procedimiento documentado que describe el proceso de detección, revisión e integración
al Sistema de Gestión de leyes, normas, reglamentos y otros documentos a nivel federal,
estatal y municipal. Todos los documentos aplicables son documentados y actualizados
cada año.
P-45 Identificación, acceso, actualización
y evaluación de cumplimiento legal
RAL Registro de Actualizaciones legales
1.3.3 Objetivos, metas y programas.
La Dirección General de DIICSA se asegura de que los objetivos del Sistema de Gestión
sean anuales y que se cumplan con las siguientes acciones:
• Obtener una calificación de 8 en la satisfacción de nuestros clientes.
•Control y disposición de los residuos generados en las operaciones.
• Disminuir un 25% los accidentes en las operaciones relacionadas con DIICSA.
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Los objetivos y metas son medibles y consistentes con la política de Gestión, realizando y
monitoreando su cumplimiento mensualmente en el F-18 Monitoreo de Objetivos. El
cumplimiento se evalúa de manera independiente entre cada una de las áreas; si durante
los procesos se detecta un probable incumplimiento a algún objetivo anual, se deberá
realizar registro en el F-10 como No Conformidad Potencial por parte del Representante
de la Dirección para que el responsable del área establezca las correcciones necesarias y
defina las oportunidades de mejora. Durante la revisión por la dirección se presenta el
concentrado de resultados. Y se comunicarán al resto del personal en el link del sistema
de gestión o a través de boletines. Las áreas de obra serán evaluadas por el cliente en el
formato F-53 EVALUACION DEL PROYECTO. Las áreas de servicio como soporte
técnico y CRP (en el caso de FORD) son evaluadas trimestralmente por parte del cliente
en sus propios formatos.
F-18 Monitoreo de objetivos
F-53 Evaluación del proyecto
Programa de Administración.
Se cuentan con diferentes programas para lograr los objetivos, en donde se define la
responsabilidad y autoridad. Cuando es necesario los programas son corregidos en
función de los cambios propios de la operación o para mejorar las actividades.
Las áreas de manera independiente pueden realizar programas enfocados al
cumplimiento de la política.
Programa de Gestión
Programa de Servicio Médico
Programas de Seguridad
Programa de Capacitación
Programa de Mantenimiento de Vehículos
Plan de Manejo de Residuos
PR-05 Programa de Ahorro y Reciclaje
1.4. Implementación y Operación.
1.4.1. Recursos, Funciones, responsabilidad, responsable y autoridad.
Compromiso de la Dirección.
La Dirección General establece su compromiso para el desarrollo e implementación del
Sistema de Gestión así como, la mejora y eficacia del mismo, comunicándole al personal
la importancia de satisfacer los requisitos de los clientes y los requisitos regulatorios
aplicables.
Responsabilidad y Autoridad.
La Dirección General define de manera enunciativa más no limitativa, en el apartado
denominado Organigrama y Funciones de la Organización (Anexo).
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Representante de la Dirección
El representante de la dirección tiene responsabilidad y autoridad para:
a) Asegurarse del buen funcionamiento de los Sistemas de Gestión.
b) Informar al Director General en conjunto con el Auditor Líder sobre el desempeño del
Sistema de Gestión y cualquier recomendación para la mejora.
c) Asegurar la promoción de la toma de conciencia de los requisitos del cliente, en toda la
organización mediante comunicados establecidos y revisados por la Dirección General.
Provisión de recursos.
Cada área realiza los presupuestos necesarios para sus actividades. La aprobación de
presupuestos por la Dirección se da con la asignación de una DOT.
Infraestructura.
Se proporciona la infraestructura para lograr la conformidad de los requisitos del servicio.
Esta infraestructura considera:
a) Las oficinas y las instalaciones para gestionar el servicio y resguardar los recursos
materiales necesarios.
b) El equipo para los procesos (hardware y software).
c) Equipo de transporte, equipo de comunicación, equipo ligero, maquinaria,
herramientas.
Ambiente de trabajo.
DIICSA determina que el ambiente de trabajo para el personal esta definido por:
Condiciones físicas. Todas las áreas deben contar con los servicios básicos de
sanitarios, vestidores, área de resguardo de equipo industrial, accesibilidad a agua
potable.
Los supervisores deben contar con servicios de comunicación móvil y equipo de cómputo
para la realización de sus actividades.
1.4.2. Competencia, Formación y toma de conciencia.
El área de Capacitación define mediante el P-05 Competencia y capacitación del
personal, la competencia del personal que desempeña el trabajo.
Provee la formación del personal antes de que sean asignados a desempeñar una tarea
específica, para cumplir con los requisitos del servicio. Realiza detección de necesidades
de capacitación mediante la aplicación del F-40.
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Se asegura que el personal de la organización, reciba la capacitación adecuada para
realizar sus labores considerando los trabajos que pueden tener un impacto al medio
ambiente.
Mantiene registros apropiados de educación, formación, habilidades y experiencia.
PG Programa de Capacitación
P-05 Competencia y capacitación del personal
F-40 Detección de Necesidades de Capacitación
1.4.3. Comunicación.
Comunicación interna.
La Dirección General de DIICSA asegura que se establezca un proceso de comunicación
dentro de la organización, y que esté relacionado con la eficacia del Sistema de Gestión
de acuerdo al P-03.
P-03 Comunicación interna y externa
Comunicación con el cliente.
DIICSA determina e implementa disposiciones eficaces para la comunicación con los
clientes, acerca de:
a) La información sobre el servicio.
b) Las consultas, contratos o atención de pedidos, incluyendo las modificaciones
c) La retroalimentación del cliente.
1.4.4. Documentación
Generalidades
La documentación del Sistema de Gestión de DIICSA cuenta con lo siguiente:
Declaración de Política de Calidad –Ambiental-Seguridad.
Cartas políticas DIICSA
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Procedimientos.
Registros requeridos por las normas y la organización para el cumplimiento.
La documentación que integra el Sistema de Gestión puede estar en medios escritos ó
electrónicos y el nivel de documentación e identificación es como sigue:
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1.4.5. Control de los documentos
El P-01, describe los controles para; aprobación, revisión, responsabilidad, cambios,
manejo de documentos obsoletos, identificación, control de datos.
Se considera a cualquier organismo de Certificación, como un usuario del Manual de
Gestión, pero las actualizaciones de los documentos se enviaran al organismo de
certificación antes de realizar la auditoria.
P-01 Elaboración y control de documentos y registros
F-Lista maestra de documentos
DIICSA realiza algunos partes de los procesos con sistemas informáticos y formatos que
son propiedad del cliente, para cumplir satisfactoriamente con la operación (ver F-01
apartado Documentos Externos.)
1.4.6. Control operacional.
Planificación de la realización del servicio.
Durante la planificación para proporcionar el producto, DIICSA ha determinado lo
siguiente:
a)
Cuando el cliente solicita la adquisición del servicio DIICSA adapta el proceso de
comunicación para la llegada de la Orden de Compra (medios electrónicos, datos, etc).
b)
Se generar la documentación correspondiente y asignar los recursos específicos
para el producto.
c)
Se generan los registros necesarios los cuales son evidencia de los procesos de la
realización del servicio.
d)
Cumplen con el control de registros.
Determinación de los requisitos relacionados con el producto.
DIICSA considera:
d) Los requisitos especificados por el cliente son definidos en F-21 la cual se generada o
realizada en conjunto con el Supervisor, Coordinador o Superintendente.
P-38 Cotizaciones
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e) Los requisitos no establecidos por el cliente pero sí necesarios para el uso especifico
o por el uso previsto, se determinan mediante
F-24 Work Order
f) DIICSA determina cuáles son los requisitos legales y reglamentarios relacionados con
el servicio, cuando aplique.
g) DIICSA determina los requisitos adicionales, cuando aplique.
Revisión de los requisitos relacionados con el servicio.
Los coordinadores de las áreas en conjunto con la Dirección General revisa los requisitos
relacionados con el servicio antes de que se comprometa a proporcionar el servicio (por
ejemplo envío de ofertas, aceptación de contratos o pedidos, aceptación de cambios en
los contratos o pedidos), asegurándose de que:
Los requisitos y/o alcance del servicio están definidos.
Están resueltas las diferencias existentes entre los requisitos del contrato o pedido y los
expresados previamente;
Se tiene la capacidad para cumplir con los requisitos definidos
Verificación de los productos comprados
DIICSA confirma con el cliente la aceptación documentada de los requisitos cuando
aplique, y en caso del que cliente no proporcione una declaración documentada de los
requisitos, el personal de DIICSA es responsable de solicitar una orden de compra por el
cliente o cualquier escrito que avale los cambios en el servicio.
P-69 Coordinación y supervisión de obra
F-44 Carta de entrega
Diseño y desarrollo.
Este requisito no aplica en el Sistema de Gestión, ya que DIICSA no realiza diseños ni
desarrolla proyectos, puesto que en el proceso de Construcción y Mantenimiento en
general el cliente proporciona los datos necesarios para el desarrollo del proyecto.
Proceso de compras.
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El departamento de Compras asegura que el producto adquirido cumpla con los requisitos
especificados, definidos por los requisitores. El área de CRP esta exento del punto de
Compras al presentarlo dentro del proceso.
F-26 Requisición de materiales/servicios
El departamento de compras realiza un análisis que permite determinar el impacto del
producto adquirido a través de la orden de compra y del servicio a suministrar de acuerdo
al P-10.
F-23 Orden de Compra
P-10 Compras.
DIICSA evalúa y selecciona a los proveedores en función de su capacidad para
suministrar productos de acuerdo a los requisitos establecidos por la organización.
F-31 Evaluación a proveedores.
Información de las compras.
En el proceso de compras se describe las necesidades de los solicitantes mediante el F26 y el F-09 manteniéndose la comunicación directa con los requisitores para la
adquisición de estos.
F-26 Requisición de Materiales/Servicios
F-09 Solicitud para compra de Herramienta y activo fijo
El requisitor puede verificar con el proveedor de manera directa el tipo y alcance de los
servicios o materiales, e indicar los acuerdos mediante cotización del proveedor al
Departamento de Compras.
P-10 Compras
DIICSA establece e implementa la inspección y evaluación del producto comprado
mediante el formato F-26. El requisitor puede verificar en conjunto con el departamento de
compras los productos entregados por los proveedores
DIICSA y/o los clientes que quieran llevar a cabo la verificación en las instalaciones del
proveedor, deben cumplir con lo estipulado en el F-23.
F-23 Orden de Compra
Control de la producción y de la prestación del servicio
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Las áreas productivas planifican y lleva a cabo la prestación de los servicios de
construcción, outsourcing de mantenimiento de acuerdo al proceso.
F-20 Reporte de actividades diarias de limpieza de sanitarios
F-21 Reporte de actividades diarias de limpieza y mantenimiento preventivo
F-22 Cotizaciones
F-24 Work Order
F-29 Check List de supervisión de Soporte técnico
F-52 Reporte de supervisión de obra, proyecto o servicio
F-55 Programa de Obra
(Este documento puede ser un documento en el software PROJECT).
Para el Análisis y Dictaminación de Componentes Automotrices el control de la prestación
de servicio es mediante los procedimientos
P-40 Recepción, manejo, almacenamiento y
disposición de material de retorno de garantía
P-42 Control de Documentación CRP
P-50 Recuperación de Gastos de Garantía
P-58 Realización de un Embarque
P-59 Manejo de motores y transmisiones en CRP
P-60 Proceso de Inventario CRP
P-62 Trabajar Cores
P-63 Análisis de Partes Rechazadas por efecto de garantía
P-64 Atención de problemas con garantías
Validación de los procesos de la producción y de la prestación del servicio.
DIICSA valida aquellos procesos donde los resultados de los procesos no puedan
verificarse mediante actividades de seguimiento o medición posteriores.
Esto incluye a cualquier proceso en el que las deficiencias se hagan aparentes
únicamente después de que el servicio haya sido terminado.
La validación demuestra la capacidad de estos procesos para alcanzar los resultados
planificados.
DIICSA establece las disposiciones para estos procesos, incluyendo, cuando es aplicable:
a) Los criterios definidos para la revisión y aprobación de los procesos de acuerdo con
normas ;
b) La aprobación de equipos y calificación del personal de acuerdo a normas y/o criterios
establecidos por DIICSA y/o el cliente;
c) El uso de procedimientos técnicos específicos;
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A lo anterior se le da cumplimiento mediante la aplicación del procedimiento
Compras.
P-10
Identificación y trazabilidad
El Proceso de Construcción y Mantenimiento en General identifica el servicio mediante el
procedimiento P-38 Cotizaciones. Y se le da el seguimiento.
La trazabilidad se inicia mediante el F-55 y se continúa mediante el F-26 y/o F-09, al
término del proceso se hace entrega del F-44 y F-53 todos los formatos identifican el No.
de DOT
P-38 Cotización
F-55 Programa de Obra
F-26 Requisición de Materiales
F-09 Solicitud para compra de herramienta y activo fijo
F-44 Carta Entrega Garantía
F-53 Evaluación de Proyectos
Propiedad del cliente
DIICSA identifica, verifica, protege y salvaguarda tanto la información y los bienes
propiedad del cliente suministrada para su utilización o incorporación dentro de los
procesos de acuerdo con el formato F-47 y mediante F-01 en el apartado de Control de
Documentos externos.
Preservación del producto.
DIICSA preserva la conformidad del servicio durante el proceso interno y la entrega al
cliente de acuerdo al Reporte CRP anualizado, F-29 ó F-52.
F-29 Check List de supervisión Soporte técnico
F-52 Supervisión de Obra Proyecto
Reporte CRP Anualizado
Control operacional de los aspectos ambientales significativos y riesgos.
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DIICSA ha identificado y planificado aquellas operaciones que están asociadas con los
aspectos ambientales significativos y riesgos identificados (F-34 y la MATRIZ DE
EVALUACION DE RIESGOS POR PUESTOS DE TRABAJO), de acuerdo con la política,
con el objeto de asegurarse de que se efectúan bajo las condiciones especificadas;
Se establece, implementa y mantiene un procedimiento documentado para controlar
situaciones en las que su ausencia podría llevar desviación de la política.
En el caso de realizarse trabajos dentro de las instalaciones del cliente se toma como
referencia los documentos para el Control Operacional, (en el caso de CCM Declaración
de Método)
P-91 Control Operacional
Para estos procesos existen las instrucciones correspondientes, que describen la
realización de cada proceso igual cómo el manejo de situaciones de emergencia y el
tratamiento de los residuos.
I-05 Retroexcavadora
I- 07 Planta de soldar
I-08 Sierra eléctrica
I-09 Orilladora
I-06 Manejo de Montacargas
I-10 Escalera eléctrica
I-11 Podadora de pasto
I-12 Maquinarias eléctricas
1.4.7. Preparación y Respuesta a Emergencias
Se mantienen planes y procedimientos documentados para identificar el potencial y dar
respuesta a emergencia, con el objeto de prevenir y mitigar los probables riesgos de
trabajo que puedan asociarse a este punto.
DIICSA revisa sus planes y procedimientos de preparación y respuesta a emergencias, en
particular después de que ocurren incidentes o situaciones de emergencias.
La participación de los simulacros en las instalaciones del clientes son obligatorias para el
personal que se encuentre laborando y debe existir comunicación con el personal del
cliente para atender los requisitos necesarios.
P-74 Investigación de Accidentes e incidentes
P-92 Preparación y respuesta a Emergencias Ambientales
PL-02 Plan de Emergencias Médicas
PL-04 Plan de Emergencias en oficinas generales
F-35 Reporte de contingencias ambientales
F-46 Reporte de Investigación de Accidentes e incidentes
1.5. Verificación
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1.5.1. Seguimiento y Medición
Se da seguimiento a los procesos de servicios de construcción y mantenimiento en
general, outsourcing de mantenimiento mediante la asignación de un número de orden de
trabajo (DOT)
En el proceso de Análisis y Dictaminación de Componentes Automotrices se da el
seguimiento por medio del reporte de resultados al cliente.
Control de los dispositivos de seguimiento y de medición
Este punto se considera excluido ya que DIICSA no cuenta con equipos de medición.
Satisfacción del cliente.
Para determinar la satisfacción del cliente (interno y externo), así como la elaboración de
técnicas estadísticas (Q1) para la medición de los servicios que proporciona DIICSA y a
su vez sean comparativos de un periodo a otro.
F-06 Encuesta de servicio de mantenimiento y limpieza
F-53 Evaluación de Proyecto
El seguimiento de esta información se realiza mediante la revisión por la Dirección
General de DIICSA.
Seguimiento y medición de los procesos.
El seguimiento y la medición de los procesos para proporcionar el servicio se con F-24, F29 y F-21, F-23 para alcanzar los resultados planificados.
F-24 Work order
F-29 Check list de supervisión soporte técnico
F-21 Reporte de actividades diarias de limpieza y mantenimiento preventivo
F-23 Orden compra
F-55 Programa de obra
Seguimiento y medición del servicio.
DIICSA da seguimiento y medición al servicio mediante el formato F-24.
F-24 Work Order.
1.5.2. Evaluación del cumplimiento legal.
Dentro del PG se definen los requisitos legales y la evaluación del cumplimiento legal, es
realizada por la CSH durante los recorridos mensuales pre-establecidos.
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P-45 Identificación, acceso, actualización y evaluación de cumplimiento legal
PG Programa de Gestión
Control de producto no conforme.
Una vez identificado un producto no conforme el supervisor tiene la responsabilidad de
realizar los cambios necesarios en el proyecto hasta que el Cliente este satisfecho con los
trabajos.
El supervisor tiene la responsabilidad de reportar las quejas del cliente e informar al
Coordinador y Director General dicha queja.
P–36 Control de Producto No Conforme
F-10 No Conformidad, No Conformidad Potencial y/o Producto no Conforme
F-30 Informe de Quejas
Análisis de datos.
Mediante las revisiones al Sistema de Gestión, se determina, recopila y analiza los datos
que demuestra la disposición y la eficacia del Sistema de Gestión, para evaluar dónde
puede realizarse la mejora continua y la eficacia del mismo.
El análisis de estos datos proporciona información sobre:
a)
b)
c)
d)
e)
f)
g)
La satisfacción del cliente.
Los resultados de la evaluación del cliente interno
La conformidad con los requisitos del servicio.
Las características y tendencias de los procesos, incluyendo las oportunidades
para llevar a cabo acciones preventivas
Evaluación a Proveedores.
Evaluación de subcontratistas
Evaluación de Requisitores
1.5.3 No Conformidad, acción correctiva y preventiva.
Acción correctiva.
En caso de que no se alcancen los resultados planeados se origina una No
Conformidades Real de acuerdo al P-11 así mismo se mantiene procedimientos para
definir la responsabilidad y autoridad para:
A) El manejo e investigación de No Conformidades, accidentes, incidentes.
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B) Acciones tomadas para mitigar cualquier consecuencia resultante de accidentes,
incidentes, o no conformidades.
C) Iniciación y conclusión de acciones correctivas y preventivas.
D) La confirmación de la efectividad de las acciones correctivas y preventivas
tomadas.
Cualquier acción correctiva o preventiva tomada para eliminar las causas de no
conformidades existentes y potenciales deber ser apropiada a la magnitud de los
problemas encontrados.
El resultado de las acciones tomadas se considera en la Revisión por la Dirección 1.6
La modificación de procedimientos resultado de la evaluación de una No conformidad se
lleva a cabo de acuerdo al 1.4.5.
P-11 No Conformidad, No Conformidad potencial y/o Producto No Conforme
F-10 No Conformidad, No Conformidad potencial y/o Producto No Conforme
En caso de tener no conformidades potenciales, estos se realizan de acuerdo al P-11 y
define:
a)
b)
c)
d)
e)
Determinar las no conformidades potenciales y sus causas raíz
Evaluar la necesidad de actuar para prevenir su ocurrencia
Determinar e implementar las acciones necesarias.
Registrar los resultados de las acciones tomadas.
Seguimiento a las acciones preventivas tomadas.
1.5.4. Control de los registros
Los registros se establecen y mantienen con el propósito de suministrar evidencia de
conformidad hacia los requisitos y de la operación eficaz del Sistema de Gestión.
Todos los registros son legibles, fácilmente identificables y recuperables. El procedimiento
P-01, define los controles necesarios para la identificación, almacenamiento, protección,
recuperación, determinación de los tiempos de retención y disposición de los registros.
Los registros de auditorías, Revisión por la Dirección, evaluación del cumplimiento legal, y
todo documento referente al Sistema de Gestión obsoletos deben conservarse durante un
año después de su baja.
P-01 Elaboración y control de documentos y registros
1.5.5. Auditoría Interna.
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Las auditorías internas se realizan por lo menos una vez al año, con el fin de evaluar el
correcto funcionamiento de Sistema de Gestión incluyendo que:
a) Está conforme con las disposiciones de planeación y ejecución de este manual
y con los requisitos del Sistema de Gestión.
b) Se ha implementado y se mantiene de manera eficaz.
El P-08, describe los pasos que se realizan antes, durante y después de la auditoria.
Las auditorias se realizan por personal independiente de aquellos que tiene la
responsabilidad directa de la actividad que está siendo examinada.
Se realizan seguimientos de las auditorias en las que se contempla la verificación de las
acciones tomadas y el informe de los resultados de la verificación (resultados de las
acciones correctivas). El reporte de auditoría interna se considera como una entrada para
la revisión por la Dirección General, de acuerdo al punto 1.6
El responsable del área auditada se asegura que se toman acciones sin demora
injustificada para eliminar las no conformidades detectadas y sus causas.
P-08 Auditorías internas
F-12 Programa anual de auditoria
F-11 Plan de Auditoria
1.6. Revisión por la Dirección.
El Director General revisa los avances, desempeño, requisitos legales y de los clientes,
detección de necesidades y debilidades, así como la revisión anual de objetivos y metas
del SG después de una auditoría interna no programada o cuando sea necesario, para
asegurar que es adecuado y eficaz mediante una junta convocada por la Representante
de la Dirección hacia todos los encargados de áreas, o mediante reuniones convocadas
por la Dirección General con cada representante de área.
Se realiza como mínimo una auditoría interna al Sistema de Gestión de manera anual. En
la revisión se toman en cuenta las recomendaciones, propuestas para la mejora, y la
necesidad de cambios a los Sistemas de Gestión.
En esta revisión se incluyen la revisión de la política de Gestión así como, los objetivos.
P-04 Revisión por la Dirección General
F-08 Minuta de la Revisión por la Dirección
Resultados de la revisión.
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Los resultados de la revisión por la Dirección de DIICSA pueden ser utilizados como
oportunidades para la mejora de desempeño y como elementos de entrada para los
procesos de mejora continua por lo que incluyen todas las decisiones y acciones
relacionadas con los cambios en los Sistemas incluyendo:
Mejorar la eficacia del Sistema de Gestión y de sus procesos.
Mejorar el servicio en relación con los requisitos del cliente.
Identificar las necesidades existentes proporcionando los recursos adecuados para la
realización de los proyectos, mismas que se definen en las minutas de las juntas con
la Dirección General.
INDICE DE ANEXOS
1.- Interacción de procesos
2.- Recursos, funciones, responsabilidad y autoridad
3.- Organigrama
CONTROL DE CAMBIOS
FECHA
CAMBIOS REALIZADOS
RESPONSABLE DEL CAMBIO
23/08/2010
Se registra el cambio a la Política de Gestión
Beatriz Sámano
09/11/2010
Se agregan y actualizan definiciones y se
eliminan documentos de referencia
Beatriz Sámano
21/01/2011
02/02/2011
17/02/2011
15/07/2013
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Se anexa cuadro DE CONTROL DE CAMBIOS
Se agregan definiciones como corrección,
subcontratista y/o aliado
Se corrige a los responsables de la evaluación
del cumplimiento legal.
Se corrigen los nombres de procedimiento P11 y del formato F-10
Se establecen los detalles y la justificación de
las exclusiones
Se establecen los plazos para el cumplimiento
de objetivos y metas, así como la frecuencia de
monitoreo de cumplimiento en el punto 1.3.3
OBJETIVOS, METAS Y PROGRAMAS
En el punto 1.3.3 OBJETIVOS, METAS Y
PROGRAMAS se describen los formatos y
mecanismos bajo los cuales serán evaluadas
cada una de las áreas.
Beatriz Sámano
Beatriz Sámano
Beatriz Sámano
Beatriz Samano
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