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DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS DE 2008 1 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA CONTENIDO 1. GENERALIDADES 1.1 INTRODUCCION 1.2 ESTRUCTURA ORGANICA 1.3 MISION 1.4 VISION 1.5 OBJETIVO DEL MANUAL 1.6 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL 1.7 METODOLOGIA 2. MAPA DE PROCESOS GENERAL 3. PROCESOS ESTRATEGICOS 3.1 PROCESO GERENCIAL 3.2 PROCESO DE CONTROL INTERNO Y GESTION DE CALIDAD 4. PROCESOS MISIONALES 4.1 P Y P 4.2 CONSULTA EXTERNA 4.3 ODONTOLOGIA 4.4 URGENCIAS 4.5 FISIOTERAPIA 4.6 LABORATORIO CLINICO 4.7 IMAGENOLOGIA 4.8 HOSPITALIZACION 2 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 4.9 PSICOLOGIA 4.10 SALUD PUBLICA 4.11 SANEAMIENTO AMBIENTAL 4.12 FARMACIA 5. PROCESOS DE APOYO 5.1 FACTURACION 5.2 ALMACEN 5.3 GESTION HUMANA 5.4 CONTABILIDAD 5.5 GARANTIA DE CALIDAD 5.6 ESTADISTICA 5.7 SISTEMAS ANEXO 1 CARACTERIZACIONES DE PROCESOS ANEXO 2 PROCEDIMIENTOS 3 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 1. GENERALIDADES 1.1. INTRODUCCION Los procesos y procedimientos de gestión, conforman uno de los elementos principales del Sistema de Control Interno; por lo cual, deben ser plasmados en manuales que sirvan como mecanismo de consulta permanente, por parte de los funcionarios de la E.S.E Hospital San Antonio , permitiendo así un mayor desarrollo en la búsqueda del Autocontrol. Se ha preparado este Manual de Procesos y Procedimientos, en la que se definen la gestión que agrupa las actividades y tareas dentro del Hospital. La funcionalidad del Manual es permitir que los procedimientos por área, así como los registros relacionados, sean auditables para atender a los requerimientos de los organismos de control; con el fin de verificar los parámetros de los procedimientos del Hospital, tomándolos como guía en cualquier proceso de verificación. 4 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 1.2 ESTRUCTURA ORGANICA 5 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 1.3 MISIÓN Prestar los servicios de salud a la población Giganteña según nuestro portafolio fomentando estilos de vida saludables y aplicando la política de calidad del sistema, para lograr la satisfacción de nuestros usuarios. 1.4 VISIÓN En el 2014 la E.S.E Hospital San Antonio de Gigante, será una institución acreditada, ofertando algunos servicios de mediana complejidad. 6 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 1.6 OBJETIVO DEL MANUAL Fortalecer a la cultura del Autocontrol y del Sistema de Control interno; los procesos cuentan con una estructura, base conceptual y visión en conjunto, de las actividades estratégicas, de evaluación, administrativa y logística de la E.S.E Hospital San Antonio, con el fin de que se tenga una herramienta de trabajo que contribuya al cumplimiento eficaz y eficiente de la misión y objetivos institucionales. Además de busca que los funcionarios del Hospital tengan un documento de consulta, que establezca un método estándar para ejecutar el trabajo de las diferentes dependencias. El Manual de Procesos y Procedimientos esta dirigido a todos los funcionarios y se constituye en un elemento de apoyo para el cumplimiento de las responsabilidades asignadas y para contribuir conjuntamente con Control Interno, en el logro de las metas y asegurar la información y consolidar el cumplimiento normativo. 7 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 1.7 JUSTIFICACIÓN DEL MANUAL Los manuales de procesos y procedimientos son parte fundamental del Sistema de Calidad y del mejoramiento continuo de la eficacia y la eficiencia; es importante el cambio de actitud en el conjunto de los funcionarios. Este manual es una gran herramienta que permite al Hospital, integrar acciones para agilizar el trabajo y mejorar la calidad del servicio, comprometiéndose con la búsqueda de alternativas que mejoren la satisfacción del cliente. 8 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 1.8 METODOLOGIA La implementación del Manual de Procesos y Procedimientos se documento de acuerdo con las siguientes fases: Fase 1: Levantamiento de caracterizaciones y procedimientos Se reunió con cada dueño de procesos y funcionarios que participan en el, levantando la información de sus actividades donde se construyo las caracterizaciones y procedimientos de cada proceso. Fase 2: Ajustes y validación Como parte del mejoramiento continuo de los procesos y procedimientos, se estudiaron, analizaron y establecieron en conjunto, con las áreas, los cambios de las actividades, se realizaron y validaron los cambios pertinentes a los procedimientos, para su correspondiente implementación. Fase 3: Jornadas de socialización Se socializaron las caracterizaciones de los procesos y respectivos procedimientos, en donde hubo algunas modificaciones a estos documentos por parte de los funcionarios. 9 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 2. MAPA DE PROCESOS 10 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 3. PROCESOS ESTRATEGICOS Se denominan procesos Estratégicos aquellos relativos al establecimiento de políticas y estrategias, fijación de objetivos, provisión de comunicación, aseguramiento de la disponibilidad de recursos necesarios y de revisión por la dirección. 3.1 DIRECCIONAMIENTO ESTRATEGICO CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO DE-D-01 Mapa de Procesos DE-E-02 Política para codificación de documentos internos DE-E-03 Listado maestro de documentos 3.2 GESTIÓN JURÍDICA CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO GJ-P-01 Asesoría jurídica GJ-P-02 Indagación preliminar GJ-P-03 Investigación disciplinaria GJ-P-04 Procedimiento verbal GJ-P-05 Representación judicial 11 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 4. PROCESOS DE EVALUACIÓN Incluye aquellos procesos necesarios para medir y recopilar datos destinados a realizar el análisis de desempeño y la mejora de la eficacia y la eficiencia. Incluye procesos de medición, seguimiento y auditoria interna, acciones correctivas y preventivas, y son una parte integral de los procesos estratégicos, de apoyo y los misionales. 4.1 GESTION DE CONTROL CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO CO-P-01 Administración del riesgo CO-P-02 Asesoría y acompañamiento a la gestión institucional CO-P-03 Diseño y mecanismos para el fomento de la cultura del autocontrol CO-P-04 Elaboración de informes para entes externos CO-P-05 Evaluación y seguimiento a la gestión Institucional CO-P-06 Operacionalización del Comité de Coordinación de Control Interno CO-P-07 Realización de Auditoría CO-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la ESE CO-M-01 Manual de Riesgos Administrativos CO-C-01 Gestión de Control 12 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA 5. PROCESOS DE APOYO Los procesos de apoyo son aquellos administrativos y logísticos, y que dan la provisión de los recursos que son necesarios en los procesos estratégicos, misionales, de medición, análisis y mejora del Hospital. 5.1 ADMINISTRATIVOS: FACTURACION CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO FA-P-01 Admisión Urgencias FA-P-02 Facturación Cirugía FA-P-03 Facturación consulta externa y servicios ambulatorios FA-P-04 Facturación Hospitalización FA-P-05 Facturación Urgencias FA-P-06 Anulación de facturas FA-P-07 Gestión de recibo de Caja FA-P-08 Generación de cuentas de cobro FA-P-09 Respuestas a glosas administrativas FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud FA-P-11 Generación y aprobación de pagarés FA-P-12 Gestión de depósitos FA-P-13 Elaboración y entrega de informes FA-P-14 Facturación de Sala de Partos FA-C-01 Facturación 13 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA GESTIÓN DE CONTRATACIÓN Y ALMACÉN CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO GC-P-01 Manejo y control de Almacén y Farmacia GC-P-02 Elaboración de ordenes de compra GC-P-03 Recepción de mercancías en Almacén y Farmacia GC-P-04 Despacho de medicamentos en farmacia GC-P-05 Ordenes de despacho por suministros GC-P-06 Elaboración de inventarios de activos fijos GC-P-07 Control y ajustes de inventarios de medicamentos GC-P-08 Elaboración y aprobación de Actas de Baja GC-P-09 Elaboración de informes GC-P-10 Contratación GC-C-01 Gestión de contratación de almacén GESTIÓN DOCUMENTAL CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO GD-P-01 Elaboración y notificación de Actos Administrativos GD-P-02 Control y manejo de correspondencia GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera GD-P-04 Fotocopias GD-C-01 Gestión documental GESTIÓN FINANCIERA CODIGO GF-D-01 NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO Generalidades de Pagaduría 14 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA GF-P-01 Consolidación de movimientos bancarios y caja GF-P-02 Control de cheques GF-P-03 Recaudo y registro de valores pagados en bancos y corporaciones GF-P-04 Remisión de valores retenidos, deducidos o descontados GF-P-05 Solicitud y legalización de avances de caja GF-P-06 Elaboración y aprobación del presupuesto anual de la ESE GF-P-07 Expedición del Certificado de Disponibilidad Presupuestal GF-P-08 Registro y control de la ejecución presupuestal de ingresos de la ESE GF-P-09 Registro y control de la ejecución presupuestal de Egresos GF-P-10 Adición, traslado y modificación al presupuesto de la ESE GF-P-11 Control de Cartera GF-P-12 Registro y control de glosas GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad GF-P-14 Registro de pagos en cartera GF-P-15 Registro y control de contratos por prestación de servicios de salud GF-P-16 Elaboración y entrega de informes GF-P-17 Conciliaciones bancarias GF-P-18 Manejo y control de caja menor GF-P-19 Gestión de costos GF-P-20 Pago de cuentas GF-P-20 Elaboración y registro de ordenes de pago GF-P-21 Elaboración y presentación de impuestos GF-P-22 Elaboración de informes GF-P-23 Asientos fijos 15 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN GF-P-24 Consolidación de la información GF-C-01 Gestión financiera MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA GESTIÓN INFORMÁTICA CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO GI-P-01 Administración de recursos informáticos y soporte a usuarios finales GI-P-02 Parametrización y administración del Sistema de Información Dinámica Gerencial Hospitalaria. G-P-03 Administración de bases de datos GI-C-01 Gestión informática TALENTO HUMANO CODIGO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO TH-P-01 Elaboración y registro de nómina TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada TH-P-04 Reconocimiento de viáticos TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones a funcionarios del hospital TH-P-06 Concesión de permisos al personal TH-P-07 Prestaciones sociales TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición TH-P-09 Elaboración de los cálculos de servicios personales de la planta de personal TH-P-10 Plan de cargos TH-P-11 Aportes patronales TH-P-12 Comités de Comisión de personal, paritario y de Bienestar Social. 16 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN TH-C-01 Talento Humano TH-D-01 Generalidades de Nómina TH-D-02 Generalidades de talento humano 5.8 MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA LOGISTICOS 5.8.1 SERVICIOS GENERALES CODIGO NOMBRE DEL DOCUMENTO DE APOYO SG-P-01 Cocina SG-P-02 Residuos hospitalarios SG-P-03 Lavandería 17 DOCUMENTO DE APOYO CÓDIGO MANUAL DE PROCESOS Y PROCEDIMIENTOS AREA ADMINISTRATIVA VERSIÓN MPP 01 1 VIGENCIA PÁGINA ANEXO 1 CARACTERIZACIÓN DE PROCESOS 18 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DE CONTROL CÓDIGO CO-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 19 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: a) Proteger los recursos de la organización, buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten; b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional; c) Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad; d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional; e) Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información y de sus registros. f) Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos; g) Garantizar que el Sistema de Control Interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y evaluación; h) Velar porque la entidad disponga de procesos de planeación y mecanismos adecuados para el diseño y desarrollo organizacional, de acuerdo con su naturaleza y características. CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DE CONTROL CÓDIGO CO-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 20 de 60 1.2. 1.3. Dueño o Responsable: Alcance: 1.4. Requisitos a cumplir: 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Asesor de Control Interno Todas las áreas de la ESE Los establecido en los contratos con los clientes. Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión Recurso Humano Asesor Control Interno Miembros del Comité de Control Interno 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Infraestructura Ambiente de trabajo Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Lo establecido en el programa de Salud Ocupacional. Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Informes para análisis y auditorias. Todas las áreas de la ESE CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DE CONTROL CÓDIGO CO-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 21 de 60 1.7. 2. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Informes de planes de mejoramiento y resultados de auditorías. Todas las áreas de la ESE HACER PROCEDIMIENTO(S) 1) CO-P-01 Administración Del Riesgo 2) CO-P-02 Asesoría y Acompañamiento a La Gestión Institucional 3) CO-P-03 Diseño De Mecanismo Para El Fomento De La Cultura De Auto Control 4) CO-P-04 Elaboración De Informes Para Entes Externos 5) CO-P-05 Evaluación y Seguimiento a la Gestión Institucional 6) CO-P-06 Operacionalizacion del Comité de Coordinación De Control Interno 7) CO-P-07 Realización de Auditoria 8) GC-P-08 Régimen disciplinario de empleados de la E.S.E RESPONSABLE Asesor de Control Interno Asesor de Control Interno Asesor de Control Interno Asesor de Control Interno Asesor de Control Interno Asesor de Control Interno Asesor de Control Interno Presidente de la UCID CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DE CONTROL CÓDIGO CO-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 22 de 60 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1. 4.2. VERIFICAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. ACTUAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ HÉCTOR ANDRÉSPERDOMO VILLAMIL ASESOR DE CONTROL INTERNO REVISÓ HÉCTOR ANDRÉS PERDOMO VILLAMIL ASESOR DE CONTROL INTERNO APROBÓ GERENTE FECHA FIRMA CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA FACTURACION CÓDIGO FA-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 23 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Permitir al usuario el ingreso ágil a la institución, garantizando a través del cumplimento de los requisitos de admisión, una facturación efectiva de los servicios prestados. 1.2. Dueño o Responsable: Coordinador Área de Facturación 1.3. Alcance: Inicia con la recepción de los documentos del usuario y finaliza con la prestación del servicio. 1.4. Requisitos a cumplir: Los establecido en los contratos con los clientes. Ley 100 de 1993, Resolución 1995 de 1999, Estudio socioeconómico generado por trabajo social, Decreto 4747 de 2007, ley 1122 de 2007. Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión 23 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA FACTURACION CÓDIGO FA-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 24 de 60 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional. Coordinador Área de Facturación Auxiliar de Cuentas Auxiliar de Facturación Cajeros Auxiliar de enfermería de admisiones Urgencias Auxiliar de Verificación de derechos. Auditor Administrativo Auditor Medico Auditor de calidad 24 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA FACTURACION CÓDIGO FA-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 25 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo Documentos necesarios para facturar (RIPS, Historias clínicas, Formatos del área, formulas de medicamentos y soportes de la cuenta) 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Usuario De todas las áreas asistenciales Para que Proceso, área o Persona sale Cobro a las Entidades Facturación de los servicios prestados Área Administrativa y Financiera 2. HACER PROCEDIMIENTO(S) 9) FA-P-01 Admisión Urgencias 10) FA-P-02 Facturación Cirugía 11) FA-P-03 Facturación Consulta Externa y Servicios Ambulatorios 12) FA-P-04 Facturación Hospitalización RESPONSABLE Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación 25 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA FACTURACION CÓDIGO FA-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 26 de 60 PROCEDIMIENTO(S) 13) FA-P-05 Facturación Urgencias 14) FA-P-06 Anulación De Facturas 15) FA-P-07 Gestión de Recibos de caja 16) FA-P-08 Generación de cuentas de Cobro 17) FA-P-09 Respuesta A Glosas Administrativas 18) FA-P-10 Seguimiento de contratos por prestación de servicios de salud 19) FA-P-11 Generación y aprobación de pagares 20) FA-P-12 Gestión de Depósitos 21) FA-P-13 Elaboración y entrega de informes 22) FA-P-14 Facturación sala de partos RESPONSABLE Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación Auditor Medico Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación Coordinador de facturación 26 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA FACTURACION CÓDIGO FA-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 27 de 60 3. VERIFICAR 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. ACTUAR 4.1. 4.2. ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ GINA LILIANA PERDOMO MORENO COORDINADORA AREA DE FACTURACION REVISÓ GINA LILIANA PERDOMO MORENO COORDINADORA AREA DE FACTURACION APROBÓ FECHA FIRMA GERENTE 27 CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN CÓDIGO GC-C-01 VERSIÓN 1 FECHA 14.ene.2008 PÁGINA 28 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Garantizar una adecuada gestión de contratación que permita la oportuna adquisición de bienes y servicios conforme a los lineamientos establecidos dentro del estatuto interno de contratación, al igual que el almacenamiento, conservación y despachos de estos a todas las unidades funcionales de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL. 1.2. Dueño o Responsable: Gerente (Apoyado por: Apoyo a contratación, Técnico Almacén y Químico) 1.3. Alcance: Inicia con la necesidad de bienes y/o servicios planteada y finaliza con la contratación correspondiente y el despacho de los elementos a cada una de las unidades funcionales de la institución. 1.4. Requisitos a cumplir: Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes, decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.) Cumplir con el Acuerdo 025 de 2006 Estatuto Interno de Contratación Cumplir con lineamientos establecidos por los entes de control Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN CÓDIGO GC-C-01 VERSIÓN 1 FECHA 14.ene.2008 PÁGINA 29 de 60 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo Gerente Apoyo a contratación Técnico Almacén Auxiliares Administrativos Químico Auxiliares de droguería Asesor Jurídico Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Bodegas adecuadas para el almacenamiento de los elementos devolutivos y de consumo Espacio para recibir y verificar los elementos adquiridos Lo establecido en el programa de Salud ocupacional. CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN CÓDIGO GC-C-01 VERSIÓN 1 FECHA 14.ene.2008 PÁGINA 30 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Necesidades planteadas para la adquisición de bienes y servicios Ordenes de pedido Inventarios Solicitud de suministros Provienen de todos los servicios y áreas de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN CÓDIGO GC-C-01 VERSIÓN 1 FECHA 14.ene.2008 PÁGINA 31 de 60 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Contratos de prestación de servicios Contratos de suministros Contratos de compra-venta Ordenes de Servicio Ordenes de despacho Ajustes de inventario Suministros a pacientes Para todas las personas, áreas y servicios de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN CÓDIGO GC-C-01 VERSIÓN 1 FECHA 14.ene.2008 PÁGINA 32 de 60 2. HACER PROCEDIMIENTO(S) 1. Ejecutar las actividades y lineamientos de acuerdo a lo establecido en el Estatuto Interno de Contratación (Acuerdo 025 de 2006) y en el Procedimiento GC-P-10 Contratación 2. GC-P-O1 Manejo y Control de Almacén y Farmacia 3. GC-P-O2 Elaboración de Ordenes de Compra 4. GC-P-O3 Recepción de Mercancías en Almacén y Farmacia 5. GC-P-O4 Despachos de Medicamentos en Farmacia 6. GC-P-O5 Ordenes de Despacho por Suministros 7. GC-P-O6 Elaboración de Inventarios de Activos Fijos 8. GC-P-O7 Control y Ajuste de Inventarios de Medicamentos 9. GC-P-O8 Elaboración y Aprobación de Actas de Baja 10. GC-P-O9 Elaboración de informes 11. GC-P-10 Contratación RESPONSABLE Gerente Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén - Químico Técnico Almacén Apoyo Contratación- Subgerente Administrativa CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO GC-C-01 VERSIÓN 1 FECHA GESTION DE CONTRATACION Y ALMACEN 14.ene.2008 PÁGINA 33 de 60 12. VERIFICAR ACTIVIDAD 12.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. 12.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 12.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 12.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 12.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. 13. ACTUAR ACTIVIDAD 13.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. 13.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ MARÍA DEL PILAR PANTEVEZ- TERESA CERON APOYO A CONTRATACION- TECNICO ALMACEN REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO GERENTE APROBÓ FECHA FIRMA CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DOCUMENTAL CÓDIGO GD-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 34 de 60 1. PLANEAR 1.1. 1.2. 1.3. Objetivo del proceso: Dueño o Responsable: Alcance: 1.4. Requisitos a cumplir: 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Garantizar un adecuada gestión de archivo y correspondencia en la ESE. Subgerente Administrativa y Financiera Correspondencia interna, externa y documentación generada en la Subgerencia administrativa y Financiera del Hospital. Lo establecido en la Constitución Política de Colombia. Código de comercio- tiempo de retención documental Ley General de Archivos 594; 14 julio/2000. Circular 001 de 2001 de Archivo General de la Nación. Acuerdo 038 de septiembre 20/2002 Archivo general de la Nación. Acuerdo 07 de 1994 del Archivo General de la Nación. Recurso Humano Auxiliar de Administración Infraestructura Ambiente de trabajo Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional. CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DOCUMENTAL CÓDIGO GD-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 35 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Correspondencia interna y externa Ordenes de Servicio Gerencia Contratos Gestión Financiera Informes Financieros Gestión de Contratación y Almacén Guías de envío Y demás servicios. Evaluaciones de desempeño Laboral CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DOCUMENTAL CÓDIGO GD-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 36 de 60 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Archivo de las entradas del proceso. Archivo 2. HACER PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE Gerencia y Subgerencia Administrativa y Financiera 1. GD-P-01 Elaboración y Notificación de Actos Administrativos 2. GD-P-02 Control y Manejo de Correspondencia 3. GD-P-03 Archivo Subgerencia Administrativa y Financiera Subgerencia Administrativa y Financiera 4. GD-P-04 Fotocopias Subgerencia Administrativa y Financiera Secretaria Ejecutiva CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION DOCUMENTAL CÓDIGO GD-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 37 de 60 5. 5.1. 5.2. 5.3. 5.4. 5.5. 6. 6.1. 6.2. VERIFICAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. ACTUAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBÓ GERENTE FECHA FIRMA CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION FINANCIERA CÓDIGO GF-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 38 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: 1.2. 1.3. Dueño o Responsable: Alcance: 1.4. Requisitos a cumplir: Efectuar en forma organizada y procedente el estimativo de los ingresos, gastos e inversión que ayuden a mantener un control financiero de todas aquellas actividades que afectan el patrimonio de la ESE, buscando satisfacer los requerimientos de recursos que demande el adecuado y racional funcionamiento de la Institución. Subgerente Administrativa y Financiera Inicia con las transacciones y hechos económicos realizados por la institución, y termina con el registro de cifras, consolidación de la información y ejecución presupuestal de los ingresos y gastos, y emisión de los estados financieros de la ESE. Los establecido en contratos y órdenes de servicio. Lo establecido por la Contaduría General de la Nación, Superintendencia Nacional de Salud, Ministerio de la Protección Social, Ministerio de Hacienda, Secretaria de Salud Deptal, Secretaria de Hacienda Deptal y demás entes de vigilancia y Control. Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION FINANCIERA CÓDIGO GF-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 39 de 60 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo Subgerente Administrativo y Financiero Profesional Universitario Contadora Pagador Auxiliares Administrativos Auxiliar Administrativo Cartera Auxiliar Administrativo Presupuesto Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Temperatura adecuada para los equipos electrónicos. CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION FINANCIERA CÓDIGO GF-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 40 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Recursos económicos Necesidades de recursos económicos de las unidades operativas del Hospital Todos los procesos y personas afectadas Información de los centros de costos Obligaciones con terceros 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Disponibilidad Presupuestal Plan de presupuesto Todos los procesos y personas afectadas Cuentas por pagar Cuentas por cobrar 2. HACER CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION FINANCIERA CÓDIGO GF-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 41 de 60 PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE GF-D-01 Generalidades de Pagaduría Pagadora GF-P-01 Consolidación de Boletines Diarios de Caja y Bancos Pagadora GF-P-02 Control de Cheques Pagadora GF-P-03 Recaudo y Registro de Valores pagados en Bancos y Corporaciones Pagadora GF-P-04 Remisión de valores Retenidos deducidos o descontados Pagadora GF-P-05 Solicitud y Legalización de Avances de Caja Pagadora GF-P-20 Pago de cuentas Pagadora GF-P-06 Elaboración y Aprobación del Presupuesto Anual De La ESE Auxiliar Administrativo Presupuesto GF-P-07 Expedición CDP Auxiliar Administrativo Presupuesto GF-P-08 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Ingresos Auxiliar Administrativo Presupuesto GF-P-09 Registro y Control de La Ejecución Presupuestal de Egresos Auxiliar Administrativo Presupuesto GF-P-10 Adición Traslado y Modificación al Presupuesto de La ESE Auxiliar Administrativo Presupuesto GF-P-11 Control de Cartera Auxiliar Administrativo Cartera GF-P-12 Registro y Control De Glosas Auxiliar Administrativo Cartera GF-P-13 Recepción y control de cuentas por cobrar por servicios y entidad Auxiliar Administrativo Cartera GF-P-14 Registro de Pagos en Cartera Auxiliar Administrativo Cartera CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION FINANCIERA CÓDIGO GF-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 42 de 60 PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE GF-P-15 Registro y Control de contratos por prestación de servicios de salud Auxiliar Administrativo Cartera GF-P-16 Elaboración y presentación de informes Auxiliar Administrativo Cartera GF-P-17 Conciliaciones Bancarias Profesional Universitario Contadora GF-P-18 Manejo y Control de Caja Menor Profesional Universitario Contadora GF-P-19 Gestión de Costos Profesional Universitario Contadora GF-P-20 Elaboración y Registro de órdenes de pago Profesional Universitario Contadora GF-P-21 Elaboración y Presentación de impuestos Profesional Universitario Contadora GF-P-22 Elaboración de informes Profesional Universitario Contadora GF-P-23 Asientos Fijos Profesional Universitario Contadora GF-P-24 Consolidación de la información Profesional Universitario Contadora 42 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTION FINANCIERA CÓDIGO GF-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 43 de 60 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. 4.1. 4.2. VERIFICAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. ACTUAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO REVISÓ ESPERANZA FIERRO VANEGAS SUBGERENTE ADMINISTRATIVO Y FINANCIERO APROBÓ GERENTE FECHA FIRMA CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO GESTION INFORMATICA GI-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 44 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: 1.2. 1.3. Dueño o Responsable: Alcance: 1.4. Requisitos a cumplir: 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Garantizar la infraestructura tecnológica adecuada de hardware y software que permitan responder a las necesidades del personal involucrado en los sistemas informáticos de la ESE HOSPITAL SAN VICENTE DE PAUL. Contratista Soporte en Sistemas Inicia con una solicitud y finaliza con la identificación de acciones para mejorar Los establecido en los contratos con los clientes. Leyes, decretos, resoluciones, etc., aplicables Aquellos que no estén explícitos en los requisitos con el cliente o legales o reglamentarios pero que garanticen el resultado esperado Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión Recurso Humano Infraestructura Contratista Soporte en Sistemas Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Ambiente de trabajo Temperatura adecuada para los equipos electrónicos. CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO GESTION INFORMATICA GI-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 45 de 60 1.6. 1.7. 2. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Salida(s) que genera este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Solicitudes de capacitación, mantenimiento o soporte en los recursos informáticos de la Institución. De todas las personas que cuenten con recursos informáticos Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Atención de las solicitudes Para todas las personas que los solicitaron HACER PROCEDIMIENTO(S) 1. GI-P-01 Administración de Recursos Informáticos 2. GI-P-02 Administración del Sistema de Información 3. GI-P-03 Administración de Base de Datos RESPONSABLE Contratista Soporte en Sistemas Dinámica Gerencial Hospitalaria Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA GESTION INFORMATICA CÓDIGO GI-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 46 de 60 4. GI-P-04 Prestación del servicio 5. GI-P-05 Soporte a usuarios 6. GI-P-06 Mantenimiento preventivo de hardware 7. GI-P-07 Mantenimiento preventivo de software 8. GI-P-08 Mantenimiento correctivo de hardware 9. GI-P-09 Mantenimiento correctivo de software 10. GI-P-10 Revisión del registro de auditoria de dinámica gerencial Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas Contratista Soporte en Sistemas CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO GESTION INFORMATICA GI-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 47 de 60 11. VERIFICAR ACTIVIDAD 11.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. 11.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 11.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 11.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 11.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. 12. ACTUAR ACTIVIDAD 12.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. 12.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ JORGE HUMBERTO GONZALEZ CONTRATISTA SOPORTE EN SISTEMAS REVISÓ JORGE HUMBERTO GONZALEZ CONTRATISTA SOPORTE EN SISTEMAS APROBÓ GERENTE FECHA FIRMA CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO TH-C-01 VERSIÓN TALENTO HUMANO FECHA 1 14.ENE.2008 PÁGINA 48 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Garantizar una adecuada gestión y administración del personal de planta de la ESE Hospital Departamental San Vicente de Paul concernientes a pagos de salarios y seguridad social. 1.2. Dueño o Responsable: Profesional Universitario de Talento Humano 1.3. Alcance: Inicia con la vinculación del personal y sus afiliaciones a la seguridad social hasta su pago y liquidación de terminación de contrato. 1.4. Requisitos a cumplir: 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Cumplir con la legislación aplicable y establecida en los procedimientos de este proceso (Leyes, decretos, resoluciones, Normas Técnicas, etc.) y aquellos que lo adicionan y/o sustituyan Aquellos que no estén explícitos pero que garanticen el resultado esperado Cumplir con lo establecido en el Sistema de Gestión Recurso Humano Auxiliar Administrativo Jefe de personal Infraestructura Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Ambiente de trabajo Lo establecido en el programa de Salud ocupacional. CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO VERSIÓN TALENTO HUMANO FECHA TH-C-01 1 14.ENE.2008 PÁGINA 49 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Novedades de personal Solicitud de retiro de cesantías Autorizaciones de libranza Solicitud de permisos Notificación de juzgados Convenios de seguros Autorización de funcionario Certificación de relación de recargos de los funcionario entregado por cada jefe inmediato Contratos aprendiz SENA y seguridad social Autorización de permiso dada por el jefe inmediato De todas las áreas CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO VERSIÓN FECHA TALENTO HUMANO TH-C-01 1 14.ENE.2008 PÁGINA 50 de 60 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Liquidación de nomina Doceavas de fondos Autoliquidaciones Contabilidad Liquidación de parafiscales Pagaduría Autorización de retiro de cesantías Presupuesto Relación de descuentos Resumen total de la nomina Formato de solicitud de novedades Certificados laborales y de bonos pensionales 2. HACER PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO VERSIÓN TALENTO HUMANO FECHA TH-C-01 1 14.ENE.2008 PÁGINA 54 de 60 PROCEDIMIENTO(S) 1. TH-D-01 Generalidades de nomina 2. TH-P-01 Elaboración y registro de nomina 3. TH-P-02 Licencia de enfermedad general, accidente de trabajo y maternidad 4. TH-P-03 Licencia ordinaria no remunerada 5. TH-P-04 Reconocimiento de viáticos 6. TH-P-05 Reconocimiento y liquidación de vacaciones 7. TH-P-06 Concesión de permisos al personal 8. TH-P-07 Prestaciones Sociales 9. TH-P-08 Expedición de certificados laborales y contestación de derechos de petición. 10. TH-P-09 Elaboración de los Cálculos de los Servicios Personales de la Planta de Personal 11. TH-P-10 Plan de Cargos 12. TH-P-11 Aportes Patronales RESPONSABLE Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Auxiliar Administrativo de nomina Profesional Universitario Talento Humano Profesional Universitario Talento Humano Profesional Universitario Talento Humano Profesional Universitario Talento Humano 13. TH-P-12 Comités de Comisión de Personal, Paritario y de Bienestar Social 51 CARACTERIZACION DE PROCESO -PHVA CÓDIGO VERSIÓN FECHA TALENTO HUMANO TH-C-01 1 14.ENE.2008 PÁGINA 54 de 60 PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE 13.1. Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. 13.2. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. 13.3. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe 13.4. Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). 13.5. La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. 14. ACTUAR ACTIVIDAD 14.1. Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. 14.2. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ CATALINA SANCHEZ ARTUNDUAGA AUXILIAR ADMINISTRATIVO DE NOMINA REVISÓ MARÍA SOCORRO VALDERRAMA PERSONAL UNIVERSITARIO DE TALENTO HUMANO APROBÓ FECHA FIRMA GERENTE 52 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTIÓN JURIDICA CÓDIGO GJ-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 53 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Absolver las consultas de carácter jurídico relacionadas con todas las áreas de la E.S.E Hospital Departamental San Vicente de Paúl Garzón y adelantar los procesos disciplinarios que se presenten en contra de los servidores públicos de la E.S.E de conformidad con la constitución y la ley y ejercer la acción preventiva. 1.2. Dueño o Responsable: Asesores Jurídicos 1.3. Alcance: Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl 1.4. Requisitos a cumplir: 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Toda la ley aplicable a la E.S.E. Hospital Departamental San Vicente de Paúl Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo Profesional en derecho Los elementos de oficina y oficina o puesto de trabajo asignados a cada funcionario. Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional. CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTIÓN JURIDICA CÓDIGO GJ-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 54 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Solicitudes, consultas de concepto jurídicos, derechos de petición, recursos de apelación. Todos los procesos Queja, informe u oficio de forma verbal o escrita de los servidores públicos del hospital 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Servidores públicos, personas particulares Para que Proceso, área o Persona sale Notificación de la apertura, de la investigación disciplinaria, archivo, fallo sancionatorio absolutorio de una investigación disciplinaria contra un servidor publico Informe sobre concepto jurídico generados Informe de pre jurídicos en cobro de cartera vencida Informe de derechos de petición, en tutelas, en contratación Gestión jurídica CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTIÓN JURIDICA CÓDIGO GJ-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 55 de 60 2. HACER PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE 1) GJ-P-01 Asesoría jurídica 2) GJ-P-02 Indagación preliminar 3) GJ-P-03 Investigación disciplinaria 4) GJ-P-04 Procedimiento verbal 5) GJ-P-05 Representación judicial 3. 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. VERIFICAR ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA GESTIÓN JURIDICA CÓDIGO GJ-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 56 de 60 4. ACTUAR 4.1. 4.2. ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO ELABORÓ CARLOS EDUARDO CUELLAR ASESOR JURIDICO REVISÓ CARLOS EDUARDO CUELLAR ASESOR JURIDICO APROBÓ FECHA FIRMA GERENTE 56 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA SERVICIOS GENERALES CÓDIGO SG-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 62 de 60 1. PLANEAR 1.1. Objetivo del proceso: Apoyar al Hospital en las actividades de desechos hospitalarios, lavandería y cocina bajo la normatividad legal vigente 1.2. Dueño o Responsable: Sub Gerente Administrativo y Financiero 1.3. Alcance: Aplica a todos los procesos de la E.S.E Hospital san Vicente de paúl 1.4. Requisitos a cumplir: Decreto 2676 de 2000 Resolución 1164 de 2002 Decreto 1669 de 2002 1.5. Recursos requeridos para ejecutar el proceso: Recurso Humano Infraestructura Ambiente de trabajo Personal capacitado en el manejo de residuos hospitalarios, lavandería y cocina Equipos de cómputo, actualizados en software, hardware, equipos de cocina, lavado y planchado Según lo establecido por el programa de Salud Ocupacional. 57 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA SERVICIOS GENERALES CÓDIGO SG-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 62 de 60 1.6. Entrada(s) que llega(n) para ejecutar este Proceso Que entra a este proceso para poder realizarlo De que Proceso, área o Persona provienen las entradas Solicitud de alimentos Desechos Hospitalarios Área asistencial Recolección de ropa 1.7. Salida(s) que genera este Proceso Que sale de este proceso como resultado del HACER Para que Proceso, área o Persona sale Informe de cantidad de ropa lavada en el mes Plan de Gestión integral de residuos hospitalarios Mantenimiento Monitoreo del plan de Gestión Integral CAM y Secretaria de Salud Municipal Cálculo de indicadores de gestión interna Subgerencia técnico científica, proceso de Gestión Financiera Estadísticas de comidas suministradas por servicio de la institución 58 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA SERVICIOS GENERALES CÓDIGO SG-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 62 de 60 2. HACER PROCEDIMIENTO(S) RESPONSABLE 1. SG-P-01 Cocina 2. SG-P-02 Manejo de residuos hospitalarios 3. SG-P-03 Lavandería 3. VERIFICAR 3.1. 3.2. 3.3. 3.4. 3.5. 4. ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán analizar de forma permanente los registros y/o informes generados durante la ejecución del proceso con el fin de garantizar el control del proceso procedimientos. Los ejecutores del proceso deberán documentar y analizar los datos resultantes del proceso, generar Indicadores de Gestión y analizarlos. Los ejecutores del proceso deberán analizar el resultado de las Auditorias Internas, cuando reciban el respectivo informe Los ejecutores del proceso deberán administrar los Riesgos (Identificar, analizar, calificar, definir tratamientos y aplicarlos). La Oficina de Control Interno debe realizar seguimiento a las acciones que se desarrollen para una efectiva administración del riesgo; y hacer monitoreo al plan de contingencias a fin de sugerir los correctivos y ajustes necesarios para asegurar que el manejo del riesgo residual se esté llevando a cabo de manera eficaz. ACTUAR 4.1. 4.2. ACTIVIDAD Los ejecutores del proceso deberán generar acción correctiva, preventiva o de mejora de acuerdo al resultado del VERIFICAR del proceso, estas acciones generadas deberán ir con su respectivo plan de acción. Los ejecutores del proceso deberán realizar las acciones para una efectiva administración del riesgo; y establecer y mejorar sistemáticamente los riesgos asociados a los procesos. APROBACIÓN NOMBRE CARGO FECHA FIRMA ELABORÓ REVISÓ APROBÓ GERENTE 59 CARACTERIZACION DE PROCESO PHVA SERVICIOS GENERALES CÓDIGO SG-C-01 VERSIÓN 1 VIGENCIA 14.Ene.2008 PÁGINA 62 de 60 60
