מדריך למאשר - אגף משאבי אנוש

‫אגף משאבי אנוש‬
‫מדריך למאשר נוכחות‬
‫תוכן העניינים‬
‫‪ .1‬ברוכים הבאים לחילן‪-‬נט ‪2........................ ................................ ................................‬‬
‫‪ .2‬הכניסה למערכת ‪2.................................... ................................ ................................‬‬
‫‪ .3‬היכרות עם דף הבית ‪3.............................. ................................ ................................‬‬
‫‪ .4‬מידע למאשר נוכחות ‪4............................. ................................ ................................‬‬
‫‪ 4.1‬צפייה בנתוני עובד ‪4....................................................................................................‬‬
‫‪ 4.2‬אישור דיווחי עובד ‪5....................................................................................................‬‬
‫‪ .5‬איתור עובדים ‪9........................................ ................................ ................................‬‬
‫‪ 5.1‬עץ ארגוני ‪9.................................................................................................................‬‬
‫‪ .6‬האצלת סמכות ‪10 ..................................... ................................ ................................‬‬
‫‪ .7‬דוחות ניהוליים ‪11 .................................... ................................ ................................‬‬
‫‪ 7.1‬רשימת דוחות נפוצים ‪13 ..............................................................................................‬‬
‫‪1‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ .1‬ברוכים הבאים לחילן‪-‬נט‬
‫● מערכת חילן‪-‬נט הינה מערכת עדכון נוכחות אינטרנטית לכל העובדים שמדווחים נוכחות‪.‬‬
‫● העובדים יחתימו נוכחות בשעון הנוכחות‪.‬‬
‫עדכוני נוכחות והיעדרות יושלמו בהזנה במערכת ויחייבו אישור של מאשר הנוכחות‪.‬‬
‫● ניתן לצרף אישורים סרוקים ישירות לתוך המערכת‪.‬‬
‫● ניתן לעדכן נתונים רק כשהמערכת פתוחה לעדכון‪.‬‬
‫בדף הבית של המערכת רשומים התאריכים בהם המערכת סגורה‪.‬‬
‫‪ .2‬הכניסה למערכת‬
‫על מנת להיכנס למערכת מתחברים ל‪ mytau.tau.ac.il :‬עם שם המשתמש והסיסמה‬
‫האוניברסיטאיים ובוחרים בחילן‪-‬נט נוכחות ושכר‪.‬‬
‫לאחר הבחירה יש לעקוב אחר הוראות הכניסה המופיעות במכתב ברוכים הבאים למערכת‬
‫חילן‪-‬נט‪.‬‬
‫יש לשים לב כי מדובר בשתי סיסמאות נפרדות‪ :‬אחת ל‪ mytau-‬ושנייה לחילן‪-‬נט‪.‬‬
‫* בבעיות כניסה למערכת ובבעיות הזנה יש לפנות למוקד התמיכה בטלפון (‪.640)8888‬‬
‫** בבעיות הקשורות לכללי הנוכחות יש לפנות לרפרנט הנוכחות ביחידה‪.‬‬
‫*** המידע העדכני לכניסה למערכת נמצא באתר משאבי אנוש‪hrweb.tau.ac.il :‬‬
‫‪2‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ .3‬היכרות עם דף הבית‬
‫עם הכניסה למערכת מוצג דף הבית‪ ,‬המכיל ארבעה אזורי ניווט‪:‬‬
‫‪1‬‬
‫‪A‬‬
‫‪2‬‬
‫‪4‬‬
‫‪3‬‬
‫פירוט‪:‬‬
‫‪ .1‬רצועת הניווט הראשית – כוללת את לשונית הנוכחות ולשונית ההגדרות האישיות‪.‬‬
‫‪ .2‬פירוט השגויים שלי וקישור לטיפול מהיר‪ -‬יפורט במסמך נפרד למדווח נוכחות‪.‬‬
‫הפירוט מתייחס גם לנוכחות האישית של מאשר הנוכחות במידה ומחויב בדיווח‬
‫נוכחות‪.‬‬
‫‪ .3‬פירוט המשימות שלי וקישור לטיפול מהיר‪ -‬מציג את דיווחי העובדים הכפופים לי‬
‫הדורשים את אישורי‪.‬‬
‫‪ .4‬הודעות לעובד – הודעות אישיות ו‪/‬או הודעות האוניברסיטה‪ ,‬במידה וקיימות‪.‬‬
‫‪3‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ .4‬מידע למאשר נוכחות‬
‫‪ 4.1‬צפייה בנתוני עובד‬
‫למאשר נוכחות אפשרות צפייה בנתוני עובדיו‪ ,‬על פי ההרשאות שהוגדרו עבורו‪.‬‬
‫על מנת לצפות בנתוני עובד ניתן לבחור בכל אחד ממסכי המערכת‪ ,‬תחת לשונית נוכחות‪.‬‬
‫לדוגמה‪ ,‬נבחר בלשונית נוכחות‪ ,‬מסך יומן תיקונים‪:‬‬
‫במסך המתקבל ניתן לדפדף בין העובדים במספר דרכים‪:‬‬
‫‪ .1‬איתור עובד על ידי הקלדת שם העובד בתיבת החיפוש‪.‬‬
‫‪ .2‬דפדוף באמצעות חיצי המערכת‪.‬‬
‫‪ .3‬בחירה מתוך רשימות המערכת‪.‬‬
‫‪4‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ 4.2‬אישור דיווחי עובד‬
‫כל דיווח ידני של עובד דורש אישור ממאשר הנוכחות ויוצר משימה לטיפולו‪.‬‬
‫בדף הבית תוצג בפני מאשר הנוכחות רשימת המשימות לטיפולו‪ ,‬בצידו הימני התחתון של המסך‪:‬‬
‫כמו כן‪ ,‬יוצג בכל רגע נתון קישור בראש המסך למספר המשימות לטיפול מאשר הנוכחות‪:‬‬
‫‪5‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫על מנת לאשר דיווח נוכחות של עובד נלחץ על הקישור לטיפול‪:‬‬
‫לחיצה על "לטיפול" מעבירה את מאשר הנוכחות למסך אישור נוכחות‪.‬‬
‫במסך זה מוצגים דיווחי העובד לחודשים הנבחרים‪:‬‬
‫‪‬‬
‫דיווחים לאישור מאשר הנוכחות מוצגים בשורות צהובות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דיווחים חסרים בשורות ורודות‪ -‬נדרש דיווח ע"י העובד ולא ניתן לאישור בשלב זה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫לאישור דיווח נסמן ‪ ‬בעיגול האישור ולאחר מכן נלחץ על כפתור שמור‪.‬‬
‫‪‬‬
‫לדחיית הדיווח נסמן ‪ ‬בעיגול הדחייה‪.‬‬
‫‪ o‬תקפוץ חלונית שבה נכתוב את סיבת הדחייה‪.‬‬
‫‪ o‬נלחץ על שמור וסגור‪.‬‬
‫‪ o‬לסיום התהליך נלחץ על כפתור שמור שנמצא בתחתית השמאלית של המסך‪.‬‬
‫‪‬‬
‫במידה והעובד הזין הערה נוכל לעמוד מעל צלמית הערות על מנת להציגה‪.‬‬
‫חשוב לקרוא את הערות העובד לעדכונים הידניים שביצע‪.‬‬
‫‪6‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫ניתן לשנות את טווח התאריכים על ידי בחירה בחודש התחלה וחודש סיום‪:‬‬
‫ניתן לסנן את רשימת הדיווחים ולהציג את כל הדיווחים‪/‬אלו שדורשים אישור‪/‬שגויים‪:‬‬
‫על מנת לעבור לעובד הבא ניתן לדפדף בחיצי המערכת או ללחוץ על הקישור למשימות‬
‫לטיפול‪ ,‬בראש המסך‪:‬‬
‫אפשרות נוספת היא דפדוף אך ורק בין העובדים הדורשים אישור‪.‬‬
‫על מנת לעשות זאת נלחץ על כפתור בחירת רשימה‪ .‬המערכת יוצרת רשימות באופן דינמי‪,‬‬
‫בוחרים ברשימה חסר אישור נוכחות ומדפדפים עם חיצי המערכת‪.‬‬
‫‪7‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫ניתן להשתמש באשף אישור הנוכחות‪.‬‬
‫בדף הבית יש ללחוץ על קישור לטיפול במשימות נוכחות באמצעות האשף לחץ כאן‪:‬‬
‫לחיצה על הקישור תפתח מסך מסונן‪ ,‬שמציג אך ורק את העובדים שלהם קיימים דיווחים‬
‫שדורשים את אישור מאשר הנוכחות‪.‬‬
‫לחיצה על שם העובד (בצד ימין של המסך) תציג רק את הדיווחים שדורשים אישור‪:‬‬
‫אישור דיווחי עובד ‪ -‬סיכום הפעולות‪:‬‬
‫‪.1‬‬
‫‪.2‬‬
‫‪.3‬‬
‫‪.4‬‬
‫‪8‬‬
‫בדף הבית באזור משימות לטיפולי לוחצים על קישור לטיפול‪.‬‬
‫במסך שמתקבל מאשרים את הדיווחים הרצויים‪.‬‬
‫לוחצים על כפתור שמור‪.‬‬
‫עוברים לעובד הבא על ידי לחיצה על הקישור למספר המשימות בראש‬
‫המסך‪.‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ .5‬איתור עובדים‬
‫במסך זה ניתן לאתר עובד‪ ,‬מתוך רשימת כפיפיו של מאשר הנוכחות‪.‬‬
‫על מנת לאתר עובד נכנס ללשונית ניהול ונבחר במסך איתור עובדים‪.‬‬
‫במסך שנפתח מוצגים שתי לשוניות‪:‬‬
‫‪ .1‬עץ ארגוני‪.‬‬
‫‪ .2‬חיפוש עובד‪.‬‬
‫‪ 5.1‬עץ ארגוני‬
‫לשונית זו מציגה את היררכית העובדים והפעולות שנדרש לבצע לגביהם עפ"י הצלמית שבמקרא‪.‬‬
‫בראש המסך ניתן לאתר עובד על פי שם העובד או ת‪.‬ז‪ .‬או על ידי שימוש בשדות החיפוש‪.‬‬
‫בנוסף ניתן ללחוץ על כפתור חיפוש מתקדם‪ ,‬לאפשרויות חיפוש נוספות‪.‬‬
‫לחיצה על שמו של עובד מסוים תציג תפריט אפשרויות המאפשר אפשרויות ניווט כגון‪:‬‬
‫צפייה ועדכון בנתוני העובד ואישור דיווחיו הידניים‪ ,‬על פי הרשאת מאשר הנוכחות‪:‬‬
‫בכל מקרה של חוסר תאימות בעץ האירגוני (עובדים לא קיימים‪/‬לא מתאימים) נא לפנות לאדמין‬
‫היחידה (שם האדמין מופיע בדף הבית של המערכת)‪.‬‬
‫‪9‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ .6‬האצלת סמכות‬
‫למאשר הנוכחות קיימת אפשרות להאציל בהיעדרו את סמכויות הטיפול בעובדים ואישור‬
‫דיווחיהם לגורם אחראי ממלא מקום‪.‬‬
‫הגורם שנבחר כמואצל יקבל הרשאת צפייה בנתוני הכפיפים ויוכל לאשר‪/‬לעדכן את נתוני‬
‫הנוכחות שלהם‪ ,‬בזהה להרשאת מאשר הנוכחות המאציל‪ ,‬לכן יש לשקול היטב את העיתוי‬
‫והגורם להאצלת הסמכות‪.‬‬
‫ניתן להאציל את הסמכות לתקופה של עד ‪ 60‬יום‪.‬‬
‫על מנת לבצע את האצלת הסמכות עליך לפנות לאדמין היחידה אשר יבצע את ההאצלה במערכת‪.‬‬
‫שם האדמין מופיע בדף הבית של המערכת‪.‬‬
‫‪10‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ .7‬דוחות ניהוליים‬
‫במערכת סט של דוחות ניהוליים לשימוש מאשר הנוכחות‪.‬‬
‫הדוחות מוצגים בחלוקה לשלוש קטגוריות‪:‬‬
‫‪ ‬נוכחות גולמי – מכיל דוחות שהנתונים בהם הינם לפני חישוב‪ ,‬לדוגמה‪ :‬דיווחים‬
‫שגויים‪ ,‬יומן תיקונים‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נוכחות מחושב – מכיל דוחות שהנתונים בהם לאחר חישוב יומי‪/‬חודשי‪,‬‬
‫לדוגמה‪ :‬דוח ניצול חופשה‪ ,‬מחלה‪ ,‬שעות נוספות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫משאבי אנוש – לדוגמה‪ :‬ימי הולדת ואלפון עובדים‪.‬‬
‫על מנת להציג את רשימת הדוחות בוחרים בלשונית דוחות ניהוליים‪:‬‬
‫לאחר הבחירה בסוג הדוח יוצג מסך בו ניתן לבחור את הפרמטרים הבאים‪:‬‬
‫‪11‬‬
‫‪‬‬
‫טווח התאריכים הרצוי‪.‬‬
‫‪‬‬
‫האוכלוסייה המשתתפת – כל העובדים (הכפיפים שלי והכפיפים שלהם)‪ ,‬עובדים‬
‫הכפופים לי ישירות או עובדים על פי בחירה מרשימה‪ .‬במידה ונלחץ על כפתור בחירת‬
‫עובדים נוכל לבחור עובדים ספציפיים לדוח או את אחת מרשימות העובדים שיצרנו‪.‬‬
‫‪‬‬
‫סוג הפלט – ‪ PDF , Excel ,HTML‬או ישירות להדפסה‪.‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪‬‬
‫מומלץ לבחור בפורמט ‪ HTML‬כיוון שהפלט הוא קליקבילי (לחיץ) וניתן לגשת‬
‫ישירות לנוכחות העובד ע"י לחיצה על שם העובד או על מספר העובד‪.‬‬
‫בנוסף‪ ,‬לאחר הפקת דוח ‪ HTML‬ניתן להמירו ל‪ Excel-‬או להדפיסו ע"י לחיצה‬
‫על האופציה הרצויה בצד השמאלי העליון של הדוח‪.‬‬
‫בדוחות מסוימים נוכל לבחור פרמטרים נוספים‪ ,‬המתאימים לסוג הדוח‪ .‬לדוגמה בדוח דיווחי‬
‫נוכחות והיעדרות נוכל לבחור את כל סוגי ההיעדרות או היעדרות מסוימות בלבד‪:‬‬
‫על מנת להפיק את הדוח לוחצים על כפתור בצע‪.‬‬
‫‪12‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬
‫‪ 7.1‬רשימת דוחות נפוצים‬
‫נוכחות גולמי‪:‬‬
‫‪‬‬
‫דיווחים לא מאושרים ‪ -‬דיווחי עובדים שעדיין לא אושרו על ידי מאשר הנוכחות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נוכחות והיעדרות מרוכז ‪ -‬דיווחי נוכחות והיעדרות לפי יום‪ ,‬כולל התייחסות לאישור‬
‫מאשר הנוכחות וכן את פרטי המדווח (ניתן להפיק כדף נפרד לכל עובד ע"י לחיצה על‬
‫קיבוץ לפי עובד)‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דיווחי נוכחות חסרים ‪ -‬עובדים שחסרה להם כניסה ו‪/‬או יציאה ו‪/‬או דיווח יום שלם‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דיווחי נוכחות היעדרות ‪ -‬בדוח זה ניתן לבחור סמל ספציפי מדווח‪ ,‬לדוגמא כל העובדים‬
‫שדיווחו חופשה בתקופה שנבחרה‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דיווחים שגויים ‪ -‬ניתן לבחור שגוי ספציפי‪ ,‬או מספר שגויים‪ ,‬לדוגמא כל העובדים שחסר‬
‫להם טופס אישור‪.‬‬
‫‪‬‬
‫יומן תיקונים ‪ -‬מכיל את כל הדיווחים הידניים שנעשו במערכת לעובד‪ ,‬כולל זמן דיווח‬
‫ופרטי מדווח (קובץ לוג)‪.‬‬
‫‪‬‬
‫יומן תיקונים מסוכם ‪ -‬מכיל את סך הדיווחים הידניים לכל עובד‪.‬‬
‫‪‬‬
‫דוח האצלות סמכות ‪ -‬תמונת מצב של האצלות סמכות במערכת‪.‬‬
‫נוכחות מחושב‪:‬‬
‫‪13‬‬
‫‪‬‬
‫היעדרויות ‪ -‬מכיל את מכסת ניצול זכות ויתרת ההיעדרות‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נוכחות מחושבים יומי ‪ -‬נתונים מגיליון הנוכחות מפורטים ברמה יומית‪.‬‬
‫‪‬‬
‫נוכחות מחושבים חודשי – נתונים מגיליון הנוכחות מסוכמים ברמה חודשית‪.‬‬
‫חילן‪-‬נט למאשר נוכחות ‪2014‬‬