Økonomisenteret, november 2014 Side 1

SJEKKLISTE – BUDSJETT OG REGNSKAP
Hovedpunkter ved årsoppfølging, kontroll og avslutning
1. Sjekk tjenester mot ansvar - gjøres kontinuerlig gjennom året.
Bruk rapport B006 og angi «ditt» ansvarsområde uten å angi tjeneste. Se om det dukker opp
en tjeneste som ikke hører hjemme under ditt ansvarsområdet, og som må rettes/omposteres.
Den som eier ansvaret ”eier” problemet og må sørge for retting.
Husk å bruke bruttobeløp(fakturabeløp inkludert moms) og avgiftskode ved ompostering, IKKE
omposter på momskontoene. Dersom det gjelder import fra lønn, så ta kontakt med PO, lønn.
2. Ikke regnskapsføring på tjeneste 54000 og tjeneste 490XX
Det skal ikke føres i noe regnskapet på tjeneste 54000 eller tjenester som er knyttet til
funksjon 490, (tjenestene 49010, 49030 osv.). Budsjettmidler på disse tjenestene er
hovedsakelig til fordeling.
3. Tjenester hvor fylkeskommunen ikke skal ha kompensasjon for merverdiavgift
Det skal ikke budsjetteres med momskomp.(14290/17290) under bl.a. disse tjenestene.
I regnskapet skal det være avgiftskode 0 for fakturaer som posteres på disse tjenestene:
460xx Flere tjenester under funksjon 460 f.eks. boliger, tomgang mv.
710xx Fylkeskommunal næringsvirksomhet
77290 Troms fylkeskultursenter
77295 Troms fylkeskultursenter
Momskontoene skal ikke «dukke opp» under disse tjenestene, - skal rettes.
4. Utgifter der fylkeskommunen ikke har rett til momskompensasjon
En rekke kontoer er sperret for bruk av avgiftskoder i Agresso. Noen eksempler:
Konto Drift
11170 Bevertning
11262 Velferdstiltak ansatte
11266 Erkjentlighetsgaver
11269 Andre velferdstiltak
11410 Reklameutgifter
11430 Representasjon, gaver o.l.
12003 Kunstnerisk utsmykking
15001 Renteutgifter
15003 Morarenter
Konto Investering
01262 Velferdstiltak ansatte
02004 Kunstnerisk utsmykking
05003 Morarenter
Økonomisenteret, november 2014
Side 1
Konto for eiendomsskatt skal ikke kodes i regnskapet, dvs. avgift 0.
Konto
Tekst
11952
Eiendomsskatt (på tjeneste 421xx)
Sjekk kontoer for mulig feil kontering/avgiftskode – bruk rapport F002 «Forespørsel konto» i
Agresso under Regnskapsrapporter/Oppslag bilag/konto/beløp
Se forøvrig rutine for betalt merverdiavgift, utdrag fra mva-håndboken hos
www.skatteetaten.no
5. Momskonti 14290/17290 og 04290/07290
Sjekk at rett momskompensasjonskode er brukt i drift og investering – bruk gjerne rapport
F002 «Forespørsel konto» slik eller Regnskapsrapporter/Posteringskontroller/
P009 «P-kontroll tjenester/kontoer» – og søk på avgiftskode.
Avg.kode
Beskrivelse
0
A
B
C
D
E
F
Mva-sats 0 % drift og investering
Mva-sats 25 % drift
Mva-sats 15 % drift
Mva-sats 8 % drift
Mva-sats 25 % investering
Mva-sats 15 % investering
Mva-sats 8 % investering
6. Ufordelte budsjettmidler konto 149xx, KUN BUDSJETT
Brukes kun i budsjett. Det legges budsjettmessige reserver her, -> konto 14910 «Lønnsøkning
(budsjett)», 14921 «Til disposisjon styrer /utvalg (budsjett)», 14924 «Disponibelt til
øremerkede tiltak» og 14929 «Andre ufordelte midler (budsjett)
7. Tekniske inntektspost, konto 18990, KUN BUDSJETT
Budsjettert beløp på denne kontoen skal reguleres «bort»/budsjettreguleres mot andre
kontoer. Det kan være krav til innsparinger og lignende som legges i budsjettet på denne
kontoen. Ved årets slutt skal det ikke være budsjettmidler på kontoen.
Det skal ikke regnskapsføres på konto 18990.
8. Internkjøp KOSTRA - art 290 og 790
Budsjettert beløp på konto x29xx skal ha tilsvarende motpost på x79xx. Internkontoene kan
brukes både i drift og investering, eller mellom drift og investering.
Også i regnskapet skal disse kontoene avstemmes med regnskapsført beløp(kroner og ører).
Økonomisenteret, november 2014
Side 2
9. Kontoene 15700 og 09700 – overføring fra drift til investering skal avstemmes (KOSTRA
art 570 og 970)
Dette gjelder kontoer for overføring av driftsmidler til finansiering av utgifter ført i investeringsregnskapet. Det skal både budsjetteres og regnskapsføres på disse to kontoene. Budsjetter
med avrundet beløp, men i regnskap skal være eksakt beløp, med ører, lik
investeringsutgiften som skal dekkes.
Kjøp av inventar, maskiner, utstyr e.l. >100.000 og levetid over 3 år skal føres i
investeringsregnskapet.
Sjekk investeringer, kontoklasse 0, på ditt ansvarsområde – er finansieringa i orden?
Skal utgifter i investeringen finansieres av driftsmidler?
10. Bruk av fond – bundne og driftsfond
Sjekk at avsatte midler blir inntektsført og brukt til formålet de er avsatt til. Dette gjelder
finansiering av utgifter både i driftsregnskapet og i investeringsregnskapet.
Budsjetter med bruk av fond(inntekt) og ha motposter utgiftssiden
11. Avsetning til fond – bundne og ubundne fond
Avvent regnskapsføring/avslutning til årsoppgjørsdisposisjoner er regnskapsført.
Ubrukte midler fra eksterne tilskuddsgivere skal settes av ved årsslutt, bør/kan budsjetteres.
Dette kan for eksempel være prosjekter med finansiering via refusjoner/tilskudd fra staten,
kommuner, private osv. Bruk rapport B009 eller B011 (ekskl. momskompensasjonsinntekt)
Avsetninger av fylkeskommunale midler skal godkjennes av Fylkestinget hvert år.
Avsetning av fylkeskommunale midler skal budsjetteres.
Økonomisenteret, november 2014
Side 3
SJEKKLISTE – BUDSJETTERING
Følgende dimensjoner skal fylles ut:
Konto Tjeneste Ansvar Prosjekt Beløp Beskrivelse
Konto og beløp
Beløp legges inn hovedsakelig i hele hundre, bruk avrund-formel: =avrund(beløp;-2).
Ved kopiering over til MAL-arket for innlesing til Agresso, så bruk «lim inn verdier».
Ikke legg inn beløp=0 i budsjettet.
Ikke legg inn budsjettbeløp med ører, husk å bruke av avrund-formelen.
Ikke budsjetter med inntekter på en utgiftskonto(kontoer<16*) eller utgifter på en
inntektskonto(kontoer>16*).
Kontroller ditt ansvarsområde for momskompensasjonskontoene, - budsjettert
momskompensasjonsutgift, konto14290, skal ha tilsvarende motpost for budsjettert
momskompensasjonsinntekt, konto 17290, sum=0
Kontroller at budsjetterte beløp på interne overføringskontoer x29xx og x79xx har tilsvarende
motposter. Budsjetter aldri på en av disse kontoene uten å ha avstemt beløpet mot
motposten/-e. Sum utgifter hovedpost x29* er lik sum inntekter hovedpost x79*, altså sum
KOSTRA-art 290+790 = 0 i Troms fylkeskommunes budsjett.
Disse interne overføringskontoer i fylkeskommunens budsjett kan ha motpost/-er i egen
virksomhet, annen virksomhet eller annen sektor.
Samme regler gjelder for senere reguleringer på disse kontoene. Se også omtale under pkt. 8
foran.
Ikke budsjetter på konto for tap på fordringer, tapt momskompensasjon, årsoppgjørsdisposisjoner o.l. – kontoene brukes kun i regnskap.
Aktiv bruk av KOSTRA-veilederen anbefales!
Prosjekt
Der det ikke er prosjekt, skal det legges inn 0000. Prosjektdimensjonen skal aldri være blank.
Beskrivelse
Beskrivelse skal fylles ut – f.eks.» Budsjettforslag 20xx» ved innlegging av budsjett i 20xxF,
eller relevant tekst til ei regulering i 20xxJ.
Økonomisenteret, november 2014
Side 4
Rettinger i innlagt budsjettforslag, versjon 20xxF
Rettinger skjer direkte på rad/konto – ikke opprett nye rader på samme kontostreng for å
justere beløpene.
Eventuelt kan du slette alt, eller f.eks. en tjeneste, for så å legge inn «ferdigrettet» budsjett ved
ny import.
Budsjettreguleringer skal ikke gjøres i opprinnelig budsjett/budsjettforslaget, 20xxF.
Reguleringer i budsjettet skal bare skje i justert budsjett.
Brukerveiledning for Agresso Planlegger finner du på Intranett under økonomisenteret/hjem ->
Se venstre marg - Veiledninger/Brukerveiledninger - >
Økonomisenteret, november 2014
Side 5