Øyvind Kruse, Riksarkivet - Fullelektroniske arkiv og overgang til

Fullelektroniske arkiv og overgang til
Noark 5
Anskaffelse av arkivsystem
Kontaktkonferansen 6. mai 2014
Øivind Kruse
Seksjon for elektronisk arkivdanning
Bevarings- og tilsynsavdelingen
Tema
• Fullelektroniske system og overgang til Noark 5
– Bakgrunn og formål med Noark 5
– Brudd og kontinuitet – overgang fra Noark-4 til Noark 5
– Standard vs. System
• Anskaffelse av arkivsystem
–
–
–
–
Oppbygging og bruk av Noark 5-standarden
Behovsanalyse og anskaffelse
Saksbehandling og arkiv
Videre utvikling av standarden
Hvem er jeg?
• Navn: Øivind Kruse
• Stilling: Arkivar i Riksarkivet, Bevarings- og
tilsynsavdelingen, Seksjon for elektronisk arkivdanning
–
–
–
–
Jobber med forvaltning av Noark-standarden
Tilsyn med elektronisk arkivdanning i statlig sektor
Veiledning av arkivskapere i statlig og kommunal sektor
Emneansvarlig for faget elektronisk arkiv ved Universitetet
i Oslo, og underviser ved Arkivakademiet
• Bakgrunn:
– Kommer fra Kristiansund
– Utdannet historiker
– Jobbet 6 år i Kredittilsynets arkiv før jeg begynte på Ra
Hva Arkivverket er og hva vi gjør
• Arkivverket består av Riksarkivet, 8 statsarkiv og Samisk arkiv, samt
Norsk helsearkiv under etablering
• Våre viktigste oppgaver
– Føre tilsyn med arkivarbeidet i staten, fylkeskommunene og
kommunene
– Ta vare på arkivmateriale fra statlige virksomheter
– Bidra til at private arkiver blir tatt vare på, samt koordinere
privatarkivarbeidet på nasjonalt plan i samarbeid med Norsk Kulturråd
og andre nasjonale aktører
– Gjøre materialet tilgjengelig for bruk
– Formidle arkivenes samfunnsmessige betydning og inspirere til bruk
• Riksarkivarens myndighet er hjemlet i arkivloven
– Tilsynsansvaret og veiledningsplikt i § 7
• Herunder godkjenning av journalsystem
– Opplysningsplikt til Riksarkivaren i § 8
Verden sett fra Riksarkivet…
Arkivdanning offentlig/privat
Tilsyn
Papir
Kontakt
Elektronisk
Tilsyn,
veiledning
Standardisering
Arkivskapernes
ansvar
Depotfunksjoner og
brukertjenester
Brukerhenvendelser
Konservering
B/kvurdering
Avlevering
B/kvurdering
Fysisk
kontroll
Digitalisering
Aktiv
formidling
Katalogisering
Testing,
langtidslagring,
vedlikehold
Arkivverkets
ansvar
Nettkataloger
Arkiv på
nettet
Digital informasjon varer evig…
• … eller fem år, avhengig av hva som kommer først.
• Digital informasjon forvitrer ikke
– Mediet kan forvitre, men ikke bitstrømmen
• Bitstrømmen varer evig
– Vil vise samme resultat hver gang den leses, uten tap av
informasjon
– Så lenge den kan tolkes korrekt
• Korrekt tolkning av en bistrøm krever software
– Software som må kjøres på en hardware – en computer
– En computer er en gjenstand som forvitrer
• Men både hardware og software blir utdaterte lenge
før de fysisk forvitrer
Elektroniske dokumenter er flyktige
• Kjennetegn ved elektronisk dokumentasjon
–
–
–
–
–
–
Lett å kopiere
Lett å distribuere
Lett å endre
Lett å flytte
Lett å slette
Lett å ødelegge
• Og nettopp derfor
– Vanskelig å holde kontroll over
– Vanskelig å sikre at rett versjon blir bevart for ettertiden
• I all praktisk forstand kan vi si at enhver ansatt blir sin
egen arkivar
Hva skal vi ta vare på her?
•
•
Produksjonsvirksomheten: forlenget
levetid for systemet sitt
Museum: bevare/gjenskape opplevelsen
–
•
Bibliotek: bevare innholdet
–
•
Bevare opprinnelig sammenheng, at
dokumentet ble brukt der og da
Hva avgjør ambisjonsnivået?:
–
–
Rosettasteinen, 196 f.Kr, dekret fra Ptolemaios V, skrevet
på tre språk (hieroglyfer, demotisk og gresk)
Det som gjør det mulig å reprodusere bildet og
informasjonsinnholdet
Arkiv: bevare dokumentasjonsverdi
–
•
Det som gjør det mulig å gjenta inngraveringen
(linjer og groper med eksakt dybde og bredde)
– vise fortsatt fungerende prosess
Hva gir oss autentiske arkivdokumenter?
Hva venter samfunnet seg, og brukerne av
arkivene?
Null av fem journalført
Dette var status i OEP da
Aftenposten gikk inn i saken:
•Helsedepartementet hadde
journalført null av fem dokumenter.
•Mattilsynet hadde journalført null
av tre dokumenter.
•Fiskeridepartementet hadde
journalført to av fem dokumenter.
•Statens legemiddelverk hadde
journalført 16 av 26 dokumenter. Et
par av dokumentene var journalført
tre og et halvt år etter at de var
innkommet.
Hva er arkiv etter arkivloven?
For er ikke alt dette begreper
som betyr omtrent det samme, da?
Vanlig forståelse:
Saksrelevante
Det
skal
Detsom
vi legger
i
dokumenter,
dvs.
som
Det som
som
kommer
inn
Det
skal
bevares
Det
som
ergår
arkivverdig
journalføres
-for
sakarkivsystemet
danner
grunnlag
til
og
ut fra
for
ettertiden
journalføringsplikten
(Noark)
de vedtak
vi fatter
postrommet
Arkivet omfatter det som blir journalført
i Noark-systemet, dvs. det som går inn og
ut av postrommet og blir vurdert som
arkivverdig, og som brukes i
saksbehandlingen som grunnlag for de
vedtak vi fatter – saksrelevant
informasjon
Det er dette som skal avleveres til
arkivdepot
Det er dette arkivloven befatter seg med
Eller…?
Arkivforskriften § 2-6 og offentleglova § 10
Alle korrespondansedokumenter, som også er saksdokumenter, og
som både har verdi som dokumentasjon og er gjenstand for
saksbehandling
Arkiveringsplikt
Journalføringsplikt
Bevaringsplikt
Arkivloven § 6
Alle ”logisk avgrensete informasjonsmengder” (dvs.
dokumenter) skapt som ledd i virksomheten, og som ikke
kan arkivbegrenses, skal ordnes slik at de blir sikret som
informasjonskilder for samtid og ettertid
Arkivloven § 9
Forbud mot å kassere uten etter
samtykke fra Riksarkivaren
Noark er lovpålagt
• Arkivforskriften § 2-9 sier at offentlige organ ”normalt skal nytte” Noarkgodkjente system ved elektronisk journalføring
• Forskrift av 1. desember 1999 nr. 1566 om utfyllende tekniske og
arkivfaglige bestemmelser om behandling av offentlige arkiver
(Riksarkivarens forskrift), kapittel IX:
– § 2-1, første ledd, sier at journalføring av elektroniske saksdokument som
hovedregel skal skje i Noark-godkjente system
– § 2-1, andre ledd, sier om elektronisk arkivering av saksdokumenter, at
systemet må oppfylle kravene i Noark-standarden
– § 2-2 om spesialiserte fagsystemer med journalfunksjoner
• Mulig å søke om dispensasjon fra arkivforskriften § 2-9
• De øvrige bestemmelsene om journalføring gjelder allikevel uinnskrenket, særlig §§ 2-6 og 2-7
– § 2-3: elektronisk arkivering av saksdokumenter som ikke kommer inn under
arkivforskriften § 2-6 trenger ikke arkiveres i Noark-system
Historikk Noark
 Papirbasert journalføring siden 1740.
 Norsk arkivsystem utarbeidet som kravspesifikasjon for elektroniske
journalsystemer for statsforvaltningen i 1984, samarbeid mellom
Statens rasjonaliseringsdirektorat og Riksarkivet.
 1987 ble den utvidet (Noark 2), nye rapporter og tillegg kom i 90/91
 I 1994 ble de tidligere rapportene erstattet av Noark 3
 Koark, tilsvarende spesifikasjon for kommunal sektor, kom i 1995.
 Noark 4 i 1999 inkluderte spesifikasjonene i Koark, og ble en felles
standard for offentlig forvaltning
 Spesifikasjon av fullstendig elektronisk arkivsystem, med integrasjon av e-post
og generelle saksbehandlingssystemer
13
Sak- og arkivsystemene
• Særnorske systemer basert på Noark 4
– Noark-4 spesifikasjonen resulterte i 6 ulike systemer,
men bare 4 som fikk fotfeste i markedet
– Vanskelig for nye aktører å komme inn
• Tar utgangspunkt i arkivfunksjonens behov
– Sterk knytning mot journalføringstradisjonen i norsk
offentlig sektor
– Rettet inn mot behandling av enkeltsaker som starter
med et innkommet brev
– Utfordrende å bruke for annen type arkivering, og
mangler standardiserte integrasjonsgrensesnitt mot
fagsystemer
I sak-/arkivsystemene skapes
dokumentene direkte i saksmappa
Noark 4/5
• Arkivstyring
• Dokumenthåndtering
• Saksgang
Felles
dokumentlager
Men de fleste saksbehandlings- /
fagsystemer har ikke godkjent arkiv
Fagsystem
Elektronisk
Dokumentlager
Fagsystem
Sak/arkiv
Fagsystem
Register
Database
Elektronisk
Fillager
E-post
Elektronisk
Dokumentlager
Elektronisk
Arkiv
Internett og
intranett
Samhandlingsrom
Elektronisk
Dokumentlager
Elektronisk
Dokumentlager
Hovedtyper elektroniske arkivsystem
• Arkivsystemer uten arkivdokumenter (jf. arkivforskriften
§ 2-14)
– Dokumenterer transaksjoner
– Dokumenterer ikke transaksjoner
• Arkivsystemer med arkivdokumenter
– Arkivsystemer med saksdokumenter (arkivforskriften § 2-13)
• Generelle sakarkivsystemer
• Spesialiserte sakarkivsystemer (spesialiserte
fagsystemer med arkivdokumenter/saksdokumenter)
– Arkivsystemer med andre typer dokumenter
• Pasientjournalsystem, kart, tegninger, mv.
Identifisering av arkivinformasjon
• Fra et arkivsynspunkt: Mye av innholdet i databaser er i klasse med
stillaser, emballasje o.a. hjelpemidler
– Produksjonshjelpemidler, hyller og skap tas ikke med i tillegg når vi bevarer
papirmateriale.
– BK-vedtak fattes ikke for kontormiljøer.
• Innsynsrettigheter er knyttet til logisk informasjon
• Vi må kunne definere informasjons- eller funksjonstyper i
systemene
• Vedtak om bevaring er knyttet til informasjonsserier, og gjelder
uavhengig av det system de finnes i til enhver tid
– Vi må også kunne nøye oss med å trekke ut det som representerer den
bevaringsverdige arkivinformasjonen
– Men uttrekksmetoden kan være forskjellig for ulike formål og systemtyper
Formålet med arkiv(danning)
Records management
• Formålet er å sikre at vi har
en effektiv og systematisk
kontroll av produksjon,
mottak, forvaltning, bruk og
avhending av Records
• Inkludert prosesser for
fangst og forvaltning av
bevis for og informasjon om
forretningsaktiviteter og transaksjoner i form av
Records
Arkivloven m/forskrifter
• Skal sikre arkiv med stor
kulturell eller
forskningsmessig verdi, eller
som inneholder rettslig eller
viktig forvaltningsmessig
dokumentasjon, slik at de
blir tatt vare på og gjort
tilgjengelige for ettertiden
• Inkludert bestemmelser om
fangst og forvaltning av
dokumenter frem til
avlevering
Records og arkivdokument
Records
Arkivdokument
• Informasjon skapt, sendt,
mottatt og bevart som
bevis, og informasjon av en
organisasjon eller person,
med den hensikt å oppfylle
juridiske, kontraktsmessige
eller egenpålagte
forpliktelser
• Dokumenterer en aktivitet
eller handling, som støtter
en funksjon
• Hovedfunksjon: sikre
bevisverdi
• Arkiv:
– dokument som blir til som ledd
i en virksomhet
• Dokument:
– en logisk avgrenset
informasjonsmengde som er
lagret på et medium for senere
lesing, lytting, fremvisning eller
overføring
• Arkivdanning
– Følger av journalføringsplikten
og dokumentasjonsplikt nedfelt
i eller nærmere detaljert i
annen lovgivning
Hva er journalføring?
• Systematisk og fortløpende notering (”logging”) av
opplysninger om inn- og utgående dokumenter i
saksbehandlingen
–
–
–
–
–
–
Journaldato ≈ tidspunkt for mottak/forsendelse
Om avsender/mottaker
Om dokumentene, hva de handler om
Datering på dokumentet
Sammenhengen mellom dem og plasseringen av dem i arkiv
Ekspedisjons- eller avskrivningsdato, samt avskrivningsmåte
• Instrument for å kontrollere/styre behandlingsoppfølging
og arkivering
– Saksbehandler, tidsfrister, mv.
Journalen
• Journalen er oversikten over det som ble
behandlet i virksomheten – virksomhetens
puls
• Viktig kilde for granskningskommisjoner
• Ofte brukt som bevis i rettssaker
– Når fikk virksomheten vite hva?
– Hvor troverdig er journalen som bevis på at vi ikke
har mottatt en henvendelse?
Hva er det så Noark skal gjøre?
Arkiv er dokumenter
skapt som følge av
forretningsaktiviteter,
og skal fungere som
bevis for disse aktivitetene.
Arkivets primærformål
får betydning for
langtidslagringen.
• Lagring av ferdigstilte dokument
• Strukturering av dokumentene gjennom
påføring av metadata
•Sikre at dokumenter blir fanget som
autentiske og pålitelige bevis på
virksomhetens aktiviteter
Arkivdepotets behov for
langtidslagring og
tilgjengeliggjøring gjør at
det må stilles krav
til arkivdanning,
periodisering
og bortsetting hos
arkivskaper
• Bestandige informasjonsbærere
• Metode for håndtering av teknologiskifter
• Frysing av dokument, sikring av
dokumentasjonsverdi
• Frem til avhending, dvs. avlevering eller kassasjon
•Sikre at dokumentenes integritet og anvendelighet
blir vedlikeholdt
• Bruken av materialet,
formålet med bevaringen
Fangst
Noark
Forvaltning
Bevaring
Tilgjengeliggjøring
Slik er systemene blitt til…
Publiserer
Tilsyn
Oppslag
Forvaltningsorganet
Pålagt å bruke
Noe ”arkivgreier” for
arkivtjenesten
Riksarkivaren
Men hva er godkjent?
Spesifiserer
Noark
Leverandør-kunde
Men hva er levert?
Men hva med ledelsen og
IKT-enheten?
Utvikle
system
Leverandøren
Har ”godkjent system”
Ledelsens
styringsrett
24
”Teknisk”
vs
”kvalitet”
De andre
”solene”
DT, NSM
Skalert kravstruktur i Noark 4
• Forskjellige nivåer:
–
–
–
–
O: obligatorisk basisversjon uten elektronisk arkiv
O1: utvidet versjon, men uten elektronisk arkiv
O2: fullstendig versjon med elektronisk arkiv
O3: tillegg for arkivering av dokumenter uten
journalføring
– A: anbefalinger(kan være tillegg til O, O1 eller O2)
• Integrering med andre systemer (tillegg):
– E:
– S:
– U:
integrering med e-post
integrering med saksbehandling
integrering med utvalgsbehandling
Alternative bruksmåter
– de fire typiske
O
Noark basis
O2
El-arkiv
O+U
Utvalg
O2 + U + +
"Full pakke"
Noark og SGK
Noark som innbygd funksjonalitet i saksbehandlingssystem (SGK)
(eller: SGK som saksbehandlingsomgivelse for Noark-system)
Lagringen av
saksdokumenter
(og tilgangen til dem)
er underlagt Noarks
arkivstyring
27
Hva slags system ”er” Noark-4?
 Elektronisk journalføring
 Elektronisk arkivering av saksdokumenter
 Generell saksbehandling
― Saksgang, saksoppfølging, dokumentflyt,
dokumentproduksjon ...
 Manuell dokumentfangst
― Inngående: skannet papirdokument, e-post
― Utgående: tekstbehandlingsdokument sendt på papir, epost
 Spesifikasjon av et komplett system
― Tilgangsstyring, brukeradministrasjon, adresseregister,
administrativ oppbygning.......
Eksport/avlevering av Noark-data
Noarksystem 1
Noarksystem 2
Noarksystem 3
Noarksystem 4
Eksport
Eksport
Eksport
Eksport
SPESIFISERT
FORMAT FOR
EKSPORT,
inkludert
avlevering
til statlige/
kommunale
arkivdepoter
(XMLspesifisert
i Noark-4)
Import
(Vilkårlig)
NOARKSYSTEM
Gjenfinning
Brukertjenester
Noark 4 fungerer bra for mange, men...
 Kan oppleves for rigid, f.eks. når det gjelder tilgang
 Kan hindre gode løsninger ved nye samarbeidsformer
 Vanskelig å integrere med fagsystemer
- Fagsystem: standardisert saksbehandling hvor dokumentproduksjon
inngår
 Håndterer ikke nye former for elektronisk kommunikasjon, f.eks.




selvbetjeningsløsninger på web
Åpner ikke for automatisert dokumentfangst
Problematisk å utvikle løsninger basert på generelle
dokumenthåndteringssystemer (Documentum, Meridio)
Vanskelig å få godkjent overføringsformat
Sannsynlig årsak: Noark 4 er definert som et komplett system
Hvor står vi i dag?
• Noark 5 publisert i juli 2008
– Nye versjoner siden, siste versjon 3.1 fra mars 2013
• Vi endret betydningen av akronymet Noark
– Noark 1-4: Norsk arkivsystem
– Noark 5: Norsk arkivstandard
• 14 løsninger godkjent
– 5 løsninger: komplette saksbehandlings- og arkivsystem
• 2 med endelig godkjenning
– 5 løsninger: kjerne for saksdokumenter
• 1 med endelig godkjenning
– 2 løsninger: kjerne for dokumenter som ikke er saksdokumenter
– 1 løsning: spesialisert løsning for en kunde
– 2 løsninger: kjerne for digitalisering av objektmapper
• 1 med endelig godkjenning
• Og vi er i godkjenningsprosess med en til, foreløpig godkjenning
Kravspesifikasjon vs. standard
• Hva innebærer det at forkortelsen Noark har endret
betydning, fra Norsk arkivsystem (Noark 1-4) til Norsk
arkivstandard (Noark 5)?
• Noark-4 kunne brukes som kravspesifikasjon, dvs.
systemløsning kunne programmeres direkte på bakgrunn av
standarden
• Med Noark 5 er det meningsløst å lage en kravspesifikasjon
basert på ”alle obligatoriske krav i Noark 5” – man må selv
finne ut hvilket system man trenger!
– Noark 5 er en ramme for arbeidet med kravspesifikasjon, hvor man må
være konkret på hva systemet skal brukes til og hvordan
32
Noark 5 angir HVA, ikke HVORDAN
 Noark 5 definerer ikke et system, men et kravsett
som vil legge til rette for ulike løsninger
 Noark 5 definerer ikke tabeller eller attributter,
men
-
Arkivstruktur
Metadata
Funksjonalitet
Utvekslingsregler
 For deponering og avlevering er kravene sterke
- Obligatoriske metadata skal inngå i uttrekket, enten
de ligger innenfor eller utenfor Noark 5-kjernen
33
Noark 5 kjerne og Noark 5 komplett
• Spesifiseringen av krav i
Noark 5 er ordnet i tre
lag eller nivåer: Noark 5
indre og ytre kjerne og
Noark 5 komplett.
– Kapittel 5 er indre kjerne
– Kapittel 6 og 14 er ytre
kjerne
– Kapitlene 7-13 er
”komplett”
Noark 5 indre kjerne
Kapittel 5
•
•
Noark 5 kjernen inneholder
grunnleggende funksjonalitet for
journalføring og arkivering.
Hovedfunksjonene ligger innen:
-
•
I tillegg ligger det krav til de
moduler som må inngå i kjernen.
-
•
Arkivstruktur
Regelverk for arkiv
Datafangst
Søking / fremhenting / vising
Administrasjon av kjernen
Bevaring og kassasjon
Avlevering
Disse kravene må oppfylles for at
systemet skal kunne godkjennes
som en Noark 5 løsning.
Indre kjerne
• Hvordan skal vi forstå Noark 5 indre kjerne?
– "Arkivrommet" - stedet der arkivet oppbevares
– Eller et sett av krav som er nødvendig for at løsningen har arkiv
• Et arkiv består av dokumenter
– Vanligvis i tekstform, men behøver ikke være det
– Fysiske og elektroniske dokumenter
• Dokumentene må være organisert i en arkivstruktur
– Arkivets "indre orden" (indre proveniens)
– I utgangspunktet bør elektroniske arkiver være ordnet på samme
måte som fysiske arkiver
– Arkivstrukturen i Noark 5 er fleksibel for å kunne tilpasses alle
typer arkiver
36
Arkivstrukturen

Arkivets indre orden
― Samme logiske orden både
for fysiske og elektroniske
arkiver

Bygd opp av arkivenheter
― Jf. arkivrom, arkivskap,
hengemapper, omslag osv. i
papirbaserte arkiver

37
Saksmappe,
møtemappe
Inngår i et hierarki
― Øverste nivå er arkiv,
nederste er dokumentobjekt
som inneholder referanse til
selve det elektroniske
dokumentet

Aktiviteter,
funksjoner,
prosesser,
transaksjoner
Arkivenhetene består av
metadata
Journalposter,
”records”
Hoveddokument,
vedlegg
Versjoner,
varianter (skjermet/offentlig),
formater
Arkiv –
arkivskaper
Serier, perioder,
forskjellig
klassifikasjon,
sakarkiv/
fagsystem…
Arkivstrukturen er fleksibel
Alle arkivenheter
er obligatoriske
ved sakarkiver
0..1
arkiv
1
1..* underarkiv
enten/eller
1..*
arkivdel
1
0..*
registrering
For en del fagsystem
kan eventuelt
klassifikasjonssystem,
klasse, mappe og
dokumentbeskrivelse
utgå
1
0..*
dokument
objekt
38
Dokumentfil 1
Elektronisk
dokument
Avleveringsformatet i Noark 5
• Avleveringsuttrekket består av metadata og
dokumenter
• Skal (vanligvis) omfatte alle mapper og
dokumenter som tilhører en avsluttet arkivdel
(dvs. en avsluttet arkivperiode)
• Metadata avleveres i et hierarkisk XML-format
– Basert på arkivstrukturen, metadata er nøstet
inn i hverandre
– En stor XML-fil, alternativt egne filer for hver
mappe
– Vedlegg: XML Skjema for avleveringsuttrekket
(definisjon av struktur og innhold i XML-fila)
• Dokumentene avleveres i formater som er
godkjent av Riksarkivaren
• Offentlig journal og løpende journal for
samme arkivperiode skal følge med som
utskrifter
39
Noark 5 ytre kjerne
Kapittel 6
•
For at kjernen skal fungere i et
helhetlig arkivsystem miljø, må
kjernen stille noen krav til de
aktuelle ’valgfrie’ systemer som
benyttes i miljøet.
•
Mellom Noark 5 kjerne og aktuelle
fag- og forvaltningssystemer
ligger det en ’gråsone’
•
I denne ’gråsonen’ ligger Noark 5
sine krav til eksterne
moduler/systemer.
•
Disse kravene er å anse som en
del av Noark 5 kjerne og må
oppfylles for at systemet skal
kunne godkjennes som en Noark
5-løsning.
Noark 5 ytre kjerne
•
•
Frysing av metadata og dokument
Saksbehandling
–
•
Elektronisk kommunikasjon
–
•
•
41
E-post, kryptering og elektronisk signatur, masseimport, elektroniske
skjema for utfylling over Internett, elektronisk dokumentutveksling,
migrering
Møte- og utvalgsbehandling
Rapporter og statistikker
–
•
•
Utlån, saksfordeling, oppsplitting og sammenslåing av mapper, avskrivning,
presedens, sakspart
Arkivoversikt, offentlig journal, løpende journal, restanseliste, forfallsliste,
avgraderingsliste, kassasjonsliste, liste for bortsetting, avlevering og
overføring
Sikkerhet og tilgangsstyring
Administrativ oppbygging, brukeradministrasjon, roller og tilknyttede
rettigheter, bruksfunksjonalitet
Noark 5 komplett
Kapittel 7-13
•
Innen enkelte områder er det
behov for å spesifisere krav og
anbefalinger til de valgfrie fag- og
administrasjonssystemer som
inngår i en ’komplett’ Noark 5
løsning.
•
Dette er spesifikasjoner som da
berører gitte fagsystem som
inngår som del av en komplett
Noark 5 løsning.
•
Dette utgjør det ytterste laget av
funksjonalitet i Noark.
•
Kravene til de ytre fagsystemene
er ikke en del av Noark 5
kjernekrav.
Noark 5 komplett
•
Saksbehandlingsløsninger
–
•
•
•
E-postløsninger
Møte- og utvalgsløsninger
Statistikker
–
•
•
•
43
Adresseregister, saksoppfølging, dokumentproduksjon,
dokumentmaler, saks- og dokumenthistorikk, dokumentflyt,
arbeidsflyt
Saksmappe- og dokumentoversikt, restansestatistikker,
saksbehandlingstid, antall journalposter og mapper over tid,
behandling av innsynsbegjæringer
Brukeradministrasjonsløsninger
Sikkerhets- og tilgangsløsninger
Logg- og sporingsløsninger
Saksbehandling - arkiv
• Viktigste grepet i Noark 5: skille mellom saksbehandling
og arkiv
– Arkiv: Noark 5 kjerne
• Dokument produsert som ledd i virksomheten, og som ikke
arkivbegrenses
• Omfatter både dokumentfangst, forvaltning av arkivdokumenter og
produksjon av arkivuttrekk for overføring til arkivdepot
– Saksbehandling: vurdering av informasjon knyttet til en intern
eller ekstern problemstilling og utarbeidelse av det
nødvendige grunnlag for en beslutning eller et vedtak
• Stort sett er det bare krav til kjernen som er obligatoriske
– Standarden stiller krav til arkiveringen
– Krav til saksbehandling/krav som påvirker saksbehandler kun i
den grad det er nødvendig for ivaretakelse av arkivmessige
krav
Noark 5 kjerne
• Noark 5 spesifiserer krav til en arkivkjerne
– Den spesifiserer ikke en kjernemodul
• Stiller krav til HVA, ikke HVORDAN
– Kjernekravene kan realiseres som en kjernemodul
• Dvs. et minimumssystem som tilfredsstiller kjernekravene, og som
må integreres med andre system
– Det viktige er at løsningen oppfyller kravene
• Uavhengig av om de oppfylles i en kjerne, i et fagsystem som
snakker med en kjerne, et system med innebygd kjerne…
– Noark 5 er ikke en IT-standard
• Stiller ikke krav til hvordan det skal løses
• Stiller krav til hvordan det skal dokumenteres
– Arkivdokumenter
– Metadata
Forskjellige Noark 5-løsninger
1
2
3
Standardsystem for
saksbehandling og arkivering
Desentralisert
arkivering
Flere fagsystemer deler
samme arkiv
Fagsystem
Generell saksbehandling
Arkiv
Fagsystem
Sak/arkivsystem
Arkiv
Arkiv
Fagsystem
Arkiv
Arkiv
Fagsystem 1
Fagsystem 2
Trenger vi Noark 5?
 Ikke noe krav om å oppgradere til Noark 5

Alle nye løsninger må godkjennes etter Noark 5
 Dagens Noark 4-systemer vil kunne ”oppgraderes” til Noark 5,
med omtrent samme funksjonalitet

Noark 5 gir større fleksibilitet
 Avleveringsformatet er endret
- Enklere å implementere for leverandørene, enklere å produsere for
arkivskaperne, og enklere å teste og håndtere for arkivdepotene
- Dere har Noark 5 når leverandøren har fått godkjent den versjonen dere
har iht. Noark 5 standard, dvs. primært implementert avleveringsformatet
 Når bør vi tenke Noark 5 da?
– Vi har et fagsystem som håndterer arkivdokumenter, men som i dag ikke har
godkjent arkiv
– Vi trenger et nytt system for å løse en (ny) oppgave, og Noark-4 egner seg ikke
– …?
Situasjonen i dag (?)
Generelt
system 1
Arkivkjerne
Fagsystem 2
Fagsystem 3
Flere mulige løsninger…
Generelt
system 1
Fagsystem 2
Fagsystem 3
Arkivkjerne
Arkivkjerne
Arkivkjerne
Portal
Generelt
sb-system
Fagsystem 1
Fagsystem 2
Felles arkivkjerne
Portal
Fagsystem 1
Fagsystem 2
Fagsystem 3
Arkivkjerne
Arkivkjerne
Arkivkjerne
Generelt
Fagsb-system system 1
Fagsystem 2
Felles arkivkjerne
”Brownfield” eller ”greenfield”
systemutvikling?
Standarden må brukes ”riktig”
• Pålagt å bruke for journalføringspliktige saksdokument
– Skal kunne brukes på andre typer arkiver med
arkivdokument
• Kan ikke brukes som kravspesifikasjon
– Noark-4 ble brukt slik – ”…alle obligatoriske Noark-krav…”
• Behovsdefinering forutsetning for kravspesifikasjon
– Standarden brukes i arbeidet med kravspesifikasjon
•
•
•
•
Hvilke krav blir obligatoriske
Hvilke andre krav blir aktuelle
Hvilke svar gir standarden, og hvilke svar må vi finne selv
Hvor mange kjerner – og hvorfor?
En anskaffelse – er en prosess
Behovsavklaring
Behovsdefinering
Kravspesifikasjon
Konkurransegjennomføring
Innføring/
gevinstrealisering
Behovsavklaring
• Grunnlaget for videre arbeider
• Sentralt spørsmål : Hvorfor?
• Beskrive formål og klart definere gevinster en
søker å realisere gjennom et prosjekt
• Forankring og etablering av prosjekt gjennom
vedtak formålsbeskrivelse og gevinstplan (hos
ledelsen)
Trenger vi egentlig et nytt system?
• Trenger vi et nytt sak og arkivsystem, eller kan vi
få mer ut av det vi allerede har?
– Bedre opplæring, bedre rutiner, mer oppfølging…
– Følge opp leverandør, bedre vedlikeholdsavtale…
• Hvorfor er vi ikke tilfreds med dagens system?
–
–
–
–
Mangelfull funksjonalitet?
Misfornøyde brukere?
Tekniske problemer?
Service fra leverandør?
• Eller er det noe helt annet vi trenger?
Behovsavklaring
• Viktig å skille mellom problemer som skyldes
– Organisasjonsmessige forhold
• Mangelfull opplæring
• Manglende etterlevelse av rutiner
• Manglende oversikt, styring og kontroll
– IT forhold
• Lite brukervennlige grensesnitt/ gammel teknologi
• Manglende/ ønskelig funksjonalitet
• Drift og/eller systemutforinger
– Leverandør
• Tjenestekvalitet
• Kvaliteten på tjenesteavtaler
• Kundebehandling
• Hva vi skal gjøre er avhengig av hva som er utfordringen!
Behovsdefinering - arbeidsstøtte
• Hvilke arbeidsprosesser skal støttes
– Hva er det vi jobber med, og hva skal støttes av dette
systemet?
• Ulike prosesser har behov for ulik IT- støtte
– Noark 4/5 komplette systemer er laget for generelle
saksbehandlingsprosesser
– Noen (mange) saksprosesser har behov for mer
tilpasset støtte (fagsystemer)
– Prosjekter passer dårlig i IT- støtte utarbeidet for
generell saksbehandling (resultat: manglende
arkivdannelse)
Behovsdefinering – arbeidsstøtte (2)
• Saksbehandling
– en prosess som utføres for å behandle saker på vegne av
en virksomhet og som leder fram til en autorisert
beslutning
– Generell saksbehandling
– Spesialiserte saksprosesser
• Kjerneprosesser (fagsystemer)
• Støtteprosesser (anskaffelse, rekruttering osv)
• Prosjektarbeid
– En form for verdiverksted
– Flere personer skaper noe sammen
– Ikke entydig flyt fra start til mål
Behovsdefinering - arkiv
• Hvilke arkivdokumenter skal fanges i løsningen?
– Hvorfor skal vi fange disse arkivdokumentene?
– Hvor lenge skal de bevares? (Bk-vedtak?)
– Hvilke andre karakteristika ved dem er nødvendige?
• Compliance - arkivdanning som dokumentasjon på overholdelse av juridiske krav,
forretningsbehov og økonomiske krav
• Alle forretningsprosesser bør dokumenteres som arkivdokumenter, men
hvor detaljert skal man være?
– Har saksbehandler mulighet for å utøve skjønn?
– Hva er risikoen for søksmål, og hva må vi da kunne dokumentere?
– Virkningen det har på folk, på økonomien, miljøet eller samfunnet
• Hvilke versjoner skal tas vare på, og hvilke endringer i dokumentet må
dokumenteres?
– Intern ansvarsfordeling, dokumentasjon på beslutningsprosessen
Kravspesifikasjon
• Bruke analysegrunnlag fra behovsdefinering til å
kravstille hva nytt system skal gjøre
• Identifisere, formulere og prioritere krav
• Kravformulering
– Funksjonelle
• Hva en skal kunne gjøre med systemet
• Brukerhistorier (tekstlige og modeller)
– Ikke-funksjonelle
• Hva systemet skal gjøre
• Systemkrav
• Tekniske krav
Men hva skal vi kjøpe?
• Det er stor forskjell på en kniv og en kniv
• Spesialisert
• Allsidig
Hvilke krav bør stilles til et
saksbehandlingssystem?
• At det kan benyttes til å støtte opp under og
dokumentere saksbehandlingen
• At dokumentene som dokumenterer
saksbehandlingen blir forsvarlig arkivert
– Hva er forsvarlig arkivert?
– Hvilke løsninger må til for at dokumentene blir
forsvarlig arkivert?
– Sikkerhetskrav
Det handler om kontroll
• Et offentlig organ er opprettet for å utføre et
forvaltningsoppdrag hjemlet i lov
– Arkivdanningen skal først og fremst understøtte dette
formålet
– Kravene fra arkivmyndigheten kommer i tillegg
 Men det er ingen motsetning mellom disse to hensynene
• Påstand: Enhver virksomhet må ha ett eller annet
system for internkontroll
– Telle pølser når dagen starter og slutter, og kontrollere
hvor mye penger som ligger i kassa mot hva som burde
vært der
– Større, mer komplekse virksomheter trenger systemer som
er noe mer sofistikerte
Hvor står vi i dag?
• Fortsatt Noark 4-system dominerer markedet
– Komplette arkivsystem med noe funksjonalitet for
saksbehandlere
– Primært fått endret avleveringsformatet – ellers lite nytt
– Kun én måte å arkivere dokument på: som en journalpost i
en sak
• Noen i ”miljøet” har begynt å ta Noark 5 på alvor
– Men det virker som de aller fleste fortsatt ikke helt forstår
hva som er greia med Noark 5
• Hvilke muligheter den åpner for
• Hvordan bruke standarden
• Hvorfor har ikke Noark 5 blitt en større suksess?
Utfordringer med Noark 5
• Standarden er vanskelig tilgjengelig
– Først og fremst en pedagogisk utfordring
– Arkivskaperne må forstå hvordan standarden skal
brukes
• Mange arkivskapere ønsker en kravspesifikasjon
– Ser helst at noen har gjort jobben for dem
– At standarden skal gi svar
• på hvordan arkivdanning skal foregå,
• hvordan rutinene bør utformes,
• hvilke krav de kan stille til saksbehandlere
• Vanskelig å forså hva en Noark 5 kjerne er
Videre utvikling
• Det viktigste i standarden bør beholdes
–
–
–
–
Fokus på kjernekrav for arkiv i en løsning
Arkivstruktur og metadata
Fleksibilitet til å kunne brukes på flere typer løsninger
Avleveringsformatet
• Kanskje også ta skrittet fullt ut?
– Rendyrke standarden som en arkivkjernestandard
– Fremheve hvordan og hvilke ulike krav blir obligatoriske
avhengig av hva løsningen skal brukes på
– Fjerne en del funksjonelle krav
– Grunnleggende skal standarden handle om hvordan
prosesser, transaksjoner, mv. skal dokumenteres i
løsningen
Hva jobber vi med konkret?
• Arbeidsliste med større og mindre endringer
– Vurdering av enkeltkrav
– Gjennomgang av enkeltkapittel
• Kravene til frysing av dokument og metadata (?)
• Kravene til avskrivning (?)
• Kravene til elektronisk kommunikasjon (?)
– Avlevering og uttrekk
• Får vi med alt bevaringsverdig fra systemene?
• Samsvar mellom Noark og øvrige krav til overføring?
• Velfungerende godkjenningsordning
Tjenestegrensesnittet
• Det er satt i gang et prosjekt som jobber med det
– Ledet av KS
– Arbeidsgruppe med 14 medlemmer: leverandører og brukergrupper
representert
– Skal ha ”noe” ferdig til sommeren
• Tar utgangspunkt i Geointegrasjonsstandarden
– Angir grensesnittstandarder og prinsipper for samspill mellom fagsystemer
og saks-/arkivsystemer innenfor kommunal sektor
• Skal definere tjenester som dekker alle krav i standarden
– Kan være snakk om inntil 200 operasjoner
– Skille mellom obligatoriske og valgfrie tjenester
• Standarden må revideres på noen punkt parallelt med utvikling av
tjenestegrensesnitt
– Alle objekter må få systemID
– Obligatoriske krav med tanke på avlevering – ikke krav hvor det er klart når
de er obligatoriske
– Velge syntaks for søk?
– …
Nye mappetyper og metadata
•
Eiendomsdata:
–
–
–
–
–
–
–
•
Bygningsnummer
Gårdsnummer
Bruksnummer
Festenummer
Seksjonsnummer
Bolignummer
Adresse (finnes)
Plandata:
–
–
–
–
–
–
–
Opprinnelig PlanIdent
Plan-IDent
Plannavn
Planstatus
Plantype
Vedtaksdato
Area
•
Persondata
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
–
DUF-nummer
Fødselsnummer/
Organisasjonsnummer
Navn (finnes)
Adresse (finnes)
Telefon (finnes)
Kontaktperson
(finnes)
Epost (finnes)
Yrke
Skole
Barnehage
Kjønn
Sivilstatus
Barn
Nasjonalitet
Inntekt
• Organisasjonsdata:
•
•
•
•
•
Fødselsnummer/
Organisasjonsnummer
Navn (finnes)
Kontaktperson (finnes)
Sektorform
Virksomhet/Art/Bransje
• Annet:
•
•
Primærnøkkel i fagsystem
Godkjenning/attestering
Hva jobber vi med (2)?
• Metadata
– Virksomhetsspesifikke metadata
– Metadata for nye mappetyper og registreringstyper
• Byggesaksmappe, personmappe, osv.
• Periodisering
– Strengere kontroll av kravene til periodisering ved godkjenning av
løsninger?
– Andre måter å gjøre det på enn dagens regler til periodisering?
• Klassifikasjon
– I norsk forvaltning mister arkivnøkkelen betydning ved overgang til
elektronisk arkiv
– I internasjonal teori (MoReq, ISO 15489) blir klassifikasjon stadig
viktigere
• Arkivdanning – records management
– Øke fokus på bevisverdi, juridiske og administrative behov
– Uavhengig av bevaringsverdig, avlevering
Supplement til standarden?
• Utvidelser
– Semantisk web, RDF, osv?
– Interoperabilitet?
• Veiledninger mv.
– Fortettet Noark med obligatoriske krav?
– Noark 5 for private? Innsalgsbrosjyre?
• Terminologi
– Sakarkiv, fagsystem, Noark kjerne og komplett, mv.
– Hva mener vi med begrep, hvilken betydning får begrepsbruken,
mv?
• Noark og bevisverdi
– Arkivregelverket tillater elektronisk arkivering – for arkivformål
– I hvilken grad kan vi si at korrekt bruk av Noark gir troverdige
dokumenter som kan brukes som bevis i en rettssak?
Begrepet arkivdokument (”record”)
er i ferd med å endres
• Korrespondanse går ikke lenger via postmottakene
• Arkivdokumenter er ikke lenger enkle binære objekt
– Med assosierte metadata lagret separat
• Isteden får vi (har vi) strukturerte data
– Med data og metadata i samme innkapsling, uttrykt i XML
• Vi har rimelig kontroll på ”digitaliserte papirdokumenter”
– Eller elektroniske dokumenter som etteraper egenskapene til
papirdokumenter
– E-post hører til en viss grad i denne kategorien
• Genuint digitalt skapte dokumenter har vi i liten grad løsninger for
– Multimedia (dokumenter med innebygget video, lyd, mv., eks.
websider)
– Dynamiske og interaktive dokumenter (animasjon, prøver på nett,
mv.)
– Modeller, hvor saksbehandlingen foregår i modellen