Arbetsbeskrivning för styrelse - Utrikespolitiska föreningen Örebro

Arbetsbeskrivning för styrelse- och förtroendeposter
 Styrelsen
Representerar Utrikespolitiska Föreningen i Örebro och för fram dess åsikter. Är föreningens
verkställande organ. Följer de instruktioner och direktiv som ges av föreningens årsmöte och
medlemsmöte. Ansvarar för att upprätta en verksamhetsplan för kommande verksamhetsår,
samt avge verksamhetsberättelse efter avslutat verksamhetsår, enligt §§ 5:10-11
Som ledamot i styrelsen förväntas du att förutom dina specifika arbetsuppgifter och
deltagande på styrelsemöten även hjälpa till där det behövs i verksamheten, exempelvis vid
större evenemang, samt representera föreningen på mässor och liknande tillställningar.
Styrelseposter
 Ordförande
Har det yttersta ansvaret för, och leder, verksamheten i styrelsen. Ansvarar för att styrelsen
sammanträder stadgeenligt. Är tillsammans med ekonomiansvarig firmatecknare och
presidial. Ansvarar för kontakten med andra utrikespolitiska föreningar samt andra
intresseorganisationer. Ansvarar för kontakt med universitet och media.
 Vice ordförande
Du hjälper Ordföranden med arbetet och är ansvarig för verksamheten om ordföranden inte
kan vara närvarande. Du hjälper till där det behövs i organisationen och har ständig kontakt
med styrelsen och medlemmar.
Har till uppgift att bygga ett mentorskapprogram där vi ska kunna erbjuda våra medlemmar
kontaktsamtal med någon som arbetar inom ett relevant område. Vi ska även kunna erbjuda
relevanta utbildningar till våra medlemmar.
Har till uppgift att anordna en ”karriärdag” (mini-campusmässa med fokus på internationella
jobb) då relevanta arbetsgivare bjuds in för att berätta om möjliga karriärvägar.
 Programansvarig
Du är ansvarig för att skapa ett program med föreläsningar, seminarier och diskussionskvällar.
Du skapar och underhåller kontakten med föreläsarna och har kontakt med föreläsarna när de
kommer till Örebro.
Du ansvarar för det praktiska arbetet kring evenemangen. Till din hjälp har du de som innehar
programassistent som förtroendepost.
 Sekreterare och medlemsansvarig
Protokollför samtliga styrelsemöten. Har även ansvar för att protokoll justeras inom utsatt tid
och för arkivering av protokoll enligt §5:9. Kallar medlemmar till styrelse- respektive
medlemsmöten efter satt datum av ordförande. Ansvarar för medlemshantering och kontakt
med medlemmar.
 Informations- och webbansvarig
Ansvarar för att vårda föreningens varumärke/rykte. Ansvarar för att informera föreningens
medlemmar samt presumtiva medlemmar om vad som är på gång via affischering, klassbesök,
sociala medier, hemsida mm. Har huvudansvar för föreningens hemsida och att den blir
uppdaterad med aktuell information. Till din hjälp har du de som innehar posten pr-ansvarig.
 Ekonomiansvarig
Ansvarar för frågor kring föreningens ekonomi och budgetarbete. Ställer fakturor och
ansvarar löpande för föreningens bokföring. Upprättar budget för kommande verksamhetsår
och avlägger ekonomisk årsberättelse enligt §§ 5:12-13. Är tillsammans med ordförande
firmatecknare och presidial. Arbetar aktivt hela året med att anpassa årsbudgeten efter de
förutsättningar som råder.
Ekonomiskt ansvarig är även bidragsansvarig. Detta innebär att du arbetar för att förbättra
föreningens ekonomi genom diverse bidragsansökningar och arbetar för att hitta eventuella
samarbetspartners. Du upprätthåller kontakten med UFS om detta område.
 Aktivitets- och reseansvarig.
Är ansvarig för att sätta ihop ett program med aktiviteter som diskussionspubbar,
medlemsfester, studieresor och andra sociala aktiviteter. Till din hjälp har du den som innehar
posten Aktivitetsassistent.
 UFS-representant
Utrikespolitiska Föreningen i Örebro har en ordinarie samt en suppleant i styrelse för
Utrikespolitiska Förbundet Sverige. Föreningens representant för kontakt mellan förening och
förbund och ska närvara vid samtliga av förbundets styrelsemöten samt ansvara för
kontinuerlig återkoppling till föreningens styrelse.
Du arbetar också aktivt för att sprida information om UFS på lokal nivå.
Övriga förtroendeposter
Ingår ej i styrelsen men arbetar aktivt tillsammans med övriga styrelsemedlemmar.
 Informationsassistent med PR ansvar. 2 st.
Ansvarar för marknadsföringen vid evenemang. Göra affischer, affischering. Marknadsföring
via sociala medier, klassbesök och kampanjer på campus. Din kontaktperson i styrelsen är
Informationsansvarig.
 Programassistent 2 st.
Du bistår den programansvarige med att boka in och genomföra föreläsningar.
 Reportage- och fotografansvarig
Du ansvarar för att i samband med aktiviteter och föreläsningar fotografera och skriva
reportage. Detta ska sedan publiceras på en ”nättidning”/blogg som ska utvecklas i samarbete
mellan den som innehar denna post och den som är Informations- och webbansvarig, som
även är din kontaktperson i styrelsen.
 Aktivitetsassistent
Du bistår aktivitetsansvarig med planering och genomförande av aktiviteter. Ansvarar för att
anordna två resor per verksamhetsår. Förslagsvis en kortare studieresa över dagen under
hösten och en längre studieresa på våren.
 Karriärassistent
Hjälper Vice ordförande att anordna Karriärdagen (se beskrivningen för Vice Ordförande) och
utveckla mentorskapprogram samt utbildningar
Övriga uppdrag
Valnämnd 2—4 personer
Valnämnden är föreningens beredande organ för de val föreningen genomför samt ska fungera
som valsamordnare för styrelsevalet. Som ledamot i valnämnden får du ej inneha andra
förtroendeuppdrag inom föreningen. Mer information ges i föreningens stadga.
Revisor
Vice revisor