Behörigheter i praktiken.pdf

Välkommen till IFS Skandinaviska Användarförening
ANVÄNDARKONFERENS
www.IFSWORLD.com
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN
Möjligheter och praktiska exempel
JOAKIM FRANSSON & PETER REMNEMARK – IFS
CATARINA SÖDERLUND – UMEÅ ENERGI
PETER ÅBERG – SYSTEMBOLAGET AB
4
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN
© 2014 IFS
AGENDA
KONFIGURATION OCH PROFILER
– NÅGRA TIPS
Joakim Fransson
ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
– ADMINISTRERA BEHÖRIGHETER VIA MICROSOFT ACTIVE DIRECTORY
Peter Remnemark
ERFARENHETER FRÅN VÅR UPPGRADERING
Catarina Söderlund
PRAKTISKA RÅD FÖR BEHÖRIGHETER
Peter Åberg
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN
© 2014 IFS
KONFIGURATION OCH PROFILER
NÅGRA TIPS
6
© 2014 IFS
(CUSTOMIZATION)
CONFIGURATION
CUSTOMIZATION
CONFIGURATION
STANDARD
STANDARD
Look and Feel
Behavior
User Profiles & Settings
Custom Objects
Core Capabilities
Custom Integrations
Core Extension
Additional
capabilities
Integration to
other systems
REKOMMENDATIONER
PROFILUPPBYGGNAD
User profile
User profile
Byggblock
Work order form/LU
Base profile
Base profile
Purchase Req. form/LU
Work order form/LU visible
fields
12
IFS Standard profile
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – KONFIGURATION OCH PROFILER NÅGRA TIPS
© 2013 IFS
REKOMMENDATIONER
PROFILER
Använd “byggblock” för att underlätta admnistration
Skapa gärna custom fields med en initital siffra tex “01_MITT_FALT”
Uppgradera Binary patches kontinuerligt
Exportera alltid basprofiler/profilelement innan ni startar att editera dem
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – KONFIGURATION OCH PROFILER NÅGRA TIPS
ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
ADMINISTRERA BEHÖRIGHETER VIA
MICROSOFT ACTIVE DIRECTORY
14
© 2014 IFS
ANVÄNDARADMINISTRATION
KOMBINERA TVÅ VÄRLDAR
Active Directory
15
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
© 2014 IFS
ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
Active Directory
Skapa anv “Betty”
Tilldela ”InköpsChef”
Uppdatera “Adam”
Ta bort ”Orderläggare”
Avaktivera “David”
16
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
© 2014 IFS
ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
”Plugin” till AD
Reducera administration
17
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – ACTIVE DIRECTORY SYNKRONISERING
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN
Umeå Energi
CATARINA SÖDERLUND
18
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN
UMEÅ ENERGI
Om Umeå Energi-koncernen
IFS på Umeå Energi
Behörigheter - erfarenhet & lärdomar
Behörighetsroller
Profiler - erfarenhet & lärdomar
Frågor & utmaningar
19
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
Umebornas eget
energibolag
20
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
OM UMEÅ ENERGI-KONCERNEN
21
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
IFS PÅ UE
22
IFS Applications 7.5 sp 6
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
375 användare
BEHÖRIGHETER
ERFARENHET & LÄRDOMAR
Utbildning och förståelse innan behörighetsarbetet
Klargör skillnad mellan behörighet och profil
”Rätt” antal behörighetsroller – ej för många – ”rätt” nivå – ej för detaljerad
Bygg behörighetsroller så tidigt det går
Test av roller efter att man kan flödet med varje superuser för sig (en åt
gången)
IT bör ha högt mandat avs. behörigheter i ett införandeprojekt
Standardbehörighetsroller hade varit en stor fördel
Behörigheter = huvudpunkt i ett införandeprojekt = sparar pengar!
23
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETROLLER
Grundbehörighet
1.
2.
GENERELL – BASBEHÖRIGHET – Basbehörighet för t ex tidrapportering. För dokument: söka och visa dokument (alla)
EQUIPMENT_EXPLORER - Åtkomst till anläggningsnavigatorn, se anläggningsstruktur (alla)
Dokument
1.
2.
3.
DOCMAN_ADMINISTRATOR – Kan administrera samtliga dokument. Rollen kan alltså ses som en backup för att komma
åt dokument som man normalt inte skulle komma åt pga att en användare tex har slutat på företaget.
DOKUMENT - FULL BEHÖRIGHET – Söka, visa, skapa nya och redigera dokument. Se och ändra grunddata för dokument.
DOKUMENT – BEHÖRIGHET - Lägga in dokument i IFS, skapa nya dokument och redigera dokument. Ej grunddata.
Inköp/förråd
1.
2.
3.
4.
24
INKÖP/FÖRRÅD - FULL BEHÖRIGHET – Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Inköp. Appliceras på
Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata.
INKÖP/FÖRRÅD – INKÖP - Avser inköpsavd. och logistikchef. Fullständig behörighet till Inköp/Förråd, utom grunddata.
INKÖP/FÖRRÅD – FÖRRÅD - Avser förrådspersonal. Kan lägga upp materialrekvisition, nya lagerplatser, hantera
privatköp, internorder samt in- och utleveranser.
INKÖP – DELEGATION - Kan skapa materialrekvisition, anmodan, inköpsorder, attestera och göra inleverans.
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETROLLER
Projekt
1.
2.
PROJEKT - FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Projekt.
Appliceras på Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata.
PROJEKT – PROJEKTLEDARE – Fullständig behörighet i samtliga fönster dock ej grunddata, fakturering,
redovisning och resurser.
HR/Tid
1.
2.
3.
25
HR - FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till HR modulen. Lägga till, ändra och avsluta
anställningar, positioner samt organisationsenheter.
HR - STRATEGISKT HR - Läsrättighet i HR modulen kring anställda, position och organisation.
HR_SCHEMAN – Skrivbehörighet till Human Resources/Samlingsrapportering/Schema och regler.
Undergrupper som ingår är: HR_ANSTÄLLD
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETROLLER
Underhåll
1.
2.
3.
UNDERHÅLL - FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Underhåll.
Appliceras på Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata.
UNDERHÅLL – UNDERHÅLLSLEDARE - Bereder, avrapporterar och konterar tid på AO/SO överför dem till
utförda, gör även anmodan på tjänster och material. Kan skapa servicekontrakt. För moderbolaget
beställs material via materialfliken. Vissa gör även Separata FU-åtgärder. Undergrupper som ingår i
Underhållsledare: UE_LAGER_REKVISITION - kan skapa en fristående mtrl.rekvisition för uttag mot kst
och projekt. F_PLANERINGSBILD_L – Läsbehörighet till Planeringsbild för lagerartikel.
UE_INKÖP_FÖRRÅD_FÖRSÄLJ – Tidigare separat behörighet som lagts in i UH-ledare.
UE_UNDERHÅLL_ARBETSLEDARE - Tidigare separat behörighet som lagts in i UH-ledare.
UNDERHÅLL – FU - Bereder, avrapporterar och konterar tid på RondAO överför dem till utförda.
Administrerar rondlistor, lägger upp nya, redigera befintliga vid behov.
Underhåll – Takmodul (endast ao Värme)
1. OEE_ADMINISTRATOR – Administratör av TAK-modulen, tex lägga upp nya objekt i TAK-modulen.
2. OEE_PROCESS_ENGINEER – Löpande arbete i TAK-modulen dvs rapportera loggbokshändelser i den
elektroniska loggboken samt även drifthändelser.
26
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETROLLER
Ekonomi
1.
2.
3.
4.
5.
6.
7.
27
EKONOMI-FULL BEHÖRIGHET - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom Ekonomi. Appliceras på i huvudsak
Expertanvändare för att göra det möjligt att bl a administrera grund- och basdata. Undergrupper som ingår i
UE_EKONOMI_FULL: F_EKONOMI_KUNDBETALNING – Skrivrättigheter i Ekonomi/Kundreskontra/Kundbetalning.
F_RADMALL_KOLUMNMALL_S – Skrivrättigheter i Ekonomi/Rapportgenerator/Kolumnmall och Radmall.
EKONOMI-REDOVISNING - Fullständig behörighet till identifierade mappar inom ekonomi, dock inte grund- och basdata.
EKONOMI-EFH - Användare med delegation. Kontera och attestera lev.fakt. där användaren är fakturamottagare. Tillgång
till HB-saldoanalys. Undergrupper som ingår i EKONOMI-EFH: F_HISTORISKA_LEVFAKTUROR_S – Åtkomst till fönstret
Historiska Leverantörsfakturor.
EKONOMI-LEVRESK – För personal på leverantörsrekontran. Skapa lev.fakturor både via fil och manuellt, utbetaln. via fil
till banken samt skapa nya leverantörer och ändra uppgifter på bef. leverantörer. Administrerar grunddata i attestflödet
samt lägger till och ändrar i all övrig grunddata tillhörande lev.reskontra och lev.faktura. Undergrupper som ingår i Levresk:
UE_REDOVIS_KODSTRANG_L – ger rätt att se hela kodsträngen under redovisningsregler.
EKONOMI-KUNDRESK – Behörigh. att arbeta i kundreskontran samt kundkredithanteringen. Även behörigh. att arbeta i
Kundfaktura och Rapportgenerator i ekonomimodulen. För Kundreskontraanställda.
EKONOMI-FAKTURERING – Användare som ska kunna fakturera från IFS samt ta ut underlag för fakturering i CAB. För
Team Fakturering.
UE_LEVFAKTUROR: Undergrupper som ingår i UE_LEVFAKTUROR: F_LEVFAKTUROR_ANALYS – Läsbehörighet till
Ekonomi/Leverantörsreskontra/Analys/Leverantörsfakturor – Analys
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
PROFILER
ERFARENHET & LÄRDOMAR
Man ska jobba med profiler med utgångspunkt i att framhäva viktig
information för att underlätta för användarna (t.ex. kolumnplacering i
fönster) samt sparade frågor och obligatoriska fält.
Man ska inte jobba med profiler med utgångspunkt i vilka fönster man ska
få se.
Profiler bör man inte lägga ner för mycket tid på vid ett införande är vår
slutsats.
Profiler bör man hellre arbeta med efter driftstart då man vet hur man
jobbar.
28
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
FRÅGOR OCH UTMANINGAR
Frågor
Hur ska vi tänka kring funktionella roller resp slutanvändarroller?
Är det ”nivå 2” i Navigatorn vi bör jobba mot att ha?
Hur ser IFS och andra på att ha en mer detaljerad behörighetssättning än
nivå 2?
Utmaningar
Rätta till de slutanvändarroller vi har
Ej ha för mycket behörighetsstyrning där det inte är nödvändigt
29
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN – UMEÅ ENERGI
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER I PRAKTIKEN
Systembolaget
PETER ÅBERG IT FÖRVALTARE AFFÄRSSYSTEMET
30
© 2014 IFS
Vårt uppdrag
Bidra till att begränsa
alkoholens
skadeverkningar
31
Systembolaget i korthet
• 421 butiker varav 418 med självbetjäning
• Drygt 118 miljoner kundbesök i butik
• Ca 500 ombud på mindre orter och i
glesbygd
• 5 032 anställda
• Omsätter 25,1 miljarder SEK
• 530 aktiva leverantörer
• Drygt 13 650 artiklar
Sidfottext datum och sidnummer är valfritt att ha med och kan ändras
32
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
Utgångspunkt
Förlorad dokumentation, vildvuxet
Revisionskrav
Uppgradering
Angreppsätt
Detaljerat
Bli klara till driftsättning
Utgå från navigatorn
33
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
UTFALL
• Funktionelt
• Organisatoriskt
• Special
34
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
UTFALL
• Funktionelt
• Organisatoriskt
• Special
35
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
UTFALL
• Funktionelt
• Organisatoriskt
• Special
36
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
UTFALL
• Funktionelt
• Organisatoriskt
• Special
37
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
DOKUMENTATION
42
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
DOKUMENTATION
43
© 2014 IFS
BEHÖRIGHETER PÅ SYSTEMBOLAGET
UPPFÖLJNING
Strikt beställningsprocess
Event, loggning mm
Vad mer skulle man önska sig?
Bättre verktyg för att administrera
44
© 2014 IFS
www.IFSWORLD.com
THIS DOCUMENT MAY CONTAIN STATEMENTS OF POSSIBLE FUTURE FUNCTIONALITY FOR IFS’S SOFTWARE PRODUCTS AND
TECHNOLOGY. SUCH STATEMENTS OF FUTURE FUNCTIONALITY ARE FOR INFORMATION PURPOSES ONLY AND SHOULD NOT BE
INTERPRETED AS ANY COMMITMENT OR REPRESENTATION. IFS AND ALL IFS PRODUCT NAMES ARE TRADEMARKS OF IFS. THE
NAMES OF ACTUAL COMPANIES AND PRODUCTS MENTIONED HEREIN MAY BE THE TRADEMARKS OF THEIR RESPECTIVE OWNERS.
© 2014 IFS