FASID udbudsvejledning - Vikarbureauernes brancheforening

Anbefalinger til offentlige udbydere
udarbejdelse
af
udbudsmateriale
vikarydelser på sundhedsområdet
Udarbejdet juli 2011 af brancheforeningen:
”Foreningen af Sygeplejevikarbureauer I Danmark” – FASID
ved
for
1.
Generelt om FASID
Denne
vejledning
er
udarbejdet
af
brancheforeningen
”Foreningen
Af
Sygeplejevikarbureauer i Danmark – FASID (herefter omtalt ”FASID”)” med det formål at
sikre klare vilkår for tilbudsafgivelse ved offentlige udbudsforretninger og dermed mere
konkurrencedygtige priser til de ordregivende myndigheder. FASID er et
overenskomstfællesskab blandt vikarbureauer, som bl.a. er leverandører til det
offentlige marked inden for sundhedsområdet. FASID repræsenterer hovedparten af
sygeplejevikarbureauerne, idet FASIDs medlemmer fremgår af foreningens hjemmeside
www.foreningen-fasid.dk.
FASID er stiftet af vikarbureauer inden for sundhedsområdet med det overordnede
formål at sikre en ensartet høj kvalitet for vikarydelser inden for sundhedsområdet samt
ensartede løn- og arbejdsvilkår for vikarer. Foreningen deltager derfor i forhandlinger
om løn- og arbejdsvilkår for vikarer på sundhedsområdet med de relevante faglige
organisationer, og FASID har ifølge FOA og DSR status af anerkendt forhandlingspart
ved forhandling af de private vikaroverenskomster. Derudover deltager foreningen aktivt
i den offentlige debat om sygeplejefaglige forhold i branchen.
Vejledningen er udarbejdet i samarbejde med advokat Majse Jarlov fra advokatfirmaet
Bender von Haller Dragsted, som bl.a. har stor erfaring med udbudsprocesser
vedrørende udbud af vikarydelser inden for sundhedsområdet.
2.
Vikarydelser er ikke standardydelser
Vikarydelser har ikke karakter af en standardydelse, som udelukkende kan differentieres
på grundlag af en timepris. Indholdet af vikarydelser afhænger i høj grad af kvaliteten af
den leverede vikarydelse, som igen afhænger af, hvilken personprofil, der præsterer
vikarydelsen, hvordan udførelse af vikarydelsen er struktureret og organiseret hos
leverandøren samt leveringssikkerheden. Der er derfor en stor variation i indholdet af de
vikarydelser, som tilbydes af leverandørerne på markedet.
Eksempelvis kan der være forskel på de krav, som leverandørerne stiller til vikarernes
kvalifikationer
ved
ansættelsen,
herunder
om
der
er
en
formaliseret
ansættelsesprocedure, der følges ved alle ansættelser, om der stilles krav om en vis
erfaring hos vikarerne, ren straffeattest samt ansættelse ved personligt fremmøde.
Endvidere har den interne tilrettelæggelse af arbejdet hos leverandøren væsentlig
betydning for udførelse af vikarydelsen, herunder de interne medarbejderes
kvalifikationer, den interne organisering i forhold til at løse opgaverne, omfanget af
tekniske hjælpemidler, der er til rådighed for at servicere kunderne, fx telefonsystemer
samt understøttende funktionaliteter i bookingsystemer. Hvis leverandørens
tilrettelæggelse og organisering er hensigtsmæssig og effektiv, vil dette kunne få direkte
indflydelse på såvel pris som leveringssikkerhed.
Ved udbud af vikarydelser, de såkaldte bilag II B-tjenesteydelser, som skal annonceres
efter annonceringspligten i ”Lov om indgåelse af offentlige og offentligt støttede
kontrakter” (tilbudsloven), bør de offentlige myndigheder derfor sikre sig, at
Side 2 af 14
udbudsmaterialet er tilrettelagt på en måde, som sikrer, at den ønskede høje kvalitet
rent faktisk opnås og kan fastholdes i kontraktperioden.
Idet vikarbranchen og dermed FASID har et tilsvarende fokus på kvalitet, har foreningen
en stor interesse i at komme med forslag til, hvordan de offentlige myndigheder kan
sikre sig den efterspurgte høje kvalitet ved udbud af vikarydelser på sundhedsområdet.
Samtidig har FASID en naturlig interesse i at bidrage til en løbende proces, hvorefter
udbudsmaterialer udformes på en hensigtsmæssig måde i forhold til det marked, som
udbudsforretningen retter sig imod.
3.
Vejledningens værdi for dig som ordregiver
Vejledningen indeholder en række konkrete forslag til, hvordan udbudsmaterialet med
fordel kan tilrettelægges med det formål at sikre en høj kvalitet i ydelsen med fokus på
dokumentationskrav til brug for egnethedsvurdering samt kriterier til brug for
tilbudsvurderingen.
Vejledningen er koncentreret om de områder i en udbudsproces, hvor der
erfaringsmæssigt bliver stillet mange spørgsmål fra tilbudsgivere til uklare formuleringer.
Vejledningen har derfor også til formål at øge den kollektive bevidsthed om at klare og
præcise dokumentationskrav samt krav til tilbudsopbygning m.m., er nemmere at
efterleve af leverandørerne, ligesom det er nemmere for de ordregivende myndigheder
at sikre, at kravene overholdes.
Forslagene skal samtidig ses som en appel til de offentlige myndigheder om at stille
ensartede krav ved udbud af vikarydelser på sundhedsområdet, hvilket vil lette arbejdet
og effektivere udbudsprocessen for såvel tilbudsgivere som de ordregivende
myndigheder selv.
For det første vil en anvendelse af ensartede dokumentationskrav samt kriterier
medvirke til en sikring af, at den ordregivende myndighed får en vikarydelse af en høj
kvalitet. For det andet har en anvendelse af ensartede dokumentationskrav og kriterier
den fordel, at ordregiver vil kunne begrænse sit tidsforbrug til udarbejdelse af de dele af
udbudsbetingelserne, som sædvanligvis er omkostningskrævende. Ensartede krav, som
kan genkendes af branchen, indebærer for det tredje, at mange af de enslydende
spørgsmål, som erfaringsmæssigt stilles til udbudsmaterialet under ethvert udbud, kan
undgås, hvorved der vil kunne spares såvel ressourcer som tid i en ofte tidsmæssigt
presset udbudsproces.
Anvendes vejledningens forslag, vil der derfor kunne undgås mange spørgsmål og
misforståelser i en udbudsproces, og derved spares mange ressourcer i en ofte
tidsmæssigt presset proces.
4.
Lovlig dialog med markedet
Markedet for vikarydelser er som ethvert andet marked foranderligt over tid. FASID vil
bestræbe sig på løbende at opdatere vejledningen i takt med denne udvikling.
Endvidere skal FASID henlede opmærksomheden på, at de ordregivende myndigheder i
Side 3 af 14
medfør af udbudsreglerne har en legitim adgang til at have en dialog med eksempelvis
markedet for vikarydelser på sundhedsområdet ved tilrettelæggelse af en
udbudsforretning.
Adgangen til dialog fremgår direkte af udbudsdirektivets præambel, betragtning 8, der
har følgende ordlyd:
”Inden de ordregivende myndigheder indleder en udbudsprocedure, kan de ved hjælp af
en ”teknisk dialog” søge eller modtage rådgivning, der kan benyttes til at udarbejde
udbudsbetingelserne, dog forudsat at en sådan rådgivning ikke har til følge, at
konkurrencen forhindres.”
Der skal endvidere henvises til Udbudsrådets pjece ”Dialog ved udbud – hvad er
muligt?”, udgivet i juni 2010, som indeholder en vejledning om ordregiveres muligheder
for lovlig dialog med markedet ved udbud af offentlige kontrakter.
5.
Hensyntagen til kvalitet ved gennemførelse af udbud
De offentlige myndigheder har et grundlæggende ønske om at aftage vikarydelser af en
høj kvalitet. Da markedet for vikarydelser er et marked med en effektiv konkurrence
blandt relativt få aktører, vil der blandt leverandørerne være et naturligt fokus på
prisoptimering. Da pris og kvalitet naturligt hænger sammen, vil en effektiv
priskonkurrence uundgåeligt ske på bekostning af kvaliteten, med mindre de
ordregivende myndigheder ved tilrettelæggelse af udbudsforretningerne stiller krav til
den tilbudte kvalitet.
6.
Kvalitet hos leverandører
En sikring af den tilbudte kvalitet bør indledningsvist ske ved, at de ordregivende
myndigheder stiller dokumentationskrav, som har til formål at sikre, at de leverandører,
som deltager i udbudsforretningen, rent faktisk er egnede til at levere de udbudte
vikarydelser.
Det anbefales, at de ordregivende myndigheder foretager en sådan egnethedsvurdering,
uanset om annonceringen gennemføres som et offentligt eller et begrænset udbud.
Ved oplistningen af dokumentationskrav i form af udvælgelseskriterier bør det
konkretiseres, hvordan udvælgelsen agtes gennemført samt hvilken præcis
dokumentation, som leverandørerne skal aflevere til brug for denne egnethedsvurdering.
Det bør kunne dokumenteres, at den krævede dokumentation er vurderet af de
ordregivende myndigheder og har dannet grundlag for en vurdering af tilbudsgivernes
egnethed.
Hvis der stilles krav om referencer, bør udbudsmaterialet tydeligt tage højde for
følgende:
• Hvordan defineres én reference (en opgave udført for en kommune/region eller
en enkelt institution eller blot en plejeafdeling)?
• Ordregiver bør stille krav om maksimalt 2-3 relevante referencer.
Side 4 af 14
•
•
Hvilke oplysninger skal afgives for hver reference? Udarbejdelse af skabelon
som en del af udbudsmaterialet er en god idé, for at sikre, at alle leverandører
afgiver ensartede oplysninger.
Mange kunder ønsker, at leverandører hemmeligholder omsætningstal, hvorfor
manglende oplysning om omsætningstal ikke bør føre til, at reference ikke tæller eller
vægter lavt.
Der skal gøres opmærksom på, at leveringsgraden ikke nødvendigvis er sammenlignelig
for tilbudsgiverne og deres kunder, hvilket gør det problematisk at vurdere referencer ud
fra en sammenligning af leveringsgrader. Herudover er det problematisk at
sammenligne leveringsgrader for referencer, som leverandøren har haft i fx 3 mdr. med
referencer, som leverandøren har haft i 3 år. Leveringsgraden kan udregnes på
forskellige måder, hvorfor vejledningen i punkt 8.3 har anført den beregningsmetode,
som anbefales anvendt af FASID. Da udarbejdelse af referencer skal målrettes fra
udbud til udbud, bør fristen for anmodning om prækvalifikation/tilbudsfristen tage højde
herfor, idet en frist på 1 måned er ønskelig.
7.
Kvalitet i tilbudte ydelser
7.1.
Håndhævelse af mindstekrav
Uanset om en vikarydelse udbydes efter tildelingskriteriet laveste pris eller det
økonomisk mest fordelagtige tilbud, indeholder udbudsmaterialet en række mindstekrav
til kvaliteten af den udbudte vikarydelse. Krav kategoriseret som mindstekrav er udtryk
for, at de ordregivende myndigheder kræver, at kravene overholdes, uanset hvilken
leverandør der får kontrakten tildelt.
Da krav kategoriseret som mindstekrav har stor betydning for de ordregivende
myndigheder, bør udbudsmaterialet i overensstemmelse hermed tage højde for,
hvordan leverandørerne allerede i deres tilbud skal dokumentere, at mindstekrav
overholdes. I modsat fald er der en nærliggende risiko for, at leverandører ved
prissætning af opgaven ikke tager højde for, om og i givet fald hvordan mindstekrav kan
overholdes. Dette kan have den konsekvens, at den billige leverandør får tildelt
kontrakten til trods for, at leverandøren under kontraktens udførelse ikke kan leve op til
den krævede kvalitet.
Det anbefales endvidere, at kontrakten regulerer, hvordan opfyldelse af mindstekrav
bliver kontrolleret og håndhævet af de ordregivende myndigheder under kontraktens
løbetid. En manglende håndhævelse af mindstekrav ved kontraktstyring indebærer, at
de ordregivende myndigheder ikke får den ønskede kvalitet, som er udbudt, og som der
betales for.
7.2.
Forslag: Mindstekrav til lønniveau
Et konkret eksempel på et ofte forekommende mindstekrav er et mindstekrav om, at
leverandøren er forpligtet til at sikre, at vikarlønninger sker på et niveau, som svarer til
de gældende overenskomster på området. En overholdelse af forpligtelsen har
betydning for den tilbudte pris. Hvis de ordregivende myndigheder ikke fører kontrol
med, om kravet overholdes, er der en stor risiko for, at tilbudsgiverne dumper deres
Side 5 af 14
priser med den konsekvens, at ordregiver ikke får den ydelse, som er udbudt, og som
leverandøren kontraktuelt er forpligtet til at levere.
En manglende kontrol har endvidere den konsekvens, at det er særdeles frustrerende
for de tilbudsgivere, som tager højde for forpligtelsen i deres prissætning, og som
efterfølgende kan konstatere, at mindstekravet ikke overholdes. Da de ordregivende
myndigheder er forpligtede til at stille det omtalte lønkrav, bør udbudsmaterialet og
særligt kontrakten tage højde herfor ved tilføjelse af bestemmelser om løbende
kontrolforanstaltninger samt sanktionsmuligheder ved manglende overholdelse.
7.3.
Forslag: Mindstekrav til ressourcer
En type af krav som ofte stilles ved udbud af vikarydelser på sundhedsområdet er et
mindstekrav til det tilstrækkelige antal ressourcer, som kræves hos tilbudsgiveren for at
løfte opgaven. Når et sådant mindstekrav stilles, bør kontrakten tage højde for, hvordan
de ordregivende myndigheder påser, at de krævede ressourcer er til rådighed til
opgavens udførelse i kontraktens løbetid.
Mange udbudsmaterialer stiller et mindstekrav i form af
tilbudsgiverne som del af deres tilbud skal oplyse om dette
antallet af vikarer er ikke velegnet som mindstekrav, idet
tilkendegivelse om, hvorvidt vikarerne er interesserede i
ordregivende myndigheds geografiske område.
et antal vikarer, idet
antal. En oplysning om
tallet ikke afspejler en
vagter inden for den
Det er FASIDs anbefaling, at der i stedet for fastsættes et mindstekrav om en
leveringssikkerhed på f.eks. 90 %. FASID anbefaler ligeledes, at der vælges flere
rangordnede leverandører for at sikre ordregivers leveringssikkerhed, men såfremt der
ikke vælges flere rangordnede leverandører, kan der eventuelt aftales en bodsordning
for det antal vagter, der ligger under den aftalte leveringssikkerhed (se dog pkt.10
nedenfor og FASIDs generelle anbefaling om at undgå bodsbestemmelser).
Da udførelse af vikarydelser er betinget af, at leverandørerne råder over den
nødvendige arbejdskraft, som er påkrævet til løsning af den konkrete opgave, og da
leverandørerne ofte først mander op på ressourcesiden efter kontraktindgåelse, vil de
færreste leverandører være i stand til at levere vikarydelser umiddelbart i forlængelse af
en kontraktindgåelse. Der vil ofte være et behov for at annoncere efter mere personale,
og denne proces tager naturligvis noget tid.
Det anbefales derfor at anvende en model med en indkøringsfrist på 3 måneder,
således at leveringsforpligtelsen først træder i kraft 3 måneder efter kontraktindgåelsen.
Alternativt foreslås en løbende indkøring, hvorefter leverandøren efter 3 måneder skal
være i stand til at stille med de krævede ressourcer. Kan leverandøren ikke leve op til
en leveringssikkerhed på 90 % efter 3 måneder, kan der foreligge en væsentlig
misligholdelse, som berettiger den ordregivende myndighed til at ophæve kontrakten
(eller eventuelt kræve bod, se dog nedenfor i pkt.10).
Side 6 af 14
7.4.
Forslag: Prøvetid
Det bør generelt overvejes at operere med en prøvetid, således at de ordregivende
myndigheder i prøveperioden har mulighed for at opsige kontrakten med et forkortet
varsel, såfremt den krævede kvalitet ikke kan leveres.
7.5.
Forslag: Ren straffeattest samt ansættelse ved personligt fremmøde
Da kvalitet af vikarydelser hænger nøje sammen med hvilke (ressourcer) vikarer, som
udfører arbejdet, anbefales det, at de ordregivende myndigheder stiller et mindstekrav
om, at disse (ressourcer) vikarer ved ansættelsen kan præstere en ren straffeattest, idet
dette forhold nøje bør kontrolleres. Endvidere anbefales det at stille krav om, at
leverandøren ved ansættelse af medarbejdere er forpligtet til at kontrollere
ansættelsespapirerne (uddannelsespapirer, referencer, straffeattest m.v.) under et
personligt fremmøde for at få et indtryk af medarbejderen som man ikke kan få ved
ansættelse på distance.
8.
Tilbudsvurdering
8.1.
Valg af tildelingskriterium
Der er på markedet en tendens til, at de ordregivende myndigheder i tiltagende grad
vælger at tildele kontrakter vedrørende vikarydelser på sundhedsområdet ud fra
tildelingskriteriet laveste pris. Da gennemførelse af en ren priskonkurrence indebærer,
at tilbudsgiverne udelukkende konkurrerer på de tilbudte timepriser på en række
angivne ressourcekategorier, stiller dette høje krav til udbudsmaterialets angivelse af
krav til den udbudte vikarydelse. Hvis udbudsmaterialet ikke indeholder en udtømmende
angivelse af de mindstekrav, som stilles til ydelsen, har det uundgåeligt den
konsekvens, at tilbudspriserne ikke er ensartede, idet de ydelser, som leveres til den
tilbudte pris, langt fra vil have det samme indhold hos samtlige leverandører.
En ren priskonkurrence har endvidere den konsekvens, at de ordregivende myndigheder
ikke har mulighed for at vægte den tilbudte kvalitet, til trods for at høj kvalitet har
højeste prioritet hos det offentlige og til trods for, at pris og kvalitet unægtelig hænger
sammen.
For at imødegå de anførte forhold, og da vikarydelser langt fra er generiske i forhold til
bl.a. den tilbudte kvalitet, er det FASIDs klare anbefaling, at de ordregivende
myndigheder i overvejende grad anvender tildelingskriteriet det økonomisk mest
fordelagtige tilbud, hvorved der er mulighed for bl.a. at vægte høj kvalitet samt
leveringssikkerhed positivt under tilbudsvurderingen.
8.2.
Forslag: Præcis beskrivelse af de vægtede kriterier
Anvendelse af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud indebærer, at
kvalitative kriterier som eksempelvis kvalitet indgår i tilbudsvurderingen. I modsætning
til, hvad der gælder ved vurdering af priskriteriet, indebærer tilbudsvurderingen i forhold
til de kvalitative kriterier et vist element af skøn. Skønnet er imidlertid ikke frit, idet de
ordregivende myndigheder er forpligtede til at udøve skønnet sagligt og på et objektivt
grundlag. Kravet om objektivitet betyder, at udbudsmaterialet skal indeholde en nøje
beskrivelse af, hvordan tilbuddet vurderes i forhold til disse kriterier.
Side 7 af 14
Med det formål at sikre overholdelse af de grundlæggende principper om ligebehandling
og gennemsigtighed, som ligeledes er gældende efter tilbudsloven, bør
udbudsmaterialet som minimum indeholde en klar og tydelig angivelse af følgende
forhold:
•
•
•
•
Oplistning af de kriterier som vægtes under tilbudsvurderingen med angivelse af
vægtning.
Beskrivelse af kriteriets indhold (hvad forstås der eksempelvis ved kvalitet?). Det er
vigtigt, at beskrivelsen dækker samtlige de forhold, som den ordregivende
myndighed agter at tillægge betydning ved tilbudsvurderingen i forhold til det enkelte
kriterium.
Beskrivelse af hvordan den gode besvarelse ser ud i forhold til hvert kriterium (hvad
vægter positivt/negativt i besvarelsen?).
Beskrivelse af hvilken del af tilbuddet, som danner grundlag for vurdering i forhold til
hvert kriterium (eksempelvis at vurdering af pris sker ud fra tilbudsgiverens
udfyldelse af tilbudsliste, kvalitet vurderes ud fra tilbudsgiverens besvarelse af en
række krav).
Derudover er det ønskværdigt, at udbudsmaterialet angiver retningslinjerne for, hvordan
tilbudsvurderingen agtes gennemført i forhold til anvendelse af konkrete pointmodeller,
således at tilbudsgiverne i den optimale situation har mulighed for at beregne og
forudse udfaldet af tilbudsvurderingen i forhold til deres eget tilbud. Selv om der ikke
ifølge udbudsreglerne er pligt til at offentliggøre en pointmodel, anbefales en
offentliggørelse; især i de tilfælde hvor den ordregivende myndighed allerede på
annonceringstidspunktet har truffet en endelig beslutning om modellens udformning.
Offentliggørelse af en pointmodel bidrager til at gøre tildelingsprocessen gennemsigtig
og dermed øges tilbudsgivernes mulighed for at udarbejde skarpe tilbud, som
imødekommer den ordregivende myndigheds behov og prioriteter. En gennemsigtig
proces højner endvidere tilbudsgivernes tillid til sagligheden af den ordregivende
myndigheds tildelingsbeslutning, hvorved risikoen mindskes for ressourcetunge skridt
som eksempelvis anmodning om aktindsigt og/eller i værste fald en klagesag ved
Klagenævnet for Udbud.
Endelig er det essentielt, at kontrakten indeholder mekanismer til sikring af, at den
tilbudte kvalitet m.m., som har dannet grundlag for tilbudsvurderingen, bliver kontrolleret
samt sanktioneret i tilfælde af misligholdelse. En generel bestemmelse om, at en
manglende levering af det tilbudte indebærer en misligholdelse af kontrakten er ikke
tilstrækkelig, da en sådan regulering ”drukner” i kontrakten med risiko for en manglende
håndhævelse.
Side 8 af 14
8.3.
Forslag: Det økonomisk mest fordelagtige tilbud
Det er FASIDs anbefaling, at de ordregivende myndigheder ved anvendelse af
tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud vægter følgende kriterier:
•
Pris 50 %
•
Kvalitet 25 %
Eksempler på delkriterier under kvalitet:
o Bestilling og responstider
o Kontinuitet i vikardækning
o Håndtering af reklamationer
o Ansættelsesprocedure for vikarer
o Uddannelse af vikarer
o Dækning af vagter med korrekt faggruppe i forhold til bestillingen
o Kvalitetssikring
o
Bestilling og responstider
o Tidsrum for bestilling – fx kl. 6.00-20.00. Max point opnås, hvis der
kan bestilles kl. 6.00-24.00.
o Bestillingsmetoder – fx: pr. telefon, fax, e- mail. Max point opnås,
hvis der yderligere kan bestilles via hjemmeside.
o Responstider – fx. til akutte vagter og ikke akutte vagter (definition af
disse). Max point opnås, hvis der kan tilbydes responstid på max 30
min. ved akutte vagter.
o Bestillingsproces - beskrivelse af procedure til sikring af, at
bestillingen håndteres effektivt fra bestillingen modtages, og frem til
vikaren møder på arbejdsstedet.
o
Kontinuitet i vikardækningen
o Ved kontinuitet forstås, at samme vikar får tilbudt
sammenhængende vagter på samme arbejdssted.
o
Håndtering af reklamationer
Procedure fra modtagelse af reklamation til problemløsning
Ansættelsesprocedure for vikarer fx – individuelle interviews med
vikaren, hvor denne er mødt personligt frem (dvs. ikke pr. telefon).
o
Uddannelse af vikarer
o Fx kursusudbud etc. tilbudsgiver tilbyder vikarerne.
o
Dækning af vagter med korrekt faggruppe i forhold til bestillingen – samt de
af kunden efterspurgte kvalifikationer
o Der bør lægges vægt på en klar og ensartet fremgangsmåde,
herunder hvordan tilbudsgiver afdækker og registrerer vikarernes
kvalifikationer.
o
Kvalitetssikring
Side 9 af 14
Vægtningen på de enkelte delkriterier bør oplyses.
•
Leveringssikkerhed fx 25 %
o
o
Det anbefales, at leveringsgraden beregnes således:
(Dækkede vagter * 100) divideret med (Samtlige bestilte vagter vagter afbestilt af den ordregivende myndighed)
Oplysning om den tilbudte leveringsgrad samt en beskrivelse af, hvordan
tilbudsgiver vil overholde den tilbudte leveringsgrad, herunder tilbudsgivers
tiltag til rekruttering og fastholdelse. Beskrivelsen skal sandsynliggøre over
for ordregiver, at tilbudsgiver rent faktisk kan overholde den tilbudte
leveringsgrad.
Vægtningen på de enkelte delkriterier bør oplyses.
Det er vigtigt, at pointmodellen og tildelingen af point tager højde for, at pointmodellen
for pris skal være sammenlignelig med de tilsvarende modeller for de kvalitative
kriterier. Det må således ikke være nemmere at opnå point inden for det ene kriterium
frem for det andet kriterium. Det ses desværre ofte, at pointmodellen for pris er
væsentligt forskellige (lettere at opnå point) fra de tilsvarende modeller, som danner
grundlag for pointtildeling for de øvrige kriterier.
8.4.
Forslag: Udformning af tilbudsliste
Underkriteriet ”pris” bør afspejle de faktiske forhold på markedet for vikarydelser på
sundhedsområdet. De tilbudte priser bør derfor være opdelt på faggrupper og vagttyper
pr. dag. Endvidere bør timepriserne på de forskellige ressourcekategorier vægtes
indbyrdes differentieret, således at denne vægtning afspejler ressourcekategoriens
betydning for den ordregivende myndighed og svarende til det forventede procentuelle
behov i forhold til det samlede forbrug af vikarer.
Det anbefales endvidere, at tilbudslisten struktureres i overensstemmelse med de i de
private vikaroverenskomster fastsatte definitioner af arbejdstider (se nedenstående),
således at prisfastsættelsen tager udgangspunkt i de overenskomstmæssigt fastsatte
lønsatser.
Side 10 af 14
Eksempel på prisbilag:
Vagtlag:
Medarbejdertype:
Hverdage
Dag
Aften
Weekend
Nat
Dag
Aften
Helligdage
Nat
Dag
Aften
Nat
Sygeplejersker
SSA med autorisation,
Plejehjemsassistenter,
Plejere
Sygehjælpere,
Sundhedsmedhjælpere (SSA uden autorisation)
SSH,
Hjemmehjælpere
Medhjælpere,
Plejemedhjælpere
De enkelte vagtlag følger overenskomstens definitioner
Prisbilaget bør desuden indeholde oplysning om den ordregivende myndigheds
vægtning af de enkelte vagtlag.
Definitioner ifølge overenskomst med FOA og DSR:
Aften/nat:
Ved aften-/nattjeneste forstås tjeneste påbegyndt kl. 14.00 eller senere, og som
strækker sig ud over kl. 17.00.
Weekend:
For tjeneste fra og med aftenvagten, der starter fredag aften, og til og med nattevagten,
der slutter mandag morgen.
1. maj og grundlovsdag honoreres svarende til weekendtjeneste for alle 24 timer.
Helligdage ifølge overenskomst med FOA og DSR:
Nytårsdag, skærtorsdag, langfredag, 2. påskedag, st. bededag, Kr. himmelfartsdag, 2.
pinsedag, 1. juledag og 2. juledag samt jule- og nytårsaftensdag.
9.
Udbud af rammeaftaler
Det er FASIDS anbefaling, at de ordregivende myndigheder ved udbud af en
rammeaftale med flere leverandører tydeligt angiver i rammeaftalen, hvordan tildeling af
opgaver under rammeaftalen finder sted. Den model, som giver de skarpeste
tilbudspriser, er nemmest at administrere samt mest gennemsigtig for leverandørerne er
efter FASIDs opfattelse tildeling efter den såkaldte forsyningsmodel (også kaldet
kaskademodellen), hvorefter leverandørerne rangordnes som 1., 2., 3. leverandør osv.
Forsyningsmodellen indebærer, at alle opgaver tildeles til den leverandør, som har
afgivet det bedste tilbud på rammeaftalen, og som derfor opnår status af primær
Side 11 af 14
leverandør. Kun hvis denne leverandør er ude af stand til at levere, må opgaven tildeles
til den sekundære leverandør osv. De ordregivende myndigheder er således forpligtede
til at håndhæve rangordenen blandt rammeaftalens leverandører.
Det er FASIDs erfaring, at langt hovedparten af de rammeaftaler, som udbydes, er
obligatoriske i den forstand, at den ordregivende myndighed er forpligtet til at anskaffe
vikarydelser ved tildeling under rammeaftalen, når behovet for vikarydelser, som er
omfattet af det udbudte sortiment, opstår.
Desværre oplever FASIDS medlemmer ofte, at de ordregivende myndigheder fejlagtigt
aftager vikarydelser fra leverandører, som ikke er på rammeaftalen. Den manglende
efterlevelse af aftagepligten sker næppe af ond vilje, men er formentlig udtryk for et
manglende kendskab til rammeaftalens eksistens internt hos den ordregivende
myndighed. Ud over at modtagelse af vikarydelser fra en leverandør, som ikke er på
rammeaftalen indebærer en misligholdelse af rammeaftalen, har det den negative
konsekvens for den ordregivende myndighed, at annonceringspligten ikke er afløftet, og
at vikarydelsen ikke indkøbes til den fordelagtige pris og kvalitet, som er opnået ved
tilbudsindhentningen i konkurrence, og som leverandøren har givet ud fra den
offentliggjorte forventede omsætning.
Endelig er det selv under en obligatorisk rammeaftale vanskeligt for leverandøren at
estimere opgavens omfang, hvorfor en manglende anvendelse af rammeaftalen i det
udmeldte forventede omfang har store økonomiske konsekvenser for leverandøren som
følge af den opnormering, der har fundet sted ud fra denne omsætningsforventning.
10.
Flere rangordnede leverandører i stedet for bod
Det er et faktum, at bodsbestemmelser er økonomisk belastende for leverandørerne,
som nødvendigvis må indkalkulere denne risiko ved fastsættelse af tilbudsprisen.
Endvidere er det ressourcekrævende for den ordregivende myndighed at inddrive
boden. Det er derfor FASIDs anbefaling, at den forsyningssikkerhed, som ønskes
tilsikret ved bodsbestemmelser, bedre kan opnås ved indgåelse af rammeaftaler med
flere rangordnede leverandører.
Hvis en bodsordning (alligevel) ønskes, bør ordningen tage højde for følgende:
• Bodens størrelse skal være entydigt defineret, eksempelvis i form af et fast
kronebeløb for hver gang boden udløses. Bodsordninger, der går på betaling af en
difference til et erstatningskøb, er helt uigennemskuelige for leverandøren og derfor
en risiko af ukendt størrelse, som der nødvendigvis må tages højde for ved
prisfastsættelsen.
• Boden skal være let at administrere. Det er nemmere at beregne en bod på grundlag
af årlig eller kvartalsvis opfyldelse, end eksempelvis en beregning ugevis eller
månedsvis. Endvidere bør boden være for hele opgaven og ikke opdelt på f.eks.
enkeltinstitutioner, som er omfattet af aftalen.
• Bodsbestemmelser bør kun indgå i kontrakten, såfremt den ordregivende myndighed
rent faktisk agter at håndhæve bodsbestemmelsen ud fra en på forhånd defineret
procedure. Bodsbestemmelser koster og bør derfor undgås, hvis bestemmelser
alligevel ikke håndhæves.
Side 12 af 14
11.
Prisregulering
11.1.
Generelt
Da pris og vikarernes lønninger i denne branche hænger helt tæt sammen, opfordrer vi
til, at priserne altid reguleres samtidig med lønnen. Dette er fastsat ved overenskomst
(FASID har forhandlingsretten på dette område) og sker hvert år pr. 1. marts. Priserne
bør reguleres med samme procentsats, som de samlede lønomkostningerne stiger. Det
hænder ofte, at overenskomsterne først endeligt falder på plads efter den 1. marts i det
år, hvor de private overenskomster forhandles. Derfor skal der være mulighed for at
regulere priserne med tilbagevirkende kraft tilbage til den 1. marts, når dette af
overenskomstmæssige årsager er nødvendigt.
11.2.
Forslag: Anbefalet formulering
”Tilbudsprisen kan kun reguleres én gang om året minimum svarende til de procentvise
overenskomstmæssige ændringer. Første prisregulering kan finde sted den 1.3.20XX.
Prisreguleringen sker på kontrakthavers foranledning
procentvise regulering, der ønskes foretaget.
ved
meddelelse
af
den
Lovgivningsmæssigt fastsatte afgifter og afgiftsstigninger, som bliver kendt, efter at
kontrakten er indgået, og som bliver pålagt kontrakthaver i forhold til de af kontrakten
omfattede ydelser, tillægges de aftalte priser, når de indføres.”
12.
Bemærkninger i øvrigt
12.1.
Minimumslængde på vagter
Det anbefales, at udbudsmaterialet tager højde for, at minimumslængden på vagter er
reguleret i overenskomsterne med FOA og DSR. For FOA er minimumslængden 4 timer
for en vagt. For DSR er minimumslængden 5 timer.
12.2.
Afbestilling
Det anbefales, at udbudsmaterialet følger overenskomsterne og giver plads til, at
vikarbureauet kan afmelde vikaren inden for overenskomstens tidsfrist. En vagt kan efter
overenskomsten omkostningsfrit afbestilles indtil 4 timer før vagtstart. Det foreslås, at
vagten afbestilles hos vikarbureauet senest 4½ timer før vagtstart. Afbestilles den
senere, betales for den fulde vagt.
12.3.
Forbehold
Det anbefales, at det tydeligt fremgår af udbudsmaterialet, hvordan forbehold reguleres,
herunder hvilke forbehold der lovligt kan tages samt betydningen heraf under
tilbudsvurderingen. Hvis betydning af et forbehold både indebærer en forøgelse af
tilbudssummen ved en kapitalisering samt en negativ vægtning under de kvalitative
kriterier, bør dette tydeligt fremgå, således at risikoen er kendt for leverandørerne.
12.4.
Fortrolighed
FASID henstiller til, at modtagne tilbud som udgangspunkt behandles som fortrolige, og
at der ved behandling af anmodninger om aktindsigt tages nøje højde for en beskyttelse
af de enkelte vikarbureauers konkurrencemæssige /forretningsmæssige fortrolige
Side 13 af 14
tilbudsoplysninger. FASID ser derfor gerne, at en tilbudsgivers markering af
konkurrencefølsomme informationer i sit tilbud efterleves af den ordregivende
myndighed.
12.5.
Forsikring
Da de ordregivende myndigheder har instruktionsbeføjelsen over for vikarerne, er
vikarerne automatisk omfattet af den ordregivende myndigheds lovpligtige
arbejdsskadesforsikring.
12.6.
Overenskomster
Det anbefales generelt at referere til FASIDs overenskomster, hvad angår arbejdsvilkår.
Dermed sikres det, at der er overensstemmelse mellem udbuddet og overenskomsterne
på området, idet overenskomsterne altid er opdaterede i forhold til eventuelle
lovændringer på området.
12.7.
Løbende besvarelse af spørgsmål
FASID henstiller til, at spørgsmål fra tilbudsgiverne besvares løbende og så hurtigt som
muligt. Dermed undgås, at de samme spørgsmål stilles flere gange. Endvidere opnås, at
tilbudsgiverne løbende kan indarbejde afklaring til udbudsmaterialet, og at der er
mulighed for at få uddybet disse svar, hvis der måtte være behov for yderligere
afklaring. Der bør tilstræbes minimum 2 spørgerunder, hvor 2. spørgerunde har frist 1
uge efter svar er afgivet på spørgsmål fra 1. spørgerunde. Frist for at stille spørgsmål
samt modtage svar under sidste spørgerunde bør udløbe eksempelvis 4-5 hverdage
inden afleveringsfristen.
12.8.
Implementeringsplan
Det anbefales, at der allerede i udbudsmaterialet indgår en forventet
implementeringsplan, hvor forventninger til opgavefordeling mellem udbyder og
leverandør/-er defineres.
12.9.
Godkendelser
Tidligere skulle vikarbureauer i denne branche godkendes af sundhedsstyrelsen. En
sådan godkendelse er dog ikke længere krævet. Derfor kan et sådant krav ikke stilles.
Side 14 af 14