CONCIERGE FORPLEJNING - servicebestilling til møder.indd

CONCIERGE FORPLEJNING
MØDESERVICE BESTILLING OG KANTINESYSTEM
BESTILLING AF FORPLEJNING
BESTILLING AF SERVICES
ANGIV KOSTCENTER
INTERNT/EKSTERNT MØDE
EKSPORT TIL FINANS
LEVERINGSREGLER
RAPPORTUDTRÆK
CONCIERGE FORPLEJNING
SERVICE BESTILLING OG KANTINESYSTEM
ER DU OGSÅ TRÆT AF KOMPLEKSE OG INDVIKLEDE
ARBEJDSGANGE HVER GANG, DER SKAL BESTILLES
FORPLEJNING OG SERVICES TIL MØDER? OG HAR KANTINEN
OFTE SVÆRT VED AT BEVARE OVERBLIKKET OVER DAGENS
BESTILLINGER?
Hvis dette lyder bekendt, så er CONCIERGE FORPLEJNING det perfekte
system til din organisation.
Alle servicebestillinger foretages nemt gennem mødeindkaldelsen,
hvorfra mødearrangøren ligeledes udpeger eksempelvis mødeansvarlig
og kostcenter samt angiver, om det er et internt eller eksternt møde.
Alle bestillinger bliver automatisk sendt til køkkenets/serviceenhedens
indbakke, når medarbejderen sender sin mødeindkaldelse. Foretages
der ændringer i den oprindelige aftale, for eksempel i dato, lokale eller
bestilling, får køkkenet/serviceenheden en ordreopdatering.
Serviceenheden modtager alle bestillinger i deres Microsoft Outlook
indbakke, hvorfra de enten kan acceptere eller afslå bestillingen samt
skrive beskeder tilbage til mødearrangøren. Ved hjælp af rapporter kan
serviceenheden let danne sig et overblik over for eksempel dagens
leveringer og bestillinger i systemet. Systemet er ganske enkelt
en kæmpe hjælp for de enheder, der forsyner mødelokalerne med
forplejning og services.
CONCIERGE FORPLEJNING er et modul i møde- og ressourcebooking
systemet CONCIERGE SERVICES. CONCIERGE FORPLEJNING kan
anvendes uden brug af andre CONCIERGE SERVICES moduler.
CONCIERGE SERVICES er et komplet møde- og ressourcebooking
system til Microsoft Outlook. Systemet gør det nemt for alle
medarbejdere at booke for eksempel mødelokaler, ressourcer og
services til møder. Systemet kan integreres til økonomisystemer
og det er muligt at tilknytte gæsteregistrering og en central
mødeadministration funktion.
FUNKTIONALITET
Book forplejning.
Book andre services til møder såsom for eksempel
bordopstillinger, flaghejsning, serviceassistent,
papir, blyant, etc.
Fuld understøttelse af gentagne aftaler.
Indlæg bestillingsregler på varerne, for eksempel
bestillingsvarsel, tilgængelighed ved eksterne/
interne møder, hvilke mødelokaler der kan bestilles
services til, etc.
Rapportudtræk på f.eks. vareforbrug, ordrelister,
leveringer, faktureringslister, etc.
Mulighed for automatisk eksport til økonomisystem
(kræver modulet CONCIERGE EKSPORT).
Bestilleren kan angive leveringstider og skrive en
besked til serviceenheden.
Angiv kostcenter.
Angiv mødeansvarlig.
Angiv om det er et internt/eksternt møde.
Reservér tid til opdækning/afrydning i
mødelokalernes kalendere.
Mulighed for at anmelde gæster til møderne.
Serviceenheden kan oprette akut bestillinger til en
bestiller såfremt bestillingsvarslet er overskredet.
Serviceenheden kan skrive en besked til bestilleren.
ANDRE CONCIERGE SERVICES MODULER OG MULIGHEDER
Fischer & Kerrn I +45 33 27 97 97 I [email protected] I fischerkerrn.com
KUNDECASE LEGO KONCERNEN
Hos LEGO Koncernen i Billund er der mere end 3.000 ansatte fordelt over 7 lokationer
med tilhørende 167 mødelokaler og 4 kantiner. LEGO Koncernen anvender CONCIERGE SERVICES til alle mødebookinger.
Det der er den helt store fordel er, at vi nu ejer data og vi kan lave
det ens i de fire kantiner. Det er gjort utroligt nemt for brugerne at booke og
især opdateringer til eksisterende møder foregår nemt... Hovedbudskabet er, at
vi har kortet 5 stationer ned til 3 rent procesmæssigt, og interne omkostninger
er gået fra 200 DKK per bestilling til ca. 10 DKK.
Process Optimization Manager
Lars Ellegaard Andersen
LEGO Koncernen
TEKNISKE FORDELE OG SYSTEMKRAV
FORDELE
Forbedrede arbejdsgange for kantinen og andre
serviceenheder.
Alle bookinger foretages direkte gennem
mødeindkaldelsen i Microsoft Outlook.
Alle ændringer til en eksisterende booking
som for eksempel dato, lokale eller forplejning
foretages direkte i den oprindelige aftale i
Microsoft Outlook.
Betydelige besparelser for mange medarbejdergrupper. For eksempel kantinen, receptionen,
økonomiafdelingen og mødeplanlæggeren.
Dokumenteret return on investment på omkring
1 år.
Større overblik og mere strukturede
arbejdsprocesser for kantinen og andre
serviceenheder.
Et komplet eventsystem til håndtering af alle
former for servicebestillinger
Unik teknisk løsning der ikke kræver installation
på Microsoft Exchange serveren eller nogen
Internet Information Server eller SQL database.
CONCIERGE FORPLEJNING er teknisk set et helt unikt produkt. Systemet
er 100% Microsoft Outlook baseret og kræver ingen web browser da alle
booking foretages direkte fra Microsoft Outlook. Systemet arbejder og
gemmer data på præcis samme måde som standard Microsoft Outlook.
Der er følgende tekniske fordele og krav forbundet med CONCIERGE
FORPLEJNING:
• Behøver ingen installation på Microsoft Exchange serveren
• Behøver ingen Internet Information Server
• Behøver ingen SQL database
• Anvender de ressourcer der er oprettet på Microsoft Exchange
CONCIERGE FORPLEJNING understøtter Microsoft Outlook 2013, Microsoft Exchange Server 2013 og følgende platforme:
•
•
•
•
Klient: Microsoft Outlook 2003 eller nyere (kun 32-bit)
Server: Microsoft Exchange 5.5 eller nyere
Microsoft Office 365 understøttes
Citrix og Terminal Services understøttes
PRISER
Prisen på CONCIERGE FORPLEJNING afhænger af antallet af mødelokaler
og serviceenheder. Vi sender gerne en prisliste eller udarbejder et tilbud
ud fra den enkelte kundes behov.
SERVICEAFTALE
Serviceaftalen giver kunden telefonsupport på CONCIERGE SERVICES og
rettigheder til nye versioner uden yderligere beregning.
Serviceaftalen koster 18% af licenspriserne per år.
FIRMAPROFIL
Fischer & Kerrn er Microsoft Gold Certified Partner og samarbejder med
Microsoft om bl.a. udvikling af produkter og løsninger inden for Exchange
og Outlook. Flere af Fischer & Kerrn’s konsulenter har arbejdet med
Exchange siden 1994.
Scan QR koden for yderligere information.
information
Fischer & Kerrn I +45 33 27 97 97 I [email protected] I fischerkerrn.com