PROJEKTIOHJE - Mikkelin ammattikorkeakoulu

Transcription

PROJEKTIOHJE - Mikkelin ammattikorkeakoulu
MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUYHTYMÄ
PROJEKTIOHJE
Yleinen osa
2005
SISÄLTÖ
1. PROJEKTITOIMINTA MIKKELIN AMMATTIKORKEAKOULUSSA............................................................... 3
2. PROJEKTITOIMINNAN PERIAATTEET............................... 3
3. PROJEKTI PROSESSINA........................................................... 4
Mikkelin
ammattikorkeakouluyhtymä
PROJEKTIOHJE
4. PROJEKTIN SUUNNITTELU...................................................
4.1 Projektin lähtökohta...........................................................
4.2 Projektisuunnitelman laatiminen.....................................
4.3 Projektisuunnitelman sisältö.............................................
4.4 Projektisuunnitelman käsittely MAMK:n johtoryhmässä
4.5 Rahoitushakemuksen laatiminen.....................................
4.6 MAMK:n projektisopimusten yleiset periaatteet...........
5
5
5
5
6
6
6
5. PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN............................................. 7
5.1 Projektiasiakirjojen jakelu................................................. 7
5.2 Projektipäätöksiin ja niiden liitteisiin tutustuminen..... 7
5.3 Projektin avaaminen.......................................................... 8
5.4 Käytännön toimintasuunnitelman tarkastaminen........ 8
5.5 Hankintojen kilpailuttaminen................................................ 9
5.6 Projektin hankinnat............................................................ 9
5.7 Projektin valvonta ja ohjaus.............................................. 10
5.7.1 Ohjausryhmä............................................................ 10
5.7.2 Projektiryhmä........................................................... 11
5.8 Projektihenkilöstön työnjako ja vastuut.......................... 11
5.9 Projektin talous................................................................... 11
5.10 Projektin arviointi............................................................... 13
5.11 Muutokset hyväksyttyihin suunnitelmiin ........................... 15
5.12 Tiedottaminen ja julkisuus................................................. 15
5.12.1 Yleiset periaatteet................................................... 15
5.12.2 Viestintäsuunnitelma............................................. 15
5.12.3 Projektin perusmateriaali...................................... 16
5.12.4 MAMK:n viestintäkanavia.................................... 16
6. SEURANTA JA RAPORTOINTI............................................... 17
6.1 Projektienhallintaohjelmisto............................................. 17
6.2 Raportointi........................................................................... 17
6.3 Projektien asiakirjat............................................................ 17
7. PROJEKTITARKASTUKSET.................................................... 18
8. PROJEKTIEN PÄÄTTÄMINEN JA ARKISTOINTI............... 18
8.1 Päättökokous........................................................................ 18
8.2 Arkistonmuodostus............................................................. 18
8.2.1. Asiakirjojen säilyttäminen........................................... 18
8.2.2 Asiakirjojen luovuttaminen projektin päätyttyä.... 19
3
1. PROJEKTITOIMINTA MIKKELIN
AMMATTIKORKEAKOULUSSA
2. PROJEKTITOIMINNAN
PERIAATTEET
Ulkoisen hankerahoituksen osuus Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän toiminnassa on kasvanut tasaisesti ja vakiintunut noin 30%:iin kuntayhtymän
budjetista. Hankkeiden vaikutus MAMKY:n tulorahoitukseen ja maksuvalmiuteen on olennainen ja
siksi hankkeiden sujuva hoito on varmistettava
ohjeistuksella.
Uusi ammattikorkeakoululaki (351/2003) lisää
ammattikorkeakoulun tehtäviin soveltavan tutkimusja kehitystoiminnan, joka ei ole pelkkä muodollisuus
vaan oleellinen osa Mikkelin ammattikorkeakoulun
toimintaa. Lain mukaan ammattikorkeakoulun tehtävänä on opetuksen lisäksi soveltava tutkimus- ja
kehitystoiminta, joka palvelee opetusta sekä tukee
työelämää ja aluekehitystä ottaen huomioon alueen
elinkeinorakenteen.
Tällä toimintaohjeella linjataan projektien toteuttamiseen ja hallintoon liittyvät asiat erityisesti niissä
Mikkelin ammattikorkeakoulun hankkeissa, joihin
tulee ulkoista projektirahoitusta. Ohjeiden tavoite
on selkiyttää työnjaot, vastuunjaot ja tiedonkulku,
varmistaa rahoittajien määräysten kitkaton noudattaminen sekä varmistaa laillisuus- ja oikeusturvakysymykset. Projektiohje toimii MAMK:n laatujärjestelmässä projektihallinnan ohjeistuksena.
Projektiohje muodostuu yleisestä osasta, EU:n suorahakuohjeista sekä maksullisen palvelutoiminnan
ohjeista.
Toimintaohjetta sovelletaan kaikissa ulkoista rahoitusta saavissa hankkeissa, joissa Mikkelin ammattikorkeakoulu on vastuullinen projektiorganisaatio,
hallinnoija, koordinaattori, projektin päätoteuttaja
tai partneri.
EU-ohjelmien avulla Mikkelin ammattikorkeakoulu
pyrkii vahvistamaan erityisesti alueellista vaikutustaan elinkeinoelämää ja rakennemuutosta tukevan
tutkimustiedon tuottamisessa ja t&k -palvelujen sekä
koulutusjärjestelmien kehittämisessä.
Mikkelin ammattikorkeakoulun hanketyön keskeisiä
periaatteita ovat:
l Hanketoiminta muodostaa kiinteän osan ammattikorkeakoulun kokonaisstrategiasta.
l Hanketoiminta tukee Mikkelin ammattikorkeakoulussa
annettavaa opetusta.
l Hanketoiminnalla edistetään ammattikorkeakoulun
alueellisen vaikuttavuuden lisäämistä.
l Hanketoiminnalla vahvistetaan ammattikorkeakoulun
tutkimus-, kehitys- ja yhteistyöympäristöjen luomista.
l Hanketoiminta keskitetään Mikkelin ammattikorkeakoulun tutkimus- ja kehitystoiminnan strategiassa
määritellyille keskeisille avainosaamisalueille.
l Ammattikorkeakoulun hankkeet toteutetaan laadukkaasti, luottamuksellisesti, puolueettomasti ja
sopimuksen mukaisesti.
l Hanketoiminnassa otetaan huomioon maakunnan
osaamiskeskusten sekä aluekeskusohjelmien painoalat.
l Hankkeet edistävät yhteistyötä alueen muiden
oppilaitosten, tutkimuslaitosten, työelämän ja elinkeinoelämän kanssa.
l Hankkeissa pyritään laaja-alaisesti hyödyntämään
Tavoite 1 -ohjelman lisäksi muita kansallisia ja kansainvälisiä rahoitusmuotoja.
l MAMK:n omarahoitusta käytetään hankkeisiin,
jotka:
- edesauttavat opiskelijarekrytointia ja opetuksen
kehittämistä koko ammattikorkeakoulun tasolla
- ylläpitävät ja kehittävät tutkimus- ja kehitystyön
perusrakenteita
- muutoin kuuluvat maakuntaa oleellisesti kehittäviin
hankekokonaisuuksiin.
4
3. PROJEKTI PROSESSINA
Projektin lähtökohta
Tarve, idea, ongelma, tehtävä, tarjouspyyntö
Ei
MAMK:n kehittämissuunnitelma 2010,
tutkimus- ja kehittämistoiminnan strategia,
laatupolitiikka, MAMK:n ja yksiköiden
tavoitteet
Projekti-idean arviointi yksikössä
Esiselvitys, yhteissuunnittelu, jatkojalostus,
rahoituslähteiden kartoitus, riskit
Projektisuunnittelman laatiminen/
tarjousvalmistelu
Aiesopimukset, resurssien kartoitus, yhteistyökumppanit, toteuttajien roolit
Hallintopalvelukeskus
Talous- ja hankepäällikkö
Rahoittajien ohjeet, MAMK:n ohjeet
Ei
Käsittely
Jory:ssä
Rahoitushakemus/tarjous
Rahoittajan vaatimukset, määräajat, yksikön
johtajan ja MAMK:n allekirjoitukset
hankepäällikön esittelystä
Ei
Projektitietojen vieminen
projektienhallintaohjelmistoon
Rahoituspäätös/
tilaus
Päätös projektin aloittamisesta
Projektiorganisaatio, henkilöstö- ja laiteresurssit, varsinaiset sopimukset, projektipäätöksiin
tutustuminen, tarkastaminen, aloituskokous,
yksityiskohtainen toimenpidesuunnitelma
Projektin toteutus
Toiminnan käynnistäminen ja seuranta,
johtoryhmätyöskentely, talousseuranta,
raportointi, maksatushakemukset,
toteutuksen aikainen arviointi
Projektin päättäminen
Loppuraportointi ja talousraportointi,
tiedotus, dokumentointi ja tulosten levitys,
päättämiskokous, asiapapereiden arkistointi,
jatkotoimenpiteet, tilintarkastus
Päätöstietojen vieminen projektienhallintaohjelmistoon, päätöksen jakelu
5
4. PROJEKTIN SUUNNITTELU
Projektin kulku Mikkelin ammattikorkeakoulussa
voidaan kaavamaisesti esittää edellisen sivun kuvan
mukaisella vuokaaviolla. Se, miten projekti käytännössä hoidetaan, riippuu projektin koosta, tyypistä
ja luonteesta. Pienissä hankkeissa monta vaihetta
voidaan hoitaa kerralla.
4.1 Projektin lähtökohta
Projekti-idea voi saada alkunsa monella eri tavalla.
Oleellista projektin uskottavuuden ja toteuttamisen
kannalta on, että projektille on olemassa selkeä tarve.
Tarve voi olla peräisin esim. MAMK:n sidosryhmiltä
(työelämä, yritykset, kehittäjäorganisaatiot),
MAMK:sta (oman toiminnan kehittäminen, laajentaminen, yhteistyön lisääminen jne.) tai rahoittajalta
(maakunnallinen kehittäminen, verkostoituminen,
yhteistyö).
Hankkeen suunnittelija esittää projekti-idean yksikön
johtajalle tai tutkimusjohtajalle ja hankepäällikölle
MAMK:n intranetissä (http://staff.mikkeliamk.fi)
olevalla projektiesityslomakkeella tai vapaamuotoisena suunnitelmana.
Projekti-idea arvioidaan tulosyksikössä. Projektin
suunnittelua varten nimetään vastuuhenkilö ja
tarvittaessa suunnitteluryhmä, jossa on riittävä
edustus koulutusaloilta ja yhteisistä keskuksista.
Tavoitteena on hyödyntää koko MAMK:n laajaalainen osaaminen projektisuunnittelussa, välttää
”päällekkäisten” projektien suunnittelu MAMK:n
sisällä ja varmistaa, ettei vastaavaa projektia jo
toteuteta/ole toteutettu tai suunnitella toisen organisaation toimesta.
4.2 Projektisuunnitelman laatiminen
Kun projekti-idea on todettu kehittämiskelpoiseksi
ja yhteissuunnitteluprosessi on edennyt riittävästi,
projektisuunnitelman laatiminen voi alkaa. Projektisuunnitelma tehdään päätöksenteon pohjaksi sekä
projektin toimeenpanon työkaluksi. Projektisuunnitelman avulla pyritään resurssien käytön tehokkuuteen ja hallintaan sekä aikataulujen ja kustannusarvion pitävyyteen.
Projektisuunnitelman laatimisessa on huomioitava:
l Projektisuunnitelman ja rahoitushakemuksen valmisteluun on varattava riittävästi aikaa ja resursseja.
Valmistelukuluja ei voi laskuttaa projektista jälkikäteen.
l Rahoitusohjelman tavoitteisiin, vaatimuksiin, rajoituksiin ja rahoituksen luonteeseen on tutustuttava
huolellisesti.
l Projektisuunnitelmalla on vastattava tarkasti
ohjelma-asiakirjassa asetettuihin kriteereihin ja vaatimuksiin.
l Projektisuunnitelmassa määritellään eri toteuttajatahojen rooli ja vastuut.
l Projektisuunnitelman tulee olla selkeä, konkreettinen
ja perusteltu yksityiskohtia myöten.
l Suunnitelman tulee antaa arvioijalle kuva, että
idea on kestävä ja helposti ymmärretävissä ja suunnitelma tasapainossa kustannusarvion kanssa.
l Projektin tavoitteet on asetettava realistiselle tasolle. Projektin onnistumista arvioidaan saavutuksilla
suhteessa suunnitelmassa asetettuihin tavoitteisiin
ja projektin resursseihin.
l Suunnitelma on viimeisteltävä hyvin. Viimeistelemätön,
huolimaton ulkoasu heikentää suunnitelman luettavuutta ja läpimenomahdollisuuksia.
Projektisuunnitelma liitetään rahoitushakemuksen
liitteeksi. On mahdollista, että projektisuunnitelma
kuvaa laajaa hankekokonaisuutta, johon haetaan
rahoitusta useammasta rahoituslähteestä.
4.3 Projektisuunnitelman sisältö
Eri rahoittajilla on omat ohjeensa projektisuunnitelmien laatimiseksi. Koulutus- ja t&k-projektien
sisällöt ja toiminnan painotukset voivat olla hyvinkin
erilaisia, mutta seuraavat tiedot ovat olennaisia
erityyppisissä hankkeissa:
l projektin nimi, yhteyshenkilö, vastuuhenkilö ja
toteutusaika
l tausta, tarve, lähtötilanne, ohjelmakytkennät
l tavoite, tulokset, vaikutukset
l kohderyhmä ja hyödynsaajat
l keskeinen sisältö ja toiminta
l kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma
l yhteistyötahot ja verkostoituminen
l projektin organisointi ja ohjausryhmän kokoonpano
l tiedotus ja markkinointi
l seuranta ja raportointi
l projektin arviointi
6
4.4 Projektisuunnitelman käsittely MAMK:n
johtoryhmässä
Kehitysjohtaja/hankepäällikkö vie hankkeet Mikkelin
ammattikorkeakoulun johtoryhmään yksiköiden
esityksen pohjalta. Johtoryhmä käsittelee projektisuunnitelmat ja rahoitushakemukset ja päättää rahoittajille MAMKY:n nimissä jätettävistä hankkeista.
4.5 Rahoitushakemuksen laatiminen
Projektisuunnitelman tiedot siirretään hakemuslomakkeelle. Projektisuunnitelman ja hakemuslomakkeen tietojen on vastattava toisiaan. Rahoitushakemuksen laatimisessa noudatetaan rahoittajan
antamia täyttöohjeita ja varmistetaan, että täytettävänä on rahoitushakemuslomakkeen viimeisin
versio. Rahoittajakohtaiset rahoitushakemukset
löytyvät MAMK:n projektienhallintaohjelmistosta
sekä rahoittajien internetsivuilta.
Rahoitushakemuksessa hakijaksi merkitään aina
Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä. Hakijan osoitteeksi merkitään kuntayhtymän virallinen osoite;
Tarkk´ampujankuja 1, PL 181, 50101 Mikkeli. Näin
päätökset saapuvat suoraan asiakirjavastaavalle.
Ennen hakemuksen allekirjoittamista hankepäällikkö
käy hakemuksen läpi yhdessä projektin suunnittelijan
tai vastuuhenkilön kanssa.
Rahoitushakemuksen allekirjoittaa hallinto- ja talousjohtaja tai rehtori hankepäällikön esittelystä ja varmentaa yksikön johtaja.
4.6 MAMK:n projektisopimusten yleiset
periaatteet
Rahoittajalle lähetettävään rahoitushakemukseen
liitetään yritysten, kuntien ja muiden yhteistyökumppaneiden kanssa solmitut aiesopimukset ja Tekesprojekteissa alustava ilmoitus/vahvistus projektiin
osallistumisesta. Aiesopimukset eivät korvaa varsinaisia yhteistyösopimuksia.
Mikäli rahoittajan rahoituspäätöksen mukainen rahoitussuunnitelma sisältää yksityistä- tai kuntarahoitusta
on siitä laadittava sopimus hankkeen toteuttamiseen
osallistuvien tahojen kanssa. Yhteistyösopimukset
tulee laatia mahdollisimman pian sen jälkeen kun
rahoittajalta on saatu virallinen rahoituspäätös, mutta
kuitenkin ennen hankkeen toteuttamisen aloittamista.
Yhteistyökumppaneiden kanssa, jotka tulevat mukaan hankkeen toteuttamiseen sen aloittamisen jälkeen, tulee laatia aina erilliset tilanteen mukaiset
sopimukset.
Projektiohjeen liitteenä 1 esitetään aiesopimusmalli,
liitteenä 2 tutkimus-/yhteistyösopimusmalli, liitteenä
3 tutkimussopimusmalli ja liitteenä 4 salassapitosopimusmalli. Mikkelin ammattikorkeakoulun
projekti- ja tutkimussopimusten tarkistuslista esitetään liitteenä 5. Sopimusmallit ovat ohjeellisia, eikä
niissä voi ottaa huomioon käytännön tapauksissa
yksittäisiä sopimusten laadintaan vaikuttavia
seikkoja.
Mikkelin ammattikorkeakoulussa noudatetaan
seuraavia periaatteita laadittaessa projektitoimintaan
liittyviä sopimuksia Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän nimissä:
1. Sopimus
Sopimuksista ja toimeksiannoista sovitaan aina
kirjallisesti. Sopimukset laaditaan mm. yhteistyöstä
muiden projektia rahoittavien ja toteuttavien osapuolten kanssa.
2. Sopijaosapuolet ja allekirjoittajat
Sopimuksen osapuolina ovat aina Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä ja projektin yhteistyökumppani.
MAMKY ei vastaa sopimuksista, jotka tehdään henkilökunnan omiin nimiin tai henkilöstön omistamien
yritysten nimiin.
Hankesopimusten allekirjoittaminen ohjeistetaan
Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavissa ohjeissa.
Ohjeet löytyvät Staffista kohdasta hallinto/säännöt
ja ohjeet/talous.
3. Sopimuksen kohde ja tarkoitus
Sopimuksessa yksilöidään riittävän tarkasti se, mitä
sovitaan tehtäväksi, sopimusosapuolten velvollisuudet ja oikeudet. Sopimukseen liitetään projektisuunnitelma.
4. Projektin kustannusarvio ja rahaliikenne
Jokaiselle hankkeelle laaditaan kustannusarvio, jossa
esitetään kaikki hankkeen toteuttamisen liittyvät
kustannukset. Sopimuksessa määritellään osapuolten
kustannusosuudet.
Tekes-, ESR-, EAKR-, EMOTR- sekä muissa EUhankkeissa ja muiden vastaavien rahoittajien hankkeissa noudatetaan rahoittajien edellyttämiä kustannuslaskentaperiaatteita. Projektisuunnitelman kustannusrakenne rakennetaan MAMK:n kirjanpidon mukaiseksi. Jos rahoitushakemuksen kustannusrakenne
poikkeaa siitä, kustannukset kootaan rahoitushakemukseen MAMK:n tilikartalta. Näin kustannusten
kertymistä voi seurata suoraan kirjanpidosta.
7
5. PROJEKTIN TOTEUTTAMINEN
Hinnoitteluun liittyviä asioita tarkennetaan Mikkelin
ammattikorkeakouluyhtymän taloudenhoidossa ja
hallinnoinnissa noudatettavissa ohjeissa sekä ohjeissa
tilojen, laitteiden, välineiden ja työn hinnoittelusta.
Rahaliikenne kaikissa hankkeissa kulkee aina
MAMK:n taloushallinnon kautta.
5.1 Projektiasiakirjojen jakelu
Projektin rahoituspäätös liitteineen, hylkäyspäätös
tai vastaava asiakirja kopioidaan kehitysjohtajalle,
talouspäällikölle ja hankepäällikölle. Alkuperäiset
asiakirjat säilyttää hanketta toteuttava yksikkö.
Projektin toteuttajat ottavat itselleen ja tukihenkilöille
tarvittavat työkopiot.
5. Julkaisut ja opinnäytteet
Julkisella rahoituksella rahoitetuissa hankkeissa tulee
turvata tulosten julkaisuoikeudet. Sopimuksella ei
saa estää tai lykätä julkaisemista ilman perusteltua
syytä.
Toimeksiantona tehtävien opinnäytetöiden omistusja tekijänoikeuskysymyksistä sovitaan toimeksiantajan, MAMK:n ja opiskelijan välisessä sopimuksessa.
Mikkelin ammattikorkeakoulun opinnäytetyöt ovat
aina julkisia asiakirjoja.
6. Salassapitovelvoitteet
Tietyin ehdoin projektien tuloksia voidaan edellyttää
salassa pidettäviksi, esim. liike-, ammatti- tai yrityssalaisuuksien turvaaminen, patentoinnin turvaaminen.
Projektien salassapitoa koskevat sopimukset on
otettava huomioon, kun projektien tuloksia hyödynnetään opetuksessa.
7. Projektin tulosten käyttö- ja omistusoikeudet
Projektin tulosten omistusoikeus on aina erikseen
sovittava.
Mikkelin ammattikorkeakoulussa on otettu käyttöön
keksintöjärjestelmä, joka perustuu lakiin oikeudesta
työntekijöiden tekemiin keksintöihin 656/1967.
Kuvaus Mikkelin ammattikorkeakoulun menettelytavoista työsuhdekeksintöjen käsittelyyn löytyy
staffista kohdasta projektit/työsuhdekeksinnöt.
8. Vahingonkorvausvastuuta koskevat ehdot
Sopimuksissa kiinnitetään huomiota vahingonkorvausvastuuta koskeviin ehtoihin. Mikkelin
ammattikorkeakoulu ei vastaa toiselle sopimusosapuolelle syntyneistä välillisistä vahingoista.
9. Sovellettava laki ja erimielisyyksien ratkaisu
Sopimuksissa pyritään neuvottelemaan riidat ratkaistaviksi suomalaisessa tuomioistuimessa, ensisijaisesti
Mikkelin käräjäoikeudessa. Kaikissa tapauksissa erimielisyydet on pyrittävä ratkaisemaan neuvotteluin.
5.2 Projektipäätöksiin ja niiden liitteisiin
tutustuminen
Varsinaisen toteuttamisluvan projektille antaa rahoittajan päätös EU:n ja valtionosuuksien myöntämisestä
ns. rahoituspäätös. Tavoite 1-ohjelmassa rahoituspäätös voidaan tehdä vasta sen jälkeen, kun hanke
on saanut puoltavan lausunnon maakunnan yhteistyöryhmän sihteeristössä ja isojen sekä ylimaakunnallisten hankkeiden osalta myös yhteistyöryhmässä
(MYR).
Rahoituspäätös on hallinnollinen asiakirja, joka sisältää keskeiset projektin toteuttamisen ehdot. Ensimmäisessä rahoituspäätöksessä hyväksytään projektisuunnitelma kustannus- ja rahoitussuunnitelmineen
koko projektin toteutusajalle, mutta usein rahoitus
myönnetään vuodelle kerrallaan. Seuraavien vuosien
rahoituksesta tehdään jatkorahoituspäätökset.
Tulosyksikön johtaja tai tutkimusjohtaja ja hankkeen
projektipäällikkö tarkastavat, että projektin rahoituspäätös on hakemuksen mukainen. Mikäli niissä on
eroavaisuuksia MAMK käsittelee myöntöpäätöstä
vastatarjouksena ja päätöksen hankkeen toteuttamisesta tekee tulosalueen johtaja.
Myönnettyä rahoitusta verrataan suhteessa rahoituksen perusteena olevaan projektisuunnitelmaan ja
rahoitushakemukseen:
l eri rahoitusosuudet (EU-, julkinen, yksityinen,
ym. mahdollinen rahoitus )
l rahoitusosuuksien toteutumistapa
l rahoituksen ehdot (eri osapuolten ehdot)
Muiden kuin päärahoittajan rahoituspäätösten varmistaminen:
l sopimukset kuntien kanssa
l sopimukset yritysten kanssa
l muut tarvittavat sopimukset ja rahoituspäätökset,
mm. yhteistyökumppanit
Lisäksi tarkistetaan:
l raportointiaikataulut ja raportoinnin sisältö
l maksatusaikataulut ja maksatuksen ehdot
l projektin toteutusaika
l ohjausryhmätyöskentely ja hankkeen valvonta
8
5.3 Projektin avaaminen
Aloituskokous on edellytys MAMK:n sisäisen projektinumeron saamiselle. Aloituskokouksen kutsuu
koolle tulosyksikön johtaja tai hankkeesta vastaava
henkilö. Aloituskokoukseen osallistuvat ainakin tulosyksikön johtaja tai tutkimusjohtaja, projektin projektipäällikkö, MAMK:n talouspäällikkö tai taloussihteeri,
yksikön taloussihteeri, hankepäällikkö ja MAMK:n
tiedottaja. Aloituskokoukseen voidaan kutsua myös
rahoittajan edustaja.
Projektin avaaminen vaatii lisäksi yksikön johtajan
päätöspöytäkirjan projektin aloittamisesta (projektiilmoitus/päätös, liite 6), jonka perusteella projektinumero varataan. Projektipäätöksessä on esitettävä
rahoittajan projektipäätöksen mukaiset tiedot. Mikäli
projektin suunnitelmaa tarkistetaan sen edetessä,
myös projektipäätöstä on tarkistettava ja tehtävä
siihen tarvittavat muutokset.
Aloituskokouksessa käydään läpi seuraavat asiat:
1. Projektin lyhyt kuvaus
2. Tiedottaminen
l rahoittajan tiedotusohjeet, näkyvyys (EU-lippu,
logot jne.)
l MAMK:n tiedotusohjeet
3. Rahoituspäätöksen ja projektisuunnitelman
merkitys
l rahoituspäätöstä ja hyväksyttyä projektisuunnitelmaa
on noudatettava, mahdollisista muutoksista on
keskusteltava hankepäällikön ja rahoittajan nimeämän valvojan kanssa
l projektissa toteutetaan vain projektipäätöksessä
hyväksyttyä toimintaa
4. Projektipäätösten läpikäynti
l toteutusaika, kustannusjaottelu, rahoitussuunnitelma,
maksatukset
l sopimukset
l projektipäätösten liitteet
5. Kustannukset
l kirjanpito
l matkustusasiat (ulkomaanmatkat)
l tukikelpoiset kustannukset
l päätöksen mukaiset rahoitusosuudet
6. Kilpailuttaminen
l hankintojen kilpailuttaminen
l kilpailuttamisen dokumentointi
7. Maksatushakemuksen tekeminen
l milloin maksatus tehdään, minne lähetetään
8. Mahdolliset erikseen raportoitavat (virtuaali)
kustannukset
l todennettavuus
l kustannusten on perustuttava todellisiin palkkoihin
9. Osallistujat
l koulutuksiin yms. tapahtumiin osallistujat todennettava, osallistujalistat
l projektista palkkaa saavan työpanosta ei voi
käyttää virtuaalirahoituksena projekteissa
10. Projektin henkilökunta
l tuntikirjanpito kaikilta osa-aikaisilta
l henkilölista, selvitys työajasta ja maksetuista
palkoista
11. Ohjausryhmä
l todetaan ohjausryhmän neuvoa antava rooli
l ohjausryhmän kokoonpano
l ohjausryhmän kokouspalkkiot
12. Seuranta, raportointi
l sisäinen raportointi ja seuranta: projektienhallintaohjelmisto
l rahoittajalle tehtävä raportointi
l projektikansio
13. Projektin päättäminen
l päätöskokous
l asiakirjojen arkistoiminen
l arkistonmuodostussuunnitelma
Projektin avauskokouksesta tehdään muistio, joka
liitetään projektimappiin.
5.4 Käytännön toimintasuunnitelman
tarkistaminen
Määritellään projektin käytännön toiminnan sisältö
ja aikataulutus sekä yhteistyötahojen sitominen käytännön toimintaan.
Määritellään käytännön vastuut ja työnjako: MAMK:n
sisäinen työnjako, hankkeeseen liittyvät muut projektit, muut yhteistyötahot ja MAMK:n ulkopuoliset
hankkeet.
9
5.5 Hankintojen kilpailuttaminen
Projektin on hankinnoissaan aina noudatettava lakia
julkisista hankinnoista. Tämä tarkoittaa sitä, että pääsääntöisesti projektien on kilpailutettava kaikki hankintansa. Niihin sisältyvät kone-, laite- ja kalustehankinnat sekä ostettavat palvelut. Julkisista hankinnoista annetun lain tarkoituksena on aikaansaada
kilpailua ja kohdella tarjousmenettelyyn osallistuvia
tasapuolisesti. Kilpailuttamisessa on noudatettava
avoimuuden, tasapuolisuuden ja syrjimättömyyden
periaatetta.
l Hankinta on kilpailutettava sen arvosta riippumatta.
l Menettelytapa valitaan siten, että kilpailutus ei
maksa enempää kuin siitä saatava hyöty.
l Tarjouksia on pyydettävä riittävä määrä hankinnan
kokoon ja laatuun nähden.
l Pienien hankintojen osalta riittää, että kilpailutetaan
pyytämällä suullisesti tarjoukset muutamalta toimittajalta. Tarjoukset ja tehty päätös dokumentoidaan
eli kirjoitetaan vapaamuotoinen raportti, jossa kerrotaan kuka tarjosi, mitä tarjosi, mihin hintaan, mitä
valittiin ja miksi.
l Suuremmista hankinnoista järjestetään tarjouskilpailu
kirjallisin dokumentein.
Hankinta on tehtävä mahdollisimman edullisesti.
Tarjouksista tulee siksi hyväksyä se, joka on joko
halvin tai kokonaistaloudellisesti edullisin. Kokonaistaloudellisuuden arviointiperusteita ovat mm. hinta,
toimitusaika, valmistumisaika, käyttökustannukset,
laatu, tekniset tukipalvelut, toimintavarmuus, tekniset
ansiot, esteettiset ja toiminnalliset ominaisuudet. Kun
valintaperusteena on kokonaistaloudellisuus, on tarjouspyynnössä mainittava kaikki ne arviointiperusteet, joita sovelletaan tarjousta hyväksyttäessä.
Hankintaprosessi:
1. Hankintamenettelyn valinta
2. Tarjouspyyntö tai ilmoitus, jossa hankinta ja tarjouksen arviointiperusteet on riittävän tarkasti
yksilöity
3. Tarjousten vastaanotto, avaus ja vertailu
4. Hankintapäätös
5. Hankintasopimuksen tai tilauksen tekeminen
Hankintamenettelyt:
1. Avoin menettely, jossa kaikki halukkaat toimittajat
voivat tehdä tarjouksia
2. Rajoitettu menettely, jossa tarjous pyydetään muutamilta valituilta toimittajilta (3-6 kpl)
3. Neuvottelumenettely, jossa hankintayksikkö ottaa
yhteyttä valitsemiinsa toimittajiin ja neuvottelee
yhden tai useamman kanssa sopimuksen ehdoista
Projekti voi käyttää myös MAMK:n valmiiksi kilpailuttamia kanavia. Suuret hankinnat (esim. 10 tietokonetta) on aina kilpailutettava erikseen.
Tarjouspyyntö:
l Kilpailuttamisen tärkein asiakirja, jonka laatimiseen
kannattaa paneutua huolella.
l Yksilöidään hankittavan tuotteen tai palvelun
valintaan vaikuttavat tekijät (kuten tuotteen tai
palvelun määrä ja laatu, toimitusaika ja –paikka,
hinta ja käyttökustannukset).
l Laadittava niin selkeäksi, että siihen perustuvat
tarjoukset ovat keskenään vertailukelpoisia.
l Tarjouspyynnössä esitettyjä valintaperusteita on
käytettävä toimittajaa valittaessa. Valinta ei siis saa
perustua muihin kriteereihin, sillä tarjoajia on kohdeltava tasapuolisesti kaikissa hankintamenettelyn
vaiheissa.
l Tarjouksen tekemiseen on annettava kohtuullinen
aika. Tarjousta ei tarvitse käsitellä, jos se selkeästä
tarjouspyynnöstä huolimatta on puutteellinen, saapuu myöhässä tai on perusteltu syy olettaa, että tarjoajalla ei teknisiä tai taloudellisia mahdollisuuksia
tuotteen tai palvelun toimittamiseen.
Hankinta voidaan tehdä ilman tarjouskilpailua
seuraavissa tapauksissa:
l Tuotteella tai palvelulla on vain yksi toimittaja.
l Huolto, varaosa tai muut tekniset syyt vaativat
määrätynlaisen tavaran tai palvelun toimittamista.
l Kilpailuttaminen tulee kalliimmaksi kuin siitä
saatava hyöty.
Projektien tarkemmat hankintaohjeet liitteenä 7.
Kilpailuttamiseen ja hankintapäätökseen liittyvät
asiakirjat on säilytettävä projektimapissa ja voitava
esittää tarvittaessa valvojalle ja tarkastajille. Hankintalainsäädäntö ja muuta tarpeellista tietoa kilpailuttamisesta on saatavilla kauppa ja teollisuusministeriön internetsivuilla osoitteesta www.ktm.fi
5.6 Projektin hankinnat
l Projektin hankintojen on oltava hyväksytyn projektisuunnitelman mukaisia. Vain se, että hankintoihin
varattua rahaa jää käyttämättä ylimitoitetun budjetin
takia, ei oikeuta lisähankintoihin. Muutoksista ja
lisäyksistä neuvotellaan aina rahoittajan kanssa.
l Hankinnoista on oltava luettelo, joka vastaa maksatukseen esitettyjä. Luettelossa kerrotaan myös koneen
tai laitteen sijoituspaikka.
l Hankintoja on käytettävä hyväksytyn suunnitelman
mukaiseen tarkoitukseen, myös siinä tapauksessa,
että omistaja vaihtuu.
l Hankinnat on merkittävä EU-tunnuksin ja ne on
pystyttävä yksilöimään projektin hankinnoiksi.
l Mikäli kone tai laite rikkoutuu, tuhoutuu tai
häviää, dokumentoidaan toimenpiteet.
Ohje investointien tukikelpoisuudesta ESRhankkeessa liitteenä 8.
10
5.7 Projektin valvonta ja ohjaus
Päätösvalta ja vastuu projektin toteutuksesta on
hallinnoijalla (MAMKY), joka tekee päätökset
projektia koskevista merkittävistä taloudellisista ja
toiminnallisista muutoksista ohjausryhmän
esityksestä.
Rahoittaja valvoo ja ohjaa projektin toimintaa oman
hallinnonalansa säädösten ja näkökulman mukaisesti.
5.7.1 Ohjausryhmä
Ohjausryhmä toimii projektin tukena, kehittää sen
toimintaa ja tarjoaa projektin toteutukseen osallistuville eri osapuolille mahdollisuuden vaikuttaa
projektin toimintaan, tuoda projektin toteutukseen
laajaa osaamista, arvioida projektia, käyttää hyödykseen hankkeen tuottamaa tietoa ja levittää sitä omalla
toiminta-alueellaan. Tekes hankkeissa ohjausryhmää
kutsutaan johtoryhmäksi.
Ohjausryhmällä on neuvoa antava rooli, sillä ei ole
virallista päätösvaltaa eikä juridista tai taloudellista
vastuuta projektista. Ohjausryhmä tekee esityksen
hallinnoijalle (MAMKY) projektia koskevista merkittävistä muutoksista sen rahoitusrakenteessa ja toiminnassa. Hallinnoija päättää muutosesitysten hyväksyttävyydestä ja toimittamisesta rahoittajalle.
Ohjausryhmä perustetaan aina MAMKY:n hallinnoimille julkisrahoitteisille hankkeille. Ohjausryhmän
työskentelyä ohjaa sekä rahoittajan että MAMK:n
ohjeistus. Ohjausryhmän kokoonpano määritellään
projektisuunnitelmassa ja rahoitushakemuksessa.
Ohjausryhmän ohjeellinen kokoonpano:
l päärahoittajan edustaja. Hänet on mahdollisesti
nimetty päätöksessä ja hän toimii ryhmässä yleensä
asiantuntijana tai valvojana, ei jäsenenä. Rahoittaja
itse määrittelee ohjausryhmästatuksensa.
l muiden mahdollisten rahoittajien edustajat
l hankkeen kohderyhmän edustaja
l yhteistyötahojen edustajat
l MAMK:n koulutusalan edustaja
l projektipäällikön esimies/projektin vastuullinen
johtaja ja/tai kehitysjohtaja ja/tai talousjohtaja tai
rehtori
l projektipäällikkö (toimii esittelijänä)
l tarvittaessa ohjausryhmän kokouksiin voidaan
kutsua myös ulkopuolisia asiantuntijoita
l hankepäällikkö osallistuu tarvittaessa ohjausryhmän
kokouksiin ja nimetään tarvittaessa ohjausryhmän
jäseneksi
Ohjausryhmän kokousajankohdat ja kokouspöytäkirjat saatetaan hankepäällikön tietoon
Ohjausryhmä järjestäytyy ensimmäisessä kokouksessaan ja nimeää ohjausryhmälle puheenjohtajan,
varapuheenjohtajan ja sihteerin. Puheenjohtajaksi
nimetään ensisijaisesti muu kuin rahoittajan tai
Mikkelin ammattikorkeakoulun edustaja, sihteeriksi
ensisijaisesti projektipäällikkö.
Ensimmäisessä ohjausryhmän kokouksessa käsitellään ainakin seuraavat asiat:
l valitaan ohjausryhmän puheenjohtaja, varapuheenjohtaja ja sihteeri
l todetaan ohjausryhmän neuvoa-antava rooli
l sovitaan ohjausryhmän kokousten pöytäkirjojen
tarkastustavoista
l käydään läpi projektisuunnitelma ja projektin
toteuttamissuunnitelma
l käydään läpi rahoituspäätös/-päätökset
l sovitaan kokouspalkkiokäytännöstä
Jatkuvaluonteisesti:
l käydään läpi projektin toiminnallinen tilannekatsaus
l käsitellään poikkeamat suunnitelmiin nähden
l käsitellään projektin budjetti ja kulutoteumat
l keskustellaan ja sovitaan toimivaltuuksien puitteissa
jatkotoimenpiteistä
l käydään läpi väli- ja loppuraportit
l arvioidaan projektin etenemistä
l käsitellään jatkoaika- ja jatkorahoitushakemukset
Ohjausryhmä kokoontuu projektipäätösten edellyttämällä tavalla, mutta lisäksi aina tarpeen mukaan,
kuitenkin vähintään kaksi kertaa vuodessa.
Ohjausryhmän kutsuu koolle projektipäällikkö tai
hänen valtuuttamansa henkilö. Kokousaika sovitaan
edellisessä kokouksessa. Kokouskutsu, asialista ja
kokousmateriaali lähetetään viikkoa etukäteen
ohjausryhmän jäsenille.
Sihteeri laatii ohjausryhmän kokouspöytäkirjan ja
lähettää sen puheenjohtajan allekirjoituksella varustettuna ohjausryhmän jäsenille ja asiantuntijoille
viimeistään kahden viikon kuluttua kokouksesta.
Ohjausryhmän jäsenten mahdollisissa kokouspalkkioissa noudatetaan MAMKY:n ohjeistusta sekä
rahoittajan ohjeita EU-hankkeissa hyväksyttävistä
kustannuksista.
Useammalle projektille voidaan rahoittajan suostumuksella perustaa yhteinen ohjausryhmä, mikäli se
tuo synergiaetuja hankekokonaisuudelle, jonka osa
yksittäinen projekti on.
11
5.7.2 Projektiryhmä
Projektiryhmä perustetaan tarvittaessa ja se toimii
projektin operatiivisella tasolla projektin käytännön
toteutuksessa. Projektiryhmä suunnittelee hankkeen
toteutusta käytännön tasolla ja toteuttaa suunniteltuja
toimenpiteitä yhdessä projektipäällikön kanssa.
Projektiryhmä raportoi projektin etenemisestä ohjausryhmälle. Projektipäällikkö osallistuu sekä projektiryhmän että ohjausryhmän kokouksiin.
5.8. Projektihenkilöstön työnjako ja vastuut
Projektipäällikkö on vastuussa hankkeen käytännön
toteutuksesta kokonaisuutena:
l hankkeen toiminnallisesta toteuttamisesta projektisuunnitelman ja projektipäätösten edellyttämällä
tavalla
l projektin tietojen syöttämisestä ja tietojen päivittämisestä projektienhallintaohjelmistoon
l rahoittajan ja MAMK:n edellyttämästä seurannasta
ja raportoinnista
l arvioinnin toteutumisesta
l hankkeen taloudesta
l yhteistyösopimusten laatimisesta
l hankkeen maksatushakemusten laatimisesta
l projektin asiakirjojen säilyttämisestä (projektikansio)
l projektikansion toimittamisesta hallintopalvelukeskukseen projektin päätyttyä
l ohjaus- ja projektiryhmätyöskentelyn toteutumisesta
Projektisihteeri vastaa hankkeen toteutuksessa hänelle
määritellyistä sihteeritehtävistä ja toimii yhteistyössä
projektipäällikön kanssa.
5.9. Projektin talous
Yksityiskohtaisia ohjeita ja neuvoja projektitoiminnan
talousasioista antavat MAMK:n talouspäällikkö,
taloussihteeri tai yksikön taloussihteeri.
Talousarvio
EU-projektin talouteen sovelletaan yhtymän Talouden
hoidosta ja hallinnoinnista annettuja ohjeita. Tiedossa
olevat EU-projektit budjetoidaan tulosyksikölle menojen ja tulojen osalta.
Kirjanpito
Projektisuunnitelman kustannusarvio ja rahoitussuunnitelma laaditaan yhtymän kirjanpidon tilikartan
mukaiseksi, josta sitten kootaan rahoittajan vaatima
ryhmittely eri kustannuslajeille. Ohessa (liite 9)
MAMK:n tilikartta. Kirjausmenettely on suunniteltava siten, että rahoittajan vaatimat tilitykset on
mahdollista tehdä kirjanpitoraporttien mukaan.
EU-projektien menoja ja tuloja seurataan kirjanpidossa projektinumerolla, organisaationumerolla,
toiminnolla ja tileillä. Tarpeen mukaan voidaan lisäerittelyjä saada käyttämällä kirjanpitojärjestelmän
kustannuserittely-koodia. Tulot ja menot kirjataan
kassaperusteisesti ja oikaistaan tilinpäätöksessä
suoriteperusteiseksi. Tulot kirjataan sen vuoden
tuloiksi, jolloin vastaavat menot ovat syntyneet ja
menot kuluiksi sille vuodelle, jolloin palvelu/tavara
on vastaanotettu.
Projektien EU-rahoitus maksetaan vuoden aikana
erillisten maksatushakemusten/tilitysten perusteella
pääsääntöisesti jälkikäteen. Tilinpäätösvaiheessa
projektin tulot jaksotetaan oikealle tilikaudelle kirjaamalla ne projektin saataviksi.
Projektinumero
Projektinumero on avattava AdeEko-kirjanpitojärjestelmään ennen kuin projektille alkaa tulla menoja
tai tuloja. Projektin avauskokouksessa annetaan projektin vastuuhenkilölle projektin yksilöivä projektinumero, jota on käytettävä kaikissa kirjanpitoon
tulevissa tilivienneissä kuten palkoissa, ostolaskuissa,
matkalaskuissa jne.
Maksuliikenne
EU-projektien ostolaskut ym. menot maksetaan yhtymän maksuliikenteen yhteydessä ao. taloushallinnon
järjestelmiä hyväksikäyttäen. Ostolaskut skannataan
tai otetaan vastaan elektronisessa muodossa keskitetysti Hallintopalvelukeskuksessa. Laskun osoite
tulee aina olla Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä,
PL 181, 50101 Mikkeli. Viitetietona tulee näkyä laskulla projektin ja projektipäällikön nimi.
Laskujen tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu Rondossa
hyvissä ajoin ennen eräpäivää. Laskujen viivästyskorot eivät ole EU-projektille hyväksyttäviä kustannuksia. Laskuille tulee merkitä miten ne liittyvät projektiin jollei se käy selvästi jo laskusta ilmi. Kilpailutusasiakirjat tai muu selvitys kilpailuttamisesta
tulee aina liittää sellaiseen laskuun, joka edellyttää
kilpailutusta.
Tulot ja avustukset ohjataan yhtymän pankkitilille;
Osuuspankki 527104-275054. Projektille tai sen osalle
ei saa avata omaa pankkitiliä. Maksatushakemukset
ja tilitykset on tehtävä viivytyksettä, etteivät projektin
menot rasittaisi yhtymän maksuvalmiutta. Hallintopalvelukeskukseen on toimitettava aina kopio maksatushakemuksista, tilityksistä ja sellaisista tuloista,
joita ei ole laskutettu myyntireskontran kautta.
12
Palkat
Henkilöstön palkkauksessa noudatetaan yhtymän
hallituksen hyväksymiä Taloudenhoidossa ja hallinnoinnissa noudatettavat ohjeet -määräyksiä. Työajan
palkka ja siitä aiheutuva laskennallinen loma-ajan
palkka sekä lomaraha kirjautuvat projektille kuluksi
kuukausittain. Kun henkilö on lomalla loma-ajan
palkka ei kirjaudu projektille kuluksi vaan se kuitataan lomapalkkavarauksesta taseesta. Loma-ajat tulee
ilmoittaa tästä syystä etukäteen palkanlaskentaan,
jotta vältytään turhilta korjauksilta.
Sivukulut
Palkkaohjelma tuottaa palkkojen sivukulut (stm-,
eläkevakuutus-, tapaturma- ja työttömyysvakuutusmaksut) sekä laskee lomapalkkavarauksen ja siihen
liittyvät sivukulut.
Tuntikirjanpito
Tuntikirjanpitoa on pidettävä henkilöittäin kunkin
EU-projektin osalta käyttäen projektienhallintaohjelmiston lomaketta tai rahoittajan antamaa lomaketta. Työajanseurantalomakemalli projektiohjeen
liitteenä 10. Tuntikirjanpitoa tulee pitää ainakin kaikkien osa-aikaisesti projektille työskentelevien.
Tehtyjen tuntien osuus henkilön kokonaistyöajasta
pitää täsmätä projektille kirjattujen palkkakustannusten osuuteen henkilön kokonaispalkasta. Myös
partnerien laskutuksen kautta tulevat palkkakustannukset on pystyttävä yksilöimään ja täsmäämään
kirjanpidon kustannuksiin tuntikirjanpidoilla. Jos
henkilön projektille tekemän työn osuus vaihtelee
kuukausittain, on palkanlaskentaan tehtävä ilmoitus
heti seuraavan kuukauden alussa Staffista löytyvällä
lomakkeella.
Sisäiset kulut
Kaikki projektille kohdistettavat sisäiset kulut tulee
perustua todellisiin (esim. kirjanpidosta todennettaviin) kustannuksiin. Sisäiset laskut tehdään toistaiseksi Staffissa löytyvälle lomakkeelle, joka lähetetään
liitteineen Hallintopalvelukeskukseen skannattavaksi
Rondoon. Liitteestä tulee käydä selville laskentaperuste kustannuksille. Laskun tarkastus ja hyväksyntä tapahtuu Rondossa.
Arvonlisävero
Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymä on arvonlisäverovelvollinen. Projekteilla palvelujen ostoihin
sisältyvä arvonlisävero on myös kustannus (palautusjärjestelmästä huolimatta). Tämä tulee ottaa huomioon
jo kustannusarviota laadittaessa. Projekteilla saattaa
olla myös tuloja, joihin tulee lisätä arvonlisävero.
Yhteistyökumppaneiden kanssa sopimuksia laadittaessa tulee ottaa kantaa arvonlisäveroon (+ ALV 22
% tai ALV 0 %). Hintaa ei pitäisi määritellä niin, että
se sisältää arvonlisäveron, koska se ei ole koskaan
projektille tuloa.
Laskutus
Projektien laskutus tapahtuu keskitetysti Hallintopalvelukeskuksessa pl. YTI-tutkimuskeskus, joka
hoitaa laskutuksen itse. Laskutuspyynnöt tehdään
toistaiseksi Staffissa olevalle lomakkeelle. Laskuihin
tulevat liitteet toimitetaan HPK:een postitusta ja Rondoon skannausta varten. Maksumuistutukset tulostetaan keskitetysti ja perintää hoidetaan yhteistyössä
projektihenkilöstön kanssa.
Projektin hyväksyttävät kustannukset
Rahoittaja määrittelee projektipäätöksessä tai sen
liitteissä hankkeen hyväksyttävät kustannukset.
Epävarmoissa tapauksissa projektipäällikön tulee
ennen hankintoja kysyä hanke- tai talouspäälliköltä
tai rahoittajalta lisäohjeita. Projektipäällikkö vastaa
siitä, että hankkeelle syntyvät kustannukset ovat
hyväksyttäviä kustannuksia. Rahoittajan kanssa
keskusteltaessa on tärkeää dokumentoida vastaus
kirjallisesti ja säilyttää dokumentti projektikansiossa.
EU –projekteissa on yleisiä ehtoja, jotka ovat yhteisiä
kaikille rahastoille. Projektin kustannusten on oltava:
l hyväksyttäviä kustannuksia
l hankkeen toteuttamisen ja toteutumisen kannalta
olennaisia kustannuksia
l toteutuneita kustannuksia
l ajoituttava ja kirjauduttava kirjanpitoon hankkeen
keston ajalle
l kustannuksia aiheuttavien hankintojen/toimintojen
on tuotettava lisäarvoa (huom. alihankinnat)
l suoraan projektille kohdennettavissa olevia
kustannuksia
Kaikkien projektin kustannusten on oltava hyväksyttäviä. Projektiin sisältyvällä yksityisellä rahoitusosuudella, kuntien rahoitusosuudella tai muulla
hankkeeseen sisältyvällä rahoitusosuudella ei voi
kustantaa muita kuin hyväksyttäviä kustannuksia.
Hyväksyttävien kustannusten säännöt koskevat myös
projektin alihankintoja, sillä EU- ja kansallisilla tarkastajilla on oikeus tarkastaa myös alihankkijoiden
kirjanpitoa. Lisäksi projektia toteuttavilta yhteistyökumppaneilta vaaditaan auktorisoidun tilintarkastajan lausunto projektin kuluista liitteeksi hallinnoijan
laatimaan projektin lopputilitykseen. Asia on
huomioitava alihankinta- ja yhteistyösopimuksia
laadittaessa.
13
EU- ja kansallisten säännösten mukaan hankinnat
on kilpailutettava. Tästä voi poiketa ainoastaan,
mikäli projektisuunnitelmaan on kirjattu ennalta
sovitut tahot hankinnan tuottajaksi. Tällöin maksu
tapahtuu toteutuneiden kustannusten mukaan.
Ohessa komission asetus (EY) N:o 448/2004 neuvoston asetuksen (EY) N:o 1260/1999 soveltamista koskevista yksityiskohtaisista säännöistä rakennerahastoista yhteisrahoitettujen toimien tukikelpoisuuden
osalta (liitteet 11 ja 12).
Liitteessä 13 esitetään ESR -projektien tukikelpoiset
kustannukset.
Projektin maksatukset
Projektin maksatusaikataulu määritellään projektin
rahoituspäätöksissä. Rahoittajien ohjeita on noudatettava maksatuksen määräaikojen suhteen, sillä
rahoittajalla ei ole velvollisuutta suorittaa myöhästynyttä maksatuspyyntöä.
Rahoituksen maksamisen edellytyksenä on, että
projektissa toteutetaan hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja rahoituspäätöksen ehtoja. Rahan
käytössä on noudatettava hyväksyttyä kustannusarviota ja rahoitussuunnitelmaa sekä toimittava
tarkoituksenmukaisesti ja taloudellisesti.
Takaisinperintä:
l Myönnetty tuki voidaan takaisinperiä joko kokonaan
tai osittain ja peruuttaa vielä maksamattomalta
osaltaan, jos projektin hallinnoija
- on rahoitusta tai maksatusta hakiessaan antanut
harhaan johtavia tai vääriä tietoja
- on salannut tietoja ja salaamisella on ollut vaikutusta
tuen saamiseen ja tehtyjen päätösten sisältöön
- on kieltäytynyt antamasta rahoituksen maksamista
ja seurantaa varten tarvittavia tietoja tai asiakirjoja
- on käyttänyt tukea muuhun kuin hyväksytyssä
projektisuunnitelmassa esitettyyn tarkoitukseen.
Projektin budjetin suunniteltu toteutuminen vaatii
kaikkien projektille määriteltyjen maksuosuuksien
toteutumisen vuositasolla. Projektipäällikön/sihteerin
on pyydettävä maksatuksiin liitettävät kirjanpidon
raportit hallintopalvelukeskuksesta riittävän ajoissa,
jotta maksatus toteutuu annetussa määräajassa.
Hallintopalvelukeskus avustaa maksatushakemusten
laatimisessa.
Mikkelin ammattikorkeakouluyhtymän puolesta
kaikki maksatushakemukset ja niiden liitteet allekirjoittaa hallinto- ja talousjohtaja. MAMK:n sisäisen
käytännön mukaisesti myös yksikön johtaja allekirjoittaa yksikön maksatushakemukset.
5.10 Projektien arviointi
Rahoitus maksetaan jälkikäteen toteutuneita kustannuksia vastaan:
l MAMKY rahoittaa hankkeet niiden toteutusaikana.
l Viimeinen maksatus maksetaan loppuraportin
hyväksymisen jälkeen.
Rahoittajan harkinta kustannusten hyväksymisessä:
l Noudattaako projekti ja sen kustannukset hyväksyttyä projektisuunnitelmaa ja kustannusarviota?
l Onko kustannuksen välttämättömyys riittävästi
osoitettu?
Raportointi projektin edistymisestä:
l Raportointi kertoo projektin toiminnasta, vastaako
toiminta hyväksyttyä suunnitelmaa.
l Raportointi on edellytys tuen maksamiselle.
l Valvonta ja tarkastukset kohdistuvat sekä projektin
toimintaan että hallintoon ja talouteen.
Tuen maksamisen keskeyttäminen:
l Rahoittaja voi keskeyttää tuen maksamisen, jos
projektin toiminnassa ja taloudessa on epäselvyyksiä
ja väärinkäytöksiä, tai jos projektihenkilöstö ei toimita
seuranta-, ym. vaadittuja raportteja määräajassa
rahoittajalle.
Projektin toteuttamiseen kuuluu olennaisena osana
arviointi koko hankkeen keston ajan. Parhaimmillaan
arviointia tapahtuu sekä ulkoisesti, hankkeen ulkopuolisten arvioimana, että sisäisesti, toteuttajien,
ohjausryhmän ja hankkeessa mukana olijoiden
tekemänä. Ulkoisen arvioinnin tehtävänä on tarkistaa
hankkeen tavoitteiden toteutumista ja onnistumista,
hyötyä kohderyhmälleen ja yhteiskunnalle.
Projektin suunnitteluvaiheessa arvioidaan mm:
l projektin tarpeellisuus
l onko projekti työmenetelmänä pätevä todetun
kehittämistarpeen ratkaisemiseen
l projektin sopivuus rahoittajan ohjelma-asiakirjoihin
l yhteistyökumppaniverkoston tarkoituksenmukaisuus
l yhteistyökumppanien vahvuudet ja osaaminen
l yhteistyökumppanien sitoutuminen projektiin
l aikataulun realistisuus
l rahoitusmahdollisuudet ja eri rahoittajien ehdot
l taloudelliset riskit ja muut mahdolliset riskit
Yksittäisten projektien toiminnan arviointi tapahtuu
lähinnä projektin ohjaus- tai johtoryhmätoiminnan
puitteissa. Seuraavan sivun kuvassa on esitetty
arviointiprosessin yleinen kulku.
14
PROJEKTITOIMINTA
Päätökset
Talousseuranta
Projektin
ohjaus- tai
johtoryhmä
Asiakastyytyväisyyden mittaus
Projektikysely
Rahoittajan
tekemät kyselyt
Vaikuttavuuden
arviointi
PROJEKTITOIMINNAN ARVIOINTI
ARVIOINNIN TULOKSET
- sanalliset arvioinnit suunnitelmien toteutumisesta
(päätökset, pöytäkirjat, muistiot)
- projektien vaikuttavuusarvioinnit
- asiakastyytyväisyysmittaukset, projektikyselyt
- rahoittajan laatimat arviointitulokset
TULOSTEN KÄSITTELY
Tulosyksiköiden johto
ja projektihenkilöstö
Sidosryhmät (yritykset, rahoittajat jne.)
TOIMINNAN PARANTAMINEN
MAMK:n laatujärjestelmä
Kehitystarpeet, kehityskohteet ja suunnitelmat
Projektitoiminnan arviointitoimenpiteet
tulosyksikkötasolla:
Projektin budjetti- ja aikataulusuunnitelmien sekä
muiden suunnitelmien toteutuminen
l projektin ohjaus- ja johtoryhmän seuranta (kokousten
pöytäkirjat)
l talouskeskuksen kustannusseuranta (projektienhallintaohjelmisto ja kuukausiraportit)
Vaikuttavuusarviointi
l tulosyksikön projektien vaikuttavuustietojen
kokoaminen vuosittain (mm. syntyneet työpaikat ja
yritykset, julkaisut ja artikkelit, keksinnöt, tuotteet,
patentit yms.)
Projektitoiminnan ja opetuksen linkittäminen
l tehdään vuosittain arviointi siitä, miten projektitoiminta ja opetus ovat linkittyneet (mm. harjoittelupaikkojen ja lopputöiden määrä, laboratorioiden
käyttö, opettajien projekteissa tekemät työtunnit)
MAMK:n
t&k-strategia
Asiakastyytyväisyys mittaus
l suoritetaan asiakastyytyväisyyden mittaus tulosyksiköittäin joka toinen vuosi
l tulokset kirjallisena raporttina
Projektikysely
l jokaisen projektin päätyttyä internetkyselynä tai
paperiversiona
l osoitetaan projektiin osallistuneille
l tulokset käsitellään projektikohtaisesti projektipäällikön
ja yksikön johtajan tai tutkimusjohtajan toimesta
l tulosyksikön tulokset kootaan vuosittain ja
käsitellään yksikössä
Projektipäälliköiden mahdolliset omat arviointimenettelyt.
15
5.11 Muutokset hyväksyttyihin suunnitelmiin
Oleellisista muutoksista tehdään rahoittajalle muutoshakemus, jonka muoto riippuu siitä, mihin seikkaan
suunnitelmassa muutosta haetaan. Jos muutos kohdistuu keskeisten projektitoimien toteutukseen ja/tai
rahoitukseen liittyviin asioihin, tarvitaan uusi projektisuunnitelma ja hakemuslomake kokonaan täytettynä ja asianmukaisesti allekirjoitettuna.
Rahoitushakemuksen lisäksi muutoshakemukseen
liitetään saate, jossa kerrotaan, mitä suunnitelmassa
on muutettu ja miksi muutokset ovat tarpeen. Rahoittaja ei hyväksy muutoksia ilman perusteltuja syitä.
Muutokset hyväksytetään aina etukäteen ennen niiden toteutumista. Rahoitusta koskevia muutoksia
on haettava sinä vuonna, jonka myöntövaltuudesta
rahoituspäätös on tehty.
Yleisimpiä muutoksen kohteita ovat toteutusaika,
kustannuslajien väliset muutokset, rahoitukseen
esitettävät muutokset sekä merkittävät muutokset
toteutettavissa toimenpiteissä ja projektin sisällössä.
Muutoshakemus tehdään heti, kun muutokset ovat
tiedossa tai esim. jatkorahoitushakemuksen yhteydessä, jolloin voidaan tarkentaa alkavan vuoden
suunnitelmia. Hakemuksessa tulee olla ainakin
seuraavat tiedot:
l kuvaus haetuista muutoksista perusteluineen,
mihin asiaan haetaan muutosta ja miksi
l toteutuma projektin kuluista hakuhetkellä
l rahoitushakemus täytettynä ja korjattuna muuttuneen
tilanteen mukaiseksi
l hallinto- ja talousjohtajan tai rehtorin allekirjoitus
ja yksikönjohtajan varmennus.
Keskeiset tiedotusohjeet:
l Tiedotuksessa EU:n ja muiden rahoittajien osuus
tuodaan selkeästi esille.
l Rahastoista käytetään koko nimeä silloin, kun
se on mahdollista (ESR = Euroopan sosiaalirahasto
tai EAKR = Euroopan aluekehitysrahasto, EMOTR
= Euroopan maatalouden ohjaus ja tukirahasto).
l Tähtilippu on yleinen ja kansainvälinen, kaikille
rahastoille yhteinen tunnus. Tähtilipun yhteydessä
käytetään tekstiä Euroopan Yhteisö, Rakennerahastot.
Rahastojen omia logoja käytetään ESR ja EMOTR hankkeissa.
l EU:n tunnus esille kaikkiin yhteyksiin ja tuotteisiin;
tilaisuudet, tiedotteet, esitteet, käyntikortit, wwwsivut, kalvot, todistukset, julisteet, rakennuskohteisiin
esim. laatta.
Vaikka EU-tunnuksen käyttö onkin pakollista, tulee
materiaalia suunniteltaessa muistaa, että aineisto on
aina ensisijaisesti projektin ja Mikkelin ammattikorkeakoulun aineistoa. Näkyvimmälle paikalle tulee
projektin tunnus, mikäli projekti on saanut luvan
käyttää omaa tunnusta. Muutoin käytetään Mikkelin
ammattikorkeakoulun tunnusta tai palvelutunnusta.
Materiaali ei saa näyttää rahoittajan esitteeltä vaan
projektin ja ammattikorkeakoulun materiaalilta.
Silloin kun värien käyttö ei ole välttämätöntä, voidaan
käyttää mustavalkoisia logoja. Mustavalkoiset tunnukset sopivat käytettäviksi esim. sisäisissä raporteissa, pöytäkirjoissa ja lomakkeissa.
Projektien viestinnässä päävastuu on projektipäälliköllä. Apua viestinnän toteuttamiseen saa
ammattikorkeakoulun viestintäpalveluista, joissa
työskentelee markkinointisuunnittelija, tiedottaja ja
viestintäassistentti.
5.12.2 Viestintäsuunnitelma
5.12 Tiedottaminen ja julkisuus
5.12.1 Yleiset periaatteet
Mikkelin ammattikorkeakoulun viestintää ohjaa viestintästrategia. Siinä on määritelty MAMK:n viestinnän
tavoitteet ja tavat toimia. Lisäksi ammattikorkeakoululle on määritelty graafinen/visuaalinen ilme,
eli talotyyli, jota pääsääntöisesti noudatetaan kaikessa
ammattikorkeakoulun viestinnässä, myös projekteissa. Talotyylissä on määritelty mm. värit, fontit,
logon käyttötavat ja muut graafiset elementit. Viestintästrategia, -suunnitelma sekä graafiset ohjeet
löytyvät Staffista kohdasta viestintä.
Tiedottamisessa noudatetaan EU:n komission tiedottamista koskevia ohjeita ja rahoittajien antamia tiedotusohjeita, jotka löytyvät kansallisten rahoittajien
internet sivulta.
Viestintäsuunnitelman laajuus riippuu hankkeen
laajuudesta, vähimmillään riittää yksi A4:nen,
isommat hankekokonaisuudet vaativat myös enemmän viestintäsuunnittelua. Hankkeen oman viestintäsuunnitelman taustaksi otetaan rahoittajan ja
MAMK:n viestinnän linjaukset.
Viestintäsuunnitelmassa tulee määritellä ainakin
viestinnän tavoitteet, resurssit, vastuut, kohderyhmät,
keskeisimmät viestintäkeinot ja –kanavat sekä
viestintätoimenpiteiden alustava aikataulu. Tavoitteet,
keinot ja kanavat kannattaa pohtia erikseen kohderyhmittäin. Myös tavoitteiden toteutumisen seurantaan kannattaa kiinnittää huomiota. Projektissa, jossa
mukana on MAMK:n lisäksi muita tahoja, on sovittava, kuka vastaa viestinnän mistäkin osa-alueesta,
jotta ei synny päällekkäisyyksiä tai ristiriitoja.
Suunnitelman laatimisessa ovat apuna MAMK:n
markkinointisuunnittelija ja tiedottaja.
16
5.12.3 Projektin perusmateriaali
Projektin tiedottamista varten kannattaa laatia jo
alussa välineistö, jolla projektia voidaan esitellä eri
tilanteissa ja eri kohderyhmille. Esittelytilanteeseen
voi joutua hyvinkin lyhyellä varoitusajalla. Siksi on
tärkeää, että materiaali on selkeä ja löydettävissä
vaivatta. Seuraavassa esitellään muutamia tiedottamisen perusvälineitä.
Esite projektista kuvaa projektin toimintaa ja
esittelee lyhyesti ainakin seuraavat asiat:
l projektin tavoite
l osallistujat
l toiminta
l ydinasia kansantajuisesti
l kaikki rahoittajat
l projektin yhteystiedot
Lehdistötiedotteen pohja antaa jäntevyyttä ja
määrämuotoisuutta lehdistölle tapahtuvaan tiedottamiseen. MAMK:ssa on käytössä vakiomuotoinen
lehdistötiedotteen pohja. Siihen lisätään vain tarvittavat EU:n ja rahoittajien tunnukset, kun kyseessä
on EU-osarahoitteinen projekti.
Esittelykalvot. Projektista kannattaa laatia selkeät
esittelykalvot, joiden tekstien pohjaksi soveltuu hyvin
projektin esite. Kalvosarja on helpommin ajan tasalla
pidettävissä kuin kirjallinen esite. Kalvo tai diasarja
tulee olla mahdollisimman katsojaystävällinen,
”pedagoginen” ja didaktiikan hyvien sääntöjen
mukainen.
Julisteet ovat hyödyllisiä messuilla ym. tilaisuuksissa
projektia esille tuotaessa. Kannattaa harkita tarkkaan,
tarvitaanko julisteita. Kannattaa siis kysyä ainakin
seuraavat kysymykset ensin:
l Sisältyykö projektin tiedotussuunnitelmaan esittäytyminen messuilla ym. julkisella foorumilla?
l Onko projekti liian lyhyt kestoltaan, että kannattaisi
laatia julisteita?
l Millä tekniikalla julisteita laaditaan; hinta – laatu
–suhde verrattuna käyttöön; monistus, tietokonetuloste vai painatus?
5.12.4 MAMK:n viestintäkanavia
Hankkeiden viestinnässä käytetään apuna muun
muassa seuraavia MAMK:n olemassaolevia viestintäkanavia.
Www-sivut. Projektien tietoja haetaan yleensä ensimmäisenä MAMK:n internetsivuilta. Se on luonnollinen
lähden esim. lisätietoja tai verkottumista hakeville
kumppaneille. Mikkelin ammattikorkeakoulussa
projektisivustot erotetaan omiksi hallituiksi ja
ulkoasultaan selkeästi samaan perheeseen tunnistettaviksi kokonaisuuksiksi.
Domain-nimiä ylläpidetään vain rajattu määrä:
www.mikkeliamk.fi ja sen variaatiot. Www-sivujen
sijoituksesta, toteutuksesta ja ylläpidosta on jo sivujen
suunnitteluvaiheessa keskusteltava MAMK:n viestintäpalveluiden kanssa.
MAMK:n projektien www-sivustojen perustamisessa
sekä www-palvelun toiminnallisuuden ja sisällön
määrittelyssä avustavat MAMK:n viestintäpalvelut
ja tietohallintopalvelut. Ennen sivuston suunnittelua
on hyvä olla yhteydessä joko MAMK:n markkinointisuunnittelijaan tai sivujen webmasteriin.
Sivuston käyttöliittymäsuunnittelussa ja visuaalisen
ilmeen suunnittelussa käytetään mainonnan suunnittelutoimisto Taktumia. Sivuston teknisenä alustana
ja julkaisujärjestelmänä on Enfo Share -informaationhallintajärjestelmä.
Sivuston perustamiskustannukset (ilman alv:tä):
l Sivuston perustaminen Enfo Share-julkaisualustalle
720 €. Sisältää mm. graafisen ilmeen taiton, domainohjauksen, kuvakansiot.
l Perusulkoasun suunnittelu 1 130 €.
Perusilme: visuaalinen suunnittelu, värimääritykset
ja yleisilme, luonnos pääsivusta ja pääkuvaehdotus,
luonnos alasivun perusasettelusta ja kuvatyylistä,
ulkoasun viimeistely ja hyväksyttyjen pohjaaineistojen toimitus PhotoShop-tiedoistoina. Mahdollinen kuvankäsittely ja valokuvat veloitetaan erikseen.
Aktivaattori on MAMK:n oma tiedotuslehti, joka
ilmestyy 2-3 kertaa vuodessa. Lehti postitetaan mm.
Etelä-Savon, Heinolan ja Varkauden alueiden julkisorganisaatioille ja yli 5 hengen yrityksille sekä
MAMK:n alumneille, luottamushenkilöille, muille
ammattikorkeakouluille ja yliopistolle ja monille
muille yhteistyökumppaneille. Aktivaattorin tarkoituksena on tiedottaa sidosryhmille muun muassa
MAMK:n tutkimus- ja kehittämistoiminnasta, yritysja työelämäpalveluista ja koulutus- ja osaamisalueista.
Lehden tarkoituksena on myös lisätä vuorovaikutusta
ammattikorkeakoulun ja sidosryhmien välillä, markkinoida uusia palveluja ja hankkeita. Lehden sisällöstä päättää Aktivaattorin toimituskunta, päätoimittajana ja lehden uutisten kokoajana toimii tiedottaja.
Staff ja Student ovat MAMK:n intranet-palveluita,
jotka sopivat hyvin sisäisen viestinnän kanaviksi
myös hankkeille. Hankkeista ja niihin liittyvistä
tapahtumista voi tiedottaa henkilöstölle Staffin
uutispalstalla ja opiskelijoille Studentin uutispalstalla.
Lyhyet ja selkeät tiedotetekstit voi toimittaa intranetiin
joko MAMK:n tiedottajan tai yksiköiden sisäisten
tiedottajien kautta.
17
6. SEURANTA JA RAPORTOINTI
Projekteissa toteutetaan sekä rahoittajan että MAMK:n
määrittelemää seurantaa ja raportointia. Hankkeen
rahoittajat edellyttävät projektipäätöksissä tietyn
seurannan ja raportoinnin toteutumista tietyssä
aikataulussa. Se on yleensä maksatuksen toteutumisen edellytys. Ensisijaisena ohjeena projektin
seurannassa ja raportoinnissa toimii rahoittajan
ohjeistus.
6.3 Projektien asiakirjat
6.1 Projektienhallintaohjelmisto
Projektikansion sisältö:
l projektin suunnittelun ja valmistelun aineisto
l projektisuunnitelma ja sen liitteet
l rahoituspäätökset ja niiden liitteet
l erilliset ohjeet ja ehdot (esim. muut kuin päärahoittajan)
l yhteistyö-/projektisopimukset muiden projektia
toteuttavien tahojen kanssa
l ohjausryhmän kokouskutsut ja pöytäkirjat
l tarjouspyynnöt, tarjoukset
l päätökset hankinnoista
l muut sopimukset (hankinnat jne.)
l kopiot maksatuksista, tilityksistä ja niiden
taustalaskelmista (mm. työaikaseurannat)
l kirjanpitoaineisto tositteineen
l kirjeenvaihto, sähköpostit (mm. rahoittajan ja
yhteistyökumppaneiden kanssa sovitut asiat
kirjattuna)
l tiedot projektin toimenpiteistä
l tiedot projektin toimenpiteisiin osallistuneista
l tarkastuslausunnot
l muu materiaali, jolla on merkitystä projektin
oikeellisuuden osoittamisen kannalta.
Projektien seurantaa ja valvontaa varten ylläpidetään
projektienhallintaohjelmistoa, johon päivitetään tiedot
MAMK:n käynnissä olevista hankkeista.
Ohjelmistoon tallennetaan kaikki MAMK:ssa toteutettavat ulkopuolista rahoitusta saavat projektit.
Rekisteriin päivitetään tiedot projektien edistymisestä
sekä projektien toiminnallisista ja taloudellisista
tuloksista projektin aikana. Projektienhallintaohjelmiston käyttäjän opas on luettavissa Staffissa
kohdassa toimintaympäristö/projektitoiminta.
6.2 Raportointi
Raportoinnin tehtävänä on tuottaa tietoa projektin
tuloksista ja tehdyistä toimenpiteistä Mikkelin
ammattikorkeakoululle, rahoittajalle ja yhteistyökumppaneille. Raportoinnin tulee olla säännöllistä
ja riittävän tarkkaa. Rahoittaja on kiinnostunut erityisesti siitä, kuinka hyvin projektin tavoitteet ovat
toteutuneet ja millaisia tuloksia ja vaikutuksia projektilla on saavutettu. Vuosi- ja loppuraportin laatijan
onkin verrattava syntyneitä tuloksia hyväksytyssä
suunnitelmassa esitettyihin tavoitteisiin ja arvioitava
myös onnistumisen astetta. Jos tavoitteisiin ei päästä
on tärkeää selvittää miksi.
Projektipäällikkö ylläpitää projektista projektikansiota, johon kootaan arkistoitavat asiakirjat.
Projektikansiota on ylläpidettävä koko projektin
keston ajan. Projektikansion tarkoitus on varmistaa
projektipäällikön oikeusturva, varmistaa projektin
aukoton hoito mahdollisissa henkilönvaihdoksissa
sekä varmistaa tarkastusten sujuvuus.
18
7. PROJEKTITARKASTUKSET
8. PROJEKTIN PÄÄTTÄMINEN
JA ARKISTOINTI
Suurin osa projekteihin kohdistuvista tarkastuksista
on paikan päällä tapahtuvaa projektikohtaista tarkastusta, jonka suorittaa EU:n tarkastuksesta vastaavat
toimielimet, asianomainen ministeriö, rahoittaja ja
rahoittajan tilintarkastaja tai MAMK:n tilintarkastaja.
Projektin toimenpiteet ”ajetaan alas” kuukautta ennen
sen virallista päättymistä. Viimeisen kuukauden
aikana on mm. laadittava projektin loppuraportit,
arvioitava projektia ja sen vaikutuksia, valmisteltava
lopputilitykset ja aineisto tilintarkastusta varten,
laadittava lehdistötiedotteet (muu mahdollinen
julkisuus projektille) ja viimeisteltävä projektikansio
arkistoitavaan kuntoon.
Tarkastuksista ilmoitetaan tavallisesti etukäteen;
periaatteessa tarkastajilla on oikeus tulla suorittamaan
tarkastusta yhden päivän varoitusajalla.
Projektin on varattava tarkastuspaikalle ainakin seuraavat asiakirjat:
l hyväksytty, asianmukaisesti allekirjoitettu projektisuunnitelma ja mahdolliset muutokset
l projektia koskevat päätökset ja sopimukset mahdollisine muutoksineen asianmukaisesti allekirjoitettuna
l projektin tositteet. Projektin tositteet löytyvät
Rondosta, josta tarkastaja käy ne tarkastamassa
l tilintarkastuskertomukset
l väliraportti ja mahdollinen loppuraportti
l maksatushakemukset liitteineen
l seurantaraportit liitteineen
l selvitykset yksityisen ja julkisen erikseen raportoitavan
osarahoituksen laskentaperusteista
l projektin koulutuksiin jne. osallistuneiden osanottajien osanottajalistat, osanottajien tuntilistat
l jos projektin palveluksessa työskentelee muita
kuin päätoimisia työntekijöitä, selvitys tunneista,
tuntipalkoista ja lisäkustannuksista
l alkuperäiset ja allekirjoitetut ohjausryhmän
kokousten pöytäkirjat.
Tarkastuksessa on läsnä projektin vastuuhenkilö/
projektipäällikkö sekä projektin taloushallintoa
hoitava henkilö. Talouspäällikkö ja hankepäällikkö
osallistuvat tarvittaessa tarkastuksiin. Euroopan
komission suorittamassa tarkastuksessa on oltava
läsnä sellainen henkilö, joka pystyy kertomaan
projektin keskeiset toimenpiteet myös englannin
kielellä.
Projekteihin kohdistuvan tarkastustoiminnan vaatimista toimenpiteistä vastaa projektia toteuttava tulosyksikkö. Tarkastuksesta tulee ilmoittaa välittömästi
talouspäällikölle ja hankepäällikölle.
8.1 Päätöskokous
Projekti päättyy päätöskokoukseen, jossa keskitytään
projektin kokonaisarviointiin, tulosten arviointiin,
loppuraportin ja toteutuneen kustannusarvion
hyväksymiseen ja jatkotoimenpiteistä päättämiseen.
Jatkotoimenpiteiden tavoitteena on projektin tulosten
käyttöönotto tai edelleen kehittäminen sekä tehtävien
ja vastuiden siirto projektilta perusorganisaatiolle.
Päätöskokous pidetään viimeisen ohjausryhmän
kokouksen jälkeen ja siihen osallistuvat ainakin
yksikön johtaja, projektin projektipäällikkö, talouspäällikkö, yksikön talousvastaava ja hankepäällikkö.
8.2 Arkistonmuodostus
Projektin arkistonmuodostuksesta vastaa projektipäällikkö ellei asiasta ole toisin sovittu. Projektin
aloituskokouksessa käydään läpi arkistonmuodostussuunnitelma sekä projektiasiakirjojen arkistointiin
liittyvät toimenpiteet. Arkistonmuodostussuunnitelma liitteenä 14.
8.2.1 Asiakirjojen säilyttäminen
Projektin kaikki asiakirjat säilytetään projektikansiossa/-kansioissa. Asiakirjat jaotellaan kansioon/
-kansioihin ryhmiin, välilehdillä erottaen arkistonmuodostussuunnitelman mukaisesti eri pituiset
säilytysajat huomioonottaen.
Pysyvästi säilytettävät asiakirjat kuten projektin
toimintaa ja sen tuloksia koskevat väli- ja loppuraportit sekä projektiarviointiin liittyvät arviointiraportit, -selvitykset tai vastaavat yhteenvetoasiakirjat
kootaan omaan kansioonsa päätearkistosäilytystä
varten.
Arkistonmuodostussuunnitelmasta puuttuvien
asiakirjojen osalta on otettava yhteyttä ammattikorkeakouluyhtymän arkistonhoitajaan, joka vastaa
arkistonmuodostussuunnitelmaan tulevista muutoksista.
Yli 10 vuotta tai pysyvästi säilytettävät sähköiset
asiakirjat on tulostettava paperille.
19
8.2.2 Asiakirjojen luovuttaminen
projektin päätyttyä
Asiakirjat siirretään muovikansioista arkistokoteloihin. Arkistokotelon selkään merkitään lyijykynällä
projektin nimi, asiakirjasarjojen nimet ja vuodet sekä
hävittämisvuosi.
Projektin asiakirjojen luovuttamisesta projektin
päätyttyä vastaa projektipäällikkö. Asiakirjat luovutetaan yhtymän arkistonhoitajalle projektin
lopputarkastuksen jälkeen.
Asiakirjoista tehdään luovutusluettelo, josta ilmenee
asiakirjasarjojen nimet, vuodet ja arkistoyksiköiden
(kansioiden) lukumäärä. Luovutusluettelon allekirjoittavat asiakirjojen luovuttaja ja asiakirjat vastaanottava yhtymän arkistonhoitaja. Asiakirjojen siirrosta
arkistoon vastaa yhtymän arkistonhoitaja.
LIITTEET
Liite
Liite
Liite
Liite
Liite
1.
2.
3.
4.
5.
Liite 6.
Liite 7.
Liite 8.
Liite 9.
Liite 10.
Liite 11.
Liite 12.
Liite 13.
Liite 14.
Aiesopimusmalli
Tutkimus-/yhteistyösopimusmalli
Tutkimussopimusmalli
Salassapitosopimusmalli
Projekti- tai tutkimussopimuksen
tarkistuslista
Projekti-ilmoitus/päätös
Projektien hankintaohjeet
Ohje investointien tukikelpoisuudesta ESR -toiminnassa
MAMK:n tilikartta
Työajanseurantalomake
Komission asetus 448/2004
Neuvoston asetus 1260/1999
Tukikelpoiset kustannukset ESR
–projekteissa
Arkistonmuodostussuunnitelma