Dokumenter til optagelse i DIS Underskriveren skal være

Dokumenter til optagelse i DIS
For at et skib kan blive optaget i DIS, skal en række dokumenter indsendes. Der gælder en række formkrav til
dokumenterne, som det vil være en stor fordel at gøre sig bekendt i forbindelse med registrering.

1. Blanket til anmeldelse af erhvervsskibe til dansk flag
Denne blanket, som også kaldes det ”fælles anmeldelsesskema”, benyttes af Søfartsstyrelsen til at oprette skibet i
vores it-systemer. Når Søfartsstyrelsen får dette skema, tildeles skibet et kontrolnummer (Official Number) og et
sæt kendingsbogstaver (Call Sign). Den udfyldte blanket sendes til [email protected]. Der gælder ingen særlige krav til,
hvem der kan skrive blanketten under på rederiets vegne.
Af hensyn til planlægning af syn m.v. kan det være en god idé at indsende blanketten så tidligt som muligt.

2. Målebrev (tonnage certificate)
Målebrevet (tonnage certificate) kan være udstedt af en skibsmåler, som er autoriseret af Søfartsstyrelsen eller et af
de klassifikationsselskaber, som er autoriseret af Søfartsstyrelsen.
o
o
Liste over autoriserede skibsmålere
Liste over autoriserede klassifikationsselskaber
Det er ikke påkrævet at indsende det originale målebrev. Det er tilstrækkeligt at indsende en kopi af målebrevet.

3. Formular S 21
Formular S 21 er en registreringsanmeldelse for skibe i DIS. Indlevering af en underskrevet S 21-formular udgør den
formelle anmeldelse om optagelse af skibet i DIS. I forbindelse med indlevering oprettes der et elektronisk
skibsblad for skibet, og formularen tildeles et dagbogsnummer i skibsbladets matrikelrubrik.
S 21-formularen indleveres med ejerens originale underskrifter. Alle underskrifter skal være daterede med angivelse
af dag, måned og år for underskriftstidspunktet.
Underskrivernes navne skal gentages med blokbogstaver, maskinskrift, stempel eller lignende.
Underskriveren skal være bemyndiget (tegningsret)
Hvis ejeren er en virksomhed, skal formular S 21 underskrives af de tegningsberettigede for virksomheden.
Formularen kan også underskrives af en anden person, hvis denne har fået fuldmagt til at underskrive. I det tilfælde
stilles der krav om forevisning af en original fuldmagt, som er underskrevet af de tegningsberettigede.
Læs mere om fuldmagter under afsnittet formkrav til fuldmagter og prokura.
Dansk virksomhed:
Hvis ejeren er en dansk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved at vedlægge en CVR-udskrift der viser
tegningsreglen for virksomheden, og navnene på ledelsesmedlemmerne.
Udenlandsk virksomhed:
Hvis ejeren er en udenlandsk virksomhed kan tegningsret dokumenteres ved, at en notar bekræfter identitet og
tegningsret (identity and authority) for den, der underskriver på vegne af virksomheden. Hvis notaren ikke er
hjemmehørende i EU eller EØS, skal notarens bekræftelse legaliseres eller apostilleres. Hvis der benyttes en notar
inden for EU/EØS, er legalisering eller apostillering ikke nødvendig. Læs mere under afsnittet notarisering,
legalisering og apostillering.

4. Relevant formular til anmeldelse af rederi, for eksempel R3
I forbindelse med optagelse af et skib i DIS skal ejeren registreres som rederi.
Der findes 10 forskellige formularer til anmeldelse af rederi, afhængig af hvem der ejer skibet - er ejeren f.eks. et
dansk aktie- eller anpartsselskab, er det formular R3 som skal udfyldes.
Rederianmeldelsen skal indleveres med ejerens originale underskrifter, men for visse rederityper kan det være
nødvendigt, at andre end ejeren også skriver under. Det kan f.eks. være, hvis skibet ejes af en udenlandsk
virksomhed, hvor der i visse tilfælde stilles krav om, at en dansk repræsentant også underskriver
rederianmeldelsen.
Alle underskrifter skal være daterede med angivelse af dag, måned og år for underskriftstidspunktet.
Underskrivernes navne skal gentages med blokbogstaver, maskinskrift, stempel eller lignende.
Underskriveren skal være bemyndiget (tegningsret)
Se afsnittet af samme navn under 3. Formular S 21
Nogle enkelte af de 10 forskellige rederianmeldelser (f.eks. formular R1) stiller krav om, at formularen attesteres af
enten to vitterlighedsvidner, en advokat, eller en notar. Læs mere om vitterlighedsvidner under afsnittet attestation
af to vitterlighedsvidner eller advokat.

5. Adkomstdokument (document of title)
Som grundlag for optagelse af et skib i DIS kræves det, at der fremlægges et dokument, der beviser, at skibets ejer
har ejendomsretten til skibet. Dokumentet kaldes for et adkomstdokument, og til det er der en række formelle krav.
Som udgangspunkt er der krav om anvendelse af formularerne B1 (bilbrev), B2 (Skøde) og B2 (Bill of Sale), som er
godkendt af skibsregistrator.
Der er dog en vis praksis for fravigelse af denne formulartvang, hvis et tilsvarende udenlandsk Bill of Sale eller
Builder’s Certificate indeholder de samme oplysninger som de godkendte formularer.
En faktura eller en købskvittering vil normalt ikke være tilstrækkelig til at udgøre et adkomstdokument, og det skal
være udfærdiget på enten dansk eller engelsk for, at det kan blive registreret.
Tydelig angivelse af ejendomsretten til skibet
Det skal tydeligt fremgå af adkomstdokumentet, at ejendomsretten over skibet overdrages fra sælger til køber, eller
ved nybygninger; fra værft til bygherre.
Hvis adkomstdokumentet ikke angiver en dato for køberens eller bygherrens overtagelse, kan adkomstdokumentet
suppleres af en leveringsprotokol (Protocol of Delivery and Acceptance), som oplyser overtagelsesdatoen. En
leveringsprotokol kan fremsendes pr. e-mail, og der foretages ikke nogen prøvelse af, om underskriverne har
tegningsret.
Det er helt afgørende, at adkomstdokumentet er underskrevet af den, der overdrager skibet (sælgeren eller
værftet).
Originale, daterede og tydelige underskrifter
Adkomstdokumentet skal indleveres med overdragerens (sælgers eller byggeværfts) originale underskrifter. Alle
underskrifter skal være daterede med angivelse af dag, måned og år for underskriftstidspunktet. Underskrivernes
navne skal gentages med blokbogstaver, maskinskrift, stempel eller lignende.
Hvis overdrageren er en virksomhed, skal adkomstdokumentet underskrives af de tegningsberettigede for
virksomheden. Adkomstdokumentet kan også underskrives af en person, der ikke er tegningsberettiget, hvis denne
person har fået fuldmagt til at underskrive. I sådanne tilfælde stilles der krav om forevisning af en original fuldmagt
som er underskrevet af de tegningsberettigede. Læs mere om fuldmagter under afsnittet formkrav til fuldmagter og
prokura.
Hvis sælgeren eller værftet er en dansk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved at vedlægge en CVRudskrift, der viser tegningsreglen for virksomheden og navnene på ledelsesmedlemmerne.
Hvis sælgeren eller værftet er en udenlandsk virksomhed, kan tegningsret dokumenteres ved, at en notar bekræfter
identitet og tegningsret (identity and authority) for den, der underskriver på vegne af virksomheden.
Hvis notaren ikke er hjemmehørende i EU eller EØS, skal notarens bekræftelse legaliseres eller apostilleres. Hvis der
benyttes en notar inden for EU/EØS, er legalisering eller apostillering ikke nødvendig. Læs mere under afsnittet
notarisering, legalisering og apostillering.

6. Udslettelsesattest (Deletion Certificate) eller ikke-optagelsesattest (Certificate of Nonregistration)
Hvis et skib i forvejen er registreret i et andet lands skibsregister, skal skibet slettes fra dette register, før det kan
optages i DIS.
Der skal fremlægges en udslettelsesattest (Certificate of Deletion) fra dette register, som viser, at skibet ikke
længere er registreret, samt at skibet er fri for registreret panterettighed og andre hæftelser (free from registered
mortgages and encumbrances).
Attesten skal være udstedt af skibsregistreringsmyndigheden i det land, som skibet var registreret i før optagelsen i
Dansk Internationalt Skibsregister.
Der stilles normalt ikke krav om, at udslettelsesattester skal være legaliserede eller apostillerede. Læs mere under
afsnittet notarisering, legalisering og apostillering.
Udslettelsesattesten skal forevises i original form, før skibet kan blive endeligt optaget i DIS. Hvis alle andre krav er
opfyldt, er der dog en særlig adgang til, at skibe kan registreres med frist på grundlag af en kopi af
udslettelsesattesten. Dette kan være særligt relevant, hvis der skal registreres pant i skibet i forbindelse med
optagelsen. Læs mere herom under afsnittet registrering med syv dages frist.
Skibsregisteret har også mulighed for at udstede et midlertidigt nationalitetsbevis til et skib, som er anmeldt
(original S21 modtaget) på grundlag af kopier af de dokumenter, der normalt kræves for registrering. Læs mere
herom under afsnittet udstedelse af midlertidigt nationalitetsbevis (inden registrering).
Ikke-optagelsesattest
Hvis der er tale om et nybygget skib, som ikke har været registreret før optagelsen i DIS, skal der i stedet for en
udslettelsesattest fremlægges en attest fra skibsregistreringsmyndigheden i det land, hvor skibet er bygget, som
viser, at skibet ikke har været registreret der.
Der stilles normalt ikke krav om, at ikke-optagelsesattester skal være legaliserede eller apostillerede. Læs mere
under afsnittet notarisering, legalisering og apostillering.
Hvis alle andre krav er opfyldte, er der dog en særlig adgang til, at skibe kan registreres med frist på grundlag af en
kopi af ikke-optagelsesattesten. Det kan være relevant, hvis der skal registreres pant i skibet i forbindelse med
optagelsen. Læs mere herom under afsnittet registrering med 7 dages frist.

7. Erklæring om opfyldelse af aktivitetsbetingelsen
Hvis skibet ejes af en udenlandsk virksomhed med tilknytning til Danmark (pkt. 1.2.1.2), skal der i forbindelse med
optagelsen i DIS fremlægges en original erklæring underskrevet af tegningsberettigede for ejeren om, at
aktivitetsbetingelsen er opfyldt. Erklæringen skal også oplyse hvilke dele af de relevante aktiviteter, som er placeret
i Danmark.

8. Meddelelse om placering af indhugning af kendingsbogstaver (Call Sign)
Når skibet er registreret i DIS, kan der udstedes et endeligt nationalitetsbevis til skibets ejer. En af de oplysninger,
som det endelige nationalitetsbevis indeholder, er en kort tekst, som beskriver det sted på skibet, hvor
kendingsbogstaverne er indhugget. I bedes derfor sende os en e-mail eller et brev, hvori indhugningsstedet
beskrives med en kort tekst, da vi af praktiske årsager først kan udstede det endelige nationalitetsbevis, når vi har
denne oplysning.