Samarbejde på dokumenter

Samarbejde på dokumenter
Arbejde på dokumenter samtidig
Oprette en ny fil i et bibliotek
Når Word-, Excel-, PowerPoint- og OneNote-dokumenter gemmes i dine Office 365biblioteker, kan du arbejde sammen med andre om dem vha. Office Web Apps, som
åbner dokumenterne i en webbrowser.
1. Gå til webstedsbiblioteket, og klik på Nyt
dokument.
Dine kolleger i teamet kan derefter åbne og arbejde på dokumenter på samme tid
uden at skulle vente på, at de andre bliver færdige. For avancerede funktioner kan du
åbne de samme dokumenter i programmerne på computeren.
Overføre eller oprette filer i et bibliotek
Du kan overføre dokumenter ved at trække dem fra din computer til et bibliotek på dit
teamwebsted.
1. Åbn biblioteket på
2. Vælg den filtype, du vil oprette, navngiv
den, og angiv eventuelt andre
oplysninger.
3. Filen åbner i det relevante program. Tilføj
de oplysninger, der skal være i filen.
4. Når du gemmer filen, tilføjes den til
biblioteket, og vil fremgå på fillisten.
5. Klik på et dokuments navn for at åbne
det i Office Web Apps.
webstedet.
2. Find og marker de
dokumenter, du vil overføre.
3. Træk dem herefter til det
sted i biblioteket, hvor der
står Træk filer hertil.
Dele et dokument med bestemte personer
Du kan dele dokumenter og mapper med personer i din organisation og give dem
tilladelse til enten at se eller redigere.
1. Klik på ellipserne (...) ud for dokumentet, og klik derefter på Del.
2. Indtast navnet på hver person i vinduet Del, og klik derefter på det for at tilføje
det til invitationslisten.
3. Vælg den tilladelse, du vil tildele modtagerne, i rullemenuen.
4. Indtast den ønskede besked og klik på Del.
Dele dokumenter
Dele et dokument med "Alle"
Dele dokumenter med personer udenfor organisationen
Nogen gange har du brug for at dele et dokument med alle i din organisation, hvilket gør
1. Klik på ellipserne (...) ud for dokumentet, og klik derefter på Del
Du kan få brug for at dele dokumenter med sælgere, klienter og kunder. I så fald kan du
kræve af dem, at de logger på dit websted for at se dokumentet, eller du kan sende dem et
gæstelink, de kan bruge til enten at se eller redigere dokumentet uden at logge på.
2. Skriv Alle i feltet Inviter personer.
1. Gå til det dokument, du vil dele, klik på ellipserne (…) og derefter Del.
3. Hvis der vises flere resultater, skal du vælge det, du vil bruge. F.eks. Alle undtagen
eksterne brugere.
2. Indtast de eksterne brugeres mailadresse.
4. Indtast tekst i tekstfeltet, og tryk på Del, hvis du vil sende en mail sammen med
invitationen.
4. Skriv en meddelelse, som indeholder de oplysninger, som modtagerne skal have for at
kunne udføre deres opgave.
det nemt for andre at finde det ved at søge efter det.
3. Vælg det tilladelsesniveau, du vil tildele, på rullelisten.
5. Marker Kræv logon, hvis du ønsker det, og klik på Del.
Tips Når du deler et
dokument med alle i en
stor virksomhed, er det
almindelig praksis, at
man ikke sender en
mail med invitationen.
Afbryde delingen af et dokument eller en mappe
Du kan afbryde delingen af et dokument eller en mappe med alle eller udvalgte personer.
1. Vælg det dokument eller den mappe, du vil
stoppe med at dele, og klik derefter på Filer >
Delt med.
2. Klik på pil ned ud for den person, du ikke
længere vil dele med, i vinduet Delt med, og
klik derefter på Stop deling.
Samarbejde i Word
To forfattere pr. dokument
Registrere ændringer
Når dit Word-dokument gemmes i SkyDrive Pro eller et
SharePoint-bibliotek, kan andre arbejde på det i Word Web
App, hvis de har tilladelse til det.
Aktiver Registrer ændringer for at se, hvem der ændrer hvad i dine dokumenter.
Ændringer i dokumenterne markeres med en streg i nærheden af margen.
1. Klik på et dokument i et bibliotek for at åbne det i Web
App.
2. Klik på Rediger dokument > Rediger i Word Web
App.
3. Word informerer dig, når en anden person åbner
dokumentet. Klik på meddelelsen for at se, hvem der
arbejder sammen med dig.
Dine ændringer bliver tilgængelige for andre personer, som
arbejder på dokumentet, når du gemmer dem.
Du kan også se, hvem der aktuelt arbejder i dokumentet, ved at
klikke på statuslinjen nederst i Web App-vinduet.
Word Web App viser en stiplet, blå klamme for at angive, hvilket
afsnit du arbejder i, og andre forfattere vil kunne se, at du arbejder
på det pågældende afsnit.
Word Web App informerer de andre skribenter, når du gemmer
dokumentet. Indhold, der er ændret af andre brugere, vises med en
farvet baggrund.
• Klik på Gennemse > Registrer ændringer.
• Klik på stregen for at se ændringen, eller
den boble, der viser, at nogen har lavet
en kommentar, for at se kommentaren.
• Klik på Vis kommentarer, hvis du hellere
se alle kommentarerne, men ikke alle
ændringerne.
• Klik på Gennemse > Næste i værktøjslinjen for at Acceptere eller Afvise en ændring.
• Klik på knappen Registrer ændringer igen for at deaktivere registrering af ændringer.
Arbejde i Word på computeren
Hvis du vil lave ændringer, der kræver brug af
funktioner fra Word på computeren, f.eks.
indholdsfortegnelser og bibliografi, skal du klikke
på Rediger dokument > Rediger i Word.
Du kan få flere oplysninger under Forskelle
mellem at bruge et dokument i browseren og i
Word
Samarbejde i OneNote
Dele en notesbog på et SharePoint-websted
Synkronisere delte notesbøger
Du kan gemme dine OneNote-notesbøger i et bibliotek for hele teamet. Når du eller en
I OneNote synkroniseres delte notesbøger automatisk med jævne intervaller. Men nogen
anden arbejder med at ændre indholdet i en notesbog, gemmes og synkroniseres noterne
automatisk på SharePoint. Bemærk, at man skal have tilladelse til at læse/skrive i biblioteket.
1. Gå til OneNote, og klik på Filer > Ny > SharePoint.
2. Kig i højre side under SharePoint, og klik på Gennemse.
3. Gå til dokumentbiblioteket på det SharePoint-websted, hvor du vil gemme teamets
notesbog.
4. Indtast et navn i feltet Notesbognavn, og klik på Opret.
Når du har oprettet
notesbogen, kan du
sende en mail til
teammedlemmerne og
dine kolleger med et link
til notesbogen.
Alle med skrivetilladelser
på SharePoint-webstedet
kan også se og redigere
noterne.
gange har du brug for at synkronisere en delt notesbog manuelt.
1. Gå til OneNote og klik på Filer > Oplysninger > Se synkroniseringsstatus.
2. Gør et af følgende i dialogboksen
Synkronisering af delte notesbøger:
• Klik på Synkroniser alle for at
synkronisere alle dine delte notesbøger.
• Klik på Synkroniser nu ud for den
bestemte notesbog, du vil synkronisere.
Arbejde i OneNote på computeren
Med OneNote Web App kan du tage noter og organisere notessider i en webbrowser. Gå
til Filer> Oplysninger> Åbn i OneNote for mere avancerede redigeringsfunktioner.
Når du gemmer notesbogen i OneNote,
gemmes den på det websted, hvor du
åbnede den i webappen. Du kan få flere
oplysninger under Forskelle mellem at
bruge en notesbog i browseren og i
OneNote.
Samarbejde i Excel
De kan enten arbejde i Word Web App, Word 2010
eller nyere eller Word til Mac 2011.
Arbejde sammen på det samme regneark
Hvis du gør projektmappen tilgængelig for andre til redigering, kan de arbejde på
filen, og du kan se opdateringer med det
samme, hvis de arbejder i Excel Web App (ikke i
Excel på computeren).
projektmappen samtidig med dig. Dette fungerer godt for projektmapper, hvor du indsamler
oplysninger fra en gruppe, f.eks. en liste med oplysninger eller et gruppeprojekt.
Excel Web App viser dig, hvem der arbejder i
Arbejde sammen med andre i Excel Web App
Dele en projektmappe
Da din projektmappe er online, kan du dele den ved at sende et link i stedet for at vedhæfte
den i en mail. Andre kan læse den i deres webbrowser eller på deres mobilenhed. De kan se
alle regnearkene, sortere og filtrere data og få vist flere detaljer i pivottabeller.
1. Klik på Filer > Del > Del med andre.
2. Tilføj mailadressen til de personer, der kommer til at arbejde på projektmappen.
Redigere en Excel-projektmappe i browseren
Klik på Rediger projektmappe > Rediger i Excel
Web App for at redigere projektmappen i din
browser. Angiv data, opret en formel, tilføj
diagrammer og anvend grundlæggende
formatering.
Dit arbejde gemmes automatisk i Excel Web App.
Klik på Rediger i for mere avanceret redigering. Du
kan få flere oplysninger under Forskelle mellem at
bruge en projektmappe i browseren og i Excel
Registrere ændringer
Når du bruger registrering af ændringer, kan du
spore, vedligeholde og få vist oplysninger om
de ændringer, der er foretaget i en delt
projektmappe.
1. Gå til fanen Gennemse, gruppen Ændringer, og klik på Del projektmappe.
2. Åbn dialogboksen Del projektmappen, gå til fanen Redigering, og marker
afkrydsningsfeltet Tillad, at flere brugere kan foretage ændringer samtidig.
3. Klik på fanen Avanceret.
4. Gå til Registrer ændringer, klik på Ændringsoversigt for og angiv, hvor mange
dage ændringshistorikken skal bevares.
Du kan få flere oplysninger under
Registrere ændringer i en delt
projektmappe.